CENTRO DE BACHILLERATO TECNOLOGICO INDUSTRIAL Y DE SERVICIOS

Modulo 1. Elabora y gestiona la informacion administrativa

Submodulo 1. Elabora documentacion administrativa

EspecialidadAdministracion

ProfesoraLic. Ma. Del Rocio Martinez Rodriguez

AlumnaSandra Maritza Murillo Ibarra

Grado y Grupo6N1

OBSERVACIONES

PRIMER PARCIAL

Caracteristicas fundamentales del manual de bienvenida

1.Contenidos o temas para el manual El manual de bienvenida es un soporte de comunicacin imprescindible en el plan de acogida y de gran utilidad para cualquier colaborador sea trabajador eventual, becario o directivo, este manual resume la cultura corporativa de la organizacin e incluye toda la informacin necesaria y til para que la integracin en el puesto y en la empresa sea lo ms positiva posible.Tambin conocido como manual de induccin, es un documento creado por las empresas que apoya a la induccin del nuevo trabajador, este manual le presenta al trabajador toda la informacin relevante de la empresa de manera general, desde su historia, dueos, objetivos, misin, visin, que se pretende como objetivo organizacional, y debe dar respuestas a todas las inquietudes laborales del nuevo trabajador, facilitndole la integracin como uno ms del equipo.

2. Manual de organizacion El manual de organizacin es un instrumento metodolgico de la ciencia y tcnica de la administracin osea es un medio de accin de prctica por excelencia, que ayuda grandemente al proceso de organizacin.

Aspectos positivos del uso del manual de la organizacion Contribuye a formular y crear la organizacin, as como al anlisis de esta, con la finalidad de hacer evaluaciones parciales o totalesLa descripcin de los puestos y unidades de la organizacin contribuye a facilitar el conocimiento parcial de los fines y objetivos de la empresa o institucinLos manuales de organizacin suministran informacin sobre las relaciones de las distintas unidades y especifican la autoridadConstituye un medio eficaz de la direccin de personal para la preparacin de cuadros directivos y empleados

Aspectos negativos del uso del manual de la organizacionLa elaboracin de un manual de organizacin es costosa y requiere tiempo, en consecuencia, no todas las empresas pueden tener ese instrumentoEs dinmica y cambiante la mayor dificultad la constituye su actualizacin; ya que el manual debe mantener ese mismo ritmo, lo cual resulta poco menos que imposible porque es muy arduo el procesoCuando son excesivamente descriptivos tienen efecto negativo sobre el personal, que no llega a entender de manera clara

3. Manual de procedimientos

Es el documento que contiene la descripcin de actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad administrativa, esto quiere decir que incluye los puestos o unidades administrativas que intervienen en su responsabilidad y participacin, suelen contener informacin y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, mquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa. En l se encuentra registrada y transmitida la informacin bsica referente al funcionamiento administrativo, facilita las labores, la evaluacin y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y jefes de que el trabajo se est realizando o no adecuadamente.

Tiene 4 procedimientos obligatorios

Tratamiento de no conformidades Auditora Interna Sistema de mejoraControl de la documentacin

4. Documentacion propia del documento

La correspondencia La correspondencia es un elemento importante en las organizaciones diariamente, ya que la misma nos permite enviar y recibir documentos y no slo se pueden enviar documentos si no tambin paquetes ahorrando tiempo, dicho contenido presenta informacin importante acerca de la correspondencia, la carta y como debe de elaborarse un sobre, el cual es un valioso instrumento en el mbito empresarial.El sobre y la redaccin de la carta juegan un papel muy importante y fundamental en este proceso de comunicacin, siguiendo los pasos estipulados se puede lograr hacer un buen uso de la correspondencia.

Clasificacion de la correspondencia Publicas: contienen informacin general a travs de medios de comunicacin (prensa, radio,TV, Carteleras, pancartas.)Privadas: Tratan de informacin de inters y carcter particular comercial y oficial.Por su contenido: Primera clase y Segunda clasePrimera clase: es toda correspondencia de carcter actual y personal su contenido es solo de informacin: cartas, tarjetas, postales, documentos de negocios, peridicos, etc.Segunda clase: Es toda correspondencia relacionada con bultos, muestras, paquetes, cuya tramitacin se realiza tambin por correo.Postal: Cuando se acudea la oficina de correos para hacerla llegar a su destino, se divide en:Ordinaria: Es la que sigue curso normal a travs del correoCertificada: Cuando el remitente paga unatarifa doble y exige un recibo para su entrega a su destinatarioTelegrfica: Es cuando la correspondencia se tramita ante las oficinas del telgrafo Abiertas: No llevan signo de puntuacin en la fecha, direccin, firma, antefirma, excepto en las abreviaturas. Cerradas: Son las que llevan los signos depuntuacin Mixtas: Son las que combinan las Abiertas y Cerradas Largas: Cuando contienen mas de doscientas palabras Medianas:Cuando contienen doscientas palabras Cortas: Cuando contienen cien palabras

5.Carta Partes de la carta comercial

1.- Encabezamiento.1.- Membrete. 2.- Fecha. 3.- Referente. 4.- Nombre del destinatario. 5.- Direccin (ciudad y pas). 6.- Saludo.

Partes de la carta familiarMembrete1.Lugar y fecha 2.Destinario3.Saludo4.Cuerpo5.Despedida6.Firma y rubica7.Nombre y apellidos a cargo

Partes de la carta formal 1.Se utiliza un lenguaje formal2.Es breve y precisa3.Se organiza con claridad, concisin, precisin y exactitud4.Busca dar informacin completa5.Se dirige de usted al destinatario6.Casi siempre es para personas no conocidas o temas formales7.Lugar y fecha y a quien es destinada la carta de la persona8.Poner al inicio el nombre de quien lo escribe y a quien se dirige la carta

Carta poderLa carta poder es un documento de tipo privado, suscripto por un otorgante y dos testigos, que guarda la apariencia y redaccin de una carta informal y con una formalidad menor que la que ostenta un poder notarial, a travs de la cual el mencionado otorgante apoderar a una determinada persona a la hora de la realizacin de actos jurdicos en su nombre, es decir, asumir en ellos la representacin del otorgante.

6. Oficio Es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, rdenes, informes, o tambin para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitacin, de felicitacin, de colaboracin, de agradecimiento, etctera. Estas redacciones se utilizan en instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre otras.

LineamientosUn lineamiento es una tendencia, una direccin o un rasgo caracterstico de algo por ejemplo, un presidente puede tomar una decisin y afirmar que respeta su lineamiento poltico, es decir, que se encuentra en sintona con su ideologa o con su partido poltico.

Memorandum

Es la manera de comunicar en forma breve asuntos de carcter administrativo a personas de una empresa, institucin o dependencia de gobierno, regularmente este documento se elabora en hojas de papel media carta. Tambin hay formatos que llevan impreso el nombre de MEMORANDUM. (El plural de la palabra es variable y todos son correctos Memoranda, Memorndums, Memorandos o Memorndumes).

7.Acta Un documento de carcter oficial que declara la condicin legal de una persona o institucin, como el acta de diputado que reciben los parlamentarios electos en algunos pases

Acta de nacimientoActa de matrimonioActa de defuncionActa de divorcioActa administrativaActa constitutiva

SEGUNDO PARCIAL

8. RecibosRecibos descriptivosUn recibo descriptivo es un documento en el que se especifica la entrega de algn bien material que puede ser en especie o dinero.Como lo dice su nombre, el recibo descriptivo, debe contener una resea exacta del o los artculos o cantidad de dinero que se esta recibiendo, esto acompaado de la fecha, del nombre de la persona o razn social de la empresa que lo est enviando, la razn por la que lo hace y el nombre y firma de la persona o empresa que lo recibe.Recibos por pago de honorarios

El recibo por honorarios es un documento probatorio del pago de servicios a una persona independiente con quien no se tiene una relacin laboral fija y permanente, que sirve adicionalmente para efectos tributarios, de retencin de impuestos por servicios, para poder ser deducidos en la declaracin de renta.

Acuerdo La decisin tomada en comn por dos o ms personas, o por una junta, asamblea o tribunal. Tambin se denomina as a un pacto, tratado, convenio, convencin o resolucin tomada en el seno de una institucin por lo tanto, la manifestacin de una convergencia de voluntades con la finalidad de producir efectos jurdicos. El principal efecto jurdico del acuerdo es su obligatoriedad para las partes que lo otorgan.

AvisoInformacin, noticia o advertencia con la que se avisa a alguien de algo.Citatorio Documento con el fin de citar a una persona para que comparezca ante un juez.ComunicadoEscrito consignado y firmado por una persona o entidad que se enva a uno o varios medios de comunicacin para difundir cierta informacin.Convocatoria Anuncio o escrito con el que se convoca algo o a alguienReporteNoticia o informe acerca de un hecho o suceso recienteOficio El trmino suele utilizarse para hacer referencia a aquella actividad laboral que no requiere de estudios formales.Nota Escrito breve en un papel u otro soporte con el que se avisa de algo o se recuerda algo.NotificacionDocumento en el que se notifica o se comunica una cosa de manera oficialLeyRegla o norma establecida por una autoridad superior para regular, de acuerdo con la justicia, algn aspecto de las relaciones sociales.

TERCER PARCIAL

9. Documentos administrativos del departamento de Recursos Humanos Curriculum VitaeUn currculum vtae, tambin simplificado C. V. o currculum, es el documento que resume los datos y experiencias ms importantes de una persona.El trmino suele aplicarse a la bsqueda de trabajo y en estos casos, el aspirante a un empleo, debe presentar un documento con todo lo que ha hecho hasta la fecha, a modo de resumen de sus mritos ya que existen distintas formas de presentarlo, pero suelen incluirse los datos personales, estudios, experiencia laboral, publicaciones y otros datos de inters, siempre relacionados con el puesto al que se vaya a entrar.

10. Clave unica de registro de la poblacion La Clave nica de Registro de Poblacin (CURP) es un cdigo alfanumrico nico de identidad de 18 caracteres utilizado para identificar oficialmente tanto a residentes como a ciudadanos mexicanos de todo el pas.

Para que sirve la curp?Sirve para llevar un registro de la poblacion y contar la cantidad de personas que hay en el pais, este documento es 100% gratuito e incluso lo puedes imprimir tu mismo y tendra validez oficial en cualquier lado.

Como se integra la curp?

Con dieciocho elementos, representados por letras y nmeros, que se generan a partir de los datos contenidos en el documento probatorio de tu identidad (acta de nacimiento, carta de naturalizacin o documento migratorio), y que se refieren a:1. El primero y segundo apellidos2.La fecha de nacimiento3.El sexo4.La entidad federativa de nacimiento5.Los dos ltimos elementos de la CURP evitan la duplicidad de la clave y garantizan su correcta integracin.

11. Instituto Mexicano del Seguro Social Son los avisos que presentas como patrn ante el Instituto para la inscripcin, modificacin de salario y baja de tus trabajadores Como patrn ests obligado a presentar este trmite dentro de los 5 das hbiles siguientes al movimiento y si eres patrn del campo, el plazo para presentarlo es de 7 dasDebers presentar obligatoriamente las modificaciones de salario originadas por Revisin de Contrato Colectivo de Trabajo ante el Instituto, dentro de los 30 das naturales siguientes a la celebracin del convenio a travs de dispositivo magntico, en la Subdelegacin de control del registro patronalSern motivo de rechazo los documentos y formatos que carezcan de tu firma como patrn o del representante legal, as como de los datos necesarios para su correcto procesoEn la presentacin de movimientos afiliatorios a travs de medios electrnicos, tienes en un plazo de 3 das hbiles contados a partir de la entrega de la constancia de aceptacin por parte del Instituto, para realizar las aclaraciones que procedan. Pasado este lapso se dar por aceptada

Aviso de modificacion de salario del asegurado Son los avisos que presentas como patrn ante el Instituto para la inscripcin, modificacin de salario y baja de tus trabajadores.

CONCLUSION

La administracion es parte importante de nuestra vida y es algo que siempre llevaremos a cabo en cualquier cosa.Me parece que todos los conceptos que son parte de la administracion son muy importantes ya que los llevamos a cabo dia a dia, asi como en lo laboral y la vida cotidiana.Te ayudan a tener un control y estar bien organizado en lo que quieres hacer o estas por hacer, son conceptos para llegar al exito, son fundamentales en cualquier empresa por lo que cada una de ellas tiene que ponerlos en practiva y de igual manera los trabajadores ya que asi lograran tener mejor produccion y sentirse satisfechos con lo que han logrado puesto que tendran mejor salario, al igual las reglas de cada empresa que al mismo tiempo son necesarias para trabajar en armonia y sentirse satisfecho de tu propio trabajo, trabajar con ganas es la idea.Yo pienso que cada empleado tiene que estar motivado de hacer su trabajo sobre todo sentirse comodo para echarle ganas, un trabajor no motivado no es bueno en sus labores ya que todo lo hace por obligacion.