control interno del efectivo en las empresas …
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UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
NÚCLEO “RAFAEL RANGEL”
DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
TRUJILLO, ESTADO TRUJILLO
CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO EN LAS EMPRESAS
VENDEDORAS DE REPUESTOS DE CARROS DEL MUNICIPIO VALERA
ESTADO TRUJILLO
Autora: Br. Frías L. Astrid C.
C.I 17.094.154
Noviembre, 2010
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
NÚCLEO “RAFAEL RANGEL”
DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
TRUJILLO, ESTADO TRUJILLO
CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO EN LAS EMPRESAS
VENDEDORAS DE REPUESTOS DE CARROS DEL MUNICIPIO VALERA
ESTADO TRUJILLO
Trabajo Especial de Grado presentado ante la ilustre universidad de los andes como requisito parcial para optar por el título de licenciada en Contaduría Pública
Autora: Br. Frías L. Astrid C.
C.I 17.094.154
Tutora: Profa. Mary Carrero
Noviembre, 2010
ii
AGRADECIMIENTO
A mi Dios y la Virgen, por darme la oportunidad de vivir cada día; con una
nueva esperanza por cada momento que me da y por ayudarme a cumplir mis
metas.
A mis padres por su apoyo, por su amor y comprensión.
A la ilustre Universidad de Los Andes, Núcleo Rafael Rangel; por permitir mi
formación en sus aulas y lograr mi carrera profesional.
A mi tutora, Profesora Mary Carrero, dios te colme de muchas bendiciones,
por haber dedicado parte de su tiempo para el logro de esta meta. Dios te
bendiga.
A mis primas, Maryeni y Ninoska por su cariño y apoyo cuando más lo
necesite. Las quiero mucho.
A la Sra. Lisbet por brindarme su apoyo, cariño y comprensión; por
permitirme aprender de sus conocimientos y experiencia, lo cual me ha ayudado
en el logro de esta meta. Dios la bendiga y muchas gracias.
A Luis Vásquez por toda su dedicación y aprendizajes en los momentos que
lo necesite, eres un excelente preparador. Que dios te bendiga.
A todas y cada una de esas personas que de una u otra manera estuvieron
presentes a lo largo de mi carrera ofreciéndome su apoyo y su cariño.
A todos gracias.
iii
DEDICATORIA
A Dios Todopoderoso, por darme el don de la vida y por haberme permitido
culminar una parte de mis metas guiándome los pasos y siempre bendiciéndome.
Tu tiempo es perfecto.
A mis madres:
A mi madre, Carolina Lujano: Gracias por haberme permitido ser parte de tu
vida; por todo tu cariño apoyo y comprensión. Te quiero mucho.
A mi madre adoptiva Cruz Manzaneda, no tengo palabras para expresar todo
el amor y el cariño que te tengo por haber sido la madre que fuiste, eres y serás
desde que dios me puso en tu camino. Gracias por tus buenos consejos, por ese
inmenso amor, por toda esa dedicación hacia nosotras, por siempre darnos lo
mejor y por guiarnos en los caminos correctos, eres la persona más importante de
mi vida, contigo he aprendido a crecer como persona, a ser humilde. Muchas
gracias tira, estas palabras se quedan cortas de lo agradecida que estoy contigo,
este triunfo te lo dedico. TE AMO.
A mi tía María Manzaneda (chepa) mi segunda madre adoptiva; infinitas
gracias por tu amor, cariño, comprensión y apoyo incondicional en todos los
momentos de mi vida, estas son solo algunas palabras para expresarte mi amor y
cariño. Que dios te bendiga. Te quiero mucho. Siempre te llevo en mi corazón.
A mi tía María Manzaneda (chiche) mi tercera madre adoptiva; muchas
gracias por estar en cada paso que doy, por tus buenos consejos, por enseñarme
a ser mejor persona cada día, por tu apoyo incondicional y todo el cariño y por el
hecho de estar siempre en mi vida. Te quiero mucho.
A mis padres:
A mi padre, Oscar Frías: Gracias viejo por ser mi padre y por los momentos
que hemos vivido.
A mi padre adoptivo Edgar León, dios te bendiga tío por regalarme todo tu
amor y cariño y sobre todo por todo tu apoyo en todos los momentos que más te
he necesitado; eres un ejemplo a seguir, te admiro y te respeto. Te quiero mucho.
iv
A mi padre adoptivo Argenis Villarreal, gracias por ser como eres y por estar
siempre presente eres todo un ejemplo a seguir como padre como amigo y como
tío. Te quiero mucho.
A mis hermanos Rafael, Sharon y Duilio porque son lo más hermoso que dios
me ha regalado, este triunfo también es de ustedes y espero que sea un ejemplo a
seguir porque si se puede con amor y dedicación todo se puede. Los quiero.
A mi hija, Ana Victoria, es el regalo más hermoso que dios y la virgen me han
regalado durante mi carrera, es mi motivo de lucha por el día a día, cada sonrisa,
cada aprendizaje tuyo me hacen la madre más feliz del mundo; eres mi tesoro
más amado. TE AMO MI REINA BELLA.
A mi sobrino, Sebastian Alejandro porque ha llegado a nuestras vidas para
llenarla de mucha alegría y felicidad y espero sigas el ejemplo de tu tía. Te quiero
mucho mi bebe.
A Euro Alexander, por todo su amor, apoyo incondicional y sobre todo por
sus consejos, gracias mi amor por estar siempre presente, formas parte
importante de mi vida. Te amo.
A mi abuela Carlina, que aun en la distancia siempre me da su apoyo, amor y
consejos. Te quiero mucho abue.
A mi bisabuela Esperanza Oliveros de Manzaneda, se me hace un nudo en la
garganta vieja de no poder decirte cuanto te quiero y la inmensa falta que me
haces, pero yo estoy segura que tú desde allá arriba nos cuidas, nos proteges y
me has guiado en todos mis pasos; este logro también te lo dedico con todo mi
amor. Te extraño mucho viejita. Te quise, te quiero y te querré por siempre.
A todos mis familiares por sus consejos y cariño dios los bendiga los quiero
mucho.
A mis compañeros de la universidad en especial Andreina porque
compartimos mayor parte de la carrera y fuimos de apoyo mutuo, te deseos miles
de éxitos.
v
ÍNDICE GENERAL Pág.
VEREDICTO .................................................................................................... i
AGRADECIMIENTO ....................................................................................... ii
DEDICATORIA ............................................................................................... iii
ÍNDICE GENERAL ...................................................................................... ….v
ÍNDICE DE CUADROS .................................................................................. vii
ÍNDICE DE TABLAS ..................................................................................... viii
ÍNDICE DE GRÁFICOS ................................................................................. ix
RESUMEN ...................................................................................................... x INTRODUCCIÓN ............................................................................................ 1
CAPÍTULO I. EL PROBLEMA Planteamiento del Problema ................................................................... 5
Formulación del Problema .................................................................... 12
Sistematización del Problema ............................................................... 12
Objetivos de la Investigación ................................................................. 13
Objetivo General .............................................................................. 13
Objetivo Específicos ........................................................................ 13
Justificación de la Investigación ............................................................ 14
Delimitación de la Investigación ............................................................ 15
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO Antecedentes de la Investigación .......................................................... 16
Bases Teóricas ...................................................................................... 20
Definición de Términos Básicos ............................................................ 57
Mapa de Variables ................................................................................ 60
vi
CAPÍTULO III: MARCO METODOLÓGICO Tipo de Investigación ............................................................................ 61
Diseño de la Investigación .................................................................... 61
Población y Muestra .............................................................................. 62
Técnicas de Recolección de Información .............................................. 63
Instrumento de Recolección de Información ......................................... 63
Validez del Instrumento ......................................................................... 64
Técnicas de Procesamiento y Análisis de Datos ................................... 65
CAPÍTULO IV: ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS Análisis e Interpretación de los Resultados .......................................... 66
CAPÍTULO V: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Conclusiones ........................................................................................... 89
Recomendaciones ................................................................................... 91
BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................ 92
ANEXOS Anexo I. Instrumento de recolección de datos
Anexo II. Validaciones
vii
ÍNDICE DE CUADROS
Cuadros. Pág. 1 Esquema comparativo de las clases de control interno ................... 34 2 Mapa de variables………………………………………………………..57
viii
ÍNDICE DE TABLAS
Tablas. Pág. 1 Recursos más utilizados dentro de la organización 64 2 Depósitos en cuenta más utilizados en la organización 65 3 Los cheques en el manejo de las operaciones 66 4 Uso de la cuente de fondos fijos 67 5 Ejecutor de los desembolsos en la organización 68 6 Control del efectivo con notas de debito y crédito 69 7 Acceso a los registros contables y otras operaciones 70 8 Elaboración de presupuestos de efectivo 71 9 Listado de control de los ingresos de efectivo 72
10 Depósitos diarios del efectivo en cuentas bancarias 73 11 Realización de los pagos 74 12 Comprobación de la validez y el valor de cada gasto 75 13 Realización de arqueo de caja 76 14 Tipo de arqueo de caja 77 15 Responsable encargado del conteo realizado 78 16 Realización de conciliación bancaria 79 17 Frecuencia para realizar la conciliación bancaria 80 18 Mantenimiento de fondos fijos o caja chica necesarios 81 19 Características de los componentes de depósito 82 20 Aspectos que consideran para los desembolsos por cuenta
corriente 83
21 Los fondos fijos o caja chica evitan pérdidas o robos del manejo del efectivo
84
22 Sistemas de comprobantes como una hoja de autorización 85
ix
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Gráficos Pág. 1 Recursos más utilizados dentro de la organización 65 2 Depósitos en cuenta más utilizados en la organización 66 3 Los cheques en el manejo de las operaciones 67 4 Uso de la cuente de fondos fijos 68 5 Ejecutor de los desembolsos en la organización 69 6 Control del efectivo con notas de debito y crédito 70 7 Acceso a los registros contables y otras operaciones 71 8 Elaboración de presupuestos de efectivo 72 9 Listado de control de los ingresos de efectivo 73
10 Depósitos diarios del efectivo en cuentas bancarias 74 11 Realización de los pagos 75 12 Comprobación de la validez y el valor de cada gasto 76 13 Realización de arqueo de caja 77 14 Tipo de arqueo de caja 78 15 Responsable encargado del conteo realizado 79 16 Realización de conciliación bancaria 80 17 Frecuencia para realizar la conciliación bancaria 81 18 Mantenimiento de fondos fijos o caja chica necesarios 82 19 Características de los componentes de depósito 83 20 Aspectos que consideran para los desembolsos por cuenta
corriente 84
21 Los fondos fijos o caja chica evitan pérdidas o robos del manejo del efectivo
85
22 Sistemas de comprobantes como una hoja de autorización 86
x
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES. NÚCLEO “RAFAEL RANGEL”.
DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
TRUJILLO
Control Interno del Efectivo en las empresas vendedoras de repuestos de
carros del Municipio Valera del Estado Trujillo
Autora: Br. Frías Astrid Tutor: Prof. Mary Carrero
Año: 2010
RESUMEN La investigación tuvo por objetivo analizar el control interno del efectivo en
las empresas vendedoras de repuestos de carros del municipio Valera del estado Trujillo. Para ello, se acudió a una metodología de tipo descriptiva con diseño de campo no experimental. La información se obtuvo en el mismo sitio de los hechos y se trabajó con una población conformada por el departamento de administración de las empresas vendedoras de repuestos de carros del municipio Valera del estado Trujillo, integrada por seis (06) empleados que manejan las partidas de efectivo, se empleó como técnica la encuesta y como instrumento un cuestionario contentivo de veintidós (22) ítems, aplicado a los administradores y validado por el juicio de expertos. Se concluyó que las empresas vendedoras de repuestos de carros del municipio Valera del estado Trujillo, presentan fallas en cuanto al manejo del efectivo, ya que se dispone de otras partidas para el uso de esta sin estar autorizados por sus supervisores, recomendándoles el estimar un fondo de caja chica con previa autorización, debido a que están limitados para el manejo del dinero en efectivo; así como también mantener una adecuada segregación de funciones en cuanto a las normas y procedimientos contables y descripción de cargos.
Palabras clave: Control Interno. Efectivo y Control Interno del Efectivo.
1
INTRODUCCION
Las organizaciones, como sistemas abiertos no escapan a los
cambios vertiginosos que se dan en el entorno empresarial, por lo que
siempre están en la búsqueda de mecanismos que contribuyan a mejorar
la efectividad y eficiencia de sus operaciones, y al mismo tiempo les permita
ejercer el control en cada una de las áreas funcionales que las integran.
En este sentido, el control como función del proceso administrativo es
fundamental para el funcionamiento de las organizaciones, pues es evidente
la importancia que tiene para la misma corregir su propia actuación,
aprovechando su experiencia y utilizando la información que genera.
De allí, la importancia de tener un buen sistema de control interno en
las organizaciones, debido a lo práctico que resulta medir la eficiencia y la
productividad, en especial si se centra en las actividades básicas que ellas
realizan, pues de ello dependen para mantenerse en el mercado.
Y una de las actividades básicas de toda organización,
indiferentemente de su naturaleza y tamaño, es la generación del efectivo; el
activo circulante de mayor liquidez con el que cuenta una organización para
cubrir sus inmediatas obligaciones y el más expuesto a la tentación para la
malversación de fondos o hurtos.
Es por eso, que el control interno en la empresa ha sido diseñado,
aplicado y considerado como la herramienta más importante para el logro de
2
los objetivos, la utilización eficiente de los recursos y para obtener la
productividad, además de prevenir fraudes, detectar errores e irregularidades
a principios y normas contables, fiscales y tributarias.
Con respecto a las irregularidades, el sistema de control interno debe
estar preparado para descubrir o evitar cualquier irregularidad que se
relacione con falsificación o fraude. De igual modo, la aplicación de controles
internos en sus operaciones, conducirá a conocer la situación real de las
mismas, es por eso, la importancia de tener una planificación que sea capaz
de verificar que los controles se cumplan para darle una mejor visión sobre la
gestión empresarial.
Por consiguiente, el control interno comprende el plan de organización
en todos los procedimientos coordinados de manera coherente a las
necesidades de la empresa, para proteger y resguardar sus activos, verificar
su exactitud y confiabilidad de los datos contables, así como también llevar la
eficiencia, productividad y custodia en las operaciones para estimular la
adhesión a las exigencias ordenadas por la gerencia De lo anterior se
desprende que los controles internos deben brindar una confianza razonable
de que los informes financieros y administrativos han sido elaborados bajo un
esquema de controles que disminuyan la probabilidad de tener errores
sustanciales en los mismos.
Por otra parte, un tipo de control interno es el control interno del
efectivo, siendo éste vital para las organizaciones pues constituyen una
serie de procedimientos o técnicas, con la intención de chequear todas
aquellas actividades que puedan afectar el manejo adecuado del efectivo.
3
Estos procedimientos tienen por objetivo salvaguardar el efectivo y los
activos, garantizando la confiabilidad de los registros contables.
Desde esta perspectiva se centra la presente investigación, cuyo
objetivo general es analizar el control interno que se realiza sobre el efectivo
en las empresas vendedoras de repuestos de carros del Municipio Valera
del Estado Trujillo.
Por consiguiente, el desarrollo metodológico de la investigación está
estructurado en los siguientes capítulos: El Capítulo I, se refiere al
planteamiento del problema para analizar el control del efectivo, junto con la
formulación de los objetivos de la investigación; General y específicos, la
justificación de la investigación y su delimitación.
En el Capítulo II; Relacionado al Marco Teórico, donde se exponen los
antecedentes que se relacionan sobre el tema, las bases teóricas que
fundamentan la variable objeto de estudio, con su respectivo mapa de
variables y la definición de términos básicos. El Capítulo III; Marco
metodológico, explica cómo se va a desarrollar la investigación,
especificando el tipo y diseño de investigación, la población y muestra,
técnica e instrumento de recolección de información y la validez y
confiabilidad del mismo.
El Capítulo IV; Análisis e interpretación de resultado, comprende la
presentación y análisis de los mismos, especificados mediantes
distribuciones de frecuencia estadísticas representadas a través de cuadros
y gráficos.
4
Y el Capítulo V, reseña las conclusiones y recomendaciones,
derivadas de la investigación realizada.
Finalmente se incluyen la bibliografía y los anexos respectivos.
5
CAPITULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema
El desarrollo económico ha permitido el establecimiento de grandes
empresas y el resultado ha sido una complejidad tanto en la administración
como en la organización de las mismas. Por otro lado, el crecimiento
acelerado de los negocios acompañado en gran parte por las utilidades,
hicieron que las empresas u organizaciones se fueran expandiendo sin tomar
en cuenta la eficiencia en sus operaciones internas.
Por ello, hoy en día debido a la competencia tanto nacional como
internacional, la administración de las empresas es de gran importancia,
pues su rentabilidad depende que ésta se realice de manera eficiente.
No obstante, las organizaciones a través del tiempo se han visto
sometidas a influencias de diversos factores económicos, políticos y sociales,
que indudablemente conllevan a un cambio apresurado y según Rodríguez J
(2000:5) “a medida que crecen, mayores son los problemas de control, por lo
que diariamente se requieren de mejores sistemas de planeación y control,
que se apliquen a la gran diversidad de situaciones operativas de las
empresas”.
En tal sentido, la administración de las organizaciones del siglo XXI,
sin importar su tamaño, debe saber conjugar las funciones de planeación,
6
organización, dirección y control para alcanzar la razón de ser de las
mismas.
De hecho, el proceso de negocios, que se lleva a cabo dentro de las
unidades y funciones de las organizaciones o entre las mismas, se coordinan
en función de los procesos de gestión básico de planificación, dirección y
control, siendo éste último fundamental para el funcionamiento de las
empresas, como lo señala Rodríguez J. (2000:22) “el control es
responsabilidad de todos los miembros de la organización, porque cada uno
debe hacer su parte para minimizar el despilfarro y la ineficiencia”.
Por lo tanto, dentro del proceso administrativo la gerencia lleva a cabo
una serie de acciones encaminadas a la consecución de los objetivos
previstos, por lo cual desempeña las funciones de planificación,
organización, dirección y control, y precisamente por ese grupo de acciones
es pertinente la tendencia de un eficiente sistema de control interno, el cual
permite describir todas las medidas adoptadas por la gerencia para dirigir y
controlar las operaciones de la organización bajo su responsabilidad.
En efecto, Mantilla M. (2000:4) expresa que el control interno “es un
proceso realizado por la junta directiva, administradores y otro personal de
una entidad, diseñado para proporcionar seguridad razonable”. Por otra
parte, Rodríguez J. (2000:49) considera que el control interno: “Es un
elemento del control que se basa en procedimientos y métodos, adoptados
por una organización de manera coordinada a fin de proteger sus recursos
contra pérdida, fraude o ineficiencia de ésta, y medir la eficiencia de
operación en todas las áreas funcionales de la organización.”
7
De esta manera, el control interno son sistemas utilizados por las
empresas y establecidos por la dirección o gerencia, para que los negocios
puedan realizar sus procesos administrativos de forma secuencial y
ordenada, sirviendo a su vez de marco de referencia o patrón de
comportamiento para que las operaciones y actividades en los diferentes
departamentos de la organización fluyan con mayor facilidad.
Así mismo, debe señalarse que el control interno se divide en dos
grupos; administrativos y contables. El control administrativo, es el plan de
organización y todos los métodos que facilitan la planificación y control de la
empresa (planes y presupuestos); mientras que el control contable,
comprende métodos y procedimientos relacionados con las transacciones, tal
es el caso de los registros financieros y contables.
Sin duda, el control interno va a servir como base o instrumento de
control administrativo dirigido a custodiar los activos y proporcionar la
confiabilidad de los registros contables.
Partiendo de esta premisa, la Federación de Colegio de Contadores
Públicos de Venezuela (1994:310) define al control interno como; “El plan de
organización, de todos los métodos y medidas coordinadas adaptadas al
negocio, para proteger y salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y
confiabilidad de los datos contables y sus operaciones, promover la eficiencia
y la productividad en las operaciones y estimular la adhesión a las practicas
ordenadas de cada empresa.”
Por lo tanto, el control interno está orientado con el fin de prevenir o
detectar errores e irregularidades, corregir las desviaciones presentadas y
8
brindar una confianza razonable de los estados financieros de la
organización.
Con respecto al control interno contable, Cepeda G. (1997:29) lo
define como aquel que comprende tanto las “normas y procedimientos
contables establecidos, como todos los métodos y procedimientos que tienen
que ver o están relacionados directamente con la protección de los bienes y
fondos y la contabilidad de los registros contables, presupuestales y
financieros de las organizaciones”. Es decir, el control interno contable es
una herramienta que canaliza las transacciones operativas contables de la
empresa.
Por consiguiente, los controles internos deben ser incorporados a la
infraestructura de una empresa, no deben ser añadidos, de manera de no
entorpecer, sino favorecer la consecución de los objetivos de la misma, pues
se pueden identificar desviaciones en costos, en actividades operativas
básicas y además agilizar el tiempo de repuesta para solucionar
desviaciones y costos innecesarios.
Ahora bien, dentro del sistema del control interno está el control del
efectivo, referente al manejo del mismo, que es el caso que ocupa esta
investigación, debido que es un medio adaptado para la adquisición de
bienes o servicios, pues la mayoría de las transacciones que ejecuta una
empresa afectan o afectaran en un futuro tanto el rubro como el manejo del
efectivo y por ende, el proceso requiere para su disposición de la
implementación de controles adecuados para evitar fraudes o instrucciones
no autorizadas.
9
La generación de efectivo es uno de los principales objetivos de los
negocios. La mayoría de sus actividades van encaminadas a provocar de
una manera directa o indirecta, un flujo adecuado de dinero que permita,
entre otras cosas, financiar la operación, invertir para sostener el crecimiento
de la empresa, pagar, en su caso, los pasivos a su vencimiento, y en
general, a retribuir a los dueños un rendimiento satisfactorio.
De este modo, Guajardo G. (2002:28) expresa que una empresa debe
enfocar gran parte de sus esfuerzos hacia la administración eficiente del
efectivo, ya que representa el primordial elemento del capital de trabajo
requerido para cumplir con la gran mayoría de los compromisos contraídos, y
financiar las operaciones y actividades administrativa de la empresa.
El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de
caja o en forma de depósito en un banco comercial, valores en moneda de
curso legal o su equivalente contenido por efectivo en caja, cuentas
bancarias. Por eso, la administración del efectivo es de gran importancia en
cualquier negocio, porque es el medio para obtener mercancías y servicios.
Se requiere una cuidadosa contabilización de las operaciones con efectivo
debido a que éste rubro puede ser rápidamente invertido. La administración
es responsable del control interno, es decir, de la protección de todos los
activos de la empresa.
La administración del efectivo generalmente se centra alrededor de
dos áreas: el presupuesto de efectivo y el control interno de contabilidad. El
control de contabilidad es necesario para dar una base a la función de
planeación y además con el fin de asegurarse que el efectivo se utiliza para
10
propósitos propios de la empresa y no desperdiciados, mal invertidos o
hurtados.
Evidentemente, el efectivo es el activo más líquido de una empresa,
por ello, se necesita de un sistema de control interno adecuado para prevenir
robos y evitar que los empleados utilicen el dinero de la compañía para uso
personal.
De allí pues que, cada empresa u organización debe tener un sistema
eficaz de control interno del efectivo, lo cual constituye una serie de
procedimientos bien establecidos, con el propósito de monitorear todas las
actividades de la empresa, que puedan afectar el manejo del efectivo. Estos
procedimientos tienen por objetivo salvaguardar los activos, garantizando la
exactitud y confiabilidad de los registros contables.
Por lo tanto, el control interno del efectivo tiene como objetivo principal
cuidar todo el dinero que entra o entrará en la organización, igualmente de
programar todas las salidas de dinero, actuales o futuras, de manera que
jamás quede en la empresa dinero ocioso, de no pagar demás y que nunca
se tengan castigos o se paguen comisiones por falta de pago.
Este sistema debe controlar o influir en todas las formas del dinero de
la empresa, ya sea en las cuentas por cobrar, como en las inversiones y
cuentas por pagar, además debe procurar la mayor visión hacia el futuro de
cuentas por cobrar y pagar, de manera que pueda vislumbrar la posibilidad
de problemas de liquidez o de tendencias de posibles pérdidas, por
reducción del margen de utilidad.
11
Dicho de otro modo, es conveniente ejercer medidas de control interno
del efectivo para prevenir los fraudes y establecer un método adecuado para
reflejar el efectivo en los registros de contabilidad. Asimismo, las razones
para establecer cualquier tipo de control permiten asegurar la precisión
exacta de los datos contables, prevenir, descubrir y corregir errores, y para
disminuir el robo o malversación de fondos, así como también preservar la
existencia de las organizaciones y su desarrollo.
Ahora bien, las pequeñas y medianas empresas no se encuentran
aisladas a esta realidad, pues según Rodríguez J. (2000:77), “en las
pequeñas empresas generalmente no existen adecuados controles internos”
y por ende, las auditorías internas no se realizan, aunado a ello, en la
actualidad aun existen empresarios que consideran que los controles
internos no son importantes, delegando dicho procedimiento a empleados
de confianza, pensando que con esto cubrirán los riesgos de todas clases de
fraudes, siendo éstos algunas veces ocasionados por empleados
considerados dignos de confianza, en consecuencia esta es una de las
razones de importancia para afinar el valor que posee el control interno del
efectivo, activo muy preciado, pues prácticamente es el que mantiene y
mueve el funcionamiento de la empresa.
Con relación a lo antes expuesto, se hace necesario indagar el
sistema de control interno del efectivo en las empresas dedicadas a la venta
de repuestos de carros, ubicadas en el municipio Valera del Estado Trujillo,
pues en visitas realizadas a algunas de ellas, se pudo observar que al
finalizar la jornada laboral el encargado de administrar la caja, no realiza una
contabilización adecuada para asegurar que cantidad de efectivo ingreso por
12
concepto de las ventas del día, aunque tienen el proceso de control interno
para el manejo del efectivo, el mismo es aplicado de manera irregular al
postergar esta medida tan importante, repercutiendo en la desactualización
de los registros de ingresos y en la demora para los depósitos bancarios,
siendo de alguna forma uno de los medios para incurrir en fraudes, puesto
que, se puede operar con el dinero de la empresa al hacer transacciones
personales, por otro lado, el inventario de la mercancía se realiza a largo
plazo, originando fallas graves, pues no se controlan dichos insumos al no
llevar un registro adecuado de la cantidad de existencia en el almacén, por
lo cual ocasiona pérdidas de recursos, tanto materiales como económicos.
Por consiguiente, de la situación observada en la empresa dedicada a
la venta de repuestos para carros, surge la siguiente interrogante:
Formulación del problema.
¿Cómo es el sistema de control interno del efectivo en las empresas
vendedoras de repuestos de carros del Municipio Valera del Estado Trujillo?
Sistematización del problema.
¿Cuáles son las partidas del efectivo que manejan las empresas vendedoras
de repuestos de carros del Municipio Valera del Estado Trujillo?
¿Cómo se efectúa el control interno del efectivo en las empresas
vendedoras de repuestos de carros del Municipio Valera del Estado Trujillo?
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¿Cómo es el control interno sobre las entradas del efectivo que realizan las
empresas vendedoras de repuestos de carros del Municipio Valera del
Estado Trujillo?
¿Cómo es el control interno sobre el desembolso del efectivo que realizan
las empresas vendedoras de repuestos de carros del Municipio Valera del
Estado Trujillo?
Objetivos de la Investigación.
Objetivo General
Analizar el control interno que se realiza sobre el efectivo en las
empresas vendedoras de repuestos de carros del Municipio Valera del
Estado Trujillo.
Objetivos Específicos
Identificar las partidas del efectivo que manejan las empresas
vendedoras de repuestos de carros del Municipio Valera del Estado Trujillo.
Establecer los pasos para el control interno del efectivo que ejecutan
las empresas vendedoras de repuestos de carros del Municipio Valera del
Estado Trujillo.
Determinar el control interno sobre la entrada del efectivo que realizan
las empresas vendedoras de repuestos de carros del Municipio Valera del
Estado Trujillo.
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Describir el control interno sobre el desembolso del efectivo que
realizan las empresas vendedoras de repuestos de carros del Municipio
Valera del Estado Trujillo.
Justificación de la Investigación
La investigación propuesta tiene como finalidad aportar ideas que
conduzcan a una mejorar calidad y eficiencia de la administración de las
organizaciones, específicamente en el control como fase del proceso
administrativo, pues va a contribuir en el logro de los objetivos planeados a
través de controles internos; procedimientos y métodos que a nivel
organizacional son realizados por los miembros de la organización.
En tal sentido, dicha investigación pretende analizar el control interno
del efectivo que realizan las empresas dedicadas a la venta de repuestos de
carros del municipio Valera del Estado Trujillo, con el propósito de conocer
los procedimientos que se aplican para el manejo adecuado del efectivo.
Es así, que desde el punto de vista teórico la presente investigación es
relevante, pues le ofrecen a las empresas objeto de estudio, enfocar el
manejo del efectivo a través del sistema del control interno como un proceso
para reducir de manera significativa la posibilidad de incurrir en fraudes o
robos, aplicando para ello los conceptos básicos de control interno del
efectivo, control contable, técnicas para proteger las entradas y desembolsos
del efectivo, entre otros.
En el aspecto metodológico, la investigación presentará un
cuestionario valido y confiable, como instrumento construido en función de
los objetivos específicos, el cual permitirá estudiar todo lo relacionado al
15
manejo del efectivo en las empresas. Igualmente podrá ser utilizado por otros
investigadores que se interesen en estudiar la variable, sirviendo de base
para recoger la información pertinente acerca del tema.
De igual modo, desde el punto de vista práctico permitirá cumplir con
el objetivo propuesto, aportando a las empresas valiosa información para su
desenvolvimiento administrativo y financiero, debido a que las empresas ya
sean comerciales, industriales o de servicio es importante contar con un
eficiente control interno del efectivo, para generar confiabilidad con respecto
a cifras, informes financieros, administrativos y resguardar los bienes, valores
y activos de la organización como el efectivo en banco y caja, mercancía,
maquinaria de fraudes, malversación o robos; además de garantizar la
eficiencia y efectividad de sus operaciones.
Delimitación de la Investigación:
Conceptual: Esta investigación conceptualmente se delimita en los
conceptos de Control Interno del Efectivo. La investigación está dentro de la
Línea de Investigación de Contabilidad, adscrita al Departamento de
Ciencias Económicas, Administrativas y Contables del NURR Trujillo.
Espacial: La Investigación se realiza en la Unidad de Administración y
Contabilidad de las empresas vendedoras de repuestos de carros del
Municipio Valera Estado Trujillo.
Temporal: El trabajo de investigación se inicia en el mes de Marzo del
año 2010 y finaliza en el mes de Octubre del mismo año.
16
CAPITULO II
MARCO TEORICO
Este capítulo comprende una serie de estudios relacionados en el área
de interés de la presente investigación, se pretende con ello presentar
algunos puntos de relación y coincidencia entre los elementos ya estudiados
que permitan visualizar y comprender mejor el objeto de estudio, los cuales
van a constituir los antecedentes para esta investigación. Así mismo, se
realizara una revisión bibliográfica de la variable, para estudiar todo lo
relacionado al control interno y manejo del efectivo, conformando así las
bases teóricas previas que soporten y sustenten la estructura del presente
trabajo.
Antecedentes de la Investigación
El control interno ha sido fuente de reflexión para estudios de la
disciplina de la contaduría pública desde distintos puntos de vista, a
continuación se presentan algunos estudios realizados que dan fundamento
a la presente investigación.
Yacnelys Molina, en el año 2008 realizó una investigación titulada
Sistema de Control Interno Contable en el Departamento de Administración del IPASME Valera, para optar al título de Licenciada en
Contaduría Pública en la Universidad de los Andes Núcleo Universitario
“Rafael Rangel”. El Objetivo General de la presente investigación fue
“Analizar el Sistema de Control Interno Contable en el Departamento de
Administración del IPASME Valera”. El Tipo de Investigación utilizada fue de
17
forma descriptiva y el Diseño usado fue de campo. La Población estuvo
integrada por cuatro (04) personas adscritos al departamento objeto de
estudio. Entre las principales conclusiones que arrojó la presente
investigación se tiene; que presentan fortalezas en sus procedimientos
contables, pues cuentan con guías preestablecidas para el registro de la
información, sin embargo sus debilidades más palpables se encuentra en
que la demanda de información ha aumentado y por tanto requieren del
rediseño de algunos procedimientos para hacer que los registros sean más
efectivos.
En el estudio de Yacnelys se evidencia q cuando los organismos no
poseen un adecuado Sistema de Control Interno, es más propensa a los
riesgos de desviaciones en sus transacciones financiero-contables. De allí
que la conexión concreta con la investigación actual queda establecida al
constatar que el control interno es de vital importancia para el manejo
eficiente de las transacciones y que el diseño de políticas y procedimientos
son parte esencial del mismo.
Chrismar Ponce, en el año 2008 presentó una investigación titulada El Control Interno del Efectivo en la empresa Cemento Andino, S.A, para
optar al título de Licenciada en Contaduría Pública en la Universidad de los
Andes Núcleo Universitario “Rafael Rangel”. El Objetivo General de la
presente investigación fue “Analizar la situación del sistema de control
interno del efectivo en la empresa Cemento Andino, S.A”. El Tipo de
Investigación utilizada fue de forma descriptiva y el Diseño usado fue de
campo, no experimental. La Población estuvo integrada por los gerentes y/o
encargados de los departamentos de Tesorería, Contabilidad y Auditoría.
18
Entre las principales conclusiones que arrojó la presente investigación se
tiene; que existen fortalezas y debilidades bien definidas en el contexto
organizacional estudiado y que se requiere además del establecimiento de
nuevos controles, la instauración de centros de responsabilidad para el
manejo del efectivo y de los controles relacionados con el mismo.
Existe una relación notable entre la presente investigación y el arriba
indicado antecedente, puesto que el estudio pretende analizar El Control
interno y el manejo del efectivo como variables fundamentales para la
administración de las empresas.
Elizabeth Andara, en el año 2007 realizó una investigación titulada
Control Interno del Efectivo en los establecimientos de alojamiento tipo posada del Municipio Boconó del Estado Trujillo, para optar al título de
Licenciada en Contaduría Pública en la Universidad de los Andes Núcleo
Universitario “Rafael Rangel”. El Objetivo General de la presente
investigación fue “Analizar los mecanismos de control interno aplicados al
manejo del efectivo en los establecimientos de alojamiento tipo posada del
Municipio Boconó del Estado Trujillo”, El Tipo de Investigación utilizada fue
de forma descriptiva y el Diseño usado fue de campo. La Población estuvo
integrada por 17 establecimientos de alojamiento tipo posadas. Entre las
principales conclusiones que arrojó la presente investigación se tiene; que
los mecanismos de control interno aplicados al manejo del efectivo en los
establecimientos de alojamiento tipo posada del Municipio Boconó del
Estado Trujillo, son deficientes; recomendándose aplicar separación de
funciones; crear un fondo fijo de caja chica; formalizar el diseño de
formularios y formalizar los registros contables.
19
El aporte de la investigación se centra en que para el estudio del
Control Interno es fundamental partir de los procedimientos y políticas que
tiene el organismo, pues ello genera la información necesaria para
determinar si es efectivo o no el control, lo cual es uno de los puntos a
desarrollar en este estudio.
Graterol Hugo Alfredo, en el año 2007 realizó un estudio titulado
Sistema de Control Interno Contable utilizado en la Alcaldía del Municipio Boconó Estado Trujillo, para optar al título de Licenciado en
Contaduría Pública en la Universidad de los Andes Núcleo Universitario
“Rafael Rangel”. El Objetivo General de la presente investigación fue
“Determinar las características que presenta el sistema de control interno
contable utilizado en la alcaldía del Municipio Boconó del estado Trujillo”, El
Tipo de Investigación utilizada fue de forma descriptiva y el Diseño usado fue
de campo. La Población estuvo integrada por diez (10) funcionarios de la
alcaldía de Boconó Estado Trujillo. Entre las principales conclusiones que
arrojó la presente investigación se tiene; que se requiere de estrategias de
orientación en los componentes que presentan fallas en cuanto a la debilidad
en la comunicación para emanar instrucciones, participación de los miembros
en actos deshonestos e ilegales en las operaciones contables y la falta de
auditorías periódicas.
Su relación con el tema objeto de estudio corresponde a la importancia
de la optimización de información contable a través del uso de los sistemas
de contabilidad como herramienta para la toma de decisiones. Allí el Control
Interno como parte de un Sistema integrado coadyuva en la aplicación y
debida supervisión de las actividades contables. Sin la aplicación de este
20
concepto cualquier organismo carecería de soporte y guía para un eficiente y
sano funcionamiento.
Bases Teóricas
Control
Las personas que conducen una organización, llámense
administradores, directores o propietarios, siempre han encontrado
conveniente comprobar lo que se está haciendo para asegurar que las
actividades de las mismas se lleven a cabo conforme a la planeación. De
acuerdo a Cepeda G (1997:3) el control en “una de sus acepciones
gramaticales, quiere decir comprobación, intervención o inspección”.
Sin embargo, su naturaleza va más allá, implica un proceso necesario
en toda actividad humana, dentro de una organización y hacia la sociedad en
general, por tanto, el control como actividad organizacional existe en todos
los niveles de una organización y forma parte del proceso administrativo, por
lo que, Santillana J (2003:3) lo define como:
Fase del proceso administrativo que tiene como propósito coadyuvar al
logro de los objetivos de las otras fases que lo componen: planeación,
organización y dirección, estas se armonizan de tal manera que todas
participan en el logro de la misión y objetivos de la entidad.
Estructura del Proceso de Control
Según Cepeda G (1997:9) el control como proceso se estructura por las
siguientes condiciones:
21
− Un término de comparación: Puede ser un presupuesto, un
programa, una norma, un estándar o un objetivo.
− Un hecho real: El cual se compara con la condición o término de
referencia de la primera condición.
− Una desviación: Surge como resultado de la comparación de las
condiciones antes mencionadas.
− Un análisis de causa: Las cuales han dado origen a las
deviaciones entre el hecho real y la condición ideal o término de
referencia.
− Toma de acciones correctivas: Son las decisiones que se han de
tomar y las acciones para corregir la desviación.
Por otro lado, Rodríguez J (2000:27) reseña el proceso de control por
varias etapas básicas, para poner en práctica el mismo. Dichas etapas son:
− Establecer normas: Comprende el establecimiento de normas
para todo tipo de funciones operacionales y actividades,
determinan la base sobre la cual se mide el desempeño real o
esperado.
− Medir el desempeño: Se refiere a “mostrar lo que se ha logrado”
y proporciona la información objetiva que posteriormente se
compara con la norma establecida.
− Comparar lo realizado con las normas: Es la etapa más difícil,
pues una vez que se ha obtenido la información sobre el
funcionamiento, se debe comparar este con la norma o estándar
(se evalúa el funcionamiento), en consecuencia, el
22
funcionamiento a cargo del control debe analizar, evaluar y
juzgar los resultados como parte del proceso.
− Tomar medidas correctivas: Consiste en ejecutar las medidas
correctivas pertinentes para acomodar las variaciones
presentadas. Puede considerarse como el hecho de hacer
cumplir o de ver que las operaciones sean ajustadas de acuerdo
a lo planificado.
Características de un Buen Control
Para que el control sea óptimo, debe reunir ciertas características,
siendo estas definidas por Rodríguez J (2000:29)
− Ser oportuno; un control es oportuno cuando se dispone del
momento apropiado. Los registros contables son relativamente
precisos e históricos por naturaleza, ya que son preparados
después de que el periodo se ha cerrado. Con frecuencia, estos
informes son de gran utilidad para la planeación, pero, por lo
común, son inadecuados como informes de control porque no
son oportunos. La manera óptima de información para el control
debería pronosticar desviaciones a las normas o bases antes de
que estas ocurran. En la práctica, rara vez se logra tal
pronóstico, pero debe hacerse todo esfuerzo para informar sobre
desviaciones de las normas mientras los eventos en cuestión
están aún en proceso.
− Seguir una estructura orgánica; la función del control no puede
sustituir una estructura orgánica. Los buenos controles están
23
bien relacionados con la estructura orgánica y muestran su
eficiencia, así como la de sus procedimientos en cuanto a su
diseño y función. El enviar la información al gerente o jefe de
área es una forma efectiva de hacer factible la práctica del
control al más bajo nivel posible de la empresa.
− Tener una ubicación estratégica; no es posible fijar controles
para cada aspecto de un organismo, aún cuando este sea de
pequeña o mediana magnitud. Por tanto, es necesario establecer
controles en ciertas actividades de la operación siguiendo un
criterio estratégico.
− Ser económico; se refiere al aspecto de que cuando hay un
control excesivo, puede ser gravoso y provocar un efecto
sofocante en el personal.
− El control nunca puede ser completo; las variaciones en las
expectativas son inevitables, la función de control debe
enfocarse al mantenimiento de un equilibrio dinámico dentro de
los límites permitidos del plan. Es evidente que la función de
control consuma recursos. Por tanto, debe prestarse especial
atención al análisis costo beneficio de los sistemas de control.
− Revelar tendencias y situaciones; los controles que exponen la
situación actual de una fase específica de una actividad son
relativamente fáciles de preparar, ya que solo son necesarios los
controles que muestren periódicamente la actividad por controlar.
Aunque tales mediciones muestran una visión de la situación
presente, no revelan necesariamente la tendencia de la
ejecución, por ejemplo, el informe de producción mensual no
24
expone si la producción está aumentando o decreciendo. Esta
limitación de los informes periódicos se pudiera cuando un
método grafico de presentación que demuestre sucesivas
mediciones, forma una línea de tendencias de unas funciones
orgánicas, no siempre suministran suficiente información de
control. Se requiere incluir información de apoyo que este bien
relacionada con la función o actividad bajo observación. La
interpretación de las tendencias en el desarrollo de la
información de control para llevar a cabo una medición.
− Resaltar la excepción; existen dos razones del porque un
sistema de control efectivo acentúa la excepción. La primera es
la cantidad de información producida, aún en pequeños
organismos, es tan extensa que hace difícil, si no imposible,
determinar la importancia de toda la información. Realizar una
revisión de cada acción de los subordinados o consultores antes
de accionar, consume tiempo y esfuerzo del administrador. La
segunda, cuando la información resalta la excepción es
presentada al administrador, su atención se centra en aquellos
aspectos que requieren una acción correctiva, cada una de las
características anteriores son de vital importancia para el control
de las operaciones.
Procedimiento para Mantener un Buen Control
Cepeda G (1997:14) señala algunos ejemplos de procedimientos
generalmente aceptados para llevar un adecuado sistema de control, entre
los más importantes están:
25
− Delimitar las responsabilidades.
− Dividir el procesamiento de cada transacción.
− Seleccionar funcionarios hábiles y capaces.
− Crear procedimientos que aseguren la exactitud de la
información.
− Dar instrucciones por escrito.
− Utilizar cuentas de control.
− Evaluar los sistemas computarizados.
− Usar documentos prenumerados.
− Hacer depósitos inmediatos e intactos de fondos.
− Identificar los puntos claros de control en cada proceso.
− Mantener orden y aseo.
Por consiguiente, el control es indispensable en toda organización, pues
su propósito es, preservar su existencia apoyando su desarrollo, procurando
que sus planes y objetivos se cumplan y distribuyendo adecuada y
económicamente la utilización de sus recursos organizacionales.
Control Interno
Hoy día, las organizaciones requieren establecer medidas adecuadas
para implementar y mantener un apropiado sistema de control interno que
permita el acceso a la información punto determinante para el proceso de
toma de decisiones. Dicha información facilita a la gerencia dirigir y controlar
a la organización en cuanto a su posición administrativa y financiera. De allí,
que el control interno es una función primordial que opera indistintamente
26
dentro de la administración de cualquier organización, bien sea pública o
privada, sin importar su tamaño o razón social.
De esta manera citado por Rodríguez J (2000:49) lo define “como los
métodos y prácticas, por medio de los cuales se coordinan y operan registros
y los procedimientos que afectan su uso de manera que la administración
obtiene información, protección y control”.
Así mismo, a la organización se le tiene que mirar con una visión
holística, con toda su complejidad para así poder palpar e integrar los
diversos elementos que la componen, de tal forma que alcance sus objetivos
de desempeño y rentabilidad, además de prevenir la perdida de recursos de
cualquier índole. En tal: sentido, Cepeda G (1997:4) se refiere al control
interno como:
El conjunto de planes, métodos y procedimientos adoptados por una
organización, con el fin de asegurar que los activos están debidamente
protegidos, que los registros contables son fidedignos y que las
actividades de la entidad se desarrollan eficazmente de acuerdo con las
políticas trazadas por la gerencia, en atención con las metas y objetivos
previstos.
Es por ello, que el control interno le proporciona a la organización el
conocimiento real de la misma, la base sobre la cual descansa la
confiabilidad del sistema contable y el grado de fortaleza determinará si
existe una seguridad razonable de las operaciones reflejadas en los estados
financieros, en su defecto, una debilidad representa un aspecto negativo
dentro del sistema contable.
27
De este modo, una organización que no aplique controles internos
adecuados, corre el riesgo de presentar desvíos en sus operaciones y por
ende las decisiones tomadas no serian las más apropiadas para su gestión.
En lo esencial, el control interno tiene como propósito ayudar en la
consecución de los objetivos organizacionales y al mismo tiempo a las metas
específicas planteadas, que sin duda alguna mejorará la conducción de la
organización, con el fin de optimizar la gestión administrativa.
Componentes del Control Interno
Para Mantilla S (2000:5) el control interno lo forman cinco componentes
interrelacionados e integrados a la administración de la organización. Estos
son:
− Ambiente de control: Definen el conjunto de circunstancias que
engloban las acciones de una empresa desde la perspectiva del
control interno y es determinante sobre las conductas y
procedimientos organizacionales. Los factores del ambiente de control
incluyen la integridad, los valores éticos y la competencia de los
miembros de la organización, así como también la forma como la
administración asigna autoridad y responsabilidad a su gente.
− Valoración de riesgos: Se refiere a la diversidad de riesgos que
enfrenta la organización, tanto externas como internas, por lo cual se
deben identificar y analizar para así determinar cómo se debe
administrar los riesgos.
− Actividades de control: Son las políticas y los procedimientos que
ayudan asegurar que las directivas administrativas se lleven a cabo.
28
Así mismo, sirven para tomar las acciones necesarias para orientar los
riesgos hacia la consecución de los objetivos. Se dan en todos los
niveles y funciones e incluyen un rango de distintas actividades tales
como; autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, seguridad de
activos, segregación de funciones, entre otros.
− Información y comunicación: Se refiere a la identificación de la
comunicación e información pertinente en un tiempo determinado, que
se permita a los miembros de la organización cumplir con sus
responsabilidades. Los sistemas de información generan reportes,
contienen información operacional y financiera que hace posible
operar y controlar el negocio.
− Monitoreo: El control interno debe monitorearse para valorar la calidad
del desempeño del mismo, es decir, verificar que el control interno
utilizado este contribuyendo con la organización a cumplir sus metas
de desempeño y rentabilidad, previniendo así fraudes y pérdidas de
recursos.
Fines del Control Interno
Al respecto, Rodríguez J (2000:51) expresa que el control interno aparte de
ser una herramienta para prevenir fraudes o descubrir errores en el proceso
contable, constituye un medio indispensable para realizar una eficiente y
eficaz administración. Por ello, el control interno persigue las siguientes
finalidades:
29
− Proteger sus recursos contra pérdidas, fraudes o ineficiencias.
− Promover la exactitud y confiabilidad de los informes contables y
administrativos.
− Apoyar y medir el cumplimiento de la organización.
− Juzgar la eficiencia de operaciones en todas las áreas funcionales de
la organización.
Clases de Control Interno
El control interno según Cepeda G (1997:3) se clasifica en:
− Control Interno Administrativo: Es el que se relaciona con normas y
procedimientos a la eficiencia operativa, es decir, es el plan de
organización y todos los métodos que facilitan la planeación y control
de la organización.
− Control Interno Contable: Comprende tanto las normas, métodos y
procedimientos contables establecidos, que tienen que ver o están
relacionados directamente con la protección de los bienes y fondos y
la contabilidad de los registros contables, presupuestales y financieros
de la organización.
Al respecto, Grisanti (2002: s/p) se refiere al control interno contable como él:
El plan de organización, los procedimientos y registros. En
consecuencia, el control interno contable está diseñado para
proporcionar una razonable seguridad con respecto a las transacciones;
para que se efectúen de acuerdo a la autorización general o especifica
de la dirección o administración, se registren y permitan la preparación
30
de estados financieros según los principios de contabilidad
generalmente aceptados para mantener el control de los activos y
comparar los activos contabilizados con los existentes a intervalo de
tiempo razonable, para así adoptar las medidas correspondientes en
caso de que existan diferencias.
Objetivos del Control Interno Contable, según Cepeda G (1997:29):
− La integridad de la información: que todas las operaciones efectuadas
queden incluidas en los registros contables.
− La validez de la información: que todas las operaciones registradas
representen acontecimientos económicos que en verdad ocurrieron y
fueron debidamente autorizados.
− La exactitud de la información: que las operaciones se registren por su
importe correcto, en la cuenta correspondiente y oportunamente.
− El mantenimiento de la información: que los registros contables, una
vez acentuadas todas las operaciones, siguen reflejando los
resultados y la situación financiera del negocio.
− La seguridad física: que el acceso a los activos y a los documentos
que controlan su movimiento esté restringido al personal autorizado.
En cuanto a los Elementos del Control Interno Contable son:
− Definición de autoridad y responsabilidad: las organizaciones deben
contar con definiciones y descripciones de los deberes relacionados
con las funciones contables, de recaudo, contratación, pago, alta y
31
baja de bienes y presupuesto, ajustadas a las normas que le sean
aplicables.
− Segregación de deberes:
• Las funciones de operación, registro, y custodia deben estar
separadas, de tal manera que ningún funcionario ejerza
simultáneamente tanto el control físico como el control contable y
presupuestal sobre cualquier activo, pasivo y patrimonio.
• Las organizaciones deben establecer unidades de operaciones o de
servicios y de contabilidad, separadas y autónomas.
• Ningún funcionario debe tener completa autoridad sobre una parte
importante de cualquier transacción para efectos contables y de
operación.
− Establecimiento de comprobaciones internas y pruebas
independientes: la parte de comprobación interna consiste en la
disposición de los controles de las transacciones para que aseguren
una organización y un funcionamiento eficiente y para que ofrezcan
protección contra fraudes. En el establecimiento de métodos y
procedimientos de comprobación interna se tendrá en cuenta lo
siguiente:
• La comprobación se basa en la revisión o el control cruzado de las
transacciones a través del trabajo normal de otro funcionario o grupo.
• Los métodos y procedimientos deben incluir los procesos de
comprobaciones rutinarias, manuales o sistematizadas y la obtención
32
independiente de informaciones de control, contra la cual pueden
comprobarse las transacciones detalladas.
• Los mecanismos de la comprobación interna son independientes e la
función de asistencia y asesoramiento a través de la evaluación
permanente del control interno por parte de la auditoría interna.
− Uso de procedimientos de auditoría interna: representan una
verificación posterior y selectiva de la razonabilidad y lo apropiado de
las transacciones registradas o de los datos contables o de operación.
En el establecimiento de los respectivos métodos y procedimientos se
debe tener en cuenta:
• Dichos métodos y procedimientos deben incluir en forma detallada las
pruebas de auditoría, según la estrategia de auditoría que se defina
con la gerencia general o comité de auditoría. Estas pruebas podrán
ser, entre otras: revisiones analíticas, revisiones detalladas de saldo,
de operaciones mensuales, recálculos y pruebas de exactitud
matemática, revisión de formas y documentos esenciales,
circularizaciones, observaciones físicas, pruebas de corte de
documentos, conciliaciones de cuentas de control, prácticas de
auditoría enfocadas a las aéreas de alto riesgo en cada entidad para
prevenir o reducir los errores o irregularidades.
• Los programas de trabajo deben incluir pruebas de exactitud
matemática de la acumulación de datos contables y presupuestales,
revisión de las normas y prácticas autorizadas de contabilidad,
prácticas operativas y de la concordancia de métodos y registros con
las políticas establecidas.
33
• Los programas deben incluir procedimientos tales como la
observación e inspección física de los activos y la conformación
selectiva con terceros de las cuentas, compromisos y contingencias
sobre una base selectiva.
34
Cuadro 1. Esquema Comparativo de las Clases de Control Interno
Control interno financiero o contable Control interno administrativo
PASOS GENERALES PASOS GENERALES
Planeación Planeación Valoración Control Ejecución Supervisión Monitoreo Promoción Ejemplo de área Ejemplo de área
1,PLAN DE ORGANIZACIÓN 1,PLAN DE ORGANIZACIÓN 1. Método y procedimientos relacionales 1, Método y procedimientos relacionales
1,1, Protección de activos 1,1, Con eficiencia de operación 1,2, Confiabilidad de los registros contables 1,2, Adhesión a políticas
2, Controles 2, Controles 2,1, Sistemas de autorización 2,1, Análisis estadísticos 2,2, Sistemas de aprobación 2,2, Estudio de tiempos y movimientos 2,3, Segregación de tareas 2,3, Informes de actuación 2,4, Controles físicos 2,4, Programas de selección 2,5, Programas de adiestramiento 2,6, Programas de capacitación 2,7, Control de calidad
3, Aseguran 3, Aseguran 3,1 Todas las transacciones de acuerdo a la autorización específica
3,1, Eficiencia, Eficacia y Efectividad de operaciones
3,2, Registro de transacciones 3,3, Estados financieros con PCGA 3,4, Acceso activos con autorización
Fuente: Frías, A. (2010)
35
Por esto el control interno es importante, dado que no se limita
solamente a la confiabilidad en la manifestación de las cifras que son
reflejadas en los estados financieros, sino también evalúan el nivel de
eficiencia operacional en procesos contables y administrativos.
El Efectivo
Desde siempre, las organizaciones han necesitado contar con
efectivo suficiente para mantener su solvencia, además de mantener su
funcionamiento pues, sus actividades generan directa o indirectamente un
flujo apropiado de dinero que les permiten financiar sus operaciones, hacer
inversiones para su crecimiento, pagar los pasivos contraídos y deudas con
proveedores, pago de nomina y en general para incrementar su rentabilidad.
Visto de esta forma, el efectivo es un activo circulante, y según
Redondo (1996:93) “son las cuentas que representan el efectivo u otros
activos y recursos que razonablemente se consideran susceptibles de
convertirse en efectivo”, representa el activo de mayor movilidad y mayor
liquidez con el que cuenta una organización para cubrir sus inmediatas
obligaciones.
De igual modo, para Catacora F. (1998:121), el efectivo “está
representado por el dinero disponible en los bancos, el segregado para fines
específicos, como por ejemplo un fondo fijo para gastos menores u otras
partidas que se puedan considerar equivalentes de efectivo” y de acuerdo a
la definición más coloquial, Rodríguez L. (1998:16) lo define como “el dinero
que tenemos disponible para gastarlo en un momento determinado, tal como;
monedas, billetes, cheques”
36
En cuanto al aspecto contable, Guajardo G. (2002:77) considera al
efectivo como primera partida que se presenta en la sección de activos
circulantes, ya que es la más liquida. Así el autor afirma que “dicha partida
deberá mostrarse bajo un solo rubro en el cuerpo del balance general, y se
supone disponible para uso inmediato sin restricciones”. Sin duda, el efectivo
representa un recurso propiedad de la empresa al que puede dársele uso
para cualquier fin, por lo cual tiene un gran valor para la misma.
Principios Aplicables al Efectivo.
El efectivo al igual que las demás cuentas contables, también está
sujeto a la aplicación de los principios de contabilidad que regulan la
presentación de los diversos rubros que lo conforman, con el fin de
comprobar el efectivo con parámetros estándares como los Principios de
Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA). Al respecto, Catacora F.
(1998:134) los enuncia de la siguiente manera:
− El efectivo o sus equivalentes debe ser la primera partida que se
muestra en el balance general.
− Cuando existan restricciones acerca de la disponibilidad en ciertas
partidas, éstas deben ser presentadas en un renglón fuera del
circulante según sea el caso que estén destinadas a la adquisición de
un activo fijo, por ejemplo o por requerimientos de efectivo a ser
aplicado a deudas de largo plazo.
− Las partidas definidas como equivalentes de efectivo, deben ser
claramente segregadas dentro del efectivo, sin embargo, para efectos
de presentación deben estar englobadas en este renglón. Por lo
37
general se consideran equivalentes de efectivo aquellas colocaciones
que tengan un vencimiento a 90 días a partir a la fecha de
presentación del balance general o que se encuentren a la vista.
− Cuando se tenga una restricción a partidas del efectivo o sus
equivalentes, se debe hacer mención y explicación de ello en las
notas a los estados financieros.
− Las partidas denominadas en moneda extranjera, deben ser
convertidas a la tasa de cambio que se encuentre vigente a la fecha
de cierre en la fecha de presentación del balance general. Deberá
tomarse la cotización de compra de la moneda extranjera y en algunos
casos podrá aplicarse el promedio simple entre las tasa de compra y
venta.
− Cualquier cheque que haya sido emitido hasta la fecha del balance
general y que no se encuentre entregado a su beneficiario, deberá ser
incluido en el rubro efectivo en la cuenta que corresponda. Al mismo
tiempo que se incluye en el rubro de efectivo, la operación nombrada
también deberá ser registrada en el pasivo relacionado que
corresponda.
− Cuando se tenga un sobregiro contable en libros, es decir, en cuentas
corrientes, éste únicamente podrá ser compensado con otros saldos
disponibles, que tengan la misma naturaleza y sobre los cuales se
tenga la disponibilidad inmediata. Cualquier saldo acreedor que
pudiera todavía prevalecer se presentara como un sobregiro bancario.
38
Partidas que Componen el Efectivo
De acuerdo Ijiri Y (2005:8) las partidas que conforman el efectivo son
las siguientes:
− Dinero en moneda nacional, es decir de curso legal o de obligatoria
observación en el país con las limitaciones que la Ley impone, de
acuerdo a lo especificado en la Ley del Banco Central y la General de
Bancos y Otras Instituciones financieras.
− Divisa o moneda extranjera de libre cotización en la banca nacional, la
cual debe ser valorada al tipo de cambio vigente, establecido por el
Banco Central de Venezuela.
− Giros Bancarios (transferencias).
− Recibos de ventas mediante tarjetas de crédito y debito.
− Depósitos en cuentas a la vista (cuentas corrientes) y en cuentas de
ahorro; ambas sin restricciones en cuanto a su utilización.
− Oro amonedado o en barra.
− Cheques de gerencia.
− Cheques de viajeros.
− Cheques devueltos por errores de forma: falta de firma, error en firma,
falta de endoso, error en fecha, disparidad de cantidades.
− Cheques corrientes pendientes por entregar a los beneficiarios.
− Todos los cheques corrientes sin restricción para su cobro.
Según Catacora F. (1998:121) las partidas denominadas caja, fondos
fijos, bancos, depósitos a plazo fijo y otros equivalentes de efectivo,
representan al efectivo en las transacciones contables.
39
− Caja: Está conformada por el efectivo que se recibe o desembolsa con
fines específicos y predeterminados. Se constituye para darle rapidez
a ciertas operaciones, tales como; ingreso de dinero por cobranza de
clientes menores, por ventas, para efectuar pagos hasta un límite
establecido, entregar dinero a empleados por anticipo o recibir
reembolsos permanentes autorizados. Básicamente, se compone del
dinero en existencia y el que se encuentra pendiente por depositar en
banco, por ello, el movimiento del efectivo en caja puede estar
constituido por; monedas de circulación oficial emitidos por el Banco
Central de Venezuela, cheques de gerencia, de personas naturales y
de empresas, recibos conformados de tarjetas de debito o crédito y
vales de cesta ticket que se hayan recibido de clientes (son
equivalentes de efectivo).
Es importante señalar, que los cheques posfechados y devueltos no
se deben considerar como efectivo en la cuenta caja.
− Fondos Fijos: la cuenta de fondos fijos o caja chica como también se
le conoce, están constituidos por la disponibilidad de dinero que se
encuentra segregado o asignado para desembolsos específicos y
recurrentes que se tengan por diversas necesidades de la empresa, el
cual debe estar sujeto a ciertas normas y controles mínimos para
garantizar el manejo adecuado del efectivo, además de no desviar el
propósito de su constitución. Igualmente la responsabilidad de su
custodia debe recaer en una sola persona, la cual no puede efectuar
los registros contables que se deriven de la operación de fondo. Se
diferencia con la cuenta caja por poseer un monto fijo para pagos
menores.
40
− Banco: Este tipo de partida se refiere al monto disponible (manejo del
efectivo) en las cuentas corrientes de la empresa u otras modalidades
de depósitos en una entidad financiera, que detallan los movimientos
que se realizan a través de diferentes tipos de operaciones y
conceptos, los movimientos más convenientes son; cheques recibidos
y emitidos, depósitos efectuados y recibidos, notas de debito y de
crédito.
− Depósitos a Plazo Fijo: Están representados por dinero que ha sido
colocado para devengar u obtener algún ingreso por interés, por lo
general este tipo de depósito deben tener un vencimiento menor a
noventas días a partir de la fecha de presentación del balance
general, en caso contrario, no califica como efectivo.
− Equivalentes de Efectivo: Están relacionados con inversiones a corto
plazo, por lo general con un vencimiento menor a noventas días, que
sean altamente líquidos o convertibles a efectivo en dicho plazo de
tiempo. Algunas partidas que pueden ser equivalentes de efectivo son;
bonos cero cupón, títulos de estabilización monetaria, papeles
comerciales, colocaciones en mesa de dinero, bonos de deuda pública
nacional, depósitos a plazo fijo.
Estas partidas, obligatoriamente deben cumplir con ciertas condiciones,
tales como; ser fácilmente convertibles en efectivo y el vencimiento de la
inversión debe ser en menor tiempo para no correr el riesgo de su conversión
a efectivo.
41
Informes del Efectivo
De acuerdo a Ijiri Y (2005:7) Son formatos para resumir e informar
sobre los saldos y transacciones de efectivo. Este tipo de informe contiene
las siguientes especificaciones:
− Periodos: los datos del efectivo deben formalizarse sobre una basa
diaria, semanal, mensual, trimestral o anual, mostrando no solo los
datos correspondientes al periodo corriente, sino también los datos de
uno o más periodos pasados, con el fin de hacer resaltar partidas o
tendencias anormales. En caso que abarque más de un periodo, la
dimensión también a menudo se distribuye en columnas, destinando
lo del extremo derecho al periodo corriente, a continuación de las
correspondientes a los periodos pasados, o bien, usando la columna
extrema izquierda, seguida de los periodos pasados en orden
cronológico invertido.
− Comparación del presupuesto con lo real: consiste en comparar la
cantidad presupuestada con la cantidad real de un tipo dado de saldo
o de transacción de efectivo. En esta dimensión se incluye también la
variación del importe real respecto al presupuesto.
− Unidades controladoras: las cuenteas de efectivo pueden ser
controladas por las oficinas centrales, las sucursales, las fábricas y
otras sub unidades de la compañía. Un informe del efectivo puede
suministrar detalles del saldo y transacciones de efectivo clasificados
por tales unidades controladoras.
− Tipos de cuenta: Una empresa maneja diversas cuentas para controlar
el efectivo, tales como efectivo en caja, incluyendo fondos fijos de caja
42
chica o de trabajo, cuentas de cheques, cuentas de ahorro, depósitos
a plazo fijo, entre otros.
− Quienes pagan y quienes reciben dinero: Consiste en reflejar la
cantidad global recibida de, o pagada a, una entidad dada (una
persona física, una compañía, una entidad gubernamental, o unidades
internas de la empresa), sin importar los tipos de transacciones de que
se trate.
− Naturaleza de los ingresos y desembolsos del efectivo: Las
transacciones de efectivo se clasifican normalmente, primero en
ingresos y desembolsos y, después, de cada categoría según la
naturaleza de los respectivos movimientos. Normalmente se evita el
presentar en forma compensada, por su importe neto, los ingresos y
los desembolsos de efectivo, si bien pueden observarse excepciones
tratándose, por ejemplo, de un ingreso o desembolso para cancelar un
ingreso o un desembolso anterior equivocado. La naturaleza de los
ingresos y los desembolso puede presentarse por la contra cuenta en
el asiento de diario que contabilice la transacción pero a menudo se
da una descripción, más detallada de la naturaleza de las
transacciones.
Errores y Fraudes más comunes del Efectivo
Según Holmes a. y Overmyer W (citados por Santillana J: 2003) “una de
las finalidades de un sistema de control interno, es el prevenir los errores y
fraudes”. Pues estos se pueden hacer ya sea bien o mal intencionados, el
cual provocara la elaboración de estados financieros incorrectos dificultando
la toma decisiones y quizás llegar a problemas en la empresa, inclusive
43
puede ocasionar la quiebra, por ello es importante reseñar algunos de los
métodos más utilizados para el robo del efectivo, que involucran la
manipulación de los registros, tales como:
− El dinero proveniente de las ventas a contado, podrá robarse
inmediatamente se efectué la venta, ya que por lo general, la venta no
es registrada en el mismo momento en que se efectúa.
− El dinero proveniente de las cuentas por cobras, pues por la
naturaleza de la transacción al momento de efectuarse solo se registra
un porcentaje de la misma
− Es posible que los descuentos sobre ventas que se otorguen a los
aumentados estén aumentados en relación en relación a los
descuentos realmente aprovechados.
− Es posible que el efectivo recibido de un cliente cargue a una cuenta
de gastos.
− Cuando se efectúa una venta a crédito se podrá cargar a un cliente
ficticio.
− Encubrimiento del efectivo recibido, involucra retener el efectivo
recientemente recibido, sin correr asiento alguno en los libros.
− Se podrá robar dinero de los fondos de caja chica, mediante la
falsificación de las firmas de autorización de los vales.
Control Interno del Efectivo
En este punto relevante para la presente investigación, el efectivo
constituye según Catacora F. (1998:121) “la primera partida que aparece en
un balance general y representa uno de los renglones más importante de los
44
rubros del activo en una entidad”. Es por ello, que uno de los procedimientos
del control interno contable aplicables en las empresas, es el Control interno
del efectivo, pues dicho control, entre uno de sus fines esta salvaguardar y
proteger los activos, para así bridar una seguridad razonable, garantizando la
exactitud y confiabilidad de los registros mediante la efectividad y eficiencia
de las operaciones e información financiera.
En este orden de ideas, Santillana J. (2003:103) considera al control
interno del efectivo “como un medio de evitar el fraude y robo”, pues éste
activo está más expuesto al manejo de actos dolosos que el resto de los
bienes de la empresa. En consecuencia, el control interno del efectivo
comprende una serie de procedimientos bien establecidos, con el propósito
de monitorear todas las actividades de la organización, que puedan afectar el
manejo del efectivo, debido que su objetivo principal es cuidar todo el dinero
que entra o entrará en la empresa así como también programar todas las
salidas de dinero, actuales o futuras.
No obstante, un buen sistema de control interno sobre las transacciones
del efectivo, también sirve para alcanzar los otros objetivos del manejo
eficiente del mismo, como son, la firma de cheques, la inversión de dinero
ocioso, entre otras funciones requeridas y necesarias para generar
rentabilidad a la empresa.
Generalmente, la responsabilidad del manejo del efectivo recae en el
departamento de finanzas o la unidad respectiva según la estructura y
tamaño de la organización encargada de las transacciones del efectivo. Para
Whittington y Pany (2000:309), las funciones de los departamentos o
45
unidades de Finanzas y Contabilidad, deberían integrarse de tal manera que
le proporcione a la empresa seguridad sobre:
− Todo el efectivo que se reciba, se deposite de inmediato y se registre
en forma precisa.
− La realización de desembolsos de efectivos únicamente para fines
autorizados, siendo registrados apropiadamente.
− Los saldos de efectivos se manejen a niveles adecuados pero no
excesivos, al pronosticar los ingresos y pagos de efectivo esperados,
relacionados con las operaciones normales, de tal forma que, la
oportunidad de invertir el exceso de efectivo o solicitar préstamos a
futuro se haga saber oportunamente.
Cabe considerar, por otra parte que al desarrollar procedimientos de
controles eficientes del efectivo, es necesario un estudio minucioso de las
actividades rutinarias de la empresa, tomando en cuenta los lineamientos
para las practicas adecuadas en el manejo del efectivo, siendo éstos, según
Whittington y Pany (2000:310),los siguientes:
− No permita que ningún empleado maneje una transacción de principio
a fin.
− Separe el manejo del efectivo de su contabilización o registro.
− Contabilice las entradas del efectivo en forma oportuna.
− Deposite diariamente las entradas del efectivo.
− Efectúe los desembolsos a través de cheques o transferencias
electrónicas de fondos, con la excepción de pequeños gastos de caja
menor.
46
− Permita que las conciliaciones bancarias sean realizadas por
empleados ajenos a la custodia del efectivo o de la emisión de
cheques, revisadas rápidamente por un funcionario adecuado.
Así mismo Rodríguez J (2000:28) responde al control interno del
efectivo como un conjunto de medidas dirigidas a su protección, a asegurar
de contar con los registros contables y, a garantizar el cumplimiento de las
políticas encauzadas a su eficiente manejo. Al respecto existen tres
estrategias fundamentales: (1) Cancelar lo más tarde posible las cuentas por
pagar, claro está sin vislumbrar un estado de morosidad; (2) Gerenciar
eficientemente el ciclo inventario-producción, con el propósito de maximizar
la tasa de rotación del inventario; (3) Recuperar lo mas inmediatamente
posible las cuentas por cobrar.
Desde el punto de vista de control contable se debe poner en práctica
métodos y procedimientos mediante las cuales se protejan el efectivo, se
autoricen las transacciones y, se garantice la exactitud de los registros
referidos a movimientos de este importante valor financiero. Esto en virtud de
concebir al efectivo como “el medio de intercambio más común; es el activo
más tentador para robos. Por consiguiente los controles internos son más
complejos que para la mayor parte de los activos”.
En síntesis los controles de las operaciones efectuadas en efectivo
están dirigidos a cumplir con los siguientes objetivos:
− Debida autorización de las transacciones y las actividades.
47
− Adecuada segregación de funciones y responsabilidades. La
delegación de autoridad y la creación de responsabilidades, implica
una visión de trabajo, lo que forma los medios básicos del proceso y
organización, por lo que al implementar un sistema de control interno
todas las operaciones que se establezcan en el proceso de sistema de
control interno que se implementen en la entidad deberán
debidamente autorizadas para su adecuada segregación de
operaciones.
− Diseño y uso de documentos y registros apropiados que aseguren el
correcto registro de las operaciones.
− Establecimiento de dispositivos de seguridad que protejan los activos,
entre los cuales está el efectivo.
− Verificaciones independientes de la actuación de otros y adecuada
evaluación de las operaciones registradas.
Pasos para el Control interno del Efectivo
Santillana J. (2003:103) establece que los pasos principales para
efectuar un control interno sobre las transacciones y saldos de efectivo son:
− Separación de funciones: Consiste en apartar la función de manejo
del efectivo del mantenimiento de los registros contables, pues esto
conduciría con mayor facilidad al fraude, por tanto, es importante que
el personal que se encarga del efectivo no tenga acceso a los
registros contables y en su defecto, los de contabilidad al efectivo.
48
− Presupuesto o proyección: Se refiere a la elaboración de un
presupuesto de las entradas de efectivo planificadas, de los pagos y
de saldos.
− Listado de control: Hace referencia a la lista de control de los ingresos
de dinero en el momento y lugar donde es recibido, un ejemplo de
ello, es para las ventas en efectivo la cinta (papel) de la caja
registradora.
− Depósitos diarios: Como su nombre lo indica, se refiere al depósito
diario del efectivo recibido en las cuentas bancarias de la empresa.
− Realización de pagos: Se recomienda realizar los respectivos pagos
en cheques, exceptuando los pequeños pagos de caja menor.
− Verificación de los gastos: Comprobar la validez y el valor de cada
gasto antes de efectuar su pago, mediante el giro de cheques,
separando la función de la aprobación de los gastos de la firma de
cheques.
Técnicas o Medidas del Control Interno del Efectivo
En las organizaciones, el efectivo es el activo circulante mas tentador a
cometer fraudes o robos, pues constantemente se efectúan las entradas y
salidas de dinero, por lo que se hace necesario aplicar medidas de control
para el manejo adecuado del efectivo.
Entre esas medidas o técnicas, según Santillana J. (2003:105) están:
− Control Interno sobre las Entradas de Efectivo: Tiene como finalidad
asegurar que todo el efectivo recibido se deposite en el banco y que el
49
registro contable sea correcto, así mismo, determinar que los controles
establecidos operan según lo planteado, por lo tanto se requiere que
cada fuente de entrada o ingreso cuente con medidas de seguridad,
tales como:
• Arqueo de Caja: Conocido también como el recuento de efectivo en
caja, consiste básicamente en el análisis de las transacciones del
efectivo durante un lapso de tiempo determinado, con el propósito de
comprobar la contabilización de todo el efectivo recibido con el saldo
que refleja físicamente la caja en dinero en efectivo, cheque u otros. El
conteo es realizado diariamente por la persona responsable, es decir,
el cajero. Esta medida sirve para conocer si los controles internos se
están realizando adecuadamente. El arqueo ordinario se efectúa
diariamente al culminar la jornada laboral, e incluso, se puede realizar
haciendo cortes a mitad de la jornada dependiendo de las operaciones
que hayan sido trazadas en efectivo, lo cual permitiría realizar
depósitos para evitar mantener excedentes de efectivo, y por lo tanto,
salvaguardar a la empresa ante riesgos financieros. El arqueo
sorpresivo como procedimiento de control interno, se debe realizar
periódicamente con fines de determinar con precisión el cumplimiento
de las normas en el manejo del efectivo. Los registros derivados del
arqueo son realizados para el caso de la caja general o fondo de
trabajo en forma similar a los propuestos para la reposición periódica
de caja chica, no obstante, debe tenerse claro que la caja general o
fondo de trabajo es sometido a arqueo en forma diaria y, por lo tanto,
se genera un asiento de reposición en forma diaria reconociendo los
gastos y los activos cubiertos en efectivo. Además, se advierte que la
50
caja general o fondo de trabajo no constituye un fondo de efectivo
creado para cubrir gastos menores; representa un fondo creado con la
finalidad de atender la operatividad diaria que exige movimiento de
efectivo (egresos o pagos, ingresos o cobros).
• Conciliación Bancaria: Es la comparación de los registros de las
operaciones de bancos con los estados de cuenta mensuales que
emite la entidad financiera, para hacer las correcciones o ajustes
necesarios en los libros de la empresa, pues identifica las diferencias
que suelen ocurrir en el saldo que arrojan los libros contables de la
empresa con el estado de cuenta bancario, debido a distintas causas
como: cheques pendientes, depósitos realizados a última hora, cargos
que el banco hace causados por intereses, cheques devueltos o
ajenos que el banco carga por error, entre otros. La conciliación
bancaria previene estafas u otros manejos dolosos.
• Control en Fondos Fijos (caja chica): El control sobre los pagos de un
fondo o caja chica, se da en el momento que este es reembolsado a
su saldo fijo, en lugar de hacerlo cada vez que se entregan pequeñas
cantidades de efectivo. Debe presentar documentos que soportan
cada reembolso para su perspectiva revisión y autenticidad para luego
ser anulados o perforados para evitar su reutilización. Es importante
notificar al banco la prohibición de depósitos a esa cuenta de cheques
girado a nombre de la empresa, pues con esto se entiende a evitar la
desviación de las entradas de efectivo a la caja menor.
• Componentes de Deposito: Se refiere a los bauches que el banco
proporciona para dejar constancia de la operación realizada, donde
aparece el monto depositado y la fecha en que se realizó.
51
− Control Interno sobre el Desembolso del Efectivo: Los desembolsos
del efectivo son tan importantes como los ingresos, puesto que la
salida de dinero implica disminución de las cuentas corrientes de la
empresa y por ende, es necesario llevar un control del efectivo que
sale con el fin de conocer el uso que se le da, de tal manera que se
evita la fuga de dinero indebidamente. Estos se deben realizar
preferiblemente por medio de cheques, transferencias electrónicas de
fondos, o para gastos menores mediante fondos fijos.
Entre las medidas o técnicas para controlar los desembolsos están:
• Desembolso por cuenta corriente: Se refiere al pago a través de
cheques para asegurar esta operación es necesario la utilización de
cheques, pues esta medida representa un control sobre las salidas en
efectivo, debido a que el cheque sirve como un documento de fuente
de soporte y antes de ser validado debe estar firmado por el personal
autorizado, por tanto, cada pago mediante cheque requiere de la
atención del administrador para analizar la evidencia que respalda el
desembolso.
Para asegurar adecuadamente los beneficios del control interno
implícito en el uso de cheques, es esencial que los mismos estén
prenumerados, cuando estos no son emitidos deben ser protegidos
contra robo o mal uso, igualmente los cheques anulados deben ser
tachados para eliminar cualquier posibilidad de uso posterior y
archivados en la secuencia regular de los cheques pagados.
• Por fondos fijos o caja chica: Para evitar pérdidas o robos del efectivo,
es necesario implementar un buen sistema de control el cual exija que
52
todos los pagos se hagan con cheques; sin embargo, es costoso
pagar con cheques pequeñas sumas (papelería, envíos de paquetería,
gastos menores), por lo que la mayoría de las organizaciones tienen
disponible un fondo de efectivo para efectuar dichos pagos. La caja
chica incluye una pequeña cantidad de efectivo disponible para pagar
importes menores. Estos importes están representados por gastos que
pueden reportarse con frecuencia durante un periodo contable y, por
lo tanto se requiere establecer controles en cuanto a su eficiente
manejo. Rodríguez J (2000:30), proponen los controles siguientes: (1)
nombrar a un empleado para que administre el fondo como su
custodio; (2) mantener un importe especifico de efectivo disponible; (3)
respaldar todos los desembolsos del fondo con el comprobante
respectivo de caja y (4) reponer el fondo mediante los procedimientos
normales de desembolsos de efectivo.
En cuanto al control interno de la caja chica se debe atender a las
premisas siguientes:
• Establecer un límite máximo para los pagos; los que excedan dicho
límite se deberán pagar mediante cheque.
• La cuenta caja chica solo se moverá cuando se decida aumentar o
disminuir el fondo, o para su eliminación.
• Debe existir una sola persona responsable del fondo.
• La persona responsable de caja chica no debe tener acceso a la
contabilidad, ni a cobranzas ni a la caja principal.
• La reposición del fondo se realizará mediante cheque a nombre de la
persona responsable del fondo.
53
• Los comprobantes impresos, numerados correlativamente deberán
estar aprobados previamente por otra persona autorizada y,
especificar en cifras y en letras el monto pagado.
Generalmente este tipo de cuenta se caracteriza por:
• Precisar qué cantidad requiere la administración para cancelar los
gastos menores, una vez determinada dicha cantidad se emitirá un
cheque para la creación del fondo de caja chica.
• Llevar un control sobre los desembolsos en un formato donde se
especifique la fecha, el beneficiario, el concepto y la evidencia del
desembolso realizado; a fin de verificar que la totalidad del fondo sea
la correcta, al comparar los soportes con el efectivo.
• Y una vez agotado el efectivo se deberá reponer los desembolsos que
se hayan realizado de la caja chica.
Cuando los administradores consideren que dicho fondo no satisface
las necesidades, o en su defecto es muy alto para cubrir gasto menores de la
empresa, se debe aumentar o disminuir dicho fondo mediante un reporte
donde se especifique la circunstancia.
• Controles sobre compras: el proceso de compra inicia cuando
cualquier departamento identifica alguna necesidad de mercancía
existente y prepara así una solicitud de compra (o requisito). Así
mismo un departamento de compra se especializara en localizar las
mejores compras y envía una orden al proveedor. Una vez embarcada
la mercancía al negocio, con esta se envía la factura. Cuando llega la
54
mercancía a la empresa se comprueba el pedido realizado con el
recibo, y se inspeccionara cualquier daño que traiga. De esta forma el
departamento contable elabora la orden de pago para su revisión,
aprobación y pago.
• Por sistemas de comprobantes: Referente a los controles sobre la
aprobación de pagos independientemente de su naturaleza, sirve para
obtener un control interno adecuado sobre los desembolsos del
efectivo, proporcionando seguridad que dichos desembolsos estén
autorizados y sean revisados antes de emitir un cheque. En un
sistema típico de comprobantes, el departamento de contabilidad es
responsable de reunir los documentos apropiados para soportar todo
desembolso de efectivo, siendo el comprobante una hoja de
autorización donde se detallen las especificaciones y datos requeridos
para realizar las funciones respectivas para la autorización.
La Auditoria en el Control Interno del Efectivo
Como ya se ha mencionado en el capitulo anterior, el control es
indispensable en una organización para saber que las actividades
planificadas se lleven a cabo, por lo que se requiere de aplicar los controles
internos necesarios y la manera de verificar que dichos controles se ejecutan
debidamente, mediante la auditoría interna y de acuerdo a Cepeda G
(1997:57) “es una actividad de evaluación independiente dentro de la
organización, cuya finalidad es el examen de las actividades contables ,
financieras, administrativas y operativas”.
55
De igual modo, en las empresas las medidas de auditoría interna tienen
la función de evaluar permanentemente si el sistema de control interno está
funcionando efectiva y eficientemente, asesorando oportunamente para
fortalecer los controles internos existentes, proponer nuevos controles y
fomentar la eficiencia de los procedimientos ya establecidos.
Con respecto al manejo de las cuentas que tienen relación con los
recursos en efectivo o en los bancos, la auditoría interna tiene como tarea
realizar exámenes sorpresivos para la prevención del fraude y la oportuna
detección del mismo.
En este sentido, Whittington y Pany (2000:317), establecen un
programa de auditoría para el control interno sobre el efectivo, considerando
lo siguiente:
− Obtener un conocimiento del control interno sobre el efectivo.
− Evaluar los riesgos del control interno.
− Realizar pruebas adicionales aquellos controles que consideren como
soporte de sus niveles evaluados y planificados del riesgo de control.
− Revaluar los riesgos de control y modificar las pruebas adicionales.
Por otro lado, los objetivos de la auditoría interna para Cepeda G
(1997:58) son:
− Evaluar constantemente para determinar la operatividad eficiente de
los controles internos.
− Promover la eficiencia de los procedimientos existentes.
− Fomentar en la gerencia el fortalecimiento de los controles internos.
56
− Desarrollar una posición crítica frente a la exactitud de la información y
observar el cumplimiento de los procedimientos en la gestión
organizacional.
De esta manera, una extensa auditoria sobre el efectivo permitirá
disminuir considerablemente en la organización, que este activo circulante
sea objeto de fraude, desfalco o malversación.
57
DEFINICION DE TERMINOS BASICOS
Activo: Están constituidos por todos los bienes y/o derechos de una
entidad a una fecha determinada. Catacora, F. (1998:15)
Actividades de control: Políticas y procedimientos que ayudan a
asegurar que las directivas administrativas se lleven a cabo. Cepeda, G.
(1997:5)
Auditoría interna: Es una función que evalúa permanente e
independientemente en cada organización si el sistema de control interno
(S.C.I.) está operando efectiva y eficientemente. Cepeda, G. (1997:57)
Balance general: Es un estado que muestra la situación financiera de
una entidad a una fecha determinada. Catacora, F. (1998:85)
Comprobante: Documento que autoriza un desembolso de efectivo.
Whittington y Pany (2000:344)
Control: Función administrativa que consiste en la comparación de
procesos con los objetivos y aplicar las correcciones necesarias cuando los
sucesos se hayan desviado de los objetivos. Rodríguez J. (2000:22)
Control Interno: Es un elemento del control que se basa en
procedimientos y métodos, adoptados por una organización de manera
coordinada a fin de proteger sus recursos contra perdidas, fraude o
ineficiencia. Rodríguez J. (2000:49)
58
Cuenta: Para la contabilidad representa el medio con el cual se
controlan todas las transacciones que genere una operación. Catacora, F.
(1998:23)
Efectivo: Esta representado por el dinero disponible en los bancos, el
segregado para fines específicos como fondos fijos para gastos menores y
otras partidas que se puedan considerar equivalentes de efectivo. Catacora,
F. (1998:121)
Informe: Son resúmenes sobre operaciones financieras y
administrativas, las cuales sirven como base para establecer las inferencias
que se desprenden de las operaciones de la empresa. Rodríguez, J.
(2000:61)
Partidas: Las partidas en los estados financieros son monetarias, no
monetarias y patrimoniales. Catacora, F. (1998:285)
Pasivo: Están constituidos por todas las deudas u obligaciones de una
entidad a una fecha determinada. Catacora, F. (1998:15)
Principios de contabilidad generalmente aceptados (PGCA): Son
las guías que dictan las pautas para el registro, tratamiento y presentación de
transacciones financieras o económicas. Catacora, F. (1998:61)
Procedimiento: Conjunto de operaciones ordenada en secuencia
cronológicas que precisan la forma sistemática de hacer determinado trabajo
de rutina. Rodríguez, J. (2000:63)
59
Registro contable: Muestra la historia financiera y de resultados de
una empresa. Catacora, F. (1998:85)
Seguridad razonable: Se refiere a la consecución de los objetivos
relacionados con la confiabilidad de la información financiera y con el
cumplimiento de leyes y regulaciones. Cepeda, G. (1997:17)
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61
CAPITULO III
MARCO METODOLÓGICO
En éste capítulo, se explicará la metodología que guiará la ejecución
de la investigación de acuerdo al estado de comportamiento del tema y el
enfoque conducido para lograr los objetivos establecidos.
Tipo de investigación.
El presente estudio se realizó para analizar el control interno del
efectivo que se realiza en las empresas vendedoras de repuestos de carros
del Municipio Valera del Estado Trujillo. La investigación fue de tipo
descriptivo, por cuanto se pretendió describir los hechos tal como se
plantean. De acuerdo a Hernández y otros (1998:60) se “selecciona una serie
de cuestiones y se miden cada una de ellas independientemente, para así
describir lo que se investiga”.
Por tanto, el tipo de investigación elegido fue el más adecuado, pues
permitió identificar las partidas que componen el manejo del efectivo en las
empresas vendedoras de repuestos de carros del Municipio Valera del
Estado Trujillo, así como determinar y describir las técnicas del control
interno sobre el ingreso y desembolso del efectivo en las mencionadas
empresas.
Diseño de la investigación.
De igual modo, el diseño de la investigación se fundamentó en un
estudio de campo, al respecto Sabino C. (1996:89) expresa que este tipo de
62
diseño se refiere a “los métodos a emplear cuando los datos de interés se
recogen en forma directa de la realidad mediante el trabajo concreto del
investigador y su equipo”.
Basado en ello, se trabajó con técnicas que permitieron recoger los
datos directamente de la realidad donde se presentan, en este caso en
particular, los datos se obtuvieron en las empresas vendedoras de repuestos
de carros del Municipio Valera del Estado Trujillo.
Población.
Al hablar de población, se hace referencia al conjunto de personas
dentro del ámbito estudiado en el problema investigado. Al respecto
Hernández y otros (1998:230), considera a la población como “el conjunto de
todos los casos que concuerden con una serie de especificaciones”.
En este sentido, la población de la presente investigación estuvo
constituida por las empresas dedicadas a la venta de repuestos de carros del
Municipio Valera del Estado Trujillo, las cuales según información obtenidas
de ACOINVA, son un total de seis (6) unidades de análisis, siendo los sujetos
informantes los administradores que laboran en cada una de las empresas;
por lo tanto, la población se estimó en seis (6) personas.
Muestra.
Representa una porción significativa de la población inmersa en el
estudio, la cual es poseedora de sus mismas características, de esto se
deduce de lo manifestado por Hernández y otros (1998:207) como “un
63
subgrupo de la población, es decir un subconjunto de elementos que
pertenecen a ese conjunto definido en sus características al que se llama
población o universo”.
En este sentido, en la presente investigación no fue necesario calcular
muestra ya que la población fue pequeña y de fácil acceso para la
investigadora.
Técnicas e instrumentos de recolección de la información.
Según Arias, F. (1998:55), “las técnicas de recolección de datos son
las distintas formas de obtener la información”, siendo ejemplo de ellas, la
observación directa, la encuesta en sus dos modalidades (entrevista o
cuestionario), el análisis documental, entre otros.
Por ende, representan la base fundamental para reunir información
pertinente al tema de estudio, lo que permite al investigador precisar los
datos más relevantes y útiles para el análisis de la misma.
De esta manera, la técnica aplicada fue la encuesta y como lo señala
Méndez, C. (2001:155): La recolección de información por la encuesta, se
hace a través de formularios, los cuales tienen aplicación en aquellos
problemas que se pueden investigar por métodos de observación, análisis de
fuentes documentales, y demás sistemas de conocimiento. La encuesta
además permite el conocimiento de motivaciones, actitudes, opiniones de los
individuos en relación con el objeto de investigación.
64
Instrumento de recolección de la información.
Para llevar la información a la realidad es necesario diseñar un
instrumento de recolección de información así medir las variables expuestas;
para que éste sea adecuado debe registrarse datos observables que
representen verdaderamente los conceptos y variables que el investigador
tenga en mente.
Por cuanto se utilizó como instrumento el cuestionario, lo cual Sabino
C. (1996:220), manifiesta “constituye en un instrumento indispensable para
llevar a cabo entrevistas formalizadas, puede sin embargo, usarse
independientemente de estas”.
Se implementó un cuestionario semiestructurado, con varias
alternativas de repuestas, lo cual permitió registrar la información requerida
para luego ser procesada y de esta manera establecer las conclusiones y
recomendaciones pertinentes. En ese sentido, el instrumento registró la
información correspondiente al control interno del efectivo en las empresas
vendedoras de repuestos de carros del Municipio Valera del Estado Trujillo.
Validez.
El instrumento de recolección de información debe cumplir con
algunos requisitos esenciales, la validez es uno de ellos, este proceso
permitirá verificar el grado en que un instrumento realmente mide una
variable, y de acuerdo a Hernández y otros (1998:268), la validez “se refiere
al grado en que un instrumento de medición, mide realmente las variables”.
65
Para la validación del cuestionario se utilizará un panel de expertos,
quienes evaluarán la pertinencia y contenido de los ítems de acuerdo a los
objetivos propuestos.
Técnicas de procesamiento y análisis de datos.
Chávez, N. (2001:207), describe las técnicas de procesamiento y
análisis de datos, como “los medios que utiliza el investigador para medir el
comportamiento de las variables”.
En la presente investigación, para los datos de la información del
cuestionario se aplicó las técnicas de la estadística descriptiva, como son el
análisis porcentual y la elaboración de cuadros y gráficos. Una vez aplicado
el cuestionario, se elaboró una matriz y se procesaron los datos según
frecuencias y porcentajes. Luego se analizó la información obtenida
elaborando gráficos representativos.
Según Sierra, R. (1998:54), “la finalidad del análisis, es resumir las
observaciones llevadas a cabo de forma tal que proporcionen respuestas a
interrogantes de la investigación”, mientras que el propósito de la
interpretación, es buscar su significado más amplio a las repuestas, mediante
su relación con otros conocimientos disponibles.
66
CAPÍTULO IV
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS
En este capítulo se analizan los resultados obtenidos a través de los
instrumentos aplicados a la población objeto de estudio conformada por los
administradores de las seis (06) empresas vendedoras de repuestos de
carros del municipio Valera, estado Trujillo, los cuales permitieron lograr los
objetivos propuestos. Para ello, se ejecutó la tabulación de los datos de
acuerdo a cada ítem, alternativa y porcentaje con el fin de que fuesen de
fácil comprensión y visualización al lector. Asimismo, las tablas de frecuencia
estadística presentan un análisis cuantitativo y cualitativo de los resultados
obtenidos. Aunado a lo anterior, los datos aportados por los administradores
a quienes se les aplicó el instrumento son fundamentales, debido a que la
información sirve de base para llegar a las conclusiones y recomendaciones
útiles en la investigación.
Dimensión: Partidas que componen el efectivo. Ítem 1. ¿Cuáles son los recursos más utilizados dentro de la organización? Tabla 1. Recursos más utilizados dentro de la organización
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88
CAPÍTULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
Con relación a la información obtenida por los resultados del instrumento de
investigación aplicado para analizar el control interno que se realiza sobre el
efectivo en las empresas vendedoras de repuestos de carros en el Municipio
Valera del estado Trujillo y en función a los objetivos específicos se llego a las
siguientes conclusiones:
En el primer objetivo; Identificar las partidas del efectivo que manejan las
empresas vendedoras de repuestos de carros del Municipio Valera del Estado
Trujillo; se puede inferir que en estas empresas generalmente las partidas que
más utilizan son la moneda nacional, los cheques, las notas de débito y crédito;
ya que éstas indican el aumento o disminución de saldos en cuentas de
proveedores y clientes, lo cual les permite hacer un mejor manejo del efectivo.
Con respecto al manejo de los fondos fijos y desembolsos se pudo determinar que
los controles que aplican no son los más adecuados, pues tienden a intervenir
varias personas en la manipulación de esas partidas, lo cual genera a la larga
desviación de los fondos para los cuales fueron creados.
Con respecto al segundo objetivo; Establecer los pasos para el control
interno del efectivo que ejecutan las empresas vendedoras de repuestos de carros
del Municipio Valera del Estado Trujillo, según los resultados, se evidenció que no
existe una separación de funciones apropiada para el manejo del efectivo, ya que
debe asignarse personas diferentes para cada función y así poder alcanzar
resultados favorables en cuanto al manejo del efectivo y evitar cualquier fraude.
Por otro lado, se observó que comprueban la validez y el valor de cada gasto
89
antes de efectuar los pagos, siendo una herramienta primordial en el proceso de
control interno del efectivo ya que ayuda a las empresas vendedoras a obtener
resultados positivos en cuanto al manejo de sus gastos.
En función al tercer objetivo específico; Determinar el control interno sobre
la entrada del efectivo que realizan las empresas vendedoras de repuestos de
carros del Municipio Valera del Estado Trujillo, se logró determinar que los
administradores emplean las técnicas para controlar la entrada del efectivo a
través del conteo diario del dinero que ingresa por las ventas, es decir, con un
arqueo de caja ordinario, tratando así de evitar mantener excedentes de efectivo,
y a la vez, salvaguardar a la empresa ante riesgos financieros con fines de
determinar con precisión el cumplimiento de las normas en el manejo del efectivo.
De igual modo, realizan las conciliaciones bancarias semanalmente para
monitorear los movimientos contables por medio de la herramienta tecnológica
internet, verificando el estado de cuentas y así hacer la comparación de los
registros de las operaciones con los estados de cuenta que emite la entidad
financiera.
Referente al cuarto objetivo; Describir el control interno sobre el
desembolso del efectivo que realizan las empresas vendedoras de repuestos de
carros del Municipio Valera del Estado Trujillo, se puede apreciar que las
empresas para llevar a cabo el control de la salida de efectivo consideran algunos
aspectos básicos como la utilización de cheques, el cual es un documento de
soporte y debe estar firmado por el personal autorizado antes de su validación.
Cada aspecto necesita de la atención del administrador para analizar la evidencia
que respalda el desembolso por cuenta corriente, igualmente manejan los
sistemas de comprobantes como una hoja de autorización donde se detallan las
especificaciones y los datos requeridos para así controlar todos los pagos
realizados. Así mismo, consideran que los fondos fijos o caja chica evitan pérdidas
o robos del manejo del efectivo.
Finalizando de manera global, los resultados arrojados permitieron
determinar que en las empresas vendedoras de repuestos de carros del Municipio
90
Valera del Estado Trujillo, el control interno que realizan sobre el efectivo les
ayuda a salvaguardar los recursos, verificar la exactitud y veracidad de la
información financiera y administrativa, a fin de hacerla útil, confiable y oportuna,
aplicando técnicas como actividades para prevenir, detectar y corregir errores o
irregularidades que pudieran ocurrir al registrar cualquier operación contable de la
empresa, específicamente al del activo más liquido y utilizado en sus operaciones
financieras como es el efectivo, asimismo, dichas técnicas deben estar integradas
en los procedimientos o acciones normales de la empresa, de tal manera que les
permita alcanzar los objetivos del control interno y por ende de la empresa.
Recomendaciones
En atención a las conclusiones obtenidas, se sugieren las siguientes
recomendaciones:
Mantener una apropiada segregación de funciones, a través de la
conformación de una estructura organizativa donde se definan exactamente las
tareas y responsabilidades que debe llevar a cabo cada persona.
Debe existir una separación de funciones entre el empleado que realiza el
ingreso del efectivo y el empleado que registra las cuentas, a fin de minimizar el
riesgo de fraudes por obviar el registro correspondiente.
La persona encargada del manejo del efectivo debe tener una supervisión
continua por parte de personas responsables, además de no permitirles el acceso
a los registros contables.
Establecer el uso de registros secuenciales de las entradas y desembolsos
del efectivo, para evitar un eventual extravío y por ende, no sean registradas.
91
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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92
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93
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Edición. Colombia. McGRAW HILL.
Yacnelys Molina, (2008). Sistema de Control Interno Contable en el
Departamento de Administración del IPASME Valera.
94
ANEXOS
95
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES NÚCLEO “RAFAEL RANGEL”
DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
TRUJILLO ESTADO TRUJILLO
Instrumento
Instrucciones
Lea detenidamente cada una de las preguntas Analice las preguntas antes de emitir su opinión Marque con una X la(s) respuestas(s) de su preferencia
1) ¿Cuáles son los recursos más utilizados dentro de la organización?
Moneda nacional ____
Moneda extranjera ____
Giros bancarios (transferencias) ____
Recibos de ventas mediante tarjetas de crédito y debito ____
Oro amonedado o en barra
Otro: Cual?
______________________________________________________________
____
___
2) ¿Cuáles de los siguientes depósitos en cuenta son los más utilizados en la organización? Cuenta corriente ____
Cuenta de ahorro
Ambas sin restricciones en cuanto a su utilización
____
____
¿Por qué? _________________________________________________
96
3) ¿Considera usted que los cheques son los movimientos más convenientes para el
manejo de las operaciones de la organización?
Si ____
No
¿Por qué?
_________________________________________________
____
4) ¿Por qué se considera necesario tener la cuenta de fondos fijos dentro de la
organización?
Por la disponibilidad de dinero ____
Por desembolsos específicos ____
Por desembolsos recurrentes ____
Para el manejo de controles
Para pagos menores
Todas las anteriores
Otro, explique:
______________________________________________________________
____
____
____
5) ¿Los desembolsos son realizados por una sola persona?
Si ____
No
Si su respuesta es positiva ¿Quién los realiza?
_________________________________________________________
____
6) ¿Cree usted que se mantiene un mejor control del efectivo con las notas de debito y crédito?
Si ____
No
____
¿Por qué? ______________________________________________________
97
7) ¿Las personas que manejan el efectivo, tienen acceso a los registros contables y otras operaciones? Si ____
No ____
¿Por qué? _________________________________________________
8) ¿Por qué se elaboran presupuestos de efectivo dentro de la organización?
Para las entradas de efectivo planificados ___
Para los pagos de efectivo planificados ___
Para los saldos planificados ___
Todas las anteriores
Ninguna de las anteriores
Otro, explique:
_______________________________________________________________
___
___
9) ¿Lleva la organización un listado de control de los ingresos de efectivo?
Si ____
No ____
¿Por qué? _________________________________________________
10) ¿Se realizan depósitos diarios del efectivo en cuentas bancarias de la organización?
Si ____
No ____
¿Por qué? _________________________________________________
11) ¿Con cuál movimiento se hace la realización de los pagos de la organización?
Efectivo ____
Cheque ____
Ambas ____
Ninguna de las anteriores ____
Otro, explique: _____________________________________________________
98
12) Si su organización maneja verificación de gastos ¿Comprueban la validez y el valor de cada gasto antes de efectuar los pagos?
Si ____
No ____
¿Por qué? _________________________________________________
13) ¿Se realiza arqueo de caja en la organización?
Si ____
No ____
¿Por qué? _________________________________________________
14) ¿Qué persona es la responsable encargado del conteo realizado? Administrador ____
Contador ____
Cajero ____
Otro ¿Cuál?____________________________________________________
15) ¿En la organización se realiza conciliación bancaria?
Si ____
No ____
Nota: si su respuesta es negativa pase al ítem nº 18
16) ¿Con qué frecuencia realizan la conciliación bancaria?
Semanalmente ____
Quincenalmente ____
Mensualmente ____
Otro ________________________
99
17) ¿Mantiene la organización los fondos fijos o caja chica necesarios para cubrir con los gastos que los administradores consideren? Si ____
No ____
¿Por qué? _________________________________________________
18) ¿Cuáles son las características que deben tener los componentes de depósito para dejar constancia de la operación realizada?
El monto depositado ____
Fecha en que se realizó ____
Todas las anteriores ____
Otro, explique:
______________________________________________________________
19) ¿Cuáles son los aspectos que consideran para los desembolsos por cuenta
corriente?
Es necesario la utilización de cheques ____
Sirve como documento de soporte ____
Debe estar firmado por el personal autorizado
Todas las anteriores
____
____
Otro, explique: _________________________________________________
21) ¿Está usted de acuerdo que los fondos fijos o caja chica evitan perdidas o robos del manejo del efectivo?
Si ____
No ____
¿Por qué? _________________________________________________
22) ¿Utilizan los sistemas de comprobantes como una hoja de autorización donde se detallan las especificaciones y los datos requeridos?
Si ____
No ____
100
101
102