comunicaciÓn descendente nefy
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FACULTAD DE ESTUDIOS SUPERIORES ACATLÁN
DULCE CAROLINA MENDOZA SÁNCHEZ
COMUNICACIÓN DESCENDENTE
PROF: FIDEL NEFY
GRUPO: 17
FECHA: 23 DE SEPTIEMBRE DEL 2010-09-21
COMUNICACIÓN DESCENDENTE
Es aquella que surge desde los niveles jerárquicos principales dentro de una empresa, es decir los
más altos; hasta los niveles jerárquicos inferiores, pasando por cada uno de los niveles jerárquicos
de forma escalar. Suele ser la más común y organizada ya que es la que se utiliza para controlar a
los distintos niveles dentro de la organización.
Puede discurrir desde el director general hasta el empleado de menor categoría, bien
directamente, o a través de mandos intermedios.
La gerencia general, debe mantener informados a los miembros de la organización de cada una de
las estructuras, programas, estrategias, planes, por medio de canales eficientes y que tengan un
manejo sencillo, al igual que debe mantener informados a todos los miembros de la organización,
sobre las metas, valores, objetivos; es decir, de la filosofía general que conforma a una empresa.
La comunicación descendente suele ser la una de las más necesarias dentro de una empresa, sin
embargo; es una de las más complicadas, ya que hablando de una pequeña o mediana empresa,
la información original puede distorsionarse conforme es transmitida de nivel a nivel, es por eso
que se recomienda que los medios de información, sean simples, pero a la vez con máximo nivel
de calidad.
La comunicación descendente puede darse por medio de diferentes canales, desde orales y
escritos que se encuentran dentro de los más tradicionales, hasta medios electrónicos y
audiovisuales.
Los medios tradicionales tienen cierto nivel de eficiencia, ya que por ele hecho de ser tradicionales,
son más conocidos por los empleados dentro de una organización, garantizan cierto nivel de
seguridad y han sido probados a lo largo del tiempo, sin embargo representan un problema en la
organización al hablar de nuevos miembros de la organización, los cuáles pueden estar más
acostumbrados a los nuevos canales electrónicos y audiovisuales. Además, pueden representar
estancamiento tanto dentro como fuera de la organización y pueden dar ciertas limitaciones de
tiempo y espacio.
Los medios electrónicos y audiovisuales, son la revolución en comunicación hoy en día, se han
convertido en medio muestra de innovación y crecimiento dentro de las empresas, además de que
pueden proporcionar mayor dinamismo y movilidad. Tiene la ventaja de espacio y tiempo, ya que
son más perdurables y mucho más rápidos que los medios tradicionales, sin embargo; pueden
representar un problema para los miembros más antiguos de laorganización, ya que pueden
resultar complicados, además que estos medios cuentan con la ventaja y desventaja de la
innovación, se les debe presentar mucha más atención y debe tenerse constante actualización, lo
que puede convertirse en la principal causa de fracaso en estos medios como canal de
información.
Para analizar, ejemplificar y recomendar datos sobre la comunicación descendente, se ha elegido a
la organización, “Scribe”, (sólo tomando en cuenta las sucursales de distribución y
comercialización, omitiendo la fabricación) la cuál utiliza medios orales, escritos y electrónicos para
lograr una comunicación descendente eficaz.
Dentro de los medios o canales orales, “Scribe”, utiliza la retroalimentación “cara a cara”, es decir;
la información dentro de una sucursal o papelera de “Scribe es por medio de orden de la gerencia
principal. El gerente general de la sucursal da una orden o indicación al subgerente y este a su vez
tiene la responsabilidad de hacer que el mensaje fluya a lo largo de los demás niveles jerárquicos.
Las ventajas de esta forma de comunicación es el grado de dirección del mensaje el cual
difícilmente podrá contener distorsiones, es de acción-reacción (yo te indico el lugar del producto,
tu lo acomodas donde indique), sin embargo, sólo es viable, dentro de una sola sucursal o dentro
de la fabrica, obsoleta al momento de dar una información sobre promociones o descuentos tanto
para público general como para integrantes de la organización que tengan que ser conocidas a
nivel macro.
Otra forma oral utilizada dentro de “Scribe”, son las juntas generales y retiros júntales. Las primeras
son utilizadas para dar a conocer cuestiones financieras dentro de la organización Se dan del
gerente general hacia los empleados jerárquicamente más debajo, se dan a conocer cuestiones de
recorte de personal, promociones, problemas económicos, alzas en la productividad o indicaciones
en general. Son útiles al hablar de dirección son más fáciles de comprender, pero tiene poco nivel
de retroalimentación, ya que el tener al jefe frente y a los demás empleados puede ser una
limitante para que el empleado de sugerencias, críticas o inconformidades.
Los retiros júntales, son utilizados, para escuchar las sugerencias, críticas o inconformidades de los
empleados, lo cuál inicia a ser el primer problema, cuando sólo son propósitos de dicho y no de
acto, ya que generalmente estos retiros son para que los empleados coman con compañeros y
familia mientras que el director sólo da los bueno día y se va, sin realmente convivir con sus
miembros dentro de la organización. Éstos también son utilizados para premiar a los mejores
empleados, con algunos bonos o con su simple nombramiento dentro de la junta donde se
reconoce su esfuerzo y dedicación; o también se premia a los empleados con más tiempo en la
compañía. Tienen la ventaja de ser una gran herramienta de motivación a los empleados, tal vez la
mejor técnica en cuestiones de motivación.
Los canales escritos que la organización “Scribe” utiliza para la comunicación descendente, son
varios pero de cierta manera muy similares. Los más utilizados, son: el boletín, el memorándum, los
carteles o letreros de aclaración y los volantes.
El boletín es utilizado dentro de la organización, para dar las noticias más relevantes sobre la
empresa, premios ganados, logros; son utilizados para dar a conocer lo que ocurrió en alguna junta
realizada anteriormente o también para dar a conocer noticias sobre los mismos empleados como
quién es el empleado del mes o quien cumple años dentro de la compañía, también se utilizan para
dar a conocer a todos los miembros de la compañía, las nuevas promociones o nuevos propósitos
de la compañía. Así mismo son utilizadas para dar a conocer algunos de sus movimientos o
acciones para el bien social, sin embargo cuando son utilizados para este fin, se acercan mucho
más a una nota informativa.
La ventaja de los boletines, es que tienen un largo alcance, ya que el número de copias del mismo,
está calculado en el total de todos los integrantes de la organización y el mismo boletín es
entregado a todas las sucursales, lo que presupone que todos los miembros de la organización la
recibirán, lo cierto es que en raras ocasiones el boletín es verdaderamente recibido por todos y
cada uno de los miembros de la organización, ya que muchas veces nunca llega a manos de los
empleados con menor poder jerárquico.
Otro canal escrito utilizado por “Scribe”, son los famosos memorándums, los cuales son muy
manejados en todas las organizaciones. Éstos son utilizados para dar a conocer actividades dentro
de la organización, o algunas aclaraciones sobre trabajo ya sean órdenes o indicaciones indirectas.
Boletín n°: 567 año: 4,8
Héroes Verdaderos, de la mano con el bicentenario Scribe hace
tributo México y a nuestros “Héroes Verdaderos”. Con una línea
de productos basada en la mejor película animada hecha en el
país.
Otras nuevas licencias:
Frida
Smirk
Dinosaur King
Divas
Taira Chan
Trazitos
Escolar Mega
Spiderman
También seguirán vigentes licencias que han acompañado a
miles de personas en distintas fases de sus vidas como lo son:
Distroller, Fulanitos, Gusanito, Hadas, Jeans, Línea Ejecutiva,
Marie, Moto GP, natural, WWE entre otras.
Son también utilizados para dar a conocer alguna sanción por escrito a algún empleado, y en una
estructura distinta son también utilizados como carta de contrato o despido.
La ventaja de los memorándums, es que es un medio escrito muy eficiente dentro de una
misma sucursal, ya que los eventos que aparecen en el mismo, sólo le competen a los miembros
de una sucursal, es un medio de comunicación interno, además de que se personaliza al momento
MEMORÁNDUM n° 12
A:
DE:
ASUNTO: POLÍTICA DE USO DE MATERIAL PROTEGIDO POR DERECHOS DE
PROPIEDAD INTELECTUAL
FECHA:
La finalidad de este memorándum es recordarle la política de (empresa) relativa al
uso y tráfico de material protegido por derechos de propiedad intelectual en las
computadoras, redes y medios informáticos de (empresa).
El uso y la copia no autorizados de material protegido por derechos de propiedad
intelectual son ilegales y pueden exponerle a usted y a (empresa) a
responsabilidad civil y penal según la legislación vigente en nuestro país. Esto
afecta a todo tipo de material protegido por derechos de propiedad intelectual,
entre los que se encuentran música, películas, juegos, programas informáticos y
otras obras.
Los empleados no deben introducir material protegido por derechos de propiedad
intelectual en las computadoras, redes o medios informáticos pertenecientes a
(empresa). Asimismo, los empleados tampoco podrán poner en Internet material
protegido por derechos de propiedad intelectual sin la autorización del titular de
los derechos, ni participar en actividades como el “intercambio de archivos” entre
computadoras (peer-to-peer) que son susceptibles de promover o llevar a una
vulneración de los derechos de propiedad intelectual. Los empleados tampoco
podrán utilizar los recursos de (empresas) para copiar o reproducir cd o archivos
de música u otros materiales protegidos por los derechos de propiedad intelectual.
Se adjunta la política específica de (empresa) acerca de la utilización del material
protegido por derechos de propiedad intelectual, en la que se incluyen posibles
medidas disciplinarias en caso de incumplimiento de dichas normas. (Encargado
del Cumplimiento) llevará a cabo auditorias regulares en todas las computadoras y
redes de (empresa) para garantizar el cumplimiento de esta política y, si fuera
necesario, eliminar los archivos no autorizados si usted no lo ha hecho aún.
Ante cualquier duda, por favor póngase en contacto con (Encargado del
cumplimiento).
México, D. F. a ___ de ______ de _____.
EMPRESA, S. A. DE C. V.
Prol. Paseo de la Fortuna 205,
Col. Afortunados
Del. Iztapalapa,
México, D. F. C. P. 09010
Memorándum n° 14
Para: Doroteo Catalán , Jefe de Recursos Humanos De: Joel Flores
Asunto: Reunión de fin de año
El grupo de trabajo de esta empresa llevará a cabo su reunión anual el día 15 de
Diciembre de 2006. Esta reunión consistirá en la discusión de ideas que permitirán
la mejora del servicio ofrecido por la empresa. Por lo tanto se le pide que no falte a esta reunión.
Saludos a UD.
Atentamente
Joel Flores
Gerente General
de que queda bien especificado quién es el emisor y quién es el receptos, además de contener
firma del emisor y sello de la empresa en cuestión. Las desventajas del memorándum, es que le
grado de formalidad del mismo, lo hace apto solamente para los altos cargos dentro de la
organización, aunque también son enviados a los empleados de baja jerarquía rara la vez su
propósito, es dar a conocer actividades dentro de la empresa, son más bien para dar indicaciones o
sanciones.
Los carteles o letreros de aclaración, son usados dentro de la organización como medios o canales
de motivación para o hacia los miembros de la organización .Tienen diferentes estructuras, pero su
mayor cometido es servir como motivadores, en ellos se plasman diferentes tipos de felicitaciones y
reconocimientos, al igual que también se plasman reconocimientos a nivel empresa o a nivel
sucursal.
Las ventajas de estos carteles son variadas, son personalizadas y además tiene una duración
mayor, que un reconocimiento dentro de una junta, el cual es espontaneo y poco duradero, los
carteles se limita sólo a una sucursal, pero tiene la ventaja de ser más valorados y provocar
reacciones en cadena, con un buen manejo pueden ser incluso más eficientes que los
nombramientos de cara a cara ya que por su grado de discreción pueden llegar a ser más
aceptados.
RECONOCIEMIENTO A:
ERNESTO GONZÁLEZ PÉREZ
POR SER EL EMPLEADO CON MÁS TIEMPO DENTRO DE LA COMPAÑÍA, YA
QUE EN ESTE MES CUMPLE 30 AÑOS DE SERVICIO ININTERRUMPIDO.
FELICITACIONES
ANNA BELÉM SAAVEDRA COLÍN
EMPLEADO DEL MES
FELICITACIONES
A TODA LA SUCURSAL NORTE, YA QUE FUE LA GANADORA A LA SUCURSAL
DEL MES , POR SU ESFUERZO Y DEDICACIÓN, AGRADECEMOS A TODOS LOS
MIEMBROS DE NUESTRA SUCURSAL.
Otro canal escrito utilizado son los volantes, los cuáles son simplemente utilizados como
invitaciones, aclaraciones o motivos extra oficiales.
También se utilizan para dar a conocer campañas de salud, cursos de trabajo, o información extra
como los famosos ¿sabías que?
Puede considerarse a “Scribe” como una de las organizaciones que más utilizan los medios
electrónicos y audiovisuales para lograr una mejor y más eficiente comunicación descendente,
cuenta con videos empresariales, rota folios en movimiento , página web, Facebook, MySpace,
twitter, correo electrónico empresarial al igual que cuenta con chat y foro externo.
Los medios audiovisuales son manejados dentro de la organización, con un pequeño límite, de
puesto, ya que a acepción de los videos empresariales, son utilizados como refuerzo, en las juntas
de los altos directivos, o como apoyo didáctico en el entrenamiento de los nuevos miembros de la
organización. “Scribe” realiza diferentes videos y grabaciones sobre la historia y actividades dentro
de la organización, son transmitidos en horas de trabajo por algunos minutos y son transmitidas
sólo una o dos veces al mes, su cometido es recordar a los empleados la filosofía de la empresa y
las actividades sociales que realiza la misma.
La página web de “Scribe” es en cierta forma muy completa, contiene información sobre la filosofía
de la empresa, sobre los productos que maneja (catálogo), sobre actividades que lleva acabo,
sobre noticias y eventos dentro de la organización, sobre actividades dirigidas al bien social,
contiene consejos de reciclaje para el público en general, y de cierta forma contiene información
sobre los miembros de la organización.
La página cuenta con un contacto directo para sugerencias al público en general, así como un
contacto en línea de los miembros de la organización.
El Facebook, el twitter y el MySpace, son utilizados en general como un foro abierto al público, para
dar a conocer promociones o eventos y recibir críticas y respuesta sobre las mismas, dan a
conocer los nuevos productos, al igual que es una manera de mostrarlos al público antes de ser
lanzados a la venta.
“Scribe” cuenta con un correo interno para los miembros de la organización, se maneja con una
cuenta personal para cada empleado, con contraseña personalizada y de uso solamente oficial, la
cuanta es Hotmail, para empleados comunes; y Gmail para los altos directivos y ejecutivos de la
organización.
La organización cuenta con un foro, para el público en general y un chat estilo Messenger, para los
miembros internos de la organización, su supuesta función es la retroalimentación y comentarios
para todos los miembros de la organización sin importar la jerarquía, para que esto a su vez sea
retroalimentado por el público cliente de la organización.
RECOMENDACIONES PARA LA COMUNICACIÓN DESCENDENTE
En cuestión de los medios orales, la principal recomendación, es otorgar mayor grado de
confiabilidad en los empleados, en cuestión de los retiros júntales, sólo se recomendaría que
verdaderamente fueran utilizados para el cometido principal, y que fueran un verdadero medio de
interacción directa del jefe hacia los empleados, donde todos contribuyan con ideas para mejorar la
empresa y que dejen de ser simples tardes de campo, que el director, este presente durante todo el
retiro y escuche plenamente a los empleados, que sea una forma que facilite el trabajo en equipo.
Los medios escritos deben ser utilizados, pero solo para cosas verdaderamente necesarias, con
mayor control en los envíos, que garanticen que todos los empleados podrán recibirlo, en el caso
de los memorándum, pudrían ser un medio de motivación para los empleados de menor grado
(según la empresa), ya que el grado de seriedad de los mismo, pueden ser muestra de la
importancia de todos los empleados, además de que hoy en día el tipo de grafismo utilizado en los
mismos, es comprendido casi por cualquiera. Se debe asegurar que todos los miembros de la
organización reciban los boletines cuando se trata de información de la empresa, ya sean eventos,
promociones o reconocimientos, ya que es una forma de hacer más eficiente la comunicación
dentro de la organización. Otra recomendación, es utilizar estos escritos como complemento de
canales electrónicos para una mejor y mayor recepción. La última recomendación, es la creación
de una revista interna que englobe toda la información escrita de la empresa y haga mucho más
fácil la lectura por medio del uso de escritura dinámica e ilustraciones llamativas. El nombre pordria
ser creación de un concurso dentro de la empresa.
La organización “Scribe” al igual que muchas otras empresas, de todos los ámbitos empresariales,
puede considerarse como un ejemplo de vanguardia, al hablar del uso de nuevas tecnologías y
elementos audiovisuales, sin embargo algunas de estas técnicas se encuentran en completo
descuido o son utilizadas para cosas totalmente distintas para las que fueron creadas.
La recomendación principal para el uso de medios electrónicos y audiovisuales, es que antes que
nada debe implantarse un programa de capacitación a todos los empleados de la organización, que
les enseñe como utilizar de una forma eficiente los medios electrónicos, esto con la finalidad de
que todos los empleados sepan utilizar estos canales, tanto para comunicación interna, como para
proyectos que den mas rentabilidad a la organización.
En primer lugar la página de Web podría ser más dinámica y aumentar contenidos directos para los
miembros de la organización, es recomendado que exista un espacio muy bien elaborado, para
que el público en general conozca los reconocimientos internos dentro de la organización, es decir,
que los carteles o letreros de la organización sean transmitidos en la página de una forma dinámica
y de forma muy similar a la publicidad apareciera de manera automática, por ejemplo el empleado
del mes, o que existiera dentro de la página una sección de reconocimientos, al igual que una
sección de eventos donde se anunciara a todos los miembros de la organización sobre los eventos
que necesitan de su presencia. Algo como lo que utiliza la empresa Adidas, pero de una forma más
llamativa, ya que así se puede lograr una mejor motivación para los empleados.
En el caso de las redes sociales utilizadas en “Scribe”, la recomendación es que sean utilizadas
correctamente, la idea es que tanto empleados como directivos, puedan interactuar como si se
encontrarán en un retiro, lo cual debería se hacer de las redes sociales, un método de interacción
mucho más eficiente que los retiros júntales, ya que los empleados deberían sentir más libertad
para dar a conocer sus críticas, ideas y exigencias. Lo real, es que las redes sociales se han
convertido en un foro externo donde sólo el público da críticas y opiniones, cuando debería ser
usado como un medio interno de comunicación. Una recomendación seria que se abriera una serie
de redes sociales privadas para la empresa, que facilitara la comunicación y el dialogo de todos los
miembros de la empresa, donde no existiera mayores límites y que fuera utilizado exclusivamente
para uso interno y oficial, pero que no por eso fueran redes aburridas y abandonadas. La
recomendación final podría ser un entrenamiento sobre nuevas tecnologías utilizadas por la
organización, para que no existiera el pretexto de desconocimiento de uso.
La idea es que utilizaran programas como farm o algunas aplicaciones de juegos que existen tanto
en Hi5 como en Facebook, para unir a los grupos de una forma más fácil y entretenida, además
que sería una buena forma de alentar el trabajo en equipo dentro de la organización y darles más
confianza a los trabajadores, podría ser que también se realizara una especie de dinámicas o
practicas labores, por medio de aplicaciones dentro de las redes sociales. Se recomendaría la
realización de un blog mas dinámico donde cada miembro de la organización pudiera publicar
anuncios, noticias u opiniones que ayudaran al crecimiento de la organización, la aplicación de blog
es Wordpress que permite a la organización tanto como un dialogo con retroalimentación, por
medio de la publicación de notas, tanto como la facilidad de subir videos desde Yuotube y publicar
grabaciones, se podrían publicar indicaciones, promociones, eventos, filosofía , historia y todo de
maneras tan dinámicas como videos o grabaciones. Además de que Wordpress, permite la
creación de un perfil, el intercambio de información, de fotos, etc, asimismo, la creación de un blog
puede ayudar a colocar una mejor imagen de la empresa y una comunicación descendente más
formal que por medio de alguna otra red social.
La recomendación principal de foro “Scribe”, es que existiera una versión en español para los
empleados y clientes latinoamericanos, que hubiera una mejor organización y actualización
constante, así como la participación de los altos directivos, los cuáles están ausentes tanto en las
redes sociales, como en el foro oficial.
Es conveniente que todos los canales de información se conjunten entre sí para realizar una mucho
más eficiente comunicación descendente, por ejemplo, que algunas de las juntas tanto de los altos
directivos y ejecutivos, como de los empleados comunes , se conviertan en teleconferencias, o
audios con locutores dinámicos, con el fin de lograr una mejor atención de los oyentes. La técnica
de transmitir videos y grabaciones sobre la empresa durante las horas de trabajo como forma de
motivación es uno de los mejores aportes de “Scribe”, sin embargo a veces se convierten en
distractores o simplemente son ignorados, lo conveniente es que se transmitan en horas inhábiles,
con videos actualizados y que también sean colocados como links en las redes sociales y si es que
se creara un blog, fueran subidos directamente a este para que el trabajador puede realizarlos con
más calma.
Se recomienda, que los medios escritos sean difundidos, también por medios electrónicos, como la
página web, el correo electrónico, las redes sociales, o por medios audiovisuales. Ejemplo es que
los boletines podrían ser enviados al correo personal, y así lograr un mayor alcance. O que los
carteles, se volvieran letreros electrónicos, en movimiento y con efectos, o que fueran publicados
en las redes sociales, pagina, o blog de la organización.
En el caso de los memorándum, la organización “Scribe”, los envía por medio del correo electrónico
empresarial, se envía con el asunto: “mmdum: fiesta de navidad”, es decir la clave mmdum
(memorándum) y el titulo del mismo, la desventaja de esta técnica, es que no cabe la posibilidad de
contestación (bloqueo de privacidad), lo que obliga al empleado a tener que dirigirse al área
conveniente a formar el original, la recomendación seria que se abriera a la contestación para que
pudiera existir la retroalimentación.