datacycle dashboard kit-guía de usuario
TRANSCRIPT
Dashboard Kit
Guía de usuario – Versión 1.3
Contenido
1. Introducción.
2. Creación del Dashboard.
3. Primeros pasos.
4. Creación de métricas.
5. Inserción de elementos gráficos.
6. Últimos retoques.
1. INTRODUCCIÓN
1. Presentación.
2. Objetivos.
3. A quien va dirigido.
1.1. Presentación
El término Dashboard originalmente se refiere al Cuadro de instrumentos que tiene el conductor de un vehículo.
Siguiendo el símil, en BI, un Dashboard se refiere a un informe que propociona una visión precisa y concisa de la compañía o proceso sobre el que se han de tomar decisiones.
El Dashboard Kit es un complemento de la família de productos DataCycle Reporting.
Consiste en una plantilla Excel con asistentes para la creación automatizada de informes con aspecto de cuadros de instrumentos que facilitan la toma de decisiones de negocio.
1.1. Ejemplos de Dashboards
1.2. Objetivos
Mostrar la importancia de los Dashboard en la toma de decisiones.
Identificar los diferentes elementos de un Dashboard.
Determinar que elemento del Dashboard es más adecuado para
resolver cada necesidad de información.
Mostrar el funcionamiento de los diferentes asistentes del Dashboard
Kit.
Definir los pasos necesarios para automatizar la generación del
Dashboard con DataCycle Reporting.
1.3. A quien va dirigido
Este manual va dirigido a:
- Todo aquel que desee aprender a crear Dashboards de una manera sencilla.
- Aquellos que estén evaluando la posibilidad de implantar un sistema de reporting para
la toma de decisiones.
Requerimientos:
- Si nuestro propósito es evaluar el Dashboard Kit no es necesario ningún conocimiento
especial, salvo estar familiarizado con Excel.
- Para aprender a crear Dashboards, a lo largo del manual, se asume que el lector tiene
conocimientos sobre Excel, diseño de formularios y creación de informes con
DataCycle Reporting.
2. CREACIÓN DEL DASHBOARD
1. Elementos del Dashboard Kit.
2. Pasos a seguir.
3. Aspectos generales.
2.1. Elementos del Dashboard Kit (1)
Cabecera
Panel
selector de
Parámetros Panel de análisis de información
Asistentes
creación interfaz
Configuración
2.1. Elementos del Dashboard Kit (2)
Elementos del Asistente
- Lists: Crea una lista de datos, un selector y un rango destino, de
manera que el selector muestra los valores de la lista y la opción
elegida por el usuario se guarda en el rango destino.
- Metrics: Crea un cálculo parametrizado sobre la base de datos que
se utilizará para representarlo gráficamente.
- Labels: Crea etiquetas para la identificación del resto de
componentes.
- Block: Crea una imagen a partir de un rango de datos.
- Thermo: Crea un gráfico con forma de termómetro a partir de
una métrica.
- Gauge: Crea un gráfico con forma de velocímetro a partir de una
métrica.
- Evol: Crea un gráfico de barras a partir de un rango de métricas.
100% 50
45
40
35
3025
20
15
10
5
Salesman/Model Contribution
GAP
0
5000 200 400 600
Units evolution vs prev year
51 42
7053 45
26 18- - - - -
Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec
Actual Year Previous Year
2.1. Elementos del Dashboard Kit (3)
Hojas:
- Dashboard: Pestaña que contiene el panel de visualización.
- Metrics: Contendrá los cálculos que definirán los valores que serán representados.
- Tables: Pensada para diseñar los bloques de información que aparecerán en el Dashboard.
- Lists: Contendrá las listas de valores necesarias para los selectores del Dashboard.
- Data: Contiene los datos a partir de los cuales se calculan las métricas.
- Pestañas de gráficos: Habrá una pestaña para cada gráfico y en ella acabaremos de personalizarlo. Hay de tres tipos: Accel(x), Evol(x), Thermo(x).
Además de las hojas
predeterminadas se pueden
crear nuevas para contener
información adicional
necesaria para el análisis de
datos.
2.2. Pasos a seguir
Planificacion
• Copiar la plantilla pDashKit75.xls.
• Copiar Datos.
• Planificar el resultado Final.
• Redimensionar el panel de trabajo y dar formato.
Construcción
• Creación de selectores.
• Creación de métricas.
• Parametrización de las métricas.
• Creación de elementos gráficos.
Mejora
• Mejoras en la presentación.
• Automatización de la generación.
La mejor forma de crear el Dashboard es realizar aproximaciones al
resultado final, de manera que iremos definiendo los elementos de manera
progresiva, eso sí, después de haber planificado el contenido y su
distribución dentro del panel .
2.3. Aspectos generales
Los elementos del dashboard son objetos que pueden ser manipulados
para conseguir el efecto deseado.
Algunas acciones posibles son:
- Bloquear un elemento.
- Agrupar y Desagrupar.
- Cambiar el formato.
- Cambio de posición:
- Moverlo por el tapiz.
- Traer al frente / Enviar al fondo.
3. PRIMEROS PASOS
1. Planificación de los elementos.
2. Definición de la base de datos.
3. Creación de listas de valores.
4. Creación de selectores.
5. Creación de etiquetas.
3.1. Planificación de los elementos Determinar los conceptos que actuarán como parámetros.
- Usar listas desplegables (Combo Box) para pocos valores.
- Usar listas fijas (List Box) para muchos valores.
- Plantear la necesidad de añadir el valor “<Todos>”.
Elementos de análisis:
- Gráficos de barra para evoluciones.
- Termómetros para valores unitarios comparados con sus objetivos.
- Aceleradores para porcentajes unitarios mostrados dentro de un rango de valores.
- Bloques para tablas de datos.
Las evoluciones pueden mostrar conjuntamente valores reales y objetivos (último mes, mismo mes del año anterior, budget, etc.).
Los bloques pueden tener formato condicional para resaltar valores.
100% 50
45
40
35
3025
20
15
10
5
Salesman/Model Contribution
GAP
0
5000 200 400 600
Units evolution vs prev year
51 42
7053 45
26 18- - - - -
Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec
Actual Year Previous Year
3.2. Definición de la base de datos
El rango de base de datos para la generación de métricas se llama db y
es dinámico.
Pueden haber tantos rangos de base de datos como necesitemos para
la generación.
Para crear un rango utilizaremos la opción de menú Insertar
Nombre Definir. (En Excel 2007: Administrador de Nombres)
Para que el rango sea dinámico utilizaremos la función de excel:
DESREF.
Es necesario que el rango utilizado como base de datos incluya los
datos de cabecera.
=DESREF(Data!$A$1;0;0;CONTARA(Data!A:A);CONTARA(Data!1:1))
3.3. Creación de listas de valores
En la hoja “Lists” podemos crear listas de valores para utilizar en los selectores del dashboard.
La creación puede ser manual:
- Seleccionar una celda.
- Escribir el nombre de la lista.
- Escribir los valores uno debajo de otro.
ó automática (a partir de un rango de datos):
- Pulsar el botón Lists.
- Indicar un nombre para la lista en List name.
- Seleccionar el rango de datos en Database Range.
- Seleccionar el campo de donde obtener los valores en List Fields.
- Indicar la celda de destino en Dest. Range (en la pestaña List).
La opción automática buscará en el campo indicado del rango de datos y generará una lista con los valores diferentes de dicho campo.
3.4. Creación de selectores El selector permite recoger la opción seleccionada por el usuario en una celda
de nuestro Dashboard.
El valor seleccionado podrá ser utilizado en el cálculo de métrics.
Existen dos tipos de selectores: List Box y Combo Box.
Para definir un selector seguiremos los siguientes pasos:
- Pulsar el botón Lista.
- Indicar el nombre para la lista.
- Seleccionar el rango de valores que formarán la lista de opciones en List Range.
- Marcar si fuese necesario la opción “Añadir item <ALL>.
- Indicar la celda donde se depositará el valor elegido por el usuario en Interface Cell (Pestaña Metrics).
Como resultado el asistente:
- Creará un control del tipo seleccionado.
- Asignará un nombre al rango de datos.
- Añadirá la opción <ALL> a la lista.
- Creará una estructura de datos en la celda indicada en el parámetro “Interface Cell” donde:
- Pondrá el valor seleccionado por el usuario.
- Asignará un nombre a la celda que contiene el valor.
- Pondrá la posición que ocupa el valor seleccionado por el usuario.
4. CREACIÓN DE MÉTRICAS
1. Definición de métrica.
2. Creación de métricas unitarias.
3. Métricas parametrizadas.
4. Métricas evolutivas.
4.1 Definición de métrica
Una métrica es un cálculo sobre un campo de una base de datos.
Para el cálculo de la métrica se pueden utilizar parámetros.
Podemos crear varias métricas de forma simultánea asignando diferentes valores a
uno de los parámetros (Métricas evolutivas).
Existen tres operaciones básicas:
- Sum
- Count
- Average
Para definir la métrica deberemos especificar:
- Nombre de la métrica.
- Base de datos y campo de cálculo.
- Ubicación de la métrica.
- Operación.
- Campos que actuarán de parámetros.
4.2. Creación de métricas unitarias
Pulsar el botón Metrics.
Indicar el nombre de la métrica en Metric Name.
Seleccionar la ubicación de la métrica en Interface Cell.
- pestaña Metrics.
Indicar el nombre del rango que contiene la base de datos en Database Name.
- por defecto “db”.
Seleccionar el campo sobre el que querremos realizar el cálculo en Metric Field.
Indicar la operación que deseamos realizar en Operation.
Seleccionar los campos que actuarán como parámetros.
- El asistente nos permite seleccionar un máximo de 5 parámetros.
- El número de parámetros se puede modificar una vez definida la métrica con el asistente.
- Normalmente se utilizarán como parámetros los campos para los cuales se ha definido un selector.
En la posición indicada en Interface Cell se creará una tabla con la configuración de la métrica.
La tabla de configuración contiene:
- Una columna para cada uno de los parámetros.
- Una columna adicional para el tipo de operación seleccionada.
- El cálculo de la métrica mediante la función DB que hayamos seleccionado.
Los parámetros de cálculo se indicarán debajo de la columna correspondiente.
En caso de querer indicar múltiples valores como parámetros, se puede ampliar el rango de la fórmula DB con las líneas inferiores.
4.3. Métricas parametrizadas
Podemos hacer que las métricas se calculen en función de los valores que el usuario haya seleccionado en el dashboard.
Para parametrizar una métrica realizaremos el siguiente procedimiento:
- Situarse en la celda de parámetro de una métrica.
- Insertar una fórmula que haga referencia a uno de los parámetros seleccionados.
Ejemplos de parametrización:
Valor a obtener Columna Fórmula Comentario
Empleado actual Salesperson =Salesperson Busca todo lo que comience con el valor del rango Salesperson
Empleado actual Salesperson =“=“ & Salesperson Busca exactamente el valor del rango Salesperson
Año anterior ShipDateYear =Year - 1 Busca el resultado de restar 1 al va
YTD ShipDateMonth
ShipDateYear
=“<=“ & Month
=Year
Busca lo que sea menor o igual que el valor del rango Month e
igual que el valor del rango Year
4.2. Métricas Evolutivas
Muestran la evolución en el tiempo de una métrica.
El procedimiento para crearlas es idéntico a la creación de una métrica unitaria pero además:
- Marcaremos la casilla: Metric Multiple.
- Indicaremos el número de repeticiones que deseamos en Repetitions (12 si queremos 12 meses, 4 si queremos trimestral, …).
- Para el parámetro que determina la evolución (ShipDateMon en el ejemplo) .
- Indicaremos en Values el valor inicial.
- Indicaremos en Growth el incremento sobre el valor inicial.
Como resultado obtendremos una tabla con tantas métricas como repeticiones hayamos indicado y parametrizada con los valores definidos.
5. INSERCIÓN DE ELEMENTOS GRÁFICOS
1. Gráfico de evolución.
2. Acelerador.
3. Termómetro.
4. Inserción de un bloque.
5.1. Gráfico de evolución
Pulsar el botón Evol para ejecutar el asistente de creación de un gráfico de evolución.
Seleccionar el rango de valores de la primera serie.
Seleccionar el rango de valores de la segunda serie.
Seleccionar el rango de valores que determinan las etiquetas.
Indicar el título de la primera serie.
Indicar el título de la segunda serie.
Copiar el gráfico al panel de análisis del Dashboard.
El asistente crea una nueva hoja llamada Evol(n).
En esta hoja insertará los valores que parametrizarán el gráfico.
Podemos modificar el gráfico antes de copiarlo al panel de análisis (formato de las series, escala de ejes, …).
5.2. Acelerador
Pulsar el botón Gauge para ejecutar el asistente de creación de un gráfico acelerador.
Indicar el nombre del gráfico.
Seleccionar la métrica que determinará el valor del gauge.
Indicar los parámetros de tolerancia. - El valor máximo del acelerador será la suma de
los tres valores de tolerancia.
El asistente crea una hoja llamada Accel(n).
En esta hoja insertará los valores que parametrizan el gráfico.
Podemos modificar los valores para una mejor visión, o para condicionar los niveles de tolerancia en función de los parámetros seleccionados.
5.3. Termómetro
Pulsar el botón Thermo para ejecutar el asistente de creación de un gráfico termómetro.
Indicar el nombre del gráfico.
Seleccionar la métrica que determinará el valor del gauge.
Indicar los parámetros de tolerancia.
- El valor máximo del Thermo será la suma de los tres valores de tolerancia.
Modificar la escala de las unidades en la configuración del Dashboard.
El asistente crea una hoja llamada Thermo(n).
En esta hoja insertará los valores que parametrizan el gráfico.
Podemos modificar los valores para una mejor visión, o para condicionar los niveles de tolerancia en función de los parámetros seleccionados.
5.4. Inserción de un bloque
Pulsar el botón Block para crear un bloque gráfico en el dashboard.
Seleccionar el rango de datos que se han de mostrar.
El asistente crea una una imagen dinámica del rango seleccionado que cambia (valores y formato) cuando cambie el rango original.
6. ÚLTIMOS RETOQUES
1. Automatización con DataCycle Reporting.
2. Otras mejoras.
6.1. Automatización con DC Reporting
Deberemos crear tareas de inserción de datos para:
- Cada uno de los rangos de listas.
- Cada uno de los rangos de bases de datos.
Definiremos Rangos fijos para que DataCycle pueda insertar valores.
Estos rangos serán los que utilizaremos como orígenes de datos para
lista o Bases de datos para el cálculo de métricas.
- Se han de crear rangos fijos para DataCycle y dinámicos para el cálculo de métricas.
- Para crear un rango dinámico a partir de uno fijo:
=DESREF(DatosDetalle;-1;0;Filas(DatosDetalle)+1)
- Los rangos de las métricas han de incluir las cabeceras con los nombres de campo.
Si hemos creado una tabla dinámica podremos regenerarla utilizando
la macro CrearMetaCubo2.
Podemos ejecutar macros que acaben de dar formato o calcular datos
de nuestro Dashboard con la acción “Ejecutar Macro”.
6.2. Otras mejoras
Creación de Tablas dinámicas.
Inserción de Hipervínculos.
Ocultación de las pestañas y cabeceras de fila y columna.
Proteger la hoja.
Ocultar el asistente.