MEMORANDO DE PLANEACIÓN

DURMAN COLOMBIA S.A.S

Auditoría Financiera año 2013

Preparado por:

WENDY LORENA APONTE OSORIOBRIGITTE PAOLA GONZÁLEZ WILCHESDIANA CAROLINA HIGUERA MORALES

VIVIANA PAOLA MARTINEZ LOPEZDIANA CAROLINA SANCHEZ CORTES

Versión 1.0

Junio 01 de 2014

CONTENIDO1. INTRODUCCIÓN 2. ENFOQUE Y TIPO DE TRABAJO 3. PRESENTACIÓN 4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA 5. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA FINANCIERA 5.1. OBJETIVOS GENERALES 5.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 6. RIESGO DE AUDITORÍA 6.1. CONTROL 6.2. INHERENTE 6.3. DETECCIÓN 6.4. CALIFICACIÓN DEL RIESGO DE AUDITORÍA 7. ENFOQUE GENERAL DEL TRABAJO DE AUDITORÍA 7.1. ETAPAS 107.1.1. Familiarización 7.1.2. Investigación y Análisis 7.1.3. Diagnostico 7.1.4. Informe 107.1.4.1. Informe de Control Interno 7.1.4.2. Informe Final de Auditoría 7.2. ÁREAS DE IMPORTANCIA 7.3. ASUNTOS DE IMPORTANCIA 7.3.1. Para la Organización: 7.3.2. Para el Auditor: 7.3.3. Para el Área: 7.4. PRUEBAS DE AUDITORÍA FINAL 7.4.1. Pruebas Sustantivas 7.4.2. Pruebas de Cumplimiento 7.5. VISITAS 127.5.1. Preliminar 127.5.2. En el desarrollo del trabajo de auditoría 7.5.3. Posterior 127.6. FECHAS DE EJECUCIÓN DEL TRABAJO DE AUDITORÍA 8. PERSONAL INVOLUCRADO 8.1. POR LA EMPRESA 8.2. POR LA FIRMA DE AUDITORÍA 9. PRESUPUESTO DE TIEMPO DE LA AUDITORÍA 10. ANÁLISIS DE RIESGOS DE LA ORGANIZACIÓN EN EL PROCESO 10.1. ESCENARIO DE RIESGOS

1. INTRODUCCIÓN

Este memorando de planeación esta dirigido en primer lugar al Gerente de la compañía DURMAN COLOMBIA S.A.S, a su grupo de colaboradores y al grupo de Auditores externos, todos ellos quienes se verán involucrados de una u otra forma durante el tiempo y desarrollo de la auditoría, con el fin de informar los procedimientos que se aplicaran en la auditoría financiera, y para un mayor entendimiento del proceso que se va a realizar, plazos, objetivos y fines que se pretenden con esta auditoria.

2. ENFOQUE Y TIPO DE TRABAJO

La auditoría a desarrollar, según la propuesta presentada, conllevara una revisión o examen críticoconstructivo de los Estados Financieros en lo que tiene que ver con Balance General y Estado de Resultados de la empresa DURMAN COLOMBIA S.A.S, así como los procedimientos seguidos para su desarrollo.La auditoría del proceso de los estados financieros a realizar en DURMAN COLOMBIA S.A.S tiene como fin evaluar los procesos establecidos con el fin de determinar si se cumplen los principios de eficiencia, eficacia y economía establecidos.

3. PRESENTACIÓN

Descripción general de la Entidad auditada:

DURMAN COLOMBIA S.A.S

Área de trabajo:

Departamento de Contabilidad

Balance general y Estado de Resultados

Responsables de la auditoría por parte de la firma:

•diana carolina Sánchez cortes

Tiempo de ejecución: 8 semanas

Fecha Iniciación: Junio 24 de 2014

Fecha de Terminación: Octubre 31 de 2014.

4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA

El alcance del trabajo de auditoría a los Estados Financieros comprendidos entre el periodo de Enero a Diciembre de 2013, será identificar las características de la organización, en especial el Estado de Resultados, igualmente evaluar los procesos contables establecidos con el fin de determinar si se cumplen los principios de eficiencia, eficacia y economía establecidos. Teniendo en cuenta lo anterior el proceso de la auditoría tiene soporte suficiente y competente para evaluar y determinar las posibles falencias en el desarrollo y ejecución del proceso concerniente al estado de resultados. Para llevar a cabo lo planteado en la propuesta es necesario elaborar un examen crítico constructivo empezando con la familiarización de la compañía, evaluando el estudio ambiental, la gestión administrativa y por último las visitas a las áreas de interés. Las cuales se deben considerar y evaluar los siguientes aspectos:

1. Evaluación de las operaciones efectuadas en cada rubro relacionado dentro de los estados financieros.

2. Análisis de los niveles de riesgo de la Compañía.

3. La labor de auditoría se realizará en DURMAN COLOMBIA S.A.S. y se extenderá a todas las dependencias que intervienen en el manejo, registro y control de los estados financieros.

4. Si las cifras son razonables y el importe de estos movimientos están acorde con las necesidades de la empresa.

5. Se verificará que las operaciones efectivamente realizadas con los diferentes beneficiarios de la compañía cuenten con las aprobaciones establecidas dentro del procedimiento establecido.

6. Verificar que las cifras registradas representan cifras reales de la empresa.

7. Efectuar un análisis de la antigüedad de los beneficiarios y del comportamiento de todas las partidas comprometidas.

8. Comprobar las partidas estén contabilizados en el período que les corresponde según criterios contables.

9. Confirmar que los sistemas de control interno utilizados en éste área, son eficaces.

10. Evaluación de procedimientos a las operaciones llevadas a cabo y relacionadas con el proceso en los estados financieros y cada una de los rubros que lo componen, con cada uno de los beneficiarios, seleccionados aleatoriamente.

Posteriormente a la recopilación de la información, procederemos a realizar un diagnóstico con el fin de presentar el informe previo al dictamen. Y finalmente, entregaremos en la fecha indicada el informe con las conclusiones y recomendaciones correspondientes de los hallazgos relevantes.

5. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA FINANCIERA

5.1. OBJETIVOS GENERALES

• Realizar una auditoría a los Estados Financieros con corte al 31 de Diciembre de 2013. Haciendo una revisión del funcionamiento, observando y analizando los métodos y procedimientos que realiza la compañía y si están en concordancia con la normatividad y la ley vigente.

• Evaluar la razonabilidad de las cifras presentadas en el balance de la compañía a 31 de Diciembre de 2013 y también la razonabilidad de la aplicación de los controles a estos.

• Efectuar un examen y evaluación al proceso del Balance general y el Estado de Resultados para determinar su grado de eficiencia, eficacia y economía. Y si sus operaciones se han registrado y reportado adecuadamente, frente a unos criterios establecidos.

• Formular recomendaciones gerenciales para mejorar el proceso relacionado con los Estados Financieros, y a su vez sugerir los cambios adecuados y necesarios en lo concerniente a los controles utilizados por la compañía, con el fin de disminuir riesgos innecesarios.

5.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Establecer y determinar el grado de confiabilidad de los datos contables, procesos y la efectividad de los procedimientos internos.

• Identificar los puntos débiles con los que se cuenta en el Área y que pueden estar afectando otras áreas de la empresa.

• Evaluar y determinar los riesgos y efectuar la evaluación del sistema de control interno.

• Evaluar posibles errores o fallas en las operaciones contables.

• Dictaminar los Estados Financieros a diciembre 31 de 2013.

• Emitir una opinión sobre los procesos y procedimientos realizados en el área de trabajo objeto de esta auditoría.

6. RIESGO DE AUDITORÍA

Dentro de la evaluación de riesgos a los que se puede enfrentar el área financiera, debemos considerar tanto los factores internos y externos que puedan afectar el objetivo de la compañía. En la determinación del nivel de riesgo, se tuvo en cuenta el impacto y la probabilidad de los controles existentes al interior de los diferentes procesos y procedimientos que se han de realizan. Para adelantar esta etapa se deben tener muy claro los puntos de control existente en los diferentes procesos, los cuales permiten obtener información para efectos de tomar decisiones estos niveles de riesgos pueden ser:

ALTO: (1.0) Cuando el riesgo hace altamente vulnerable a la entidad o unidad

MEDIO: (0.5) Cuando el riesgo presenta una vulnerabilidad media.

BAJO: (0.3) Cuando el riesgo presente vulnerabilidad baja.

6.1. CONTROL

Este riesgo esta relacionado con los controles vigentes que se tengan, si los mismos son adecuados y suficientes, por lo tanto si este riesgo de control es mínimo significa que los controles del área son suficientes.

RIESGO CALIFICACION

Revisar que las condiciones pactadas y políticas con cada beneficiario tales como: compras, radicaciones, vencimientos, descuentos y forma de pago se estén cumpliendo.

MEDIO

No registrar los rubros en las cuentas correspondientes para tener una uniformidad, y verificar que dichas transacciones sean realizadas en las fechas exactas.

MEDIO

Verificar los procedimientos para contabilizar las ventas, están operando efectivamente para producir cifras confiables de ingresos del periodo.

MEDIO

Determinar y comprobar el riesgo de realizar pagos por concepto de costos y gastos operacionales y no operaciones, a los diferentes beneficiarios de la compañía sin autorización.

MEDIO

RIESGO DE CONTROL = R C = 50%

6.2. INHERENTE

Este riesgo esta relacionado con…

RIESGO CALIFICACION

No existen buenas distribuciones en las funciones y responsabilidades. BAJO

Que los limites y metas dados a cada cuenta de gastos a través de las proyecciones de la compañía, se estén respetando sin llegar a sobre pasar dicho limite.

BAJO

Se cuenta con un programa contable confiable, de fácil entendimiento y manejo, con la suficiente asesoría para el mejor aprovechamiento de sus herramientas.

BAJO

Falta de capacitación en el personal involucrado en el Departamento de compras, contabilidad, facturación y servicio al cliente.

BAJO

RIESGO INHERENTE = R I = 30%

6.3. DETECCIÓN

Este riesgo esta relacionado con….

RIESGO CALIFICACION

Que no se lleve a cabo la programación de auditoría de acuerdo al cronograma establecido.

BAJO

Los programas de auditoría financiera no detecten errores de control interno o debilidades en los procesos y registros contables que originan debilidades que el auditor podría pasar por alto.

MEDIO

El grupo de Auditores presenta los procedimientos adecuados, además de programas especializados de auditoría, aunque esta se realizara sobre muestras.

MEDIO

Que la compañía no facilite la información necesaria para efectuar la auditoría a los Estados Financieros.

MEDIO

RIESGO DETECCION = R D = 40%

6.4. CALIFICACIÓN DEL RIESGO DE AUDITORÍA

Calificación del Riesgo de Auditoría RA

RA = RC * RI * RD RA = 50% * 30% * 40%= 6%

Teniendo en cuenta las calificaciones expresadas independiente, objetiva y técnicamente, en forma porcentual a los diferentes tipos de riesgos que se evaluaron, referente a la auditoría objeto del presente memorando de planeación esta calculada en el 6%, es decir BAJO.

La utilidad en la calificación del riesgo de auditoría está en servir de insumo a los procesos de decisión. En el caso del auditor, esta calificación brinda un indicador simple y objetivo de evaluación del riesgo que complementa su propio análisis, permitiendo así determinar el riesgo que puede exigir un proceso determinado dentro del desarrollo de la auditoría. Por otro lado, la compañía se beneficia con la posibilidad de esclarecer objetivamente los riesgos a que se enfrenta la auditoría y así poder apoyarla y complementarla.

7. ENFOQUE GENERAL DEL TRABAJO DE AUDITORÍA

7.1. ETAPAS

7.1.1. Familiarización

Identificar a nivel general el funcionamiento del ciclo operacional de la organización y su influencia sobre las demás áreas de la compañía.

Para conocer el área de Contabilidad se elabora un programa de auditoría preliminar donde se solicitara información concerniente a la empresa, documentos legales, Organigrama y Mapa de proceso Administrativo de la compañía como el mapa de procesos del área a evaluar, funciones por puesto y conformación de grupos de trabajo.

En este observamos que DURMAN COLOMBIA S.A.S el inicio y el fin de todas sus actividades es la satisfacción del cliente; el área de contabilidad se encuentra ubicada en uno de los procesos de apoyo y depende principalmente de la Gerencia Administrativa y Financiera. Así, se determinaran las características del mismo, de acuerdo a lo siguiente: (levantar información, análisis y evaluación del control interno junto con todo su proceso y recopilación de evidencia).

7.1.2. Investigación y Análisis

Una vez recopilada la información se procede a analizarse en mesas de trabajo junto con el grupo de auditores. Con este proceso se pretende profundizar e indagar con el personal de las diferentes áreas involucradas en el área objeto de estudio, de esta forma logrando evidenciar físicamente la información reunida debidamente clasificada y referenciada.

7.1.3. Diagnostico

Consiste en informar conceptualmente el estado de eficiencia y eficacia del control interno, teniendo en cuenta el resultado de pruebas de auditoría debidamente sustentados y documentados en los papeles de trabajo. Utilizando las diferentes técnicas existentes tales como indagación, observación, inspección, entrevistas internas (desde asistentes hasta auxiliares) y externas (clientes) entre otras poder sacar el mejor provecho a la información obtenida anteriormente.

7.1.4. Informe

Como resultados finales de la evaluación que se desarrollara a los Estados Financieros

7.1.4.1. Informe Final de Auditoría

Informe Final de Auditoría, en este informe se incluye el resultado del examen de la auditoría financiera con los soportes suficientes y competentes de la evaluación, permitiendo identificar las posibles falencias en el desarrollo y ejecución del proceso del Estado de Resultados y así mismo, la gerencia pueda tomar decisiones acertadas acerca del mejoramiento de procesos.

7.2. ÁREAS DE IMPORTANCIA

Dentro de la compañía DURMAN COLOMBIA S.A.S se tiene como áreas importantes las siguientes:

• Gerencia Administrativa y Financiera

• Departamento de Contabilidad e Impuestos

• Departamento de Tesorería

• Departamento de Cartera

• Departamento de Almacén.

7.3. ASUNTOS DE IMPORTANCIA

Se reconoce como asuntos más importantes para el momento de realizar la auditoría las siguientes:

7.3.1. Para la Organización:

• Información de la estructura de la organización.

• Información del manejo del área administrativo y financiero.

• Información del manejó de la contabilidad.

• Verificación de la existencia de los documentos

• Que están haciendo con excedentes

• Que hacen con faltantes o diferencias

• Que atañe directamente el área objeto de evaluación

7.3.2. Para el Auditor:

• Información de la base de beneficiarios vigentes.

• Información de Notas a los Estados Financieros.

• Información de las Políticas Internas de la Compañía relacionadas con el área a auditar.

• Información de Estados financieros y las variaciones más significativas.

7.3.3. Para el Área:

• Información de los beneficiarios que se tengan pendientes.

• Información de la Concentración de cifras.

• Información de los rubros más altos y significativos.

• Información del procedimiento y funciones del área de contabilidad.

• Información del programa contable, mas exactamente de la parametrización de las cuentas.

7.4. PRUEBAS DE AUDITORÍA FINAL

Para desarrollar la auditoría aplicaremos pruebas sustantivas, analíticas, cumplimiento y control por medio de la Indagación, Observación, Inspección, Documentación y Confirmación.

7.4.1. Pruebas Sustantivas

Las pruebas sustantivas nos dan a conocer la evidencia directa sobre la validez de las transacciones y de los saldos de las cuentas de los estados financieros, vamos a utilizar el procedimiento analítico sustantivo.

Que consiste en comparar los saldos de las cuentas registradas con las expectativas del auditor. Se va a verificar lo siguiente:

• Que existan políticas de autorización.

• La antigüedad de las cuentas.

• Que se cuenta con el soporte documental y que estén autorizados por el funcionario correspondiente.

• Realizar la comparación de lo reflejado contablemente y lo soportado con los documentos autorizados.

• Que se llevan a cabo acciones para el buen manejo de los gastos y costos

7.4.2. Pruebas de Cumplimiento

Revisión analítica con base en los métodos, procedimientos y procesos establecidos en los estados financieros.

7.5. VISITAS

Con el fin de obtener información oportuna se realizarán las siguientes visitas: Preliminar, en el desarrollo de la auditoría, con las áreas involucradas en el proceso evaluado y una visita final o posterior a la auditoría.

7.5.1. Preliminar

De 24 de Junio al 24 de Julio de 2014

En el acuerdo al que hemos llegado con la gerencia de DURMAN COLOMBIA S.A.S se realiza la auditoría en forma general al proceso de los Estados de financieros iniciando con las políticas establecidas en los procesos de la compañía hasta el manejo y el control interno de todos los procedimientos referentes al anterior mencionado, mediante una reunión con el personal de las siguientes áreas:

• Gerencia General

• Gerencia Financiera y Administrativa

• Recursos Humanos

• Facturación

• Cartera

• Contabilidad

• Asistente Contable

• Tesorería

• Gerencia de Ventas

• Contador

• Revisor Fiscal

Se harán una o más visitas preliminares, dedicadas principalmente a:

• Las actividades de planeamiento;

• La realización de pruebas sobre transacciones;

• La solicitud de algunas confirmaciones de saldos;

7.5.2. En el desarrollo del trabajo de auditoría

De 24 de Julio al 15 de Octubre de 2014

Para la realización de la auditoría se harán visitas habituales, mientras se desarrolla el transcurso normal del trabajo, para lograr la acertada y confiable obtención de datos necesarios.

7.5.3. Posterior

De 16 de Octubre al 31 Octubre de 2014

Culminado y una vez entregado el informe de auditoría se hará una última visita para obtener la idea clara del resultado del informe, si el Gerente se encuentra satisfecho con el trabajo realizado y conocer también opiniones del desempeño del equipo de auditoría.

Dentro del cumplimiento de este paso se aclararan todas las expectativas que tenga, con respecto con lo escrito en el informe y las sugerencias que se le anotan, como un medio para tener un conocimiento amplio de la funcionalidad de todo el proceso del departamento de contabilidad y de las cuentas relacionadas en los estados financieros de la compañía a Diciembre 31 de 2013.

7.6. FECHAS DE EJECUCIÓN DEL TRABAJO DE AUDITORÍA

Preliminar: JUN 24, JUL 05, JUL 15, JUL.24

Trabajo: JUL 25, AGO 05, AGO 20, SEP 05, SEP 20, OCT 05, OCT 15

Posterior: 20 OCT, 31 OCT. PERSONAL INVOLUCRADO

Para llevar a cabo la auditoría financiera a los estados financieros de DURMAN COLOMBIA S.AS., se requiere la colaboración de personas vinculadas en el proceso y de quienes efectúan esta función dentro de la compañía.

8.1. POR LA EMPRESA

Nombre Cargo

Enrique Guzmán Gálvez Gerente General

Félix Darío Guevara Gerente Administrativo y Financiero

Héctor Carranza Contador

German Rojas P. Auditor

8.2. POR LA FIRMA DE AUDITORÍA

Nombre Cargo

9. PRESUPUESTO DE TIEMPO DE LA AUDITORÍA

Cuadro explicativo presupuestado en horas de trabajo.

Planeación Preliminar Posterior Total

Gerente 10 5 12 27

Gerente Operacional 25 25 30 80

Socio 1 15 15 15 45

Sénior 1 15 15 15 45

Sénior 1 15 15 15 45

TOTAL: 490.

10. ANÁLISIS DE RIESGOS DE LA ORGANIZACIÓN EN EL PROCESO

Es un proceso de identificación, medición, control, monitoreo, evaluación y optimización de todas las situaciones que representan riesgos para la organización. Permite conocer, evaluar y administrar los riesgos de negocios en todos los niveles de la operación. La administración de riesgos hace posible la previsión de riesgos que pueden acabar con el negocio y facilita alternativas de administración consideradas de mejor práctica.

La administración de riesgos es una parte integral del proceso de administración, es un proceso multifacético de aspectos apropiados del cual son a menudo llevados a cabo mejor por un equipo multidisciplinario. Se evaluara con la metodología de la firma.

A través de la Auditoría Operacional que llevaremos a cabo, en lo que tiene que ver con los procesos, se pretende identificar y clasificar los riesgos a los que esta expuesta la compañía objeto de esta auditoría, ya sean propios o generados por entes externos, que interactúan con la compañía y con los departamentos relacionados.

Para realizar estos procesos es muy importante evaluar el riesgo organizacional, para lo cual evaluaremos cada operación relacionada directa e indirectamente con el proceso evaluado.

10.1. ESCENARIO DE RIESGOS:

• Determinar el sistema a evaluar.

• Definir y concretar los escenarios más relevantes de riesgos del Estado de Resultados. Es decir definir el punto exacto, actividades y acciones que permitan analizarlos muy bien.

• Para cada escenario de riesgo localizado, se determinarán las actividades sujetas a control que se realizan en un escenario de riesgos concreto.

• Para cada actividad sujeta de control definida, se definirán las amenazas a que estarán expuestas.

• Luego, se clasificaran dicha amenazas, para las cuales se propondrán controles específicos que disminuyan estos riesgos, también se calificaran de acuerdo a criterios cuantitativos y cualitativos.