gerencia del control interno del efectivo en los institutos y colegios universitarios ... ·...
TRANSCRIPT
GERENCIA DEL CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO EN LOS INSTITUTOS Y COLEGIOS UNIVERSITARIOS PÚBLICOS
1
XI CONGRESO INTERNACIONAL DE LA ACADEMIA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS A.C (ACACIA)
GERENCIA DEL CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO EN LOS INSTITUTOS Y COLEGIOS UNIVERSITARIOS PÚBLICOS
MESA DE TRABAJO: ADMINISTRACION DE LA EDUCACION
AUTORES: CIRA DE PELEKAIS *
UNIVERSIDAD RAFAEL BELLOSO CHACIN AV. GOAJIRA CON CIRCUNVALACION 2. DIAGONAL PLAZA DE TOROS
TELEFAX: 58/0261/7422827 E MAIL: [email protected]
[email protected] ONELIO LUZARDO**
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA DE MARACAIBO LEONARDO BELLOSO***
UNIVERSIDAD RAFAEL BELLOSO CHACIN
MEXICO MAYO 2007
GERENCIA DEL CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO EN LOS INSTITUTOS Y COLEGIOS UNIVERSITARIOS PÚBLICOS
2
GERENCIA DEL CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO EN LOS INSTITUTOS Y COLEGIOS UNIVERSITARIOS PÚBLICOS
Management of the Internal Control of the Cash in the Institutes and Schools Public
RESUMEN
El propósito fue analizar los procesos gerenciales del Control Interno del Efectivo en los Institutos y Colegios Universitarios Públicos, ubicados en el Occidente Venezolano. Para tal efecto se realizó una investigación descriptiva, aplicada, observacional, de campo, y prospectiva, bajo un enfoque positivista cuantitativo, utilizando un diseño no experimental transversal descriptivo. Conceptualmente la variable se fundamento en al ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Publico (2005), la Ley Orgánica de la Contraloría General de la Republica y del Sistema Nacional del Control Fiscal (2001), Reglamento No.1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público sobre el Sistema Presupuestario (2002), y Alvarado (2003). La población objeto de estudio fue la conformada por el conjunto de directores, subdirectores administrativos, administradores, jefes de contabilidad y auditores internos de las instituciones investigadas, asumiéndose a 27 de ellos como unidades de información pues los mismos reunían las características de informantes claves. Como instrumento se utilizó un cuestionario tipo escala ordinal conformado por 52 reactivos con cinco alternativas de respuesta. Los datos fueron procesados utilizando la hoja de calculo Excel bajo ambiente Windons XP, arrojando como conclusión que los controles internos del efectivo en las instituciones investigadas son realizados en un nivel moderadamente altos, en razón a lo cual el investigador propuso unos lineamientos estratégicos para incrementar su efectividad.
Palabras Clave: Control Interno del Efectivo, Institutos y Colegios universitarios Públicos, Procesos Gerenciales.
GERENCIA DEL CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO EN LOS INSTITUTOS Y COLEGIOS UNIVERSITARIOS PÚBLICOS
3
INTRODUCCIÓN
Se vive en un mundo rodeado y compuesto por organizaciones, en donde las
mismas se han convertido en las instancias a través de las cuales el Estado, la
empresa privada, los ciudadanos, y la sociedad en general logran conjugar recursos,
tanto materiales como humanos con la finalidad de alcanzar unos objetivos.
Dentro de este contexto, el efectivo juega un papel fundamental pues entendido
este como el dinero que se encuentra depositado en la caja, caja chica o el banco y
que no posee restricciones para su gasto, es el medio que utilizan las entidades para
Adquirir todos los bienes y servicios que requieren, para alcanzar sus objetivos de
acuerdo a los planes que previamente se han trazado.
En este sentido, el control interno del efectivo es de suma importancia para
regular la utilización de este bien, pues por medio de esta función se logra precisar si
lo realizado se ajusta al deber ser y en caso de haber desviaciones, proceder a
determinar sus causas y realizar las correcciones necesarias.
Sin embargo, esta tarea no debe verse solo a nivel posterior a los eventos, pues
la misma también debe poseer una labor de prevención, es decir, evitar que hechos
irregulares se sucedan, siendo la implantación y mantenimiento de la misma,
responsabilidad de la máxima autoridad de la institución, con el objetivo de
proporcionar una seguridad razonable en el logro de los fines organizacionales.
Situación Problemática
A nivel global todos los países se ven influenciados por la economía, esta se
puede definir en términos simples como la ciencia que estudia las relaciones entre
las personas por intermedio de la producción y comercialización de bienes y
servicios, siendo en la actualidad el medio más utilizado para realizar estas
operaciones un recurso denominado dinero.
Al respecto, dentro del campo de estudio de esta disciplina están todos los
problemas relacionados con la determinación del precio de las cosas, así como, el
análisis de actividades que implican costos, produciendo beneficios susceptibles de
ser cuantificados.
En este sentido, además de las familias, las comunidades, las empresas entre
otros, en la economía participa el sector público comprando bienes y servicios para
atender las necesidades sociales de la población, obteniendo los recursos que
GERENCIA DEL CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO EN LOS INSTITUTOS Y COLEGIOS UNIVERSITARIOS PÚBLICOS
4
necesita para financiar estas operaciones a través de la obtención de ingresos por
medios tributarios y no tributarios. Dentro de esta perspectiva, el sector público
debe tener un comportamiento racional que se debe manifestar en maximizar sus
ingresos, minimizando las erogaciones de lo que adquiere, todo dentro del marco de
las leyes establecidas por la sociedad, y reguladas por los órganos o poderes que el
estado posee para tal fin.
En este orden de ideas señala Paredes (2000), que en la actualidad el estado
venezolano ha experimentado profundos cambios económicos acompañados de una
progresiva turbulencia social, política y económica, con repercusión nacional,
afectando el funcionamiento de las estructuras organizativas y funcionales de los
diferentes ministerios públicos en las áreas que son propias de su competencia,
evidenciando deficiencias y carencias que afectan su normal desenvolvimiento.
Al respecto con el objeto que el estado cumpla con su rol como ente regulador y
garante del bien colectivo, es necesario que el sistema burocrático en el cual opera,
funcione de manera efectiva en todas las áreas de su competencia, es decir, salud,
cultura, seguridad, infraestructura, deporte y educación.
Dentro del sector educativo se encuentra a su vez inmerso el Subsistema de
Educación Superior que está integrado por diferentes tipos de instituciones:
Universidades, Institutos y Colegios Universitarios de tecnología.
Estos últimos se originan legalmente según la (OEI) Oficina de Estadista e
Información (1999) con la promulgación de los decretos No.1574, sobre el
Reglamento de Institutos y colegios universitarios, y No.1575, sobre el Reglamento
del Personal Docente y de Investigación de los Institutos y colegios universitarios, en
febrero de 1974.
Para finales de 1970, funcionaban en el país 2 Pedagógicos y 1 Politécnico; pero
es a partir de 1971 cuando comienza el crecimiento de este tipo de educación, y se
empiezan a crear nuevos institutos como los Tecnológicos y Colegios Universitarios.
En este sentido, debido a la reorientación de la matrícula, de las especialidades
tradicionales universitarias (carrera 5 años), a las especialidades de carácter
tecnológicas, con una duración de tres años, ésta situación determinó la necesidad
de reglamentar el funcionamiento de los mismos, mediante los decretos ya
mencionados. En el 2006, su número alcanza 28 colegios e institutos universitarios
de tecnología, los cuales abarcan una amplia variedad de opciones educacionales
GERENCIA DEL CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO EN LOS INSTITUTOS Y COLEGIOS UNIVERSITARIOS PÚBLICOS
5
universitarias, que incluyen carreras tales como: turismo, hotelera, administración,
informática, obras civiles, mecánica, entre otras.
Estas instituciones dependen directamente del Ministerio de Educación Superior,
por tanto en el aspecto pedagógico como en el administrativo (que involucra a su
vez las asignaciones presupuestarias y de efectivo), reciben lineamientos directos de
ese despacho, el cual regula y norma todo lo concerniente al funcionamiento
académico y administrativo de los centros donde se imparte la educación de este
subsector.
De allí, cuando se hace referencia a la administración se involucra
necesariamente el manejo de todos los recursos para lograr los objetivos de la
organización y dentro de éstos el efectivo juega un nivel de singular importancia,
dado que poseerlo demuestra su titularidad sin ningún otro requisito para
demostrarlo, así pues la ejecución de un control interno adecuado es de una
relevancia significativa, en el manejo de este recurso.
Otra argumentación esta en el hecho, de que en determinado momento las
instituciones bancarias con las cuales llevan relaciones, cargan notas de débito a las
cuentas las cuales no son detectadas sino al pasar mucho tiempo, afectando con
esto la disponibilidad que creen tener y además algunas veces debido a que los
montos no son considerables no se aclara el porque de este cobro.
Con respecto a la caja chica señalan que se adquieren bienes que no son
necesarios para la institución, en ocasiones se realizan erogaciones sobrepasando
el límite máximo permitido, y que se presentan situaciones en donde se realizan
pagos sin estar autorizados de manera previa por el encargado de esta tarea.
Todo lo anteriormente expuesto pudiera estarse originando por falta de
experiencia de las personas encargadas de gerenciar el efectivo o sencillamente,
debido a una actitud de indiferencia, indolencia o colusión en el momento de ejecutar
estos actos administrativos.
Se debe tener presente que el efectivo constituye un bien que puede ser utilizado
para cualquier fin, por ello aun cuando se trate de sumas relativamente pequeñas
tiene importancia, y no es posible establecer formas de identificación que
demuestren su titularidad; siendo por esto importante el tomar las previsiones
necesarias para protegerlo de fraude o robos.
GERENCIA DEL CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO EN LOS INSTITUTOS Y COLEGIOS UNIVERSITARIOS PÚBLICOS
6
La investigación se efectuó en los Institutos y Colegios Universitarios públicos
ubicados en el occidente de Venezuela en un periodo que abarcó
desde febrero de 2005 hasta diciembre de 2006.
Para el abordaje de la variable “Gerencia del Control Interno del Efectivo”, se
utilizaran los aportes teóricos de autores tales como: Alvarado (2003), Catacora
(1999), Rodríguez (2001), Cuéllar (2003), Mantilla (2005), Federación de Colegio de
Contadores Públicos de Venezuela (1996), Horngren, Harrison y Robinson (1999),
Brighan y Scout (2003), Moyer, Mc. Guigan y Kretlow (2000), entre otros; quienes
plantean que siendo el efectivo uno de los activos más valiosos que posee una
entidad, se deben adoptar procedimientos dirigidos a vigilar e inspeccionar el
cumplimiento de la política preestablecida por una organización, proteger el
patrimonio de la misma contra posibles actos dolosos y asegurar la exactitud y
confiabilidad de los registros e informes financieros.
Bases Teóricas
Gerencia
Cuando se habla de organizaciones, el termino gerencia esta implícito en estas,
pues el éxito que pueden tener estas en alcanzar sus objetivos y también el
satisfacer sus obligaciones sociales depende, en gran medida, del desempeño del
gerente en esta área, pues el mismo constituye una herramienta fundamental en la
planificación y ejecución de estrategias.
En este sentido, para Stanley y Geoffrey (2001), la gerencia es la disciplina que
dirige a la organización para satisfacer sus propias metas, necesidades,
requerimientos financieros y otros aspectos similares. Esto la ubica en la posición
de agencia en la toma de decisiones, que se orientarán hacia el mejor interés de
toda la organización.
Andrade (2005), afirma que la gerencia es el proceso constituido por la
planificación, organización, dirección y control, ejecutados por los diferentes niveles
gerenciales para distribuir los recursos (financieros, humanos, materiales y
tecnológicos), así como coordinar el trabajo, el rendimiento de los demás
empleados no incluidos en el área de gestión, con la finalidad de producir con
un alto nivel de calidad para satisfacer las necesidades que logren los
objetivos de la empresa.
GERENCIA DEL CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO EN LOS INSTITUTOS Y COLEGIOS UNIVERSITARIOS PÚBLICOS
7
Asimismo Rivas (2001:90), establece que la gerencia “es una técnica
administrativa sistemática, que permite el logro de los fines propuestos por una
persona, grupo o cualquier organización”.
Para el investigador, la gerencia tiene dentro de sus funciones, representar a la
organización frente a terceros y coordinar todos los recursos mediante el proceso de
planeación, organización, dirección y control, para garantizar de esta manera su
permanencia o vida institucional, satisfaciendo las necesidades internas y externas
de la misma, manteniéndose rentable en escenarios altamente competitivos y
globalizados.
En este sentido David (1998), afirma que generalmente se presentan tres tipos,
los cuales se describen a continuación:
Nivel Estratégico: Es el que fija la misión, estrategias, así como los objetivos de
la organización. Con el fin de establecer metas e instruir políticas en forma efectiva
los cuales deben inspirar las acciones de toda organización y esta integrado por el:
ejecutivo, presidente, vicepresidente, gerente general y gerente de división.
Nivel Táctico: Representa un grupo encargado de las funciones de la dirección
y ejecución de las diferentes divisiones de una entidad, además tiene que ver con la
organización o las operaciones asignadas a cada departamento. Se caracteriza por
la acción mixta de responsabilidad e iniciativa, el establecimiento de objetivos, así
como el funcionamiento de grupos o equipos de trabajo. Dentro de estos se pueden
citar los gerentes de división, y de departamento
Nivel operativo: Se encarga de vigilar y controlar los empleados así como el
cumplimiento de los objetivos establecidos por los dos niveles antes mencionados y
esta conformado por: Gerentes Funcionales, Gerentes de Unidad, Supervisores y
Capataces.
Por otra parte, dentro de los criterios para evaluar el desempeño de un
determinado sistema gerencial se encuentra la efectividad, y esta según Besley y
Brighan (2003), es un concepto que abarca los aspectos de eficiencia y eficacia,
y considera aspectos como: bajos costos, alta moral de los miembros,
mantenimientos de plantas y equipos, y en general todas las actividades
necesarias para el mantenimiento de la organización. Esta incluye el grado en el
cual una organización, logra sus múltiples objetivos dentro de las limitaciones de
sus escasos recursos.
GERENCIA DEL CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO EN LOS INSTITUTOS Y COLEGIOS UNIVERSITARIOS PÚBLICOS
8
Procesos Gerenciales
La tarea de los gerentes es interpretar los objetivos propuestos para la
organización y transformarlos en acción a través de la planeación, la organización, la
dirección y el control de todos los esfuerzos realizados en todas las áreas y niveles
de la entidad, con el propósito de alcanzar tales fines de la manera más adecuada al
contexto situacional.
La Planeación
Según Corredor (2004), la planeación que constituye la primera fase del proceso,
no es otra cosa que sistematizar previamente objetivos, estrategias y políticas en
planes y programas de acción. Los primeros constituyen fines que se quieren
alcanzar y las ultimas, el marco referencial que se fija para colaborar en la toma de
decisiones. Se pueden establecer tantas políticas como áreas básicas tenga la
organización. Las políticas generan normas y procedimientos.
En este sentido Chiavenato (2000), agrega que las entidades no improvisan y
casi todo lo tienen planeado y la planeación es precisamente la primera función
administrativa porque sirve de base a las demás funciones. Esta determina por
anticipado cuales son los objetivos que deben cumplirse y que debe hacerse para
alcanzarlos; por tanto, es un modelo teórico para actuar en el futuro. Comienza por
establecer los objetivos y detallar los planes necesarios para alcanzarlos de la mejor
manera posible. Planear y determinar los objetivos consiste en seleccionar por
anticipado el mejor camino para lograrlos. La misma determina donde se pretende
llegar, qué debe hacerse, cómo, cuándo y que orden debe llevar.
La Organización
Constituye la segunda función del proceso gerencial y no menos importante que
el resto para conseguir los objetivos, las actividades deben agruparse con lógica, y
debe distribuirse la autoridad para evitar los conflictos y la confusión.
Al respecto Chiavenato (2000), señala que esta etapa se refiere al acto de
organizar, integrar y estructurar los recursos y los órganos involucrados en la
administración; establecer relaciones entre ellos y estipular las atribuciones de cada
uno.
Esto coincide con Koontz y Weihrich (2003), quien establece que la organización
es la estructura intencional de funciones en una empresa formalmente organizada.
GERENCIA DEL CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO EN LOS INSTITUTOS Y COLEGIOS UNIVERSITARIOS PÚBLICOS
9
Aclarando en este sentido, que describir a una organización como formal, no
significa que contenga nada inherentemente inflexible o indebidamente limitante. La
organización formal debe ser flexible, debe dar lugar a la discrecionalidad, la
ventajosa utilización del talento creativo y el reconocimiento de los gustos y
capacidades individuales.
La Dirección.
Es la tercera función, en esta parte se realiza el logro de los objetivos, esto
implica materializar todo aquello que en un momento dado se inicio como una idea,
la cual se plasmo en documentos y ahora corresponde llevar a cabo en acciones
que hagan posible el cumplimiento de esto.
Para Koontz y Weihrich (2003: 521), “la dirección es el proceso consistente en
influir en los individuos para que contribuyan al cumplimiento de las metas
organizacionales y grupales”.
Por su parte Bateman y Snell (2001), amplia y coincide con la definición anterior
al afirmar que la dirección es donde los gerentes efectivos saben conducir a otros
hacia la unidad y el éxito organizacional, interviniendo en este proceso componentes
esenciales tales como, liderazgo, la motivación con implicaciones para elevar el
desempeño, los equipos de trabajo y la comunicación.
Al respecto, es bueno señalar que los gerentes no son necesariamente
verdaderos líderes. Muchos administradores, supervisores e incluso altos ejecutivos
cumplen sus responsabilidades sin ser grandes líderes, pero estas posiciones abren
oportunidades para que este sea ejercido.
El Control
Constituye la última pero no menos importante de las funciones gerenciales, para
Koontz y Weihrich (2003), representa la función que consiste en medir y corregir el
desempeño individual y organizacional para asegurar que los acontecimientos se
adecuen a los planes. Implica medir el desempeño con metas y planes; mostrar
donde existen desviaciones de los estándares y proceder a las correcciones a que
dieran lugar.
El mismo autor, señala que las técnicas y sistemas de control son esencialmente
los mismos, trátese de dinero, procedimientos de oficina, moral de los empleados,
calidad del producto o cualquier otro aspecto.
GERENCIA DEL CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO EN LOS INSTITUTOS Y COLEGIOS UNIVERSITARIOS PÚBLICOS
10
En este sentido, la finalidad del control es garantizar que los resultados de lo que
se planeó, organizó y dirigió, se ajusten lo máximo posible a los objetivos
preestablecidos. La esencia de este radica en la verificación de si la actividad
controlada está alcanzando o no, los objetivos o resultados deseados.
El Control del Efectivo
Orígenes del Efectivo
El aspecto de interés son los registros primarios e incipientes que los primeros
hombres determinarán en cuanto el manejo de los recursos disponibles, tales como
los asientos y anotaciones correspondientes al efectivo y a su disponibilidad, es
decir, lo que en la actualidad se denomina flujo de caja.
En este sentido Madroño (2000), refiere que el control y administración del
efectivo nace con los griegos y romanos (aunque existen otros estudios que lo
ubican en Babilonia), cuya aportación hizo referencia a la organización de los
sistemas y registros de cuentas financieras, con el propósito de aumentar su poderío
en ciertas regiones, y como consecuencia, el control que llevaban del cobro de los
impuestos, observando con sumo cuidado su flujo respectivo.
Otro antecedente importante se encontró en la iglesia, cuyo sistema ha sido
históricamente un modelo de administración y control sobre estos elementos
financieros desde épocas remotas, ya que es sabido por todos su auge financiero y
económico durante el renacimiento al volver a los patrones grecolatinos, pues al
manejar sus ingresos en forma eficiente, le permitieron no sólo cubrir sus
necesidades, sino financiar a terceros.
De igual manera Madroño (2000), reseña que de esta manera se llego a la
revolución industrial, la cual se caracterizó por la utilización de maquinarias y
procedimientos adecuados para gerenciar la producción en masa; así como los
ingresos resultantes de su comercialización, sin dejar de un lado los mecanismos de
control, naciendo con ello la administración científica, representada por Taylor y
Fayol, así como su oportuna planificación escrita.
El Efectivo
La administración del efectivo es de vital importancia en cualquier negocio,
porque es el medio para obtener mercaderías y servicios. Se requiere de una
GERENCIA DEL CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO EN LOS INSTITUTOS Y COLEGIOS UNIVERSITARIOS PÚBLICOS
11
cuidadosa contabilización de las operaciones con efectivo debido a que este rubro
puede ser rápidamente mal invertido, y es susceptible a manejos indebidos.
Para Alvarado (2003), el efectivo es la primera partida encontrada en el balance
general como activo circulante, y representa los fondos inmediatamente disponibles
que pueden ser utilizados para finalidades diversas, relacionadas con los
operaciones que normalmente realiza la empresa, además es una partida que no
esta protegida contra la inflación.
Por su parte, Rodríguez (2001), coincide con la definición anterior al afirmar que
este consiste en todo el dinero que tenemos disponible para gastarlo en un momento
determinado, tal como billetes, monedas, cheques, depósitos a la vista entre otros.
Es una cuenta real del balance general, que va ubicada dentro del activo circulante
disponible, y posee un saldo deudor.
El Control Interno
Todo proceso necesita del control interno, ya que este permite que el orden este
presente a lo largo de todas las actividades que realiza la empresa, consiguiendo así
los objetivos establecidos. Al respecto Cruz (2005), afirma que este lejos de ser un
fin en si mismo que interfiera el accionar de las organizaciones, es un medio más
para el logro de objetivos y la protección del patrimonio, incluyendo el público. Por lo
tanto, debe entenderse como un proceso que, bajo la responsabilidad indelegable de
la máxima autoridad, es ejecutado por ella y por todos los integrantes de la
organización.
Es así, como la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del
Sistema Nacional de Control Fiscal (2001), en su articulo 35 señala que el control
interno es un sistema que comprende el plan de organización, las políticas, normas,
así como los métodos y procedimientos adoptados dentro de un ente u organismo,
para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su información
financiera y administrativa, promover la eficiencia, economía y calidad en sus
operaciones, estimular la observancia de las políticas prescritas y lograr el
cumplimiento de su misión, objetivos y metas.
Por otra parte el articulo 5 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del
Sector Público (2005), complementa estableciendo que el sistema de control interno,
comprende el conjunto de normas, órganos y procedimientos de control integrados a
GERENCIA DEL CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO EN LOS INSTITUTOS Y COLEGIOS UNIVERSITARIOS PÚBLICOS
12
los procesos de la administración financiera así como de la auditoria interna y tiene
por objeto promover la eficiencia en la captación y uso de los recursos públicos, el
acatamiento de las normas legales en las operaciones del estado, la
confidencialidad de la información que se genere; y garantizar el cumplimiento de la
obligación por parte de los funcionarios de rendir cuenta referente a su gestión.
Al respecto, tanto la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del
Sistema Nacional de Control Fiscal (2001) en su articulo 36 y Ley Orgánica de la
Administración Financiera del Sector Público (2005) en su articulo 134, señalan que
corresponde a las máximas autoridades jerárquicas de cada organismo o entidad la
responsabilidad de organizar, establecer, mantener y evaluar el sistema de control
interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza , estructura y fines del ente que
administra los recursos.
El Control Interno del Efectivo.
El término de control interno para Mantilla (2005), se utiliza en su forma más
amplia, incluyendo el contable y el administrativo. Mientras que el primero se utiliza
con el fin de proteger los activos y garantizar la confiabilidad de los registros
contables, incluyendo la autorización y aprobación, así como la separación de
responsabilidades relacionadas con los registros y custodia; los controles
administrativos se establecen para asegurar la eficiencia operacional y la sujeción a
las políticas empresariales o gerenciales, refiriéndose indirectamente a los registros
contables.
Metodología
La población estuvo conformada por los responsables de gerenciar el control
interno del efectivo en los Institutos y Colegios Universitarios Públicos, ubicados en
el occidente venezolano, dependientes del Ministerio de Educación Superior. Por lo
tanto la población esta conformada por 30 gerentes de estos institutos, los cuales se
muestran en el cuadro 1. CUADRO 1
Caracterización de la Población de la Investigación
No. Institución Director Subdirector
Administrativo Administrador Jefe de
Contabilidad Auditor Interno
Total
1 IUTC 1 1 1 1 1 5 2 IUTM 1 1 1 1 1 5 3 IUTRA 1 1 1 1 1 5 4 IUTLAF 1 1 1 1 1 5 5 IUTET 1 1 1 1 1 5 6 IUTE 1 1 1 1 1 5
GERENCIA DEL CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO EN LOS INSTITUTOS Y COLEGIOS UNIVERSITARIOS PÚBLICOS
13
TOTAL 6 6 6 6 6 30 Fuente: Pelekais, Luzardo y Belloso (2006)
Se hace necesario resaltar, que por tratarse de una población finita y accesible,
se realizó un censo poblacional. Sin embargo, ya que en el Instituto Universitario de
Tecnología Región los Andes (IUTRA) se encuentra vacante el cargo de auditor
interno, y en los Institutos universitarios de tecnología de la Fría (IUTLAF) y de Ejido
(IUTE), el de administrador, la población se reduce a veintisiete autoridades para la
ejecución de este estudio.
Técnicas e Instrumento de Recolección de Datos.
La técnica utilizada para este estudio fue la Observación Mediante Encuesta y el
instrumento un cuestionario, elaborado utilizando un escalamiento tipo Likert,
conformado por 52 preguntas, cuyas opciones de respuesta son: nunca (N), casi
nunca (CN), a veces (AV), casi siempre (CS), y siempre (S), las cuales fueron
distinguidas con la numeración del 1 al 5 respectivamente, para efectos de
sumatorias y clasificación. La aplicación del instrumento se realizó en forma
individual y directa, en las respectivas áreas de trabajo de los sujetos seleccionados.
Para la validación del cuestionario, se utilizó la técnica de juicio de expertos. Se
diseñó un formato el cual fue analizado y aprobado por un grupo de Once (11)
Doctores conocedores del área, vinculados con las ciencias gerenciales y la
metodología de la investigación.
Los expertos a ser consultados, revisaron el cuestionario y sugirieron las
modificaciones y correcciones consideradas necesarias para garantizar que el
instrumento mida los aspectos relacionados con las dimensiones e indicadores de la
variable. Estas sugerencias fueron acogidas para la configuración del cuestionario
final del estudio.
Además, se aplicó un estudio de validez discriminante por ítemes, Para tal efecto
se realizó en cada ítem la prueba de t de Student entre los promedios de ambos
grupos. Se aceptaron para la versión final del instrumento todos los 52 itemes, pues
se evidenciaron como significativas las diferencias calculadas.
Luego de realizar las observaciones sugeridas por los expertos a los
instrumentos, se procedió a efectuar la validación de construcción, es decir,
demostrar que los resultados recabados, volverán a ser obtenidos con los
instrumentos bajo condiciones similares. Esta se realizó, aplicando una prueba
GERENCIA DEL CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO EN LOS INSTITUTOS Y COLEGIOS UNIVERSITARIOS PÚBLICOS
14
piloto a una muestra que posee características análogas a las instituciones
investigadas, la misma estuvo conformada por 20 miembros del personal directivo y
administrativo (directores, administradores y contadores), de nueve (9) institutos y
colegios universitarios privados, ubicados en el municipio Maracaibo del Estado
Zulia.
Los datos recabados sirvieron para calcular el coeficiente de confiabilidad por el
método de Cronbach , que permitió la determinación de los resultados, a través de la
aplicación de la siguiente formula:
Donde:
r = coeficiente de validez
k = número de ítems
∑ Si = Varianza de los puntajes de cada ítem.
∑ St = varianza de los puntajes totales.
Al sustituir los valores, de acuerdo con los datos de la prueba piloto (ver anexo
D), se obtuvo lo siguiente:
r = k
k 1 1
Si ∑ 2
St 2
117 r = 52
52 1 1
332
r = 52
52 1 1 0,03
r = 1,019 6
1 0,965
2
2
GERENCIA DEL CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO EN LOS INSTITUTOS Y COLEGIOS UNIVERSITARIOS PÚBLICOS
15
r = 0,9839. Lo cual demuestra una muy alta confiabilidad.
Resultados
En lo que respecta los Institutos y Colegios Universitarios Públicos del Occidente
del País, estos como organizaciones deben enfocar una buena parte de sus
esfuerzos hacia la administración y control eficiente del efectivo, en consideración de
que éste representa el principal elemento del capital de trabajo requerido para
enfrentar los compromisos financieros contraídos con terceros, a través de pasivos o
sencillamente, para la cancelación inmediata o futura de un bien o servicio recibido.
Es de hacer notar, que con respecto a estos planteamientos los resultados de
esta investigación fueron significativos, pues pusieron en evidencia que la gestión
del control interno del efectivo en las instituciones aludidas se da de una manera
moderada, demostrándose el incumplimiento en algunas de las normas
establecidas, contenidas tanto en los aspectos doctrinales como en los legales.
Contrastación de los resultados
En lo que respecta a los Institutos y Colegios Universitarios Públicos del
Occidente del País, estos como organizaciones deben enfocar una buena parte de
sus esfuerzos hacia la administración y control eficiente del efectivo, en
consideración de que éste representa el principal elemento del capital de trabajo
requerido para enfrentar los compromisos financieros contraídos con terceros, a
través de pasivos o sencillamente, para la cancelación inmediata o futura de un bien
o servicio recibido.
Lo anteriormente planteado, concuerda con lo señalado por Alvarado (2003),
cuando manifiesta que el efectivo representa los fondos inmediatamente disponibles
que pueden ser utilizados para finalidades diversas, relacionadas con las
operaciones normales de cualquier entidad. En este caso los Institutos y Colegios
Universitarios Públicos requieren de efectivo para cubrir sus necesidades de
funcionamiento dentro de las cuales se incluyen, la cancelación de sueldos y
salarios, gastos de funcionamiento, de mantenimiento, entre otros.
Es de hacer notar, que con respecto a estos planteamientos los resultados de
esta investigación fueron significativos, pues pusieron en evidencia que la gestión
del control interno del efectivo en las instituciones aludidas se da de una manera
moderada, demostrándose el incumplimiento en algunas de las normas
establecidas, contenidas tanto en los aspectos doctrinales como en los legales.
GERENCIA DEL CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO EN LOS INSTITUTOS Y COLEGIOS UNIVERSITARIOS PÚBLICOS
16
Los resultados señalados contradicen lo referido por Mantilla (2005), quien afirma
que el control interno diseñado por la alta gerencia, debe proporcionar una
seguridad razonable del cumplimiento de la efectividad de las operaciones,
confiabilidad de la información financiera y cumplimiento de las leyes y
regulaciones.
Además es importante mencionar, que esta deficiencia es conocida por las
personas encargadas de manejar el efectivo en las instituciones investigadas, ya
que 25 de los 27 informantes claves, lo categorizan como moderadamente de alta
eficiencia, mientras que para los dos informantes restantes la situación se ubica,
como moderadamente baja. Sumado a esto, también se evidencia que las
respuestas dadas por estos sujetos tuvieron una alta concordancia, lo que refleja
que están de acuerdo con la situación planteada.
Lo referido en el párrafo anterior, contradice lo establecido en la Ley Orgánica
de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control
Fiscal (2001) en su artículo 36, y la Ley Orgánica de la Administración Financiera
del Sector Público (2005) en el articulo 134, específicamente en lo relacionado a
otorgar la responsabilidad a las máximas autoridades de estas instituciones para
establecer, mantener y evaluar, el sistema de control interno.
Esto a su vez concuerda con lo planteado por David (1998), quien afirma que es
a este nivel al que le corresponde fijar las estrategias y objetivos dentro de la
organización, con el fin de alcanzar las metas fijadas. Además la Constitución
Nacional (1999), consagra en su artículo 315 la obligación de rendición de cuentas.
De este análisis se desprende, que si las personas encargadas de gerenciar el
control interno del efectivo, tienen conciencia de las deficiencias existentes y que la
ley los obliga a corregirlas, coaccionándolos además a rendir cuentas, so pena de
sanciones administrativas, civiles y/o penales; por lo cual se deduce que este
escenario se podría estar presentando por incapacidad, indolencia, o cualquier otra
circunstancia alejada de la doctrina o de la norma.
En este sentido, estas situaciones se evidencian ya que los controles internos
aplicados a los ingresos están categorizados como moderadamente bajos, siendo
esta dimensión la que presenta mayores deficiencias, expresadas estas de la
siguiente manera:
GERENCIA DEL CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO EN LOS INSTITUTOS Y COLEGIOS UNIVERSITARIOS PÚBLICOS
17
No es política de los Institutos y Colegios Universitarios de Tecnología
Públicos, ubicados en el Occidente de Venezuela, el exigir fianzas a las personas
encargadas de manejar los fondos existentes en estas instituciones, por lo
tanto el cuentadante de estos no presenta la misma.
Esta posición, contradice lo planteado en el reglamento No. 1 de la Ley
Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público sobre el Sistema
Presupuestario (2002), que señala en su articulo 53, que los responsables de
estas unidades administrativas ni siquiera podrán tomar posición de sus
cargos, hasta tanto presten caución suficiente para el ejercicio de sus
funciones. De lo que se infiere una absoluta contradicción.
La intención de esta medida, es que el estado pueda ser resarcido ante un
hecho irregular realizado por las personas encargadas de manejar los fondos de
estas entidades; y se considera pertinente aclarar que cuando se aplicó el
cuestionario de la prueba, solo el administrador de un instituto admitió de manera
verbal que a pesar de poseer fianza, mediante garantía otorgada por una institución
domiciliada en el país y de reconocida solvencia, ésta no debía ser considerada
como tal, pues la misma estaba dada por una suma irrisoria que no estaba
constituida por el equivalente a ciento cincuenta unidades tributarias (150 U.T.),
requeridas en el reglamento No. 1 de la ley mencionada en el párrafo anterior.
Con respecto a la separación de funciones, es bueno aclarar que ésta se
considera como una herramienta básica para el control interno del efectivo, pues
según Alvarado (2003), corresponde a esta norma separar adecuadamente
funciones de carácter incompatible, pues las mismas no deben ser tramitadas por
una misma persona; es decir, que un funcionario tenga a su cargo una actividad
completa.
En este sentido, se pudo evidenciar que las personas que manejan el efectivo
tienen acceso a los registros contable, constituyendo esto un hecho irregular, pues
las dos funciones no son compatibles, fácilmente un funcionario podría disponer de
cierta cantidad de dinero y no registrarlo, camuflajeando así el hecho; o de forma
inversa, registrar una operación con la intención de “remediar” un acto irregular
previamente realizado, vulnerando de esta manera los mecanismos de control.
Por otra parte, el registro de las operaciones no es distribuido de una forma tal
que lo realizado por una persona, pueda ser verificado con facilidad al compararlo
GERENCIA DEL CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO EN LOS INSTITUTOS Y COLEGIOS UNIVERSITARIOS PÚBLICOS
18
con los efectuados por otra; es decir, no se da una separación adecuada de
funciones. En tal sentido Mantilla (2005), señala que el control interno debe ser la
coordinación del sistema y los procedimientos de oficina, de tal manera que el
trabajo realizado por una persona verifique continuamente el realizado por los
demás, hasta el punto que puedan evitarse hechos irregulares.
A lo anteriormente planteado añaden Horngren, Harrison y Robinson (1999), el
hecho de que si todos los funcionarios fueran siempre cuidadosos y éticos, los
controles internos fueran innecesarios, lo cual indudablemente pudiera considerarse
como una condición ideal o utópica.
Además de lo señalado, la contabilización que según Mantilla (2005); la
Federación de Contadores Públicos de Venezuela (1996); y la Ley Orgánica de la
Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal (2001),
establecen que este es un elemento clave dentro del control interno para verificar la
exactitud y confiabilidad de los datos contables ( necesarios para la rendición de
cuentas y toma de decisiones), se encuentran en una categoría baja, reflejándose
esto en las siguientes situaciones:
Las entidades objeto de investigación, tienen una serie de ingresos propios
además de los recibidos directamente por parte del ejecutivo nacional, éstos
provienen de la elaboración y comercialización de bienes y servicios, ya que los
mismos poseen en su conjunto , granjas, instalaciones para el procesamiento de
productos, logística para la comercialización de estos, venta de recursos
instruccionales, alquiler de sus instalaciones para cafetines y otras actividades como
fotocopiado y venta de golosinas.
Al respecto, los resultados arrojados en la presente investigación indican que
dentro de sus debilidades, esta el hecho de que estos ingresos no son registrados
en el libro diario al ser recibidos y pasados de manera oportuna a los mayores
auxiliares.
La situación planteada anteriormente contradice lo señalado por Alvarado (2003),
quien afirma que todos los ingresos en efectivo deberán depositarse íntegramente a
más tardar el día hábil posterior a su recepción y registrarse el mismo día en que se
efectuó la operación.
Lo expresado, se justifica en el hecho de que los depósitos diarios permiten no
mantener esa masa de dinero dentro de la organización, con esto se minimizan los
GERENCIA DEL CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO EN LOS INSTITUTOS Y COLEGIOS UNIVERSITARIOS PÚBLICOS
19
riesgos relativos a la retención, incendio, exposición a actos de violencia, jineteo del
efectivo; y a la vez, se establece una continuidad de operaciones de depósitos por
medio de documentos prenumerados, emitidos y respaldados por los bancos que
sirven a su vez de elementos de control en las transacciones financieras,
contribuyendo así a la transparencia y el apego a la normativa en el manejo de los
fondos.
Sumado a lo expuesto, se encuentra otra debilidad importante en el hecho de
que, no todos los registros son revisados y aprobados por un órgano de control
interno antes de ser asentados. Esta situación, genera señalamientos similares a los
realizados por Alvarado (2003), pues al no realizar estos pasos el funcionario utiliza
su discrecionalidad para realizar los registros, no existiendo entonces una seguridad
razonable de que éstos se hagan apegados a la norma, pudiéndose presentar
entonces situaciones como las referidas en el párrafo anterior.
Además, esto contradice lo planteado en la Ley Orgánica de la Administración
Financiera del Sector Público (2005) en su articulo 5, donde se señala que el
sistema de control interno comprende el conjunto de normas, órganos y
procedimientos de control integrados a los procesos de contraloría interna. De igual
manera coincide con Cruz (2005), y la Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República y del Sistema Nacional de Control Fiscal (2001), cuando indican que éste
debe ser un sistema para salvaguardar los recursos, y verificar la exactitud y
veracidad de la información financiera y administrativa.
Siguiendo con el análisis, se considera importante referir el hecho que dentro de
las fortalezas más significativas encontradas en los controles internos aplicados a
los ingresos, se encuentra el hecho de que la apertura y cierre de las cuentas
bancarias se encuentran en un noventa y nueve coma veintiséis por ciento (99,26%)
de eficiencia, traduciéndose esto en que ésta es la política de estas instituciones.
Esta situación, coincide con lo planteado por Alvarado (2003), quien sostiene que
este procedimiento debe realizarse de la manera anteriormente descrita.
También se debe señalar que, las instituciones financieras son informadas
oportunamente cuando una persona deja de ser firma autorizada, coincidiendo esto
con lo planteado por el autor mencionado en el párrafo anterior.
En cuanto a las instituciones financieras, es oportuno señalar, que no todos los
cheques de las organizaciones investigadas son firmados por dos personas
GERENCIA DEL CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO EN LOS INSTITUTOS Y COLEGIOS UNIVERSITARIOS PÚBLICOS
20
autorizadas para este efecto, como lo señala Alvarado (2003). Sin embargo, esto no
debe ser considerado como una debilidad, pues el articulo 106 del Reglamento No. 1
de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del sector Público Sobre el
Sistema Presupuestario (2002), determina que por el fondo de caja chica se podrán
efectuar pagos en dinero efectivo o mediante cheque, durante el ejercicio
presupuestario.
De lo anterior se desprende, que existen cheques firmados por una persona, pero
esto no constituye un hecho irregular. Sin embargo, salvo esta excepción los
informantes claves manifestaron durante la aplicación del instrumento, que todos los
demás son firmados por dos (2) personas, coincidiendo en este sentido con
Alvarado (2003).
Con relación a la dimensión controles internos aplicados a los egresos, la
misma esta categorizada como alta, siendo esta opinión compartida por los
sujetos encuestados, pues existe una alta concordancia en las respuestas dadas
por los mismos. De las tres (3) dimensiones estudiadas, es la que presenta menos
deficiencias, solo un 17,36%.
Sin embargo, a pesar de esto y de no encontrarse dentro del cuestionario
elaborado para medir la variable, el administrador de uno de los institutos
encuestados manifestó durante la aplicación del cuestionario la existencia de un
fraude por cuatrocientos millones de bolívares (Bs. 400.000.000, oo).
Demostrándose así debilidades en esta dimensión.
El modus operandi utilizado fue, falsificar los cheques de la institución y
presentarlos al banco para su cobro y en colusión con un funcionario del instituto,
conformaban el mismo en el mes de agosto que corresponde a un periodo
vacacional, siendo éstos cancelados así en el tiempo.
La falla anterior fue detectada, al encontrar la institución financiera cheques con
la misma numeración y ser reportada la irregularidad a la entidad, la cual ha
realizado la denuncia ante los órganos jurisdiccionales respectivos.
Otro aspecto a mencionar, es el hecho de que las conciliaciones bancarias
realizadas a las cuentas corrientes en forma general, fueron valoradas en una
categoría moderadamente alta, sin embargo, es de hacer notar que las mismas no
están siendo revisadas por el supervisor respectivo, por lo tanto no, existe la certeza
de que éstas se estén realizando correctamente y a tiempo.
GERENCIA DEL CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO EN LOS INSTITUTOS Y COLEGIOS UNIVERSITARIOS PÚBLICOS
21
Si a lo anteriormente expresado se añade, que las conciliaciones bancarias no
se están realizando siempre mensualmente, pues éstas al ser llevadas al baremo de
la prueba por el método de promedios ponderados, da una categoría
moderadamente alta, justificando con esto lo expresado en el planteamiento del
problema, por funcionarios que han ejercido cargos en la función de finanzas, en el
sentido de que las instituciones bancarias con las cuales llevan relaciones los
Institutos y Colegios Universitarios estudiados, cargan notas de debito a las cuentas
las cuales no son detectadas sino al pasar mucho tiempo.
Lo planteado difiere de lo señalado por Alvarado (2003), quien sostiene que las
conciliaciones bancarias deben practicarse mensualmente ya que esto permitirá
realizar oportunamente todos los ajustes y correcciones permisibles, pues esta se
utiliza para verificar ingresos y egresos, entre los registros de caja y banco, y
prevenir la emisión de cheques fraudulentos, entre otros.
A pesar de expresado anteriormente, esta dimensión es la que presenta
mayores fortalezas en relación a las otras dos (2) estudiadas.
En referencia a esto, se evidencia que solo una persona es la responsable de
realizar los desembolsos por caja principal, efectuando todos los pagos mediante
cheques nominativos, que se encuentran en custodia de personas sin autorización
para firmarlos, preparados únicamente con base a una documentación de respaldo
debidamente autorizada, los cuales al no poderse utilizar, es decir ser anulados, se
inutilizan en forma conveniente con el propósito de que estos no puedan ser
cobrados, y cuando se emiten los mismos se prohíbe su firma si no están
acompañados por documentos originales y les falte algún dato por cubrir. Además,
todas las cuentas corrientes son aperturazas a nombre de las instituciones objeto de
estudio, coincidiendo todo lo referido anteriormente con Alvarado (2003).
En cuanto al control interno de caja chica, el mismo fue categorizado como
moderadamente alto, pero en este caso la dispersión de la data fue de 11,73%, el
más alto de las dimensiones objeto de estudio, lo cual denota una mayor dispersión
en las respuestas dadas por los informantes claves.
Por otra parte, se encontraron debilidades por el orden de un treinta y cinco coma
treinta y siete por ciento (35,37%), las cuales se manifiestan principalmente en los
siguientes aspectos:
GERENCIA DEL CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO EN LOS INSTITUTOS Y COLEGIOS UNIVERSITARIOS PÚBLICOS
22
Las personas encargadas de caja chica, tienen acceso a los libros de
contabilidad y según información suministrada por los encuestados, esta situación se
presenta en muchas ocasiones porque los custodios de los mismos son los
contadores, o alguien relacionado con estas funciones dentro de estas entidades.
La situación planteada anteriormente, es contraria a lo planteado por Alvarado
(2003), en cuanto a la separación de funciones de carácter incompatibles, pues
resulta ilógico que la responsabilidad de control de las tareas que ejecuta un
empleado sean controladas por el mismo.
Tampoco es política la utilización de formatos de autorización de gastos, para
aquellos que previamente no posean facturas. Esta situación, se presenta
regularmente cuando se adquieren algunos bienes y servicios como papel sellado o
timbres fiscales, donde se dificulta la obtención de facturas o en circunstancias de
emergencia. En este caso plantea el autor citado en el párrafo anterior, que
cualquier egreso de caja chica debe ser autorizado por escrito, para dar prueba del
desembolso.
Otro aspecto significativo, es el hecho de que no se acostumbra realizar un acta
de apertura del fondo de caja chica normando el funcionamiento del mismo,
infringiendo con esto los artículos 76 y 106 del Reglamento No. 1 de la Ley Orgánica
de la Administración Financiera del Sector Público Sobre el Sistema Presupuestario
(2002), en donde se establece que el funcionario responsable de cada unidad
administradora podrá autorizar el funcionamiento de uno o más fondos de caja chica
para efectuar pagos en efectivo o mediante cheque, durante el ejercicio
presupuestario y deberá normar como mínimo:
El monto del fondo, la cantidad máxima de cada pago, el periodo de la reposición
del mismo, los conceptos que pueden ser cancelados, y los documentos que deben
acompañar la reposición.
Conclusiones
El nivel de los controles internos aplicados a ingresos en caja y banco se
determinó en rango IV o moderadamente bajo, siendo este rubro el que presenta las
mayores debilidades, asimismo, se identificaron como nudos críticos en cuanto al
control interno aplicado a los ingresos los siguientes aspectos: no es política
institucional el exigir fianzas a las personas encargadas de manejar los fondos de las
GERENCIA DEL CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO EN LOS INSTITUTOS Y COLEGIOS UNIVERSITARIOS PÚBLICOS
23
mismas; la separación de funciones la cual es una herramienta básica para ejercer
este control no esta presente en la mayoría de los institutos; además las personas
que manejan el efectivo tienen acceso a los registros contables, situación que no se
corresponde con lo estatuido al respecto. También, el registro de las operaciones no
es distribuido de una forma tal, que lo realizado por una persona pueda ser
verificado con facilidad con los efectuados por otra.
Además, los ingresos no son registrados en el libro diario, al ser recibidos y
asentados de manera oportuna a los mayores auxiliares; no todos los registros son
revisados y aprobados por un órgano de control interno antes de ser asentados,
con lo cual se contradice lo dispuesto en la Ley Orgánica de la Administración
Financiera del Sector Público (2005).
Se determinaron como elementos de mayor cumplimiento en cuanto a los
controles internos de los ingresos los siguientes:
La apertura y cierre de cuentas bancarias es autorizada por las autoridades de la
institución; informar oportunamente a las instituciones financieras cuando algún
funcionario de estas casas de estudio dejan de ser firma autorizadas; todos los
cheques son firmados por dos firmas autorizadas, a excepción de los
realizados por caja chica, lo cual es autorizado por lo establecido el
Reglamento No. 1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector
Público sobre el Sistema Presupuestario (2002).
Por otro lado, el nivel de los controles internos aplicados a los egresos en caja y
banco se determino en rango II o categoría alta, siendo este rubro el que presenta
las mayores fortalezas. Como debilidades significativas se encontraron las
siguientes: a) El hecho de que las conciliaciones bancarias no siempre se realizan
mensualmente, b) Las mismas no están siendo revisadas por los supervisores
respectivos.
El nivel de los controles internos aplicados a los egresos en caja chica se
determino en rango III o moderadamente alto y como debilidades más significativas,
se destacaron las siguientes: a) Las personas encargadas de la caja chica tienen
acceso a los libros de contabilidad, lo cual es una irregularidad atendiendo a lo
pautado al principio de segregación de funciones contenido doctrina contable. Esta
situación se presenta porque en la mayoría de los institutos los custodios de las
mismas son quienes ejercen las funciones de contadores, b) No es política
GERENCIA DEL CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO EN LOS INSTITUTOS Y COLEGIOS UNIVERSITARIOS PÚBLICOS
24
institucional el uso de formatos de autorización de gastos en aquellos casos
donde no se posean facturas.
RECOMENDACIONES
Informar a los concejos directivos de cada uno de los en los Institutos y Colegios
Universitarios objeto de estudio, los resultados de esta investigación, para que
conozcan de manera objetiva y científica el estado de la variable estudiada y en
consecuencia puedan generar acciones destinadas a transformar las debilidades
encontradas en fortalezas.
Realizar actividades tipo taller o encuentros con la finalidad de que los
funcionarios encargados del control del efectivo tales como directores, subdirectores
administrativos, administradores, contadores y auditores internos, intercambien sus
experiencias y generen acciones destinadas a fortalecer el control interno de los
recursos financieros de sus respectivos institutos.
Replicar el estudio en todos los institutos y colegios universitarios públicos
del país, con el objetivo de comparar resultados y sobre todo para incentivar a las
autoridades respectivas del ministerio de educación superior en el diseño de
estrategias dirigidas a nivel institucional, para que los recursos sean gerenciados
acatando la normativa legal y los criterios de efectividad.
Revisar e Implantar a la mayor brevedad posible en todos los institutos una
verdadera segregación de funciones, porque este es un factor clave en el control
interno y contribuye a que lo realizado por una persona pueda ser comprobado por
lo ejecutado por otra.
Se hace necesario exigir la contabilización de todas las operaciones realizadas
en los institutos, incluyendo los registros de ingresos en el libro diario y auxiliares,
los cuales deberán ser revisados y aprobados por el órgano contralor interno de
cada institución.
Dar cumplimiento estricto de las normas legales que regulan la materia y
específicamente se hace referencia a exigir la caución prevista y su debida
renovación a los cuentadantes. El acatamiento de la normativa exigida, contribuye a
que se de un procedimiento de mayor calidad.
Implantar el uso de un formato de autorización para la cancelación de aquellos
egresos que no posean las facturas requeridas.
GERENCIA DEL CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO EN LOS INSTITUTOS Y COLEGIOS UNIVERSITARIOS PÚBLICOS
25
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
ALVARADO, V. (2003). El Efectivo. Jurídicas Rincón. Barquisimeto. Venezuela.
ANDRADE, N. (2005). Habilidades directivas del gerente del siglo XXI ante los nuevos retos de la globalización. Tesis Doctoral. Universidad Dr. Rafael Belloso Chacín.
BATEMAN, T y SNELL, S. (2001). Administración. Una Ventaja Competitiva. Editorial Mc. Graw Hill. Cuarta Edición. México.
BESLEY S. Y BRIGHAN E. (2003). Fundamentos de Administración Financiera. Decimosegunda Edición. Editorial Mc Graw Hill. México.
CATACORA, F. (1999). Sistema y Procedimientos Contables. Editorial Mc Graw Hill. México.
CHIAVENATO, I. (2000). Introducción a la Teoría General de la Administración. Quinta Edición. Editorial. Mc Graw Hill. México.
CHIAVENATO, I. (2000). Administración de Recursos Humanos. Quinta Edición. . Editorial. Mc Graw Hill.
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA. “Normas Generales de Control Interno”. Caracas. Resolución Número 0100000145 de fecha 30041997.
CORREDOR, J. (2004). La Planificación: Nuevos enfoques y proposiciones para su aplicación en el siglo XXI. Editores Vadell Hermanos. Venezuela.
CRUZ, A. (2005). Control de Gestión Orientada a Resultados en la Administración Pública. Tesis para optar al grado de Doctor en Ciencias Gerenciales. Universidad Dr. Rafael Belloso Chacín.
CUÉLLAR, G. (2003). Controlint: Sistema de Inteligencia Artificial Aplicado a la Enseñanza de la Auditoría de Estados Financieros. [Documento en línea] [Disponible http://atenea.unicauca.edu.co/~gcuellar/controlint.htm] [Consulta 2005 Abril 16]. Universidad del Cauca. Colombia.
DAVID, F. (1998). Planificación Estratégica. Editorial Legis. Colombia.
FEDERACIÓN DE COLEGIOS DE CONTADORES PÚBLICOS DE VENEZUELA (FCCPV) (1996). Normas básicas y principios de Contabilidad de aceptación General. Fondo Editorial del Contador público. Venezuela.
HORNGREN, HARRISON & ROBINSON (1999). Contabilidad. Editorial Prentice Hall. Tercera Edición. México.
KOONTZ, H Y WEIHRICH, H. (2003). Administración. Una Perspectiva Global. Editorial Mc Graw Hill. Duodécima (12a.) Edición. México.
GERENCIA DEL CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO EN LOS INSTITUTOS Y COLEGIOS UNIVERSITARIOS PÚBLICOS
26
MADROÑO, M. (2000). Administración Financiera del Circulante. Editorial Instituto Mexicano de Contadores Públicos. México D.F.
MANTILLA, S. (2005). Control Interno. Ediciones Ecoe. Cuarta Edición. Colombia.
MINISTERIO DE EDUCACIÓN SUPERIOR. (2004). Universidades, Institutos y Colegios Universitarios. [Documento en Línea] [Disponible http://www.mes.gov.ve/comunidad/universidades.php ] [Consulta 2006 Abril 05]
MINISTERIO DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO. (2001). Plan Nacional de Desarrollo Regional 2001 – 2007. Caracas. Venezuela.
MOYER, MC. GUIGAN Y KRETLOW. (2000). Administración Financiera Contemporánea. Editores Thomson. Séptima Edición. México.
OFICINA DE ESTADISTICA E INFORMACIÓN (1999). Sistemas Educativos Nacionales – Venezuela. [Documento en línea] [Disponible http://66.94.231.168/search/cache?p=Institutos+y+colegios+universitarios+de+t ecnologia+%2B+creaci%C3%B3n&ei=UTF8&fl=1&vl=lang_es&meta=vl%3Dlan g_es&u=www.campusoei.org/quipu/venezue/ven11.pdf&w=institutos+y+colegio s+universitarios+tecnologia+al%3Acreaci%C3%B3n&d=2141807857&icp=1&.in tl=e1 ] [Consulta 2005 Abril 11] Venezuela.
PAREDES, P. (2000). Plan estratégico para incrementar la productividad laboral del personal administrativo del programa administración, proyecto gerencial industrial de la universidad nacional experimental “Rafael Maria Baralt”. Tesis de grado. Cabimas Venezuela.
RIVAS, H. (2001). Aduanas y Comercio Exterior. Editorial ENAHP. Venezuela.
ROBBINS, S. (2004). Comportamiento Organizacional. Editorial Prentice Hall, México.
RODRÍGUEZ, L. (2001). El Efectivo y la Conciliación Bancaria. Editorial Consejo de Publicaciones Universidad de los Andes. Venezuela.
STANLEY B. Y GEOFFREY A. (2001). Fundamentos de Gerencia Financiera. Editorial Mc. GrawHill. Novena Edición. Colombia.
LEYES
ASAMBLEA NACIONAL. “Constitución de la República Bolivariana de Venezuela”. Caracas. Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela No. 36.860, de fecha 30121999.
ASAMBLEA NACIONAL. “Ley Contra la Corrupción”. Caracas. Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela No. 5673, de fecha 07042003.
GERENCIA DEL CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO EN LOS INSTITUTOS Y COLEGIOS UNIVERSITARIOS PÚBLICOS
27
ASAMBLEA NACIONAL. “Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público” Caracas. Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela No. 38.198 de fecha 310505.
ASAMBLEA NACIONAL. “Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal”. Caracas. Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela No. 37.347 de fecha 17 12 2001.
ASAMBLEA NACIONAL. “Reglamento No. 1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público Sobre el Sistema Presupuestario” Caracas. Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela No. 5.592 de fecha 27 062002.