Cmo Reconocer y Clasificar Cuentas en Contabilidad

Cmo Reconocer y Clasificar Cuentas en Contabilidadwww.editorialjernestomolina.com

Cmo clasificar cuentas?Saber clasificar cuentas es la base fundamental para llevar contabilidad, si no se sabe clasificar cuentas desde el principio, todo lo que se registre en los libros contables estar malo o con error.

Para clasificar cuentas, primero tenemos que tener claro el significado de lo que es una CUENTA en Contabilidad, as como saber las partes de que consta cualquier cuenta.

Vemoslo a continuacin.

Qu es una cuenta?En contabilidad, cuenta es:

El nombre comn que se le da a la agrupacin mental que se hace de cosas y hechos similares, y es donde se anotan los aumentos y disminuciones que tienen durante un perodo de tiempo (perodo contable).

Tambin podramos definir la palabra CUENTA, como:

La nota literal o el nombre que se le da en los registros contables a cada conjunto de objetos o hechos similares, siendo el lugar donde se anotan los aumentos o disminuciones que sufren durante un perodo de tiempo determinado (perodo contable)

Ejemplo:Cuando yo menciono los siguientes objetos: silla, escritorio, archivo, estanterasen nuestra mente generamos imgenes de dichos objetos, que en conjunto llamaremos Mobiliario y Equipo, es decir que al conjunto de todos esos elementos los registramos en contabilidad en una CUENTA llamada Mobiliario y Equipo.

Ejemplo grfico

Si nosotros observramos los siguientes bienes que estn en propiedad y al servicio de la empresa para la cual trabajamos o somos propietarios:MOBILIARIO Y EQUIPOUna sillaUn archivoUn escritorioUnas estanteras

Otro ejemplo

Si nosotros observramos los siguientes bienes que estn en propiedad y al servicio de la empresa para la cual trabajamos o somos propietarios:Una bicicleta de repartoUna moto para repartir mercaderaUn vehculo de repartoUn camin de repartoVEHCULOS

Por otro lado, si la empresa para la cual trabajamos o somos propietarios, tiene varias personas o empresas que le proveen AL CRDITO las mercancas que sta vende. Al conjunto de todas esas personas o empresas se registran en contabilidad bajo la CUENTA Proveedores.Ejemplo: Si las siguientes empresas:MAQUILAS, S.A.MODAS FASHION, S.A.LA EQUITATIVA, S.A.

PROVEEDORES

Partes de una CuentaEs en el libro de Contabilidad denominado Mayor, donde se lleva registro separado a cada CUENTA.Cualquier cuenta consta de dos partes a saber:

DEBENOMBRE DE LA CUENTAHABERQUE OCUPA EL LADO O FOLIOIZQUIERDO DEL LIBRO MAYORQUE OCUPA EL LADO O FOLIO DERECHO DEL LIBRO MAYORNOTA: Llmese folio a cada una de las pginas de un libro de contabilidad

Grupos de CuentasEn la contabilidad de cualquier empresa se manejan cuatro (4) grupos de cuentas a saber:Las Cuentas de ActivoLas Cuentas Pasivas (o de Pasivo)Las Cuentas de Gasto (o Prdida)Las Cuentas de Ganancia

Nota Importante: Tenga siempre presente que cualquier CUENTA, solo admite una sola clasificacin, es decir, o es de activo, o es de pasivo, o es de prdida o es de ganancia, pero NUNCA, puede ser de activo y de ganancia al mismo tiempo, o de pasivo y prdida al mismo tiempo. O es de activo, o es del pasivo, o es prdida o es de ganancia.

Cmo reconocer cuentas del Activo?Las cuentas de activo se identifican porque estn representadas por bienes materiales que son propiedad de la empresa a la cual se le est llevando la contabilidad.

Al decir bienes materiales, se entiende que estos bienes se pueden ver con nuestros ojos y tocar con nuestras manos.

Por ejemplo: El dinero, las mercaderas, el mobiliario y equipo, el equipo de computacin, los vehculos y los inmuebles (como edificaciones y terrenos), los podemos ver y tocar y si stos son propiedad de la empresa, forman parte del grupo de cuentas del ACTIVO.

Tambin forman parte del grupo de cuentas del ACTIVO, los derechos o cuentas por cobrar que tenga la empresa a la cual se le lleva la contabilidad.Un derecho se origina para la empresa, cuando sta, entrega bienes o servicios a otras personas o empresas sin que stas ltimas le paguen de inmediato esos bienes o servicios. Es decir cuando se entregan al crdito.Cuando usted como empresario, da algn bien y servicio a otra persona sin que sta se lo pague de inmediato, automticamente usted tiene el derecho de cobrar a dicha persona en un futuro el valor de esos bienes y servicios que le dio al crdito. Es por ello que a los derechos tambin se les llama cuentas por cobrar, y se clasifican en las cuentas del grupo del Activo.

Ejemplo de cmo se genera un derecho

Si el comerciante, X, entrega mercaderas a la persona Y, al crdito, es decir, sin que la persona Y, los pague de inmediato, en ese preciso momento se origina un derecho para el comerciante X, el derecho de cobrarle a la persona Y el valor de esas mercaderas en un futuro.COMERCIANTE XPERSONA Y

Tambin se clasifican dentro del grupo de cuentas del ACTIVO, algunos bienes intangibles propiedad de la empresa a la cual se le lleva la contabilidad. La propiedad de estos bienes que no se pueden ver ni tocar estn representadas por un documento legal, tal es el caso de:Las Marcas y PatentesEl Derecho de LlaveEl Crdito Mercantil

Por ltimo, entre el Grupo de las cuentas del ACTIVO, se deben clasificar los Pagos Anticipados, pues los mismos representan un derecho.

Ejemplo: Si la empresa a la cual se le lleva la contabilidad, paga por adelantado el valor de tres mensualidades de alquiler, eso le da el DERECHO de gozar de esos tres meses de alquiler, pues ya estn pagados por adelantado.

ResumiendoEntre el grupo de las cuentas del ACTIVO se encuentran.Los bienes materialesLos derechos o cuentas por cobrarLos bienes intangiblesLos pagos por anticipado.

Cmo reconocer cuentas del Pasivo?Las cuentas del Grupo del PASIVO, estn representadas por las obligaciones o cuentas que la empresa, a la cual le estamos llevando la contabilidad, debe de pagar en un futuro.

La obligacin surge cuando la empresa recibe bienes y servicios al crdito, es decir que los recibe sin pagarlos en el acto, sino que se ve OBLIGADA a pagarlos o cancelarlos en el futuro.

Si nos fijamos en la imagen de abajo, el Comerciante X, est entregando un bien material, a la Comerciante Y, Si le estuviramos llevando la contabilidad a la Comerciante Y y sta no paga el precio de los bienes que est recibiendo de manera inmediata, o en el acto, surge una OBLIGACIN para la Comerciante Y, la obligacin de pagarlos en un futuro.COMERCIANTEXCOMERCIANTEYEjemplo de cmo se origina un pasivo para la empresa

Cmo reconocer las cuentas de gasto o prdida?Las cuentas que pertenecen al Grupo de Gasto o de Prdida, estn representadas por todos aquellos SERVICIOS recibidos por parte de la empresa a la cual le llevamos la Contabilidad.

Para Richard L. Sandhusen, "los servicios son actividades, beneficios o satisfacciones que se ofrecen en renta o a la venta, y que son esencialmente intangibles y no dan como resultado la propiedad de algo" .

Tomado Del libro: Mercadotecnia, Primera Edicin, de Sandhusen L. Richard, Compaa Editorial Continental, 2002, Pg. 385.

Ejemplos de serviciosEntre los servicios que pude recibir una empresa tenemos:El servicio que prestan los empleados a la empresa. Estos se traducen en Sueldos Pagados.

Los servicios de Energa Elctrica, Agua y Telfono, se traducen en gasto para la empresa y se registran bajo la cuenta GASTOS GENERALES.

En fin todos los servicios que recibe la empresa pertenecen al Grupo de Cuentas Gasto o Prdida.

Cmo reconocer cuentas de Ganancia?Las cuentas del Grupo de Ganancia, estn representadas por la utilidades que recibe la empresa, al proporcionar o vender servicios, o al vender bienes a un precio mayor del costo de adquisicin.La cuenta principal de ganancia en una empresa comercial es la cuenta VENTAS.Mientras que para un Banco podra ser la cuenta INTERESES GANADOS.

Otras claves para clasificar cuentas.Si una cuenta representa BIENES TANGIBLES e INTANGIBLES propiedad de la empresa, son del grupo del ACTIVO.

Tales como: Caja (dinero) Bancos (dinero en el banco) Mercaderas, Mobiliario, Vehculos, Equipo de Computacin, Inmuebles, etc.

Si una cuenta lleva al final la frase POR COBRAR, sta pertenece al ACTIVO

Tales como: Intereses por Cobrar, Alquileres por Cobrar, Cuentas por Cobrar, IVA por Cobrar (o su sinnimo IVA Crdito Fiscal)

Tambin se deben clasificar dentro del Grupo del Activo, las siguientes cuentas:Clientes, Deudores, porque representan el derecho de cobrarles a dichas personas.

Las cuentas que al final lleven la frase PAGADOS POR ANTICIPADO, tambin forman parte del Grupo del ACTIVO. Tales como:Intereses Pagados AnticipadosAlquileres Pagados AnticipadosPublicidad Pagada AnticipadaSueldos Pagados AnticipadosServicios Pagados por Anticipado

Las cuentas que al final lleven la frase POR PAGAR, pertenecen al Grupo del PASIVO, tales como:

Cuentas por PagarIGSS por PagarIVA por PagarAlquileres por Pagar

Tambin son del pasivo las siguientes cuentas: Proveedores, Acreedores, Hipotecas, Prstamos Bancarios, pues representan obligaciones o deudas para la empresa.

Las cuentas que al final lleven la frase COBRADOS POR ANTICIPADO, son del Grupo del PASIVO, tales como:

Alquileres Cobrados por AnticipadoIntereses Cobrados por AnticipadoComisiones Cobradas AnticipadasServicios Cobrados por Anticipado

Lo anterior se debe a que si la empresa, a la cual le estamos llevando la contabilidad, cobra dinero por anticipado, sta (la empresa) queda OBLIGADA a prestar el bien o servicio que ya fue cancelado por anticipado.

Las cuentas que al final llevan la palabra PAGADOS(AS), son del grupo del cuentas de GASTO o PRDIDA, tales como:

Sueldos PagadosServicios PagadosIntereses PagadosCuotas Patronales Pagadas

Tambin se deben incluir en este Grupo, las siguientes cuentas: COMPRAS, DEVOLUCIONES Y REBAJAS SOBRE VENTAS, DESCUENTOS DE VENTAS.

Por ltimo, las cuentas que al final lleven la palabra GANADOS(AS) o COBRADOS(AS), son de GANANCIA, tales como:

Intereses GanadosAlquileres CobradosComisiones CobradasServicios Cobrados

Tambin se deben incluir dentro de este grupo las siguientes cuentas: VENTAS, DEVOLUCIONES Y REBAJAS SOBRE COMPRA,

Fin de la PresentacinMaterial extrado del libroProntuario de Contabilidad GeneralDel autor: J. Ernesto Molina