Análisis Y Descripción De Cargos

ETAPA 1

Un primer paso es definir con claridad que es lo que vamos a comprender como descripción de cargos. Esto es relevante, ya que en el ejercicio profesional, se vuelve muy común acercarse a las organizaciones, y darse cuenta que muchos gerentes tiene nociones como "yo tengo claro que es lo que necesito, alguien que haga bien su trabajo, y genere retorno sobre la inversión".

Esto puede sonar relativamente coherente, más no tenemos una herramienta clara de que es lo que es "el trabajo" y de igual relevancia, como puede hacerlo "bien". Tener claro que es una descripción y análisis, nos permite definir cuales serán los criterios para hablar de una "buena" descripción.

Entenderemos descripción de cargos como una "lista comprensiva de las tareas, responsabilidades, relaciones de informes, condiciones de trabajo, y responsabilidades de supervisión de un puesto producto de un análisis de puestos". Esta lista debe cubrir contingencias inherentes al trabajo, y debe acercarse lo más posiblemente a la realidad, con todo el detalle que sea necesario, siendo una herramienta de comunicación entre el trabajador y el empleador.

Por otra parte, entenderemos el análisis de cargo como el procedimiento por el cual se determinan los deberes y la naturaleza de los puestos y los tipos de personas que cubrirán dichos puestos. Proporcionan datos sobre los requerimientos del puesto que más tarde se utilizarán para desarrollar las descripciones de los cargos y las especificaciones del cargo. Es el proceso para determinar y ponderar los elementos y las tareas que integran un puesto dado.

Evalúa la complejidad del cargo, parte por parte y permite conocer con algún grado de certeza las características que una persona debe cumplir para desarrollarlo normalmente. Responde a una necesidad de las empresas para organizar eficazmente los trabajos de éstas, conociendo con precisión lo que cada trabajador hace y las aptitudes que requiere para hacerlo bien. Es importante resaltar que esta función tiene como meta el análisis de cada cargo de trabajo y no de las personas que lo desempeñan.

Beneficios de la oportuna descripción y análisis de cargos

Constituye la posibilidad para los encargados o gerentes de saber en detalle las obligaciones y características de cada cargo, para tomar decisiones efectivas respecto a estos.

A los supervisores, les permite distinguir con precisión y orden los elementos que integran cada puesto para explicarlo y exigir más apropiadamente las obligaciones que supone.

Permite a los trabajadores realizar mejor y con mayor facilidad sus labores, si conocen con detalle cada una de las operaciones que las forman y los requisitos necesarios para hacerlas bien; y para el departamento de personal es básico el conocimiento preciso de las numerosas actividades que debe coordinar, si quiere cumplir con su función estimulante de la eficiencia y la cooperación de los trabajadores.

En términos generales, permite a la organización mantener relaciones laborales de mayor comunicación, al comprender las distintas funciones de sus miembros, generando activos competitivos que promuevan el desarrollo en el interior de la organización.

¿Por qué es importante?

Reclutamiento y selección: El análisis de cargo proporciona información sobre puestos y los requerimientos humanos necesarios para desempeñar esas actividades. Esta descripción del cargo es información de la especificación del cargo, y es la base sobre la que se decide qué tipo de personas se reclutan y contratan.

Compensaciones: También es necesaria una clara comprensión de lo que cada empleo representa para estimular su valor y la compensación apropiada para cada uno. Esto se debe a que la compensación está vinculada generalmente con la apacidad requerida, el nivel de educación, los riesgos de seguridad y otros, dos de ellos son factores que se identifican por medio del análisis de puesto. También se verá que muchas empresas clasifican los puestos en caiotegorías. El análisis de cargo ofrece los datos para determinar el valor relativo de cada posición para que pueda ser clasificada. Esta práctica se puede volver nociva, ya que genera sensaciones de evaluación inadecuada respecto al análisis de cargo y una competencia insana alrededor de éste.

Evaluación de desempeño: La evaluación de desempeño consiste en comparar el desempeño real de cada empleado con el rendimiento deseado. Con frecuencia es mediante el análisis de cargo que los ingenieros industriales y otros expertos determinan los criterios que se deben alcanzar y las partidas específicas que realizar, ya que funciona como una medida de el "deber ser" del puesto.

Capacitación: También se utilizará la información del análisis del puesto para diseñar los programas de capacitación y desarrollo. El análisis y las descripciones del cargo resultantes muestran el tipo de habilidades y por tanto de capacitación que se requieren. Asegurar la asignación completa responsabilidades. Puede servir en este caso para determinar un plan de capacitación para el cargo una vez que es ocupado, y a raíz de la descripción y análisis que se realizó, establecer necesidades y áreas de posible crecimiento y desarrollo.

Condiciones Previas

Los siguientes puntos pueden clarificar el ambiente necesario para que existan condiciones aptas y óptimas para el apropiado desarrollo de una descripción y análisis de puestos.

Cabe decir que como todos los procesos en RR.HH se relacionan al cambio en la organización, ya que cada intervención que se realiza en la organización genera condiciones de posible desarrollo y evolución, y en general da pie el movimiento en su interior.

Apertura al cambio: Lo mencionado anteriormente promueve disponer en la organización a abrirse frente a los posibles cambios que genera un proceso de descripción y análisis de cargos. Muchas veces, al diseñar cargos, generar áreas o reorganizarlas podemos dar con puntos de inflexión en la organización, áreas que pueden ser mejoradas, o que requieren un cambio profundo. Tener las condiciones y las voluntades de abrirse a estos cambios carga de significado a una buena descripción y análisis de cargos, ya que de una "simple" descripción, podemos enfrentarnos a una reestructuración altamente positiva para la organización.

Condiciones de información: La existencia de información en la organización es fundamental para realizar descripciones adecuadas.Ejemplo de esto son escritos de la organización, como la misión y visión, textos sobre "buenas prácticas" en el interior de la organización, manuales de operación, etc. Otra fuente de información relevante es el organigrama. Este es la representación gráfica de la estructura organizativa de una empresa u organización. Representa las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, haciendo un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales que existen en la organización.

Poseer un organigrama ayuda a comprender el funcionamiento y las relaciones de dependencia de los determinados cargos, permitiendo así comprender mejor los puestos que describimos. Condiciones de intervención: Debe existir una disposición de las distintas partes de la organización ya sea con el consultor, o con el miembro de la organización que realiza el análisis y posterior descripción. Esto se relaciona a un clima adecuado, donde se reduzca el sentido de evaluación y competencia y además se den las condiciones de compartir la información cuando esta sea pertinente.

PREGUNTAS ETAPA N°1

El análisis de cargos es:

A) Un proceso previo a la descripción.

B) El análisis que permite la comprensión de un determinado puesto de trabajo.

C) Un proceso que determina los requerimientos de un cargo.

D) Todas las anteriores.

Uno de los beneficios de realizar una oportuna descripción y análisis de cargos es:

A) Que tenemos nuevas formas de controlar a los trabajadores.

B) A los supervisores, les permite distinguir con precisión y orden los elementos que integran cada puesto para explicarlo y exigir más apropiadamente las obligaciones que supone.

C) A los supervisores, les permite buscar nuevas formas de castigar las malas prácticas.

D) Ninguna de las anteriores

Un adecuado análisis y descripción de cargos permite a los trabajadores realizar mejor su trabajo debido a que:

A) Se sienten más observados por sus jefes.

B) Sienten que aumentarán sus sueldos.

C) Conocen con claridad las funciones que deben desempeñar.

D) Ninguna de las anteriores

La relevancia de la descripción de cargos en el área de capacitación se relaciona con que:

A) Podemos establecer a través de la descripción las necesidades de capacitación.

B) Podemos establecer de acuerdo a los requerimientos y características de un puesto un plan de capacitación para quien ocupe el cargo.

C) El conocimiento preciso sobre un cargo nos ayuda a comprender mejor como mejorar el mismo.

D) Todas las anteriores.

Es relevante que en la organización exista apertura al cambio ya que:

A) Siempre se debe reestructurar la empresa tras realizar descripciones de cargo.

B) No es relevante, una descripción no puede cambiar una empresa.

C) Es relevante ya que ante un buen análisis de cargo se pueden determinar necesidades de reestructuración en un área o bien en la organización.

D) Ninguna de las anteriores.

Un organigrama es:

A) Un dibujo de cómo entendemos la organización.

B) Un gráfico que explica la cantidad de personas por área.

C) Una esquematización de los cargos y sus relaciones de jerarquía y dependencia.

D) Una estandarización de los jefes en la organización.

ETAPA 2

Técnicas de Aplicación

Definida ya, que es la Descripción y Análisis de cargos, junto con sus principales funciones y utilidades para la organización.

Es este capítulo abordaremos los aspectos más teóricos de dichas metodologías, estableciendo con claridad las fuentes de información, y modos de recolectarla, para, en el siguiente capitulo, detallar paso a paso como realizar un análisis oportuno y eficiente.

Los siguientes métodos permiten recabar la información necesaria para determinan las principales funciones que un cargo necesita cumplir, considerando siempre la fuente, que sea oportuna, y que pueda dar cuenta de la realidad del cargo.

Estas personas son los supervisores directos, encargados del desempeño del cargo, como también profesionales del área de RRHH, que trabajando en conjunto darán cuenta de la realidad del puesto en cuestión.

a) La entrevista

Existen tres tipos de entrevistas que pueden utilizar para obtener datos para el análisis de cargos:

Entrevistas individuales con cada empleado. Entrevistas colectivas con grupos de empleados que desempeñen en el mismo trabajo

Entrevistas con uno o más supervisores que tengan un del desarrollo conocimiento fondo del puesto que se está analizando.

La entrevista grupal se emplea cuando un gran número de personas realiza un trabajo similar o idéntico, de esta manera se obtienen rápidamente y a bajo costo datos sobre el cargo.

Por lo general, el supervisor inmediato del trabajador asiste a la sesión de grupo; si no es así, es bueno entrevistar al supervisor por separado para obtener su punto de vista sobre los deberes y responsabilidades del cargo.

Cualquiera que sea el tipo de entrevista que se utilice, es importante que entrevistado entienda perfectamente la razón de la misma, ya que existe una tendencia a mal interpretar estas entrevistas como evaluaciones de eficiencia.

Debe existir también una preparación previa a la entrevista, la cual deberá establecer una pauta de entrevista, abierta a cambios y flexibilidad, pero que permita guiar la entrevista para recabar información respecto al cargo que se analiza. Puntos que pueden resultar claves son:

Responsabilidades asociadas al cargo. Tareas específicas.

Relación con otros cargos.

Relevancia del cargo para la organización.

Aptitudes y competencias asociadas al cargo.

Preguntas tentativas para realizar una buena entrevista de análisis de cargo:

A supervisores:

¿Cuáles son las principales funciones que deberá desempeñar la persona?. ¿A quien deberá responderle, o bien, rendirle cuentas?.

¿Quiénes estarán a su cargo, o bajo su supervisión?.

Si tuviese que enumerar, por relevancia, las cinco principales características que una persona que ocupe el cargo debería tener, ¿Cuáles serían?.

A personas que ocupan el mismo cargo/ cargo similar:

¿Cuáles son sus actividades diarias en el horario de trabajo? Por favor sea lo más específico que pueda.

De las actividades que usted me ha mencionado, ¿Cuál considera que es más relevante?.

De las actividades que usted me ha mencionado ¿Cuánto tiempo le toma cada una?.

De sus características personales, ¿Cuál cree usted que es la que más lo ayuda a desempeñar sus funciones?.

b) Cuestionarios

Otro medio eficaz para obtener información en el análisis del puesto es que los empleados respondan cuestionarios en los que describan los deberes y responsabilidades relacionadas con su empleo.Lo que hay que decidir en este caso es que tan estructurado debe ser el cuestionario y las preguntas que se tienen que incluir.El cuestionario puede ser abierto y sólo se pedirá al empleado que describa las actividades principales o con listas de verificación muy estructuradas. En la práctica, el mejor cuestionario suele estar a la mitad de estos extremos. Un cuestionario típico de análisis de cargos puede tener varias preguntas abiertas así como preguntas estructuradas.

Ventajas

Una forma eficaz y rápida de obtener información de un gran número de empleados y de manera estandarizada, con el fin de generar condiciones claras y representativas.

Es menos costoso que entrevistar, por ejemplo, a cientos de empleados.

Desventajas

El desarrollo y revisión del cuestionario puede ser un proceso costoso y lento, ya que debe ser realizado por alguien con las competencias adecuadas.

Si bien permite recolectar mayor cantidad de información, debido al gran número al cual se puede aplicar, se pierde la riqueza de la información, que una entrevista, por ejemplo, genera con mayor profundidad.

c) Observación

La observación directa es especialmente útil en los trabajos que consisten principalmente en actividad física observable. Ejemplos de estas ocupaciones son las del empleado de limpieza, de línea de ensamblaje y de contabilidad.

Por otra parte, la observación a menudo no es apropiada cuando el puesto requiere de una gran cantidad de actividad mental difícil de evaluar o con frecuencia se espera que el empleado participe en actividades importantes que podrían ocurrir sólo ocasionalmente, como por ejemplo el de una enfermera que maneja emergencias.

La observación directa se utiliza por lo regular junto con las entrevistas. Una forma de hacerlo es observar al empleado en su trabajo durante un ciclo completo de labores. Ciclo es el tiempo que le llevó a realizar el trabajo; puede ser 1 minuto para un empleado de línea de ensamblar o 1 hora, un día o más para trabajos complejos. En este punto se toman notas de todas las actividades observadas durante el desarrollo del trabajo. Después de acumular tanta información como sea posible, se entrevista al trabajador.

Es necesario alentar a la persona a aclarar los puntos no entendidos y a que explique las actividades adicionales que realiza que no se hayan observado. Otra forma de hacerlo es observar y entrevistar al mismo tiempo que el empleado realiza su trabajo.

Sin embargo, es mejor no hacer algunas preguntas hasta después de la observación, ya que eso permite observar al empleado sin interrumpir su trabajo. A su vez ayuda reduciendo las posibilidades de que el empleado se ponga nervioso o que modifique de alguna manera su rutina normal.

d) Método mixto

Cuando no es posible desarrollar en su totalidad cualquiera de los métodos anteriores, el comité debe tomar la decisión de combinarlos para hacer práctico el análisis de cargos. A la vez, esto enriquece la información, ampliando sus fuentes a la vez que permite comprender el puesto de trabajo desde variadas perspectivas. Para cargos específicos y de alta complejidad, es recomendable realizar un análisis "mixto".

e) Método de informes sucesivos (Bitácora del participante)

Se puede pedir a los trabajadores que lleven un diario o bitácora o listas de cosas que hacen durante el día. El trabajador debe anotar cada actividad que realice. En términos generales los datos que reúne el análisis de cargos se concentra en el cuestionario que se diseñe. Los datos que debe obtener son:

1. Identificación y actualización. 2. Deberes y responsabilidades.

3. Aptitudes humanas y condiciones de trabajo.

4. Niveles de desempeño.

En forma más amplia, podemos ver otros datos, así:

1. Generalidad del cargo. 2. Descripción genérica de las funciones del puesto.

3. Descripción analítica de las funciones.

4. Requerimientos del cargo.

5. Escolaridad formal necesaria. Conocimientos y habilidades especiales.

6. Experiencia.

7. Responsabilidad.

8. Perfil del ocupante y descripción sintética.

9. Referencias (antecedentes de los sujetos que intervienen en la contestación, entrevista, revisión y análisis del cuestionario, así como las fechas, lugares y teléfonos).

Componentes clave de una descripción de cargo

Los siguientes puntos son aquellos considerados como relevantes para la creación de descripciones de cargo, y que son descritos para su mayor comprensión, y oportuna utilización a la hora de definir un cargo de trabajo.

1. Descripción de funciones

Por lo común primero se obtiene información sobre las actividades realmente de trabajo desempeñadas tales como limpieza, codificar, galvanizar, codificar o pintar. En ocasiones, la lista de actividades indica también cómo, por qué y cuándo un trabajador desempeña cada actividad.

2. Perfil del ocupante

También es posible reunir información sobre el comportamiento humano como sensibilidad, comunicación, toma de decisiones y escritura. Es importante tener cierta claridad sobre ciertas "características" que debe tener quien ocupe el cargo. En este punto se incluye información referente a las exigencias personales del puesto en términos de gasto de energía, caminar largas distancias y otros.

3. Responsabilidad

Se especifica la responsabilidad del ocupante con respecto al uso, supervisión y mantenimiento de las máquinas, herramientas, equipo y auxiliares utilizados en el cargo o sus dependientes directos.

4. Contexto del cargo

Este comprende la información referente a cuestiones como condiciones físicas, horario de trabajo, el contexto social y organización. Por ejemplo: la gente con la que el empleado deberá interactuar habitualmente. También puede reunirse aquí información sobre los incentivos financieros y no financieros vinculados con el empleo.

5. Requerimientos del puesto

Es usual reunir información con respecto a los requerimientos humanos del cargo tales como los conocimientos o las habilidades con los que se relaciona (educación, capacitación, experiencia

laboral), así como los atributos personales (aptitudes, características físicas, personalidad, intereses) que se requieren.

Evaluación Capítulo 2

El siguiente ejercicio tiene como objetivo fortalecer los aprendizajes del capítulo 2.

La idea es posicionarnos como un encargado de realizar un análisis y descripción de cargos, y frente a las alternativas planteadas, proponer metodologías a través de las alternativas planteadas, tomando como referencia lo aprendido en el capítulo.

El caso es el siguiente: Somos consultores, contratados por una pequeña empresa familiar que ha tenido problemas con los límites entre sus miembros, ya que aparte de las relaciones laborales, comparten lazos afectivos. Por lo mismo, el "gerente" ha solicitado describir todos los cargos con la mayor exactitud posible, con el fin de clarificar los roles de cada uno.

La empresa es de servicios, con un horario bastante reducido (funciona durante las mañanas solamente). En la organización trabajan ocho personas. Debemos realizar la descripción de todos los cargos, para lo que contamos con un mes de plazo. Han dispuesto de todas las tardes del mes para este cometido.

Antes de contestar las alternativas, recordemos que:

Nosotros, como consultores, realizaremos el análisis y la descripción de cargo. Contamos con bastante tiempo para hacerlo.

La organización es pequeña (en cantidad de personas que trabajan en ella).

Es relevante hacer un análisis minucioso, ya que la situación causa conflictos (relación de familiares).

A grandes rasgos, los 8 trabajadores ocupan los siguientes puestos:

Un gerente, que organiza todo el trabajo de la empresa. Un contador, encargado de los dineros.

Un encargado de ventas, que supervisa a los vendedores y realiza inventario.

Tres vendedores, que están a cargo de proveer a los clientes del producto, además de realizar labores de stock (proveer la tienda de productos desde la bodega).

Una persona encargada de la limpieza del local donde opera la empresa.

Una encargada de la tienda, que además realiza funciones de publicidad y relaciones públicas.

PREGUNTAS ETAPA 2

¿Qué tipo de entrevista es la más adecuada a realizar, considerando nuestro ejemplo?

A) Grupales.

B) Individuales.

C) Con supervisores.

D) Las alternativas correctas son B y C.

Considerando nuestro ejemplo, las observaciones resultan más fáciles de aplicar a los siguientes cargos:

A) La supervisión de ventas.

B) La encargada de la tienda.

C) Quien realiza las labores de limpieza.

D) Los vendedores.

E) Las alternativas correctas son C y D.

¿Para qué cargos sería adecuado realizar informes sucesivos?

A) El gerente.

B) La supervisora de ventas.

C) El contador.

D) Para todos los cargos que aparecen en las alternativas anteriores.

La bitácora del participante es un método de informes sucesivos que consiste en:

A) El trabajador debe anotar cada actividad que realice.

B) De esta bitácora se deben obtener los siguientes datos: identificación y actualización, Deberes y responsabilidades, Aptitudes humanas y condiciones de trabajo, Niveles de desempeño.

C) Los trabajadores son los encargados de llevar el diario o bitácora o listas de cosas que hacen durante el día.

D) Todas las anteriores son correctas.

ETAPA 3

Desarrollando Descripciones de Cargo

Mucho hemos hablado sobre el análisis y la descripción de puestos de trabajo. La siguiente es una guía práctica sobre cómo realizarlo, aplicando los conocimientos entregados en este mismo curso.

Paso 1

Determine el uso de la información del análisis de cargo. Empiece por identificar el uso que dará la información, ya que esos determinar el tipo de datos que se reúna y la técnica que utilice para hacerlo.

Algunas técnicas como entrevistar a los empleados y preguntarles en qué consiste el puesto y cuáles son sus responsabilidades son útiles para redactar las descripciones de cargos y seleccionar los empleados

Otras técnicas de análisis de cargos como el cuestionario de análisis de posición no proporcionan la información específica para descripciones de puestos, pero proporcionan

clasificaciones numéricas para cada puesto, que se pueden utilizar para compararlos con propósitos de compensaciones.

Por tanto el primer paso es determinar el uso de información del análisis de cargos. Entonces podrá decidir cómo reunir información. En esta primera etapa puede ser de mucha utilidad diseñar una carta de trabajo, en la que se especifiquen cuales serán los mecanismos de recolección de información, que fines cumplirá cada uno, y como serán llevados al papel.

Paso 2

Reunida la información es necesario revisar la disponible anteriormente, como organigramas, diagramas de proceso y descripciones de cargos. Los organigramas muestran la forma en que el puesto en cuestión se relaciona con otras posiciones y cual es su lugar en la organización. En el organigrama se identifica el título de cada posición y, por medio de las líneas que las conectan, se muestra quién reporta a quién y con quien se espera que la persona que ocupa el cargo se comunique.

Un diagrama de proceso permite una comprensión más detallada del flujo de trabajo que en la que se puede obtener del organigrama. En su forma más simple, un diagrama de proceso muestra el flujo de datos de entrada y datos de salida del puesto estudiado. Por ejemplo, se espera que el empleado de control de inventario reciba el inventario de los proveedores, tome las solicitudes de inventario de los dos gerentes de planta y proporcione en lo que le solicitan a estos gerentes, así como la información del estado de los inventarios actuales.

La descripción del cargo con consecuente, si existe, puede ser un buen punto a partir del cual podría preparar una descripción revisada del puesto.

Paso 3

Seleccione posiciones representativas para analizarlas, que guarden la mayor relación con el cargo que usted desea describir. Esto es necesario cuando hay muchos cargos similares por analizar y toma demasiado tiempo el análisis del puesto por ejemplo las posiciones de todos los trabajadores de ensamble. Es útil tener claridad de qué área de la organización es el cargo, para así buscar, o bien en otras áreas que posean una estructura similar, o bien en la misma área, en posiciones similares.

Paso 4

Reúna información del análisis de cargo. El siguiente paso es analizar realmente el cargo obtenido los datos sobre las actividades que involucra, la conducta requerida a los empleados, las condiciones de trabajo y los requerimientos humanos. Para esto debe utilizarse una o más técnicas de análisis de cargo (mencionadas en el capítulo anterior).

Paso 5

Revise la información con los participantes. El análisis del cargo ofrece información sobre la naturaleza y funciones del puesto. Esta información debe ser verificada con el trabajador que lo desempeña y un superior inmediato.

Edificar la información ayudará a determinar si es correcta, si está completa y si es fácil de entender para todos involucrados. Este paso de revisión puede ayudarle a obtener la aceptación del ocupante del puesto de los datos del análisis que se obtuvieron, al darle la oportunidad de modificar la descripción de las actividades que realiza.

Paso 6

Elabore una descripción y especificación del cargo. En la mayoría de los casos, una descripción y especificación de un puesto son dos resultados concretos del análisis de la posición. La descripción del cargo es una relación por escrito de las actividades y responsabilidades inherentes al puesto, así como de sus características importantes como las condiciones de trabajo y los riesgos de seguridad. La especificación del cargo resume las cualidades personales.

Los puntos que debe considerar en esta descripción, y en los análisis realizados anteriormente son:

1. Nombre del cargo:

El nombre debe representar al cargo de la manera más real y comprensiva posible.

2. Posición del cargo en el organigrama

a) Subordinación: (Indique si en este cargo tiene o no personal subordinado, cuántos son y cuál es el nivel del cargo de los subordinados).

b) Supervisión: (Indique si el cargo tiene supervisión de alguien, a quién le corresponde el rol indicando el cargo).

c) Comunicaciones colaterales: (Indique con qué estamentos de la organización se relaciona para que las funciones de este cargo sean exitosas, detallando el nivel de dependencia y relación).

3. Contenido del cargo

Elabore una relación de las Principales Tareas que corresponden a este cargo y el porcentaje de tiempo laboral que estima dedica a cada una de ellas. Elabore también una relación de las Tareas Secundarias que corresponden a este cargo y el porcentaje de tiempo laboral se estima dedica a cada una de ellas. Entenderemos la distinción entre principales y secundarias en la medida de su relevancia para la organización en términos de prioridades, comprendiendo que todo lo que hacemos es relevante.

4. Responsabilidades

¿Cuáles son las responsabilidades que se encuentran adscritas al cargo? ¿Cuál es el peso relativo que tiene cada una de ellas?

Uso de materiales y equipos. Supervisión del trabajo de otras personas.

Manejo de dinero, títulos o documentos afines.

Responsabilidad de manejo de información.

Responsabilidad en relaciones públicas.

Responsabilidad en la confidencialidad de la información.

Responsabilidad académica.

Responsabilidad administrativa.

5. Requisitos técnicos

Nivel educacional requerido para ejercer el cargo. Título profesional (de ser necesario).

Cursos de perfeccionamiento docente (últimos tres años).

Título de post- grado.

Experiencia anterior necesaria (señalar si se requiere, si fuese necesaria especificar de qué tipo).

6. Aptitudes necesarias

¿Cuáles de las aptitudes descritas a continuación son deseables o esenciales para el desempeño del cargo y en qué grado?

Agudeza visual. Agudeza auditiva.

Rapidez de decisión.

Habilidad expresiva.

Coordinación tacto visual.

Coordinación general.

Iniciativa.

Creatividad.

Aptitud investigativa.

Capacidad de juicio.

Atención.

Comprensión de lectura.

Cálculo.

Redacción.

Trabajo de equipo.

Liderazgo.

Toma de decisión.

Sociabilidad.

Comunicación interpersonal.

Orden y organización.

Minuciosidad.

Dominio tecnologías informáticas de comunicación.

Estas aptitudes son sólo una muestra, defina con claridad qué aptitudes usted considera necesaria para el correcto desempeño en el cargo, según los criterios presentados en el curso.

7. Nivel de desempeño

¿Qué factores definiría usted como fundamentales para medir el desempeño del cargo? (indicar conductas observables y medibles). Desde su punto de vista, ¿Qué factores identificables contribuyen significativamente al desempeño adecuado del cargo?

A continuación, presentaremos una descripción de cargo que funciona a modo de ejemplo.

Descripción y Especificación de Cargo

1. DESCRIPCIÓN DEL CARGO

1.1. IDENTIFICACIÓN

Nombre del cargo: Supervisor de Producción. Área a la que pertenece: Planta de Proceso. Cargo del jefe directo: Jefe de Turno.

1.2. FUNCIÓN PRINCIPAL Programar, dirigir y controlar el proceso productivo cumpliendo con los requerimientos de productividad y rendimiento, asegurando los estándares de calidad exigidos y administrando eficientemente los recursos humanos y materiales según los objetivos de la organización. Así mismo, debe colaborar con el mejoramiento continuo de la infraestructura y de los procesos.

1.3. FUNCIONES ESPECÍFICAS

Actividades / Tareas

Revisar bitácoras al inicio de la jornada de trabajo y realizar anotaciones al final del turno.

Controlar la mantención del orden, higiene y seguridad en el lugar de trabajo.

Maximizar la productividad y rendimiento de las líneas.

Registrar la información diaria en los informes de producción.

Revisar los informes de calidad de los productos.

Controlar permanentemente la calidad de los productos elaborados por su línea.

Corregir e informar oportunamente deficiencias detectadas en el proceso productivo.

Supervisar aseos profundos de las maquinarias y equipos.

Coordinar la inducción del personal a su cargo.

Realizar capacitación a su equipo de trabajo.

Realizar reuniones informativas con su equipo de trabajo.

Evaluar el personal a su cargo.

Participar en reuniones del área de producción.

Mantener vías abiertas de comunicación formal e informal.

1.4. COORDINACIÓN

Coordina con (cargo o área) Para (actividad)

Área de Control de Producción Recoger y precisar datos referentes a la producción.

Área de Sistemas Reparación y mantención de sistemas electrónicos de la planta de proceso.

Área de Aseo Mantener la limpieza de la planta de proceso.

Área de Control de Calidad Unificar criterios según especificaciones de calidad y corregir errores en el producto.

Área de Mantención Reparación y mantención de las maquinarias y equipos.

Otros Supervisores Relación cliente/proveedor interno. Coordinar etapas del proceso productivo.

1.5. SUPERVISIÓN

Supervisa a Supervisado por

Operarios Jefe de Turno

Planilleros

1.6. EN CASO DE AUSENCIA

Reemplaza a Es reemplazado por

Jefe de Turno Supervisores de otras áreas.

Supervisores de otras áreas

1.7. RELACIONES CON OTROS PUESTOS

Ascendido de Puede ascender a

Capataz Jefe de Turno

2. ESPECIFICACIÓN DEL CARGO

2.1. REQUISITOS GENERALES

Estudios: Técnicos.

Especialidad: Tecnología en Recursos del Mar.

Técnico Pesquero /Acuícola.

Técnico en Conservación de Alimentos por Frío.

Experiencia: Idealmente uno o dos años en el área o cargos similares.

Edad: Mínimo 25 años.

Sexo: Indiferente.

2.2. REQUISITOS PERSONALES

PERFIL SUPERVISOR DE PRODUCCIÓN

Competencias

1. Orientación al Logro.

2. Directividad.

3. Preocupación por Orden, Calidad y Seguridad.

4. Liderazgo.

5. Autocontrol.

6. Trabajo en Equipo y Cooperación.

7. Compromiso Organizacional.

8. Iniciativa.

Evaluación Capítulo 3:

El siguiente caso pretende ser un ejemplo lo más real posible de un análisis y descripción de cargo. Se presentarán fuentes de información, y más adelante se deberán responder las alternativas respecto a lo planteado en el caso práctico.

Fuentes de información del cargo: Jefe de Producción de Célula 1, planta manufacturera.

Organigrama: Organización

Organigrama detallado: área de operaciones

Entrevista con Gerente de Operaciones:

1. Buscamos una persona proactiva, yo no tengo tiempo de estar controlando todo el tiempo lo que este tipo va a estar haciendo.

2. Necesito que sepa hablar inglés, pues la mayoría de las capacitaciones van a ser en el extranjero.

3. Tiene que ser un ingeniero civil industrial.

4. Necesito que coordine los procesos productivos de la célula, generando aumento de productividad pero a la vez resolviendo los problemas que surjan.

5. Necesito que pueda hacer andar los procesos productivos con un mínimo de pérdidas.

6. Necesito que sea exactamente como el Juan (Jefe de Producción Célula 3)

Entrevista con Jefe de Producción Célula 3

1. Mis labores son sobre todo de coordinar los procesos de producción, sobre todo controlando el software que monitorea las máquinas, y establecer en este software, las áreas problemáticas de la cadena productiva.

2. Lo que más tengo que hacer es tomar decisiones sobre prioridad, saber que es lo más importante, porque esta pega es muy demandante, y tienes que saber como lograr reducir las pérdidas al mínimo.

3. De lo que aprendí en la universidad, creo que lo que más me ha servido es la planificación, ya que siento que debo mantener los procesos con el mayor orden, y eso sólo es posible planificando bien.

4. Debo mantener una buena relación de información con los chicos de control de calidad, ya que ellos me ayudan a mantener los números en azul.

5. La gente de recursos humanos es clave, ya que me ayuda a tener a la gente de la planta contenta, y así, yo puedo trabajar bien.

Preguntas Etapa 3

Nivel de educación requerido:

A) Educación Media.

B) Técnico Profesional.

C) Universitaria.

D) Ninguna de las alternativas anteriores son correctas.

Subordinación directa:

A) Control de Calidad.

B) Gerente de Producción.

C) Gerente General.

D) Gerente Recursos Humanos.

Supervisión:

A) Control de calidad.

B) Gerente de Operaciones.

C) Encargado de Célula.

D) Contador

La tarea principal del cargo será:

A) Controlar los procesos productivos, asegurando un incremento en la productividad, aminorando las pérdidas, planificando las actividades que sean necesarias para conseguir dichos objetivos.

B) Monitorear el software de control de producción de la planta.

C) Planificar actividades de la planta.

D) Todas las alternativas anteriores son correctas.

Relaciones con otras áreas de la organización:

A) Control de calidad, manteniendo una buena relación de información, para asegurar procesos de altos estándares que cumplan con lo estipulado por la organización.

B) Puede ascender a: Gerente de Marketing.

C) Puede ser reemplazado por Jefe de Producción de Célula 2.

D) Todas las anteriores.