Departamento Servicio Social

Organización de la Información

Jorge Deniss López EspinosaID 133905

Auditoria de la Información

Identifica los recursos informativos que forman parte de los muchos recursos que requiere la organización para una mayor y mejor proyección en la explotación de ellos, mediante una adecuada administración y gestión.(Machicado, 2003)

Auditoría de la Información

La auditoría de la información permite identificar puntos de mejora, fortalezas y debilidades con las cuales se definen una serie de estrategias, planes de acción y programas de mejoramiento. (Gutiérrez, 2003)

Identifica la ubicación física y electrónica de la información y su disponibilidad (Gutiérrez, 2003)

Objetivos

Analizar alguno de los procesos del departamento de Servicio Social de la Universidad de las Américas.

Identificar el manejo, obtención, procesamiento y desecho de la información, es decir, sus flujos de información y comunicación. (organigrama)

Hacer recomendaciones para tener mejores resultados.

Metodología

Diseño y planeación de los proyectos.

3 entrevistas Encuesta 1(conocer el Departamento)

Fecha: Marzo Encuesta 2(conocer la Coordinación de Promoción y Eventos)

Fecha: Marzo Encuesta 3(Mapa Documental del Proceso)

Fecha: Mayo

Comunicación Licenciada Diana Angélica Linares Espinosa (Coordinadora de

Promoción y Eventos

Misión

Contribuir en la formación del estudiante a través del proceso pedagógico del servicio social, promoviendo la reflexión crítica de su acción y fortaleciendo el desarrollo de habilidades profesionales, sociales, y ciudadanas asociadas al concepto de Responsabilidad Social, mediante su participación en proyectos que aportan soluciones a problemáticas en distintos sectores del contexto social.

Visión

Un Departamento de Servicio Social que contribuye a la formación de estudiantes socialmente responsables, sólidamente vinculado con los distintos sectores productivos de la sociedad, apoyado en procesos administrativos eficaces, eficientes y transparentes, y posicionados como líderes en el ámbito del servicio social universitario.

Vertientes educativas

1. Experiencia de Servicio Social

2. Reflexión crítica de la acción.

3. Relación carrera- problemática sociales emergentes.

Líneas Estratégicas

1. Desarrollar e implementar una pedagogía especializada en servicio social Proyectos y las Organizaciones.

2. Lograr que los espacios sociales de aprendizaje (Organizaciones) contribuyan en el proceso pedagógico.

3. Profundizar la vinculación del Programa de Servicio Social con el entorno

4. Fortalecer la excelencia administrativa y la evaluación de la calidad del servicio social

Depto. Servicio Social, Junio 2007

Vinculación Externa

Organizaciones 3 sectores (Gobierno, privadas y ONG)

ANUIES (Asociación Nacional de Universidades e Instituciones de Educación Superior.

Universidad e Instituciones relacionadas con el paradigma de la RSU (Responsabilidad Social Universitaria)

Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

RED (Latinoamericana de Ética y Responsabilidad Social Universitaria.)

Vinculación Interna

Dirección de Planeación y Servicios Escolares

Depto. Contabilidad y Presupuestos Director Asuntos Internacionales Departamentos Académicos SERUDLA CECAVI (Centro de Calidad y Vida) Centros de Investigación

Coordinación de Promoción y EventosObjetivo Diseñar, planear, gestionar, implementar y

evaluar las estrategias de sensibilización, vinculación, comunicación, difusión, promoción y posicionamiento del Departamento.

Actividades

Implementación, diseño, logística

Actualización del sitio electrónico

Monitoreo y actualización de información

Organigrama de la Coord. Promoción y Eventos.

Lic. Diana Linares E.

Becario Diego (mecatrónica) Becario Israel (Admón.)

Canales de Comunicación

Coordinación de Promoción y Eventos

Coordinaciones (6) Comunicación y Diseño Institucional

Mapa Documental

Constituye una forma gráfica de representar los recursos de información que hay en la organización y las interrelaciones entre éstos.

El mapa de recursos indica hasta qué punto los recursos de información son básicos, de qué modo se encuentran posicionados, cómo interactúan, quién los utiliza, quién es el responsable, etc. (Ros, 2004).

Proceso: Promoción; Proyectos Servicio Social1. La organización se pone en contacto con la

Coordinación de Vinculación para la propuesta de trabajo.

2. La coordinación de Vinculación le manda el formato de registro a llenar a la organización.

3. La organización lo llena y lo regresa a la coord. de Vinculación.

Proceso: Promoción; Proyectos Servicio Social

4. En caso de ser aceptado el proyecto por un comité, la coord. de Vinculación sube el documento en Excel a una Base de Datos.

4.1 De lo contrario, termina el proceso (FIN)

Proceso: Promoción; Proyectos Servicio Social 5. La coord. de Promoción y Eventos tiene

acceso a la base de datos, teniendo acceso al documento, para después publicarlo en Share Point.

6. Los alumnos consultan la página, para registrar su Servicio Social y hacer la entrega de una carta de inicio.

Proceso: Promoción; Proyectos Servicio Social 7. El estudiante hace el registro de Servicio Social y

asignación de un Asesor (7 asesores/as)

8. Inician las actividades de su SS y el Programa de Acompañamiento Pedagógico. (PAP)http://mi.udlap.mx/sitios/servicio.social/default.aspx

9. El asesor se presenta formalmente con la organización mediante correos electrónicos.

Proceso: Promoción; Proyectos Servicio Social 10. La organización le envía un correo al asesor

para ponerlo al tanto de las actividades realizadas por parte de los alumnos. (Reporte, videos, fotos, etc.)

11. La coord. de Promoción y Eventos hace una nota o comunicado de prensa acerca de la actividad realizada, posteriormente lo envían a la coord. de Comunicación Social.

Mapa documental

De acuerdo con los pasos previamente presentados, se hará un mapa documental del seguimiento de la creación de proyectos en el Departamento Servicio Social.

1

Organización (ONG, privada y Gobierno

Asesor(a)

Pasos

Coord. Vinculación

2 3

Coord. Vinculación

No

FIN

Base de datos(Share Point)

4

Coord. Promoción y Eventos

5

6

7

8

910

Coord. Promoción y Eventos

11

Coord. Comunicación Social

Coord. Promoción y Eventos

12

13

Si

FIN

Documentos generados en el proceso

Nota o comunicado de prensa

Comunicados Organización-UDLA

Carta de término

Instrumentos del programa del acompañamiento pedagógico

Carta de inicio

Formato de registro

Los archivos físicos y electrónicos son guardados en carpetas físicas y digitales por Fecha (día, mes, año) proyecto/evento

Observaciones

Existen muchos pasos en la iniciación del proyecto, entre la coord. de Vinculación y la organización.

Recomendaciones

Observaciones

En el paso 11 y 12, podemos notar que entre la Coord. Promoción y Eventos y la de Vinculación, se pasan el documento un par de veces.

Google Docs. Formato Abierto Especificación para almacenar datos digitales,

publicada y patrocinada, habitualmente, por una organización de estándares abiertos, y libre de restricciones legales de uso.

Garantizar el acceso a largo plazo a los datos almacenados sin la incertidumbre actual o futura respecto a los derechos legales de uso de la tecnología de acceso, a la disponibilidad de esta tecnología

Recomendaciones

Google Docs. documentos, hojas de cálculo y presentaciones online.

Documentos: añadir tablas, imágenes, comentarios o fórmulas y cambiar la fuente, etc.

Archivos ya creados: DOC, XLS, ODT, ODS, RTF, CSV, PPT, etc.

Google Docs. Publicación y seguridad

Controla quién puede ver tus documentos

Publica en tu empresa o grupo, blog y página Web.

Google Docs. Comparte y colabora en tiempo real

Elige quién puede acceder a tus documentos

Comparte inmediatamente

Edita y presenta con otros usuarios en tiempo real

Google Docs.

Edita y accede desde cualquier parte.

Guardado automático

Guarda y exporta copias fácilmente

Google Docs.

Pensamiento colectivo

Reducir la inmensurable cantidad de documentos de papel que no sirven para nada.

Idiomas

Oficina Móvil

Observaciones

La retroalimentación es muy importante en este tipo de proyectos.

Evaluación de la calidad

Recomendaciones

Interfaz que almacene la retroalimentación de los participantes del proyecto.

Asesor Organización Alumno

Gracias por su atención