analisis y descripción de cargos

DESCRIPCION Y ANALISIS DE CARGOS

RELACIÓN ENTRE LA DESCRIPCIÓN Y ANALISIS DE CAGOS Y EL MANUAL DE FUNCIONES

El manual de funciones es un documento en donde se registra o concreta la Descripción y Análisis de los cargos existente en una empresa. Es en este documento en donde se identifica el nombre del cargo, su ubicación jerárquica, la codificación del cargo, el número de cargos existentes, las funciones/actividades desarrolladas en el cargo (DESCRIPCIÓN) y los requisitos o especificaciones para desempeñar el cargo tales como: Los Requisitos Intelectuales, Físicos, de Responsabilidades y Condiciones del trabajo (ANÁLISIS).

La descripción de cargos se refiere a las tareas, los deberes y las responsabilidades del cargo.

En tanto que el análisis del cargo se ocupa de los requisitos que el aspirante necesita cumplir

IDEAS GENERALES

La descripción del cargo presenta el contenido de este de manera impersonal

Las especificaciones suministran la percepción que tiene la organización respecto de las características humana que se requieren para ejecutar el trabajo; expresadas en términos de educación, experiencia etc.

Es necesario que se analicen y se describan los cargos, para conocer su contenido y sus especificaciones, con el fin de poder administrar los recursos humanos empleados en ellos

IDEAS GENERALES

1. TAREA: Es el conjunto de actividades individuales que ejecuta el ocupante del cargo; Hace referencia a cargos simples y rutinarios, como los que ejercen los que trabajan por horas o los obreros

2. ATRIBUCION: Es el conjunto de actividades individuales que ejecuta la persona que ocupa el cargo.

Se refiere a cargos que incluyen actividades mas diferenciadas, como las que desempeñan los que trabajan por meses o funcionarios

3. Función: Es un conjunto de tareas o atribuciones que el ocupante del cargo ejerce de manera sistemática y reiterada, o un individuo que, sin ocupar un cargo, desempeña una función de manera transitoria o definitiva.

IDEAS GENERALES

«Es la descripción de todas las actividades desempeñadas por una persona (ocupante) englobadas en todo un significado el cual ocupa cierta posición formal en el organigrama de la empresa » (Chiavenato ; gestión del talento humano)

«Es el conjunto de tareas y responsabilidades con un propósito definido que exige el servicio de tiempo completo de un trabajador» (Agustín Reyes Ponce; Análisis de puestos)

«Es un conjunto de funciones con posición definida dentro de la estructura organizacional, es decir, en el organigrama.» (Chiavenato; Administración de recursos humanos»

IDEAS GENERALES

CARGO

Todo cargo tiene uno o mas ocupantes que son las personas designadas para ejercer las funciones especificas del cargo, así como la autoridad y la responsabilidad inherentes a la posición que el cargo ocupa en el organigrama

NIVELES JERARQUICOS

IDEAS GENERALES

1

2

3

a

d

c

b

CARGO

1

2

3

a

d

c

b

CARGO

AUTORIZACIÓN ALTA GERENCIA

SELECCIÓN DEL EQUIPO

CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA

PREPARACIÓN DE PAPELES Y

SENSIBILIZACIÓN DE TRABAJO

LEVANTAMIENTO DE LA

INFORMACIÓN

SOCIALIZACIÓN DE LA

INFORMACIÓN RECOLECTADA

(CRUCE)

INFORME FINAL

PASOS EN LA DESCRIPCIÓN YANALISIS DE CARGOS

EQUIPO DE TRABAJO:

La importancia del equipo de trabajo se encuentra en la facilidad para distribuir las tareas. Nadie puede tener la capacidad en una empresa de hacerlo todo, por eso se requiere un equipo de trabajo con diversas habilidades para hacer frente a las responsabilidades adquiridas en la iniciativa empresarial. Además, dichas habilidades permitirán resolver inconvenientes encontrados en un momento dado.

SELECCIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO

EQUIPO DE TRABAJO INTERNO:Consiste en conformar el equipo del proceso de descripción y análisis de cargos con personas que laboran para la organización. Este se conforma cuando la entidad cuenta con el personas capacitado para desarrollar este proceso.


a. Es menos costoso para la empresa, por cuando no requiere de consultores externos.

b. Los miembros del equipo conocen el manejo interno de la empresa y el ambiente laboral en que se desarrolla el trabajo

c. Existe una mayor confianza en el equipo, por el trato existente entre sus integrantes.

d. Existe una mayor confiabilidad en la información interna suministrada, por cuanto es entregada de primera mano por parte de quien la maneja

e. Se fortalece el espíritu colectivista y el compromiso con la organización.

VENTAJAS:

DESVENTAJAS:

a. Puede generar apatía en aquellos profesionales que se consideran con potencial de desarrollo, al no ser escogidos dentro del equipo de trabajo del proceso de descripción y análisis de cargos.

b. Puede suceder que los profesionales al interior de la empresa, no tenga un manejo global y externo del negocio.

EQUIPO DE TRABAJO EXTERNO:

Cuando la empresa no cuenta con el personal capacitado capaz de llevar a cabo el proceso de descripción y análisis de cargos, acude a consultores externos que desarrollaran el trabajo, en este caso se debe asegurar que la firma de consultores tenga conocimiento y experiencia en el manejo de proceso de descripción y análisis de cargos.


VENTAJAS:

a. Quienes desarrollan el proceso de descripción y análisis de cargos lo conocen perfectamente.

b. Existe un mejor manejo del tiempo y la empresa tendrá menores trastornos en el desarrollo de sus actividades misionales.

c. Los consultores pueden aportar nuevos conocimientos del ambiente externo en que se desenvuelve la empresa.

DESVENTAJAS:

a. Resulta mas costoso para la empresa, por cuando a los consultores externos, deben servir de coach (entrenador), de los miembros de la organización que deben poner en marcha los planes institucionales.

b. La información interna que se recibe puede ser decodificada erróneamente por el equipo externo.

c. Si existen falencias en la escogencia del equipo de asesores externos, la información recibida de la empresa puede llegar a manos de la competencia


EQUIPO DE TRABAJO MIXTO:

Consiste en llevar a cabo el proceso de descripción y análisis de puestos, con equipo de trabajo conformado por personal interno y externo, en este caso se trata de aprovechar las ventajas de los mismos. En este caso si el personal interno no cuenta con el tiempo suficiente para tomar la capacitación por su propio medio y cuenta como se hace un proceso de descripción y análisis puestos, se recomendaría contratar a un equipo o asesor externo para que este socialice en la empresa como se debe desarrollar el proceso , para que el interno lleve a cabo el proceso de planeación.







LEVANTAMIENTO DE LA

INFORMACIÓN



(CRUCE)

INFORME FINAL


HISTORIA

CLASIFICACIÓN

NORMAS

REGLAMENTOS

MANUALES

ESTATUTOS, ETC

ESTRUCTURA Y FUNCIONAMIENTO DE CADA AREA FUNCIONAL







LEVANTAMIENTO DE LA

INFORMACIÓN



(CRUCE)

INFORME FINAL


PREPARACIÓN DE PAPELES Y SENSIBILIZACIÓN

DESCRIPCIÓN DE CARGOSEs un proceso que consiste en enumerar las tareas o atribuciones que conforman un cargo y que lo diferencian de los demás cargos que existen en la empresa

Relacionar que hace el ocupante, como lo hace, en que condiciones lo hace y porque lo hace, es un retrato simplificado del contenido y de las principales responsabilidades del cargo

Es una herramienta que permite reunir en un solo documento relevante, las atribuciones, funciones y tareas de un cargo, desplegadas en relación a su periodicidad en el ejercicio

Chiavenato; Administración de recursos humanos segunda edición 1994


CAMPO DE LA DESCRIPCION Y DEL ANALISIS DE CARGOS

Descripción del cargo

Aspectos intrínsecos

1. Nombre del cargo2. Posición del cargo en el organigrama

3. Contenido del cargo

a. Nivel del cargob. Subordinaciónc. Supervisiónd. Comunicaciones

colaterales

Tareas O Atribuciones

DiariasSemanalesMensuales Anuales Esporádicas


ANALISIS DE CARGOSSignifica detallar que exige el cargo del ocupante en términos de conocimientos como habilidades y capacidades para desempeñarlo de manera adecuada «Chiavenato; Gestión del talento humano»

Procedimiento para determinar las responsabilidades y requisitos de un trabajo y el tipo de persona que debe contratarse para desempeñarlo «Gary Dessler; Administración del personal»

Proporciona un resumen de los deberes y responsabilidades en relación con otros puestos, los conocimientos y habilidades necesarios y las actividades que se realizan. se reúnen se analizan y registran los datos del puestos como es realmente. «


ESPECIFICACIÓN DE CARGOSEs un documento que contiene las capacidades mínimas aceptables que debe tener una persona a fin de desempeñar eficientemente un puesto especifico

Aspectos que deben incluirse

Requerimientos educacionales Rasgos de la personalidad Habilidades físicas Experiencia

Este tipo de información es importante para el proceso de reclutamiento y selección.


Análisis del cargo

Aspectos Extrínsecos

Factores De

Especi-ficaciones

1 RequisitosIntelectuales

2. RequisitosFísicos

3. Responsabili-

dadesIncluidas

4. CondicionesDel trabajo

a. Instrucción básica necesaria

b. Experiencia anterior necesaria

c. Aptitudes e iniciativaa. Esfuerzo Físico

necesariob. Concentración

necesariac. Complexión física

a. Por supervisión de personal

b. Por materiales y equipos

c. Por métodos y procesos

d. Por seguridad de terceros, dinero , títulos etc.

a. Ambiente de trabajob. Riesgos inherentes


PARTES DEL ANALISIS DE CARGO






LEVANTAMIENTO DE LA

INFORMACIÓN



(CRUCE)

INFORME FINAL


METODOS PARA ANALISIS DE PUESTOS

1.- OBSERVACION DIRECTA

2.- CUESTIONARIO

3.- ENTREVISTA DIRECTA

4.- METODO MIXTO

LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

METODO DE OBSERVACION DIRECTA

VENTAJAS:

Veracidad de los datos obtenidos, Ideal para cargos simples y repetitivos, Correspondencia adecuada entre lo que se hace, el porque y como lo

hace.

DESVENTAJAS:

Costos elevados, La simple observación no permite obtener datos importantes en el

análisis, No se recomienda en cargos que no sean simples y repetitivos.


METODO DE CUESTIONARIO

VENTAJAS:

Los ocupantes del cargo y sus jefes pueden llenar el cuestionario secuencialmente,

Es el más económico, Es el que más abarca, Ideal para analizar cargos de alto nivel - Tiempo -

DESVENTAJAS:

No se recomienda en cargos de bajo nivel, Exige que se planee y elabore con cuidado, Tiende a ser superficial y distorsionado por la calidad de las respuestas.


METODO DE CUESTIONARIO


METODO DE ENTREVISTA

VENTAJAS :

Los datos del cargo se obtienen de quien lo conoce mejor, Hay posibilidades de dialogar y aclarar todas las dudas, Proporciona mayor rendimiento en el análisis, Puede aplicarse en cualquier cargos.

DESVENTAJAS :

Puede ocasionar reacciones negativas, Puede generar contradicciones entre opiniones y hechos, Puede generar perdida de tiempo, Tiene unos costos operativos elevados.


METODOS MIXTOS:

CUESTIONARIO Y ENTREVISTA, AMBOS CON EL OCUPANTE DEL CARGO.

CUESTIONARIO CON EL OCUPANTE Y ENTREVISTA CON EL SUPERIOR.

CUESTIONARIO Y ENTREVISTA, AMBOS CON EL SUPERIOR.

OBSERVACION DIRECTA CON EL OCUPANTE Y ENTREVISTA CON EL SUPERIOR.

CUESTIONARIO Y OBSERVACION DIRECTA, AMBOS CON EL OCUPANTE. CUESTIONARIO CON EL SUPERIOR Y OBSERVACIÓN DIRECTA CON EL

OCUPANTE, ETC.







LEVANTAMIENTO DE LA

INFORMACIÓN



(CRUCE)

INFORME FINAL


SOCIALIZACIÓN Y CRUCE DE LA INFORMACIÓN






LEVANTAMIENTO DE LA

INFORMACIÓN



(CRUCE)

INFORME FINAL


INFORME FINAL

PORTADAINTRODUCCIÓNPLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

2. OBJETIVOS2.1. OBJETIVOS GENERAL 2.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS 3. JUSTIFICACION4. METODOLOGIA5. MARCO TEORICO6. MANUAL DE FUNCIONES6.1. ESTRUCTURA DE CARGOS 6.2. CARGO XXXXXX6.3. CARGO XXXXXXX6.4. CARGO XXXXXXX6.5. CARGO XXXXXXX6.6. CARGO XXXXXXX6.7. CARGO XXXXXXX6.8. CARGO XXXXXXX

BIBLIOGRAFIA

UTILIDAD QUE SE LE PUEDE DAR A LA DESCRIPCION Y ANALISIS DE CARGOS

USOS

Estudio de Carga

Laboral

Diseño de Manuales

Reclutamiento y

Selección

CapacitaciónEvaluación

Remuneración

Seguridad e Higiene

MANUAL DE FUNCIONES

Es un documento que contiene la descripción y el análisis de cargos, en otras palabras contiene las tareas o funciones del cargo, la jerarquía del mismo y los requisitos para desempeñarlo.

El manual de funciones lo conforman: LA FORMA y EL TEXTO

FORMAS PARA EL MANUAL DE FUNCIONES

VERBO OBJETO CONDICIONLa acción fundamental del empleo en función de los

procesos en que participa y del área de desempeño

especifico

Los aporte sobre los que recae su acción dentro de su

área de desempeño

Los requerimientos de calidad que se espera

obtener en los resultados de su función esencial

EJEMPLO:VERBO OBJETO CONDICION

Atender Peticiones, quejas y reclamos y recursos de ley

De acuerdo con las atribuciones de las entidades y términos establecidos por

la ley

DESCRIPCION DE FUNCIONES

1. Atender, peticiones, quejas y reclamos y recursos de ley de acuerdo con las atribuciones de las entidades y términos establecidos por la ley.

AREA: Atención al ciudadano CARGO: Secretaria general

TEXTO DEL MANUAL DE FUNCIONES

ERRORES COMUNES EN EL ANALISIS Y DESCRIPCION DE CARGOS:

a. No Definir previamente la aplicación que se le dará al manual de descripción de cargos como un instrumento útil, por lo tanto no será destinado a archivarse como un producto inservible o como un formalismo que debe cumplirse porque otras empresas lo han hecho

b. Realizar el proceso desde la división de personal o por parte de un especialista externo sin la participación activa de los ocupantes de los cargos

c. Utilización de frases confusas para identificar las funciones, se debe hacer con un lenguaje especifico que destaque la acción y los resultados que se deben obtener.

d. Distribución equivocada de las funciones por la frecuencia con que se realiza n lugar de hacerlo en términos de su importancia, priorizando las funciones por su aporte o el logro del objetivo del cargo.

e. Recargar la descripción con detalles innecesarios que solo sirve para ocultar lo importante del cargo

f. Permitir que el manual se vuelva obsoleto por no actualizar las funciones de los cargos que han sido modificadas.

• En el desarrollo de este paso, es fundamental tener en cuenta para los empleos públicos de los organismos y entidades del orden nacional el Decreto Ley 770 de 2005 y el Decreto 1785 de 2014, que establecen las funciones y requisitos generales.

• Para el caso de una institución de orden territorial se debe tener en cuenta el Decreto Ley 785 de 2005 y 2539 de 2005.

NORMAS A CONSULTAR PARA EL TALLER DE UN ANALISIS Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS EN EL ESTADO COLOMBIANO

nominación del Empleo. Identifique el nombre o denominación del empleo, según se encuentra previsto en el acto administrativo de ajuste de la planta de personal, el cual deberá estar de acuerdo con la nomenclatura de empleos del Decreto 785 de 2005, para las instituciones de orden territorial y en relación con las instituciones del orden nacional han de observarse las denominaciones de empleo previstas en los Decretos 2502 de 1998, 2487 de 1999 y 1573 de 2003.

NORMAS A CONSULTAR PARA EL TALLER DE UN ANALISIS Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS EN EL ESTADO COLOMBIANO

1. ¿CUAL ES LA RELACIÓN ENTRE ANALISIS Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS Y EL MANUAL DE FUNCIONES?

2. ¿Cuáles SON LOS ASPECTOS INTRINSECOS QUE INTEGRAN LA DESCRIPCIÓN DE CARGOS Y QUE ASPECTOS EXTRINSECOS INTEGRAN EL ANALISIS DE CARGOS?

3. ¿CUALES SON LOS PASOS PARA HACER UNA DESCRIPCIÓN Y ANALISIS DE CARGOS?

4. ¿Cuáles SON LOS METODOS A UTILIZAR PARA RECOGER LA INFORMACIÓN EN UN ANALISIS Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS?.

5. QUE UTILIDAD TIENE EL ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS?

TALLER

GRACIAS

analisis y descripción de cargos

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