COMUNICACIÓN DESCENDENTE

Dentro de una empresa u organización hay diferentes tipos de comunicación: ascendente, descendente y transversal, todas cumplen una función en particular pero su principal razón de ser es el reducir los malos entendidos dentro de la organización, así como transmitir la ideología de la empresa a sus integrantes, seguir indicaciones y en algunos casos se busca la retroalimentación.

La comunicación descendente es la comunicación que se da desde la persona con más alto nivel dentro de la organización, con dirección hacia los diferentes puestos que se ubican en manera vertical dentro del organigrama o también llamados subordinados, llegando hasta las personas que ocupan el último lugar dentro de la organización.

Los dispositivos electrónicos de comunicación interna necesarios para lograr una óptima comunicación descendente son los siguientes:

Teléfono Fax Correo electrónico Teleconferencias

Localizadores Tableros electrónicos Intranet Pizarrones electrónicos

Grabaciones

Dentro de las empresas el contenido de la comunicación descendente principalmente es la información necesaria para que los empleados sepan el tipo de empresa en la que trabajan, ¿para quién? ¿Cuáles son los objetivos?, que es lo que deben hacer para lograrlos. Es importante mencionarles cuál es su papel dentro de la organización, las actividades que deben realizar y es importante hacerles saber quiénes son sus superiores, con el fin de acatar las órdenes y reglas.

Con toda esta información los empleados se darán cuenta de lo importante que significa su lugar dentro del organigrama, se dará por entendido que si llegaran a fallar en sus labores ocasionarían un problema dentro de la organización.

La comunicación descendente dependerá del tamaño de la organización, en medida que sea más grande será necesaria la existencia de más dispositivos, o bien un par de ellos pero que demuestren su efectividad.

Existen también otras formas de comunicación descendente que se valen de la expresión oral o escrita, pero presentan algunos inconvenientes, la oral por su expresión rápida

sabemos que es poco probable que se divulgue de manera correcta, se presta a malos entendidos y puede originar un mal manejo de la información.

De manera oral también existen otros tipos de comunicación como por ejemplo las entrevistas, ya sea cuando se va a pedir trabajo o cuando los directivos deciden tener una conversación con un trabajador en particular.

Las reuniones de trabajo también forman parte de esta categoría, cuando una persona de algún puesto mayor decide que se junte a una parte de los empleados para comunicarles alguna noticia, orden

o actividad.

La expresión escrita se vale de cartas en las que se comunica algún tema importante, puede ser personal aunque puede estar dirigido para varias personas que integran la organización pero se entrega de manera individual.

Los memorándums en la actualidad siguen siendo útiles, se utilizan para recordar algo en particular dentro de la organización, pueden ser órdenes o actividades por hacer por parte de los empleados.

Los manuales de trabajo son importantes para los nuevos empleados, en ellos se informa todo lo que tiene que ver con la empresa, el nombre, razón social, ubicación, objetivos, políticas, organigrama, así como la capacitación del personal describiendo la forma adecuada para realizar las labores correspondientes de su puesto.

Revistas o periódicos internos buscan informar, motivar e integrar al personal, su periodicidad puede variar, su objetivo consiste en promover el consenso de la empresa, o resaltar la intangibilidad de su orden interno.

Comunicación descendente

dentro de una tienda departamental

Dentro de una prestigiada tienda departamental la comunicación interna no podía faltar, a pesar de su gran tamaño los dispositivos informativos descendentes dependen mucho del puesto en el que se encuentre. Evidentemente entre los puestos con mayor jerarquía utilizan medios orales de manera directa o en su defecto correos electrónicos por medio de la herramienta de INTRANET.

Gerentes y subgerentes manejan radios para comunicarse con los jefes de piso en cada departamento de la tienda, por lo general los mensajes son acerca del desorden que hay en el departamento, para avisar sobre el comportamientos de los empleados, o para dar indicaciones.

Los jefes de piso avisan de manera oral a los empleados haciendo una pequeña junta en el mismo lugar de trabajo. Si se tiene que dar alguna información personal casi siempre se busca un espacio en el que se pueda abordar el tema.

Cuando los directivos se comunican con las vendedoras, se hace mediante las terminales en donde cobran. En esa pantalla hay información sobre ventas especiales, ofertas y algunas veces mensajes para incentivar las ventas.

Existe también una galería de fotografías de eventos de la empresa, en ellas se puede observar a los directivos con sus familias, presentaciones de nuevas temporadas de ropa, nuevas tiendas etc.

Mediante este dispositivo electrónico las vendedoras pueden consultar su desempeño en la tienda, ya que constantemente se les evalúa.

Mediante estos símbolos los directivos califican a sus trabajadoras.

Si en tu evaluación sale una bomba quiere decir que tus ventas están por debajo del 70 % del objetivo de la empresa

Si tus ventas están por encima del 80%

Si tus ventas superan el 91%

El uso del correo electrónico es exclusivo de los directivos, gerentes, subgerentes y jefes de piso. Cuando algún jefe de piso recibe un correo en el que tenga que comunicar alguna información a las trabajadoras, se hace una reunión para decirlo directamente o llama a una por una para que lean la información en la pantalla de la terminal.

En la entrada de personal hay pizarrones donde se colocan anuncios de la empresa o memorándums los cuales también suelen pegarlos en las bodegas de cada departamento.

Mejor uso de herramientas

para la comunicación descendente

Sugiero que las vendedoras de la tienda departamental también tengan un correo electrónico, ya que es importante que cada una lea con atención las ordenes que les dan sus superiores.

Pros

Las vendedoras no se distraen en horas laborales.

Pueden leerlo con calma en sus hogares. Pueden mandar sus dudas

Contras

Pueden no leerlo

Para que esto no ocurra sugeriría que las empleadas tengan que imprimirlo y firmarlo de enteradas y presentarlo en la empresa.

La herramienta no se qué tan conveniente sea, seguramente entre los empleados que ya se conocen están comunicados mediante esta red social por diversos intereses, esto a la empresa puede resultarle conveniente ya que si sus trabajadores tienen una buen relación esto generará un buen ambiente de trabajo.

Pero si en su defecto esto generara malos entendidos y habladurías de unos con otros, habría un ambiente tenso entre sus empleados.

La solución sería crear un grupo especial de trabajadores y restringirlo de manera que la información, fotografías y demás sólo puedan verlo los miembros del mismo.

Para evitar información no deseada en el muro, se restringirá de modo que el administrador pueda elegir que se puede subir.

O mejor aún, sólo el administrador de la cuenta de la empresa enviará de manera individual la información a cada empleado.

Por: Cruz Antonio Herrada Ortiz grupo: 1701