estado libre asociado de puerto rico oficina del contralor

Estado Libre Asociado de Puerto RicoOFICINA DEL CONTRALOR

Curso sobre Principios de Sana Administración

(Ley Núm. 77 de 12 de abril de 2006)

Curso sobre Principios de Sana Administración

(Ley Núm. 77 de 12 de abril de 2006)

Consejo EscolarEscuelas de la Comunidad

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TEMAS

• Los fundamentos legales que originaron esta orientación o curso

• Los principios de sana administración aplicables a la administración de la propiedad y fondos públicos

• Las estrategias de fiscalización a las escuelas de la comunidad y

• El resultado de las auditorías e inspecciones de las escuelas de la comunidad

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FUNDAMENTO LEGAL

• Ley Núm. 149 – creación de los consejos escolares

• Ley Núm. 77 – requisito de curso– Participación del Departamento de

Educación– Participación de la Oficina del Contralor

de Puerto Rico

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… El Contralor fiscalizará todos los ingresos, cuentas y desembolsos del Estado, de sus agencias e instrumentalidades y de los municipios, para determinar si se han hecho de acuerdo con la ley. Rendirá informes anuales y todos aquellos informes especiales que le sean requeridos por la Asamblea Legislativa o el Gobernador.

CONSTITUCIÓN DEL ESTADO LIBRE ASOCIADO DE PUERTO RICO

Artículo III, Sección 22

DEBER MINISTERIAL DE LA OFICINA DEL CONTRALOR

ESTRATEGIAS Y RESPUESTAS

DEBER MINISTERIAL DE LA OFICINA DEL CONTRALOR

ESTRATEGIAS Y RESPUESTAS

Principios de sana administración

6

Sólo se dispondrá de las propiedades y

fondos públicos para fines públicos y para

el sostenimiento y funcionamiento de las

instituciones del Estado, y en todo caso por

autoridad de ley.

CONSTITUCIÓN DEL ESTADO LIBRE ASOCIADO DE PUERTO RICO

Artículo VI, Sección 9

CONSTITUCIÓN DEL ESTADO LIBRE ASOCIADO DE PUERTO RICO

Artículo VI, Sección 9

7

Ninguna ley concederá compensación

adicional a un funcionario, empleado, agente

o contratista por servicios al gobierno, después

que los servicios hayan sido prestados o

después que se haya formalizado el contrato.

CONSTITUCIÓN DEL ESTADO LIBRE ASOCIADO DE PUERTO RICO

Artículo VI, Sección 10

CONSTITUCIÓN DEL ESTADO LIBRE ASOCIADO DE PUERTO RICO

Artículo VI, Sección 10

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1. Fiscalización rigurosa y constante

2. Promover la educación y el adiestramiento de los servidores públicos

3. Promover un sistema administrativo y financiero de excelencia con énfasis en los controles internos efectivos

4. Leyes justas

5. Castigos disuasivos

6. Alianzas estratégicas entre entidades relacionadas

ESTRATEGIAS PARA MEJORAR LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

ESTRATEGIAS PARA MEJORAR LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

9

DIEZ PRINCIPIOS PARA LOGRAR UNA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DE EXCELENCIA

DIEZ PRINCIPIOS PARA LOGRAR UNA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DE EXCELENCIA

1. Adoptar normas y procedimientos por escrito.

2. Mantener una Oficina de Auditoría Interna competente.

3. Cumplir con los requisitos impuestos por las agencias reguladoras.

4. Adoptar un plan estratégico.

5. Mantener un buen control presupuestario.

10

CONT. 10 PRINCIPIOS...CONT. 10 PRINCIPIOS...

6. Mantenerse al día con los avances tecnológicos.

7. Mantener sistemas de archivo y control de documentos.

8. Cumplir con el PAC de la OCPR y las recomendaciones de los auditores externos.

9. Mantener sistemas adecuados relativos al capital humano.

10.Cumplir con la Ley de Ética Gubernamental.

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ESTRATEGIAS DE FISCALIZACIÓN,

DESDE EL TRABAJO DE

CAMPO HASTA EL INFORME FINAL

ESTRATEGIAS DE FISCALIZACIÓN,

DESDE EL TRABAJO DE

CAMPO HASTA EL INFORME FINAL

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ESTRATEGIAS DE FISCALIZACIÓN(ESCUELAS DE LA COMUNIDAD)

Auditoría Inspección

Duración Cuatro meses o más Un mes

Pruebas A base de muestraA base de muestra

Informe De Auditoría Especial

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PROCESO DE FISCALIZACIÓN PROCESO DE FISCALIZACIÓN• Normas - emitidas por el Contralor

• Etapas (auditoría o inspección)1. Inicio - planificación, entrevista inicial

2. Trabajo de campo - proveer documentos e información y contestar comunicaciones

Art. III, sec. 22 de la Constitución Ley Núm. 37 de 8 de enero de 2004

(Carta Circular OC-04-17 del 17 feb. 04)

3. Publicación del informe final

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Cont. Proceso de fiscalizaciónCont. Proceso de fiscalizaciónComunicaciones con la gerencia e Informe final

Tipo Destinatario

Cartas de hallazgos

• Director Región Educativa • Auditor Interno-copia

• Director Escolar• Consejo Escolar

Borrador de informe

•Secretario DE•Director Región Educativa •Auditor Interno-copia

• Director Escolar• Consejo Escolar

Acción – contestar a tiempo y completo

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Cont. Proceso de fiscalizaciónCont. Proceso de fiscalización

Comunicaciones con la gerencia e Informe final

Tipo Destinatario

Informe final

• Gobernador• Presidentes de cuerpos

legislativos

• Secretario DE • Otros funcionarios• Página de Internet

Acción - Plan de Acción Correctiva (Secretario DE)

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“HAY QUE ENFOCARSE EN LA PREVENCIÓN. NO SE PUEDE ESPERAR A QUE EL PROBLEMA SURJA, SE MUESTRE CON TODO SU IMPACTO. ES NECESARIO ASEGURARSE QUE EXISTEN CONTROLES ADECUADOS QUE REDUZCAN LA OPORTUNIDAD (LA POSIBILIDAD) DE PÉRDIDA, FRAUDE O MAL MANEJO DE LOS RECURSOS.”

Richard Skinner, Inspector GeneralDepartamento de Seguridad Nacional(Sept. 2005)

“HAY QUE ENFOCARSE EN LA PREVENCIÓN. NO SE PUEDE ESPERAR A QUE EL PROBLEMA SURJA, SE MUESTRE CON TODO SU IMPACTO. ES NECESARIO ASEGURARSE QUE EXISTEN CONTROLES ADECUADOS QUE REDUZCAN LA OPORTUNIDAD (LA POSIBILIDAD) DE PÉRDIDA, FRAUDE O MAL MANEJO DE LOS RECURSOS.”

Richard Skinner, Inspector GeneralDepartamento de Seguridad Nacional(Sept. 2005)

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¿CUÁNDO OCURRE UN ACTO IRREGULAR?¿CUÁNDO OCURRE UN ACTO IRREGULAR?

Oportunidad(ausencia de controles, de supervisión, de normas...)

Necesidad(motivación)

Racionalización(justificación)

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¿CÓMO EVITAR O PREVENIR LOS ACTOS IRREGULARES?

Necesidad

Racionalización

• Normas y cursos de ética y de valores

• Ley de Ética Gubernamental

• Aplicación de leyes y reglamentos• Sistema administrativo y

financiero de excelencia con énfasis en los controles internos (10 Principios)

Oportunidad

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CORRECCIÓNEFICIENCIA

EFECTIVIDAD

CORRECCIÓNEFICIENCIA

EFECTIVIDAD

•Leyes y reglamentos•Principios de sana administración

•Leyes y reglamentos•Principios de sana administración

APLICA

RESULTA

CONSEJO ESCOLARCONSEJO ESCOLAR

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LEYES y REGLAMENTOS APLICABLES

• Ley Núm. 149 de 15 de julio de 1999, según enmendada

• Reglamento de Consejos Escolares en las Escuelas de la Comunidad del Sistema Público de Puerto Rico (16 oct. 2000)

• Reglamento aprobado por cada Consejo

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RESULTADOS

DE AUDITORÍAS

E

INSPECCIONES

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CAUSAS MÁS FRECUENTESRAMA EJECUTIVA DIVISIÓN DE AUDITORÍAS “E”

1 JUL. 2001 AL 30 JUN. 2006

CAUSAS MÁS FRECUENTESRAMA EJECUTIVA DIVISIÓN DE AUDITORÍAS “E”

1 JUL. 2001 AL 30 JUN. 2006

43.60%

32.67%

21.24%

2.49%

Falta de supervisión

Inobservancia de leyes,reglamentos y otros

Incumplimiento de deberesy/o responsabilidades

Protección inadecuada delos intereses del gobierno

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Cont. RESULTADOS

Deficiencia (área o asunto)Principio o norma

(criterio)

Carta constitutiva–No existe o está vencida–No está visible

Certificado de Acreditación–No existe

• Ley Núm. 149

• Reglamento de los Consejos

• Supervisión (PSA # 1)

Efecto – adverso para la gestión educativa

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Cont. RESULTADOS

SOBRE EL CONSEJODeficiencia Principio o norma (criterio)

• Reglamentación no aprobada o no firmada

• No constituido o faltan componentes

• Ley Núm. 149

• Reglamento de los Consejos

• Emitir normas escritas (PSA # 1)

Efecto - Errores, ineficiencia, cuestionamiento de determinaciones, disolución

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Cont. RESULTADOS

SOBRE REUNIONES DEL CONSEJO

DeficienciaPrincipio o norma

(criterio) • No se realizan o se realizan

en horario lectivo

• No se preparan minutas o tienen errores

• Ley Núm. 149

• Reglamento de los Consejos

• Sistema de archivo (PSA # 7)

Efecto - Cuestionamiento de determinaciones, disolución del Consejo, errores e ineficiencia

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Cont. RESULTADOS

SOBRE LOS INFORMES

DeficienciaPrincipio o norma

(criterio)

• Ausencia o deficiencias (Plan de trabajo, Sistema de referimiento al Departamento de la Familia, Plan de seguridad, Plan de mejoras)

• Ley Núm. 149

• Reglamento de los Consejos

• Adoptar un plan estratégico (PSA # 4)

Efecto - Ineficiencia, improvisación

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Cont. RESULTADOS

INFORMES DEL DIRECTOR AL CONSEJODeficiencia Principio o norma

• No existen o no se envían (Presupuesto, De Logros, Sobre uso y administración de recursos fiscales)

• Ley Núm. 149 • Reglamento de los

Consejos• Supervisión (PSA # 1)• Control presupuestario

(PSA # 5)

Efecto - Comisión de errores e irregularidades, Ineficiencia

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Cont. RESULTADOS

INFORMES Y REGISTROS FISCALESDeficiencia Principio o norma (criterio)

• No existen o deficientes (conciliación de registros, registros de desembolsos, de compra, de propiedad y de inventario)

• Ley Núm. 149 • Reglamento de los Consejos• Procedimiento componente

fiscal• Supervisión (PSA # 1) • Mantener control

presupuestario (PSA # 5)

Efecto - Comisión de errores e irregularidades, ineficiencia

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Cont. RESULTADOS

ASPECTOS DEL COMPONENTE FISCALDeficiencia Principio o norma (criterio)

• Falta de designación o designación verbal

• Funciones conflictivas

• Falta de control de la propiedad e incumplimiento con Ley 96

• Ley Núm. 149 • Reglam. de los Consejos• Procedimiento

componente fiscal• Supervisión (PSA # 1)• Cumplir con Ley 96

(PSA # 1)

Efecto - Comisión de errores e irregularidades, ineficiencia

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Trabajo en equipo es:la habilidad de trabajar juntos hacia una visión en común; la habilidad de dirigir logros individuales hacia los objetivos organizacionales. La energía que permite a la gente ordinaria obtener resultados extraordinarios.

Andrew Carnegie

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CONTACTO CON LA OCPRCONTACTO CON LA OCPR

Alina E. Torres MarreroContralor Auxiliar/Anticorrupción787-250-3316787-754-3030 ext. 2750

PO Box 366069San Juan, PR 00936-6069

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CONTACTO CON LA OCPR

QUERELLASPor teléfono: (787) 250-3313Por escrito – dirección postalPor e-mail: ocpr@ocpr.gov.prPor fax: (787) 767-5341

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CONTACTO CON LA OCPRCONTACTO CON LA OCPR

INTERNETwww.ocpr.gov.pr

E-mail ocpr@ocpr.gov.pr

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Este adiestramiento tiene el propósito primordial, entre otras cosas, de compartir información y estrategias para lograr una

sana administración pública.

El mismo se ofrece independientemente del resultado de auditorías o inspecciones en

proceso o que realicemos en el futuro, sobre el uso de la propiedad y de los fondos

públicos por parte de las entidades.

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CONTAMOS CON SU

COOPERACIÓN PARA MEJORAR

LA FISCALIZACIÓN Y

LA ADMINISTRACIÓN DE LA

PROPIEDAD Y DE LOS FONDOS

PÚBLICOS

CONTAMOS CON SU

COOPERACIÓN PARA MEJORAR

LA FISCALIZACIÓN Y

LA ADMINISTRACIÓN DE LA

PROPIEDAD Y DE LOS FONDOS

PÚBLICOS