CONTROL EFECTIVO DE PROYECTOS

CONTROL EFECTIVO DE PROYECTOS

Se han usado muchos sinnimos para hacer el control efectivo de un proyecto y se ha hablado de seguimiento y control, se habla de monitoreo, se habla de administrar el proyecto, se habla de supervisar el proyecto etc .1Todo proyecto durante su ciclo de vida pasa por dos grande fases, que son la de planificacin y la de control efectivo. Obsrvese el grafico del enfoque conceptual para elaborar un sistema para lograr automatizar la planificacin y control efectivo en una institucin o empresa. Obsrvese claramente la fase de Planificacin y luego la de Control Efectivo.

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3Fase de Planificacin o Estructuracin del Modelo En la primera fase de Planificacin: lo que se logra es el plan del proyecto, en esta fase se elaboran todos los planes que una institucin o empresa requiere tales como:1) Planes Estratgicos a cinco o diez aos 2) Plan del Negocio a cinco o diez aos.3) Planes por sectores a largo plazo para diez aos.4) Planes de Inversin o planes operativos anuales POA`S5) Planes Institucionales anuales

4Procesos de la Fase de Planificacin

5Planes Por rea del ConocimientoCada uno de estos planes pues deber contener en cierta medida desarrolladas las nueve reas del conocimiento de la Gerencia de Proyectos, como es:

1) el plan de la calidad,2) el plan del alcance, 3) el plan del tiempo, 4) el plan de costos, 5) el plan de riesgos, 6) el plan de adquisiciones, 7) el plan de comunicacin, 8) el plan de personal o recursos 9) el plan integrado de cada uno de los planes.

En esta fase el equipo se responsabiliza de preparar un modelo computarizado del plan, los programas o los proyectos que permita ejecutarlo de forma exitosa y que el mismo aprenda de la realidad, la creacin de este modelo automatizado es previo a que comience la ejecucin del proyecto.

6Fase de Seguimiento y Control EfectivoLa fase de Seguimiento y Control Efectivo tiene que ver cuando el proyecto comienza a ejecutarse. Esta parte tiene que ver con las tcnicas que se aplican una vez que el proyecto ha iniciado su fase de ejecucin o produccin, medir, controlar un proyecto y tomar las decisiones para lograr el xito del mismo.Es un concepto simple, pero de difcil implementacin o puesta en prctica si no se cuenta con las herramientas para lograrlo, pero de todas maneras tiene que hacerse

7Que implica la fase de Control Efectivo1. Recolectar datos reales. Se necesitan tcnicas para determinar el estado del proyecto y compararlo contra los estimados.2. Identificacin de problemas y anlisis3. Tomar medidas correctivas paso a paso. 4. Actualizacin del proyecto.

Obsrvese que Control Efectivo, no es llevar la historia del proyecto, ni ejercer un esfuerzo de control tipo policial, el concepto de control efectivo es el de proyectarse en el tiempo, de forma tal que el modelo planificado inicialmente se adecue a la realidad y poder tomar las decisiones que permitan que los productos resultantes sean de calidad y orienten el proyecto hacia el xito.

As que el control efectivo busca recopilar informacin bsica para mejorar la toma de decisiones y poder predecir con mayor exactitud el comportamiento del proyecto y poder tomar medidas correctivas a tiempo.

8Grupo de Trabajo Seguimiento y Control EfectivoEs sumamente importante que el grupo de trabajo de servicio de Seguimiento y Control Efectivo este bien definido y se le de todo el apoyo para la realizacin del trabajo para lograr las metas del proyecto y no confundir este grupo con el grupo de implementacin. En muchas instituciones y empresas por ahorrar dinero le dan este trabajo al grupo de trabajo que implementa el proyecto y generalmente es un error porque ni ejecuta , ni hace un buen seguimiento y control. Las personas que trabajan en esta rea deben ser personas bien ordenadas en llevar todo el monitoreo del proyecto y deben estar bien entrenadas. 9Es Importante Revisar El Plan Antes de Iniciar un Proyecto, Porque si el Plan no esta bien estructurado pues no podr existir un buen seguimiento y control efectivo.

10Grupo de Procesos de Seguimiento y Control Efectivo

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Todo lo que se planifica debe ser controlado de forma efectiva para tomar las mejores decisiones, as que en la fase de control efectivo hay que estudiar sobre los temas siguientes:

1.Control del Alcance.2.Control de la Calidad3.Control del Tiempo4.Control del Progreso Fsico.5.Control de Costos6.Control de personal7.Control de las comunicaciones8.Control de riesgos9.Control de las adquisiciones10.Control de equipos11.Control de Horas Hombres. 12. Control de Materiales13.Control de documentos14.Control de cambios15.Controlar el trabajo en equipo 16.Controlar la gerencia de conflictos17.Control y gerencia de contratos18.Toma de Decisiones

12Grupo de Trabajo de Implementacin o Ejecucin del ProyectoEste grupo debe ser el que ejecuta el proyecto, integrado con el equipo que hace el seguimiento y control efectivo pero no es recomendable que el mismo equipo de trabajo que ejecuta haga el seguimiento y control efectivo del proyecto. Este debe ser un equipo bien entrenado en lograr productos de calidad, hacer las compras a tiempo y organizar un equipo de trabajo de alto rendimiento, as como distribuir la informacin a tiempo a los diferentes equipos de ejecucin y saber responder a llenar las expectativas de los interesados. 13

Grupo de Procesos de Implementacin o Ejecucin

14El Grupo de CierreGeneralmente estos procesos se le dan al grupo de seguimiento y control efectivo, pero debera ser un grupo de trabajo integrado por los ejecutores y los que hicieron el seguimiento y control efectivo del proyecto con el fin de realmente llegar a tener la informacin relevante del proyecto. Los cierres de los proyectos deben ser planificados desde que se comienza el proyecto y no hasta el final de proyecto. 15Grupo de Procesos de Cierre

16Lnea Base en ProjectEl primer paso para hacer un corte o informe de avance de un proyecto es crear una copia del archivo donde se contempla el plan y guardar la lnea base del proyecto.Para guardar la lnea base del proyecto se toma la opcin de herramientas( tools) y se busca la opcin seguimiento (tracking), a nivel de esta opcin se selecciona guardar lnea base (save base line) para todo el proyecto (entire Project). Esta accin lo que hace es que guarda los elementos de costos del proyecto.Si ahora se abre la opcin de vista del valor ganado aparecen elementos de costos.Para iniciar el reporte del progreso fsico la opcin de calculo debe ser manual para aplicarla al final del proceso de introduccin de la informacin recabada en el campo que se presenta en hoja anexa y en archivo electrnico a nivel de Excel para impresin.Antes de iniciar cualquier clculo se debe estar claro que se esta utilizando la opcin del progreso fsico y debe revisarse que cada actividad en la opcin avanzada refleje que se est calculando el valor ganado en funcin del progreso fsico.

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Como establecer la fecha de corte o de estado del proyecto.

Se utiliza en el men la opcin de Informacin del proyecto.Para que la fecha de corte aparezca en el diagrama de barra correspondiente se utiliza la opcin del men formato cuadricula ( Gridline) y luego se selecciona la opcin de fecha de corte o de estado, en ingles como Status Date. Luego se define el tipo y color de la lnea que deseamos aparezca como fecha de corte.Toda esta fase es de preparacin para poder comenzar la alimentacin de la informacin al sistema.

18Ejercicios de Trabajo en CasaLeer y resumir los procesos de Seguimiento y Control.Leer y Resumir los Procesos de ImplementacinCual es la diferencia entre los procesos de Implementacin y los de Seguimiento y Control ?Cuales son los procesos de CierreEjercicio 1.Guardar lnea base de un proyecto y verificar elementos de costoEstablecer la fecha de corte y revisar elementos de costoRevisar estado de las opciones a nivel de herramienta.Visualizar el diagrama de Gantt de Seguimiento.Ejercicio No. 2.1. Establecer la fecha de corte y hacer que aparezca en diagrama de Gantt.

19Monitoreo del ProyectoDespus de la planificacin es responsabilidad de la Gerencia del Proyecto el ejecutar el proyecto de tal manera, que se logren los objetivos planteados. La forma de hacerlo o lograrlo es monitoreando todas las variables con las cuales se estructur el plan o modelo del proyecto y sobre todo monitoreando el progreso y gastos, comparando los mismos contra lo planificado y tomando medidas correctivas si son necesarias (Ajustes).

20Realmente se Controla el ProyectoEl ambiente cambiante de los proyectos puede hacer que en vez que la fuerza de trabajo controle el proyecto, sea el proyecto quien controle a la fuerza de control, movindose de crisis en crisis sin ningn plan.

21La Implementacin de un Sistema de Control Efectivo debe ser PlaneadaSe debe tener claro que, la implantacin de un sistema de control de proyectos deber ser planificado, el debe contemplar la programacin, las metas de costo, estrategias, ajustes de la organizacin, entrenamiento y procedimientos22Las Variables que Generalmente se Monitorean son:Tiempo (Control de Avance-Control o Gerencia de Programacin)Progreso Fisico (Control de Costo-Gerencia de Costo-Control de Calidad, Supervisin-Inspeccin)Calidad, riesgos, comunicaciones, personal, adquisicionesCostos (Control de Costos Gerenica de Costo.

23El plan original puede resultar inoperativo por los factores siguientes:

En todo proyecto se producen cambios en las variables que estructuran el modelo original y hay que estar preparado para los mismos, el plan original puede resultar inoperativo por los factores siguientes:

Cambios en los objetivos de la variable tiempo.Cambios en los objetivos de la variable costo.Cambios en las especificaciones tcnicas.Cambios en las polticas operacionales.Cambios en mtodos de construccin.Cambios en requerimientos.Ajuste a Tiempo estimados de actividades.Lgica o mtodo de trabajo equivocadoFalla en la entrega de materiales.Reasignacin de recursos requeridos por actividad.Inhabilidad para usar los recursos tal y como fueron planificados.Dificultad tcnica inesperadaCondiciones ambientales inesperadas.Inesperadas fluctuaciones del mercado.

24Retroalimentacin

El proceso de retroalimentacin es bsico y aqu influye el sistema de comunicacin, cuyo objetivo es mantener un balance entre la realidad y lo que uno percibe de la realidad.

25SISTEMA DE RETROALIMENTACION PRPRNecesidades El alcance del programa, Fechas de contratacin de los proyectos con las Entidades Administradoras. Duraciones estimadas para la ejecucin de las actividades propuestas, Costos autorizados y comprometidos con los beneficiarios y diferentes fuentes de financiamiento del programa.PromocinGestin de aprobacin de los documentos de proyectos.Preinversin o elaboracin de documentos de proyectos con el concurso de consultores.Conceptualizacin y diseo de planos constructivos cuando el caso lo requiera.Elaboracin de lnea base para efectos de evaluacin de impacto.Los procesos de preparacin, contratacin y adquisiciones Ejecucin

Ideas y perfiles Documentos de proyectos aprobadosContratos con EAS Documentos de proyectos Granos BsicosLeche AHortalizasCacaoCafAjustarMonitoreoComparar

PlanesEntradasProcesosProductos, Amigables al Ambiente26Que pasa actualmente en el CampoEn muchos proyectos esta funcin de control efectivo en el campo se le agrega a las actividades del supervisor.Pero que est pasando en la realidad, las empresas e instituciones del estado, invierten grandes sumas de dinero y no logran los resultados esperados.Pero es que tienen supervisores que no saben lo que es el control efectivo de un proyecto y no estn equipados para ejercer el mismo de ninguna manera, no saben muchas veces ni operar un computador, menos un programa para hacer el seguimiento y control efectivo del mismo.Estn supervisando y no cuentan con equipos de topografa o de control de calidad de campo, como es contar por lo menos con un martillo suizo para controlar la calidad del concreto. Al final del proyecto no queda un modelo, no queda una historia, lecciones aprendidas etc., que se puedan perfeccionar en el tiempo.

27Informes InoportunosTodo nace en el campo con informacin falsa o mal procesada y luego llega a un grupo de personal contratado por el cliente o la institucin que lo que hacen es procesar esta informacin y compendiarla en informes que muchas veces tienen hasta dos y tres meses de atraso, que ya no son oportunos y por lo tanto no sirven para realmente tomar decisiones.

28Que es el Control EfectivoAs que ejercer el Control Efectivo consiste en tener montado un sistema que me permita retroalimentar el plan o modelo del proyecto, de forma tal que proyecten las variables que facilitan mejorar la toma de decisiones de forma oportuna; para lograr en la medida que se ejecuten estos proyectos en el tiempo, ejecutarlos con mejor calidad, en menor tiempo, a mas bajo costo y optimizar por lo tanto el uso de los recursos. As que la historia de una organizacin y su esfuerzo en lograr mejorar su desempeo se reduce a una biblioteca de planes y modelos, que han sido calibrados contra la realidad y que de forma continua se aprenden a perfeccionarlos y hacer un uso ms efectivo de los recursos.

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Para estimar el estado del progreso hay numerosas tcnicas tale como:

Se hace el levantamiento fsico de campo de la cantidad de unidades colocadas y se comparan contra aquellas que aparecen en los planos de diseo o autorizadas.El tiempo transcurrido se compara contra el estimado para cada actividad.Los recursos invertidos se grafican contra los planificados o esperados de horas-hombres, materiales y equipos.El juicio y experiencia del supervisor se utilizan para estimar el porcentaje de avance de cada actividad.

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Elementos de un mtodo efectivo de medicin:

Proveer una medida de la cantidad fsica de trabajo ejecutada.Proveer una medida del alcance actual del trabajo.Expresar el trabajo ejecutado como un porcentaje del alcance total del trabajo.Imparcial ( no afectado por pesimismo u optimismo)Realista (hasta las pequeas cosas, pero que acumuladas constituyen parte del progreso).Eficiente (No necesita mucho tiempo para recolectar, analizar y presentar los datos).Entendido por quienes hacen el trabajo y la medicin.Bien documentado ( para asegurar consistencia)Independiente de las horas hombre invertidas del contratista (Debe de tratar medir el trabajo fsico real).Claro, justo ( para quienes hacen el trabajo y quien lo paga)

31PreguntasEn que consiste el Control Efectivo de Proyectos?Que implica la fase de Control Efectivo?Para comenzar con la fase de control efectivo previamente que es indispensable.?Cual es el grupo de Procesos de Seguimiento y Control Efectivo?En que consiste el monitoreo de un proyecto?En que consiste la retroalimentacin?Cuales son los elementos de un mtodo de medicin efectiva. En el control efectivo hay que dar las malas noticias apenas son aparentes para poder tomar medidas correctivas?Que es una lnea base?

32GRACIAS POR SU ATENCION33