auditoria administrativa_segunda parte

CAPITULO VIII: ESTRUCTURA DEL INFORME DE AUDITORÍA ADM.

CONTENIDO

CAPÍTULO VIIIESTRUCTURA DE INFORME DE AUDITORÍA

ADMINSITRATIVA

1. ASPECTOS GENERALES 1.1. Introducción1.2. Antecedentes1.3. Alcance

2. OBSERVACIONES3. CONCLUSIONES4. RECOMENDACIONE5. ANEXOS

Es importante saber que…

El informe de auditoría cubre dos funciones básicas:• Comunica los resultados de la

auditoría de gestión.• Persuade a la gerencia para

adoptar determinadas acciones y, cuando es necesario llamar su atención, respecto de algunos problemas que podrían afectar adversamente sus actividades y operaciones.

1. ASPECTOS GENERALES

Se divide en:1.1. IntroducciónSe consideran las causas y objetivos de la auditoria administrativa.1.2. Antecedentes:Referido a aspectos técnicos y al aspecto legal.1.3. Alcance:Considera a funcionarios responsables a la comisión encargada.

Asp

ect

os

Genera

les Introducción

Antecedentes

Alcance


Ejemplo de Objetivos en la Introducción:Área auditada: Área de trámite documentario y archivo

Evaluar el grado de eficiencia de las normas y procedimientos, que comprende el proceso integral de la administración documentaria de la empresa.

Determinar el grado de orden, conservación, protección y clasificación del archivo de la entidad, así como la oportunidad de su servicio.


Ejemplo de Alcance:Área auditada: La administración auditada depende de la Secretaría General.Aspectos a examinar:• Control interno del sistema.• Proceso de recepción.• Proceso de clasificación y

registro.• Proceso de control y

seguimiento.• Proceso de distribución.• Proceso de información.• Proceso de archivo.

Funcionarios Responsables: Se consideran nombres y apellidos y cargos de las personas.Comisión encargada:Se consignan los nombres, apellidos y cargos.

2. OBSERVACIONES

Resultante de la

auditoria practicada,

constituyen la parte

sustentatoria de los

informes.

Se materializan por

escrito.

Puesta en conocimiento

de los funcionarios

auditados.

Durante el curso del

examen, el auditor

agotará todos los

medios razonables a su

alcance a fin de

permitir las pruebas

documentarias

suficientes para

absolver las

Observaciones que el

auditor encuentre.

2. OBSERVACIONES

Ejemplo: del área de tramite documentario y archivo:• Inadecuada ubicación física de su

infraestructura en el archivo central.

• Incumplimiento de funciones en relación a los dispositivos legales y normas internas concernientes con el área auditada.

• Duplicidad de procesos en la administración documentaria en una sola jurisdicción administrativa.

3. CONCLUSIONES

• Resúmenes o contenidos sincréticos en armonía

con las observaciones.

• Las Conclusiones serán objetivas, basadas en hechos reales y adecuadamente respaldadas en los Papeles de Trabajo.

• Las conclusiones son enumeradas y presentadas en orden de importancia haciendo mención, si fuera necesario del nombre de los responsables que han incurrido en falta.

• Fin: Presentar el problema motivo de la auditoria.

3. CONCLUSIONES

Ejemplo:• «Los documentos en custodia en el Archivo

Central se encuentran en completo abandono, debido a la lentitud para gestionar y/o disponer de los recursos necesarios, requeridos para un eficiente funcionamiento».

4. RECOMENDACIONES

Sugerencias que especifican medios para solucionar las

observaciones formuladas.

Las recomendaciones estarán orientadas a la mejor

utilización de los recursos humanos, materiales y

financieros de la empresa o entidad auditada.

Las recomendaciones son dirigidas al titular de la

organización examinada a fin de que provea lo conveniente

para su cumplimiento.

Las recomendaciones del auditor serán presentadas en

el Informe de Auditoría, en forma ordenada, considerando

el grado de importancia de acuerdo a la presentación de

las Conclusiones.

4. RECOMENDACIONES

Ejemplo:«Que la Unidad de Traite Documentario y Archivo, en el plazo de 30 días proceda a inventariar, ordenar y clasificar los documentos que se encuentran en el Archivo Central, a fin de formalizar el ingreso y registro correspondiente para su administración eficaz»

5. ANEXOS

Esquemas complementarios cuando son necesarios y generalmente sirven de fundamentos a las observaciones planteadas.Ejemplo:• Relación de expedientes

de empresas reclamantes que no se les ha hecho la tarjeta de seguimiento respectivo.

CAPÍTULO X: NORMAS TÉCNICAS DE AA APLICADAS AL SIST. DE PLANEAMIENTO

CONTENIDO

CAPÍTULO XNORMAS TÉCNICAS DE A.A.

APLICADAS AL SIST. DE PLANEAMIENTO

1. PLANEAMIENTO EMPRESARIAL

2. PROYECTOS DE INVERSIÓN

3. ESTUDIO E INVESTIGACIÓN

SOCIOECONÓMICA

4. LA COOPERACIÓN Y FINANCIACIÓN TÉCNICO-

ECONÓMICA NACIONAL E INTERNACIONAL

PLANEAMIENTO EMPRESARIAL

CONCEPTO: Proceso formal y sistematizado que pretende formular e implementar estrategias, para alcanzar nuestros objetivos como empresa, teniendo en cuenta el medio ambiente externo y nuestras capacidades internas, para posicionarnos.

OBJETIVOS: Resultados específicos que deseamos lograr, deben ser claros precisos y medibles: Anticiparse, lograr las proyecciones, instrumento de compromiso, afrontar la inseguridad(imprevistos), flexibilidad (planes alternativos)

ALCANCE: Tiene cobertura institucional, porque su misión es proyectarse al futuro, para lo cuál necesitará de datos del desempeño pasado y actual de la empresa

PLAN OPERATIVO O PLAN DE ACCION

Para implementar el P.E deberán establecerse los planes operativos, para guiar, apoyar y comunicar el desarrollo empresarial

PROCESOS TÉCNICOS

MATERIA DE CONTROL INTERNO

PROCESOS TÉCNICOS DEL PLAN OPERATIVO

CARACTERIZACIÓN DE LA PROBLEMÁTICA: EL contar con un SIG, nos da una idea de donde comenzar a medir la situación actual para entender las operaciones de las unidades, puntos débiles y fuertes, etc. Este diagnostico nos informará la situación de la empresa. Es aquí donde el planeamiento. Empre, es nutrido por esta información la cual se transformará en políticas, objetivos y metas cuantificables.

POLITICAS: Son guías o marcos orientadores que establecerán la forma como se administra las actividades internas de la empresa, desarrollándose en el nivel de las áreas funcionales para que los directivos puedan tomarla mejor decisión.

OBJETIVOS: CLASES DE OBJETIVOS (inherentes, oficiales y operativos, a largo y corto plazo). JERARQUIA DE OBJETIVOS (Determinar objetivos en forma escalonada y ordenada y lograr un proceso secuencial de arriba hacia abajo). FORMULACION DE OBJETIVOS (Se deben tener en cuenta varios factores como medio ambiente externo, la jerarquía, tomar en cuenta objetivos anteriores y no imponerlos)

FORMULACION DE METAS:(Materialización cuantificable de los objetivos, entorn)IDENTIFICACION DE ESTRATEGIAS: (analizando el entorno y los recursos )PROGRAMACION DE ACTIVIDADES:(El orden, responsable, costo, gannt)PRESUPUESTOS:(planes de ubic.de personas y recursos en terminos de dinero)

El cumplimiento de la programación establecido en el plan operativo, según el PERT-CPM (se dan objetivos, metas y costos detallados en tiempo de ejecución), se analiza su cumplimiento y si no se solicita toda la información pertinente para su evaluación.

Evaluar los Planes Operativos , en forma trimestral, para evaluar el desenvolvimiento de las actividades, analizar el impacto dentro de la organización y proponer los ajustes necesarios o cambios si es necesario.

Confrontar los avances realizados con el presupuesto económico destinado para este fin(Determinar si se está ajustando a lo programado o existen variaciones que deberían ser sustentadas para evitar malversaciones de dinero)

Reunión con los jefes de las áreas funcionales de la empresa, para evaluar en forma conjunta el desarrollo de los planes operativos. (recibir y formular sugerencias, para mejorar la ejecución de los planes), crear un clima de reconocimiento de la labor de control que desarrollan.

MECANISMOS DE

CONTROL INTERNO

Las empresas requieren de un planeamiento estratégico y

táctico, para el desarrollo de sus operaciones, para

sortear los cambios externos.

El proceso de planeación

estratégico nos permite: definir la

misión, para orientar nuestros recursos, análisis

del contexto y contingencias, suministra los lineamientos y limites para la administración

operativa.

RESUMEN: La función del

planeamiento es una actividad de programación,

ejecución y evaluación, que debe contar con

todas las áreas de la empresa, las

áreas funcionales se encuentran

identificadas con la políticas, objetivos

y metas determinadas para cada uno de ellas.

COMENTARIOS

PROYECTOS DE INVERSION

CONCEPTO: Es el conjunto de estudios, que se inicia con la idea y finaliza con el estudio definitivo. requiere del consumo inmediato de algunos recursos escasos, sacrificando aun beneficios actuales y asegurados, con la esperanza de obtener beneficios superiores a los actuales.

OBJETIVOS: Conjugar todas las actividades destinadas a incrementar recursos reales y financieros y dinamizar la estructura económica del aparato productivo. Resolver necesidades de las personas y la sociedad, se asignas recursos con miras a obtener una rentabilidad social y económica.

ALCANCE: La decisión de inversión debe responder aun estudio previo de las ventajas y desventajas asociadas a su implementación, la profundidad con que se realice dependerá de cada proyecto. Los estudios se orientan a la viabilidad comercial, técnica, legal y financiera

INVESTIGACION DE MERCADOS( Al estudiar el mercado de un proyecto, habrá que analizar el mercado proveedor, competidor, distribuidor, consumidor y el mercado externo). Se definen tres etapas en el proceso de investigación: Análisis histórico del mercado, análisis vigente del mercado y análisis de la situación proyectada.

INGENIERIA DEL PROYECTO( Este estudio determina la función de producción optima, para la utilización eficaz y eficiente de los recursos disponibles para la producción de bienes y servicios. También se toma en cuenta la Valorización Económica de las variables Técnicas: Obra física, Inversiones en equipamiento, Balance de personal, Costo de materiales.

ORGANIZACIÓN( Definir una estructura organizativa acorde con los requerimientos propios que exija su ejecución.

CRITERIOS DE INVERSION( sistematizar la información a fin de cuantificar la inversión en los activos que requiere el proyecto(activos fijos, nominales y capital de trabajo)

FINANCIAMIENTO (Se determina el financiamiento adecuado). El elegir una fuente de financiamiento depende del contexto en que esté inserto el proyecto.

PROCESOS

TÉCNICOS

MATERIA DE

CONTROL

INTERNO

Para lograr un adecuado control

interno del ejecución del proyecto de inversión, se

compara costo-beneficio. Con

fuentes de información;

estados financieros, presupuestos,

productividad, etc.

Un requerimiento fundamental para la evaluación es conocer el sector empresarial, las características

técnicas y económicas del

producto.

Se hace un análisis detallado comparando la situación interna del proyecto con la oferta de las alternativas del

mercado. El total control de estas variables nos

guiara al éxito.

MECANISMOS DE

CONTROL INTERNO

COMENTARIOS

• El auditor administrativo debe evaluar los proyectos durante su ejecución e implementación, en el contexto del control posterior interno.

• El control consiste en la revisión continua y sistemática de resultados de todas la inversiones en activos fijos que garantice su rentabilidad.

• Un procedimiento adecuado de control, implica plantear nuevas recomendaciones, que comprendan alternativas de operación que incrementen la rentabilidad del proyecto.

ESTUDIO E INVESTIGACIÓN SOCIOECONÓMICA

CONCEPTO: Análisis del comportamiento de la economía y su incidencia en la sociedad, que nos ayudaran a conocer las variables (inflación, devaluación, etc.) sobre las cuales podemos trabajar un planeamiento estratégico y táctico.

OBJETIVOS: evaluar los factores, variables y sus indicadores que se utilizaran para desarrollar el planeamiento empresarial con respecto a: políticas dirigidas al sector empresarial, situación de la moneda nacional y tipo de cambio, capacidad del mercado interno para absorber los productos a desarrollar.

ALCANCE: Abarca los estudios e investigaciones socioeconómicas que se desarrollan en la empresa, para fines prioritariamente de sustento del planeamiento empresarial

Política del país y programa de estabilización de la economía

Reformas estructurales del país

PROGRAMA SOCIAL ( PEA, pobreza en el Perú, comercio exterior del país). Todos estos factores con sus indicadores son materia del análisis del auditor administrativo

PROCESOS

TÉCNICOS

MATERIA DE

CONTROL INTERNO

El análisis de los factores, variables y sus indicadores sirve para que el auditor

pueda evaluar con efectividad el medio

ambiente que rodea a la empresa y como la afectara

en su desarrollo.

Se considera las ventajas y las desventajas para lograr el

objetivo y las metas de la organización, así como su impacto en las X e M para

recomendar la modificación de las políticas institucionales

MECANISMOS DE

CONTROL INTERNO

COMENTARIOS

• Para evaluar los estudios socioeconómicos desarrollados, se tiene en cuenta:

• Las publicaciones del INEI• Planes de desarrollo• Boletines informativos del BCR• Evaluación de los planes operativos

de la empresa• Sistema aduanero, tributario.

CAPÍTULO XI: NORMAS TÉCNICAS DE A.A. APLICADAS AL SISTEMA ORGANIZACIONAL

CONTENIDO

CAPÍTULO XINORMAS TÉCNICAS DE A.A.

APLICADAS AL SISTEMA ORGANIZACIONAL

1. DISEÑO DE MODELOS ORGANIZACIONALES

2. DOCUMENTOS DE GESTIÓN ORGANIZACIONAL

3. ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACIÓN DEL DISEÑO

ORGANZIACIONAL

4. DESARROLLO ORGANIZACIONAL

5. COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL

DISEÑO DE MODELOS ORGANIZACIONALES

Analizar y evaluar el tipo de estructura organizacional

formal dentro de la empresa

Verificar la calidad de la toma de decisiones ante un

problema

Evaluar la división de trabajo, examinar el organigrama que

refleje la situación real

Evaluar las cadenas de mando, buscar adaptar la

empresa hacia una organización horizontal

Proceso de selección de una

estructura

PROCESOS TÉCNICOS DE CONTROL INTERNO

Técnicas que incrementan la eficacia de la organización dando alternativas de solución a los problemas

- Diagnostico de la organización.- Tipo de estructura orgánica formal adoptada.- Objetivos generales y específicos.- Asignación de funciones en todos los niveles.

- División del trabajo y departamentalización.- Las cadenas o líneas de mando.-Representación de la organización en un organigrama

Mecanismos de Control

Interno

Objetivos claros,

concisos y precisos

Comunicación retroactiva

Función, responsabili

dad y autoridad debe ser dado a conocer

División de trabajo

adecuado

DOCUMENTOS DE GESTIÓN ORGANIZACIONAL

Instrumentalizan las técnicas de la organización y sirven para saber si se ha obtenido lo que se

esperaba corregir

- Tener presente el propósito de la

estructura organizacional es

establecer un sistema formal de roles que deben desempeñar las

personas.

- Verificar los manuales de

organización y documentos de

gestión delimitan con toda precisión las funciones que

corresponde a cada jefe.

- Revisar que se hayan establecido

los controles adecuados para

corregir cualquier acción inapropiada.

Procesos técnicos de control interno en los documentos de gestión organizacional

Mecanismos de Control

Examen Evaluación Presentacion

1. Áreas de estudio

2. Detalles de estudiar

1. Proceso

2. Análisis e interpretación

1. Informe final con

recomendaciones y conclusiones

Examen

Áreas de Estudio

a. Funciones generales y especificas.b. Departamentalización

c. Niveles de autoridad, grados de responsabilidad y líneas de coordinación

Detalles a estudiara. Plan de organización

b. Estrategia de la organizaciónc. Políticas, sistemas y procedimientos de la organización.

d. Potencial humano y puestos de trabajo.e. ROF, MOF, CAP, MP, etc.

f. Estándares de racionalización administrativae. Estudio del trabajo

Evaluacion

Proceso

a. Influencia del entorno empresarial.

b. Estructura organizativa adecuada.

c. Aplicación de la racionalización administrativa

d. Métodos de simplificación administrativa

e. Análisis de tiempos y movimientos.

f. Utilización racional de hombres y equipos.

Análisis e interpretacion

a. Estudio de los elementos de juicio.

b. Diagnosis adecuada.c. Determinar propositos.

d. deficiencias.e. Busqueda de problemas

f. Solucionesg. alternativas.

Presentación

Informe final con recomendaciones y conclusiones

a. Elaboración del Reglamento de Organización y Funciones de la empresa, basándose en la finalidad de

la organización.b. Elaboración del Reglamento Interno.

c. Elaboración del Manual de Organización y Funciones.d. Elaboración del Cuadro Orgánico.

e. Elaboración del Texto Único de Procedimientos Administrativos.f. Organigrama

ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACIÓN DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL

Son los planes estratégicos teniendo en consideración la

competencia y restricciones

Establecer los lineamientos

generales de la empresa

Identificar, evaluar y seleccionar las mejores opciones

estratégicas

Plantear mecanismos de implementación del diseño organizacional

adecuado

Contribuir a crear una cultura

y clima organizacional

Procesos técnicos de materia de control

Política orientada al logro de los objetivos de la organización

Relación sistémica constante entre el planeamiento y la organización

Establecimiento de los diseños organizacionales: funcional, matricial, sistémico, etc.

Implementación del reglamento de la organización y funciones

Implementación de los puestos de trabajo, líneas de coordinación, reglamento de evaluación de puestos y del sistema de comunicación e información de la empresa

Mecanismos de Control Interno

Los fines y objetivos deben sustentarse en el planeamiento empresarialElaborar programas de capacitación, especialización para los trabajadores

Analizar las características de calidad que debe tener el producto o servicio; lograr la modernización.

El desarrollo de una cultura organizacional propia, con valores, creencias y objetivos.

Determinar las ventajas y desventajas de la organización con respecto al entorno, a fin de plantear una estrategia que le haga frente.

DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Estrategia educativa para lograr un cambio en los valores y actitudes orientándola hacia las metas

organizacionales

Diagnosticar problemas y situaciones insatisfactorias de capacitación, evaluar la organización a través del desarrollo laboral, con el propósito de conocer sus

proyecciones y limitaciones.Evaluar el desarrollo de las

potencialidades de los trabajadores para ver si su rendimiento es satisfactorio

en la organización

Examinar el desarrollo de la capacidad de colaboración entre individuos y grupos, con el propósito de verificar si existe sinergia de esfuerzos y trabajo en equipo.

Relevamiento de

Información

Diagnostico de

Capacitación

Implantación de

Programas de

Capacitación

Procesos técnicos Materia de Control Interno

Problemas de necesidades de capacitación

Los meta-elementos

Esfuerzo de cambio

Control de esfuerzo

Mecanismos de Control Interno

Investiga las repercusiones que los individuos, grupos y estructura producen en el comportamiento de las

organizaciones.Estudia lo que las personas hacen en una organización, las actitudes, el diseño de las actividades y la tensión laboral

COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL

Definir el comportamiento organizacional, a fin de determinar el motivador a usarse en la

organizacion

Sustentar que la diversidad cultural tiene en el comportamiento organizacional su

fundamento

Explicar el porque los administradores y auditores administrativos deben tener conocimiento del

comportamiento organizacional

- Necesidades de estima.- Necesidades sociales.

- Necesidades de seguridad- Necesidades fisiológicas.

Teoría de la Pirámide

- A los empleados no les gusta trabajar.- Están sujetos a presiones de castigo para cumplir sus obligaciones

- Eluden todo tipo de responsabilidades.- No tienen grandes ambiciones

X

- A los trabajadores les gusta trabajar- Son creativos y positivos.

- Asumen responsabilidades.- El personal se puede autodirigir.

Y

Teoría X e Y

Teoria E.R.G.• Necesidades medulares: existencia, relación,

crecimiento

Teoría de McClelland• Necesidad de realización.• Necesidad de poder.• Necesidad de afiliación

Teoría de Evaluación Cognoscitiva• Cuando alguien

recibe recompensas disminuye el interés por la actividad

Teoría de las Metas•Las metas concretas y difíciles alcanzan mejores resultados

Teorías Contemporáneas de

la Motivación

CAPÍTULO XII: NORMAS TÉCNICAS DE A.A. APLICADAS AL SISTEMA PERSONAL

CONTENIDO

CAPÍTULO XIINORMAS TÉCNICAS DE A.A.

APLICADAS AL SISTEMA PERSONAL

I. EMPLEO Y DESARROLLO DEL PERSONALII. REGISTRO DE PERSONALIII. REMUNERACIONES DEL PERSONALIV. BENEFICIOS SOCIALES DEL PERSONALV. BIENESTAR SOCIAL DEL PERSONALVI. REGLAMENTO INTERNO DE PERSONALVII. INSTRUMENTO TÉCNICO DEL SISTEMA DE PERSONALVIII. NEGOCIACIONES COLECTIVAS

A) Empleo de personal

CONCEPTOEs el proceso técnico permanente que consiste en ocupar las plazas vacantes dentro de una organización, incluyen el reclutamiento, selección e integración del personal.

OBJETIVOS

Cubrir las plazas de manera económica, oportuna y con suficiente cantidad y calidad.

Conseguir que las características y cualidades personales y laborales del candidato sean

adecuadas.Garantizar el buen funcionamiento de las

actividades de la empresa

Lograr la obtención de trabajadores calificados.

ALCANCE Todas la áreas de la empresa

I. EMPLEO Y DESARROLLO DEL PERSONAL

A) Empleo del personal

Reclutamiento de personal

Selección de

personal

Integración del personal

Instrucción

Promociones y

transferencias

Despidos

PROCESO TÉCNICO MATERIA DE CONTROL INTERNO

MECANISMOS DE CONTROL INTERNO

Existen tres aspectos fundamentales para conocer los

resultados del proceso de empleo de personal: costo,

tiempo y efectividad.

B) Desarrollo del personal

CONCEPTO

Es la educación tendente a ampliar, desarrollar y perfeccionar al trabajador para su crecimiento profesional, especializado o perfeccionamiento en una determinadas carrera en la empresa.

OBJETIVOS

Preparar al personal para la ejecución de las diversas tareas del puesto.

Proporcionar oportunidades para el continuo desarrollo del personal.

Cambiar la actitud de las personas creando un clima mas satisfactorio.

Contribuir a alcanzar los objetivos de la empresa.

ALCANCE Se puede aplicar a todos los niveles de la empresa.

B) Desarrollo del personal



1. Determinación de las necesidades de desarrollar al personal.2. Programación del desarrollo del personal para atender a las

necesidades.3. Implementación y ejecución.4. Evaluación de resultados.

Evaluar el plan con su respectivo presupuesto. Analizar el costo y oportunidad. Evaluar los esfuerzos de autoeducación del personal. Tener en cuenta que nada sirve imponer a los ejecutivos y

empleados de una empresa.

CONCEPTO

OBJETIVOS

Es un sistema de información interna de la empresa, mediante el cual los datos de los

empleados se obtiene, procesa y transforma en información ordenada que ayuda al proceso de

toma de decisiones.

a) Suministrar información acerca del movimiento de personal.

b) Contar con estadísticas actualizadas del RRHHc) Servir como referencias para reclutar nuevos

empleados.d) Proporcionar estadísticas que sirvieran para diseñar

lineamiento de política.ALCANCE

Debe abastecer a todos los departamentos de la empresa.

REGISTRO DE PERSONAL


a) Solicitud de empleo.b) Control de asistenciac) Archivadores manualesd) Registro computarizadoe) Estadística de personal.f) Legajos del personal.

MECANISMOS DE CONTROL

a) Registro de rotación ocupacional.b) Registro de ausentismo.c) Registro de frecuencia de accidentes de trabajod) Legajos de los trabajadorese) Estadísticas del personal.f) Registro de quejasg) Inventario de personal

CONCEPTO

OBJETIVOS

a) Motivar económicamente al personal.b) Recompensar adecuadamente a cada personal.c) La remuneración debe ser justa y equitativa.d) Conocer la capacidad que tiene cada trabajador

que labora en la empresa.

Compensación directa

Compensación indirecta

PROCESO TÉCNICO MATERIA DE CONTROL INTERNOConcepto de la estructura

remunerativa

• Planillas de sueldo y salario.• Personal que realiza labor intelectual y

física• Los trabajadores perciben remuneración

mensual, quincenal y semanal.

REMUNERACION DEL PERSONAL

Concepto de la estructura remunerativ

a

• Tienen derecho a percibir remuneración básica, horas extras y otras bonificaciones.

• Un año de labor corresponde un mes de vacaciones

• Seis meses de labor corresponde un sueldo completo.

• Asignación familiar• Tienen derecho a percibir liquidación por

tiempo de servicio que comprende CTS, vacaciones truncas y opcionales, gratificaciones truncas bonificaciones extraordinarias.

MECANISMOS DE CONTROL INTERNOVerificar si guarda relación la remuneración con la

asistencia del personal a la empresa.

Verificar las boletas de pago y la conformidad con la planilla de remuneración.

Evaluar la remuneración de cada trabajador si esta acuerdo a los rangos salariales de la empresa

Verificar si se esta remunerando a cada trabajador conforme a ley.

CONCEPTO

OBJETIVOS

Consolidar los derechos del trabajador, previstas en las diferentes normas legales para el titular.a) Generar y estimular la producción a través de la

seguridad social.b) Crear en la conciencia del trabajador el

pensamiento de solidaridad.c) Valorar a la persona desde el comienzo de su vida

hasta el fin

Son derechos laborales que la Ley dispones que el empleador abone a sus empleados u obreros.

PROCESO TÉCNICO MATERIA DE CONTROL INTERNO • Compensación mensual que el empleador debe

colocar semestralmente en un institución bancaria o análoga.

CTS• Es cuando el empleador decide pertenecer a la AFP

para efectos de su jubilación.AFP

BENEFICIOS SOCIALES DE LOS TRABAJADORES


• Comprende a empleadores y trabajadores en el régimen de salud.

Instituto peruano de seguridad social

• Es una ley referida a accidentes de trabajo.D.L 18822

• Es como mínimo 24 horas consecutivas en cada semana.

Descanso semanal

• Los trabajadores gozan de descanso durante los días feriados.

Remuneración de feriados

• Dos gratificaciones al año fiestas patrias y navidad.Las gratificaciones

• Son conceptos de pago de los empleados por acuerdo bilateral.

Las bonificaciones con convenios colectivos


• Cuando el centro de trabajo tiene una ubicación alejada a los centros urbanos.

Bonificaciones por lugar de trabajo fuera de la sede

laboral

• Se da para contrarrestar el malestar y la fatiga.

Bonificación por trabajo nocturno

• Se da para compensar el mayor esfuerzo ocasionado por los trabajos insalubres, penosos y fatigantes.

Bonificación por la naturaleza de

trabajo

• Cuando el trabajador sobrepasa la producción a ciertos limites de un pago adicional.

Bonificación por eficiencia

• Es de 30 días consecutivos por un aaño con goce de remuneración.Vacaciones


1

• Verificar el cumplimiento de la legislación laboral en materia de beneficios sociales.

2• Revisar las planillas de sueldo y salarios.

3

• Analizar selectivamente expedientes de beneficios sociales de los trabajadores activos y pasivos.

4

• Revisar los pactos colectivos con referencia a condiciones de trabajo preparando informes de control.

CONCEPTO

Se refiere a los diversos servicios que recibe el trabajador en una empresa como: médico,

odontólogo y social.

OBJETIVOS Buscar mayor motivación en el

trabajoIdentificación del trabajador con su

empresa

Fomentar el compañerismo.

Reducir el porcentaje de ausencias y tardanzas.

Minimizar el tiempo perdido por lesiones o enfermedades.

Ayudar a los empleados con problemas.

ALCANCE

Los trabajadores permanentes y contratados,

esposa e hijos gozan de estos

servicios.

BENEFICIOS SOCIALES DE LOS TRABAJADORES

PROCESO TÉCNICOS

Servicio médico• Prevenir enfermedades y

accidentes de trabajo.

Servicio odontológico• Impulsar programas de prevención

y curación.

Servicios social• Promover servicios culturales,

deportivos, asesorías, cafeterías.

Servicio complementarios

• Tomar precauciones para asegurar los bienes de la compañía y empleados.

MECANISMO DE CONTROL INTERNO

a) Servicio médico, odontológico, socialb) Seguro de vidac) Aportaciones que realiza el

empleador para el sistema de prestaciones de salud

d) Implementación de programas recreativos, educativos, culturales para los trabajadores.

CONCEPTO

Son el conjunto de reglamentos y directivas, que señalan de manera lógica las normas y mecánica

operativa en cada etapa del proceso técnico.

OBJETIVOS

a) Uniformidad en los principios fundamentales que sustentan el proceso técnico.

b) Especificidad de acuerdo con las características de la empresa.

c) Divulgación a todo el personald) Deben de ser claros, concisos, concretos y

correctos.

PROCESO TÉCNICO MATERIA DE CONTROL INTERNO Análisis y evaluación de puestos y sus métodos de aplicación

Escalas salariales

Sistema de evaluación de personal, métodos y programas de incentivo.

REGLAMENTO INTERNO DEL PERSONAL

Racionalización de puestos de trabajo y del personal.

Presupuesto de personal

Planeamiento de los recursos humanos

MECANISMO DE CONTROL INTERNO

El auditor administrativo practicará el control posterior

interior con relación al incumplimiento de los

reglamentos y directivas que comprenden los

procesos técnicos del sistema del personal.

CONCEPTO Es el acuerdo de las partes interesadas destinado a regular remuneraciones, condiciones de trabajo etc.

OBJETIVORegular y reglamentar las relaciones laborales

entre empleadores y trabajadores, para mantener la paz laboral, a fin de incrementar

la producción y productibilidad.

PROCESOS TÉCNICOS MATERIA DE CONTROL INTERNOLa negociación colectiva tiene 3 etapas

Trato directo Conciliación y mediación Arbitraje

NEGOCIACIONES COLECTIVAS


Verificacion del cumplimiento de los procedimientos establecidos en la legislacion correspondiente.

Verificacion de la vigencia del pacto colectivo

Verificacion de la incidencia en la estructura de costos de la empresa

Analizar si lso incrmentos de los beneficios otorgados guardan relacion con el costo de vida y la capacidad de pago de la empresa

Constalar si lso beneficios que se otorgan en los pactos colectivos, son financiados por las ventas y utlidades

CAPÍTULO XIII: NORMAS TECNICAS DE A.A. APLICADAS AL SIST. DE ABASTECIMIENTOS

CONTENIDO

CAPÍTULO XIIINORMAS TECNICAS DE A.A.

APLICADAS AL SIST. DE ABASTECIMIENTOS

I. PROGRAMACION DE ABASTECIMIENTOII.PROCESO DE ADQUISICIONES/COMPRAS III. ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIONIV. INVENTARIOS DE EXISTENCIASV. ALTAS Y BAJAS DE ACTIVOS FIJOSVI. MERCADOS Y FUENTES DE ABASTECIMIENTOSVII. CATALOGO DE BIENES VIII. REGISTRO DE PROVEEDORES

PROGRAMACION DE ABASTECIMIENTO

1. CONCEPTO: Es un proceso técnico del sistema de abastecimiento, que permite prever de manera ordenada, sistemática y racional las necesidades de recursos, para el cumplimiento de las metas establecidas, abarca requerimientos de: bienes y servicios

2. OBJETIVOS: Previsión de bienes y servicios para garantizar un eficiente proceso productivo.Prever la adquisición de bienes teniendo en cuenta las prioridadesIdentificar, consolidar y analizar las demandas de proceso de abastecimiento (elaborar y programar los cuadros de bienes y servicios).

3. ALCANCE: abarca el total de las unidades orgánicas existentes, como eje fundamental del ciclo de calidad en el proceso de abastecimiento

4. PROCESOS TECNICOS MATERIA DE CONTROL INTERNO:

a) Los cuadros de requerimientos de cada unidad orgánica de la organización deberán responder a la política de atención de las necesidades prioritarias.

b) Los cuadros de necesidades de bienes y servicios se analizan y consolidan y sirven para proporcionar en forma constante y oportuna la información necesaria a las unidades de abastecimiento para optimizar el proceso de cuantificación y financiamiento

c) El presupuesto de abastecimiento de la empresa, debe responder al planeamiento y presupuesto empresarial

El auditor analizara cada una de las fases de la programación de abastecimiento, tomando como base el sistema de planeamiento, presupuestos y de costos para establecer prioridades, para planificar eficientemente el abastecimiento.

También se evaluara la cantidad , calidad, precio, disponibilidad del bien y prestación del servicio requerido durante el periodo anual y su implementación semanal, mensual o semestral para contar con un sistema de información por computadora.

6. MECANISMOS DE CONTROL INTERNO

El auditor revisara si la empresa cuenta con normas y procedimientos de la programación de abastecimiento, según los siguientes detalles: • Determinación de la cantidad de

bienes y servicios necesarios.• Elaboración del cuadro de

necesidades de bienes y servicios

• Ejecución y evaluación de la programación de abastecimiento en base al requerimiento de las aéreas

• Establecimiento de la calendarización en periodos para satisfacer las necesidades para satisfacer las necesidades de bienes y servicios.

Comparación entre lo previsto y lo ejecutado en un periodo, para establecer el grado de dispersión y/o desviaciones del presupuesto de abastecimiento.

Establecimiento de información para obtener el costo de cada meta de una unidad orgánica y su categoría presupuestal en términos de bienes y servicios.

Grado de eficacia y eficiencia de la unidad orgánica responsable de la función de abastecimiento.

Implementación de las mediadas correctivas. Comprobar que se han desarrollado por lo menos 2

evaluaciones anuales

Complementariamente al practicarse la Auditoría Administrativa se efectuaran las siguientes evaluaciones:

PROCESO DE ADQUISICIONES/COMPRAS

1. CONCEPTO: procedimientos para la compra de los bienes y/o servicios en la cantidad, calidad deseada, momento oportuno y precio de mercado mas conveniente.

2. OBJETIVOS: cumplir con eficacia , eficiencia y economía el proceso de las adquisiciones de bienes y servicios , para asegurar un optimo flujo de la compra y desarrollo máximo de su uso.

3. ALCANCE: comprende a toda la empresa, su relación funcional con el sistema de presupuesto, por la asignación financiera a las diferente áreas, con el sistema de planificación, por su vinculo con los planes, proyectos, obras y con el sistema de racionalización, para la operatividad de los procedimientos administrativos.

4. PROCESOS TECNICOS MATERIA DE CONTROL INTERNO

Informe presupuestal si la adquisición esta comprendida en el presupuesto de abastecimiento del periodo

Especificaciones técnicas y económicas elaboradas por el área solicitante de la adquisición.

Cotizaciones de los proveedores debidamente registrados, teniendo como guía el precio y las especificaciones técnicas

Cuadro comparativo y elección de la propuesta mas conveniente para la empresa.

Otorgamiento a la buena propuesta, después de evaluar el cuadro comparativo, se declara ganador a la firma que cubra todos los ítems establecidos en la base del concurso.

Comunicación a la firma y publicaciones Afectación presupuestal, registro contable y emisión del

cheque

5. COMENTARIOS:

• El auditor deberá analizar las fases del proceso de adquisiciones, para tener la objetividad del caso de evaluación, incidiendo en las siguientes acciones:

• Implementar un sistema de información confiable, oportuno y eficiente, para la optimización del proceso de adquisición.

• Contar con un catalogo de bienes y servicios, que uniformicen la denominación, clasificación y codificación de los materiales que se consumen en la empresa, así como un registro de proveedores que permita conocer los abastecimientos de la empresa.

6. MECANISMOS DE CONTROL INTERNO

El auditor administrativo practicara el control interno posterior en los siguientes aspectos: Realizar una evaluación del sistema de compra, verificando si

se cumplen con los lineamientos dictados por la empresa Toda requisición de compra programada o de reposición de

stock de almacén, deberá ingresar por el departamento de adquisiciones, donde se efectuaran los registros pertinentes.

Revisar la elaboración del presupuesto de compra verificando el cuadro comparativo de adquisiciones y acta de otorgamiento

Constatar las fuentes de existencia de abastecimiento en el mercado nacional y extranjero, mediante el registro de proveedores.

Evaluar la eficiencia y eficacia de los medios de consulta que emplea la empresa, solicitando proformas, presupuestos, listas de precios, muestras de calidad, etc.

Verificar si la empresa cuenta con un sistema de información y estadística, oportuna y confiable, afín de optimizar las gestiones de compra.

Revisar y evaluar la organización y funcionamiento del comité de adjudicación

ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCION

1. CONCEPTO: Es guardar los artículos en el almacén, ubicándolos y cuidándolos, así como decepcionar , registrar, controlar, conservar, despachar, etc. los bienes adquiridos. La distribución es la entrega de bienes de forma ordenada y oportuna.

2. OBJETIVO: racionalizar el almacenamiento y distribución de materiales

3. ALCANCE: tiene vinculación directa con la gerencia de producción

4. PROCESOS TECNICOS MATERIA DE CONTROL INTERNO

RECEPCION

CUSTODIA

DISTRIBUCION

CONTROL

5. COMENTARIOS: El auditor deberá analizar cada una de las fases del

almacenamiento y distribución: La organización de la zona de almacenaje depende del

diagnostico que se haga al respecto Los bienes adquiridos por la empresa deben ser canalizados al

almacén por los proveedores , previa verificación de sus características con las descritas en los respectivos documentos.

El desorden en el almacenaje y distribución, ocasiona que el responsable de almacén no conozca con exactitud la cantidad de ítems existentes, motivando compras indiscriminadas de artículos y gastos innecesarios.

Se constata que se lleva un efectivo control de los bienes que salen del almacén, manteniendo actualizadas las tarjetas de control visible, propiciando la conciliación entre las cantidades físicas y kardex, para efectos administrativos y contables.

6. MECANISMOS DE CONTROL INTERNOLa auditoria administrativa debe corregir los problemas que se presenten en el almacenamiento desde:

6.1. La recepción :

verificaciónentrega

Control de calidad

clasificación

Ubicación internamiento

registro

supervisión

descarga

desembalaje

6.2. La custodia

ambienteCámaras refrigerad

oras

Cámaras oscuras

Cámaras de

seguridad

• El control previo

Registros: debe aplicarse sistemas mecanizados para

procesar la información

Ubicación: dotar de normas para una buena conservación y limpieza

de ambientes

Inventarios: deben hacerse predichamente la verificación de existencias

INVENTARIO DE EXISTENCIAS

1. concepto: es la verificación del estado físico comparando con los documentos fuentes( orden de compra, guía de internamiento, nota de entrada, etc.)

2. objetivos: - disponer de un sistema de información actualizada

sobre la cantidad exacta de bienes y su estado de operación para fines de conciliación administrativa y contable

- impedir la acumulación improductiva de bienes en los almacenes

3. Alcance: es de aplicación para todas las áreas de la empresa

La verificación física de cada bien que consiste en su constatación, medición, pesaje, conteo, etc. Efectuando periódicamente a fin de determinar su existencia y utilización.

La toma de inventario físico de bienes patrimoniales a nivel de la empresa, se realizara una vez al año.

La toma de inventario de existencias físicas de almacén se llevara a cabo de forma trimestral

La designación de los equipos de trabajo que van a inventariar, tomando como información referencial el inventario físico anterior , haciendo en hoja aparte las anotaciones correspondientes en el caso de encontrar faltantes, sobrantes.

En el caso de bienes sobrantes se requerirá información sobre la procedencia exacta y documentada de estos para su incorporación en el patrimonio empresarial

En el caso de bienes faltantes, se indagara sobre su ubicación actual para su respectiva constatación.

Concluida la verificación física (activos fijos, bienes no preciables y existencias físicas de almacén) se dispondrá la valorización actualizada de los bienes existentes procediendo al archivo de los inventarios fisicos correspondientes.

4. PROCESOS TECNICOS MATERIA DE CONTROL INTERNO.

5. COMENTARIOS: el auditor deberá analizar la consistencia de la toma de inventarios, para conocer el gasto en existencias y poder recomendar el destino de recursos monetarios al programa de inversiones, lo cual favorece a la empresa.

6. MECANISMOS DE CONTROL INTERNO: se evaluara los procesos técnicos que se desarrollan en el inventario de existencias:-Inventario de los bienes entregados en uso a las áreas de la empresa, los que serán verificados físicamente por control patrimonial.-La verificación física estará a cargo de equipos conformados por personal de abastecimiento, contabilidad, auditoria interna y área a inventariar, los que sujetaran a un cronograma de trabajo.-Los equipos de trabajo evaluaran informes técnicos, sobre la existencia, uso, estado de conservación, asignación, ubicación, etc. De los bienes patrimoniales verificados, para tener información actualizada.-Los bienes patrimoniales que pudieran encontrarse en desuso por obsolescencia, mantenimiento o reparación onerosa para la empresa, serán tomados en relaciones separadas para su canalización al comité de bajas y ventas.

ALTAS Y BAJAS DE ACTIVOS FIJOS

Registrar el movimiento de bienes patrimoniales de altas y bajas en libros que permita contabilizar la situación patrimonial de la empresa

Se relaciona con el área contable y de costos

CONCEPTO

OBJETIVO

ALCANCE

Consiste en centralizar en forma integral el registro de altas y bajas de activo fijo que constituyen propiedad de la empresa, lo que permitirá conocer la inversión realizada

PROCESOS TECNICOS MATERIA DE CONTROL

a. Registrar en el libro de inventarios el

movimiento de altas de bienes, los de larga

vida forman parte del activo fijo y de los de

corta duración se registran para un

simple control.

b. La baja de bienes dará lugar a las descargos y se

registrara en el diario auxiliar con el acta

correspondiente que motivo la baja.

c. En caso de perdida de un activo fijo, se

requerirá de una investigación para

determinar la responsabilidad del caso y proceder a la

baja del bien

El auditor verificara el cumplimiento el cumplimiento de las normas y procedimientos señalados en el reglamento de altas y bajas de bienes de la empresa, tomando en cuenta que las causas que determinan la baja de un bien puede ser por obsoletos, deterioro, desgaste

COMENTARIOS

La aplicación de la auditoria administrativa, mediante el control posterior interno, verificara el cumplimiento de las siguientes acciones:


a. Que las altas y

bajas de bienes quedan registradas en el libro que lleva la sección de control patrimonial

b. Que el cambio

de ubicación de un bien fijo , se registrara en la tarjeta respectiva, permitiendo conocer su verdadera ubicación

c. Que el mecanismo para dar de alta y baja de un bien, observe las normas y procedimientos establecidos en el reglamento de atas y bajas de bienes aprobado por el nivel respectivo.

MERCADOS Y FUENTES DE ABASTECIMIENTO

Las compras constituyen un proceso especializado con el objeto de adquirir la cantidad necesaria, calidad deseada, dentro de las condiciones mas convenientes, etc. En este contexto se debería revisar la disponibilidad económica y su financiamiento necesario para proyectar los mercados y fuentes de abastecimiento

Tiene vinculación con el área de marketing porque evalúa cuando y donde comprar.

CONCEPTO

OBJETIVOS

ALCANCE

• Mantener la continuidad del mercado y las fuentes de abastecimiento.

• Buscar fuentes de abastecimiento alternativos y localizar nuevos productos y materiales

Las compras se sustentan en el conocimiento del mercado y las fuentes de abastecimiento, para realizar mayores economías, conseguir menores precios y descuentos favorables

El auditor deberá verificar si el sistema de compras de la empresa se sustenta en un estudio de mercado y sus fuentes de abastecimiento, con el objeto que se garantice la calidad, cantidad, precio y oportunidad en la entrega del bien.

Existencia de solicitudes a los proveedores para que presenten sus ofertas con indicación de todos los datos requeridos para la formulación del presupuesto de compras

Practicar las evaluaciones para constatar el mayor numero de ofertas de proveedores del mercado nacional e internacional.

COMENTARIOS



Deberá verificar las siguientes acciones:

CATALOGOS DE BIENES

• Es la clasificación de bienes de acuerdo a normas de la empresa agrupados de acuerdo a su uso, asignándole un código

1. CONCEPTO

• Mejorar el control de las operaciones de la administración de materiales mediante la reducción de existencias permitiendo su fácil identificación y contribuyendo a la optimización de las compras y almacenaje

2. OBJETIVOS

• Comprende a todas las áreas que requieran y manipulen materiales 3. ALCANCE

La catalogación de materiales es un proceso técnico donde se pueden distinguir varias etapas:

NORMALIZACION

IDENTIFICACION

CLASIFICACION

CODIFICACION


El auditor deberá verificar si la empresa cuenta con un catalogo de bienes; cada articulo es clasificado y codificado, permitiendo confeccionar su descripción detallada, posibilitando su estandarización en las descripciones para su mantenimiento y uso del catalogo de bienes.

La AA evaluara cada fase del procedimiento para la catalogación de los bienes:

PREPARACIÓN

EJECUCIÓN

EJECUCIÓN DEL PROGRAMA DE

CATALOGACIÓN DE BIENESEVALUACIÓN

REVISIÓN DE LAS NORMAS

COMENTARIOS


REGISTRO DE PROVEEDORES

• Es la información comercial relacionada con los proveedores1. CONCEPTO

• Establecer un registro de proveedores para determinar los mejores.

2. OBJETIVOS

• Se relaciona con el proceso de adquisiciones y se orienta a dar seguridad de que la compra fue realizada en una empresa formal debidamente registrada

3. ALCANCE

Delimitación de

mercado

Inscripción de

proveedores

Calificación del

proveedor

Registro de

proveedores idóneos

El auditor deberá verificar que la empresa cuente con un registro debidamente clasificado de acuerdo a los criterios de selección de proveedores

Existencia de un diagnostico de requerimientos de bienes y servicios

Realización anual de convocatoria para registro de proveedores

Revisión documentaria y verificación de los mismos evaluación y actualización permanente

COMENTARIOS


PROCESOS TECNICOS MATERIA DE CONTROLLas fases que comprenden es la siguiente:

auditoria administrativa_segunda parte

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