CAPÍTULO I: MARCO TEORICO DE

LA CIENCIA ADMINISTRATIVA

CONTENID O

MARCO TEÓRICO DE LA CIENCIA ADMINISTRATIVA

A. CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN

B. ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN

1. Planeamiento

2. Organización

3. Dirección

4. Coordinación e integración

5. Control

CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN

Según el Autor…

La administración es una ciencia social de principios , normas, procesostécnicos , que orienten al ámbito empresarial , posibilitando unaracionalización de recursos humanos , materiales, financieros ,tecnológicos, a través del desarrollo de los elementos básicos de laadministración para lograr eficacia y rentabilidad en la gestiónempresarial.

ELEMENTOS BÁSICOS DE LA ADMINISTRACIÓN

Planeamiento

Organización

Dirección

Coordinación e integración

Control

Es un proceso técnico que fija políticas , objetivos , metas y

estrategias alcanzables , establece medios como : métodos ,

procedimientos y programas con el propósito de alcanzar los

fines empresariales.

PLANEAMIENTO1

Tener una idea sobre lo que se

va a hacer

Saber los pasos que son

necesarios dar para lograr resultados

Determinar obstáculos que se opondrán al

éxito y vencerlos

Contar con el elemento más valioso para el

control posterior

Planeamos para …

Seguir un camino lógico en la ejecución de un proyecto

Mantenernos informados sobre los progresos alcanzados

Hacer los ajustes necesarios

Descubrir errores antes de la ejecución

Plan preparado para sufrir modificaciones obligadas por el cambio

Debe ser flexible

Un buen plan nos permite …

Elementos de un Plan

Caracterización de la

problemática

Lineamientos de la Política

Objetivos

Metas EstrategiasProgramación de actividades y su calendarización

Es el establecimiento de funciones ,

estructuras cargos y procedimientos que

orientados al ámbito empresarial posibilitan la

racionalización de los recursos, para lograr

eficiencia, eficacia y economía en la gestión,

contribuir al desarrollo de planeamiento

estratégico y lograr que las personas rindan

más en grupo que individualmente

ORGANIZACIÓN2

Una adecuada definición de dirección es la función ejecutiva de guiar ysupervisara los subordinados , su propósito principal es enseñarles , darles lainformación necesaria para sus labores, revisar los trabajos, sus métodos ytomar la acción que permita su mejor realización.

Dirigir es sinónimo de mandar, dar ordenes , tomar decisiones. Las ordenesllevan implícitas las decisiones tomadas que se transfieren de jefes acolaboradores a través de la unidad de mando.

DIRECCIÓN3

La coordinación es la sincronización de acciones y criterios entre dos omas personas para lograr entendimiento mutuo o cohesión deesfuerzos con el propósito de armonizar el desarrollo de lasactividades de un organismo

La comunicación presupone un movimiento de ideas de doble sentido como única forma de generar entendimiento

El vehiculo de la coordinación es la comunicación

La reunión es el medio mas generalizado para coordinar actividades

COORDINACIÓN E INTEGRACIÓN4

Desde el punto de vista de la Jerarquía

Horizontal Vertical Transversal

Clases de Comunicación

Externa Interna

Desde el punto de vista de los destinatarios

Clases de Comunicación

MímicaEscritaVerbal

Formas de Comunicación

El control consiste en comprobar o verificar si el desarrollo de las accionesprogramadas se cumple de acuerdo a lo previsto en los planes. Incluyetambién la interpretación de resultados, así como el uso de medidascorrectivas con las cuales se podrán realizar ajustes a fin de lograr conmayor eficacia el logro de metas y objetivos fijados.

Comprobar que los planes se estén ejecutando de acuerdo a lo previsto Regular la marcha de esos planes en el tiempo y calidad

CONTROL5

Normalmente no es deseable el 100% de control, pues resultaría poco practico y muy caro. El control optimo no esta dado por el

mayor porcentaje de control, sino por el Mejor control posible al menor costo (en dinero y

esfuerzo)

Control Optimo

Control Por Excepción

Presupone la existencia de estándares que fijan un limite superior e inferior entre el cual

puede considerarse NORMAL el rendimiento y solamente se controla lo anormal, es decir aquello que sale de los limites tolerables.

CAPÍTULO III:

MARCO TEÓRICO DE LA AUDITORÍA

CONTENID O

MARCO TEÓRICO DE LA AUDITORÍA

1. PRESENTACIÓN

2. BREVE RESEÑA DE LA EVOLUCIÓN DE LA AA

3. CONCEPTOS DE AUDITORÍA

4. CONCEPTOS DE AUDITORÍA INTERNA

4.1. Conceptos de Auditoría Administrativa

4.2. Conceptos de Auditoría Financiera

4.3. Conceptos de exámenes especiales

4.4. Conceptos de control

4.5. Conceptos modernos de auditoría orientados a otras disciplinas

5. CONCEPTO DE AUDITORÍA EXTERNA

6. CONCEPTO DE AUDITOR

7. CONCEPTO DE AUDITOR INTERNO Y AUDITOR EXTERNO

Ω Ligada con el desarrollo del pensamiento

administrativo.

Ω Dos etapas muy marcadas:

– La era pre-científica.

– La era científica:

F. Taylor (Principios de la Administración científica)

H. Fayol (Administración industrial y general), considera el

control como último elemento del proceso administrativo.

BREVE RESEÑA HISTÓRICA DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

Siglo XII

•Comerciantes individuales Organizaciones sociales

Primera Guerra Mundial

•Producción orientada a la fabricación de material bélico, genera el surgimiento de supervisar contratos y el movimiento contable-financiero.

Década del ’40

•Creación de organismos financieros internacionales y mecanismos de control financiero-administrativo.

A partir de 1960

•Desarrollo de empresas privadas y públicas motivan la necesidad de crear un sistema de control financiero y operativo, incremento de las FCA.

Décadas de los ‘80 y ’90

•Modernización del sector empresarial, se afianza la auditoría administrativa.

AUDITORÍA

Auditoría interna

Auditoría administrativa

Auditoría financiera

Exámenes especiales

Control

Auditoría orientada a otras disciplinas

Auditoría externa

Auditor

Interno

Externo

CONTENIDO

Auditar: escuchar.

Auditar: necesidad de buscar causas y efectos.

Auditoría: examen objetivo y sistemático de operaciones financieras yadministrativas, realizado por profesionales con posterioridad a suejecución, con el fin de evaluarlas, verificar y elaborar un informe quecontenga observaciones, conclusiones, recomendaciones y surespectivo dictamen.

CONCEPTOS DE AUDITORÍA

1. Andrés Suárez Suárez. La moderna auditoría – análisis conceptual y metodología. 1992.2. Francisco Sánchez Alarcón. Programas de auditoría. 1991.

Según algunos autores:

El término auditoría ha idoevolucionando de lo simple a locomplejo (…) Viajando desde elmundo latino al mundoanglosajón y de ahí retornandoal mundo latino (…) se utilizahoy en día, para designar todaactividad de control a posterioride la actividad económica -financiera.1

Examen sistemático de los libros yregistros de un negocio, verifica loshechos relativos a operacionesfinancieras e informa sobre estos(Montgomery).

Ciencia del análisis, comprobación yestimación de cuentas (FernandoDiez B.)

Examen metódico y ordenado de lacontabilidad de una empresa,donde se comprueban lasoperaciones registradas paracorregirlas (Andrés Montero).2

Examen de información por parte de unatercera persona, distinta de la que la preparóy del usuario, con la intención de establecersu razonabilidad dando a conocer susresultados para aumentar la utilidad que talinformación posee.1

1. Carlos Slosse y otros. Auditoría un nuevo enfoque empresarial. 1990.2. Flavio Palomino D. La Auditoría en la gestión empresarial. 1992.3. Donald Taylor. Auditoría. 1994.

Examen crítico y sistemático de:• La dirección interna• Estados expedientes y operaciones contables

preparados anticipadamente por la gerencia.• Los demás documentos y expedientes

financieros y jurídicos de una empresacomercial.

• Los libros de contabilidad, comprobantes ydemás registros de un organismo público,institución o corporación.2

Examen sistemático de lasactividades de unaorganización en relacióncon objetos específicos, afin de evaluarcomportamientos, señalarlas oportunidades demejorar y generarrecomendaciones para elmejoramiento o parafavorecer la acción. 3

Actividad que tiene comoobjetivo examinar yevaluar adecuada yeficazmente los sistemasde control interno,preservando así elpatrimonio de la entidad yla eficiencia de su gestióny propone a la direcciónlas acciones correctivaspertinentes.

El Instituto de auditores internos

Actividad independientede evaluación de laorganización, revisando sucontabilidad, finanzas yotras operaciones base dela administración de laempresa.

El Instituto Americano de Contadores

El control interno,comprende a laorganización en general ytodos los métodoscoordinados y medidasadoptadas por la empresapara salvaguardar susactivos, comprobar laveracidad y realidad de suregistro.

CONCEPTOS DE AUDITORÍA INTERNA

Auditoría Administrativa

• Examen completo yconstructivo de laestructura organizativa deuna empresa y de susmétodos de control,medios de operación yempleo que dé a susrecursos humanos,materiales y físicos.

Diccionario y manual de contabilidad y administración

• Examen constructivo de lasoperaciones de una entidad,efectuada con posterioridad asu ejecución, para establecer elgrado de eficiencia de laimplementación de las normasempleadas para la planificación,coordinación, dirección ycontrol de los recursosdisponibles utilizados paraalcanzar las metas programadasy establecer lasresponsabilidades de losparticipantes en todos losniveles de la entidad.

William Leonard, 1991. Jorge Díaz Mosto, 1990.

CONCEPTOS DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

Objetivos de la Auditoría Administrativa

De control

De productividad

De organización

De servicio

De calidad

De cambio

De toma de decisiones

Auditoría Administrativa,alcances y campo de aplicación

Alcances

Naturaleza jurídica,

Sector de actividad,

Giro industrial.

Criterios de funcionamiento,

Ámbito de operación,

Tamaño de la empresa.

Estilo de administración,

Número de empleados,

Relaciones de coordinación.

Desarrollo tecnológico, Nivel

de desempeño, Trato a los clientes.

ÁREA DE INFLUENCIA

Campos de aplicación

Sector público

•Centra su ámbito de aplicación en lasinstituciones representativas de lospoderes ejecutivo, legislativo y judicial.

Sector privado

•Se tiene como base el tamaño de laempresa, el tipo de industria, lanaturaleza de sus operaciones y elenfoque estratégico.

Sector social

•Se aplica para evaluar aspectos como:promoción de derecho a la educación,vivienda, trabajo, salud y otros.

Auditoría de Estados Financieros

Examen de los registroscontables, documentossustentatorios, delsistema de controlinterno, mediante elconocimiento de losprincipios de contabilidadaceptados, de las normasde auditoría con el fin deemitir una opinión sobrerazonabilidad o no de losestados financieros por el(los) periodo(s)terminado(s).

Auditoría, investigación de conceptos y procedimientos

Examen sistemáticode los estadosfinancieros, losregistros y lasoperacionescorrespondientes,para determinar laobservancia de losprincipios decontabilidadgeneralmenteaceptados, de laspolíticas de laadministración y delos requisitos fijados.

Jesús Hidalgo Ortega, 1990. Donald Taylor, 1991.

CONCEPTOS DE AUDITORÍA FINANCIERA

J. R. Bellard (Instituto de auditores Internos Incorporados)

• Se realiza a pedido dela Gerencia deOperaciones con el finde obtener unaevaluación imparcialsobre algún problemaespecífico.

Verificar y revisar una parte de las operaciones financieras-administrativas-operativas

efectuadas con posterioridad a su ejecución; con el fin de evaluarlas, verificarlas y elaborar el informe que

contenga las observaciones, conclusiones y

recomendaciones respectivas.

CONCEPTOS DE EXÁMENES ESPECIALES

• Organización 1

Es un proceso en el que la administración está capacitado para iniciar y regular la conductade actividades para que sus resultados armonicen con las metas y expectativas sostenidaspor esos grupos.

• El control de la administración 2

Es la función y parte del proceso administrativo, que consiste en asegurarse de que lasoperaciones que se realizan se encuentran cumpliendo los planes y objetivos previamentedeterminados.

• Sistemas de producción 3

Es la culminación natural de la planeación y el análisis, es la fase motora, la prueba, el estadode avance, es la etapa en donde la producción real se compara con la producción planificada.

• Contabilidad administrativa 4

Proceso mediante el cual la administración se asegura de que los recursos son obtenidos yusados eficientemente, en función de los objetivos planeados por la organización.

1. John Child, 1991. 2. Joaquín Gómez, 1990. 3. James Riggs, 1993. 4. David Noel Ramírez, 1994.

CONCEPTOS DE CONTROL

Auditoría de la cultura empresarial

• Es el acta de una actuación,el descubrimiento depuntos fuertes y puntosdébiles, la orientación haciaacciones concretas.

• La auditoría sirve paraorientar a las empresas aver a la cultura como unactivo específico y no comoun mero contenido pasivo,autocomplaciente yegocéntrico.

Auditoría en informática

• El concepto de auditoría esamplio, no sólo detectaerrores, es un examencrítico que se realiza conobjeto de evaluar laeficiencia y eficacia de unasección o un organismo.

Maurice Thevenet, 1992. José Antonio Echenique, 1992.

CONCEPTOS MODERNOS DE AUDITORÍA ORIENTADOS A OTRAS DISCIPLINAS

Proceso de evaluaciónsistemático, exhaustivo,crítico y detallado de undeterminado sistema deuna empresa.Se audita el sistemacontable, la capacidad definanciación, RR.HH ycualquier otro aspecto dela unidad económica de laentidad.

Realizada por personal ajeno a la empresa.

CONCEPTOS AUDITORÍA EXTERNA

• El perfil genérico del auditor

a) El auditor no es un perito en todas lasmaterias.

b) El Departamento de Auditoría estáconformado por un pool polivalente deprofesionales especializados.

c) El auditor debe tener formación profesional,con Posgrado y especializado en el sistemade control.

d) Debe contar con amplia experienciaprofesional, a nivel de ejecutivo.

e) Debe acreditar solvencia moral y ética, en sutrayectoria personal y profesional.

f) Debe guardar discreción profesional en suejercicio.

CONCEPTOS DE AUDITOR

• Es un profesional con vínculolaboral con la empresa, dondeefectúa labores de auditoría,independiente de cualquier otrafunción u actividad; con laautoridad y responsabilidad paraefectuar auditorías internas yexámenes especiales encualquier dependencia dentrode la misma entidad.

• Asiste a la gerencia en laevaluación del cumplimiento delas políticas y ejecución de lasmismas.

• Tiene responsabilidad ante eldirectorio y la gerencia general.

• Su campo de acción: políticas,normas y procedimientos deldesarrollo de los procesostécnicos.

• Esta bajo la dependencia de laempresa, por eso, su opinión nopuede considerarseindependiente de ésta.

AUDITOR INTENO

• Consultor profesional que noforma parte del personal establede un empresa y por lo tanto escompletamente independientede la misma.

• Ej. Un auditor de una SociedadPrivada de Auditores.

• Se encarga de dictaminar losestados financieros y gestiónadministrativa de la empresa.

• Cumple susresponsabilidades ante laempresa, terceros y públicoen general.

• Su campo de acción: estadosfinancieros y gestiónadministrativa.

• Deberá ser un profesionalindependiente administrativay económicamente, poseer laindependencia necesaria paradictaminar la gestiónempresarial.

AUDITOR EXTERNO

CAPÍTULO IV: PLANEAMIENTO DE LAS AUDITORIAS ADMINISTRATIVAS

CONTENID O

PLANEAMIENTO DE LAS AUDITORIAS ADMINISTRATIVAS

1. PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO

2. PLANEAMIENTO DE LAS ACCIONES DEL ÓRGANO DE AUDITORÍA

3. ESTRUCTURA BÁSICA DEL PLAN DE AUDITORÍA

4. EVALUACIÓN DEL PLANEAMIENTO DE ACCIONES DEL ÓRGANO DE AUDITORÍA

5. ESTRUCTURA Y CONTENIDO DE EVALUACIÓN

PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO

Los órganos de auditorias

elaboran un plan de sus

actividades, documento que

contiene las programaciones

que se llevaran a cabo en la

entidadProgramación

Potencial humano

Recursos materiales

Presupuesto

EL PLAN

Es un conjunto de acciones de PREVISION que se estructura con

proyección a futuro mediato o inmediato.

Tiene como finalidad lograr objetivos y metas preestablecidas en función

del cumplimiento de actividades .

LÍNEAS DE ACCIÓN PARA ELABORAR UN PLAN

Características de la problemática

Lineamiento de política

Objetivo

Meta

Estrategias

Programación de actividades

1.

2.

5.

6.

3.

4.

Actualización permanente

GRÁFICO DEL PROCESO TÉCNICO DEL PLANEAMIENTO

PROCESOS TÉCNICOS DE UN PLAN

• Formulación: Es la definición de las líneas de acción del plan, constituye

el enfoque critico y los ajustes continuo de las decisiones de las

situaciones cambiantes (reformulación).

• Implementación: Es la ejecución de acciones priorizadas en un plan, que

haga posible y facilite el logro de objetivos y metas seleccionados en la

formulación del plan.

PLANEAMIENTO DE LAS ACCIONES DEL ORGANO DE AUDITORIA

El órgano de auditoria Planeamiento de actividades

Periodo presupuestado

determinado

Lineamientos dictados

Niveles jerárquicos competentes

Concertar criterios, unificar esfuerzos y racionalizar

recursos

Objeto

Finalidad

Alcance

Características de la problemática

Lineamiento de política

Objetivos generales

Metas

Estrategias

ESTRUCTURA BÁSICA DEL PLAN DE AUDITORIA

INTRODUCCIÓN

Auditoria administrativa

Auditoria financiera

Auditoria operativa

ACCIONES A DESARROLLAR

JUSTIFICACION DE ACCIONES A DESARROLLARSE

PROGRAMACION DE ACTIVIDADES

POTENCIAL HUMANO Y RECURSOS

RESPONSABILIDAD

EVALUACION DEL PLANEAMIENTO DE LAS ACCIONES DEL ORGANO DE AUDITORIA

El órgano de auditoria deberá presentar periódicamente a las

instancias respectivas de cada empresa, un informe de

evaluación de las acciones contempladas en su plan de acción.

ESTRUCTURA Y CONTENIDO DEL INFORME DE EVALUACION

Objetivo Finalidad AlcanceDisposiciones

generales

INTRODUCCIÓN

EVALUACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PLAN DEL ÓRGANO DE AUDITORIA

Se destaca información sobre la situación de las observaciones y recomendaciones

El órgano de auditoria presentara una apreciación acerca de la gestión de la empresa

SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES DE AUDITORIAS

APRECIACIÓN DEL COMPORTAMIENTO DE LA EMPRESA

CONCLUSIONES

RECOMENDACIONES

CAPÍTULO V: ORGANIZACIÓN DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

CONTENID O

CAPÍTULO VORGANIZACIÓN DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

1. LINEAMIENTOS GENERALES DE LA ORGANIZACIÓN DE LA

OFICINA DE AUDITORÍA

1.1. Estructura Orgánica - Organigrama (referencial)

1.2. Funciones Generales de los Órganos y Específicas de los Cargos

2. COMENTARIOS SOBRE LAS OFICINAS DE AUDITORÍA EN EL

SECTOR PRIVADO

2.1. Organización de la Oficina de Auditoría Interna para la Mediana Empresa

LINEAMIENTOS GENERALES

• La organización de la OAI de la empresa, está directamente relacionadacon las exigencias de cada empresa.

• La OAI debe tener una organizacióndinámica que garantice el flujo de lainformación de conformidad con laautoridad y responsabilidadasignados a todos y cada uno de susintegrantes

• Cada entidad debe disponer de unequipo altamente capacitado ypolivalente de profesionales .

Lograr que la acción de control posterior garantice el uso adecuado de los recursos

económico-financieros y del potencial humano.

Detectar las desviaciones, adoptar las medidas correctivas

más adecuadas, retroalimentar la planificación y evitar el

desperdicio de recursos y la elevación de costos.

ESTRUCTURA ORGÁNICA

• Según Franklin, la división del trabajo se lleva a cabo considerando lossiguientes puestos:

COORDINADOR GENERAL

LÍDER DE PROYECTO

ASISTENTE O ANALISTA DE PROYECTO

Coordinador General

Responsable de la OAI por lo que es necesarioque tenga una gran experiencia en la materia, lacual puede derivarse de su formación académicay/o profesional, así como de su trayectoria yorientación personal.

El asumir la dirección de una OAI conlleva no sólo la responsabilidad de tener lacapacidad de respuesta en cuanto a los resultados que se esperan, sino al demantener un nivel de comportamiento acorde con las necesidades de todos y cadauno de los participantes.

Su presencia debe constituir una base de confianza y tranquilidad cifrada en sucapacidad para comunicar su visión, el dominio de la técnica, respaldo moral yliderazgo, traducida en el logro de avances, coordinación de esfuerzos, espíritu delucha, creatividad y actitud constructiva.

Líder de Proyecto

Aplicar las líneas de acción de la coordinación general.Acatar las directrices de los niveles de decisión de la

organización.Conciliar enfoques, puntos de vista y observaciones.Imprimir consistencia a las acciones acordadas en el programa

de auditoria.Vigilar que las fases y tiempos programados se cumplan.Aclarar dudas.Recabar y resolver observaciones.Motivar a los auditores, para que se reafirme en todo momento

el espíritu de equipo.

Representa el eslabón clave para que los objetivos,programa y estrategias propuestas sean susceptibles dealcanzarse.

Su personalidad tiene que ser tranquila, mesurada,negociadora, analítica y motivadora, capaz de hacer quelas cosas sucedan y sucedan bien.

Asistente o Analista de Proyecto

Acatar instrucciones con precisión.

Actuar en forma prudente y tranquila.

Ser cordial pero firme en sus decisiones.

Solidario con sus compañeros de equipo.

Ordenado con sus papeles de trabajo.

Disciplinado para cumplir con sus obligaciones a tiempo.

Objetivo en la detección de hallazgos para soportar las evidencias.

Ser preciso en sus observaciones.

Responsable de atender directamente a todo el personal que interviene en laauditoria, además maneja directamente los papeles de trabajo que contienenlos hallazgos, evidencias y observaciones necesarios para derivar los criterios ypropuestas que consoliden la aplicación de la auditoria.

CA

RA

CT

ER

ÍST

ICA

S

Organigrama (referencial) Órgano de Dirección

Órgano de Apoyo

Órgano de Línea

FUNCIONES GENERALES DE LOS ÓRGANOS Y ESPECÍFICAS DE LOS CARGOS

Para ordenar y cohesionar la labor del equipo auditor, este cuenta con una seriede funciones tendientes a estudiar, analizar y diagnosticar la estructura yfuncionamiento general de una organización.

Desarrollar el programa de trabajo de la auditoria.

Definir los objetivos, alcance y metodología para instrumentar la

auditoria.

Captar información necesaria para evaluar los

procesos, funciones y sistemas.

Detectar hallazgos y evidencias e incorporarlos

a los papeles de trabajo.

Proponer modificaciones que permitan elevar la

efectividad de la organización

Diseñar y preparar reportes de avance e informes de auditoria.

FUNCIONES GENERALES

ÓRGANO DE DIRECCIÓN

OFICINA DE AUDITORÍA INTERNA

Depende directamente del más alto nivel jerárquico de la empresa.

Asistir en el establecimiento,

mantenimiento y mejora del Sistema de Control Interno de la empresa.

Conducir e implementar el proceso de control

posterior de acuerdo a las normas y directivas

emitidas.

Formular anualmente el Plan de Acción de Control

en las diferentes áreas.

Ejecutar en forma permanente y sistemática

las acciones de control.

Informar a la Alta Dirección sobre los resultados de las

funciones de control.

Evaluar la eficiencia y eficacia empresarial a

través del control de sus diferentes áreas.

ÓRGANO DE LINEA

Depende directamente de la Oficina de Auditoría Interna.

ÁREA DE AUDITORÍA FINANCIERA – ADMINISTRATIVA

Formular y ejecutar el Proyecto de Plan Anual de acciones de Control.

Realizar acciones de control posterior interno en los sistemas de: planeamiento, organización, contabilidad, etc.

Proponer normas técnicas de control orientadas al mejoramiento del control posterior financiero-administrativo.

Revisar las auditorías y exámenes especiales y emitir una opinión técnica.

Asesorar a los jefes de las oficinas de la empresa en las funciones de control posterior de su competencia.

ÓRGANO DE LINEA

Depende de la Oficina de Auditoría Interna.

ÁREA DE CONTROL DE COMERCIALIZACIÓN, PROD. Y/O SERV.

Formular y ejecutar el Plan de Acción de Control

Posterior de las áreas operativas.

Desarrollar acciones de control posterior del

sistema de comercialización de la

empresa.

Realizar las acciones de control posterior

relacionadas con los aspectos de producción

y/o servicios.

Planear, organizar, dirigir, coordinar y supervisar el

desarrollo de las actividades del área.

Dirigir y supervisar los exámenes especiales e investigaciones que se

realizan en las áreas de su competencia.

ÓRGANOS DE LINEA

• Ejecutar el Plan Anual de Acción de Control de las áreas de su competencia.

• Realizar exámenes de control posterior mediante auditoría/ exámenes especiales.

• Verificar el grado de cumplimiento de las recomendaciones y/o medidas correctivas adoptadas en actividades de su competencia.

• Informar sobre los resultados obtenidos del cumplimiento de las funciones de control posterior, presentando recomendaciones.

• Mantener un archivo actualizado de información de auditoria.

• Elaborar instrumentos técnicos, normas y procedimientos de control.

UNIDAD DE CONTROL DE SIST. DE COMERCIALIZACIÓN

UNIDAD DE CONTROL PRODUCTIVO Y/O DE

SERVICIOS

UNIDAD DE AUDITORÍA FINANCIERA

UNIDAD DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

ÁREA DE AUDITORÍA FINANCIERA –

ADMINISTRATIVA

ÁREA DE CONTROL DE COMERCIALIZACIÓN,

PRODUCCIÓN Y/O SERV.

ÓRGANO DE APOYO

Organizar el sistema de archivo: administrativo y técnico, y mantenerlopermanentemente actualizado.

Proporcionar apoyo secretarial.

Redactar documentos relacionados a las acciones de auditoría.

Registrar, clasificar, codificar, archivar y conservar la documentaciónsustentatoria de cada auditoría o examen especial practicado

ÁREA ADMINISTRATIVA

COMENTARIOS SOBRE LAS OFICINAS DE AUDITORÍA EN EL SECTOR PRIVADO

Auditoría Interna

• Forma parte de la estructura orgánica de la empresa.

• Empresas medianas y grandes por el volumen de sus operaciones.

Auditoría Externa

• Consultorías de tipo empresarial, que se organizan en base a la demanda de control posterior de las empresas privadas.

TIPOS DE AUDITORÍA

FUNDAMENTOS DE LAS Of. DE AUDITORÍA

Dispositivos legales dictados por el Gobierno con alcance de aplicación al sector privado.

Procesos técnicos establecidos por las diversas disciplinas científicas.

NAGAS.

ORGANIZACIÓN DE LA OAI PARA LA MEDIANA EMPRESA

La organización de las OAI dependen del tipo de actividad de cada empresa.

OFICINA DE AUDITORÍA INTERNA

AUDITORÍA OPERATIVAAUDITORÍA FINANCIERA

AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

ESTRUCTURA ORGÁNICA

FUNCIONES

•Sistemas de planeamiento, organización, personal, logística, presupuesto, SIG, etc.

Auditoría Administrativa

•Sistemas de contabilidad y finanzas.Auditoría Financiera

•Sistemas de producción y comercialización.Auditoría Operativa

Los cargos de control a nivel de empresas del sector privado, en la práctica utilizan las siguientes denominaciones:

• Analistas en Auditoría

• Especialistas•Auditores•Auditor Senior•Auditor Junior, etc.

CAPÍTULO VI: PROCEDIMIENTO BÁSICO PARA LA INVESTIGACIÓN EN AA

CONTENID O

CAPÍTULO VIPROCEDIMIENTO BÁSICO PARA LA

INVESTIGACIÓN EN AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

1. PLANEAMIENTO DE LA INVESTIGACIÓN

2. RECOPILACIÓN DE DATOS

3. ANÁLISIS DE DATOS

4. FORMULACIÓN DEL INFORME

5. IMPLEMENTACIÓN E IMPLANTACIÓN

6. EVALUACIÓN

El método y metodología

para el desarrollo de un

proyecto de investigación

científica y / o tecnológico.

El procedimiento básico para

la investigación en auditoria

administrativa:

LAS FASES DEL PROCEDIMIENTO

PLANEAMIENTO DE LA INVESTIGACIÓN

Determinación de la naturaleza del

problema

Definición y fijación del

objetivo de la investigación

ACCIONES

Buscar fuentes de captación de información para formular objetivamente la

caracterización de la problemática.

Detectado el problema y analizados sus elementos debe definirse y fijarse el objetivo

por alcanzar, teniendo en cuenta la disponibilidad de los recursos

Investigación Preliminar

Autorización para realizar

estudio

Definido el objetivo de estudio, realizar una investigación preliminar, reformulación de los

objetivos planteados. Y si existieran problemas añadidos.

El producto de la investigación preliminar, Sera sometido a consideración para tener la autorización

respectiva.

Plan de acción

Determinada la naturaleza y la magnitud del problema,

definido el objetivo de estudio, determinar y formularse el

plan de acción.

OBJETIVOS

METAS

RECURSOS NECESARIOS

TIEMPO

RECOPILACION DE DATOS

Para recopilar datos debemos verificar que sean

COMPLETOS CORRECTOS PERTINENTES

Existen las fuentes:

INTERNAS EXTERNAS

Entre las técnicas mas recomendadas tenemos

INVESTIGACIÓN DOCUMENTARIA

ENTREVISTA

CUESTIONARIO

OBSERVACIÓN DIRECTA

NORMATIVA ADMINISTRATIVA

MERCADO FINANCIERA

Este aspecto de la auditoria implica localizar,seleccionar y estudiar la documentación quepuede aportar elementos de juicio a los auditores

INVESTIGACIÓN DOCUMENTARIA

Reunirse con una o varias personas ycuestionarlas en forma orientada para obtenerinformación. Este es uno de los mas empleados.

ENTREVISTA

Estos instrumentos, que se emplean para obtener información en forma homogénea, constituidas por series de preguntas escritas, secuencias etc.

Este recurso que puede ser empleados por los auditores, consiste revisión del área física donde se desarrolla el trabajo de la organización

CUESTIONARIO

OBSERVACIÓN DIRECTA

• Saber lo que se quiere y tener claro el propósito o sentido.

• Establecer anticipadamente la distribución del trabajo.

• Atender la compromiso

Aspectos a observar:

ANÁLISIS DE DATOS

Procedimiento de análisis

El método mas recomendable, el método inductivo, las partes

hacia el todo. Sucesión de preguntas.

¿Qué?, ¿Para qué?, ¿Dónde?, ¿Cuándo?, etc.

Técnicas e instrumentos

de análisis

Las técnicas mas usadas son:

Examen crítico de los datos recopilados

ORGANIGRAMA

DIAGRAMA DE FLUJO

CUADRO ESTADÍSTICOS

ÁRBOL DE DECISIONES

FORMULACIÓN DEL INFORME

Las conclusiones y recomendaciones deben formularse en base al

contenido analítico de cada una de las interrogantes, en la base del análisis,

deben ser sintéticas y estar relacionadas con los objetivos, políticas, planes

de operación, capacidad de personal, disponibilidad recursos, etc.

Las recomendaciones deben ir acompañadas de la estimación del cuadro de costos , requerimiento de potencial humano, material

financiero.

Las recomendaciones serán de varios tipos:Eliminación, adición, combinación, modificación y simplificación.

La decisión tomada por la autoridad competente será la base del nuevo sistema. Cumplir objetivos predeterminados.

IMPLEMETACIÓN E IMPLANTACIÓN

Formular le programa de acciones, considerando la integración delos recursos

en cantidad y calidad necesarios.

Métodos más usados

PROYECTO PILOTO

IMPLANTACIÓN EN PARALELO

MÉTODO PARCIAL O POR APROXIMACIONES

MÉTODO INSTANTÁNEO

Integración de recursosObtener recursos materiales, financieros y seleccionar el potencial humano necesario

para la operación del nuevo sistema

EVALUACIÓN

Es un proceso destinado a comprobar la eficacia y eficiencia de las

mejoras introducidas, el grado de cumplimiento de los objetivos

del plan, así como sugerir las medidas correctivas pertinentes.

CAPÍTULO VII: MECÁNICA OPERATIVA DE LA AUDITORÍA ADM.

CONTENID O

CAPÍTULO VII

MECÁNICA OPERATIVA DE LA AUDITORIA

ADMINISTRATIVA

1. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

2. EXAMEN ESPECIAL

3. AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

4. INVESTIGACIONES

5. EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

La realización de una Auditoria Administrativa se puede enfocar en los siguientes elementos:

Planes y objetivos de la empresa

Estructura orgánica

Políticas y prácticas

Sistemas y procedimientos

Métodos de control

Formas de operación

Recursos materiales y

humanos

Medición de los resultados

PROCEDIMIENTO DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Trabajo preliminar

Revisión de la legislación

Revisión y prueba preliminar de los

contratos administrativos

Examen y prueba detallada de los controles administrativos

El informe de auditoria administrativa

1. TRABAJO PRELIMINAR

Consiste en obtener información general y concreta de los aspectosmas importantes de la entidad.

En esta acción se realizan exámenes limitados en todas las áreasfuncionales con el fin de aislarla de problemas críticos.

Es conveniente que en esta fase se deduzcan las causas y lasconsecuencias de los problemas críticos.

Los medios recomendables para el desarrollo de este estudio son porejemplo: las entrevistas programadas en cada una de las áreasfuncionales, considerando los manuales administrativos y el programade auditoria Operacional.

Información a obtenerse

Descripción general de métodos de operación

Legislación aplicable a las actividades

examinadas

Breve historial, antecedentes y

propósitos de las actividades

Material sobre la organización:

funciones, estructuras, cargos y

procedimientos

Política general de la entidad u organismo

Operaciones s de especial interés para la

empresa

Examen de las anteriores auditorias e inspecciones realizadas

2. REVISIÓN DE LA LEGISLACIÓN

En esta fase se revisa la legislación básica: ley, reglamentos, resoluciones, decretos, directivas administrativas y normas interna de la entidad para verificar

si están cumpliendo los objetivos, propósitos y actividades establecidas.

Información a obtenerse

Estudio de las disposiciones legales base

Objetivos de la ley, reglamentos, directivas,

manuales, etc.

Grado de autoridad otorgado a funcionarios

Responsabilidades y limitaciones impuestas a la

entidad

3. REVISIÓN Y PRUEBA PRELIMINAR DE LOS CONTROLES ADMINISTRATIVOS

Debe evaluarse la efectividad con la que se estándesarrollando las actividades programadas; así como detectarlos errores mas saltantes, sobre los que debe acumularse laspruebas suficientes, de tal manera que confrontando estascon los datos obtenidos en la fase preliminar se puedadeterminar:

El alcance y responsabilidad.

estimar el requerimiento de personal.

racionalizar el programa de trabajo.

fijar plazos para el encauzamiento del informe y

reorientar los programas de auditoria.

Información a obtenerse

Si las políticas aplicadas están autorizadas por el directorio

Si se cumple lo planificado en forma. eficiente, efectiva y

económica

Si se protegen los interese de la entidad

4. EXAMEN Y PRUEBA DETALLADA DE LOS CONTROLES ADMINISTRATIVOS

Comprende el control de la funcionalidad de las normas internas y procedimientos de la entidad con respecto a las actividades circunscritas en el trabajo preliminar

Consiste por tanto en revisar registros, documentos y archivos, etc. Certificando la

información contenida en ellos, además incluye la obtención de información a través de

entrevistas, inspecciones físicas, captación escrita de opiniones; así como de formulación

de conclusiones y recomendaciones

Información a obtenerse

Cumplimiento de políticas prescritas

Logro de los propósitos

establecidosEficiencia operativa

Eficiencia y economía en la utilización de bienes y servicios

Si los fondos y bienes de la entidad han sido

manejados con honestidad

5. EL INFORME DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Aspectos Generales

• Introducción

• Antecedentes

• Alcance

Observaciones

Conclusiones

Recomendaciones

Anexos

CAPITULO VIII: ESTRUCTURA DEL INFORME DE AUDITORÍA ADM.

CONTENID O

CAPÍTULO VIIIESTRUCTURA DE INFORME DE AUDITORÍA

ADMINSITRATIVA1. ASPECTOS GENERALES

1.1. Introducción

1.2. Antecedentes

1.3. Alcance

2. OBSERVACIONES

3. CONCLUSIONES

4. RECOMENDACIONE

5. ANEXOS

Es importante saber que…

El informe de auditoría cubre dosfunciones básicas:• Comunica los resultados de la

auditoría de gestión.• Persuade a la gerencia para

adoptar determinadas accionesy, cuando es necesario llamar suatención, respecto de algunosproblemas que podrían afectaradversamente sus actividades yoperaciones.

1. ASPECTOS GENERALES

Se divide en:1.1. IntroducciónSe consideran las causas yobjetivos de la auditoriaadministrativa.1.2. Antecedentes:Referido a aspectostécnicos y al aspecto legal.1.3. Alcance:Considera a funcionariosresponsables a la comisiónencargada. A

spe

cto

s G

en

era

les

Introducción

Antecedentes

Alcance

1. ASPECTOS GENERALES

Ejemplo de Objetivos en la Introducción:Área auditada:Área de trámite documentario y archivo

Evaluar el grado deeficiencia de las normas yprocedimientos, quecomprende el procesointegral de laadministracióndocumentaria de laempresa.

Determinar el grado deorden, conservación,protección y clasificacióndel archivo de la entidad,así como la oportunidad desu servicio.

1. ASPECTOS GENERALES

Ejemplo de Alcance:Área auditada: La administración auditada depende de la Secretaría General.Aspectos a examinar:• Control interno del sistema.• Proceso de recepción.• Proceso de clasificación y

registro.• Proceso de control y

seguimiento.• Proceso de distribución.• Proceso de información.• Proceso de archivo.

Funcionarios Responsables:

Se consideran nombres y apellidos y cargos de las personas.

Comisión encargada:

Se consignan los nombres, apellidos y cargos.

2. OBSERVACIONES

Resultante de la auditoria

practicada, constituyen la

parte sustentatoria de los

informes.

Se materializan por escrito.

Puesta en conocimiento de

los funcionarios auditados.

Durante el curso del

examen, el auditor agotará

todos los medios razonables

a su alcance a fin de permitir

las pruebas documentarias

suficientes para absolver las

Observaciones que el

auditor encuentre.

2. OBSERVACIONES

Ejemplo: del área de tramitedocumentario y archivo:• Inadecuada ubicación física de su

infraestructura en el archivo central.• Incumplimiento de funciones en

relación a los dispositivos legales ynormas internas concernientes conel área auditada.

• Duplicidad de procesos en laadministración documentaria enuna sola jurisdicción administrativa.

3. CONCLUSIONES

• Resúmenes o contenidos sincréticos en armonía con las observaciones.

• Las Conclusiones serán objetivas, basadas en hechos reales y adecuadamente respaldadas en los Papeles de Trabajo.

• Las conclusiones son enumeradas y presentadas en orden de importancia haciendo mención, si fuera necesario del nombre de los responsables que han incurrido en falta.

• Fin: Presentar el problema motivo de la auditoria.

3. CONCLUSIONES

Ejemplo:• «Los documentos en custodia en el Archivo

Central se encuentran en completoabandono, debido a la lentitud para gestionary/o disponer de los recursos necesarios,requeridos para un eficientefuncionamiento».

4. RECOMENDACIONES

Sugerencias que especificanmedios para solucionar lasobservaciones formuladas.

Las recomendaciones estaránorientadas a la mejor utilizaciónde los recursos humanos,materiales y financieros de laempresa o entidad auditada.

Las recomendaciones sondirigidas al titular de laorganización examinada a fin deque provea lo conveniente parasu cumplimiento.

Las recomendaciones delauditor serán presentadas en elInforme de Auditoría, en formaordenada, considerando elgrado de importancia deacuerdo a la presentación de lasConclusiones.

4. RECOMENDACIONES

Ejemplo:«Que la Unidad de Traite Documentario y Archivo, enel plazo de 30 días proceda a inventariar, ordenar yclasificar los documentos que se encuentran en elArchivo Central, a fin de formalizar el ingreso yregistro correspondiente para su administracióneficaz»

5. ANEXOS

Esquemas complementarioscuando son necesarios ygeneralmente sirven defundamentos a lasobservaciones planteadas.

Ejemplo:

• Relación de expedientes deempresas reclamantes queno se les ha hecho la tarjetade seguimiento respectivo.

CAPÍTULO X: NORMAS TÉCNICAS DE AA

APLICADAS AL SIST. DE PLANEAMIENTO

CONTENID O

CAPÍTULO XNORMAS TÉCNICAS DE A.A. APLICADAS AL SIST.

DE PLANEAMIENTO

1. PLANEAMIENTO EMPRESARIAL

2. PROYECTOS DE INVERSIÓN

3. ESTUDIO E INVESTIGACIÓN SOCIOECONÓMICA

4. LA COOPERACIÓN Y FINANCIACIÓN TÉCNICO-

ECONÓMICA NACIONAL E INTERNACIONAL

PLANEAMIENTO EMPRESARIAL

CONCEPTO: Proceso formal y sistematizado que pretende formular e implementar estrategias, para alcanzar nuestros objetivos como empresa, teniendo en cuenta el medio ambiente externo y nuestras capacidades internas, para posicionarnos.

OBJETIVOS: Resultados específicos que deseamos lograr, deben ser claros precisos y medibles: Anticiparse, lograr las proyecciones, instrumento de compromiso, afrontar la inseguridad(imprevistos), flexibilidad (planes alternativos)

ALCANCE: Tiene cobertura institucional, porque su misión es proyectarse al futuro, para lo cuál necesitará de datos del desempeño pasado y actual de la empresa

PLAN OPERATIVO O PLAN DE ACCION

Para implementar el P.E deberán establecerse los planes operativos, para guiar, apoyar y comunicar el desarrollo empresarial

PROCESOS TÉCNICOS

MATERIA DE CONTROL INTERNO

PROCESOS TÉCNICOS DEL PLAN OPERATIVO

CARACTERIZACIÓN DE LA PROBLEMÁTICA: EL contar con un SIG, nos da una idea de donde comenzar a medir la situación actual para entender las operaciones de las unidades, puntos débiles y fuertes, etc. Este diagnostico nos informará la situación de la empresa. Es aquí donde el planeamiento. Empre, es nutrido por esta información la cual se transformará en políticas, objetivos y metas cuantificables.

POLITICAS: Son guías o marcos orientadores que establecerán la forma como se administra las actividades internas de la empresa, desarrollándose en el nivel de las áreas funcionales para que los directivos puedan tomarla mejor decisión.

OBJETIVOS: CLASES DE OBJETIVOS (inherentes, oficiales y operativos, a largo y corto plazo). JERARQUIA DE OBJETIVOS (Determinar objetivos en forma escalonada y ordenada y lograr un proceso secuencial de arriba hacia abajo). FORMULACION DE OBJETIVOS (Se deben tener en cuenta varios factores como medio ambiente externo, la jerarquía, tomar en cuenta objetivos anteriores y no imponerlos)

FORMULACION DE METAS:(Materialización cuantificable de los objetivos, entorn)

IDENTIFICACION DE ESTRATEGIAS: (analizando el entorno y los recursos )

PROGRAMACION DE ACTIVIDADES:(El orden, responsable, costo, gannt)

PRESUPUESTOS:(planes de ubic.de personas y recursos en terminos de dinero)

El cumplimiento de la programación establecido en el plan operativo, según el PERT-CPM (se dan objetivos, metas y costos detallados en tiempo de ejecución), se analiza su cumplimiento y si no se solicita toda la información pertinente para su evaluación.

Evaluar los Planes Operativos , en forma trimestral, para evaluar el desenvolvimiento de las actividades, analizar el impacto dentro de la organización y proponer los ajustes necesarios o cambios si es necesario.

Confrontar los avances realizados con el presupuesto económico destinado para este fin(Determinar si se está ajustando a lo programado o existen variaciones que deberían ser sustentadas para evitar malversaciones de dinero)

Reunión con los jefes de las áreas funcionales de la empresa, para evaluar en forma conjunta el desarrollo de los planes operativos. (recibir y formular sugerencias, para mejorar la ejecución de los planes), crear un clima de reconocimiento de la labor de control que desarrollan.

MECANISMOS DE CONTROL

INTERNO

Las empresas requieren de un planeamiento estratégico y táctico,

para el desarrollo de sus operaciones, para

sortear los cambios externos.

El proceso de planeación estratégico nos permite: definir la misión, para orientar

nuestros recursos, análisis del contexto y

contingencias, suministra los

lineamientos y limites para la administración

operativa.

RESUMEN: La función del planeamiento es

una actividad de programación,

ejecución y evaluación, que debe contar con todas las áreas de la empresa, las áreas

funcionales se encuentran

identificadas con la políticas, objetivos y metas determinadas

para cada uno de ellas.

COMENTARIOS

PROYECTOS DE INVERSION

CONCEPTO: Es el conjunto de estudios, que se inicia con la idea y finaliza con el estudio definitivo. requiere del consumo inmediato de algunos recursos escasos, sacrificando aun beneficios actuales y asegurados, con la esperanza de obtener beneficios superiores a los actuales.

OBJETIVOS: Conjugar todas las actividades destinadas a incrementar recursos reales y financieros y dinamizar la estructura económica del aparato productivo. Resolver necesidades de las personas y la sociedad, se asignas recursos con miras a obtener una rentabilidad social y económica.

ALCANCE: La decisión de inversión debe responder aun estudio previo de las ventajas y desventajas asociadas a su implementación, la profundidad con que se realice dependerá de cada proyecto. Los estudios se orientan a la viabilidad comercial, técnica, legal y financiera

INVESTIGACION DE MERCADOS( Al estudiar el mercado de un proyecto, habrá que analizar el mercado proveedor, competidor, distribuidor, consumidor y el mercado externo). Se definen tres etapas en el proceso de investigación: Análisis histórico del mercado, análisis vigente del mercado y análisis de la situación proyectada.

INGENIERIA DEL PROYECTO( Este estudio determina la función de producción optima, para la utilización eficaz y eficiente de los recursos disponibles para la producción de bienes y servicios. También se toma en cuenta la Valorización Económica de las variables Técnicas: Obra física, Inversiones en equipamiento, Balance de personal, Costo de materiales.

ORGANIZACIÓN( Definir una estructura organizativa acorde con los requerimientos propios que exija su ejecución.

CRITERIOS DE INVERSION( sistematizar la información a fin de cuantificar la inversión en los activos que requiere el proyecto(activos fijos, nominales y capital de trabajo)

FINANCIAMIENTO (Se determina el financiamiento adecuado). El elegir una fuente de financiamiento depende del contexto en que esté inserto el proyecto.

PROCESOS TÉCNICOS MATERIA

DE CONTROL INTERNO

Para lograr un adecuado control interno del

ejecución del proyecto de inversión, se compara costo-beneficio. Con

fuentes de información; estados financieros,

presupuestos, productividad, etc.

Un requerimiento fundamental para la

evaluación es conocer el sector empresarial, las

características técnicas y económicas del

producto.

Se hace un análisis detallado comparando la

situación interna del proyecto con la oferta de

las alternativas del mercado. El total control

de estas variables nos guiara al éxito.

MECANISMOS DE CONTROL

INTERNO

COMENTARIOS

• El auditor administrativo debe evaluar los proyectos durante su ejecución e implementación, en el contexto del control posterior interno.

• El control consiste en la revisión continua y sistemática de resultados de todas la inversiones en activos fijos que garantice su rentabilidad.

• Un procedimiento adecuado de control, implica plantear nuevas recomendaciones, que comprendan alternativas de operación que incrementen la rentabilidad del proyecto.

ESTUDIO E INVESTIGACIÓN SOCIOECONÓMICA

CONCEPTO: Análisis del comportamiento de la economía y su incidencia en la sociedad, que nos ayudaran a conocer las variables (inflación, devaluación, etc.) sobre las cuales podemos trabajar un planeamiento estratégico y táctico.

OBJETIVOS: evaluar los factores, variables y sus indicadores que se utilizaran para desarrollar el planeamiento empresarial con respecto a: políticas dirigidas al sector empresarial, situación de la moneda nacional y tipo de cambio, capacidad del mercado interno para absorber los productos a desarrollar.

ALCANCE: Abarca los estudios e investigaciones socioeconómicas que se desarrollan en la empresa, para fines prioritariamente de sustento del planeamiento empresarial

Se evaluará cada uno de los factores y sus ratios utilizados del entorno empresarial, para verificar la consistencia del planeamiento empresarial:

Política del país y programa de estabilización de la economía

Reformas estructurales del país

Situación de la moneda nacional, preservando su poder adquisitivo; su análisis sirve para evitar fluctuaciones que desequilibren la economía nacional y empresarial

PROGRAMA SOCIAL ( PEA, pobreza en el Perú, comercio exterior del país). Todos estos factores con sus indicadores son materia del análisis del auditor administrativo

PROCESOS TÉCNICOS MATERIA

DE CONTROL INTERNO

El análisis de los factores, variables y sus indicadores sirve para que el

auditor pueda evaluar con efectividad el medio ambiente que

rodea a la empresa y como la afectara en su desarrollo.

Se considera las ventajas y las desventajas para lograr el objetivo y las metas de la organización, así como su impacto en las X e M para

recomendar la modificación de las políticas institucionales

MECANISMOS DE CONTROL

INTERNO

COMENTARIOS

• Para evaluar los estudios socioeconómicos desarrollados, se tiene en cuenta:

• Las publicaciones del INEI• Planes de desarrollo• Boletines informativos del BCR• Evaluación de los planes operativos de la

empresa• Sistema aduanero, tributario.

CAPÍTULO XI: NORMAS TÉCNICAS DE A.A. APLICADAS AL SISTEMA ORGANIZACIONAL

CONTENID O

CAPÍTULO XINORMAS TÉCNICAS DE A.A. APLICADAS AL

SISTEMA ORGANIZACIONAL

1. DISEÑO DE MODELOS ORGANIZACIONALES

2. DOCUMENTOS DE GESTIÓN ORGANIZACIONAL

3. ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACIÓN DEL DISEÑO

ORGANZIACIONAL

4. DESARROLLO ORGANIZACIONAL

5. COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL

DISEÑO DE MODELOS ORGANIZACIONALES

Analizar y evaluar el tipo de estructura organizacional formal

dentro de la empresa

Verificar la calidad de la toma de decisiones ante un problema

Evaluar la división de trabajo, examinar el organigrama que refleje

la situación real

Evaluar las cadenas de mando, buscar adaptar la empresa hacia una

organización horizontal

Proceso de selección de una estructura

PROCESOS TÉCNICOS DE CONTROL INTERNO

Técnicas que incrementan la eficacia de la organización dando alternativas de solución a los problemas

- Diagnostico de la organización.

- Tipo de estructura orgánica formal adoptada.

- Objetivos generales y específicos.

- Asignación de funciones en todos los niveles.

- División del trabajo y departamentalización.

- Las cadenas o líneas de mando.

-Representación de la organización en un organigrama

Mecanismos de Control

Interno

Objetivos claros, concisos y precisos

Comunicación retroactiva

Función, responsabilidad y autoridad debe ser dado a

conocer

División de trabajo

adecuado

DOCUMENTOS DE GESTIÓN ORGANIZACIONAL

Instrumentalizan las técnicas de la organización y sirven para saber si se ha obtenido lo que se esperaba corregir

- Tener presente el propósito de la

estructura organizacional es

establecer un sistema formal de roles que

deben desempeñar las personas.

- Verificar los manuales de organización y

documentos de gestión delimitan con toda

precisión las funciones que corresponde a

cada jefe.

- Revisar que se hayan establecido los

controles adecuados para corregir cualquier

acción inapropiada.

Procesos técnicos de control interno en los documentos de gestión organizacional

Carta de distribución de trabajo

Organigrama

Manuales de organización y funciones

Manuales del empleado

Reglamento de Organización y Funciones

Manuales de Políticas

Plan de Organización

Mecanismos de Control

Examen Evaluación Presentacion

1. Áreas de estudio

2. Detalles de estudiar

1. Proceso

2. Análisis e interpretación

1. Informe final con recomendaciones y

conclusiones

Examen

Áreas de Estudio

a. Funciones generales y especificas.

b. Departamentalización

c. Niveles de autoridad, grados de responsabilidad y líneas de coordinación

Detalles a estudiar

a. Plan de organización

b. Estrategia de la organización

c. Políticas, sistemas y procedimientos de la organización.

d. Potencial humano y puestos de trabajo.

e. ROF, MOF, CAP, MP, etc.

f. Estándares de racionalización administrativa

e. Estudio del trabajo

Evaluación

Proceso

a. Influencia del entorno empresarial.

b. Estructura organizativa adecuada.

c. Aplicación de la racionalización administrativa

d. Métodos de simplificación administrativa

e. Análisis de tiempos y movimientos.

f. Utilización racional de hombres y equipos.

Análisis e interpretación

a. Estudio de los elementos de juicio.

b. Diagnosis adecuada.

c. Determinar propósitos.

d. deficiencias.

e. Búsqueda de problemas

f. Soluciones

g. alternativas.

Presentación

Informe final con recomendaciones y conclusiones

a. Elaboración del Reglamento de Organización y Funciones de la empresa, basándose en la finalidad de la organización.

b. Elaboración del Reglamento Interno.

c. Elaboración del Manual de Organización y Funciones.

d. Elaboración del Cuadro Orgánico.

e. Elaboración del Texto Único de Procedimientos Administrativos.

f. Organigrama

ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACIÓN DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL

Son los planes estratégicos teniendo

en consideración la competencia y restricciones

Establecer los lineamientos generales

de la empresa

Identificar, evaluar y seleccionar las mejores opciones estratégicas

Plantear mecanismos de implementación del diseño organizacional

adecuado

Contribuir a crear una cultura y clima organizacional

Procesos técnicos de materia de control

Política orientada al logro de los objetivos de laorganización

Relación sistémica constante entre elplaneamiento y la organización

Establecimiento de los diseños organizacionales:funcional, matricial, sistémico, etc.

Implementación del reglamento de la organización yfunciones

Implementación de los puestos de trabajo, líneas decoordinación, reglamento de evaluación de puestos ydel sistema de comunicación e información de laempresa

Mecanismos de Control Interno

Los fines y objetivos deben sustentarse en elplaneamiento empresarial

Elaborar programas de capacitación,especialización para los trabajadores

Analizar las características de calidad que debetener el producto o servicio; lograr lamodernización.

El desarrollo de una cultura organizacionalpropia, con valores, creencias y objetivos.

Determinar las ventajas y desventajas de laorganización con respecto al entorno, a fin deplantear una estrategia que le haga frente.

DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Estrategia educativa para lograr un cambio en los valores y actitudes orientándola hacia las metas organizacionales

Diagnosticar problemas y situaciones insatisfactorias decapacitación, evaluar la organización a través del desarrollolaboral, con el propósito de conocer sus proyecciones ylimitaciones.

Evaluar el desarrollo de las potencialidades de los trabajadorespara ver si su rendimiento es satisfactorio en la organización

Examinar el desarrollo de la capacidad de colaboración entre individuos y grupos, con el propósito de verificar si existe sinergia de esfuerzos y trabajo en equipo.

Relevamiento de

Información

Diagnostico de

Capacitación

Implantación de Programas

de Capacitación

Procesos técnicos Materia de Control Interno

Problemas de necesidades de capacitación

Los meta-elementos

Esfuerzo de cambio

Control de esfuerzo

Mecanismos de Control Interno

Investiga las repercusiones que los individuos, grupos y estructura producen en el comportamiento de las organizaciones.

Estudia lo que las personas hacen en una organización, las actitudes, el diseño de las actividades y la tensión laboral

COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL

Definir el comportamiento organizacional, a fin de determinar el motivador a usarse en la organizacion

Sustentar que la diversidad cultural tiene en el comportamiento organizacional su fundamento

Explicar el porque los administradores y auditores administrativos deben tener conocimiento del comportamiento organizacional

Necesidades de autorrealización

- Necesidades de estima.- Necesidades sociales.

- Necesidades de seguridad- Necesidades fisiológicas.

Teoría de la Pirámide

- A los empleados no les gusta trabajar.

- Están sujetos a presiones de castigo para cumplir sus obligaciones

- Eluden todo tipo de responsabilidades.

- No tienen grandes ambiciones

X- A los trabajadores les gusta trabajar

- Son creativos y positivos.

- Asumen responsabilidades.

- El personal se puede autodirigir.

Y

Teoría X e Y

TeoriaE.R.G.

•Necesidades medulares: existencia, relación, crecimiento

Teoría de McClelland

• Necesidad de realización.

• Necesidad de poder.

• Necesidad de afiliación

Teoría de Evaluación Cognoscitiva

•Cuando alguien recibe recompensas disminuye el interés por la actividad

Teoría de las Metas

•Las metas concretas y difíciles alcanzan mejores resultados

Teorías Contemporáneas de la Motivación

CAPÍTULO XII: NORMAS TÉCNICAS DE A.A. APLICADAS AL SISTEMA PERSONAL

CONTENID O

CAPÍTULO XIINORMAS TÉCNICAS DE A.A. APLICADAS AL

SISTEMA PERSONAL

I. EMPLEO Y DESARROLLO DEL PERSONAL

II. REGISTRO DE PERSONAL

III. REMUNERACIONES DEL PERSONAL

IV. BENEFICIOS SOCIALES DEL PERSONAL

V. BIENESTAR SOCIAL DEL PERSONAL

VI. REGLAMENTO INTERNO DE PERSONAL

VII. INSTRUMENTO TÉCNICO DEL SISTEMA DE PERSONAL

VIII. NEGOCIACIONES COLECTIVAS

A) Empleo de personal

CONCEPTOEs el proceso técnico permanente que consiste en ocuparlas plazas vacantes dentro de una organización, incluyenel reclutamiento, selección e integración del personal.

OBJETIVOS

Cubrir las plazas de manera económica, oportuna y con suficiente cantidad y calidad.

Conseguir que las características y cualidades personales y laborales del candidato sean adecuadas.

Garantizar el buen funcionamiento de las actividades de la empresa

Lograr la obtención de trabajadores calificados.

ALCANCE Todas la áreas de la empresa

I. EMPLEO Y DESARROLLO DEL PERSONAL

A) Empleo del personal

Reclutamiento de personal

Selección de personal

Integración del personal

Instrucción

Promociones

y transferencias

Despidos

PROCESO TÉCNICO MATERIA DE CONTROL INTERNO

MECANISMOS DE CONTROL INTERNO

Existen tres aspectos fundamentales para conocer los resultados

del proceso de empleo de personal: costo, tiempo y efectividad.

B) Desarrollo del personal

CONCEPTO

Es la educación tendente a ampliar, desarrollar yperfeccionar al trabajador para su crecimientoprofesional, especializado o perfeccionamiento enuna determinadas carrera en la empresa.

OBJETIVOS

Preparar al personal para la ejecución de las diversas tareas del puesto.

Proporcionar oportunidades para el continuo desarrollo del personal.

Cambiar la actitud de las personas creando un clima mas satisfactorio.

Contribuir a alcanzar los objetivos de la empresa.

ALCANCESe puede aplicar a todos los niveles de la empresa.

B) Desarrollo del personal

PROCESO TÉCNICO MATERIA DE CONTROL INTERNO

MECANISMOS DE CONTROL INTERNO

1. Determinación de las necesidades de desarrollar al personal.2. Programación del desarrollo del personal para atender a las necesidades.3. Implementación y ejecución.4. Evaluación de resultados.

Evaluar el plan con su respectivo presupuesto. Analizar el costo y oportunidad. Evaluar los esfuerzos de autoeducación del personal. Tener en cuenta que nada sirve imponer a los ejecutivos y empleados de

una empresa.

CONCEPTO

OBJETIVOS

Es un sistema de información interna de la empresa, mediante el cual los datos de los empleados se obtiene,

procesa y transforma en información ordenada que ayuda al proceso de toma de decisiones.

a) Suministrar información acerca del movimiento de personal.b) Contar con estadísticas actualizadas del RRHHc) Servir como referencias para reclutar nuevos empleados.d) Proporcionar estadísticas que sirvieran para diseñar lineamiento

de política.

ALCANCE

Debe abastecer a todos los departamentos de la empresa.

REGISTRO DE PERSONAL

PROCESO TÉCNICO MATERIA DE CONTROL INTERNO

a) Solicitud de empleo.b) Control de asistenciac) Archivadores manualesd) Registro computarizadoe) Estadística de personal.f) Legajos del personal.

MECANISMOS DE CONTROL

a) Registro de rotación ocupacional.b) Registro de ausentismo.c) Registro de frecuencia de accidentes de trabajod) Legajos de los trabajadorese) Estadísticas del personal.f) Registro de quejasg) Inventario de personal

CONCEPTO

OBJETIVOS a) Motivar económicamente al personal.b) Recompensar adecuadamente a cada personal.c) La remuneración debe ser justa y equitativa.d) Conocer la capacidad que tiene cada trabajador que

labora en la empresa.

Compensación directa

Compensación indirecta

PROCESO TÉCNICO MATERIA DE CONTROL INTERNO

Concepto de la estructura

remunerativa

• Planillas de sueldo y salario.

• Personal que realiza labor intelectual y física

• Los trabajadores perciben remuneración mensual, quincenal y semanal.

REMUNERACION DEL PERSONAL

Concepto de la estructura

remunerativa

• Tienen derecho a percibir remuneración básica, horas extras y otras bonificaciones.

• Un año de labor corresponde un mes de vacaciones

• Seis meses de labor corresponde un sueldo completo.

• Asignación familiar

• Tienen derecho a percibir liquidación por tiempo de servicio que comprende CTS, vacaciones truncas y opcionales, gratificaciones truncas bonificaciones extraordinarias.

MECANISMOS DE CONTROL INTERNO

Verificar si guarda relación la remuneración con la asistencia delpersonal a la empresa.

Verificar las boletas de pago y la conformidad con la planilla deremuneración.

Evaluar la remuneración de cada trabajador si esta acuerdo a losrangos salariales de la empresa

Verificar si se esta remunerando a cada trabajador conforme a ley.

CONCEPTO

OBJETIVOSConsolidar los derechos del trabajador, previstas en las diferentes normas legales para el titular.a) Generar y estimular la producción a través de la seguridad

social.b) Crear en la conciencia del trabajador el pensamiento de

solidaridad.c) Valorar a la persona desde el comienzo de su vida hasta el fin

Son derechos laborales que la Ley dispones que el empleador abone a sus empleados u obreros.

PROCESO TÉCNICO MATERIA DE CONTROL INTERNO

•Compensación mensual que el empleador debe colocar semestralmente en un institución bancaria o análoga.CTS

•Es cuando el empleador decide pertenecer a la AFP para efectos de su jubilación.AFP

BENEFICIOS SOCIALES DE LOS TRABAJADORES

PROCESO TÉCNICO MATERIA DE CONTROL INTERNO

•Comprende a empleadores y trabajadores en el régimen de salud.

Instituto peruano de seguridad social

•Es una ley referida a accidentes de trabajo.D.L 18822

•Es como mínimo 24 horas consecutivas en cada semana.

Descanso semanal

•Los trabajadores gozan de descanso durante los días feriados.

Remuneración de feriados

•Dos gratificaciones al año fiestas patrias y navidad.

Las gratificaciones

•Son conceptos de pago de los empleados poracuerdo bilateral.

Las bonificaciones con convenios colectivos

PROCESO TÉCNICO MATERIA DE CONTROL INTERNO

•Cuando el centro de trabajo tiene una ubicación alejada a los centros urbanos.

Bonificaciones por lugar de trabajo fuera

de la sede laboral

•Se da para contrarrestar el malestar y la fatiga.Bonificación por trabajo nocturno

•Se da para compensar el mayor esfuerzo ocasionado por los trabajos insalubres, penosos y fatigantes.

Bonificación por la naturaleza de trabajo

•Cuando el trabajador sobrepasa la producción a ciertos limites de un pago adicional.

Bonificación por eficiencia

•Es de 30 días consecutivos por un aaño con goce de remuneración.Vacaciones

MECANISMOS DE CONTROL INTERNO

1

• Verificar el cumplimiento de la legislación laboral en materia de beneficios sociales.

2• Revisar las planillas de sueldo y salarios.

3

• Analizar selectivamente expedientes de beneficios sociales de los trabajadores activos y pasivos.

4

• Revisar los pactos colectivos con referencia a condiciones de trabajo preparando informes de control.

CONCEPTOSe refiere a los diversos servicios que recibe el

trabajador en una empresa como: médico, odontólogo y social.

OBJETIVOSBuscar mayor motivación en el trabajo

Identificación del trabajador con su empresa

Fomentar el compañerismo.

Reducir el porcentaje de ausencias y tardanzas.

Minimizar el tiempo perdido por lesiones o enfermedades.

Ayudar a los empleados con problemas.

ALCANCE

Los trabajadores permanentes y

contratados, esposa e hijos

gozan de estos servicios.

BENEFICIOS SOCIALES DE LOS TRABAJADORES

PROCESO TÉCNICOS

•Prevenir enfermedades y accidentes de trabajo.

Servicio médico

•Impulsar programas de prevención y curación.

Servicio odontológico

•Promover servicios culturales, deportivos, asesorías, cafeterías.

Servicios social

•Tomar precauciones para asegurar los bienes de la compañía y empleados.

Servicio complementarios

MECANISMO DE CONTROL INTERNO

a) Servicio médico, odontológico, socialb) Seguro de vidac) Aportaciones que realiza el empleador para

el sistema de prestaciones de saludd) Implementación de programas recreativos,

educativos, culturales para los trabajadores.

CONCEPTOSon el conjunto de reglamentos y directivas, que señalan

de manera lógica las normas y mecánica operativa en cada etapa del proceso técnico.

OBJETIVOSa) Uniformidad en los principios fundamentales que sustentan el

proceso técnico.b) Especificidad de acuerdo con las características de la empresa.c) Divulgación a todo el personald) Deben de ser claros, concisos, concretos y correctos.

PROCESO TÉCNICO MATERIA DE CONTROL INTERNO

Análisis y evaluación de puestos y sus métodos de aplicación

Escalas salariales

Sistema de evaluación de personal, métodos y programas de incentivo.

REGLAMENTO INTERNO DEL PERSONAL

Racionalización de puestos de trabajo y del personal.

Presupuesto de personal

Planeamiento de los recursos humanos

MECANISMO DE CONTROL INTERNO

El auditor administrativo practicará el control posterior interior

con relación al incumplimiento de los reglamentos y directivas

que comprenden los procesos técnicos del sistema del personal.

CONCEPTOEs el acuerdo de las partes interesadas destinado aregular remuneraciones, condiciones de trabajo etc.

OBJETIVO

Regular y reglamentar las relaciones laborales entre empleadores y trabajadores, para mantener la paz

laboral, a fin de incrementar la producción y productibilidad.

PROCESOS TÉCNICOS MATERIA DE CONTROL INTERNO

La negociación colectiva tiene 3 etapas

Trato directoConciliación y

mediaciónArbitraje

NEGOCIACIONES COLECTIVAS

MECANISMOS DE CONTROL INTERNO

CAPÍTULO XIII: NORMAS TECNICAS DE A.A. APLICADAS AL SIST. DE ABASTECIMIENTOS

CONTENID O

CAPÍTULO XIIINORMAS TECNICAS DE A.A. APLICADAS AL SIST.

DE ABASTECIMIENTOS

I. PROGRAMACION DE ABASTECIMIENTO

II.PROCESO DE ADQUISICIONES/COMPRAS

III. ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCION

IV. INVENTARIOS DE EXISTENCIAS

V. ALTAS Y BAJAS DE ACTIVOS FIJOS

VI. MERCADOS Y FUENTES DE ABASTECIMIENTOS

VII. CATALOGO DE BIENES

VIII. REGISTRO DE PROVEEDORES

PROGRAMACION DE ABASTECIMIENTO

Es un proceso técnico del sistema deabastecimiento, que permite prever de maneraordenada, sistemática y racional las necesidades derecursos, para el cumplimiento de las metasestablecidas, abarca requerimientos de: bienes yservicios

Previsión de bienes y servicios para garantizar uneficiente proceso productivo.

Prever la adquisición de bienes teniendo en cuenta lasprioridades

Identificar, consolidar y analizar las demandas deproceso de abastecimiento (elaborar y programar loscuadros de bienes y servicios).

abarca el total de las unidades orgánicasexistentes, como eje fundamental del ciclo de calidad enel proceso de abastecimiento

a) Los cuadros de requerimientos de cada unidad orgánica de laorganización deberán responder a la política de atención de lasnecesidades prioritarias.

b) Los cuadros de necesidades de bienes y servicios se analizan yconsolidan y sirven para proporcionar en forma constante y oportunala información necesaria a las unidades de abastecimiento paraoptimizar el proceso de cuantificación y financiamiento

c) El presupuesto de abastecimiento de la empresa, debe responder alplaneamiento y presupuesto empresarial

El auditor analizara cada una de las fasesde la programación de abastecimiento,tomando como base el sistema deplaneamiento, presupuestos y de costospara establecer prioridades, para planificareficientemente el abastecimiento.

También se evaluara la cantidad , calidad,precio, disponibilidad del bien yprestación del servicio requerido duranteel periodo anual y su implementaciónsemanal, mensual o semestral para contarcon un sistema de información porcomputadora.

El auditor revisara si la empresa cuenta con normas y procedimientos de la programación de abastecimiento, según los siguientes detalles:

• Determinación de la cantidad de bienesy servicios necesarios.

• Elaboración del cuadro de necesidadesde bienes y servicios

• Ejecución y evaluación de laprogramación de abastecimiento enbase al requerimiento de las aéreas

• Establecimiento de la calendarizaciónen periodos para satisfacer lasnecesidades para satisfacer lasnecesidades de bienes y servicios.

Comparación entre lo previsto y lo ejecutado en un periodo, paraestablecer el grado de dispersión y/o desviaciones del presupuesto deabastecimiento.

Establecimiento de información para obtener el costo de cada metade una unidad orgánica y su categoría presupuestal en términos debienes y servicios.

Grado de eficacia y eficiencia de la unidad orgánica responsable de lafunción de abastecimiento.

Implementación de las mediadas correctivas. Comprobar que se han desarrollado por lo menos 2 evaluaciones

anuales

Complementariamente al practicarse la Auditoría Administrativa se efectuaran las siguientes evaluaciones:

PROCESO DE ADQUISICIONES/COMPRAS

1. CONCEPTO: procedimientos para la compra de losbienes y/o servicios en la cantidad, calidaddeseada, momento oportuno y precio demercado mas conveniente.

2. OBJETIVOS: cumplir con eficacia ,eficiencia y economía el proceso de lasadquisiciones de bienes y servicios , paraasegurar un optimo flujo de la compra ydesarrollo máximo de su uso.

3. ALCANCE: comprende a toda la empresa, su relación funcional con elsistema de presupuesto, por la asignación financiera a las diferenteáreas, con el sistema de planificación, por su vinculo con los planes,proyectos, obras y con el sistema de racionalización, para la operatividadde los procedimientos administrativos.

Informe presupuestal si la adquisición esta comprendida en el presupuesto de abastecimiento del periodo

Especificaciones técnicas y económicas elaboradas por el área solicitante de la adquisición.

Cotizaciones de los proveedores debidamente registrados, teniendo como guía el precio y las especificaciones técnicas

Cuadro comparativo y elección de la propuesta mas conveniente para la empresa.

Otorgamiento a la buena propuesta, después de evaluar el cuadro comparativo, se declara ganador a la firma que cubra todos los ítems establecidos en la base del concurso.

Comunicación a la firma y publicaciones Afectación presupuestal, registro contable y emisión del cheque

• El auditor deberá analizar las fases del proceso de adquisiciones, para tener la objetividad del caso de evaluación, incidiendo en las siguientes acciones:

• Implementar un sistema de información confiable, oportuno y eficiente, para la optimización del proceso de adquisición.

• Contar con un catalogo de bienes y servicios, que uniformicen la denominación, clasificación y codificación de los materiales que se consumen en la empresa, así como un registro de proveedores que permita conocer los abastecimientos de la empresa.

El auditor administrativo practicara el control interno posterior en los siguientes aspectos: Realizar una evaluación del sistema de compra, verificando si se cumplen

con los lineamientos dictados por la empresa Toda requisición de compra programada o de reposición de stock de

almacén, deberá ingresar por el departamento de adquisiciones, donde se efectuaran los registros pertinentes.

Revisar la elaboración del presupuesto de compra verificando el cuadro comparativo de adquisiciones y acta de otorgamiento

Constatar las fuentes de existencia de abastecimiento en el mercado nacional y extranjero, mediante el registro de proveedores.

Evaluar la eficiencia y eficacia de los medios de consulta que emplea la empresa, solicitando proformas, presupuestos, listas de precios, muestras de calidad, etc.

Verificar si la empresa cuenta con un sistema de información y estadística, oportuna y confiable, afín de optimizar las gestiones de compra.

Revisar y evaluar la organización y funcionamiento del comité de adjudicación

ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCION

Es guardar los artículos en el almacén, ubicándolos ycuidándolos, así como decepcionar , registrar, controlar, conservar,despachar, etc. los bienes adquiridos. La distribución es la entrega debienes de forma ordenada y oportuna.

racionalizar el almacenamiento y distribución de materiales

tiene vinculación directa con la gerencia de producción

RECEPCION

CUSTODIA

DISTRIBUCION

CONTROL

El auditor deberá analizar cada una de las fases del almacenamiento ydistribución:

La organización de la zona de almacenaje depende del diagnostico quese haga al respecto

Los bienes adquiridos por la empresa deben ser canalizados al almacénpor los proveedores , previa verificación de sus características con lasdescritas en los respectivos documentos.

El desorden en el almacenaje y distribución, ocasiona que elresponsable de almacén no conozca con exactitud la cantidad de ítemsexistentes, motivando compras indiscriminadas de artículos y gastosinnecesarios.

Se constata que se lleva un efectivo control de los bienes que salen delalmacén, manteniendo actualizadas las tarjetas de control visible,propiciando la conciliación entre las cantidades físicas y kardex, paraefectos administrativos y contables.

La auditoria administrativa debe corregir los problemas que se presenten en el almacenamiento desde:

6.1. La recepción :

verificaciónentrega

Control de calidad

clasificación

Ubicación internamien

to

registro

supervisión

descarga

desembalaje

6.2. La custodia

ambienteCámaras

refrigeradoras

Cámaras oscuras

Cámaras de seguridad

Registros: debe aplicarse sistemas mecanizados para

procesar la información

Ubicación: dotar de normas para una buena conservación y

limpieza de ambientes

Inventarios: deben hacerse predichamente la verificación

de existencias

INVENTARIO DE EXISTENCIAS

es la verificación del estado físico comparando con los documentos fuentes( orden de compra, guía de internamiento, nota de entrada, etc.)

- disponer de un sistema de información actualizada sobre la cantidad exacta de bienes y su estado de operación para fines de conciliación administrativa y contable

- impedir la acumulación improductiva de bienes en los almacenes

es de aplicación para todas las áreas de la empresa

La verificación física de cada bien que consiste en su constatación, medición, pesaje, conteo, etc. Efectuando periódicamente a fin de determinar su existencia y utilización.

La toma de inventario físico de bienes patrimoniales a nivel de la empresa, se realizara una vez al año.

La toma de inventario de existencias físicas de almacén se llevara a cabo de forma trimestral

La designación de los equipos de trabajo que van a inventariar, tomando como información referencial el inventario físico anterior , haciendo en hoja aparte las anotaciones correspondientes en el caso de encontrar faltantes, sobrantes.

En el caso de bienes sobrantes se requerirá información sobre la procedencia exacta y documentada de estos para su incorporación en el patrimonio empresarial

En el caso de bienes faltantes, se indagara sobre su ubicación actual para su respectiva constatación.

Concluida la verificación física (activos fijos, bienes no preciables y existencias físicas de almacén) se dispondrá la valorización actualizada de los bienes existentes procediendo al archivo de los inventarios fisicos correspondientes.

el auditor deberá analizar la consistencia de la toma de inventarios, para conocer el gasto en existencias y poder recomendar el destino de recursos monetarios al programa de inversiones, lo cual favorece a la empresa.

se evaluara los procesos técnicos que se desarrollan en el inventario de existencias:-Inventario de los bienes entregados en uso a las áreas de la empresa, los que serán verificados físicamente por control patrimonial.-La verificación física estará a cargo de equipos conformados por personal de abastecimiento, contabilidad, auditoria interna y área a inventariar, los que sujetaran a un cronograma de trabajo.-Los equipos de trabajo evaluaran informes técnicos, sobre la existencia, uso, estado de conservación, asignación, ubicación, etc. De los bienes patrimoniales verificados, para tener información actualizada.-Los bienes patrimoniales que pudieran encontrarse en desuso por obsolescencia, mantenimiento o reparación onerosa para la empresa, serán tomados en relaciones separadas para su canalización al comité de bajas y ventas.

ALTAS Y BAJAS DE ACTIVOS FIJOS

Registrar el movimiento de bienes patrimoniales de altas y bajas en libros que permita contabilizar la situación patrimonial de la empresa

Se relaciona con el áreacontable y de costos

Consiste en centralizar en forma integral el registrode altas y bajas de activo fijo que constituyenpropiedad de la empresa, lo que permitirá conocerla inversión realizada

a. Registrar en el libro de inventarios el movimiento de altas de bienes, los de

larga vida forman parte del activo fijo y de los de corta duración se registran para

un simple control.

b. La baja de bienes dará lugar a las descargos y se

registrara en el diario auxiliar con el acta

correspondiente que motivo la baja.

c. En caso de perdida de un activo fijo, se requerirá de

una investigación para determinar la

responsabilidad del caso y proceder a la baja del bien

El auditor verificara el cumplimiento elcumplimiento de las normas y procedimientosseñalados en el reglamento de altas y bajas debienes de la empresa, tomando en cuenta quelas causas que determinan la baja de un bienpuede ser por obsoletos, deterioro, desgaste

La aplicación de la auditoria administrativa, mediante el control posterior interno, verificara el cumplimiento de las siguientes acciones:

a. Que las altas y bajas de bienes quedan registradas en el libro que lleva la sección de control patrimonial

b. Que el cambio de

ubicación de un bien fijo , se registrara en la tarjeta respectiva, permitiendo conocer su verdadera ubicación

c. Que el mecanismo para dar de alta y baja de un bien, observe las normas y procedimientos establecidos en el reglamento de atas y bajas de bienes aprobado por el nivel respectivo.

MERCADOS Y FUENTES DE ABASTECIMIENTO

Las compras constituyen un proceso especializado conel objeto de adquirir la cantidad necesaria, calidaddeseada, dentro de las condiciones mas convenientes,etc. En este contexto se debería revisar la disponibilidadeconómica y su financiamiento necesario para proyectarlos mercados y fuentes de abastecimiento

Tiene vinculación con el área de marketing porque evalúa cuando y donde comprar.

• Mantener la continuidad del mercado y las fuentesde abastecimiento.

• Buscar fuentes de abastecimiento alternativos ylocalizar nuevos productos y materiales

Las compras se sustentan en el conocimiento del mercado y las fuentes deabastecimiento, para realizar mayores economías, conseguir menores precios ydescuentos favorables

El auditor deberá verificar si el sistema de comprasde la empresa se sustenta en un estudio de mercadoy sus fuentes de abastecimiento, con el objeto quese garantice la calidad, cantidad, precio yoportunidad en la entrega del bien.

Existencia de solicitudes a los proveedores para que presenten sus ofertas con indicación de todos los datos requeridos para la formulación del presupuesto de compras

Practicar las evaluaciones para constatar el mayor numero de ofertas de proveedores del mercado nacional e internacional.

Deberá verificar las siguientes acciones:

CATALOGOS DE BIENES

•Es la clasificación de bienes de acuerdo a normas de la empresa agrupados de acuerdo a su uso, asignándole un código

1. CONCEPTO

•Mejorar el control de las operaciones de la administración de materiales mediante la reducción de existencias permitiendo su fácil identificación y contribuyendo a la optimización de las compras y almacenaje

2. OBJETIVOS

•Comprende a todas las áreas que requieran y manipulen materiales

3. ALCANCE

La catalogación de materiales es un proceso técnico donde se pueden distinguir varias etapas:

NORMALIZACION

IDENTIFICACION

CLASIFICACION

CODIFICACION

El auditor deberá verificar si la empresa cuentacon un catalogo de bienes; cada articulo esclasificado y codificado, permitiendo confeccionarsu descripción detallada, posibilitando suestandarización en las descripciones para sumantenimiento y uso del catalogo de bienes.

La AA evaluaracada fase delprocedimiento parala catalogación delos bienes:

PREPARACIÓN

EJECUCIÓN

EJECUCIÓN DEL PROGRAMA DE CATALOGACIÓN DE

BIENESEVALUACIÓN

REVISIÓN DE LAS NORMAS

REGISTRO DE PROVEEDORES

• Es la información comercial relacionada con los proveedores

1. CONCEPTO

• Establecer un registro de proveedores para determinar los mejores.

2. OBJETIVOS

• Se relaciona con el proceso de adquisiciones y se orienta a dar seguridad de que la compra fue realizada en una empresa formal debidamente registrada

3. ALCANCE

Delimitación de mercado

Inscripción de

proveedores

Calificación del

proveedor

Registro de proveedores

idóneos

El auditor deberá verificar que la empresacuente con un registro debidamente clasificadode acuerdo a los criterios de selección deproveedores

Existencia de un diagnostico de requerimientos de bienes y servicios Realización anual de convocatoria para registro de proveedores Revisión documentaria y verificación de los mismos evaluación y actualización permanente

Las fases que comprenden es la siguiente: