caracterizaciÓn del proceso cÓdigo carpde1 versiÓn 1

1. Ajustar si se requiere los criterios de los

planes de inversión

2. Ajustar si se requiere las políticas de

manejo de cuentas bancarias

1. Planeación y

direccionamiento

estratégico

2. Procesos

evaluados

1. Ajustar si es necesario la planeación de

la operación de ganadería y caña de azúcar

2. Ajustar si es necesario la planeación de

las operaciones administrativas y

financieras

1. Jefe de Costos

2. Contador general

3. Gerente de campo

4. Ingeniero

agrónomo

5. Médico veterinario

6. Asistente de

gerencia y socios

7. Jefe de RRHH

8. Ingeniero civil

9. Ingeniero de

recurso hídrico

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

1. Planes y resultados de

auditorías y revisorías

1. Auditoría externa y

revisoría fiscal

1. Determinar el alcance de la auditoría

2. Determinar oportunidades de mejora

basados en los resultados de auditorías

1. Verificar y controlar el cumplimiento y la

efectividad de la aplicación de los planes de

mejora propuestos

1. Desarrollar futuras auditorías internas y

externas

2. Implementar acciones correctivas

preventivas y de mejora según se requieran

1. Planes de mejora

implementados

1. TODOS LOS

PROCESOS

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO

PLANEACIÓN Y DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

Gestionar la planificación de las actividades administrativas y financieras, para fomentar el cumplimiento efectivo y eficiente de las metas establecidas en aspectos financieros, administrativos y de campo.

ALCANCE RESPONSABLE

CÓDIGO

1. Planes de inversión

debidamente estructurados

2. Presupuesto financiero fijado

1. Metas administrativas y

financieras debidamente fijadas

2. Seguimiento a los objetivos

propuestos

3. Informes de desempeño del

negocio

1. Si es requerido formular y aplicar planes

de mejora basados en los resultados de las

auditorías

1. Identificar y determinar necesidades de

recursos de la operación

2. Programar y organizar la ejecución de

actividades administrativas, financieras y

de mantenimiento

3. Planear la operación del negocio (caña y

ganadería)

4. Comprensión de las necesidades y

expectativas de las partes interesadas

1. Dirigir las operaciones administrativas y

financieras de acuerdo a los intereses de la

asamblea general

2. Gestionar la ejecución de los procesos

de acuerdo a la planeación para cada uno

de ellos

3. Gestionar el riesgo corporativo y

financiero de las operaciones

1. Directrices de la asamblea

general de accionistas

2. Plan estratégico del negocio

3. Informes de gestión de

operaciones

4. Informes de situación del

personal

5. Informes de situación de

infraestructura

REVISIÓN Y CONTROL PRESUPUESTAL

CARPDE1

VERSIÓN

Ultima

actualización

1

Desde la formulación de la estrategia organizacional y administración de los recursos, hasta la evaluación y control de la ejecución de las operaciones. Gerente general

OBJETIVO DEL PROCESO

PARTICIPANTES

1. Asamblea general

de accionistas

2. TODOS LOS

PROCESOS

1. Asamblea general

de accionistas

2. TODOS LOS

PROCESOS

AUDITORÍA Y REVISORÍA

CLIENTESVERIFICAR ACTUAR

ENTRADAS

Asamblea general de accionistas, Gerente general, asistente de gerencia y socios y gerente de campo.

1. Necesidades de inversión

2. Anteproyecto de

presupuesto

PROVEEDORES

1. Revisar los recursos humanos y

económicos con que se cuentan

2. Identificar las oportunidades

1. Aprobación del presupuesto de

inversiones

2. Generar planes de acción basados en

las oportunidades identificadas

3. Gestionar los riesgos asociados a las

inversiones

1. Hacer control al presupuesto y flujo de

efectivo de la empresa

2. Verificar la rentabilidad de las

operaciones

1. Verificar cumplimiento de las metas

establecidas

2. Controlar el desempeño de las

operaciones de ganadería y caña de azúcar

SALIDASACTIVIDADES

PLANEAR HACER

MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO

- - -

RIESGOS GENERALES DEL PROCESO

- -

Descripción del cambio Fecha de cambio

- - -

Versión creada

Desconocimiento de la entidad

Desconocimiento de la normatividad aplicable

CONTROL DE CAMBIOS

ElaboradoNombre: Daniel Restrepo

Cargo: Pasante Ing. Industrial

Presupuesto para las actividades del negocio

Talento humano

Financiero

-

RevisadoNombre: Maria del Rosario León

Cargo: Asistente de gerencia y socios

AprobadoNombre: Jairo Montes

Cargo: Gerente General

Dificultad en la concertación de directrices

Falta de seguimiento a las actividades de planeación

Personal disponible y comprometido con la ejecución de las

actividades del negocio

NOMBRE DEL

INDICADORFÓRMULA

FRECUENCIA DE

ANÁLISIS CONTROL INTERNO

ASIGNACIÓN DE RECURSOS

ORGANIZACIONALES -

NORMATIVOS -

REQUISITOS A CUMPLIR

CLIENTES -

LEGALES

DOCUMENTOS DE SOPORTE

-

InfraestructuraToda la infraestructura disponible para la correcta ejecución

de las actividades del negocio

LEVANTE DEL CULTIVO

1. Gerente de campo

2. Ingenieros

agrónomos

3. Control técnico

4. Gestión del recurso

hídríco

5. Gestión de

compras e inventarios

6. Proveedores

externos

1. Requerimientos particulares

del cultivo

2. Presupuesto general de

operaciones

3. Resultados de evaluaciones

de control técnico

4. Maquinaria subcontratada

5. Insumos para la ejecución

de las labores

1. Determinar y programar las labores

necesarias para el óptimo desarrollo del

cultivo (riegos, herbicidas, control de

plagas, etc.)

2. Gestionar los insumos y maquinaria

necesarias para la ejecución de las labores

3. Pronosticar las producciones con base al

desarrollo observado del cultivo

1. Ejecución de las labores de fertilización,

riego, aplicación de herbicidas y fungicidas,

control manual de plagas, rodeos,

correctivos, según sea la programación y

las condiciones del cultivo

2. Inspección de las suertes para

determinar edades y condiciones de corte

3. Labores de riego, abono y mantenimiento

de pastos y potreros

1. Verificar la correcta y oportuna ejecución

de las labores

2. Verificar la apropiada aplicación de los

insumos en las labores

3. Dar seguimiento al uso de la maquinaria

durante las labores

1. Realizar corrección a las labores durante

su ejecución

2. Determinar la necesidad de nuevas

labores con base a los resultados de la

ejecución

3. Ajustar la programación de futuras

labores en base a las condiciones del

cultivo

1. Cultivo de caña de azúcar

en condiciones óptimas de

crecimiento y desarrollo

2. Información contable y de

costos de labores e insumos

de campo

3. Presupuesto próximo de las

producciones de caña de

azúcar

4. Programación de fechas de

corte de caña

1. Gerente de campo

2. Ingenieros

agrónomos

3. Gestión de costos

4. Gestión contable


hídrico

6. Control técnico

7. Manuelita S.A.

8. Ganadería

PREPARACIÓN Y SIEMBRA

1. Gerente de campo

2. Ingenieros

agrónomos

3. Control técnico


hídríco

5. Gestión de


6. Manuelita S.A.

7. Proveedores

externos


del cultivo


operaciones

3. Requerimientos del ingenio

Manuelita S.A.


5. Insumos y personal para la

ejecución de las labores

1. Determinar y programar las labores

necesarias para la oportuna preparación

del terreno

2. Selección de variedades y métodos de

siembra

3. Programación de labores de siembra



1. Ejecución de actividades de preparación

del terreno

2. Ejecución de las labores de siembra

1. Seguimiento y control a la ejecución de

las labores de preparación y siembra

contratadas

2. Verificar el cumplimiento y calidad de las

labores de preparación contratadas

3. Verificar la entrega y la calidad de la

semilla

1. Realizar corrección a las labores durante

su ejecución

2. Determinar la necesidad de nuevas

labores en base a los resultados de la

ejecución

3. Ajustar la programación de futuras

labores en base a las condiciones del

terreno

1. Terreno preparado y

sembrado según condiciones

específicas del cultivo



de campo

1. Gerente de campo

2. Ingenieros

agrónomos




hídrico

6. Control técnico

DISEÑOS, NIVELACIÓN Y ADECUACIÓN DE TIERRAS NUEVAS Y EN PROCESO DE CULTIVO

1. Planeación y

direccionamiento

estratégico

2. Construcción y

mantenimiento de

infraestructura


hídrico

4. Gestión de


5. Proveedores

externos

6. Gestión del talento

humano

1. Requerimientos del negocio


del cultivo


operaciones


5. Insumos y personal para la

ejecución de las labores

1. Programar estudios y análisis de

terrenos para determinar las necesidades

del cultivo

2. Definir los requerimientos de

distribuciones de terrenos, sistemas de

infraestructura y de apoyo para determinar

los diseños de campo y potreros



4. Pronosticar las producciones con base a

los diseños e historial de cortes

1. Realizar estudios y análisis de las

condiciones del terreno

2. Realizar diseños de campo, suertes,

potreros y tablones

3. Realizar diseños de sistemas de riego,

drenajes, vías de acceso e infraestructura

adicional requerida

4. Ejecutar labores de adecuación y

renovación de tierras

1. Asegurarse de la calidad de los diseños

propuestos

2. Verificar en campo los detalles

plasmados en los diseños

3. Verificar la efectividad de las labores de

adecuación de tierras nuevas

4. Dar seguimiento al uso de la maquinaria

durante las labores

1. Corregir los detalles de los diseños en

base a la observación en campo cuando

sea necesario

2. Modificar los diseños en base a los

estudios y análisis de terrenos

3. Programar nuevas labores si se

requieren correcciones en la adecuación

1. Diseños y planos de

terrenos, suertes, potreros y

tablones

2. Diseños y planos de

sistemas de riegos, drenajes,

vías de acceso e

infraestructura adicional

requerida

3. Presupuesto inicial de

suertes y producciones

4. Terrenos adecuados de

conformidad a los

requerimientos del cultivo y

potreros



de campo

1. Planeación y

direccionamiento

estratégico



4. Gerente de campo

5. Ingenieros

agrónomos


hídrico

7. Ganadería

PARTICIPANTES Gerente de campo, ingenieros agrónomos, Ingeniero de recurso hídrico supervisores de caña, obreros de campo

PROVEEDORES ENTRADASACTIVIDADES

SALIDAS CLIENTESPLANEAR HACER VERIFICAR ACTUAR

OBJETIVO DEL PROCESOProducir caña de azúcar con óptimos indicadores de productividad (toneladas y sacarosa), dando cumplimiento a los requerimientos de operación del negocio y enfocado al abastecimiento y satisfacción del

cliente

Ultima

actualización

ALCANCE Involucra todas las labores agrícolas que intervienen en el levante y sostenimiento de la plantación hasta el momento de la cosecha RESPONSABLE Gerente de campo

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO CÓDIGO CARCCA1

CULTIVO DE CAÑA DE AZUCAR VERSIÓN 1


Elaborado

CONTROL DE CAMBIOS

Descripción del cambio Fecha de cambio Versión creada

Nombre: Jairo Montes

Cargo: Gerente generalEjecución inoportuna de la cosecha

Rendimiento en terminos

de azúcar

(Toneladas de azúcar por

hectárea/ Toneladas de caña

por hectárea)*100

Mensual

Variaciones negativas en los precios de mercados nacional e

internacionalRevisado

Nombre: Luis Fernando Patiño

Cargo: Gerente de campoContagio de enfermedades y plagas

Cumplimiento de

presupuesto de toneladas

de caña

(Toneladas de caña reales /

Toneladas presupuestadas *

100)

Mensual

Ejecución inoportuna de labores de levante del cultivo

Aprobado

Nombre: Daniel Restrepo

Cargo: Pasante Ing. IndustrialSobreproducción de caña, no se acepten las cantidades producidas

ASIGNACIÓN DE RECURSOS DOCUMENTOS DE SOPORTE REQUISITOS A CUMPLIR

Talento humano Supervisores y obreros de campoManuales

Guía para labores del cultivo caña de

azúcar en la empresa Garcés Eder S.A.S.

CLIENTES Tonelaje y rendimientos por contrato

FinancieroPresupuesto general para contratación de maquinaria,

labores e insumosLEGALES

Resolución 17848 de 2017

Decreto 1155 de 2017

InfraestructuraInfraestructura de riegos, drenajes, vías de acceso,

maquinaria, herramientas y equipos para las labores de

campo

NORMATIVOS Estándar de producción BONSUCRO

ORGANIZACIONALES

Toneladas de caña por

hectáreas (TCH)

Toneladas de caña neta/

Área cosechadaMensual

Parámetros productivos por haciendaMEDICIÓN Y SEGUIMIENTO

Procedimiento de labores de campo -

PESCCA1

Registro de ejecución de laboresNOMBRE DEL

INDICADORFÓRMULA

FRECUENCIA DE


Procedimientos

Registros

Registros de asignación de maquinaria y

mano de obra

ALCANCEDesde la preparación del nacimiento del ganado, pasando por los tratamientos y alimentación necesarios para su buen crecimiento y desarrollo, para realizar una buena exposición

en ferias y lograr ventas existosas de los animalesRESPONSABLE Médico veterinario

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO CÓDIGO CARGNA1

GANADERÍA VERSIÓN 1

OBJETIVO DEL PROCESO Proporcionar excelentes ejemplares bovinos de ceba y reproducción, buscando aumentar sus características fenotípicas y genotípicas deseables para aumentar la competitividad de la marca Garcés EderUltima

actualización

PARTICIPANTES Asistente de gerencia y socios, Oficinista de campo encargado de ganadería



CRÍA Y LEVANTE DE GANADO

1. Planeación y

direccionamiento

estratégico

2. Gestión de


3. Proveedores

externos

1. Cuidados necesarios según

el tipo de ganado


operaciones

3. Contratación de servicios

para el cuidado del ganado

4. Medicinas y suplementos

nutricionales

5. Insumos para el cuidado del

ganado

1. Planear descargas de vacas y terneros

(establo, ceba o cruzamientos)

2. Programación de tratamientos de

sanidad del hato

3. Gestionar la solicitud de insumos y

suplementos para alimentación y sanidad

4. Formular planes de nutrición según el

tipo de ganado (puro o comercial)

5. Planificar la rotación de los potreros

1. Realizar labores de descarga

(cauterización de cuernos y marcación)

2. Preparación de concentrados y

procesamiento de alimentos

suplementarios

3. Supervisar la aplicación de vacunas,

administración de medicamentos y

tratamientos

4. Establecer controles de condiciones de

higiene para establos, potreros y equipos

1. Monitorear los pesos al destete

2. Monitorear las ganancias de peso de los

animales periódicamente

3. Verificar las condiciones de sanidad y

presencia de enfermedades (aftosa,

brucelosis, tuberculosis y rabia) en potreros,

establos y equipos

1. Realizar ajustes en los tratamientos

dependiendo del desarrollo y respuesta de

los animales

2. Ajustar la infraestructura para mejorar las

condiciones de vida del ganado

3. Aplicar tratamiento curativos y cirugías

menores

1. Crecimiento y desarrollo de

ganado en optimas

condiciones

2. Alimentación del ganado

3. Registros de vacunación de

ganado

4. Indicadores de ganancias de

peso

1. Planeación y

direccionamiento

estratégico


3. Ganadería

REPRODUCCIÓN Y VENTA DE GANADO

1. Proceso de

Ganadería

2. Laboratorios

proveedores

3. Redes sociales

4. Gestión de


1. Histórico de ventas de

ganado

2. Indicadores históricos de

métodos de reproducción

3. Instrumentos para

reproducción asistida

4. Programación de ferias

5. Instrumentos de laboratorio

para congelación de pajillas

1. Elaborar presupuesto de ventas de

ganado

2. Identificar el ganado de calidad que se

desea reproducir

3. Programar actividades para monta

directa, inseminación o transferencia de

embriones

4. Planificar cruces de bovinos para lograr

características deseables

5. Programar asistencia a ferias

6. Programar la congelación de pajillas

1. Publicitar los distintos tipos de ganadería

que ofrece la empresa

2. Atender los distintos clientes interesados

en ganadería

3. Atender la programación de ferias

4. Realizar extracción de semen a toros

con características fenotípicas a reproducir

5. Realizar palpaciones a hembras en

proceso reproductivos

6. Identificar y registrar ganado al momento

de nacimiento

1. Monitorear efectividad de los distintos

medios publicitados

2. Verificar el cumplimiento del presupuesto

de ventas

3. Realizar seguimiento a la efectividad de

los métodos reproductivos

4. Evaluar la calidad de las muestras de

semen extraido para la venta de pajillas

1. Ajustar los procesos de reproducción de

ser necesario

2. Mejorar las técnicas y tecnologías de

extracción de semen e inseminación

3. Mejorar las condiciones del ganado con

base a los indicadores de natalidad

1. Inventario actualizado de

bovinos

2. Presupuesto inicial de

ventas de ganado

3. Ventas de ganado

4. Estadísticas de nacimientos

5. Publicidad en redes sociales

y revistas de la Ganadería

García Abajo


2. Planeación y

direccionamiento

estratégico

3. Gestión de

tesorería


5. Clientes externos

Manuales CLIENTESEstándares de genética para la marca

García Abajo


Talento humano Supervisores, vaqueros y obreros de campo

Porcentaje de mortalidad

de ganado

(días del año x 100) / días

transcurridos entre dos partos

sucesivos (IEP)


NOMBRE DEL

INDICADORFÓRMULA

FRECUENCIA DE

ANÁLISIS

Porcentaje de Natalidad

Ganado

(días del año x 100) / días

transcurridos entre dos partos

sucesivos (IEP)

Mensual RevisadoNombre: David Orejarena

Cargo: Médico veterinario

CONTROL INTERNO

Intervalo Entre Partos

(IEP)

Promedio de días que

transcurren entre un parto y

otro, excluyendo las

donadoras y receptoras

Mensual

RIESGOS GENERALES DEL PROCESOElaborado



Caidas por suelo en malas condiciones

Bajas ganancias de peso en ganado

Contagio de diferentes enfermedades (tuberculosis bovina, brucelosis,

hidatidosis, etc.)


Cargo: Gerente generalMensual

CONTROL DE CAMBIOS


Baja fertilidad en hembras y machos

Establos en malas condiciones

LEGALES/NORMATIV

OS

Conpes 3376 de 2005 y 3676 de 2010

Decreto 1500 de 2007

Resolución 2341 de 2007

Ley 914 de 2004

Procedimiento para la congelación de

semen - producción de pajillasProcedimientos

Registros

Registro de ganancia de pesos

Ficha de nacimientos

Salidas de inventario bovino

Registro de transporte de ganado

Infraestructura Potreros, establos e infraestructura adicional para el ganado

FinancieroPresupuesto general de ganadería para desarrollo de

labores e insumos

ORGANIZACIONALESFijación de precios de venta para ganado y

pajillas

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO CÓDIGO CARGAG1

GESTIÓN DEL RECURSO HÍDRICO VERSIÓN 1

PARTICIPANTES Ingeniero de recurso hídrico, Gerente de campo, Ingeniero agrónomo, Supervisores de caña y ganadería, obreros de campo, pasante ingeniería ambiental, contadora asistente, ingeniero control técnico, jefe de compras

OBJETIVO DEL PROCESO Asegurar la disponibilidad del recurso hídrico para todos los procesos realizados en las haciendas, garantizando la efectividad de las labores de riego, suministro a las casas, oficinas y bebederos del ganadoUltima

actualización

ALCANCEDesde que se genera el requerimiento del recurso hídrico en las actividades de las haciendas, hasta la planeación y ejecución de actividades que permitan la correcta distribución

del recurso en las zonas estipuladasRESPONSABLE Ingeniero de recurso hídrico

1. Haciendas debidamente

abastecidas de agua



1. Gestionar la correcto abastecimiento de

agua hacia los bebederos

1. Verfiicar la disponibilidad de agua en los

bebederos

2. Verificar a través de análisis fisico

químicos y microbiológicos la calidad del

agua

1. Ejecutar las actividades que garanticen

el flujo necesario de agua

1. Verificar la eficiencia del abastecimiento

y disponibilidad del agua

2. Verificar a través de análisis fisico

químicos y microbiológicos la calidad del

agua

1. Ajustes al proceso de abastecimiento si

es necesario

2. Toma y análisis de muestras de agua

1. Ajustes al proceso de abastecimiento si

son necesarios

2. Toma y análisis de muestras de agua

1. Normatividad nacional y

territorial del uso de las fuentes

hídricas (Resoluciones, leyes y

decretos

1. Abastecimiento de aljibes

para casas y oficinas en

haciendas

1. Siembra y cultivo

de caña de azucar

2. Pastos para

ganadería

1. Necesidad de riego de los

cultivos y pastos

2. Eficiencia de aplicación de

riego

3. Eficiencia en la conducción

de riego

4. Eficiencia de

almacenamiento

1. Determinar los periodos y cantidades

requeridas de riego en los cultivos y pastos

2. Revisar y analizar de los balances

hídricos del cultivo

3. Identificar las fuentes de riego utilizables

4. Programar los riegos a realizar en las

suertes

1. Ejecutar los riegos dependiendo del tipo

de sistema de riego, en conjunto con los

supervisores de campo

2. Capacitar al personal en operaciones de

riego y conservación del recurso hídrico

1. Determinar los periodos, cantidades y

calidad de agua requeridas por el ganado

1. Determinar los requisitos para el flujo

constante de agua

2. Determinar la cantidad y calidad de agua

requeridas para los habitantes

1. Ganadería

1. Necesidad de agua en la

cría y levante de ganado

2. Eficiencia de conducción de

agua

1. Haciendas

(Guaguyá, Campiña y

García Abajo)

1. Verificar el coeficiente de uniformidad en

la aplicación de la lámina de agua

2. Verificar la uniformidad de distribución,

teniendo en cuenta velocidad y dirección

del viento

3. Evaluar el estado de los balances

hídricos para verificar los niveles de agua

necesarios

1. Ministerio de

ambiente y desarrollo

sostenible

2. Corporaciones

Autónomas

Regionales del Cauca

y Valle del Cauca

(CVC y CRC)

1. Programar trámites y renovación de

licencias

2. Diseñar los cambios en base a los

requerimientos de las CAR

3. Formulación de planes para el

cumplimiento del PUEAA

4. Administrar los recursos necesarios para

cumplir con requerimientos de las CAR

1. Gestionar las solicitudes de los trámites

y renovación de las licencias

2. Ejecutar adecuaciones para el uso de las

fuentes hídricas según requerimientos de

las CAR

3. Implementar el programa de uso

eficiente y ahorro del agua

4. Manejar la documentación relacionada

con los trámites de las conseciones

1. Seguimiento y control a las actividades

realizadas para cumplimiento de las

resoluciones emitidas por CAR

2. Seguimiento a la vigencia de las

licencias

3. Seguimiento a las solicitudes, quejas y

reclamaciones radicadas

1. Licencias para el uso de fuentes

hídricas debidamente tramitadas

2. Requerimientos de uso eficiente y

ahorro del agua atendidos

debidamente

3. Programa de uso eficiente y

ahorro de agua

1. Cultivo de caña de

azúcar

2. Ganadería

3. Casas y oficinas de

las haciendas

4. Ministerio de

ambiente y desarrollo

sostenible

5. Corporaciones

Autónomas

Regionales del Cauca

y Valle del Cauca

(CVC y CRC)

GESTIÓN DE LICENCIAS PARA EL USO DEL RECURSO HÍDRICO

RIEGO DE PASTOS Y CULTIVO

ABASTECIMIENTO DE BEBEDEROS

ABASTECIMIENTO EN LAS HACIENDAS

1. Ajustes de aplicación al proceso de riego

si son necesarios basados en las

evaluaciones de control técnico

2. Toma y análisis de muestras de suelos y

agua

3. Seguimiento y aseguramiento de calidad

de los resultados de agua y suelos

1. Cultivos de caña de azúcar y

pastos para ganadería

adecuadamente regados

2. Registros y evaluaciones de riego

(lámina aplicada promedio y

coeficiente de uniformidad)

3. Personal capacitado según los

requerimientos normativos


azucar

2. Ganadería

1. Adecuar la infraestructura para la

renovación de futuras licencias

2. Reporte de mediciones de flujo

3. Realizar ajustes para dar cumplimiento a

los requerimientos planteados si es

necesario

1. Haciendas

(Guaguyá, Campiña,

García Abajo)

2. Obreros y personal

de campo

1. Bebederos de ganado

oportunamente suministrados de

agua

1. Ganadería

Fichas técnicas de motores y estaciones de

bombeo

Procedimiento de gestión del recurso

hídrico - PESGAG1

CONTROL DE CAMBIOS



Cargo: Gerente general

CONTROL INTERNO

Capacitación al personal

de riego

(Número de personal

capacitado al final del año/

Número de personal dedicado

a riego) * 100

Anual




Falta de suministro de

riego

(# De suertes con bajo

suministro según Balance

Hídrico/ Total de suertes)*100

Semanal RevisadoNombre: Hamilton Idrobo

Cargo: Ing. Recurso hídrico

Variación en consumo de

agua por hacienda

((Consumo mes actual -

Consumo mes año

anterior)/Consumo mes Año

Anterior)*100

NOMBRE DEL

INDICADORFÓRMULA

FRECUENCIA DE

ANÁLISIS

Mensual

Deterioro o contaminación de las fuentes hídricas

Fallas en el abastecimiento

Negativas de los entes de regulación

Daño o mal funcionamiento de equipos debido a mala calibración

1. Implementar acciones correctivas,

preventivas y de mejora al sistema de riego

y equipos cuando sea necesario

2. Proyectar la adquisición de nuevas

herramientas, tecnología y mejoras al

sistema hídrico

3. Control y calibración de medidores de

agua

1. Infraestructura hidráulica y de los

componentes del sistema en buen

estado y adecuado funcionamiento

(medidores de agua, cañones de

riego, motores de bombeo, tuberías

de riego, etc.)

2. Informes de mantenimiento y

estado de fuentes hídricas

Estandar de producción BONSUCRO

FinancieroPresupuesto para los proyectos de mantenimiento y

adecuación, así como mejoras tecnológicas


Formatos de registro de mediciones de

consumo en labores de riego

Procedimientos

Registros

NORMATIVOS

1. Coordinar y ejecutar las labores de

construcción de sistemas de riegos para

cultivos

2. Gestionar la ejecución del mantenimiento

de la infraestructura hidráulica y del sistema

hídrico

1. Verificar la eficiencia de conducción del

riego

2. Verificar que los mantenimientos se

hayan hecho según el cronograma y fichas

técnicas de los equipos

3. Verificar la correcta operación de los

componentes

4. Monitorear el estado de las fuentes

hídricas (pozos, ríos, aljibes, etc.)


Manuales

Rezago en tecnologías eficientes

1. Determinar los requerimientos de riego

de los cultivos

2. Diagnosticar el estado de la

infraestructura hidráulica y componentes

del sistema hídrico

3. Presupuestar y programar el cronograma

de mantenimientos requeridos, preventivos

y correctivos

1. Infraestructura

hidráulica y

componentes del

sistema de las

haciendas (Guaguyá,

Campiña y García

abajo)

1. Construcción de

infraestructura de riego para

cultivos

2. Mantenimiento de la

infraestructura hidráulica, de

casas, bebederos, riegos y

componentes del sistema

hídrico

3. Eficiencia de conducción de

agua

4. Eficiencia de

almacenamiento

Mediciones incorrectas de humedades y aguas subterraneas debido a

instrumentos inadecuados

InfraestructuraSoftware de balance hídrico de CENICAÑA

Sistemas de riego, motobombas, máquina de dranajes,

cañones aspersores, tubería de riego por ventanas

Normativas del recurso hídrico expedidas por el

ministerio de ambiente y desarrollo sostenible

Diferentes resoluciones de la CVC y CRC


Talento humanoIngeniero de recurso hídrico, ingenieros agrónomos,

supervisores y obreros de campo

MANTENIMIENTO DE LA INFRAESTRUCTURA HIDRÁULICA


CLIENTES


azúcar

2. Ganadería

Uso eficiente y responsable del recurso

LEGALES

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO CÓDIGO CARCTN1

CONTROL TÉCNICO VERSIÓN 1

OBJETIVO DEL PROCESOMonitorear los procesos productivos de campo y cosecha de caña de azúcar, basándose en la calidad, eficiencia y oportunidad de las operaciones, para conseguir un balance que lleve al establecimiento de un

sistema integral de control y mejoramiento continuo

Ultima

actualización

ALCANCEDesde la definición de los criterios de evaluación de las labores de campo, pasando por la inspección y aseguramiento de los implementos, hasta la auditoría de calidad de las

labores ejecutadas en campo y control de las especificaciones técnicas del cultivoRESPONSABLE Ingeniero control técnico

PARTICIPANTES Ingeniero control técnico, Ingenieros agrónomos, Supervisores de campo, aprendices, obreros de campo



Financiero Presupuesto para operaciones de evaluación LEGALESProcedimientos

ORGANIZACIONALES


Talento humano Aprendices supervisores y obreros de campo Instructivos Instructivos de evaluaciones control técnico CLIENTESCubrimiento de evaluaciones de control

técnico

RevisadoNombre: Diego Bedoya

Cargo: Ing. de control técnico

CONTROL INTERNO

Porcentaje de cobertura

en labores de campo

(∑Labores evaluadas / Total

labores realizadas)*100Semanal


Cargo: Pasante Ing. IndustrialFalta de calibración de los instrumentos de medición

Metodología de evaluación inadecuada

Entrega de informes inoportuna

NOMBRE DEL

INDICADORFÓRMULA

FRECUENCIA DE

ANÁLISIS

Índice de calidad de las

labores (ICL)

de puntajes de

evaluaciones realizadas por

proceso



CONTROL DE CAMBIOS


1. Elaborar programación de las

evaluaciones de campo de acuerdo a la

prioridad de las labores

2. Determinar los métodos, procedimientos

y formatos para evaluaciones

3. Establecer las especificaciones y

parámetros de control

1. Requerimiento de

seguimiento y control a las

operaciones del cultivo de caña

2. Ejecución de las labores de

campo

3. Muestras recogidas en

campo

4. Resultados e informes de

evaluaciones anteriores

1. Planeación y

direccionamiento

estratégico


azúcar

Incumplimiento del cronograma de evaluaciones



Registros Ver listado maestro de documentos CTN

Semanal

Infraestructura Equipos de medición y recolección de muestras

1. Revisión y análisis de las labores de

campo

2. Recopilación de datos en campo

3. Elaboración y presentación de informes

de evaluaciones

4. Generación de acciones correctivas,

preventivas o de mejora

5. Seguimiento a los planes de acción y

mejora en campo

1. Verificar la efectividad de ejecución de

las evaluaciones

2. Verificar la efectividad de los controles

establecidos

3. Verificar la efectividad de acciones

correctivas, preventivas y de mejora

Efectividad de la auditoría de campo

1. Corregir inconsistencias en el proceso de

control técnico si es necesario

2. Ajustar los parámetros, especificaciones

y metodologías de evaluación cuando sea

necesario

1. Seguimiento y control al

proceso de cultivo de caña de

azúcar

2. Aseguramiento de las

condiciones de calidad

establecidas para el proceso

3. Informes de evaluaciones y

desempeño de las labores

4. Identificación de oportunidades

de mejora en las labores

5. Programación de evaluaciones

a las labores

-

1. Planeación y

direccionamiento

estratégico


azúcar

ELABORACIÓN Y PAGO DE NÓMINA

1. TODOS LOS

PROCESOS

1. TODOS LOS

PROCESOS

1. TODOS LOS

PROCESOS

1. TODOS LOS

PROCESOS

DESVINCULACIÓN DE PERSONAL

1. Acta de descargos

2. Desvinculación si es requerida

1. Desvinculación de

colaboradores

1. Verificar que la elaboración, liquidación y

actualización de nómina se haga dentro de

las disposiciones legales

1. Elaborar y liquidar de nómina

2. Pago de intereses de cesantías

3. Consignación en fondos de pensiones

4. Pago de prima de servicios

1. Necesidad de pago de

nómina, seguridad social y

ajuste salarial de los

colaboradores

1. Gestionar la documentación de las

solicitudes

2. Ajustar el manejo de las solicitudes para

que sea mas eficaz y eficiente

1. Verificar que las necesidades y

expectativas frente a la gestión del talento

humano hayan sido atendidas

1. Manejar las solicitudes particulares de

los colaboradores de manera eficiente

1. Verificar que las desvinculaciones fueron

hechas de acuerdo a los requisitos legales

y organizacionales

1. Corregir inconsistencias que se

presenten en el manejo del proceso

2. Gestionar la documentación del proceso


presenten en la desvinculación del personal

2. Gestionar la documentación de las

desvinculaciones

1. Determinar la documentación necesaria

para la desvinculación

2. Establecer mecanismos de entrega de

constancias a colaboradores

1. Preparar ajuste del porcentaje de

retención en la fuente para el año en curso

2. Preparar ajuste de salarios mínimos, de

aprendices y auxilios de transporte

1. Situaciones disciplinarias

2. Reglamento interno de

trabajo

1. Citación y audiencia con el colaborador

2. Establecer la relación de causalidad

entre efecto y falta

3. Sanción de acuerdo al reglamento

interno de trabajo

1. Verificar que el proceso fue hecho dentro

de las disposiciones legales

1. Realizar desvinculación del personal de

acuerdo a las disposiciones legales

1. Liquidaciones

2. Cartas y soportes laborales

3. Documentación de cesantías

4. Descargos si son requeridos

PARTICIPANTES Jefe de RRHH, Asistente general, Aprendiz SENA SST

1. Preparar reporte de situación

disciplinaria

VERIFICAR ACTUAR


presenten en la elaboración y liquidación de

nómina

2. Gestionar la documentación de nómina

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO CÓDIGO CARGTH1

GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO VERSIÓN 1

ALCANCE RESPONSABLE Jefe de recursos humanos

OBJETIVO DEL PROCESOPlanear, coordinar y dirigir las actividades que permitan el cumplimiento de la elaboración y pago de nómina, selección, evaluación y vinculación del personal requerido de acuerdo a los perfiles establecidos y el

manejo del Sistema de Seguridad y salud en el trabajo. Promoviendo un ambiente que estimule el desarrollo laboral.

Ultima

actualización

Desde el requerimiento de personal calificado y capacitado, pasando por la elaboración y pago de nómina y seguridad social, hasta la desvinculación de un colaborador.

1. Identificar necesidades de los

colaboradores

SELECCIÓN, CONTRATACIÓN E INDUCCIÓN

SALIDAS CLIENTESPLANEAR HACER


1. Personal satisfecho

2. Ambiente laboral agradable

3. Solicitudes de colaboradores

atendidas

1. Requisito de personal

calificado y capacitado

1. Solicitudes particulares de

los colaboradores, Peticiones,

quejas, reclamos y préstamos

1. Identificar los requerimientos de la

selección y contratación de personal

2. Establecer perfiles de cargo con sus

funciones y responsabilidades

3. Planear las acciones de inducción

necesarias para el cargo particular

1. Personal calificado y con

inducción

2. Perfiles de cargo determinados

y alineados con las necesidades

de la empresa

3. Personal con buena inducción a

la empresa

4. Carta de ofrecimiento del cargo

1. Verificar que los criterios de selección y

contratación se ajusten a las necesidades y

expectativas de la empresa

2. Verificar que los perfiles de cargo se

ajusten a las necesidades y expectativas

de la empresa

3. Verificar que las vinculaciones de EPS y

ARL fueron hechas de acuerdo a los

requisitos legales y que el colaborador tiene

un contrato formal establecido

4. Verificar la comprensión de los

reglamentos de trabajo

1. Realizar selección, vinculación e

inducción de los colaboradores

2. Realizar vinculación del personal dentro

de las disposiciones legales

3. Realizar afiliación del colaborador a EPS,

ARL, fondo de pensiones, cesantías y caja

de compensación

4. Presentar los documentos de inducción a

la empresa (Reglamento interno, Misión y

Visión, Historia)

5. Realizar recorrido por oficina y haciendas

para personal en inducción


presenten en la vinculación y contratación

2. Ajustar si se requiere, los criterios de

selección y contratación de acuerdo a las

necesidades y expectativas de la empresa

BIENESTAR

1. Nómina laboral organizada y

liquidada

2. Informes de situación del

personal en Multisys

1. TODOS LOS

PROCESOS

2. Planeación y

direccionamiento

estratégico

1. TODOS LOS

PROCESOS

2. Planeación y

direccionamiento

estratégico

3. Colaboradores

1. TODOS LOS

PROCESOS

1. TODOS LOS

PROCESOS

PROCESOS DISCIPLINARIOS

1. TODOS LOS

PROCESOS

1. TODOS LOS

PROCESOS

1. Definir mecanismos de evaluación del

desempeño

1. Coordinar la aplicación de evaluación de

desempeño de los colaboradores

1. Revisar y analizar con los líderes de área

los resultados de las evaluaciones

1. Definir plan de desarrollo y

capacitaciones

2. Concertación de compromisos laborales

y comportamentales

3. Ajustar si es necesario los mecanismos

de evaluación

1. Plan de desarrollo y

capacitación

2. Compensación por resultados

3. Plan de sucesión y promoción

de trabajadores

1. TODOS LOS

PROCESOS

1. TODOS LOS

PROCESOS

1. TODOS LOS

PROCESOS

1. Política y objetivos del SG-SST

definidos

2. Plan de trabajo anual del SG-

SST

3. Matriz de riesgos actualizada

4. Investigación y reportes de

incidentes

5. Bienestar laboral para los

colaboradores

1. Verificar el cumplimiento de la gestión y

resultados del SG-SST

1. Gestionar la ejecución de las actividades

para el cumplimiento de los estándares

mínimos (gestión de salud, peligros,

riesgos y amenazas)

1. Determinar presupuesto y recursos

necesarios para actividades de SG-SST

2. Planificar y programar capacitaciones y

actividades del SG-SST

3. Establecer políticas para el SG-SST

1. Actualizar el programa de SG-SST

2. Gestionar acciones correctivas,

preventivas y de mejora para el SG- SST

3. Corregir inconsistencias en planes de

mejora

4. Hacer análisis de causas de accidentes y

corregirlas

1. Programa de SG-SST

2. Normatividad legal aplicable

Documento de descripción de perfiles de cargo

Formato de solicitud de préstamosORGANIZACIONALES

Instructivos para el cargo de asistente general - MANGTH1

Recurso y equipos de oficina, software de nómina y recursos

humanos


Infraestructura


Cumplimiento de expectativas del talento

humano

LEGALES

/NORMATIVOS

Código sustantivo del trabajo

ADMINISTRACIÓN DEL DESEMPEÑO

1. TODOS LOS

PROCESOS1. Objetivos estratégicos

Talento humano CLIENTES

Implementación del

plan de bienestar

(Número de actividades

implementadas / número de

actividades planeadas)x 100

Tasa de retiros

involuntarios

(# retiros involuntarios durante

año / # promedio de

empleados durante año)x100

Anual


Jefe de RRHH, Asistente de RRHH, Aprendiz SENA SST

Elaborado

Acta de descargos CONTROL INTERNO

Res. 1111 de 2017, Dec. 1072

NOMBRE DEL

INDICADORFÓRMULA

FRECUENCIA DE

ANÁLISIS

Presupuesto para actividades de bienestar, Capacitaciones

en SO, etc.

Reglamento interno de trabajo

Tasa de

accidentalidad

(# de accidentes de trabajo en

el periodo * K) / trabajadores

en la empresa)

Anual

Manuales

SALUD OCUPACIONAL



Deficiente desempeño laboral

Capacitación deficiente e insuficiente


Selección y vinculación de personal - PESGTH4

Desvinculación de personal - PESGTH1

Salud y seguridad en el trabajo - PESGTH5

Elaboración y pago de nómina - PESGTH2

Procedimientos

Registros

Inoportunidad en liquidación de nóminas

Nombre: Guillermo Dueñas

Cargo: Jefe de R.R.H.H.



Financiero

CONTROL DE CAMBIOS


Incumplimiento a solicitudes de personal

Informes de nómina (MULTISYS)


AprobadoMensual

Revisado

Formato Único de Reporte de Accidente de Trabajo (FURAT)

CONSOLIDACIÓN, NEGOCIACIÓN Y CONTROL DE COMPRAS

1. Ingenieros

agrónomos


3. Ingeniero civíl

4. Asistente de

gerencia y socios

5. Proveedores

externos

6. Gestión financiera y

presupuestal

1. Requerimientos de

productos y servicios para el

desarrollo de las labores de

haciendas y oficina

2. Insumos para el desarrollo

de las labores de haciendas y

oficina

3. Catálogos y documentación

de proveedores

4. Almacenamiento de insumos

en las haciendas y oficina

5. Acuerdo con los

proveedores

6. Facturas de compras y

servicios

1. Planificar y proyectar las compras de

insumos o adquisición de servicios

2. Determinar las necesidades de equipos

de oficina

1. Realizar presupuesto de compras del

año

2. Recibir los requerimientos de productos y

servicios con los soportes necesarios

3. Contactar los proveedores y realizar

cotizaciones

4. Negociar condiciones de pago y

distribución de los productos o servicios

5. Elaborar ordenes de compra

6. Registrar las entradas y salidas de

insumos

7. Entrega de material al proceso que lo

requiere

8. Valorización del inventario

1. Verificar el buen estado y calidad de los

insumos y servicios adquiridos

2. Verificar el cumplimiento de las fichas

técnicas de los productos o servicios

3. Revisar los registros de entradas y

salidas

4. Revisar periodicamente que los

acuerdos que se han pactado con los

proveedores se cumplan.

1. Modificar los requerimientos de las

próximas compras cuando sea necesario

2. Realizar notas de crédito o débito a los

proveedores cuando sea necesario

3. Retroalimentación a proveedores según

las situaciones que se presenten

4. Investigar y corregir inconsistencias con

los registros de almacenamiento

1. Ordenes de compra

2. Correcto abastecimiento de

productos y servicios adquiridos


azúcar

2. Ganadería

3. Construcción y

mantenimiento de

infraestructura

4. Oficina Cali

SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

1. Proveedores

externos

2. Gestión de


1. Información sobre

proveedores

2. Políticas para el proceso de

compras

1. Establecer o actualizar criterios y

metodología de selección y evaluación

2. Identificar posibles proveedores

3. Determinar proveedores claves para ser

evaluados

1. Contactar a los posibles proveedores

2. Aplicar la selección según los criterios y

metodología establecida

3. Registrar o actualizar base de datos de

proveedores

1. Verificar que los mecanismos de

selección y evaluación sean adecuados

2. Evaluar los proveedores aprobados

según los criterios establecidos

1. Actualizar listado de proveedores

aprobados teniendo en cuenta su

respectiva evaluación

1. Listado de proveedores

aprobados

1. Gestión de


PARTICIPANTES Jefe de compras, contadora asistente, gerente de campo, asistente de gerencia y socios, ingenieros agrónomos, médico veterinario, ingeniero civíl, oficinistas de campo, supervisores de campo/ganadería



OBJETIVO DEL PROCESOGarantizar el oportuno suministro de productos y servicios para las labores de haciendas y oficina, revisando las ofertas de mercado y asegurando buenas negociaciones en precios de acuerdo a las

necesidades de la empresa

Ultima

actualización

ALCANCEDesde la recepción de solicitudes de compras por parte de los colaboradores, siguiendo con la adquisición de bienes y servicios, su contabilización para generar órdenes de pago,

hasta lograr un correcto almacenaje de los insumos y distribución interna de los serviciosRESPONSABLES Jefe de compras, Contadora asistente

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO CÓDIGO CARGCS1

GESTIÓN DE COMPRAS E INVENTARIOS VERSIÓN 1

CONTROL DE CAMBIOS


RevisadoFallos en la negociación

Ahorro total en

compras

Valor presupuestado - Valor

real de comprasMensual

Contabilización inoportunaAprobado


Cargo: Gerente generalDeterioro de inventario

Nombre: Myriam Sánchez

Cargo: Jefe de compras

MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO RIESGOS GENERALES DEL PROCESO CONTROL INTERNO

NOMBRE DEL

INDICADORFÓRMULA

FRECUENCIA DE

ANÁLISIS

Cantidades incorrectasElaborado



Solicitudes oportunas(Solicitudes suministradas a

tiempo / Total solicitudes)x100Mensual

Facturación incorrecta

Producto equivocado o ficha técnica inadecuada

Registro de cotizaciones

ASIGNACIÓN DE RECURSOS REQUISITOS A CUMPLIR

Talento humano Jefe de compras CLIENTES Acuerdos y negociaciones pactadasContabilización, valorización y conteo de inventarios - PESGCS2

ProcedimientosCausación y pago de facturas - PESGCS3

Instructivo para la creación de proveedores - MANGCS1Financiero Presupuesto para compras LEGALES

Realización de buenas compras bajo los

criterios establecidos por gerenciaInfraestructura

Requisitos DIAN


Procedimiento de adquisición de bienes y servicios - PESGCS1

Equipo de oficina, Almacén en las haciendas ORGANIZACIONALESRegistrosOrdenes de compra/servicios

9. GCS/Procedimientos/Contabilización, valorización y conteo de inventarios.xlsx




9. GCS/Procedimientos/Causación y pago de facturas o documentos equivalentes.xlsx




9. GCS/Instructivo creación de proveedores en el sistema.docx







1. Procesos con

necesidades de

apoyo informático

OBJETIVO DEL PROCESOMantener el correcto funcionamiento de la estructura tecnológica existente, ajustar el sistema a las necesidades de GARCÉS EDER S.A.S., implementar nuevas soluciones tecnológicas de manera oportuna y

eficiente, manteniendo la transparencia y accesibilidad de la información necesaria para el cumplimiento de las funciones administrativas y de las haciendasUltima actualización

ALCANCEDesde la recepción de las necesidades de apoyo informático, la administración y gestión del sistema informático y los equipos que garantizan su operación, la evaluación de los

objetivos propuestos en cada nueva implementación, hasta el aseguramiento de la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la informaciónRESPONSABLE Jefe de sistemas

1. Todos los procesos

involucrados con

plataforma y/o

equipos


involucrados con

plataforma y/o

equipos

ADECUACIONES DEL SISTEMA

MANTENIMIENTO DEL SISTEMA

DESARROLLO DE NUEVOS MÓDULOS

1. Requerimentos de soporte

en plataforma de información

contable,costos y producción

1. Dar soporte y actualización a los nuevos

módulos

2. Ajustar si es necesario los manuales de

instrucciones de manejo de los módulos

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO CÓDIGO CARGTI1

GESTIÓN DE TECNOLOGÍA E INFORMACIÓN VERSIÓN 1

PARTICIPANTES Jefe de sistemas, Asistente de gerencia y socios, técnicos en mantenimiento de equipos



PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN


involucrados con

plataforma y/o

equipos


involucrados con

plataforma y/o

equipos

1. Información disponible para los

usuarios autorizados y protegida

adecuadamente

2. Comunicación informática efectiva

entre oficina y haciendas

1. TODOS LOS

PROCESOS

1. Ajustar si es necesario la frecuencia de

ejecución de los mantenimientos

2. Ajustar si es necesario los planes de

manteniento

1. Plataforma informática y equipos

funcionales y en buen estado

1. Procesos con

necesidades de

apoyo informático

1. Gestionar la seguridad y disponibilidad

de la información contenida en la

plataforma

2. Crear controles de seguridad e

implementar tecnologías y protocolos de

manejo de información

1. Definir los lineamientos que garanticen

la confidencialidad, integridad y

disponibilidad de la información

1. Necesidad de protección y

flujo eficiente de información

interna y externa

1. Requerimientos particulares de los

usuarios atendidos

1. Creación de nuevos

módulos de información

1. Diseñar los nuevos módulo en base a

los requerimientos expresados por la

empresa

2. Generar un ambiente de pruebas para el

control y desarrollo de los nuevos módulos

1. Creación de nuevos módulos

funcionales

2. Integración de nuevos módulos y

actualizaciones a la plataforma

1. Controlar que el funcionamiento de los

módulos implementados sea el esperado

2. Verificar que el requerimiento haya sido

atendido

3. Registrar y comunicar las nuevas

funciones implementadas

1. Atender las peticiones, quejas, reclamos

y sugerencias relacionados con el

funcionamiento del sistema de información

2. Implementar mejoras al desempeño y

funcionalidad

1. Definir la estrategia de atención a las

solicitudes

1. Dar seguimiento a las mejoras

implementadas

2. Verificar que el requerimiento haya sido

atendido

3. Registrar y comunicar los cambios en la

plataforma

1. Ajustar cuando sea necesario los tiempos

de respuesta a las solicitudes

2. Mejorar los canales de atención a las

solicitudes cuando sea necesario

1. Módulos informáticos integrados al

sistema para operación

2. Manuales de instrucciones de los

módulos compuestos detalladamente

1. Necesidad de

Mantenimiento de plataforma y

equipos

1. Elaborar planes de mantenimiento

preventivo de plataforma y equipos

1. Comunicar y coordinar el mantenimiento

2. Ejecutar el plan de mantenimiento

programado

1. Verificar que el plan de mantenimiento

se haya ejecutado según lo programado

1. TODOS LOS

PROCESOS

1. Verificar la disponibilidad de la

información para los usuarios autorizados

2. Verificar la efectividad de los controles y

protocolos establecidos

1. Ajustar si es necesario las estrategias de

protección de datos

2. Corregir las fallas que puedan surgir para

mejorar la disponibilidad de la información

Procedimientos

RegistrosSolicitudes de desarrollo a usuarios del

sistema

LEGALES/NORMATIVO

SN/A

ORGANIZACIONALESSocialización de las funcionalidades del sistema

Capacitación de los usuarios en uso del sistema

(Número de actividades de

Mantenimiento realizados /

Número de actividades de

Mantenimiento Programados)

x 100

Anual

InfraestructuraDisponibilidad de los equipos informáticos y redes para

garantizar el correcto funcionamiento del sistema

FinancieroPresupuesto para la compra y mantenimiento de equipos y

desarrollos

Manuales de funcionamiento de

MULTISYSCLIENTES

Disponibilidad de la información digital

Seguimiento a la implementación del sistema de

información

No disponibilidad de la información o aplicaciones requeridas

Seguridad de la información de la entidad

Interrupción de la prestación de servicios de red

Secuestro de información o ransomware

CONTROL INTERNO




RevisadoNombre: Luis Neira

Cargo: Jefe de sistemas

Irregularidades de

seguridad

(Número de irregularidades

tratadas/ Irregularidades

detectadas)x100

NOMBRE DEL

INDICADORFÓRMULA

FRECUENCIA DE

ANÁLISIS

Plan de mantenimiento de

equipos

Instructivos para las tareas de cada

módulo

Actualizaciones para las funciones del

sistema



Pérdida de la información en soporte magético

CONTROL DE CAMBIOS


Trimestral Aprobado


Informes de estado del sistema y redes de

la empresa


Talento humanoDisponibilidad del personal para la creación, actualización

y mantenimiento de los módulos y sistemaManuales

CAUSACIÓN DE FACTURAS

1. Proveedores

externos de servicios

fijos

1. Necesidad de efectuar

pagos por compromisos

adquiridos con proveedores

1. Programación de fechas de vencimiento

de pago de documentos

1. Causación de facturas o documentos

equivalentes

2. Elaborar solicitudes de pago

1. Verificar que las causaciones sean

acorde a los valores reportados

2. Verificar que los movimientos contables

hayan sido registrados

1. Realizar notas crédito o débito a los

proveedores cuando sea necesario

1. Solicitudes de pago de los

documentos causados

2. Correcto abastecimiento de los

servicios adquiridos

1. TODOS LOS

PROCESOS

CARGCO1

GESTIÓN CONTABLE VERSIÓN 1

HACER VERIFICAR ACTUARCIERRE CONTABLE

CÁLCULO DE INGRESOS

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO CÓDIGO

1. Planeación y

direccionamiento

estratégico

2. Entes de control

3. Bancos

1. Procesos que

generan información

contable en la

empresa

2. Entes de control

1. Información contable de

Garcés Eder S.A.S.

2. Normatividad legal vigente

1. Estados financieros aprobados y

presentados

2. Informes contables para entes

de control

3. Estados financieros para bancos

1. Facturación de ganado

2. Facturación de caña

3. Facturación de Otras ventas

4. Contratos de arrendamiento

de bienes

1. Clientes de la

empresa

1. Ingresos por ventas de

ganadería, caña de azúcar y otras

ventas aprobados

1. Tesoreria


1. Gestión de


2. Planeación y

direccionamiento

estratégico

1. Facturación de activos fijos

nuevos

OBJETIVO DEL PROCESO Preparar, gestionar y verificar información contable y financiera de calidad, cumpliendo con las normas legales vigentes aplicables a la empresaUltima

actualización

1. Realizar ajustes contables cuando sea

necesario

2. Hacer las reclasificaciones pertinentes

1. Informe de activos fijos

1. Planeación y

direccionamiento

estratégico

2. Gestión de

impuestos


1. Revisar vida útil de los activos que ya

existen en la empresa

2. Verificar si hay nuevos activos por crear

en el periodo

1. Hacer ajustes si es necesarios de la vida

util de los activos de la empresa

1. Programación de solicitudes de

facturación

1. Realizar solicitudes de facturación de

arrendamientos, ventas de ganado y otras

ventas

2. Realizar registros de facturación en base

a las ventas efectuadas

1. Verificar los registros generados de

facturación

2. Verificar la conciliación de facturas con

ingresos en cuentas bancarias

1. Realizar los ajustes que se necesiten en

la Facturación

1. Recolección de la información de

adquisicón o baja de activos fijos

1. Creación o modificación de registros en

el módulo de activos fijos

2. Grabar el comprobante

3. Dar de baja activos por terminación de

su vida util o por venta

ADMISITRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS

ALCANCEDesde la revisión de los registros de movimientos contables y financieros, pasando por la conciliación, hasta los procesos de cierre contables y la generación de informes de

estados financieros acordes a la situación de la empresa para su presentación ante los entes de controlRESPONSABLE

PARTICIPANTES Contador general, Contadora asistente, Jefe de costos, Jefe de Impuestos, Tesorera


SALIDAS CLIENTESPLANEAR

Contador general

1. Establecimiento de políticas para los

procesos contables

2. Recolección de información contable

generada por la empresa

3. Creación y/o modificación de cuentas

contables en Multisys según sea necesario

1. Realizar conciliación de cuentas

2. Realizar procesos de cierre contable

(Depreciaciones, amortizaciones, notas

contables, etc)

3. Emitir comprobantes de costos y ventas

mensuales

4. Realización de la provisión de impuesto

de renta

5. Preparación de estados financieros

anuales y extraordinarios

6. Generación y presentación de informes

para entes de control

7. Conciliación de cuentas con compañías

vinculadas

8. Apertura y cierre de periodos contables

en el sistema

1. Revisión y análisis de cuentas contables

de la empresa

2. Verificar los movimientos contables

generados durante el cierre

3. Revisión de conciliaciones bancarias de

personas naturales

Manuales CLIENTES Entrega de informes a entres de controlTalento humano Contador general, asistente de contabilidad


ORGANIZACIONALESEntrega de informes según el cronograma

contable

InfraestructuraOficina, equipos de cómputo, software contable, acceso a la

plataforma MULTISYS

Financiero N/A


Registros

Balances de prueba

Evaluación de rentabilidad, posición

financiera, capacidad de crecimiento, flujo

de fondos

Contabilización y procesos de cierre -

PESGCO1

NOMBRE DEL

INDICADORFÓRMULA

FRECUENCIA DE

ANÁLISIS

LEGALES

Ley 1314 de 2009, reglamentada por el

decreto 2420 de 2015

Normas internacionales de información

financiera

Procedimientos

CONTROL DE CAMBIOS

Revisado

Aprobado

Inexactitud en las cifras reportadas

Incumplimiento de las disposiciones legales

Incumplimiento en entrega de informes

Mensual



CONTROL INTERNORIESGOS GENERALES DEL PROCESO



Nombre: Diego Nieto

Cargo: Contador general

Omisión de ajustes contables y clasificación contable inadecuada

Pérdida de la información

Cumplimiento del

Cronograma de Cierre

Contable

Días de Demora en Cierre

Contable = Fecha de Cierre -

Fecha de Cierre Programada


1. Proveedores

2. Procesos de

compras, tesorería,

impuestos, costos,

contabilidad, recursos

humanos

1. Pagos y consignaciones

2. Trámites bancarios

3. Otras diligencias de la

empresa

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO

ALCANCEManejo y organización de la documentación producida y recibida por los procesos internos y externos, desde su llegada hasta su destino en las haciendas con el objeto de facilitar

su utilización y conservación por parte de las partes interesadasRESPONSABLE

OBJETIVO DEL PROCESOOrganizar y controlar el manejo de la documentación e información producida y recibida en desempeño de las funciones realizadas por GARCÉS EDER S.A.S. para garantizar la protección del patrimonio

documental de la empresa, facilitar su uso y conservación en cumplimiento con los requerimientos internos.

CÓDIGO

PARTICIPANTES

PLANEAR HACER VERIFICAR

1. Proveedores

2. Haciendas García

Abajo, Campiña y

Rozo

1. Facturas

2. Correspondencia interna y

externa

3. Comunicaciones con

proveedores y personas

naturales

1. Programar las entregas de

correspondencia en oficina

2. Priorizar los envíos a las haciendas o

proveedores

1. Recepción de correspondencia

2. Relación y registro de las entradas y

salidas de correspondencia

1. Seguimiento al envío de correspondencia

hacia las haciendas o proveedores

2. Verificación telefónica o electrónica de la

recepción de correspondencia desde la

oficina

1. Mejorar los controles de seguimiento

aplicados a la correspondencia

2. Hacer entrega oportuna de la

correspondencia en la oficina

1. Correspondencia correcta y

oportunamente distribuida en la

oficina

2. Registro de las entradas y

salidas de correspondencia

PROVEEDORESACTUAR

ARCHIVO FÍSICO

MANEJO DE CORRESPONDENCIA

CARGDO1

GESTIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN 1

Ultima

actualización

1. Definir los criterios de la organización de

la documentación física

2. Programar el traslado de la

documentación mas antigua

3. Identificar los recursos necesarios para

el mantenimiento de archivo físico

1. Monitorear el estado del archivo físico

2. Verificar el estado de almacenamiento de

la documentación

3. Verificar la secuencia de actualización de

documentación

4. Hacer seguimiento a la documentación

extraida, según sea requerido

5. Verificar el nivel de capacidad del cuarto

de archivo

1. Mejorar la organización de la

documentación para su mas fácil acceso

2. Realizar los ajustes necesarios a la

distribución física del archivo

3. Ajustar si se requiere la secuencia de la

documentación física

1. Archivar la información correspondiente

a los módulos de personal, impuestos y

proveedores

2. Actualización de documentación si se

requiere

3. Prestar el servicio de consulta y

préstamo de documentos de archivo

4. Realizar mantenimiento al archivo físico

5. Enviar la documentación mas antigua a

las haciendas

Asistente general

Encargado de mensajería y archivo, asistente general y recepcionista

ENTRADASACTIVIDADES

SALIDAS CLIENTES

1.Gestión de tesorería

2. Planeación y

direccionamiento

estratégico

3. Gestión de


1. Documentos archivados y

organizados de acuerdo a las

necesidades de la empresa

2. Documentos actualizados y

disponibles para su consulta

3. Archivo físico en buenas

condiciones

4. Documentación antigua

despachada hacia las haciendas

1. Trámites bancarios

completados

2. Pagos y consignaciones

ejecutadas

3. Envíos de correspondencia

correctamente gestionados

4. Otras diligencias

correctamente tramitadas

1. Comprobantes de pago,

impuestos, cheques, aportes

parafiscales

2. Planos de obras civiles,

escrituras de la empresa,

estudios y avalúos

3. Archivo de personas

naturales

4. Documentación de nómina,

contratos, fondos de

pensiones, EPS

5. Correspondencia interna y

externa

6. Documentación de costos

del negocio

7. Documentación de

proveedores

MENSAJERÍA


2. Nómina

1.Haciendas García

Abajo, Campiña y

Rozo

2. Oficina Cali

1. Entidades

bancarias

2. Proveedores

externos

1. Inscripción en cámara de comercio

2. Gestionar el envío de correspondencia

bancaria, apartados aereos, compañías de

seguros, notarías y otros.

3. Recepción, distribución y entrega de

comunicaciones internas y externas

1. Programación de los trámites y

diligencias según sean requeridos

1. Controlar la entrega de correspondencia

2. Verificar el buen estado de la

documentación de los trámites

3. Comprobar la efectividad de los trámites

realizados

1. Mejorar los tiempos de respuesta para la

gestión de la correspondencia

2. Agilizar la gestión de los trámites y

comunicaciones internas y externas

ProcedimientosProcedimiento de control de registros

físicos

Relación de entrega de correspondencia



Deterioro de la documentación

Ejecución no oportuna de los trámites

N/A

InfraestructuraInstalaciones locativas adecuadas para el manejo y la

conservación de la información documental, además de

papelería e insumos adecuados

FinancieroPresupuesto para el mantenimiento del archivo físico y

transporte de correspondencia

LEGALES/NORMATIVO

S

CONTROL INTERNO

Manuales

Elaborado

ORGANIZACIONALESOrganización del archivo según áreas

funcionales



RevisadoNombre: Sonia Ramírez

Cargo: Asistente general

Riesgos biológicos de manipulación

Robo y/o pérdida de la información

Entrega tardía de correspondencia


ASIGNACIÓN DE RECURSOS REQUISITOS A CUMPLIR

Talento humanoPersonal comprometido con la gestión efectiva de la

documentación

Disponibilidad de la información en archivo

físico

Registros

- CLIENTES

CONTROL DE CAMBIOS


Aprobado


MANEJO DE CUENTAS BANCARIAS

PAGOS DE LA EMPRESA

FACTURACIÓN DE VENTAS


1. Gerencia general

2. Entidades

financieras

3. Gestión tributaria y

de seguros

1. Gestión de

compras

2. Gestión del talento

humano

3. Proveedores

externos

4. Gestión tributaria y

de seguros

5. Entidades

gubernamentales

1. Proveedores

externos


que soliciten pagos

3. Gestión documental

4. Entidades

gubernamentales

5. Garcés Eder S.A.S.

1. Determinación de material residual para

ventas

2. Recepción de dinero por ventas de

ganadería, actividades de caña de azúcar y

material residual

1. Facturación electrónica de ventas

2. Recaudación de pagos

1. Ganadería

2. Siembra y cultivo

de caña de azúcar

1. Recaudos de pagos por

concepto ganadería

2. Recaudo de pagos por

actividades de caña de azúcar

3. Recaudo por ventas de material

residual de las haciendas

1. Comprobación de cifras reportadas y

montos ingresados

2. Verificación de pagos efectuados por

compradores

1. Instrucciones de manejo de

cuentas bancarias

2. Políticas de manejo de pagos y

cheques

3. Presupuesto aprobado para

pagos

1. Ejecución diaria del flujo de caja

2. Verificar el buen manejo de las cuentas

bancarias de acuerdo a las políticas

establecidas

1. Solicitudes de pagos de

compras y servicios adquiridos

2. Necesidad de pago de nómina

3. Gastos no programados

4. Solicitudes de pago de seguros

y obligaciones tributarias de la

empresa

5. Programación de pagos según

calendario tributario

1. Efectuar pagos de aportes parafiscales

proveedores, nómina, servicios públicos,

alquileres, servicios adquiridos, etc.

2. Efectuar pago de aportes de personas

naturales

3. Generar confirmaciones de pagos

4. Ejecutar pago de obligaciones tributarias

conforme a la normatividad aplicable

1. Administración del flujo de cajas menores

(Empresa y personas naturales)

2. Gestionar el manejo de cuentas

bancarias

3. Gestión de relaciones con entidades

financieras

1. Informes de movimientos

bancarios

2. Cuentas bancarias organizadas y

al día

3. Mejoras aplicadas

1. Mejoramiento en base a los resultados de

las auditorías internas

2. Ejecución de los planes de mejoramiento

3. Solicitudes por convenios bancarios según

sea requerido

1. Programación de movimientos financieros en

coordinación con gerente general

2. Programar entrega de informes bancarios

3. Determinar las necesidades de financiamiento

crediticio

4. Planificar la suscripción y renovación de

convenios con entidades financieras

1. Programar pagos fijos mensuales de la

empresa y personas naturales

2. Recepción de solicitudes de pagos de la

empresa

3. Identificación de convenios para adquisición

de créditos y retribución de pagos

1. Ingresos por ventas de ganadería

y actividades de caña de azúcar

1. Solicitudes de modificación de condiciones

de pagos si es necesario

2. Modificación de facturación si es necesario

1. Planeación y

direccionamiento

estratégico

2. Entidades

financieras

1. Comprobación de cifras en cuentas

bancarias con las facturas de pago

2. Verificar transferencias de fondos

3. Elaborar informes de cierre de cajas y

movimientos bancarios

4. Seguimiento a comportamiento de pagos

5. Verificar que las obligaciones tributarias

se han pagado acorde con la normatividad

vigente

1. Modificación de condiciones de pago

según sea requerido

2. Ajustes a la programación de pagos según

sea necesario

1. Pagos a proveedores realizados

2. Impuestos y obligaciones de la

empresa pagadas y cumplidas

3. Registro de confirmaciones de

pago

PARTICIPANTES Gerente general, tesorera, contador general, contadora asistente, jefe de impuestos, mensajero



OBJETIVO DEL PROCESOGestionar facturación por ventas, efectuar pagos a proveedores, nómina, reembolsos de caja menor y transferencias de fondos que son necesarias para cubrir dichos pagos (Nóminas, cajas menores, servicios públicos,

solicitudes de pago, viáticos, e impuestos, entre otros).

Ultima

actualización

ALCANCEDesde la recepción de solicitudes de pagos de la empresa, hasta efectuar los pagos de obligaciones financieras en los periodos acordados y la recepción de dinero por concepto de ventas

producto de las actividades del negocioRESPONSABLE Tesorera

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO CÓDIGO CARGTE1

GESTIÓN DE TESORERÍA VERSIÓN 1

Mensual

LEGALESResolución 1 de 2008 - Cajas menores

Decreto 111 de 1996 - Estatuto orgánico del

presupuesto

Procedimientos Facturación de ventas - PESGTE1

Confirmaciones de pago

ORGANIZACIONALESPolíticas de manejo de cheques y cuentas

bancariasMEDICIÓN Y SEGUIMIENTO

Acceso al sistema MULTISYS

Equipo de oficina y cajas fuertesRegistros

Confirmaciones de estado de cuentas

Presupuesto de pagos de la empresa

Crédito aprobado con entidades financieras


Infraestructura

RevisadoNombre: Dora Monedero

Cargo: Tesorera

Fraude electrónico



NOMBRE DEL

INDICADORFÓRMULA

FRECUENCIA DE

ANÁLISIS

Aprobado


Inexactitud en las cifras reportadas

Pago no oportuno de nómina y seguridad social

Incumplimiento de acuerdos de pago con proveedores

CONTROL INTERNO



Cargo: Pasante Ing. IndustrialPorcentaje de ejecución

de presupuesto para

pagos

(Ejecución causada del presupuesto /

Ejecución planeada del presupuesto)

x 100

Anual

Oportunidad en la

cancelación de solicitudes

de pago

(Total solicitudes de pago canceladas

oportunamente/Total solicitudes de

pago de pago recibidas)*100

Financiero

Talento humanoApoyo de mensajero para pagos que no sean electrónicos y

consignaciones bancarias requeridasManuales

Instructivos de pago de cada entidad

bancariaCLIENTES

Cumplimiento de acuerdos y condiciones de

pago

CONTROL DE CAMBIOS


1. Hacer ajustes al presupuesto cuando

sean requeridos, hasta lograr su

aprobación por parte de gerencia

1. Presupuesto aprobado por

gerencia1. Todos los procesos

1. Necesidad de asegurar los

bienes y operaciones de la

empresa

2. Pólizas de seguros

1. Revisar con apoyo de asesores externos

las mejores opciones de seguros de

acuerdo a las necesidades de la empresa

1. Verificar que las pólizas seleccionadas

cubren las necesidades de la empresa

2. Verificar las fechas de vigencia y

vencimiento de las pólizas

1. Negociar las condicones de futuras

pólizas cuando sea necesario

1. Garcés Eder S.A.S.

2. Entes territoriales y

nacionales de control

y vigilancia

3. Asesores externos

1. Declaración de retención en la

fuente

2. Declaración de IVA

3. Declaración de ICA

4. Declaración de renta y

complementarios

5. Declaración de activos en el

exterior

5. Información exógena

6. Certificados de ingresos y

retenciones

1. Entes territoriales y

nacionales de control

y vigilancia

(DIAN, Alcaldías, etc.)

2. Personas naturales

1. Verificar la correcta aplicación de las

normas vigentes en las declaraciones

tributarias y de medios magnéticos

1. Hacer ajustes a las declaraciones

tributarias y medios magnéticos si es

necesario

1. Elaborar declaraciones tributarias

mensuales de impuestos nacionales y

territoriales

2. Elaborar declaraciones tributarias acorde

al calendario tributario y fechas de

presentación de impuestos

3. Elaborar medios magnéticos según la

información contable

4. Presentar de manera oportuna las

declaraciones tributarias e información

exógena

1. Revisar causaciones y documentos

contables

2. Consultar beneficios tributarios en las

normas aplicables

3. Preparar provisiones tributarias de

acuerdo a la normatividad vigente de los

diferentes entes locales, regionales y

nacionales

1. Normatividad tributaria

2. Información contable de la


3. Asesoría en temas

tributarios

1. Necesidad presupuestal

2. Normatividad relacionada

con presupuesto y

contribuciones especiales

3. Políticas de manejo

presupuestal

4. Información contable de la

empresa

5. Proyectos internos

1. Recolectar información contable de las

operaciones del negocio, proyectos

internos y áreas funcionales

2. Análisis del uso de los recursos e

historial de gastos

1. Calcular presupuesto teniendo en cuenta

la ejecución del periodo en curso

2. Detallar los flujos de dinero mes a mes

3. Generar anteproyecto del presupuesto

anual

ALCANCEDesde la recolección y organización de la información contable y de costos, incluyendo la realización del presupuesto, negociaciones y adquisición de seguros hasta la

presentación de declaraciones tributarias e información exógena de la empresaRESPONSABLE Jefe de impuestos

PARTICIPANTES Jefe de impuestos, gerente general, contador general, jefe de costos



CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO CÓDIGO CARGIM1

GESTIÓN TRIBUTARIA Y DE SEGUROS VERSIÓN 1

OBJETIVO DEL PROCESORealizar la revisión pertinente y oportuna de la información contable y fiscal con el fin de garantizar la presentación y el pago oportuno de las obligaciones tributarias y de pólizas de seguros seguros de la


Ultima

actualización

PRESUPUESTO

IMPUESTOS

SEGUROS

1. Aseguramiento de los bienes de la

empresa1. Garcés Eder S.A.S.

1. Empresas

aseguradoras

2. Bienes de la

empresa

1. Seleccionar las opciones de pólizas que

se consideren más convenientes para la

empresa

2. Realizar reclamos de pagos por la

vigencia de pólizas

1. Todos los procesos1. Verificar la precisión de los análisis y

proyecciones presupuestales

FinancieroPresupuesto para pago de impuestos, declaraciones,

seguros y medios magnéticos

Procedimientos


Talento humano Asesores externos de aseguradoras ManualesManual de presentación de declaraciones e

información exógenaCLIENTES Calendario tributario - DIAN

ORGANIZACIONALESCumplimiento en la entrega de informes y

declaraciones para evitar sancionesMEDICIÓN Y SEGUIMIENTORegistros

Registros de pago y declaraciones

tributariasNOMBRE DEL

INDICADORFÓRMULA

FRECUENCIA DE


InfraestructuraOficina, equipos de cómputo, software contable, acceso a

herramientas DIAN y ASTRO

Ley 1943 de 2018

Normas de información financiera y conciliación

fiscal

Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en

Materia Tributaria

LEGALES

Procedimientos de registro de

declaraciones


Cargo: Pasante Ing. IndustrialDemora en la presentación de declaraciones y medios

RevisadoNombre: Ana Milena Burgos

Cargo: Jefe de impuestos

Sanciones pagadas por

declaraciones

Monto pagado por sanciones

año actual vs. Monto pagado

por sanciones año anterior

Anual

Optimizar Tasa Efectiva

de Tributación (TET)

Gasto Impuesto de

Renta/Utilidad Antes de

Impuestos

AnualAprobado



Incumplimiento en entrega de informes


Desactualización en normatividad tributaria

Asesoría tributaria inadecuada

Procedimientos de presentación de medios

magnéticos

CONTROL DE CAMBIOS



1. Asistente de

gerencia y socios

2. Oficinistas de

campo

3. Supervisores de

ganadería

4. Supervisores de

Caña

5. Proveedores

1. Extractos bancarios de

personas naturales y fundación

trébol


2. Gestión de

tesorería

3. Entidades

bancarias

1. Liquidaciones de caña

2. Informes de producción

3. Cronológico de pastos

4. Informes de maquinaria

5. Inventario de ganadería

6. Informes de venta de

ganadería

7. Facturas de energía

8. Comportamiento de los

costos en años anteriores

1. Cálculo mensual de

riego,lluvia y abonos

2. Libros de costos de caña y

ganadería

3. Libros de ingresos de caña

4. Informe mensual de costos

5. Cálculo de áreas trabajadas

en operaciones de caña

6. Estado de resultados

7. Metas financieras del negocio

8. Registros físicos de costos

archivados

CÁLCULO DE COSTOS

CONCILIACIÓN DE CUENTAS BANCARIAS

1. Planeación y

direccionamiento

estratégico

1. Recepción, registro y análisis de la

información de costos en cada una de las

operaciones de caña y ganadería

1. Validar la información de costos de las

operaciones de cada hacienda y solicitar

ajustes o faltantes si son requeridos

2. Integrar bases de datos recibidas con la

plataforma MULTISYS

3. Revisar informes de operaciones de

caña y ganadería

4. Generar informes de costos

5. Presentar informes de costos a gerencia

e ingenieros agrónomos

6. Archivar registros físicos de costos

1. Evaluar el estado de los costos en

reunión bimestral de costos

2. Comparar el desempeño de los costos

con los resultados de años anteriores

3. Verificar centros de costos en las

partidas reportadas

4. Revisión de los costos reportados al

sistema MULTISYS

1. Establecer metas financieras para el

próximo periodo de operación junto con

gerencia general e ingenieros agrónomos

2. Ajustes en los registros de MULTISYS si

son necesarios

1. Conciliar las cuentas bancarias de

Garcés Eder S.A.S.

2. Conciliar movimientos financieros

3. Integrar registros con el sistema

MULTISYS

4. Archivar registros de conciliación y notas

bancarias

1. Verificar que los movimientos financieros

concuerden con la contabilidad

1. Ajustes en los registros de notas

bancarias si son necesarios

1. Notas bancarias revisadas y

aprobadas

2. Registro detallado de

conciliaciones en MULTISYS

3. Extractos bancarios

archivados

1. Gestión

documental





CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO CÓDIGO CARGCT1

GESTIÓN DE COSTOS VERSIÓN 1

PARTICIPANTES Jefe de costos, Asistente de gerencia y socios, Tesorería, Gerente general, Ingenieros agrónomos, Contadora asistente

OBJETIVO DEL PROCESOBrindar información detallada sobre los costos incurridos en cada una de las labores del cultivo de caña y la ganadería, la cual permita la toma de decisiones por parte de la gerencia e ingenieros agrónomos con

el fin de alcanzar un manejo eficiente en los recursos asignados a las operaciones del negocio

Ultima

actualización

ALCANCEDesde la conciliación de costos de las operaciones del negocio, oficina, fundación trébol, personas naturales y proyecto la Riberita, hasta los reportes en las reuniones de costos y

pendientesRESPONSABLE Jefe de costos

1. Recepción y registro de la información de

las operaciones financieras de la empresa

Ley 1314 de 2009, reglamentada por el

decreto 2420 de 2015

Normas internacionales de información

financiera

Entrega de informes según el cronograma

contable

LEGALES/NORMATIV

OS

Registro y cálculo de costos - PESGCT1







RevisadoNombre: Alejandra Toro

Cargo: Jefe de costos

Claridad y exactitud de la información

Mala programación en entrega de informes

ORGANIZACIONALESMEDICIÓN Y SEGUIMIENTO

CONTROL INTERNO

Infraestructura Oficina, equipos de cómputo, sistema de software contable

Financiero N/A

Notas bancarias

Procedimientos

Riesgo de contabilización incorrecta

CLIENTES Entrega de informes a entres de control

Documentos contables del proceso

Informes de producción de haciendas


Talento humano Jefe de costos, disponibilidad de oficinistas de campo Manuales Manual de costos (MULTISYS)

NOMBRE DEL

INDICADORFÓRMULA

FRECUENCIA DE

ANÁLISIS

CONTROL DE CAMBIOS


(Toneladas de caña

producidas al mes / Costos

totales de labores al mes*100

Mensual

Registros

Entrega de informes de

costos

Costo de toneladas

producidas

Días de demora en entrega

de informes vs. Fecha

programada

Trimestral

Aprobado



ALCANCEInicia con el requerimiento de edificación de obras civiles en las ubicaciones del negocio siguiendo con la construcción de infraestructura hasta el posterior mantenimiento de las

ubicaciones de las haciendas, Riberita y MarañónRESPONSABLE Ingeniero civil

PARTICIPANTES Ingeniero civíl, jefe de compras, cuadrilla de obreros y obreros de campo

CARCMI1

GESTIÓN DE OBRAS CIVILES Y CONSTRUCCIONES VERSIÓN 1

OBJETIVO DEL PROCESO Mantenter en optimas condiciones la infraestructura de las haciendas, proyecto urbanístico la Riberita y marañón, para dar apoyo al desarrollo de las operaciones del negocioUltima

actualización

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO CÓDIGO

1. Realizar reparaciones adicionales en las

obras cuando es necesario

2. Ajustar la planeación de futuras obras si

es necesario

1. Obras civíles en las haciendas,

Riberita, Marañón y zonas

aledañas que intervienen con el

trabajo en las haciendas

2. Infraestructura de campo y

casas

3. Infraestructura reparada y en

buen estado para realizar

operaciones del negocio

4. Obras para personas naturales

(Ej: casas de los dueños de la

empresa)


azúcar

2. Ganadería

3. Proyecto

urbanístico la Riberita



1. Administradores de

haciendas

2. Proveedores

externos



azúcar

1. Requerimientos de obras

civíles

2. Insumos de contrucción

3. Solicitudes de reparaciones

no programadas

4. Infraestructura necesaria

para acceso y perímetros de

cultivos

1. Programar obras civíles del año en las

haciendas

2. Visitar las ubicaciones que requieren

obras para estimar el presupuesto y

duración necesarias para el levantamiento

de infraestructura

3. Coordinar las labores de levantamiento

de infraestructura en campo

4. Solicitar autorizaciones de gerencia para

la realización de obras

1. Realizar planos arquitectónicos que den

cuenta del diseño de obras civiles

programadas

2. Solicitar compras de materiales,

herramientas e insumos para construcción

3. Solicitar contrataciones de personal

adicional para contrucciones

4. Construir obras civíles programadas

5. Reparar obras que presenten deterioros,

según su prioridad

6. Construcción de infraestructura de

campo requerida

1. Inspeccionar obras finalizadas o en curso

para evaluar su progreso o conclusión

2. Realizar visitar periódicas para verificar

el estado de las obras

3. Verificar el uso de los recursos

presupuestales


Requisitos de adecuación particulares de cada

proyecto

FinancieroPresupuesto para las compras de herramientas, materiales

y contrataciones

CLIENTES

InfraestructuraBodegas en las haciendas para almacenar herramientas e

insumos

Talento humanoPersonal disponible para los requerimientos de

construcción y reparación de obrasManuales

CONTROL INTERNORIESGOS GENERALES DEL PROCESO

ORGANIZACIONALES -

LEGALES

/NORMATIVOS

1. Reglamento de higiene y seguridad para la

industria de la construcción

2. Normas sobre vivienda, higiene y seguridad

en los establecimientos de trabajo

Condiciones, planos, diseños, estudios del

proyecto, contratos y especificaciones

técnicas de cada obraRegistros

ProcedimientosProcedimiento de planeación y ejecución

de obras civiles

Cumplimiento de

programación de obras

civiles

(Número de obras

completadas / número de

obras planeadas) x 100

Anual

NOMBRE DEL

INDICADORFÓRMULA

FRECUENCIA DE

ANÁLISIS



Demoras en trámites de permisos y autorizaciones para obras

Falta de conocimiento de las labores

RevisadoNombre: Enrique Rengifo

Cargo: Ingeniero Civíl

Fallas en la mediciones

Diseños de obras inadecuados

Aprobado



Solicitud de materiales inoportuna

Presupuesto anual de

obras

(Gastos reales por

obra/Gastos presupuestados

por obra) x 100

Anual

CONTROL DE CAMBIOS


1 1

2 1

3 1

4 1

5 1

6 1

7 1

8 1

9 1

10 1

11 1

12 1

13 1

14 1

15 1

16 1

17 1

18 1

19 1

20 1

Descripción del cambio

LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS

CONTROL

TÉCNICO

RevisadoNombre: Diego Bedoya

Cargo: Ing. Control técnico

AprobadoNombre: Diego Bedoya

Cargo: Ing. Control técnico

CONTROL INTERNO

Fecha de cambio Versión creada ElaboradoNombre: Daniel Restrepo


CONTROL DE CAMBIOS

Copia del archivo en oficina Cali

Control técnicoEvaluación de calidad del

encalleFORCTN20 Enero de 2017 Archivo oficina Rozo Ingeniero de control técnico Copia del archivo en oficina Cali


corte mecánicoFORCTN19 Enero de 2017 Archivo oficina Rozo Ingeniero de control técnico


Control técnicoEvaluación de caña dejada

en campo - corte mecánicoFORCTN18 Enero de 2017 Archivo oficina Rozo Ingeniero de control técnico Copia del archivo en oficina Cali

Control técnicoEvaluación de caña dejada

en campo - corte manualFORCTN17 Enero de 2017 Archivo oficina Rozo Ingeniero de control técnico


Control técnicoEvaluación de calidad de

riego por gravedadFORCTN16 Enero de 2017 Archivo oficina Rozo Ingeniero de control técnico Copia del archivo en oficina Cali


riego por aspersiónFORCTN15 Enero de 2017 Archivo oficina Rozo Ingeniero de control técnico


Control técnicoEvaluación de calidad de la

resiembraFORCTN14 Enero de 2017 Archivo oficina Rozo Ingeniero de control técnico Copia del archivo en oficina Cali

Control técnicoEvaluación de control

preemergente de malezasFORCTN13 Enero de 2017 Archivo oficina Rozo Ingeniero de control técnico


Control técnicoEvaluación de control

posemergente de malezasFORCTN12 Enero de 2017 Archivo oficina Rozo Ingeniero de control técnico Copia del archivo en oficina Cali

Control técnicoEvaluación de cobertura de

malezasFORCTN11 Enero de 2017 Archivo oficina Rozo Ingeniero de control técnico


Control técnicoEvaluación de calibración

aplicación de herbicidasFORCTN10 Enero de 2017 Archivo oficina Rozo Ingeniero de control técnico Copia del archivo en oficina Cali

Control técnicoEvaluación calidad de

aporqueFORCTN9 Enero de 2017 Archivo oficina Rozo Ingeniero de control técnico


Control técnicoEvaluación de calibración

fertilización líquidaFORCTN8 Enero de 2017 Archivo oficina Rozo Ingeniero de control técnico Copia del archivo en oficina Cali

Control técnico

Evaluación calidad de

calibración, fertilización y

abono granulado

FORCTN7 Enero de 2017 Archivo oficina Rozo Ingeniero de control técnico



subsuelo en socasFORCTN6 Enero de 2017 Archivo oficina Rozo Ingeniero de control técnico Copia del archivo en oficina Cali


siembraFORCTN5 Enero de 2017 Archivo oficina Rozo Ingeniero de control técnico



semillerosFORCTN4 Enero de 2017 Archivo oficina Rozo Ingeniero de control técnico Copia del archivo en oficina Cali

Control técnicoEvaluación calidad del

surcadoFORCTN3 Enero de 2017 Archivo oficina Rozo Ingeniero de control técnico


Control técnicoEvaluación calidad del

subsueloFORCTN2 Enero de 2017 Archivo oficina Rozo Ingeniero de control técnico Copia del archivo en oficina Cali

Control técnicoEvaluación calidad de la

descepadaFORCTN1 Enero de 2017 Archivo oficina Rozo Ingeniero de control técnico

1/05/2019

#PROCESO DE

ORIGENNOMBRE CÓDIGO VERSIÓN FECHA DE EXPEDICIÓN UBICACIÓN RESPONSABLE OBSERVACIONES

CÓDIGO CTN VERSIÓN 1 RESPONSABLEINGENIERO DE CONTROL

TÉCNICO

Ultima

actualización

MAPA DE PROCESOSR

EQU

ISIT

OS

DEL

CLI

ENTE

Y D

EMÁ

SPA

RTE

S IN

TER

ESA

DA

S

SATI

SFA

CC

IÓN

DEL

CLI

ENTE

Y D

EMÁ

S PA

RTE

S IN

TER

ESA

DA

S

Planeación y direccionamiento estratégico

1.

PDE

Cultivo de caña de azúcar

2.

CCAGanadería

3.

GNA

Gestión contable9.

GCOGestión del

talento humano

6.

GTH

Gestión de compras e inventarios

7.

GCS

Gestión de tecnología e información

8.

GTI

Gestión de recurso hídrico

4.

GAG

Gestión documental

10.

GDO

Gestión tributaria y de

seguros

12.

GIM

Gestión de obras civiles y

construcciones

14.

CMI

Gestión de tesorería

11.

GTEGestión de

costos

13.

GCT

Control técnico5.

CTN

Estratégicos Misionales Apoyo

caracterizaciÓn del proceso cÓdigo carpde1 versiÓn 1

Documents