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UNIVERSIDAD DE COSTA RlCA
Facultad de Educación Escuela de Biblit&btecología y
Ciencias de la Información
PROPUESTA PARA LA CREACIÓN DE UNA UNIDAD DE INFORMACI~N ESPECIALIZADA EN ASUNTOS INTERNACIONALES Y COOPERACI~N EXTERNA
PARA LA UNIVERSIDAD DE COSTA RlCA
Proyecto de graduación para optar al grado de Licenciatura en Bibliotecología
y Ciencias de la Información
Por
Manuel Gómez Redondo
Carné 650443
TRIBUNAL EXAMINADOR
Dra. Ana Cecilia Torres Muñóz Directora de la Escuela de Bibliotecología y Ciencias de
- -
la Información
Licda. Ma. Eugenia Briceño Meza
Licda. Ma. Elena Ureiia Jiménez
M. Sc. Evelyn Hernández Ortiz @#?e, ??&Y&
MBA Magda Cecilia Sandí Sandí
T2 febrero 1999
COMITE ASESOR
Licda. María Eugenia Briceiío Meza Directora
Licda. Marta Rojas Porras Lectora
M. Sc. Evelyn Hernández Ortiz Lectora
DEDICATORIA
Doy gracias a Dios, Ángel de mi Guarda, que me acompaña siempre en las buenas y en las malas, y del cual recibo aliento
para seguir adelante.
A mi esposa Nora, que con su amar y constancia
me sopló la fuerza y apoyo necesarios para no sucumbir.
A mis hijos Alejandra, Ingri'd y Manuel Enrique, como prueba de mi amar, espmndo que
este humilde legado sea un estímulo en su futuro.
A mis hermanos, que con su cariño siempre
me dan fuerza puru seguir adelante.
A mis quetl'dos padres en su memoria, par haberme permitido nacer
y educarme cuando más lo necesité, iluminando el sendero de mi vida.
AGRADECIMIENTO
Deseo expresar m i sincero agradecimiento a la Licda. M a r h Eugenia Briceño Meza, Directora de este proyecto, por la orientación y las sugerencias tan acertadas que me brindó a lo largo del desawollo de esta investigación.
A la Licda. Marta Rojas Pavras, que me favoreció con su ayuda incondicional y consejos oportunos en todo momento.
A la M . Sc. Evelyn Hernández Ortiz, por la ayuda que me dio tanto a nivel personal como intelectual durante el proceso del trabajo.
Finalmente a todas aquellas personas que de alguna manera me brindaron su desinteresada colaboración.
TABLA DE CONTENIDOS
Pág.
A. El Problema y su lmportancia B. Objetivos de la Investigación
1. Objetivo general 1: el diagnóstico 1 .1 Objetivos específicos
2. Objetivo general 11: la propuesta 2.1 Objetivos específicos
CAP~TULO II MARCO CONCEPTUAL
A. Antecedentes Teóricos
1. Documentación a. La Documentación en Costa Rica
2. Centro de documentación
3. Unidades de información o centros de orientación
B. Tipos de Unidades de Información
1. Centros nacionales 2. Centros internacionales 3. Unidades de información y documentación
a. lmportancia de las unidades de información y documentación
1. ¿Qué es la información? 2. Valor de la información
b. Estructura organizativa y funcional de las unidades de información y documentación
l . Servicios de información y documentación 2. Tratamiento de la información
a. Procesos técnicos
1 ) Selección, adquisición y separación de documentos
2) Elaboración y mantenimiento del esquema de clasificación
3) Análisis documental
3. Políticas de una unidad de información y documentación
4. Planta física
a. Características de la planta física
l . Local
a) Caracteristicas del área de la colección b) Características del área destinada a los
usuarios c) Caracteristicas del área de trabajo del
personal
2. Mobiliario 3. Equipo y materiales 4. Medio ambiente
C. Cooperación Externa
l . Significado etimológico 2. ¿Qué es la cooperación externa? 3. Tipos de cooperación externa
a. Cooperación internacional y asistencia técnica internacional
b. Cooperación vertical y cooperación horizontal c. Cooperación reembolsable y no reembolsable d. Cooperación bilateral, multilateral y multi-bilateral e. Cooperación pública, privada o mixta
v í í
4. Mecanismos para la cooperación internacional
a. Consolidación de la cultura de la cooperación b. "CooperaciónJJ frente a "ayudaJJ
D. Antecedentes Históricos de la OAl de la Universidad de Costa Rica
l. Origen 2. Objetivos primarios de la Oficina 3. Funciones 4. Colección documental
CAP~TULO III PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO
A. Metodología para Alcanzar el Objetivo General 1: El Diagnóstico
l. Tipo de investigación 2. Sujetos y fuentes de información
a. Sujetos b. Fuentes
3. Variables o elementos de estudio 4, Descripción de los instrumentos 5. Formas de presentación y utilización de los resultados
B. Metodología para Lograr el Objetivo General 11: La Propuesta
Pasos anteriores a la elaboración de la propuesta
CAP~TULO IV ANÁLISIS DE RESULTADOS: EL DIAGNÓSTICO
l. Resultados derivados de la observación directa
a. Recursos físicos b. Recursos económicos c. Recursos humanos d. Recursos bibliográficos e. Estructura organizativa y funcional
2. Resultados derivados de la observación directa y las entrevistas 59
a. Objetivos y actividades de OAIICE b. Funciones c. Gestión de programas d. Instituciones de las que procede la gestación y
financiamiento de programas e. Limitaciones para la puesta en marcha de actividades
en el ámbito internacional f. Gestión y preparación de convenios internacionales g. Participación en redes y grupos de universidades h. Asistencia, apoyo e información a la comunidad
universitaria en el ámbito de las relaciones internacionales
3. Elaboración de los cuadros: resultados cualitativos y cuantitativos 64
4. Conclusiones del diagnóstico 80 5. Recomendación 82
CAP~TULO V LA PROPUESTA 84
1 Introducción 85
A. Justificación de la propuesta B. Objetivos de la propuesta
11 Tipo de unidad
111 Usuarios
A. Identificación B. Necesidades de información
N Estructura administrativa 91
A. Objetivos de la Unidad de Información 91 B. Funciones administrativas de la Unidad de Información 92 C. Recursos humanos 94 D. Recursos económicos 99 E. Recursos materiales 1 O1 F. Recursos físicos 103
G. Recursos bibliográficos 109 H. Tratamiento de la información 11 1
V Servicios de la Unidad de Información
CAP~TULO V I ALCANCES DE LA INVESTIGACIÓN
Alcances
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
ANEXOS
Pág.
Apéndice 1 Organigrama estructural de la OAIICE. según la propuesta
Apéndice 2 Hoja de cotejo
Apéndice 3 Guía de entrevista a jefatura de la OAIICE.
Apéndice 4 Guía de entrevista al personal administrativo de la OAIICE.
Apéndice 5 Cuestionario a usuarios de la OAIICE.
Apéndice 6 Cuestionario a usuarios "Anfitrionas"
Apéndice 7 Gráficos
Apéndice 8 Lista de siglas y abreviaturas utilizadas
~NDICE DE CUADROS
Pág.
Cuadro No. 1 Condición de la planta física de la OAIICE, según criterio del personal administrativo y usuarios
Cuadro No. 2 Disponibilidad presupuestaria de la OAIICE para ejecutar sus necesidades operativas
Cuadro No. 3 Personal administrativo y asistente de la OAIICE
Cuadro No. 4 Existencia de recursos humanos en la OAIICE
Cuadro No. 5 Material bibliográfico más utilizado por los usuarios para localizar la información
Cuadro No. 6 Vigencia del material bibliográfico que posee la OAIICE, según la población estudiada
Cuadro No. 7 Conceptualización de unidad de información, según la población estudiada
Cuadro No. 8 Calidad de los servicios que ofrece la OAIICE, según la población estudiada
Cuadro No. 9 Intereses de información requeridos por los usuarios del área de asuntos internacionales y cooperación externa
x i i
Cuadro No. 10 Conocimiento de los servicios de información que presta la OAIICE a los usuarios
Cuadro No. 11 Servicios más utilizados por los usuarios denominados "Anfitrionas"
Cuadro No. 12 Funcionamiento del horario de atención al público, según población estudiada
Pág.
Gráfico 1 Condición de la planta física de la OAIICE, según criterio del personal administrativo y usuarios
Gráfico 2 Material bibliográfico más utilizado por los usuarios para localizar la información
Gráfico 3 Vigencia del material bibliográfico que posee la OAIICE, según la población estudiada
Gráfico 4 Conceptualización de unidad de información, según la población estudiada
Gráfico 5 Calidad de los servicios que ofrece la OAIICE, según la población estudiada
Gráfico 6 Intereses de información requerídos por los usuarios del área de asuntos internacionales y cooperación externa
Gráfico 7 Conocimiento de los servicios de información que presta la OAIICE a los usuarios
Gráfico 8 Servicios más utilizados por los usuarios denominados "Anfitrionas"
Gráfico 9 Funcionamiento del horario de atención al público, según población estudiada
~NDICE DE ANEXOS
Pág.
Anexo 1 Organigrama de la OAl. anterior al año 1990
Anexo 2 Organigrama de la OAl. propuesto por la Sección de Análisis Administrativo de la Vicerrectoria de Administración en setiembre de 1993
Anexo 3 Organigrama de la OAIICE actualmente vigente
A. EL PROBLEMA Y SU IMPORTANCIA
Se puede afirmar que en la actualidad se está inmerso en la "Era de la
Información", donde, mundialmente, se producen amplios conocimientos en todos
los campos del saber. Los constantes e innovadores avances tecnológicos le
permiten al ser humano el acceso ágil a tan vasta información, lo cual en épocas
pasadas, se consideraba utópico y difícil de alcanzar. No obstante, ante la
diversidad de información, por grandes que sean los esfuerzos, y el desarrollo
tecnológico, si éstos son dispersos y sin la debida coordinación, resultarán
atomizados y se disolverán sin producir los resultados deseables.
Dentro de este marco, el proceso de la internacionalización de la
Universidad de Costa Rica, entendido como el establecimiento de criterios
recíprocos entre los distintos países y organismos internacionales para interpretar
asuntos concernientes a derechos o mandatos, mediante la firma de convenios o
tratados internacionales, no es novedoso. Aunque la Institución ha dado
significativos pasos en la firma de convenios y tratados, hay quienes afirman que
en este sentido, se ha dado un proceder disperso y sin claridad sobre lo que más
conviene para el funcionamiento eficiente de la Universidad.
Esta situación señala, entonces, la necesidad de desarrollar un sistema
diferente para que la "internacionalización" no quede presa en esquemas
administrativos rígidos.
A las actividades internacionales del proceso de cambio tecnológico, al que
están sujetos los centros y las unidades de información, debe agregársele la
necesidad de buscar acciones de algún contacto potencial para financiar
proyectos por medio de instituciones gubernamentales nacional6s u organismos
internacionales, sean éstos públicos o privados. Se determina, así, la
conveniencia de establecer mecanismos que faciliten el intercambio de
información.
Un sistema de este tipo acarreará un óptimo aprovechamiento en beneficio
de la academia, entendida ésta como: docencia, investigación y acción social,
pilares de la Universidad.
Este proceso de internacionalización implica un aprovechamiento no sólo
de los recursos internos, sino también externos, humanos, técnicos, materiales y
financieros. Estos recursos permitirán el cumplimiento de los fines, objetivos y la
coordinación de los diversos elementos o instancias de asistencia técnica
internacional para que en un plan cuyo objetivo sea satisfacer las necesidades de
los usuarios de la Institución, éstos sean dirigidos a metas concretas de
desarrollo.
Por todo ello, es preciso realizar un estudio de la Oficina de Asuntos
Internacionales de la Universidad de Costa Rica que incluya, entre otros: 1) El
análisis de su estructura organizativa. 2) La descripción de las funciones que
cumple cada una de las unidades (becas, convenios, programas académicos con
universidades extranjeras e intercambio de estudiantes, protocolo, secretaría,
relaciones con redes nacionales e internacionales, y cooperación).
La razón de proponer este estudio se fundamenta en el propósito de
analizar la información que se almacena en documentos de la Oficina: archivos,
estantes, ampos, consecutivos, catálogos, libros de referencia y otros.
También se involucrarán aquellos documentos, registrados en expedientes
y legajos, que envían las universidades de diversas partes del mundo, con las
cuales se tienen tratados, convenios o programas de intercambio. Además se
tratará la información impresa en revistas, libros, boletines, periódicos, o bien en
formatos como disco duros, disquetes, cintas de video, disco compactos, etc., la
cual no se aprovecha en la debida forma por cuanto, en la mayoría de los casos,
se encuentra dispersa.
Mantener un control en el almacenamiento y recuperación de la
información que maneja la Oficina de Asuntos Internacionales de la Universidad
de Costa Rica, es sustancial para brindar un buen servicio.
Con base en todo lo anterior, se justifica la trascendencia y funcionabilidad
de proponer una Unidad de Información en el campo de los Asuntos
Internacionales y Cooperación Externa, la cual facilitará el aprovechamiento de
todas las oportunidades que se le presenten a la Universidad para que, aunado a
los recursos propios de que se dispone, se puedan mejorar las técnicas de
producción y las técnicas para el almacenamiento y recuperación de la
información, tales como: indización, clasificación y ordenamiento de la
documentación dentro de un espacio físico apropiado. De este modo se podrán
satisfacer, en alguna medida, los requerimientos de informacidn actualizada y
oportuna de los usuarios y se contribuirá al engrandecimiento de la Universidad
de Costa Rica.
En síntesis, la propuesta para el establecimiento de una unidad de
información en la Oficina de Asuntos Internacionales y Cooperación Externa,
pretende determinar, a partir de un diagnóstico, la necesidad de conformar una
estructura de información que logre una mayor eficiencia y especialización en los
servicios ofrecidos a los usuarios de esta Oficina.
La finalidad es dar respuesta en forma rápida y actualizada a todas
aquellas consultas de los usuarios, pues a veces no se resuelven en el momento
oportuno, debido a que no existen los elementos suficientes y necesarios, ni el
lugar físico apropiado para reunir la documentación, como herramienta precisa
para el acceso a los conocimientos que impulsan el desarrollo científico-
tecnológico, cultural y social de una nación.
Por otro lado, es indispensable mencionar que en la Institución el proceso
de internacionalización se ha realizado por medio de acciones atomizadas en las
diferentes unidades académicas, administrativas o de investigación, y pese a que
se han alcanzado logros, éstos, por ser producto de esfuerzos aislados, no han
llegado a ser parte del beneficio de todos los niveles institucionales.
El propósito fundamental de esta investigación es determinar la necesidad
de la Oficina de Asuntos Internacionales y Cooperación Externa para la creación
de una Unidad de Información especializada, que garantice un mayor beneficio
para los usuarios en el campo de los asuntos internacionales y la cooperación
externa y proponer la estructura adecuada, tanto administrativa, como técnica
para su implementación.
Este trabajo se organizó en dos etapas:
1. Diagnóstico
Esta etapa está constituida por dos capítulos; en el primero aparece la
introducción que comprende: el problema y su importancia, los objetivos
generales y objetivos específicos del proyecto.
El segundo capítulo presenta los antecedentes teóricos, tipos de unidades
de información u orientación, generalidades de cooperación externa y describe la
situación de la Oficina.
2. Elaboración de una propuesta
Este apartado presenta los procedimientos metodológicos para elaborar
una propuesta; se define en esta parte los sujetos y fuentes de información, se
hace la recolección de los datos y su análisis, y se dan los pasos para elaborar la
propuesta.
Esta segunda parte comprende cuatro capítulos, entre los cuales, el
capítulo quinto despliega la propuesta propiamente dicha, la cual consta de:
introducción y justificación a la propuesta, objetivos de la propuesta, perfil de
usuarios, la estructura administrativa y los servicios de la Unidad de Información.
Finalmente, en el capítulo sexto se dan los alcances de la investigación.
B. OBJETIVOS DE INVESTIGACIÓN
1. Objetivo general 1 : el diagnóstico
Analizar la situación actual de la Oficina de Asuntos Internacionales y
Cooperación Externa de la Universidad de Costa Rica en cuanto a los
servicios de información que brinda.
1.1. Objetivos específicos:
1.1 .l. Determinar la estructura organizativa y funcional de la Oficina
de Asuntos lnternacionales y Cooperación Externa de la
Universidad de Costa Rica.
1.1.2. Identificar:
a) los recursos físicos, económicos, humanos, equipo y materiales
de la Oficina de Asuntos lnternacionales y Cooperación Externa.
b) los recursos de información básicos en materia de Cooperación
Externa.
c) servicios de información que se prestan.
d) el tipo de usuario que utiliza información de la Oficina.
1.1.3. Determinar:
a) los intereses de información de los usuarios del área de Asuntos
lnternacionales y Cooperación Externa de la Universidad de
Costa Rica.
b) los servicios que requieren los usuarios.
2. Objetivo general 11 : la propuesta
Proponer la creación de una Unidad de Información Especializada
en Asuntos Internacionales y Cooperación Externa para la Univer-
Universidad de Costa Rica.
2.1. Objetivos específicos:
2.1.1. Definir:
a) el tipo de Unidad de Información.
b) la estructura organizativa y funcional de la Unidad de
Información.
c) los recursos humanos, económicos y materiales necesarios
para la Unidad de Información.
d) la planta física apropiada para la Unidad de Información.
e) los recursos bibliográficos con los cuales deberá contar
la Unidad de Información.
f) los recursos técnicos para la Unidad de Información.
g) los servicios que prestará la Unidad de Información.
CAP~TULO I I
MARCO CONCEPTUAL
A. ANTECEDENTES TEÓRICOS
1. Documentación
El concepto documentación se comenzó a perfilar alrededor de los años
1930 a 1931, específicamente durante la Conferencia lnternacional del lnstituto
lnternacional de Bibliografía de Bruselas, hoy lnstituto Internacional de
Documentación con asiento en La Haya, Holanda, donde se acordó sustituir la
palabra bibliografía por documentación.
A partir de 1934 la documentación se va delimitando poco a poco a medida
que el libro y la lectura se hacen fenómenos públicos -esto porque en un primer
momento era un privilegio sólo para las clases sociales de mayor poder- y toma
una visión internacional. Surge la necesidad de procesar tales materiales a fin de
orientar los actos de lectura y consulta de fuentes escritas.
Por ello es difícil que las personas ahora sean capaces de abarcar,
comprender y aprovechar la abundante producción editorial en cada área del
saber humano sin la asistencia de medios adecuados que reúnan, ordenen,
analicen, seleccionen y distribuyan dicha información. Razón por la cual surgen
los centros y las unidades de documentación, como entidades especializadas en
el manejo técnico de la producción documental con fines de transmisión del
conocimiento en todos los dominios de la actividad humana.
En el aspecto etimológico, el término documentación proviene del Latín
"Documentum", que significa: "Testimonio" , o bien, "todo escrito que sirve de
prueba o de información".
a. La Documentación en Costa Rica
La explosión demográfica surgida en Costa Rica a partir de la década del
cincuenta provocó un nuevo modelo económico, tendiente a fortalecer el campo
social, salud, económico, industrial, tecnológico, etc., lo cual trajo como
consecuencia una serie de especializaciones que luego obligaron a la necesidad
de contar con algunos centros de información diferentes a las bibliotecas
tradicionales.
Este fenómeno fue impulsado por la industria nacional debido a la
necesidad de contar con información rápida, actualizada y pertinente para
generar su producción.
El cambio manifestado se extiende a la Escuela de Bibliotecología de la
Universidad de Costa Rica, que durante muchos años estuvo abocada a la
formación de profesionales generalistas que cubrieran el mercado de trabajo
tradicional del país, como lo eran las bibliotecas.
La Escuela de Bibliotecología se ve enfrentada a una demanda diferente
en cuanto a necesidades de información. Estas necesidades se convierten en
servicios más directos del profesional en bibliotecología hacia el usuario, pues se
hace indispensable proporcionar información relevante, actualizada, inmediata
para la toma de decisiones.
Es así como a partir de 1977, se empiezan a dar cambios significativos en
los programas de formación, tendientes a satisfacer la nueva demanda de
profesionales en el campo de la documentación.
A partir de los años ochenta, el manejo de la información se ve influenciado
por los avances de la tecnología electrónica. Empiezan los centros de
documentación a pensar en automatizar sus servicios, se generan otros centros
de información documental, específicamente, bases de datos que daban la
sensación de ser una respuesta inmediata a los problemas de la explosión
demográfica.
2. Centro de documentación
El centro de documentación es una unidad donde se realizan las
operaciones de:
1) Selección e identificación.
2) Análisis documental.
3) Almacenamiento.
4) Difusión de documentos.
Su función principal es examinar y evaluar cuidadosamente las fuentes
primarias de información científica, técnica y de otro tipo de documentos, que
generalmente son descuidados por los bibliotecarios.
La recuperación de la información sirve para preguntas muy específicas de
usuarios especializados y también, para difundirla en forma elaborada.
Entre sus objetivos está transformar la información de las fuentes primarias
en productos, que sean directamente utilizados por los usuarios, tales como:
índices, resúmenes, informes y otros.
Todos los documentos son elaborados en las distintas ramas del
conocimiento, por medio de investigadores, docentes y especialistas. Los
documentos pueden ser de carácter científico, literario, filosófico, legal, y otros.
3. Unidades de información o centros de orientación
Las unidades de información o centros de orientación pueden ser
generales o especializadas y la mayoría de las veces están adscritas y
organizadas con carácter estatal o carácter privado.
Dependiendo de su naturaleza y especialización, dan servicio a
profesionales, investigadores, estudiantes y público en general. Su ámbito de
servicio puede ser nacional o internacional.
Los servicios más frecuentes que brinda son:
1) Búsquedas bibliográficas retrospectivas.
2) Servicios de diseminación y actualización.
3) Catalogación de documentos primarios.
4) Acceso a bases de datos nacionales e internacionales.
Es importante destacar que el tamaño de la unidad depende de la
institución a que se sirva, y que estas unidades pueden ser asesoras o
consultoras sobre el área de trabajo.
La información que producen es muy importante para los investigadores y
para los responsables en la toma de decisiones: también utilizan canales de
divulgación para comunicar el tipo de información, lo mismo que la creación de
bases de datos propias, tanto locales como redes internacionales para sus
usuarios.
Su función principal es obtener y transmitir información sobre un área de
trabajo, la cual puede ser gratuita o remunerada. Estas unidades han integrado
herramientas tecnológicas que les permiten diseñar y transmitir información con
mayor agilidad.
B. TIPOS DE UNIDADES DE INFORMACIÓN
Se conocen tres tipos principales de Unidades de Información y
Documentación, a saber:
1. Centros nacionales
En general, estas unidades dependen en gran parte de organismos del
Estado y organizaciones en el nivel supra-nacional, las cuales cubren el conjunto
de campos científicos y técnicos de los conocimientos.
Su función esencial consiste en la adquisición y conservación de los
documentos nacionales. Se dice que son promotoras de la investigación científica
y técnica de un país.
2. Centros internacionales
Son unidades especializadas que trabajan en un campo de ciencia y
técnica, bien definido, con financiación multinacional.
Uno de sus fines más inmediatos es proporcionar listas de referencias
bibliográficas, con resumen analítico o sin él, sobre lo que se publica en el
mundo, en su campo de interés.
3. Unidades de información y documentación
Las unidades de información y documentación trabajan a escala nacional o
en campos concretos y particulares. Actualmente estas unidades se encuentran
mejor adaptadas para responder a la gran demanda de documentación, debido a
que su especialización les permite ofrecer mayor pertinencia y calidad
documental. Este tipo de unidades están destinadas esencialmente a técnicos e
investigadores y público en general. Su difusión selectiva de la información
permite ampliamente su actualidad.
Aparte de estas unidades se pueden mencionar, también, los centros
universitarios, que cumplen con funciones de especialización y orientación a
investigadores, según la estructura universitaria en que se encuentren.
Además existen los centros regionales que abarcan un área de un país o
continente y que ofrecen documentación general o multidisciplinaria.
a. Importancia de las unidades de información
y documentación
La importancia primordial de estas unidades es ofrecer un servicio ágil,
dinámico, sistemático de información actualizada. Además ponen a la orden de
los usuarios la información que necesitan en el momento preciso en que la
requieren. Contribuyen en el desarrollo económico, cultural y social de los países
al permitir la vinculación con redes nacionales e internacionales en campos de
interés específico de cada institución.
Las unidades de información fomentan el desarrollo del proceso de
enseñanza-aprendizaje del investigador y docente, puesto que los obliga a utilizar
los documentos más recientes que existen en cada campo.
1. L Qué es la información 3
El término información se define de varias maneras: una de ellas es la que
señala Amat Noguera, cuando dice que "Información son los datos procesados y
puestos en un formato que transmite un mensaje al usuario y que tiene un valor
real para decisiones del momento o para decisiones en perspectivaJJ. (1 978, pág.
1 O).
2. Valor de la información
Cuando se realiza un proyecto de asesoramiento, de intercambio cultural,
de venta de servicios, de proyección docente, estudiantil o de investigación es
importante contar con las fuentes de información eficientes y disponibles para el
usuario final.
Algunos beneficios que pueden resultar de un amplio aprovechamiento de
información son:
a. Alternativas y enfoques novedosos para la solución de problemas técnicos y
posibilidades de minimizar los problemas, que se pueden presentar en el
futuro.
b. Certeras decisiones en todos los sectores y en todos los niveles de
responsabilidad.
c. Progreso en la eficiencia, eficacia y productividad en actividades de tipo
técnico, dirigido a los sectores de producción y de servicios.
d. Una amplia gama de conocimientos para la solución de los problemas, que a
diario enfrentan los usuarios de la información.
e. Aprovechamiento de los sistemas enfocados como herramientas, producto
de los esfuerzos de investigación y desarrollo de una nacibn.
No hay duda de que la información, hoy más que nunca, ha evolucionado
el modus vivendi del hombre y como resultado de este cambio, ha surgido un
sinnúmero de compañías que se aprovecha de las nuevas tecnologías para
ofrecer servicios de presentaciones corporativas, elaboración de estaciones
automatizadas de información en aeropuertos, bancos, universidades, escuelas,
colegios, oficinas públicas, etc.
b. Estructura organizativa y funcional de las unidades
de información y documentación
La estructura organizativa y funcional de una unidad de información debe
estar conformada por todos los componentes organizativos y operacionales de un
sistema, los cuales deben estar integrados y claramente definidos.
Estos componentes pueden ser:
a) Las autoridades encargadas de la planificación y coordinación de brindar los
servicios de información.
b) Una unidad o varios centros de datos, documentación o de referencia.
c) Una red o varias redes de servicios especializados de información y de
datos, constituida según las necesidades de los usuarios en el campo
económico, científico, cultural y técnico. En este caso pueden ser unidades
de información especializadas en asuntos internacionales y cooperación
externa.
d) La conformación de una red o redes de acervos documentales
independientes o conectados a otros servicios con los cuales se tienen
acuerdos de préstamos para evacuar consultas de los usuarios en campos
específicos de la ciencia, tecnología, etc.
1. Servicios de información y documentación
Los servicios de información y documentación han nacido a la par de los
servicios brindados en las bibliotecas especializadas.
Su función es facilitar a los usuarios (investigadores, docentes,
estudiantes, especialistas, y otros) información eficaz y actualizada tanto nacional
como internacional sobre su especialidad. Su propósito fundamental es el valerse
de procedimientos modernos de localización, adquisición, almacenamiento y
difusión de la información.
Para cumplir sus fines, estas unidades de información se apoyan en
estructuras dadas en el país, así como en el extranjero.
2. Tratamiento de la información
El tratamiento de la información incluye una serie de etapas que se
relacionan entre sí y que tienen como fin constituir el fondo documental de la
unidad de información y establecer las bases para la recuperación de la
información procesada en función de los requerimientos manifestados por los
usuarios.
a. Procesos técnicos
Comprende la unidad que se encarga de registrar y hacer accesible el
material que adquiere la unidad de información.
Para llevar a cabo estos procesos, primero se debe hacer un estudio de los
objetivos y metas que se tienen, como los proyectos de la institución para la cual
se va a trabajar, con el fin de mejorar tanto el proceso como los servicios que
luego se van a dar.
Esto procesos son:
1) Selección, adquisición y separación de documentos
Se lleva a cabo luego de un estudio previo de las necesidades de los
usuarios potenciales, limitando las disciplinas y materiales que se desee abarcar.
Se debe tener mucho cuidado al realizar esta labor, para luego no sufrir la
consecuencia de una acumulación de documentos inútiles.
Dice Buonocore:
... tarea intelectual que compete al bibliotecólogo y que tiene por fin escoger o elegir, separándolos de entre sus similares, los libros que considera más aptos o convenientes para la biblioteca de acuerdo con su tipo o carácter ... (1976, p. 179)
2) Elaboración y mantenimiento del esquema de clasificación
Esta elaboración y mantenimiento deben ir de acuerdo con la problemática
de objetivos y actividades de los usuarios, puesto que este modelo puede ser
variado, dependiendo del caso.
El proceso técnico consiste en determinar por lo general un código
numérico que identificará la materia que trata un ítem, según un determinado
sistema de clasificación.
Antes de ubicar un documento u obra dentro del sistema adoptado, el
encargado de clasificar debe tener conocimiento del asunto o materia y en qué
forma se encuentra tratado. Conocer esta característica no siempre es una tarea
sencilla.
3) Análisis documental
El análisis documental es la actividad que tiende a representar el
contenido de un documento de una forma distinta a la original. Las operaciones
que aquí se realizan pueden dividirse en las siguientes:
Descripción bibliográfica
Procedimientos físicos y nomales que comprenden la identificación, el
ordenamiento y el registro de los documentos. Se define como el proceso que
permite describir cualquier ítem que integre un acervo bibliográfico, destaca sus
características más importantes: autor, título, ciudad, editor, fecha, forma física,
serie, notas.
Catalogación
La catalogación es la presentación normalizada de los datos documentales
y la asignación de un código de acceso para la localización física del documento.
Se debe puntualizar que cualquier código de catalogación utilizado para la
descripción bibliográfica de la documentación de una unidad de información,
presenta un conjunto de principios básicos y reglas.
Su estructura permite, al catalogador, fomar los catálogos dentro de un
marco uniforme y de esta manera poder brindar la normalización necesaria que se
ve plasmada en la consistencia de la información contenida en ellos.
lndización
La indización consiste en extraer los conceptos importantes del documento
y expresarlos con la ayuda de descriptores o palabras claves. Para esto se utiliza
un tesauro, el que también ayuda en la recuperación y búsqueda del material.
La indización es la clave para el acceso a la información, es decir, es el
nexo entre el acervo almacenado y los usuarios. El nivel de indización varía de
acuerdo con las características de la unidad de información.
Puede realizarse en forma general o en profundidad, abarcando todos o
algunos temas, la totalidad o parte del documento.
Resumen
El resumen es la presentación abreviada del contenido del documento,
mediante técnicas de indización y análisis.
Preparación de los medios de acceso
Se trata de la preparación de fichas y designación de descriptores, lo cual
permite hacer las búsquedas y encontrar los documentos pertinentes.
Organización y mantenimiento de la colección
Se deben asegurar los elementos adecuados de empaste, catalogación,
ordenamiento, seguridad y conservación de los documentos.
Acceso a otras colecciones
La unidad de información y documentación debe tener conocimiento de
otras colecciones o fuentes por medio de obras de referencia, tales como
directorios, bibliografías, índices, y otros; para poder ofrecer mejores servicios
que puedan favorecer intercambios informativos entre los especialistas de la
información y los usuarios. Por ejemplo, acceso a:
a) Información sobre dónde se encuentran los datos originales.
b) Textos que representan la información original (resumen, indización,
descripción bibliográfica).
c) Acceso a Bases de Datos locales e institucionales, asi como a los acer-
vos de la información que éstas representan en los documentos existen-
tes en una colección ubicada intramuralmente.
3. Políticas de una unidad de informacidn y documentacidn
En general los objetivos principales de las políticas de una unidad de
información o documentación, se resumen como sigue:
a) Afianzar la utilización óptima de los conocimientos acumulados en la ciencia,
la tecnología, la economía, las ciencias sociales a fin de alcanzar las metas
previstas.
b) Garantizar la disponibilidad de información adecuada para la toma de
decisiones sean de tipo administrativo o de cualquier otra índole.
c) lncentivar la atención de los usuarios sean éstos investigadores, docentes,
administrativos, estudiantes o público en general, con la finalidad de evacuar
satisfactoriamente las consultas hacia los problemas relativos al acceso a la
información y su utilización.
d) Garantizar- servicios de información que respondan a las necesidades
actuales y que puedan ser capaces de proyectar al futuro sea éste a corto,
mediano o largo plazo.
e) Promover la cooperación nacional o internacional para el intercambio de
información de los nuevos avances en cualquier campo del saber humano.
4. Planta física
Uno de los requisitos primordiales de una unidad de información es el
planeamiento del lugar donde estará ubicada.
Se debe planear el edificio para saber determinar cuáles son las I
necesidades actuales y futuras tanto de usuarios, personal, así como los
materiales y equipo, con el propósito de facilitar el cumplimiento de objetivos,
eficiencia y objetividad de la unidad de información.
Para lograr un buen edificio debe existir una relación muy estrecha entre el
administrador, el arquitecto o ingeniero, un miembro prominente del grupo de
usuarios, un comité asesor conformado por los encargados de los departamentos
o secciones de la unidad de información.
El planeamiento del edificio conlleva un estudio dividido en dos aspectos:
1 ) Definición de las necesidades o requerimientos diarios y futuros.
2) Implimentación de esos requerimientos en la forma del diseño.
a. Características de la planta física:
La Unidad de Información deberá estar en estrecha relación con los
lugares formativos a los que sus servicios estén orientados. Deberá ocupar un
lugar estratégico dentro del edificio.
7. Local
El tipo de local va a depender de varios factores, tales como:
. Los objetivos de la unidad de información.
. Los usuarios a los que ha de servir.
. La estructura orgánica.
. Disciplinas e intereses de investigación.
. Las operaciones y funciones de información.
. Volumen de la colección y tasa de crecimiento.
. Naturaleza de los servicios de información .
. Cantidad de personal de información, naturaleza y flujo de trabajo.
. Disponibilidad de presupuesto.
. El lugar o sitio disponible en ese momento.
. El incremento previsible de los documentos y del personal de la
Unidad.
Las relaciones más importantes para el diseño del local de la unidad de
información se dan entre el usuario, el catálogo y los documentos que deben
estar inmediatamente disponibles.
Debe existir, además, alguna guía gráfica sobre el sistema de clasificación
o de ordenación de la documentación y sobre el uso del catálogo en s u forma
tradicional, o bien catálogos en forma de libro, o salida de la computadora.
La metodología para la instalación de una unidad de información
comprende la estimación de la superficie aproximada de las principales áreas de
actividad; la ubicación, en el plano, del mobiliario, equipos y puestos de trabajo; la
realización de indicadores de las posibles disposiciones para visualizar la mejor
distribución espacial; el diseño de diagramas de flujo de documentos, de usuarios
y la elaboración de diagramas de recorrido.
Se pueden distinguir tres áreas importantes, a saber: 1) La destinada a
alojar la colección. 2) El área destinada a los usuarios. 3) La que se utiliza al
trabajo del personal. Cada una de estas áreas tiene s u especificación propia, aún
cuando todas estén en un mismo local. E s importante utilizar cerraduras
desmontables, ya que son fáciles de instalar y de cambiar y se adaptan fácilmente
a la redistribución de espacios, además de permitir la expansión.
a) Caracteristicas del área de la coleccí&n
Se trata del espacio para ordenar la colección mediante la utilización de
estanterías, exhibidores, etc. y el espacio de circulación de usuarios y de
personal. Se pueden destinar sectores diferentes para el material didáctico que
incluye el impreso y el audiovisual, así como los directorios, guías, catálogos,
obras de referencia, etc.
La superficie necesaria para el depósito de documentos de la unidad estará
determinada por la cantidad y naturaleza de la documentación, por los criterios
con que se guarden y por el tipo de acceso permitido, cerrado o de libre acceso
por parte de los usuarios. E s importante que tanto el personal como los usuarios
tengan facilidad de acceso a la documentación. Esto significa que debe estar
visiblemente en un solo lugar, en vez de estar diseminada por diversos sitios.
b) Características del área destinada a los usuarios
Se trata del espacio que se utilizará para los usuarios que harán uso de la
documentación. Al diseñar esta área es necesario tener presente lo siguiente:
. El catálogo u otros medios de recuperación de información por parte de
los usuarios debe ser visible para que el que entre a la unidad de información
pueda estar cerca de los libros, folletos, directorios, etc.
. Debe existir un lugar central accesible que permita canalizar y controlar el
acceso de los usuarios y la búsqueda de información.
. Prevenir una disposición que permita el control y protección de los
documentos.
. Con el fin de no duplicar materiales de referencia, y, previendo una
utilización efectiva de los recursos humanos, las líneas de comunicación y el
personal de información deben estar ubicados en un lugar central.
. Puede crearse una zona informal de consulta, con mesas bajas para fines
diversos y para hojear documentos.
c) Características del área de trabajo del personal
Debe ser un espacio amplio, aislado y tranquilo para el personal que
procesa la información, y para llevar a cabo las tareas administrativas.
2. Mobiliario
Al seleccionar el mobiliario de una unidad de información debe tenerse en
consideración factores como los relacionados con la comodidad, seguridad, salud
y finalidad a que está destinado. Es decir, tomar en cuenta su funcionalidad,
facilidad de mantenimiento, reserva de repuestos, resistencia, durabilidad y
precio. También debe preverse el espacio disponible en el local, como la altura
del cielo raso, etc.
3. Equipo y materiales
Al realizar la selección de equipo y materiales, es necesario tener en
cuenta las necesidades específicas de la unidad de información. Por ejemplo, en
el caso del equipo, se debe considerar el precio de compra, los accesorios, el
mantenimiento, la garantía, las formas de uso, la duración prevista y el
adiestramiento del personal.
Un requisito básico en toda unidad de información es poseer un equipo de
cómputo con sus accesorios completos, de manera que pueda garantizar el
almacenamiento y los procesos como por ejemplo las adquisiciones, el préstamo,
el control de los documentos y la recuperación de la información, etc. También, al
adquirir una computadora es necesario contar con el asesoramiento de personal
especializado en el área de la informática, así como la opinión de un
bibliotecólogo, que oriente sobre las necesidades específicas de la unidad de
información.
4. Medio ambiente
Es importante que en una unidad de información se mantenga una
temperatura y una humedad constante. Estos factores influyen, básicamente,
sobre la salud y la comodidad de las personas, y además sobre la eficiencia del
trabajo. Otros factores que se deben considerar son: la iluminación, los ruidos, la
ventilación y la humedad de la unidad de información.
La temperatura, por ejemplo, debe ser uniforme, en un ambiente sin polvo;
se recomienda mantenerla entre los 15 y 19 grados centígrados, en tanto que la
humedad relativa ambiente deberá oscilar entre el 50 y 60 por ciento. Además, se
debe señalar que los documentos de una unidad de información están expuestos
a otros elementos nocivos como: la iluminación, accidentes, falta de higiene,
microorganismos, insectos, roedores, etc. La higiene es una condición
fundamental para la conservación de la documentación, factor que por lo general
no se toma en cuenta la mayoría de las veces.
La iluminación tanto natural como artificial debe graduarse, ya que ambas
no deben incidir directamente sobre los documentos. La iluminación artificial está
asociada a su vez con la superficie que ilumina, por ello es conveniente utilizar
escritorios o mesas de trabajo con superficies opacas que no reflejen la luz.
Las instalaciones eléctricas son un punto clave, deben estar perfectamente
instaladas y contar con interruptores generales adecuados.
Es necesario prevenir accidentes que pongan en peligro tanto al personal
como a los documentos de la unidad de información. Se aconseja emplear
estanterías, muebles, ficheros y carpeteros metálicos, o de material no inflamable.
También, es un requisito elemental contar con salida de emergencia,
suficientes extintores de incendio en cantidad y calidad. No debe permitirse fumar
en el espacio de trabajo.
El medio ambiente puede atraer o desanimar a los usuarios y actuar como
factor motivante para el desarrollo del trabajo, por tanto, es conveniente, dentro
de lo posible, utilizar colores suaves en las paredes.
C. COOPERACIÓN EXTERNA
l. Significado etimológico de la palabra "COOPERACIÓN"
De acuerdo con la Real Academia:
"Cooperación: (Del Latín Cooperationis). f. Acción y efecto
de cooperar". Intr. Obrar juntamente con otro y otros para
un mismo fin. (Pág. 358).
2. Qué es la cooperación externa 3
Se conceptualiza como un elemento estratégico para:
. El diseño de políticas científicas y tecnológicas.
. El desarrollo Institucional.
. La internalización del elemento científico.
También, es un instrumento intrínseco para:
. La generación del conocimiento científico.
. El desarrollo tecnológico.
. La difusión y la transferencia de información especializada en diversos
campos del saber.
. La innovación.
Un tercer concepto: La cooperación internacional es una herramienta
fundamental para los países de menos desarrollo que complementan capacidades
nacionales para:
. La modernización institucional y empresarial.
La formación y especialización de recursos humanos.
La internacionalización del conocimiento científico en la articulación
de la ciencia y la tecnología con el desarrollo.
Lo anterior implica:
Consolidación de la cultura de la cooperación.
. Universalización de la cooperación.
El señor Carlos Manuel Echeverria expresa en el periódico La Nación:
La cooperación externa técnica internacional es aquella que entidades de carácter multilateral o bilateral, de carácter pú- blico o privado, otorgan a entidades públicas y privadas de otros países. Puede ser de carácter reembolsable o no reem bolsable, siendo [sic] ésta la más común. Puede darse en apoyo a operaciones financieras concesionales. (Echeverria 22 abril, 1993. Pág. 15A, Col 1).
El autor de este artículo señala que la cooperación puede manifestarse en
apoyo a operaciones financieras concesionales. Es decir, la idea principal es que,
por medio de la cooperación técnica, se transfieren básicamente conocimientos,
que a veces los paises o las entidades otorgantes poseen o cuya transferencia
pueden facilitar, y que el país receptor no posee y requiere, según sus prioridades
y posibilidades de desarrollo.
En el sentido más amplio de la palabra se puede definir la Cooperación
Externa como la relación que se establece entre dos o más paises u organismos
internacionales , o instituciones de ellos, y las actividades consiguientes con el
objeto de colaborar en la búsqueda de objetivos explícitos o implícitos de
desarrollo mutuamente aceptados.
En esta relación se puede identificar a los actores posibles de la
cooperación, a saber:
- Paises
- Organismos internacionales
- Instituciones de paises o de organimos internacionales
Es importante señalar, que la presencia de dos o más actores, cualquiera
que éstos sean, faculta la configuración de una relación de cooperación
internacional.
La cooperación externa, también, puede configurarse entre uno o más
países, con uno o más organismos internacionales, o bien, una institución de un
país con un organismo internacional, o instituciones de dos o más países, etc.
3. Tipos de cooperación externa
Actualmente, la cooperación externa o internacional se tipifíca dependiendo
de la pauta con que se le analice. No obstante se puede hacer la siguiente
clasificación:
a. De acuerdo con la naturaleza de las actividades involucradas:
Cooperación internacional y asistencia t6cnica internacional
Este tipo de cooperación internacional también suele entenderse como
Cooperación para el Desarrollo, la cual comprende tanto los componentes
reembolsables como los no reembolsables. La asistencia técnica se utiliza en este
tipo de cooperación para denominar exclusivamente aquella parte de la
cooperación internacional no reembolsable; es decir, existe un ente que
proporciona la fuente o el financiamiento y otro que actúa de beneficiario.
b. De acuerdo con el nivel de desarrollo de los actores participantes:
Cooperación vertical y cooperación horizontal
La cooperación vertical es la cooperación bilateral, o bien, aquella
cooperación que se da entre un país desarrollado y otro que no lo es. También,
se le suele llamar Cooperación Norte-Sur.
En este tipo se reserva el nombre de cooperación horizontal para designar
la cooperación entre los países del tercer mundo; y cooperación técnica para la
que se da entre países en desarrollo.
c. De acuerdo con la naturaleza de las obligaciones generadas:
Cooperación reembolsable y no reembolsable
Este tipo se refiere a la que se da con base en las obligaciones contraídas
por las partes involucradas en la cooperación. Se dice que esta cooperación es
reembolsable porque está sujeta contractualmente a un préstamo de consumo o
mutuo acuerdo, el cual debe ser devuelto o reembolsable mediante el pago de un
sinnúmero de cuotas con intereses blandos, generalmente, a largo plazo.
En cambio la cooperación no reembolsable es aquella que no está sujeta a
devolución o pago alguno, y la mayor parte de las veces, se trata de donaciones o
ayudas sujetas a cierta utilidad.
d. De acuerdo con el número y naturaleza de las partes involucradas:
Cooperación bilateral, multilateral y multi-bilateral
La cooperación bilateral es aquella en la cual actúan dos países, o
instituciones de dos países.
La cooperación multilateral es aquella en la cual interviene un organismo
internacional público; es decir, aquél en donde la representación de los miembros
corresponde a autoridades oficiales.
La cooperación multi-bilateral es cuando en la ejecución intervienen dos
países que cooperan y un tercer pais o un organismo internacional financia la
cooperación.
e. De acuerdo con la naturaleza de las partes o interlocutores participantes:
Cooperación pública, privada o mixta
Se entiende por cooperación pública aquella en la cual interviene
oficialmente el estado o una institución del gobierno de un pais, o un organismo
internacional gubernamental, y se denomina así porque está sujeta a cumplir con
ciertas normas de Derecho Público, específicamente internacional, siempre y
cuando sean aplicables.
Al contrario, cuando en la cooperación intervienen solamente instituciones
no gubernamentales se dice que es privada. En ella, las relaciones de
cooperación privada se rigen por las reglas que las partes acuerden por el
Derecho común. Sin embargo, se puede dar otra denominación como por ejemplo
cooperación mixta, cuando a la parte de la cooperación privada es financiada con
fondos públicos por instituciones que no están sujetas a una autoridad del
gobierno.
En cuanto a la cooperación propiamente privada, es conveniente saber que
en ningún caso está regida por las normas de la cooperación pública u oficial. Se
trata de relaciones entre particulares en las que el Estado sólo interviene con
fines informativos, o de supervisión legal por otras razones, ajenas a la
cooperación.
4. Mecanismos para la cooperación internacional
a. Consolidación de la cultura de la cooperación
Es importante señalar que la cooperación es un medio y no un fin. La
cooperación es un instrumento que se requiere para alcanzar objetivos:
. Científicos
. Institucionales
. Empresariales
. Políticos
b. "Cooperación" frente a "ayuda"
La cooperación puede manifestarse frente a la ayuda de diversas formas:
Como un beneficio mutuo.
En forma bidireccional, o bien como la conceptualización de la cooperación
no sólo como fuente de financiamiento.
Puede jugar un papel en la negociación y consenso, lo cual implica tener en
cuenta una política para la cooperación, en cuanto a estrategias, objetivos,
priorización de contenidos temáticos y el diseño de instrumentos. Además se
deben tomar en cuenta las capacidades para la negociación y las contrapartidas.
Así como la incorporación de actores públicos y privados en cooperación, la cual
se da mediante la interación de universidad a universidad, o bien, de universidad
a empresa.
D. ANTECEDENTES HISTÓRICOS DE LA OFICINA DE ASUNTOS INTERNA-
CIONALES DE LA UNIVERSIDAD DE COSTA RICA
1. Origen
Su origen se remonta a los años setenta; surgió como una dependencia
administrativa conocida como Departamento de Becas al Exterior, perteneciente
al antiguo Patronato de Becas Estudiantiles de la Universidad de Costa Rica.
Las funciones y decisiones que este departamento ejercía estaban bajo el
encargo del Licenciado Gerardo Bogarin Benavides; éstas eran aprobadas y
supervisadas por una Junta Directiva del Patronato, integrada por varios
miembros entre ellos su director, señor Johnny Vega Calvo, Licenciado en
Derecho
Poco tiempo después, el encargado del entonces departamento fue
favorecido con una beca conducente a seguir estudios de post-grado en la ciudad
de Quebec, Canadá, y en su lugar la Junta Directiva nombró al señor Rodolfo
Méndez Ulloa de manera temporal.
En el año 1975 hubo un cambio organizativo en la Universidad de Costa
Rica y fue cuando se creó la Oficina de Asuntos Internacionales como una Oficina
coadyuvante bajo la dependencia directa del señor Rector, Claudio Gutiérrez
Carranza, Doctor en Filosofía, quién asignó al economista, Licenciado Rafael
Alberto Zúñiga Tristán, quien fuera uno de los fundadores de la Facultad de
Economía, con el cargo de Director, y el puesto de Asistente Administrativo lo
ocupó el señor Rodolfo Méndez Ulloa.
En 1988 deja el cargo por jubilación el Licenciado Zúñíga Tristán y
entonces el Rector, Fernando Durán Ayanegui, Doctor en Química, por
recomendaciones de los profesores becados en el exterior, levanta los requisitos
obligatorios a los candidatos del puesto vacante, y nombra con carácter indefinido
al señor Méndez Ulloa en el cargo de Jefe de la Oficina de Asuntos
Internacionales, puesto que ocupó hasta el mes de noviembre de 1992, cuando
es sustituido por el ex-vicerrector de Investigación, señor Manuel María Murillo
Castro, Doctor en Biología Marina. Este distinguido funcionario es nombrado con
el cargo de Director interino de la Oficina, por el entonces Rector de la
Universidad de Costa Rica, señor Luis Garita Bonilla, Doctor en Administración.
Una vez en el puesto el Doctor Murillo Castro sugiere al Consejo
Universitario una serie de cambios organizativos entre los que se cuentan la
reestructuración de la Oficina de Asuntos Internacionales. La propuesta es
acogida por la mayoría de los miembros de este Consejo, y es así como toma su
nombre actual de "Oficina de Asuntos lnternacionales y Cooperación Externa",
que estaría bajo la dependencia directa del Rector.
Esta Oficina se rige por los Artículos 155 y 159 del Estatuto Orgánico de la
Universidad de Costa Rica.
2. Objetivos primarios de la Oficina:
a) Establecer y mantener las relaciones con los entes o personas que
tengan su sede o residan fuera del territorio de la República, así como con los
extranjeros domiciliados en el país y cuya relación sea conveniente a la
Universidad de Costa Rica.
b) Mantener una estrecha relación con las Representaciones Diplomáticas
Extranjeras acreditadas en el país, a efecto de obtener el mayor beneficio para la
Universidad de Costa Rica.
c) Mantener una buena relación con los entes de carácter internacional o
regional que pueden interesar a la Universidad de Costa Rica en materia de
enseñanza, de investigación y de acción social.
d) Coadyuvar en todos aquellos asuntos que se presenten a los profesores,
empleados administrativos y estudiantes de la Universidad de Costa Rica que
estudien o ejerzan funciones en el exterior y de los extranjeros que, en similar
capacidad, tengan relación con la Universidad de Costa Rica.
e) Asesorar al señor Rector y a las otras autoridades universitarias que
corresponda, sobre todos aquellos asuntos de naturaleza internacional que
encajen dentro del espíritu de los objetivos generales descritos.
3. Funciones:
a) Mantener un registro permanente y al día de los convenios
internacionales de carácter cultural o educativo, de naturaleza internacional en
vigencia para la República, así como de aquellos de similar naturaleza que la
Universidad de Costa Rica mantenga con universidades o instituciones
extranjeras.
b) Vigilar la correcta ejecución de dichos convenios. Tomar o recomendar
las acciones que su cumplimento requiera así como proponer las modificaciones
que estime convenientes. Recomendar el establecimiento de nuevos convenios,
cuando así lo estime.
c) Administrar los programas de becas al exterior, tanto los que establezca
la propia Universidad como aquellos otros que se convengan con gobiernos,
entidades o personas extranjeras o para ser ejecutados en el exterior. Esta
administración se hará conforme al "Reglamento del Régimen de Beneficios para
el Mejoramiento Académico de los Profesores y Funcionarios en Servicio de la
Universidad", o de los otros Reglamentos y disposiciones que para el caso se
promulguen.
d) Coordinar la labor con las otras Unidades Académicas y Administrativas
de la Universidad en asuntos de su competencia.
e) Cualesquiera otras que sean compatibles con sus objetivos y
particularmente aquellas que emanen de una delegación de funciones o de un
mandato del Rector.
4. Colección documental
La colección documental de la Oficina de Asuntos Internacionales de la
Universidad de Costa Rica está conformada, por la siguiente documentación:
-Correspondencia en general, como cartas, memoranda, avisos, facsimiles,
circulares, etc.
-Documentación de tipo contable como letras de cambio, cheques de
gerencia, recibos de pago, órdenes de servicio, facturas de todo tipo, cheques en
general, tiquetes de pago, boletos de pasajes, cotizaciones para adquisición de
equipo y material, así como para compra de libros.
-Textos de convenios y tratados internacionales con organismos y
universidades.
-Documentación de carácter legal como contratos, reglamentos.
-Boletines informativos sobre ofertas de becas, seminarios, cursos,
simposios.
-Revistas y catálogos.
-Periódicos.
-Libros de referencia.
-Guías y directorios.
-Diccionarios en varios idiomas, tales como español, francés, italiano,
alemán, inglés y portugués.
-Expedientes y legajos de becarios activos y ex-becarios.
-Bases de datos en discos duros y en disquetes.
-Documentación de Redes Alfa y Redes Temáticas de Intercampus o
Programa Interuniversitario EIAL.
CAP~TULO III
PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO
A. METODOLOG~A PARA ALCANZAR EL OBJETIVO GENERAL 1:
EL DIAGNÓSTICO
l. Tipo de investigación
Esta es una investigación de tipo descriptivo, según lo indica Roberto
Hernández y otros:
... los estudios descriptivos buscan especificar las propiedades importantes de personas, grupos, comunidades o cualquier otro fenómeno que sea sometido a análisis.Miden o evalúan diversos aspectos, dimensiones o componentes del fenómeno o fenóme- nos a investigar ... (1991, p. 60).
Con este estudio se obtuvo una serie de datos, que sirvieron de base para
la conformación de las conclusiones, y que a la postre permitieron definir una
propuesta específica para la creación de una Unidad de Información
Especializada en Asuntos Internacionales y Cooperación Externa para la
Universidad de Costa Rica.
2. Sujetos y fuentes de información
Para obtener los mejores resultados, se acudió a los siguientes sujetos y
fuentes de información:
a. Sujetos
El universo estuvo conformado por todas aquellas personas que de alguna
manera se han presentado a la Oficina en busca de información, o bien aquellos
sujetos a los cuales se les ha enviado documentación, sea por medio de correo
postal, correo electrónico o utilizando la mensajería, relacionada con becas,
seminarios, conferencias, firmas de convenios, tratados con organismos y
universidades nacionales y extranjeras, etc., y que en total pueden oscilar entre
unos mil a mil doscientos usuarios por mes, basado en el resultado del conteo
diario que se llevó a cabo durante dos meses y medio de los usuarios que
visitaron tanto a la oficina central como al anexo en busca de información
requerida para satisfacer sus demandas.
Se formaron seis categorías de sujetos, a saber:
a. Estudiantes nacionales
b. Estudiantes extranjeros
c. Docentes
d. Funcionarios administrativos
e. Personal de la OAl.
f. Anfitrionas o personas que brindan alojamiento a estudiantes de
intercambio.
En la selección de estos sujetos se seguió un procedimiento intencional o
de juicio de una muestra, la que Miguel Gómez considera como:
... Selección de las muestras intencionales, o sea utilizando el juicio de una persona con experiencia y conocimiento con respecto a la población que se estudia ... (Gómez B., 1990, p. 10)
Con base en lo anterior, la primera y segunda categorías estuvieron
constituidas por una muestra seleccionada en "forma intencional" y conformada
por 50 sujetos; 40 estudiantes nacionales y 10 extranjeros tomados de los
diferentes programas de intercambio o bien, que se encontraron amparados a los
distintos convenios suscritos entre la Universidad de Costa Rica y las
instituciones extranjeras.
La muestra intencional para la tercera y cuarta categorías de sujetos estuvo
integrada por 20 personas, entre los que figuran: profesores, directores de
escuelas, jefes de oficina y las personas responsables de dirigir las diversas
unidades administrativas de la Universidad.
La muestra intencional para la quinta categoría de sujetos estuvo
conformada por 10 funcionarios de la Oficina de Asuntos Internacionales;
responsables de ejecutar las tareas típicas de la oficina.
Por último, la muestra de la sexta categoría correspondió a la selección de
10 personas, conocidas como anfitrionas o personas encargadas de brindar el
servicio de alojamiento y alimentación a los estudiantes extranjeros en Costa
Rica. La selección de la sexta categoría obedece a la relación directa de estos
sujetos con la Oficina.
Estas muestras fueron intencionales, puesto que se seleccionó con base
en los usuarios que en un momento dado, se encontraban consultando los
catálogos, directorios y ampos de los cuales se dispone, o bien, que estuvieron
solicitando información en forma directa con el fin de satisfacer sus demandas.
Se aplicó una serie de entrevistas a los sujetos de las categorías: tercera,
cuarta y quinta, por medio de teléfono, facsímil y personalmente con el objetivo
de recopilar la información necesaria de los servicios, actividades u otros
aspectos concernientes a los asuntos internacionales y cooperación externa, o
que estaban relacionados directamente con programas de educación superior.
b. Fuentes
Para documentar teóricamente el proyecto, se utilizaron obras
bibliográficas primarias y secundarias. Dentro de las fuentes primarias se tomaron
en cuenta:
- Correspondencia en general: cartas, memoranda, circulares, avisos,
facsímiles, correo electrónico, etc.
- Documentación de tipo financiero e informes finales de labores.
- Documentación relativa a convenios nacionales internacionales.
- Expedientes y legajos de becarios y ex-becarios.
- Bases de datos con información almacenada en discos duros o disquetes.
- Libros, folletos, publicaciones periódicas.
- Plegables y boletines informativos sobre cursos, seminarios, etc.
- Obras de referencia como diccionarios, documentos no convencionales,
proyectos, simposios, congresos, seminarios, reuniones, conferencias.
Dentro de las fuentes secundarias se consultaron:
- Indices, catálogos, directorios de universidades nacionales y extranjeras.
- Manuales de procedimientos existentes sobre los sistemas de cómputo
utilizados en la Oficina.
3. Variables o elementos de estudio:
DEFINICIÓN DEFINICIÓN INSTRUMEN-
OB JETIVO VARIABLE CONCEPTUAL OPERACIONAL TALIZACIÓN
Determinar la es- Estructura organiza- Es un sistema de Reconocimiento de - Manuales. tructura organi- tiva y funcional. esfuerzo coopera- las partes que con- - Reglamentos. zativa y funcional tivo, previo, cons- forman la OAl y sus
-Guía de entrevista: de la OAl. de la
Universidad de
Costa Rica.
~ -~ -
cientemente plani- funciones principa- Jefaturas:
ficado y coordina- les: /temes:
do para que cada -Dirección. A. 1 . .. .
una de las partes -Secretaría. A.2
del todo efectúe - Asistente de pro- A.3
actividades, espe- tocolo. A.4
cíficas, ejercite SUS -Programa de For-
y asuma mación Recursos responsabilidades Humanos.
inherentes.
OBJETNO VARIABLE DEFINICI~N CONCEPTUAL
Identificar los re- 1) Recursos físi- Conjunto de ca- cursos físicos, cos. racterísticas con econ6micos, que cuenta la humanos, equipo OAI de la y materiales de la Universidad de OAl. Costa Rica.
A. Planta física:
Capacidad de terreno o local donde se ubican las oficinas de la OAI., para su funcionamiento.
B. Mobiliario:
Bienes inmuebles con los que cuenta la OAI., para los diversos servicios que brinda.
DEFINICIÓN INSTRUMEN- OPERACIONAL TALIZACI~N
-Programa de Es@ dios en Costa Ri- ca. -Programa de In- telrambio de Es- diantes Costarri- censes. -Programa de Coz venios. -Programa de Pro- yectos Académi- cos.
Pueden ser las -Hoja de cotejo. siguientes: -Guía de entrevista
Área de trabajo, consulta e investigación, ventilación, iluminación natural y artificial, salidas de emergencia, estado estructural del inmueble, ubicación geográfica, decoración.
a: Jefaturas, B.1 y B.2 Personal a d m i . trativo, Punto 7-a Cuestionarios a: Anfitrionas, Punto B.l
Escritorios, -Hoja de cotejo. archivadores -Guía de entrevista verticales, mesas Jefaturas, punto de trabajo, mesas 8.3 generales, mesas personal individuales, de préstamo, catálo- 8.2 gos, ficheros de pie y de mesa, si- llas giratorias, si- llas @as para usua rios, exhibidores de boletines y ple- gables, percheros y estantes de metal y madera, etc.
OBJETIVO VARIABLE DEFINICI~N DEFINICI~N INSTRUMEN- CONCEPTUAL OPERACIONAL TALIZACIÓN
C. Equipo:
Instrumentos o Comprende la ga- -Hoja de cotejo. aparatos que ma de instrumen- Guía de entrevista dispone la OAl. tos que permitirá Jefaturas: 8.4 para el desarrollo el funcionamiento Personal adm. de sus activida- de la Unidad de In- ltem 7-c. des. formación.
Pueden ser los si- guientes:
Microcomputado- ras, impresoras, baterias,máquinas de escribir electró- nicas y manuales, telkfonos, dictáfo- no, facsímil, calcu- ladoras, grabadora equipo de proyec ción y audición, pantalla de pro- yección, rotafolio.
D. Materiales:
Conjunto objec- Pueden ser los si- -Hoja de cotejo. tos de cualquier guientes: Guía de entrevista clase necesarios Jefaturas: 8.5 para el desempe- Papel continuo pa- Personal: lio de un servicio ra listados de cóm- Item 7-d. o el ejercicio de puto, hojas de car- una profesión. ta rnembretadas,
de copia, blancas, simples, sobres membretados,car- ta,oficio y manila, etiquetas de dife- rentes tamalios, formularios, ban- dejas de corres- pondencia de en- trada y salida, per- foradoras, engra- padoras, saca gra- pas,almohadilla y tinta para sellos, numerador y sellos
O BJ ETlVO VARIABLE DEFINICIÓN DEFINICIÓN INSTRUMEN- CONCEPTUAL OPERACIONAL TALIZACIÓN
cintas para mhqui- na de escribir e impresora,liquido corrector de copia lapiceros y lápices de varios colores, rotuladores,carpe- tas tipo carta y ofi- cio, prensas, go- meras,tijeras,por- tafolios,cuademos transparencias,ca- ssettes,diskettes, calendarios, etc.
2) Recmos eco- Cantidad de di- Recursos econó- ~d de entrevista nómicos: nero disponible micos: se determi- lefahas:
para la adquisi- nará en la investi- B.6 ción de equipo, gación- B.7 material y útiles B.8
-
necesarios para Personal adm.: el desarrollo de Comprenderá las
previsiones para: Preg. No.8 la OAI.
local, instalación, equipo, manteni- miento,adquisición de material de ofi- cina,planillas, co- municación (telb- fonos, correo pos- tal, courier,telex, transporte), gastos generales, (electri- cidad,alquiler de local), y todos los gastos generados por las actividades que desarrolla la OAl.
OBJETIVO VARIABLE
3) Recursos hu- manos:
ldentificar los re- Recursos de in- cursos de infor- formación bási- mación básicos cos en coopera- en materia de co- ción externa. operación.
Identificar los Servicios de in- servicios de infor- formación: mación que se prestan.
DEFINICI~N CONCEPTUAL
El número de personal con ca- pacidad indispen- sable para desa- rrollar las labores que se le enco- miendan sean astas en el área de información, administrativa y de servicio.
Consiste en el material biblio- gráfico y proce- dimientos para el tratamiento de la información con la finalidad de: reunir, clasificar, analizar, evaluar y distribuir la in- formación nece- saria, oportuna y exacta entre los encargados de tomar decisiones relativas a coop. externa, y usua- rios en general.
Diferentes moda- lidades a trav6s de las cuales la OAl., ofrece y di- semina informa- ción.
DEFINICI~N OPERACIONAL
Debe ser como mí nimo:
Un director, dos secretarias, tres asistentes, un t 6 ~ nico financiero,un mensajero,un mis- celáneo, dos ofici- nistas.
Material bibliográ- co: publicaciones, periódicos, libros, obras de referen- cia, documentos no convencionales correspondencia en general, docu- mentos de tipo le- gal, contable, ex- pedientes, legajos, material audiovi- sual, discos, cintas cassettes, discos compactos, diske- ttes, etc.
Pueden ser los si- guientes:
-Información refe- rencial o informa- ción relativa a la búsqueda de datos originales, o de primera línea. - Resumen, des- cripción bibliográ- fica. Textos que representan la in- formación original. -Información origi- nal misma, como documentos origi- nales,reproduccio- nes, fotocopias.
INSTRUMEN- TALIZACI~N
-Organigrama Guía de entrevista Jefaturas:
B.9 B.10
Personal adm.: ltem Q
Cuestionario a: Anfitrionas
ltem C.l
-Hoja de cotejo. Guía de entrevista Jefaturas:
A. 8 A. 9
Cuestionario a: Usuarios ltem A.5 y A.6 Anfitrionas ltem A.7
Guía de entrevista Personal adm.: Item 6
Jefatura A.7 Cuestionario a: usuarios
A. l A.7
Anfitrionas A.4 y A.5
OBJETIVO VARIABLE DEFINICIÓN DEFINICI~N INSTRUMEN- CONCEPTUAL OPERACIONAL TALIZACI~N
-Bases de datos en discos, lntemet como las redes Alfa e lntercampus
Identificar el tipo Tipos de usuarios Cliente que tiene Pueden ser: Guía de entrevista de usuario que como fin obtener a) Estudiantes na- Jefawas A.10 utiliza informa- información perti- cionales. ción de la Oficina nente para satis- b) Estudiantes ex-
facer sus necesi- tranjeros. dades. c) Profesores.
d) Investigadores. e) Instancias uni- versitarias. f) Personal de OAl g) Personas encar gadas de brindar alojamiento y ali- mentación a estu- diantes de inter- cambio.También los representantes legales de los be- canos.
Determinar 10s Intereses de in- Datos que nece- intereses de in- formación de los sitan los usua- formación del usuarios del área rios del área de área de Asuntos de Asuntos Inter- asuntos intema- Internacionales Y nacionales y Co- cionale y coope- Cooperación Ex- operación Exter- ración extema. terna de la Uni- na. versidad de Cos- ta Rica.
Se determinarán Guía de en la investiga- Jefaturas A.5 ción. Pueden pre- verse los siguien- tes: Cuestionario a
usuarios: A.4
Direcciones cen- tros de enseíianza extranjeros, con- venios nacionales e internacionales, programas de in- tercambios, otros.
Determinar los Servicios reque- Aquellos procedi- Préstamo a sala, servicios que re- ridos por los usua mientos y meto- préstamo a domi- quieren los usua- n o ~ . dos que se llevan cilio, préstamo in- rios. a cabo Para la di- definido, servicio
fusión general 0 de fotocopiado,re- específica de una solución de con- documentación sultas cortas, ela- recogida o elabo- boración de resu- rada con la fina- menes, acceso a lidad de satisfa- 10s boletines, re- cer las necesida- vistas y subscrip- des de los usua- ciones. rios.
Cuestionario a: Usuarios ítemes A.2 A.3, A.7 y B.3 Anfitrionas ítemes A. 2, A. 3 y A.4
4. Descripción de los instrumentos
Como apoyo importante, a fin de recopilar la mayor cantidad disponible de
información, y como base fundamental a la propuesta de creación de una Unidad
de Información en Asuntos Internacionales y Cooperación Externa, se utilizaron
los siguientes instrumentos:
a. Observación directa
Para la observación directa, que facilitó obtener un panorama real de
varios aspectos, tales como: Planta física, recursos bibliográficos, humanos,
económicos, servicios, manuales, usuarios, aspectos administrativos, etc., se
confeccionó una "Hoja de Cotejo" u "Hoja de Observación" (Ver apéndice No.
2, pág. 132), que además abarcó una serie de características adicionales, entre
las que se citan:
Ubicación
Dimensión
Material de construcción
Ventilación
Iluminación artificial y natural
Distribución de las secciones
Equipo de las secciones
Ruído
Material del piso
Estantería
Mobiliario
Presupuesto
Procedimientos administrativos
Servicios, usuarios, etc.
b. Entrevista dirigida a jefaturas
Este instrumento permitió conocer en detalle las necesidades de
información, las posibilidades que enfrentan los usuarios que visitan la Oficina.
Para llevar a cabo dichas entrevistas se elaboró una "Guía de Entrevista", en la
cual se incluyó, aspectos tales como: Una información de tipo general de la
organización estructural de la OAl., principales funciones que se llevan a cabo,
los reglamentos y normas que se aplican, así como los servicios que se ofrecen,
las obras de referencia con que se cuenta en la actualidad y el estado de la
colección, entre otros. (Ver apéndice No. 3, pág. 134)
Esta guía consta de dos partes, a saber:
A. Once preguntas sobre datos relacionados con la constitución de la
OAIICE, o bien sea, su organización estructural, funciones, aplicación de normas
o reglamentos y además, preguntas para determinar qué tipo de servicios se
ofrecen, cuál es el material bibliográfico con se cuenta, fuentes de información
que utiliza, etc.
B. Diez preguntas sobre datos de tipo general, sobre la planta física,
distribución de las secciones o unidades de trabajo, mobiliario y equipo disponible
en cada una de ellas, presupuesto y número de personas que trabajan, etc.
c. Entrevista al personal administrativo
En este instrumento se incluyeron aspectos generales, como ejemplo: los
servicios y tipo de información que solicitan los usuarios de la OAl., la ubicación
geográfica del inmueble actual, mobiliario, equipo y materiales disponibles para
elaborar la funciones correspondientes a cada funcionario. Lo anterior trajo como
resultado la aplicación de una "Guía al Personal Administrativo de la OAIICE".
(Ver apéndice No. 4, pág. 138).
La guía preparada para aplicar al personal administrativo consta de diez
preguntas sobre información general, referente al estado físico, actividades que
se practican y el tipo de usuarios que la frecuenta.
En resumen, las dos guías elaboradas como instrumento estadístico
contienen preguntas cerradas y abiertas, cuyo proceso intencional se planificó
para facilitar la obtención de la información de parte de los encuestados.
d. Cuestionarios
Se elaboraron dos tipos: uno para las categorias a, b y c descritas en la
páginas 36 de esta investigación, donde se abarcó un numero razonable de
preguntas abiertas y cerradas, para que fueran contestadas por los usuarios, que
de alguna manera, hicieron uso de los servicios que brinda la Oficina de Asuntos
Internacionales. (Ver apéndice No. 5, pág. 140).
El instrumento que se empleó para las categorias arriba indicadas consta
de una introducción con las indicaciones que debían seguir los encuestados para
llenar el formulario. Luego una segunda parte en la cual se solicitó información
básica de la OAIICE, y otra sección del cuestionario para conocer la opinión de
los usuarios acerca de las características del inmueble. Por ultimo un apartado
para posibles sugerencias, que tuvieran los encuestados. El formato utilizado
fue el siguiente:
lnstruccions generales
A. Información básica:
Cuatro preguntas abiertas
Tres preguntas cerradas
B. Características del inmueble:
Dos preguntas cerradas
Una pregunta abierta
C. Sugerencias
El otro instrumento fue dirigido a las personas encargadas de prestar el
servicio de alojamiento y alimentación a los estudiantes extranjeros, que se
encuentran amparados a convenios suscritos entre la Universidad de Costa Rica
y otras instituciones de educación superior.
Este cuestionario No.2 utilizado para los usuarios conocidos como
"anfitrionasJJ consta de dos apartados compuestos por diez preguntas: seis
preguntas de tipo cerradas y cuatro abiertas, distribuidas según el siguiente
formato: (Ver apéndice No. 6, pág. 143).
Instrucciones generales
A. Información básica
B. Caracteristicas del inmuble
C. Caracteristicas del personal
D. Sugerencias
Finalmente, se utilizaron otro tipo de herramientas, como: organigramas,
manuales, reglamentos, etc. (Ver anexos No. 1, 2 y 3. págs. 159, 161 y 163).
5. Formas de presentación y utilización de los resultados
La presentación de los datos se hizo primero mediante un resumen de la
observación directa y las entrevistas realizadas a jefatura y personal
administrativo, y segundo en forma de cuadros y gráficos seguidos,
posteriormente, de un análisis cualitativo a manera de resumen según los
lineamientos que ofrece Miguel Gómez en el libro: Elementos de Estadistica
Descriptiva. El porcentaje de respuesta permitió analizar, en este caso, el
contenido de los diferentes cuadros y gráficos con el propósito de establecer
relaciones con otros indicadores de trabajo. Finalmente se utilizó como soporte
del análisis el paquete de cómputo Microsoft Excel para Windows.
B. METODOLOG~A PARA LOGRAR EL OBJETIVO GENERAL 11:
LA PROPUESTA
Pasos anteriores a la elaboración de la propuesta
A continuación se presentan los antecedentes previos correspondientes
al objetivo 1 que se enmarcaron para elaborar la propuesta, cuya finalidad es
sugerir la Creación de una Unidad de Información Especializada en Asuntos
Internacionales y Cooperación Externa para la Universidad de Costa Rica:
Entrevista con jefatura y funcionarios administrativos encargados de la Oficina
de Asuntos lnternacionales de la Universidad de Costa Rica cuya intención fue
obtener información sobre la estructura orgánica, funcional o planes futuros a
corto y largo plazo respecto a los asuntos de ayuda externa, iniciación de
nuevos programas de intercambio, firma de convenios internacionales, etc; esto
llevó, además, a la aplicación de la hoja de cotejo para la observación directa.
Análisis de los resultados obtenidos del estudio de la situación actual de la
Oficina de Asuntos Internacionales.
Visitas a unidades docentes y administrativas que configuran el cuerpo
principal de la Institución y sedes regionales para entrevista a encargados con la
idea de determinar su opinión, acerca de cuál ha sido la eficiencia real de la
información enviada por la OAl., a esas dependencias.
Se consultó bibliografía relativa a cooperación y ayuda externa proveniente de
ciertas fundaciones, universidades y embajadas.
Visita a otras unidades de información, donde se solicitó referencia de los
resultados obtenidos por cada una de éstas en su gestión. Estas unidades
fueron las siguientes:
-Centro de documentación de la Escuela de Educación Física y Deportes
de la Universidad de Costa Rica.
-Centro de información tecnológica del Instituto Tecnológico de Costa Rica.
-Centro de documentación del periódico La Nación.
-Biblioteca Alvaro Castro Jenkins del Banco Nacional de Costa Rica.
También se llevó a cabo un análisis de algunos manuales y proyectos sobre
creación de unidades de información, como: planeamiento, organización y
administración.
Con base en los datos del diagnóstico realizado a la OAIICE de la
Universidad de Costa Rica y los resultados obtenidos, se procede a diseñar una
Propuesta que permita la creación de un modelo de una Unidad de Información
Especializada en Asuntos Internacionales y Cooperación Externa, cuya meta será
fortalecer, aún más, el conocimiento de las diversas fuentes de cooperación
internacional.
CAP~TULO IV
ANÁLISIS DE RESULTADOS:
EL DIAGNÓSTICO
El contenido cuantitativo de las variables se realizó por medio de
parámetros previamente establecidos. Ésto es:
A. Por encuesta
Del total de la población (ver pág. No. 38) y tomando en cuenta la
clasificación que se determinó para identificar a los usuarios que visitaron la
OAIICE en el lapso de dos meses y medio, se obtuvieron las muestras necesarias
para ejecutar una encuesta con el propósito de conocer la opinión de los usuarios
referente a la oficina.
B. Por entrevista
Se consideró la opinión del personal administrativo que opera en la oficina
para determinar factores, tales como: organización, aspectos físicos, funciones
que se ejecutan, así como las distintas actividades que se llevan a cabo.
C. Hoja de observación
La aplicación de esta herramienta facilitó la veracidad de los datos
obtenidos tanto de las entrevistas como de las encuestas realizadas a los
usuarios de la oficina.
En síntesis, la información que se reunió, puede decirse, que un setenta
por ciento es cuantitativa, un treinta por ciento cualitativa, resultando un análisis
de tipo estadístico, de manera que en el plan de tabulación los resultados finales
fueron desplegados en cuadros cuantitativos seguidos, posteriormente, de un
análisis cualitativo a manera de resumen y complementado con gráficos como
apéndices a fin de dar respuesta al problema, a los objetivos y a las variables
planteadas.
Este plan consiste en una serie de cuadros y gráficos estadísticos como:
barras, circulares y lineales, que permiten la presentación de los datos en forma
sistemática. En este análisis y su interpretación se ha retomado el planteamiento
del problema, los antecedentes, los objetivos y las variables. La técnica
estadística que se ha usado en el análisis e interpretación de los datos es de
frecuencia absoluta y relativa.
La guia de entrevista y los cuestionarios se codificaron con la asistencia de
un especialista en estadística, y por último, se usó el paquete de cómputo
Microsoft Excel para Windows para el análisis de los datos y para la confección
de los gráficos, que fueron alimentados con la información que se obtuvo de la
aplicación de la hoja de cotejo, la guia de entrevista y los cuestionarios.
1. Resultados derivados de la observación directa
Como resultado de la observación directa, notoriamente se identificaron
varios aspectos, entre los cuales fueron considerados los siguientes:
a. Recursos físicos
Los recursos físicos lo constituyen la planta física, el mobiliario y el
equipo.
- Planta física
La Oficina en el aspecto físico está compuesta por dos partes; una de
ellas es la planta principal u oficina central, ubicada en el segundo piso del
edificio que comparten la Oficina de Contraloría Universitaria y el Instituto de
Investigación para el Mejoramiento de la Educación Costarricense (IIMEC),
colindante con el "Edificio Administrativo A", en el que se encuentran las oficinas
de la Rectoría y el Consejo Universitario; la otra parte, denominada "Anexo
OAIICE" está situada fuera del campus universitario, cita: 300 metros al oeste del
restaurante de comidas rápidas Taco Bell, en el Barrio Dent, contiguo al
Consulado de Colombia.
La observación sirvió de base para destacar varios aspectos, entre los que
están ciertas ventajas, como por ejemplo, que la oficina central de la OAIICE se
encuentra ubicada dentro del campus universitario en comparación con el Anexo
que se ubica fuera de éste.
También como desventajas, se observó que el local de la oficina central no
cuenta con ciertos factores, tales como: una sala de lectura para los usuarios,
sean éstos potenciales o reales, de manera que convenientemente realicen sus
consultas de información; espacio disponible para la colección, y el que existe en
su gran mayoría es ocupado por los funcionarios que atienden la Oficina; ésto se
pudo comprobar dado que sus instalaciones no son flexibles y por ende, no
permiten realizar ninguna ampliación.
Por otra parte el edificio que comparte la Oficina central con otras
dependencias, carece de una ventilación apropiada, la iluminación natural es
insuficiente, contrastando con la iluminación artificial. Además el material con que
está construido el edificio ya cumplió su vida útil, por tratarse de madera, que ha
soportado el transcurrir de los años y que no ofrece ninguna garantía de
seguridad.
En la oficina principal se pueden localizar: la secretaría, la dirección y
varias oficinas pequeñas, las cuales albergan a los programas de Proyectos
Académicos, Formación de Recursos Humanos, Protocolo, Convenios e
Intercambio de Estudiantes Costarricenses. Asi mismo, en esta planta se
encuentran dos bodegas pequeñas que se utilizan para almacenar material de
oficina y expedientes semi-activos.
En cuanto al anexo de la OAIICE, se puede decir, que se trata de una casa
que la Universidad de Costa Rica contrata en arrendamiento para asignarla al
programa de Estudios en Costa Rica. Este programa es asistido por una
supervisora, una secretaria y varios estudiantes que laboran bajo la modalidad de
"horas estudiante" y "horas asistente graduado"
El edificio es de dos plantas, un 80 % de concreto y un 20% de madera.
Este inmueble se divide en varios aposentos pequeños ocupados por secciones
administrativas que sirven para la atención de estudiantes extranjeros, familias
anfitrionas, correo, y una sección que se utiliza para alojar el archivo de material
documental pasivo.
- Mobiliario y equipo
Una ventaja que se debe señalar, es que la Oficina cuenta con suficiente
mobiliario y equipo en buenas condiciones. El mobiliario lo conforman escritorios
de varios tamaños, silllas giratorias y fijas, mesas para los microcomputadores y
sus respectivos componentes, carpeteros metálicos, estantería metálica y madera,
pizarras, exhi bidores de boletines, etc.
En cuanto al equipo disponible se cuenta con máquinas de escribir
electrónicas y con memoria incorporada, abanicos de pie y mesa, un número
significativo de microcomputadores y sus respectivos componentes de alta calidad
y variedad, también dos fotocopiadoras rentadas para el servicio de fotocopiado.
b. Recursos económicos
La Oficina dispone de un presupuesto ordinario avalado por la Contraloría
General de la República mediante el trámite administrativo que ejecuta la Oficina
de Planificación Universitaria (OPLAU); además percibe un ingreso adicional de
los Programas de Intercambio que mantiene con varias universidades de
educación superior en el exterior.
c. Recursos humanos
Entre los funcionarios que laboran en la OAIICE., se cuenta con personal
técnico y profesional altamente calificado en su respectiva rama; entre los que
están:
Un director de oficina, un supervisor de programas de intercambio, dos
secretarias ejecutivas, tres profesionales en Ciencias Políticas, dos profesionales,
tres técnicos y un asistente en Administración, un oficinista. Además de contar
con la colaboración de ocho estudiantes: cuatro con Horas Asistente Graduado y
cuatro con Horas Estudiante.
d. Recursos bibliográficos
El acervo bibliográfico está compuesto por unos cuantos libros, obras de
referencia entre los que figuran directorios, catálogos de universidades
extranjeras, diccionarios en varios idiomas (Español, Alemán, Francés, Portugués,
entre otros), publicaciones periódicas (revistas técnicas, boletines), documentos
no convencionales, como: convenios, tratados, memorandum, cartas de
intenciones, acuerdos, informes técnicos, reglamentos, etc. Además un número
reducido de material audiovisual como casettes con directorios de las
universidades extranjeras.
e. Estructura organizativa y funcional
Según manifestación de la jefatura, la Oficina de Asuntos Internacionales y
Cooperación Externa (OAIICE) es una dependencia de la Rectoría de la
Universidad de Costa Rica. El Director de la Oficina informa directamente al
Rector de la Universidad. Para el desempeño de las responsabilidades que le
competen, la OAIICE está estructurada en cinco programas, y una secretaria. Los
programas a través de las cuales la Oficina ejecuta su gestión, son los siguientes:
Proarama para el meioramiento académico de profesores v funcionarios
Administrativos (Programa de becas)
Este programa de capacitación a profesores y funcionarios administrativos
está a cargo de cuatro funcionarios profesionales que laboran en jornada de
tiempo completo. A través de este programa se administra el programa de becas
complementarias (60%), que financia la Institución (US$900.00) en el que
participan anualmente alrededor de 100 becarios entre profesores y funcionarios
jóvenes.
Programa de estudios en Costa Rica
A cargo de un supervisor académico (jornada de % de tiempo) y de tres
funcionarios administrativos que laboran en jornada de tiempo completo. El
Programa de Estudios en Costa Rica es la instancia coordinadora y supervisora
de los estudiantes extranjeros que realizan estudios de grado y posgrado en la
Universidad de Costa Rica al amparo de convenios de colaboración académica
con universidades del extranjero (América del Norte, América Latina, Asia y
Europa). La Universidad de Costa Rica recibe anualmente cerca de 600
estudiantes extranjeros, que participan en programas de intercambio.
Proarama para la promoción de provectos académicos
A cargo de tres funcionarios, uno académico (jornada de % tiempo) y dos
administrativos (jornada de % tiempo cluno); el Programa es la instancia mediante
la cual la Institución canaliza la gestión de los proyectos de cooperación
académica y científica en el ámbito internacional (organismos de las Naciones
Unidas; organismos regionales; y agencias nacionales para la cooperación
internacional). En este programa se coordina, por ejemplo, la participación de la
Universidad de Costa Rica en el Programa ALFA (aproximadamente 24 redes), en
el Programa CYTED (12 redes y 14 proyectos), en el Programa de Cooperación
lnteruniversitaria (antes Intercampus) de la Agencia Española de Cooperación
Internacional; de SAREC, Suecia; de JICA, Japón; del DAAD, de Alemania; de
ACDI, Canadá; y otros más.
Programa de convenios
A cargo de un funcionario académico (jornada de % tiempo) y de un
funcionario administrativo (jornada de % tiempo), el programa es la instancia que
sistematiza y da seguimiento a los convenios suscritos por la Universidad de
Costa Rica con universidades del extranjero, con organizaciones regionales y con
agencias de cooperacion internacional. Asimismo, el sistema contiene las
versiones actualizadas de los acuerdos de cooperacion bilateral firmados por el
Gobierno de la República. El sistema institucional de convenios comprende a la
fecha 150 convenios.
Programa de protocolo
A cargo de un funcionario administrativo (jornada de tiempo completo), el
programa tiene a cargo dos acciones de apoyo en el ámbito de las relaciones
internacionales, a saber: (1) la atención de las delegaciones o misiones de
instituciones extranjeras con las que la Universidad de Costa Rica mantiene
relaciones de cooperación académica; y (2) el asesoramiento y apoyo a las
distintas unidades académicas y administrativas en la organización de actividades
internacionales (seminarios, talleres, simposios, conferencias o congresos), con el
fin de facilitar la planificación, organización, ejecución de esas actividades.
2. Resultados derivados de la obsenración directa y las entrevistas
Además de lo señalado anteriormente, se pudo conocer a través de la
observación directa y las entrevistas tanto a la jefatura como al personal
administrativo que allí labora, los objetivos y actividades de la OAIICE.
a. Objetivos y actividades de OAUCE
Para el desarrollo y conducción de las relaciones internacionales, y para la
promoción de las actividades de cooperación en el ámbito internacional, la
OAIICE, tiene los siguientes objetivos:
1) Establecer y mantener las relaciones internacionales que convengan a la
Institución.
2) Servir de nexo con los entes internacionales y regionales cuya esfera de
acción abarque la educación superior universitaria, la investigación y la acción
social.
3) Prestar apoyo y orientación a los profesores, funcionarios y estudiantes
de la Universidad de Costa Rica que participen en programas de intercambio o
realicen estudios superiores en el exterior con el aval de la Institución, así como a
los extranjeros que en similares condiciones realicen actividades académicas en
la Universidad de Costa Rica.
4) Asesorar al Rector y a las otras autoridades universitarias en asuntos
pertinentes a las relaciones internacionales.
5) Tener una presencia en el ámbito internacional y establecer vínculos a
largo plazo.
6) Lograr una mayor eficiencia en las actividades internacionales de la
Institución.
El siguiente es un desglose de las acciones específicas, que en el marco
de sus objetivos la ha correspondido realizar a la OAIICE en el transcurso del
quinquenio 1993-97:
Ejecutar el programa de formación de recursos humanos en el nivel de posgrado
(mejoramiento académico para profesores y funcionarios de la Universidad de Costa
Rica) por medio de la asignación de becas complementanas.
Gestionar, formalizar y administrar los programas de intercambio académico.
Divulgar información comprensiva y oportuna sobre asuntos internacionales de interés
para todos los sectores de la Universidad.
Alentar al personal académico y a los estudiantes para que exploren su posible
participación en proyectos académicos de alcance internacional.
Ayudar en la obtención de fondos semilla para misiones exploratorias con
colaboradores potenciales.
Reunir equipos de cardcter multidisciplinario para responder a los nuevos retos
académicos, así como para optar a nuevas oportunidades de financiamiento.
Mantener comunicación con las agencias de cooperación internacional.
Fomentar y negociar la suscripción de acuenios y convenios con universidades
extranjeras y con programas o agencias de cooperación internacional.
Organizar y mantener una base de datos sobre los convenios suscritos por la
Universidad de Costa Rica con instituciones extranjeras, así como de los Acuenios de
Cooperación Bilateral firmados por el Gobierno de Costa Rica.
Mantener contactos con la comunidad internacional.
Organizar las visitas y recibir a los visitantes internacionales en nombre de la
Universidad de Costa Rica.
Asistir al rector en el desamllo del programa internacional de la Institución.
Representar a la Institución, a petición del Rector, en actividades de cardcter
internacional.
En general, proporcionar un foro central y un punto focal para todos los
asuntos internacionales de la Universidad de Costa Rica.
b. Funciones
1) Mantener un registro actualizado de los convenios bilaterales y
multilaterales de carácter cultural o educativo vigentes para la República de Costa
Rica, así como promover, gestionar y sistematizar los convenios o acuerdos de
colaboración académica, cultural y científica internacional que suscriba la
Universidad de Costa Rica con universidades extranjeras.
2) Velar por la correcta ejecución de tales convenios y adoptar o
recomendar, según corresponda, las acciones que sean necesarias para su
debido cumplimiento, así como proponer las modificaciones que sean
imprescindibles. Recomendar la firma de nuevos convenios con fundamento en la
conveniencia institucional.
3) Administrar los programas de becas, tanto los que establezca la propia
institución como aquéllos que sean acordados con gobiernos, entidades o
personas, para ser ejecutadas en el exterior. La administración de estos
programas de becas se ejecutará conforme al Reglamento del Régimen de
Beneficios para el Mejoramiento Académico de los Profesores y Funcionarios en
Servicio, o de otros reglamentos y disposiciones que se promulguen para tal
efecto.
4) Coordinar las acciones de las Unidades Académicas y Administrativas
de la Institución en materia de internacional y de cooperación externa.
c. Gestión de programas
La OAIICE participa en la gestión de programas, proyectos y actividades relativas
a:
-Formación académica.
-Investigación.
-Programas Internacionales de becas de intercambio y movilidad de alumnos,
docentes e investigadores, y funcionarios.
-Reconocimiento de grados y títulos.
-Coordinación de foros, seminarios y conferencias internacionales.
-Cooperación académica, científica y cultural internacional.
-Cooperación con organismos e instituciones internacionales y regionales.
d. Instituciones de las que procede la gestación y financiamiento
de programas
-Organismos internacionales.
-Agencias para la cooperación internacional.
-Organismos e instituciones regionales.
-Programas unilaterales, propios de la universidad.
e. Limitaciones para la puesta en marcha de actividades en el ámbito
internacional
Además de las limitaciones que se citan a continuación, la gestión de las
relaciones y la cooperación internacional requiere de un esfuerzo sostenido y
creciente, a efecto de que los beneficiarios finales (profesores, investigadores,
estudiantes y funcionarios, así como las unidades académicas) asuman las
responsabilidades propias de su participación en proyectos o actividades de
cooperación internacional.
Estas son:
-Exigencia de la transnacionalidad: búsqueda de socios idóneos.
-Coordinación entre los socios de un proyecto.
-Prestación de servicios a las personas que participan en los intercambios.
-Reconocimiento de grados y títulos.
-Aportación económica de los participantes en un proyecto.
f. Gestión y preparación de convenios internacionales
-Modelos de convenios o acuerdos: la Universidad de Costa Rica tiene un
sistema bien estructurado de convenios, acuerdos y memoranda de
entendimiento. Los instrumentos formales de cooperación son elaborados por
la OAIICE en consulta con la Oficina Jurídica, a solicitud de las instancias
universitarias interesadas y segun las necesidades de cada programa de
cooperación.
La firma de estos instrumentos de cooperación es una prerrogativa
reservada al Rector de la Universidad de Costa Rica.
-Ambito: La instancia institucional responsable de la negociación y gestión de
los acuerdos y convenios de cooperación internacional es la Oficina de Asuntos
Internacionales.
g. Participación en redes y grupos de universidades
Corresponde a la OAIICE gestionar y coordinar la participación de la
Universidad de Costa Rica en redes universitarias (Programa Alfa, Ironet, Cyted,
Intercampus o Interuniversitario, entre otros).
h. Asistencia, apoyo e información a la comunidad universitaria
en el ámbito de las relaciones internacionales
La OAIICE es la instancia institucional responsable de divulgar, proveer
información y coordinar la participación institucional en actividades de
cooperación internacional.
3. Elaboración de los cuadros: resultados cualitativos
y cuantitativos
Con base en el resultado obtenido de la entrevista realizada a los
funcionarios administrativos de la OAllCE y la información que suministraron los
usuarios en los cuestionarios, se procedió a ejectuar un análisis cuyo propósito
fue: obtener las conclusiones precisas sobre la situación actual de la Oficina de
Asuntos Internacionales.
A continuación se transcriben los resultados cuantitativos y cualitativos,
producto de esas entrevistas y aplicación de los cuestionarios:
3.1 Recursos físicos, según opinión del personal administrativo
y los usuarios
A. Condición de la planta física
RECURSOS FiSlCOS
CUADRO 1 Condición de la Planta Física de la OAl, según criterio
del Personal Administrativo y Usuarios (Entrevista y aplicación de cuestionarios)
OPCIONES Absolutos Relativos
Pers.Adm. Usuarios Pers.Adm. Usuarios
Adecuado O 11 0% 15.28%
Poco Adecuado 1 39 10% 54.17%
Inadecuado 9 22 90% 30.56%
Sin indicar * O 7
TOTAL - 10 - 72 100% - 100%
* No se tomaron en cuenta para el porcentaje final.
Del resultado obtenido de entrevista a jefatura (ítem B.l del apéndice No.
3), personal administrativo (ítem 7.a del apéndice No. 4) y cuestionarios aplicados
(ítem B.l del apéndice No. 5) a usuarios de la OAl, se deteda que el 90% del
personal administrativo lo considera inadecuado y el 54.17% de usuarios
manifiesta que la planta física es poco adecuada. Como corolario la planta física
no es adecuada. La premisa anterior se justifica con la observación directa que se
hizo tanto del edificio central como del anexo de la OAIICE.
B. Aspectos generales respecto al mobiliario
y equipo existente en la OAIICE
A pesar de contar con un número suficiente de muebles típicos de la oficina
moderna, la opinión de un 75% de los encuestados considera que la oficina
carece de mobiliario apropiado para atender a los usuarios.
Al igual que el mobiliario, aquí se repite la opinión adversa de los
encuestados debido a que consideran, que la oficina no cuenta con equipo de
video para consulta de los casettes de las universidades extranjeras.
C. Opinión respecto a los materiales de oficina
disponibles para satisfacer el plan operativo
Se considera que la OAIICE cuenta con material básico y apropiado para
ejercer eficientemente las funciones que en ella se realizan, ya que el personal
encargado de llevarlas a cabo, dispone de material diverso, tal es: papel continuo
para utilizar en equipo de cómputo, hojas y sobres menbretados, perforadoras,
saca grapas, sellos de hule, cintas para máquinas de escribir, sumadoras e
impresoras, lapiceros de diversos colores, lápices de grafito, etc. (Comprobación
realizada durante la observación directa).
3.2 Recursos económicos
CUADRO 2 Disponibilidad presupuestaria de la OAllCE para ejecutar sus necesidades operativas
(Entrevista a funcionarios administrativos)
CRITERIO Total Porcentaje ...................................................................................
SI O O%
TOTAL 10 100%
El 100% del personal encargado de administrar la oficina considera que la
existencia presupuestaria disponible, no es suficiente para satisfacer el costo que
genera el sistema operativo.
Según opinión de la jefatura en este campo, tomando como referencia las
preguntas del instrumento (ítemes: 8.6, 8.7 y 8.8 del apéndice No. 3), el déficit
presupuestario es complementado con el ingreso de los fondos provenientes de la
gestión que realiza la Institución mediante los programas de intercambio de
estudiantes con otras universidades del exterior. Se puede decir que un 70% de
estos ingresos son utilizados para la compra de equipo, mobiliario y material de
oficina; un 3% para la adquisición de bibliografía y el 27% restante para cubrir las
necesidades de atención a visitantes académicos provenientes de otras
instituciones, que vienen a la Universidad de Costa Rica como invitados
especiales para impartir cursos cortos, charlas, seminarios, o específicamente
para la firma de convenios.
3.3 Recursos humanos
Del análisis cualitativo relacionado a los ítemes B.9 y B.10 del instrumento
a jefaturas (apéndice No. 3), referente a las preguntas sobre los recursos
humanos, se despliega el siguiente cuadro:
A. Personal administrativo y asistente
CUADRO 3 Personal Administrativo y Asistente
de la Oficina de Asuntos Internacionales
PUESTO JORNADA TIP.NOMBR. UNIDAD PRESUPUESTO
Jefatura TC Secret. Ejec. W
Secret. Ejec. W Secret. Ejec. W Oficinista II TC Prof. Int.Lic. % Instr-Bach. ?A Instr-Bach. ?A Técn.Adm 1 (3) TC Profesional I TC Profesional III % Prof. Adjunto % Asist.Adm 11 (2) TC Hors.Asist. Grad. (3) 12 horas* Hors.Asist. (2) 8 horas* Hors. Estud. (2) 10 horas*
lnterino lnterino
Propiedad lnterino lnterino lnterino lnterino lnterino Propiedad Propiedad Propiedad lnterino lnterino
Dirección Secretaría
Secretaría Secretaria Secretaría Proy.Académ. Proy . Académ. Proy. Académ. Mej.Académ. Mej. Académ. Protocolo Est. en CR. Est. en CR. Proy. Int. Est. Est. en CR. Est. en CR.
Vic. Docencia Sec. Mantenim. y Serv.Gnls. Ordinario Rectoría Fond.Restring. Vic. Docencia Empres.Aux. FUNDEVI Ordinario Ordinario Ordinario Vic. Docencia Vic.Admin. Empres. Aux. Empres. Aux. Empres. Aux.
* Estudiantes que laboran con "Horas estudiante y horas asistente"
B. Disponibilidad del recurso humano
A la pregunta nueve (ítem 9 del apéndice No. 4) del instrumento utilizado
para la entrevista al personal administrativo de la OAIICE:
"¿Cree usted que el personal que labora en la OAIICE, es suficiente para cumplir con las funciones que ésta realiza?"
La respuesta a esta interrogante es dada en el siguiente cuadro:
CUADRO 4 Existencia de Recursos Humanos en la OAIICE
(Entrevista a Personal Administrativo)
CRITERIO Total Porcentaje ..................................................
SI o O%
TOTAL 10 1 00%
El resultado a esta pregunta pone de manifiesto que el 100% del personal
administrativo que en la Oficina trabaja, considera que el personal no es
suficiente para cumplir con todas las tareas que en ella se deben realizar. Quizás
esta respuesta se justifica por el hecho de no contar con un misceláneo que
realice labores de mensajería correspondietes a su puesto; como bien se pudo
observar en el cuadro 3 de esta investigación.
C. Atributos que debe tener el personal administrativo
Respecto a la opinión que tienen los usuarios conocidos como "anfitrionas",
la respuesta a la pregunta (ítem C del apéndice No. 6) del cuestionario: "atributos
que debe tener el personal que labora en la OAKE", un 90% respondió que debe
ser cooperador, responsable y cortés, en tanto que un 10% dijo que: justo,
ecuánime y respetuoso.
3.4 Recursos de información
A. Material bibliográfico más utilizado
CUADRO 5 Material Bibliográfico más Utilizado por los Usuarios
para Localizar la Información
Fuentes Bibliográficas TOTAL (*) %
Revistas
Catálogos y Directorios
Boletines
Correspondencia en Gnl.
Consultas a Encargados
Periódicos Nacionales
Material Audiovisual
Otros
TOTAL
(*) El total de repuestas no coincide con el total de la muestra, debido a que se podla seleccionar más de una opción.
Se interpreta mediante este cuadro que la fuente bibliográfica más utilizada
por los usuarios de la OAIICE para localizar la información, un 32.13%, consiste
en la consulta al personal encargado de los distintos programas que se
administran, quizás por la seguridad de conseguir información de primera clase; y
la fuente menos utilizada es el material audiovisual, que a pesar de contar con
varios cassettes, no existe equipo disponible para ver el material bibliográfico
que en ellos está almacenado.
B. Vigencia del material bibliográfico
CUADRO 6 Vigencia del Material Bibliográfico que Posee
la OAIICE, Según la Población Estudiada
Vigencia Total Total del Material Absoluto Porcentual .....................................................................................
Muy actualizado
Actualizado
Poco actualizado
Desactualizado
TOTAL - 65 100%
......................................................................................
En este cuadro se puede apreciar que la OAIICE posee material
bibliográfico actualizado, un 80%, y un 20% del material, segun los encuestados
está poco actualizado. Este resultado refleja que el material bibliográfico existente
en la Oficina se adapta a las exigencias de información, que requieren los
usuarios que la frecuentan.
Por lo general gran parte del material bibliográfico es donado por las
instituciones de enseñanza superior así como varios organismos y agencias
internacionales con los cuales se mantiene cierta relación directa o
indirectamente.
3.5 Servicios de información
A. Conceptualización de unidad de información
CUADRO 7 Conceptualización de Unidad de Información
Según la Población Estudiada
Concepto Total Total
Absoluto Relativo
Una sección de una inst.que atiende casos especiales 08 10.81 %
Un lugar de orientación especializado 26 35.14%
Un centro activo para almacenar información 2 1 28.38%
Un lugar donde se administra información especializada 17 22.97%
Otros 02 2.70%
TOTAL
El total de esta muestra es de 74 personas encuestadas de las cuales se
puede observar, que para la mayoría una unidad de información es un "lugar de
orientación especializadoJJ; se presenta por consiguiente, el mayor porcentaje, o
bien sea, un 35.14%
En orden descendente están los que la consideran como un "centro activo
para almacenar informaciónJJ, es decir, así lo expresa un 28.38%.
El tercer porcentaje significativo es de un 22.97% que ven a la unidad de
información como un "lugar donde se administra información especializadaJJ.
Como se nota las personas encuestadas en esta muestra ven a la unidad
de información como un "lugar de orientación especializadoJJ, lugar donde debe
haber una participación recíproca entre las personas que administran la
información y los usuarios que la requieren.
B. Identificación de los servicios de información
que se brindan en la OAIICE
El resultado del análisis cualitativo respecto a la pregunta A.7 de la guia
de entrevista a jefaturas ( ítem A. 7 del apéndice No. 3) puntualiza, lo siguiente:
- El servicio utilizado en la Oficina depende del tipo de información requerida en
el momento dado.
- Los usuarios utilizan con mayor frecuencia el servicio de información
relacionado con la búsqueda de fuentes primarias, o bien, de primera línea.
- El servicio de información referencia1 es muy importante, sobre todo la consulta
directa a los encargados de los distintos programas que en ésta se administran.
C. Servicio de diseminación: opinión del personal administrativo
La respuesta a la pregunta seis de la guia de entrevista (ítem 6 del
apéndice No. 4), tenemos:
- El servicio de diseminación es importante porque le ayuda al usuario a
mantenerse al día, informándolo en menos tiempo, debido a que hoy día, el
tiempo es muy importante, de manera que es dispensable para planificar las
visitas a la Oficina.
- La diseminación de la información es lo más adecuado para conocer lo que se
recibe en la Oficina, pero para ello se requiere educar al usuario: por ejempo, en
la mayoría de los casos la documentación que se envía a las unidades
académicas optan por archivarla, y el perjudicado es en última instancia el
usuario, debido a que no puede revisarla, por falta de conocimiento de que el
material existe y está disponible, lo cual implica pérdida de tiempo y dinero.
D. Calidad de los servicios
CUADRO 8 Calidad de los Servicios que Ofrece la OAIICE
Según Población Estudiada
Calidad de los Total Total Servicios Absoluto Relativo
................................................................................ Excelente 15 20.83%
Muy Bueno 32 44.45%
Bueno 2 1 29.17%
Regular 04 5.55%
Malo --- ----
Otros (*) 05
TOTAL - 72 100%
................................................................................ (*) No se tomaron en cuenta por desconocer los
Servicios que ofrece la OAIICE
Para la mayoría de los usuarios que hacen uso de los servicios que brinda
la Oficina son muy buenos, 44.45%; un 29.17 opina que son buenos en general,
un 20.83% que son excelentes y un 5.55% que son regulares. Como se aprecia,
una parte significativa de los usuarios dice que la calidad de los servicios es muy
buena. Lo anterior se puede explicar, afirmando, que en realidad la información a
la fecha ha sido más que todo de tipo referencial, es decir, el usuario acude
directamente a los encargados de cada una de las unidades o secciones para
obtener información de primera clase.
3.6 Identificación del tipo de usuario que
utiliza información de la OAIICE
Tomando como referencia el análisis cualitativo de la pregunta A.7 de la
guía de entrevista a jefatura (ítem A. 7 del apéndice No. 3), tenemos que el tipo
de usuario que asiste a la OAIICE está relacionado con los programas que ahí se
administran. Por ejemplo, el programa de becarios y ex-becarios de la Oficina
atiende a usuarios diversos entre los que se cuentan, principalmente, profesores y
personal administrativo que laboran, ya sea en forma interina en propiedad, según
sea el caso; en la sección de Convenios se tienen como usuarios: profesores,
administrativos y estudiantes en general; en el programa de Estudios en Costa
Rica los usuarios son estudiantes nacionales e internacionales y anfitrionas o
personas encargadas de atender a los estudiantes extranjeros que se encuentran
en Costa Rica amparados bajo algún convenio o tratado; en cuanto al programa
de Proyectos Académicos están: Instancias Universitarias, investigadores y
profesores invitados; y por último en la sección de Protocolo figuran como
usuarios, los profesores invitados y académicos visitantes.
3.7 lnterereses de información
A. Opinión de jefatura respecto a la determinación de
los intereses de información de los usuarios del
área de asuntos internacionales
En general, los usuarios de la Oficina buscan información relacionada a la
asistencia o ayuda que puedan proporcionar las instituciones extranjeras,
mediante la firma de acuerdos o convenios suscritos con la Universidad de Costa
Rica, o bien, con el amparo de programas de intercambio y otras instancias. El
interés por este tipo de información lleva a la dificultad de disponer de grandes
cantidades de dinero para cumplir con las obligaciones financieras que demandan
costos onerosos en el pago de matrículas, mantenimiento, seguros y otros rubros
derivados de los programas de estudios de post-grado en el exterior.
B. Intereses de información requeridos por los usuarios
A continuación se presenta el resultado de la encuesta que se hizo a los
usuarios, tomando como referencia del instrumento de estudio el punto A. 4 del
cuestionario a los usuarios (ítem A. 4 del apéndice No. 5) y el punto A. 6 (ítem A.6
del apéndice No. 6), respecto a la determinación de los intereses de información.
CUADRO 9 Intereses de información requeridos
por los usuarios del área de Asuntos Internacionales y Cooperación Externa
Inclinación Total (*) Total Absoluto Porcentual
Orientación en el campo de la Coop. 25 18.25%
Uso de catálogos y directorios 22 16.06%
Uso de periódicos extranjeros 08 5.84%
Docts. relac.con conv. nac.y extranj. 40 29.20%
Guías de progrs. de intercamb. 35 25.55%
Otros: (bases de datos) 07 5.11%
TOTAL - 137 100%
(*) El total de respuestas no concuerda con el total de la muestra, debido a que se podía escoger más de una opción.
Se interpreta a través de este cuadro, que los usuarios optan por la
documentación relacionada con convenios nacionales y extranjeros, quizás este
29.20 % se deba a la accesibilidad o contacto directo con los funcionarios
administrativos de la Oficina. El interés menos utilizado es aquel dirigido a la
Base de Datos, que dispone la Oficina ítem A. 4 señalado en el cuestionario a
usuarios (apéndice No. 5) con la palabra "otros". Puede ser que esa apatía se
deba a la inexistencia de terminales claves para consulta en línea.
3.8 Servicios requeridos por los usuarios
A. Conocimiento de los servicios de información
CUADRO 10 Conocimiento de los servicios de información
que presta la OAIICE a los usuarios
Criterio Total Total Absoluto Relativo
.........................................................................
TOTAL - 80% - 90%
El 90% de los usuarios, dicen conocer los servicios que ofrece la Oficina,
mientras que un 10% opina lo contrario, lo cual puede obedecer a varios factores,
entre los cuales sobresale la ubicación de la oficina al considerar que se
encuentra en un lugar incómodo, mientras que otros desconocen de su existencia.
En cuanto a la calidad de los servicios y tomando como referencia el punto
A.6 del cuestionario a usuarios, un 44.45% la considera muy bueno y un 5.55%
dice que regular (Ver cuadro No. 8, pág. 74).
B. Servicios más utilizados
CUADRO 11 Servicios más utilizados por los usuarios
denominados "Anfitrionas" (*)
Servicios Total Total Absoluto Relativo
0rient.en cuanto al servicio aloj. est.extranj. 07 46.67%
Actividades especiales organiz.por OAIICE. --- ---
Resolución de consult.re1ac.a estud.interc. 02 13.33%
Información de tipo financiero 06 40%
Otros --- ---
TOTAL
............................................................................................. (*) Cuestionario aplicado a usuarios encargados de hospedar estudiantes extranjeros
El total de respuestas no coincide con el total de la muestra analizada,
debido a que se podía escoger más de una alternativa.
Los datos expuestos en el cuadro 11 indican que una mayoría de ellos
hacen uso del servicio de orientación para el alojamiento a estudiantes
extranjeros, con un 46.67%, otro 40% se inclinaron por el servicio de información
de tipo financiero, por ultimo un 13.33% señalaron la resolución de consultas
relativas a estudiantes internacionales. En resumen, esta encuesta a las
anfitrionas demuestra, que la mayoría no conoce otro tipo de servicios de la
Oficina, debido quizás a que se trata de personas que ofrecen su casa para
prestar el servicio de alojamiento y alimentación a estudiantes extranjeros.
C. Opinión de los usuarios respecto al tipo
de servicio que ellos requieren
Se requiere servicios de resolución de consultas cortas y acceso directo a
los documentos, libros, catálogos, base de datos, especialmente, los relacionados
con convenios suscritos con otras universidades, ya sean éstas nacionales o
extranjeras. Para muchos usuarios de la Oficina, los métodos que se llevan a
cabo para la difusión general o específica de las ofertas de becas que se reúnen
y conservan en los archivos, no son los más aconsejables. Para otros usuarios los
servicios que se requieren no satisfacen las necesidades inmediatas, puesto que
no se dan en el momento preciso.
3.9 Horario de atención al público
En el cuadro que se despliga a continuación conoceremos cuál es la
posición de los usuarios en cuanto al horario que la oficina ha dispuesto para su
funcionamiento. (Lunes a Viernes 7:00 am. a 1 1 :O0 am. 1 1 :O0 pm. a 5:00 pm.)
CUADRO 12 Funcionamiento del horario de atención al público
según población estudiada
Se ajusta Total Total Horario Absoluto Relativo ..........................................................................
TOTAL - 72 - 100%
Se observa que un 69.45% de la población estudiada considera que el
horario de atención al público sí se ajusta, un 30.55% opina lo contrario. Como se
nota, más de la mitad de los encuestados ven funcional el horario de atención al
publico, debido a que se ajusta a las horas de trabajo establecidas, en general,
por la Institución.
4. Conclusiones del diagnóstico
- Los objetivos indicados en esta primera parte de la investigación se
cumplieron a cabalidad, a través de los resultados cualitativos y cuantitavos de
las entrevistas y encuestas realizadas, las cuales permitieron conocer a fondo el
estado actual de la Oficina de Asuntos lnternacionales y Cooperación Externa de
la Universidad de Costa Rica, de manera que se pueda estructurar la creación de
una "Unidad de Información en Asuntos lnternacionales y Cooperación Externa"
En resumen, como resultado del estudio de esta investigación, se
determinaron las siguientes conclusiones:
La Oficina de Asuntos lnternacionales y Cooperación Externa carece de una
planta física apropiada para dar el servicio satisfactorio a los usuarios que la
frecuentan. Esto por no contar con un local dentro del campus universitario
donde se puede instalar tanto la oficina central como su anexo. Además, se
comprobó mediante la observación directa, que la oficina central no tiene
suficiente espacio para atender, cómodamente, a los usuarios.
El mobiliario es insuficiente para prestar un mejor servicio de atención al
público. Las oficinas del edificio son muy pequeñas para alojar mesas, sillas,
archivadores y personal administrativo, simultáneamente.
A pesar de contar con suficiente equipo de cómputo moderno, la Oficina no
dispone de terminales para consulta en línea.
Al no contar con equipo de video, el material correspondiente a cassettes y
discos compactos, no pueden ser consultados.
El recurso humano de la Oficina es insuficiente, si se toma en cuenta las
funciones y por ende las responsabilidades de cada una de las unidades que la
constituyen, pues se corroboró que no dispone de personal misceláneo, de
manera que la mensajería, recáe sobre el mismo personal, y como consecuencia,
recargo de trabajo en ciertos funcionarios.
Se comprobó que los servicios más conocidos son aquéllos que más solicitan
los usuarios, como por ejemplo el servicio de referencia, lo que lleva a que otros
servicios no son aprovechados, quizás por falta de aplicar nuevas estratégias
para la divulgación.
La fuente más utilizada por los usuarios para localizar la información consiste
en la consulta directa a los encargados de los programas que administra la
Oficina; esto es un 32.13%, y un 19.40% opta por consulta de catálogos y
directorios, entre otros.
Respecto a la calidad o eficiencia de los servicios se determina que los mismos
han sido muy buenos; sin embargo, podrían ser Óptimos si éstos se
complementaran con un equipo ideal y un local apropiado para el bienestar del
personal administrativo y de los usuarios.
La evaluación realizada demostró que es necesario contar con una planta física
apropiada, de tal forma que la unidad que se propone, atienda las necesidades de
información del área de los asuntos internacionales y cooperación externa, y que,
simultáneamente, le permita funcionar con un centro referencial, que oriente a los
usuarios, sean éstos reales o potenciales, hacia los centros o lugares donde se
encuentra la información requerida conforme a sus consultas.
5. Recomendación
Con base en el estudio realizado, se plantea la siguiente
recomendación:
Crear una Unidad de Información especializada en Asuntos
Internacionales y Cooperación Externa, que recupere, analice y difunda en
forma eficiente, pertinente y oportuna, la información en esta área, con la
finalidad de cubrir satisfactoriamente las necesidades requeridas por los
usuarios, quienes podrán, en última instancia, disponer de las
herramientas necesarias para la evacuación de sus consultas.
e Para poder brindar un buen servicio de información y analizar debidamente la
documentación que a diario se recibe, será conveniente que dicha unidad cuente,
por lo menos, con un asistente o técnico con grado de bachiller de la carrera de
Bibliotecología y Ciencias de la Información, con dominio absoluto del idioma
Inglés, que haya sido graduado en la Universidad de Costa Rica o en cualquier
institución de enseñanza superior reconocida por el CONARE.
Es preciso establecer políticas por escrito relativas a la selección, adquisición y
los procesos técnicos que se lleven a cabo para el análisis y servicios de
diseminación e información.
Dicha unidad de información deberá ofrecer desde su inicio, el apoyo necesario
en los servicios para la gestión de los diversos programas que la OAIICE
ejecuta en el logro de nuevas y mejores oportunidades de ayuda extra-
universitaria.
A medida que aumentan la cantidad y la velocidad con que la información se
pone a la disposición de los usuarios, de manera que el flujo de ella, debe ser
cada vez más selecto, se recomienda que los servicios que se ejecuten con
esta propuesta, se lleven a cabo mediante sistemas electrónicos,
aprovechando así, medios disponibles en la Institución, tales como: los
servicios en línea.
CAP~TULO v LA PROPUESTA
En los años postrimeros del presente milenio, la información ha crecido
vertiginosamente, al punto en que el hombre se ha visto en la necesidad de crear
nuevas técnicas y formas para poder "abarcar" toda la gama de documentación
existente, la que cada día se va haciendo más compleja, por lo que el papel
protagónico que juega la información en la sociedad adquiere principal relevancia.
Por lo anterior, y como medio de recoger, recuperar y al mismo tiempo
almacenar dicha información, se ha reafirmado la importancia de la
"documentación" como un instrumento o herramienta de apoyo para poder:
analizar, interpretar y describir esa información con el afán de hacerla accesible a
las personas .que requieren de ella; a su vez, permitir la recuperación y
almacenamiento con la finalidad de poder brindar un servicio más rápido y
eficiente.
La Unidad que se propone pretende satisfacer esas necesidades de
información en el marco de los Asuntos Internacionales y Cooperación Externa,
dirigida a los usuarios reales y potenciales de la comunidad universitaria.
Cabe destacar que esta propuesta puede considerarse novedosa, debido a
que no aparecen registros de otras investigaciones de unidades de información
en el área de los Asuntos Internacionales y Cooperación Externa en Costa Rica.
A. JUSTIFICACI~N DE LA PROPUESTA
Considerando las exigencias actuales de los usuarios como el resultado de
la aplicación de encuestas y entrevistas y también, la evaluación que se practicó
sobre los aspectos generales de la OAIICE, donde se revela la urgente necesidad
de contar con una Unidad de Información Especializada en Asuntos
Internacionales y Cooperación Externa que asista en la gestión administrativa de
la Oficina, así como de la Institución en general, se elabora esta propuesta.
Esta Unidad recibirá, analizará y difundirá información relacionada con la
Cooperación Internacional, y serán beneficiarios del estudio:
1) Estudiantes de Pre y Pos-grado que inician estudios en la Universidad
de Costa Rica.
2) Estudiantes de nivel superior que opten por seguir estudios en el
exterior.
3) Estudiantes que deseen información para acogerse a convenios o
tratados internacionales.
4) Estudiantes de Pre y Posgrado que pueden involucrarse en los
programas de intercambio con otras universidades extranjeras.
5) Profesores que requieran de información para ser partícipes de
seminarios, licencias sabáticas, cursos cortos, simposios, coloquios y
conferencias en el exterior.
6) Estudiantes extranjeros que necesiten información en el área educativa,
básicamente en los cursos de español que imparte la Universidad de Costa Rica
por medio de la Escuela de Lenguas Modernas y la Escuela de Filología,
Lingüística y Literatura.
7) Personas costarricenses que necesiten información de los programas de
intercambio con el fin de ofrecer servicios de alojamiento y alimentación a los
estudiantes que ingresen al país.
8) Instituciones y empresas públicas y privadas relacionadas con
programas de intercambio o de ayuda internacional.
B. OBJETIVOS DE LA PROPUESTA:
Obietivo aeneral:
"Proponer la creación de una Unidad de Información en Asuntos
Internacionales y Cooperación Externa para la Universidad de
Costa Rica"
Obietivos específicos:
Definir:
a) el tipo de Unidad de Información.
b) la estructura organizativa y funcional de la Unidad de
Información.
c) los recursos humanos, económicos y materiales necesarios
para la Unidad de Información.
d) la planta física apropiada para la Unidad de Información.
e) los recursos bibliográficos con los cuales deberá contar
la Unidad de Información.
f) los recursos técnicos para la Unidad de Información.
g) los servicios que prestará la Unidad de Información.
II. TIPO DE UNIDAD
El tipo de unidad planteado puede considerarse como un centro
referencial. Su función principal será: adquirir, reunir, procesar y diseminar la
información, de carácter nacional e internacional, especializada en el área de los
asuntos internacionales y cooperación externa.
Es importante señalar que, atendiendo a las consultas de los usuarios, esta
unidad utilizará una serie de canales para la divulgación de los servicios que
prestará, convirtiendose ésta en una unidad orientadora en el área,
anteriormente, indicada.
III. USUARIOS
A . Identificación
... Usuarios de información son personas individuales o grupos de personas enfrentadas a una realidad que les plantea problemas y que poseen una capacidad para resolverlos. Dicha capacidad supone entre otras cosas la identificación de requerimientos, de información y la utilización de información. (CEPAUClades, 1984, p. 9)
Los usuarios que frecuentan directa o indirectamente la OAIICE de la
Universidad de Costa Rica constituyen un factor muy importante, por lo que se
debe recurrir a diversos métodos para que ellos demanden y reciban la
información necesaria en aras del bienestar personal y sus necesidades
inmediatas.
Para reconocer y satisfacer esas necesidades, el encargado o encargados
de la Unidad de Información propuesta, deberá establecer una relación
interpersonal, la cual le permitirá absorber conocimiento de las características de
los usuarios y así ofrecerles la debida atención.
Será necesario que los usuarios de la Unidad de Información reciban una
formación (Por ejemplo: localizar el material bibliográfico en los estantes,
consultar Bases de Datos, servicios disponibles, etc.) de tal forma, que puedan
ser autosuficientes, utilizando y aprovechando al máximo los recursos
disponibles.
Entre los usuarios anteriormente señalados están:
-Personal docente v administrativo
Este grupo de usuarios debe mantenerse informado siempre, acerca de
temas de su interés, para ello es necesario que se aplique una estrecha
coordinación con los encargados de la Unidad de Información, lo que puede
lograrse a través de un registro permanente donde se conside dichos temas y
también mantener un perfil de usuarios.
-Estudiantes nacionales v extranieros
En relación con este tipo de usuarios se les brindará información cada vez
que la soliciten, puesto que la mayoría de las veces es para finiquitar sus
requerimientos relacionados con convenios y acuerdos suscritos con otras
universidades, o bien, para indagar sobre programas de intercambio a nivel
internacional y para seguir carreras de post-grado, que no son impartidas en las
instituciones de educación superior del país.
-Instancias universitarias
Este tercer grupo está constituido por las unidades académicas y demás
autoridades de la Institución, a las cuales se les mantendrá informados cada vez
que se aprueben y ejecuten nuevos compromisos de gestiones en el ámbito
internacional, o sea, que se hayan renovado nuevos compromisos con otros entes
en los que se involucra a las distintas unidades a la participación de programas
de cooperación académica o financiera, para mantener una actitud abierta para la
formalización de acuerdos o convenios que le permitan llevar a cabo sus metas
en este campo.
-Personas involucradas en proaramas de intercambio
Este cuarto grupo está constituído por aquellas personas que de alguna
forma tienen que ver indirectamente con los programas de intercambio de
estudiantes, y a las cuales se les proporciona información relacionada con el
ingreso de estudiantes al país.
B. Necesidades de información
Los resultados obtenidos de la encuesta aplicada a los usuarios reflejan la
necesidad de información actualizada, que ellos requiere en el área de la
cooperación externa y el intercambio académico con otras instancias o
instituciones de educación superior de reconocido prestigio.
A pesar de que un 80% de los encuestados considera que la Oficina ofrece
material bibliográfico actualizado, hay un 20% que manifestó lo contrario, el cual
lo considera poco actualizado, lo que significa que hay un grupo de usuarios que
no está del todo satisfecho respecto del tipo de información que se le brinda.
Por dichas razones y para atender satisfactoriamente las demandas de los
usuarios, es importante contar con una Unidad que se encargue de: reunir,
procesar, administrar y diseminar la información.
En síntesis, hay que: analizar, sintetizar, evaluar y transmitir el contenido
de la documentación existente en la OAIICE con fines específicos y definidos,
según las necesidades de los usuarios que a ella frecuentan. Por eso la Unidad
que se propone, debe pensar en un perfil del usuario que requiera de los
servicios que ésta le pueda suministrar, y así tener una herramienta significativa
para comprender sus necesidades de información, a la vez, que esto puede
favorecer en una posible normalización de esas necesidades.
IV. ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA
A. Objetivos de la Unidad de Información
Obietivo neneral:
Recuperar, organizar, analizar y difundir información
especializada en Asuntos Internacionales y Cooperación
Externa.
O bietivos específicos:
-Brindar a los usuarios información actualizada que sirva de apoyo a
sus necesidades inmediatas.
Actividades para lograr el obietivo:
Edición y diseminación de un boletin informativo y bibliográfico que tenga
acceso electrónicamente.
Edición y diseminación de un directorio de personas e instituciones
generadoras de información en el campo de interés.
Elaboración y actualización de bases de datos con la finalidad de centralizar,
procesar y difundir la información existente en otras bases de datos, lo cual se
hará a través de boletines informativos.
-Dar asesoría y capacitación a los usuarios en el manejo de la
información.
Actividades para lo~rar el obietivo:
Capacitación al personal de la Oficina para que indice la documentación
existente y nueva, de manera que pueda ser ingresada a una Base de Datos.
Entrenamiento a un asistente para la elaboración y registro de una lista con los
nombres de destinatarios, a los cuales se les puede enviar boletines
informativos, realizados en la Unidad.
Realización anual de un inventario de los documentos y material bibliográfico
ingresado para evitar la duplicación de gastos.
-Formar parte de redes de información nacional e internacional
relacionadas con la ayuda externa, siempre que convenga a los intereses de
la Institución.
Actividades para lo~rar el obietivo:
Gestión y coordinación para la participación de la Universidad de Costa Rica
en redes universitarias a nivel nacional e internacional.
Utilización de la fibra óptica de la Universidad como medio para divulgar y
proveer de información a otras redes, asi mismo la participación en actividades de
intercambio de información.
B. Funciones administrativas de la Unidad de Información
Las funciones administrativas de la Unidad de Información estarán bajo la
responsabilidad de la Dirección de la OAIICE y de aquellos funcionarios
asignados para ejecutar las funciones que correspondan.
Estas funciones se resumen en lo siauiente:
1) Planear, programar y organizar las actividades de la Unidad de
Información, tomando en cuenta:
-Las necesidades actuales y recursos disponibles.
-Distribución de las tareas con base a cierto orden de importancia, o
estableciendo prioridades.
-Previsión de las necesidades futuras.
-Definición de plazas para llevar a cabo las actividades que se planifiquen.
2) Colaborar en la adquisición del material y de aquellas herramientas
necesarias para su óptimo funcionamiento; organizarlas de tal forma que
cumplan los objetivos trazados.
3) Lograr que la Unidad de Información sea conocida mediante la
aplicación de una difusión acertada y oportuna.
4) Procesar técnicamente los materiales existentes y aquéllos que se han
de adquirir para su uso inmediato.
5) Establecer políticas y normas que se apliquen al material bibliográfico.
6) Mantener una colección ordenada, actualizada y debidamente
inventariada.
7) Prestar el material documental y asegurarse de su devolución.
8) Establecer los medios necesarios para que el material llegue al usuario
sin desplazarse de la Unidad de Información.
9) Utilizar la automatización para ofrecer servicios en línea.
10) Diseñar y coordinar el proceso de actividades de divulgación de
documentación especializada en Asuntos Internacionales y Cooperación Externa.
11) Asistir a reuniones, seminarios, conferencias, simposios, etc.,
relacionados con los Asuntos Internacionales y Cooperacion Externa.
12) Atender consultas y brindar asesoría en el campo de la Cooperacion
Externa o Internacional.
13) Realizar labores administrativas derivadas de las funciones que ésta
ejecute.
14) Elaboración, seguimiento y evaluación de proyectos tendientes al
desarrollo de la Unidad de Información.
15) Promover, coordinar y contratar la creación y manejo de base de datos
en el área de los Asuntos Internacionales y la Cooperción Externa.
16) Actualización de paquetes de cómputo o software que se utilicen en la
Unidad de Información.
17) Promover, elaborar y controlar la producción de boletines de
diseminación y otros materiales de acuerdo con criterios de especialistas.
18) Recuperar por medio de la obtención de los documentos originales o
reproducción fotostática la información disponible en:
-Unidades de información y centros de documentación públicas y privadas,
en las cuales se trabaje con temas relacionados con ayuda externa en el campo
de la educación superior.
-Instituciones nacionales e internacionales ligadas con redes.
C. Recursos humanos
En este punto es importante señalar, que el personal de una unidad de
información y de cualquier centro de documentación representa el factor
determinate del éxito en una institución, puesto que de éste depende el
aprovechamiento máximo de los recursos disponibles, ya sean materiales,
económicos e informativos.
Al respecto, Alfredo Barquero dice lo siguiente:
Es innegable - y un hecho suficientemente comprobado - que cuanto mayor sea el grado de formación y preparación del personal de la compañía, mayor será el nivel de productividad -cualitativa y cuantitativa- ... (1 993, p. 99).
Con base en lo anterior, se sugiere que la Unidad de Información
propuesta cuente con el siguiente personal:
Jefe Administrativo II
Naturaleza del puesto:
Es responsable de asistir al Director de la OAIICE en la supervisión,
coordinación, control y ejecución de las tareas y responsabilidades
administrativas pertinentes a la Unidad de Información.
Tareas típicas:
-Participar en el planeamiento, organización y control de programas de
extensión docente, cursos de servicio y otras actividades que sus superiores le
dicten.
-Asistir al Director de la Oficina en materia técnica.
-Preparar el plan de trabajo integral de la Unidad de Información.
-Coordinar los trámites y procesos administrativos relacionados con
movimientos de personal, aprovicionamiento de materiales, compra y adquisición
de bibliografía.
-Preparar y presentar a su superior inmediato los informes solicitados
según las fechas establecidas sobre seguimiento y consecusión de objetivos y
actividades, presupuestos y programas de su unidad de trabajo.
-Formar parte de comisiones, comités, juntas consultoras y grupos de
trabajo como representante de los aspectos administrativos.
-Supervisar las labores del personal subalterno.
-Solicitar las necesidades técnicas a la administración y determinar las
funciones para la Unidad de Información.
-Elaborar y coordinar los términos de referencia para contratación de
servicios profesionales, superiores y evaluación del trabajo técnico.
-Ejecutar otras labores propias del cargo.
Tareas específicas:
-Establecer las políticas de selección, adquisición, catalogación y
clasificación del material documental.
-Coordinar conjuntamente con el Superior Inmediato la reproducción,
edición y distribución de materiales y publicación de boletines informativos.
-Vigilar por el mantenimiento y control de materiales: técnicos,
audiovisuales y reproducción.
-Coordinar con el Superior inmediato el establecimiento y promoción de
convenios de intercambio de información.
-Mantener un banco de datos actualizado sobre direcciones, convenios de
cooperción con la Institución.
-Atención de usuarios de la documentación e información existente en la
Unidad.
Responsabilidades y características:
-Es responsable de las distintas actividades y procesos administrativos de
su dependencia.
-Se relaciona con personal docente, administrativo y estudiantes de todo
nivel.
-Su labor es evaluada mediante los informes, que presenta y la apreciación
de los resultados obtenidos.
Requisitos del puesto:
-Bachiller universitario en una carrera que faculte para el desempeño del
puesto, preferiblemente, bibliotecólogo en el área de las Ciencias de Información.
-Incorporado al Colegio profesional respectivo.
-Un dos años de experiencia en labores relacionados con el puesto.
-Considerable experiencia en labores propias de su especialidad y en
supervisión de personal.
-Manejo del idioma Inglés fluído.
Técnico en bibliotecología
Naturaleza del trabaio:
Ejecutar labores técnicas de documentación, procesamiento y control del
material bibliográfico y servicios variados en el campo de bibliotecología.
Tareas típicas:
-Atender con la supervisión de un profesional, los servicios de préstamo,
referencia, canje, publicaciones periódicas y archivo vertical.
-Orientar y asesorar a los usuarios en el manejo y uso de fuentes de
información.
-Participar en labores técnicas de analisis documental.
-Difusión de información a la comunidad universitaria y otras instancias.
-Codificar información bibliográfica para su ingreso a la base de datos y
digitarla en la microcomputadora.
-Buscar información bibliográfica en base de datos externas para agilizar el
proceso técnico del material.
-Organizar y controlar fichas para usuarios y para control interno.
-Realizar estudios de materiales y equipos, con personal de apoyo.
-Elaborar informes sobre las actividades, procesos y llevar estadísticas de
su campo de trabajo.
Responsabilidades y otras características:
-El titular del cargo se desarrolla con habilidad y destreza siguiendo
instrucciones en labores técnicas.
-Le corresponde coordinar actividades con personal asistencial.
-Tiene relaciones interpersonales con personal docente, administrativo y
estudiantes de todo nivel.
Requisitos:
-Tercer año aprobado en la carrera de Bibliotecología.
-Un año de experiencia en la ejecución de labores relacionadas con el
puesto.
-Curso sobre operación de microcomputadoras.
-Excelentes relaciones interpersonales.
Conserje 2
Naturaleza del trabajo:
Distribuir, supervisar y ejectuar labores de limpieza, mandados y tareas
manuales sencillas, con el fin de asegurar que la Unidad de Información se
encuentra en condiciones óptimas de limpieza.
Tareas típicas:
-Hacer pedidos de materiales e implementos de limpieza, distribuirlos y
llevar el respectivo control.
-Trasladar documentos y equipo de oficina interno y externo, así como
también le puede corresponder realizar labores de vigilancia cuando se requiera.
-Velar por la seguridad y el orden de los bienes y activos de la Unidad de
Información.
-Realizar otras funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato.
-Ejecutar labores de limpieza, mandados y tareas manuales sencillas.
-Realizar otras tareas propias del cargo.
Responsabilidades y otras características:
-Le corresponde el manejo de llaves y operar equipos audiovisuales o
auxiliares de imprenta.
-Se le evalúa mediante la observación directa del trabajo que ejecuta.
Requisitos:
-Tercer ciclo aprobado de Educación General Básica.
-Un año de experiencia en labores relacionadas con el puesto.
-Experiencia en supervisión de personal y buenas relaciones
interpersonales.
D. Recursos económicos
Para que la Unidad de Información funcione eficientemente, se requiere
disponer de un presupuesto adecuado para cumplir con los objetivos y metas
propuestas, así como la consecución del plan operativo que llevará a cabo el
personal a su cargo.
Además, se debe considerar el costo de las siguientes previsiones:
Instalación, compra de equipo, mobiliario, materiales, costos de
mantenimiento, personal, comunicaciones (telefonía, correo, facsimil, internet,
transporte, etc.), gastos generales (electricidad, servicio de agua, etc.) y todos
aquellos gastos generados por las actividades que desarrollará la Unidad, como
el rubro destinado a la compra de material bibliográfico.
A continuación se ofrece un detalle del costo estimado en dólares
americanos para la implantación de la Unidad de Información que se pretende:
RUBROS Monto US$
Edificio (Espacio Físico) 600.00
Equipo: - Dos computadoras completas y software 5,000.00
- Una impresora LaserJet 6L 600.00
- Material de cómputo 750.00
- Un equipo de video 850.00
Mantenimiento del equipo 650.00
Mobiliario 700.00
Papelería y útiles de oficina 500.00
Material Bibliográfico (compra) 3,000.00
Recursos humanos: - Salario al personal 1 O, 900.00
- Cargas sociales 1,700.00
Franqueo postal: - Nacional 700.00
- Internacional 1,000.00
Reproducción: - Impresión de boletines y plegables 800.00
Telecomunicaciones: - Servicio de teléfono, facsímil,Racsa 2,000.00
- Conexión a bases de datos
Internacionales (redes) 3,000.00
T O T A L : US$ 32,750.00
Este monto al tipo de cambio de CR cz 280.00 representaría una erogación
total de cz 9,170,000.00.
Se sugiere alternativas para el financiamiento de este presupuesto:
1) Que el monto estimado sea incluído dentro del presupuesto ordinario
asignado a la Oficina.
2) Que la Unidad de Información sea financiada mediante un Fondo
Restringido obtenido mediante alguna donación proveniente de un organismo
internacional
3) Que el presupuesto sea complementado por medio de la venta de
servicios que pueda generar la Unidad de Información.
E. Recursos materiales
Se deberán adoptar procedimientos apropiados para la selección y
adquisición de los materiales necesarios, que serán utilizados por la Unidad de
Información, lo cual requerirá de un cuidadoso examen de las funciones que ésta
va a tener y las operaciones que información que permitan brindar los servicios
establecidos en ese momento y los que se prevengan o implanten para llevar a
cabo en el futuro.
Lista de materiales de oficina necesarios para el funcionamiento de la
Unidad de Información:
-Papel continuo para cómputo
-Papel carbón para usarse una vez
-Papel carbón para uso general
-Papel para duplicar
-Papel "bond
-Papel de copia
-Papel para fotocopia
-Papel para memoranda
-Papel membretado
-Papel para envolver
-Plumas estilográficas
-Lapiceros de varios colores y bolígrafos desechables
-Lápices de grafíto
-Repuestos para bolígrafos
-Marcadores de varios colores, borradores, almohadillas
-Tinta para almohadillas y marcar
-Tinta para duplicadora
-Cinta adhesiva de varios tamaños
-Cintas para máquinas de escribir eléctricas
-Cintas para impresoras de pines y cintas de papel carbón
-Toner para impresora LaserJet
-Cajas de diskettes 3 Ih 1 O pcs
-Sobres membretados (carta y oficio) y manila
-Sobres de envio de correspondencia interna
-Etiquetas de diferentes tamaños y colores
-Marbetes para direcciones
-Bandejas de correspondencia
-Perforadoras y saca grapas
-Almohadillas para tinta de sellos
-Numerador y sellos con logotipo de la Unidad de Información
-Rotuladores, gomeras, tijeras, engrapadoras y grapas
-Carpetas de manila y colgantes (oficio y carta)
-Prensas o gacillas para carpetas
-Portafolios de cartón reforzado
Además del material indicado, la Unidad de Información conforme se vaya
asentando como tal, deberá planear la adquisición de materiales especiales así
como audiovisuales, tales como: disco compacto, diskettes, transparencias,
filminas, etc.
F. Recursos físicos
Para que esta Unidad sea funcional será necesario tener en cuenta otros
aspectos de suma importancia, como por ejemplo: un estudio exhaustivo de los
usuarios que solicitan información, así como los servicios que se brinden y la
administración operativa; lo cual redundará en ofrecer lo mejor.
Entre los aspectos por considerar, además de los ya señalados, están:
1. Local
Para llegar a una solución satisfatoria de los problemas de espacio y de
instalación de la Unidad de Información propuesta, es indispensable captar
convenientemente los siguientes parámetros:
Una buena distribución del local que tome en cuenta el área de trabajo, área de
servicios al usuario y el área de almacenamiento de la documentación.
Buena iluminación natural y artificial.
Ventilación apropiada.
Flexibilidad en el local que permita ampliaciones y reorganización física.
Instalación eléctrica en buenas condiciones que faculte el uso de equipos
automatizados, carga de iluminación y los requerimientos de energía eléctrica
para cualquier tipo de equipo como por ejemplo máquinas de escribir electrónicas,
sumadoras, calculadoras, etc.
Una área de tranquilidad y silencio para los usuarios separada de las demás
áreas de trabajo.
La planta física debe garantizar seguridad e higiene para el personal
administrativo, los usuarios y la colección bibliográfica.
Tomando en cuenta los puntos anotados anteriormente, se recomienda
instalar la Unidad de Información en un lugar donde se den las condiciones
óptimas y necesarias para su buen funcionamiento. Eso podría cumplirse, si es
aprobada una decisión de las Autoridades Superiores de querer trasladar la
OAIICE al Edificio Administrativo " A , en la planta que actualmente alberga a la
Oficina de Suministros de la Universidad de Costa Rica.
La recomendación se plantea debido a que la Oficina y su Anexo deben
estar en un solo lugar para conveniencia tanto del personal que en ella labora, así
como de los propios usuarios y demás instancias.
Este local tendrá un área disponible de 10 x 12 metros, espacio suficiente
para albergar las principales actividades, tales como:
-Área de trabajo del personal
-Área abierta al público (usuarios)
-Área para la conservación y almacenamiento de la documentación.
Para que se pueda trabajar con cierta flexibilidad, el área de trabajo del
personal administrativo va a requerir de un sector fuera de los espacios
destinados al público, siempre y cuando se tengan las herramientas de trabajo a
mano. Esto es: microcomputadores, impresora, ficheros, carpeteros, máquina de
escribir, teléfonos, facsímil, manuales, obras de referencia, tesauros (si los
hubiera), etc.
También, se tomará en cuenta que sea un espacio amplio y tranquilo para
que el personal contribuya a un mejor aprovechamiento de los recursos
disponibles y a un mayor rendimiento de sus funciones.
En cuanto al área abierta para los usuarios que harán uso de la
documentación, será necesario considerar algunos aspectos importantes, tales
como:
-El catálogo y los medios de recuperación de la información deberán estar
en un lugar visible, de modo que quien visite la Unidad para consultar el material,
esté cerca del acervo, de forma que ahí mismo pueda hacerlo sin necesidad de
llevárselo fuera de la Oficina.
-Se preverá una disposición que faculte el control y protección de la
documentación en general.
-El personal encargado de la gestión administrativa será ubicado en un
sitio estratégico con el propósito de canalizar la información que él pueda ofrecer,
y así,no caer en el error típico de una gran mayoría de oficinas, consistente en la
duplicidad de material de toda especie.
También se deberá reservar el espacio indispensable y bien clasificado
para albergar la colección (estanterías, exhibidores, etc.) el cual estará
determinado por el volumen de documentación existente, por los criterios conque
se conservarán y por el tipo de acceso autorizado.
En esta área se ubicará y ordenará el material impreso, audiovisual, obras
de referencia, etc. El local que se requiere debe reunir las condiciones idóneas
para el buen desempeño de la Unidad de Información.
CROQUIS DE LA UNIDAD DE INFORMA C I ~ N
AREA DE TRABAJO PARA EL PERSONAL
Observaciones: Este l o a l deberá contar con los requisitos básicos que requiere una Unidad de lnformacidn como la propuesta.
2. Equipo
Una unidad de información precisa contar con el equipo adecuado y
oportuno, como por ejemplo el que ha a continuación, se sugiere:
Un microcomputador cuyas características sean:
-Cajón mediatorre con fuente de poder de 230W
-Procesador lntel Pentium 11 de 300 Mhz
-Tarjega madre lntel AL440LX, para Pentium 11, con 512 Kb de memoria
cache, audio incorporado y puerto AGP
-Teclado ACER en Español para Windows 95
-Mouse Genius, Net Mouse Pro, con almohadilla
-Monitor Daewoo de 15", Digital, SVGA, NI. 28
-Floopy de 1.44 Mb
-Disco duro Western Digital, 4.3 Gb, UDMA
-64 Mb de memoria Dimm, SDRAM
-Tarjeta de video AGP de 4 Mb.
Un micromputador ( o servidor) cuyas características pueden ser:
-Caja y fuente Minitorre
-Tarjeta Madre Pentium 057
-Procesador P 166 Mhz. MMX
-Ventilador para Pentium
-Disco Duro de 2.5 GB
-Memoria Simm de 16MB. 72 pines
-Tarjeta de video PCI 1MB y Floppy Fujitsu de 1.44MB
-Teclado DTK Español
-Mouse Genius
-Monitor 14" Color 0.28 DTK
-CD ROM de 24X
-Windows 95
Una impresora Laser Jet 6L1 con suficiente conjunto de respuestos y garantía.
Una máquina de escribir electrónica.
Multimedia:
Equipo de proyección y audiovisual.
Una pantalla de proyección.
un retroproyector
Una grabadora para cinta magnética y disco compacto.
Una fotocopiadora.
Es importante subrayar, que el equipo de cómputo que se sugiere reuna las
características indicadas, puesto que entre los planes que tiene la OAIICE está,
formar parte de la Red lnteruniversitaria cuya comunicación se hará por medio de
la fibra óptica, la cual ha puesto en marcha la Universidad de Costa Rica para
enlazar a todo el complejo universitario.
En cuanto a la fotocopiadora, se recomienda emplear la que actualmente
está en uso en la Oficina, con la intención de contribuir al ahorro y disposición de
recursos.
3. Mobiliario
Una garantía del buen funcionamiento de la Unidad de Información
dependerá, en gran parte, del mobiliario que se seleccionará con miras a la
comodidad, seguridad, salud y eficiencia del trabajador. En este aspecto se
deberá tener en cuenta varios requisitos indispensables, como por ejemplo: lo
correspondiente a la finalidad al que estará destinado; su funcionabilidad,
facilidad de mantenimiento, resistencia, comodidad, durabilidad, garantía y el
precio.
Para esta Unidad de Información lo recomendable será:
Dos escritorios de madera con sus respectivas sillas giratorias
Dos archivadores verticales de metal de cuatro gavetas
(de colores para identificación de códigos) oficio y carta
Un fichero Kardex, preferiblemente, con capacidad para 300 fichas
Una mesa metálica con rodines para uso de máquina de escribir
Dos mesas para computadora
Un exhibidor para revistas, boletines y plegables
Una mesa de madera con sus respectivas sillas para uso de los usuarios
Cabe mencionar, que en el caso del mobiliario y el equipo, la Dirección
dispondrá de flexibilidad para optar por otras alternativas similares a las que se
han sugerido.
G. Recursos bibliográficos
El recurso bibliográfico estará constituído por la colección bibliográfica y el
material audiovisual existente en la Oficina. Sin embargo para contar con un
recurso bibliográfico actualizado y disponible, se establecerán ciertas políticas de
selección, adquisición, descarte, etc., que permitirán el desarrollo de la colección.
Los objetivos de estas políticas dependerán, principalmente, de las
necesidades de los usuarios y de los intereses que tenga la Unidad de
Información. Estas políticas una vez puestas en marcha se convertirán en un
punto de apoyo para la administración de la Unidad, puesto que servirán y
ayudarán a:
-Satisfacer las necesidades de información de los usuarios reales y
potenciales.
-Servir de puente entre la Unidad de Información y otras unidades para la
transferencia de documentos.
-Establecer que la dirección administrativa actualice la colección, sobre
todo aquellos tópicos que sirvan al cumplimiento de los objetivos que se planteen.
-Contribuir en la eficiencia y eficacia de las operaciones internas y
decisiones de quienes la dirigen.
-Hacer que el personal encargado de realizar la selección del material se
vea obligado a cumplir con ciertos requisitos indispensables para no caer en la
duplicación de documentos que ya existen.
-Proveerse de información que asistirá en el proceso de asignación del
presupuesto.
-Finalmente, dar al usuario la oportunidad de poner a su disposición el
material bibliográfico y audivisual.
La colección de la Unidad de Información estará compuesta, por la
siguiente documentación:
Textos de convenios, acuerdos, cartas de entendimiento suscritos con
universidades y organismos extranjeros.
Revistas educativas, culturales y cooperación internacional.
Catálogos y directorios de universidades nacionales y extranjeras para evitar la
duplicacion.
Boletines informativos relacionados con el ofrecimiento de ayuda externas,
complemento de becas, seminarios, cursos cortos, charlas, simposios, talleres y
otros.
Documentación de carácter legal, tal como: reglamentos, contratos, etc.
Periódicos nacionales (Semanario Universidad, La Gaceta, La Nación, etc.),
internacionales (Diálogo Iberoamericano, editado en Granada, España; The
Chronicle of Higher Education, editado en Estados Unidos).
Fotocopias de documentos y artículos de revistas de Cooperación
Internacional.
Libros de referencia.
Diccionarios en varios idiomas: Español, Inglés, Francés, Alemán, Portuguéz.
Material audiovisual: videos, discos compactos, diskettes.
Material sonoro: cintas magnetofónicas.
Documentos como resúmenes, informes, correspondencia, etc.
H. Tratamiento de la información
La Unidad de Información será la encargada de registrar y hacer accesible
el material documental que se adquiera, ya sea mediante adquisición por compra
directa, o por donación.
Para llevar a cabo estas funciones se tomará en cuenta lo siguiente: un
estudio de los objetivos y metas que se tengan previstas, proyectos a corto,
mediano y largo plazo, de manera que se piense en el desarrollo del proceso, y
también los servicios que se vayan a brindar.
En esta fase se incluirá una serie de etapas relacionadas, la que al final
deberá constituir el fondo documental definitivo de la Unidad de Información.
Además, se deberán establecer las bases de datos para la recuperación de la
información que se procesará en función de los requerimientos manifestados por
los usuarios. Estas etapas deben aplicarse con base en las prioridades que
plantee la Unidad, como el descarte del material obsoleto y desactualizado.
Para mantener la colección apta y funcional se deberá sacar de los
estantes: libros, catálogos, directorios, documentos y material audiovisual que por
diferentes causas ya no son Útiles a los intereses de la Unidad de Información, o
bien sea, porque se trate de material muy viejo. Para poner en práctica esta
actividad se requerirá de un estudio exhaustivo de parte de los encargados de la
Unidad conjuntamente con el aval de la Dirección de la OAIICE., y juntos deberán
decir cuáles documentos, libros o material se puede descartar y cuál no.
Al iniciar el descarte será importante pre~untarse:
¿Qué se deberá descartar ?
Información no actualizada.
Falsa información.
Catálogos y directorios repetidos.
Ediciones reemplazadas.
Volúmenes no usados en la Unidad.
Duplicados innecesarios.
Material audiovisual en mal estado.
Además, se aplicarán una serie de normas establecidas en Bibliotecología
y Ciencias de la Información para el tratamiento documental, como por ejemplo:
Selección v adqusición
Lograr formar una colección documental funcional y de calidad deberá ser
una de las tareas de mayor responsabilidad que debe tener en cuenta el personal
encargado de la Unidad de Información.
Existen algunos aspectos que también deben ser tomados en cuenta a la
hora de realizar la selección del material bibliográfico, como por ejemplo:
El nivel cultural e intereses de los usuarios.
La colección existente para no repetir obras ya adquiridas.
Los servicios de extensión de la Unidad a la comunidad universitaria.
El costo económico que se va a invertir.
Los factores internos, como el alcance de los temas, atracción para los
usuarios, el autor, su autoridad y los antecedentes.
Los factores externos, como la presentación de la cubierta, impresión nítida, el
formato si es conveniente, o bien el tamaño, letra de los materiales impresos.
Una vez conscientes de la demanda de estos materiales se seleccionará
uno por uno, considerando sus cualidades y luego de un determinado criterio,
determinar cuántos ejemplares de cada uno se requieren para satisfacer las
demandas de los usuarios; este proceso, a su vez lleva a otra fase muy
importante para cualquier unidad o centro de documentación. Esta fase es la
adquisición.
La adqusición de los materiales bibliográficos, también, está ligada a la
selección; en realidad estas dos etapas son inseparables y ambas procuran
formar la colección documental de la Unidad. Es decir, con la adquisición se va a
poner en práctica la decisión que se tome en la selección, lo que en realidad
representa más que todo una tarea de índole administrativa.
Las funciones aplicables a la adquisición serán las si~uientes:
Examinar los pedidos para saber si ya existen en la Unidad de Información.
Supervisar y manejar todos los documentos recibidos por cualquier forma.
Examinar periódicamente las fuentes, tales como: catálogos, directorios, guías,
listas, etc., de forma que llamen la atención a los usuarios.
Mantener actualizados los controles que se utilicen para la adquisición de la
documentación. La adquisición podrá darse de diferentes formas; esto es:
Donación
Se tomará en cuenta las instituciones y organizaciones que ofrezcan cierto
tipo de material libre de costo alguno y cuyo requisito sea el envío de una carta de
solicitud.
Inicialmente, la carta será enviada a las universidades extranjeras con las
que la Universidad de Costa Rica ha suscrito convenios o acuerdos con la
finalidad de obtener material correspondiente como: directorios y catálogos más
recientes, lo mismo que documentación relacionada a oportunidades de Ayuda
Internacional para gestionar becas que puedan ser utilizadas por profesores,
personal administrativos y estudiantes de pre y pos-grado de la Institución. La
politíca que debe asumir, en este caso, la Unidad de Información será la de
contemplar los objetivos principales que se planteen al respecto, así como las
áreas de su interés.
Compra
La compra se hará mediante el envío de una carta certificada a las casas
editoras nacionales y extranjeras. Las editoriales en el exterior pueden ser
aquellas con las cuales se ha tenido cierta relación.
Ejemplo:
-Elsevier Science
-NAFSA Publications
-Macmillian Publishers Ltd.
-Springer Gmbh & Co.
-11 BOOKS
-World Educations News & Reviews
-Editions UNESCO
-Editores de Guías BZ & Asociados, S. A.
-Europa Publiscations Ltd.
-Plymbridge Distributors Limited.
-Fundación José María Aragón
Canje
El canje deberá funcionar con base en convenios establecidos, los cuales
se harán mediante una carta o cualquier otro medio y cuya mecánica
administrativa sea que la Unidad se ponga de acuerdo con otras unidades o
centros de documentación.
Clasificación
Otro aspecto importante por considerar en el tratamiento de la información
es el relativo a la clasificación de la documentación cuyo objetivo principal
consistirá en:
Elaborar un sistema de ordenación conveniente al tipo de
documentación almacenado en la Unidad de Información
Por la naturaleza del material documental existente y tomando en cuenta la
estructura administrativa de la OAIICE., será conveniente utilizar el sistema de
clasificación geográfica conjuntamente con la codificación Numéro Duplex, puesto
que estará acorde con las necesidades que tienen los usuarios para obtener
información de las instituciones con las cuales la Universidad de Costa Rica tiene
suscritos convenios, programas de intercambio, etc.
El sistema geográfico es un ordenamiento del material documental, en
primer lugar de acuerdo con la división geográfica: país, estado, ciudad, pueblo,
etc., y luego de acuerdo con el nombre o tema, ya sea, por orden de importancia o
alfabéticamente.
Además, se sugiere que para tener un mayor control de los documentos
almacenados en la Unidad de Información sea aplicada la codificación Numérico
Duplex, ya que esa codificación tiene la ventaja de cualquier sistema numérico, o
sea, la codificación es mucho más sencilla que si se pensara en utilizar un
sistema alfabético porque solamente un número, y no un encabezamiento largo
por materia, se registra en el documento. Si se practica esta codificación, la
colección documental será fácil de ampliar porque se puede colocar nuevo
material que la Unidad con el tiempo vaya adquiriendo, sin alterar el orden
establecido para la búsqueda y recuperación de la información.
Por lo tanto, otra ventaja importante de la codificación Numérico Duplex es
la de que el material documental relacionado puede ser colocado
convenientemente por zonas geográficas. Este material dentro del acervo no tiene
que ser ordenado alfabéticamente, porque para ello se contará con un catálogo
manual auxiliar constituído de tarjetas con los nombres de cada uno de los
documentos y demás materiales en orden alfabético con la finalidad de que el
usuario pueda, fácilmente, localizar el código que se halla asignado al material
que él solicite.
Otro aspecto importante del tratamiento de la información por considerar,
será:
Análisis documental
El análisis del material bibliográfico o documental es otra actividad del
tratamiento que la Unidad de Información debe poner en práctica. El objetivo
principal de esa fase es representar el contenido de los documentos de una forma
distinta a la original.
Las funciones que se ejecutarán se dividirán en:
a. Descripción bibliográfica
La descripción bibliográfica comprenderá los procedimientos físicos y
normales como la identificación, el ordenamiento y el registro de los documentos y
material bibliográfico almacenados en la Unidad de Información.
b. Catalogación
La catalogación será el proceso técnico por el cual el personal de la
Unidad de Información ha de efectuar la transcripción ordenadamente en base de
datos correspondiente a la descripción del material documental existente. Esta
base de datos, una vez elaborada, configurará el catálogo electrónico, el cual
tendrá la potestad de informar sobre los materiales existentes en la Unidad de
Información.
c. Indización
Entre las tareas técnicas previstas para llevar buen término las funciones
de la unidad propuesta, estará la indización, que consistirá en el proceso
intelectual para seleccionar una serie de términos relacionados, que
caracterizarán el contenido de los documentos analizados. Esta actividad se
determinará mediante un vocabulario elaborado para la descripción de los
documentos de la Unidad de Información, y estará formado por DESCRIPTORES
o palabras clave con un doble objetivo, el cual será:
Organizar y clasificar los datos o material documental,
de tal modo que permita su recuperación inmediata
d. Acceso a otras colecciones
La Unidad asumirá el compromiso de contactar con otras colecciones o
fuentes de información, ya sea mediante obras de referencia u otros medios para
garantizar el desarrollo de mejores servicios a los usuarios.
IV. SERVICIOS DE LA UNIDAD DE INFORMACIÓN
Naturalmente, la Unidad que se propone será la fuente más importante de
información completa y actualizada sobre la temática de los Asuntos
Internacionales y la Cooperación Externa con la que la Institución contará.
Para ello, el personal encargado de su administración necesitará
desarrollar ciertos mecanismos, que hagan efectiva la divulgación a la comunidad
universitaria.
Los servicios de información de la Unidad que se propone pueden ser, los
siguientes:
1. Servicio de reproducción: consistirá en la reproducción fotostática de los
documentos que los usuarios requieren para sus consultas de investigación.
2. Resolución de consultas cortas: consistirá en la evacuación de preguntas que
no requieren de investigación específica; éstas se podrán dar por teléfono o
personalmente.
3. Publicación continua (una vez por mes) en el periódico "Semanario
Universidad" de listas con fuentes de subvenciones y contratos en los que se
indiquen los plazos para someter solicitudes y el mantenimiento de una reserva
de guías y formularios de solicitud de posibles aspirantes.
4. La preparación y distribución oportuna de boletines, adaptados para audiencias
especificas sobre actividades internacionales, tales como conferencias
impartidas en la Universidad de Costa Rica por invitados especiales, o nuevas
posibilidades de financiamiento con plazos cortos, utilizando como herramienta
la Red Interuniversitaria, gracias a la fibra óptica.
5. La publicación de un folleto anual con una lista de todos los acuerdos de
Cooperación de la Institución, incluyendo aquéllos para intercambio de
profesores y estudiantes y para la investigación conjunta.
6. Membresias: Convenios a través de los cuales una sociedad documental envía
toda la información que produce a una institución o persona que ha pagado la
cuota establecida para tal fin.
7. La búsqueda de oportunidades para hablar con grupos fuera de la Universidad
de Costa Rica, con el fin de sensibilizar la comunidad al trabajo internacional
de la Institución en aras de promover apoyo y eventualmente conseguir
financiamiento para oportunidades de becas, ayudas y otras actividades.
8. La publicación de un boletín para distribución a otras universidades nacionales
e internacionales y agencias de financiamiento y a los diferentes niveles de
gobierno, a fin de mantener la visibilidad de la importancia de la Universidad de
Costa Rica en la escena internacional.
9. Préstamo a sala: En este servicio el usuario puede utilizar el material
bibliográfico disponible y consultarlo en el local que la Unidad disponga para
tal fin.
10. Referencia: informar a los usuarios sobre el horario, organización, actividades
y servicios que la Unidad ofrece. Además, este servicio se utilizará para
orientar e informar a los usuarios como llenar las boletas de solicitud de
préstamo a sala que la Unidad emplee como control documental.
11. Archivo vertical: Será otro servicio que se tomará en cuenta y formará parte
del servicio de referencia. Consistirá en ofrecer información reciente de lo
aparecido en los periódicos nacionales e internacionales y folletos. En esta
parte se seleccionarán temas de interés en el área de la Cooperación Externa
para la Educación Superior. La documentación se conservará en carpetas de
manila o colgantes y se archivarán alfabéticamente por temas en carpeteros o
muebles de archivo vertical.
También, se pensará en la elaboración de un producto de información
electrónico que sea accesible al Internet, esto es, se contará con un espacio
accesible a cualquier usuario no sólo nacional sino internacional. Es decir, se
elaborará una "Página Webb" aprovechando la fibra óptica de la institución a la
cual estará la Oficina conectada, tomando en consideración que una gran mayoría
de estos servicios serán electrónicos.
A. ALCANCES
Se considera que la presente investigación tendrá los siguientes alcances:
1) Los resultados de esta investigación pueden servir de marco orientador
a toda la labor técnica-administrativa, que se realice en los próximos años en la
Universidad de Costa Rica.
2) Con esta propuesta se pretende beneficiar a usuarios reales y
potenciales, entre los cuales se pueden citar a: estudiantes, profesores,
administrativos, instancias universitarias y otros sujetos de la educación superior
del país en general, mediante el planeamiento de visitas cortas y reuniones en los
centros de trabajo y unidades académicas con el propósito de facilitar la difusión
de una serie de oportunidades, tanto de asistencias que ofrecen las universidades
extranjeras, así como de ayudas extra-universitarias.
3) De conformidad con los objetivos de la Unidad de Información se
pretende:
Un mayor aprovechamiento de los recursos disponibles.
e Una mayor eficiencia y eficacia en los servicios de información que la Oficina
de Asuntos Internacionales brinda a la comunidad universitaria.
4) Con la implementación de esta unidad de información se pretende hacer
posible, el acercamiento entre los usuarios de las diversas instancias con miras a
canalizar el aprovechamiento idóneo de las oportunidades, que se ofrecen en los
programas de cooperación mediante la firma de convenios suscritos entre la
Universidad de Costa Rica y las instituciones extranjeras.
5) Se espera llegar al público universitario de una forma más directa con la
finalidad de involucrar a una gran mayoría en la urgente necesidad de buscar
acciones de cooperación en el ámbito internacional. Así como crear consciencia
en los responsables de velar por el buen funcionamiento de la academia para el
establecimiento de mecanismos, que faciliten el intercambio de información y
concertación de esfuerzos entre gobiernos, universidades y otras entidades.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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"Asian Student Assistance Programs". NAFSA: Association of Intema- tional Educators. Vol. 49 (6) August/September, 1998.
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Werther, William B. y Davis Heith.Administración de personal y recursos humanos. (4. ed.) México: McGraw-Hill, 1996.
APÉNDICE NO. 1
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA
OAIICE, SEGÚN LA PROPUESTA
Oficina de Asuntos Internacionales y Cooperación Externa
Organigrama Estructural de la Propuesta
APÉNDICE NO. 2
HOJA DE TRABAJO
HOJA DE COTEJO
Debido a la necesidad de conocer diferentes aspectos de la Oficina de Asuntos lnternacionales de la Universidad de Costa Rica en cuanto al Área de la Cooperación Externa, y con el propósito de sustentar en forma práctica la propuesta de creación de una Unidad de Información para el Área de Asuntos lnternacionales y Cooperación Externa de la Universidad de Costa Rica, es necesario realizar una observación de aspectos, tales como:
A) RECURSOS F~SICOS:
-Planta física: ubicación, mobiliario, equipo, materiales, etc.
C) RECURSOS HUMANOS
D) RECURSOS BIBLIOGRÁFICOS
FORMATO DE OBSERVACIÓN
UBICACI~N: DIMENSI~N: MATERIAL DE CONSTRUCCIÓN: VENTILACI~N: ILUMINACIÓN NATURAL: ILUMINACIÓN ARTIFICIAL: DISTRIBUCIÓN DE LAS SECCIONES: EQUIPO DE LAS SECCIONES: RUIDO: MATERIAL DEL PISO: ESTANTER~A: MOBILIARIO: PRESUPUESTO: PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS: SERVICIOS: USUARIOS: OTROS:
APÉNDICE NO. 3
GUÍA DE ENTREVISTA A
JEFATURA DE LA OAIICE
GU~A DE ENTREVISTA A JEFATURAS DE LA OFICINA DE ASUNTOS INTERNACIONALES
Teléfono: Lugar:
Entrevistado (a):
Sr. (a) (ita):
Estamos realizando una encuesta para estudiar la estructura organizativa y funcional de la OAIICE de la Universidad de Costa Rica, así como identificar los recursos de información básicos en materia de los asuntos internacionales y de la cooperación externa, el tipo de usuario que frecuenta la oficina, los recursos físicos, económicos, humanos, equipo y material.
La informacidn que usted nos brinde será tratada en forma confidencial.
A. INFORMACI~N GENERAL
A. 1 En primera instancia podrá indicarnos: ¿Cuál es la organización estructural de la OA IIC E?
A.2 ¿Cuáles son las funciones principales que realizan en la OAIICE?
A.3 ¿Trabaja la Oficina bajo normas o reglamentos?
¿Por qué?:
A.4 ¿Por quién son emitidas las normas o reglamentos?
A.5 ¿Cuáles son los intereses de información que requieren los usuarios de la OAl?
A.6 ¿Con qué tipo de material bibliográfico cuenta la OAIICE para cubrir las necesida- des de información de los usuarios?
A.7 ¿Qué tipo de servicios ofrece la OAIICE?
a. Información referencia1 b. lnformacidn relacionada con la búsqueda de fuentes originales c. Resúmenes d. Descripción bibliográfica e. Lectura de directorios y catálogos f. Lectura de plegables g. Lectura de periódicos h. Sevicio de fotocopiado y. Otros:
A.8 ¿Qué fuentes de información utiliza la OAIICE para evacuar las consultas de los usuarios?
A.9 ¿Considera usted que el material bibliográfico existente en la OAIICE es adecuado para resolver las necesidades de información de los usuarios?
A. 10 ¿Qué tipo de usuario utiliza con mayor frecuencia la información que brinda la Oficina?
A. 11 ¿Considera usted que la OAIICE es un puente para cubrir las necesidades de los usuarios del área de los asuntos internacionales y de la cooperación externa?
¿Por qué?
B. Finalmente convercemos sobre los diferentes recursos conque actualmente cuenta la OAIICE.
B.l ¿Cuenta la Oficina con una planta física apropiada para el desarrollo de sus funcio- nes?
¿Por qué?
B.2 ¿Cuál es su distribución?
B.3 ¿Qué tipo de mobiliario utiliza?
B.4 ¿Cuál es el equipo que está utilizando actualmente?
B.5 ¿Qué tipo de materiales utiliza la Oficina para el desempeño de sus funciones?
B.6 ¿Tiene la OAIICE un presupuesto asignado dentro de la Universidad?
B.7 ¿Qué otras entradas tiene?
B.8 ¿Qué porcentaje del presupuesto se utiliza para los siguientes rubros?
a. Equipo y mobiliario b. Material de oficina c. Mantenimiento d. Material bibliográfico e. Subcripciones de
periódicos f. Alquileres g.Otros
B.9 ¿Cuál es el personal de la OAIICE?
B. 10 ¿De estas personas hay alguna que tenga preparación en Bibliotecología?
SI NO
C. SUGERENCIAS
Favor indicar con sus propias palabras, cualquier sugerencia relativa a los servi- cios de información que ofrece la OAIICE, específicamente, sobre los programas de intercambio de estudiantes.
APENDICE NO. 4
GU~A PARA LA ENTREVISTA AL
PERSONAL ADMINISTRATIVO DE LA OAIICE
GU~A PARA LA ENTREVISTA AL PERSONAL ADMINISTRATIVO DE LA OAIICE
1) ¿Cuáles de los servicios que usted administra son los más utilizados por los usuarios de la OAICE?
2) ¿Considera usted que el servicio es ágil y de buena calidad?
3) ¿Cree usted, que se satisfaga plenamente al usuario cuando solicita cualquier servicio de información?
4) ¿Se ofrece toda la información que requieren los usuarios?
5) ¿Qué mejorías sugiere dentro de los servicios de información que usted ofrece?
6) ¿Qué opinión le merece el servicio de "Diseminación de Información" ofrecido por la OAIICE?
7) ¿Qué opinión le merece la planta física de la OAIICE, en cuanto a:
a. Su ubicación geográfica b. Mobiliario c. Equipo d. Materiales
8) ¿Los recursos económicos correspondientes al sistema operativo de la OAIICE, son suficientes para cubrir las necesidades de ésta?
¿Por qué?
9) ¿Cree usted que el personal que labora en la OAIICE es suficiente para cumplir con las funciones que ésta realiza?
¿Por qué?
10) ¿Considera usted que es necesario contar con una Unidad de Información en el área de los Asuntos lnterancionales y Cooperación Externa?
MUCHAS GRACIAS POR SU COLABORACI~N
APÉNDICE NO. 5
CUESTIONARIO A USUARIOS
DE LA OAIICE
CUESTIONARIO A USUARIOS DE LA OFICINA DE ASUNTOS INTERNACIONALES
Y COOPERACI~N EXTERNA
Estamos realizando una encuesta con el propósito de conocer las características de los usuarios de la Oficina de Asuntos Internacionales y Cooperación Externa de la Universidad de Costa Rica. Sus respuestas serán utilizadas para la elaboración de un estudio de la situación actual de la OAIICE.
La información que usted proporcione será tratada en forma confidencial.
INSTRUCCIONES GENERALES:
1. Marque con una (X) la alternativa según su criterio. En algunos casos puede marcar más de una opción.
2. Sea claro y preciso en sus respuestas. 3. Escriba con letra legible.
A.. 1 ¿Qué entiende usted por una Unidad de Información?
a. Una sección de una institución que atiende casos especiales. b. Un lugar de orientación especializado. c. Un centro activo para almacenar información. d. Un lugar donde se administra información especializada. e. Otros. Explique:
A. 2 ¿Conoce los servicios de información que brinda la OAIICE?
(Pase a la pregunta No. 4 si su respuesta es afirmativa; y si es negativa conteste la pregunta No. 3).
A.3 ¿Por qué no utiliza los servicios de la OAIICE?
a. Visito otras dependencias con características similares. b. No conoce de su existencia. c. La información es poco actualizada. d. El lugar es incómodo. e. Otro. Explique:
(Aquí finaliza su cuestionario GRACIAS POR SU COLABORACI~N)
A.4 ¿Cuáles son los intereses de información que usted necesita más en el área de los asuntos interncionales y cooperación externa?
a. Orientación en el campo de la cooperación externa. b. Uso de catálogos y directorios. c. Uso de periódicos nacionales y extranjeros. d. Documentación relacionada con convenios nacionales e internacionales. e. Guías de programas de intercambio con otras universidades. f. Otros. Explique:
A.5 ¿Qué fuentes utiliza para localizar la información (puede marcar varias opciones)
a. Revistas. b. Catálogos y directorios. c. Boletines. d. Correspondencia en general. e. Consultas a los coordinadores de los programas de intercambio. f. Material audiovisual. o.Otros. Explique:
A.6 El material que usted ha consultado en la OAIICE de la UCR,se puede considerar:
a. Excelente b. Muy bueno c. Bueno d. Regular e. Malo
¿Por qué?
B. CARACTER~STICAS DEL INMUEBLE
B. l ¿Cómo considera usted la planta física de la OAIICE?
a. Adecuada. b. Poco adecuada. c. Inadecuada.
B.2 Según su criterio¿Cuáles condiciones mínimas debe reunir el mobiliario de la OAl?
B.3 El horario de la OAl, ¿Se ajusta a las necesidades de información de los usuarios?
Justifique su respuesta:
C. SUGERENCIAS Favor indicar con sus propias palabras, cualquier sugerencia relativa a los servicios de información que ofrece la OAI/CE,específicamente,sobre el área de los asuntos internacionales y cooperación externa.
APÉNDICE No. 6
CUESTIONARIO A USUARIOS
"ANFITRIONAS"
CUESTIONARIO A LAS ANFlTRlONAS DE LA OFICINA DE ASUNTOS INTERNACIONALES
Y COOPERACIÓN EXTERNA
Este cuestionario tiene como propósito conocer las características de los usuarios de la OAIICE de la Universidad de Costa Rica. Sus respuestas serán utilizadas para la elaboración de un estudio de la situación actual de la Oficina. Por lo anterior le agradecemos, si fuera tan amable, de contestar unas pocas preguntas.
La información que usted brinde será tratada en forma confidencial.
INSTRUCCIONES GENERALES:
1. Marque con una (X) la alternativa según su criterio. En algunos casos puede marcar más de una opción.
2. Sea claro y preciso en sus respuestas. 3. Escriba con letra legible.
A. 1 En primera instancia podría indicarnos con qué frecuencia visita la OAIICE?
a. Todos los días. b. Semanalmente. c. Mensualmente. d. Ocasionalmente.
A.2 Conoce los servicios de información que presta la OAIICE?
SI NO (Pase a la pregunta No. A.4 si su respuesta es afirmativa; y si es negativa conteste la pregunta No. A.3)
A.3 ¿Por qué no utiliza los servicios de la OAIICE?
a. Visito otras dependencias con características similares. b. No conoce de su existencia. c. La información es poco actualizada. d. El lugar es incómodo. e. Otro. Explique:
(Aquí finaliza su cuestionario GRACIAS POR SU COLABORACIÓN)
A.4 ¿Cuáles son los servicios de la OAIICE., que más utiliza usted?
a. Orientación en cuanto al servicio de alojamiento de estudiantes extranjeros. b. Actividades especiales organizadas por la OAIICE. c. Resolución de consultas relacionadas a estudiantes de intercambio. d. Información de tipo financiero. e. Otros. Explique:
A. 5 ¿Cómo calificaría usted la calidad de los servicios que presta la OAIICE?
a. Excelentes b. Muy buenos c. Buenos d. Regulares e. Malos
¿Por qué?:
A.6 Describa brevemente cuáles son las necesidades de información que usted requiere como posible anfitriona de la OAIICE?
A. 7 ¿Qué fuentes utiliza usted para localizar la información?
a. Periódicos nacionales. b. Por referencia de otras personas. c. Consultas a los coordinadores de los programas. d. Consultas por medio de teléfono. e. Cuñas transmitidas por la radio. f. Boletines informativos. g. Otros. Explique:
B. CARACTER~STICAS DEL INMUEBLE
B.1 Finalmente, ¿Cómo considera usted la planta física de la OAIICE?
a. Adecuada. b. Poco adecuada. c. Inadecuada.
¿Por qué?
B.2 El horario de la OAIICE, ¿Se ajusta a las necesidades de información de los usuarios?
Justifique su respuesta:
C. CARACTER~STICAS DEL PERSONAL
¿Qué atributos (cualidades) cree usted debe tener el personal que brinda la informa- ción en la OAIICE? (Anote sólo tres).
D. SUGERENCIAS Favor indicar con sus propias palabras, cualquier sugerencia relativa a los servicios
de información que ofrece la OAIICE, especificamente, sobre los programas de inter- cambio.
GRACIAS POR SU COLABORACIÓN
/ 1 Poco adecuado 1 o Inadecuado [ U TOTAL
Gráfico 3 VIGENCIA DEL MATERIAL BIBLIOGRÁFICO QUE POSEE
LA OAllCE SEGÚN LA POBLACIÓN ESTUDIADA
Poco actualizado
Actualizado
existente se adapta a las exigencias de información, que requieren los
Gráfico 4 CONCEPTUALIZACIÓN DE UNIDAD DE INFORMACIÓN
SEGÚN LA POBLACIÓN ESTUDIADA
QUna sec.de una inst. que atiende casos especiales
bZI Un lugar de orientación especializado
Q Un centro activo para almacenar información
ClUn lugar donde se administra inform. especializada
Como se puede observar las personas encuestadas ven a la unidad de información como un "lugar de orientación especializado" en el cual debe darse la reciprocidad entre las personas que administran la información
,y los usuarios que la requiere.
Gráfico 6 INTERESES DE INFORMACIÓN REQUERIDOS POR LOS USUARIOS DEL ÁREA DE ASUNTOS INTERNACIONALES
Y COOPERACION EXTERNA
BOrient. en el campo de la Cooperac.
P u s o de catálogos y directorios
O Uso de periódicos extranjeros
€3 Docts.relac.con convenios na1.y extranj.
l G u i a s de progrs de intercambio
U Otros (Bases de datos)
Se despliega en este gráfico, que los usuarios optan por la documentación relacionada con convenios suscriptos entre la U.CR. y otras instituciones nacio- nales o extranjeras. Quizás, esto se deba al contacto directo de los usuarios con el personal de la Oficina 1
Gráfico 7 CONOCIMIENTO DE LOS SERVICIOS DE INFORMACIÓN
QUE PRESTA LA OAUCE A LOS USUARIOS
obedece, en gran medida, al lugar donde está ubicada, puesto que consideran que se trata de lugar incómodo.
Gráfico 8 SERVICIOS MAS UTILIZADOS POR LOS USUARIOS
DENOMINADOS "ANFITRIONAS"
0 Orientación de aloj.estudiantes extranj.
B l Resolución de consult.relac. a estud. internac.
O Información de tipo financiero
de las anfitrionas (47%) hacen uso del servicio de orientación en lo que se re-
Gráfico 9 FUNCIONAMIENTO DEL HORARIO DE ATENCIÓN
AL PÚBLICO SEGÚN POBLACIÓN ESTUDIADA
estudiada considera que el horario de atención al público sí se ajusta a los
APENDICE No. 8 LISTA DE SIGLAS Y ABREVIATURAS
ACDl
ALFA
CONARE
CYTED
DAAD
JlCA
IlMEC
OPLAU
UNESCO
MBA
M. Sc.
P. HD.
Lista de siglas y abreviaturas utilizadas
Agencia Internacional de Cooperación Canadiense
América LATINA FORMACI~N ACADÉMICA
PROGRAMA IBEROAMÉRICANO DE CIENCIA Y TECNOLOG~A PARA EL DESARROLLO
AGENCIA ~NTERNACIONAL DE COOPERACI~N DEL J A P ~ N
~NST~TUTO DE ~NVESTIGACI~N PARA EL MEJORAMIENTO DE LA EDUCACI~N COSTARRICENSE
A N E X O S
ANEXO No. 1
ORGANIGRAMA DE LA OAl
ANTERIOR AL AÑO 1990
: Esludios Becarios Ex- S.E.P., Becarios
Becas cortas
Cknvenios Estudiantes y financiamien Nacionales e Profesores Inicmacio- to Exterior nales Extranjeros
Conserjería
* No representan centros de responsabilidad formalmente definidos, se presentan para ilustrar las diferentes funciones que se realizan en la consecución de los objetivos de la Oficina
ANEXO No.2
ORGANIGRAMA DE LA OAl PROPUESTO POR LA
SECCIÓN DE ANÁLISIS ADMINISTRATIVO DE LA
VICERRECTOR~A DE ADMINISTRACIÓN
EN SETIEMBRE DE 1993
OFIC IRA DE ASUNTOS 1IYTERIYA.C IONALES Y COOPERAC ION EXiERNA
PROPUESTA DE UN ORGANIGitAMA ESTRUCTJRU
1093
i
COHIfE ASESOR
ANEXO No. 3
ORGANIGRAMA DE LA OAllCE
ACTUALMENTE VIGENTE
OFICINA DE ASUNTOS INTERNACIONALES Y COOPERACIÓN EXTERNA
-
Programa de Convenios
UNIVERSIDAD DE COSTA RlCA
Facultad de Educación Escuela de Biblibliotecología y
Ciencias de la Información
Resumen PROPUESTA PARA LA CREACIÓN DE UNA UNIDAD DE INFORMACIÓN ESPECIALIZADA EN ASUNTOS INTERNACIONALES Y COOPERACI~N EXTERNA
PARA LA UNIVERSIDAD DE COSTA RlCA
Proyecto de graduación para optar al grado de Licenciatura en Bibliotecologia
y Ciencias de la Información
Por
Manuel Gómez Redondo
Carné 650443
Górnez Redondo, Manuel Creación de una unidad de información especializada
en asuntos internacionales y cooperación externa para la Universidad de Costa Rica. San José, Costa Rica: UCR, 1998
Tesis para optar al grado de Licenciado en Bibliotecología con énfasis en Ciencias de la Inforrnación:Universidad de Costa Rica
Contiene apéndices.
1. UNIDADES DE INFORMACI~N. 2. CENTROS DE DO- CUMENTACI~N. 3. COOPERACI~N EXTERNA. 4. ASUNTOS INTERNACIONALES-ANTECEDENTES. 1. Titulo.
Esta separata constituye un breve resumen del proyecto de graduación
titulado "Creación de una Unidad de Información Especializada en Asuntos
Internacionales y Cooperación Externa para la Universidad de Costa Rica".
El trabajo consta de dos etapas, a saber: un diagnóstico y sobre la base de
ese diagnóstico, la elaboración de una propuesta.
La primera etapa se subdivide en dos capítulos; en el primer capítulo
aparece la introducción que comprende el problema y su importancia y los
objetivos tanto generales como específicos del proyecto. El segundo capítulo nos
presenta los antecedentes teóricos, tipos de unidades de información u
orientación y generalidades de cooperación externa, así como un aspecto general
de la Oficina de Asuntos Internacionales y Cooperación Externa de la Universidad
de Costa Rica.
La segunda etapa presenta los procedimientos metodológicos para
elaborar la propuesta; se define en esta parte los sujetos y fuentes de
información, se hace la recolección de la información y su análisis, y se dan los
pasos para elaborar la propuesta.
Además, contiene referencias bibliográficas y finalmente los anexos y los
apéndices del proyecto.
OBJETIVOS
1. Objetivo general 1 : el diagnóstico
Analizar la situación actual de la Oficina de Asuntos lnternacionales
y Cooperación Externa de la Universidad de Costa Rica en cuanto
a los servicios de información que brinda.
1.1 Objetivos específicos:
1.1.1. Determinar la estructura organizativa y funcional de la Oficina
de Asuntos lnternacionales y Cooperación Externa de la Uni-
versidad de Costa Rica.
1.1.2. Identificar:
a) los recursos físicos, económicos, humanos, equipo y mate-
riales de la Oficina de Asuntos lnternacionales y Coopera-
ción Externa.
b) los recursos de información básicos en materia de cooperg
ción externa.
c) servicios de información que se prestan.
d) el tipo de usuario que utiliza información de la Oficina.
1.1.3. Determinar:
a) los intereses de información de los usuarios del área de
asuntos internacionales y cooperación externa de la Uni-
versidad de Costa Rica.
b) los servicios que requieren los usuarios.
2. Objetivo general 11 : la propuesta
Proponer la creación de una Unidad de Información Especializada
en Asuntos Internacionales y Cooperación Externa para la Univer-
sidad de Costa Rica.
2.1. Objetivos específicos:
2.1 .l. Definir:
a) el tipo de unidad de información.
b) la estructura organizativa y funcional de la unidad de
información.
c) los recursos humanos, económicos y materiales necg
sarios para la unidad de información.
d) la planta física apropiada para la unidad de información.
e) los recursos bibliográficos con los cuales deberá contar
la unidad de información.
f) los recursos técnicos para la unidad de información.
g) los servicios que prestará la unidad de información.
PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO
Indica y define el tipo de investigación que se llevó a cabo durante el
diagnóstico aplicado a la Oficina de Asuntos Internacionales y Cooperación
Externa. Se mencionan los sujetos y fuentes de donde se obtuvo la información,
describe los instrumentos utilizados y explica cómo se recogió la información.
Procedimientos para el análisis de la información:
- Se tabuló cada uno de los datos obtenidos de los cuestionarios con la
finalidad de tener una distribución general de frecuencias.
- Se analizaron cada una de las respuestas aplicadas con base a las guías
de entrevista a los funcionarios administrativos.
- Mediante el software Excel de Windows se elaboraron cuadros y gráficos
para consignar la información obtenida.
- Se calcularon las relaciones porcentuales de cada una de las variables.
Finalmente, se Ilevó a cabo el análisis cualitativo y cuantitativo de las
variables, lo que dio como resultado la presentación de doce cuadros y nueve
gráficos en los que se muestran las situaciones analizadas.
CONCLUSIONES
Este apartado menciona cada una de las conclusiones obtenidas como
producto del diagnóstico aplicado.
Se propone la creación de una unidad que atienda las necesidades de
información en el área de los asuntos internacionales y cooperación externa.
PROPUESTA PARA LA CREACIÓN DE UNA UNIDAD DE INFORMACIÓN ESPECIALIZADA EN ASUNTOS INTERNACIONALES Y COOPERACIÓN EXTERNA
PARA LA UNIVERSIDAD DE COSTA RICA
Este capítulo comprende los siguientes apartados:
Objetivos de la Unidad de Información propuesta, funciones
administrativas, recursos humanos, recursos económicos, recursos físicos,
recursos bibliográficos y el tratamiento de la información.
ALCANCES DE LA INVESTIGACIÓN
En este capítulo se considera los alcances que se pueden enmarcar en la
investigación realizada.