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Lectura U1Lectura U1
Sitio: Universidad Privada Telesup
Curso: Herramientas de Sistemas Integrado de Gestion - SI/07/141/TOB
Libro: Lectura U1
Imprimido por: CALERO PAJUELO JUAN JOSE
Fecha: jueves, 22 de mayo de 2014, 10:49
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Tabla de contenidos
Introducción
Tema 1
Tema 2
Tema 3
Tema 4
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Introduccióna) Presentación y contextualización
El uso de herramientas de gestión requiere conocimientos y habilidades sobre el manejo de datos y deinformación relevante para la gestión empresarial, es por ello que en esta primera unidad se abordaran
contenidos de gestión de la información así como conceptos básicos de facturación y contabilidad.
b) Competencia
Implementa y propone el uso de diferentes herramientas de sistemas integrados en la
gestión empresarial.
c) Capacidades
1. Identifica la información relevante en la gestión empresarial.
2. Organiza e integra información general en la gestión empresarial.
3. Conoce y elabora diferentes tipos de facturas que se utilizan en la gestión empresarial.
4. Describe funciones básicas de contabilidad considerando su importancia en la empresa.
d) Actitudes
ü Iniciativa en la búsqueda de información relevante en la gestión empresarial.ü Muestra responsabilidad en la presentación de actividades relacionado con los procesos de
facturación y contable que se desarrolla en la gestión empresarial.
e) Presentación de Ideas básicas y contenido esenciales de la Unidad:
La Unidad de Aprendizaje 01: Gestión Empresarial, comprende el desarrollo de los siguientes
temas:
TEMA 01: Información en la Gestión Empresarial.
TEMA 02: Organización de la Información.
TEMA 03: Facturación.
TEMA 04: Contabilidad: la Herramienta Más Útil de la Empresa.
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Tema 01: Información en la Gestión Empresarial
INTRODUCCIÓNEl fenómeno de la explosión de la información se inicia con el auge de la
imprenta.
El número de manuscritos había crecido
considerablemente desde el surgimiento de las
universidades. Pero no es hasta que aparece y se
multiplica el uso de la imprenta que el libro
impreso y otras fuentes de información, adquieren
su crecimiento exponencial.
Los científicos tenían por costumbre comunicar sus experiencias y
observaciones en ferias y cartas, pero, para el siglo XVII, se estableció como
vehículo de la comunicación científica, las
revistas. El surgimiento de esta nueva fuente de
información también provocó un aumento de la
circulación de documentos impresos.
Algunas corrientes del pensamiento, como el
romanticismo y la ilustración, fomentaron
movimientos literarios, pero no es hasta la revolución industrial de la década
del 90 del siglo XIX, que las patentes y otros documentos propios de este y
de los negocios vuelven a provocar otro aumento importante de la
documentación.
La segunda revolución industrial impulsó con sus innovaciones una particular
relación entre ciencia y técnica. A su vez, la industria sufrió un vuelco
sustantivo. Así, nació el
interés de la industria y de
los hombres de ciencia por
la información novedosa y
útil; ello provocó un nuevo
aumento de la masa
documental. Por tanto: obtener información se convirtió en una necesidad no
sólo de la ciencia y la técnica, sino también de la industria y la economía de
ese fin de siglo.
Los sistemas de informaciónAntes de conceptualizar a los Sistemas de Información, se conceptualizarán
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sus componentes:
Sistema:
Es un conjunto de elementos interrelacionados e interactuantes entre
sí.
Es un conjunto de partes o elementos
organizados y relacionados queinteractúan entre sí para lograr un
objetivo.
Es un conjunto de unidades en
interrelación.
Es una totalidad organizada, hecha de
elementos solidarios que no pueden ser
definidos más que los unos con relación a
los otros en función de su lugar en esa
totalidad.
Es un todo integrado, aunque compuesto de estructuras diversas,
interactuantes y especializadas.
Información:
Es un conjunto organizado de datos, que constituye un mensaje
sobre un cierto fenómeno o ente.
Es un fenómeno que proporciona significado o sentido a las cosas,
e indica mediante códigos y conjuntos de datos, los modelos del
pensamiento humano.
Sobre la base de lo expuesto con anterioridad, se pueden obtener los
siguientes conceptos:
Sistema: un conjunto
interrelacionado de partes que
persiguen un fin común
Información: datos procesadoso datos con sentido
Uniendo ambos vocablos, se caracteriza al “Sistema de Información”:
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Es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar
las actividades de una empresa o negocio.
Es un conjunto organizado de elementos que interactúan entre sí
para procesar los datos y la información (incluyendo procesos
manuales y automáticos) y distribuirla de la manera más adecuada
posible en una determinada organización en función de sus
objetivos.
Es un conjunto organizado de elementos, que pueden ser personas,
datos, actividades o recursos materiales en general, que interactúanentre sí para procesar información y distribuirla de manera
adecuada en función de los objetivos de una organización.
Un Sistema de Información (SI)
es un conjunto interrelacionado de
elementos que proveen
información para el apoyo de las
funciones de operación, gerencia
y toma de decisiones en una
organización.
Y como Sistema que es, un SI presenta el
mismo modelo de Entrada-Proceso-
Salida:
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Un Sistema de Información presenta
las siguientes características:
v Generalidad
v Simplicidad
v Continuidad
v Consistencia
v Flexibilidad
v Dinamismo
Los objetivos que persigue un
Sistema de Información son:
Automatizar los procesos
operativos.
Proporcionar información que
sirva de apoyo al proceso de
toma de decisiones.
Lograr ventajas competitivas a
través de su implantación y
uso.
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Algunos tipos de Sistemas de
Información
Sistemas Transaccionales:
automatizan tareas operativas de
la organización.
Sistemas de Apoyo de las
Decisiones: brindan información
que sirve de
apoyo a los
mandos
intermedios y
a la alta
administración en el proceso de
toma de decisiones.
Sistemas Estratégicos: generan
ventajas que los competidores
no posean, tales como ventajas
en costos y servicios
diferenciados con clientes y
proveedores.
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Sistema Planificación de
Recursos (ERP): integran la
información y los procesos de
una organización en un solo
sistema.
La información en el entorno
empresarialEn el ambiente empresarial es cada día más común la incertidumbre de sus
directivos para tomar decisiones adecuadas y que sean proporcionales en
eficiencia y eficacia.
En las propias organizaciones, se
existe una dispersión de datos e
información que, en ocasiones, duplica
tareas y hace imposible su
recuperación por parte de quienes la
necesitan en el momento oportuno.
Hoy, un buen número de empresas
presentan estructuras obsoletas e inadecuadas para atender, con suficiencia,
los requerimientos actuales.
Muchos directivos perciben desorganización de la información en su empresa,
pero no interiorizan aún la necesidad de implementar un sistema de gestión de
información. Urge la apertura de estructuras para la incorporación del
conocimiento, el aprovechamiento inteligente de las oportunidades que ofrece
el entorno; la creatividad y la innovación son las únicas fuentes de
diferenciación y factores competitivos por excelencia.
En la nueva sociedad de la información, en la que vivimos, es evidente el valor de la
gestión de la información para las empresas y las organizaciones, un factor esencial
para su éxito. Sus productos son indispensables para aumentar la competitividad,
mejorar la calidad de los productos y servicios, procurar la satisfacción de los
clientes y desarrollar un fructífero mercado.
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El desempeño satisfactorio de
las organizaciones en la
sociedad de la información está
determinado por su capacidad
para crear valores a partir de la
solución de los problemas y
retos que plantea el entorno,
mediante la identificación y
perfeccionamiento de los flujos
de información útiles mediante
la gestión del conocimiento.
La gestión del conocimiento se ocupa precisamente de la identificación,
captura, recuperación, presentación y transmisión de los datos, informaciones
y conocimientos de la organización. La información puede captarse, tanto
desde el interior como del exterior de la empresa. El objetivo es que el
conocimiento que reside en la organización pueda utilizarse por aquellos que lo
necesitan para actuar de manera adecuada en cada momento.
Una organización que aspire a competir con éxito, debe ser una organización
que aprenda; debe, también, revelar los procesos
que le permitan incorporar a su actividad, la
información pertinente y relevante que posee.
Está obligada a aplicar, con creatividad e
iniciativa, las experiencias y saberes que le
ofrecen, en primer lugar, sus propios
trabajadores, sus proveedores, los grupos de
interés y los clientes es decir, la sociedad en su conjunto y más
específicamente aquellos sectores en los que dicha organización opera.
La tecnología interviene para facilitar el acceso a las fuentes de conocimiento
explícito y el especialista en información utiliza sus herramientas propias para
seleccionar, analizar, representar, sintetizar y facilitar el acceso al
conocimiento.
Para ello, existe un conjunto de modelos específicos. Sin embargo, la
estrategia más adecuada es tomar de cada uno, su parte positiva de acuerdo
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con la peculiaridad del caso que se trate y las necesidades particulares de
cada organización. La implementación de un sistema de gestión de
conocimientos en la empresa debe contemplar cuatro elementos básicos:
1) Gestión de la documentación interna
Habitualmente se identifica con necesidades de gestión documenta que
pueden presentarse como:
Imposibilidad deencontrar los
documentos necesariosen el momentooportuno.
Saturación de espacios
físicos con documentos "supuestamente" necesarios.
Necesidad de un sistema de gestión de documentoselectrónicos.
2) Arquitectura de contenidos Internet/intranet
En el diseño o rediseño de las intranets empresariales, los empresariosse percatan de que la intranet de la empresa no puede limitarse a un
pequeño periódico de anuncios en el que se publican algunas noticias,
normas y manuales.3) Estrategias para la gestión de la información y el conocimiento
La alta dirección de la organización necesita de una visión global de sus
sistemas y políticas de información para la toma de decisiones
estratégicas en el marco empresarial.
4) Gestión de recursos de información externa
Suele provenir del gestor de la información y su objetivo es facilitar uncorrecto acceso a las fuentes.
Es frecuente encontrar territorialismo en el uso de la información, cada
departamento consume sus recursos y fuentes de información. Con ello, se
multiplican los esfuerzos y costos para su obtención. Los servicios de
información ayudan al cliente a seleccionar y difundir la información necesaria
para los objetivos de la organización.
Estas necesidades están condicionadas por el importante cúmulo de
información que rodea a la empresa y de la que no puede aislarse para
establecer sus metas, objetivos, mercados, etcétera. Implica la información del
entorno en el que suelen establecerse dos niveles de análisis: uno, social o
general (con información ambiental general) y otro, para tareas específicas
(información ambiental específica).
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No sólo la información externa es importante para la empresa. Dentro de una
organización, se genera constantemente un importante flujo de información y
conocimiento, que se manifiesta como un recurso intangible; ellos son
especialmente valiosos para la
empresa, porque son difíciles de
imitar. Resultan difíciles de adquirir,
no se encuentran en ningún mercado y
crecen, con el paso del tiempo,
mediante un proceso de acumulación
interna dentro de la empresa. Por
esto, pueden sustentar ventajas
competitivas de manera sostenible en
el tiempo, porque es difícil que los competidores puedan copiarlos a corto
plazo.
La información se puede clasificar según la naturaleza de los datos, en:
información interna para la toma de decisiones y para la comunicación y
coordinación de los individuos, así como de las actividades de la empresa.
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Tema 02: Organización de la Información
ORGANIZACIÓN DE LA
INFORMACIÓN Y EL
CONOCIMIENTO EN EL
ENTORNO EMPRESARIALUn elemento clave en la gestión del conocimiento es una correcta organización
de la información, porque ambas actividades se encuentran estrechamente
relacionadas. El conocimiento se construye a partir de la información recibida,
y esta última se manifiesta como conocimiento explícito en el entorno
empresarial mediante disímiles formas, por ejemplo: mensajes, informes,
circulares, normas, manuales de procedimiento, estudios de mercados, bases
de datos, etc.
Los sistemas de gestión documental que se ocupan de su gestión son,
por tanto, fundamentales.
Pero, cuando se trata del conocimiento tácito, entonces son los especialistas
en información quienes deben contribuir
para la conversión en explícito, al
propiciar el contacto humano entre los
que lo poseen y los que necesitan. El
intercambio puede fomentarse mediante
la organización de reuniones técnicas de
trabajo, eventos científicos, intercambios de conocimientos, creación de bases
de datos de expertos y listas de discusión, etcétera. El desarrollo de estos
nuevos cometidos ha supuesto una evolución en la misión y objetivos de los
profesionales de la información.
La gestión del conocimiento explícito es un proceso cíclico, en el que cada
subproceso realiza transformaciones, agrega valores a la información y se
complementa con los siguientes. En cada proceso, está presente la
organización y la representación de la información para posibilitar la
generación de nuevos conocimientos e información de modo eficaz.
La selección es el proceso mediante el cual el especialista debe identificar la
información pertinente y relevante para la empresa y que es necesario
incorporar al sistema. Para ello, es necesario considerar la comunidad de
usuarios, las temáticas, las tecnologías disponibles, la tipología de fuentes, así
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como la misión, objetivos y metas de la organización.
Para un mejor desarrollo de este y los demás procesos que dependen del
especialista en información, se impone un conocimiento de la realidad
empresarial, una familiarización con sus costos, eficacia, eficiencia, procesos y
políticas, tanto empresariales como de comunicación, como punto de partida
para entender primero la organización y garantizar después su oportuna
participación en la estrategia institucional.
La descripción de los documentos desde el punto de vista formal obedece a la
necesidad de crear puntos de acceso para la búsqueda y recuperación de los
materiales con los que es necesario trabajar. En ella, el especialista deberá
procurar nuevos modos de descripción y análisis documental, que representen
transparente y objetivamente las estructuras, contenidos y que faciliten los
puntos de acceso. Estas técnicas deben proyectarse más allá de las normas
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establecidas para el trabajo específico de
las bibliotecas y centros de información.
Pero, no deben perderse de vista las
posibilidades de apoyo que pueden brindar
los formatos establecidos para estos fines.
Puede ser necesario que estas técnicas,
previstas para el trabajo específico de
empresas, se despojen de la inflexibilidad, de la duplicidad de información que
generan, de la acotación de detalles irrelevantes a los usuarios y de otros
males que suelen padecer los tradicionales formatos de descripción
bibliográfica.
Otra tarea difícil pero importante, es exigir uniformidad o establecer requisitos
mínimos esenciales para la elaboración de los documentos que se generan en
el entorno empresarial: informes, circulares, controles u otros. Ello, permitirá al
especialista en información, simplificar y racionalizar los métodos y técnicas a
utilizar en el procesamiento, unificar los productos, acelerar los procesos e
intercambiar información con otros ambientes.
El análisis y evaluación de la información, por su parte, es una tarea medular
para los especialistas de la
información y, en su consecución,
se necesita agudeza de criterios y
técnicas eficientes. Los
profesionales de la información
debe realizar el análisis y la
evaluación de la información,
seleccionar la información
necesaria dentro y fuera de la empresa, analizarla, compararla e integrarla en
función de cada área y conseguir que cada trabajador o ejecutivo disponga de
la información que requiere para el ejercicio de sus funciones.
El análisis de información es decisivo para la interacción con aquellos
profesionales implicados en la dirección, que tienen ante sí la responsabilidad
de la toma de decisiones.
Ellos requieren información representada gráficamente, análisis comparativos,
síntesis, análisis de contenido, resúmenes y servicios a la medida, que
garanticen la certeza de sus determinaciones, la transparencia en sus consultas,
el despeje de ruidos e incertidumbres para su veredicto. Al mismo tiempo,
necesita estar actualizado del quehacer cotidiano interno y externo de la
empresa; sólo así, es posible liderar la organización, enlazar grupos de trabajo
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o centralizar y difundir información en la compañía.
En el entorno empresarial, el análisis de la información debe ir más allá de la
simple recopilación y lectura de textos para llegar hasta la interpretación
proyectiva; ello significa que, el análisis debe ser constituirse en actividad
intelectual que emplee métodos y procedimientos
capaces de discernir lo principal de lo accesorio y lo
trascendental de lo pasajero o superfluo. El
producto resultante de este análisis debe presentarse
en un lenguaje sencillo, legible, exhaustivo,
coherente, directo, sin ambigüedades y con un
orden lógico que resista cualquier crítica o duda,
especificar claramente lo que se sabe, lo que no se sabe y las opciones
respecto de lo que podría suceder en el futuro. Debe ser, además, veraz y
profundo, adaptarse a necesidades de los usuarios a quienes se dirige,
considerar el contexto en que se realiza y los objetivos funcionales que se
persiguen con estos productos, así como integrar la información interna y
externa concerniente a la institución para que el producto terminado constituya
un soporte directo a la toma de decisiones.
Deben los especialistas en información evaluar e indicar el mejor momento u
oportunidad para una decisión, así como agregar valor a sus análisis a partir
de la integración de informaciones aparentemente inconexas y presentar la
información como un todo único.
Una herramienta importante para un analista de información es el mapeo de
tendencias para obtener información alternativa útil a la toma de decisiones y
la elección del rumbo más conveniente para el logro de los objetivos y metas
de la empresa.
Un factor a considerar es la brevedad o urgencia con que la información debe
analizarse y colocarse a disposición de los usuarios, pero este factor no puede
ser el causante de salidas incompletas, análisis y evaluaciones superfluas o
servicios de poca calidad.
En cuanto al almacenamiento y recuperación, planificar la organización de una
intranets coherente y útil para la empresa, que contemple el sistema de gestión
documental, es un punto esencial en la actividad del especialista en información
a la hora de organizar la información y es clave para el éxito del proyecto. Su
tarea consiste en concebir una visión integradora de la información, que
comprenda a la totalidad de los elementos que confluyen en la intranets (datos,
documentos, sistemas informáticos, cultura informacional, comunicación,
estudios de mercados...) y deberá adaptar los procesos internos a los
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necesarios flujos de información, tomar posiciones, así como adoptar
estrategias en el entorno de la intranets para la implementación de un modelo
para la gestión del conocimiento.
La adecuada calidad de la presentación, su claridad y la conservación de la
información puede lograrse con el uso de las redes y depósitos lógicamente
ordenados: páginas que faciliten el
acceso y la recuperación de la
información necesaria a cada usuario,
portales web que enlacen de manera
coherente la información que cada
área o dependencia genera, cuyo
alcance no sea solo el de un portal de
noticias y estructura de la empresa,
sino un sitio de acceso, donde se establezcan espacios de información,
actualizaciones constantes y se organicen y representen orgánicamente los
contenidos. Ésta es una opción accesible y aplicable para aquellas empresas
que dispongan de la tecnología necesaria.
Otra herramienta útil en la organización y representación del flujo de
información organizacional son los poderosos sistemas de bases de datos que
posibilitan la localización, recuperación y almacenamiento de miles de
documentos de manera sencilla y en poco tiempo. Estos documentos, bien
descritos, pueden recuperarse desde cualquier punto de la intranets y en el
momento necesario.
Permiten, al mismo tiempo, una administración sistemática, así como el
establecimiento de criterios de almacenamiento y conservación acordes con el
dinámico ambiente empresarial.
Para una lógica y eficiente recuperación en estos sistemas, se impone el uso de
lenguajes documentales bien estructurados y adecuados al entorno empresarial
particular de cada organización. Ellos deben reducir las ambigüedades, facilitar
la búsqueda y la recuperación por combinaciones de términos, una indización
flexible y de fácil comprensión para el usuario, una rápida actualización, así
como posibilitar la elaboración de estrategias de búsquedas simples, donde
pueda combinarse una gran cantidad de relaciones cognitivas; en resumen:
concebidos a la medida del usuario. Muchas investigaciones demuestran que la
búsqueda por materias es la más utilizada.
Vale señalar que cualquier sistema de información, con independencia del
marco donde se sitúe, debe antes de concebir su estructura y funcionamiento,
estudiar con detenimiento las necesidades de sus usuarios potenciales,
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establecer sus peculiaridades y capacidades, nivel de conocimiento, fines de la
información, cómo y cuándo la desea. Con ello, pueden, entonces,
determinarse las prioridades, concebir la forma de organización y
representación de la información, diseñar servicios a la medida, utilizar y
distribuir mejor los recursos disponibles en beneficio de sus usuarios e incidir
de manera más efectiva en el cumplimiento de las metas y objetivos de la
empresa. Se debe identificar, categorizar, agrupar y estudiar a la comunidad
de usuarios con el objetivo de ofrecer productos y servicios verdaderamente
relevantes y pertinentes, con vistas a lograr una verdadera comunicación entre
suministradores de información y destinatarios.
La diseminación de la información no esun aspecto menos importante. Elprofesional que se desarrolla en estecampo debe ser capaz de determinar losflujos de información en la organización,las salidas de cada proceso, los usuariosde cada salida y los requerimientosinformacionales de cada uno.
Con esta visión, puede organizarse la información, administrar el acceso al
conocimiento, posibilitar que cada usuario obtenga una perspectiva
personalizada de la información en función de sus necesidades reales, sus
funciones y nivel en la toma de decisiones. La empresa podrá administrar
mejor sus activos organizacionales y será más eficiente al diseminar mejores
prácticas e información, reducirá el tiempo de desarrollo de los nuevos
productos y generará un ambiente de trabajo cooperativo, informado e
inteligente.
Un complemento significativo para una mejor entrega de los productos y
servicios de información es la implementación de mecanismos de control y
evaluación. Medir el impacto que producen en el entorno empresarial será vital
para reevaluar procedimientos y tareas.
Conocer cómo influyen los servicios en
el comportamiento organizacional,
cuánto enriquecen el capital intelectual y
el aprendizaje organizacional, cómo
mejoran la toma de decisiones y el
capital humano es esencial para el
trabajo de información, con ello es
posible saber si se apoyan de veras los objetivos de la organización y cuan
acertadas son las acciones de información. La falta de retroalimentación limita
la eficiencia de los servicios. Se ha de ser usuario de los propios servicios. La
información que ellos suministran mediante encuestas, entrevistas, estadísticas
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de uso, medidas de indicadores de calidad, hablaran sobre su nivel de
satisfacción, utilidad y relevancia.
Los profesionales de la información deben estar preparados para asumir con
eficiencia el reto de la
organización, así como de la
gestión de la información y el
conocimiento en el ambiente
empresarial, para salir del
ambiente tradicional de las
bibliotecas y centros de
Información y enfrentarse a entornos más dinámicos y cambiantes.
Beneficios esperados con la gestión de la información en las empresas
Entre los principales beneficios que pueden esperarse de una adecuada gestión
de la información en las organizaciones, se encuentran:
· Disponer de la información necesaria en el momento oportuno.
· Colocar a disposición de todos los miembros de la empresa recursos de
información generados dentro de la propia empresa, necesarios para el
desarrollo de las tareas cotidianas
· Integrar y administrar la información interna y externa como un todo parafacilitar la toma de decisiones más eficientes
· Crear una estructura organizativa que garantice y facilite la comunicación
entre sus miembros
· Desarrollar una cultura empresarial de coordinación entre los individuos
en la empresa.
· Reducir los costos de la administración de documentos.
· Mejorar la respuesta a los clientes, suministradores, distribuidores y a
quienes financian la empresa.
· Generar productos más innovadores y menos costosos, a partir del
aprovechamiento de las experiencias y de la información que reduciráel trabajo.
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Tema 03: Facturación
INTRODUCCIÓN
La facturación se aplica principalmente para gestionar un control sobre todos
los movimientos financieros que posee
una empresa o negocio. Este método
se realiza cuando la facturación recibe
información de parte del resto de las
aplicaciones que por una parte, se
refieren a los datos del cliente, y por
otra parte a los procesos y trabajos
que se realizan convirtiendo dicha información en líneas listas para facturar,
por ejemplo, número de trabajadores, números de recibos de listados,
asientos contables, etc.
En una empresa se posee acceso a toda la data que pueda llegar a afectar en
algún modo la facturación de la misma, para poder realizar alguna que otra
consulta e incluso, en muchos casos, modificaciones.
Entes del proceso de facturación se encuentra el proceso de prefacturación
que es una utilidad que nos permite realizar y utilizar todos los medios que
estén disponibles, ya sean estos, facturas, recibos, remesa, etc. Pero en este
caso estos documentos no poseen una importancia legal sino hasta que se
haya hecho efectivo el cobro del recibo.
A diferencia del proceso de facturación, este no obligatorio pero debemos
tener en cuenta que puede llegar a ser muy útil debido a que se complementa
muy bien con el proceso de
facturación habitual. Si hablamos de
la facturación que se realiza con
respecto a los clientes, debemos
decir que aunque represente una
gran inversión en cuanto a tiempo y
economía en una empresa, es muy
necesaria ya que si la compañía no
factura a sus clientes lo más probable es que los mismos no le paguen.
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Métodos de facturación
Los métodos tradicionales de facturación para las empresas, suelen utilizar
grandes cantidades de papel, franqueo, sin mencionar la entrada de datos, los
conocimientos de contabilidad que se requieren, y especialmente el tiempo que
lleva llevar a cabo todas estas tareas. Actualmente la tecnología nos ofrece
opciones como por ejemplo, en el caso de que se posean clientes asiduos a
los que se les deba realizar una facturación recurrente, debemos decir que en
este caso podemos recurrir a la configuración de la cuenta de este mismo
cliente que nos permite que cuando llegue el momento en el que el mismo
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deberá pagar a la empresa, simplemente el sistema de facturación configurado
le enviara un e-mail notificándole esto.
Otra característica muy importante en cuanto a este nuevo método, es que no
hay ninguna duda acerca del ahorro en costos que el mismo representa, ya que
simplemente este método de facturación consta en simplemente un software
basado en un sistema automatizado recurrente, que solo debe ser instalado.
Por otra parte debemos destacar que este sistema de facturación no solo
resulta muy rentable para la empresa, sino que también, es muy útil para los
clientes ya que ellos pueden ver sus facturas, imprimirlas y luego dirigirse a
pagarlas como corresponde, además, esto contrarresta el famoso problema de
la pérdida de facturas; en este caso solo debemos tenerla guardada en los
archivos de nuestra computadora. Además, este tipo de facturación contiene
una confidencialidad con respecto a la información financiera del cliente.
Por último debemos destacar que en el caso de este sistema de facturación,
generalmente los informes financieros que tratan sobre aquellas cuentas por
cobrar suelen darle una gran perspectiva sobre la base de ingresos que posee
su empresa.
Los sistemas de facturación suelen permitir la impresión de informes,
semanales, mensuales, anuales para poder tener un control de apoyo cuando
se trate de saber los movimientos económicos de su empresa, lo que
queremos decir con esto es que puede ver informes detallados sobre el estado
de sus clientes, así como también suelen incluir las actividades diarias que son
realizadas, tales como los pagos recibidos, los nuevos clientes, los pagos
pendientes, y cualquier movimiento que sea facturado en un día de trabajo.
En muchos casos, estos informes de cuentas a cobrar suelen estar
almacenados junto a otros importantes informes financieros de la empresa o el
comercio; algunos ejemplos son los informes de gastos, que tienen el fin de
analizar si están o no aumentando los beneficios y es probable que esto lo
ayude a planificar el futuro de su negocio. Generalmente estos informes de
facturación suelen generarse en el mismo sistema de facturación de la PC,
aunque también se pueden llevar a cabo en planillas de cálculo normales;
muchos de los sistemas de facturación que llevan instalados las computadoras
de las grandes empresas, suelen generar los análisis automáticos, pero es
importante que tenga en cuenta que esto solo puede realizarse si posee el
software correcto ya que en muchos casos, algunos programas no poseen este
beneficio.
Tipos de sistemas de facturación
En la actualidad son tres los sistemas de facturación más utilizados por la
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mayoría de las empresas y los comercios que se dedican enteramente a la
actividad comercial, pero debemos considerar que cada uno de estos sistemas
de facturación se adapta según las necesidades y requerimientos de dichas
entidades.
Por ejemplo, en aquellas empresas que cuentan con numerosos recursos, es
más probable que se utilicen aquellos sistemas de facturación correspondientes
a los programas informáticos. Esto se debe
a que los mismos, disponen de diferentes
funciones y utilidades que ayudan a
mantener un cierto control acerca de los
movimientos financieros correspondientes a
la empresa. Además el sistema de base de
datos que utiliza resulta muy útil para plantificar diferentes aspectos para los
cuales, se requiere de la necesidad de un sistema de facturación de este tipo,
como pueden ser las auditorias tributarias, y los balances de fin de año.
Ahora bien si nos referimos a los comercios mucho más pequeños, ellos aun
utilizan el sistema de facturación en papel. De todos modos debemos destacar
que el sistema de facturación más utilizado en las pequeñas y medianas
empresas es la facturación electrónica. La misma hace referencia a una factura
que se realiza mediante la computadora y que cumple con las mismas
características y obligaciones que una factura común, como así también,
cumple con las habilitaciones legales correspondientes, al menos en la mayoría
de los países europeos y algunos de América Latina.
Los sistemas de facturación electrónicos tienen por ventaja la simplificación de
la emisión de facturas, por ejemplo, cuando se trata de una empresa que tiene
algún cliente asiduo, el mismo realiza las compras correspondientes y las
facturas le son enviadas por correo electrónico para que el mismo las
almacene en su computadora personal y pueda así llevar un mejor control de
los movimientos comerciales que hacer, al igual que sucede con las empresas
en cuestión.
Otro modo de hacer efectivo este sistema de facturación que resulta tan
novedoso en nuestra época, es simplemente escaneando las facturas en papel
y almacenarlas en la computadora correspondientes. De todos modos
debemos decir que en este caso particular, para hacer validos estos sistemas
de facturación, la factura a ser escaneada debe poseer una firma que avale su
validez tributaria y legal, de lo contrario, la misma no tendrá la habilitación
correspondiente para que la misma sea considerada una factura legal. Los
sistemas de facturación con los que nos podremos encontrar en el mundo
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financiero, suelen ser muchos y de muchas clases, pero es preciso que se
tomen ciertas medidas de prevención justamente para evitar algún fraude o
estafa.
Sistemas de facturación: Control tributario y planificación de recursos
Los sistemas de facturación resultan ser un medio fundamental para el control
tributario, tanto de las empresas como de los clientes, por ello es preciso que
ninguna empresa emprenda sus actividades sin contar con alguno de estos
sistemas previamente planificados. Además, el llevar un mejor control sobre
los movimientos comerciales, da a pie a poder realizar una mejor planificación
de todos los recursos mediante los cuales la empresa intentara alcanzar sus
objetivos. En algunas ocasiones, de empresas que se dedican únicamente a la
compra-venta de productos determinados, los sistemas de facturación que
empleen determinarán el grado de posibilidad de avance en el sector en el cual
se desenvuelve.
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Tema 04: Contabilidad: La Herramienta Más Útil dela Empresa
INTRODUCCIÓN
Para una definición más bien técnica de la palabra, decimos que la
contabilidad es una herramienta cuyo
objetivo es el de proporcionar
información útil en cuanto a la toma
de diferentes decisiones económicas,
por ello se denomina a la contabilidad
como la ciencia del patrimonio; si
objeto principal es el estudio del
patrimonio empresarial que puede ser
realizado desde una punto de vista estático o dinámico.
La finalidad de utilizar la contabilidad como una herramienta, es determinar el
esto económico financiero que resumen la situación económica de una
empresa. Si hacemos un repaso por la
historia moderna, notaremos que la
contabilidad ha marcado factores muy
importantes en cuanto a la evolución del
hombre como ser social. Más
específicamente, la contabilidad es una
técnica ocupada en registrar y sintetizar
las diferentes operaciones en una empresa con el fin de interpretar sus
resultados.
Funciones básica de la contabilidad
La contabilidad cuenta con dos funciones básicas en una empresa; la primera
de ellas es llevar un control de los recursos que posean las entidades
comerciales, para que los mismos puedan administrarse en una forma eficaz,
requiriendo el anterior establecimiento del proceso contable cumpliendo con
sus fases de sistematización, valuación y registro.
La segunda función de la contabilidad es informar mediante los estados
financieros, las operaciones
realizadas sin importar que las
mismas modifiquen al patrimonio;
con esto queremos decir que la
contabilidad debe demostrar
cuales son los recursos y a
cuánto ascienden en referencia a
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deudas, gastos, productos y patrimonio.
También debe observar y realizar una evaluación sobre el comportamiento de
dicha empresa; la contabilidad también debe realizar una comparación con
respeto a los resultados que se obtienen contra aquellos que se obtuvieron en
otros períodos o bien, aquellos que les pertenecen a entidades de
competencia; es importante que la contabilidad planee sus operaciones futuras
dentro del marco socioeconómico en el que la misma se desarrolla.
La información que ofrezca la contabilidad de una empresa es básica para
llevar a cabo la toma de dediciones tanto de los propietarios de dichas
entidades comerciales como de los empleados, lo que implica que esta
información sea de uso general.
La contabilidad se clasifica como contabilidad comercial, de costo, bancaria,
hotelera y cooperativa, como también puede llegar a figurar como contabilidad
de servicios.
Documentación de la contabilidad básica
Son diversos los documentos que se elaboran para poder llevar la contabilidad
básica de una empresa, dos de ellos es el balance y la cuenta de resultados.
El balance es un documento correspondiente a la contabilidad básica de una
empresa, que permite el reconocimiento de la situación financiera de cualquier
empresa en algún momento determinado de su desarrollo; básicamente, el
balance indica todos los bienes que posee la empresa y todos aquellos bienes
que representan una deuda.
El documento está compuesto por dos columnas que representan el activo (se
coloca en la columna izquierda del documento) y el pasivo (se coloca en la
columna derecha del documento, y en el activo se suelen recoger los destinos
que vayan a tener todos los fondos correspondientes mientras que en el pasivo
se detallan los orígenes de dichos fondos.
La cuenta de resultados por su parte suele poseer la información de los
beneficios y las pérdidas que adquiere una empresa durante el desarrollo de si
ejercicio económico. Este documento correspondiente a la contabilidad básica
con la que se manejan las empresas funciona como una especie de contador
que suele ponerse en 0 cada vez que un nuevo ejercicio comienza. Es
importante tener en cuenta que estos dos elementos de la contabilidad básica
(el balance y la cuenta de resultados) se encuentran vinculados ya que el nexo
principal está determinado por la última línea correspondiente a la cuenta de
resultados que a su vez se ve reflejada en el balance, produciendo un
incremento en los fondos de la propia empresa.
Contabilidad básica y sus tipos de balances
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La contabilidad básica distingue tres tipos de balances; en primer lugar
tenemos el balance de apertura que corresponde al comienzo del ejercicio de
la contabilidad básica y nos permite el conocimiento de los recursos con los
que cuenta unja empresa; en segundo lugar, la contabilidad básica posee
balances parciales, que se efectúan al cierre de un determinado lapso de
tiempo en el cual se desarrolló la actividad contable, y este es el balance que
nos permite conocer la situación financiera en la que se encuentra la empresa
en ciertos momentos. El tercero de los balances con los que trabaja la
contabilidad básica es el balance final, que refleja la situación financiera
correspondiente a la organización, una vez que el ejercicio económico haya
finalizado.
Es imposible manejar una empresa y sus respectivas actividades si no se
cuenta con un método de contabilidad básica. Es importante que tengamos en
cuenta que la contabilidad es la base para el control y planificación de todas
las actividades y financieras y que no solo resulta aplicable en aquellas grandes
empresas, sino que también, es muy necesaria para los pequeños negocios, y
hasta para poder llevar un control de las finanzas personales.
Contabilidad de costos
Entendemos por contabilidad de costos grupo de técnicas y procedimientos
empleados para cuantificar las pérdidas económicas que son incurridas por un
negocio y que generalmente están
destinadas a generar ingresos o bien,
para la confección de inventarios. La
contabilidad de costos se divide en
tres clasificaciones, de las cuales la
primera es la contabilidad de costos
directos que se refiere a la suma de
los mismos, relacionados con la
mano de obra directa y la materia prima que se emplean para la fabricación
del producto que será comercializado por la empresa; por otra parte tenemos
la contabilidad de costos de inventario que precisamente se trata de la materia
prima y la mano de obra que se emplea en una empresa industrial.
La tercera clasificación de la contabilidad de costos es la de costos de
inversión, y en este aspecto se refiere a aquellos que se dedican a la
transformación de la materia prima en el producto final, mediante la mano de
obra directa.
En cuanto a la relación del volumen de producción en una empresa se divide
en, contabilidad de costos fijos, que implica que si los mismos son
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cuantificados en una forma global, no poseen variaciones, aun si la hubiera en
el rango del volumen de producción en un periodo determinado, y los costos
variables que son aquellos en los cuales, se produce una variación o cambio
continuo en cuanto al volumen de producción de una empresa. En estos casos
debemos decir que tanto la contabilidad de los costos fijos como la de los
variables se lleva a cabo teniendo en cuenta la cantidad total de materia prima
que se consume durante la producción. Para poder llevar a cabo una correcta
asignación de la contabilidad de costos que se lleva en una empresa, se
requiere decidir la forma en la cual los mismos deben ser asignados a los
productos.
Generalmente existen muchas formas de realizar esta asignación de las cuales
nombraremos: el costeo normal, en el cual se lleva un registro de la materia
prima y la mano de obra empleadas mediante
la utilización de datos reales, calculando una
tasa de asignación que va a ir repartida en la
producción. El costeo estándar, está basado
en el funcionamiento de la contabilidad de
costos registrando todos los elementos que
intervengan en la realización de la misma,
calculando así una total de costos reales en
cuanto a la producción de los productos en
una empresa.
El costeo por actividades habitualmente se hace cargo de realizar una
asignación de recursos y productos y muchos otros elementos relacionados a
la evaluación de la gestión en una empresa, independientemente del origen que
posean las cuentas, lo que quiere decir que, no suelen incluirse aquellos
productos que son exclusivos de los tres elementos que utiliza la contabilidad
de costos.
En este aspecto podemos decir que los tres elementos son, en primer lugar, el
inventario correspondiente a las materias primas, que se encuentra compuesto
por el costo de adquisición de todos los artículos que no se han utilizado en el
área de producción, y que aún no se encuentran disponibles para ser usados
durante el período determinado. El inventario de productos en proceso
representa la contabilidad de costos de aquellos artículos que aún no fueron
terminados en el área de producción de la empresa.
La misma comprende los materiales directos, la mano de obra empleada
durante la producción y la contabilidad de costos de los inventarios reales o de
aquellos que son asignados mediante actividades predeterminadas. El tercer
elemento fundamental para llevar una correcta contabilidad de costos es el
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inventario de productos finalizados, en donde
se acumula el costo de aquellos artículos o
productos que ya se encuentran terminados en
el área de producción durante el periodo
presente o los periodos pasados
correspondientes al proceso productivo de la
compañía.
Importancia de la contabilidad de costos
La contabilidad de costos posee una
gran relevancia en todas las empresas
ya que forma parte importante
durante la planificación estratégica de
los negocios a concretar.
Se debe tener en cuenta que en base a la contabilidad de costos, se pueden
determinar los capitales destinado a los materiales necesarios para llevar a
cabo las actividades empresariales, sean estas de producción industrial o no.
Otro aspecto un poco más inferior que
abarca la contabilidad de costos, es que
también se calcula aquellos productos
que serán vendidos por unidad. Lo que
queremos decir con esto es que,
generalmente las empresas les venden a
los comerciantes, productos a precio de
costo, es decir al precio en el que el
producto fue producido, y el
comerciante, para poder obtener alguna
ganancia le agrega un porcentaje al
precio de costo de ese producto. De esta
manera las empresas sacan un porcentaje
promedio de ganancia para el vendedor, y así idean planes para retener a esos
clientes que se dedican a la comercialización de nuestros productos