auditoria de ventas trabajo final

INTRODUCCIN

La funcin del departamento de ventas es planear, ejecutar y controlar las actividades. Debido a que durante la instrumentacin de los planes de ventas ocurren muchas sorpresas, el departamento de ventas debe dar seguimiento y control continuo a las actividades de venta, es de vital importancia satisfacer la necesidad, muchas compaas ya que tienen falencia en los procedimientos de control hacindose inadecuados. Se han encontrado algunos hallazgos principales los cuales son los siguientes:

Las pequeas empresas tienen menos controles que las grandes. Realizan un trabajo ms eficiente para fijar claramente objetivos y establecer sistemas para medir la eficiencia de ventas.

Menos de la mitad de las compaas conocen las utilidades de sus productos individuales. Una tercera parte de las compaas no tiene procedimientos regulares de revisin para localizar y eliminar productos dbiles.

Casi la mitad de las compaas no consigue comparar sus precios con los de la competencia, analizar sus costos de bodega y de distribucin, analizar las causas de la mercanca devuelta, realizar evaluaciones formales de efectividad publicitaria, y revisar los reportes de su fuerza de ventas.

La auditoria de ventas se centra en el control de los objetivos de la organizacin en paralelo con los resultados de rentabilidad de ventas. La auditoria identifica zonas problemticas y recomienda acciones a mediano y corto plazo

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Plan de Auditora PDA-1Fecha de actualizacin: 1 MAYO 2010 Auditor: ASTRID CELIN

OBJETIVO DE LA AUDITORIA OPERACIONAL DE VENTAS:

La auditora Operacional de Ventas, tiene el objetivo de examinar ciertos aspectos administrativos que constituyen el conjunto de actividades que comprenden el concepto y alcance de la operacin de ventas, con el propsito de detectar problemas o deficiencias en los controles operativos existentes o en la realizacin misma de las operaciones de cuya solucin puedan surgir disminuciones de costos y/o aumentos de la eficiencia operativa.

OBJETIVO

Realizar una verificacin, evaluacin y promover el cumplimiento y apego al correcto funcionamiento de las fases del proceso de ventas. Adems de proporcionar un anlisis, recomendaciones, e informacin concerniente a las actividades revisadas.

El auditor requiere una preparacin adicional y prctica en las operaciones que va a revisar; y en consecuencia, en este caso deber contar con experiencia y conocimientos especficos de ventas.

Las ventas constituyen una operacin de primordial importancia dentro de las empresas. El costo y abastecimientos de los artculos que se adquieren para su reventa es factor determinante en los resultados de la empresa.

La auditora Operacional de Ventas, tiene el objetivo de examinar ciertos aspectos administrativos que constituyen el conjunto de actividades que comprenden el concepto y alcance de la operacin de ventas, con el propsito de detectar problemas o deficiencias en los controles operativos existentes o en la realizacin misma de las operaciones de cuya solucin puedan surgir disminuciones de costos y/o aumentos de la eficiencia operativa

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PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Se realizara la auditoria al proceso de ventas de la compaa [email protected] por el periodo comprendido entre el 1 enero y el 30 junio, con el fin de determinar:

Que en la actualidad, se est presenciando un conjunto de transformaciones econmico-sociales, generadas en gran medida por la globalizacin y el gran progreso en la tecnologa de la informacin, lo que obliga a que haya una gran demanda y exactitud de la informacin respecto al desempeo de las empresas, adems, de existir otro factor irrevocable, el tiempo, el cual obliga a cambiar numerosas cosas, la industria, el comercio, los servicios pblicos, entre otros. Al crecer las empresas, la administracin se hace ms complicada, adoptando mayor importancia la comprobacin y el control interno, debido a una mayor delegacin de autoridades y responsabilidad de los directivos.Debido a todos los problemas administrativos que se han presentado con el avance del tiempo han surgido nuevas dimensiones en el pensamiento administrativo. Una de estas dimensiones es la auditora ventas, la cual es un examen detallado del proceso administrativo, es decir, es una nueva herramienta de control y evaluacin para examinar integralmente una empresa con el propsito de descubrir reas de oportunidades para mejorar su administracin.

Verificar el cumplimiento de los objetivos a corto plazo, desarrollo efectivo de un plan de ventas para la implementacin del logro de la visin y la misin para saber para donde se va y actuar buscando el cumplimiento de las metas propuestas.

A travs de las ventas crear valor en el mercado que se desenvuelve para crear ventajas competitivas sobre la competencia.

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PLAN A SEGUIR

La operacin de ventas comprende las siguientes actividades:

1. Proponer los objetivos y aplicar las polticas establecidas para ventas, dentro de los objetivos generales de la empresa y vigilar su cumplimiento. Especficamente los objetivos pueden estar relacionados con el nivel de servicio, el crecimiento de las ventas, su estabilidad, las ganancias, la determinacin de precios, el tipo de productos, la distribucin, los canales de venta, etc. las polticas pueden referirse al volumen y frecuencia de las ventas las zonas, las remuneraciones al personal de ventas, etc.2. Coordinar en forma eficiente los elementos materiales, tcnicos y humanos que integran la operacin de ventas y proponer los cambios pertinentes.3. Planear las actividades para que se vendan los productos adecuados, en el lugar en que se necesitan, oportunamente, en las cantidades convenientes y a los precios correctos.4. Identificar las necesidades de los clientes en el campo de la accin de la empresa y coordinar con los dems departamentos involucrados la posibilidad de satisfacerlas adecuadamente. Para ello, debe aprovecharse el resultado de investigaciones de mercado efectuadas para conocer sus preferencias y las condiciones del mercado.5. Conocer las caractersticas de sus competidores y las condiciones de venta que ofrecen.6. Participar en el establecimiento de las listas de precios.7. Persuadir al cliente de que adquiera los productos de la empresa, surtirlos y establecer las condiciones de pago.8. Participar en el establecimiento de las polticas de crdito y respetar su cumplimiento.9. Vigilar la correcta secuencia de la venta desde el momento en que se coloca un pedido, hasta que se hace la entrega del artculo en cuestin, con oportunidad y a satisfaccin del interesado. Esta secuencia incluye la distribucin fsica de los artculos y la seleccin de los canales ms adecuados.10. Coordinar la operacin de ventas con la operacin de publicidad para incrementar la efectividad de ambos.

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11. Realizar promociones de ventas.12. Llevar registros de clientes que incluyan su historia, necesidades presentes y potenciales y otras caractersticas convenientes.13. Preparar el pronstico de ventas.14. Someter a la direccin de la empresa el presupuesto de ventas y una vez aprobado, explicar peridicamente las variaciones que se tengan. Estas explicaciones permitirn tomar las medidas correctivas necesarias y retroalimentar el proceso de planeacin.15. Establecer las estadsticas necesarias, por razones, lneas, artculos, agentes u otros criterios de clasificacin, para tener informacin oportuna y suficiente que permita reaccionar adecuadamente ante las exigencias del mercado.16. Seleccionar y promover lneas y/o artculos con mejores mrgenes.17. Adiestrar al personal de ventas en la obtencin de su objetivo, cumpliendo las polticas de comercializacin y crdito y su aplicacin.

En resumen, la operacin de ventas consiste en el conjunto de actividades que previa investigacin y anlisis del mercado, permiten se adopten las medidas necesarias para asegurar el flujo continuo a los clientes de los artculos y servicio que produce la empresa, en cantidades, precios, condiciones y calidad satisfactorias, obteniendo al mismo tiempo el rendimiento deseado.

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CONOCIMIENTO DEL CLIENTE

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NIT: 94.498.073-7CRA 7 J BIS 76-03 ALFONSO LOPEZTELFONO: 6620654 FAX: 6632761

SITUACIN ACTUAL DE LA EMPRESA

Actualmente en el negocio est en un lugar pequeo, donde es difcil ampliar para la venta de otros productos de esta manera en un futuro con un posible expansin se pueden aumentar las ventas y maximizar las utilidades.

Solamente se cuenta con clientes como estudiantes y transentes, se piensa en un futuro aumentar los clientes ofrecindole servicio de copia masivo a colegio y universidades.

Actualmente solo se comercializan los productos ms requeridos, en el futuro se espera llegar tambin a ofrecer productos ms tecnolgicos una telecomunicacin ms futurista.

En este momentos somos una micro empresa con metas de ser una empresa.

Pretendemos ser una empresa lder en el mercado de las telecomunicaciones con aspectos diferenciadores donde nuestras ventas a aumenten por la referencia y preferencia de nuestros clientes actuales y preferenciales.

La empresa tiene la necesidad de tener mejor control sobre las ventas.

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PRODUCTOS QUE OFRECE:

El Negocio en el que estamos es perteneciente al sector de las telecomunicaciones, para satisfacer las necesidades de comunicacin de los estudiantes de colegios cercanos y de dos universidades pertenecientes a la localidad, ms los transentes.

Internet Minutos (Locales, Nacionales, Internacionales, Celulares) Fax, Fotocopias (Color y B/N), Scanner Transcripciones Recargas (Tarjetas y Virtuales) Reparacin y mantenimiento de computadores. Papelera Snack y bebidas.

SERVICIOS Y PRODUCTOS FUTUROS

Anillado y laminado. Servicio tcnico de celulares. Recarga de cartuchos. Servicio tcnico de celulares. Venta de celulares. Venta de planes, sim card prepago y post pago. Servicio tcnico especializado para pc`s de mesa y porttiles. Instalacin y venta de programas Venta de accesorios tecnolgicos. (partes para PC, memorias, cmaras digitales etc.).

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RESEA HISTRICA /ANTECEDENTES DE LA EMPRESA

[email protected] es una empresa familiar dedicada a la prestacin de servicios.

Llamadas locales, nacionales, celulares, internacional, internet banda ancha, scanner, fax, quemado de Dvd, Cd, transcripciones, fotocopias, se formatean equipos, se instalan programas, venta de comestibles y papelera. Fue fundada agosto del 2006, por el seor Jos Villegas y Daianna Reyes, despus de analizar que en el sector no haba negocios que prestaran dichos servicios, al tener una universidad y varios colegios cerca surgi la idea para suplir dicha necesidad.

Gracias a la calidad del servicio y a las grandes oportunidades que ofreca el mercado, tuvo mucha aceptacin, y hoy goza de muy buena clientela.

La empresa lleva en el mercado tres aos y medio.

A sus inicios el proceso de ventas era lenta ya que la empresa tena un portafolio de servicios limitado, con el pasar del tiempo la empresa vio la necesidad de incrementar sus servicios, desarrollando un sistema de servicios al cliente hacindola ms popular dentro del sector.

La creciente demanda ha permitido un incremento sostenible en las ventas, esto ha llevado a la empresa a una evolucin en cuanto a tecnologa y desarrollo de estrategias para ser ms competitiva.

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MISIN

[email protected], empresa que presta servicios de comunicacin, su filosofa es la actualizacin tecnolgica de sus clientes, ofreciendo una atencin de calidad en el mercado de Santiago de Cali, comprometidos con el desarrollo de la comunidad brindando asesoras a todos los clientes que lo necesiten haciendo de esta una mejora para los usuarios, en bsqueda del desarrollo de nuestro equipo de trabajo.

VISIN

Estar posicionados en el 2015 en la mente de nuestros usuarios como su mejor opcin para su comunicacin, por disponer de los equipos ms actualizados con la tecnologa ms moderna, contamos con personal amable y capacitado, donde nuestra preocupacin permanente es superar las expectativas de los clientes y ampliar nuestro portafolio de productos

OBJETIVO GENERAL

Posicionar [email protected] nuestra empresa en la mente de la poblacin del barrio Alfonso Lpez, como la mejor para satisfacer las necesidades de comunicacin, a travs de una excelente calidad de atencin y la implementacin de estrategias innovadoras.

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MATRIZ OBJETIVOS ESTRATGICOS

ACCINOBJETO DESCRIPCIN/CANTIDAD DONDE CUANDO LIMITES/CONDICIONES

POSICIONARNuestra empresa en la mente de los usuarios.Como la mejor opcin para la atencin en comunicacin.Barrio Alfonso LpezA finales del 2015A travs de excelencia en la calidad de la atencin y estrategias innovadoras de posicionamiento.

DISPONEREquipos actualizados.Con la tecnologa ms moderna.EmpresaDe 2011a 2012Buscando programas con ms ndice de demanda.

FORTALECERPersonal capacitado.En forma permanente.EmpresaA partir de 2010Reconociendo el desarrollo de los empleados con e incentivos laborales de acuerdo a resultados del desempeo y la calidad.

MANTENERLa satisfaccin de los clientes.Arriba del 95%.En todos los servicios ofrecidos.Para finales del 2014Especialmente aquellas que son ms difciles de actualizar.

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OBJETIVOS ESTRATGICOS

Posicionar para finales del 2015, nuestra empresa en la mente de la poblacin del barrio Alfonso Lpez, como la mejor para satisfacer las necesidades de comunicacin, a travs de una excelente calidad de atencin y la implementacin de estrategias innovadoras. Disponer de las instalaciones ms confortables y equipadas con tecnologa de punta para finales de 2011 y 2012 respectivamente, priorizando aquellos equipos de mayor demanda. Fortalecer el desarrollo permanente del personal a partir del 2010, brindando las mejores condiciones e incentivos laborales de acuerdo a los resultados del desempeo y la calidad. Mantener para finales del 2014, los niveles de satisfaccin del cliente 95%, en todas los servicios ofrecidos y suplir las necesidades del cliente.

POLTICAS

1. Soluciones a la medida de las necesidades de Nuestros Clientes.2. Desarrollos con Garanta de cumplimiento y funcionalidad.3. Confidencialidad de la informacin.4. Utilizacin de tcnicas y herramientas de ltima generacin.5. Acompaamiento y Soporte personalizado. 6. Capacitacin y actualizacin constante a nuestros clientes.7. Actualizacin constante de nuestro recurso humano.8. Seleccin de proveedores.9. Servicio amable y oportuno.

VALORES

Integridad al hacer trabajos de los clientes. Responsabilidad. Honradez. Lealtad. Respeto al cliente. Colaboracin al cliente.

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ORGANIGRAMAGERENTEDAIANNA REYESANALISTA DE SISTEMASJOS REYESSECRETARIASTEFANY CRDENASLU

FUNCIONES

GERENTE GENERAL

*Dirigir, coordinar, supervisar y dictar normas para el eficiente desarrollo de las actividades de la Entidad en cumplimiento de todo.

*Nombrar, dar posesin y remover a los empleados de la Empresa.

*Representante Legal

*Ordenar los gastos, reconocer y disponer los pagos a cargo de la Empresa.Brindar al trabajador los instrumentos adecuados para la realizacin de sus funciones.

*Ofrecer incentivos para el buen desempeo de las labores de cada uno de los empleados.

*Entablar excelentes relaciones con los proveedores.

Nivel Educativo: Estudiante Administracin de empresas.

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ANALISTA DE SISTEMAS

*Atencin de reportes as como diagnostico

*Reparacin de equipo de cmputo, scanner, impresoras

*Actualizacin de programas.

*Instalacin de antivirus, formateada de equipos

*Instalacin de nuevos software.

SECRETARIA VENDEDORA

*Atencin al pblico

*Encargada de ventas.

*Mantener contacto con los clientes

*Ver cules son las necesidades de los mismos

*Mantener informado a los clientes de nuevos productos

*Acompaar y estimular a los vendedores

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RIESGOS OPERATIVOS DEL NEGOCIO

En la evaluacin preliminar, se observo que en la empresa:

* No existe un diseo de pronstico de ventas.

*La empresa no conoce a profundidad sus competidores ni las condiciones de ventas de estos. * No registran todas ventas en su totalidad solo las de algunos productos o servicios.

*No existe un control interno, que sirva para vigilar el total cumplimiento de los objetivos generales de la empresa.

* No existe un diseo de planeacin de las actividades para que se vendan los productos adecuados, en el lugar en que se necesitan, oportunamente, en las cantidades convenientes y a los precios correctos.

DIAGNOSTICO

El diagnostico se fundamenta en la percepcin que nosotros como auditores tenemos en este momento de la organizacin como producto de nuestra experiencia y visin.

Si bien aun no existen los elementos de juicio documentados, existe un acercamiento a la realidad y a la cultura organizacional, la que es un tanto intangible, pero que se puede advertir en los supuestos subyacentes que dan sentido a la forma de comportamiento y desempeo en el trabajo.

Con base en este conocimiento hemos preparado un marco de referencia que se fundamenta a razn por la que surge la necesidad de auditar. Para ello, hemos considerado los siguientes elementos:

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a.- GNESIS DE LA ORGANIZACIN

Creacin de la organizacin.La empresa est registrada en la cmara de comercio bajo la estructura de una persona natural como rgimen simplificado, tiene dos sedes en la ciudad.

Cambios en su forma jurdica.Seria de vital importancia que la empresa se cambiara a una SAS

Conversin del objeto en estrategiasFalta de definicin, de objetivos para la operacin o de ventas y carencia de polticas; falta de vigilancia.

b.- INFRAESTRUCTURA

Esquema de operacin.

*Fallas en la estructura orgnica del departamento de ventas. La organizacin cuenta con una infraestructura amplia para ser una pequea empresa.

*Modificaciones a la estructura organizacional. Cuenta con un organigrama establecido pero no tiene unas tareas definidas para el cumplimiento del logro y objetivos.

*Nivel de desarrollo tecnolgico. La empresa ha evolucionado pero aun no cuenta con la licencia para todos los softwares.

c.- FORMA DE OPERACIN

Desempeo registrado.

Ausencia de estudios de mercadeo en el lanzamiento de nuevos productos.Prdida de penetracin en el mercado.No llevan un estricto control en el proceso de ventas en cuanto a los productos, no lleva control adecuado al manejo de inventarios.

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Ya que en la venta de los servicios minutos e internet quedan registrados en el PC.

No hay procedimientos escritos para los procesos de ventas.

No tienen un esquema donde se registren los alcances ni cumplimento de los objetivos.

Presupuesto inexistente y/o inadecuados. Falta de explicacin de las desviaciones.

Incentivos inadecuados en funcin al volumen de compras de los clientes y falta de informacin sobre los costos relativos.

Sistema de distribucin inadecuado.

Productos y/o lneas con mrgenes de utilidad poco satisfactorios.

d.- POSICIN COMPETITIVA

Poco conocimiento de la competencia.

Tiene buena posicin competitiva frente a su competencia en el sector de las telecomunicaciones.

Le falta llevar un esquema sobre las competencias centrales de la organizacin incentivando al cumplimiento de la visin y misin donde se genere compromiso de los empleados.

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CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Proceso auditadoEvaluacin RiesgonfasisPrograma de auditoriaRecurso humanoFecha inicialFecha finalFecha Informe

VENTAS

* Saber cules son las necesidades del cliente

* Mercadeo y ofrecimiento del producto.

* Atencin de los posibles compradores.

* Realizacin y cierre de la venta. * No existe un mtodo o una estrategia en el cual se conozcan las necesidades de los clientes.* No hay un plan publicitario para el producto.* No existe un diseo de pronstico de ventas. * No existen procedimientos de ventas.* No se maneja un manual de funciones.*No existe un diseo de planeacin de las actividades*No existe un control interno.Se requiere verificar con mayor nfasis:

* Buscar una estrategia publicitaria que aumente las ventas.

* Instalacin de un programa que arroje un pronstico de ventas.

* Elaborar un manual de funciones. * Elabora un cronograma de actividades.

*Implementar un sistema de control interno FORMATO 100Astrid Celin, Daianna Reyes, Natalie Torres y Lina Echeverry01Ene201030Abril201023 Abril2010

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Programa de Auditora PRO-1Fecha de actualizacin: 4 MAYO 2010 Auditor: ASTRID CELIN

PROGRAMA DE AUDITORIA

TITULO DEL PROGRAMA: PROGRAMA PARA LA EVALUACIN DEL PROCESO DE VENTAS

PERIODO AUDITORIA: 1 DE ENERO A 30 DE ABRIL DE 2010

I. OBJETIVO DEL PROGRAMA:

La auditoria tiene como propsito evaluar y verificar el cumplimiento al correcto funcionamiento de las fases del proceso de ventas conforme al conocimiento previo adquirido.

II. ALCANCE DEL PROGRAMA:

La auditoria se practicar a todas las ventas realizadas por [email protected] por el periodo bajo revisin donde para determinar la muestra se seguir el siguiente procedimiento.

a. Se determinar el nmero de ventas realizadas bajo el periodo en revisin.

b. Se indicara el monto de las ventas realizadas en el periodo.

c. Determinado el nmero de ventas y el monto de las ventas se proceder a seleccionar al menos el 20% de los eventos teniendo en cuenta tanto las ventas de rango inferior a $20.000 como rango inferior a ese valor.

d. En ningn caso la muestra ser inferior a un nmero de eventos que represente el 10%.

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[email protected] de Auditora PRO-2Fecha de actualizacin: 4 MAYO 2010 Auditor: ASTRID CELIN

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III. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA:

1.1. Evale que todas y cada una de las ventas realizadas tengan facturacin.

Hecho por:Referencia de papeles de trabajo

1. De la seleccin determinada en el alcance proceda a realizar lo siguiente:

1.1. Evale que todas y cada una de las ventas realizadas tengan facturacin.

1.2 Analice que las ventas hechas en el periodo correspondan concuerden con el inventario en existencia.

1.3 Comprobar si la empresa tiene implementado procesos de ventas.

1.4 Analizar el comportamiento de las ventas y el resultado esperados segn el objetivo.

2. Obtenga sus conclusiones en relacin con el trabajo realizado y proceda y proceda a prepara un informe de auditor

ASTRID CELIN

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ANLISIS DEL SECTOR ECONMICO

Sector al que Pertenecemos

Pertenecemos al sector de las telecomunicaciones, como organismo regulador se encuentra la COMISIN DE REGULADORA DE COMUNICACIONES (CRT).

ANLISIS SECTORIAL

Anlisis sectorial basado en los activos estratgicos permite comprender el dinamismo que existe en un sector determinado, por qu hay empresas que son exitosas y cules son sus reales ventajas y capacidades para negociar en mejores condiciones. Este trabajo, se refiere a las ventajas del uso de los activos estratgicos en el anlisis sectorial.

A travs del anlisis sectorial perseguimos al menos dos objetivos claramente diferenciados. Por un lado, al analizar la cantidad de competidores, el tamao del mercado, el consumo, las necesidades de capital, el crecimiento del sector; estamos, en definitiva determinando cul es el potencial de rentabilidad del sector.

Anlisis sectorial de los servicios o productos sustitutivos del sector, la diferenciacin entre las empresas, la importancia del acceso a materias primas y/o tecnologa, las relaciones con otros negocios, el posicionamiento y la rivalidad de las empresas dentro del sector; determinamos cmo explotar dicho potencial de rentabilidad; en definitiva, entendemos la heterogeneidad y la dinmica que existe en el sector.

Cada conjunto de empresas que participe en un mismo negocio, ser percibido como competidores del sector. A su vez, las empresas se posicionan en el sector en base a los productos/mercados en que realiza su actividad.

Los competidores, otros negocios que se dedican a las misma actividad, dentro del sector hay 20 negocios dedicados a la misma actividad, vendedores ambulantes de minutos, otros negocios de diferentes actividades que ofrecen venta de minutos.

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El posicionamiento de la empresa en el espacio productos/mercados estar determinado por lo que cada empresa puede y sabe hacer. Comprender el potencial de cada empresa y la heterogeneidad del sector, nos conduce a analizar las caractersticas internas de las empresas. El potencial de "hacer"

negocios por parte de las empresas est determinado por los recursos y las capacidades que cada una posee.

Este negocio cuenta con una variedad amplia de servicios, y de destaca por brindarlos con calidad, cuenta con equipos buenos, y sus instalaciones cmodas, personal capacitado para satisfacer las necesidades de los clientes siendo su objetivo principal el excelente servicio y prestarle a los clientes toda la ayuda necesaria, explicacin, capacitacin, una ayuda gratuita.

En esta etapa se pueden detectar fallas tales como la carencia de los aspectos que se pretendan estudiar; la falta de adecuacin de los objetivos especficos de ventas con los generales de la empresa; la no actualizacin de ellos, etc.

A) FAMILIARIZACIN:

1. Familiarizacin general con el entorno econmico, poltico, social y legal, en el que acta la empresa y con la operacin de ventas, mediante estudios de sus objetivos, sus polticas, su estructura orgnica, sus sistemas, sus procedimientos y sus prcticas, que permita la ubicacin de ventas en el flujo de las operaciones.

La empresa se encuentra en un sector de las telecomunicaciones

En esta etapa se pueden detectar fallas tales como la carencia de los aspectos que se pretendan estudiar; la falta de adecuacin de los objetivos especficos de ventas con los generales de la empresa; la no actualizacin de ellos, etc.

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2. Ms especficamente, la familiarizacin puede llevarse a cabo investigando, entre otros, las caractersticas y estratificacin de los siguientes aspectos:

a. Los productos que vende la empresa; los mercados que surte; sus competidores; la porcin del mercado que absorbe; sus canales de distribucin; el nmero promedio de clientes que maneja,

Actualmente la empresa vende minutos nacionales, internacionales, celular, local, internet, internet mvil, servicio de capacitacin. Productos anillado, laminado, fotocopias, fax, transcripcin.

b. Las caractersticas de los productos: Artculos de primera necesidad o de lujo; de demanda permanente, estacional o de moda.Los Servicios que ofrece la empresa satisfacen la necesidad de comunicacin y contribuyen tambin a la educacin.

c. La poltica para la determinacin de precios: para saber si son predeterminados, si son materia de negociacin o si se calculan en cada ocasin, al recibir una solicitud de negociacin. En su caso, obtener lista autorizada de precios vigentes.La poltica de determinacin de precios est establecida por la competencia con influencia en liderazgo en costos, ya que la estrategia fundamental es el precio ms barato y se descubre que es la posicin que adoptado el mercado.

d. La poltica de crdito que se tenga establecida.No manejan ventas a crdito todas las ventas son al contado, e internamente manejan compras con crdito a 30 das.

e. La poltica de publicidad establecida.La empresa carece de una poltica de publicidad establecida.

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[email protected] de Auditora INA-1Fecha de actualizacin: 4 MAYO 2010 Auditor: ASTRID CELIN

RECOMENDACIONES

RIESGOS Y RECOMENDACIONES

FactorRiesgosRecomendaciones

* Inexistencia de un Plan Estratgico* La inexistencia de un anlisis que indique los pro y los contra pueden conllevan a decisiones poco acertadas por parte de la gerencia.* Los planes no documentados son fcilmente descuidados, conllevando a la perdida de oportunidades.* Los planes no documentados conllevan a una mayor susceptibilidad a ser mal interpretados u olvidados por parte del personal.* Se reduce la posibilidad de evaluar resultados al no contar con una especificacin de responsabilidades documentadas.* Se pierde la posibilidad de obtener financiamientos debido a que el plan indica la seriedad de la empresa por cumplir sus objetivos.* Elaborar un plan estratgico detallado que indique: Plan de accin secuencial que defina objetivos, etapas, tiempos, responsables y un presupuesto determinado.

* Estudio eficiente y formal del mercado* Puede percibirse como una resistencia en acatar las preferencias de los clientes- conllevando a la prdida de clientes.* Perdida de la ventaja competitiva sobre el mercado conllevando a la prdida de clientes potenciales.* Establecer una estrategia/visin de mercadeo ms agresivo tomando en cuenta: preferencias de clientes actuales y clientes potenciales, aumentar publicidad paralelamente para expandir el mercado meta y no limitarse a clientes actuales.

* Inexistencia de la documentacin de Asignacin de Responsabilidades* Ineficiencia productiva por parte de los empleados.* Documentacin formal y detallada de la asignacin de responsabilidades y la autorizacin por parte del gerente.

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INFORME DE HALLAZGOS Y RECOMENDACIONESSe encontr a las pruebas Irregularidades en la forma que se encuentra registrado en la cmara de comercio.

1. GERENCIA

a) La compaa carece de polticas en cuanto al registro que se presenta en la cmara de comercio, ya que observamos que tiene otras dos sedes funcionando en la ciudad que carecen de registro mercantil, utilizando el del establecimiento de comercio inicial.

b) El no tener registrados los otros dos establecimientos comerciales puede tener implicaciones legales y generar situaciones que generen ya que La matrcula de los establecimientos de comercio facilita la prueba de su propiedad, mediante el certificado que expide la Cmara de Comercio. Mientras est vigente la matrcula, no se podrn registrar otros establecimientos de comercio o sociedades con el mismo nombre. Evita multas que pueden imponer la Superintendencia de Industria y Comercio o las autoridades locales. Es una fuente de informacin comercial para quienes deseen conocer los datos del establecimiento (actividad, ubicacin, valor, etc.) Permite ingresar a la base de datos de la Cmara de Comercio. Facilita la celebracin de negocios con los sectores pblico y privado.

c) Recomendacin: la compaa debe proceder a cambiar su registro en la cmara de comercio y establecerse como una SOCIEDAD POR ACCIONES SIMPLE ya que se tienen las siguientes ventajas: Su estructura ser establecida libremente por lo que decidan los accionistas en los estatutos, sin necesitar todos los rganos de administracin: basta con que tenga al menos un representante legal, con la posibilidad que esta representacin pueda estar a cargo de una persona natural o de una persona jurdica.

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Con respecto de la Junta Directiva, la ley determina que puede ser creada a travs de los estatutos, y en caso contrario las funciones de administracin y representacin legal correspondern en su totalidad al representante legal. Ahora, con respecto a la eleccin de los miembros de la Junta, la ley menciona que se podrn elegir mediante cualquier sistema de votacin, con lo que los accionistas podrn escoger el sistema que mejor les permita sentirse representados sin necesidad de estar atados al famoso cociente electoral.

Existe un avance adicional al eliminar la obligatoriedad de nombrar suplencias.Por otro lado, en numerosas ocasiones tanto grupos empresariales como familiares tenan la obligacin de tener una Junta Directiva en sociedades secundarias. Ellas tenan como nico objeto desarrollar los lineamientos de una matriz, por lo que era innecesaria la tenencia de dicho rgano de administracin. Ello causaba la obligacin de realizar trmites y nombramientos sin ningn fundamento.

Responsabilidad y revisora fiscalEn cuanto al grado de responsabilidad de los accionistas, la ley determina que ellos no sern responsables por las obligaciones laborales, tributarias o de cualquier otra naturaleza en que incurra la sociedad y, para efectos tributarios, este aspecto se regir por las reglas aplicables a las sociedades annimas.Adicionalmente, la figura del revisor fiscal, el cual es de carcter obligatorio en las sociedades annimas clsicas, va a desaparecer para este nuevo tipo de sociedades. Es claro entonces que, eventualmente, varias sociedades annimas podran transformarse y evitar la obligacin de tener Revisor Fiscal. Dicha figura, que en ocasiones es totalmente necesaria, queda obligatoria cuando la ley lo exija expresamente.

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2. GERENCIA VENTAS

a) DISEO DE UN PLAN DE VENTAS La compaa carece de un plan de ventas, en nuestra auditoria observamos que no hay un plan establecido con detalle de objetivos y logros por cumplir.

b) No tener un plan de ventas dificulta como calcular las proyecciones de ventas de una manera rpida y confiable, utilizando como fuentes de datos, ya sea las transacciones de inventarios o la facturacin de ventas realizadas.Tambin no permite estimar la demanda hacia el futuro, basndose en informacin histrica generada por el movimiento de los servicios y productos del mdulo.

c) Recomendacin: la compaa debe proceder a la elaboracin de un plan de ventas que permita apoyo a la toma de decisiones por parte de las Gerencias de Mercadeo, Ventas y Produccin al proveerlos con informacin congruente y exacta, la cual se calcula utilizando modelos matemticos de pronstico, datos histricos del comportamiento de las ventas y el juicio de los ejecutivos representantes de cada departamento involucrado de la empresa.

Mayor seguridad en el manejo de la informacin relacionada con las ventas de la empresa.

Gran flexibilidad en la elaboracin de pronsticos y para la creacin y comparacin de mltiples escenarios para efectos de anlisis de ventas proyectadas.

Apoya las decisiones del departamento de Ventas de una manera eficaz y oportuna, al pronosticar los lineamientos de los productos y las demandas establecidos dentro del Plan Maestro de Produccin.

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3. GERENCIA VENTAS

a) CARACTERSTICAS DE VENTA DE LOS COMPETIDORES, durante la auditoria observamos que la compaa carece de conocimiento acerca de las caractersticas de venta de sus competidores.

b) No tener conocimiento sobre los competidores, no permite tener un anlisis de la competencia y no pueden identificar los beneficios y desventajas que los clientes encuentran en sus productos o empresa.

c) Recomendacin: la compaa debe proceder a la elaboracin de un anlisis de Benchmarking este proceso de obtener informacin til que ayude a la organizacin a mejorar sus procesos. Benchmarking no significa espiar o slo copiar. Est encaminado a conseguir la mxima eficacia en el ejercicio de aprender de los mejores, y ayudar a moverse desde donde uno est, hacia donde quiere estar.

Es un proceso sistemtico y continuo para evaluar los productos, servicios y procesos de trabajo de las organizaciones que son reconocidas como representantes de las mejores prcticas, con el propsito de realizar mejoras organizacionales

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4. GERENCIA VENTAS

a) PROMOCIN Y VENTAS durante el proceso de auditora encontramos que la compaa cuenta con promocin y ventas.

b) La empresa tiene diseado un plan promociones dentro de las cuales se encuentra, los volante publicitarios, descuentos en sus servicios o bonos para los clientes fijando un monto en el consumo, tambin hace campaa de promocin para el lanzamiento de un nuevo servicio o producto, En nuestra auditoria observamos que la empresa programa las promociones de acuerdo al comportamiento del mercado, para reactivar las ventas y crear flujo de ingresos o recuperar la clientela.

c) Recomendacin: la empresa [email protected] debe implementar promocin y ventas utilizando las siguientes caractersticas.

Empleando las cuatro principales herramientas promocionales.

. Publicidad: Cualquier forma pagada de presentacin y promocin no personal de ideas, bienes o servicios por un patrocinador bien definido.

. Promocin de ventas: Incentivos de corto plazo para alentar las compras o ventas de un producto o servicio.

. Relaciones pblicas: La creacin de buenas relaciones con los diversos pblicos de una compaa, la creacin de una buena "imagen de corporacin", y el manejo o desmentido de rumores, historias o acontecimientos negativos.

. Ventas personales: Presentacin oral en una conversacin con uno o ms compradores posibles con la finalidad de realizar una venta

Los objetivos de la promocin de ventas varan segn la audiencia meta hacia la cual van dirigidas, por ejemplo:

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1. Objetivos de promocin de ventas para consumidores Estimular las ventas de productos establecidos. Atraer nuevos mercados. Ayudar en la etapa de lanzamiento del producto. Dar a conocer los cambios en los productos existentes. Aumentar las ventas en las pocas crticas. Atacar a la competencia. Aumentar ventas ms rpidas de productos en etapa de declinacin y de los que se tiene todava mucha existencia.

2. Objetivos de promocin de ventas para comerciantes y distribuidores Obtener la distribucin inicial. Incrementar el nmero y tamao de los pedidos. Fomentar la participacin del canal en las promociones al consumidor. Incrementar el trfico en el establecimiento.

5. GERENCIA VENTAS

a) AUSENCIA DE PROGRAMA DE CAPACITACIN durante la auditoria logramos observar que no la empresa no cuenta con un programa de capacitacin para los empleados.

b) La empresa no tiene un programa de capacitacin que lleve al xito en ventas a la compaa y esto depende en gran medida del talento del equipo. Es por esto que para cada nueva contratacin, resulta indispensable asegurarnos que tenga todas las herramientas y conocimientos necesarios para desempear correctamente su labor, esto puede generar un mal servicio al cliente.

c) Recomendacin: La empresa puede emplear convenios con entidades como el Sena, Cajas de compensacin familiar y enviarlos a una capacitacin, donde el nfasis sea en el servicio al cliente, esto ayuda a la empresa a tener un personal dispuesto y que se puede desempear de una manera optima.

CONCLUSIN

La auditora realizada en las instalaciones [email protected], determin que la empresa cuenta con un proceso administrativo satisfactorio en su generalidad, en las fases del proceso administrativo ya que se tiene ste definido en orden y por escrito, aunque no todo, as como cada uno de los elementos que los integran, tales como: objetivos, misin, visin, reglas, procedimientos, principios y valores, por mencionar algunos. Sin embargo, algunos elementos requieren de revisin y actualizacin para que contribuyan a la calidad de la empresa.

El trabajo realizado permiti determinar las reas de oportunidad en cada una de las etapas del proceso administrativo, junto con esto se encontraron las causas que hacen que la empresa, aunque se dirija hacia la mejora continua, existan elementos que la dificulten o la obstaculicen. El contacto que se tuvo con la empresa fue a travs de visitas continuas para fomentar el dilogo y la confianza entre el personal de sta y el equipo investigador. Por medio de la comunicacin con ellos, se verific la informacin proporcionada en los cuestionarios, y por lo tanto tener ms elementos de comparacin entre uno y otro empleado y as presentar datos lo ms acercados a la realidad posible. Todo esto se hizo con el fin de proporcionar a la empresa recomendaciones de alternativas de solucin, las cuales se espera que sean de gran utilidad para la empresa.AUDITORIA OPERACIONAL DE VENTAS A [email protected] 24

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