estado libre asociado de puerto rico oficina del contralor propiedad mueble e inmueble josé d....

Estado Libre Asociado de Puerto Rico

OFICINA DEL CONTRALOR

PROPIEDAD MUEBLE PROPIEDAD MUEBLE E INMUEBLEE INMUEBLE

PROPIEDAD MUEBLE PROPIEDAD MUEBLE E INMUEBLEE INMUEBLE

José D. Sánchez Rojas

Auditor Senior, Div. B

Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno - 2006

DefiniciónDefinición

Propiedad (activos fijos):bienes muebles e inmuebles de relativa permanencia adquiridos por compra, traspaso, cesión, donación, confiscación o por otros medios por el Gobierno.


Clasificación de la PropiedadClasificación de la Propiedad

Mueblese puede utilizar repetidas veces,

de relativa permanencia se puede transportar de

un sitio a otro

Inmueble no se puede

transportar de un sitio a otro existencia

permanente


Leyes y Reglamentación AplicablesLeyes y Reglamentación Aplicables

Artículo VI, Sección 9 de la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico:Solo se dispondrá de las propiedades y fondos públicos para fines públicos y para el sostenimiento y funcionamiento de las instituciones del Estado, y en todo caso por autoridad de ley.


Cont. Leyes y Reglamentación AplicablesCont. Leyes y Reglamentación Aplicables

Rama EjecutivaLey Núm. 230 del 23 de julio de 1974, Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico

Departamento de HaciendaCartas Circulares y Reglamentos

Reglamentación interna


Cont. Leyes y Reglamentación AplicablesCont. Leyes y Reglamentación Aplicables

Pérdida o hurto de la propiedad• Ley Núm. 96 del 26 de junio de 1994• Impone a las entidades gubernamentales

el deber ministerial de informar cualquier violación de la ley o irregularidad relacionada con la propiedad y los fondos públicos.

Oficina del Contralor

Departamento de Justicia

Departamento de Hacienda


Encargado de la PropiedadEncargado de la Propiedad

Nombrado por el jefe de la entidad.Responsable de:• La custodia• El control de los activos fijos

En el caso de las dependencias gubernamentales el nombramiento es

aprobado por el Secretario de Hacienda


Cont. Encargado de la PropiedadCont. Encargado de la Propiedad

Responsabilidades:• Mantener al día los expedientes • Asignar número y numerar el equipo.• Dar de baja equipo.• Emitir Recibo de Propiedad en uso• Realizar inventarios físicos anuales

FianzaTiene que estar cubierto por una fianza


Control de la PropiedadControl de la PropiedadIdentificación y numeraciónIdentificación y numeración

Controles• la asignación e identificación mediante

número visible y que no sea fácil de remover• etiquetas• marbetes de metal• tinta permanente

Valoración• Costo real• Tasación o estimados


¿Cuándo?• una vez al año o • cuando estén próximos a renunciar los

empleados o funcionarios responsables

¿Quién lo realiza?• Encargado de la Propiedad• bajo la supervisión de un empleado o

funcionario cuyas funciones estén ajenas al control y contabilidad de los activos fijos.

Inventario FísicoInventario Físico


Propiedad Excedente o Inservible Propiedad Excedente o Inservible

Criterios • Sin utilidad, obsoleto• Deteriorado y su reparación sea costosa• No cumple con el fin para el cual fue

adquirido • Se debe seguir los procedimientos

establecidos según la entidad, para declarar una propiedad excedente


Pruebas a realizarPruebas a realizar

Programa de auditoría• Propiedad Mueble e Inmueble, LA-02,

Rev. Mayo 05

Propósito• Determinar si los procedimientos de

control de contabilidad están operando según la ley y la reglamentación que rige la unidad


Verificaciones a base de la reglamentación, tales como:

• Inventarios anuales y evaluación de informes de diferencias

• Evaluación de disposición de propiedad dada de baja.

• Verificación de uso, control y protección del equipo. (Se puede efectuar mediante inventario físico u observación.)

• Informes de hurto de propiedad hurtada

Cont. Pruebas a RealizarCont. Pruebas a Realizar


Cont. Pruebas a RealizarCont. Pruebas a Realizar

Conclusión – del auditor• Si a base de la evaluación de los controles

internos (planificación) y los resultados de las pruebas de cumplimiento en la unidad existen los procedimientos adecuados que ayude a prevenir o a detectar errores materiales.


Hallazgos más comunesHallazgos más comunes

• Utilización de propiedad para fines político-partidista y otros fines ajenos a la gestión pública.

• Hurto de propiedad no informado a la Oficina del Contralor, Departamento de Hacienda o al Secretario de Justicia.

• No se realizan investigaciones administrativas de los hurtos de la propiedad mueble.


Cont. Hallazgos más comunesCont. Hallazgos más comunes

• No se somete al Secretario de Hacienda, para su aprobación, el nombramiento de encargado de la propiedad.

• No se le requieren a los funcionarios que cesan en sus funciones, la entrega de la propiedad que tenían a su cargo mediante un inventario físico.

• Propiedad no localizada para examen.


Cont. Hallazgos más comunesCont. Hallazgos más comunes

• Unidades de propiedad no estaban identificadas con el correspondiente número de la propiedad.

• No se expiden recibos de propiedad en uso a los empleados.

• Propiedad desaparecida incluida en los registros de inventario


Folleto InformativoFolleto Informativo

http://131.107.3.105/Internet_actualizado/folletos_publicados/folleto-propiedad/pag2.htm

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