estado libre asociado de puerto rico oficina del contralor

Estado Libre Asociado de Puerto Rico

OFICINA DEL CONTRALOR

PROPIEDAD MUEBLE PROPIEDAD MUEBLE E INMUEBLEE INMUEBLE

PROPIEDAD MUEBLE PROPIEDAD MUEBLE E INMUEBLEE INMUEBLE

Luis Alfredo Torres de Jesús

Auditor Senior, Div. M

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Temas

• Definición y clasificación

• Leyes y reglamentos aplicables

• Encargado de la Propiedad

• Uso, control, contabilidad y

valoración

• Inventarios físicos

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Cont. Temas

• Propiedad excedente

• Pérdida o hurto

• Fianza

• Programas de Auditoría

• Hallazgos más comunes

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Definición

•Propiedad (activos fijos):Bienes muebles e inmuebles perteneciente al, o de valor al gobierno, adquiridos mediante compra, donación, permuta, traspaso, cesión o por cualquier otro medio legal.

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Clasificación

• Propiedad Muebleque se puede utilizar repetidas veces

de relativa permanencia

se puede transportar de un sitio a otro

(Ej. escritorios, equipo de oficina,

computadoras, libros, etc...)

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Cont. Clasificación

• Propiedad Inmueble no se pude transportar de un sitio a otroexistencia permanente

(Ej. edificios, terrenos, carreteras y mejoras capitalizables a la propiedad)

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Leyes y Reglamentos Aplicables

• Sección 9 del Artículo VI de la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico

“Solo se dispondrá de las propiedades y fondos públicos para fines públicos y para el sostenimiento y funcionamiento de las instituciones del Estado, y en todo caso por autoridad de ley”.

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Cont. Leyes y Reglamentación Aplicables

Municipios y Consorcios Municipales

• Ley Núm. 81 del 30 de agosto de 1991, Ley de Municipios Autónomos del Estado Libre Asociado de Puerto Rico de 1991

• Reglamento Revisado sobre Normas Básicas para los Municipios de Puerto Rico, aprobado por el OCAM el 30 de junio de 1995

• OMB-A-102 (Reglamentación Federal - OMB)

• Ley de Ética Gubernamental

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Encargado de la Propiedad

• Nombrado por el Alcalde

• Será responsable de: la custodia y el control de los activos fijos

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Cont. Encargado de la Propiedad

• ResponsabilidadesMantener al día los expedientes de los activos

fijosAsignar número y numerar el equipo Iniciar los trámites para dar de baja cualquier

equipoVelar porque toda la propiedad esté respaldada

por un Recibo de Propiedad en Uso (Forma OCAM FA-03)

Llevar el control de las transferencias de la propiedad (Forma OCAM FA-04)

Realizar inventarios físicos anuales

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Uso y Control de la Propiedad Pública

• Dependencia de inventario

Es el Departamento al que se le exige la custodia, control y la contabilidad de la propiedad.

• Toda la propiedad se controla a base de: La asignación de un número. Identificación con el número visible y que no sea

fácil de remover, mediante el uso de etiquetas, marbetes de metal o tinta permanente.

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• Rama Ejecutiva

• Secretario de Hacienda

• Dependencias Judiciales y Legislativas

• (Secretario de Hacienda de acuerdo a la Reglamentación establecida por el Juez del Tribunal Supremo, Cámaras y el Contralor de Puerto Rico)

• Entidades Corporativas y los Municipios

Responsables

Contabilidad de la Propiedad

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• Costo real

• En ciertos casos por tasación o estimación del valor

Valoración de la Propiedad

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• ¿Cuándo?una vez al año o cuando estén próximos a renunciar los

empleados o funcionarios responsables

• ¿Quién lo realiza?Encargado de la Propiedadbajo la supervisión de un empleado o funcionario

cuyas funciones estén ajenas al control y contabilidad de los activos fijos.

Inventario Físico de la Propiedad

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Propiedad Excedente o Inservible

• Criterios Sin utilidad Deteriorado y su reparación sea costosa Obsoleta No cumple con el fin para el cual fue adquirida

• El Director de Finanzas certificará la propiedad inservible, el Auditor Interno y la Legislatura Municipal supervisarán el proceso y posteriormente se elimina de las cuentas e inventarios.

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Pérdida o Hurto de la Propiedad

• Ley Núm. 96 del 26 de junio de 1994Impone a las entidades gubernamentales el deber ministerial de informar cualquier violación de la ley o irregularidad relacionada con la propiedad y los fondos públicos.

Oficina del Contralor

Departamento de Justicia

Departamento de Hacienda

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Cont. Pérdida o Hurto de la Propiedad

Departamento de Justicia Cuando la cuantía envuelta exceda los $5,000 Como resultado de una investigación que indique la comisión

de un acto ilegal Se requiera que se inste alguna otra sanción o acción judicial

Oficina del ContralorTodo casoProntamente

Departamento de HaciendaNotificar al Área de Seguros Públicos - para

reclamar a las compañías de seguros y de las fianzas correspondientes

Notificación a:

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Fianza

• Todo empleado del Gobierno responsable por el uso, el control y la custodia de la propiedad pública tiene que estar cubierto por una fianza.

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Programa de Auditoría

Propiedad Mueble e Inmueble

(CI-6)

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Objetivos del Programa de Auditoría

• Facilitar una guía eficaz y actualizada al proveer una herramienta que permita detectar deficiencias y errores materiales en la propiedad

• Verificar el cumplimiento de la Ley y Reglamentación

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Cont. Objetivos del Programa de Auditoría

• Obtener conocimiento general de los controles internos y estructura organizacional.

• Corroborar que la propiedad esté correctamente identificada y el uso debido de la misma.

• Emitir opiniones y recomendaciones sobre estas operaciones.

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Áreas del Programa de Auditoría (CI-06)

• Consideración del ambiente

• Pruebas generales

• Conclusión

• Comunicación a la Gerencia

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Cont. Áreas del Programa de Propiedad

Consideración del ambiente (Cuestionario)El auditor verificará: las leyes, reglamentos y procedimientos

relacionados con la propiedad del Municipio

si existe un Encargado de la Propiedad

los controles internos, segregación de funciones, récords adecuados

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Cont. Áreas del Programa dePropiedad

asi se investiga y notifica el hurto o desaparición de propiedad

si los funcionarios autorizados aprueban las transacciones relacionadas.

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Cont. Áreas del Programa de Propiedad

•Consideración del ambiente

Está la propiedad numerada

Se realiza anualmente el inventario de la propiedad

Se expiden los recibos al entregar la misma

Se concilian los subsidiario y el mayor general

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Cont. Áreas del Programa de Propiedad

• Pruebas de cumplimiento

El propósito es determinar si los procedimientos de control de contabilidad están operando según la ley y la reglamentación que rige la unidad.

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Cont. Áreas del Programa de Propiedad

Si se realizaron inventarios anuales y evaluación de informes de diferencias

Examen de la muestra de propiedad: Registro de Órdenes y Contratos Inventario de Propiedad Recibos de Propiedad en Uso (Forma OCAM FA-03) Propiedad numerada Transferencia de propiedad (Forma OCAM FA-04) Uso apropiado de la propiedad

Pruebas de cumplimiento

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Cont. Áreas del Programa de Propiedad

OCAM FA03

OCAM FA04

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Cont. Áreas del Programa de Propiedad

Verificación de la adquisición de propiedad inmueble Investigación de título o tasación Inscripción de escrituras en Registro de la Propiedad Registro de Bienes Inmuebles

Informes de hurto de propiedad hurtada Investigación administrativa Notificación a las agencias correspondientes Se fijó responsabilidad por las mismas Se registró o se dio de baja la propiedad

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Cont. Áreas del Programa de Propiedad

Disposición de la propiedad muebleCertificación del Director de FinanzasAprobación Legislatura MunicipalVerificar el proceso de subasta cuando apliqueTestigos de la disposición de la propiedadMinuta del procesoEliminar del inventario

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Cont. Áreas del Programa de Propiedad

OCAM FA02

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Cont. Áreas del Programa de Propiedad

Observación de la organización y protección física de la propiedad, herramientas y demás propiedad similar

Almacén de propiedad – organización y seguridad

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Cont. Áreas del Programa de Propiedad

• Conclusión

Evalúe los resultados de las pruebas de controles internos y de cumplimiento realizadas a la unidad.

Redacte los hallazgos.

Prepare la Carta a la Gerencia.

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Hallazgos más comunes

• No se efectúan inventarios físicos anuales ni periódicos

• Utilización de propiedad para fines político partidista y otros fines ajenos a la gestión pública

• Hurto de propiedad no informado a la Oficina del Contralor, Departamento de Hacienda o al Secretario de Justicia

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Cont. Hallazgos más comunes

• Propiedad no encontrada para examen

• No se le requiere a los funcionarios, al cesar en sus funciones, la entrega de la propiedad que tenían a su cargo mediante un inventario físico

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Cont. Hallazgos más comunes

• No se le requiere un inventario físico antes de la entrega de la custodia de la propiedad a otra persona

• No se expiden recibo de propiedad en uso a los empleados que tienen la custodia de las unidades

• No se realizan investigaciones administrativa de los hurtos de la propiedad mueble

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Cont. Hallazgos más comunes

• Unidades de propiedad no estaban

identificadas con el correspondiente número

de la propiedad

• Propiedad comprada no registrada

• Propiedad desaparecida incluida en los

registros de inventario

• Adquisición de propiedad a la cual no se le

dio uso

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Folletos Informativos