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UNIVERSIDAD METROPOLITANA LATIN CAMPUS

ANTOLOGÍA DIDACTICA

CUENTAS DE ORDEN

VÍCTOR ARIZMENDI HERNÁNDEZ

MÉXICO DISTRITO FEDERAL

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ABRIL 2015

ELEMENTOS INTRODUCTORIOS

CUENTAS DE ORDEN

LICENCIATURA EN CONTADURÍA

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INTRODUCCIÓN GENERAL

La finalidad de este proyecto es conocer que son las cuentas de orden, así como

cada uno de los capítulos y subtemas que integran el tema de las cuentas de orden,

donde el objetivo sea tener bien definido cuál es la importancia de las cuentas de

orden dentro de una empresa, las partes de las que ésta conformado este proyecto.

Es importante mencionar que las empresas, instituciones o entidades, dentro de su

contabilidad deben de registrar las cuentas de orden. Qué son las cuentas de orden;

son las que se emplean para el registro de operaciones que no afectan o modifican

el activo, el pasivo o el capital de una empresa, pero que, a pesar de ello, es

necesario registrar en libros para consignar los derechos y obligaciones

contingentes, con fines de recordatorio, o bien, para controlar algunos aspectos de

la administración.

El tema de este proyecto llamado cuentas de orden, se integrado por varios

capítulos y subtemas que están relacionados con las cuentas de orden que deben

de registrarse en una empresa.

Como primer capítulo son las cuentas de orden y como ya lo mencionamos que son

las cuentas de orden al inicio de esta introducción, el segundo capítulo ésta formado

por las documentos descontados o endosados, y este capítulo lo conforma el

establecer una cuenta de pasivo contingente, los casos en que tienen movimientos

las cuentas de orden y establecer cuentas de orden.

El capítulo tres son las mercancías en comisión, donde se verá el aspecto legal de

las mercancías en comisión y el aspecto contable, cuales son las cuentas que

afectan las mercancías en comisión.

El capítulo cuatro, es el de las mercancías en consignación, dentro de este capítulo

se ven los procedimientos de las mercancías en consignación, como el

procedimiento del aspecto global, el procedimiento analítico, el procedimiento de

inventarios perpetuos, establecer una cuenta complementaria de activo y establecer

cuentas de orden.

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El capítulo cinco, son las cuentas en moneda extranjera, los tipos de procedimiento

en donde se debe de aplicar, el tipo variable, el tipo fijo, el tipo fijo con cuenta

complementaria de resultados, el tipo fijo con cuenta complementaria de balance, el

tipo fijo con cuenta complementaria de balance al 1 X 1, el tipo de remesa previa de

fondos y el tipo de compra, en este capítulo se ven todos los movimientos de las

operaciones que se realizan en moneda extranjera, y en moneda nacional.

El capítulo seis, es el procedimiento del registro de las operaciones, en este capítulo

se estudian los fundamentos de los procedimientos de registro de las operaciones y

el procedimiento del diario continental.

En el capítulo siete, es el Diario mayor único y aquí veremos la primera evolución

que sufrió el diario continental, con la finalidad de simplificar el trabajo de pasar los

asientos del libro Diario al Mayor, el Diario mayor es el precursor de los rayados

columnares, impropiamente llamados tabulares, basado en la evolución del diario

continental, por el aumento de múltiples columnas.

El capítulo ocho es el Diario columnar, este es el resultado que sufrió la segunda

evolución del Diario continental, llamado también diario tabular, en este diario el

rayado es muy semejante al del Diario mayor único, ya que consta de diez a doce

columnas de valores.

El capítulo nueve, es el procedimiento de Diario y caja, aquí se verá la primera

división del diario continental, el diario de caja corrida, el diario de caja distribuida, el

diario de caja tabular, el diario de caja tabular con concepto en el lado izquierdo, el

diario de caja tabular con dos conceptos, el diario de caja tabular con concepto en el

centro y el diario de operaciones diversas.

En el capítulo diez es el procedimiento centralizador, aquí se estudiara la segunda

división del diario continental, el registro del diario de caja, el registro de diario de

compras, el registro de diario de ventas, el registro de diario de salidas de almacén,

el registro de diario de documentos por pagar, el registro de diario de documentos

por cobrar y el registro de diario de las operaciones diversas.

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En el capítulo once, se verá el procedimiento de pólizas, en donde veremos los

diferentes registros de acuerdo a las operaciones que la empresa requiera, también

se verá la tercera división del diario continental, el procedimiento de pólizas de

diario, el registro de pólizas de diario, el procedimiento de pólizas de diario y caja y

el procedimiento de pólizas de diarios, de entras de caja y salidas de caja.

En el capítulo doce se estudiará el procedimiento de cuentas por cobrar y cuentas

por pagar, en donde se verá que las cuentas por cobrar son expresamente los

recibos que se expiden para su pago previamente y que se refiere a las operaciones

de mercancías.

El capítulo trece se refiere a las pólizas de cheque y cuentas por pagar cheque, aquí

se ven los objetivos principales de este capítulo, donde las empresas acostumbran

a realizar los pagos con cheques nominativos, donde las pólizas al registrarse

deben de llevar el cheque y el cheque, ahí se debe de anotar el concepto por el cuál

se ésta expidiendo el cheque y la firma del beneficiario.

En el capítulo catorce se refiere a los procedimientos combinados, en este registro

las empresas deben de tener bien definido ampliamente todo lo referente a los

procedimientos que lo van a integrar, ya que de lo contrario, si no se conocen sus

ventajas, sus desventajas etc., es seguro que al combinarlos se dé por resultado un

procedimiento de registro que no es el que la empresa pueda necesitar.

En el capítulo quince se refiere al procedimiento de volantes o fichas, en este

capítulo se estudiará las características y funcionamiento, en este procedimiento se

registran los cargos y los abonos de las cuentas afectadas por cada operación que

se realiza, en hojas sueltas llamadas volantes o fichas, , este procedimiento por lo

regular se lleva por medio de registros electrónicos, sin embargo es de mucha

importancia saber las características y funcionamiento, para poder comprender con

mayor facilidad el registro electrónico que se emplea en este procedimiento.

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Todos estos capítulos ya mencionados llevan una relación con el tema principal que

son las cuentas de orden y que es de suma importancia estudiar el contenido de las

lecturas de cada concepto de los capítulos y subtemas que lo conforman, la

información de este proyecto es de lo más actualizado, y así mismo esperamos que

los objetivos principales de cada unidad sean entendibles para su mayor

comprensión en el estudio de este proyecto.

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INDICE DE CONTENIDO

Capítulo 1

Cuentas de orden Fiscalmente

Capítulo 2

Cuentas de orden

1. Introducción

2. Cuenta de orden

Capítulo 3

Documentos descontados o endosados

1. Introducción

2. Estableciendo una cuenta de pasivo de contingencia

3. Estableciendo cuentas de orden (casos en que tienen movimiento las cuentas de orden)

4. Estableciendo cuentas de orden

Capítulo 4

Mercancía en comisión

1. Aspecto legal

2. Aspecto contable

Capítulo 5

Mercancías en consignación

1. Introducción

2. Procedimiento global

3. Procedimiento analítico

4. Procedimiento de inventarios perpetuos.

5. Estableciendo una cuenta complementaria de activo

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Capítulo 6

Cuentas en monedas extranjeras

1. Introducción

2. Tipo variante

3. Tipo fijo

4. Tipo fijo con cuenta complementaria de resultados

5. Tipo fijo con cuenta complementaria de balance

6. Tipo fijo con cuenta complementaria de balance al 1x1

7. Tipo de remesa previa de fondos

8. Tipo de compra

Capítulo 7

Procedimientos de registro de operaciones

1. Fundamento de los procedimientos de registro

2. Procedimiento del diario continental

Capítulo 8

Diario mayor único

1. Primera evolución del diario continental

Capítulo 9

Diario columnar

1. Segunda evolución del diario continental

Capítulo 10

Procedimiento de diario y caja

1. Primera división del diario continental

2. Diario de caja corrida

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3. Diario de caja distribuida

4. Diario de caja tabular

5. Diario de caja tabular con concepto en el lado izquierdo

6. Diario de caja tabular con dos conceptos

7. Diario de caja tabular con concepto en el centro

8. Diario de operaciones diversas

Capítulo 11

Procedimiento centralizador

1. Segunda división del diario continental

2. Diario de caja

3. Diario de compras

4. Diario de ventas

5. Diario de salidas de almacén

6. Diario de documentos por pagar

7. Diario de documentos por cobrar

8. Diario de operaciones diversas

Capítulo 12

Procedimiento de pólizas

1. Tercera división del diario continental

2. Procedimiento de pólizas de diario

3. Registro de pólizas de diario

4. Procedimiento de pólizas de diario y caja

5. Procedimiento de pólizas de diarios, de entradas de caja y de salida de caja

Capítulo 13

Procedimiento de cuentas por cobrar y cuentas por pagar

1. Adopción

2.

Capítulo 14

Póliza cheque y cuenta por pagar cheque

1. Objetivos principales

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Capítulo 15

Procedimientos combinados

1. Requerimientos

Capítulo 16

Procedimiento de volantes o fichas

1. Características y funcionamiento

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Capítulo 1

Cuentas de orden Fiscalmente

La que registra valores ajenos, contingentes o de simple recordatorio principio de la partida

doble, el saldo de una se compensa siempre con el de la contra cuenta y sólo contra esta se

puede tener movimiento, por lo que no es necesario que aparezcan las dos en el balance sino

sólo una de ellas. Siempre se presentan al pie del balance EJ: al recibir una mercancía en

consignación, no se registra en cuenta del balance sino de orden, ya que no se ha adquirido en

propiedad tal mercancía, por lo que el asiento puede ser balance EJ.: al recibir una mercancía

en consignación, no se registra en cuenta del balance sino de orden, ya que no se ha adquirido

en propiedad tal mercancía, por lo que el asiento puede ser:

Cargo: Mercancías en consignación

Abono: Mercancías recibidas en consignación

LAS CUENTAS DE ORDEN ¿Qué son?

Las cuentas de orden son aquellas que se abren para registrar un movimiento de valores,

cuando este no afecta o modifica los estados financieros de la entidad, pero es necesaria para

consignar sus derechos o responsabilidades contingentes, establecer recordatorios en forma

contable. Se presentan a la presentación de todas las cuentas de activo, pasivo, y capital.

Las cuentas de orden fiscal comunican las diferencias de los mensajes existentes entre los

estados financieros y los denuncios rentísticos, convirtiéndose en un factor primordial en el

momento de planear y proyectar los recursos de la empresa, así como también en la toma de

decisiones, permitiendo gerenciar con eficacia y supervisar los impuestos.

¿Para qué sirven? El artículo 44 del DR. 2649/93 las define como aquellas que " deben reflejar

las diferencias existentes entre las cifras incluidas en el balance y en el estado de resultados y

las utilizadas para la elaboración de las declaraciones tributarias, en forma tal que unas y otras

puedan conciliarse.

"El artículo 110 del DR. 2649/93 que define las normas para el registro de las cuentas de orden

no menciona las fiscales; así mismo el decreto 2650/93 que es el plan único de cuentas sólo

define las cuentas mayores, que son las siguientes: 82 - Deudores Fiscales 85 - Deudores

Fiscales por contra (Cr) 92 - Acreedores Fiscales 95 - Acreedores Fiscales por contra (Db). La

Contrapartida Como todas las demás cuentas de orden, las de orden fiscal tienen su

contrapartida en las cuentas: 85 - Deudoras Fiscales por Contra (Cr) 95 - Acreedoras Fiscales

por Contra (Db). Quiere esto decir, que siempre que vamos a registrar una diferencia entre lo

contable y lo fiscal, lo primero es definir cuál es la cuenta que da origen a la diferencia, para

definir su naturaleza y de acuerdo a esto registrarlo en la cuenta 82 o en la cuenta 92.

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¿Cuál es la norma que creó estas cuentas? El DR 2649/93 como marco general de la

contabilidad en Colombia, hace obligatorio el manejo de las cuentas de orden cuando en su

artículo 34 enumera los elementos de los estados financieros así: "Son elementos de los

estados financieros, los activos, los pasivos, el patrimonio, los ingresos, los costos, los gastos,

la corrección monetaria y las cuentas de orden". Tal enunciado trae como consecuencia que las

cuentas de orden tienen la misma importancia que los activos, los pasivos y el patrimonio y que

por lo tanto, el no registrarlas supone que la contabilidad no se lleve en debida forma.

¿Cuál es el artículo contable que habla del tema? El DR. 2649/93, clasifica las cuentas de orden

en sus artículos 42, 43, 44 y 45 como cuentas de orden contingentes, cuentas de orden

fiduciarias, cuentas de orden fiscales y cuentas de orden de control. Hablar de cada una de ellas

es una tarea extensa, importante, pero sobre todo que gratifica, en la medida que la cuenta de

orden permite narrar sucesos, explicar situaciones y " descongelar" las cifras de los estados

financieros.

¿Cuál es el artículo tributario que habla del tema? Decreto 4980/07. Artículo 1. Modificase el

artículo 2° del Decreto 567 de 2007, el cual queda así: "Artículo 2°. Tratamiento de la deducción

por inversión en activos fijos reales productivos, en cabeza de los socios o accionistas. Para las

utilidades comerciales obtenidas por el año gravable 2007 y siguientes, cuando la sociedad

solicite la deducción por inversión en activos fijos reales productivos a que se refiere el artículo

158-3 del Estatuto Tributario tal como fue modificado por el artículo 8 de la Ley 1111 de 2006, se

adicionará al valor obtenido de conformidad con lo previsto en el numeral 1° o en el Parágrafo 1°

del artículo 49 del mismo Estatuto, el monto de dicha deducción.

El tratamiento aquí previsto también aplica cuando la deducción a que se refiere este artículo

genere pérdida fiscal o exceso de renta presuntiva. Cuando la deducción a que se refiere este

artículo genere excesos de renta presuntiva o pérdida fiscal, el exceso no reflejado en la utilidad

susceptible de distribuirse como no gravada a los socios o accionistas en la parte que

corresponda a la deducción por inversión en activos fijos reales productivos, se tratará como

ingreso no constitutivo de renta ni de ganancia ocasional en los períodos gravables siguientes,

hasta agotarse.

En todos los casos la utilidad máxima susceptible de ser distribuida a título de ingreso no

constitutivo de renta ni ganancia ocasional, no puede exceder la utilidad comercial después de

impuestos. Parágrafo. La sociedad deberá llevar en cuentas de orden fiscal una cuenta

denominada "Deducción por inversiones en activos fijos reales productivos" la cual se debitará con

el monto solicitado como deducción en cada año gravable y se acreditará, en cada año con el

valor que se utilice como ingreso no constitutivo de renta ni de ganancia ocasional, hasta agotar el

beneficio.

Lo previsto en este parágrafo solamente será aplicable respecto de las inversiones efectuadas

durante el año gravable 2007 y siguientes." ¿Todas las personas pueden utilizarlas? Todas las

personas naturales y jurídicas que lleven contabilidad pueden utilizarlas. ¿Qué son diferencias

permanentes? Son diferencias permanentes aquellas causadas por hecho o situaciones que no

pueden ser subsanados o revertidos en periodos futuros. Son situaciones que implican un mayor

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impuesto en un periodo, pero ese mayor impuesto pagado no se puede recuperar en ningún

periodo siguiente. O caso contrario, cuando esa diferencia implica el pago de un menor impuesto,

el cual no se debe pagar en periodos futuros. ¿Qué son diferencias temporales? En primer lugar,

es pertinente precisar que las diferencias en el tiempo, ya sean temporales o permanentes,

suceden cuando los hechos económicos sucedidos en una empresa, tienen efectos en periodos

diferentes, en varios periodos. De acuerdo a esto, las diferencias temporales son aquellas

diferencias que permiten ser subsanadas, revertidas o corregidas en periodos futuros. Una

diferencia causada por un hecho económico la cual puede ser revertida en el periodo o periodos

siguientes se considera temporal.

Con el paso del tiempo, las diferencias temporales se disminuyen a cero en la medida en que se

van revirtiendo las situaciones que causaron esa diferencia. ¿Qué son diferencias temporarias?

Las bases comprensivas de la contabilidad fiscal suelen ser diferentes de las bases comprensivas

de la contabilidad comercial. Estas diferencias dan origen a las diferencias temporarias que

finalmente cuando tienen efectos futuros se convierten en impuestos diferidos.

La base fiscal de un activo es el importe que será deducible de los beneficios económicos que,

para efectos fiscales, obtenga la entidad en el futuro, cuando recupere el importe en libros de

dicho activo. Si tales beneficios económicos no tributan, la base fiscal será igual a su importe en

libros. La base fiscal de un pasivo es igual a su importe en libros menos cualquier importe que,

eventualmente, sea deducible fiscalmente respecto de tal partida en periodos futuros. En el caso

de ingresos de actividades ordinarias que se reciben de forma anticipada, la base fiscal del pasivo

correspondiente es su importe en libros, menos cualquier eventual importe que no resulte

imponible en periodos futuros.

El tratamiento contable que se le da al patrimonio, a los ingresos, costos y gastos del

contribuyente, difiere considerablemente del tratamiento fiscal que la ley tributaria contempla. La

situación anterior, hace que la utilidad determinada según los principios de contabilidad

generalmente aceptados, sea diferente a la utilidad o renta líquida determinada según las normas

tributarias.

El impuesto de renta es uno solo, el cual se aplica sobre las utilidades o renta del contribuyente, y

al ser diferente la utilidad contable de la utilidad fiscal, se presenta una diferencia también en el

impuesto. La diferencia en el impuesto de renta, resultante de una diferencia en la utilidad

contable y fiscal, es lo que se conoce como impuesto de renta diferido. Nota: Cuando se trabaje

con las cuentas de orden fiscal ha de tenerse en cuenta lo siguiente:

Es necesario hacer un plan de cuentas que permita distinguir los tipos de diferencias que pueden

surgir entre lo contable y lo fiscal. Hay que poner en consideración y definir cómo se manejan las

diferencias cuando sean contrarios a su naturaleza; por ejemplo cuando el gasto contable es

inferior a la deducción como en el caso de las pérdidas fiscales. El itinerario lógico del

reconocimiento de los impuestos diferidos (efecto) son las diferencias temporarias (causa).

No pudiera existir un impuesto diferido que no tenga origen o mejor explicación en una diferencia

temporaria, excepto en el caso de las pérdidas fiscales. Las diferencias temporarias son las

divergencias que existen entre el importe en libros de un activo o un pasivo (contabilidad

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comercial), y el valor que constituye la base fiscal de los mismos (contabilidad fiscal). Las

diferencias temporarias pueden ser: (a) diferencias temporarias imponibles, que son aquellas

diferencias temporarias que dan lugar a cantidades imponibles al determinar la ganancia (pérdida)

fiscal correspondiente a periodos futuros, cuando el importe en libros del activo sea recuperado o

el del pasivo sea liquidado; o bien; (b) diferencias temporarias deducibles, que son aquellas

diferencias temporarias que dan lugar a cantidades que son deducibles al determinar la ganancia

(pérdida) fiscal correspondiente a periodos futuros, cuando el importe en libros del activo sea

recuperado o el del pasivo sea liquidado. El resultado del análisis de las diferencias temporarias,

se le aplica la tasa de impuesto correspondiente y da como resultado el impuesto diferido, que

pudiera resultar siendo un activo (diferencia temporaria deducible) o un pasivo (diferencia

temporaria imponible) según la naturaleza de la diferencia.

De lo anterior se infieren las definiciones siguientes: a) Pasivos por impuestos diferidos son las

cantidades de impuestos sobre las ganancias a pagar en periodos futuros, relacionadas con las

diferencias temporarias imponibles. b) Activos por impuestos diferidos son las cantidades de

impuestos sobre las ganancias a recuperar en periodos futuros, relacionadas con: (i) las

diferencias temporarias deducibles; (ii) la compensación de pérdidas obtenidas en periodos

anteriores, que todavía no hayan sido objeto de deducción fiscal; y (iii) la compensación de

créditos no utilizados procedentes de periodos anteriores.

El gasto (ingreso) por el impuesto a las ganancias comprende tanto la parte relativa al gasto

(ingreso) por el impuesto corriente como la correspondiente al gasto (ingreso) por el impuesto

diferido. La medición del impuesto diferido deberá realizarse de conformidad con lo establecido en

la NIC 12 párrafos 46 y 47. Los pasivos (activos) corrientes de tipo fiscal, ya procedan del periodo

presente o de períodos anteriores, deben ser medidos por las cantidades que se espere pagar

(recuperar) de la autoridad fiscal, utilizando la normativa y tasas impositivas que se hayan

aprobado, o cuyo proceso de aprobación esté prácticamente terminado, en la fecha de balance.

Los activos y pasivos por impuestos diferidos deben medirse empleando las tasas fiscales que se

espera sean de aplicación en el período en el que el activo se realice o el pasivo se cancele,

basándose en las tasas y leyes fiscales que a la fecha de balance hayan sido aprobadas o

prácticamente terminado el proceso de aprobación.

En Colombia por ejemplo, hasta 2006 la tasa del impuesto sobre la renta era del 35 por ciento. En

el 2007 bajó al 34 por ciento y a partir del 2008 en adelante en el 33 por ciento (ley 1111 de 2006).

Significa que los impuestos diferidos registrados al corte de diciembre de 2008, deberán ser

modificados a la nueva tasa que se aplicará en el futuro, es decir el 33 por ciento. ¿Qué es el

impuesto diferido? Aplicación del impuesto diferido. El impuesto diferido debe ser aplicado por las

empresas o personas que en primer lugar, estén obligadas a llevar contabilidad, puesto que el

objetivo del impuesto diferido, es precisamente el de reconocer en la contabilidad las diferencias

que se presenten respecto del impuesto de renta, por los diferentes tratamientos aplicados a los

hechos económicos realizados. En segundo lugar, lo deben aplicar quienes sean contribuyentes

del impuesto de renta, pues por obvias razones, solo estos pueden experimentar una diferencia en

el impuesto de renta.

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El impuesto de renta diferido puede ser débito o crédito. Dependiendo de si la diferencia del

impuesto determinado en la liquidación privada del contribuyentes es superior o menor, el

impuesto diferido puede ser débito o crédito. Impuesto diferido débito. El impuesto diferido débito

se da cuando la empresa, en un año debe pagar un mayor impuesto, pero que en los siguientes

años los puede recupera, caso en el cual se considera un activo diferido. Dice el artículo 67 del

decreto 2649 de 1993, que: Se debe contabilizar como impuesto diferido débito el efecto de las

diferencias temporales que impliquen el pago de un mayor impuesto en el año corriente, calculado

a tasas actuales, siempre que exista una expectativa razonable de que se generará suficiente

renta gravable en los períodos en los cuales tales diferencias se revertirán. Impuesto diferido

crédito

El impuesto diferido crédito, se presenta cuando la empresa en un año paga menos impuesto del

que debe pagar, pero que en los periodos siguientes deberá pagar el impuesto dejado de pagar

inicialmente. En este caso, se considera un pasivo diferido, el cual deberá pagar en los próximos

años. Dice el artículo 78 del decreto 2649 de 1993: Se debe contabilizar como impuesto diferido

por pagar el efecto de las diferencias temporales que impliquen el pago de un menor impuesto en

el año corriente, calculado a tasas actuales, siempre que exista una expectativa razonable de que

tales diferencias se revertirán.

Como ilustración se presentará un ejemplo: El pago de impuesto sobre renta presuntiva como

generador del impuesto diferido débito Cuando no hay utilidad, o cuando la utilidad contable, o la

renta líquida, es inferior a la renta presuntiva, se debe pagar sobre esta última, razón por la cual

se paga un mayor impuesto, el cual se puede revertir en la medida en que dentro de los cinco

años siguientes, se puede compensar con la renta líquida, el exceso de renta presuntiva sobre la

ordinaria, en los términos del artículo 189 del estatuto tributario. Esto implica, que en los años en

los que se compense el exceso de la renta presuntiva sobre la renta líquida, se pague un menor

impuesto, puesto que esta compensación permite disminuir la base gravable.

Casos en los que se presenta el impuesto diferido crédito Cuando la utilidad contable es superior

a la fiscal, se presenta un menor impuesto a pagar como consecuencia de esta diferencia. La

aplicación de métodos de depreciación fiscales como generador del impuesto diferido crédito. La

norma tributaria prevé la utilización de métodos de depreciación diferentes a los utilizados

contablemente, lo cual permite que fiscalmente un activo se deprecie de una forma más acelerada

que contablemente, lo cual significa una mayor deducción fiscal, lo que a sus vez implica que la

renta líquida sea inferior a la utilidad fiscal.

Por ejemplo, el artículo 140 del estatuto tributario, contempla la posibilidad de incrementar la

alícuota de depreciación hasta en un 25%, por cada turno adicional del activo fijo. En este caso, el

resultado final es un menor impuesto de renta, como consecuencia de una mayor deducción. Este

mayor impuesto pagado en el año en que se utiliza la depreciación acelerada, se revierte cuando

en los años siguientes, el activo fiscalmente ya ha sido depreciado, pero contablemente no.

Esto hace que la utilidad fiscal se incremente frente a la contable, puesto que ya no se puede

deducir el gasto por depreciación del activo depreciado aceleradamente en los años anteriores de

forma acelerada, en tanto que el gasto por depreciación contable se sigue presentando. ¿A qué se

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hace referencia con el término conciliaciones? A la identificación de partidas que permitan

determinar cuál es la causa de la diferencia. Casos en los que se presentan diferencias

permanentes. Existen una serie de beneficios fiscales que permiten al contribuyente pagar un

menor impuesto, el cual representa una diferencia permanente, es decir, que no se revierte en

ningún tiempo futuro. Uno de los casos más comunes es la deducción por inversión en activos

fijos productivos contemplada en el artículo 158-3 del estatuto tributario. Esta deducción no tiene

efecto contable alguno, puesto que es diferente a la depreciación, es adicional a esta, por lo que

no es posible revertirse en periodos posteriores.

Descripciones y dinámicas 8 Cuentas de orden deudoras 82 Deudoras fiscales 8 Cuentas de

orden deudoras 85 Deudoras fiscales por contra (CR) Registra las diferencias existentes entre el

valor de las cuentas de naturaleza activa según la contabilidad y las de igual naturaleza para

propósitos de declaraciones tributarias. 9

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Capítulo 2

Cuentas de orden

Introducción

Las cuentas de orden deben de registrarse en la contabilidad de toda empresa o entidad, a pesar

de que no afecten el activo, el pasivo o el capital, es necesario llevar un control de las cuentas de

orden, ya que esto nos permite controlar algunos aspectos administrativos y, así mismo consignar

los derechos u obligaciones contingentes que se lleguen a presentar en la empresa.

Objetivos de aprendizaje

Los objetivos de aprendizaje que podemos obtener de este capítulo, nos permite conocer a fondo

para que son necesarias las cuentas de orden y porque se deben de registrar en la contabilidad

de toda empresa o entidad, a pesar de que no afectan el activo, el pasivo o el capital de cualquier

entidad. En que se clasifican las cuentas de orden, y en qué casos se deben de establecer las

cuentas de orden.

Cuenta de orden

Son aquellas que se emplean para el registro de operaciones que no afectan o modifican el activo,

el pasivo o el capital de la entidad, empresa o negocio, pero que a pesar de ello, es necesario

registrar en contabilidad, para consignar los derechos u obligaciones contingentes, con fines de

recordatorio, o bien, para controlar algunos aspectos de la administración.

Con la idea de clarificar el objeto y funcionamiento de las cuentas de orden, es necesario precisar

la diferencia entre “valores reales” y “valores contingentes”.

Los valores reales son derechos y obligaciones de la empresa que figuran dentro del activo y del

pasivo.

Los valores contingentes son derechos y obligaciones probables o que están sujetos a una

“contingencia”, la cual, si llegara a sobrevenir o a realizarse, entonces se convierten dichos

valores en reales.

Mientras la contingencia no se realice, los valores contingentes deberán consignarse en cuentas

de orden, tales cuentas se cancelarán si la contingencia deja de ser probable.

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Como los conceptos son muy generales, conviene precisar las operaciones que determinan su

apertura-

Introducción

Es importante saber en qué casos se deben de utilizar las cuentas de orden, como veremos en

éste tema nos daremos cuenta que tan necesario es registrar las cuentas de orden, en los valores

ajenos es el importe total de los bienes que se recibe; en los contingentes todos los derechos y

obligaciones que se lleguen a presentar; en los emitidos es cuyo pago se tenga que hacer en

efectivo y por duplicado cuando para controlar el precio real así como el precio adicional en las

mercancías que se consignan.

CASOSEN QUE DEBEN USARSE LAS CUENTAS DE ORDEN

Para registrar valores y bienes ajenos

Mercancías en comisión

Depósitos recibidos en garantía o en prenda

Para registra derechos u obligaciones contingentes

Documentos endosados

Avales otorgados

Juicio pendientes

Seguros contratados

Para registrar la emisión de valores o valores emitidos

Emisión de obligaciones

Emisión de billetes de banco

Emisión de billetes de lotería

Emisión de bonos

Emisión de boletos

Para registrar operaciones por duplicado

Las depreciaciones

Las mercancías en consignación

Introducción

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En este tema nos damos cuenta la clasificación de las cuentas de orden que se reflejan en el

Balance general, como se desarrolla en el tema siguiente vemos que los valores ajenos se refiere

a los bienes que se reciben en comisión, la contingencia de algunas obligaciones que se

presenten, como los seguros contratados y juicios pendientes, en los emitidos por los pagos que

se tengan que realizar en efectivo y las de registro por el importe total de las operaciones.

CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS DE ORDEN EN EL BALANCE GENERAL

Las cuentas de orden, para su presentación en el balance general se clasifican en:

Valores ajenos. A este grupo pertenece el importe total de los valores y bienes ajenos

que se reciban, por ejemplo: las mercancías en comisión y depósitos en prenda.

Valores contingentes. Este grupo está formado por el importe total de los derechos y

obligaciones contingentes, así como la emisión de obligaciones; por ejemplo: los

documentos endosados o descontados, avales otorgados, juicios pendientes, seguros

contratados.

Valores emitidos. Cuyo pago tenga que hacerse en efectivo o por compensación de

servicios, como en los casos de emisión de obligaciones, emisión de billetes de banco,

emisión de billetes de lotería, emisión de bonos y boletos.

Valores de control o cuentas de registro. Este grupo está formado por el importe total

de las operaciones, las cuales ya sentadas, en su registro se duplica con fines de control

desde un punto de vista distinto; las depreciaciones desde el punto de vista contable y

fiscal; las mercancías en consignación desde el punto de vista a costo real y a precio

alzado.

Introducción

En la denominación de las cuentas de orden, debemos tener bien claro las operaciones que se

realizan, en que tipos de movimientos se deben de registrar y cuál es la importancia de los

registros correspondientes asentados en cada tipo de cuenta que corresponda.

DENOMINQCIÓN DE LAS CUENTAS DE ORDEN

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Los nombres o títulos de las cuentas de orden deben dar una idea clara y precisa de las

operaciones que en ellas se registran, con el fin de interpretar fácilmente su objetivo y movimiento.

Teniendo en consideración que las cuentas de orden se llevan con arreglo al sistema de

contabilidad por partida doble, invariablemente deben establecerse en grupos de dos, de las

cuales la primera es deudora y la segunda, acreedora.

El nombre que se asigne a la cuenta de orden deudora debe ser distinto del de la acreedora, pero

semejantes entre sí. Por ejemplo:

Documentos endosados y responsabilidad por endosos.

Mercancías en comisión y comitente cuenta de mercancías.

Mercancías en consignación y precio alzado de mercancías en consignación.

Garantías otorgadas y otorgante de garantías.

Mercancías en comisión y mercancías en comisión “contra”

Documentos endosados y documentos endosados “contra”

Mercancías en comisión “debe” y mercancías en comisión “haber”.

Documentos endosados “debe” y documentos endosados “haber”

Introducción

Las cuentas de orden se deben de establecer en grupos de dos en dos, los movimientos deben

compensarse y el saldo debe ser el mismo, aunque de naturaleza contraria, ya que una debe de

ser deudora y la otra debe de ser acreedora y, las dos se deben de afectar por la misma cantidad

MOVIMIENTO Y SALDO DE LAS CUENTAS DE ORDEN

Debido a que se establecen en grupos de dos, de las cuales la primera es deudora, y la segunda,

acreedora, su movimiento es compensado y sus saldos iguales, a un que de naturaleza contraria,

o sea, uno deudor y el de la correlativa o contra cuenta acreedora. Si la cuenta de orden deudora

se carga por alguna cantidad, la cuenta de orden acreedora debe afectarse por la misma cantidad,

por ejemplo:


A precio alzado $

de 221

Precio alzado de mercancías

En consignación $

Si la cuenta de orden deudora tiene movimiento deudor, la cuenta de orden acreedora tendrá

movimiento acreedor.

Introducción

Los procedimientos más utilizados en el registro de las cuentas de orden y más comunes son el

directo y el paralelo, en el paralelo tanto la cuenta de orden como la acreedora deben de ser de

orden para que se pueda llevar a cabo el movimiento, en el cruzado una cuenta deudora debe de

ser de balance y la acreedora de orden y viceversa-

PROCEDIMIENTO PARA REGISTRAR LAS CUENTAS DE ORDEN

Existen dos procedimientos para registrar el movimiento de las cuentas de orden, y son:

Movimiento directo o paralelo

Movimiento cruzado

Movimiento directo o paralelo. Este procedimiento se lleva a cabo cuando en un asiento tanto la

cuenta deudora como la creedora son de orden, sin intervenir cuentas de balance o de resultados.

Por ejemplo:


A precio alzado $


en consignación $

Movimiento cruzado. Este procedimiento se realiza cuando en un asiento, como deudora, una

cuenta de balance o de resultados, y como acreedora, una cuenta de orden; y cuando en el otro

asiento aparezca como deudora una cuenta de orden, y como acreedora, una cuenta de balance o

de resultados. Por ejemplo:

de 221


A precio alzado $

Almacén $

Mercancías en consignación $


En consignación $

Introducción

En este tema las reglas de valuación y de presentación deben de registrase al final el total de las

cuentas de activo y de pasivo y de capital, agrupadas en las cuentas de registro.

REGLAS DE VALUACIÓN Y DE PRESENTACIÓN

Las cuentas de orden se presentan al alcance del balance general, o sea, debajo del total del

activo y del pasivo más el capital; indicando los saldos de las cuentas de orden deudora,

agrupándolas dentro de la clasificación de: valores ajenos, valores contingentes, valores emitidos

y cuentas de registro. Por ejemplo:

Cuentas de orden

Valores ajenos

Caja del comitente $ 1000.00

Clientes del comitente 2000.00

Mercancías en comisión 6000.00 $ 9000.00

Valores contingentes

Documentos endosados $ 8000.00

Avales otorgados 1000.00

Juicios pendientes 2000.00

de 221

Seguros contratados 3000.00 14 000.00

Valores emitidos

Obligaciones emitidas $ 3000.00

Emisión de billetes 2000.00

Emisión de boletos 1000 00 6000.00

Cuentas de registro

Depreciación por aplicar $300.00


a precio alzado 2000.00 5000.00

Total $ 34 000.00

Dentro del primer grupo de las cuentas de orden en “valores ajenos” están las “mercancías en

consignación”, las cuales estudiaremos a continuación.

MERCANCÍAS EN COMISIÓN

Mercancías en comisión. Son las mercancías que recibe una persona llamada comisionista de

otra persona llamada comitente, para ser vendidas por cuenta del comitente, a cambio de una

comisión.

Comisionistas. Ejercen actos de comercio comprando y vendiendo por cuenta de una tercera

persona, o sea, aplicando el mandato al comercio. El comisionista recibe un porcentaje por el

servicio que desempeña en un contrato de mandato, el cual es un convenio por el cual una

persona llamada mandante ordena a otra, llamada mandatario, el cumplimiento de un servicio,

encargo o prestación. Este contrato aplicado a los actos de comercio se llama comisión. El

mandante toma el nombre de comitente y el mandatario se llama comisionista.

El comisionista percibe, por las ventas netas que realiza, un porcentaje llamado comisión, u

honorarios convencionales, el cual debe conferirse por escrito, aun que basta que el comisionista

ejecute algún acto o inicie el encargo del comitente para considerar que acepta las condiciones,

aunque sea en forma tácita.

de 221

Provisión de fondos. Es la cantidad de dinero que le envía el comitente al comisionista, para que

pueda hacer los gastos que sean de indispensable necesidad y pueda conservar la mercancía

recibida en buen estado, cuando la provisión no sea suficiente para poder llevar a cabo el

mandato o encargo, los gastos que haga el comisionista serán pagados posteriormente por el

comitente.

Estado de cuenta. Se acostumbra que, periódicamente (mensual, semestral, etc.,), cuando el

comisionista concluya el mandato o encargo, le rinda al comitente un estado de cuenta del valor

de las ventas, cobros efectuados, gastos, comisión cobrada y enviarle el saldo a su favor.

Contrato. Es el acuerdo de voluntades entre dos o m.as personas para crear, modificar, transmitir

o extinguir obligaciones y derechos con estricto apego a las formalidades de la ley. El

consentimiento de las partes contratantes y la búsqueda de objetivos comunes son requisitos

indispensables para celebrar un contrato.

Contrato de comisión mercantil. Mediante este contrato, una persona, llamada comitente

(mandante), concede a otra, llamada comisionista (mandatario); que ejerza actos de comercio

comprando y vendiendo, percibiendo un porcentaje, llamado comisión. El contrato de comisión no

otorga la propiedad, ya que esta corresponde legalmente al comitente.

Se denominan formalidades a los requisitos o formas que ordena la ley para perfeccionar o dar

carácter legal a un contrato. El contrato de comisión se formaliza estipulando en sus cláusulas los

términos, las condiciones y las circunstancias a que se sujeta el contrato; mencionándose, entre

otras, las siguientes:

Nombre y domicilio del comisionista y del comitente.

Precisar el importe de las ventas del contrato. El comisionista no podrá, sin

autorización del comitente, vender las mercancías a crédito o recibir documentos por

cobrar que garanticen su importe.

Estipular el porcentaje de comisión al que tendrá derecho, tanto por ventas al

contado como a crédito.

Señalar cada cuándo enviará el estado de cuenta.

Lugar y fecha de expedición.

El nombre y firma del comisionista y del comitente.

Como hemos podido observar, de acuerdo con lo anterior, el comisionista, en el desempeño de su

encargo, se sujetará estrictamente a las instrucciones recibidas por el comitente.

de 221

Cuando el comisionista desempeñe el mandato o encargo actuando por sí mismo, tendrá acción y

obligación directa con las personas con quienes contrate, sin manifestar quien es el comitente;

pero, cuando desempeñe el mandato o encargo por su comitente, tendrá que declarar quién es el

mandante.

Los comisionistas están obligados al pago del impuesto al valor agregado por prestar un servicio

independiente y pagarán un porcentaje sobre el importe de sus comisiones. Por ser personas

físicas, deberán presentar y pagar su impuesto sobre la renta, anualmente, en el mes de abril a

más tardar.

Cuentas de orden. Considerando que, tanto las mercancías que recibe el comisionista, como el

importe de las ventas efectuadas al contado y los cobros recibidos de los clientes por ventas a

crédito no son valores de su propiedad, pues le pertenecen al comitente, no los puede considerar

dentro de sus cuentas de activo, sino registrarlos en cuentas de orden.

Las cuentas de orden que se establecen corresponden al grupo de valores ajenos, por tratarse de

valores que no son propiedad del comisionista, y son:

Mercancías en comisión y comitente, cuenta de mercancías.

Caja del comitente y comitente, cuenta de caja.

Cliente del comitente y comitente, cuenta de clientes.

Para registrar las mercancías que se reciben del comitente, así como las ventas y devoluciones de

las mismas, se establecen las cuentas de orden:

Mercancías en comisión (cuenta de orden deudora).

Comitente, cuenta de mercancías (cuenta de orden acreedora).

Cuando la cuenta de orden deudora se carga, la cuenta de orden acreedora se abona; y

viceversa. El saldo de ambas cuentas debe ser numéricamente igual, pero de naturaleza

contraria: si una tiene saldo deudor, la otra tendrá saldo acreedor.

de 221

Mercancías en comisión

Debe Haber

Se carga

Del precio de costo de las

mercancías recibidas del comitente

para su venta

Del precio de costo de las

mercancías devueltas por los

clientes al comisionista

Se abona

Del precio de costo de las mercancías devueltas

por el comisionista al comitente

Del precio de costo de las mercancías vendidas

por el comisionista

El saldo representa el precio de costo de las mercancías en poder del comisionista, que son

propiedad del comitente.

Ejemplos:

1. La Compañía Mexicana, S.A., comitente, nos remitió 100 artículos a $1000 c/u.

Del precio de costo de las mercancías recibidas en comisión.

Concepto Parcial Debe Haber

1 2 de enero

Mercancías

En comisión

$100,000.00

100 artículos a

$ 1000.00 $ 100,000.00

Comitente

cuenta de

mercancías

$ 100,000.00

100 artículos a

$ 1000.00 $ 100,000.00

2. Al comitente le devolvemos cuatro artículos defectuosos. Del precio de costo de las mercancías

devueltas al comitente.

de 221


2 3 de enero

Comitente cuenta de

mercancías

$4000.00

4 artículos a $ 1000.00 $4000.00

Mercancías en comisión $4000.00

4 artículos a $ 1000.00 $4000.00

3. Se venden al contado riguroso 60 artículos y 20 a crédito, con un costo de $ 1000.00 c/u.

Del precio de costo de las mercancías vendidas por el comisionista.


3 10 de enero

Comitente cuenta de

mercancías

$80,000.00

80 artículos a $ 1000.00 $80,000.00

Mercancías en comisión $80,000.00

80 artículos a $ 1000.00 $80,000.00

Recordemos que cada vez que se realice una venta, deben hacerse dos asientos; uno a precio de

venta y otro a precio de costo.

El asiento por el precio de venta al contado es el número 6 y a crédito en el número 11.

4. Los clientes nos devuelven cuatro artículos defectuosos con un costo de $ 1000.00 c/u.

Del precio de costo de las mercancías devueltas por los clientes al comisionista.


4 11 de enero

Mercancías en comisión $4000.00

4 artículos a $ 1000.00 $4000.00

Comitente cuenta de $4000.00

de 221

mercancías

4 artículos a $ 1000.00 $4000.00

Para registrar las entradas y salidas de dinero en efectivo, que originan las operaciones que ha

efectuado el comisionista por cuenta del comitente, se usan las cuentas de orden.

Caja del comitente (cuenta de orden deudora).

Comitente, cuenta de caja (cuenta de orden acreedora).



contraria; si una tiene saldo deudor, la otra tendrá saldo acreedor.

El movimiento de la cuenta de caja del comitente y comitente, cuenta de caja, es:

Caja del comitente

Debe Haber

Se carga

De la provisión de fondos que recibe el

comisionista del comitente

Del dinero en efectivo que recibe el

comisionista por las ventas al contado

De los cobros que hace el comisionista sobre

las ventas a crédito

Se abona

De los gastos que pague el comisionista por

cuenta del comitente

De la cuota o comisión que el comisionista

cobre al comitente

De las remesas en efectivo que el comisionista

haga al comitente

El saldo representa el dinero efectivo en poder del comisionista, que es propiedad del comitente.

de 221

Ejemplos:

Recibimos del comitente una provisión de fondos por $ 50,000.00, en efectivo.

Provisión de fondos recibida del comitente.


5 2 de enero

Caja del comitente $50,000.00

Provisión de fondos $50,000.00

Comitente cuenta de

caja

$50,000.00

Provisión de fondos $50,000.00

6. Se venden al contado riguroso 60 artículos a $ 1500.00 c/u, con IVA al 15%. El asiento por el

precio de venta es:

Precio de venta (60 X 1599) = $ 90,000.00

IVA al 15% 13, 000,00

Total cobrado = $ 103,500.00

Dinero en efectivo recibido por el comisionista por ventas al contado.


6 10 de enero

Caja del comitente $103,500.00

Efectivo $103,500.00

Comitente cuenta de

caja

$103,500.00

Efectivo $103,500.00

7. Sobre las ventas a crédito efectuamos cobros a clientes por $ 5000.00. para registrar el cobro

en efectivo se hace el asiento contable siguiente:

Dinero efectivo recibido por el comisionista, por cobros al cliente.

de 221


7 12 de enero

Caja del comitente $5000.00

Efectivo $5000.00

Comitente cuenta de

caja

$5000.00

Efectivo $5000.00

8. Los artículos remitidos por el comitente originaron gastos por: cargas y descargas, desde el

domicilio del comitente hasta la bodega del comisionista $ 8000.00, que pagamos en efectivo,

más IVA al 15%.

Por los gastos que pague el comisionista por cuenta del comitente.


8 2 de enero

Comitente cuenta de

caja

$9200.00

Efectivo $9200.00


Efectivo $9200.00

9. Descontamos de la cuenta de caja del comitente nuestra comisión por $ 36,000.00, más IVA al

15%.

Por la comisión que el comisionista cobre o descuente al comitente.


9 15 de enero

Comitente cuenta de

caja

$41400.00

Efectivo 41400.00


de 221

Efectivo $41000.00

De Del 9-A. Para registrar en la contabilidad del comisionista el cobro o descuento de la comisión

se hará el asiento siguiente-


9 15 de enero

Caja $41400.00

Efectivo 41400.00

Otros productos $36000.00

Comisión cobrada $36000.00

IVA traslado cobrado 5 400.00

IVA |5 % 5 400.00

10. Reembolsamos al comitente los importes de ventas y cobros, descontando los gastos hechos

por su cuenta y la comisión e IVA que ésta causó.

Primero, abrimos un esquema de mayor para caja del comitente, y determinamos lo que le

debemos remitir al comitente. Después, contabilizamos la remesa-

Caja del comitente

5) 50 000.00

6) 103 500.00

7) 5 500.00

9 200.00 (8

41 400.00 (9

MD) 158 500.00

SD) 107 900.00

50 600.00 (MA

Por la remesa en efectivo que el comisionista haga al comitente-

de 221


10 18 de enero

Comitente cuenta de

caja

$107

900.00

Efectivo $ 107 900.00

Caja del comitente $107

900.00

Efectivo $107

9000.00

Para registrar las ventas a crédito, cobros efectuados sobre las ventas a crédito y devoluciones

sobre ventas que los clientes hacen al comisionista, se establecen las cuentas de orden.

Clientes del comitente (cuenta de orden deudora).

Comitente, cuenta de clientes (Cuenta de orden acreedora)



contraria; si una tiene saldo deudor, la otra tendrá saldo acreedor.

El movimiento de la cuenta de clientes del comitente es:

Clientes del comitente

Debe Haber

Se carga

Del importe de las ventas

Efectuadas a crédito por el

comisionista

Se abona

Del importe de las mercancías

Devueltas por los clientes

al comisionista

de los cobros efectuados por

el comisionista sobre las ventas

a crédito

de 221

El saldo representa lo que aún deben los clientes, cuyo importe pertenece al comitente.

Ejemplos:

11. Se venden a crédito 20 artículos a $ 3000.00 c/u, el asiento por el precio de venta es:

Precio de venta (20 X $ 3000.00) = $ 60 000.00

IVA al 15% = 9 000.00

Total de la venta = $ 69 000.00

Por la ventas a crédito efectuadas por el comisionista


11 10 de enero

Clientes del comitente $69

000.00

José Pérez $ 69 000.00

Comitente cuenta de

Clientes

$69 000.00

20 artículos a $ 3000.00

Más IVA

15%

$69 000.00

12. Un cliente nos devolvió cuatro artículos. El asiento por la devolución, a precio de venta es:

Importe de la devolución (4 = $ 3000.00) = $ 12 000.00

IVA al 15% =1 800.000

Total de la devolución = $ 13 800.00

De las mercancías devueltas por los clientes al comisionista.

de 221


12 11 de enero

Comitente cuenta de

Clientes

$13

800.00

4 artículos a

$ 3000.00 más IVA

15%

$ 13 800.00

Clientes del comitente $13 800.00

José Pérez $13 800.00

13. Sobre las ventas a crédito efectuamos cobros a clientes por $ 5000.00. Para registrar la

disminución del adeudo de los clientes se hará el siguiente asiento:

De los cobros efectuados por el comisionista sobre las cuentas a crédito.


13 12 de enero

Comitente cuenta de

Clientes

$ 5

000.00

José Pérez $ 5000.00

Clientes del comitente $5000.00

José Pérez $5000.00

Con la implantación de la actual Ley del impuesto al valor agregado, que entro en vigor el primero

de enero de 1980, los comisionistas deben pagar también este impuesto. Sin embargo, trabajando

por su cuenta o por cuenta de alguna persona física o moral, se pueden liberar de este impuesto

de la siguiente manera. Los artículos que recibe para su venta no son de su propiedad; por tal

motivo, el IVA lo debe pagar la persona que sea propiedad de estos artículos. Ahora bien, el

comisionista al vender los artículos dados en comisión, cobra el IVA, en su estado de cuenta debe

de 221

devolverlo al propietario este impuesto cobrado, para que el propietario haga su declaración y

recupere este impuesto.

De esta manera se libera del pago del impuesto al valor agregado, porque propiamente el

comisionista no es causante de este impuesto, pero, para no tener problemas con el fisco, debe

solicitarle al propietario de los artículos que le extienda una carta, o que se estipule en el contrato

celebrado, que el comitente es la persona que debe pagar este impuesto y que el comisionista es

simplemente un intermediario.

Si por alguna razón al comisionista no se le puede anotar esta cláusula en su contrato, entonces

deberá cobrar el IVA en los artículos vendidos y no reintegrarlo al comitente; en este caso, deberá

pagar tanto el impuesto sobre la renta, por la comisión percibida, como el impuesto sobre el valor

agregado por el IVA cobrado, por medio de declaraciones mensuales

de 221

Balance General

BANCO AGROPECUARIO, S.N.C. (EN LIQUIDACION)

INSTITUCIÓN DE BANCA DE DESARROLLO

Balance general

Miles de pesos

Balance final de

Balance final de

liquidación al 30 de


septiembre de 2007

septiembre de 2007

ACTIVO

PASIVO

Captación tradicional

Disponibilidades $ 10

Depósitos de exigibilidad inmediata

$ -

Depósitos a plazo público en general

-

Cartera de crédito vigente:

-

Créditos comerciales

1,958

Préstamos interbancarios y de otros organismos

Créditos a entidades financieras

246

De corto plazo

2,828,906

Créditos al consumo

125

Créditos a la vivienda

5,187

Otras cuentas por pagar

Créditos a entidades gubernamentales

33,317

Acreedores diversos y otras cuentas por pagar

104,144

Total de cartera de crédito vigente

40,833

Créditos diferidos

Créditos diferidos

-

Cartera de crédito vencida:

Provisión para obligaciones laborales al retiro

-

Créditos comerciales

674,545

Total del pasivo

2,933,050

Créditos a entidades financieras

803,368

Créditos al consumo

-

Contingencias

Total de cartera de crédito vencida

1,477,913

CAPITAL CONTABLE

Total cartera de crédito

1,518,746

Capital contribuido:

Menos:

Capital social

728,965

Aportaciones de capital pendientes de formalizar

5,289

Estimación preventiva para riesgos crediticios (1,502,598)

734,254

Total de cartera de crédito -neta-

16,148

Capital ganado (déficit):

Reservas de capital

9,469

Otras cuentas por cobrar -netas-

4

Exceso (insuficiencia) en la actualización del capital

(459,589)

Resultados de ejercicios anteriores

(2,822,643)

Valores, muebles e inmuebles adjudicados -netos-

7,984

Resultado neto del periodo

-

Resultado neto de la liquidación

(362,818)

Inmuebles, mobiliario y equipo -netos- 7,577

(3,635,581)

Otros activos, cargos diferidos e intangibles:

Total del capital contable

(2,901,327)

Inversión del fondo para beneficios laborales -

Total del activo $ 31,723

Total del pasivo y capital contable

$ 31,723

Balance final de

de 221


septiembre de 2007

Cuentas de orden

Obligaciones contingentes

$

51,227

Bienes en fideicomiso o mandato

-

Bienes en custodia o administración

3,433,238

Calificación de la cartera crediticia

1,499,176

Fondo de pensiones del Banco Agropecuario

1,104,590

Otras cuentas de registro

7,244,451

Lic. Francisco Ramírez Hernández Lic. Carlos Arias García C.P. José Rafael Rangel Díaz

C.P. Pedro Félix Galán Gaspariano

Directos Liquidador del Banco Agropecuario , S.N.C. (En Liquidación)

Director Actividades de Cierre Director de Operación Contable

Coordinador de Contabilidad

Cuentas de orden

Al 30 de septiembre de 2007

2007

Obligaciones contingentes:

Laborales $14,812

Fiscales -

Asuntos Civiles y Mercantiles 36,415

$51,227

Valores: Bienes en fideicomiso o mandato:

Fideicomisos de garantía -

Fideicomisos de inversión -

Fideicomisos de administración -

Otros fideicomisos -

-

Bienes en custodia o en administración:

Valores en garantía $3,433,238

Bienes en custodia -

Otros valores -

de 221

$3,433,238

Calificación de la cartera crediticia $1,499,176

Fondo de pensiones del Banco Agropecuario

$1,104,590

Otras cuentas de registro:

Control de vencimientos de la cartera

de créditos. $85,700

Intereses vencidos con afectación

pendiente a resultados (Vigente y

vencida) 2,062,910

Conceptos diversos no especificados 733,303

Otros 4,362,538

$7,244,451

de 221

CUENTAS DE ORDEN

Obligaciones contingentes

Son cuentas de orden para controlar los pasivos contingentes, que derivan de obligaciones

contractuales por asuntos laborales, fiscales, civiles o mercantiles, pendientes de resolver porque

es posible, probable o remota, el pago a terceros por parte de la empresa o entidad, ya que está

sujeta a posible resoluciones o controversias legales y jurídicas.

Bienes en fideicomiso o administración.

Valores ajenos

Pasivo, provisiones, activos y pasivos, contingentes y compromisos

Los pasivos por provisiones se reconocen cuando (¡) existe una obligación presente (legal o

asumida) como resultado de un evento pasado, (¡¡) es posible que se requiera la salida de

recursos económicos como medio para liquidar dicha obligación, y (¡¡¡) la obligación pueda ser

estimada razonablemente.

Valores ajenos

Son cuentas de orden para controlar valores ajenos dejados en garantía a la entidad (por terceros)

o que esta entrega en custodia o administración incluso en garantía derivado de algún préstamo u

operación por cuenta propia o que la entidad queda en aval u obligado o coobligado solidario,

Ejemplo: bienes en fideicomiso o mandato:

Fideicomiso de garantía, fideicomiso de inversión, fideicomiso de administración otro tipo de

fideicomisos.

Bienes en custodia o en administración

Valores en garantía, (bienes en custodia, Otros valores). Calificación de la cartera crediticia,

Fondo de Pensiones,

Otras cuentas de registro

Se utilizan con la finalidad de llevar un control de cada uno de los rubros o cuentas que considere

llevar orden o se deba de revisar periódicamente conceptos o montos de los que se deba llevar

registro de ellos.

de 221

Control de vencimientos de la cartera de crédito, intereses vencidos con afectación pendiente a

resultados (vigente, vencida); conceptos diversos no especificados, Otros.

Relacionado con la cartera de créditos; (La entidad maneja la estimación preventiva para riesgos

crediticios, derivado de la calificación de su cartera de créditos que tiene que llevar a cabo

trimestralmente y anualmente, que desde el punto de vista fiscal no debe rebasar el promedio del

2.5% del valor de su cartera.

“Estos créditos se traspasan a cartera vigente hasta el momento en que la porción vencida del

crédito es liquidada y, en el caso de amortizaciones parciales, cuando se observa la evidencia de

pago sostenido de conformidad a los criterios establecidos por la CNBV"...

NOTA : Por lo que respecta a los intereses devengados no cobrados correspondientes a

créditos considerados como cartera vencida, se deberá crear una estimación por un monto

equivalente al total de éstos; al momento del traspaso del crédito como cartera vencida, los

intereses devengados se controlan en cuentas de orden.

Intereses ganado

Los intereses ordinarios y moratorios generados por la cartera vencida, se reconocen como

ingreso en el momento en que son efectivamente cobrados. En tanto el crédito se mantenga en

cartera vencida, el control de los intereses devengados se lleva en cuentas de orden.

Actividades de aprendizaje

Como hemos visto en este capítulo, nos damos cuenta la importancia que deben de tener las

cuentas de orden, en qué casos se deben de registrar las cuentas de orden, tener bien claro que

son los valores ajenos, los valores contingentes y las cuentas de registro A continuación vamos a

elaborar unas preguntas, que se contestarán muy brevemente.

1.- Qué son las cuentas de orden?

Son aquellas que se emplean para el registro de operaciones que no afectan o modifican el activo,

el pasivo o el capital de una empresa, pero que son necesarias de registrar para el derecho u

obligaciones contingentes que se presenten.

2.- En qué se clasifican las cuentas de orden?

de 221

Para su presentación en el Balance general, se deben de clasificar en: cuentas de valores ajenos,

cuentas de valores contingentes y cuentas de registro.

3.- Cuales son los procedimientos más comunes que se utilizan para el registro de las

cuentas de orden?

Movimiento directo o paralelo y movimiento cruzado

4.- Quienes forman los valores ajenos?

Es el importe total de los valores, y los bienes ajenos que se reciben.

5.- Quienes forman los valores contingentes?

Es el importe total de los derechos y obligaciones, así como la emisión de obligaciones.

6.- Quienes forman las cuentas de registro?

Es el importe total de las operaciones, las cuales, ya asentadas, su registro se duplica con fines

de control desde un punto de vista distinto.

Jesús García Hernández, Marcos Satías Fraudenberg, Elías Lara Flores

Bibliografía

Autor Jesús García Hernández, Marcos Sastrías Fraudenberg, Elías Lara Flores

Título del libro Contabilidad básica 2, Contabilidad dos, Segundo curso de contabilidad

Editorial Trillas, Esfinge

Edición 11 y 26

Año 2003 reimp 2006, 2008, 2010

de 221

Capítulo 3

Documentos descontados o endosados

7. Introducción

En este capítulo veremos que son los documentos descontados y endosados, los documentos

descontados, se refiere al descuento o interés que se cobran por pagarés o letras de cambio que

se reciben con fecha de vencimiento para su cobro y al mismo tiempo se deben de endosar, que

significa ceder los derechos de los títulos de crédito, letras de cambio o pagarés.


Es importante que se entienda el objetivo que tienen los documentos descontados o endosados,

cual es la finalidad que se tiene y los beneficios que se adquieren al realizar este procedimiento en

las instituciones, empresas o entidades; así mismo entender las responsabilidades que se

adquiere al endosar un documento.

8. Estableciendo una cuenta de pasivo de contingencia

Introducción

En este procedimiento, al endosar cualquier documento de cobro, se adquiere una

responsabilidad contingente. Las cuentas de orden que se registran deben de ser deudoras y

acreedoras, las cuales deben de ser de saldo igual pero de naturaleza contraria, si una tiene un

saldo deudor, la otra debe tener el saldo acreedor.

AFECTANDO CUENTAS DE ORDEN PARA EL ENDOSO DE DOCUMENTOS

En consideración que, al endosar un documento se adquiere una responsabilidad contingente, las

cuentas de orden que se establecen corresponden al grupo de “valores contingentes”, cuyos

nombres son:

Documentos endosados (cuenta de orden deudora).

Responsabilidad por endosos (cuenta de orden acreedora).

Cuando la cuenta de orden deudora se carga, la cuenta de orden acreedora se abona. El saldo de

ambas cuentas debe de ser numéricamente igual, pero de naturaleza contraria; si una tiene saldo

deudor, la otra tendrá saldo acreedor.

de 221

La cuenta que se establece se denomina “documentos endosados”, que se emplea con descuento

o sin él, cuyo movimiento y saldo es el siguiente:

Documentos endosados

Debe Haber

Se carga

Al principio del ejercicio

Del valor nominal de los

Documentos endosados pendientes

De cobro

Durante el ejercicio

Del valor nominal de los documentos

De crédito endosados, que han sido

pagados


de crédito

Endosados que sean devueltos al

endosante o cedente por no haber

sido pagados

Al terminar el ejercicio


endosados que se consideren

incobrables

Se abona

Durante el ejercicio

Del valor nominal de los documentos de

crédito que se endosan a terceras

personas

Al terminar el ejercicio

Del valor de su saldo para saldarla,

para cierre de libros

de 221

El saldo de esta cuenta es deudor y representa el importe del valor nominal de los documentos de

crédito endosados que aún no han sido pagados y, a la vez, representa la responsabilidad

contingente que tiene el endosante o cedente. Se presenta al pie del balance general dentro del

grupo de “valores contingentes”.

Procedimientos para registrar las cuentas de orden

Existen dos procedimientos para registrar el movimiento de las cuentas de orden, y son:

Movimiento directo o paralelo.

Movimiento cruzado.

Movimiento directo o paralelo. Este procedimiento se lleva a cabo cuando en un asiento tanto la

cuenta deudora como la acreedora son de orden, sin intervenir cuentas de balance o de

resultados. Por ejemplo:

Documentos endosados $

Responsabilidad de endosos $

Movimiento cruzado. Se realiza cuando en un asiento intervienen procedimiento, como deudora,

una cuenta de balance o de resultados y, como acreedora, una cuenta de orden; y cuando en el

otro asiento aparezca como deudora, una cuenta de orden y, como acreedora una cuenta de

balance o de resultados.

Ejemplo:

Se compra papelería por $200.00, endosamos una letra de cambio.


1 1 de agosto

Papelería $2000.00

Compra $ 2000.00

IVA acreditable no $ 300.00

de 221

pagado

IVA al 15% $300.00

Responsabilidad por

endosos

$ 2300.00

Letras de cambio $ 2300.00


1-A 1 de agosto

Documentos endosados $2300.00

Letra de cambio $ 2300.00

Documentos por cobrar $2300.00

Letra de cambio $2300.00

9. Estableciendo cuentas de orden (casos en que tienen movimiento las cuentas de orden)

Introducción

Considerando que al endosar cualquier documento de cobro, se adquiere una responsabilidad

contingente, y se deben de utilizar cuentas de contingencia que son: Documentos endosados y

responsabilidad por endoso, los movimientos deben de ser iguales pero de naturaleza contraria.

CASOS EN QUE TIENEN MOVIMIENTOS LAS CUENTAS DE ORDEN, POR PROCEDIMIENTO

DIRECTO

1.- Al endosar un documento. Se carga a “documentos endosados” y se abona a

“responsabilidad por endosos”, por el valor nominal.

2.- Del valor nominal de los documentos de crédito endosados, que hayan sido pagados o

que sean devueltos por no haber sido cubiertos. Se carga a “responsabilidad por endosos”

y se abona a “documentos endosados”, por el valor nominal.

Con objeto de entender más cabalmente las explicaciones anteriores, a continuación se

resolverán las siguientes operaciones:

Ejemplos:

de 221


1 1 de agosto

Almacén $2000.00

Compra $ 2000.00

IVA acreditable no

pagado

$ 300.00

IVA al 15% $300.00

Documentos por cobrar $ 2300.00


Para registrar el endoso, en cuentas de orden por el procedimiento “directo”, se hará el asiento

siguiente:


1-A 1 de agosto



Responsabilidad por

endoso

$2300.00


2. El proveedor nos avisa haber cobrado la letra de cambio


2 1 de septiembre

Responsabilidad por

endosos

$2300.00




de 221

10. Se compra una maquinaría a la Compañía Negrete, S.A., le endosamos un pagaré con un

valor nominal de $ 6900.00 y a cargo de Pedro Duarte.


3 15 de agosto

Maquinaría $6000.00

Compra $ 6000.00

IVA acreditable no

pagado

900.00

15% $900.00


Nuestra compañía a la

Compañía Negrete, S.A.,

le endosamos un pagaré

< cargo de Pedro Duarte

Para registrar el endoso, en cuentas de orden por el procedimiento “directo”, se hará el asiento

siguiente:


3-A 15 de agosto


Pagaré $ 6900.00

Responsabilidad por

endoso

$6900.00

Pagaré $6900.00

La Compañía Negrete,

S.A., le endosamos un

pagaré a cargo de Pedro

Duarte

de 221

11. La Compañía Negrete, S.A., acreedor, nos devuelve el pagaré a cargo de Pedro Duarte, por

falta de pago.


4 30 de agosto


Pagaré $ 6900.00

Acreedores $6900.00

Compañía Negrete, S:A. $6900.00


S.A., nos devuelve el


Duarte, por falta de pago

Para cancelar el endoso, hacemos el siguiente asiento.


4-A 30 de agosto

Responsabilidad por

endoso

$6900.00

Pagaré $ 6900.00


Pagaré $6900.00


S.A., nos devuelve el


Duarte, por falta de

pago. Cancelamos el

endoso

de 221

12. 1 de septiembre, se venden mercancías en $6000.00 a Petra Hernández, nos firma tres letras

de cambio por cantidades iguales, con 2% de interés mensual y vencimiento a 30, 60 y 90 días

respectivamente.

Núm. Importes Intereses IVA Valores

nominales

1/3 $ 2000.00 $ 40.00 $ 306.00 $ 2346.00

2/3 2000.00 80.00 312.00 2392.00

3/# 2000.00 120.00 318.00 2438.00

Sumas $ 6000.00 $ 240.00 $ 936.00 $ 7176.00

Para contabilizar la venta, efectuamos el siguiente asiento.


5 1 de septiembre


1/3 letra $ 2346.00

2/3 letra $ 2392.00

Ventas $ 6000.00

Venta $ 6000.00

Intereses cobrados por

anticipado

240.00

2% de interés mensual $ 240.00

IVA trasladado no

cobrado

936.00

IVA 15% $ 936.00

Nuestra venta a Petra

Hernández, nos firma

tres letras de cambio

con 2% de interés

de 221

mensual y vencimiento a

30, 60 y 90 días

respectivamente

El 3 de septiembre al Banco Nacional de México le endosamos las tres letras de cambio

anteriores, las recibe con 25% de interés anual sobre el valor nominal, el importe neto lo abona en

nuestra cuenta de cheques.

Datos de la letra de cambio

$ 2346.00, vence el 30 de septiembre.

$ 2392.00, vence el 30 de octubre.

$ 2438.00, vence el 30 de noviembre.

Calculamos los días de descuento de cada documento:

Del 3 de septiembre al 30 de septiembre hay 28 días.

Del 3 de septiembre al 30 de octubre hay 58 días.

Del 3 de septiembre al 30 de noviembre hay 88 días.

Calculamos los descuentos de cada documento:

$ 2346.00 X 0.25 X 28 días / 360 días del año = $ 45.62

$ 2392.00 X 0.25 X 58 días / 360 días del año = 96.34

$ 2438.00 X 0.25 X 88 días / 360 días del año = 148.99

Total = $ 290.85


6 3 de septiembre

Bancos $ 6885.05

Banamex $ 6885.05

Interés pagados

Poa anticipados

290.95

25 % de interés 290.95

de 221

Documentos por

cobrar

7176.00

1/3 letra $ 2346.00

2/3 letra 2392.00

3/3 letra 2438.00

El Banco

Nacional de

México le

endosamos 3

letras de cambio

a cargo de Petra

Hernández, las

recibe con 25 %

de interés anual

Para contabilizar el endoso en cuentas de orden por procedimiento directo, el asiento será:


6-A 3 de septiembre

Documentos

endosados

$ 7176.00

1/3 letra $ 2346.00

2/3 letra 2392.00

3/3 letra 2438.00

Responsabilidad

por endoso

$

7176.00

7. 30 de septiembre. Cierre de ejercicio. Contabilizar los intereses vencidos o devengados del

inciso anterior.

de 221

De conformidad con los principios de realización y periodo contable, registraremos los intereses

vencidos o devengados.

Calculemos los días de vencimiento:

Del 3 al 30 de septiembre hay 28 días.

Para calcular los intereses vencidos, los valores nominales de cada documento se

multiplicarán por la tasa de interés que aplicó el banco, por los días vencidos (de la

fecha de la operación del banco a la fecha de cierre), como en el ejemplo siguiente:

Valores

nominales

Tasa

De

interés

Días

vencidos

Días

Del año

Intereses

Vencidos

$ 2346.00 X 0.25 X 28 / 360 = $ 45.62

2392.00 X 0.25 X 28 / 360 = 26.51

2438.00 X 0.25 X 28 / 360 = 47.41

$ 7176.00 $ 139.54

8. Contabilizar los intereses vencidos o devengados del inciso núm. 1, por la venta de mercancías

efectuadas a la señora Petra Hernández Salazar.

Determinamos los días vencidos:

Del 1 (fecha de la operación) al 30 de septiembre (cierre de ejercicio) hay 30 días.

Una primera opción es plantear una regla de tres por los intereses vencidos.

$ 240.00 de intereses es a 180 días como $ X es a 30 días.

Despejamos X:

X = 240 X 30 / 180 = $ 40 X 3 documentos = $ 120.00

Una segunda opción es calcular los intereses vencidos por cada documento.

Importes Tasa

De

interés

Días

vencidos

Días

Del mes

Intereses

Vencidos

$

2000.00

X 0.2 X 30 / 30 = $ 40.00

X 0.2 X 30 / 30 = 40.00

de 221

2000.00

2000.00

X 0.2 X 30 / 30 = 40.40

$ 120.00

El asiento para contabilizar los intereses vencidos de la venta será:


8 30 de septiembre

Intereses

cobrados por

anticipado

$ 120.00

Intereses

vencidos

$ 120.00

Productos

financieros

$ 120.00

Intereses

Vencidos

$ 120.00

Importe de los

intereses

vencidos o

devengados por

la venta de

mercancías

efectuada a

Petra Hernández

9. 30 de septiembre. El Banco Nacional de México nos avisa haber cobrado la primera letra de

cambio.

de 221


9 30 de septiembre

Responsabilidad

por endoso

$ 2346.00

1/3 letra $ 2346.00

Documentos

endosados

$ 2346.00

1/3 letra $ 2346.00

El Banco

Nacional de

México nos avisa

haber cobrado la

primera letra de

cambio

10. 30 de octubre. El Banco Nacional de México nos avisa haber cobrado en efectivo la segunda

letra de cambio.


10 30 de octubre

Responsabilidad

por endoso

$ 2392.00

2/3 letra $ 2392.00

Documentos

endosados

$ 2392.00

2/3 letra $ 2392.00

El Banco

Nacional de

México nos avisa

haber cobrado la

segunda letra de

cambio

de 221

11. 30 de noviembre. El Banco Nacional de México nos devuelve la tercera letra de cambio, por

falta de pago; nos carga el 10 % de interés sobre el valor nominal; el importe total lo carga en

nuestra cuenta de cheques.


11 30 de noviembre

Documentos por

cobrar

$ 2438.00

3/3 letra $ 2438.00

Gastos

financieros

243.80

10 % de interés $ 243.80

Bancos $ 2681.80

Banamex $ 2681.80

El Banco

Nacional de

México nos

devuelve la

tercera letra de

cambio, por falta

de pago; nos

carga el 10 % de

interés sobre el

valor nominal

11-A. Para cancelar el endoso:


11-A 30 de noviembre

Responsabilidad

por endoso

$ 2438.00

de 221

3/3 letra $ 2438.00

Documentos

endosados

$ 2438.00

3/3 letra $ 2438.00

El Banco

Nacional de

México nos

devuelve la

tercera letra de

cambio, por falta

de pago se

cancela el endoso

11 Si el procedimiento hubiese sido “cruzado”, tendríamos que efectuar los asientos siguientes:

Concepto Parcia Debe Haber

11 30 de noviembre

Responsabilidad

por endoso

$ 2438.00

3/3 letra $ 2438.00

Gastos

financieros

243.80

10 % de interés 243.80

Bancos $ 2681.80

Banamex $ 2681.80

El Banco

Nacional de

México nos

devuelve la

tercera letra de

cambio, por falta

de 221

de pago; nos

carga el 10 % de

interés sobre el

valor nominal

11-A Para cancelar el endoso


11-A 30 e3 noviembre

Documentos por

cobrar

$ 2438.00

3/3 letra $ 2438.00

Documentos

endosados

$

2438.00

3/3 letra $ 2438.00

El Banco

Nacional de

México nos

devuelve la

tercera letra de

cambio, por falta

de pago se

cancela el endoso

Debemos seguir un criterio uniforme para registrar nuestras operaciones, por ejemplo: para el

endoso de documentos; podemos utilizar una cuenta de activo, usar el procedimiento de “pasivo

de contingencia”, o “cuentas de orden”, por el procedimiento directo o cruzado.

4 Estableciendo cuentas de orden

de 221

Introducción

Las cuentas de orden que se establecen depende de los movimientos que se tengan que hacer,

ya sea de juicios pendientes, en donde empleados de una empresa, entidad i institución

demandan, donde el fallo de la demanda puede ser a favor o en contra, la otra es de avales

otorgados, donde el aval garantiza el cumplimiento de un adeudo, en caso de que el deudor no lo

realice.

Las cuentas de orden que se establecen son:

1.- Avales otorgados (cuenta de orden deudora).

2.- Responsabilidad por avales otorgados (cuenta de orden acreedora).

Movimientos

Los movimientos que tienen las cuentas de orden anterior son:

Avales otorgadas

Se carga

Del importe del valor nominal

De los títulos de crédito por

Los cuales la entidad firmo como aval

Se abona

Del importe del valor nominal de los títulos

De crédito que se le informe han sido

Pagados por el suscriptor del título

Del importe del valor nominal de los

Títulos de crédito que se informe que no

fueron

Liquidados por el suscriptor del título

Saldo deudor, representa la responsabilidad contingente de la entidad por los títulos de crédito en

los cuales firmo como aval.

Ejemplo:

de 221

1. 1 de octubre. La Compañía Mercantil, S.A. compra mercancías a la Compañía Internacional,

S.A. en $ 30 000.00, firmamos cinco letras de cambio por cantidades iguales con 5% de interés

mensual, con vencimiento a uno, dos, tres, cuatro y cinco meses respectivamente. El proveedor

solicitó un aval para garantizar el crédito, el cual fue Aurelio Medina.

Calculamos los valores nominales:

Núm. Importes Intereses IVA Valores

Nominales

1/5 $ 6000.00 $ 300.00 $ 945.00 $ 7245.00

2/5 6000.00 600.00 990.00 7590.00

3/5 6000.00 900.00 1035.00 7935.00

4/5 6000.00 1200.00 1080.00 8280.00

5/5 6000.00 1500.00 1125.00 8625.00

Sumas $30000.00 $ 4500.00 $ 5176.00 $ 39675.00

1-B La Compañía Mercantil, S.A., registra la compra.


1-B 1 de octubre

Almacén $ 30 000.00

Compra

de mercancías

$ 30 000.00

Intereses

pagados por

anticipado

4 500.00

Intereses al 5 % $ 4 500.00

IVA acreditado no

pagado

5175.00

IVA 15 % $ 5175.00

Documentos por

pagar

$ 39

675.00

de 221

1/5 letra $ 7245.00

2/5 letra 7590.00

3/5 letra 7935.00

4/5 letra 8280.00

5/5 letra 8625.00

Nuestra compra a

la Compañía

Internacional. Le

firmamos 5 letras

de cambio con

5% de interés

mensual, con

vencimiento a

uno, dos, tres,

cuatro y cinco

meses

respectivamente

1-C. El aval registra en cuentas de orden “el aval otorgado”:


1-C 1 de octubre

Avales otorgados $ 39 675.00

Responsabilidad

por avales

Otorgados

$ 39 675.00

Aceptación como

aval de la

Compañía

Mercantil, S.A.

de 221

2. 1 noviembre. A la Compañía Internacional, S.A., le liquidamos el valor nominal de la primera

letra de cambio con el cheque núm. 300 a cargo de Bancomer y avisamos a Aurelio Medina del

pago efectuado.

2-A. La Compañía Mercantil, S.A. registra el pago primera letra de cambio.


2-A 1 de noviembre

Documentos por

pagar

$ 7245.00

1/5 letra $ 7245.00

IVA acreditable

por pagar

945.00

IVA 15% $ 945.00

Bancos $ 7245.00

Bancomer $ 7245.00

IVA acreditable

no pagado

945.00

IVA 15% $ 945.00

Pago de la

primera letra de

cambio, con el

cheque núm. 300

a favor de la

Compañía

Internacional,

S.A.

2-B. El aval contabiliza en cuentas de orden la disminución de la responsabilidad que tiene por el

pago de la letra.


de 221

2-B 1 de noviembre

Responsabilidad

por avales

otorgados

$ 7245.00

Avales otorgados $

7245.00

3. 1 de diciembre. Al vencimiento de la segunda letra de cambio no pagamos el valor nominal del

título de crédito. La Compañía Internacional, S.A., le informa al aval. Aurelio Medina, que la

Compañía Mercantil, S.A., no pago dicho título. El aval liquida el valor nominal de la letra de

cambio con el cheque núm. 315 a cargo de Bancomer.

3-A. El aval registra el pago.


3-A 1 de diciembre

Deudores $ 7590.00

Compañía

Mercantil, S:A

$ 7590.00

Bancos $ 7590.00

Bancomer $ 7590.00

Pago de la

segunda letra de

cambio con el

cheque núm. 315

a cargo de la

Compañía

Mercantil, S.A.

3-B. El aval registra la disminución de la responsabilidad que contrajo.


de 221

3-B 1 de diciembre

Responsabilidad

por avales

otorgados

$ 7590.00

Avales otorgados $

7590.00

3-C. El aval cobra a la Compañía Mercantil, S.A., el valor nominal de la segunda letra de cambio

con el cheque núm. 400, que se deposita en Bancomer.


3-C 1 de diciembre

Bancos $ 7590.00

Bancomer $ 7590.00

Deudores $ 7590.00

Compañía

Mercantil, S.A.

$ 7590.00

Cobro de la

segunda letra de

cambio, con el

cheque núm. 400,

a cargo de la

Compañía

Mercantil, S.A.

3-D. La Compañía Mercantil, S.A. registra el pago del valor nominal de la segunda letra de cambio

que hace al aval.


3-C 1 de diciembre

Documentos por

pagar

$ 7590.00

2/5 letra de $ 7590.00

de 221

cambio

IVA acreditable

pagado

990.00

IVA 15% $ 990.00

IVA acreditable

no pagado

990.00

IVA 15% $ 990.00

Bancos 7590.00

Bancomer $ 7590.00

Nuestro pago al

aval, Aurelio

Medina, con el

cheque núm. 400

a cargo de

Bancomer

JUICIOS PENDIENTES

Son aquellos casos en que los empleados y funcionarios de la entidad, o terceras personas;

clientes, proveedores, deudores o acreedores, demandan a la empresa ya sea en forma laboral,

mercantil o civil. En estos casos el fallo de la demanda es contingente, no se sabe si será a favor

o en contra de la entidad, pero debido a que desde el momento de la demanda existe la

contingencia, debemos registrarla en cuentas de orden.

CUENTAS DE ORDEN

Las cuentas de orden que se establecen son:

1.- Juicios pendientes (cuentas de orden deudora).

2.- Responsabilidad por juicios (cuenta de orden acreedora).

MOVIMIENTOS

Los movimientos que tienen las cuentas de orden son:

de 221 Juicios pendientes

Se carga

Del importe de las demandas

presentadas

en contra de la entidad

Se abona

Del importe de la sentencia favorable

o desfavorable, ya sea laboral, civil o

mercantil

Saldo deudor, representa el importe del pasivo contingente por las demandas presentadas en

contra de la entidad.

Ejemplo:

1. Los trabajadores Manuel Pérez y José Balderas demandan a la Compañía Mercantil, S.A., en

un juicio laboral por $ 300 000.00 y $ 200 000.00, respectivamente.


1 10 de mayo

Juicios

pendientes

$ 500 000.00

Responsabilidad

por juicios

pendientes

$ 500 000.00

Demanda laboral

por os señores,

Manuel Pérez por

$ 300 000.00 y

José Balderas

por $ 200 000.00

2. El juicio laboral del empleado Manuel Pérez es sentenciado a su favor, por $ 250 000.00.

2-A. Cancelamos el juicio laboral por $ 300 000.00.

de 221


2-A 15 de agosto

Responsabilidad

por juicios

pendientes

$ 300 000.00

Juicios

pendientes

$ 300 000.00

Registro de la

sentencia

desfavorable, por

la demanda

laboral

2-B. Registramos el pasivo real por la sentencia desfavorable.


2-B 15 de agosto

Otros gastos $ 250 000.00

Gastos por juicio

laboral

$ 250 000.00

Acreedores $ 250 000.00

Manuel Pérez $ 250 000.00

3. El juicio laboral del empleado José Balderas queda pendiente, en este caso no se hace ningún

asiento, ya que persiste la contingencia que puede ser favorable o en contra de la empresa.

4. La Compañía Mexicana, S.A. demanda a la Compañía Azteca, S.A., en un juicio civil por $ 900

000.00, más gastos del juicio por $ 100 000.00.


4 15 de agosto

de 221

Juicios

pendientes

$ 900 000.00

Litigio pendiente $ 900 000.00

Responsabilidad

por juicios

pendientes

$ 900

000.00

Demanda civil por

la Compañía

Mexicana, S.A.

5. El fallo del juicio civil es a favor de la Compañía Mexicana, S.A., por lo que se sentencia a

pagar la cantidad de $ 900 00.00, más $ 60 000.00 de gastos de juicio.

5-A. Cancelamos el juicio civil por $ 900 000.00.


5-A 10 de junio

Responsabilidad

por juicios

pendientes

$ 900 000.00

Juicios

pendientes

$ 900 000.00

Registro de la

sentencia

desfavorable por

la demanda civil

5-B. registramos el pasivo real por la sentencia desfavorable.


5-B 10 de junio

Otros gastos $ 960 000.00

de 221

Gastos por juicio

laboral

$ 960 000.00

Acreedores $ 960

000.00

Compañía

Mexicana, S.A.

6. La Compañía Internacional, S.A., demanda a la Compañía Asesores Unidos, S.A., en el juicio

mercantil por $ 450 000.00, por varios títulos de crédito.


6 20 de agosto

Juicios

pendientes

$ 450 000.00

Responsabilidad

por juicios

pendientes

$ 450 000.00

Demanda

mercantil por la

Compañía

Internacional,

S.A., por varios

títulos pendientes

7. El juicio mercantil es desfavorable a la Compañía Asesores Unidos, S.A. cancelamos en

cuentas de orden la demanda mercantil.


7 15 de septiembre

Responsabilidad

por juicios

$ 450 000.00

de 221

pendientes

Juicios

pendientes

$ 450 000.00

Registro de la

sentencia

favorable

SEGUROS CONTRATADOS

Otra forma de utilizar cuentas de orden es al registrar los seguros que se contratan por la entidad,

para proteger los activos con compañías aseguradoras, las cuales protegen los bienes de la

empresa por un tiempo determinado fijo, estableciendo en la póliza de seguros.

Primas de seguros y fianzas. Esta cuenta de activo registra los aumentos y disminuciones que

experimentan aquellos pagos efectuados por la empresa a las compañías de seguros y fianzas,

por las cuales adquiere el derecho de asegurar sus bienes contra siniestros como robo, incendio o

accidentes, etc. En cuentas de orden contabilizamos la suma asegurada durante la vigencia del

seguro.

Cuentas de orden. Las cuentas de orden que se establecen son:

1.- Seguros contratados y seguros contra accidentes.

2.- Reclamaciones en trámite y reclamaciones presentadas.

Movimientos. Los movimientos que tienen las cuentas de orden anteriores son:

Seguros contratados

Se carga

Se abona

de 221

Del importe de la suma asegurada Del importe de la cancelación de la suma

asegurada por vencimiento de la póliza de

seguros o al hacerse efectiva

Reclamaciones en trámite

Se carga

Del importe de las reclamaciones

presentadas a la compañía de seguros

Se abona

Del importe de las reclamaciones

Presentadas a la compañía aseguradora al

momento de recibir el pago correspondiente

Saldo deudor, representa el importe de las reclamaciones presentadas a las compañías

aseguradoras al momento de ocurrir el siniestro.

Ejemplos

1. Se cancela un contrato de seguros con la Compañía aseguradora América, S.A., para asegurar

el equipo de transporte contra robo e incendio, pagando por anticipado el valor de tres primas,

a razón de $ 5000.00 mensuales; para ello, se expide el cheque número 50 a cargo del Banco

de Comercio, por una suma asegurada de $ 600 000.00.

1-A. Se registra el pago de las tres primas de seguro.


1-A 2 de febrero

Primas de

seguros y

fianzas

$ 15 000.00

Tres primas

mensuales de $

$ 15 000.00

de 221

5000.00

IVA acreditable

pagado

2 250 .00

IVA 15% $ 2 250.00

Bancos $ 17 250.00

Bancomer $ 17 250.00

Pago de tres

primas

mensuales a

razón de $

5000.00 a la

Compañía de

Seguros

América, S.A.

1. B. Se contabiliza la suma asegurada por $ 600 000.00.


1-B 1 de marzo

Seguros contar

Tratados

$ 600 000.00

Seguros contra

accidentes

$ 600 000.00

2. El equipo de transporte sufre un siniestro, robo e incendio, es declarado como pérdida total, la

entidad efectúo la reclamación por $ 600 000.00.

2-A. Registramos la pérdida del equipo de transporte.


de 221

2-A I de octubre

Gastos de venta $ 600 000.00

Pérdida en

activo fijo

$ 600 000.00

Equipo de

transporte

$ 600 000.00

Pérdida en

activo fijo

$ 600 000.00

Importe de la

pérdida del

equipo de

transporte por

robo e incendio

2. B. Cancelamos las cuentas de orden, por la suma asegurada.


2.B 1 de octubre

Seguros contra

accidentes

$ 600 000.00

Seguros

contratados

$ 600 000.00

Por la baja del

equipo de

transporte

2-C. registramos el importe de la reclamación ante la aseguradora.


de 221

2-C I de octubre

Reclamaciones

en trámite

$ 600 000.00

Reclamaciones

presentadas

$ 600 000.00

Por el importe de

la reclamación a

la Compañía

Aseguradora

América, S.A.

3. La Compañía Aseguradora América, S.A., paga a la entidad el importe de la reclamación, con el

cheque núm. 600, el cual se deposita en Bancomer.

3-A. Se registra el cobro.


3-A 1 de octubre

Bancos $ 600 000.00

Bancomer $ 600 000.00

Otros productos $ 600 000.00

Utilidad $ 600 000.00

Registro del

cobro a la

Compañía

Aseguradora

América, S.A.

3-B. Cancelamos las cuentas de orden por la reclamación a la Compañía Aseguradora América,

S.A.


3-B 1 de octubre

de 221

Reclamaciones

presentadas

$ 600 000.00

Reclamaciones

en trámite

$ 600 000.00

Por la solución

favorable a la

reclamación

efectuada a la

Compañía

Aseguradora

América, S.A.

3-C. Registramos la cancelación de las primas de seguros por $ 15 000.00.


3-C 1 de octubre

Gastos de venta $ 15 000.00

Primas de

seguros vencidos

$ 15 000.00

Primas de

seguros y fianzas

$ 15 000.00

Primas de

seguros vencidas

$ 15 000.00

Importe de tres

primas

mensuales

devengadas por

haber ocurrido el

siniestro

de 221

4. Se celebra un contrato de seguros con la Compañía Aseguradora América, S.A., para asegurar

el equipo de reparto, pagando por anticipado una prima de $ 4000.00 mensuales, se expide el

cheque núm. 60 a cargo del Banco de Comercio por la suma asegurada de $ 200 000.00.

4-A. Se registra el pago de la prima de seguros.


4-A 2 de julio

Primas de

seguros y

fianzas

$ 4000.00

Prima mensual $ 4000.00

IVA acreditable

pagado

600.00

IVA 15% $ 600.00

Bancos $ 4500.00

Bancomer $ 4500.00

Pago de la

prima mensual

de seguros a la

Compañía

aseguradora

América, S.A.

4-B. Se contabiliza la suma asegurada.


4-B 2 de julio

Seguros

contratados

$ 200 000.00

Seguros contra $ 200 000.00

de 221

accidentes

Registro de la

suma asegurada

del equipo de

reparto

5. Al final del ejercicio vence la póliza del equipo de reparto sin que haya sufrido algún accidente.

5-A. Registramos las primas devengadas o vencidas.


5-A 31 de diciembre

Gastos de venta $ 4000.00

Primas de

seguros

vencidos

$ 4000.00

Primas de

seguros y

fianzas

$ 4000.00

Primas de

seguros

vencidos

$ 4000.00

Importe de las

primas

mensuales

devengadas

5-B. Cancelamos las cuentas de orden por la terminación de la póliza del equipo de reparto.


5-B 31 de diciembre

Seguros contra $ 200 000.00

de 221

accidente

Seguros

contratados

$ 200 000.00

Cancelación de

las cuentas de

orden por haber

terminado la

vigencia de la

póliza de seguros


Como hemos visto en este capítulo cuál es el procedimiento de los documentos descontados y

endosados, que tipo s de cuentas se emplean al emitir cualquier tipo de documento donde le

ceden los derechos del título y las responsabilidades que se adquieren al endosar cualquier tipo

de documento de cambio, ya sea letra de cambio o pagarés. Que tipos de procedimientos se

utilizan para el registro de las cuentas de orden, en qué casos tiene movimiento las cuentas de

orden por el procedimiento directo.

Realizaremos algunas preguntas para reforzar el conocimiento respecto a este tema.

1.- ¿Qué son los documentos descontados?

Son aquellos donde se les cobra una comisión o interés por cambiarlos.

2.- ¿Qué son los documentos endosados?

Son aquellos donde se le otorga los derechos de título a otra persona

3.- ¿Qué procedimientos se utilizan para registrar las cuentas de orden?

El movimiento directo o paralelo

El movimiento cruzado

4.- ¿Cuándo se lleva a cabo el movimiento directo o paralelo?

de 221

Cundo en un asiento tanto la cuenta deudora como la acreedora son de orden, sin intervenir

cuentas de balance o de resultados.

5.- ¿Cuándo se lleva a cabo el movimiento cruzado?

Cuando en un asiento intervienen, como deudora, una cuenta de balance o de resultados y, como

acreedora, una cuenta de ordeno viceversa.

6.- ¿En qué casos tienen movimiento las cuentas de orden por el procedimiento directo?

a) Al endosar un documento

b) Del valor nominal de los documentos de crédito endosados, que hayan sido pagados o que

sean devueltos por no haber sido cubiertos.

Contabilidad básica 2 Jesús García Hernández Editorial trillas capítulo 8

Bibliografía

Autor Jesús García Hernández

Título del libro Contabilidad básica 2

Editorial Trillas

Año 2010

de 221

Capítulo 4

Mercancía en comisión

Introducción

Con este nombre se designan todas aquellas operaciones en las cuales una persona, llamada

comisionista, recibe de otra, denominada comitente, mercancías, para venderlas por cuenta y

orden del primero, ajustándose a las instrucciones que al efecto haya recibido sobre las

condiciones de venta y de cobranza.

Por su intervención en la venta de estas mercancías, el comisionista cobra al comitente una cuota,

previamente estipulada, denominada comisión, la cual se calcula a razón de un porcentaje sobre

el monto de las ventas.


Dentro de los objetivos de aprendizaje, debemos tener muy claro la actividad que desarrolla cada

uno de los involucrados en esta actividad, tanto la persona que da las mercancías a comisión

como el que las recibe para su venta, en el aspecto legal se utilizan ciertas cuentas que donde

deben de registrarse para su registro dentro de la contabilidad.

El objetivo principal en este tipo de ventas, es que tanto el que entrega las mercancías para su

venta lleve una ganancia así como el que se encarga de distribuirlas a los consumidores, y las

responsabilidades de cada uno de estas personas involucradas, y esto facilita que ambos tengan

una ganancia de utilidad conforme a su actividad correspondiente.

Introducción

En este tema queda bien reglamentado todos los derechos y obligaciones de cada de los

participantes, tanto el comitente, como el comisionista y los beneficios que cada uno de ellos

obtiene dentro de la participación de las mercancías en comisión, así mismo las cuentas que se

deben de llevar en la participación de las mercancías en comisión.

3. Aspecto legal

de 221

El aspecto legal en este tema es fundamental dentro de las mercancías en comisión, porque

queda bien especifico y reglamentado las responsabilidades que cada uno de las personas que

conforman, tanto el comitente, como el comisionista, y los beneficios que cada uno de ellos tiene

dentro de su participación en la distribución de las mercancías antes mencionadas.

Las cuentas que se deben de registrar en esta actividad están reglamentadas dentro de la

contabilidad, tanto para el comitente, así como para el comisionista, donde cada uno de ellos

debe asentar sus movimientos correspondientes y, dejar las cuentas que se utilizan bien

establecidas.

La comisión mercantil de acuerdo con el código de comercio es el mandato o encargo aplicado a

actos concretos de comercio, denominándose comitente a la persona que otorga o confiere la

comisión, y comisionista a quien la desempeña.

El mandato o encargo no es necesario que conste en escritura pública; es suficiente que figure por

escrito en un documento otorgado por el comitente, o de palabra, siempre que este último

supuesto se confirme por escrito antes de que el negocio concluya.

El mandato o encargo se puede referir a varios actos concretos de comercio, entre los cuales

podemos la compra y venta por cuenta ajena, y es este último al que habremos de referirnos en el

desarrollo de este capítulo.

Las mercancías que recibe el comisionista para su venta no aumentan su activo, ya que no son de

su propiedad, pues el comitente únicamente le ha conferido la facultad de negociar con dichas

mercancías, pero no su propiedad.

El comisionista puede desempeñar el mandato o encargo tratando en su propio nombre o en el de

su comitente. Cuando contrate en nombre propio, tendrá acción y obligación directamente con las

personas con quienes contrate, sin estar obligado a declarar quién es el comitente; no así cuando

contrate expresamente en nombre del comitente.

Es libre el comisionista para aceptar o rechazar el encargo del comitente; si lo rehúsa, deberá dar

aviso inmediatamente de esto.

de 221

Si la mercancía ha sido remitida y el comisionista rehúsa el encargo, está obligado a hacer los

gastos que sean de indispensable necesidad, para conservarla en buen estado; por supuesto, el

importe de dichos gastos deberá ser pagado posteriormente al comisionista por el comitente.

En aquellos mandatos cuyo cumplimiento exige provisión de fondos, el comisionista no está

obligado a ejecutarlos mientras el comitente no se la haga en cantidad suficiente, y también podrá

suspenderlos cuando se haya terminado la provisión de fondos recibida.

El comisionista, en el desempeño de su encargo, se sujetará estrictamente a las instrucciones

recibidas del comitente, en ningún caso podrá proceder contra las disposiciones expresas de éste.

El comisionista no podrá, sin autorización del comitente, vender las mercancías a crédito o recibir

documentos por cobrar que garanticen su importe.

Por su actuación en la venta de mercancías, el comisionista cobra al comitente una cuota

denominada comisión, cuyo porcentaje, por lo regular, se calcula sobre el monto de las ventas.

Se acostumbra que, periódicamente (semanal, quincenal, mensualmente etcétera), o cuando el

comisionista concluya el mandato o encargo, le rinda al comitente una cuenta completa y

justificada del valor de las ventas, cobros efectuados, gastos, comisión cobranza e impuestos, y

por supuesto, reembolsarle el saldo a su favor.

Cuentas de orden. Considerando que, tanto las mercancías que recibe el comisionista, como el

importe de las ventas efectuadas al contado y los cobros recibidos de los clientes por ventas a

crédito no son valores de su propiedad, pues le pertenecen al comitente, no los puede considerar

dentro de sus cuentas de activo, sino registrarlos en cuentas de orden.

Las cuentas de orden que se establecen al grupo de valores ajenos, por tratarse de valores que

no son propiedad del comisionista.

Para registrar las mercancías que se reciben del comitente, así como las ventas y devoluciones de

las mismas, se establecen las cuentas de orden: Mercancías en comisión (c.o.d.) y Comitente,

cuenta de mercancías (c.o.a.).

Para registrar las entradas de salida de efectivo que originen las operaciones que ha efectuado el

comisionista, por cuenta del comitente, se abren las cuentas de orden: Caja del comitente (c.o.d.)

y Comitente cuenta de caja, cuentas de clientes (c.o.a.).

Mercancías en comisión, se carga, y Comitente, cuenta de mercancías, se abona:

de 221

1. Del precio de costo de las mercancías recibidas del comitente para su venta.

2. Del precio de costo de las mercancías devueltas por los clientes al comisionista.

Mercancías en comisión, se abona, y Comitente, cuenta de mercancías. Se carga:

1. Del precio de costo de las mercancías vendidas por el comisionista.

2. Del precio de costo de las mercancías devueltas por el comisionista al comitente.

Saldo. El saldo de ambas cuentas siempre debe ser numéricamente igual, pero de naturaleza

contraria, representa el precio de costo de las mercancías en poder del comisionista, que son

propiedad del comitente.

Caja del comitente, se carga, y Comitente, cuentas de caja, se abona:

1. De la provisión de fondos que recibe el comisionista del comitente.

2. Del dinero en efectivo que recibe el comisionista por las ventas al contado.

3. De los cobros que hace el comisionista sobre las ventas a crédito.

Caja del comitente, se abona, y Comitente, cuenta de caja, se carga:

1. De los gastos que pague el comisionista por cuenta del comitente.

2. De la cuota u comisión que el comisionista cobre al comitente.

3. De las remesas en efectivo que el comisionista haga al comitente.

Saldo. El saldo de estas cuentas siempre debe ser numéricamente igual, pero de naturaleza

contraria, representa el dinero efectivo en poder del comisionista, que es propiedad del comitente.

Clientes del comitente, se carga, y Comitente, cuenta de clientes, se abona:

1. Del importe de las ventas efectuadas a crédito por el comisionista.

Clientes del comitente, se abona, y Comitente, cuenta del cliente, se carga:

1. De los cobros efectuados por el comisionista sobre las ventas a crédito.

2. Del importe de las mercancías devueltas por los clientes al comisionista.

Saldo. El saldo de ambas cuentas en cualquier momento, debe ser numéricamente igual, pero de

naturaleza contraria, representa lo que aún deben los clientes, cuyo importe pertenece al

comitente.

de 221

Tratamiento fiscal del IVA en la comisión mercantil. La ley del IVA en su Art. 1. Fracc. II

considera que están obligados al pago del IVA las personas físicas y las morales que, territorio

nacional, presten servicios independientes.

La ley de IVA en su Art. 14 Fracc. IV, considera prestación de servicios independientes: el

mandato, la comisión, la mediación, la agencia, la representación, la correduría, la consignación

y la distribución.

Es importante señalar que en la comisión mercantil se realizan dos actividades que son

grabadas por la Ley del IVA, que son las siguientes.

1. La venta de los bienes dados en comisión.

2. La prestación del servicio que realiza el comisionista al comitente, de acuerdo al contrato de

comisión respectivo.

El tratamiento fiscal que se le dará a las actividades arriba descritas es el siguiente:

Art. 26 del RIVA, “El comisionista trasladará en su caso, el impuesto por cuenta del comitente,

aplicando el valor de los actos o actividades por los que se deba pagar el impuesto las tasas que

correspondan. El comitente considerará a su cargo el impuesto correspondiente a los actos o

actividades realizados por su comisionista, sin descontar el valor de la comisión ni los

reembolsos de gastos efectuados por cuenta del comitente y otros conceptos.

No obstante lo anterior, el mismo Art. 26, ya señalado, establece que, “El comisionista que opte

por efectuar los pagos provisionales del Impuesto Sobre la Renta mediante retención efectuada

en los términos de los artículos 80 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta y 136 de su

Reglamento.” (Los cuales establecen que, mediante el consentimiento del comitente, éste podrá

retener el Impuesto Sobre la Renta correspondiente a los ingresos por comisión del comisionista

como si fueran saldos y salarios, aplicando las tablas del impuesto, subsidio y crédito al salario

correspondiente a sueldos y salarios),”…deberá pagar El Impuesto al valor Agregado mediante

retención que le efectúe su comitente.”

En este caso, el comisionista queda liberado, por las comisiones que reciba, de presentar

declaraciones y de llevar libros y registros, no pudiendo hacer acredita miento alguno; el

comitente considerará el impuesto retenido como impuesto a él traslado y lo acreditará en su

caso.

de 221

Puede observarse entonces que existen dos tratamientos, establecidos por la ley, en la

aplicación del IVA causado por la comisión mercantil, y un tratamiento por las ventas de los

bienes dados en comisión.

En la resolución de los ejercicios subsecuentes, se ha presumido que entre el comisionista y el

comitente se ha estipulado que el IVA será cobrado por el comisionista y reintegrado al

comitente para que éste sea el que entere el impuesto a pagar.

Introducción

El aspecto contable en cualquier actividad de una empresa, siempre es fundamental, ya que todo

debe quedar registrado dentro de la contabilidad dentro de la empresa, el contrato que se celebra

para las mercancías en comisión debe estipularse correctamente para utilizar las cuentas

correspondientes y registrarlas en la contabilidad de la empresa.


Uno de los objetivos principales, es tener bien claro cuál es la responsabilidad del comitente al

celebrarse un contrato para la venta de mercancías a comisión.

Al celebrarse un contrato de comisión, la compañía ésta obligada a cumplir con todos los

requisitos que se establecen en el contrato, el comitente tiene que remitir las mercancías con

todos los gastos pagados, y el comisionista tiene que apegarse a lo que se establece en el

contrato para que desempeñe su comisión.

4. Aspecto contable

Celebramos un contrato de comisión con la Compañía Mercantil, S.A., teniendo ésta el carácter de

comitente y nosotros, el de comisionistas. Los puntos principales de dicho contrato se condensan

a continuación.

a) El comitente nos remitirá las mercancías con gastos pagados hasta la estación del ferrocarril.

de 221

b) El comitente nos remitirá oportunamente, por medio de giro bancario, una provisión de fondos

suficientes para pagar los gastos necesarios para transportar las mercancías desde la estación del

ferrocarril hasta nuestros almacenes o bodegas, y dichos gastos serán por cuenta suya.

c) Debemos vender las mercancías con un cargo del 50% sobre el precio de costo declarado por

el comitente.

d) Estamos autorizados para vender las mercancías a crédito.

e) Tenemos derecho a percibir una cuota o comisión del 15% sobre el monto de las ventas

efectuadas al contado riguroso y 10% sobre las ventas a crédito.

f) Estamos obligados a reembolsar al comitente, a fin de cada mes, mediante giro bancario, los

importes de ventas y cobros, descontando los gastos hechos por su cuenta y la comisión a

nuestro favor.


En el aspecto legal, como en el contable para la venta de las mercancías en comisión, queda muy

claro cuál es la actividad que desempeña cada uno de los involucrados en el contrato, tanto el

comitente que debe de cumplir con todo lo establecido, así como el comisionista que debe de

apegarse a las cláusula que el contrato establece para su comisión. Así mismo las obligaciones

que el comitente tiene que cubrir en lo relacionado a los gastos para procedimiento de las

mercancías en comisión.

1. ¿Qué son las mercancías en comisión?

Son aquellas que son entregadas para su venta, en donde la persona que las recibe para su

venta, tiene el derecho de cobrar una comisión.

2. ¿Qué nombre recibe la persona encargada de entregar las mercancías en comisión,

para su venta?

Se llama Comitente

3. ¿Qué nombre recibe la persona encargada de recibir para su venta las mercancías en

comisión?

Se llama Comisionista

de 221

4.- ¿Las mercancías que recibe el comisionista se ven afectadas en su activo?

No ya que no son de su propiedad, únicamente se le confiere la facultad de negociar con dichas

mercancías.

5.- ¿El mandato o encargo, es necesario que se estipule con escritura pública?

Es suficiente que se realice por escrito, en un documento otorgado por el comitente, o de palabra

siempre y cuando que en este supuesto se confirme por escrito antes de que concluya el negocio.

Autor Elías Lara Flores capítulo 3, Marcos Sastrías Fraudenberg capítulo 10

Bibliografía

Autor Elías Lara Flores capítulo 3, Marcos Sastrías Fraudenberg capítulo 10

Título del libro Segundo curso de contabilidad, Contabilidad dos

Editorial Trillas, Esfinge

Edición 11 y 26

Año 2003 reimp 2006, 2008

de 221

Capítulo 5


Introducción

Uno de los procedimientos más comunes que utilizan los comerciantes para desarrollar sus

ventas, es remitir a otros comerciantes radicados en plazas distintas o en otros lugares

mercancías para que las vendan, con el propósito de aprovechar las condiciones más favorables

que pueden ofrecer otros mercados y colocarlas con más facilidad, menores gastos y, en

consecuencia con un margen mayor de utilidad.

El envío de estas mercancías a terceras personas radicadas en otras plazas plantea el problema

que veremos en este capítulo con el nombre de mercancías en consignación-

4. Introducción

Mercancías en consignación son aquellos artículos que una persona, llamada remitente,

consignador o comitente, envía a otro comerciante, radicado en otra plaza distinta, denominado

destinatario, consignatario comisionista, para que realice dichas mercancías a nombre y por

cuenta del primero y de acuerdo con las instrucciones que previamente hubiera dado el comitente

al comisionista.

Desde el punto de vista contable, es evidente la necesidad de registrar este tipo de operaciones

por separado, de las realizadas en forma directa por el comitente con sus clientes, para saber si la

venta de mercancías en consignación le produce al comitente utilidad o pérdida,

independientemente de los resultados obtenidos en las operaciones directamente efectuadas por

él.


Las mercancías en consignación como ya vimos, son artículos enviados por una persona llamada

comitente, consignador o remitente, a otra llamada destinatario, consignatario o comisionista, para

que las distribuya de acuerdo a las condiciones que previamente el comitente le dio al

comisionista.

de 221

Los puntos más importantes que debemos tener en claro son los siguientes:

Identificar que son las mercancías en consignación

Saber qué métodos se pueden utilizar para el registro en la contabilidad de estas

operaciones-

Y que tipos de cuentas se utilizan en los dos diferentes métodos

Introducción

El procedimiento global consiste en registrar en una cuenta llamada Mercancías en comisión, todo

tipo de operación que ésta relacionada, con el envío, administración y venta de las mercancías

consignadas a los comisionistas. Esta cuenta esta muy parecida a la cuenta de Mercancías

generales, ya que su saldo representa el inventario final de mercancías en consignación.

5. Procedimiento global

Para registrar esta clase de operaciones en la contabilidad del comitente, se pueden seguir dos

métodos distintos, que corresponden a los nombres ya conocidos para la contabilización de las

operaciones de compra y venta de mercancías, cuando éstas se efectúan directamente por el

dueño de las mismas.

Los métodos de referencia son:

Método analítico pormenorizado

Método de inventarios perpetuos o constantes.

Introducción

En el procedimiento analítico solo se establecen tres cuentas en la contabilidad del comitente,

donde se registra el precio de costo de las mercancías que el comitente remite a su comisionista,

así mismo se registra el precio que las mercancías iníciales, que el comitente envía al

comisionista para su venta, de igual forma se deben registrar todos los movimientos que efectúa el

comitente como el comisionista.

6. Procedimiento analítico

de 221

Este método se basa en el establecimiento de tres cuentas que registran, en la contabilidad del

comitente, las diferentes operaciones que implica la remesa de mercancías en consignación, la

venta de las mismas y los gastos a que dichas operaciones dan lugar, tanto los efectuados por el

comitente como los pagados por el comisionista por cuenta de aquel.

Las cuentas de referencia son:

Mercancías remitidas en Consignación.

Venta de Mercancías en Consignación

Gasto de Ventas de Mercancías en Consignación.

Mercancías remitidas en Consignación. Esta cuenta tiene como propósito registrar el precio de

costo de las mercancías que el comitente remite a su comisionista y, al final del ejercicio, o en las

fechas en que el comisionista rinda su liquidación al comitente, acreditarle el costo de la

mercancía vendida, para que su saldo deudor indique el Inventario de Mercancías en

Consignación en poder del comisionista.

Para efecto de Balance, el saldo de esta cuenta se presenta en el grupo del Activo Circulante.

Venta de Mercancías en Consignación. El movimiento de esta cuenta es muy semejante al de la

ya conocida con el nombre de Costos y Ventas, dentro de un sistema de Inventarios perpetuos o

constantes. En consecuencia, la cuenta que estamos explicando se acreditará del precio de venta

de las mercancías realizadas por el comisionista por cuenta de su comitente, y se cargará del

costo de dichas mercancías, dándole un carácter de Cuenta de Resultados, cuyo saldo podrá ser

deudor o acreedor y representará la pérdida o la utilidad, respectivamente-

Esta cuenta como todas las de resultados, se liquidará en la contabilidad del comitente por la

Pérdida y Ganancias.

Gastos de Venta de Mercancías en Consignación. Al igual que la cuenta que lleva el nombre de

Gastos de Venta, deberá registrar todos los gastos efectuados, tanto por el comitente como por el

comisionista, que tengan relación directa en la venta de las mercancías en consignación.

En consecuencia, los gastos de transporte que el comitente liquide para remitir las mercancías al

comisionista, los de almacenaje, seguros, propaganda y cualquiera otro que el comisionista liquide

por cuenta del comitente, serán objeto de un cargo a esta cuenta.

de 221

Su saldo deberá deudor y representará, como su nombre indica, el importe total de los gastos de

venta relacionados directamente con las mercancías en consignación-

Introducción

En este procedimiento hay que registrar las operaciones que originan las mercancías en

consignación, de tal forma que se conozca el importe del inventario final de las mercancías en

poder del comisionista, y además la utilidad o pérdida obtenida en la venta de mercancías en

consignación por parte del comisionista.

4. Procedimiento de inventarios perpetuos.

Este último método consiste en establecer dos cuentas, por medio de las cuales se registran todas

las operaciones que tanto el comitente como el comisionista puedan efectuar con las mercancías

en consignación.

La primera de dichas cuentas se denomina Mercancías en Consignación y tiene el carácter de una

cuenta de Activo, ya que se le asigna un movimiento semejante al de la cuenta de Almacén.

Tiene como propósito dar a conocer, en cualquier momento, la existencia de las mercancías en

poder del comisionista, sin que haya necesidad de hacer un inventario físico de las mismas.

El movimiento de la cuenta de Mercancías en Consignación, cuando se emplea el método que

estamos explicando, es el siguiente:

Se carga:

Del precio de costo de las mercancías remitidas por el comitente al comisionista-

Se acredita:

Del precio de costo de las mercancías vendidas por el comisionista.

Del precio de costo de las mercancías que el comisionista devuelve al comitente.

de 221

El saldo será deudor y representará el valor de las mercancías en poder del comisionista,

consideradas a precio de costo. En el Balance General se presenta en el grupo del Activo

Circulante.

La segunda cuenta que se emplea en este método lleva el nombre de Costos y Ventas de

Mercancías en Consignación. Por su naturaleza, debe considerarse como una Cuenta de

Resultados que tiene como finalidad mostrar, en cualquier momento, la utilidad o pérdida realizada

en la venta de estas mercancías.

Su movimiento es el siguiente:

Se carga:

Del precio de costo de las mercancías vendidas.

Del importe de los gastos efectuados, ya sea por el comitente o por el comisionista, que tengan

relación directa con la venta de estas mercancías.

Se acredita:

Del precio de venta de las mercancías realizadas por el comisionista.

Su saldo podrá ser deudor o acreedor. Si es deudor representará la pérdida neta; y si es acreedor,

indicará la utilidad neta realizada en la venta de mercancías en consignación.

Como toda Cuenta de Resultados, el saldo que arroje, ya sea deudor o acreedor, se traspasará

finalmente a la cuenta de Pérdidas y Ganancias.

Introducción

En este procedimiento se deben de manejar diferentes cuentas, unas donde se registren todos los

movimientos tanto el del comitente como el del comisionista, en el cual se debe de registrar los

precios alzados como el porcentaje que debe de registrarse por la comisión que lleva el

comisionista y la diferencia que haya entre ambos movimientos.

5. Estableciendo una cuenta complementaria de activo

de 221

Este método consiste en manejar las cuentas de Mercancías generales, Inventario de mercancías

y Almacén, según el procedimiento que se emplee, a precio real; la de Mercancías en

consignación a precio alzado; y la diferencia entre ambos precios, registrarla en una cuenta

complementaria de activo que podría llamarse Diferencia por precio alzado.

La cuenta de Mercancías en consignación se carga y se abona de los mismos conceptos antes

vistos en cada procedimiento, pero ahora a precio alzado.

La cuenta de Diferencia por precio alzado tiene movimientos invariablemente contrario al de

Mercancías en consignación, por la diferencia entre el costo real y el precio alzado.

En el Balance general, la cuenta de Diferencia por precio alzado se presenta como cuenta

complementaria de activo, deduciendo su saldo acreedor de la cuenta de Mercancías en

consignación.

Introducción

En este procedimiento se registran el costo real de las remesas de mercancías, las ventas

efectuadas y las devoluciones realizadas por el comisionista, así mismo como en los

procedimientos anteriores, el costo real se registra en cuentas de balance y resultado y el precio

alzado en cuentas de orden.


Cuando el método establecido para el registro de las operaciones de mercancías en consignación

no es el de Inventarios Perpetuos, y concurra la circunstancia de que el comitente remita a su

comisionista las mercancías a precio alzado, en lugar de establecer la cuenta de Estimación para

Consignaciones se puede seguir el procedimiento de usar cuentas de orden para registrar las

mercancías a precio alzado o convencional y, por lo que se refiere al precio de costo real,

registrarlas conforme a los principios ya señalados al tratar, el método analítico para las

mercancías en consignación.

Las cuentas de orden que se usarán en este caso, bien podrían llevar los siguientes nombres:

Mercancías consignadas (cuenta de orden deudora)

Consignación de Mercancías (cuenta de orden acreedora)

de 221

Las cuentas de orden mencionadas se usarían en el momento en que el comitente remite las

mercancías al comisionista, cargando a la primera y acreditando a la segunda por el valor

convencional que se hubiere asignado.

Además de este asiento, también se registraría el envío de las mercancías a su costo real, para lo

cual se tendría que anotar cualquiera de los asientos que a continuación se indican:

Si se sigue el método analítico:

Mercancías remitidas en Consignación a Inventario de Mercancías.

Cuando se reciba aviso del comisionista de que ha vendido cierta parte de mercancías, habrá

necesidad de ajustar las cuentas de orden al precio convencional y en proporción al número de

artículos vendidos, corriendo al efecto un asiento de:

Consignación de Mercancías a Mercancías en Consignación.

Al final del ejercicio, el saldo que arrojen estas cuentas de orden tendrá que ser igual al inventario

de mercancías en poder del comisionista, pero valuado al precio convencional, y no al costo real,

dato que figuraría en las cuentas a las que ya se ha hecho referencia al tratar el Método analítico

ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

Que las mercancías en consignación, son aquellas que se distribuyen a diferentes comerciantes,

con la finalidad de venderlas teniendo un mayor margen de utilidad.

Que las mercancías en consignación son entregadas a domicilio y eso reduce tiempo y gastos de

compra. Como ya se vio es necesario registrar por separado este tipo de movimientos para que el

comitente se pueda dar cuenta si las mercancías que remitió al consignatario le produjeron

pérdidas o ganancias.

En seguida realizaremos unas preguntas para que quede más definido el procedimiento de las

mercancías en consignación.

1.- ¿Qué son las mercancías en consignación?

Son aquellos artículos que una persona llamada comitente envía a otro comerciante, radicado en

otra plaza distinta, denominado destinatario, o comisionista, para que realice su venta por cuenta

del primero con las instrucciones estipuladas por el comitente.

2.- ¿Qué métodos se deben de llevar a cabo para el registro en la contabilidad del

comitente?

a) Método analítico o pormenorizado.

b) Método de inventarios perpetuos o constantes.

de 221

3.- ¿Cuáles son las cuentas que se establecen en el método analítico?

a) Mercancías remitidas en Consignación.

b) Venta de Mercancías en Consignación.

c) Gasto de Ventas de Mercancías en Consignación.

4.- ¿Cuál es el propósito de las Mercancías remitidas en Consignación?

Registrar el precio de costo de las mercancías, que el comitente remite al comisionista para que al

final del ejercicio se vea el inventario de las mercancías en poder del comisionista.

5.- ¿En qué consiste el método de inventarios perpetuos o constantes?

En establecer dos cuentas por medio de las cuales se registren todas las operaciones que tanto el

comitente como el comisionista puedan efectuar con las mercancías en consignación.

6.- ¿Cuáles son las cuentas que se utilizan en el método de inventarios perpetuos o

constantes?

a) Mercancías en Consignación.

b) Costos y Ventas de Mercancías en Consignación.

Contabilidad dos Marcos Sastrías Fraudenberg capítulo 9

Bibliografía

Autor Marcos Sastrías Fraundenberg

Título del libro Contabilidad dos

Editorial Esfinge

Edición 26

Año 2008

de 221

Capítulo 6

Cuentas en monedas extranjeras

Introducción

Los comerciantes industriales, agricultores, etc., por lo regular o esporádicamente necesitan

mercancías, materia prima, maquinaria, herramienta e implementos que, varios motivos, no

siempre les es posible adquirir en el mismo país en donde radican, sino en mercados extranjeros.

Importaciones. Con este nombre se conocen en el mercado internacional, las compras

efectuadas en países del extranjero.

Las importaciones que hacen los comerciantes se pueden pagar al contado riguroso o a crédito.

Importaciones al contado riguroso. Las importaciones al contado riguroso no presentan,

contablemente, ningún problema especial, pues basta con adquirir la cantidad necesaria en divisa

extranjera, pagar su equivalente en moneda nacional y remitir la primera al proveedor, con lo cual

queda concluida la operación.

Importaciones a crédito. El problema, contablemente, se presenta en las importaciones a

crédito, debido a que, entre la fecha de recepción de las mercancías y la fecha en que se paga su

importe-época futura-, el tipo de cambio de la moneda extranjera pudo haber variado, por lo que,

al adquirirla para liquidar la operación, habrá de hacerse una erogación mayor o menor que el

precio al que fue adquirida la mercancía; de ahí que la diferencia resultante redunde en utilidad o

pérdida financiera, según favorezca o perjudique al importador.

Por otra parte, si al terminar el ejercicio existen compras a crédito aún no liquidadas, su importe en

moneda extranjera deberá convertirse en moneda nacional, tomando como base, no el tipo de

cambio al que se haya concertado la operación, sino al tipo del día del balance, y considerando la

diferencia que resulte, como producto o gasto financiero, según beneficie o perjudique al

importador. Posteriormente, se verá que las utilidades por cambios que se tengan, al liquidar las

importaciones a crédito al practicar balance, es preferible abonarlas a la cuenta de Reserva para

fluctuaciones de cambios, en lugar de hacerlo a la de Gastos y productos financieros.

de 221

Por lo expuesto antes, se puede apreciar que las compras en moneda extranjera requieren de un

tratamiento especial, por medio del cual se puede conocer, tanto el importe del pasivo en moneda

extranjera y su equivalente en moneda nacional, como el de las utilidades o pérdidas por variación

o fluctuación en los tipos de cambio.

Las compras efectuadas en el extranjero deben registrarse en moneda nacional, según marca el

Código de Comercio en su art. 37, así como la LISR en su art. 58 fracción. I Además, es necesario

llevar un auxiliar que liquide el monto adeudado en moneda extranjera y el equivalente en moneda

nacional.

Procedimiento de registro. Existen varios procedimientos para registrar las operaciones

relacionadas directamente con las compras efectuadas en mercados del extranjero y son los

principales.

Tipo variable

Tipo fijo

Tipo de remesa previa de fondos

Tipo de compra

La importación de mercancías, por ser la operación más común y frecuente en empresas

comerciales, se ha juzgado conveniente tomarla como base para explicar el desarrollo de los

procedimientos antes enunciados; a continuación se indica en qué consiste cada uno de ellos y

los casos en que es conveniente implantarlos.

Introducción

Aquí se registran los movimientos en moneda extranjera, al tipo de cambio en que se hayan

efectuado. Este procedimiento es conveniente establecerlo cuando el tipo de cambio en la

moneda sufre frecuentes variaciones, es decir cuando la moneda extranjera, no guarda con la

moneda nacional cierta estabilidad, aquí se debe de registrar la cuneta de proveedores

extranjeros, donde se deben de registrar los movimientos, tanto en moneda extranjera como en

moneda nacional.

Tipo variable

de 221

Este procedimiento consiste en registrar las operaciones en moneda extranjera compras, gastos

de compra, devoluciones sobre compras, remesas de dinero, etc., al tipo de cambio del día en que

se hayan efectuado dichas operaciones.

El procedimiento de tipo variable es conveniente implantarlo cuando el tipo de cambio de la

moneda con la que se opera sufre frecuentes variaciones o fluctuaciones; es decir, cuando la

moneda extranjera no guarda, en relación con la moneda nacional, cierta estabilidad.

Las operaciones efectuadas con proveedores del extranjero no se deben registrar en la misma

cuenta en donde se anota las transacciones celebradas con proveedores nacionales, sino en una

cuenta colectiva determinada “Proveedores extranjeros”, cuyo movimiento es preciso que se

lleve, tanto en moneda extranjera, como en nacional.

Para conocer simultáneamente el saldo en moneda extranjera y en moneda nacional, es

necesario que tanto la cuenta colectiva Proveedores extranjeros, como las subcuentas que formen

su mayor auxiliar, contengan dos columnas de valores, una para los importes en moneda

extranjera y, la otra, para el equivalente en moneda nacional.

En el procedimiento de tipo variable, durante el ejercicio, no se presenta ningún desajuste, debido

a que todas las operaciones en moneda extranjera se registren al mismo tipo de cambio del día en

que se efectúan, sólo al terminar el ejercicio, antes de la presentación del Balance general, es

necesario hacer un ajuste para valuar al tipo del día el monto del pasivo y, a la vez, determinar la

utilidad o pérdida por la variación o fluctuación en los tipos de cambio.

Tasas del Impuesto al Valor Agregado. A finales de 1994, el peso mexicano sufrió una

devaluación con respecto al dólar que originó una de las crisis económicas, políticas y sociales

más graves en la historia contemporánea de nuestro país. Lo anterior obligó al Gobierno Mexicano

a que a partir del 1º. de abril de 1995, la Tasa General del Impuesto al Valor Agregado, se

incrementó del 10% al 15%. No obstante lo anterior, y con el objeto de no afectar la competencia

comercial en la denominada región fronteriza, se estableció, bajo ciertas condiciones, establecer

en dicha región una tasa del 10%.

de 221

Las importaciones también pagarán tasa especial, siempre que los bienes o servicios sean

enajenados o utilizados en las mencionadas franjas o zonas.

Introducción

Este procedimiento es conveniente implantar cuando la moneda extranjera guarda cierta

estabilidad con la moneda nacional, el tipo fijo que se estable para realizar los cargos y los abonos

a la cuenta de Proveedores extranjeros, por las compras, remesas de dinero o devoluciones sobre

compras, debe realizarse en cantidades cerradas, con el objeto del cálculo de las equivalencias,

con la finalidad de que la cuenta de Proveedores extranjeros coincida con el pasivo real.

Tipo fijo

El procedimiento de tipo fijo tiene tres variantes, que son:

Tipo fijo con cuenta complementaria de resultados.

Tipo fijo con cuenta complementaria de balance.

Tipo fijo con cuenta complementaria de balance 1 X 1.

El procedimiento de tipo fijo, en todas sus variantes, consiste en abonar o cargar la cuenta de

Proveedores extranjeros a un tipo fijo arbitrario, previamente establecido, y en registrar la

diferencia entre los tipos fijo y real en una cuenta complementaria.

El procedimiento de tipo fijo es conveniente implantarlo cuando las variaciones o fluctuaciones no

sean fuertes o bruscas ni frecuentes, o sea cuando la moneda extranjera guarde con relación a

la moneda nacional cierta estabilidad.

El tipo fijo que se establece, para hacer los abonos y cargos a la cuenta de Proveedores

extranjeros, por las compras, remesas de dinero, devoluciones sobre compras, etc., debe ser

una cantidad cerrada, con el fin de que el saldo de la cuenta de Proveedores extranjeros

coincida, en gran parte, con el pasivo real.

En el procedimiento de tipo fijo, la cuenta y las subcuentas de proveedores extranjeros

únicamente deben contener columnas para movimiento y saldo en moneda nacional, no así para

movimientos y saldo en moneda extranjera, ya que, para determinar este último, basta dividir el

saldo en moneda nacional entre el tipo fijo establecido.

de 221

Saldo en moneda nacional / tipo fijo = Saldo en moneda extranjera

Por consecuencia de lo expuesto anteriormente, el procedimiento fijo tiene la ventaja, con

respecto al tipo variable, de que la cuenta y las subcuentas únicamente se llevan en moneda

nacional, lo cual representa, indudablemente, un gran ahorro de tiempo y trabajo.

El procedimiento de tipo fijo tiene el inconveniente de que, en cada operación de compra, remesa

de dinero, etc., hay que determinar la diferencia entre los tipos de cambio fijo y real, operación

que no se efectúa en el procedimiento de tipo variable, ya que en él las operaciones se registran

al tipo real, o sea al tipo del día en que se hacen.

Como ya se indicó en un principio, la diferencia entre los tipos de cambio fijo y real se debe

registrar en una cuenta complementaria de resultados, o en una cuenta complementaria de

balance, según el procedimiento que se siga.

Introducción

En este procedimiento se debe abonar y cargar la cuenta de Proveedores extranjeros, al tipo fijo

que se establecido y la diferencia entre el tipo real y este en una cuenta complementaria de

cambios, es importante que al término del ejercicio se ajusten la cuenta de proveedores

extranjeros como la de complementaria de cambios.

Tipo fijo en cuenta complementaria de resultados

Este procedimiento consiste en abonar o cargar a la cuenta de Proveedores extranjeros, al tipo

fijo establecido, y registrar la diferencia entre éste y el tipo real en una cuenta complementaria de

resultados, denominada Diferencia en cambios o simplemente cambios.

Por supuesto, al terminar el ejercicio, es necesario ajustar, tanto la cuenta de Proveedores

extranjeros como la de cambios; la de Proveedores extranjeros, para que su saldo sea

equivalente al pasivo real, la de Cambios, para que su saldo arroje la utilidad o pérdida por

fluctuación en los tipos de cambio.

Introducción

de 221

En este procedimiento se debe abonar o cargar la cuenta de proveedores extranjeros al tipo fijo

en que se estableció, y la diferencia entre el tipo real y el tipo fijo en una cuenta complementaria

de balance, determinada complementaria de Proveedores extranjeros,

Tipo fijo con cuenta complementaria de balance

Este procedimiento consiste en abonar o cargar la cuenta de Proveedores extranjeros al tipo fijo

establecido, y la diferencia entre éste y el tipo real registrarla en una cuenta complementaria de

balance denominada Complementaria de proveedores extranjeros.

La diferencia entre el pasivo en libros y el pasivo real, representa la utilidad o pérdida en

cambios; es utilidad, cuando el pasivo en libros es mayor que el pasivo real; en caso contrario.

La utilidad por cambios se debe abonar a la cuenta de Reserva para fluctuaciones de cambios y

cargar en la Complementaria de proveedores extranjeros.

La pérdida por cambios la debe absorber la cuenta de Reserva para fluctuaciones de cambios;

en caso de que ésta no exista, se debe cargar a la de Gastos y productos financieros y abonar a

la de Complementaria de proveedores extranjeros.

Una vez ajustada la cuenta Complementaria de proveedores extranjeros, su saldo, si es

acreedor, debe aparecer en el Balance general, aumentando el saldo de la cuenta de

Proveedores extranjeros y si es deudor, disminuyéndolo; en ambos casos, el resultado debe

coincidir exactamente con el pasivo real.

La ventaja que tiene este procedimiento, con respecto al de tipo fijo con cuenta complementaria

de resultados, es que al iniciarse el nuevo ejercicio, no es necesario revertir el asiento de ajuste.

Procedimiento para determinar la utilidad o pérdida por cambios

Saldo en moneda nacional (saldo de la cuenta de Proveedores extranjeros) $ 65 000.00

Saldo en monea extranjera (saldo en moneda nacional $ 65 000.00 / el tipo fijo de $ 13.00Dls 5

000.00

Pasivo en libro (saldo de la cuenta de Proveedores extranjeros $ 65 000.00 – saldo deudor de la

cuenta Complementaria de proveedores extranjeros $ 3 000.00 $ 62 000.00

de 221

Pasivo real (saldo en moneda extranjera dólares $ 5 000.00 X el tipo de cambio del día en que se

efectúa el balance general $ 12.60) $ 63 000.00

Pérdida por cambios (pasivo real $ 63 000.00 – pasivo en libros $ 62 000.00 $ 1 000.00

Introducción

Aquí es importante abonar o cargar la cuenta de Proveedores extranjeros a la cuenta de 1 x 1,

registrando la diferencia entre el tipo real y ésta a la cuenta Complementaria de Proveedores

extranjeros, en este procedimiento se estima que la equivalencia de la moneda nacional respecto

a la moneda extranjera es al 1 x 1, o sea que el valor de la moneda nacional es igual al de la

moneda extranjera.

Tipo con cuenta complementaria de balance 1 X 1

Este procedimiento consiste en abonar o cargar la cuenta de Proveedores extranjeros a la

equivalencia de 1 X 1, registrando la diferencia entre ésta y el tipo real en la cuenta

Complementaria de proveedores extranjeros.

En este procedimiento, se supone que la equivalencia de la moneda nacional con respecto a la

extranjera es a la par, es decir, que la unidad monetaria de nuestro país equivale a un dólar, a una

libra, a una peseta, etc., aunque el tipo de cambio de la moneda extranjera de que se trate, sea

mayor o menor que el de la nuestra. Por ejemplo, si se importan mercancías por Dls. 1 000.00, al

tipo de $ 12.50 X 1, exenta de IVA, la operación se registra así:

Mercancías en tránsito $ 12 500.00

Dls. 1 000.00 X $ 12.50 de tipo de cambio real

Proveedores extranjeros $ 1 000.00

Dls. 1 000.00 al tipo de cambio fijo de 1 X 1

Complementaria de proveedores extranjeros 11 500.00

Diferencia entre los tipos de cambio fijo y real.

El tipo fijo con cuenta complementaria de balance al 1 X 1 tiene la ventaja de que, para determinar

el pasivo en moneda extranjera, no es necesario hacer ninguna operación aritmética debido a que

de 221

dicho pasivo aparece como saldo en la cuenta de Proveedores extranjeros; por tanto, basta con

sólo ver el saldo de esta cuenta, para conocer el pasivo en moneda extranjera.

Al terminar el ejercicio, para determinar el pasivo en libros y la utilidad o pérdida por cambios, se

sigue el mismo procedimiento que la variante anterior.

Procedimiento para determinar la utilidad o pérdida por cambios

Saldo en moneda extranjera (saldo de la cuenta de Proveedores extranjeros) $ 5 000.00

Pasivo en libros (saldo de la cuenta de Proveedores extranjeros $ 57 000.00) $ 62 000.00

Pasivo real (saldo en moneda extranjera Dls. 5 000.00 X el tipo de cambio vigente el día del

balance $ 12.60) $ 63

000.00

Pérdida por cambios (pasivo real $ 63 000.00 – pasivo en libros $ 62 000.00) $ 1 000.00

Introducción

El tipo de remesa de fondos es conveniente implantarlo cuando los proveedores extranjeros

solicitan una cantidad por anticipado a cuenta del valor por la importación de sus mercancías, este

procedimiento tiene la ventaja de disminuir las utilidades y pérdidas por cambios, ya que la

facturación de embarque se registra al mismo tipo de cambio de la remesa previa de fondos.

Tipo de remesa previa de fondos

Este procedimiento es conveniente implantarlo cuando los proveedores extranjeros solicitan

determinada cantidad de dinero anticipado a cuenta del valor de cada importación de mercancías.

El procedimiento de tipo de remesa previa de fondos consiste en valuar, tanto las mercancías

importadas, como los gastos que por las mismas haya efectuado el proveedor, por cuenta nuestra,

al mismo tipo de cambio al que se haya hecho el anticipo de dinero.

Este procedimiento tiene la ventaja de disminuir las utilidades y pérdidas por cambios, debido a

que la factura y documentos de embarque se registran al mismo tipo de cambio de la remesa

de 221

previa de fondos, y no al del día en que se reciben, por lo que las variaciones en los tipos de

cambio afectarán únicamente al saldo de la cuenta de Proveedores extranjeros.

Al terminar el ejercicio, la utilidad o pérdida en cambios se determina en forma similar que en los

casos anteriores.

Introducción

En este procedimiento se registra la compra de mercancías al tipo del día en que la misma se

haya efectuado, algunas personas malinterpretan el tipo de compra con el de remesa previa de

fondos. En el procedimiento de tipo de compra, durante el ejercicio, la utilidad o pérdida en

cambios se determina con la comparación del tipo de cambio del día en que se efectúo la compra

de mercancías con el tipo del día en que se hace cada remesa de fondos.

Tipo de compra

Este procedimiento consiste en registrar la compra de mercancías al tipo del día en que la misma

se haya efectuado, y las remesas de dinero que posteriormente se hagan, cargarlas a la cuenta

de Proveedores extranjeros, pero al mismo tipo de cambio de la compra, pasando la diferencia

que haya entre éste y el tipo del día de la remesa a la cuenta de Cambios.

Algunas personas también consideran, indebidamente, el tipo de compra con el de la remesa

previa de fondos, sin tener en cuenta que se trata de un procedimiento completamente distinto;

para demostrarlo a continuación se compran las bases principales de ambos procedimientos.

En el procedimiento de remesa previa de fondos, como su nombre lo indica, hay remese previa de

fondos, las compras se registran al mismo tipo de cambio al que se hizo la remesa previa de

fondos; las variaciones en los tipos de cambio afectan únicamente al saldo de la cuenta de

Proveedores extranjeros; en tanto que el procedimiento de tipo de compra, no hay remesa previa

de fondos; las compras se registran al tipo del día en que las mismas se efectúan; las variaciones

en los tipos de cambio se registran desde la primera remesa de fondos; estas diferencias y otras

más demuestran que realmente no se trata de un mismo procedimiento, más bien, el tipo de

compra viene siendo una combinación del procedimiento de tipo de remesa previa de fondos con

los de tipo variable y fijo.

de 221

En el procedimiento de tipo de compra, durante el ejercicio, la utilidad o pérdida en cambios se

determina comparando el tipo de cambio del día en que se efectúo la compra de mercancías con

el tipo del día en que se hace cada remesa de fondos, si este es menor que el de la compra, la

diferencia se debe considerar como utilidad, en caso contrario, como pérdida. Naturalmente dicha

utilidad o pérdida es temporal, puesto que al concluir el ejercicio se debe ajustar al tipo que rija en

el día del balance. El ajuste se hace con dos propósitos, que el pasivo en libros coincida con el

pasivo real y valuar correctamente los resultados del ejercicio que termina.


Como hemos visto en este capítulo, de los procedimientos en moneda extranjera nos damos

cuenta las variaciones que se efectúan en cada procedimiento, y así poder escoger de acuerdo a

las necesidades de cada empresa o entidad, el procedimiento que mejor convenga de acuerdo al

tipo de operaciones que se vayan a registrar, es indispensable conocer cada uno de estos

procedimientos ya que de no hacerlo llevamos el riesgo de utilizar un procedimiento que no

beneficie las necesidades de las operaciones que la empresa requiere.

Vamos a realizar unas preguntas para reforzar el estudio de la unidad.

1.- ¿Qué tipos de cuentas se utilizan al realizar las compras efectuadas en los mercados

extranjeros?

Tipo variable, Tipo fijo, Tipo de remesa previa de fondos y Tipo de compra

2.- ¿En qué consiste en Tipo variable?

En registrar las operaciones en moneda extranjera al tipo de cambio en que se hayan efectuado

dichas operaciones.

3.- ¿En qué consiste el Tipo fijo?

En abonar o cargar la cuenta de Proveedores extranjeros a un tipo fijo arbitrario, previamente

establecido y la diferencia entre el tipo fijo y real registrarla en una cuenta complementaria.

4.-En qué consiste el procedimiento de Tipo fijo con cuenta complementaria de balance al

1x1?

En qué las operaciones de las monedas nacional y extranjera se registran a la par

de 221

5.- ¿Qué son las importaciones?

Son las compras efectuadas en países extranjeros

6.- ¿Cómo se pueden pagar las importaciones que realizan los comerciantes?

Se pueden pagar al contado riguroso o a crédito

Segundo curso de contabilidad Elías Lara Flores capítulo 5

Bibliografía

Autor Elías Lara Flores

Título del libro Segundo curso de contabilidad

Editorial Trillas

Edición 11

Año 2003 reimp 2006

de 221

Capítulo 7

Procedimiento de registro de operaciones

Introducción

En la actualidad los procedimientos del registro de operaciones, también llamados impropiamente

sistemas de contabilidad, tienen por fundamento la teoría de la partida doble, donde se establece

que para todo cargo debe de existir un abono, que en realidad, es el único sistema de

contabilidad. Para los principios de contabilidad, la teoría de la partida doble sigue siendo su base,

su aplicación es la que ha venido modificándose, con el propósito de encontrar un procedimiento,

el cuál permita realizar las operaciones, siendo eficaz y reduciendo costos.

Algunos programas de estudio de esta signatura, por lo regular, no contemplan el contenido del

presente y del siguiente capítulo por considerarlos obsoletos, sin tomar en cuenta que son la base

para poder comprender el aprendizaje de los procedimientos de registro de operaciones que

actualmente están en uso. Por tal motivo, se recomienda que por lo menos por medio de su

lectura sean interpretados; además, por ser de suma importancia que todo contador conozca

desde la primera evolución que sufrió el Diario continental, así como los motivos que originaron

sus diferentes transformaciones.

Los procedimientos de registro de operaciones, impropiamente llamados sistemas de contabilidad,

tienen por fundamento la teoría de la partida doble qué, en realidad, es el único sistema de

contabilidad.

Los principios de contabilidad no se han alterado, pues la teoría de la partida doble sigue siendo

su base; su aplicación es la que sí ha venido sufriendo transformaciones, debido al propósito de

encontrar procedimientos más apropiados para registrar eficaz, económica y oportunamente, las

operaciones efectuadas.


de 221

En este capítulo el objetivo principal es conocer el procedimiento del registro de operaciones, los

diferentes procedimientos que se tienen establecidos, saber el inicio de los procedimientos

mencionados, saber quién fue el precursor del procedimiento del diario continental y como se

desarrolla. Las divisiones del Diario continental. En qué consiste el procedimiento del Diario

continental, que origino la evolución del Diario continental.

Introducción

El procedimiento de registro del diario continental, es el primero de que se tiene noticia y expuesto

por el Fraile franciscano Luca Paccioli, en el siglo xv, 1494, y al cual se refiere nuestro Código de

Comercio desde el año de 1887, en este diario se registra en un libro denominado Diario general,

por medio de asientos, todas las operaciones al irse efectuando, uno a uno todos los asientos,

tanto a los mayores auxiliares como al libro Mayor y obtener de este último todos los datos de los

registros para efectuar el Balance general.

Procedimiento del Diario Continental

El procedimiento de registro de operaciones llamado continental, que es el primero que se tiene

noticia, fue expuesto por el Fraile franciscano Luca Paccioli, en el siglo xv, año de 1494, y el cual

se refiere nuestro Código de Comercio desde el año de 1887, consiste en registrar en un libro

denominado Diario general, por medio de asientos, todas las operaciones al irse efectuando;

pasar dichos asientos diariamente, uno a uno, tanto a los mayores auxiliares como el libro Mayor,

y obtener de este último los datos para hacer los estados financieros en el libro de Inventarios y

balance, o sea, el Balance general y Estado de pérdidas y ganancias.

Empresas que emplean el procedimiento de registro de Diario continental. Este

procedimiento lo emplean únicamente aquellos negocios en que el volumen de operaciones que

efectúan no es muy grande, o en aquellos en que, por razones económicas, les es imposible

establecer uno más costoso.

Desventajas. El procedimiento de registro de Diario continental tiene varias desventajas, y son

las siguientes:

No es posible registrar, oportunamente, en el libro Diario, un crecido volumen de

operaciones, puesto que éstas deben ser anotadas por una sola persona, ya que no

de 221

es factible que entre dos o más las puedan sentar, simultáneamente, en un mismo

libro.

En el Diario, por tratarse de un libro encuadernado, el registro de las operaciones se

debe hacer en forma manuscrita.

Los asientos del Diario deben ser pasados diariamente, uno a uno, al libro Mayor,

indicando fechas, contra cuentas, folios y cantidades, lo cual hace que sea

necesariamente lento el registro.

El pase a las subcuentas de los Mayores auxiliares se debe hacer tomando los datos

del libro Diario, y esto es causa de retraso.

Nuestro procedimiento de registro. Las desventajas del procedimiento de registro de Diario

continental, obligaron a buscar nuevos procedimientos para registrar eficaz y oportunamente las

operaciones efectuadas.

Y así, los que ahora están en uso tienen dicha finalidad, la cual se logró mediante el ahorro de

tiempo y la división del trabajo.

Ahorro de tiempo. El ahorro de tiempo se obtuvo aumentando una serie de columnas para

valores en el Diario continental.

División del trabajo. La división de trabajo se logró dividiendo el diario continental en varios

Diarios, o también registrando las operaciones en hojas sueltas llamadas pólizas, en lugar de

hacerlo, en ambos casos, en el Diario continental.

Aumento de una serie de columnas en el Diario continental. Al aumentar una serie de

columnas en el Diario continental se obtiene ahorro de tiempo, porque con ello se evita pasar

diariamente, uno a uno, los asientos del Diario al libro Mayor, ya que en dichas columnas se van

acumulando los cargos y abonos de las cuentas que tienen movimiento por las operaciones que

se han verificado, y solamente al terminar el ejercicio, por las sumas de los cargos y abonos de

cada cuenta, se hace un solo pase al libro Mayor.

El pasar, esporádicamente, un solo asiento al Mayor, que comprende todas las operaciones

efectuadas durante el ejercicio, en lugar de hacer diariamente tantos pases como asientos se

hayan hecho en el Diario continental, produce un considerable ahorro de tiempo, y se puede

disponer del necesario para que el registro de las operaciones sea más oportuno.

de 221

División del diario continental en varios diarios. Al dividir el Diario continental en varios

Diarios, se puede también dividir el trabajo, porque una vez clasificadas las operaciones en grupos

de la misma naturaleza, por ejemplo, operaciones de caja, de ventas, de compras etc., se

distribuyen entre dos o más personas para que las registren en el Diario destinado a ellas.

La división del Diario permite asimismo la división del trabajo, con lo que se logra que el registro

de las operaciones sea más rápido y, en consecuencia, más oportuno, pues entre varias personas

lo pueden hacer simultáneamente sin que haya interferencia; lo cual no se puede efectuar cuando

el registro de las operaciones se hace en el Diario continental, ya que en él los asientos deben ser

hechos por una sola persona.

Registro de operaciones en hojas sueltas. Al registrar las operaciones en hojas sueltas también

se puede dividir el trabajo, porque una vez clasificadas las operaciones por grupos de la misma

naturaleza, se reparten entre varias personas para que las registren en pólizas u hojas sueltas

destinadas a ellas.

Al hacer los asientos en hojas sueltas, se consigue que el registro de las operaciones sea más

rápido y, por tanto, más oportuno, debido a la división del trabajo, pues entre varias personas lo

pueden hacer al mismo tiempo, sin que haya interferencia; lo cual no se puede efectuar cuando el

registro de las operaciones se hace en el Diario continental, ya que en él las anotaciones deben

ser hechas por una misma persona.

Evolución del Diario continental. De acuerdo con lo expuesto antes, la evolución del Diario

continental la originó tanto el ahorro de tiempo como la división del trabajo; objetivo que se logró

aumentándole columnas, dividiéndolo en varios Diarios o registrando las operaciones en hojas

sueltas.

Los procedimientos de registro de operaciones que hasta la fecha se han puesto en práctica

teniendo por base la evolución o transformación del Diario continental por el aumento de

columnas, por su división en varios Diarios o por registrar las operaciones en hojas sueltas, son

los siguientes:

Procedimiento de Diario mayor único.

Procedimiento de Diario columnar.

Procedimiento de Diario y caja.

de 221

Procedimiento centralizador.

Procedimiento de pólizas.

Procedimiento de cuentas por cobrar.

Procedimiento de cuentas por pagar.

Procedimiento de volantes, o fichas.

Procedimientos combinados.


Como ya hemos visto en esta unidad el procedimiento de registro de operaciones, también

llamado impropiamente sistemas de contabilidad, tienen por fundamento la teoría de la partida

doble, así también es el inicio de la división de Diario continental dividido en otros diarios y siendo

el fundador del procedimiento del Diario continental el fraile franciscano Luca Paccioli. Para que el

estudio de esta unidad quede más entendido, vamos a hacer algunas preguntas que se

contestarán brevemente.

1.- ¿Qué otro nombre impropiamente recibe el procedimiento de registro de operaciones?

Sistemas de contabilidad.

2.- ¿Quién fue el precursor del Procedimiento del Diario continental y en qué año?

El fraile Luca Paccioli, en el año 1494.

3.- ¿Cómo se dividió el Diario continental?

Se dividió en varios diarios.

4.- Cómo se obtuvo el ahorro de tiempo en el Diario continental?

Aumentando una serie de columnas para valores.

5.- Cuales son las empresas que emplean el procedimiento de registro de Diario

continental?

Lo emplean aquellos negocios en que el volumen de operaciones que efectúan no es muy grande.

de 221

6.- En qué beneficio el aumento de una serie de columnas en el Diario continental?

En el ahorro de tiempo, evitando pasar uno a uno los asientos del Diario al libro Mayor.


Bibliografía



Editorial Trillas

Edición 11


de 221

Capítulo 8

Diario mayor único

Introducción

Desde épocas remotas, todas las operaciones realizadas se han asentado o registrado en libro

denominados de contabilidad, estos libros se conocen como el Libro Diario, el Libro Mayor y el

Libro de Inventarios y Balance, en estos libros se realizan todos los registros que lleva la

contabilidad y nos permite llevar las anotaciones en un orden adecuado y cronológico.


Los objetivos principales en esta unidad es saber cómo se registran las operaciones en el Diario,

ver cuáles son los procedimientos y las ventajas de que se registren las operaciones en el diario y

cuáles son las cuentas que se utilizan.

Desde épocas muy remotas ha existido la costumbre de registrar las operaciones celebradas por

los comerciantes, empresarios y entidades de índole comercial o industrial cualquiera que sea su

giro en unos libros denominados de contabilidad. Las anotaciones en ellos constituyen la

verdadera historia de las operaciones realizadas. El primer sistema de que se tiene noticia y al

cual se refiere nuestro Código de Comercio de 1887, es el conocido con el nombre de continental.

Consiste en llevar tres libros principales, a los que nuestra legislación mercantil ha dado el

carácter de obligatorios. Estos libros se conocen con los nombres de Libro Diario, Libro Mayor y

Libro de Inventarios y Balance.

De los tres libros mencionados, el que sirve para registrar las operaciones, conforme se van

realizando, es el Libro Diario, por lo que antiguamente se le llamaba Libro de Primera Anotación.

Según la forma continental, en el Diario se van registrando las operaciones siguiendo un orden

cronológico, y las anotaciones que en él se hacen se conocen con el nombre de asientos. Para

formularse, deberán éstos seguir determinadas reglas, que son la aplicación del postulado básico

de las Normas de Información Financiera (NIF) que rige actualmente, conocido como Dualidad

Económica, que menciona “La estructura financiera de una entidad económica está constituida por

los recursos de las que dispone para la consecución de sus fines y por las fuentes para obtener

dichos recursos, ya que sean propios o ajenos.

de 221

Antes este sistema continental cubría las necesidades de los negocios comerciales, pues el

número de operaciones que se realizaban era bastante reducido y además no existían muchas

variantes en las mismas. Por limitarse éstas a las de compra y venta de mercancías, derivándose

de ello los cobros y pagos de efectivo y la recepción y suscripción de los documentos.

En estas condiciones, la contabilidad del comerciante o empresa podía llevarla una sola persona,

conocida en aquella época con el nombre de tenedor de libros, que se encargaba de efectuar los

asientos en el Libro Diario, hacer los pases al Libro Mayor y, al final del año, confeccionar, en

forma muy rudimentaria, los estados financiero, o sea, el Balance General y el Estado de

Resultados, así como las relaciones auxiliares del Balance.

Con el transcurso del tiempo, el número de las operaciones fue aumentando y su naturaleza se

hizo cada vez más variada y compleja, como resultado lógico del desarrollo de la actividad

mercantil industrial o empresarial. Como consecuencia de lo anterior, se empezó a observar que

el Libro Diario, donde originalmente se anotaban las operaciones, resultaba insuficiente, ya que el

registro de operaciones tenía que hacerse por una sola persona y siguiendo un orden

cronológico. Esta dificultad que con el transcurso del tiempo se fue acrecentando, hizo que se

proyectaran otros métodos de registro. Estos son los que actualmente se denominan sistemas de

contabilidad, de hecho se trata de nuevos procedimientos de registro.

Introducción

En la evolución del diario continental, se divide en varios diario, con la finalidad de que varias

personas al mismo tiempo puedan registrar las operaciones, así mismo aumentan el número de

columnas de valores para diferentes cuentas que permitan el funcionamiento de los registros en

el diario.

2. Primera evolución del diario continental

Por la forma en que las operaciones se registran en el Diario, se pueden advertir con facilidad

algunos inconvenientes, que se sintetizan en los puntos siguientes.

Por tratarse de un libro encuadernado, las anotaciones deberán hacerse en forma manual.

Solamente una persona puede anotar los asientos en este libro; queda descartada la

posibilidad de que dos o más individuos, simultáneamente, hagan anotaciones en él.

de 221

Este aspecto constituye un serio inconveniente para el trabajo contable en empresas de

importancia mediana o grande, en las cuales se requiere implantar el trabajo en equipo y la

división de trabajo, para llevar un registro oportuno y detallado de las operaciones efectuadas.

El libro Diario emplea un rayado (formato), que cada empresa adapta según sus necesidades,

pero que básicamente contiene los siguientes datos.

Una columna para anotar la fecha de la operación registrada.

Una columna para anotar el número de folio al mayor.

Una columna de concepto donde se anotarán los datos siguientes.

Nombre de la cuenta de cargo.

Nombre de la subcuenta.

Nombre de la cuenta de abono.

Nombre de la subcuenta.

Redacción.

Una columna para parciales.

Columna donde se anotan las cantidades de cargo de las operaciones.

Columna de abonos, donde se registran las cantidades correspondientes.

Por la razón anterior, el Diario Continental por sí solo nulifica toda división del trabajo.

Por lo que se refiere a la naturaleza de operaciones que registran, los sistemas anotados en el

Diario no siguen un orden lógico, sino solamente cronológico. Ello da lugar a que después de una

compra de mercancías, por ejemplo, el asiento siguiente incluya una venta, y las subsecuentes

operaciones sean totalmente distintas las unas de las otras.

Los asientos formulados en el Libro Diario deberán pasarse diariamente al Libro Mayor. Por eso

cuando el número de asientos es numeroso, la labor de pase al Mayor es complicada y con

demasiado tiempo invertido.

Con relación a los pases de los asientos de Diario al Libro Mayor, se repiten varios datos, como

fecha, número de asiento del Diario de folio en el Libro Diario. Ello ocasiona un trabajo que puede

calificarse de innecesario.


de 221

Cómo ya vimos en este capítulo, podemos darnos cuenta los cambios que sufrió la evolución del

Diario continental, y las ventajas que se tienen para poder registrar las operaciones con el

aumento de las columnas de valores y ver que en las empresas que se llevan un volumen de

registro de operaciones no sería muy adecuado ya que en ellas se requiere un sistema más

compacto.

1.- Cual es el libro donde se van realizando los registros de las operaciones conforme se

van realizando?

El Libro Diario

2.- Con qué nombre se conocen las operaciones que siguiendo un orden cronológico se

registran en el Diario?

Asientos

3.- Cuales son los inconvenientes que se advierten por la forma en que las operaciones se

registran en el Diario?

Como es un libro encuadernado, las anotaciones deberán realizarse de forma manual.

Solo una persona puede anotar los asientos en el libro, dos personas al mismo tiempo no pueden

realizar los asientos.

4.- Porque se proyectaron los actualmente métodos de registro, denominados Sistemas de

Contabilidad?

Por el aumento de operaciones que hizo que el libro Diario fuera insuficiente

5.- Cuales fueron las tendencias que se destacaron, al proyectarse nuevos métodos?

Se subdividió el Diario Continental en varios Diarios.

Se aumento el número de columnas de valores.


Bibliografías

Autor Marcos sastrías Fraudenderg

de 221


Editorial Trillas

Edición 26

Año 208

de 221

Capítulo 9

Diario columnar

Introducción

El Diario columna es el resultado de la evolución que sufrió el Diario continental, por el aumento

de varias columnas de valores, el rayado de este libro es muy parecido al del Diario mayor donde

por lo regular consta de diez a doce columnas de valores, que conforman, la fecha, el número de

partida, concepto subcuenta, columnas especiales, columnas de varias cuentas, la forma de

registrar las operaciones, donde existen dos formas e registrar las operaciones en el Diario

tabular, esto permite tener una herramienta más completa para poder realizar los registros de

operaciones dentro de una empresa.


Como nos vamos a dar cuenta en el estudio de este capítulo el Diario columnar al sufrir estas

modificaciones, nos permite poder aumentar varias columnas de valores para poder realizar

movimientos que ayude a realizar los asientos correspondientes, dependiendo de las cuentas que

vayamos a necesitar, o de las necesidades que la empresa requiera. Que nos quede claro cuales

el significado de concentración, con que se forma la concentración, como se forma el resumen de

varias cuentas etc.

2. Segunda evolución del diario continental

El Diario columnar, llamado también tabular, y que más bien debiera llamarse columnar, es el

resultado de la segunda evolución que sufrió el Diario continental por aumento de múltiples

columnas de valores.

Concepto. Para anotar principalmente el nombre y el número del documento que ampara la

operación y además todos aquellos datos que puedan ser necesarios posteriormente para

cualquier aclaración; se pueden emplear varios renglones, si fuera necesario, pero no hay que

olvidar que la redacción debe ser clara y concisa.

Subcuenta. Para anotar el nombre de la subcuenta de las cuentas colectivas que se afectan.

√ En la columna marcada con este signo se debe anotar el número de la subcuenta, o

simplemente la contraseña √, lo cual indica que ya se hizo el pase al Mayor auxiliar en la

subcuenta correspondiente.

de 221

Cuando el Diario tabular no se anotan los nombres de las subcuentas afectadas, el pase a los

Mayores auxiliares es más laborioso y, en consecuencia, más tardado, pues para hacerlo es

necesario tomar los importes y los nombres de las subcuentas de diferentes documentos, como

son; facturas, notas, recibos, etcétera.

Parcial. Para asentar las diversas cantidades que forman el total cargado o abonado en una

cuenta.

Columnas especiales. De las cuales se destinan dos para cada una de las cuentas que tienen

movimiento constante de cargo y abono, como las de caja, Clientes, documentos por cobrar,

Proveedores, etc., en cambio a cuentas como Gastos de venta, Gastos de administración,

compras etc., que únicamente tienen movimiento constante de cargo y rara vez de abono, se les

asigna una sola columna para sentar cargos, los abonos, si los hubiere, se escribirán en el

espacio denominado varias cuentas; los mismo se aplica a cuentas que solamente tienen

movimiento frecuente de abono y esporádicamente de cargo, como Ventas, Devoluciones sobre

compras, etc., a ellas basta destinarles únicamente una columna para sentar abonos; los cargos

que llegasen a tener se anotarán en el espacio de varias cuentas.

Columnas de varias cuentas. En estas columnas se anotan los cargos y los abonos de las

cuentas que tienen poco movimiento, tales como: mobiliario, Equipo de reparto, Otros gastos y

productos etc., en la primera de ellas, de izquierda a derecha, se anotan los cargos; en la

segunda, los abonos, y en la tercera el nombre de las cuentas.

Forma de registrar las operaciones. Existen dos formas de registrar las operaciones en el Diario

tabular, la primera, consiste en emplear tantos renglones como cuentas afecte la operación, o sea

tal como se hace el registro el registro en el Diario continental; la segunda, consiste en suprimir en

el espacio de concepto, los nombres de las cuentas afectadas, y tan solo emplear de él, para

redactar cada operación, uno o varios renglones, si fuera necesario.

El hecho de suprimir, en el espacio de concepto, los nombres de las cuentas, no resta claridad al

registro, ya que si se trata de saber las cuentas que afecto determinada operación, basta localizar

las columnas en las cuales se hizo el cargo y el abono.

La segunda forma de registrar las operaciones en el Diario tabular tiene, en relación con la

primera, las siguientes ventajas:

de 221

Mayor rapidez en el registro de operaciones, debido a que no se nota el nombre de las

cuentas afectadas-

Las operaciones se registran en menos renglones, lo cual hace caber mayor número de

asientos en cada hoja del Diario tabular.


Vamos a reforzar el conocimiento de esta unidad para que nos quede un poco más claro cuál fue

la modificación que sufrió el Diario columnar, las ventajas de registrar las operaciones en el Diario

tabular, las formas de registro de las operaciones en el Diario tabular, así mismo realizaremos

unas preguntas que nos ayude a tener más claro los conceptos de las modificaciones realizadas

en el Diario columnar.

1.- Cómo es llamado también el diario columnar?

Diario tabular.

2.- Cuales fueron las modificaciones que sufrió el Diario columnar?

El aumento de varias columnas de valores.

3.- A qué rayado es semejante el Diario continental?

Es semejante al Diario Mayor único.

4.- En qué consiste la forma del registro de operaciones?

En emplear tantos renglones como cuentas afecte la operación, y suprimir en el espacio de

concepto, los nombres de las cuentas afectadas.

5.- Qué significa la Concentración?

Es el asiento que, al terminar el ejercicio, pasa del Diario tabular a las cuentas del Mayor, y que

comprende todos los asientos efectuados durante uno o varios días.

6.- Qué es el Periodo de concentración?

El espacio de tiempo que se tome para concentrar los asientos del Diario tabular a las cuentas de

Mayor, que por lo regular es de un mes.


de 221

Bibliografía



Editorial Trillas

Edición 11


de 221

Capítulo 10

Procedimiento de diario y caja

Introducción

En este procedimiento podemos simplificar el registro de las operaciones, lo cual representa un

considerable ahorro de tiempo, es importante implantarlo donde las operaciones no tengan tanta

actividad empresarial, porque tiene el inconveniente de que los registros de operaciones debe

realizarse por una sola persona, y esta no podría realizarlo entiempo y forma en empresas donde

se tenga que efectuar un gran número de operaciones.


Este capítulo nos permite darnos cuenta para que nos sirve el procedimiento de Diario y caja,

donde nos debe quedar bien claro que no se puede utilizar este procedimiento en empresas

donde se tengan que realizar un gran número de operaciones, debido a que el procedimiento en

mención es realizado únicamente por una sola persona, por eso es importante que tengamos bien

definido este concepto, tener en cuenta como se clasifican las operaciones en el procedimiento de

Diario y caja, las operaciones con descuento, cual es su procedimiento, cuando se puede

implantar el procedimiento de Diario de caja corrida etc.

Primera división del diario continental

El procedimiento del Diario tabular, del que se ha hablado en el capítulo anterior, no obstante que

tiene la ventaja de simplificar el registro de las operaciones, debido a que evita los pases

constantes a las cuentas del libro Mayor, lo cual representa un considerable ahorro de tiempo,

sólo conviene implantarlo en empresas de limitado campo de actividad comercial, por tener el

inconveniente de que el registro debe ser hecho por una sola persona, ésta no podría hacerlo

oportunamente en aquellas que efectúan un gran número de operaciones.

En tal caso, se requiere de procedimientos que, además de simplificar el registro, permitan repartir

entre dos o más personas según sea necesario, el trabajo de hacerlo.

En este capítulo, vamos a estudiar el procedimiento de Diario y caja, el cual permite distribuir,

entre dos personas, el trabajo contable que requiere el registro de las operaciones.

de 221

El procedimiento de Diario y caja, precursor de la distribución del trabajo, es el resultado de la

primera evolución que tuvo el Diario continental al dividirse en dos Diarios.

Introducción

El Diario de caja corrida se debe de implementar en empresas donde cuya situación económica

no permita contar con una persona que tenga conocimientos de contabilidad, y además en donde

el volumen de operaciones en efectivo no sea muy voluminoso. Las operaciones en efectivo se

deben de registrarse en el Diario de caja de acuerdo al orden en que se vayan realizando, y la

información para efectuar los registros de operaciones, se debe tomar de los comprobantes de

salidas de dinero, como son las facturas, recibos, notas, etc.

Diario de caja corrida

El Diario de caja en forma corrida sólo se debe implantar en aquellas empresas cuya situación

económica no les permita tener un cajero con conocimientos de contabilidad y, además, en las

cuales el volumen de operaciones en efectivo no sea muy grande.

Rayado de caja corrida con dos conceptos. El rayado de este Diario es idéntico al de dos

páginas del libro Mayor; la página que queda en el lado izquierdo, al abrir el libro, se destina para

anotar las entradas de dinero, y la que queda en el lado derecho, para asentar las salidas.

Las operaciones en dinero efectivo se deben registrar en el Diario de caja, por el mismo orden en

que se vayan efectuando; los datos para hacer dicho registro se deben tomar directamente de los

comprobantes de entrada y salida de dinero, tales como facturas, recibos, notas, etcétera.

Cada asiento debe contener los siguientes datos: fecha de la operación, una breve redacción que

explique el motivo de la entrada o salida de dinero, importe, nombre o número de las contra

cuentas, o sea el de las cuentas en que se deben abonar las entradas de dinero, o el de las

cuentas en que deben cargarse las salidas de dinero, y el número de las subcuentas.

Al cajero le encumbre únicamente la tarea de anotar, de los datos que hemos enumerado, la

fecha, la redacción y el importe, la aplicación de las cuentas la debe hacer posteriormente el

contador para que, por medio de ella, se pueda formular el asiento de concentración, el número

de las subcuentas los debe anotar la persona encargada de hacer diariamente los pases a los

mayores auxiliares; partida por partida, para que aquellas den a conocer al momento con todo

detalle el movimiento habido, así como el saldo actual.

de 221

Introducción

Este procedimiento es adecuado para implantarse en empresas donde haya un cajero con

conocimientos de contabilidad y en donde el volumen de operaciones en efectivo no sea

demasiado grande. La forma de registrar las operaciones es semejante a la caja corrida, la

diferencia es que la aplicación de las cuentas las hace el cajero, en vez del contador, donde al

contador únicamente debe de realizar uno o dos asientos de concentración por las entradas y

salidas de dinero

Diario de caja distribuida

Esta forma de llevar el Diario de caja sólo debe implantarse en empresas en las que el cajero

tiene conocimiento de contabilidad y en las que el volumen de operaciones en efectivo no sea

demasiado grande.

La caja distribuida se puede llevar en un libro con rayado de Mayor, del cual se emplea, para

registrar las operaciones, una o dos páginas; también se puede llevar en las hojas sueltas.

La forma de registrar las operaciones es muy semejante a la expuesta para la caja corrida; la

única diferencia está en que la aplicación de las cuentas la hace el cajero, en vez del contador;

por tanto, a este último solamente le encumbre hacer, en el Diario general uno o dos asientos de

concentración por las entradas y salidas de caja.

Introducción

Este procedimiento es importante implementarlo en empresas donde el cajero tiene conocimientos

de contabilidad, y además en donde las empresas tengan cierta cantidad de operaciones

establecidas, de igual forma también se puede implantar en empresas donde el cajero no tiene

suficientes conocimientos de contabilidad, porque en este caso el contador puede llevarlo,

tomando en cuenta la caja corrida, o de la información de las entradas y salidas de dinero.

Diario de caja tabular

de 221

Esta forma de llevar el Diario de caja sólo conviene implantarse en empresas en las que el cajero

tiene conocimientos de contabilidad, y en las cuales, además, el volumen de operaciones en

efectivo llega a ser de cierta importancia; pero también se puede implantar cuando el cajero no

tenga suficientes conocimientos de contabilidad; en tal caso, el contador lo llevará, tomando los

datos de la caja corrida que lleva el cajero, o directamente de los comprobantes de entradas y

salidas que éste le proporcione.

Rayado de Diario de caja tabular. El Diario de caja, además de las columnas de fecha y número

de asiento, así como de los espacios de concepto y subcuentas, debe contener varias columnas

de valores, para sentar los cargos y abonos de las cuentas que reciban constante movimiento por

las entradas y salidas de dinero en efectivo, y espacio de varias cuentas, para anotar los cargos y

abonos de las que reciban poco movimiento por las entradas y salidas de dinero efectivo.

Las cuentas que, casi siempre, reciben cargos constante por salidas de dinero efectivo, son las de

compras o Almacén, IVA acreditable, Proveedores, Documentos por pagar, Gastos de venta y

Gastos de administración; a cada una de ellas se les destina una columna especial de valores; los

abonos que llegasen a recibir, por ser esporádicos, se anotarán en el espacio de varias cuentas.

Por supuesto, de las cuentas anteriores, puede haber algunas que, en determinadas empresas,

no tengan movimiento constante; en el caso, sus cargos y abonos se anotarán en el espacio de

varias cuentas.

Por tanto, para saber a qué cuentas se les deben destinar columnas especiales de valores, es

necesario conocer cuáles son las operaciones en efectivo que, en forma habitual, practica la

empresa; conocido esto, se asignan columnas especiales de valores para las cuentas que reciban

movimiento por dichas operaciones.

Formas que puede adoptar el diario de caja tabular. El Diario de caja tabular puede adoptar

tres formas distintas al distribuir las columnas y espacios que constituyen su rayado, las cuales se

denominan:

Diario de caja tabular con concepto en el lado izquierdo.

Diario de caja tabular con dos conceptos.

Diario de caja tabular con concepto en el centro.

de 221

Introducción

En este Diario de caja tabular, las columnas y espacios se distribuyen en una sola hoja. El registro

de las operaciones se realiza de la misma forma que en el Diario tabular, o sea el registro de los

asientos de las entradas y salidas de dinero, se van acumulando en las columnas de las cuentas

correspondientes y al término del ejercicio, se realiza por todos ellos en el Diario general un

asiento de concentración.

Diario de caja tabular con concepto en el lado izquierdo

En el Diario de caja tabular con concepto en el lado izquierdo, las columnas y espacios se

distribuyen en una sola hoja, en el siguiente orden; fecha, concepto, subcuenta, parciales, varias

columnas de valores y espacios de varias cuentas. De las columnas de valores, las dos primeras

se dedican para la cuenta de caja, y las demás, para las cuentas que reciban abonos o cargos

constantes por las entradas y salidas de dinero efectivo. En el espacio de varias cuentas, se

anotan los cargos y abonos de las cuentas que, por tener movimiento esporádico, no necesitan

que se les asignen columnas especiales.

Registro de las operaciones. El registro de las operaciones se hace en la misma forma que en el

Diario tabular, o sea que los asientos por las entradas y salidas de dinero efectivo se van

acumulando en las columnas de las cuentas correspondientes y, al terminar el ejercicio, por todos

ellos se hace en el Diario general en un solo asiento de concentración.

Asiento de concentración. El asiento de concentración que, por lo regular, se hace

mensualmente, se forma con las sumas de los cargos y abonos de las cuentas que tengan o no

columnas especiales.

La suma de los cargos y abonos de las cuentas que tengan columnas especiales se anotan

después del último asiento, y las de los cargos y abonos de las que no las tengan se anotan al pie

del espacio de varias cuentas, con el título de resumen.

Antes de pasar el asiento de concentración al Diario general, es preciso comprobar lo siguiente:

Que las sumas del resumen coincidan con las sumas de los cargos y abonos de las

columnas de varias cuentas.

de 221

Que las sumas de los movimientos deudores de todas las cuentas, incluyendo el de las

que aparecen en el resumen de varias cuentas, coincida con la de los movimientos

acreedores de todas las cuentas.

Introducción

En este Diario las operaciones en efectivo, simples y compuestas, se anotan en la página

izquierda o derecha, según sean de entradas o salidas, las operaciones con descuento primero se

asientan por el importe total, sin considerar el descuento y, después, en la página contraria, se

registra el descuento, para en la cuenta de Caja quede como saldo el importe neto recibido, o

pagado, según sea el caso.

Diario tabular con dos conceptos

En el Diario de caja tabular con dos conceptos, se emplean dos páginas, en cada una de las

cuales se distribuyen las columnas y espacios por el orden siguiente: fecha, concepto,

subcuentas, parciales, varias columnas de valores y espacios de varias cuentas. La primera

columna de valores de la página que queda en el lado izquierdo, se destina para los cargos de

cuenta de Caja, y las demás, para las cuentas que reciban cargos frecuentes por las entradas de

dinero efectivo. El espacio de varias cuentas que hay del lado izquierdo, se emplea para anotar

los abonos de las cuentas que no tienen movimiento constante, y el que queda en el lado derecho,

para asentar los cargos de las cuentas de poco movimiento.

Registro de las operaciones. Las operaciones en efectivo, simples y compuestas, se anotan en

la página izquierda o derecha, según sean de entradas o salidas; las operaciones con descuento

primero se asientan por el importe total, o sea, sin considerar el descuento, y después, en la

página contraria, se registra el descuento, para que en la cuenta de Caja quede como saldo el

importe neto recibido o pagado, según sea el caso.

Introducción

En este Diario las operaciones simples, compuestas y con descuento, se registran de la misma

manera que en el Diario de caja con dos conceptos, las operaciones con descuento, si así se

de 221

desea, pueden registrarse en un solo asiento de concentración, ya que si se realizará uno por las

entradas y otro por las salidas no sumarían lo mismo, por encontrarse los descuentos en el lado

contrario.

Diario de caja con concepto en el centro

En el Diario de caja tabular con concepto en el centro, las columnas y espacios se distribuyen, de

izquierda a derecha, por el siguiente orden: espacio de varias cuentas, varias columnas de

valores, fecha, concepto, parciales, varias columnas de valores y espacio de varias cuentas. La

primera columna de valores que queda en el lado izquierdo de la fecha, se destina para los cargos

de la cuenta de Caja, y la primera columna que queda en el lado derecho de la de parciales, se

destina para los abonos de la cuenta de Caja, y las restantes, para las cuentas que reciben cargos

frecuentes por las salidas de dinero efectivo. El espacio de varias cuentas que está en el lado

izquierdo, se emplea para anotar los abonos de las cuentas que tienen poco movimiento, y el de la

derecha, para los cargos de las cuentas que tienen movimiento esporádico.

Introducción

En el Diario de operaciones diversas, es el que se emplea para registrar las operaciones de diario,

las que no promueven movimientos de dinero en efectivo, puede adoptar la forma de Diario

continental o la de Diario tabular. Es conveniente llevarlo en forma continental cuando funciona

como Diario principal, y en forma tabular, cuando se usa como Diario auxiliar.

Diario de operaciones diversas

El diario de operaciones diversas que, como sabemos, es el que se emplea para registrar las

operaciones de diario, o sea las que no promueven movimientos de dinero efectivo, puede adoptar

la forma de Diario continental o la de Diario tabular. Es conveniente llevarlo en forma continental

cuando funciona como Diario principal, y en forma tabular, cuando se usa como Diario auxiliar.

Si el Diario de operaciones diversas sirve de Diario principal, en él, además de registrar las

operaciones de diario, se deben asentar las concentraciones del Diario de caja. En este caso, del

Diario de operaciones diversas se hacen los pases a las cuentas del Mayor.

Si el Diario de operaciones diversas se usa como Diario auxiliar, es necesario llevar además un

Diario general de forma continental, para pasar a él tanto las concentraciones del Diario de

de 221

operaciones diversas, como las de Diario de caja. En este caso se hacen los pases del Diario

general a las cuentas del Mayor.

Cabe indicar aquí la diferencia que hay entre el Diario principal y los Diarios auxiliares.

Diario principal. El Diario principal, también conocido con el nombre de Diario general, es aquel

en el cual quedan registradas todas las operaciones efectuadas por la empresa; de él se hacen

los pases a las cuentas del Mayor.

Diario auxiliares. Son aquellos en los cuales se registran determinados grupos de operaciones;

de ellos, por conducto de Diario general, se hacen los pases a las cuentas del libro Mayor; en

México, cuando la empresa tiene establecido el sistema de registro electrónico, los pases a las

cuentas del libro Mayor se hacen de manera automática e instantánea.


Como hemos visto en este capítulo el procedimiento de diario y caja, nos podemos dar cuenta la

aplicación de los diferentes diarios de caja, en los cuales se pueden aplicar dependiendo de las

necesidades de cada empresa y del tipo de operaciones que se realicen. Es conveniente saber

los procedimientos más importantes, la clasificación de las operaciones, las operaciones con

descuento, el Diario de caja distribuida y tabular.

Se aplicarán unas preguntas para dejar bien definido los conceptos y la aplicación de estos

diarios de Caja.

1.- En dónde es conveniente implementar el Diario de caja corrida?

En empresas cuya situación económica no les permita tener un cajero con conocimientos de

contabilidad.

2.- En dónde es conveniente implementar el Diario de caja distribuida?

En empresas en las que el cajero tiene conocimientos de contabilidad y en las que el volumen de

operaciones no sea demasiado grande.

3.- En dónde es conveniente implementar el Diario de caja tabular?

En empresas donde el cajero tenga conocimientos de contabilidad y donde el volumen de

operaciones en efectivo llegue a ser de gran importancia.

de 221

4.- Cómo fue la primera distribución del trabajo contable que requiere el registro de las

operaciones?

Esta se realizó entre dos personas, a una se le encomendó el registro de las operaciones de

caja; y a la otra, el de las de diario.

5.- Qué son las Operaciones de caja?

Son las que originan ingresos o egresos de dinero efectivo, tales como ventas y compras al

contado riguroso, abonos recibidos de clientes, pagos por sueldos etc.,

6.- Qué son las Operaciones de diario?

Son las que no promueven movimiento de dinero efectivo, tales como ventas y compras a

crédito, ventas y compras garantizadas con documentos etc.,


Bibliografía



Editorial Trillas

Edición 11


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Capítulo 11

Procedimiento centralizador

Introducción

Este procedimiento permite distribuir entre dos o más personas, el trabajo contable que requiere el

registro de operaciones. El procedimiento centralizador es el resultado de la segunda división que

sufrió el Diario continental al dividirse en varios diarios, este procedimiento se basa en asignar un

diario especial a cada clase de operaciones que se efectúen repetidas veces. Por tanto, en el

procedimiento Centralizador, el número de diarios especiales es limitado, debido a que se fija con

relación al número de grupo de operaciones que se efectúan con más frecuencia.


Es importante que se tenga bien definido los conceptos de esta unidad, cuales son los

procedimientos de los diferentes diarios que se estudiarán, cada uno de los diarios tienen

diferentes aplicaciones debido a los movimientos que se aplican con las cuentas que su concepto

lo determina, debemos tener en cuenta que las cuentas que se aplican están destinadas al tipo de

operación que la empresa así lo requiere.

Segunda división del diario continental

El procedimiento de Diario y caja, estudiado en el capítulo anterior, aunque tiene la ventaja de que

hace posible repartir entre las personas el trabajo de registro de operaciones, solamente debe

implantarse en aquellas empresas que efectúen un bajo número de operaciones puesto que la

división del trabajo que permite, no es suficiente para registrar, oportunamente, un volumen muy

alto de operaciones.

Para poder registrar eficaz y oportunamente un gran número de operaciones, se requiere de

procedimientos por los cuales se puede dividir aún más el trabajo de registro de dichas

operaciones.

En este capítulo vamos a estudiar el procedimiento Centralizador, el cual permite distribuir, entre

más de dos personas, el trabajo contable que requiere el registro de operaciones.

El procedimiento Centralizador es el resultado de la segunda evolución que sufrió el Diario

continental al dividirse en varios diarios.

de 221

El procedimiento Centralizador se basa en asignar un diario especial a cada clase de operaciones

que se efectúan repetidas veces.

Para fijar el número de diarios especiales que deben establecerse al implantar este procedimiento,

es preciso determinar cuales los grupos de operaciones que se repiten frecuentemente, hecho lo

cual, se establecen tantos diarios especiales como grupos de operaciones se encuentren en las

condiciones antes señaladas.

Por tanto, en el procedimiento Centralizador, el número de diarios especiales es ilimitado, debido

a que se fija con relación al número de grupos de operaciones que se efectúan con más

frecuencia.

Grupos de operaciones que se efectúan con más frecuencia. Los grupos de operaciones que

se efectúan repetidas veces, por lo general, en empresas importantes, son los siguientes:

Cobros y pagos en efectivo.

Compras de mercancías al contado, a crédito y con garantía documental.

Ventas de mercancías al contado, a crédito y con garantía documental.

Venta de mercancías a precios de costo.

Expedición o aceptación y pago de documentos que garantizan compras de mercancías u

otros conceptos.

Recepción, cobro y endoso de documentos que garantizan ventas de mercancías u otros

conceptos.

Diarios especiales. De acuerdo con los grupos de operaciones anteriores, los diarios especiales

que se deben establecer al implantar el procedimiento de registro centralizador, son:

Diario de caja.

Diario de compras.

Diario de ventas.

Diario de salidas de almacén.

Diario de documentos por pagar.

Diario de documentos por cobrar.

Diario de operaciones diversas.

Introducción

de 221

En este Diario se deben de anotar únicamente las entradas y salidas de dinero en efectivo, las

operaciones que afectan el Diario de caja se registran de igual forma que en el de procedimiento

de Diario y caja que se estudió el capítulo anterior, así mismo las operaciones que afectan el

Diario de caja afectan a otro diario, deben de registrarse en ambos diarios, por medio de cuentas

puente de cuentas de enlace.

Diario de caja

En este diario, que puede adoptar la forma corrida, distribuida o tabular, se deben anotar

únicamente operaciones que originan movimientos de numerario, o sea de entradas y salidas de

dinero efectivo. En lugar de este diario se puede llevar el de bancos, con fondo de caja chica.

Las operaciones que únicamente afectan al Diario de caja se registran en igual forma que en el de

procedimiento de Diario y caja estudiando en el capítulo anterior; en cambio, las que además de

afectar al Diario de caja afectan a otro diario, se deben registrar en ambos diarios, por medio de

cuentas puente o de enlace.

De los grupos de operaciones que se efectúan constantemente, por lo general en empresas

mercantiles importantes hay algunos que además de afectar al Diario de caja afectan a otro diario;

entre ellos, están los de compras y ventas de mercancías al contado.

Introducción

Este Diario se efectúa cuando una empresa realiza compras de mercancías con frecuencia, se

deben de registrar las adquisiciones de las mercancías, los gastos de compras, las devoluciones y

descuentos sobre compras. En este Diario aparte de que se registren las cuentas antes

mencionadas, se registran con el objeto de que proporcione, en cualquier momento, el importe de

las compras netas. En el Diario de compras no deben de registrarse las compras, los gastos de

compras y las devoluciones y descuentos sobre compras de bienes distintos de las mercancías.

Diario de compras

El Diario de compras se establece cuando la empresa efectúa compras de mercancías con

frecuencia; en él se debe registrar las adquisiciones de mercancías, los gastos de compra, las

devoluciones y descuentos sobre compras.

En el Diario de compras no sólo se registran las adquisiciones de mercancías, sino también los

gastos de compra y las devoluciones y descuentos sobre compras, con el objeto de que

proporcione, en cualquier momento, el importe de las compras netas.

de 221

Por supuesto, en el Diario de compras no deben registrarse las compras, los gastos de compra y

las devoluciones sobre compras de bienes distintos de las mercancías; por ejemplo, de mobiliario,

de equipo de reparto, de papelería, etc., sino en otros que veremos posteriormente.

Rayado del diario de compras. El rayado de este libero debe contener columnas de valores

suficientes para registrar los cargos y abonos de las cunetas que se vean afectadas por las

compras,, gastos de compra, devoluciones y descuentos sobre compras, y además, columnas y

espacios apropiados para anotar fecha de la operación, número de partida, número de factura o

nota y nombre del proveedor.

Desde luego, si además de los datos informativos antes indicados, se desea conocer otros; tales

como compras de mayoreo, compras de menudeo; compras clasificadas por departamentos; por

ejemplo, compras del departamento para damas, compras del departamento para caballeros, etc.,

compras clasificadas por líneas de artículos; por ejemplo, compras de ropa, compras de calzado,

compras de juguetería, etc., proveedores clasificados por zonas, estados o países; por ejemplo,

proveedores locales, proveedores foráneos, proveedores nacionales, proveedores extranjeros,

etc., basta agregar en el Diario de compras tantas columnas como datos informativos se deseen

conocer.

Por tanto, el rayado del Diario de compras varía con relación en las operaciones que en él se

registren y a los datos informativos que de ella se deseen conocer.

Registro de operaciones. A continuación se presentan los asientos que producen las compras,

los gastos de compras y las devoluciones y descuentos sobre compras, se cargan en la cuenta de

Almacén y se abonan en a de Compras; además, en el Diario de baja, se cargan en la cuenta de

Compras al contado y se abonan en la de Caja.

Compras al contado. En el Diario de compras, se cargan en la cuenta de Almacén y se abonan

en la de Compras al contado; además, en el Diario de caja, se cargan en la cuenta de Compras al

contado y se abonan en la de Caja.

Compras a crédito. En el diario de compras se cargan en la cuenta de Almacén y se abonan en

la colectiva de Proveedores. No afectan a otro Diario.

de 221

Compras con garantía documental. En el Diario de compras se cargan en la cuenta de Almacén

y se abonan en la de Proveedores-Cuenta puente; además, en el Diario de documentos por pagar

se cargan en la de Acreedores diversos-Cuenta puente; además, en el Diario de caja se cargan en

la de Acreedores diversos-Cuenta puente, y se abonan en la de Caja.

Gastos de compra a crédito. En el Diario de compras se cargan en la cuenta de Almacén y se

abonan en la colectiva de Acreedores diversos. No afectan a otro Diario.

Devoluciones sobre compras en efectivo. En el Diario de compras se abonan en la cuenta de

Almacén y se cargan en la de Proveedores-Cuenta puente; además, en el Diario de caja se

cargan en la cuenta de Caja y se abonan en la de proveedores-Cuenta-puente.

Devoluciones sobre compras a crédito. En el Diario de compras se abonan en la cuenta de

Almacén y se cargan en la colectiva de Proveedores. No afectan a otro Diario.

Documentos sobre compras en efectivo. En el Diario de compras se abonan en la cuenta de

Almacén y se cargan en la de Proveedores-Cuenta puente; además, en el Diario de caja se

cargan en la cuenta de Caja y se abonan en la de Proveedores-Cuenta puente.

Descuentos sobre compras a crédito. En el Diario de compras se abonan en la cuenta de

Almacén y se cargan en la colectiva de Proveedores. No afectan a otro Diario.

El IVA acreditable. Se registra en el Diario de compras, en todos los casos.

Introducción

Este Diario se establece cuando una empresa efectúa venta de mercancías con frecuencia, en él

se deben de registrar las ventas y las devoluciones y descuentos sobre ventas, en este Diario no

sólo se registran las ventas de mercancías, sino también las devoluciones y descuentos sobre

ventas, con el propósito de que proporcione en cualquier momento el importe de las ventas netas.

En este Diario no se deben de registrar las ventas, las devoluciones y descuentos sobre ventas de

bienes distintos de las mercancías, por ejemplo; de terrenos, de equipo de oficina, de equipos de

reparto, etc.

Diario de ventas

El Diario de ventas se establece cuando la empresa efectúa ventas de mercancías con frecuencia;

en él se deben registrar las ventas y las devoluciones y descuentos sobre ventas.

de 221

En el Diario de ventas no sólo se registran las ventas de mercancías, sino también las

devoluciones y descuentos sobre ventas, con objeto de que proporcione, en cualquier momento,

el importe de las ventas netas.

En el Diario de ventas, no deben registrarse las ventas, las devoluciones y descuentos sobre

ventas de bienes distintos de las mercancías; por ejemplo, de terrenos, de equipo de oficina, de

equipo de reparto, etc., sino en otros Diarios que veremos más adelante.

Rayado de Diario de ventas. El rayado de este Diario debe contener suficientes columnas de

valores para asentar los cargos y abonos de las cuentas que se vean afectadas por las ventas, las

devoluciones y descuentos sobre ventas, y además, columnas y espacios apropiados para anotar;

fecha de la operación, número de partida, número de factura o nota y nombre del cliente.

Si además de los datos informativos antes dichos, se desea conocer otros como, por ejemplo,

ventas de mayoreo, ventas de menudeo; ventas clasificadas por departamento o por línea de

artículos; o clientes clasificados por zonas, estados o países, basta agregar en el Diario de ventas

columnas como nuevos datos informativos se deseen conocer.

Por lo tanto, el rayado del Diario de ventas varía con relación a las operaciones que en él se

registran y a los datos informativos que de ellas se deseen conocer.

Registro de operaciones. A continuación se presentan los asientos que producen las ventas, las

devoluciones y descuentos sobre ventas, así como su registro en el Diario de ventas.

Ventas al contado. En el Diario de ventas se abonan en la cuenta de Ventas y se cargan en la de

ventas al contado; además, en el Diario de caja, se cargan en la cuenta de Caja y se abonan en la

de Ventas al contado.

Ventas a crédito. En el diario de ventas se abonan en la cuenta de Ventas y se cargan en la

colectiva de Clientes. No afectan a otro Diario.

Ventas con garantía documental. En el Diario de ventas se abonan en la cuenta de Ventas y se

cargan en la de Clientes-Cuenta puente; además, en el Diario de documentos por cobrar, se

cargan en la cuenta de Documentos por cobrar y se abonan en la de Clientes-Cuenta puente.

Devoluciones sobre ventas en efectivo. En el Diario de ventas se cargan en la cuenta de

Ventas y se abonan en la de Clientes-Cuenta puente; además, en el Diario de caja, se cargan en

la de Clientes-Cuenta puente, y se abonan en la de Caja.

de 221

Devoluciones sobre ventas a crédito. En el Diario de Ventas se cargan en la cuenta de Ventas

y se abonan en la cuenta de Clientes. No afectan otro Diario.

Descuentos sobre ventas en efectivo. En el Diario de Ventas se cargan en la cuenta de Ventas

y se abonan en la de Clientes-Cuenta puente; además, en el Diario de caja, se cargan en la de

Clientes-Cuenta puente, y se abonan en la de Caja.

Descuentos sobre ventas a crédito. En el Diario de ventas se cargan en la cuenta de Ventas y

se abonan en la colectiva de Clientes. No afectan otro Diario.

El IVA por pagar. Se registra en el diario de ventas, en todos los casos.

Introducción

En este Diario se registran las ventas y las devoluciones sobre ventas a precio de costo, es

importante que siempre exista el Diario de ventas y que además el procedimiento que se lleve

para el registro de las operaciones de mercancías sea el de inventarios perpetuos. Este Diario

debe de contener suficientes columnas de valores donde se anoten los cargos y los abonos de las

diferentes cuentas que se vean afectadas por las ventas y las devoluciones sobre ventas a precio

de costo.

Diario de salidas de almacén

El Diario de salidas de almacén, llamado con más propiedad de costo de ventas, puesto que en él

se registran las ventas y las devoluciones sobre ventas a precio de costo, se debe establecer

siempre que exista el Diario de ventas y que, además, el procedimiento que se lleve para registrar

las operaciones de mercancías sea el de inventarios perpetuos.

Rayado del diario de salidas de almacén. El rayado de este diario debe contener suficientes

columnas de valores para anotar los cargos y abonos de las cuentas que se vean afectadas por

las ventas y las devoluciones sobre ventas a precio de costo, y además, columnas y espacios

apropiados para sentar: fecha de la operación, número de partida, número de nota de salida o

entrada, cantidad, nombre y costo unitario de los artículos que salen del almacén o entran el él.

La cantidad, el nombre y el costo unitario, se deben asentar únicamente cuando las notas de

salida o entrada contengan una reducida variedad de artículos, y no deben registrarse cuando la

variedad de ellos sea numerosa; en el primer caso, el costo de las ventas y el de las devoluciones

de 221

sobre ventas se determina en el Diario; en el segundo, se determina en las notas de salida o

entrada, y en el Diario únicamente se anota el resultado.

Registro de operaciones. A continuación se presentan los asientos que producen las ventas y

las devoluciones sobre ventas, por lo que respecta a su precio de costo, pues el de ventas ya se

trató ampliamente al estudiar el Diario de ventas.

Ventas a precio de costo. En el Diario de salidas de almacén se cargan en la cuenta de Costo de

ventas y se abonan en la de Almacén. No afectan a otro diario.

Devoluciones sobre ventas a precio de costo. En el Diario de salidas de almacén se cargan en

la cuenta de Almacén y se abonan en la de Costo de ventas. No afectan a otro diario.

En el Diario de salidas de almacén también se debe anotar el costo de las remesas y el de las

ventas de mercancías en consignación, para que por medio de él se conozca el costo de las

ventas en consignación; además, en este Diario se debe registrar el costo de los artículos que se

retiran del almacén no para venderlos, sino para su uso particular del propietario, para

propaganda, para mantenimiento y conservación de alguno de los bienes del Activo fijo, por

defectuosos, etc., desde luego, el costo de estos artículos no debe cargarse en la cuenta de Costo

de ventas, sino en la de Gastos que proceda en cada caso; por ejemplo, xi fueron retirados para

uso personal del propietario, su costo se carga en la de Gastos personales; si para propaganda,

en la de Gastos de venta; si para mantenimiento y conservación del equipo de oficina, en la de

Gastos de administración; etcétera.

Costo de las mercancías remitidas en consignación. En el Diario de salidas de almacén se

carga en la cuenta de Mercancías en consignación y se abona en la de Almacén. No afectan a

otro diario.

Costo de las ventas en consignación. En el Diario de salidas de almacén se carga en la cuenta

de Costos y ventas de mercancías en consignación y se abona en la de Mercancías en

consignación. No afecta a otro diario.

Por supuesto, el precio de venta de estas mercancías se debe anotar en el Diario de ventas para

lo cual es preciso que se le aumenten dos columnas de valores; una de ellas, para la cuenta de

Comisionistas; y la otra, para la de Costo y ventas de mercancías en consignación.

de 221

Artículos retirados del almacén para no venderlos. En el Diario de salidas de almacén, el costo

de estos artículos se carga en la cuenta de Gastos que proceda y se abona en la de Almacén. No

afecta a otro diario.

Introducción

En este Diario se debe establecer cuando las empresas expidan o acepten documentos para su

pago con frecuencia, aquí se registran todos los títulos de crédito que se expidan o se acepten,

como los que se pagan, cancelen o sustituyan. En este Diario se debe de contener espacios para

notar la fecha de la operación, el número de la operación, número del documento y columnas de

valores suficientes para registrar los cargos y los abonos de las cuentas que se vean afectadas

por la expedición, aceptación, pago, cancelación y sustitución de documentos a cargo de la

empresa.

Diario de documentos por pagar

Este Diario se debe establecer sólo cuando la empresa expide o acepte documentos para su pago

con bastante frecuencia; en él se deben registrar tanto los títulos de crédito (letras de cambio y

pagarés) que se expiden o aceptan, como los que se pagan, cancelan o sustituyan.

En el Diario de documentos por pagar no sólo se deben anotar los documentos que se expiden o

acepten, sino también los que se pagan, cancelan o sustituyan para que proporcione, en cualquier

momento, el saldo de documentos por pagar.

Rayado del Diario de documentos por pagar. El rayado de este Diario debe contener espacio

para anotar fecha de la operación, número de la operación, número del documento y columnas de

valores suficientes para registrar los cargos y abonos de las cuentas que se vean afectadas por la

expedición, aceptación, pago, cancelación y sustitución de documentos a cargo de la empresa;

además, se pueden establecer columnas y espacios para anotar: clase, y serie del documento,

nombre de la persona a favor de quien se expida el documento, fecha del vencimiento, fecha de

pago, fecha de cancelación o sustitución, etc., sin embargo, es preferible que todos estos datos de

carácter informativo los contenga el Registro de documentos por pagar, y no el Diario, para que en

este último el registro de las operaciones sea menos laborioso y, en consecuencia más rápido.

de 221

Registro de operaciones. A continuación, se indican los asientos que produce la expedición o

aceptación, el pago y cancelación de documentos a cargo de la empresa, así como su registro en

el Diario de documentos por pagar.

Expedición o aceptación de documentos sin intereses. En el Diario de documentos por pagar,

el valor nominal de los títulos de crédito que se expiden o acepten se abona en la cuenta de

Documentos por pagar y se carga en la de Proveedores-Cuenta puente, así los documentos

proceden de compras de mercancías, o en la de Acreedores diversos-Cuenta puente, si proceden

de operaciones distintas de la compra de mercancías.

Expedición o aceptación de documentos con intereses. En el Diario de documentos por pagar,

si en los títulos de crédito que se expiden se incluyen intereses, el registro se hace así: en la

cuenta puente que proceda en cada caso se carga el importe de la operación más el del IVA, en

caso de que la operación lo cause; en la de Gastos y productos financieros se carga el importe de

los intereses; en la de IVA acreditable se carga el IVA de los intereses; y en la de Documentos por

pagar se abona la suma de los importes cargados.

La expedición o aceptación de títulos de crédito, además de afectar el Diario de documentos por

pagar, afecta el de compras si las letras de cambio o pagarés proceden de adquisiciones de

mercancías; al de caja, si proceden de préstamos de dinero efectivo; o al de operaciones diversas,

si proceden de otras operaciones.

Pago de documentos. En el Diario de documentos por pagar, el valor nominal de los títulos de

créditos que se pagan se carga en la cuenta de Documentos por pagar y se abona en la de

Proveedores-Cuenta puente, si los documentos proceden de la compra de mercancía o en la

Acreedores-Cuenta puente, si proceden de otras operaciones.

Pago de documentos con intereses. En el Diario de documentos por pagar, el pago de títulos de

crédito con intereses se registra así; en la cuenta de Documentos por pagar se carga el valor

nominal de las letras de cambio o pagarés; en la de Gastos y productos financieros se carga el

importe de los intereses; en la del IVA acreditable se carga el importe del IVA de los intereses; y

en la cuenta puente que proceda en cada caso, se abona la cantidad total que se paga.

de 221

Pago de documentos con descuento. En el Diario de documentos por pagar, el pago de títulos

de crédito con descuento se registra de este modo; en la cuenta de Documentos por pagar se

carga el valor nominal de las letras de cambio o pagarés; en la de Gastos y productos financieros

se abona el valor del descuento; y en la cuenta puente que proceda en cada caso se abona la

cantidad neta que se paga.

Pago de documentos con descuento cuando su valor nominal tiene incluido el IVA.

Recuerde que en estas operaciones parte del descuento corresponde a producto financiero y, el

resto, a IVA acreditable, su registro en el Diario de documentos por pagar se hace de esta

manera: en la cuenta de Documentos por pagar se carga el valor nominal de las letras de cambio

o pagarés; en la de Gastos y productos financieros se abona el producto financiero; en la de IVA

acreditable se abona el importe del IVA que se recupera; y, en la cuenta puente que proceda en

cada caso se abona la cantidad neta que se paga.

El pago de documentos, ya sea con intereses, ya sea con descuento o sin ambos, además de

asentarse en el Diario de documentos por pagar, se debe anotar en el de caja.

En el Diario de caja, el pago de documentos se abona en la cuenta de Caja y se carga en la

cuenta puente que proceda en cada caso.

Cancelación de documentos. La cancelación de títulos de crédito se hace cuando la operación

que origino su expedición o aceptación se anule; no debe confundirse con la sustitución de

documentos, pues ésta se hace sin que la operación se anule, o sea que simplemente se expiden

o se aceptan pagar nuevos documentos en cambio de otros.

Tanto la cancelación como la sustitución de documentos se deben registrar en el Diario de

documentos por pagar.

El valor nominal de los documentos a cargo del negocio que se cancelan se carga en la cuenta de

Documentos por pagar y se abona en la de Proveedores-Cuenta puente si los títulos de crédito

proceden de la compra de mercancías, o en la de Acreedores diversos-Cuenta puente, si

proceden de operaciones distintas de la compra de mercancías.

El valor nominal de los documentos a cargo del negocio que se sustituyen por otros se carga en la

cuenta de Documentos por pagar, y el de los nuevos documentos se abona en la propia cuenta de

Documentos por pagar. Si los nuevos documentos causan intereses, entonces el importe de ellos

de 221

se carga en la cuenta de Gastos y productos financieros, y por lo tanto el IVA de los intereses se

carga en la cuenta de IVA acreditable.

Introducción

En este Diario solo se establece cuando la empresa recibe documentos a su favor con bastante

frecuencia, en él se registran, tanto los títulos de crédito, letras de cambio y pagarés que se

reciben para el cobro, como os que se cobran, endosan, cancelen o sustituyan. El rayado de este

Diario debe de contener espacio para anotar la fecha de la operación, número del documento y

columnas de valores suficientes para registrar los cargos y los abonos de las cuentas que se vean

afectadas por la recepción, cobro, endoso, cancelación o sustitución de documentos a favor de la

empresa.

Diario de documentos por cobrar

Este Diario se debe establecer sólo cuando la empresa recibe documentos a su favor con

bastante frecuencia; en él se deben registrar, tanto los títulos de crédito, letras de cambio y

pagarés, que se reciben para su cobro, como los que se cobran, endosan, cancelan o sustituyen.

En el Diario de documentos por cobrar, no sólo se registra la recepción de títulos de crédito a

favor del negocio, sino también los que se cobran, endosan y cancelan, para que proporcione, en

cualquier momento, el saldo de documentos por cobrar.

Rayado de documentos por cobrar. El rayado de este Diario debe contener espacio para notar

fecha de la operación, número de la operación, número del documento y columnas de valores

suficientes para registrar los cargos y abonos de las cuentas que se vean afectadas por la

recepción, cobro, endoso, cancelación y sustitución de documentos a favor de la empresa;

además, se pueden establecer columnas y espacios para anotar: clase y serie del documento,

nombre de la persona a cuyo cargo está el documento, valor nominal, fecha de vencimiento, fecha

de cobro, endoso, cancelación o sustitución, etc., sin embargo, es preferible que todos estos datos

de carácter informativo los contenga el Registro de documentos por cobrar, y no el Diario, para

que en este último el registro de las operaciones sea menos laborioso y, en consecuencia, más

rápido.

de 221

Registro de operaciones. A continuación se indican los asientos que producen la recepción,

cobro, endoso, cancelación y sustitución de documentos a favor de la empresa, así como su

registro del Diario de documentos por cobrar.

Recepción de documentos sin intereses. En el Diario de documentos por cobrar, el valor

nominal de los títulos de crédito que se reciben se carga en la cuenta de Documentos por cobrar y

se abona en la de Clientes-Cuenta puente, si los documentos proceden de ventas de mercancías,

o en la de Deudores diversos-Cuenta puente, si proceden de operaciones diferentes de la venta

de mercancías.

Recepción de documentos con intereses. En el Diario de documentos por cobrar, el cobro de

títulos de crédito con descuento se registra de este modo: en la cuenta de Documentos por cobrar

se abona el valor nominal de las letras de cambio o pagarés; en la de Gastos y productos

financieros se carga el importe del descuento; y en la cuenta puente que produce en cada caso se

carga la cantidad neta que se cobra.

Cobro de documentos con descuento cuando su valor nominal tiene incluido IVA. Recuerde

que en estas operaciones parte del descuento corresponde a pagos financieros y, el resto, a IVA

por pagar, su registro en el Diario de documentos por cobrar se hace de esta manera: en la cuenta

de Documentos por cobrar se abona el valor nominal de las letras de cambio o pagarés; en la de

Gastos y productos financieros se carga el gasto financiero; en la de IVA por pagar se carga el

IVA que se registra; y, en la cuenta puente que proceda en cada caso se carga la cantidad neta

que se cobra.

El cobro de documentos, ya sea con intereses, ya sea con descuento o sin ambos, además de

asentarse en el Diario de documentos por cobrar, se debe anotar en el de caja.

En el Diario de caja, el cobro de documentos se carga en la cuenta de Caja y se abona en la

cuenta puente que produce en cada caso.

Cancelación de documentos. En el Diario de documentos por cobrar, el valor nominal de las

letras de cambio y pagarés a favor de la empresa que se cancelan se abona en la cuenta de

Documentos por cobrar y se carga en la de Clientes-Cuenta puente, si los documentos proceden

de la venta de mercancías, o en la de Deudores diversos-Cuenta puente, si proceden de

operaciones diferentes de la venta de mercancías.

de 221

Sustitución de documentos. En el Diario de documentos por cobrar, el valor nominal de las

letras de cambio y pagarés a favor de la empresa que se sustituyen por otros se abona en la

cuenta de Documentos por cobrar, y el de los nuevos títulos se carga en la propia cuenta de

Documentos por cobrar. Si los nuevos documentos causan intereses, el importe de ellos se abona

en la cuenta de Gastos y productos financieros, y el IVA de los intereses se abona en la cuenta de

IVA por pagar.

Endoso de documentos de crédito. En el Diario de documentos por cobrar, el valor nominal de

las letras de cambio y pagarés que la empresa endosa se abona en la cuenta de Documentos por

cobrar en la de Documentos endosados, y si se carga en la cuenta puente en cada caso. Si la

persona o institución a quien se endosan los títulos de crédito descuenta intereses y comisión de

cobro, el importe de ambos se carga en la cuenta de gastos y productos financieros; en la de IVA

acreditable se carga el IVA de la comisión de cobro; y el importe neto que por ellos paga se carga

en la cuenta puente correspondiente.

Cuando el valor nominal de los documentos que se endosan se abona en la cuenta de

documentos por cobrar, a la vez es necesario registrar en el Diario de operaciones diversas la

responsabilidad contingente, por medio del asiento siguiente: se carga a Documentos endosados,

con abono a Responsabilidad por endosos.

Introducción

En este Diario se anotan las operaciones que por poca frecuencia, no hace necesario el uso de un

diario especial, como son: compras y ventas de terrenos, de edificios, de mobiliario etc. El rayado

de operaciones diversas es igual al del Diario columnar o tabular, existen diferentes cuentas que

se aplicar en este procedimiento para el registro de las operaciones, las cuales son de necesidad

para el funcionamiento de la empresa.

Diario de operaciones diversas

En el Diario de operaciones diversas, se deben anotar las operaciones que, por ser poco

frecuentes no hacen necesario el uso de un Diario especial; tales como compras y ventas de

terrenos, de edificios, de mobiliario, etcétera.

de 221

Se debe llevar en forma tabular, para que en él se vayan acumulando las operaciones efectuadas

durante el ejercicio, y al terminar éste se pasen en un solo asiento de concentración al Diario

general.

El rayado del Diario de operaciones diversas es igual al Diario columnar o tabular presentado en el

capítulo 8.

Diario general. En el Diario general se debe registrar el asiento de apertura, los asientos de

concentración de los Diarios auxiliares, los asientos de ajuste, los asientos de Pérdidas y

ganancias y el asiento de cierre.

Se debe llevar en forma de Diario continental, para que sus asientos pasen uno a uno a las

cuentas del Mayor correspondiente.

Libro mayor. Del libro mayor se obtienen los datos para la formación de la Balanza de

comprobación, de la Balanza de saldos ajustados y de la Balanza previa al Balance general.

Mayores auxiliares. Las subcuentas de los Mayores reciben pases constantes de los Diarios

auxiliares y del Diario general, cada vez que en ellos tengan movimientos, cuentas colectivas o de

control.

La suma de los saldos de las subcuentas de cada Mayor auxiliar debe coincidir con el saldo de la

de los Diarios auxiliares.

Balanza de comprobación. Los datos para la formación de la Balanza de comprobación se

obtienen del libro Mayor, una vez que a él han sido pasados el asiento de apertura y los asientos

de concentración de los Diarios auxiliares.

Balanza de saldos ajustados. Para la formación de esta balanza, se toman los datos del libro

Mayor, una vez que a él han sido pasados los asientos de ajuste.

Balanza previa. Los datos para su formación se toman del libro Mayor, una vez que a él han sido

pasados los asientos de pérdidas y ganancias.

Balance general. Este documento se hace con las cuentas que integran la balanza previa; sus

anexos, relaciones o pormenores, se forman con los datos que proporcionan los Mayores

auxiliares.

Estado de pérdidas y ganancias. Para la formación del Estado de pérdidas y ganancias, se

toman los datos de la Balanza de comprobación, de la Balanza ajustada y de los Mayores

auxiliares.


de 221

En este capítulo se estudió la división del Diario continental en varios diarios, en donde

dependiendo de las características de cada empresa se pueden poner en práctica los diferentes

Diarios ya mencionados, por ejemplo en el Diario de cuentas por pagar, en donde una empresa

acepta documentos para su pago con frecuencia, en donde s registran todos los documentos por

pagar que se aceptan o se expida. En el Diario de las cuentas por cobrar, se utiliza solo cuando

una empresa recibe documentos a su favor con frecuencia, en el Diario no sólo la recepción de

títulos de crédito si no también los que se cobran, endosan y cancelan, para que proporcione, en

cualquier momento requerido el saldo de documentos por cobrar.

1.- Para que nos sirve el procedimiento Centralizador?

Nos permite distribuir entre más de dos personas, el trabajo contable que requiere el registro de

operaciones.

2.- En que se basa el procedimiento Centralizador?

En asignar un diario especial a cada clase de operaciones que se efectúan varias veces.

3.- Cuales son los diarios especiales que se deben de establecer al implantar el

procedimiento de registro centralizador?

a) Diario de caja.

b) Diario de compras.

c) Diario de ventas.

d) Diario de salidas de almacén.

e) Diario de documentos por pagar.

f) Diario de documentos por cobrar.

g) Diario de operaciones diversas.

4.- Cuando debe de establecerse el Diario de compras?

Cuando la empresa efectúa compras de mercancías con frecuencia, en el se deben registrar las

adquisiciones de mercancías, los gastos de compras, las devoluciones y descuentos sobre

compras.

5.- Cuando se debe de establecer el Diario de ventas?

Cuando la empresa efectúa ventas de mercancías con frecuencia, en el se deben registrar las

ventas y las devoluciones y descuentos sobre ventas.

6.- Cuando se debe de establecer el Diario de documentos por pagar?

Cuando la empresa expida o acepte documentos para su pago con bastante frecuencia, en el se

deben de registrar los títulos de crédito, que se expiden o acepten, como los que se pagan,

cancelen o sustituyan.

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7.- Cuando se debe de establecer el Diario de documentos por cobrar?

Cuando la empresa reciba documentos a su favor con bastante frecuencia, en el se deben de

registrar, tanto los títulos de crédito, letras de cambio y pagarés que se reciban para su cobro,

como los que se cobran, endosa, cancelan o sustituyan.


Bibliografía



Editorial Trillas

Edición 11


de 221

Capítulo 12

Procedimiento de pólizas

Introducción

Las pólizas son documentos, en los cuales se anotan las operaciones bien detallas y

ordenadamente, tal como se registran en el Diario continental, las pólizas se hacen por duplicado,

al original se le anexan los documentos facturas, notas, recibos, etc., que comprueben las

operaciones registradas. En las pólizas se debe hacer constar las firmas de las personas que

intervienen en su formulación y autorización, a fin de delimitar responsabilidades, las personas

encargadas de formular las pólizas, toman los datos directamente de los documentos para hacer

los asientos respectivos.


El objetivo principal de este capítulo es definir los conceptos del procedimiento de pólizas, darnos

cuenta como se realiza cada uno de los registros d operaciones en los diferentes sistemas

establecidos, identificar cuando se ésta aplicando el procedimiento de pólizas de diario, quienes

son las personas que intervienen en la formulación de cada una de las pólizas y saber cuáles son

los documentos que soportan la aplicación de las pólizas.

6. Tercera división del diario continental

Como ya se indicó, el procedimiento manual es el que emplea el esfuerzo de la persona para la

captación, cálculo, registro y síntesis de las operaciones que se realizan en una entidad

económica.

Los sistemas que funcionan con procedimientos manuales son:

Diario continental.

Tabular.

Centralizador.

Pólizas.

Estos últimos son los que ofrecen mayor flexibilidad en su operación, así como facilidad en los

cambios que pudieran surgir en un momento dado; sin embargo, por lo general se tornan en

rutinarios y lentos para empresas de cierta magnitud, de igual forma no permiten una verdadera

división del trabajo y lógicamente no existe una simplificación en el registro de las operaciones.

de 221

Podemos mencionar que el Sistema Tabular ha representado prácticamente la evolución del

Sistema Diario Continental; sin embargo, con el Sistema Centralizador se abren más posibilidades

de mejoramiento y flexibilidad del registro contable.

Por último el Sistema de Pólizas, así como sistemas derivados de éste como son: cuentas por

cobrar y cuentas por pagar, traen consigo todavía más ventajas tanto de ahorro de tiempo,

división de trabajo y con la gran oportunidad de anexar a dichas pólizas los comprobantes de las

operaciones realizadas, convirtiéndose en un gran respaldo de control que requiere la

contabilidad.

Los sistemas de contabilidad mencionados, son utilizados por entidades comerciales que tienen

cierto número de movimientos a registrar; es decir, aprovechan una mayor división del trabajo y

mayor control en la documentación fuente y la de registro.

Introducción

Este procedimiento consiste en registrar, en una sola clase de pólizas, cualquier operación que la

empresa efectúe, o sea que no se hace ninguna clasificación de las operaciones, en este

procedimiento se aplican varios registros que debe de llevar la póliza. El registro de pólizas de

diario es un libro de rayado tabular, en el cual se deben anotar, por orden progresivo de fechas,

cada una de las pólizas que han sido revisadas y autorizadas, en el registro de pólizas de diario,

las columnas de valores para cargos y abonos se distribuyen en forma corrida o separada; de las

formas citadas la segunda es la más conveniente, pues evita cargar en vez de abonar o viceversa.

7. Procedimiento de pólizas de diario

Existen diversos sistemas de registros que su complejidad han resultado obsoletos, pero el que

tiene más aceptación en la actualidad y que se han generalizado dentro de las empresas

comerciales, industriales y de servicio dentro del ámbito de registro contable, es el conocido como

Sistema de Pólizas en el que profundizaremos en nuestro estudio.

Como veremos en seguida, todos los sistemas de pólizas permiten una mayor división del trabajo

y, sobre todo, tienen como característica principal la de lograr un aspecto muy importante en la

contabilidad: la comprobación de las operaciones efectuadas.

de 221

Estos sistemas revolucionaron el antiguo procedimiento de registrar las operaciones en forma

manuscrita y en libros empastados y encuadernados.

En cierto aspecto, los sistemas de pólizas fueron los iniciadores de la contabilidad que

actualmente ha dado en llamarse electrónica; es decir, aquélla en la que las anotaciones, en lugar

de hacerse en forma manuscrita, se ejecutan mediante el uso de computadoras y paquetería

especializada (software).

Por las circunstancias anteriores, se comprenderá la aceptación que desde un principio tuvieron

éstos sistemas y porque, no obstante los años transcurridos, todavía se siguen empleando con

bastante éxito.

El nombre con que se les designa genéricamente, deriva de un documento de carácter interno

denominado póliza. Esta palabra nada tiene que ver con el contrato que se celebra con las

compañías de seguros para proteger las propiedades de una persona contra algún riesgo o para

asegurar la vida de una persona a favor de un tercero.

Su aplicación se inició en Estado Unidos de América, designándosele con el nombre de sistema

de vouchers, cuya traducción al español es sistema de pólizas.

Contablemente, la póliza es la base de los sistemas que llevan este nombre, y se define como el

documento de carácter interno en el que se registran las operaciones y se anexan los

documentos o comprobantes que justifican las anotaciones y cantidades en ella registradas,

tomando como base el rayado del Diario Continental.

Cabe mencionar que a diferencia del Diario en los registros de pólizas, se emplea una póliza por

operación que afecte a la empresa, facilitando así la organización del trabajo contable.

Introducción

El registro de pólizas de diario es un libro de rayado tabular, en el cual se deben anotar, por orden

progresivo de fechas, cada una de las pólizas que han sido revisadas y autorizadas, en este

registro las columnas de valores para cargos y abonos se distribuyen en forma corrida o separada;

de las formas citadas la segunda es la más conveniente, pues evita cargar en vez de abonar o

viceversa.

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8. Registro de pólizas de diario

Una vez que las póliza han sido registradas con las firmas de las personas que intervinieron en su

formulación, revisión y aprobación, deberán anotarse en un libro que lleva el nombre de Registro

de Pólizas, que tienen un rayado tabular con columnas de valores destinadas a las cuentas de

más movimientos y el espacio de Varias Cunetas acostumbrado en esta clase de registros.

La única diferencia entre el rayado de un diario tabular y el que corresponde al Registro de

pólizas, está en que en este último se incluye, dentro del rayado, una pequeña columna destinada

a anotar el número de cada póliza registrada.

Respecto al número de la póliza, es conveniente hacer notar que éste se asigna cuando la póliza

se registra, siguiendo para esto un orden progresivo.

De lo anterior se deduce que si una póliza carece de número, éste solo hecho indicará que no se

ha anotado en el Registro de pólizas y por tanto, que la operación asentada en ella aún no ha

quedado contabilizada en los libros.

Al final del periodo de concentración, deberán obtenerse las sumas de cada una de las columnas

de valores del rayado, así como también analizar el espacio de Varias Cuentas, para formular con

esos totales un asiento de concentración en el Diario general, de los comúnmente expresados

como de:

Varios

A varios

Errores y contrapartidas. Cuando se tiene establecido este sistema y se comete algún error al

registrar una operación, deberán, en principio, observarse las reglas generales para llevar a cabo

la corrección por medio de un asiento de contrapartida. Pero teniendo en cuenta que en los

sistemas de pólizas las operaciones se anotan primero en éstas y que después las mismas se

asientan en el Registro, los errores presentan ciertas formas especiales que siguen determinados

procedimientos para su corrección.

Errores en las pólizas. Los errores localizados solamente en las pólizas pueden dos aspectos:

Que la póliza se formule incorrectamente, pero que el error se advierta antes de que sea

registrado.

de 221

Que la póliza se haga en forma incorrecta y, en esa, misma forma, se pase al registro de

póliza.

En el primer caso, debido a que la póliza no se ha registrado, bastará con cancelar o destruir la

póliza equivocada e, inmediatamente después, formular la correcta, que será la que se anote en el

Registro.

En el segundo caso (o sea, cuando la póliza ésta equivocada y el error se advierte después de

haberse registrado también en forma equivocada), la corrección se hará formulando una nueva

póliza, en el que asentado la contrapartida que proceda, y anotándola después en el Registro de

pólizas, con lo cual quedará corregido el error que se hubiere cometido.

Supongamos que por el cobro de un documento de $50 000. Se formuló incorrectamente una

póliza con el asiento siguiente:

Caja

a Documentos por Pagar $50 000 $50 000

Esta póliza equivocada se anotó en el registro y después se advirtió el error, procediéndose a

formular una nueva póliza por el asiento de contrapartida en los términos siguientes:

Documentos por Pagar $50 000

a Documentos por Cobrar $50 000

Esta segunda póliza se registraría inmediatamente, quedando cancelado el crédito indebido a la

cuenta de Documentos por Pagar y figurando como crédito correcto el de Documentos por Cobrar.

Errores en el registro, cuándo se ha formulado una póliza correctamente, pero al registrarse se

cometió el error, ya sea en los cargos o abonos a las cuentas o en el importe de los mismos, la

corrección deberá hacerse solamente en el Registro, anotando, con tinta roja, en la columna de la

cuenta o cuentas equivocadas, el importe asentado incorrectamente y con tinta obscura las

cantidades en las columnas de las cuentas correctas.

Estas anotaciones deberán precedidas de una leyenda en el espacio de redacción, expresando en

los términos siguientes: “Cambio de columna póliza núm.…” o, bien, “Corrección a la póliza

núm.…”

de 221

Ventajas y desventajas del sistema. Las ventajas e inconvenientes propios de este sistema de

pólizas pueden sintetizarse de la manera siguiente:

Ventajas. Por las características del sistema, se logra una mayor división en la ejecución del

trabajo de contabilidad, debido a que, anotándose los asientos en hojas sueltas, es posible

producir simultáneamente varios asientos, situación que no se logra con la misma facilidad cuando

se tienen establecidos Diarios empastados, en los que las anotaciones se hacen en forma

manuscrita.

Las operaciones quedan comprobadas en todos sus aspectos, ya que, además de anexar a la

póliza los documentos o comprobantes, se hacen constar las firmas de las personas que

intervinieron en la preparación, revisión y autorización de las pólizas.

El pase a los libros auxiliares se facilita en forma considerable, ya que evidentemente resultan

más manejables las hojas sueltas (pólizas) que los libros Diarios.

Puede tenerse un archivo bien organizado de todos los comprobantes, lo que permite su fácil y

rápida localización, debido a que las pólizas se archivan por el mes a que corresponde y, dentro

de esa clasificación, por orden progresivo de su numeración.

Desventajas. Como el registro de pólizas se lleva de manera tabular, es relativamente fácil

cometer errores, como hacer cargos o abonos a cuentas que no corresponden o que se cargue a

una cuenta en lugar de abonarla o viceversa.

Introducción

La subdivisión de las pólizas de diario y de pólizas de caja, hacen necesario establecer dos

registros uno, para pasar a él los asientos de las pólizas de diario, y el otro, para anotar en él los

asientos de las pólizas de caja, las pólizas de diario y las de caja se deben pasar a su registro

correspondiente una vez que se hayan sido revisadas y autorizadas, el rayado del registro de

pólizas de caja es idéntico al del registro de pólizas de diario; la distribución de las columnas de

valores también se pueden hacer de forma corrida o en forma separada.

9. Procedimiento de pólizas de diario y caja

Por la existencia de dos clases de pólizas, es necesario establecer dos registros: uno destinado al

de las pólizas de Caja, llamado Registro de Pólizas de Caja, y el otro a las de Diario, que lleva el

nombre de Registro de Pólizas de Diario.

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Ambos registros contienen un rayado idéntico; es decir, a base de múltiples columnas, con su

respectivo espacio de Varias cuentas.

Se sigue el procedimiento que, una vez registrada la póliza (ya sea de Caja o de Diario) con las

firmas de las personas que intervinieron y con los comprobantes de la operación anexos a la

misma, ésta se anota en el registro que le corresponde, según su naturaleza, asignándosele en

ese momento el número correspondiente.

Respecto al número que debe tener cada póliza, se sigue la costumbre de no asignar una

numeración corrida a las pólizas de Diario y de Caja, sino que teniendo en cuenta la naturaleza

distinta de unas y de otras, así como la existencia de registros destinados a cada tipo de póliza, el

número será corrido dentro de la clase de póliza de que se trate con el propósito de facilitar su

identificación y rápida localización.

Tanto el Registro de Pólizas de Caja como el de Pólizas de Diario, producen periódicamente un

asiento de concentración al Diario General en los siguientes términos:

REGISTRO DE PÓLIZAS DE CAJA Por los ingresos o entradas de Caja: Caja y Bancos a Varios Por los ingresos o salidas de Caja y Bancos: Varios A Caja y Bancos REGISTRO DE PÓLIZAS DE DIARIO Varios a Varios

Ambos registros de pólizas deberán contener, formando parte de su rayado, una pequeña

columna destinada al número de la póliza.

De hecho, el Registro de Pólizas de Caja equivale al Diario de Caja llevado bajo la forma tabular,

y el Registro de Pólizas de Diario hace las veces de un Diario de Operaciones Diversas, también

bajo la forma tabular, cuando este Diario funge como auxiliar de un Diario General llevado en su

forma continental.

Funcionamiento del sistema. Conforme se van celebrando las operaciones, éstas se clasifican

en los dos grupos bases de este sistema, registrando en pólizas de Caja las entradas y salidas

egresos de efectivo; y en pólizas de Diario, las operaciones que no den lugar a movimientos de

fondos.

Tanto las pólizas de Caja, como las de Diario, deberán llevar anexos los documentos que

comprueban la operación en ellas registradas, así como las firmas de quienes formularon,

revisaron y autorizaron la póliza.

Después se anotarán en sus respectivos registros y será en ese momento cuando se les asigne el

número que les corresponda, siguiendo un orden progresivo.

de 221

Registrada la póliza se guardará en el archivo, juntando todas las que correspondan a un

determinado mes y ordenándolas por número progresivo.

Cuando la contabilidad de la empresa tiene establecidos varios auxiliares, es recomendable cada

vez que se haga una póliza que afecte cuentas colectivas o de control, sacar copias de ella al

carbón, para distribuirlas entre los distintos empleados que llevan los auxiliares y facilitarles, en

esa forma, el registro oportuno de las operaciones.

Registro de operaciones. En el registro de operaciones en este sistema, surge el problema para

las operaciones mixtas; es decir, aquellas que las intervienen parte de movimiento de efectivo y

otra parte de valores que no son en efectivo.

En este caso, deberá observarse la regla de que la operación quede registrada, por su totalidad,

en una póliza de diario, mediante el uso de una cuenta puente y anotar en póliza de Caja

solamente la parte de la operación que se haya cobrado o pagado en efectivo.

Ejemplos

Se venden mercancías por valor de $500 000, que nos liquidan del siguiente modo; con

documentos, $200 000; con cheque $100 000, cancelando un documento a nuestro cargo por

$500 000, y quedando pendiente el resto.

Póliza de Diario Documentos por Cobrar $200 000 Documentos por Pagar $50 000 Clientes $250 000 Ventas $500 000

En Póliza de Caja Caja y Bancos $100 000 a Clientes $100 000

Las operaciones efectuadas íntegramente en efectivo solamente se registrarán en póliza de Caja,

y las demás operaciones íntegramente registradas en valores distintos al efectivo, solamente se

anotarán en póliza de Diario.

Se compran a contado muebles y mobiliario de oficina, que importaron $2 000 000 (con cheque).

Póliza de Caja. Egresos Equipo de Oficina a $2 000 000 Bancos $2 000 000

Se vende un terreno en la cantidad de $15 000 000, por el que se recibe en pago mercancías por

valor de $6 000 000 y documentos a nuestro favor por $4 000 000, quedando

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Póliza de Diario Compras $6 000 000 Documentos por Cobrar $4 000 000 Documentos Diversos $5 000 000 a Terrenos $15 000 000

Errores y Contrapartidas. Todo lo mencionado en el sistema de póliza única relativo a este

punto, es aplicable al sistema que estamos estudiando, con algunas diferencias que, más que de

fondo, son de procedimiento, ya que en este caso existen dos clases de pólizas y, por

consiguiente, los errores se pueden producir en las pólizas de Diario o en las pólizas de Caja, y,

del mismo modo, estos errores pueden advertirse antes de que la póliza sea registrada o después

de que ésta se haya anotado en el registro que le corresponda.

Para que los procedimientos de corrección resulten más accesibles, se tratarán por separado los

errores que se cometan en cada una de las pólizas que se emplean en este sistema.

Pólizas de Diario. Si el error existe en la póliza y se advierte antes de ser registrada, propiamente

no se hace corrección, sino que se destruye o cancela la póliza equivocada y se procede a

formular otra póliza de Diario con el asiento correcto.

Si hay error en la póliza y se advierte después de haberse registrado, se formula una segunda

póliza de Diario en que aparezca el asiento de contrapartida correspondiente y, como explicación,

la referencia a la póliza equivocada. Se registra esta segunda póliza y, automáticamente queda

corregido el error.

Finalmente, si la póliza es correcta, pero al ser registrada se comete el error, ya sea cargando o

abonando una cuenta por otra, o cargando o abonando por una cantidad distinta a la correcta, la

corrección se ejecuta solamente en el Registro, en la forma que ya se ha tratado para estos casos

en el sistema de póliza única.

Póliza de Caja. Los errores en esta póliza pueden presentar varios aspectos, que se sintetizan en

los puntos siguientes:

Que las cuentas de cargo y de crédito que se mencionan en la póliza sean correctas, pero

los cargos o abonos se hayan anotado por una cantidad menor o mayor que la debida.

Que la póliza se haya formulado con algún cargo o crédito a una cuenta incorrecta.

Que la póliza esté bien formulada, pero que al ser registrada se haya cometido el error.

Los tres casos anteriores se desarrollarán suponiendo que los errores se advierten después de

haberse registrado la póliza, ya que de lo contrario, bastará con destruir o cancelar la póliza

equivocada.

En el primer caso (cuando el error consiste en que la póliza se formulo por una cantidad menor a

la correcta), se procederá a preparar otra póliza por la cantidad complementaria y anotarla en el

Registro de Pólizas de Caja.

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Ejemplo

Bancos $50 000 a Ventas $50 000

Se advierte el error después de haberse registrado y para corregirlo se procede a formular una

segunda póliza que se indica:

Bancos $450 000 a Ventas $450 000

Si, por el contrario, el error consistió en haber considerado una cantidad mayor a la correcta, la

corrección se llevará a cabo formulando otra póliza de Caja por la diferencia; pero, en este caso,

escrita la cantidad con números rojos y anotados en la misma forma en el Registro de Pólizas de

Caja.

Ejemplo

Por el cobro de un documento de $100 000, se formuló equivocadamente una póliza de Caja con

el asiento siguiente:

Caja y Bancos $1 000 000 Documentos por cobrar $1 000 000

Al advertirse el error, se hace con otra póliza por la diferencia de 900 000, escrito con números

rojos el importe del cargo y del crédito, según se indica a continuación:

Caja y Bancos ($900 000) a Documentos por cobrar ($900 000)

Al anotar esta póliza en su registro correspondiente, tanto en la columna de Caja, como en la de

Documentos por Cobrar, se escribirá la cantidad de $900 000 con tinta roja y, en esta forma,

queda corregido el error.

El último caso es cuando la póliza se formula correctamente, pero el error se comete al

registrarse, se procede en la forma ya señalada en el sistema de póliza única.

Ventajas e inconvenientes

de 221

Ventajas. La división en el trabajo es más amplia, por lo que se refiere a la preparación de las

pólizas, debido a la clasificación que se hace de las operaciones en los dos grupos en que se

basa este sistema.

El Departamento de Tesorería es el indicado para formular las pólizas que amparan las entradas y

salidas en efectivo, de acuerdo con los comprobantes que le hayan servido de base para efectuar

los cobros o pagos diarios.

Lo anterior permite llevar en el Departamento de Tesorería un archivo completo de todos sus

comprobantes, lo que facilitará cualquier investigación que tuviere que hacer (auditoría).

La existencia de pólizas especiales para registrar el movimiento de fondos permite un control más

efectivo de parte de los administradores o gerentes, sobre las causas que dieron origen al mismo.

Desventajas. Por existir dos diferentes tipos de pólizas, puede cometerse el error de usar

equivocadamente una en lugar de otra.

Esta clase de error puede vitarse con la impresión de las pólizas en papeles de colores distintos.

Se requiere más personal para llevar los registros de pólizas, ya que uno se destina a las de Caja,

y se maneja en el Departamento de Tesorería, y el otro a las pólizas de Diario que, normalmente,

debe llevar el Departamento de Contabilidad.

Existe también la posibilidad de que al registrarse las pólizas se cometan errores, debido a los

rayados tabulares que para esos libros se usan.

Este inconveniente es común en todos los sistemas de pólizas y en cualquier otro en que se

empleen libros o registros de base de rayados de múltiples columnas.

Introducción

En este procedimiento las operaciones se dividen en tres grupos, operaciones donde no interviene

el dinero en efectivo, operaciones que originan entradas de dinero en efectivo y operaciones que

originan salidas de dinero en efectivo, esta división origina que se elaboren tres tipos de pólizas,

pólizas, pólizas de diario, pólizas de entradas de caja y pólizas de salidas de caja.

Las pólizas de Diario se anotan las operaciones que se efectúan en dinero efectivo, en las

entradas de caja se registran las operaciones de salidas de dinero en efectivo y las pólizas que se

registran son las de ingresos; en las salidas de dinero las pólizas que se registran son las de

egresos.

10. Procedimiento de pólizas de diarios, de entradas de caja y de salida de caja

No se trata, en este caso, de un nuevo sistema de pólizas, sino más bien de una modalidad del

que acabamos de estudiar con el nombre de Sistema de Pólizas de Diario y de Caja. Las

características de este sistema consisten en que la Póliza de Caja se subdivide en dos:

1.- Una, destinada a registrar únicamente los ingresos.

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2.- Otra, destinada a registrar los egresos.

Conforme a esta división, el sistema queda integrado a base de tres pólizas en las que se

registran todas las operaciones, ya sean de manejo de dinero o de Diario.

Las pólizas que se emplean son las siguientes:

Póliza de Diario.

Póliza de Ingresos.

Póliza de Egresos-Póliza Cheque.

Esta clasificación de las pólizas en tres grupos da lugar a que se empleen tres registros para su

debida anotación, los cuales se llaman:

A) Registro de Póliza de Diario.

B) Registro de Póliza de Ingreso.

C) Registro de Póliza de Egresos.

Debido a la existencia de tres registros para notar las pólizas, el sistema que estamos estudiando

se le conoce como Sistema de Pólizas de tres Registros.

Las Pólizas de Diario, en este sistema, tienen los mismos datos y rayado que vimos en el sistema

de pólizas de Diario de Caja.

Pólizas de Ingresos. Como en estas pólizas solamente se registrarán las entradas de efectivo, sea

cual fuere el origen de las mismas, se sobreentiende que invariablemente la cuenta de cargo es la

de Bancos y, por tanto, puede omitirse el nombre de esta cuenta y solamente se hace referencia a

la cuenta o cuentas que daban acreditarse por la recepción de dinero.

La Póliza de Ingresos se compone de tres partes: el encabezado, el cuerpo de la póliza y el pie (la

parte inferior).

En el adverso, el encabezado deberá contener: nombre del negocio o empresa, nombre de la

póliza (Póliza de Ingresos) y un espacio para anotar el número que se asigne a la póliza.

El cuerpo o parte media de la póliza tendrá una columna para las fechas; un espacio de redacción

para notar solamente la cuenta o cuentas que deban acreditarse, así como la redacción de la

operación efectuada; y dos columnas de valores: la primera para cantidades parciales y la

segunda para totales.

de 221

Por último, en la parte inferior aparecerán también cuando menos, los espacios para anotar las

firmas de las personas que la formularon, revisaron y autorizaron.

Pólizas de Egresos. El rayado y datos que estas pólizas contienen, son iguales a los explicados

para la Póliza de Ingresos, con la única diferencia de que, utilizándose solamente para el registro

de operaciones que den lugar a salidas de efectivo, únicamente se anota el nombre de la cuenta o

cuentas de cargo, ya que debe entenderse, en todos los casos, que la cuenta que debe

acreditarse en la de Bancos.

La práctica de distinguir las pólizas por el color del papel en que se imprimen, es más necesaria

en este sistema, debido a la existencia de tres pólizas distintas fácilmente identificables si se

adopta la práctica antes señalada.


Cómo ya hemos visto en este capítulo la división que sufrió el Diario continental, sólo se estudió lo

referente al procedimiento de pólizas y registro de pólizas, en los cuales pudimos darnos cuenta el

concepto de una póliza y la documentación que deben de soportar las pólizas referente a las

operaciones por las cuales se elaboran las pólizas-

Para reforzar un poco el estudio de esta unidad, se realizarán unas preguntas que nos ayudaran a

reafirmar los conceptos de esta unidad.

1.- Cuál es el procedimiento de las pólizas de diario?

Es el registro en una clase de póliza, cualquiera que sea el movimiento que efectúa una empresa.

2.- Qué es el registro de las pólizas de diario?

Es donde se anotan por orden progresivo, de fechas, cada una de las pólizas que han sido

revisadas y autorizadas.

3.- En qué consiste el procedimiento de pólizas de diario y caja?

En las de diario se deben de anotar las operaciones que no causen movimientos de dinero en

efectivo, como las compras y ventas a crédito, compras y ventas garantizadas con documentos y

en la de caja, sólo se deben de anotar operaciones que originen entras y salidas de efectivo.

4.-En qué consiste el procedimiento de las pólizas de diario, de entras de caja y salidas de

caja?

de 221

En este procedimiento se dividen en tres grupos, en operaciones donde no interviene la entrada o

salida de efectivo, en donde, en operaciones que originan salidas de dinero y en las que originan

únicamente entras de dinero.

5.- Cuales son los errores de las pólizas?

a) Que la póliza se formule incorrectamente, pero que el error se advierta antes de que de que sea

registrada.

b) Que la póliza se haga en forma incorrecta y, en esa misma forma, se pase al registro de póliza.

6.- Cual es el funcionamiento del sistema de pólizas?

Que conforme se van celebrando las operaciones, éstas se clasifican en los dos grupos base de

este sistema, registrando en pólizas de Caja las entradas ingresos y salidas egresos; y en pólizas

de Diario, las operaciones que no den lugar a movimientos de fondos.

Contabilidad dos Marcos Sastrías fraudenberg capítulo 4

Bibliografía

Autor Marcos Sastrías Fraudenberg


Editorial esfinge

Edición 26

Año 2008

de 221

Capítulo 13

Procedimiento de cuentas por cobrar y cuentas

por pagar

Introducción

Este procedimiento lo pueden aplicar empresas que para cobrar cierta cantidad de dinero, antes

tienen que expedir un recibo, el recibo que se expide, en términos de contabilidad se conoce como

cuentas por cobrar. En un negocio donde el giro principal es la venta de mercancías, el

procedimiento de cuentas por cobrar tiene muy poca aplicación, sobre doto cuando la mayoría de

las operaciones se efectúan a crédito. En el procedimiento de las cuentas por pagar, este lo puede

aplicar cualquier clase de empresa, tiene menor aplicación cuando la mayoría de las operaciones

se efectúan a crédito, no debe de implantarse cuando el costo de mantenimiento de los registros

de contabilidad representa una carga excesiva para la empresa.


En este capítulo donde se verán los procedimientos de cuentas por cobrar y cuentas por pagar,

debemos de tener bien claro cuál es el propósito de utilizar estas cuentas, en dónde es preferible

utilizarlas y para qué se utilizan, una de las finalidades donde se emplea el procedimiento de

cuentas por cobrar y cuentas por pagar, es reducir el empleo de subcuentas personales, y otro de

llevar un control adecuado sobre cada una de las entradas y salidas de dinero.

3. Adopción

Sistema de Cuentas por Cobrar

Este sistema corresponde al grupo de los denominados sistemas de pólizas. No obstante, se ha

separado de ese grupo debido a que el sistema que vamos a ver ofrece ciertas características

peculiares que lo diferencian de los otros sistemas de pólizas.

La base del sistema de cuentas por cobrar es el establecimiento, en la contabilidad, de una cuenta

de activo, denominada precisamente Cuentas por Cobrar. Para conocer su finalidad y naturaleza,

se indicará a continuación el movimiento que tiene:

Se carga del importe de todos los ingresos que se tenga derecho a percibir, cualquiera que

sea el origen de los mismos.

Se abona del importe de los cobros efectuados.

de 221

Su saldo será deudor y representará el importe de los ingresos ya devengados, pero que aún

no se han cobrado.

En el Balance General, su saldo se clasifica en el grupo del Activo Circulante.

Finalidades

El establecimiento de este sistema persigue tres objetivos:

Eliminar, o cuando menos, reducir el uso de las cuentas personales en la contabilidad auxiliar.

Registrar las operaciones que produzcan los ingresos, en la fecha en que éstos se devengan,

independientemente de que ellas se cobren en fecha posterior.

Ejercer un efectivo control sobre todos los ingresos a que se tenga derecho.

Ampliaremos cada uno de estos puntos, con el propósito de comprender la naturaleza del sistema

y sus diferencias respecto de otros sistemas de pólizas tratados.

Eliminación de las cuentas personales

Quizá uno de los aspectos que ofrece mayores dificultades en negocios que manejan una gran

cantidad de clientes, es el de llevar un registro oportuno de las operaciones que con ellos se

celebran, y comprobar cada mes la correspondencia que debe haber entre el saldo que arroje el

Auxiliar y el que indique la cuenta de control respectiva.

Como es bien conocido, los saldos de los Auxiliares deberán coincidir con el saldo que arroje la

correspondiente cuenta de control. No obstante, cuando el número de cuentas auxiliares es muy

numeroso, puede darse el caso de que se presenten errores por mala anotación u omisiones.

Tales errores, en definitiva, vienen a resolverse en una diferencia de mayor o menor cuantía.

La localización y debida corrección de estas diferencias, puede significar en ciertos casos un

trabajo de revisión muy laborioso, cuyas dificultades estarán en relación directa con el número de

cuentas personales que se manejen.

Entre otros propósitos, el sistema de Cuentas por Cobrar tiene el de eliminar las cuentas

personales, lo que no deja de constituir una ventaja, pues se ahorra el trabajo que se requiere

para manejar y comprobar periódicamente el auxiliar de cuentas personales.

de 221

Para que pueda precisarse en qué forma se logra este objetivo, supongamos una venta a crédito

al seños Juan Rodríguez, por la cantidad de $500 000.

En cualquier otro de los sistemas estudiados, la operación anterior produciría el siguiente asiento.

Cliente $500 000.

Juan Rodríguez

Ventas $500 000.

Registrado este sistema, habría necesidad de pasar a la tarjeta que se lleve del señor Juan

Rodríguez, en el Auxiliar de clientes, el importe del cargo por venta efectuada, y así, se procederá

para todos los demás casos de ventas a otros clientes, que efectuarán a sus respectivas cuentas

personales.

Si suponemos también que al finalizar el plazo otorgado al señor Juan Rodríguez liquida el

importe de la venta, el asiento que se producirá sería:

Bancos $500 000.

Clientes $500 000.

Juan Rodríguez

Este pago también se anotaría en la tarjeta del señor Juan Rodríguez, con el propósito de que su

saldo presente la situación correcta.

En el sistema de Cuentas por Cobrar, la operación anterior se registraría como sigue:

Al efectuarse la venta de mercancías:

Cuentas por Cobrar $500 000.

Ventas $500 000.

Al efectuarse el cobro:

Bancos $500000.

a Cuentas por Cobrar $500 000.

de 221

Como podrá apreciarse, la cuenta de Cuentas por Cobrar queda saldada sin que se haya afectado

ninguna cuenta personal.

Base de registro de Operaciones

En términos generales, el registro de las operaciones en la contabilidad puede efectuarse sobre

dos bases:

Base de efectivo.

Base de devengado.

Base de efectivo. El registro contable de la operación se efectúa precisamente cuando se hace el

cobro o el pago que corresponda. Por ejemplo, este procedimiento se aplica en los sistemas de

pólizas de Diario y Caja en el de Diario, Entradas y Salidas de Caja, en los que las pólizas se

formulan, precisamente, en la fecha de recepción o en la de pago de efectivo que liquide la

operación de que se trate.

El segundo procedimiento se aplica en el sistema que estamos estudiando, y consiste en anotar la

operación, en la contabilidad, precisamente en la fecha en que se devenga; es decir, en el

momento en que nace el derecho de cobrar una determinada cosa.

Este último procedimiento se considera el correcto, ya que las operaciones se registran en la

contabilidad en la fecha en que se celebran, independientemente de que se efectúen los cobros

en fechas posteriores.

Base de devengado. Los ingresos quedan registrados dentro del mes al que corresponden y, por

tanto, los resultados que se obtengan al final del ejercicio son los correctos.

Las Cuentas por Cobrar son pólizas que, al expedirse, invariablemente representan un cargo a la

cuenta de Cuentas por Cobrar, acreditándose a la cuenta de Balance o de Resultados que hubiere

dado lugar al ingreso que se tenga derecho a percibir.

La base de este sistema permite que la contabilidad arroje los resultados verdaderos,

considerando los ingresos en la fecha en que fueron devengados, y no en la que fueron cobrados.

de 221

Para que pueda apreciarse en forma más clara lo que se indica en el párrafo anterior, vamos a

considerar que un negocio tiene derecho a cobrar intereses en diciembre del presente año por la

cantidad de $500 000. Pero que no efectúa el cobro hasta enero del siguiente año.

Si se sigue el criterio de registrar la operación sobre la base de efectivo, aquella no quedaría

asentada hasta enero del siguiente año. Ello daría lugar a que los resultados del ejercicio anterior

no incluyeran una ganancia de $500 000, por concepto de intereses; y, en cambio, en el ejercicio

siguiente, los resultados del negocio se verían aumentados en la cantidad de $500 000,

correspondientes a un ingreso que pertenece al año anterior, pero que se contabilizó en el

siguiente.

Este criterio de asentar las operaciones en una fecha distinta a la que realmente corresponden,

puede presentar en algunos casos situaciones inconvenientes, como en las sociedades

mercantiles donde las utilidades se reparten anualmente entre los socios. El registro equivocado

de las partidas que dan origen a las ganancias, se puede traducir en pagar a los socios mayores

cantidades que a las que tienen derecho, con perjuicio del capital de la sociedad.

Control de ingresos. El empleo de las Cuentas por Cobrar permite a los dueños o directores de

empresas ejercer un control sobre todas aquellas partidas que producen los ingresos del negocio.

Este control se ejerce considerando que las Cuentas por Cobrar se deben expedir antes de que

materialmente se efectúe el cobro. Y como esta clase de pólizas también deben ser autorizadas

por el gerente o administrador, esta circunstancia permite a dichas personas autorizar las

operaciones antes de ser cobradas, lo que equivale a una supervisión efectiva de los ingresos a

que se tenga derecho.

Funcionamiento del sistema. Para su mejor comprensión, vamos a explicarla:

Todos los ingresos que se tenga derecho de percibir, deberán registrase, en la fecha en que se

devengan, en una póliza que lleva el nombre de Cuentas por Cobrar.

Por su naturaleza, la Cuenta por Cobrar representa un cargo a la cuenta de Activo llamada

Cuentas por Cobrar y, por esta razón, en la póliza se anota solamente el nombre de la cuenta de

crédito.

de 221

Las Cuentas por Cobrar expedidas deberán estar firmadas por la persona que la hizo, por quien la

revisó y, finalmente por quien la autorizó.

Satisfecho este trámite, las Cuentas por Cobrar deberán anotarse en un libro que lleva el nombre

de Registro de Cuentas por Cobrar, y es, en ese momento, cuando a la póliza se le asigna el

número de orden que le corresponda.

Cuando se efectúe el cobro del concepto que aparece registrado en la Cuenta por Cobrar, deberá

anotarse la recepción del dinero en otro libro llamado Diario de caja, a cuyas características nos

referimos más adelante.

Tanto el registro de Cuentas por Cobrar como el Diario de Caja, producen asientos de

concentración a un diario general, los cuales son:

Cuentas por Cobrar $500 000.

Varios $500 000.

El Diario de Caja, por los ingresos cobrados.

Bancos

Cuantas por Cobrar

Los asientos de concentración asentados en el Diario General se pasarían, al Mayor en la forma

acostumbrada y, de este último libro, se obtendrían los datos para formular los estados

financieros.

Por último, es costumbre obtener copias de las Cuentas por Cobrar expedidas, con la finalidad de

que en aquellos casos en que se afecten cuentas colectivas, las copias correspondientes se

pasen al personal encargado de los auxiliares.

Póliza de Diario. El sistema de Cuentas por Cobrar requiere el uso de otro tipo de pólizas, que son

precisamente las que llevan el nombre de este párrafo, en las cuales se anotan todas las demás

de 221

operaciones que no representan ingresos, como pueden ser las compras a crédito, la suscripción

de documentos, etcétera.

Como ya se ha indicado varias veces, estas pólizas de Diario deberán anotarse en in libro

denominado registro de pólizas de diario, el que, a su vez, produce un asiento de concentración al

Diario General de Varios a Varios.

Formas y rayados. Por lo que se refiere a su rayado, las Cuentas por Cobrar pueden equiparse a

las pólizas de entrada, con la única diferencia de que las Cuentas por cobrar siempre deberán

expedirse a cargo de una persona, que será la que tenga que cubrir el ingreso que se está

registrando con la póliza que lleva este nombre.

Según lo anterior, los datos que normalmente debe contener este tipo de pólizas son:

Nombre de la empresa o dueño del negocio.

Indicación de que se trata de una Cuenta por Cobrar.

Nombre de la persona a cargo de quien se expide la Cuenta por Cobrar.

Número que se le asigne.

Datos anteriores figurarán como encabezado en el adverso de la póliza.

Rayado conteniendo:

a) Columna para fechas.

b) Espacio de redacción

c) Dos columnas de valores, de las cuales la primera será para cantidades parciales y la

segunda para totales.

d) En la parte inferior, o pie de la póliza, aparecerán los espacios destinados a las firmas de las

personas que intervinieron en su formulario, revisión y autorización.

Registro. A medida que se van expidiendo las Cuentas por Cobrar, y una vez que han sido

revisadas y autorizadas, deberán notarse en un libro de registro que lleva el nombre de Registro

de cuentas por cobrar.

El rayado de este libro es muy semejante al del Registro de pólizas de Ingresos, salvo algunas

diferencias. Por ello, mencionaremos los datos que debe contener.

Columna para fechas.

de 221

Columna para anotar el número del a Cuenta por Cobrar.

Espacio de redacción para anotar el nombre de la persona a cargo de quien se expide la

cuenta.

Columna de valores de naturaleza deudora destinada a la cuenta de Cuentas por Cobrar,

donde se anota el importe de la póliza que va a registrarse.

Columna para la fecha de cobro de cada una de las Cuentas por Cobrar expedidas.

Una serie de columnas de valores destinadas a las cuentas que normalmente deban

acreditarse por ingresos, así como un espacio de varias cuentas que se destina al uso ya

conocido.

En estas condiciones, el Diario de Caja y Bancos, para registrar los ingresos, solamente Diario de

caja y Bancos. El libro de Diario de Caja y Bancos que forma parte de este sistema de pólizas,

tiene cierta característica cuando se usan las Cuentas por Cobrar para el registro de los ingresos

de un negocio.

Cualquiera que sea el sistema de contabilidad adoptado, todo Diario de Caja registrará los

ingresos y los egresos en efectivo para controlar las existencias en poder del tesorero y obtener

los datos necesarios que sirvan para concentrar a un diario general las operaciones en él

registradas.

El aspecto particular de este Diario de Caja y Bancos, en relación con el sistema de Cuentas por

Cobrar, es que la recepción de dinero invariablemente producirá un cargo a la cuenta de caja y un

crédito a la de Cuentas por Cobrar, en virtud de que cuando se expidió la póliza, se cargo a

Cuentas por Cobrar con crédito a las cuentas que originaron el ingreso, requerirá una columna de

valores, cuyo total produciría el asiento siguiente:

Caja y Bancos

a cuentas por Cobrar

Pero como también en este Diario se deben anotar las salidas de efectivo, esto implicara que

puedan escogerse las siguientes alternativas, que en parte serán las que determinen el rayado

que el diario de caja deba tener para el registro de las salidas de fondo.

de 221

Que todos los pagos que se hagan se anoten directamente en el Diario de Caja, en cuyo caso el

procedimiento equivaldría al que se emplea en el sistema de Diario de Caja, bien sea a base de

caja distribuida o de caja tabular.

Que para el registro de los pagos se tengan establecidas pólizas de salida, lo cual daría lugar a

que se adoptara para el Diario de Caja y Bancos un rayado semejante al del Registro de Pólizas

de Egresos.

Que el registro de los pagos se haga por medio de unas pólizas designadas con el nombre de

Cuentas por Pagar, las que, por sí solas, constituyen otro sistema de contabilidad del que

hablaremos más adelante, y cuyo uso también influiría en el rayado del Diario de Caja, en la parte

destinada a los egresos en efectivo.

Cualquiera de las alternativas que se escogiera de las tres mencionadas, de hecho daría lugar a

un sistema combinado de Cuentas por Cobrar con Diario y Caja, con pólizas de egresos o con

cuentas por pagar, respectivamente.

Cobros parciales. El sistema basado en las Cuentas por Cobrar es recomendable para aquellos

negocios cuyas operaciones se cobran íntegramente en efectivo, situación que permite eliminar

las cuentas personales y ejercer un efectivo control sobre los ingresos a que se tiene derecho.

No obstante, puede darse el caso de que habiéndose expedido una Cuenta por Cobrar por una

determinada cantidad, llegado el plazo convenido, no se hiciera efectiva por su importe total, sino

que se cobrara una cantidad a cuenta y quedara pendiente el resto para ser liquidado en un nuevo

plazo.

La dificultad que en estos casos se presenta es la anotación que en la columna de fecha de cobro

el registro de cuentas por cobrar debe hacerse, para lo cual seguirse dos procedimientos distintos.

Primer procedimiento. Cuando se efectúa el cobro parcial, se anota en el Diario de Caja y Bancos

la cantidad recibida e, inmediatamente después, en el Registro de cuentas por cobrar y en el

renglón en que aparece registrada la Cuenta por Cobrar por su importe total, se anota en la

de 221

columna de fecha de cobro, en la columna de fecha de cobro, entrerrenglonada, la cantidad

cobrada a cuenta y la fecha.

Cuando se cobre el saldo pendiente, se anotará en el Diario de Caja y Bancos la cantidad, y en el

registro de cuentas por cobrar, en la columna de fecha de cobro, se asentará el saldo y la fecha

de cobro.

Este procedimiento adolece de dos defectos fundamentales que son:

Nuestra legislación mercantil y fiscal prohíbe borrar, raspar, enmendar o entrerrenglonar partidas

en los libros llamadas principales.

Esta disposición que expresamente se refiere a dichos libros (el Diario, el Mayor y el de

Inventarios y Balances), debe entenderse que se hace extensiva a todo libro autorizado y, por

tanto, en este caso, al registro de Cuentas por Cobrar.

Por dicha circunstancia, este procedimiento estaría en contra de las disposiciones legales y, por

consiguiente, no es recomendable su empleo.

Cuando se trata de más de dos cobros parciales, el espacio de que se dispone en la columna de

fecha de cobro es insuficiente para las anotaciones que tendrían que hacerse, razón por la cual

este procedimiento debe desecharse.

Segundo procedimiento. Al recibir un cobro parcial se expiden dos nuevas cuentas por cobrar;

por el importe del cobro recibido y por la cantidad que quedó pendiente.

Estas dos cuentas por cobrar sustituyen, de hecho, a la que originalmente se expidió por el

importe total de la operación, la cual deberá cancelarse en el registro de Cuentas por Cobrar,

anotando en la columna de fecha de cobro la palabra cancelada.

Las dos nuevas cuentas por cobrar se anotarán en el registro correspondiente, asentando en la

primera la fecha de cobro, y dejando en la segunda este dato en blanco.

Si posteriormente se cobra el importe de la segunda cuenta por cobrar, bastará con darle entrada

al dinero en el Diario de Caja y Bancos y anotar en el registro de Cuentas por Cobrar la fecha del

mismo.

de 221

Ejemplificaremos el caso anterior para aclarar cualquier duda.

Supongamos que se vendieron a una determinada persona mercancías por el valor de $1 000

000, concediéndole un plazo de 30 días para liquidar su importe.

Cumplido el plazo, el comprador no puede liquidar la cantidad total, por lo que únicamente paga a

su cuenta $600 000 y solicita un nuevo plazo para liquidar los $400 000 restantes.

El caso anterior quedaría resuelto en la forma siguiente:


Cuenta por Cobrar

1

Cuentas por

Cobrar

$1 000 000 00

Ventas $1 000 000 00

Al recibir el cobro parcial de $600 000. 00, se expedirían dos nuevas cuentas por cobrar, las

cuales se caracterizan por llevar ambas como cuenta de crédito de la cuenta por cobrar, debido a

que en la póliza originalmente expedida ya se había acreditado la cuenta de ventas.

La primera de las pólizas se formaría por el importe del cobro parcial, o sea, $600 000.00, y la

segunda por $400 000.00, restantes.

Contablemente estas pólizas producirán el siguiente movimiento:

Cuentas por Cobrar 2

Cuentas por Cobrar $600 000.00


Cuentas por Cobrar 3



de 221

Al recibir el depósito de la Cuenta por Cobrar, o sea el que ampara la cuenta por cobrar 2, se

haría lo siguiente:

Diario de Caja y Bancos

Bancos $600 000.00


A la vez, se anotaría en el registro de Cuentas por Cobrar la póliza 2.

Cuando se adopta esta alternativa, las Cuentas por Cobrar se emplean únicamente como

antecedente del ingreso que se va a percibir y no con la idea de suprimir totalmente las cuentas

personales.

Por esta variante, al tratar de los objetivos que se persiguen con el establecimiento de este

sistema, ya se observo que no en todos los casos se suprimen las cuentas personales, aunque sí

es posible reducirlas.

Cobros con descuento. Otro caso particular que se puede presentar es el siguiente:

Expedida la Cuenta por Cobrar por una determinada cantidad, se concede al deudor un

descuento, debido a que anticipa la fecha de cobro o por otras razones especiales. Esto da como

resultado que la cantidad que se cobra en efectivo es menor al valor nominal de la Cuenta por

Cobrar expedida en un principio.

Este caso se puede resolver por dos procedimientos distintos:

Se da ingreso en el Diario de Caja y Bancos al importe total de la Cuenta pos Cobrar, con

cargo a Caja y acreditando a Cuentas por Cobrar.

El importe del descuento se anota en el Diario de Caja y Bancos, como salida de efectivo,

con cargo a Gastos y Productos Financieros.

Ejemplo

Un documento a nuestro favor por $300 000 se cobra antes de la fecha de su vencimiento, con un

descuento del 2%.

de 221

Al recibir el cobro anticipado del documento, se expide una Cuenta por Cobrar por el valor nominal

del mismo.

Cuenta por Cobrar

Cuenta por Cobrar $ 300 00



Caja y Bancos $300 00

a Cuentas por Cobrar $300 00

por el importe del descuento concedido


Gasto y productos Financieros $300 00


Se expide una nota de Crédito a favor del deudor por el importe del descuento, se registra, con

cargo a caja, la cantidad neta recibida; se carga a Gastos y Productos Financieros el importe del

descuento, y se acredita a Cuentas por Cobrar la suma de las dos cantidades anteriores.

Este procedimiento exige hacer una pequeña modificación al rayado del Diario de Caja y Bancos

en el lado de las Entradas. En él, además de tener una columna de Caja Debe, hay que adicionar

otra para la cuenta de Gastos y Productos Financieros de naturaleza deudora.

Con el procedimiento que acabamos de señalar, el registro de la operación anterior se haría como

sigue:

Al expedirse la Cuenta por Cobrar original, por el valor del documento;

Cuenta por Cobrar

Cuantas por Cobrar $300 000


Al recibir el cobro por la cantidad neta y expedirse la nota de Crédito por el descuento:

de 221



Gastos y productos Financieros $294 000

a Cuentas por Cobrar $294 000

Índice de Pólizas. Ya hemos dicho que uno de los objetivos de este sistema era eliminar el uso

de las Cuentas Personales. Indudablemente, esto representa una ventaja, pues se evita el trabajo

de llevar y comprobar, periódicamente, los Mayores auxiliares que se destinen a las cuentas

colectivas.

Según lo anterior, cuando se tiene establecido este sistema, se cree que no es posible conocer el

saldo a cargo de un cliente, debido a que no se le lleva una cuenta particular. Pero esta situación

se ha resuelto mediante el uso del Índice de Pólizas.

Este Índice de Pólizas es un registro de las Cuentas por Cobrar expedidas a cargo de una

determinada persona o empresa, durante cierto tiempo, el cual se puede llevar en un libro

empastado con índice alfabético o en tarjetas con un rayado especial, según modelo que

presentamos a continuación.

TARJETA ÍNDICE DE CUENTAS POR COBRAR

Nombre: A Méndez y Cía.

Dirección: Puebla, Pue.

A

Ñ

O

E

N

E

F

E

B

M

Z

O

A

B

R

M

AY

J

U

N

J

U

L

A

G

T

SE

PT

O

C

T

N

O

V

DI

C

19

89 15 40

55

60

75

80

90

9

5

105

10

9

1

3

0

1

4

0

19 12 64 75 12 1 190 21 2

de 221

90 84 5 4

5

193 5 3

0

19

91

La forma más usada para el propósito anterior, es esta última.

Es una práctica ya generalizada en cierto tipo de negocios comerciales, el remitir, a sus clientes

importantes, estados de cuenta que manifiesten el movimiento habido durante cierto tiempo,

informándoles el saldo a su cargo.

En el sistema que nos ocupa, para preparar estos estados, se destina una tarjeta de Índice de

Pólizas para cada uno de los clientes a los que se les remite mensualmente.

La tarjeta de Índice de Pólizas tiene un rayado a base de 12 columnas y varios espacios

horizontales, anotándose en las primeras el nombre de cada mes y, en los espacios, el número de

año.

Conforme se van expidiendo cuentas por Cobrar a cargo de cierto cliente, además de anotarlas en

el registro de las mismas, se registra el número de la Cuenta por Cobrar en la tarjeta del Índice de

Pólizas de cliente a que se refiere, dentro de la casilla que corresponda al mes en que fue

expedida.

Se procede así con todas las Cuentas por Cobrar expedidas a cargo de determinado cliente, de

modo que la Tarjeta de Índice indicará los números de las pólizas y los meses en que éstas se

expidieron.

de 221

Para formular un estado de cuentas, bastará consultar la Tarjeta Índice y sacar del archivo las

Cuentas por Cobrar que correspondan a los números indicados.

Con las Cuentas por Cobrar a la vista, se pueden obtener los datos de las facturas que amparan

las mercancías vendidas, los precios a que éstas se realizaron, así como también las fechas en

que se cobraron o, en su defecto, si aún están pendientes de cobro.

Debe entenderse que las Tarjetas de Índice se destinan solamente a un grupo reducido de

clientes. De establecerse para todos, se tendría de hecho un verdadero Auxiliar de clientes,

haciendo no válidas las ventajas que se pretenden obtener con la reducción de las cuentas

personales.

Ventajas e Inconvenientes. Como en los casos anteriores, se mencionarán algunas de las

ventajas e inconvenientes de este sistema.

Ventajas. Es posible eliminar completamente las Cuentas Personales en aquellos negocios en

que las operaciones se liquiden íntegramente en efectivo.

El empleo.

El empleo de las Cuentas por Cobrar permite supervisar las operaciones que proceden ingresos

antes de la fecha en que éstos se hacen efectivos. Por tanto, las Cuentas por Cobrar deberán

siempre expedirse y autorizarse antes de la fecha en que materialmente se cobran, lo cual

constituye un sistema de control efectivo sobre los ingresos del negocio.

Las operaciones que representan ingresos se registran en la contabilidad en la fecha en que se

devengan, aunque se cobren en fecha posterior.

Esta práctica es conveniente en todos los sentidos, ya que en el Balance General se presenta la

verdadera situación, y los resultados mostrados en el Estado de Pérdidas y Ganancias

corresponden a los obtenidos en el ejercicio a que el mismo se refieren.

Inconveniente. Cuando una Cuenta por Cobrar, ya expedida, se liquida a base de varios cobros

parciales, el procedimiento a seguir para el registro de ellos es laborioso y, en cierto aspecto,

de 221

complicado. Esto se debe al número de pólizas a usar para registrar el importe del cobro y el

importe del saldo pendiente.

Es cierto que este inconveniente se puede subsanar empleando cuentas personales y usando

solamente las Cuentas por Cobrar para el registro de los cobros.

Sin embargo, desde el punto de vista esencialmente básico del sistema, cabe pensar que esta

alternativa en cierto aspecto, lo desvirtúa, ya que no se logra del todo uno de los objetivos

principales del mismo, que es la eliminación total de las cuentas personales.

Ejemplos de registros de operaciones. Presentamos a continuación una serie de ejemplos en los

que se aplican los principales establecidos en este sistema, el uso de las formas, los Diarios y

Registros que deben emplearse, así como los asientos que se producirían en la contabilidad.

Ejemplos

Operación de Caja liquidada íntegramente en efectivo.

Se venden al contado mercancías por valor de $100 000 (precio de contado: $800 000).

Cuentas por Cobrar

Cuentas por Cobrar $1 000 000

a Ventas $1 000 000


Caja y Bancos $1 000 000

a Cuentas por Cobrar $1 000 000

Póliza de Diario

Costo de Ventas $1 000 000

a Almacén $1 000 000

Solución

de 221

Cuentas por Cobrar


a Terrenos $10 000 000

Otros Productos $4 000 000

Póliza de Diario

Documentos por Cobrar $6 000 000

Almacén $3 000 000





Operación de Caja liquidad a base de cobros parciales.

Se vende al contado, a 30 días, mercancías por valor de $3 000 000 (precio de costo).

En la fecha de vencimiento el comprador entrega a cuenta $2 000 000 y un mes después liquida

en efectivo el saldo de $1 000 000 (cheque).

Solución

Cuentas por Cobrar


a Ventas $3 000 000

Póliza de Diario



Al recibir el primer pago parcial

de 221

Cuentas por Cobrar






Por el saldo que queda pendiente

Cuenta por Cobrar



En la fecha en que se hace efectivo el saldo:


Caja Y bancos $1 000 000


El mismo ejemplo anterior se puede desarrollar en forma más concreta, evitando la expedición de

las dos Cuentas por Cobrar a que se dan lugar los cobros parciales. Para ello se usa la cuenta de

Clientes como puente y se registra la venta total en póliza de Diario, según se indica a

continuación.

A realizar la venta

Póliza de Diario

Clientes $3 000 000


a Ventas $3 000 000

Almacén $2 500 000

de 221

Al recibir el primer pago parcial

Cuenta por Cobrar


a Clientes $2 000 000




Al recibir el pago de liquidación

Cuentas por Cobrar






Sistema de Cuentas por Pagar

Algunos tratadistas desarrollan este sistema conjuntamente con el de Cuentas por Cobrar, debido

a que las características de uno y otro son muy semejantes, con la única diferencia de que las

Cuentas por Cobrar están destinadas al registro de los ingresos y las Cuentas por Pagar a los

egresos.

Sin embargo, aquí se estudiamos las Cuentas por Cobrar separadamente de las Cuentas por

Pagar, por Considerar que aisladamente cada una de ellas constituye un verdadero sistema.

Además, en algunos negocios puede que se haya establecido el sistema de las Cuentas por

Cobrar, pero se siga otro sistema distinto al de las Cuentas por Pagar para el registro de las

operaciones que impliquen egresos o salidas de fondo.

de 221

Presentaremos los puntos fundamentales de este sistema, refiriéndose a ellos en forma concreta,

ya que los principios que rigen su funcionamiento son idénticos a los de las Cuentas por Cobrar.

Base del sistema. Este sistema de pólizas tiene por base el establecimiento de una cuenta de

Pasivo, denominada Cuentas por Pagar, y el uso de una póliza con datos y rayados semejante al

de las Cuentas por Cobrar, que, en este caso, se denomina Cuentas por Pagar, la cual sirve para

contabilizar todas las operaciones que den lugar, en forma inmediata o posterior, a una salida de

dinero.

El movimiento que tiene esta cuenta es el siguiente:

Se acredita:

Del importe de todas aquellas obligaciones deudas que se tengan que pagar, en la fecha en que

las mismas se devengan, cualquiera que sea el origen o naturaleza de las mismas.

Se carga:

De los pagos que se efectúan, en forma parcial o total, de las obligaciones o deudas contraídas.

Su saldo será siempre acreedor y representará el importe de las deudas, ya vencidas, pendientes

de pago.

En el Balance General el saldo de esta cuenta forma parte del grupo de Pasivo.

Objetivos. Por sus características, las Cuentas por Pagar tienden a lograr los siguientes objetivos:

Eliminar o, en su caso, reducir el empleo de las cuentas personales.

Contabilizar, en la fecha en que se devengan, las operaciones que implican egresos,

aunque los pagos se hagan en fechas posteriores.

Ejercer una estrecha vigilancia 0 control sobre toda salida de dinero, que previamente

deberá aparecer en la forma ya explicada para las Cuentas por Pagar.

Supresión de las Cuentas Personales. En el comercio es bastante frecuente comprar

mercancías a ciertos proveedores con los cuales se opera en forma muy aislada, o bien, efectuar

estas compras a crédito y liquidarlas dentro de un corto tiempo, sin que se vuelvan a efectuar

operaciones con los mismos proveedores.

de 221

A pesar de tratarse de operaciones aisladas y de que algunas se liquiden casi de inmediato, si se

usarán dentro del sistema de contabilidad cuentas personales, habría necesidad de llevar, dentro

de Auxiliar de Proveedores, una tarjeta para cada uno de ellos y comprobar mensualmente el

saldo del Auxiliar contra el que arroje la cuenta de control en el Libro Mayor.

Como ya hemos indicado, cuando esta clase de Auxiliares incluye el movimiento de un crecido

número de cuentas, es bastante laborioso este trabajo y, con frecuencia se presentan diferencias

que hay que localizar y corregir, para que la suma de los saldos del auxiliar que corresponden

exactamente al saldo de la cuenta de control correspondiente en el libro Mayor.

Con el sistema que estamos estudiando, cada vez que se tenga que liquidar una deuda, se

expedirá una Cuenta por Pagar, y se cargará a la cuenta de Balance o de Resultados que proceda

y acreditará a la cuenta de Cuentas por Pagar.

Cuando se liquide el adeudo precisamente ya contabilizado en la póliza, se carga a Cuentas por

Pagar con abono a Caja y Bancos.

En este sistema, como en el de Cuentas por Cobrar, la expedición de la Cuenta por Pagar debe

ser anterior al momento en que se liquide en efectivo el adeudo. Esto constituye la base del

sistema, ya que en otra forma ni se ejercería un verdadero control sobre los pagos ni tampoco,

quizá, las operaciones se registrarían en la fecha en que se celebran, sino en la que se pagan.

Funcionamiento del sistema. En forma gráfica se presenta el funcionamiento de este sistema, el

cual se explicará a continuación.

Tan pronto se contraiga una deuda, se registrará en una cuenta por Pagar, cargando donde

corresponda y acreditando a Cuentas por Pagar.

Se anexarán sus comprobantes a la Cuenta por Pagar en que se registro la operación; se revisará

y, en su caso, se autorizará.

Revisada y autorizada la póliza, se anotará en el Registro de Cuentas por Pagar, asignándole en

ese momento el número de orden que le corresponda.

Cuando se liquide el importe de la Cuenta por Pagar, ésta se anotará en el Diario de Caja y

Bancos, produciendo un cargo a Cuentas por Pagar con abono a Caja y Bancos.

de 221

Hecha la anotación en el Diario de Caja y Bancos, se asentará en el Registro de Cuentas por

Pagar la fecha en que se liquidó.

Tanto el Registro de Cuentas por Pagar como el Diario de Caja y Bancos producirán,

periódicamente, asientos de concentración al Diario generan en los siguientes términos.

Registro de Cuentas por Pagar

Varios

a Cuentas por Pagar


Cuentas por Pagar

a Caja y Bancos

Cuando en las Cuentas por Pagar se afectan cuentas colectivas (por ejemplo, las de Gastos de

Venta o de Administración) u otras que requieran Auxiliares de cuentas impersonales, es

conveniente obtener copias de las pólizas, para que con ellas se hagan los asientos en la

contabilidad auxiliar.

Finalmente, los asientos de concentración anotados en el Diario General se pasarán al Libro

Mayor en la forma ya conocida, y de éste se obtendrá la información necesaria para asentar en el

Libro de Inventarios y Balances los estados financieros y la relación de los mismos.

Formas y Registros. Debido a que las Cuentas por Pagar constituyen una orden de pago a favor

de una tercera persona, pueden adoptar datos y rayados muy diversos, según el uso que se les

vaya a dar.

Los datos fundamentales de las Cuentas por Pagar deben llevar son los siguientes:

El encabezado llevará el nombre de la empresa, el de la póliza (Cuentas por Pagar), su

número y el nombre de la persona o empresa a favor de quien se expide.

La parte media de la póliza constará de un rayado con las siguientes columnas y espacios,

columna para fechas; espacio de redacción para anotar el nombre de las cuentas de cargo

y la redacción para anotar el nombre de las cuentas de cargo y la redacción de la

operación; y dos columnas de valores (la primera para cantidades parciales y la segunda

para totales).

de 221

En la parte inferior de la póliza se reservarán por lo menos tres espacios para las firmas de las

personas que intervinieron en su formación, revisión y autorización.

Por lo que se refiere al Libro de Registros donde se anotan todas las Cuentas por Pagar

expedidas (llamado Registro de Cuentas por Pagar), tiene un rayado idéntico al de las Cuentas

por Cobrar, con las siguientes diferencias:

Después de la columna destinada al número de la Cuenta por Pagar, deberá tener un espacio de

redacción para anotar el nombre de la persona o empresa a favor de quien se expide.

La primera columna de valores del rayado se destina a la Cuenta por Pagar, la cual será de

naturaleza acreedora.

La siguiente columna estará destinada a la fecha de pago, y las subsecuentes serán todas de

naturaleza deudora, destinándolas a las cuentas que normalmente se cargan por los egresos del

negocio.

Al final de cada mes este Registro concentrará sus operaciones al Diario General mediante el

asiento siguiente:

Varios

a Cuentas por Pagar

Diario de Caja y Bancos. Las mismas observaciones que se hicieron sobre el Diario de Caja y

Bancos en el sistema de Cuentas por Cobrar, son aplicables en éste.

Debido al principio de que, previamente a su pago, todo egreso debe registrarse en una Cuenta

por Pagar (cuya póliza por su naturaleza, representa un crédito a Cuentas por Pagar), cuando se

liquida su importe, el cargo deberá hacerse a la misma cuenta con crédito a la de Caja y Bancos.

Por esta razón, el rayado del Diario de Caja y Bancos que se destina a las salidas de efectivo

bastará con que incluya los datos siguientes:

Columna para la fecha de pago.

Columna para el número de la Cuenta por Pagar.

Espacio para anotar el nombre a favor de quien se expidió la Cuenta por Pagar.

Columna de valores para anotar el importe del efectivo pagado-

de 221

El total que arroje esta última columna será el que se tome como base para concentrar las

operaciones al Diario General, mediante el asiento siguiente:

Cuentas por Pagar

a Caja y Bancos

El rayado para las entradas de Caja variará según las operaciones que representan ingresos se

noten directamente en este Diario o se haga por medio de una póliza de Entrada de Caja o de

Cuentas por Pagar.

La alternativa que se elija, determinará el rayado que deba usarse para este Diario.

Pagos parciales. Aunque el uso de las Cuentas por Pagar se recomienda para aquellos negocios

en los que es costumbre liquidar sus deudas íntegramente en efectivo y en sus respectivas fechas

de vencimiento, puede presentarse el caso de operaciones aisladas, que, por circunstancias

especiales, se liquiden en partidas parciales, no obstante haberse expedido ya la Cuenta por

Pagar por el adeudo total.

Como ya se indicó, es la única dificultad que presentan los pagos parciales en su anotación en la

columna de fecha de pago del Registro de Cuentas por Pagar, sobre todo cuando el número de

esos pagos a cuenta representan más de dos partidas.

Ya vimos que este caso especial se puede resolver de dos formas distintas. Omitimos aquí la

primera, o sea, la de entrerrenglonar el importe de estos pagos en la columna respectiva del

Registro, ya que este procedimiento infringe las disposiciones establecidas por la legislación

mercantil sobre la forma de hacer las anotaciones en los libros autorizados.

En consecuencia, el procedimiento a seguir es el mencionado en segundo término, el cual,

adaptado a las Cuentas por Pagar, consiste en lo siguiente:

a) Cuando después de haberse formulado una Cuenta por Pagar por una determinada cantidad

se recibe posteriormente un pago a cuenta de la misma, deberá cancelarse la Cuenta por Pagar

original, mediante la palabra cancelada, la cual se anota en la columna de fecha de pago y en el

renglón correspondiente al de la Cuenta por Pagar registrada por su importe total.

de 221

b) Se expedirán dos nuevas Cuentas por Pagar, con cargo a la cuenta que lleva ese nombre: la

primera, por el importe del pago efectuado; y la segunda, por el saldo que quedó pendiente.

c) Ambas Cuentas por Pagar se anotarán en el Libro de Registro.

d) Se anotará en el Diario de Caja y Bancos el importe del pago parcial, que corresponde al

importe de la primera de las dos pólizas expedidas que sustituyeron a la original.

Esta anotación en el diario de Caja y Bancos deberá corresponder a otra que se haga en la

columna de Fecha de Pago del Registro de Cuentas por Pagar, en el renglón donde se haya

registrado la póliza expedida por el pago parcial.

e) En la segunda póliza (corresponde al saldo pendiente) quedará en blanco el espacio donde se

anota la fecha de pago, hasta el momento en que se efectúe éste.

Si, posteriormente, el saldo pendiente no se liquidara por su cantidad total, se procederá en la

forma ya explicada, expidiendo dos nuevas Cuentas por Pagar: la primera destinada al pago a

cuenta y la segunda al nuevo saldo pendiente. Este procedimiento se repite tantas veces como

pagos a cuenta se hagan.

Cuando las Cuentas por Pagar se establezcan, no con el propósito de eliminar el uso de las

cuentas personales, sino como una forma de control para las salidas de dinero, las dificultades

que presentan los pagos parciales prácticamente quedan eliminadas, si la operación original, en

lugar de registrarla por medio de una Cuenta por Pagar, se anota en Póliza de Diario. Para ello, se

acredita a la cuenta de Proveedores o de Acreedores Diversos, según el caso. La

Cuenta por Pagar solamente se expedirá en el momento en que se efectúen los pagos parciales,

con cargo a la cuenta puente que se hubiere usado para el registro total de la operación.

Este último procedimiento evitará la duplicación de pólizas por cada pago parcial y, por

consiguiente, es más fácil y expedito que el explicado antes.

Ilustremos con un ejemplo el caso de pagos parciales, aplicando las dos formas distintas de

resolverlo.

Ejemplo

Se compran mercancías por $5 000 000, las cuales se liquidan en tres partidas: la primera de $1

500 000; la segunda de $2 500 000, y, la última, de $1 000 000.

de 221

Primera solución

Al efectuar la compra de mercancías:

Cuenta por Pagar

Almacén $5 000 000

A Cuentas por Pagar $5 000 000

Al liquidar el primer pago parcial:


Cuentas por Pagar $1 500 000

a Caja y Bancos $1 500 000

Hecha la anotación anterior, se expiden dos Cuentas por Pagar con cargo a la cuenta que lleva

ese nombre: la primera por el importe del pago y la segunda por el saldo:

Cuenta por Pagar


a Cuentas por Pagar $1 500 000

Cuenta por Pagar



Estas dos cuentas se anotarán en el Registro. La fecha de pago se asentará en el renglón que

corresponde a la Cuenta por Pagar de $1 500 000 y se dejará en blanco la fecha de pago en la de

$3 500 000.

Al efectuarse el segundo pago parcial de $2 500 000:




de 221

Esta anotación en el Diario de Caja y Bancos implicará lo siguiente:

a) Cancelar en el Registro la Cuenta por Pagar de $3 500 000 antes expedida.

b) Expedir dos nuevas Cuentas por Pagar: una por $2 500 000 y otra por $1 000 000.

c) Anotar en el registro la fecha de pago de la Cuenta por pagar de $2 500 000.

d) Dejar en blanco la fecha de pago de la póliza de $1 000 000.

Al efectuar el último pago de $1 000 000, saldo de la operación:



a Caja y Bancos $ 1 000 000

En el Registro se anota la fecha de pago de la Cuenta por Pagar pendiente por la suma de $ 1000

000, con lo cual queda terminado el registro completo de esta operación.

Segunda solución

Esta segunda forma supone que las Cuentas por Pagar constituyen una orden de pago, que se

expide como antecedente de las salidas de Caja y no con la idea de suprimir las cuentas

personales.

A continuación se indican las pólizas y los asientos a que daría lugar dicha operación, cuando se

ha adoptado esta alternativa.

1. Al efectuar la compra de mercancías:

Póliza de Diario

Almacén $5 000 000

a Proveedores $5 000 000

2. Al efectuar el primer pago parcial:

Cuenta por Pagar

Proveedores $1 500 000


de 221

4. a) Por el efectivo pagado: (cheque)




5. Por el importe del segundo pago parcial:

Cuenta por Pagar



3. a) Por el pago en efectivo: (cheque)




4. Por el importe del tercer pago, como liquidación de la compra efectuada:

Cuenta por Pagar



6. a) Por el efectivo entregado como liquidación:




Pagos en descuento. El desarrollo contable de todas aquellas operaciones que suponen la

obtención de un descuento (bien sea porque se hayan liquidado antes de la fecha de su

de 221

vencimiento o por otras causas) se efectúa, tratándose de las Cuentas por Pagar, por el mismo

procedimiento mencionado antes, para las Cuentas por Cobrar.

Dicho procedimiento presenta las dos formas de solución siguientes:

Dar salida en el Diario de Caja y Bancos el importe total de la Cuenta por Pagar.

Dar entrada en el mismo Diario al importe del descuento, cargando Caja y Bancos, con

abono a Gastos y Productos Financieros.

Ejemplo

Una Cuenta por Pagar expedida por la cantidad de $800 000 se liquida con anticipación a la fecha

de vencimiento, por lo cual se obtiene un descuento de 3%.

Solución

Por el valor nominal de la Cuenta por Pagar previamente expedida:


Cuentas por Pagar$800 000

a Caja y Bancos$800 000

Por el importe del descuento obtenido:



a Gastos y Productos Financieros $24 000

El otro procedimiento que se puede seguir para resolver este caso, es anotar como salida, en el

Diario de Caja y Bancos, la cantidad neta pagada, expidiendo a favor del acreedor una nota de

crédito por el importe del descuento, la cual se anexará a la Cuenta por Pagar. La operación se

contabilizará en el Diario de Caja y Bancos en la forma siguiente:

de 221


Cuentas por Pagar $800 000

a Gastos y Productos Financiera $24 000


Cuando se sigue este procedimiento, hay que agregar al rayado el Diario de Caja y Bancos

destinado a las salidas una columna de valores de naturaleza acreedora para la cuenta de Gastos

y Productos Financieros. En este caso, el asiento de concentración que produciría este Diario,

sería: cargo a Cuentas por Pagar, por la suma de los totales de las columnas destinadas a las

cuentas de Gastos y Productos Financieros y la de Caja y Bancos, con crédito a Caja y Bancos

por la cantidad neta pagada y crédito a Gastos y Productos Financieros por los descuentos

obtenidos.

Índice de Pólizas. No porque el sistema de Cuentas por Pagar permita la supresión de las

cuentas personales, deja de ser posible formular, en ciertos casos, estados de cuenta analíticos

que indiquen a los proveedores, con todo detalle, las operaciones realizadas con ellos, así como

el saldo a su favor en determinada fecha.

Para obtener esta información se emplea el Índice de Pólizas. Este Índice se llevará en tarjetas con

rayado especial, destinado una para cada proveedor, en la cual se anotará el número de las

Cuentas por Pagar expedidas a su favor durante el ejercicio. Con estos datos, es posible obtener

de las pólizas correspondientes la información que se requiere, en la forma que ya se explicó.

Ventajas e Inconvenientes. El sistema de Cuentas por Pagar, ampliamente utilizado en aquellos

negocios cuyos pagos son numerosos y por cantidades importantes, presenta ciertas ventajas y

algunos inconvenientes, a los cuales nos vamos a referir a continuación.

Ventajas. Permite la supresión en algunos casos, o la eliminación parcial en otros, de las cuentas

personales que se establecen para los proveedores o acreedores.

Según este sistema, las operaciones deben registrarse en la fecha en que se devengan. Esto

permite que las operaciones se asienten cuando se celebran y no cuando se pagan.

Esta forma de contabilizar las operaciones permite que los saldos de las cuentas de Balance

presenten la verdadera situación, y que las cuentas de Resultados indiquen correctamente las

utilidades o pérdidas tenidas en el ejercicio a que corresponden.

de 221

El hecho de que las Cuentas por Pagar se expidan antes de que se realice el pago en efectivo,

hace más fácil la vigilancia sobre las salidas de Caja, ya que éstas no se efectúan sino hasta el

momento en que las Cuentas por Pagar han sido revisadas y autorizadas por los dueños o

administradores de la empresa.

Inconvenientes. Cuando las Cuentas por Pagar se establecen con la idea de suprimir totalmente las

cuentas personales, el registro de los pagos parciales o la cuenta presenta algunas dificultades,

debido al procedimiento laborioso y un tanto complicado que debe seguirse.

Registro de Operaciones. En los ejemplos que figuran a continuación, se muestran los diversos

aspectos que pueden ofrecer las operaciones, indicando la solución en cada uno de ellos, de

acuerdo con los principios que rigen el sistema de pólizas a base de Cuentas por Pagar, y

mencionando, en cada caso, la póliza en que debe asentarse la operación del asiento que la misma

produce.

Ejemplos

Operación de Caja liquidada por su importe total

Se adquieren mercancías por la cantidad de $2 000 000 que se pagan al contado riguroso

(cheque)

Solución

Cuenta por Pagar $2 000 000

Almacén a Cuentas por Pagar $2 000 000




Operación de Diario íntegramente

con valores destinados al efectivo

Por $2 500 000 y suscribiendo diversas letras de cambio por la suma de $1 500 000.Se compra

maquinaría por la cantidad de $4 000 000, que se liquida endosando documentos

de 221

Solución

Cuentas por Pagar

Maquinaria $4 000 000


Póliza de Diario


a Documentos Endosados $2 500 000

Documentos por Pagar $1 500 000

Operación mixta liquidada con valores

de Caja y de Diario

Se compra un terreno en la cantidad de $10 000 000, la cual se liquida mediante un pago inicial en

efectivo (cheque) $3 000 000; la cancelación de documentos a cargo del vendedor del terreno por

$4 000 000, y firmando un pagaré por el resto.

Solución

Cuentas por Pagar

Terrenos $10 000 000




A Caja y Bancos $3 000 000

Póliza de Diario


a Documentos por Cobrar $4 000 000

Documentos por Pagar $3 000 000

Operación de Caja liquidada a base de pagos parciales

de 221

Se compran diversos muebles y máquinas de oficina que importan $3 000 000, las cuales se

liquidan mediante un pago inicial de $1 000 000 y cubriendo posteriormente el saldo en efectivo

(con cheque).

Equipo de Oficina $3 000 000


Al efectuarse el pago inicial de $1 000 000, se registra en el Diario de Caja y Bancos la salida de

esta cantidad y al mismo tiempo, se expiden dos nuevas Cuentas por Pagar en sustitución de la

primera: una, por el importe del pago parcial, o sea, $1 000 000, y la otra por $2 000 000, saldo

pendiente de la operación.

Estas dos Cuentas por Pagar se expedirían con cargo, precisamente, a la cuenta de Cuentas por

Pagar:




Cuenta por Pagar 2



(Esta cuenta por Pagar se anota en el Registra, llevando como fecha de pago la misma con que

se anotó la salida de dinero en el Diario de Caja y Bancos.)

Cuenta por Pagar 3



(Esta Cuenta por Pagar se anota en el Registro, pero se deja en blanco el dato de la fecha en la

columna de fecha de pago).

de 221

Cuando posteriormente se liquida el saldo en efectivo (cheque), se efectuará el siguiente

movimiento en la contabilidad:




En el Registro de Cuentas por Pagar se anota, en la columna de fecha de pago, la fecha en que

se liquidó la Cuenta por Pagar 3, que era la que amparaba el saldo pendiente de la operación.

Este último ejemplo se puede resolver también en la segunda forma indicada para las Cuentas por

Cobrar, en caso de que éstas se empleen solamente para registrar los pagos en efectivo, y no con

la idea de suprimir las cuentas personales.

Siguiendo esta alternativa, la operación se registra inicialmente por su totalidad en póliza de

Diario, usando como cuentas puente, en este caso, la de Acreedores Diversos, y solamente se

expide Cuentas por Pagar por el importe de cada uno de los pagos parciales en el momento en

que éstos se efectúan.

Póliza de Diario

Equipo de oficina $3 000 000

a Acreedores Diversos $3 000 000

Al efectuarse el primer pago parcial:

Cuenta por Pagar

Acreedores Diversos $1 000 000





Al liquidarse el saldo de la operación:

de 221

Cuenta por Pagar

Acreedores Diversos $2 000 000


Diario de Caja y bancos


A Caja y Bancos $2 000 000


Como vimos en este capítulo las cuentas de cobrar y las cuentas por pagar, son muy importantes

en las empresas, para llevar un control de las operaciones que se realizan por los servicios que se

reciben o se prestan, en estas cuentas se tiene que entregar previamente un recibo el cual es

llamado cuentas por cobrar, la finalidad de utilizar estas cuentas dentro de las empresas es para

disminuir subcuentas personales y para llevar un adecuado control sobre las entradas y salidas de

dinero. Aplicaremos unas preguntas para tener más definido que son las cuentas por pagar y las

cuentas por cobrar.

1.- Que son las Cuentas por Cobrar?

Dentro de la contabilidad son los recibos que una empresa expide previamente para cobrar

determinada cantidad de dinero.

2.- Qué son las Cuentas por Pagar?

Son los documentos que una empresa recibe para su pago

3.- Cuales son las finalidades de implementar las Cuentas por Cobrar y las Cuentas por

Pagar?

Reducir la cantidad de subcuentas personales, así como llevar un adecuado control de las

entradas y salidas de dinero.

4.- Cuales son las finalidades de la Cuentas de por Cobrar?

a) Eliminar o, cuando menos, reducir el uso de las cuentas personales en la contabilidad auxiliar.

b) Registrar las operaciones que produzcan los ingresos, en la fecha en que éstos se devengan,

independientemente de que ellas se cobren en fecha posterior.

de 221

c) Ejercer un efectivo control sobre todos los ingresos a que se tenga derecho

5.- Una vez revisadas y autorizadas las Cuentas por Cobrar donde deben de anotarse?

En un libro de registro que lleva el nombre de Registro de cuentas por cobrar.

6.- Cuales son los objetivos de las Cuentas por Pagar?

a) Eliminar o, en su caso, reducir el empleo de las cuentas personales.

b) Contabilizar, en la fecha en que se devengan, las operaciones que implican egresos, aunque

los pagos se hagan en fechas posteriores.

c) Ejercer una correcta vigilancia o control sobre toda salida de dinero, que previamente deberá

aparecer registrada en una Cuenta por Pagar, sujeta a revisión en la forma ya explicada para las

Cuentas por Cobrar.


Bibliografía



Editorial Esfinge

Edición 26

Año 2008

de 221

Capítulo 14

Póliza cheque y cuenta por pagar cheque

Introducción

Este capítulo nos muestra el procedimiento de las pólizas de cheque, en cualquier empresa o

negocio es importante saber aplicar los asientos en las pólizas de cheques, anexar la

documentación correspondiente y autorizada a las pólizas las cuales deben de ser revisadas y

firmadas previamente autorizadas, en estas pólizas es importante describir en los asientos los

datos correspondientes que integran loa cheques expedidos por las empresas.


Conocer cuál es el procedimiento de las pólizas de cheque, que tipos de datos debe de llevar la

póliza en el momento de registrarla, que documentación se debe de anexar a la póliza de cheque

para su revisión y autorización, conocer los principales objetivos para la elaboración de este tipo

de pólizas, conocer los pasos a seguir ya que la póliza fue elaborada y autorizada, y registrarla

en los asientos correspondientes.

2. Objetivos principales

Cuando las empresas acostumbran efectuar invariablemente todos los pagos con cheques

nominativos, el diseño o formato de las Pólizas se salidas de caja y de las Cuentas por pagar

tratadas ampliamente en capítulos anteriores, se puede distribuir de tal manera que en ellas

aparezca el cheque, el concepto por el cual se expidió éste y la firma del beneficiario.

Los objetivos principales que se logran cuando en las propias Pólizas de salida de caja o en las

Cuentas por pagar aparecen los cheques, el motivo por el cual se expidieron y la firma de los

beneficiarios, son:

Mayor seguridad y control sobre cada uno de los cheques que la empresa expide para

pagos.

La empresa conserva en su poder, como constancia de los pagos efectuados, copia de

cada uno de los cheques expedidos.

A la empresa le quedan en su poder, como constancia de los pagos efectuados, las firmas

de recibo de los beneficiarios o las de las personas autorizadas por ellos para recoger los

cheques.

de 221

Control interno

Esta variante en el diseño o distribución del formato de las Pólizas de salida de caja o Cuentas por

pagar, no altera en lo absoluto la forma de registrar contablemente las operaciones que originan la

expedición de cheques, pues como puede observarse su objetivo es exclusivamente con fines de

control interno.

La Póliza cheque o las Cuentas por pagar cheque, en algunos casos, son proporcionadas sin

costo alguno por las instituciones bancarias, pero por lo regular, son las propias empresas las que

tienen que pagar el costo de ellas; su impresión se debe hacer en papel seguridad o infalsificable,

que es el propio para cheques, con las copias que la empresa juzgue conveniente.

En caso de que el banco no proporcione las Pólizas cheque o las Cuentas por pagar cheque a la

empresa, y que ésta considere que su alto costo representa un gasto excesivo, se puede optar por

un procedimiento más económico, que no por ello deja de proporcionar el objetivo que se

persigue: mayor control interno sobre los cheques expedidos, que es el que se comenta a

continuación.

Sobre las propias Pólizas de salida de caja o Cuentas por pagar, con diseño o formato común y

corriente, se elaboran los cheques, sin olvidar anotar en éstos el mismo número que tienen

impreso para que pase o figure tanto en el original como en la copia o copias de las Pólizas o

Cuentas por pagar.

Curso que debe seguir la Póliza cheque y la Cuenta por pagar cheque

Por lo que se refiere al curso administrativo y contable que sigue la Póliza cheque o la Cuenta por

pagar cheque, una vez que ha sido elaborada, es el mismo estudiado en procedimientos

anteriores, o sea que se revisa, se autoriza, se registra, se numera, se pasa a los auxiliares, se

remite al cajero acompañada del cheque nominativo para que lo entregue al beneficiario contra la

firma de recibido, se anota en la Cuenta por pagar y en los auxiliares la fecha de pago, se archiva

etc.


de 221

Como hemos visto en este capítulo la elaboración de las pólizas de cheque y cuenta por pagar

cheque, debemos tener definido el procedimiento que se tiene para la elaboración de estas

pólizas, cuales son los pasos que se siguen al elaborar una póliza de cheque, saber quiénes son

las personas autorizadas para firmar en la elaboración y revisión de estas pólizas, los datos más

importantes que deben de asentarse en la elaboración de las pólizas. Como refuerzo a esta

unidad se realizarán algunas preguntas para que quede un poco más claro el tema que estamos

comentando.

1.- Cuales son los objetivos principales cuando en una póliza de salida de caja o en las

Cuentas por pagar aparecen los cheques.

a) Mayor seguridad y control sobre cada uno de los cheques que la empresa expide para pagos.

b) La empresa conserva una copia del cheque entregado por el pago efectuado.

2.- Quienes son los que proporcionan las pólizas cheques o las Cuentas por pagar cheque?

En algunos casos son proporcionadas por las instituciones de crédito, pero por lo regular son las

empresas

3.- Cual es el curso que debe seguir la Póliza cheque y la Cuenta por pagar cheque?

Ya que sea revisada, se autoriza, se registra, se enumera, se pasa a los auxiliares, se remite al

cajero acompañada del cheque nominativo para que se entregue al beneficiario contra la firma de

recibido.

4.- Quienes son las personas autorizadas para firmar las pólizas cheque o Cuenta por Pagar

cheque?

Quien la elabora, quien la revisa y quien la autoriza

5.- Cuales son los datos que debe de llevar la Póliza cheque o Cuenta por pagar cheque?

El cheque, el concepto por el cual se expidió el cheque y la firma del beneficiario.


Bibliografía



Editorial Trillas

Edición 11


de 221

Capítulo 15

Procedimientos combinados

Introducción

En los procedimientos combinados, hemos presentado en los puntos anteriores el estudio de cada

uno de los diversos sistemas de contabilidad, y hemos dado cuenta que es difícil afirmar que un

sistema sea mejor que el otro. Cada uno tiene sus ventajas que en determinado caso pueden dar

mejores resultados, sin embargo, en la práctica, se puede observar que el sistema establecido no

corresponde en absoluto en los que hasta ahora hemos visto, observando que se han tomado

parte de uno y parte de otro, tratando de encontrar en cada uno de los puntos, más convenientes,

combinarlos de manera que el resultado constituya un nuevo sistema de contabilidad.


El objetivo principal en este capítulo es conocer los sistemas combinados donde se puede utilizar

partes diversas de varios sistemas para ajustar la contabilidad a las necesidades particulares de

cada empresa, al tratar de conformar un sistema contable, se deberá llevar una minuciosa

investigación de las operaciones, y una vez que el contador este compenetrado en ellas, tomará

en cuenta tres factores importantes, dependiendo del requerimiento de la empresa, los cuáles son:

la importancia o magnitud del negocio, la actividad o giro mercantil a que se dedique y la cantidad

de operaciones y variedad de las mismas.

Introducción

Considerando que como Sistema de Combinado, debe entenderse aquel que da resultado de

tomar ciertos aspectos favorables de un sistema y combinarlos con otros aspectos iguales

favorables de otro sistema, el número de sistemas combinados que puedan utilizarse será igual a

todas las combinaciones posibles que puedan hacerse a los sistemas ya estudiados y conocidos

con el nombre de sistemas de información. De los sistemas más comunes se han tomado como

proyección los más conocidos para un sistema combinado, debido a que son los más favorables

por sus características para el registro de las operaciones.

de 221

2. Requerimientos

Al proyectar un sistema de contabilidad, el contador deberá tener en cuenta las características del

negocio en el que se va a aplicar; y no tratar de ajustarlas a un sistema rígido que aunque en

principio se considere bueno, puede no satisfacer las necesidades particulares del negocio de que

se trate.

Hemos presentado en otros capítulos, el estudio de cada uno de los diversos sistemas de

contabilidad, y hemos podido comprobar que es muy difícil en forma absoluta que uno sea mejor

que otro. Cada uno tiene ciertas ventajas que en un determinado caso pueden dar mejores

resultados.

Sin embargo, en la práctica es común observar que el sistema establecido no corresponde en

todos sus aspectos a los que hasta ahora hemos tratado. Más bien se observará que se ha

tomado parte de uno y parte de otro, tratando de encontrar en cada caso los puntos más

convenientes, combinándolos de tal forma que el resultado obtenido constituya un nuevo sistema

de contabilidad.

En términos generales, los sistemas combinados son el resultado de utilizar partes diversas de

varios sistemas para ajustar la contabilidad a las necesidades particulares de cada negocio.

Al tratar de establecer un sistema contable, se llevará a cabo una minuciosa investigación de las

operaciones y, una vez que el contador se encuentre debidamente compenetrado de ellas,

proyectará el sistema, considerando los tres factores siguientes.

Importancia o magnitud del negocio.

Actividad o giro mercantil a que se dedique.

Número de operaciones y variedad de las mismas.

Magnitud de del negocio. Este es un dato que debe ser considerado y juzgado con amplio

criterio.

La importancia del negocio puede determinará, en parte, el sistema más adecuado a seguir, ya

que el contador no debe pasar por alto el costo que puede representar el sistema en su aspecto

de operación (ya sea por los sueldos que haya que pagar a los empleados encargados de los

libros y registros, o bien, por el gasto que represente la impresión de formas espéciales, pólizas,

registros de pólizas, Diarios, etc.).

de 221

Debido a lo anterior, es aconsejable que el sistema de contabilidad para negocios que podrían

calificarse de modesta importancia, sea lo más sencillo posible, en lo que se refiere a las formas o

registros que se usen. Esto no debe impedir el establecimiento de las cuentas que fueran

necesarias para efectuar un análisis completo de las operaciones realizadas.

En negocios cuyo movimiento de valores y capital sea importante, el sistema deberá proyectarse

en forma más amplia. Se tendrá en cuenta, a demás de las necesidades propias del mismo, su

organismo y la subdivisión del trabajo, para que queden registradas puntual y eficazmente las

múltiples operaciones que se realicen diariamente.

Dos ejemplos ilustrarán con toda claridad el criterio que se debe seguir en la proyección de un

sistema contable, según la importancia económica del negocio.

Supóngase un negocio, cuyo capital inicial es de $3 000 000, que se dedica a la compra de tres

artículos diferentes para su venta al público. Las operaciones de compra y venta que realiza las

efectúa al rigoroso contado.

En este caso el sistema adoptar a base de un Libro Diario, un Mayor y uno de Inventarios y

Balances. Es sencillo y cubre las necesidades del negocio.

Ahora supongamos que se trata de un comercio cuyo capital inicial asciende a la cantidad de $100

000 000. Está organizado como sociedad anónima y sus operaciones son muy variadas, debido a

la gran cantidad de artículos diferentes que se compran y se venden y a las condiciones de

compra y venta (parte son al contador; otra, con documentos y una última, a crédito, sin garantía

de documentos).

En los almacenes de este negocio hay que vigilar, con frecuencia, la existencia que hay de cada

artículo para formular oportunamente pedidos de los que vayan agotando.

Por las operaciones de este supuesto negocio, vemos que no sería suficiente un sistema

continental para el registro de ellas. La gran cantidad y variedad de las mismas haría laborioso su

oportuno registro. Mejor habría que pensar en otro sistema de contabilidad, que permitiese una

de 221

mayor división del trabajo, con el propósito de que las operaciones quedasen asentadas en la

contabilidad con la puntualidad y comprobación debidas.

Se podría considerar , por tanto, el sistema centralizador, o bien un sistema de pólizas en

cualquiera de las variantes en que los hemos estudiado; o también un sistema combinado a base

de centralizador con pólizas, para así aprovechar las características favorables de cada uno de

ellos, en beneficio de un eficiente registro contable de las operaciones.

Actividad Mercantil. El segundo punto que hay que considerar en la implantación del sistema de

contabilidad es el relativo a la actividad mercantil a que se dedique el negocio en cuestión.

Es obvio que la contabilidad de un negocio comercial es distinta de la que responde a una

empresa industrial, y que la contabilidad de una institución bancaria es diferente a la de un

negocio agrícola, minero, etc.

Esta circunstancia es muy importante al establecer un sistema de contabilidad.

Las cuentas que se usan son distintas, pero además, en ciertos casos particulares, la contabilidad

está regida por disposiciones legales que deben observarse. Esto da lugar a que se cambien o se

modifiquen ciertos registros contables de uso en negocios de tipo comercial uniforme.

El contador también debe investigar con toda acuciosidad que leyes (de carácter mercantil o

fiscal) pueden afectar el registro de las operaciones, ya sea por los datos o informes que se deben

proporcionar a las autoridades respectivas, o para facilitar la preparación de las manifestaciones

que, en el aspecto fiscal, deben presentarse en las fechas señaladas por las leyes

correspondientes.

Dentro de este mismo punto, hay que considerar el carácter legal del negocio, ya que no es lo

mismo que la empresa pertenezca en su totalidad a un solo propietario, o que esté organizada

bajo la forma de una sociedad mercantil. Ello obligará, en algunos casos, a llevar (además de los

libros principales y registros que sean necesarios) otros que tienen un carácter obligatorio para las

sociedades (como el Libro de Actas o el Registro de Acciones Nominativas, en las sociedades

anónimas, o el Registro de Ventas en Abonos en los negocios que operan de este modo).

de 221

Estos factores son los que determinan el criterio aplicable respecto de los libros y registros que

deben constituir el sistema de contabilidad. Este debe ser eficaz y lo suficientemente flexible para

proporcionar de manera oportuna la información que requiere el negocio. Debe cumplir también

con todas las disposiciones de carácter legal que le sean aplicables, según la actividad a que se

dedique el negocio en cuestión.

Cantidad y Variedad de Operaciones

Para efectos de la sistematización de la contabilidad, también es importante considerar la cantidad

ya variedad de las operaciones que la empresa realice. En relación con estos factores, deberá

tenerse en cuenta la división del trabajo que pueda efectuarse. Esto influirá indudablemente en los

libros o registros que formarían parte del sistema contable.

Este factor es definitivo en la actualidad para algunos negocios, ya que a base de los

procedimientos manuales conocidos para el registro de operaciones, resultaría prácticamente

imposible llevar a cabo un oportuno registro de las mismas. Por esto se han venido usando con

bastante éxito los llamados sistemas mecanizados y electrónicos, que se pueden definir como

aquellos que utilizan máquinas para el registro de las operaciones en sustitución de las

anotaciones manuscritas.

Como ejemplo se pueden citar, entre otras, las empresas de servicios públicos, en las cuales hay

que facturar mensualmente el servicio prestado a un gran número de clientes.

Este tipo de compañías también aprovechan el equipo mecanizado y electrónico para elaborar los

registros contables que sirvan para concentrar las operaciones en los libros principales.

Las instituciones bancarias efectúan numerosas y variadas operaciones por los distintos servicios

que presta al público. Por esta razón, tienen que implantar ciertos procedimientos mecanizados y

electrónicos de registro y aprovechar en algunos casos, la propia documentación formulada por

sus clientes, como documentos contabilizadores.

En resumen el número de operaciones determinará la amplitud que deba darse a la división del

trabajo y a la organización y procedimiento de control que deban implantarse. Esto señalará la

fórmula ideal que se debe escoger, de acuerdo con las necesidades de la empresa.

de 221

Combinación de Sistemas. Considerando que por Sistema de Combinado debe entenderse

aquel que resulta de tomar ciertos aspectos favorables de un sistema y combinarlos con otros

aspectos igualmente favorables de otro distinto, el número de sistemas combinados que pueden

proyectarse será igual a todas las combinaciones posibles que puedan hacerse con los sistemas

ya estudiados y conocidos con el nombre genérico de sistemas de información.

De los ya estudiados, en la práctica se han escogido dos de ellos como base para la proyección

de un sistema combinado, debido a que son los que ofrecen, por sus características, los aspectos

más ventajosos para el registro de las operaciones, la comprobación de las mismas y la división

del trabajo en la contabilidad. Estos sistemas son el centralizador y los de pólizas, en cualquiera

de las variantes que se han presentado, incluyendo el uso de las Cuentas por Cobrar y de las

Cuentas por Pagar.

A título de ejemplo, se citan otras dos combinaciones posibles, que han probado su bondad en

muchas entidades.

El acierto que se obtenga en la combinación de procedimientos y métodos, dependerá del

conocimiento que se tenga sobre las características y posibilidades que cada uno ofrece en lo

particular.

Ejemplos

Supongamos un negocio que tiene que efectuar pagos muy numerosos por cantidades

importantes, los cuales desea comprobar antes de que se liquiden en efectivo.

Los ingresos (por conceptos de ventas al contado, pagos de clientes, cobros de documentos, etc.)

también son por cantidades importantes.

Realiza, además, operaciones a crédito y otras de carácter especializado, de las cuales desean

los administradores o gerentes tener conocimiento en el momento mismo en que se realizan.

Por estas características, el sistema de contabilidad conveniente podría ser una combinación de

los sistemas de pólizas con el de Cuentas por Pagar, el cual quedaría constituido así:

Pólizas de Diario, con su respectivo registro, para las operaciones a crédito y

especializadas.

de 221

Pólizas de entrada de Caja o de Ingresos, con un rayado adaptado para los ingresos en

efectivo, al igual que el Diario de Caja.

Cuentas por Pagar, con su respectivo Registro, para los egresos devengados.

Diario de Caja, para registrar (además de las pólizas de entradas de Caja) el importe de las

Cuentas por Pagar ya liquidadas.

Supongamos ahora un negocio comercial que tiene varios departamentos para la venta de

mercancías, las cuales se controlan por medio del método de Inventarios Perpetuos.

Se desea que cada departamento lleve un registro particular de las operaciones realizadas por el

mismo, pero, a la vez, aprovechar las ventajas que ofrecen las pólizas en lo que se refiere a la

comprobación de las operaciones y a la división del trabajo.

El sistema de contabilidad más adecuado, en este caso, probablemente sería el que resultare de

una combinación del sistema centralizador con el sistema de pólizas a base de pólizas, de Diario y

pólizas de Caja. De ingreso o de Egreso, según corresponda.

Si esta fuera la combinación escogida, el sistema contable quedaría integrado por los siguientes

Diarios y Pólizas.

Diarios:

Diario de Caja y Bancos.

Diario de Ventas.

Diario de Compras.

Diario de Salidas de Almacén.

Diario de Operaciones Diversas.

Pólizas:

Pólizas de Diario.

Pólizas de Caja, Ingreso o de Egreso.

de 221

Las anotaciones en dichos Diarios, con excepción al de Caja, se harían por medio de pólizas de

Diario y, posteriormente, éstas se registrarían en el Diario particular a que correspondiera la

operación efectuada.

Las entradas y salidas de efectivo se anotarían en póliza de Caja, Ingreso o Egreso que a su vez

se registrarían en el Diario de Caja y Bancos bajo la formas tabular, para distribuir a las cuentas

que correspondieran los créditos por los ingresos y los cargos por los egresos.

Naturalmente que las combinaciones posibles pueden ser muy numerosas, aquí solo hemos

presentado dos ejemplos para ilustrar algunas de ellas. El problema de establecer un sistema

combinado depende fundamentalmente del conocimiento que se tenga de las características de

cada uno de los sistemas modernos. El contador, con su experiencia y buen sentido, los tendrá

que combinar en la forma más adecuada para cubrir ampliamente las necesidades comerciales,

fiscales y de carácter estadístico del negocio.

Aplicación al Registro de Operaciones. Desarrollaremos a continuación el registro de algunas

operaciones por dos sistemas combinados diferentes para que se pueda apreciar el procedimiento

que debe seguirse y los asientos que hay que formular según el sistema establecido.

Ejemplos

Se trata de un sistema combinado a base de pólizas de diario, pólizas de entrada de Caja,

Ingresos y Cuentas por Pagar, con sus Registros y Diarios correspondientes.

Las operaciones efectuadas fueron las siguientes:

Se compraron al contado 1 000 artículos A de $5 000.

Se vendieron 500 a $6 000. Por la venta se recibió $1 200 000 en efectivo. $1 000 000 en

documentos y el resto quedo pendiente.

Solución

1. Por el importe de la compra:

Cuentas por Pagar

Almacén $5 000 000


de 221

2. Por el pago en efectivo:



a Caja y bancos $5 000 000

3. Por la venta de la mitad de los artículos comprados:

Póliza de Diario

Clientes $2 000 000


a Ventas $3 000 000

4. Por el cobro en efectivo:

Póliza de entrada de Caja, Ingresos



5. Por el costo de la mercancía vendida:

Póliza de Diario


A Almacén $2 500 000

Las mismas operaciones citadas en el ejemplo anterior, las desarrollaremos ahora por un sistema

combinado de centralizador con pólizas.

Solución

1. Por el importe de la compra:

de 221

Pólizas de Diario de Compras

Almacén $5 000 000

a Compras al Contado $5 000 000

2. Por el Pago en Efectivo:

Póliza de Caja-Diario de Caja y Bancos

Compras al Contado $5 000 000

a Caja y bancos $ 5 000 000

3. Por la venta de 500 artículos a $6 000 cada uno:

Póliza de Diario-Diario de Ventas

Clientes $3 000 000

a Ventas $3 000 000

4. Por el precio de costo de la mercancía vendida:

Póliza de Diario-Diario de Salidas de Almacén



5. Por el cobro con documentos:

Póliza de Diario-Diario de Documentos por Cobrar



6. Por el cobro recibido en efectivo:

Póliza de Caja-Diario de Caja y Bancos



de 221


Como ya se observó en el estudio de este capítulo los sistemas combinados es el resultado de la

combinación de los factores favorables de un sistema como de otro para la realización del registro

de operaciones que las empresas requieren, dependiendo del tipo y número de registros que se

tengan dentro de la empresa, es importante que el contador tenga bien definido las características

de la entidad y las necesidades que la empresa necesita para el registro de sus operaciones

dentro de la contabilidad.

1.- En términos generales que son los Sistemas Combinados?

Es el resultado de utilizar partes diversas de varios sistemas para ajustar la contabilidad a las

necesidades principales de cada negocio.

2.- Cuales son los tres factores que se consideran en la proyección de un sistema?

a) Importancia o magnitud del negocio.

b) Actividad o giro mercantil a que se dedique.

c) Número de operaciones y variedad de las mismas-

3.- Porque debe considerarse la Magnitud del negocio?

La importancia del negocio puede determinar en parte, el sistema más adecuado a seguir, ya que

el contador no puede pasar en alto el costo del sistema que puede representar el sistema en su

aspecto de operación.

4.- Porque se debe tomar en cuenta la Actividad Mercantil para la implantación de un

sistema de contabilidad?

La contabilidad es diferente dependiendo del negocio en cuestión, por eso es importante toma en

cuenta la actividad mercantil a que se dedique el negocio, ya que la contabilidad está regida por

disposiciones legales que son observados y, esto da lugar a que se cambie o se modifiquen

ciertos registros contables de uso en negocios de tipo comercial uniforme.

5.- Porque se toma en cuenta la cantidad y Variedad de Operaciones?

Para efectos de la sistematización de la contabilidad, es importante considerar la cantidad y

variedad de operaciones.

6.- Cuáles son los dos sistemas que se toman como base, debido a que ofrecen los

aspectos más ventajosos para el registro de operaciones?

Contabilidad dos Capítulo 4 Marcos SastriasFreudenberg

Bibliografía

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Editorial Esfinge

Edición 26

Año 2008

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Capítulo 16


Introducción

El procedimiento de volantes o fichas, principalmente se efectúa en instituciones bancarias o de

crédito, como son los bancos y las sociedades financieras. Por lo tanto únicamente nos vamos a

referir a las bases y principios que se observan en el registro de operaciones, debido a que los

asientos se refieren principalmente a la contabilidad comercial.

En este procedimiento solamente deberá anotarse un cargo o un abono, lo cual lo hace diferente

de las pólizas, en las que siempre se realiza un cargo así como un abono. En las operaciones en

las cuales deberán realizarse varios cargos y varios créditos, deben expedirse tantos volantes de

cargo dependiendo de las cuentas afectadas así como tantos volantes de crédito dependiendo de

las diferentes cuentas afectadas.


Los objetivos que podemos aprender en este capítulo, son los tipos de volantes o fichas que se

utilizan en las instituciones bancarias o financieras, en los diferentes tipos de movimientos, como

se describe y como hemos comprobado algunos de nosotros al realizar algún movimiento

bancario, los diferentes tipos de fichas que nos proporcionan, dependiendo del tipo de movimiento

que hayamos realizado, es muy importante conocer el formulario que las instituciones bancarias o

financieras utilizan ya que dependiendo del tipo de operación es la cuenta que se vaya a utilizar

en el registro de operaciones de la contabilidad de una empresa


El sistema de volantes tiene aplicación, principalmente, para el registro de las operaciones

efectuadas por las instituciones de crédito, como son los bancos y las sociedades financieras.

Por este motivo, en su estudio solamente nos referiremos a las bases y principios que deben

observarse en el registro de las operaciones ya que el contenido de este libro se refiere más bien

a sistemas aplicables a la contabilidad comercial.

de 221

El vocablo volante es una traducción de la palabra inglesa slip, nombre con el cual se le designa a

este sistema en los países de habla inglesa. En nuestro medio, y en particular en los bancos, a los

volantes se les conoce usualmente con el nombre de fichas.

La base del sistema es que en este documento solamente deberá anotarse un cargo o un abono,

lo cual lo hace diferente de las pólizas, en las que siempre se registra un asiento completo; es

decir, el nombre de la cuenta de cargo y la de abono.

Según lo anterior, por ejemplo, si una operación produce un cargo a la cuenta de Caja y un abono

a la cuenta de Clientes, en este sistema dicha operación se registraría formulando un volante de

cargo para la cuenta de Caja y otro volante de crédito para la cuenta de clientes.

En aquellas operaciones que dan lugar a varios cargos y varios créditos, deberán expedirse tantos

volantes de cargo como número de cuentas de naturaleza deudora se vean afectados, y tantos

volantes de crédito como cuentas acreedoras se tengan que emplear en el registro de la

operación.

2. Características y funcionamiento

No se pretende llevar a cabo un estudio completo del funcionamiento del sistema de volantes en

los bancos, ya que sólo se trata de presentar las características del sistema. Por tanto, nos

referiremos nada más a los puntos sobresalientes que la contabilidad a base de volantes tiene en

las instituciones bancarias.

Si se atiende a la naturaleza de las operaciones que efectúa un banco, encontraremos que la

mayor parte corresponde a las denominadas operaciones de Caja; es decir, aquellas que dan

lugar a entradas o salidas de efectivo.

Por esta circunstancia, los volantes en las instituciones bancarias se clasifican en dos grupos:

Volantes de Caja de Ingreso o de Egreso.

Volantes de Diario (denominados también traspasos).

de 221

Ambas clases de volantes admiten la clasificación general de volantes de cargo y volantes de

crédito, y así tenemos: Volantes de caja Debe y Volantes de Caja Haber, Traspasos Cargo y

Traspasos Crédito.

Introducción

En estos tipos de volantes solamente deben registrarse los cargos o los créditos a la Cuenta de

Caja, por las entradas y salidas de dinero respectivamente. En el sistema bancario se acostumbra

utilizar formularios por duplicado, dependiendo del tipo de movimiento que se vaya a realizar, se

utiliza un color de papel diferente para el original y para el duplicado, con el propósito de distinguir

de darnos cuenta el tipo de movimiento que se haya realizado, dependiendo el tipo de movimiento

que vayamos a realizar es el color o formulario que se utiliza para el movimiento solicitado, me

refiero si es un depósito el formulario es diferente a una solicitud de retiro de efectivo donde se

utiliza un formulario de caja.

Volantes de caja

Estos volantes por su naturaleza están destinados a registrar únicamente los cargos o los créditos

a la Cuenta de Caja, por las entradas y las salidas de efectivo, respectivamente.

No obstante, en la práctica bancaria se acostumbra formularlos por duplicado por ejemplo:

Si se trata de registrar una entrada a Caja por el cobro de un préstamo, se formularía un volante

de Caja Debe (con una copia al carbón), en el cual se anotaría como cuenta de crédito la de

Préstamos y Descuentos.

Se usa un papel de color diferente para el original y para el duplicado, con la finalidad de distinguir

a simple vista la naturaleza o clase de volantes de que se trata.

Si en lugar de un ingreso en efectivo, fuera un pago que se hace de una letra girada por algún

corresponsal, esta operación se registraría en un volante de caja Haber, en cuyo original se

anotaría como cuenta de cargo la de Corresponsales del País, operándose el original del volante

como un crédito a la cuenta de Caja y el duplicado como un cargo a dicha cuenta de

Corresponsales de País.

Esta modalidad de formular los volantes en los bancos ofrece dos ventajas:

Ahorra la mitad del trabajo en la formulación de volantes.

de 221

Siendo el duplicado de los volantes una copia al carbón de los originales, los datos

asentados en uno y otro ejemplar son necesariamente idénticos, evitándose de esta forma

la posibilidad de error que pudiera existir si los mismos se formulasen por separado.

Introducción

En este tipo de movimientos se realizan las operaciones de transferencia diferente ya que en este

movimiento no hay entradas ni salida de efectivo, solamente lo que hay que realizar es un

movimiento de una cuenta a otra, este movimiento da lugar para asignarles el nombre de traspaso

a los volantes que sirven para registrar esta clase de operaciones, por ejemplo si se trata de una

operación de algún préstamo directo, la operación de referencia se registraría como traspaso

Traspasos

Con este nombre se designa a los volantes que tienen como propósito registrar las operaciones

de Diario; es decir, aquellas que no implican entradas o salidas de efectivo.

Hay cierto tipo de operaciones que se hacen en los bancos que de inmediato no dan lugar a

movimientos de efectivo, sino que representan verdaderos traspasos que se hacen de una cuenta

a otra.

Esta circunstancia ha sido motivo para asignarles el nombre de Traspaso a los volantes que sirven

para registrar esta clase de operaciones.

Poe ejemplo: si se trata de un préstamo directo o de un descuento mercantil obtenido por un

cliente del banco, la operación de referencia se registraría en un Traspaso, que se formularía con

una copia. El volante original llevaría como cuenta de cargo la de Préstamo y Descuentos, y el

duplicado de operaría como crédito a la cuenta denominada Cuentas de Cheques.

También en este caso el original y el duplicado del Traspaso imprimirán en papel de color

diferente para distinguirlos con facilidad.

Hojas de Control Departamental

Teniendo en cuenta que la organización interna de un banco está constituida por varios

departamentos de servicio al público, las operaciones que cada uno de ellos celebra diariamente

deben ser motivo de comprobación. Esto se llevará a efecto mediante el establecimiento de

controles departamentales.

de 221

En efecto, cada departamento expide durante el día los volantes de Caja o de Traspaso que sean

necesarios para contabilizar sus operaciones. Estos se clasificarán por cargos y abonos de las

cuentas afectadas.

Para que las operaciones ya registradas se consideren comprobadas, el total de los volantes de

cargo a las diferentes cuentas deberá ser igual al de los volantes de crédito a las cuentas

respectivas. Esto indicará que las operaciones han sido asentadas correctamente.

Esta operación se realizará por cada uno de los departamentos del banco que expidan volantes

para contabilizar sus operaciones.

Control General

Una vez que cada departamento ha comprobado sus operaciones deberá enviar sus controles

departamentales (adjuntos a los volantes de Caja y de Traspaso que correspondan) a otro

departamento denominado Control General, donde se centraliza la documentación contable.

La función principal de estos departamentos consiste en preparar un resumen de todas las

operaciones celebradas durante el día. Para esto se obtienen los totales generales de cargo y de

crédito a las diversas cuentas que se hubieren afectado por los departamentos que directamente

afectaron las operaciones.

Para obtener estos resúmenes se procede en la siguiente forma:

Agrupar por cuentas todos los volantes de cargo, obteniendo totales por cada una de ellas.

Clasificar por cuenta los volantes de crédito, obteniendo también los totales por cada una.

Anotar en un registro con dos columnas de valores, los totales Debe y Haber por cada una

de las cuentas que hubieran tenido movimiento en uno u otro sentido durante el día.

Obtener las sumas de los cargos y de los créditos de todas las cuentas. Estos totales

deben ser iguales, lo que constituye la comprobación final del registro de las operaciones

realizadas en el día.

GRAFICA DEL SISTEMA DE VOLANTES

OPERACIONES

de 221

REGISTRO DE VOLANTES

HOJA DE CONTROL

DEPARTAMENTAL

CONTROL GENERAL

DIARIO GENERAL

MAYOR

BALANZA DE COMPROBACION

ESTADOS FINANCIEROS


Como resumen vamos a repasar los tipos de volantes que utilizan las instituciones bancarias en

las operaciones que realizan día a día, al igual que las instituciones financieras en la ventas de

acciones y traspasos por ese tipo de movimientos. En las instituciones bancarias se utilizan

volantes de acuerdo al movimiento solicitado en ventanilla, ya sea un depósito o retiro de efectivo,

al igual de alguna transferencia, la diferencia que existe en los retiros o depósitos es la entrada y

VOLANTES DE CREDITO VOLANTES DE CARGO

de 221

salida de efectivo, en las transferencias únicamente se realiza el traspaso sin afectar las entras y

salidas de dinero. En las instituciones de cambio de moneda se realizan otros movimientos como

la venta de acciones, compra de moneda extranjera y ahí los volantes que se utilizan son de

cambio de una moneda a otra.

1.- En que se clasifican los volantes en las instituciones bancarias?

Volantes de Caja de Ingreso o de Egreso

Volantes de Diario (denominados también traspasos)

2.- Cuales son los Volantes de Caja

Son los que registran únicamente los cargos o los créditos a la Cuenta de Caja, por las entradas y

las salidas de efectivo respectivamente.

3.- Qué son los traspasos?

Es el nombre que se le designa a los volantes que tienen como propósito registrar las

operaciones de Diario; es decir, aquellas que no implican entradas o salidas de efectivo.

4.- A que se le denomina hojas de control departamental?

A los registros de las operaciones que cada departamento realiza

5.- A que se le denomina Control General?

Es el que recibe las operaciones de los controles departamentales adjunto con sus volantes de

caja y de traspaso correspondientes.

6.- Cual es la función principal del Control General?

Preparar un resumen de todas las operaciones celebradas durante el día.

Contabilidad dos Capítulo 4 Marcos SastriasFreudenberg

Bibliografía



Editorial Esfinge

Edición 26

Año 2008

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GLOSARIO

Avales. Son las personas que firman un documento de crédito para responder por un pago en el

caso de realizarlo la persona obligada.

Balance General. Es el estado financiero de una empresa en un momento determinado.

Comisionista. Es la persona que se encarga de comercializar a cuenta de otro, recibiendo una

comisión por su trabajo.

Comitente. En el aspecto mercantil, es la persona que otorga o confiere una comisión.

Contingencia. Es un suceso imprevisto que no se tiene contemplado.

Contra Cuenta. En la contabilidad su saldo normal es opuesto al de la cuenta acompañante.

Cuenta de Reserva. Es una cuenta creada por el prestatario para depositarle al prestamista.

Cuenta Puente. Es una cuenta en donde nos permite registrar las operaciones

momentáneamente para que posteriormente se registre en la cuenta que corresponde

Devengados. Es el derecho o retribución de un pago, por un trabajo realizado.

Diario auxiliares. Son aquellos en los cuales se registran determinados grupos de operaciones;

de ellos, por conducto de Diario general, se hacen los pases a las cuentas del libro Mayor; en

México, cuando la empresa tiene establecido el sistema de registro electrónico, los pases a las

cuentas del libro Mayor se hacen de manera automática e instantánea.

Diario Es el resultado de la segunda evolución que sufrió el Diario continental por aumento de

múltiples columnas de valores.

Egresos. Son las salidas de dinero de cualquier empresa o institución.

Endosados. Cesión de derechos de documentos de crédito que una persona otorga a favor de

otra, haciéndolo constar al reverso del documento.

Inventarios Perpetuos. Son los registros de inventarios de mercancías permanentes, de acuerdo

con la existencia en almacén.

Mandatario. Es la persona que mediante un contrato de mandato acepta el encargo de

representarla en la gestión de sus negocios.

Mandato. Es un contrato donde se estipula que una persona llamada mandante sea la que

gestione su negocio a nombre del mandatario.

Mercancías en Consignación. Son aquellos artículos que una persona, llamada remitente,

consignador o comitente, envía a otro comerciante, radicado en otra plaza distinta, denominado

destinatario, consignatario o comisionista, para que realice dichas mercancías a nombre y por

cuenta del primero y de acuerdo con las instrucciones que previamente hubiera dado el comitente

al comisionista.

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Mercantil. Es todo lo relacionado con el comercio.

Procedimiento Centralizador. Este procedimiento permite distribuir entre dos o más personas, el

trabajo contable que requiere el registro de operaciones. El procedimiento centralizador es el

resultado de la segunda división que sufrió el Diario continental al dividirse en varios diarios, este

procedimiento se basa en asignar un diario especial a cada clase de operaciones que se efectúen

repetidas veces. Por tanto, en el procedimiento Centralizador, el número de diarios especiales es

limitado, debido a que se fija con relación al número de grupo de operaciones que se efectúan con

más frecuencia.

Sistemas Combinados. Considerando que por Sistema de Combinado debe entenderse aquel

que resulta de tomar ciertos aspectos favorables de un sistema y combinarlos con otros aspectos

igualmente favorables de otro distinto, el número de sistemas combinados que pueden

proyectarse será igual a todas las combinaciones posibles que puedan hacerse con los sistemas

ya estudiados y conocidos con el nombre genérico de sistemas de información

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