Huancayo 11 de noviembre del 2014

Lic. Paul Melgar Póvez

Gerente General de “Ferre Boom”

PRESENTE

Los alumnos del Instituto Tecnológico Privado Continental, Arango Vargas Thalía, Barra Lázaro Jordan, Chumbile Huaris Luis Enrique, Centeno Rutti Liz, Meza Huaroc Evelin, Quispe Acevedo Elisa, Ramos Taipe Mary Cruz, tenemos el agrado de saludar a su distinguida persona para comunicarle de la manera mas atenta su autorización para realizar una auditoría a la Dirección de su cargo, con el propósito de realizar prácticas de Auditoria en el área de ventas, y así poder identificar contingencias que puedan surgir en dicha área ya mencionada durante la realización de las actividades diarias de su departamento.

Sin otro particular nos despedimos de usted esperando una respuesta afirmativa para poder comenzar con nuestras actividades.

De antemano muchas gracias.

Atte.

Arango Vargas ThalíaBarra Lázaro Jordan Chumbile Huaris

Luis Enrique

Centeno Rutti LizMeza Huaroc Evelin Quispe Acevedo

Elisa

Ramos Taipe Mary Crúz

INFORME FINAL DE AUDITORIA LABORAL REALIZADA EN FERRETERIA FERREBOOM S.C.R.L

INTEGRACIÓN DEL EQUIPO

El equipo de investigación FERREBOOM se integró de siete alumnos de la

carrera de administración de empresas ocupando los siguientes cargos:

CENTENO RUTTI LIZ ERIKA (miembro del equipo auditor) BARRA LAZARO JORDAN (miembro del equipo auditor) ARANGO VARGAS THALIA (miembro del equipo auditor) RAMOS TAIPE MARICRUZ (lider del equipo auditor) MEZA HUAROC EVELIN (miembro del equipo auditor)

QUISPE ASEVEDO ELIZA (miembro del equipo auditor)

CHUMBILE HUARIS LUIS (miembro del equipo auditor)

Cada integrante dio su apreciación, sugirió las estrategias a seguir para la obtención

de la información que se realizara un análisis posteriormente, lo cual nos condujo a

realizar acciones, entre ellas, revisión de documentos de administrativos, fichas de

observación física, el clima organizacional , y las instalaciones de la empresa.

INDICE

INTRODUCCION

DISEÑO DE LA INVESTIGACION

o INTEGRACION DEL EQUIPO

o DISEÑO DE INSTRUMENTOS DE INVESTIGACION

o PROGRAMACION DE VISITAS

RESULTADOS DE LA INVESTIGACION

o ANALISIS DE LOS REGISTROS SALARIALES Y OTROS ASPECTOS LABORALES

o ANALISIS DE LAS CONDICIONES DE SEGURIDAD E HIGIENE INDUSTRIAL

o ANALISIS DE LAS ENTREVISTAS

CONCLUSIONES

o CONCLUSIONES GENERALES

o CONCLUSIONES ESPECÍFICAS

RECOMENDACIONES

o AL ESTADO DE EL SALVADOR

o AL MINISTERIO DE TRABAJO Y PREVISION SOCIAL

o A LOS EMPRESARIOS DE MAQUILA

o A LAS MARCAS DE PRESTIGIO INTERNACIONAL

ANEXOS

DATOS DE LA EMPRESA

Nombre de la empresa : FERRE BOOM S.C.R.L.

RUC : 20487211410

Fecha de Fundación : 05/01/2008

Tipo de Sociedad : Sociedad Comercial de responsabilidad .

limitada

Estado de la Empresa: Activo

Dirección sede principal : Prolong. Huánuco 258-A - Huancayo

Dirección sede Huancayo : JR. Loreto # 981 Huancayo

Teléfono : (064) 364203

Gerente general : lic. Paul Melgar Póvez

Administradora : Lic. Paola Melgar Póvez

INTRODUCCION

Ferre Boom S.C.R.L es una empresa privada fundada en el año 2009 y su actividad económica principal es la compra, venta y distribución de artículos de ferretería, en especial grifería, cerraduras, herramientas y eléctricos.

En el presente trabajo se evaluó y analizo el área de recursos humanos Debido a que en esta

área ocurren muchas contingencias, por el cual esta área no se desarrolla

eficientemente. Se han identificado diferentes debilidades en el direccionamiento estratégico

de la empresa.

Con la presente auditoria, se pretende facilitar la modernización y competitividad Ferre Boom SCRL en el mercado local generando crecimiento en sus resultados a futuro.

La utilidad de esta área es esencial para el funcionamiento óptimo ya que la efectividad de la empresa depende del éxito de esta área.

Dicha auditoria se realizara por los alumnos del Instituto Tecnológico Privado Continental, Arango Vargas Thalía, Barra Lázaro Jordan, Chumbile Huaris Luis Enrique, Centeno Rutti Liz, Meza Huaroc Evelin, Quispe Acevedo Elisa, Ramos Taipe Mary Cruz.

DISEÑO DE LA INVESTIGACION

METOLOGIA E INSTRUMENTOS DE INVESTIGACIÓN

Arango Vargas Thalía y Ramos Taipe Maricruz, realizaron la investigación a la

verificación de la política salarial y los procesos de pago a los colaboradores

de la organización. Detalles de esta investigación administrativa se encuentran

agregados a este informe.

Evelin Meza Huaroc, realizo la verificación de los documentos, con el

propósito de investigar la gestión del desarrollo de recursos humanos (perfiles

ocupacionales por competencias, reorientación e integración de las acciones

de capacitación y evaluación del desempeño) .

Centeno Rutti Liz , Chumbile Huaris Luis analizo En cuanto a seguridad e

higiene industria, servicios y prestaciones, actitudes y moral de trabajo. Esta

investigación auditoria administrativa se encuentra agregados a este informe.

Barra Lázaro Jordan y Eliza Quispe Acevedo, realizaron las fichas de

observación y encuestas a los trabajadores de la empresa FERRE BOOM.

PROGRAMACION DE VISITAS

Las visitas a la empresa FERREBOM fueron de la siguiente manera:

INICIO Y CULMINACION DE LA

AUDITORIA

21 de noviembre 2014 hasta el día10

de febrero de 2015

ARANGO VARGAS THALIA 2da sem. De NOVIEMBRE DE 2014

RAMOS TAIPE MARICRUZ 2da sem. DE NOVIEMBRE DE 2014

MEZA HUAROC EVELIN 3ra sem. DE NOVIEMBRE DE 2014

CHUMBILE HUARIS LUIS 1ra sem DE DICIEMBRE DE 2014

CENTENO RUTTI LIZ 2da sem DE DICIEMBRE DE 2014

BARRA LAZARO JORDAN 2da sem DE DICIEMBRE DE 2014

QUISPE ACEVEDO ELIZA 3sem DE DICIEMBRE DE 2014

Las visitas fueron más prolongadas para Barra lázaro Jordan ,Centeno Rutti Liz, Quispe

Acevedo Eliza quien para realizar las entrevistas observación tenían que ir mucho más

días intercaladas para así poder recaudar mejor información con la finalidad de tener un

análisis más específico .

RESULTADOS DE LA INVESTIGACION

COMENTARIOS PRELIMINARES

El área de recursos humanos de La empresa Ferre Boom nos facilitó diferentes

documentos con los cuales acredita las diferentes formas de pago a su personal; los

cuales son: recibo por honorarios (promotor de venta), planilla de pagos (gerente y la

administradora) y un cuaderno de control de pagos (personal), todos estos para el

análisis respectivo.

Dentro del área de recursos humanos ya que existe una mala coordinación y la toma

de decisiones de los altos cargos, como vemos el personal es informal ya que no está

registrado en planilla y no tiene derecho a ningún beneficio por su prestación de

servicios dentro de la empresa.

La empresa no cuenta con un manual de organización y funciones (MOF), que es de

vital importancia para que cada área decuadamente, al identificar estas falencias

podemos decir que las expectativas y metas trazadas no se están cumpliendo como

debe de ser.

…………..

EXAMEN DE LAS INDEMNIZACIONES, AGUINALDOS, VACACIONES, PAGO

DE AFP, ONP, HORAS EXTRAS Y OTRAS PRESTACIONES LABORALES.

a) Examen de comprobantes: Se verificaron las planillas de pagos a personal,

aguinaldos, vacaciones, indemnizaciones, AFP, ONP y recibo por honorarios.

b) Remuneración: la remuneración para el promotor y el gerente general tiene un

sueldo aproximado de 2500, la administradora de igual manera. colaborador de la

empresa ferre boom es el suelo mínimo vital 750,00 nuevos soles, ya que ellos no

están registrados en planilla no reciben los beneficio de acurdo a ley por sus

prestaciones.

a.c) Descuento de AFP: El descuento de AFP y ONP aplica a aquellos colaboradores

que están en planilla, en el caso de la empresa Ferre Boom hay 2 trabajadores que si

están en planilla y las restantes que son 8 reciben sus pagos informalmente y no

tienen derecho a ninguna de estas prestaciones.

d) Aguinaldos: Los aguinaldos son aplicados a aquellos que están en planilla, en este

caso al gerente Paul melgar povez y la administradora Paola melgar povez, al tener

acceso nos dimos cuenta que los colaboradores antiguos que son 2 si reciben su

aguinaldo pero de forma informal y les hace firmar en el cuaderno de sus pagos, los

restantes que son 6 no tienen derecho a este beneficio.

e) Vacaciones e indemnizaciones: No tiene una política establecida, los colaboradores

no tienen derecho a vacaciones ni se les da indemnizaciones, tampoco gerente ni

administrador tienen vacaciones pero si se les aplica indemnizaciones.

f) Días feriados: los colaboradores incluyendo gerente y administrador si se les respeta

los días feriados no laborables.

g) Horas extras: Se le pregunto a cada personal si se le reconocía las horas extras y no

se les reconoce, el horario de trabajo es de 8:30 a.m. a las 1:30 p.m. y 3:00 p.m. a 7:30

p.m, y hay dias en que tiene que quedarse hasta 1 hora mas por el caso de empaque

de mercadería.

El relato es en caso que haya un pedido de provincias se tiene que enviar ese mismo día

y no se pudo empacar ni embalar por que no se abastecen ya que se tiene que atender

pedidos a los clientes de tienda, después de atender y la hora ya es de salida todos los

colaboradores tiene que seguir empacando y llevar hasta la agencia para el despacho de

dicha mercadería, como podemos mencionar esto sucede aproximadamente 2 o 3 veces a la

semana.

h) OTRAS OPERACIONES:

1) Estudios y capacitaciones: La empresa ferre boom otorga estudios en sencico y

senati para aquellos colaboradores antiguos pero con la condición que el colaborador

siga en la empresa por unos años más, el 80% de la inversión en estos estudios se

le descuenta al colaborador y el 20% corre a gastos de la organización, las

capacitaciones no son aplicadas.

2) Alimentación: No existe subsidio directo a la alimentación de los trabajadores, solo

el pago del sueldo básico, la alimentación corre a cuenta de cada colaborador.

3) Primeros auxilios: Existe dentro de la empresa la un botiquín donde se encuentra

medicamentos esenciales.

VERIFICACIÓN A LOS COLABORADORES Y LAS LABORES QUE

REALIZAN

A) Venta: Son 2 señoritas en el área de venta, cada una con laptops para atender al

cliente, sus funciones son ventas, a veces entrega de pedidos, tener limpio las

vitrinas y algún labor que se le pudiera asignar.

B) Almacén: Son 4 jóvenes en esta área, su función es el despacho de mercadería

que requiere el área de ventas, despacho de mercadería a clientes de provincia y

juntamente con el jefe de almacén recepcionar la mercancía con guía de

remisión.

C) Oficina: Se encuentran administrador, gerente y asistente administrativa que se

encargan de realizar pedidos para los clientes de provincia, ingresar letras,

pedido a proveedores y encargados de cuentas por cobrar.

D) Cajera: Encargado de realizar cobros en tienda y a veces ayuda atender a la

clientela.

Indicadores empleados en la auditoria de administración de recursosHumanos

En cuanto a análisis de puestos:

De acuerdo a las observaciones realizadas la empresa no cuentan con un perfil de

control de actividades a realizar por cada colaborador para un trabajo eficiente.

Para realizar las descripciones y requisitos de puestos de la empresa Ferrebom,no

están establecidos.

En cuantos sistemas de retribución:

Están en concordancia con el mercado de trabajo?

De acuerdo las observaciones de las planillas de los trabajadores se pudieron

apreciar que el sueldo básico es de 750 el cual está vigente en el mercado en el

mercado.

Están ajustados a ley y obligaciones contractuales?

De acuerdo a lo observado no se respetan todos los beneficios ya que algunos son

obviados y loso a os más antiguos se les de las bonificaciones y aguinaldo pero de

manera informal.

Todo el personal entiende el sistema de incentivos?

En cuanto a los que se observó no todos lo entienden ya el único incentivo son los bonos mas no realizan capacitaciones o charlas de motivación.

Los incentivos son proporcionales a la escala jerárquica del puesto?

De acuerdo a lo observado se puede decir que si por que las motivaciones capacitaciones mayormente se les da los de alta jerarquía y mas no a los demás empleados.

la remuneración que reciben motiva a los trabajadores?

Si ya que es el único incentivo más importante para ellos por el cual se esfuerzan por ser los mejores y poder tener una mejor remuneración.

En cuanto al proceso de selección y colocación

para la selección de personal cuentan con un perfil?

No cuentan con un perfil laboral ya que las selección lo realizan de manera empírica y se basan a sus experiencias

En cuanto a las relaciones con el personal y el sindicato

Existe reuniones periódicas con el jefe de recursos humanos para tratar asuntos de interés general?

No se realizan reuníos para tratar temas que tienen que ver directamente con los trabajadores si no solo para el interés personal de la empresa.

La quejas son estudiadas?

Las quejas que recibe el jefe de recursos humanos no todas son atendidas por que no tiene el tiempo para resolverlos ya que se encuentra realizando otras actividades fuera de ser jefe de recursos humanos

Son resueltas favorablemente?

No todos por que como anteriormente se mencionó el jefe de recursos humanos no tiene el tiempo necesario y tampoco le da la importancia que requiere los problemas que surgen en la organización.

Los despidos son justificados?

De acuerdo a las observaciones realizadas los despidos que se realizaron todos fueron justificados y de manera anticipada por lo que no ocasionó problemas.

En cuanto a entrenamiento y capacitación

De acuerdo a lo observado no realizan ningún tipo de capacitaciones tampoco cuentan con un cronograma de actividades a desarrollar.

En cuanto a medición de desempeño

Los criterios utilizados para la medición de desempeño laboral no son los adecuados ya que no lo aplican para todo el personal ,mayormente se enfocan en los vendedores por lo que son los que directamente generan ingresos para la empresa

Hay intervenciones de factores ajenos negativos?

Están reflejando realmente la efectividad?

En cuanto a calificación de méritos

El programa es considerado por los responsables como una carga burocrática más?

Los resultados están siendo empleados para efectos de capacitación, promociones,

etc.?

Los empleados están siendo informados de los resultados?

Los supervisores han sido capacitados para calificar?

En cuanto a seguridad e higiene industrial

en cuanto a seguridad las instalaciones eléctricas no son adecuadas también los

materiales en almacén no están ubicado correctamente por lo que los trabajadores de

esa área corren el riesgo de sufrir cualquier tipo de accidente entonces se deduce que

no se esta cumpliedo los reglamentos de seguridad.

Cuál es el porcentaje de enfermedades profesionales?

Las instalaciones cumplen con los reglamentos sanitarios?

En cuanto a servicios y prestaciones

Todos los trabajadores tienen conocimiento de los servicios que brinda la empresa

aunque no cuenta con una misión establecida.

Todos los servicios y prestaciones son conocidos por el personal?

Están siendo utilizados?

Qué porcentaje representa del total de la nómina?

En cuanto a actitudes y moral de trabajo

Dentro de la organización se aprecia que no hay un buen clima laboral ya que el

mayor porcentaje de trabajadores son de ventas y ellos siempre están en conflictos

por obtener más ventas, más clientes y por ello reciben más bonificaciones y el único

objetivo que ellos conocen de la empresa es vender más y captar mas clientes.

Existen identificados con los objetivos de la institución?

El clima y la cultura organizacional se orienta hacia la calidad y la productividad?

E) Revisión de expedientes de personal: para realizar la siguiente observación se utilizó

una guía documental el cual los documentos a revisar fueron:

HALLAZGOS IMPORTANTES:

Los hallazgos más importantes que se encontró durante la realización de la

auditoría administrativa realizada a la empresa FERREOBOOM S.C.R.L.,

pueden resumirse en los aspectos siguientes:

A) Relaciones con los empleados Existe carencia de comunicación

interpersonal (empleado a empleado) ya que existe conflicto de interés,

ciertas rivalidades y no existe un adecuado trabajo en equipo, poca

transparencia por parte del jefe hacia los empleado, en donde se puede ver

las diferencias de necesidades , insatisfacciones laborales ya predomina la

celebración de reuniones informales las cuales surgen según las necesidades

del momento, los temas tratados pueden desviarse según el interés de los

participantes, no se realiza el debido seguimiento a los acuerdos y tareas

asignadas ya que

estas se realizan de forma oral.

B)

C)

Co n c lu s ión

Ge n e r a l

Lo detallado anteriormente genera un mal clima laboral dentro de la empresa

FERREOBOOM S.C.R.L en donde se puede identificar claramente la falta de

adaptación de ciertos empleados, el exceso de rotación de personal, la baja

productividad, falta de compromiso/motivación algunas conductas

cuestionables y frecuente ausentismo de parte de los colaboradores.

C) Cultura Organizacional: La cultura organizacional en FERREOBOOM S.C.R.L no

es un área en la que enfatiza la gerencia con profundidad, ya que las variables que lo

componen se ejercen por el mecanismo de acción-reacción del momento, es decir, el

reconocimiento a los colaboradores por la labor cumplida solo se hace cuando las

tareas son terminadas con “excelencia”, mas no porque existan planes motivacionales

que indiquen estos eventos, existe también mucha desorientación de parte de los

colaboradores esto debido a la falta de comunicación entre ellos, esto causa que

cada uno entienda las cosas a su manera y no entiendan bien lo que comunica la

gerencia.

D) Estructura organizacional: Las decisiones en FERREOBOOM S.C.R.L son

tomadas únicamente por la gerencia, lo que hace que la solución a problemáticas en

ocasiones sea dilatada por su centralización, esta situación hace que los cargos no

cuenten con descripciones ni delegación de responsabilidades que definan el nivel al

que se deben escalar los planes de acción (ausencia de organigrama).

Además, los procesos que se llevan a cabo en los diferentes cargos no se han

documentado ni estandarizado, conduciendo a los colaboradores a trabajar con

técnicas ajustadas a la experiencia que se ha adquirido dentro o fuera de la empresa

y que han generado inconvenientes por perdidas de información y/o material que no

se puede recuperar o formas incorrectas de manipular la maquinaria de la empresa.

Por último, no existen planes de carrera definidos para cada cargo lo que impide la

trazabilidad del crecimiento de un colaborador en la empresa, dejando consecuencias

como la deserción laboral y la falta de identidad organizacional.

D) Direccionamiento estratégico: Los principios de planeación en FERREOBOOM

S.C.R. se manejan de manera informal, actividades como formulación de escenarios,

medición del desempeño mediante indicadores de gestión, toma de decisiones

soportadas en sistemas de información y equipos de trabajo que apoyen la planeación

son deficientes, razones por las cuales, no existe formulación, implementación y

evaluación de estrategias.

No existe un planteamiento formal de la misión, visión y valores corporativos que

definan el negocio, su dirección en el futuro y principios o creencias que regulen las

decisiones y actividades de la empresa. Esto hace que no exista una guía central para

la definición de objetivos, estrategias y resultados que se esperan de las áreas

administrativas y de operaciones que en su conjunto permitan el cumplimiento de los

objetivos corporativos.

E) Salarios y prestaciones: Las falencias halladas en el área de RR.HH de la

empresa Ferre Boom, acerca de salarios y beneficios no son considerables ya

que el personal no está registrado en planilla y no tienen derecho a ningún

beneficio por sus prestaciones.

Todo esto causa a que el personal busque una buena opción laboral, es por eso

que hay rotación en el personal de las diferentes áreas.

ANALISIS DE LAS CONDICIONES DE SEGURIDAD E

HIGIENE INDUSTRIAL

DOCUMENTACION FOTOGRAFICA

En una visita realizada a las instalaciones de la ferretería “ferre boom” S.C.R.L.,

ubicada está en la AV. Prolongación Huánuco # 258 Huancayo, Departamento Junín,

Huancayo, el día sábado veinte de diciembre del dos mil catorce, a partir de las once

horas con cero minutos de la mañana, se recabo información fotográfica.

Las fotografías tomadas muestran un alto desorden, poco interés del personal cuando no se le controla y una fa l ta de h ig iene en el área de RRHH, lo cual afecta la salud e incrementa los riesgos.

En la fotografía se muestra a un colaborador disfrutando de su gelatina entonces eso nos muestra el poco interés que tiene el personal cuando no se le mira o no se le controla ya que eso impide la alta productividad para la empresa.

En esta fotografía nos muestra de la oficina administrativa donde se observa un

espacio muy reducido y angosto ya que eso incomoda al personal de dicha

área donde le impide desarrollar sus diferentes actividades.

En esta fotografía se pude ver que el personal de ventas es muy comedida y rápida cuando se le estaba observando no se sentía avergonzada como lo hacían los otros trabajadores. La señorita atendía con la sonrisa en la cara para sus clientes eso ayuda bastante la fidelidad del cliente hacia la ferretería.

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