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CONTAPYME 3.0 CON NFASIS EN

COSTOS

Autores:

ANDREA PATRICIA GARZN ORJUELA

CRISTIAN CAMILO IBAEZ ALDANA

Director Unidad Informtica: Henry Martnez Sarmiento

Tutor Investigacin: lvaro Enrique Palacios

Coordinadores: Leidi Diana Rincn

Luis Alfonso Nieto

Coordinador Servicios Web: Miguel Ibaez

Analista de Infraestructura

y Comunicaciones: Adelaida Amaya

Analista de Sistemas de Informacin: lvaro Enrique Palacios Villamil

Lder de Gestin de

Recurso Humano: Islena del Pilar Gonzlez

UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS

UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES

BOGOT D.C.

JULIO 2006

usuarioecono1TextoEsta obra esta bajo una licencia de reconocimiento-no comercial 2.5 Colombia de creativecommons. Para ver una copia de esta licencia, visite http://creativecommons.org/licenses/by/2.5/co/ o envi una carta a creative commons, 171second street, suite 30San Francisco, California 94105, USAPlataformas colaborativas.

CONTAPYME 3.0 CON NFASIS EN

COSTOS

Director Unidad Informtica: Henry Martnez Sarmiento

Tutor Investigacin: lvaro Enrique Palacios

Auxiliares de Investigacin:

ANDRES MAURICIO SALAMANCA

BRAYAN RICARDO ROJAS

CAMILO ERNESTO LOPEZ

CAMILO IBAEZ

CARLOS HERNAN PORRAS

CAROLINA RUBIANO OCHOA

CATHERINE CRUZ

CLAUDIA PATRICIA TOVAR

CRISTIAN GERARDO GIL

CRISTIAN JAVIER PEALOZA

DANIEL ENRIQUE QUINTERO

DANIEL ERNESTO CABEZAS

DIANA ESPERANZA OROZCO

DIANA KATHERINE SANCHEZ

DIANA PATRICIA TELLEZ

DIEGO FELIPE CORTS

EDSSON DIRCEU RODRGUEZ

EDWIN MONTAO

GUILLERMO ALBERTO ARIZA

HENRY ALEXANDER RINCON

HOOVER QUITIAN

JORGE ELIECER ROJAS

JUAN FELIPE RINCON

LEIDY CAROLINA RINCN

LEIDY VIVIANA AVILS

LUZ KARINA RAMOS

MILLER GIOVANNY FRANCO

SANDRA LILIANA BARRIOS

SANDRA MILENA GOMEZ

SANDRA PAOLA RAMIREZ

SERGIO ORJUELA RUIZ

Este trabajo es resultado del esfuerzo de todo el equipo perteneciente a la Unidad de Informtica.

Se prohbe la reproduccin parcial o total de este documento, por cualquier tipo

de mtodo fotomecnico y/o electrnico, sin previa autorizacin de la

Universidad Nacional de Colombia.




BOGOT D.C.

JULIO DE 2006

Contapyme 3.0 con nfasis en costos




3

TABLA DE CONTENIDO

TABLA DE CONTENIDO ................................................................................................................... 3

1. RESUMEN ....................................................................................................................................... 6

2. ABSTRACT ..................................................................................................................................... 7

3. INTRODUCCIN. ....................................................................................................................... 7

4. OBJETIVOS GENERALES ............................................................................................................ 8

5. OBJETIVOS ESPECFICOS .......................................................................................................... 9

6. JUSTIFICACIN......................................................................................................................... 10

7. GENERALIDADES ..................................................................................................................... 11

7.1. DIFERENCIAS CON OTROS SOFTWARE CONTABLES DE LA UIFCE. ....... 11

7.2. INSTALACIN DEL SOFTWARE................................................................................ 13

7.3. SOPORTE TERICO DEL MODULO DE COSTOS. ............................................. 15

8. MODULO DE COSTOS .......................................................................................................... 16

8.1. REQUISITOS DE CONTAPYME PARA LA UTILIZACIN DEL MODULO DE

COSTOS. .......................................................................................................................................... 16

8.2. COMPONENTES DEL MODULO COSTOS EN CONTAPYME. ........................ 16

8.3. VENTAJAS DE LOS COSTOS DE CONTAPYME. ................................................... 18

8.4. CLASIFICACIN DE LOS COSTOS SEGN CONTAPYME. .............................. 18

8.4.1. Por su naturaleza y fin productivo. ....................................................................... 18

8.4.2. Por su funcin. .......................................................................................................... 19

8.4.3. Costos de produccin por su relacin con un producto, rea o finalidad de

produccin. .................................................................................................................................. 19

8.4.4. Costos de produccin por el tipo de recursos sacrificados. ......................... 20

8.4.5. Segn la clase de gasto. ........................................................................................... 20

8.5. OPERACIN DE LOS COSTOS SEGN CARACTERSTICAS ECONMICAS

MANEJADOS EN CONTAPYME. .............................................................................................. 20





4

8.5.1. Costos alternativos. ................................................................................................. 21

8.5.2. Costo econmico. .................................................................................................... 21

8.5.3. Costo histrico. ........................................................................................................ 21

8.5.4. Costos hundidos. ...................................................................................................... 21

8.5.5. Costo relevante o incremental. ............................................................................ 21

8.6. OPERACIN DE OTROS COSTOS Y GASTOS INHERENTES AL EJERCICIO

DEL ENTE MANEJADOS EN CONTAPYME. ......................................................................... 21

8.6.1. Ingresos y gastos operacionales. ........................................................................... 21

8.6.2. Costos derivados a los activos fijos. .................................................................... 22

8.6.3. Tratamiento del costo de capital. ......................................................................... 22

8.7. MANEJO DE LOS CENTROS DE COSTOS EN CONTAPYME. ......................... 23

8.7.1. Tipo de nodo y centros de costos. ...................................................................... 23

8.7.2. Codificacin de centros de costo. ........................................................................ 25

8.8. DISTRIBUCIN DE LOS COSTOS EN CONTAPYME. ......................................... 26

8.8.1. Costos Drivers o nodos distribuidores. ............................................................. 26

8.8.2. Variables necesarias para hacer la distribucin. ................................................ 27

8.8.2.1. Periodicidad: ..................................................................................................... 27

8.8.2.2. Alcance de la distribucin: ............................................................................ 27

8.8.2.3. Criterio de la distribucin: ............................................................................ 28

8.9. METODOLOGA PARA EL CLCULO DE COSTOS ............................................ 28

8.9.1. Estructuracin y clasificacin de los centros de costos. ................................. 28

8.9.2. Establecimiento de los criterios de distribucin de costos indirectos de

produccin. .................................................................................................................................. 29

8.9.3. Programacin de los centros de costos CIF para la distribucin de sus valores en forma automtica. ................................................................................................... 29

8.9.4. Ciclo de produccin y ventas. ............................................................................... 29

8.9.5. Ciclo de costos. ........................................................................................................ 30

8.9.6. Cierre del ciclo de costos. ..................................................................................... 30





5

8.9.7. Calculo de costo por unidad de produccin. .................................................... 31

9. CENTROS DE COSTOS EN CONTAPYME. ..................................................................... 32

9.1. Tipos de centro de costo. ............................................................................................... 33

9.1.1. Costos Estndar........................................................................................................ 33

9.1.2. Centros de costos de tipo produccin ........................................................... 39

9.1.3. Centro de costos de desarrollo o de inversin. ............................................... 46

9.1.3.1. Caractersticas en la etapa de desarrollo y creacin. ............................. 46

9.1.4. OPERACIN DE ACTIVACIN DE UN CENTRO DE COSTOS EN

DESARROLLO. ........................................................................................................................... 54

9.1.5. Centros de costos de tipo Maquinaria y equipo ........................................... 58

10. NODOS DISTRIBUIDORES EN CONTAPYME ............................................................ 63

10.1. NODO DE TIPO DISTRIBUIDOR POR PESO .............................................. 63

10.1.1. Conceptos. ............................................................................................................ 63

10.1.2. CREACION DE UN NODO DE DISTRIBUCION POR PESO ............... 65

10.2. NODO DE TIPO DISTRIBUIDOR POR CRITERIO TEMA2 ...................... 67

10.2.1. Conceptos. ............................................................................................................ 67

11. EJERCICIO PRCTICO. ...................................................................................................... 69

11.1. CREACION DE LA EMPRESA MEDICOL LTDA. ................................................ 69

11.2. CREACION DE CENTROS DE COSTOS ESTANDAR DE MEDICOL LTDA 79

11.3. CREACION DE CENTROS DE COSTOS DE PRODUCCION. ...................... 84

11.4. CREACION DEL NODO DISTRIBUDOR DE MERCADEO POR PESO. ..... 88

11.5. CREACION DEL NODO DE DISTRIBUCION DE CONTROL DE

CALIDAD POR CRITERIO. ......................................................................................................... 90

11.6. CREACIN DE GRUPOS DE INVENTARIOS. .................................................... 93

11.7. CREACIN DEL PRODUCTO. ELEMENTO DE CONTROL. .................... 98

11.8. CREACIN DE UN TERCERO. ............................................................................ 101

11.9. COMPRA DE MATERIA PRIMA. ............................................................................ 104





6

11.10. PLANTILLA DE USO Y/O CONSUMO. .............................................................. 106

11.11. INFORMES POR CENTROS DE COSTOS .......................................................... 106

11.12. CREACIN DE LA PLANTILLA DE LABORES. ............................................... 108

11.13. COMPRA DE MATERIAS PRIMAS. ........................................................................ 114

11.14. PLANILLA DE USO Y CONSUMO. ...................................................................... 117

11.15. ORDEN DE PRODUCCIN. ................................................................................. 119

11.16. ORDEN DE TRABAJO. ............................................................................................ 126

11.17. ACCIONES AUTOMTICAS DE FIN DE MES CIERRE. .............................. 133

11.18. EMBODEGAMIENTOS DE PRODUCTOS. ......................................................... 137

11.19. VENTA DE MERCANCAS. ..................................................................................... 140

11.20. INFORMES. .................................................................................................................. 145

11.20.1. Por centros de costos. ..................................................................................... 145

11.20.2. BALANCE GENERAL. ...................................................................................... 147

11.20.3. Informe por bodega. ......................................................................................... 149

11.20.4. Estructura final del rbol de nodos. ............................................................... 151

12. CONCLUSIONES ............................................................................................................... 152

13. BIBLIOGRAFA ..................................................................................................................... 153

1. RESUMEN

Contapyme es un software de fcil manejo que permite a los usuarios utilizar una gran novedad de herramientas y mdulos. Contapyme opera bajo un ambiente muy conocido,

porque a excepcin de los paquetes contables mas reconocidos trabaja en una plataforma





7

Windows y no en MsDOS con el uso de las tcnicas y tecnologa mas avanzadas para el

desarrollo de sistemas, lo cual lo convierte en un programa de gran familiaridad,

novedoso, intuitivo y amigable.

La gran ventaja del software contable es el manejo especializado de COSTOS,

herramienta muy necesaria y de un manejo tcnico avanzado; lo cual nos permite hacer de

la contabilidad de costos una disciplina cientfica mas desarrollada para la gestin y la

optima toma de decisiones de la alta gerencia.

2. ABSTRACT

Contapyme is software of easy handling that allows the users to use a great novelty of tools and modules. Contapyme operates under a very well-known atmosphere, because

to exception of others Software countable grateful, he works in a platform Windows and

not in MsDOS with the use of the techniques and technology but outposts for the

development of systems, that which transforms it into a program of great familiarity,

novel, intuitive and friendly.

The great advantage of the countable software is the specialized handling of COSTS, very

necessary tool and of an advanced technical handling; that which allows us to make of the

cost accounting a scientific discipline but developed for the administration and the good one taking of decisions of the high management.

3. INTRODUCCIN.

Contapyme es un sistema de informacin gerencial soportado bajo la disciplina contable,

optimo para pequeas y medianas empresas cuya gran ventaja competitiva radica en el

manejo especializado de los costos.

El objetivo de esta investigacin es profundizar en el modulo de costos del programa para atender la necesidades de la comunidad estudiantil de la Facultad de Ciencias Econmicas.

La UIFCE posee software contable, muy importante como apoyo hacia las asignaturas del

programa curricular de contadura publica, l cual muestra como se manejan actualmente

las operaciones contables de forma computarizada.





8

Los programas contables han sido de gran utilidad para el aprendizaje en reas

empresariales como la contabilidad, inventarios, facturacin, cuentas por cobrar, cuentas

por pagar, cartera, documentos contables, nomina, compras y ventas. Pero nunca se ha

manejado el rea de costos por sistemas computarizados especializados.

Inicialmente, se muestra los mdulos del programa requeridos para el manejo de los costos. De esta manera se parametrizan todas la funciones necesarias para la idnea

ejecucin. En ese orden de funciones se crean los centros de costos estndar, centros de

costos CIF, centros de costos de produccin y nodos distribuidores; que identifican la

operacin y organizacin de una empresa determinada. Luego se empiezan a registrar las

operaciones diarias teniendo en cuenta las bodegas e inventarios de la empresa.

Finalmente el sistema organiza automticamente los costos de la empresa identificando

claramente el estado financiero de cada una de la reas de la empresa y de esta forma

realizar un anlisis administrativo mas til, a partir de la generacin de informes y

herramientas otorgadas por Contapyme.

4. OBJETIVOS GENERALES

El objetivo de esta investigacin es profundizar en las funcionalidades del modulo de costos que este maneja. Para ello se tendr en cuenta la

investigacin que fue realizada el semestre anterior.

Permitir que estudiantes de las diferentes carreras de la facultad conozcan un poco mas ha profundidad y de manera mas sistematizada los costos, por lo

tanto lo que se busca es estructurar un curso libre de manejo de costos con

Contapyme.





9

5. OBJETIVOS ESPECFICOS

Se busca la idnea adaptacin del manejo de costos segn las actividades econmicas que realizan determinados tipos de entes para implantarlas como

parametrizacin especifica.

Siendo consecuentes con la finalidad de los objetivos especficos, podemos parametrizar el programa con las funciones necesarias para la excelente

ejecucin de los costos y as empezar con el desempeo de los ejercicios

acadmicos que ayudaran al buen entendimiento del programa.

Finalmente, el conocimiento en el manejo prctico y terico del Contapyme, nos trasladara a la creacin de un programa acadmico para la implantacin de

un curso libre que refleje las ventajas de utilizar un paquete contable

especialista en costos; el cual como finalidad se traducir en una optima toma

de decisiones por parte de la administracin y alta gerencia de las empresas.





10

6. JUSTIFICACIN

Debido a la importancia que tienen los costos en una empresa es necesario tener un

control y para esto contapyme es una buena alternativa, ya que es uno de los pocos

paquetes contables que maneja los costos de forma especfica. Asimismo este paquete

contable seria de mucha utilidad ya que en esta facultad se dictan 4 materias que trabajan

con los costos debido esto existe la posibilidad de que en la facultad podamos obtener las

debidas licencias acadmicas para hacer de este software una herramienta muy til para

que los estudiantes en su vida profesional la usen.





11

7. GENERALIDADES

7.1. DIFERENCIAS CON OTROS SOFTWARE CONTABLES DE LA UIFCE.

HERRAMIENTAS O

MDULOS CONTAPYME DHS SIIGO HELISA

Contabilidad

Presupuestos

Ajustes por Inflacin, Impuestos.

Facturacin

Documentos no comerciales

Informes Oficiales y no oficiales.

Cuentas por Cobrar

Comprobantes de contabilidad

Cuentas por Pagar

Compras

Inventarios





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Resmenes Grficos

Copia de seguridad

Multiempresas

Exportacin e importacin de datos

Libros de Contabilidad

Activos Fijos

Centros de Costos (Bsicos)

Tesorera

Nomina

Costos de produccin

Cartera

Actividades y labores

Indicadores Empresariales

Indicadores Gestin

Indicadores Financieros

Cost-Drivers

Centro de costos especializados

Centros de costos en desarrollo

Nota: Los paquetes contables comparados son de la versin equivalente o similar para

PYMES. Con la finalidad de hacer un anlisis mas exacto.

Como podemos observar Contapyme, adems de operar en un ambiente de tecnologa avanzada, tiene grandes ventajas con respecto a otros paquetes contables especialmente

en costos, Management Cientfico; en reas de medicin de gestin integrada, y Relacin

de actividades laborales detalladas.

Pero Contapyme no maneja reas importantes como el manejo del talento humano

(Nomina) y especializacin en tesorera.





13

7.2. INSTALACIN DEL SOFTWARE.

Para realizar la instalacin de Contapyme es necesario:

1. Descargar el archivo InstalarContaPymeV3.exe por Internet, copiarlo en la carpeta o lugar en donde se desee instalar definitivamente el programa.

2. Al darle la opcin ejecutar, el programa nos muestra una ventana de bienvenida la

cual nos solicita que el computador no tenga ningn archivo en ejecucin. Para continuar

debemos dar la opcin siguiente.

3. Ahora se genera una ventana que nos informa, si estamos seguros de la instalacin

del programa en ese lugar o en otro sitio del explorador y de esta manera nos da la

opcin de examinar la ruta deseada. Para continuar se debe hacer clic en siguiente.





14

4. para continuar el programa nos muestra una nueva ventana en la cual nos solicita un nmero de licencia para esto es necesario hacer clic en licencia combo demostracin

(gratuita) y el mismo nos permite continuar.

5. Al dar Clic en esta opcin el sistema nos permite seleccionar, en alguno de los seis niveles de instalacin, es decir entre mayor sea el nivel, mas mdulos y herramientas se





15

habilitaran en la ejecucin del programa (se recomienda el nivel 6) luego le damos aceptar

y de esta manera el sistema instala todos los mdulos. Finalmente, el sistema nos genera

una nueva ventana en la que nos notifica la instalacin correcta. Y LISTO!!

7.3. SOPORTE TERICO DEL MODULO DE COSTOS.

Contapyme como software especializado en las pequeas y medianas empresas, es una solucin para el manejo capacitado de todas las cadenas funcionales de las organizaciones

tales como; contabilidad, costos, inventarios, activos, nomina, cartera y todos los dems

procesos del ente econmico.

Las caractersticas y manejo de ContaPyme, para el manejo de costos, lo hacen la herramienta ideal para PYMES que desean sistematizar sus procesos a bajos costos de

inversin en software y a muy bajos costos en toma y registro de informacin.

La contabilidad de costos en una empresa tiene por objetivos:

Calcular los costos de produccin de un determinado producto.

Calcular cunto cuesta venderlo.

Calcular cunto cuesta prestar un servicio.

Obtener la informacin necesaria para controlar la produccin.





16

Servir de apoyo para las actividades de planeacin de la empresa.

Servir de base para la toma de decisiones con base en los costos.

Conocer el costo de mantener cada rea de la empresa.

Conocer el costo de cada proceso de produccin.

En ContaPyme, cada que se necesite registrar un gasto o costo, cualquiera que sea, el

sistema requerir que se clasifique por concepto de gastos (por su naturaleza) y por su

objetivo o propsito (el centro de costos).

Con sistemas tan completos como ContaPyme, que incluyen un sencillo sistema de

clasificacin de los costos en forma bidimensional (Concepto y centro de costos), se

puede simplificar enormemente el plan de cuentas, al solo hacer una clasificacin por la

naturaleza misma de los recursos y separadamente determinar los objetivos de costos o

centros de costos, a los cuales se les aplicarn los recursos.

Se puede definir un costo, como la valoracin econmica de los recursos sacrificados o dejados de utilizar en otra cosa, para dedicarlos a la obtencin de algn fin productivo1.

8. MODULO DE COSTOS

8.1. REQUISITOS DE CONTAPYME PARA LA UTILIZACIN DEL MODULO DE COSTOS.

En contapyme para que este modulo se pueda manejar o implementar es necesario que el

usuario posea los mdulos de:

Mdulo de contabilidad con centros de costos especiales.

Mdulo de inventarios.

Mdulo de actividades y labores (Opcional).

8.2. COMPONENTES DEL MODULO COSTOS EN

1 Nota: estos componentes sern explicados en el transcurso del documento.





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CONTAPYME.

El mdulo de produccin y costeo incluye2:

Operaciones

Operacin Embodegamiento de productos.

Operacin Activacin de un centro de costos.

Operacin Cierre de ciclo de costos.

Tipos de centros de costos y nodos Centro de costos productor.

Centros de costos en desarrollo.

Nodo distribuidor por criterio.

Nodo distribuidor por peso.

Distribucin automtica de costos.

Consultas e informes. Informe de embodegamiento por centro de costos.

Informe de produccin y ventas.

Informe de costos de produccin por cada centro de costos de produccin.

Informe de estado de la produccin

Como ya lo mencionamos contapyme hace gran nfasis en los costos, este modulo es un complemento de el modulo de contabilidad y el modulo de inventarios, de esta manera el

programa permite que de tal forma; el sistema lleve a cabo un registro automtico de

costeo de produccin, iniciando el proceso desde la compra de materia hasta cuando el

producto este terminado.

2 Nota: estos componentes sern explicados en el transcurso del documento.





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8.3. VENTAJAS DE LOS COSTOS DE CONTAPYME.

Contapyme permite3 :

Permite registrar y costear todo el proceso productivo. Los resultados de produccin de un proceso pueden ser consumidos en otro proceso hasta

llegar al producto final.

Permite obtener costos de cada proceso de produccin

Permite definir Cost-Drivers (manejadores de costos) para repartir asignaciones de costos entre otros centros de costos, basados en criterios

simples o complejos

Permite hacer cierres de ciclo de costos para obtener costos de produccin hasta un momento determinado.

Permite crear informes de produccin, costos, estimaciones y anlisis con ContaExcel.

Automatiza todo el registro contable de costos de produccin, producto en proceso, producto terminado, ingresos por ventas, costo de ventas y cierre de

ciclo de costos.

Permite trabajar por rdenes de produccin y rdenes de trabajo y obtener informes de resultados de cada orden.

8.4. CLASIFICACIN DE LOS COSTOS SEGN CONTAPYME.

8.4.1. Por su naturaleza y fin productivo.

Por la naturaleza misma de los recursos sacrificados: Esta es una clasificacin de acuerdo con la naturaleza de los costos, este solo explica la cuenta mas no

indica el objetivo de este desembolso. Esta clasificacin no implica una

distincin entre costo y gasto.

Por el fin productivo (su proyecto objetivo dentro de la empresa): esta clasificacin a diferencia de la otra trata de distinguir la diferencia entre costo y

gasto y por tanto tambin trata de explicar el porque de este desembolso, a

que parte del proceso de produccin pertenece, entre otros.

Esta dos formas como clasifica los costos Contapyme permite formar una matriz en la cual se debe catalogar el costo.

3 http://www.insoftweb.com/contapyme/default.htm





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Clasificacin de los costos de la empresa

Objetivo de

costos 1

Objetivo de

costos 2

Objetivo de

costos 3

Objetivo de

Costos 4

Concepto de costos 1




Un ejemplo para esta matriz podra ser: el de una fbrica que trabaja por procesos y que

tiene costos corrientes como cualquier otra empresa para conseguir el cumplimiento de

su objeto social.

Clasificacin de los costos de la empresa

Proceso A Proceso B Proceso C Proceso D

Materias Primas

Servicios contratados

Mano de obra

Costos Indirectos de fabricacin

8.4.2. Por su funcin.

Costo de produccin: Corresponden al grupo de todas las erogaciones destinadas a la transformacin de los recursos en los productos que la empresa

va a ofrecer, entre ellas estn: la materia prima, mano de obra, insumos entre

otros.

Gastos empresariales: Son todas las salidas de dinero necesarias para el funcionamiento de la empresa y que no hacen parte directamente de los costos de produccin, entre estos estn: Gastos administrativos, de logstica, de

planeacin de mercados, salarios, arrendamientos, impuestos, seguros, aseo,

etc. es decir toda erogacin que no haga parte directa del producto terminado pero si es necesaria para el debido funcionamiento de la operacin

se denomina gasto.

8.4.3. Costos de produccin por su relacin con un producto, rea





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o finalidad de produccin.

Costos directos de fabricacin (CDF): son todas las erogaciones que de pueden relacionar claramente con el producto o rea de trabajo. Dentro de

los costos directos estn: la mano de obra, materia prima y otros gastos que

sean imputados al producto. Por ejemplo: el servicio de un diseador para la

envoltura de un producto es un gesto que esta ligado directamente al

producto.

Costos indirectos de fabricacin: son todos los gastos destinados para el proceso de produccin de la empresa que estn atribuidos a varias reas o

productos y por esta razn no es identificable la asociacin directa a un determinado producto. Contapyme es muy bondadoso en el manejo de la

distribucin o prorrateo de los costos de produccin por su gran facilidad de

automatizar y relacionar de forma adecuada sujeto a elevados requerimientos.

8.4.4. Costos de produccin por el tipo de recursos sacrificados.

Materiales directos: son todos los insumos o materias primas fundamentales para el desarrollo del producto terminado. Ejemplo: el cuero en una fabrica de

zapatos.

Mano de obra directa: Son todas las personas necesarias para la fabricacin directa del producto final. Ejemplo los operarios de maquinas.

Costos indirectos: se refiere a los materiales, mano de obra y otras variables que son necesarias para la fabricacin del producto final. Ejemplo pago de

seguros.

8.4.5. Segn la clase de gasto.

Gastos de administracin y ventas: son todos los gastos que no son asociados al proceso de produccin pero son necesarios para el debido funcionamiento

de la empresa. Ejemplo la asesora legal para el manejo de la vida jurdica del

ente.

Gastos generales: estos gastos se caracterizan por estar o no sujetos a la fabricacin del producto, o pertenecer al grupo de gastos de ventas o

administracin, pero no resulta fcil su asociacin a alguna de las dos

categoras. Por ejemplo una persona que ejerce actividades comerciales, y

administrativas en una empresa generalmente pequea.

8.5. OPERACIN DE LOS COSTOS SEGN CARACTERSTICAS ECONMICAS MANEJADOS EN

CONTAPYME.

Son utilizados generalmente por la alta gerencia para el anlisis y la toma de decisiones en





21

reas de costos.

8.5.1. Costos alternativos.

Representa los ingresos que se presume deja de recibir la empresa por la no utilizacin

de los recursos. Es decir, econmicamente la esttica de los recursos de capital genera

perdidas por el efecto inflacionario y as tales recursos deberan estar generando

rendimientos.

8.5.2. Costo econmico.

Los desembolsos reales de efectivo por concepto de costos y los costos alternativos,

representan el costo econmico.

8.5.3. Costo histrico.

Son las erogaciones iniciales efectuadas directa o indirectamente para la produccin. Y

aunque no representan desembolsos ni valores reales, Contapyme los utiliza como

referencia en la informacin contable para un anlisis de costos ms revelador.

8.5.4. Costos hundidos.

Los costos hundidos son gastos o erogaciones que se han hecho en el pasado, ya

consumidos en los procesos productivos, pero que en la actualidad, para la toma de

alguna decisin, no representan ningn costo.

8.5.5. Costo relevante o incremental.

Estos son todos los costos que se vern afectados por una decisin o por la realizacin de alguna actividad. Si la alternativa es hacer o no hacer una determinada actividad, los costos

incrementales sern la diferencia entre los costos totales con la actividad y los costos

totales sin la actividad. Siempre, la decisin econmicamente ms conveniente es la que

considera todos los costos e ingresos relevantes e ignora los costos hundidos. Recuerde

que las decisiones se deben tomar bajo un entorno y circunstancias que se presentan en

un momento determinado en el tiempo y no bajo el anlisis completo de la historia de un

proyecto.

8.6. OPERACIN DE OTROS COSTOS Y GASTOS INHERENTES AL EJERCICIO DEL ENTE MANEJADOS EN

CONTAPYME.

8.6.1. Ingresos y gastos operacionales.

Contapyme toma con gran importancia la discriminacin de los costos y gastos

operacionales y los que no corresponden al objeto social de la empresa, con le fin de





22

realizar un informe mas exacto de la eficiencia de la generacin de los recursos.

8.6.2. Costos derivados a los activos fijos.

Los costos de recursos de capital necesarios para la produccin de la empresa y el

reconocimiento del desgaste o aporte que los activos generan para la consecucin del

producto, es un costo que va asociado al proceso de manufactura y se conoce como

depreciacin. Y dependiendo de la vida til de ste puede ir o no totalmente asociado al

proceso productivo.

Costos directos: Representan los costos de funcionamiento de los activos como el combustible.

Depreciacin: La depreciacin es en esencia una forma de diferir el costo de un activo entre los periodos de produccin en los cuales ste prestar su

servicio. De esta manera no se sobreestimarn los costos de produccin del

periodo en el que se adquiera y cada periodo ser castigado con una porcin

del valor invertido en el activo.

Depreciacin por obsolescencia: en esencia representa el aporte de valor del activo al proceso productivo, no por desgaste si no por eficiencia. Como el

caso de los computadores.

Activos no depreciables: Son los activos que no se desgastan por su uso como los terrenos.

Asignacin de los costos de depreciacin: Los costos de depreciacin deben ser imputados dependiendo del uso que tenga el activo. Si es una maquina

necesaria para la produccin la depreciacin es llevada en la cuenta de costos,

pero si es un computador administrativo ser un gasto operacional.

8.6.3. Tratamiento del costo de capital.

El costo de capital representa el costo de tener dinero o recursos valiosos inmovilizados en la empresa, en circunstancias en que la empresa como tal est incurriendo en un costo

financiero directo, porque est financiando esos activos con deuda o bien porque est

dejando de percibir una rentabilidad por no tener ese dinero invertido en otra cosa

(acciones o intereses bancarios, por ejemplo). Como se present anteriormente en la

definicin de costos alternativos, el caso de dejar de percibir una rentabilidad sera un

costo alternativo del capital inmovilizado en los activos productivos. El incluir el costo de

capital en los costos de produccin siempre causa discusin.





23

8.7. MANEJO DE LOS CENTROS DE COSTOS EN CONTAPYME.

Contapyme cuenta con una gran variedad en centros de costos, de tal manera permite hacer un mejor montaje de la empresa, esta estructura se ve representada por un rbol

de nodos, los nodos pueden poseer otras subdivisiones llamadas hijos de nodos. Un

ejemplo de esta podra ser:

8.7.1. Tipo de nodo y centros de costos.

Empresa: en este nodo podemos encontrar toda la estructura organizacional de empresa, por esta razn es valido aclarar este no es un centro de costos.

Categoras de centros de costos: este nodo es el encargado de agrupar todos los centros de costos de la empresa, de tal manera contenga la informacin de

estos centros de costos. En las categoras de centros de costos se pueden

incluir cuantos centros de costos se quiera as sean ajenos al proceso

productivo o que sea indirectos a este.

Centros de costo estndar: este es un nodo ms especializado que los anteriores, ya que son usados para la acumulacin de costos, estos nodos

bsicamente son de exploracin ms no de produccin. Estos son centros de

costos bsicos y son directamente imputables desde las operaciones.

Centros de costos de produccin: es un nodo que por lo general es usado para acumular costos destinados a la produccin. Este nodo es especial por que son

imputables y tienen un manejo especial de costos de produccin, teniendo en

cuanta la normativa contable.

ENSAMBLADORA ABC LTDA

CCs Estndar CCs CIF Ordenes de Produccin

Admn

.

Prod. Servicios. Mantenimiento OP1. Auto A

OP2.

Auto B





24

Centros de costos en desarrollo: Son centros de costos que se inician en etapas de desarrollo y que luego pasaran a etapa de exploracin o bien,

simplemente finalizaran cuando sean terminados4 . Una de las principales

caractersticas de este centro de costos es que son centros de costos

convertidos en activos fijos depreciables o amortizables y que adems son

imputables.

Centros de costos de maquinaria y equipo: como su nombre lo indica son centros de costos especializados para la acumulacin de costos de maquinaria y

equipo, un ejemplo de estos costos seria las adiciones y mejoras o el

mantenimiento, entre otras. Otra caracterstica de este centro de costos es

que puede se programado para que estos costos al final de mes sean

distribuidos por todos los proyectos o ordenes de compras existente.

Distribuidor: este tiene como caracterstica principal distribuir valores de acuerdo a unos criterios preestablecidos, por tal razn se no se puede

considerar como centro de costos pero si es directamente imputable.

Agrupador: estos nodos permiten agrupar otro tipo de nodos, tales como lo son los centros de costo, centros de costo en desarrollo o distribuidores.,

tambin tiene como caracterstica que es imputable.

NOTA:

Imputables: Son nodos a los cuales se les pueden imputar gastos, costos e ingresos, los nodos imputables saben siempre que hacer con los valores que se

les imputen. Los nodos imputables en contapyme son:

Centro de costos estndar

Centro de costos en desarrollo o de inversin

Nodo distribuidor de costos por peso (cost driver)

Nodo distribuidor de costos por criterio (cost driver)

Nodo de tipo agrupador

Centro de costos de maquinaria o equipo.

Acumuladores de costos: Son nodos a los cuales se le pueden agregar valores de tal manera que se acumulen y pueden ser imputables como costos, gastos e

ingresos.

Distribuidores: estos nodos son aquellos a los cuales se les pueden imputar gastos, costos

4 Manual de costos de contapyme





25

e ingresos pero que no son acumulables, sino que se distribuyen de manera rpida en los

otros centros de costos de acuerdo a unos criterios predeterminados.

8.7.2. Codificacin de centros de costo.

Para establecer una codificacin de los centros de costos se deben establecer ciertas

reglas para que se pueda llegar a una codificacin consistente y apropiada a los

requerimientos de la empresa.

Una de las caractersticas para tener en cuenta es que los nodos y los centros de costos deben poseer las siguientes caractersticas5 :

Mximo de 10 caracteres para el centro de costos.

Mximo de 10 caracteres para el sub.-centro de costos.

El centro de costos se separa del sub.-centro de costos por : dos puntos.

Los cdigo pueden usar dijitos alfabticos y numricos y el carcter de guin bajo_.

Los centros de costos permanentes, tales como departamentos de la empresa o lneas permanentes de produccin, se pueden enumerar con cdigos simples.

Ejemplo:

(Numrico)

1 Departamento de produccin.

1:1 Bodega

1:2 Ensamble

1:3 Pintura

1:4 Mantenimiento.

2. Departamento de recursos humanos

3. Departamento de diseo.

(Alfabtico)

DP Departamento de produccin.

DP: B Bodega






26

DP: E Ensamble

DP: P Pintura

DP: M Mantenimiento.

DR Departamento de recursos humanos

DD Departamento de diseo.

8.8. DISTRIBUCIN DE LOS COSTOS EN CONTAPYME.

El mtodo de distribucin es el utilizado por contapyme para llevar los contos indirectos

de fabricacin al producto final. La distribucin de los costos se puede hacer de varias

maneras: distribucin directa, distribucin peridica, distribucin al final o no distribuir.

Contapyme encarga a los nodos de distribucin o costos drivers para realizar el proceso de distribucin.

8.8.1. Costos Drivers o nodos distribuidores.

Los nodos de distribucin de contapyme requieren reglas de parametrizacin imputadas

por el usuario, pero no almacenan costos. Los nodos acumulan los costos indirectos en

centros de costos intermedios para despus transferir segn el mtodo utilizado por el

usuario a cada centro de costos de produccin determinado.

Los nodos de distribucin de contapyme poseen las siguientes caractersticas:

Deben ser parametrizados.

No acumulan costos.

Generalmente distribuyen CIF.

Imputan de forma directa o por traslado desde un centro de costos CIF.

Ejecutan un informe de distribucin de costos para revelar mejor la

Planta de

Envase

Centros de

costo CIP

Nodo de

Distribucin

Proceso 1

Proceso 2

Proceso 3





27

informacin.

Nodo de costos por peso y por criterio.

8.8.2. Variables necesarias para hacer la distribucin.

8.8.2.1. Periodicidad:

En el momento de hacer la distribucin algunos de los centros de costo exigen que sean

mensuales, semestrales o anuales. Tambin puede depender de los cierres de mes en la

contabilidad de costo.

La distribucin de los costos puede ser inmediata, es decir, cuando haya un costo distribuible este ser imputado inmediatamente a las rdenes de produccin o centros de

costo. Contapyme sabe que este sistema es muy costoso para los sistemas de informacin

de las empresas entonces gnero un valor agregado en este tipo de distribucin por

concepto de la automatizacin de los nodos de distribucin. Para hacer una distribucin

inmediata en ContaPyme es muy fcil. Cada vez que se va a registrar un gasto o costos, es

necesario especificar la cuenta, el centro de costos y el valor a debitar. En vez de asignar

el valor a un centro de costos, se coloca el cdigo del distribuidor (en la casilla del centro

de costos). Entonces, cuando el costo o gasto sea procesado, el sistema lo repartir

inmediatamente entre los centros de costos que establezca el distribuidor.

La distribucin de los costos tambin puede ser peridica, es decir, se van acumulando dentro del nodo y en un periodo de tiempo determinado (semanal, mensual, semestral, y

mximo anual) se imputara la distribucin.

Contapyme tambin puede efectuar la distribucin al final, es decir, se acumulan en el nodo y al final de proceso productivo se hace el proceso de distribucin generalmente

para proyectos a corto plazo.

Contapyme nos otorga tambin la opcin de no distribuir los CIF pero no es

recomendable segn los principio de contabilidad.

8.8.2.2. Alcance de la distribucin:

Las distribuciones deben asociarse directamente al o los centros de costos en el que se

utilice realmente. Es decir el alcance puede estar dirigido hacia:

Toda la empresa

Una categora de centros de costos seleccionada.

Centros de costos seleccionados.

Por clasificaciones.

Filtrar la actividad.





28

8.8.2.3. Criterio de la distribucin:

Para establecer el mtodo de distribucin, se define una variable que representa el peso de la participacin del centro de costos. Ejemplo: si en una empresa hay tres centros de

costo cada uno tiene un rea fsica establecida, se establece la participacin porcentual de

los costos segn el rea de trabajo de cada proceso productivo.

CENTRO DE COSTOS

REA (INDUCTOR)

PARTICIPACIN

ADMINISTRACIN 100 m2 10%

VENTAS 300 m2 30%

PRODUCCIN 700 m2 60%

TOTAL 1000 m2 100%

El criterio de distribucin puede ser:

Por partes iguales.

Por el rea de los Centros de costos.

Por poblacin.

Por la produccin.

Por la mano de obra.

Por el uso de los activos.

Por pesos preestablecidos.

8.9. METODOLOGA PARA EL CLCULO DE COSTOS

Para realizar un clculo de costos es necesario tener presente que:

Costos de produccin = costos directos + costos indirectos.

8.9.1. Estructuracin y clasificacin de los centros de costos.

Para realizar una mejor clasificacin de centros de costos es necesario que se clasifique de acuerdo a su relacin con el proceso productivo, as:

Identificar los centros de costos como lneas de produccin u





29

rdenes de produccin.

Identificar los centros de costos indirectos de fabricacin como las secciones y departamentos al servicio de produccin.

Identificar los centros de los centros de costos ajenos al proceso productivo.

8.9.2. Establecimiento de los criterios de distribucin de costos indirectos de produccin.

Es totalmente indispensable establecer criterios de distribucin de costos indirectos de

fabricacin ya que estos permiten realizar la distribucin entre los dems centros de

costos. Para la definicin de criterios es necesario tener presente las siguientes variables:

Periodicidad: Se debe tener claro es intervalo de tiempo que va se utilizado, puede ser a final de mes, al final de ao, etc. (se puede relacionar con los periodos contables)

Alcance: se debe establecer cuales son los centros de costos a los cuales se va a distribuir.

Criterio de distribucin: este criterio es el ms importante ya que es en el cual se debe establecer bajo que criterio se va a calcular la distribucin. Un ejemplo es distribuir los costos acumulados de muebles basado en el nmero de trabajadores que intervinieron en la elaboracin del producto.

8.9.3. Programacin de los centros de costos CIF para la distribucin de sus valores en forma automtica.

Para empezar a programar es necesario activar la casilla de Activar la distribucin automtica, al activar esta permite que se le suministre informacin adicional al centro de costos indirectos de fabricacin, de tal manera recibir instrucciones de cmo hacer la

distribucin y en momento. Para esta programacin es necesaria la siguiente informacin:

Periodicidad de la distribucin.

Nodo destinatario del distribuidor: nodo al cual va ser enviada la informacin (Valores).

Cuenta destino: Numero de cuanta donde se cargaran los costos distribuidos en cada centro de produccin.

8.9.4. Ciclo de produccin y ventas.

Este ciclo comienza con la imputacin de los costos y finaliza en la venta del producto

terminado. El ciclo puede ser nico si el centro de costos termina en conjunto con el final

de la produccin. Tambin puede haber muchos ciclos de costos si la produccin es





30

continua y se deben hacer cierres peridicos.

8.9.5. Ciclo de costos.

El ciclo de costos es el clculo de los costos de produccin en una determinada periodicidad. A continuacin encontraremos una grafica que nos explica el ciclo de

costos.

8.9.6. Cierre del ciclo de costos.

El cierre de ciclo de costos es de vital importancia, pues lo que hace es calcular todos los

Etapa de

construccin

Inicio

Primer ciclo

de costos

Inicio de

produccin

Etapa de

Produccin

Segundo ciclo

de costos

Cierre Ciclo

costos 1

Cierre Ciclo

costos 2

Cierre Ciclo

Costos 3

CICLO DE VIDA DE PRODUCCION DE UNA PLANTA

Tercer ciclo

de costos

Imputacin de los

gastos a los centros de

costos CIF.

Distribucin automtica

(proceso automtico de

cierre de mes)

Embodegamiento

de productos

Venta de

productos

Activacin de cuentas

(proceso automtico de

cierre de mes)





31

costos imputados al proceso de produccin (centro de costos de produccin) durante

todo el ciclo (normalmente durante un ao) y calcula adems la produccin de todo el

ciclo. Con estos valores calcula el costo de producir cada unidad y hace un comprobante

de ajuste, que corrige todos los embodegamientos que se hayan hecho, los costos de los

productos en inventarios, los costos de los productos vendidos y los costos de los

productos trasladados6 .

Para realizar el cierre se debe tener en cuenta:

Se deben hacer los respectivos ajustes para que no existan cuentas de productos en proceso con valores, de tal manera que queden sin

produccin en proceso.

La produccin del ciclo se debe haber embodegado por completo.

Los costos totales debern ser la suma de todos los costos imputados a ese centro de contos incluyendo los costos indirectos de

fabricacin.

No es necesario que toda la produccin haya sido vendida.

El cierre de ciclo de costos deber ser despus del cierre de mes.

8.9.7. Calculo de costo por unidad de produccin.

Durante el proceso productivo, los centros de costos de produccin (las rdenes o las

lneas de produccin) han ido acumulando los costos de mano de obra y materiales

directamente imputados a ellos y tambin han recibido y acumulado los costos indirectos

de produccin que peridicamente (por lo regular cada mes) les han ido irrigando

(distribuyendo o prorrateando) los centros de CIF7.

Es valido notar que es necesario tener cuidado por si algn costo no ha sido distribuido y

de ser as debe distribuirse antes de calcular los costos de produccin.

Como el centro de costos durante el periodo ha acumulado produccin en cantidades, el

clculo de los costos de produccin por unidad se debe obtener a travs de la ecuacin:

Costos de produccin por unidad = Costos acumulados periodo 0

Produccin Acumulada periodo 0

6 Manual de costos de Contapyme.






32

9. CENTROS DE COSTOS EN CONTAPYME.

Como ya lo hemos notado Contapyme es un sistema especializado en el manejo de

centros de costos, y de tal manera maneja un numero muy grande de los diferentes tipos

de costos.





33

9.1. Tipos de centro de costo.

9.1.1. Costos Estndar.

Todos los gastos, costos e ingresos que son imputados a este centro de costos son llevados al estado de resultados.

No pueden cambiar de estado.

No permiten embodegamiento de productos a su cargo puesto ya que estos no producen productos como tal.

El proceso para crear un centro de costo estndar es el siguiente:

En primer lugar se debe hacer clic derecho en centro de costos y de esta manera nos

muestre la siguiente pantalla.





34

Debemos hacer doble clic en crear CC estndar, y a continuacin nos aparece la siguiente ventana.

Despus de darle el cdigo del nuevo centro de costos vamos ha ir por pasos.

Paso 1. Informacin bsica.

Nombre: Aqu se debe escribir cual es el nombre que va recibir el centro de costos. Este debe ser de mximo 40 caracteres

Nombre corto: Se debe escribir en forma abreviada el nombre del centro de costos, este debe contener mximo 10 caracteres.





35

Responsable: En este campo se debe escribir el nombre de la persona que va ser responsable de este centro de costos, este debe contener mximo

40 caracteres.

Actividad: Este es un nmero con el cual la empresa identifica su actividad.

Paso 2. Caractersticas de centro de costos rea.

En este paso la informacin que se suministra es bsicamente sobre el rea, esta informacin

es bsica para: establecer criterios de distribucin por rea y para presentar indicadores por rea.





36

Paso 3. Caractersticas del centro de costos unidades.

Poblacin: Numero de unidades que conforman el centro de costos.

Numero de unidades: es solicitada esta informacin para establecer criterios de distribucin por nmero de unidades y para presentar indicadores por

unidad. Este campo debe ser de mximo 10 caracteres.

Paso 4. Clasificadores.

Grupo: (opcional) permite definir grupos de centros de costos. Esta informacin debe contener maximo10 caracteres.





37

Clasificadores: Estos son identificadores adicionales de los centros de costos que sern de gran utilidad al momento de tenerlos que clasificar para alguna

tarea. Este campo puede contener mximo 30 caracteres.

Paso 5. Icono representativo.

Se debe escoger el icono con el que se desea representar el centro de costos.





38

Paso 6. Distribucin automtica.

Aqu vamos a decidir si la distribucin de los costos ser automtica o si se tendr un

criterio en especfico. Y con este paso terminamos la creacin del centro de costos.





39

9.1.2. Centros de costos de tipo produccin

Este centro de costos no permite cambiar de estado es decir pasar de un estado de desarrollo a un estado de produccin.

Todos sus costos, aunque sean imputados a las cuentas de gastos o de costos, sern inventariables.

En estos centros de costos se acumulan tanto costos directos como indirectos.

Producen embodegamientos pero para esto consume recursos como lo son mano de obra, insumos, entre otros.

El proceso para crear un centro de costo estndar es el siguiente:

En primer lugar se debe hacer clic derecho en centro de costos y de esta manera nos muestre la siguiente pantalla.

A continuacin hacemos clic en crear un centro de costos de produccin.





40

Paso 1. Informacin del centro de costos de produccin.



Responsable: En este campo se debe escribir el nombre de la persona que va ser responsable de este centro de costos, este debe contener mximo 40

caracteres.






41


En este paso la informacin que se suministra es bsicamente sobre el rea, esta informacin es bsica para: establecer criterios de distribucin por rea y para

presentar indicadores por rea.





42



Numero de unidades: es solicitada esta informacin para establecer criterios de distribucin por nmero de unidades y para presentar indicadores por

unidad. Este campo debe ser de mximo 10 caracteres.





43

Paso 4. Cuenta producto en proceso.

Es esta ventanita el Contapyme nos solicita la cuenta a la cual van a ser inventariados

los todos los gastos y costos que sern imputados al centro de costos.





44









45


Se debe escoger el icono con el que se desea representar el centro de costos.





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9.1.3. Centro de costos de desarrollo o de inversin.

El principal objetivo de este centro de costos es imputar todos los costos y gastos que van a ser cambiados de estado por ejemplo se puede iniciar en una etapa de desarrollo y posteriormente se puede convertir en activo depreciable.

Este centro de costos puede ser iniciado y finalizado cada vez que sea necesario, como tambin pueden ser reiniciados de ser necesario.

Cuando se crea este centro de costos queda en una etapa de desarrollo pero esta puede ser cambiado solo a travs del tiempo.

Otra caracterstica de este tipo de centro de costos es que pueden tener una fecha de iniciacin y una fecha de vigencia.

9.1.3.1. Caractersticas en la etapa de desarrollo y creacin.

Etapa de desarrollo o inversin.

Contablemente el sistema acumula todos los costos, gastos e incluso ingresos en que se





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incurra durante toda la etapa de desarrollo en la cuenta de propiedad, planta y equipo.

Desde el punto de vista de ejecucin presupuestal, el sistema siempre puede presentar

informes de los costos, gastos e ingresos imputados directamente al centro de costos,

discriminados por las cuentas de egresos e ingresos originalmente imputadas8.

Evento de activacin.

Es aqu cuando el centro de costos pasa de estar en un estado de desarrollo a pasar a una

etapa de explotacin. Y con ello cambiar el tratamiento interno de las imputaciones

contables, este procedimiento que se lleva a cabo mediante una operacin de activacin,

en la cual se establecen las nuevas caractersticas del centro de costos.

Con el proceso de activacin el centro de costos convierte todos sus valores en activos

fijos depreciables. Al activarse este centro de costos se podrn dar tres alternativas.

Etapa de explotacin pero no de produccin.

En este se dar permiso al centro de costos para qu todos sus gastos, y costos

imputados que no son de produccin, afecten directamente al estado de resultados, es

decir tomara un papel similar el de un centro de costo estndar.

Etapa de explotacin y de produccin.

En este se dar permiso al centro de costos para qu todos sus gastos, y costos

imputados que no son de produccin, sean llevados directamente a las cuentas de

inventarios, hasta que se lleve a cabo el proceso de embodegamiento, de puede decir que

este toma la forma de centro de costos produccin.

Los pasos a seguir para la creacin de un centro de costos en desarrollo es el siguiente:

En primer lugar se debe hacer clic derecho en centro de costos y de esta manera nos

8 Manual de costos de Contapyme.

Etapa de desarrollo

Que el centro de costos finalice definitivamente

Pasa a una etapa de explotacin pero no destinada a la produccin.

Pasa a una etapa de explotacin destinada a la

produccin.





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muestre la siguiente pantalla.

A continuacin hacemos clic en crear un centro de costos en desarrollo o inversin.

Despus de darle el cdigo del nuevo centro de costos vamos ha ir por pasos.

Paso 1. Informacin del centro de costos en desarrollo.



Responsable: En este campo se debe escribir el nombre de la persona que va ser responsable de este centro de costos, este debe contener mximo





49

40 caracteres.



En este paso la informacin que se suministra es bsicamente sobre el rea, esta

informacin es bsica para: establecer criterios de distribucin por rea y para presentar

indicadores por rea.





50



Numero de unidades: es solicitada esta informacin para establecer criterios de distribucin por nmero de unidades y para presentar indicadores por unidad. Este

campo debe ser de mximo 10 caracteres.





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Paso 4. Ciclo del centro de costos.

En lo particular un centro de costos se inicia desde el primer ciclo de costos pero si

este debe ser usado no para el primero sino para uno posterior Contapyme nos da la

opcin de que le especifiquemos cuando va ser usado.





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Paso 5. Cuenta de desarrollo.

Es esta ventanita Contapyme nos solicita la cuenta a la cual van a ser imputados los todos

los gastos y costos que sern enviados a este centro de costos, esta cuenta debe ser del

grupo de construcciones en curso.





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54

9.1.4. OPERACIN DE ACTIVACIN DE UN CENTRO DE COSTOS EN DESARROLLO.

En primer lugar seleccionamos el centro de costos de desarrollo y haces clic derecho en la cual no mostrara la siguiente pantalla, en esta debemos hacer clic en

activar el centro de costos con esta operaciones estamos permitiendo que cambie

de un estado de desarrollo a otro (las tres posibilidades ya mencionadas).





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Paso 1. Activacin de un centro de costos en etapa de desarrollo identificacin.





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Paso 2. Detalle de la activacin.

Centro de costos a activar: en este debemos seleccionar el costo que nosotros queremos activar, el sistema nos toma por defecto el centro de costos al cual

seleccionamos en el primer paso.

Cdigo del nuevo activo: En este campo debemos seleccionar un cdigo para el activo que va ser creado, al momento de activar este centro de costos.

Nombre del activo: es el nombre que se le va dar al nuevo activo.

Paso 3. Informacin complementaria del nuevo activo.

En este paso lo que busca Contapyme es establecer algunas caractersticas del nuevo

activo como lo son:

Valor de salvamento: Aqu debemos registrar el valor por el cual se puede vender el activo despus de ser depreciado totalmente.

Localizacin: es la localizacin que se quiere que el activo posea.

Descripcin: Debemos escribir una descripcin bsica del activo que se va crear.





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Paso 4. Mtodo de depreciacin o amortizacin.

Grupo del activo: Se debe escribir cual va ser el grupo donde se va encontrara el activo que se desea crear.

Cuenta del activo: Se debe escribir la cuenta en la cual va ser incluido el nuevo activo.

Depreciacin: aqu se debe establecer cuanto tendr de vida til el nuevo activo, como tambin los periodos en los cuales se va a depreciar.

Y con este paso concluimos la creacin de nuestro activo fijo.





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9.1.5. Centros de costos de tipo Maquinaria y equipo

Acumula los costos, gastos e ingresos de un equipo que posea la compaa.

Este tipo de centro de costos es utilizado en empresas donde los costos de su maquinaria son altos y estos deban ser imputados en diferentes centros de costos.

Los centros de costos de maquinaria y equipo pueden tener fecha de iniciacin y fecha de vigencia.

Los pasos a seguir para la creacin de un centro de costos de maquinaria y equipo es el

siguiente:

En primer lugar se debe hacer clic derecho en centro de costos y de esta manera nos muestre la siguiente pantalla.





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A continuacin hacemos clic en crear un centro de costos de maquinaria y equipo.

Paso 1. Informacin del centro de costos de maquinaria y equipo.



Responsable: En este campo se debe escribir el nombre de la persona que va ser responsable de este centro de costos, este debe contener mximo 40 caracteres.






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Clasificadores: Estos son identificadores adicionales de los centros de costos que sern de gran utilidad al momento de tenerlos que clasificar para alguna tarea.

Este campo puede contener mximo 30 caracteres.





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Se debe escoger el icono con el cual se quiere representar al centro de costos.





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Paso 4. Distribucin automtica.

Aqu tomamos la decisin si contapyme automticamente va a distribuir los costos imputados, o si lo queremos realizar manualmente.





63

10. NODOS DISTRIBUIDORES EN CONTAPYME

10.1. NODO DE TIPO DISTRIBUIDOR POR PESO

10.1.1. Conceptos.

El nodo de distribucin por peso tiene como finalidad imputar al nodo el prorrateo de





64

todos los costos previamente seleccionados de una lista de centros de costos, bajo el

parmetro de un PESO establecido para cada centro de costos a distribuir.

Para crear un nodo distribuidor por peso, se debe en primer lugar establecer la lista de los centros de costos sobre los cuales se efectuara la distribucin y luego asignarle a cada

centro de costos un peso proporcional segn el criterio de la administracin de cada

empresa.

Por ejemplo, en una empresa donde se distribuirn los costos de un material determinado

entre 3 centros de costos de la empresa. El nodo se encargara de hacer la distribucin

del costo del material entre la Planta A, B, y C. y en la empresa se estima que la planta A

gasta la mitad del material, la Planta B el 30% del material y la Planta C un 20%.

NODO DISTRIBUIDOR POR PESO D3

COD. Centro de costo de destino (CC) Peso (P)

1 Planta A CC1 500 P1

2 Planta B CC2 300 P2

3 Planta C CC3 200 P3

Total Peso 1.000

Como podemos observar los pesos de la distribucin no son porcentajes. Los pesos miden la proporcionalidad de la distribucin, aunque tambin puede ser medida en

porcentajes.

Aunque la distribucin no se efectu en porcentajes, no se puede negar que este es el

mejor mtodo para a la aplicacin de las proporciones y por esta lgica Contapyme

efecta un calculo interno de porcentajes. Por ejemplo, para calcular el porcentaje que le

pertenece al centro de costos de la Planta A se realizara de la siguiente forma:

CENTRO DE

COSTOS FORMULA % Centro de Costos

Planta A CC1 P1 / (P1+P2+P3) * 100 50%

Planta B CC2 P2 / (P1+P2+P3) * 100 30%





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Planta C CC3 P3 / (P1+P2+P3) * 100 20%

La razn por la cual no se utilizan los porcentajes de distribucin directamente, es por si

algn momento de la distribucin algn centro de costo puede estar inactivo y por lo

tanto no debe ser objeto de la imputacin. En este caso la reparticin de los costos solo

se realizara sobre los centros de costos que estn habilitados en el momento.

10.1.2. CREACION DE UN NODO DE DISTRIBUCION POR PESO

Verificar la fecha de trabajo en la que se va a crear el nodo de distribucin. El nodo solo existir en el sistema a partir de esta fecha.

Seleccionar el rbol de nodos.

Seleccionar la opcin centros de costo y hacer clic derecho.

Seleccionar Crear nodo de Distribuidor por peso.

Ubicarse en la ventana: Creacin de un nuevo distribuidor por peso y Digitar el Cdigo para asignarle al nuevo nodo luego verificar la fecha de creacin del nodo y





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por ultimo aceptar.

Despus de asignarle el cdigo de nodo se abre el asistente de creacin.

En el paso del asistente se especifican generalmente el nombre del nodo y la actividad a la

que se va asociar la distribucin.

Nota: La actividad es utilizada generalmente para las distribuciones por criterio.

En el paso 2 se establece la lista de sobre lo que se realizara la distribucin. En esta lista se especifican por renglones los centros de costos o nodo de destino y el

peso que corresponde a cada distribucin.





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Y por ultimo damos Click en aceptar.

10.2. NODO DE TIPO DISTRIBUIDOR POR CRITERIO TEMA2

10.2.1. Conceptos.

El nodo de distribucin por criterio tiene como finalidad imputar los costos y gastos

determinados sobre un grupo de centros de costos predeterminados segn un criterio de

distribucin que ser evaluado en la fecha de la imputacin.

El tipo de distribuidor por criterio se recomienda para repartir al cierre del periodo los

valores acumulados en los centros de los costos indirectos de fabricacin CIF.

Este nodo distribuidor permite establecer criterios de distribucin, muy sofisticados, y actan con base en el valor de ciertas variables de los centros de costos.

El nodo distribuidor por criterio necesita de ciertas variables para su debido

funcionamiento tales como:

Periodicidad: momento en el cual se realiza la distribucin puede ser peridica o inmediata.

Alcance: son el conjunto de centros de centros de costos afectados pueden ser: sobre toda la empresa, sobre todos los centros de costos de una categora, sobre

una seleccin de centros de costos etc.

Criterio de distribucin: Variable de cada centro de costo que servir de pesos en la distribucin. El criterio puede ser: El rea del centro de costos, Poblacin del





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centro de costos, partes iguales, produccin de un producto en un periodo,

cantidad de manos de obra utilizada en un periodo, por el movimiento de una

cuenta en un periodo, Por el uso de un activo o grupo de activos (maquinaria y

equipo) en cada centro de costos, etc.

Un ejemplo grafico para la utilizacin del distribuidor seria: si una empresa desea distribuir los gastos de gerencia (Ej. Asesora en Calidad de toda la empresa) sobre todos los

procesos de la empresa, de forma proporcional a la POBLACION de cada proceso.

Para la creacin de este nodo se utilizaran las siguientes variables:

VARIABLE CONCEPTO

Nombre del

Nodo

Distribuidor para procesos en proporcin a la poblacin

Alcance Toda la empresa

Criterio Poblacin de los procesos.

Nodo

distribuidor

P. Ventas. 20 Hbt.

P. Administrativo 10 Hbt.

P. Produccin 1. 30 Hbt.

P. Produccin 2. 20 Hbt.

P. Financiero. 20 Hbt.





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11. EJERCICIO PRCTICO.

Crear una empresa con las siguientes especificaciones:

NOMBRE Medicol Ltda.

NOMBRE CORTO Medicol

NIT 830.037.037-5

TELEFONO 589 0503

DIRECCION Cra 125 No 187 52

DOMICILIO Bogota, Colombia

ACTIVIDAD COMERCIAL Produccin y comercializacin de Multi-vitamnicos

RP. LEGAL Edgar Rodrguez C.C. 80.192.145

Contador Andrea Garzn C.C. 53.166.179

11.1. CREACION DE LA EMPRESA MEDICOL LTDA.

Para crear la empresa vamos al men archivo, luego crear una empresa y despus hacemos click en Crear empresa.





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Despus el sistema debe generar un cuadro de dialogo informativo donde podemos verificar la fecha de creacin de la compaa.

Luego especificamos el cdigo de identificacin de la empresa para Contapyme, en nuestro caso el cdigo es el numero 1.





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Paso 1: en esta ventana introducimos los datos generales de la empresa.

Paso 2: En este paso introducimos otros datos especficos de Medicol Ltda.





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Paso 3: Caractersticas del rea de Medicol. En esta ventana escogemos la opcin de rea como unidad de medida que se manejara en la empresa.

Paso 4: Informacin legal. Medicol Ltda. como persona jurdica tiene nmero de identificacin tributaria NIT y es pertenece al rgimen comn.





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Paso 6: Clasificacin legal. En este paso se seleccionan los atributos tributarios que posee Medicol Ltda. en relacin con la legislacin colombiana vigente. En nuestro

caso la empresa es una persona jurdica, perteneciente al rgimen comn y es

agente retenedor.

Paso 7: Actividades empresariales rea de trabajo. En esta ventana se escogen las





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actividades comerciales a las que se dedica la empresa.

Paso 8: Centros de costos. En esta ventana se definen preliminarmente los centros de costos que va a manejar la empresa. Pero estos centros de costos se pueden

modificar y crear despus desde el rbol de nodos debido a la gran importancia

que poseen. Inicialmente es obligatorio crear el centro de costos estndar denominado gastos empresariales generales.

Paso 9: Informacin del centro de costos generado anteriormente. En esta ventana se especifica el centro de costos donde se imputaran los gastos empresariales.





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Paso 10: Plazo de cuentas. En esta casilla debemos colocar el nmero de das de plazo para el pago de las cuentas por pagar y el del recaudo de las cuentas por

cobrar. En nuestro caso en ambos casos son de 30 das.

Paso 11: Rotulo para reportes. En esta ventana seleccionamos el encabezado y pies de pgina que aparecern en los informes impresos que genera el contapyme.





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Paso 12: Atributos adicionales. En esta venta se colocan los cdigos de especificacin es legales y tributarias estandarizados por la normatividad

colombiana. Medicol Ltda. Opera en el departamento de Cundinamarca, cuidad de

Bogota y su cdigo CIIU es el 2423 segn la actividad econmica que menciona en

su objeto social.

Paso 13: Paso final. La empresa ya quedo creada en el sistema pero hay que tener en cuenta las especificaciones en la estructura de los centros de costos y la

generacin de los saldos iniciales.





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Crear los siguientes centros de costos segn especificaciones de la organizacin de Medicol.

CENTROS DE

COSTOS OBJETIVO CLASIFICACION

TIPO DE

CENTROS DE COSTOS

Gastos

Empresariales

generales

Conocer el

comp

contapyme_3.0_ con enfasis en costos.pdf

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