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DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO
Y EVALUACIÓN DE GESTIÓN Oficina Asesora de Rectoría
Resolución de Rectoría N° 140 de 2014
REUNIÓN DE APERTURA AUDITORÍAS Ier SEMESTRE
2014
Plan de Auditoría 1° Sem_2014 Resolución de
Rectoría N° 140 de 2014
Procedimiento de Auditoría Interna
PSE.05 Versión: 05
Presentación y Aprobación del
Plan de Auditoría
Preparación de Auditorías
Ejecución
Retroalimentación
Mejoramiento
Planificación de las Actividades de la Auditoría por el Equipo Auditor
Comunicación de la Reunión de Apertura a las UAA
Reunión de Apertura y presentación del Plan de Auditoría a las UAA
Ejecución del Plan de Auditoría por el Equipo Auditor
Evaluación de Hallazgos
Elaboración del Informe de Auditoría
Entrega del informe preliminar de auditoría por la DCIEG
Presentación de observaciones a los hallazgos (Jefe o Director de la Unidad – 5 días hábiles).
Evaluación y validación de los soportes por la DCIEG y entrega del informa definitivo de auditoría
Presentación del Plan de Mejoramiento (Jefe o Director de la Unidad) (10 días hábiles)
Plan con ajustes de observaciones (5 días hábiles)
Manejo y seguimiento del Plan de Mejoramiento
(1 Año)
MISIONAL
Subdirección Acad. Ipred Escuela de Ing. Eléctrica Escuela de Ing. Mecánica Escuela de Geología Escuela de Idiomas Escuela de Medicina Dpto. de Patología
Dpto. de Pediatría
GESTIÓN
Decanatura de la facultad de Ciencias.
Dirección de Certificación y Gestión documental.
TeleUIS.
Sede Bucarica-Guatiguará.
Escuela de Ing. Química
FINANCIERO
Secretaría General
Subdirección Administrativa del IPRED
Escuela de Artes
Departamento de Salud Pública.
Escuela de Ing. de Sistemas.
Biblioteca SISTEMAS E
INFRAESTRUCTURA
Vicerrectoría Administrativa
División de Servicios de Información.
Escuela de Ingeniería de Petróleos
Escuela de Estudios Industriales
Decanato de la Facultad de Ciencias Humanas
Escuela de Ingeniería Civil.
RECURSOS HUMANOS
DIVISIÓN FINANCIERA
PLANTA FÍSICA MANTTO
TECNOLÓGICO
SERVICIOS DE INFORMACIÓN
ACCIONES INMEDIATAS
CONTRATACIÓN
Se gestiona por parte de la unidad
auditada y/o DCIEG ante los distintos
procesos o UAA, los casos que requieren
soluciones inmediatas o a corto
plazo.
Verificación de Registros
(Sistemas de información y archivo físico)
Observación Directa
Entrevistas al personal de interés
Aplicación de encuestas a grupos de interés
Eje de Sistemas e Infraestructura
Física y Tecnológica
Jorge Eliécer Vidal Rodríguez Profesional Equipo Auditor Sistemas Lucy Carolina Forero Galán Auxiliar
1. Verificar y evaluar el grado de cumplimiento en la gestión de la infraestructura física y los recursos tecnológicos de apoyo, requeridos para el desarrollo de las actividades misionales de la Universidad en las unidades auditadas.
2. Evaluar (si aplica) el cumplimiento de Normas en Seguridad y Salud Ocupacional en las áreas seleccionadas de las unidades incluidas en el Plan de Auditoría.
3. Identificar y promover oportunidades de mejora en la gestión y control de los componentes auditados en las unidades.
4. Verificar el estado de programas y proyectos registrados en el Programa de Gestión y en el Banco de Proyectos de la Universidad, encaminados a fortalecer la infraestructura física y tecnológica en las unidades auditadas.
El alcance está definido para cubrir los siguientes componentes:
• 1. INFRAESTRUCTURA FÍSICA (Muestra aleatoria) (Capacidad, Estado, Planes de Mantto.)
• Áreas de oficinas (Incluye mobiliario)
• Laboratorios
• Talleres
• Redes eléctrica y de datos.
• Administración y disponibilidad de recursos, oportunos y eficientes, para el soporte de la infraestructura de la unidad auditada.
• 2. INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA (Capacidad, Estado, Planes de Mantto.)
• Equipos de laboratorio
• Sistemas y Equipos para el procesamiento de datos
• otros
• 3. CUMPLIMIENTO NORMATIVIDAD EN SYSO (Si aplica)
• Áreas administrativas
• Áreas académicas
• Laboratorios
• Talleres
• 4. PROGRAMAS Y PROYECTOS DE INVERSIÓN
• Estado y avance de los proyectos
• Sistemas de Información (Desarrollo Aplica sólo a la DSI)
El alcance está definido para cubrir los siguientes componentes:
• Iluminación • Ventilación
• Limpieza (Orden y Aseo)
• Mobiliario (Mesas, Sillas)
• Mesones de los laboratorios
• Gabinetes
• Cableado (Eléctrico y de Datos)
• Seguridad Física (protección de los equipos y acceso a las áreas)
INFRAESTRUCTURA FÍSICA
• Pisos
• Techos
• Muros
• Escaleras de acceso a las áreas
• Ventanas
• Ruido percibido en las áreas
• Olores en las áreas
• Grifería
INFRAESTRUCTURA FÍSICA
Manual y Reglamento de Contratación de la UIS (AS 019/2005 y Res. 809/2005).
Procedimientos, Normas y Reglamentos establecidos en los procesos del Sistema de Gestión Integrado de la UIS (Procesos de Contratación, Planeación Institucional y Subproceso SYSO).
Sistema de Información Financiero UIS
Banco de Programas y Proyectos de Inversión de la Universidad Industrial de Santander BPPIUIS.
Plan de Gestión Institucional.
Vicerrectoría Administrativa
División Servicios de Información
Decanato Facultad de Ciencias Humanas
Escuela de Estudios Industriales y Empresariales
Escuela de Ingeniería de Petróleos
Escuela de Ingeniería Civil
REUNIÓN DE APERTURA
• 5 de Febrero
FECHA DE AUDITORÍA
• 10 y 11 de Marzo
División de Servicios de Información
Decanato Facultad de Ciencias Humanas
• 5 de Febrero REUNIÓN DE APERTURA
• 2 y 3 de Abril FECHA DE
AUDITORÍA
Escuela de Estudios Industriales y Empresariales
REUNIÓN DE APERTURA
• 5 de Febrero
FECHA AUDITORÍA
• 29 y 30 de Abril
Evaluar el cumplimiento de las actividades misionales, desarrolladas en los programas de posgrado, pregrado y a distancia auditados, conforme a la normatividad aplicable.
Evaluar el cumplimiento de las actividades de impacto académico desarrolladas por profesores, administrativos, tutores y estudiantes, en articulación con la normatividad establecida y de acuerdo con los criterios y el alcance de la auditoría.
Determinar el estado actual de las actividades de Investigación y Extensión desarrolladas en los programas, en armonía con lo dispuesto a nivel Institucional en las Políticas de Investigación y Extensión, el Estatuto de Investigación y la normatividad aplicable.
Evaluar el estado actual de los procesos de gestión de la calidad académica (registro calificado, acreditación, creación y/o reforma de programas académicos), desarrollados en las Unidades, de acuerdo con la normatividad aplicable.
•Docentes o Tutores Planta
•- Actividad Docente
•- Comisiones (Est-Adm)
•- Tenencias •- Periodo de prueba
•-Cumplimiento de actividades
•Docentes o Tutores Cátedra •- Banco Elegibles
•- Cumplimiento de actividades
DOCENTE
•Calidad Académica. •Gestión de Programas Académicos
•Planes de formación de personal
• Implementación de tablas de retención documental
PROGRAMAS ACADEMICOS
ESTUDIANTES
FO
RM
AC
IÓN
•Proceso de selección en posgrado
•Becas de sostenimiento
•Grado de percepción y satisfacción
•Actividades de Investigación desarrolladas en el programa.
•Grupos de Investigación.
•Utilización de los programas de apoyo de la VIE.
INVESTIGACIÓN
•Portafolio de servicios.
•Programas y Proyectos. •Educación continuada.
EXTENSIÓN
INV
ES
TIG
AC
IÓN
Y E
XT
EN
SIÓ
N
Reglamento del Profesor, A.S. 063 de 1994.
Reglamento Profesor de Cátedra, A.S. 068 de 2008 y A.S. 033 de 2009..
Reglamento Académico Estudiantil de Pregrado, A.S 072 de 1982.
Requisitos y procedimientos para la gestión de proyectos de Extensión y Educación Continuada, A.S. 103 de 2010.
Reglamento Bonificaciones, A.S. 065 de 2003, A.S. 30 de 2004 y A.S 067 de 2008.
Normatividad para el periodo de prueba del personal docente, A.S. 059 de 2008.
Plan de Desarrollo Institucional 2008 - 2018.
Políticas de Investigación, A.S. 047 de 2004.
Políticas de Extensión, A.S. 006 de 2005.
Estatuto de Investigación, A.S. 043 de 2011.
Estatuto General, A.S. 166 de 1993.
Reglamento general de posgrado, A.S. 075 de 2013
Ley 594 de 2000, ley general de archivo
Subdirección Académica IPRED
20-21de Febrero
Escuela de Ingeniería Mecánica
19-20 Marzo
Escuela Geología 9-10 de Abril
Escuela de Idiomas 29-30 de Abril
Escuela de Medicina 21y 22 Mayo
Departamento de Patologia 4-5 Junio
Departamento de Pediatría
11-12 Junio
Escuela de Ingeniería Electrónica -Eléctrica y
Telecomunicaciones 18-19 de Junio
Decanatura de Facultad de
Ciencias
Dirección de Certificación y
Gestión Documental
TELEUIS
Sede Bucarica- Guatiguará
Escuela de Ingeniería Química
Validar el estado de avance de los proyectos de la unidad registrados en el módulo del Programa de Gestión 2014.
Identificar los programas y/o proyectos de gestión adicionales que adelanta la Unidad y no están registrados en el Programa de Gestión 2014.
Verificar la formulación y estado de avance de los proyectos de la unidad, registrados en el Banco de Programas y Proyectos de Inversión para el año 2014.
Programa de Gestión 2014 Evaluación de actividades Evaluación de indicadores Nivel de cumplimiento Observaciones Avances a la fecha de auditoría
Programa de Gestión 2015
Avances a la fecha de auditoría
Plan de Desarrollo Institucional 2008 - 2018 Acuerdo Consejo Superior N° 080 de 2007 Programa Anual de Gestión 2014 Acuerdo Consejo Superior N° 077 de 2013 Sistema de Información Programa de Gestión Año 2013 – 2014 PPI.02 Procedimiento para la programación
presupuestal y de gestión GPI.01 Guía para la formulación del programa de
gestión y presupuesto de las Unidades Académico-Administrativas
Documentos soporte Referentes del Proceso de
Planificación 2014 Proyecto Institucional Acuerdo Consejo Superior N° 015 de 2000 Prioridades 2014
Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005, Subsistema 2. Control de Gestión, Componente 2.3 Comunicación Pública, elementos: Comunicación Organizacional, Comunicación informativa, Medios de Comunicación.
Gloria Patricia Porras Rojas Profesional Equipo Auditor Financiero
Jolman Leandro Chavarro Martínez Auxiliar Administrativo
Determinar la conformidad de la gestión financiera realizada por la unidad con los criterios y alcance de auditoría.
Evaluar la actividad financiera realizada por la unidad para asegurar el cumplimiento de los procedimientos establecidos y la normatividad aplicable y vigente.
Identificar oportunidades de mejora en la gestión financiera realizada por la Unidad auditada.
MOVIMIENTO PRESUPUESTAL Y
DE EFECTIVO
GESTIÓN DE CARTERA
• Presupuesto
• Ingresos
• Egresos
• Cuentas Por Cobrar
• Cartera Vencida
• Seguimiento Cartera
Vencida
CUENTAS POR PAGAR A
PROVEEDORES
AUDITORÍA
FINANCIERA
CONVENIOS Y/O CONTRATOS SUSCRITOS AUSTERIDAD EN
EL GASTO PÚBLICO
Proceso Financiero (Presupuesto, Tesorería)
Procedimiento Contratación de Bienes y Servicios Cuantía Menor a 50 SMLMV - PC0.01.
Manual de Actividades Básicas del Proceso Financiero – MFI.01.
Manual Plan de Cuentas Presupuestales
Manual de Normas y Procedimientos para el Recaudo de Cartera UIS – MFI.04.
Normatividad de Austeridad en el Gasto Público
Sistema de Información Financiero UIS
SUBDIRECCIÓN ADMINSITRATIVA DEL IPRED
•Reunión de Apertura
Marzo 25 de 2014
•Auditoría
Abril 24 y 25 de 2014
•Reunión de Apertura
Marzo 25 de 2014
•Auditoría
Junio 6 y 9 de 2014
ESCUELA DE INGENIERÍA DE SISTEMAS
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