administracion de negocios digital

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“Auditoría de Gestión a la Sub Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares – Periodo 2010”

UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO

ESCUELA DE POSTGRADO

MAESTRIA EN CIENCIAS ECONOMICAS

ADMINISTRACION DE NEGOCIOS

Tesis para Obtener el Grado de maestro en

Administración de Negocios

AUTOR: Lic. ALBAN SAENZ, Jessica Mirella

ASESORA: Dra. MOSTACERO LLERENA, Soledad Janett

TRUJILLO – PERÚ

“Auditoría de Gestión en la mejora de los Procesos

Logísticos de la Sede Central del Gobierno Regional La

Libertad”

Biblioteca Digital - Dirección de Sistemas de Informática y Comunicación

Esta obra ha sido publicada bajo la licencia Creative Commons Reconocimiento-No Comercial-Compartir bajola misma licencia 2.5 Perú. Para ver una copia de dicha licencia, visite http://creativecommons.org/licences/by-nc-sa/2.5/pe/

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Mayo 2013



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UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO

ESCUELA DE POSTGRADO

MAESTRIA EN CIENCIAS ECONOMICAS

ADMINISTRACION DE NEGOCIOS

Tesis para Obtener el Grado de maestro en

Administración de Negocios

AUTOR: Lic. ALBAN SAENZ, Jessica Mirella

ASESORA: Dra. MOSTACERO LLERENA, Soledad Janett

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“Auditoría de Gestión en la mejora de los Procesos

Logísticos de la Sede Central del Gobierno Regional La

Libertad”



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Mayo 2013

I. Dedicatoria

A mi Hijo Luis Antonio

Paredes Albán, quien me

motivó con su cariño para

superarme profesionalmente

y así darle lo mejor de mí.

II. Agradecimientos

A mis Padres quienes en

todo momento me apoyaron

y ayudaron a culminar mi

maestría.

A mi asesora Dra. Janett

Mostacero, quien me orientó

con mi tema y compartió

conmigo su experiencia y

amistad.

A mis jurados, quienes con

su exigencia hicieron posible

la culminación del presente

trabajo.



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III. INDICE

I. Dedicatoria………………………………………………………. 03

II. Agradecimiento…………………………………………………. 03

III. Índice ………………………………………………………...….. 04

IV. Abstract …………………………………………….………..…. .05

V. Introducción……………………………………………………… 08

1: Antecedentes y Justificación ……………………………..... 09

2: Problema………………………………..………….………… 10

3: Hipótesis……………………………………………………. 10

4: Objetivos……………………………………………………… 10

5: Marco Teórico ……………………………………………….. 11

6: Material y Diseño ……………………………………….…… 17

7: Métodos y Técnicas………………………………………… 18

VI. Resultados ………………………………………………….…... 19

VII. Discusión ……………………………………………………… .. 25

VIII. Conclusiones…………………………………………………… . 27

IX. Recomendaciones…………………………………………….. .. 29

X. Referencias Bibliográficas……………………………….…… .. 31

XI. Anexos………………………………………………………… ....33



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IV. Abstract

- In about 10 years until now, the logistics function in the Regional Government of

La Libertad, has taken hold and has become a critical area, because government

control has become more frequent and therefore more demanding, as is known to

all management and control are a fact, which requires to be taken more seriously

logistics management to avoid being punished.

- That is why the Regional Government Freedom should focus and emphasize on

implementing proper management in the area of Logistics and Support Services,

as a procurement savings will allow the Regional Government of La Libertad meet

their goals with greater success in regional development, benefiting the population.

- For all the above, the area of logistics and ancillary services must be flexible to

meet demand requirements not only for regional development such as the

execution of works, but also in the procurement of goods and contracting services

for the development of administrative work in all areas, for without them is almost

impossible to meet the overall development of society, resulting in improved

productivity of the Regional Government of La Libertad. This function also involves

the request, order, receive and distribute goods and / or services purchased.

- Despite the importance of logistics management in public institutions, they do not

receive adequate care, which is why when there is government control are forced

to consider major changes in management: it provides, through preventive control

ways to improve management.

- The influence of logistics management in public institutions is reflected in its

budget and is evaluated objectively and systematically in relation to the

performance of the entity, aimed at improving the effectiveness in meeting

objectives and goals, efficiency and economy in the use of state resources,

facilitating better decision making and management in public administration.

- Generally public entities do not have guidelines or internal controls in this area

logistics, so that lack of guidelines covering it, now the Deputy Logistics

Management and Auxiliary Services of the Regional Government has no Freedom

Procedures Manual, which is why that administrative activities are not carried out,

following formal procedures, generating waste of time, lack of coordination and it is



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necessary to determine how the Performance Audit will influence decision making

processes in logistics, Headquarters Regional Government of La Libertad.

RESUMEN

- De unos 10 años hacia acá, la función logística en el Gobierno

Regional La Libertad, ha tomado fuerza y se ha vuelto un área critica;

debido a que el control gubernamental se ha vuelto más frecuente y

por ende más exigente; como es sabido por todos, la gestión y el

control son un hecho, lo que obliga que se tome más en serio la

gestión logística para evitar ser sancionados.

- Es por ello que el Gobierno Regional La Libertad debe centrar su

atención y poner énfasis en implementar una gestión adecuada en el

Área de Logística y Servicios Auxiliares, puesto que un ahorro en las

compras permitirá al Gobierno Regional La Libertad cumplir con mayor

acierto sus objetivos en cuanto al desarrollo regional, beneficiando a la

población.

- Por todo lo antes mencionado, el área de logística y servicios

auxiliares debe ser flexible para satisfacer la demanda no solo en los

requerimientos para el desarrollo regional como son la ejecución de

obras, sino también en la adquisición de bienes y contratación de

servicios para el desarrollo del trabajo administrativo de todas las

áreas, pues sin ellas es casi imposible cumplir con el desarrollo

integral de la sociedad, lo que da como resultado mejoramiento en la

productividad del Gobierno Regional La Libertad. Esta función implica

también el solicitar, ordenar, recibir y repartir los bienes y/o servicios

adquiridos.

- A pesar de la importancia de la gestión logística en las instituciones

públicas, estas no reciben la atención debida, es por ello que cuando

surge el control gubernamental les obliga a considerar cambios

trascendentales en la gestión: pues proporciona, a través del control

preventivo, alternativas para mejorar la gestión.

- La influencia de la gestión logística en las instituciones públicas se ve

reflejado en su presupuesto y es evaluada objetiva y sistemáticamente

en relación al rendimiento de la entidad, orientada a mejorar la



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efectividad en el cumplimiento de objetivos y metas, eficiencia y

economía en el uso de los recursos del Estado, facilitando la toma de

decisiones y mejorando la gestión en la administración pública.

- Generalmente las entidades públicas no poseen directrices o controles

internos en esta Área logística, por lo que carecen de orientaciones

referentes a ello; actualmente la Sub Gerencia de Logística y Servicios

Auxiliares del Gobierno Regional La Libertad no cuenta con Manual de

Procedimientos, es por ello que las actividades administrativas, no se

llevan a cabo, siguiendo procedimientos formales; generando pérdida

de tiempo, descoordinación por lo que es necesario determinar de qué

manera la Auditoría de Gestión, influirá en la toma de decisiones en

los procesos logísticos, de la Sede Central del Gobierno Regional La

Libertad.



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V. INTRODUCCION



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1. ANTECEDENTES Y JUSTIFICACION DEL PROBLEMA:

1.1. ANTECEDENTES:

El Gobierno Regional La Libertad es una institución pública, con personería

jurídica de derecho público, con autonomía política, económica y

administrativa en asuntos de su competencia, constituyendo para su

administración económica y financiera, un Pliego Presupuestal, cuya finalidad

esencial es fomentar el desarrollo regional integral sostenible, promoviendo la

inversión pública y privada así como el empleo y garantizar el ejercicio pleno

de los derechos y la igualdad de oportunidades de sus habitantes, de acuerdo

con los planes y programas nacionales.

Como organización, mantiene una cultura ética, basada en el fomento y la

práctica de los valores de honestidad, equidad, transparencia y solidaridad.

Utiliza los recursos y las competencias asignados con eficiencia y eficacia,

buscando la excelencia con capacidad de innovación.

Como parte de la estructura que tiene el Gobierno Regional La Libertad; se

encuentra la Gerencia Regional de Administración, de la que depende la Sub

Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares, que tiene como función principal:

programar, organizar, dirigir, supervisar y controlar la previsión de bienes y

servicios para el Gobierno Regional La Libertad.

De la revisión efectuada, a diversas bibliotecas y/o en páginas de Internet no

se ha encontrado antecedentes de investigación referente al tema elegido,

excepto los siguientes:

AGREDA GAMBOA, Laura Jeannette, “La auditoría de Gestión como

instrumento de evaluación de los Recursos Humanos en la empresa textil

S.A”. Tesis para optar el título Profesional de Contador Público de la

Facultad de Finanzas de la Universidad Privada del Norte” año 2003. La

misma demostró que la aplicación de este tipo de auditoría permite

planificar, determinar prioridades y recursos a emplear en el área de

Recursos Humanos, subsanar y optimizar la gestión empresarial.

RUIZ CASTAÑEDA, Billy, “Auditoria de Gestión a una Entidad Pública”

Tesis para optar el título Profesional de Contador Público de la Facultad

de Ciencias Económicas de la Universidad Nacional de Trujillo” año 2000.

Se demostró la incidencia, el uso y la aplicación de Normas de auditoría



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logrando un mejoramiento en sus funciones y procedimientos de todas las

áreas de la entidad pública.

1.2. JUSTIFICACION:

La justificación de la investigación lo realizamos desde los siguientes

aspectos:

Justificación Académica

La presente investigación servirá de aporte a otros estudiantes que efectúen

su investigación en solucionar problemas referentes a auditorias de gestión

en el marco de los procesos logísticos, los que se aborda en la presente

investigación, marcándose como un antecedente de investigación para dichos

trabajos.

Justificación Científica

La presente investigación se justifica científicamente porque se sustenta en

conocimientos ya existentes que forman el marco teórico, que serán utilizados

para solucionar problemas, prácticas, y porque además sigue rigurosamente

el marco metodológico utilizado en la investigación científica: La Metodología

de la Investigación Científica

Justificación Institucional

La presente investigación al ser aplicada, aportará con el objeto de plantear

una solución práctica a los problemas en las adquisiciones directas de menor

cuantía que aquejan a la Sub Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares del

Gobierno Regional La Libertad, problemas que estando relacionados a la

productividad y eficiencia del personal, permitirá durante su aplicación,

obtener grandes beneficios personales, de procesos, económicos y de

imagen institucional ante la comunidad.

Justificación Técnica

La presente investigación se justifica técnicamente debido a que los

planeamientos que se proponen utilizan tecnología de punta existente y de

fácil acceso para su aplicación, lo cual no representa ningún impedimento

para su aplicación en la institución en estudio.

2. PROBLEMA



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¿De qué manera la Auditoría de Gestión, influye para mejorar la toma de

decisiones en los procesos logísticos, en la Sede Central del Gobierno

Regional La Libertad?

3. HIPOTESIS

“El proceso de la auditoría de gestión, influye en la mejora de la toma de

decisiones en los procesos logísticos del Gobierno Regional La Libertad,

permitiendo el uso adecuado de los recursos del Estado”.

Variable Independiente: El proceso de la auditoría de gestión.

Variable Dependiente: toma de decisiones

4. OBJETIVOS

4.1 OBJETIVO GENERAL

Determinar la influencia de la Auditoria de Gestión, en la toma de

decisiones en la Sub Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares del

Gobierno Regional La Libertad.

4.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

Establecer de qué manera la ejecución de la auditoría de gestión influye

en el óptimo desempeño de las funciones logísticas.

Determinar de qué manera la toma de decisiones influye en la mejora de

los procesos logísticos.

5. MARCO TEORICO

5.1 MARCO TEORICO

El Sistema Nacional de Control es el conjunto de órganos de control,

normas, métodos y procedimientos estructurados e integrados

funcionalmente destinados a conducir y desarrollar el ejercicio del control

gubernamental en forma descentralizada.

Su actuación comprende las actividades y acciones en los campos

administrativo, presupuestal, operativo y financiero de las entidades y



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alcanza al personal que presta servicios en ellas, independientemente del

régimen que las regule (Artículo 12 Ley Nº 27785).

El ejercicio del control gubernamental por el Sistema Nacional de Control

en las entidades, se efectúa bajo la autoridad normativa y funcional de la

Contraloría General de la República, la misma que establece los

lineamientos, disposiciones y procedimientos técnicos correspondientes a

su proceso, en función a la naturaleza y/o especialización de dichas

entidades, las modalidades de control aplicables y los objetivos trazados

para su ejecución. Dicha regulación permitirá la evaluación, por los

órganos de control, de la gestión de las entidades y sus resultados

(Artículo 14 Ley Nº 27785).

La modernización del Estado en el ámbito del control gubernamental

requiere del cabal cumplimiento de la Ley del Sistema Nacional de

Control, en su proyección moderna orientada al ejercicio de la auditoría de

gestión, en todas y cada una de las entidades conformantes del Sistema.

La auditoría moderna evalúa y proporciona información a los Poderes del

Estado y a la opinión pública, sobre las limitaciones, oportunidades y

posibilidades de la Administración Pública; y los resultados de su gestión

en relación con los planes, programas y presupuestos establecidos.

Determina los niveles de economía, eficacia y eficiencia que permitirán a

la Administración Gubernamental tomar las correspondientes decisiones.

La auditoría gubernamental, por tanto, se orienta a contribuir al

establecimiento de una organización adecuada y de los recursos

necesarios para cumplir con los objetivos y metas.

En el aspecto técnico, la auditoría gubernamental cuenta con un enfoque

procedimental concordante con los nuevos tiempos de cambio y

modernización. Desde el 27 de setiembre de 1998, fecha a partir de la

cual entran en vigencia las nuevas "Normas de Auditoría Gubernamental"

(NAGU), que viabilizarán el desarrollo profesional de la auditoría

gubernamental, acorde con la modernización del Estado.

Las NAGU se orientan a reforzar y actualizar el desarrollo de la auditoría

gubernamental, propiciando la prestación de un oportuno y efectivo



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servicio de la gestión pública. Permiten al auditor gubernamental contar

con un instrumento técnico que posibilite el desarrollo de sus actividades

profesionales, acordes con los cambios de diverso orden acontecidos en

el ámbito gubernamental, tanto a nivel nacional como mundial.

Los tiempos modernos, han convertido a la auditoría en un elemento

integral del proceso de Respondabilidad en el sector público. Por esta

razón, el auditor gubernamental requiere contar con normas ágiles y

modernas que lo orienten y permitan que la administración gubernamental

se apoye en su labor y busque la transparencia en su gestión. En este

contexto, las NAGU se orientan a uniformar el trabajo de la auditoría

gubernamental y a obtener resultados de calidad.

Para la Contraloría General de la República del Perú, las Normas de

Auditoría Gubernamental, que han sido elaboradas por un equipo técnico

de este Organismo, con el aporte de diversas instancias del Sector Público

Nacional, se proyectan como uno de los propósitos de modernizar los

procedimientos de auditoría que faciliten la auditoría gubernamental,

acordes con nuestra realidad nacional y las nuevas tendencias de la

auditoría gubernamental a nivel internacional, así como agilizar los

procedimientos de auditoría aplicables en las entidades del Sistema

Nacional de Control, vale decir los Órganos de Auditoría Interna.

El esfuerzo efectuado por la Contraloría General de la República del Perú

y la aplicación de las Normas de Auditoría Gubernamental contribuirán a

una mejor gestión del Sector Público y por ende al desarrollo del país.

El hecho más importante durante el Siglo XX que ha contribuido a elevar

la calidad profesional de la auditoría, ha sido el reconocimiento de la

necesidad y el desarrollo de las normas profesionales de auditoría que

rigen y guían el trabajo de la profesión contable cuando emite opinión

sobre las representaciones de la gerencia, efectuadas a través de los

estados financieros u otros tipos de informes.

Mientras tanto, durante el último tercio del Siglo XX, el sector público, que

ha estado caracterizado por sus esfuerzos fragmentados e ineficaces para

proporcionar algún tipo de medida que permita comprobar la confiabilidad

de sus operaciones financieras, inició finalmente su propia «Búsqueda de



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la Respondabilidad». Al término del Siglo XX, la disminución de nuevas

fuentes de ingresos y el incremento de la demanda por los servicios

públicos, están propiciando que los gobiernos tomen muy seriamente el

apropiado uso de los recursos financieros, así como a su respondabilidad

y auditoría.

Finalmente, en la última parte del Siglo, la Organización Internacional de

Instituciones Superiores de Auditoría (INTOSAI), promulgó normas

profesionales de auditoría aplicables al sector público. La presente

revisión de las Normas de Auditoría Gubernamental (NAGU) del Gobierno

Peruano ha sido actualizada en base a las normas mencionadas

anteriormente, y su promulgación reitera la dedicación a la Búsqueda de la

Respondabilidad por parte de la Contraloría General de la República de

Perú, pionera en este campo en América Latina

5.2 MARCO CONCEPTUAL

La Auditoria: Es un Examen profesional, objetivo y sistemático de

evidencias en el cual se opina sobre la razonabilidad de la información

financiera de acuerdo a principios, normas y técnicas contables, el grado

de cumplimiento de objetivos y metas.1

El control gubernamental: consiste en la supervisión, vigilancia y

verificación de los actos y resultados de la gestión pública, en atención al

grado de eficiencia, eficacia, transparencia y economía en el uso y destino

de los recursos y bienes del Estado, así como del cumplimiento de las

normas legales y de los lineamientos de política y planes de acción,

evaluando los sistemas de administración, gerencia y control, con fines de

su mejoramiento a través de la adopción de acciones preventivas y

correctivas pertinentes.

El control gubernamental es interno y externo y su desarrollo constituye un

proceso integral y permanente; la acción de control es la herramienta

esencial del Sistema, por la cual el personal técnico de sus órganos

conformantes, mediante la aplicación de las normas, procedimientos y

principios que regulan el control gubernamental, efectúa la verificación y 1 Diario Oficial El Peruano. Separata Especial Manual de Auditoria Gubernamental del 3/12/1998.

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evaluación, objetiva y sistemática, de los actos y resultados producidos

por la entidad en la gestión y ejecución de los recursos, bienes y

operaciones institucionales.

Las acciones de control: se realizan con sujeción al Plan Nacional de

Control y a los planes aprobados para cada órgano del Sistema de

acuerdo a su programación de actividades y requerimientos de la

Contraloría General. Dichos planes deberán contar con la correspondiente

asignación de recursos presupuestales para su ejecución, aprobada por el

Titular de la entidad, encontrándose protegidos por el principio de reserva.

Como consecuencia de las acciones de control se emitirán los informes

correspondientes, los mismos que se formularán para el mejoramiento de

la gestión de la entidad, incluyendo el señalamiento de responsabilidades

que, en su caso, se hubieran identificado. Sus resultados se exponen al

Titular de la entidad, salvo que se encuentre comprendido como presunto

responsable civil y/o penal.

Las entidades, tendrán necesariamente un Órgano de Auditoría Interna

ubicado en el mayor nivel jerárquico de la estructura de la entidad, el cual

constituye la unidad especializada responsable de llevar a cabo el control

gubernamental en la entidad.

El citado Órgano mantiene una relación funcional con la Contraloría

General, efectuando su labor, de conformidad con los lineamientos y

políticas que para tal efecto establezca el Organismo Superior de Control.

Las Normas de Auditoría Gubernamental - NAGU, son los criterios que

determinan los requisitos de orden personal y profesional del auditor,

orientados a uniformar el trabajo de la auditoría gubernamental y obtener

resultados de calidad.

Constituyen un medio técnico para fortalecer y uniformar el ejercicio

profesional del auditor gubernamental y permiten la evaluación del

desarrollo y resultados de su trabajo, promoviendo el grado de economía,

eficiencia y eficacia en la gestión de la entidad auditada.



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Se fundamentan en la Ley del Sistema Nacional de Control, su

Reglamento y en las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas. Las

NAGA son aplicables en su totalidad cuando se trata de una auditoría

financiera, y en lo aplicable, en una auditoría de asuntos financieros en

particular y otros exámenes especiales. La auditoría de gestión requiere,

sin embargo, normas complementarias y específicas para satisfacer las

necesidades propias de los citados exámenes.

Los auditores deben seleccionar y aplicar las pruebas y demás

procedimientos de auditoría que, según su criterio profesional, sean

apropiadas en las circunstancias para cumplir los objetivos de cada

auditoría. Esas pruebas y procedimientos deben planearse de tal modo

que permitan obtener evidencia suficiente, competente y relevante para

fundamentar razonablemente las opiniones y conclusiones que se

formulen en relación con los objetivos de la auditoría.

Las Normas de Auditoría Gubernamental son de cumplimiento obligatorio,

bajo responsabilidad, por los auditores de la Contraloría General de la

República, de los Órganos de Auditoría Interna de las entidades sujetas al

Sistema y de las Sociedades de Auditoría designadas por el organismo

superior de control. Asimismo, son de observancia, por los profesionales

y/o especialistas de otras disciplinas que participen en el proceso de la

auditoría gubernamental.

Se caracterizan por ser flexibles, permitiendo su adaptabilidad y

actualización, de ser necesario; así como servir de estándares para

ponderar la eficiencia y efectividad de la auditoría. Su estructura es la

siguiente:

a) Código, son los numerales que referencian al grupo de las normas y el

orden que tienen dentro de cada grupo.

b) Título, es la denominación de la norma.

c) Enunciado, es la exposición breve de la norma.

d) Detalle del enunciado, es la parte de la norma que facilita su

interpretación y correcta aplicación.

e) Limitación al alcance, es la parte de la norma que precisa las

excepciones a su cumplimiento.

El sistema logístico: se constituye por el conjunto de requerimientos de

las áreas usuarias; elaboración de Órdenes de Compra y/o Servicio;



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recepción, almacenamiento de distribución de bienes; además este

sistema se basa principalmente en la interrelación de sub sistemas

denominados: La gestión de compras, a través de la cual se adquiere

Bienes y Servicios requeridos en cantidades necesarias con la calidad y a

menores costos; La gestión de almacenes, encargada de recepcionar,

registrar, almacenar y distribuir los bienes y/o servicios adquiridos.

Definición de Auditoría de Gestión: Generalmente se entiende que la

auditoría operacional trata sobre la eficiencia y la efectividad, pero muchas

personas prefieren utilizar los términos de auditoría administrativa,

auditoría de desempeño, auditoría del rendimiento o auditoría de gestión;

todo esto se debe a que el concepto de este tipo de auditoría sigue

todavía evolucionando.

Al consultar la bibliografía de diferentes autores sobre el tema de auditoría

operativa, encontraremos que existen diferentes puntos de vista pero

podemos decir que en la actualidad el rol de la auditoría de gestión gira en

torno a la medición de la eficiencia y efectividad de la administración por lo

que el control debe centrar su accionar en la evaluación de los resultados,

es un tema que está siendo aplicado cada día con mayor énfasis, con la

finalidad de medir los resultados de una gestión empresarial.

El término auditoría de gestión, se refiere a un examen completo de una

unidad de operación o de una organización completa para evaluar sus

sistemas, controles y desempeño, en la forma medida por los objetivos de

su gerencia. Se centra además en la eficiencia, efectividad y economía de

las operaciones. El auditor evalúa los controles y sistemas de operación

de la gerencia sobre actividades tan diversas como las compras, el

procesamiento de datos, las entradas de mercancía, los despachos, los

servicios administrativos, la publicidad y la ingeniería.2

Es un examen objetivo, sistemático y profesional de evidencias realizado

con el fin de proporcionar una evaluación independiente sobre el

rendimiento de una entidad, orientada a mejorar la efectividad, eficiencia y

economía en el uso de los recursos, para facilitar la toma de decisiones a

2 MAC GRAW HILL, Irwin. “Auditoría un enfoque integral. Pág. 596



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los responsables de adoptar acciones correctivas y mejorar de éste modo

la gestión de la empresa.3

Para Hernández Rodríguez, Fernando “La auditoría operativa o de gestión

mediante modificación de políticas, controles operativos y acción

correctiva, desarrolla la habilidad para identificar las causas operacionales

posteriores que explican síntomas adversos evidentes en la eficiente

administración, con el objeto de identificar las áreas de reducción de

costos, mejorar métodos operativos e incrementar la rentabilidad con fines

constructivos y de apoyo a las entidades examinadas”. 4

Componentes de la Auditoria de Gestión:

Eficacia: Se entiende por eficacia al grado de cumplimiento de una meta,

la que puede estar expresada en términos de cantidad, calidad, tiempo,

costo, etc. Es fundamental por lo tanto que la organización cuente con una

planificación detallada, con sistemas de información e instrumentos que

permitan conocer en forma confiable y oportuna la situación en un

momento determinado y los desvíos, respecto a las metas proyectadas. Si

esto no existe, difícilmente podrá medirse la eficacia.

Eficiencia: Estos es obtener efectividad con el mínimo desperdicio, se

refiere a la relación entre los bienes o servicios producidos y los recursos

utilizados para producirlos. Una operación eficiente produce el máximo de

producto para una cantidad dada de insumos o requiere del mínimo

insumo para una calidad y cantidad de producto determinada. El objetivo

es incrementar la productividad.

Economía: Si la eficacia y eficiencia se han conseguido con el mínimo

costo. El concepto de economía evalúa si los resultados se están

obteniendo a los costos alternativos más bajos posibles. Está referido a los

términos y condiciones bajo los cuales los entes adquieren recursos

humanos y materiales. Una operación económica requiere que esos

recursos sean obtenibles en la cantidad y calidad adecuada de manera

oportuna y al más bajo costo.

3 MANUAL DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL, Pág. 167705 del Diario Oficial el Peruano edición de

fecha 23.Dic.1998. 4 HERNANDEZ RODRIGUEZ, Fernando “La Auditoría Operativa como instrumento en la decisión

empresarial” Pág. 37



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Proceso de la Auditoría de Gestión:

Se ha concretado en las siguientes etapas:

a) Planeamiento

Esta etapa garantiza que el resultado del examen de auditoría logre sus

objetivos y tenga efectos productivos.

El planeamiento, de la auditoria se refiere a la determinación de los

objetivos y alcance, la metodología a aplicarse, los criterios, el tiempo que

se requiere y la definición de los recursos que se consideren necesarios

para garantizar que el examen cubra las actividades más importantes de

la organización, su realización cuidadosa reviste especial importancia

cuando se evalúa la efectividad, eficiencia y economía en las entidades.

Cabe resaltar, que al recibir el encargo de examinar una entidad el auditor

debe, en primer término, orientar sus actividades hacia el conocimiento de

la entidad y el ambiente en la cual desarrolla sus actividades.

La etapa del planeamiento comprende las siguientes fases:

- Estudio Preliminar: se refiere a la obtención de información

- Revisión de objetivos, políticas y normas: revisión analítica de la

información obtenida

- Elaboración del Plan de Auditoría: Resume las decisiones más

relativas a la estrategia adoptada para el desarrollo de la auditoría.

b) Ejecución

Es la etapa dirigida básicamente a la obtención de evidencias suficientes,

competentes y relevantes del hecho encontrado, comprende las siguientes

etapas:

- Revisión y evaluación del control interno gerencial: tiene el

propósito de identificar las áreas críticas y desarrollar un examen

profundo de ellas.

- Elaboración del Programa de Auditoría

- Comunicación de Hallazgos

- Evaluación de las aclaraciones



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c) Informe

En esta etapa se presentan los resultados obtenidos durante el desarrollo

de cada una de las fases anteriores.

Los principales objetivos del Informe son:

- Brindar suficiente información sobre las deficiencias más

significativas

- Recomendar mejoras en la gestión de la entidad

Definición de Toma de Decisiones: Es un proceso durante el cual la

persona debe escoger entre dos o más alternativas. Todos y cada una de

nosotros pasamos los días y las horas de nuestra vida teniendo que tomar

decisiones. Algunas decisiones tienen una importancia relativa en el

desarrollo de nuestra vida, mientras otras son gravitantes en ella.

En los administradores, el proceso de toma de decisiones es sin duda una

de las mayores responsabilidades, para lo cual la información es un factor

importante; toda vez que a información requerida en estas decisiones

representan el punto de partida para llevar a cabo acciones que finalmente

afectarán el desempeño de la organización.

Con frecuencia se dice que las decisiones son algo así como el motor de

los negocios y en efecto, de la adecuada selección de alternativas

depende en gran parte el éxito de cualquier organización.

Definición de Examen Especial: Es el examen que combina la auditoría

financiera con la de gestión pero de menor alcance; obedece a denuncias

de diversa índole, cumplimiento de disposiciones especiales de la entidad,

así como a requerimiento del Órgano Rector.5

Definición de Control Interno: Es el conjunto de planes, procedimientos,

políticas, normas y métodos de organización, los cuales tienen por objeto

asegurar una eficiente seguridad y eficacia administrativa y operativa, así

como alentar y supervisar una buena gestión, incluyendo la actitud de las

autoridades y el personal organizado e instruido en cada entidad y

proporcionar seguridad razonable de poder lograr las metas y objetivos

propuestos, es considerado también como un proceso continuo, ejecutado

por la dirección, la gerencia y el personal de la entidad para proporcionar

5 ALVAREZ ILLANES, Juan Francisco “Auditoría Gubernamental Integral –Técnicas y Procedimientos”

Pág. 15.



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seguridad y confiabilidad de las funciones, competencias y atribuciones

encomendadas.6

6. MATERIAL Y DISEÑO DE INVESTIGACION

6.1 Población

Por la Sub Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares: Todo el personal

responsable de la gestión de compras, conformado por 12 contratados y

01 Jefe designado de la Sub Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares

del Gobierno Regional La Libertad.

Por la áreas usuarias de la sede central: Son 12 áreas usuarias,

representadas por el responsable de la requerimiento y recepción de las

adquisiciones.

6.2 Muestra

Dado que la población a analizar es pequeña, se tomó la decisión de

trabajar con toda la población.

6.3 Diseño de la Investigación:

Variable Independiente:

X: El proceso de la auditoría de gestión.

Indicadores:

X1: Planes de Auditoría (% de Planes aprobados por Contraloría General

en los últimos 05 años).

X2: Informes emitidos (% de Informes reformulados por Contraloría

General en los últimos 05 años).

Variable Dependiente

Y: toma de decisiones

Indicadores:

Y1: Efectividad, eficiencia y economía (% de ahorro)

Y2: Metas y Objetivos (% en el logro de los objetivos)

6 ALVAREZ ILLANES, Juan Francisco “Auditoría Gubernamental Integral –Técnicas y Procedimientos”

Pág. 149 .



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7. METODOS Y TÉCNICAS

7.1 Métodos:

Se usaron los métodos, cuyas características son: Inductivo - Deductivo,

Analítico y Sintético.

Método Inductivo, Deductivo, permitió establecer a través de la observación

y el análisis, ver la problemática en su real dimensión, y nos posibilitó la

opción de proponer y sugerir la solución al problema planteado.

Del análisis de documentos que es algo específico hasta la emisión del

Informe Final y del análisis del Informe Final que es algo general, hasta la

implementación de recomendaciones que es algo específico.

Métodos Analítico y Sintético, nos permitió en forma particular, analizar y

sintetizar la información recogida, y posteriormente llegar a las

correspondientes conclusiones y recomendaciones finales.

7.2 Técnicas

Se verificó, en los últimos 05 años, la existencia de Planes de Anuales de

Auditoría aprobados por Contraloría General; asimismo se verificó la

cantidad de Informes de Auditoría de Gestión emitidos y que hayan sido

materia de reformulaciones por parte de la Contraloría General.

Se contrastó con las mejoras realizadas, analizando el cumplimiento de

metas y objetivos de la Sub Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares

de la Entidad y el incremento de la eficiencia en cuanto al ahorro que ha

tenido esta área luego de que se realizó la auditoría de gestión.

Los datos fueron recopilados en las instalaciones de la Sub Gerencia de

Logística y Servicios Auxiliares de la Sede Central del Gobierno Regional

La Libertad.

Las técnicas utilizadas fueron las entrevistas, que se realizó a los

profesionales y técnicos relacionados con el área de logística,

cuestionarios a los responsables de la gestión de compras de la Sub

Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares del Gobierno Regional La



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Libertad; así mismo se aplicó cuestionarios a los responsables de las

áreas usuarias de la Sede Central, a fin de conocer el grado de eficiencia

en la distribución de bienes, finalmente se procedió a analizar la

documentación a fin de determinar de qué manera influye la auditoría de

gestión en la mejora de la toma de decisiones en los procesos logísticos

de la Sede Central.

VI. RESULTADOS



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RESULTADOS

A continuación se presentan los resultados de la investigación realizada para

lo cual se desarrolló una Auditoría de Gestión a la Sub Gerencia de Logística

y Servicios Auxiliares periodo 2010, la misma que se presenta como Anexo

N° 01: Informe Final, y luego se ha evaluado la influencia de ésta en la toma

de decisiones en los procesos logísticos y la implementación de las

recomendaciones.

AUDITORIA DE GESTION EN EL AREA DE LOGISTICA

Respecto al objetivo “establecer si la ejecución de la auditoría de gestión

influye en el óptimo desempeño de las funciones logísticas”, se

desarrolló la Auditoria de Gestión en la Sub Gerencia de Logística y Servicios

Auxiliares del Gobierno Regional La Libertad, correspondientes al año 2010,

para lo cual se dio cumplimiento al proceso de desarrollo de la auditoría de

gestión, se presenta a continuación la etapa de ejecución, mostrando los

encontrado:

En la obtención de evidencias suficientes, relevantes, competentes y

pertinentes sobre los asuntos más importantes se aplicó el cuestionario de

Control Interno, con la finalidad de determinar el grado de solidez del control

interno instaurado en la Sub Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares,

emitiéndose las respectivas recomendaciones para mejorar y lograr mayor

eficiencia y efectividad. Como resultado se puede determinar:

Organización

Se corrobora que la Sub Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares,

carece de documentos de gestión actualizados.

El Recurso Humano no se encuentra debidamente capacitado, para el

desarrollo de sus funciones.

La comunicación es horizontal solo a nivel de Jefes

La comunicación no es rápida ni clara

Gestión de Compras

No se cuenta con un Registro de Proveedores actualizados, solo se toma

en cuenta a proveedores con los que se mantiene un abastecimiento

regular.

No existe un adecuado procedimiento para adquisiciones inmediatas no

programadas

Carecen de formatos para formulación de requerimientos

Carecen de programa de constatación de servicios prestados por terceros



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Gestión de Almacén

Desconocimiento de stock suficiente para cubrir las necesidades de las

áreas de la Sede Central del Gobierno Regional La Libertad.

Falta de control de existencias devueltas

No existe desagregación de Funciones en almacén

Carecen de fianza actualizada para Jefe de almacén

No cuentan con medidas de seguridad contra incendio y robo

Respecto al Informe Final de Auditoría, mostrado en el anexo N° 01, en este

Informe practicado a la Sub Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares – Periodo

2010, que se llevó a cabo en el periodo 2011, se presentan como resultado del

proceso de evaluación de los hallazgos remitidos y con las aclaraciones recibidas,

han sido establecidas las siguientes situaciones significativas, cuya naturaleza

deficiente permite oportunidades de mejora y/o corrección por parte de la Sub

Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares:

1. SUB GERENCIA DE LOGISTICA Y SERVICIOS AUXILIARES NO

CUENTA CON DOCUMENTOS DE GESTION.

Se ha evidenciado que la Sub Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares, no

cuenta con Manual de Procedimientos, ni un Flujograma de actividades, que le

permita simplificar sus procedimientos en la adquisición de bienes y servicios,

además se evidenció que el Manual de Organización y Funciones que se

encuentra vigente es del año 2003; lo que genera obsolescencia, toda vez que las

actividades diarias de los servidores, están definidas por la experiencia propia;

generando duplicidad de funciones, pérdida de tiempo y desorganización en el

desarrollo de sus funciones lo que imposibilita tener una situación real optima y

rápida para una adecuada toma de decisiones.

2. DURANTE EL EJERCICIO NO EXISTIO CAPACITACION Y

ENTRENAMIENTO AL PERSONAL.

Se constató que el personal de la Sub Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares

no recibió capacitación por parte de la entidad, durante el ejercicio 2010, se

capacitan con sus propios medios, desarrollando sus actividades basados en su

conocimiento y experiencia adquirida, originando que el personal sea improductivo

en la realización de sus labores diarias.



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3. CARENCIA DE REGISTRO DE PROVEEDORES

Se determinó que el manejo de proveedores es ineficiente; toda vez que no se

encuentran clasificados y no se puede precisar quiénes son los actuales, ni

quienes los potenciales; además, de no identificar los proveedores que ofrecen la

misma categoría de productos y/o servicios, sus precios y sus ofertas, entre otros

aspectos.

Del mismo modo; la selección y evaluación de los proveedores, se realiza con

aquellos con los que se mantiene abastecimiento regular, desconociendo la oferta

de otros.

4. FALTA DE PROCEDIMIENTOS PARA ADQUISICIONES INMEDIATAS

NO PROGRAMADAS

De la evaluación a la documentación de bienes se ha evidenciado que se hace

caso omiso a la normativa, obviando criterios esenciales de calidad, precio y

oportunidad; al no solicitar por lo menos tres cotizaciones, ni invitar a proveedores

para conocer sus respectivas ofertas, calidad y forma de pago.

5. FALTA DE DESAGREGACION DE FUNCIONES EN ALMACEN

De la revisión a los ambientes de almacén se ha determinado que la misma

persona que recepciona los bienes es la misma que registra su ingreso en las

tarjetas de control visible y es la misma que realiza el inventario final, lo que

evidencia que no existe separación de funciones incompatibles, en aras de la

transparencia en la gestión de almacenes.

6. CARENCIA DE MEDIDAS DE SEGURIDAD CONTRA INCENDIO Y

ROBO EN ALMACEN

Se ha verificado que el almacén de bienes no cuenta con las instalaciones

apropiadas ni con las prevenciones contra incendio y robo, toda vez que no

cuenta con una póliza de seguro que respalde cualquier eventualidad.



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TOMA DE DECISIONES DEL AREA DE LOGISTICA

Referente al Objetivo “determinar de qué manera la toma de decisiones influye

en la mejora de los procesos logísticos”, se verificó el grado de Implementación

de recomendaciones y las mejoras que esto significó en los procesos logísticos,

determinando lo siguiente:

En mérito a las observaciones y conclusiones expuestas en el Informe de

Auditoría de Gestión practicado a la Sub Gerencia de Logística y Servicios

Auxiliares del Gobierno Regional La Libertad influyó para que esta área inicie de

las acciones administrativas disponiendo la implementación de las

recomendaciones del Informe de auditoría para lo cual adoptó los siguientes

correctivos:

1. SUB GERENCIA DE LOGISTICA Y SERVICIOS AUXILIARES

ELABORO DOCUMENTOS DE GESTION, PROPONIENDO A LA

ENTIDAD QUE LOS APRUEBE.

La Sub Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares, elaboró una propuesta de

Manual de Procedimientos, Flujograma de actividades, actualización del Manual

de Organización y Funciones a fin de proponer su aprobación, sustentando que

contar con estos documentos de gestión le permitirá simplificar sus procedimientos

en la adquisición de bienes y servicios generando una real, óptima y rápida para

una adecuada toma de decisiones. (Ver Anexo N°05).

2. SUB GERENCIA DE LOGISTICA Y SERVICIOS AUXILIARES HA

PROGRAMADO DENTRO DE SU PRESUPUESTO UNA PARTIDA QUE

SERA DESTINADA PARA CAPACITACION DE SU PERSONAL.

La Sub Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares, programó en su

presupuesto para el año 2011 una partida específica para ser destinada a

capacitar a su personal, para lo cual ha dispuesto que la secretaria elabore un

programa de capacitación anual. El presupuesto asignado es la siguiente:

Capacitación realizado por personas Jurídicas, específica 2.3.2.7.3.1,

importe asignado S/. 4840.00.

3. SUB GERENCIA DE LOGISTICA Y SERVICIOS AUXILIARES DISPUSO

LA CREACION DE UN REGISTRO DE PROVEEDORES



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La Sub Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares dispuesto que el

responsable del área de adquisiciones lleve un Registro actualizado de los

proveedores de la entidad a fin de clasificarlos y precisar quiénes son los

proveedores que ofrecen la misma categoría de productos y/o servicios, sus

precios y sus ofertas, entre otros aspectos.

4. SUB GERENCIA DE LOGISTICA Y SERVICIOS AUXILIARES SOLICITO

AL AREA DE RECURSOS HUMANOS ROTEN A UN TECNICO

ADMINISTRATIVO PARA EL AREA DE ALMACEN

La Sub Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares, solicitó a la Sub Gerencia

de Recursos Humanos la rotación de un Técnico Administrativo a fin de que

apoye en almacén, delegándole el registro de bienes en las tarjetas de control

visible. De esta manera separa las funciones de quien recepciona el bien y de

quien lo entrega.

5. SUB GERENCIA DE LOGISTICA Y SERVICIOS AUXILIARES

ADQUIRIO UNA POLIZA DE SEGURO CONTRA INCENDIO PARA EL

ALMACEN DE LA ENTIDAD

La Sub Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares adquirió para este año una

póliza de seguro contra incendio en las instalaciones de almacén, a fin de

respaldar cualquier eventualidad, el importe de la póliza de seguros asciende a

S/. 100,000.00.

Es decir que de los 06 puntos críticos que determinó la auditoría de gestión, la Sub

Gerencia de Logística, logró implementar 5 puntos observados, lo cual significa el

83%; es decir los resultados de la auditoría de gestión influyeron en las decisiones

que adoptó la Sub Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares, mejorando sus

procesos logísticos en un 83%.

REVISION DE PLANES Y PROGRAMAS DE AUDITORÍA

Se revisaron los archivos del Órgano de Control Institucional del Gobierno

Regional La Libertad y se obtuvo información referente a los Planes Anuales

existentes durante los 05 últimos años, los mismo que cuentan con su Resolución

de aprobación de la Contraloría General de la República.



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Periodo del

Plan Anual

Resolución de

Aprobación

Considera

auditoria a

Logística

Grado de

cumplimiento de

PAC

Comentarios

2011 Resolución de

Contraloría

General N° 062-

2011-CG.

SI 100 % Examen Especial

al área de

Logística

2010 Resolución de

Contraloría

General N° 015-

2010-CG.

NO 90% - se culminó

al 100% en el

2011

No se programó

controles a

Logística

2009 Resolución de

Vicecontralora Nº

028-2009-CG.

SI 80% - se culminó

al 100% en el

2010

A los Sistemas

Administrativos,

pero no se logró

auditar al área de

Logística

2008 R.C. Nº 017-

2008-CG


al 100% en el

2009

No se programó

controles a

Logística

2007 R.C. Nº 107-

2007-CG


al 100% en el

2008

No se programó

controles a

Logística Fuente: Información del OCI -GRLL

Del cuadro anterior se establece que durante los últimos 05 años no se realizó

auditoría a la Sub Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares de la Sede Central

del Gobierno Regional La Libertad.

REVISION DE INFORMES EMITIDOS DE AUDITORÍA

No se encontró en los archivos, informes reformulados referentes al área de

logística de la Entidad, lo cual indica que el desarrollo de auditorías realizado en la

entidad tienen un alto grado de aceptación y credibilidad, siendo considerado

como Informes competentes.

PRESUPUESTO EJECUTADO



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La Sub Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares antes de la Auditoria de

Gestión, ejecutó un presupuesto mayor, que el monto ejecutado en el 2011, luego

de haber implementado las recomendaciones de la auditoría de gestión.

FUENTES DE

FINANCIAMIENTO

PRESUPUESTO

INSTITUCIONAL

MODIFICADO

PRESUPUESTO

INSTITUCIONAL

MODIFICADO

PRESUPUESTO

PARA BIENES

Y SERVICIOS

PRESUPUESTO

PARA BIENES

Y SERVICIOS

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL

2010

2011 2010

2011

2010 2011

Recursos

Ordinarios 2,491,295.80 3,558,994.00 1,494,777.48 1,779,497.00 1,694,081.14 2,918,375.08

Recursos

Directamente

Recaudados 624,508.50 1,249,017.00 312,254.25 874,311.90 337,234.59 999,213.60

Donaciones y

Transferencias 500,000.00 0.00 200,000.00 400,000.00

TOTAL 3,615,804.30 4,808,011.00 2,007,031.73 2,653,808.90 2,431,315.73 3,917,588.68

Estos resultados muestran que la Sub Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares

obtuvo una mayor eficiencia en la ejecución del presupuesto para bienes y

servicios de un 62 %.

Estos resultados fueron consecuencia de la toma de decisiones que realizó la Sub

Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares al disponer la implementación de las

recomendaciones del Informe de auditoría de Gestión.



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VII. DISCUSION



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DISCUSIÓN

De los resultados obtenidos en la presente investigación, los mismos que se

han mostrado en la sección anterior, se confirma que la auditoría de gestión

influye a mejorar la toma de decisiones en los procesos logísticos, toda vez

que ha optimizado la gestión de la Sub Gerencia de Logística y Servicios

Auxiliares, fortaleciendo la gestión administrativa de la entidad y garantizando

el eficiente manejo de los recursos del Estado, con lo cual la entidad

demuestra eficiencia en el desarrollo de las actividades logísticas y en las

mejores condiciones de celeridad, calidad y economía.

Asimismo, los resultados obtenidos, son concordantes con los comentarios de

algunos autores, que confirman que el ejercicio sostenido del control influye

en el desarrollo de las actividades de la entidad, expuestos en su eficacia,

transparencia y economía en la adquisición de bienes y contratación de

servicios, se citan algunos:

CASTILLO CHAVEZ, José, en su libro, Administración Pública – Volumen

III (editora Real editores), indica que el control permanente de la eficiencia,

eficacia, legalidad, transparencia y economía le corresponde a la propia

entidad, en el proceso de adquisición de bienes y contratación de

servicios, así mismo señala que el control posterior se realiza mediante

auditoría y exámenes especiales para evaluar en qué medida las normas

internas, lineamientos y procedimientos puestos en práctica por las

entidades han sido eficaces para salvaguardar sus activos y tener una

gestión eficiente que cumpla con las metas y programas trazados,

logrando la obtención de los resultados previstos.7

ALVARADO MAIRENA, José, en su libro, Administración Gubernamental

– Volumen I (editora Jurídica GRIJLEY), indica que el abastecimiento es

una función orientada a proporcionar en forma oportuna los bienes,

materiales y los servicios que se requiere la acción gubernamental para el

cumplimiento de sus fines. En tal sentido, señala el autor, el

abastecimiento cumple un rol muy importante en el funcionamiento interno

de una entidad dado que, de su eficiencia dependerá el desarrollo de las

actividades institucionales en las mejores condiciones de celeridad,

calidad y productividad.8

7 CASTILLO CHAVEZ, José, “Administración Pública”, Volumen III. Pág. 2327, editora Real editores

8 ALVARADO MAIRENA, José, “Administración Gubernamental”, Volumen I. Pág. 633, editora Jurídica

GRIJLEY.



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VIII. CONCLUSIONES



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CONCLUSIONES

A continuación se presentan una serie de planteamientos generales a manera

de conclusiones obtenidas en el desarrollo de los objetivos específicos. Se

espera que sirvan de base explicativa del problema estudiado.

1. El desarrollo de la investigación ha permitido determinar que la auditoría

de gestión constituye una forma de evaluación para la mejora en la toma

de decisiones, y que su aplicación de manera sostenida influye

favorablemente en la actividad de la Sub Gerencia de Logística y

Servicios Auxiliares. Lo que prueba la hipótesis general del trabajo de

investigación.

(CONCORDANTE CON LA HIPOTESIS)

2. El desarrollo de la auditoría de Gestión influye positivamente en la toma

de decisiones de la Sub Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares, toda

vez que se comprobó que esta práctica ayuda a mejorar y optimizar la

utilización de los recursos del Estado.

(CONCORDANTE CON EL OBJETIVO GENERAL)

3. Se logró establecer que la auditoría de gestión influye de manera directa

y significativa en el desempeño de las funciones logísticas, debido a que

se detectó desviaciones que fueron superadas por la entidad optimizando

los recursos de la entidad, reflejados en el ahorro económico.

(CONCORDANTE CON EL OBJETIVO ESPECIFICO N° 01)

4. Se logró determinar que la toma de decisiones influyó significativamente

en la mejora de los procesos logísticos, mostrando mejor flujo de los

bienes, generando una disminución de riesgos en almacenamiento y una

óptima distribución de los bienes.

(CONCORDANTE CON EL OBJETIVO ESPECIFICO N° 02)



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IX. RECOMENDACIONES



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RECOMENDACIONES

De las conclusiones encontradas es este estudio, se infieren las siguientes

recomendaciones:

1. Que este estudio en la forma que se plantea es de utilidad práctica, a los

Directivos de una entidad, en razón que presenta la aplicabilidad que

tiene la auditoría de gestión en el mejoramiento de los procedimientos; por

lo que se recomienda se continúe con este tipo de investigaciones.

(CONCLUSION N° 01).

2. Con el objeto de hacer más riguroso el control dentro de las

organizaciones, es conveniente que su metodología de control sea a

través de la auditoría de gestión, como una nueva perspectiva que

garantizaría la labor gerencial y el adecuado manejo de los recursos

asignados a las instituciones.


3. Con el objeto de hacer más riguroso el control dentro de las

organizaciones, es conveniente que su metodología de control sea a

través de la auditoría de gestión, como una nueva perspectiva que

garantizaría la labor gerencial y el adecuado manejo de los recursos

asignados a las instituciones.


4. Las instituciones públicas deben establecer sistemas uniformes de control

interno en el área de logística; debiendo incluir políticas claras y definidas,

como manuales actualizados y procedimientos consistentes que sirvan de

apoyo a una adecuada toma de decisiones.




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X. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS



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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

1 Diario Oficial El Peruano. Separata Especial Manual de Auditoria

Gubernamental del 23/12/1998. Página 167615

2 MAC GRAW HILL, Irwin “Auditoría un enfoque integral. Pág. 596

3 MANUAL DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL, Pág. 167705 del Diario Oficial

el Peruano edición de fecha 23.Dic.1998. HERNANDEZ RODRIGUEZ,

Fernando “La Auditoría Operativa como instrumento en la decisión empresarial”

Pág. 37

4 ALVAREZ ILLANES, Juan Francisco “Auditoría Gubernamental Integral –

Técnicas y Procedimientos” Pág. 15.

5 ALVAREZ ILLANES, Juan Francisco “Auditoría Gubernamental Integral –

Técnicas y Procedimientos” Pág. 149.

6 CASTILLO CHAVEZ, José, “Administración Pública”, Volumen III. Pág. 2327,

editora Real editores.

7 ALVARADO MAIRENA, José, “Administración Gubernamental”, Volumen I.

Pág. 633, editora Jurídica GRIJLEY.



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XI. ANEXOS



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GOBIERNO REGIONAL LA LIBERTAD

“Decenio de las Personas con Discapacidad en el Perú”

“AÑO DEL CENTENARIO DE MACHU PICCHU PARA EL MUNDO”

INFORME Nº 001-2011-2-5342

AUDITORIA DE GESTION AL AREA DE LOGISTICA Y SERVICIOS

AUXILIARES DEL GOBIERNO REGIONAL LA LIBERTAD

I. INTRODUCCIÓN

1. Origen y Motivo:

El Examen Especial a la Sub Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares

del Gobierno Regional La Libertad, se ejecutó como una Acción de

Control no programada en el Plan Anual de Control 2010, aprobado con

Resolución de Contraloría General N° 062-2011-CG, acreditándose para

tal efecto se acreditó a una Comisión Auditora.

2. Naturaleza y Objetivos:

Esta acción de control constituye por su naturaleza una Auditoria de

Gestión, siendo su Objetivo General, determinar la adecuada utilización de

los fondos en los procesos Logísticos, analizando si estos se enmarcaron

dentro de la normativa vigente.

Como objetivos específicos:

1. Evaluar que tan adecuados y efectivos son los procedimientos de

adquisición de Bienes y Servicios u otros medios empleados por la

Sub Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares, y si estos le

permiten adquirirlos con buena calidad y bajo costo, durante el

periodo 2010.

2. Verificar el cumplimiento de la normativa en el uso de los recursos

destinados a adquisición de bienes y servicios.



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3. Verificar los controles existentes de acuerdo al procedimiento

establecido para la adquisición de bienes.

4. Examinar la documentación sustentatoria en forma selectiva de

todos los procedimientos de la Sub Gerencia de Logística y

Servicios Auxiliares.

5. Comprobar si las adquisiciones son ingresadas al almacén y si el

procedimiento se enmarca en la normativa.

3. Alcance:

La Auditoria de Gestión realizada a la Sub Gerencia de Logística y

Servicios Auxiliares del Gobierno Regional La Libertad corresponde al

Ejercicio Presupuestal 2010, desarrollándose de conformidad con las

Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas (NAGAs), Normas de

Auditoria Gubernamental (NAGU) y al Manual de Auditoría Gubernamental

(MAGU) y sus modificatorias. Comprendió el análisis y revisión de la

utilización de los fondos en los procesos Logísticos, analizando si estos se

enmarcaron dentro de la normativa vigente.

Los procedimientos considerados en el programa de auditoría, dan

básicamente cobertura a la verificación del cumplimiento de los aspectos

de gestión, relacionados con su efectividad, eficiencia, economía y

transparencia.

4. Antecedentes y normativa aplicable:

4.1. Antecedentes:

El Gobierno Regional La Libertad fue creado por Ley Nº 25667,

publicada en el diario oficial El Peruano el 05.ENE.1989; inicia sus

operaciones como tal en base a la Ley Nº 27867 - Ley Orgánica de

Gobiernos Regionales publicada el 16.NOV.2002, esta Ley ha sido

modificada con la Ley Nº 27902 del 30.DIC.2002.

Para el año 2009 propone una Visión, definida como: SOMOS UN

GOBIERNO REGIONAL CONSOLIDADO, INTEGRADO POR

PERSONAS CALIFICADAS Y COMPROMETIDAS, CON UNA

GESTION EFICIENTE Y TRANSPARENTE, QUE NOS HA

POSICIONADO COMO LA INSTITUCIÓN QUE LIDERA EL

DESARROLLO INTEGRAL Y SOSTENIBLE DE LA REGION,

CUMPLIENDO CON EL MANDATO Y LAS ASPIRACIONES DE SU

POBLACION.



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Como Misión propone. SOMOS UN ORGANISMO PUBLICO

DESCENTRALIZADO QUE, EN FORMA CONCERTADA,

PROMUEVE EL DESARROLLO INTEGRAL Y

SOSTENIBLE DE LA REGION. COMO ORGANIZACIÓN,

MANTENEMOS UNA CULTURA ETICA, BASADA EN EL FOMENTO

Y LA PRACTICA DE LOS VALORES DE HONESTIDAD, EQUIDAD,

TRANSPARENCIA Y SOLIDARIDAD. UTILIZAMOS LOS RECURSOS

Y LAS COMPETENCIAS ASIGNADOS CON EFICIENCIA Y

EFICACIA

4.2. Normativa aplicable:

Ley Nº 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la

Contraloría General de la República.

Ley Nº 27867, Ley Orgánica de Gobiernos Regionales

Ley Nº 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto

Ley Nº 28112, Ley Marco de la Administración Financiera del Sector

Público

Ley Nº 29289, Ley de Presupuesto del Sector Público para el año

fiscal 2009

Ley N° 28716, Ley de Control Interno de las Entidades del Estado

D. Legislativo Nº 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa

Resolución de Contraloría General N° 320-2006-CG, aprueba Normas

de Control Interno.

Reglamento de Organización y Funciones, aprobado mediante

Ordenanza Regional Nº 010-2005-CR/RLL del 30.MAY.2005.

Reglamento de Organización y Funciones del Programa de Asistencia

Solidaria, aprobado mediante Resolución Ejecutiva Regional Nº 798-

2005 GRLL/PRE del 04.AGO.2005.

Manual de Organización y Funciones, aprobado mediante RER Nº

344-2003-GRLL-PRE del 16.JUN.2003.

Manual de Auditoria Gubernamental, aprobado con R.C. N° 152-98-

CG

Normas Internacionales de Auditoria

Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas.

5. Comunicación de Hallazgos:



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En cumplimiento con la NAGU 3.60 - Comunicación de Hallazgos,

aprobada mediante Resolución de Contraloría Nº 162-1995-CG, N° 112-

1997-CG, N° 141-1999-CG y Resolución de Contraloría N° 259-2000-CG,

los hallazgos de auditoría fueron comunicados por escrito a los

funcionarios y servidores de las Áreas comprendidas en la Sub Gerencia

de Logística y Servicios Auxiliares, quienes participaron en los hechos

materia del presente examen, a fin que formulen sus aclaraciones y/o

comentarios debidamente documentados, los mismos que han sido

evaluados y considerados al emitir el presente Informe.

6. Memorando de Control Interno:

Como resultado de la evaluación del control interno se determinaron

deficiencias, (Anexo Nº 02), se ha emitido un Memorando de Control

elevado a la Presidencia Regional, conteniendo debilidades de control

para su evaluación e implementación.

La Presidencia Regional, no ha reportado las acciones correctivas que ha

dispuesto a la fecha de emisión del presente informe.

7. Relación de partícipes:

La relación del personal involucrado en las observaciones materia del

presente Informe se muestra en el Anexo Nº 01.



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II. OBSERVACIONES

Como resultado del proceso de evaluación de los hallazgos remitidos y con las

aclaraciones recibidas, han sido establecidas las siguientes situaciones

significativas, cuya naturaleza deficiente permite oportunidades de mejora y/o

corrección:

1. SUB GERENCIA DE LOGISTICA Y SERVICIOS AUXILIARES NO

CUENTA CON DOCUMENTOS DE GESTION.

Se ha evidenciado que la Sub Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares, no

cuenta con Manual de Procedimientos, ni un Flujograma de actividades, que

le permita simplificar sus procedimientos en la adquisición de bienes y

servicios, además se evidenció que el Manual de Organización y Funciones

que se encuentra vigente es del año 2003; lo que genera obsolescencia, toda

vez que las actividades diarias de los servidores, están definidas por la

experiencia propia; generando duplicidad de funciones, pérdida de tiempo y

desorganización en el desarrollo de sus funciones lo que imposibilita tener una

situación real optima y rápida para una adecuada toma de decisiones;

inobservando las Normas Generales de Control Interno, aprobadas con

Resolución de Contraloría General N° 320-2006-CG, en la Norma N° 03

Norma General para el Componente Actividades de Control, numeral 3.8

Documentación de procesos, actividades y tareas, “Los procesos, actividades

y tareas deben estar debidamente documentados para asegurar su adecuado

desarrollo de acuerdo con los estándares establecidos, facilitar la correcta

revisión de los mismos y garantizar la trazabilidad de los productos o servicios

generados”.

2. DURANTE EL EJERCICIO NO EXISTIO CAPACITACION Y

ENTRENAMIENTO AL PERSONAL.

Se constató que el personal de la Sub Gerencia de Logística y Servicios

Auxiliares no recibió capacitación por parte de la entidad, durante el ejercicio

2010, se capacitan con sus propios medios, desarrollando sus actividades

basados en su conocimiento y experiencia adquirida, originando que el

personal sea improductivo en la realización de sus labores diarias;

inobservando las Normas Generales de Control Interno, aprobadas con

Resolución de Contraloría General N° 320-2006-CG, en la Norma N° 01 Norma



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General para el componente Ambiente de Control, inciso 1.5 Administración de

Recursos Humanos, numeral 02 “ el titular o funcionario designado debe definir

políticas adecuadas que garanticen (…) el desarrollo del personal (…). En el

desarrollo del personal se debe considerara la creación de condiciones

laborales adecuadas, la promoción de actividades de capacitación y formación

(…)”

3. CARENCIA DE REGISTRO DE PROVEEDORES

Se determinó que el manejo de proveedores es ineficiente; toda vez que no se

encuentran clasificados y no se puede precisar quiénes son los actuales, ni

quienes los potenciales; además, de no identificar los proveedores que ofrecen

la misma categoría de productos y/o servicios, sus precios y sus ofertas, entre

otros aspectos.

Del mismo modo; la selección y evaluación de los proveedores, se realiza con

aquellos con los que se mantiene abastecimiento regular, desconociendo la

oferta de otros; inobservando las Normas Generales de Control Interno,

aprobadas con Resolución de Contraloría General N° 320-2006-CG, en la

Norma N° 03 Norma General para el Componente Actividades de Control,

numeral 3.4 Controles sobre acceso a los recursos o archivos “ El acceso a los

recursos o archivos debe limitarse al personal autorizado que sea responsable

por la utilización y custodia debe evidenciarse a través del registro en recibos,

inventarios o cualquier otro documento o medio que permita llevar un control

efectivo sobre los recursos o archivos”.

4. FALTA DE PROCEDIMIENTOS PARA ADQUISICIONES INMEDIATAS

NO PROGRAMADAS

De la evaluación a la documentación de bienes se ha evidenciado que se hace

caso omiso a la normativa de Adquisiciones y Contrataciones del Estado,

obviando criterios esenciales de calidad, precio y oportunidad; al no solicitar

por lo menos dos o tres cotizaciones, ni invitar a proveedores para conocer sus

respectivas ofertas, calidad y forma de pago; las Normas Generales de Control

Interno, aprobadas con Resolución de Contraloría General N° 320-2006-CG,

en la Norma N° 03 Norma General para el Componente Actividades de Control

“El componente actividades de control gerencial comprende políticas y

procedimientos establecidos para asegurar que se están llevando a cabo las



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acciones necesarias en la administración de los riesgos que puedan afectar los

objetivos de la entidad, contribuyendo a asegurar el cumplimiento de estos”.

5. FALTA DE DESAGREGACION DE FUNCIONES EN ALMACEN

De la revisión a los ambientes de almacén se ha determinado que la misma

persona que recepciona los bienes es la misma que registra su ingreso en las

tarjetas de control visible y es la misma que realiza el inventario final, lo que

evidencia que no existe separación de funciones incompatibles, en aras de la

transparencia en la gestión de almacenes; las Normas Generales de Control

Interno, aprobadas con Resolución de Contraloría General N° 320-2006-CG,

en la Norma N° 03 Norma General para el Componente Actividades de Control,

numeral 3.2 Segregación de Funciones “La segregación de funciones en los

cargos o equipos de trabajo debe contribuir a reducir los riesgos de error o

fraude en los procesos, actividades o tareas. Es decir, un solo cargo o equipo

de trabajo no debe tener el control de todas las etapas clave en un proceso,

actividad o tarea”.

6. CARENCIA DE MEDIDAS DE SEGURIDAD CONTRA INCENDIO Y

ROBO EN ALMACEN

Se ha verificado que el almacén de bienes no cuenta con las instalaciones

apropiadas ni con las prevenciones contra incendio y robo, toda vez que no

cuenta con una póliza de seguro que respalde cualquier eventualidad; las

Normas Generales de Control Interno, aprobadas con Resolución de

Contraloría General N° 320-2006-CG, en la Norma N° 02 Norma General para

el Componente Evaluación de Riesgos “El componente evaluación de riesgos

abarca el proceso de identificación y análisis de los riesgos a los que está

expuesta la entidad para el logro de sus objetivos y la elaboración de una

respuesta apropiada a los mismos. La evaluación del riesgo es parte del

proceso de administración de riesgos, e incluye: planeamiento, identificación,

valoración o análisis, manejo o respuesta y el monitoreo de los riesgos de la

entidad”.



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III. CONCLUSIONES

Como resultado de la Auditoría de Gestión a la Sub Gerencia de Logística y

Servicios Auxiliares, se concluye lo siguiente:

1. Sub Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares, no cuenta con

documentos de gestión como: Manual de Procedimientos, ni un

Flujograma de actividades, que le permita simplificar sus procedimientos

en la adquisición de bienes y servicios

(Observación Nº 01).

2. Durante el ejercicio 2010 no existió capacitación y entrenamiento al

personal de la Sub Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares.


3. Sub Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares carece de registro de

proveedores, que le permita optimizar la gestión de adquisiciones.


4. Sub Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares, carece de

procedimientos para adquisiciones inmediatas no programadas.


5. Falta de desagregación de funciones en el área de almacén ocasiona que

la Sub Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares, inobserve normativa.

(Observaciones Nº 05).

6. Almacén de bienes no cuenta con las instalaciones apropiadas ni con las

prevenciones contra incendio y robo.




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IV. RECOMENDACIONES

En mérito a las observaciones y conclusiones expuestas en el presente informe y

de conformidad con lo establecido en el Decreto Ley Nº 27785 - Ley Orgánica del

Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General, en su Art. 15º, inc. b),

relacionado a formular recomendaciones para contribuir en la mejora de la gestión

del Gobierno Regional La Libertad y el inc. f), en que los Informes de Control

tienen la calidad de prueba constituida para el inicio de las acciones

administrativas y legales, se formulan las siguientes recomendaciones:

Al Señor Gerente General Regional:

1. Como máxima autoridad administrativa del Gobierno Regional La Libertad

disponga la supervisión de la adecuada implementación de las

recomendaciones realizadas en el presente Informe y del Memorando de

Control Interno.

(Observaciones Nº 01 al Nº 06; Conclusiones Nº 01 al Nº 06)

3. Disponga que en coordinación con la Gerencia Regional de Administración,

proyecte sus documentos internos de gestión a fin de ser evaluados por el

área de planificación del GRLL y sean actualizados mediante Resolución de

Aprobación.

(Observaciones Nº 01; Conclusiones Nº 01)

4. Disponga que en coordinación con el Área de Recursos Humanos, se realice

programas de capacitación en materia de adquisiciones de menor cuantía,

para el personal del área.

(Observaciones Nº 02; Conclusión Nº 02)

5. Disponga que se elabore un formato para registrar a los proveedores

registrados que puedan atender eventualidades o adquisiciones de menor

cuantía, en forma eficiente.

(Observaciones Nº 03; Conclusión Nº 03)

6. Disponga que se defina procedimientos para adquisiciones inmediatas no

programadas; a fin de cumplir con los requerimientos de las áreas usuarias.

(Observaciones Nº 04; Conclusión Nº 04).



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7. En coordinación con el área de Administración y Recursos Humanos se

determine quienes serán los responsables de almacén y que definan

funciones que no sean incompatibles, en aras de la transparencia en la

gestión de almacén.


8. En coordinación con administración se contrate de inmediato una póliza de

seguro, a fin de salvaguardar los bienes del estado.


Trujillo, Febrero de 2010

Auditora Encargada Supervisor



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Anexo: Personas comprendidas en las Observaciones

Apellidos y Nombres Observaciones DNI Cargo Período de Gestión Domicilio - Entrega hallazgo

/RENIEC

Persona 1

Persona 2

Persona 3

Persona 4 Fuente: Área de Recursos Humanos Sede Central GRLL. Elaborado por: Comisión Auditora



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Lic. Adm. Jessica Mirella Albán Sáenz Página 54 de 56

Tesis para Obtener el grado de Maestro Mayo 2013

Anexo: MEMORANDO DE CONTROL INTERNO

I. INTRODUCCIÓN

1.1. ANTECEDENTES

La Auditoria de Gestión a la Sub Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares del

Gobierno Regional La Libertad, se ejecutó como una Acción de Control no

programada en el Plan Anual de Control 2009, aprobado con Resolución de

Contraloría General N° 062-2011-CG, acreditándose para tal efecto se acreditó a

una Comisión Auditora.

1.2 RESULTADOS DE LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO

Como resultado de nuestra evaluación, se han revelado debilidades de control que

reflejan asuntos de menor importancia que las observaciones, que en el presente

memorando son presentadas con recomendaciones actualizadas para mejorar la

gestión de la entidad, de acuerdo a lo que dispone la Norma de Auditoria

Gubernamental – NAGU 3.10, y lo que dispone el párrafo 08 de la sección 740 del

Manual de Auditoria Gubernamental.

La estructura de control interno está conformada por cinco componentes

interrelacionados:

a) ambiente de control interno

b) evaluación de riesgo

c) actividades de control gerencial

d) sistema de información y comunicación

e) actividades de monitoreo;

Componentes que se utilizan para obtener una seguridad razonable de que una

Entidad o Área está orientada a lograr los objetivos de control interno:

Promover la efectividad, eficiencia y economía de sus operaciones

.proteger y conservar los recursos públicos

Cumplir las leyes, reglamentos y otras normas gubernamentales

Elaborar información válida y confiable, presentada con oportunidad

Promover una cultura de integridad, transparencia y responsabilidad en la

función pública.

Como resultado de nuestra evaluación y aplicación de los procedimientos de

auditoría se han revelado debilidades de control interno que reflejan distorsión e

incumplimiento de la normativa de los Sistemas Administrativos, las que deben ser



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necesariamente corregidas a fin fortalecer la gestión administrativa y garantizar el

eficiente manejo de los recursos del Estado.

En el presente Memorando exponemos las debilidades detectadas con sus

respectivas recomendaciones tendentes a su superación, en concordancia con lo

prescrito por la NAGU 3.10 Evaluación de la Estructura del Control Interno.



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II. DEBILIDADES

INEFICIENTE COMUNICACIÓN EN AREA DE LOGISTICA

Se ha evidenciado que la comunicación entre Jefes es horizontal; sin

embargo en la de Jefes a Servidores es deficiente por cuanto la

comunicación no es rápida ni clara; el jefe dispone y la secretaria les

comunica a cada servidor y a veces no es oportuna.

Recomendación: Que, el Sub Gerente de Logística y Servicios Auxiliares

disponga a su personal que la comunicación al interno de su área se ciña

transmitir una situación existente en un determinado momento reuniendo

las características de confiabilidad, oportunidad y utilidad con la finalidad

de realizar un trabajo eficaz.

INEFICIENTE FORMULACION DE REQUERIMIENTOS

En la formulación de requerimientos no se utiliza un formato pre

establecido a fin de indicar a las áreas usuarias que lo requerido se ajuste

a un solo formato para facilitar las programación de adquisiciones.

Recomendación: Que, el Sub Gerente de Logística y Servicios Auxiliares,

evalúe la posibilidad de crear formatos uniformes a fin de uniformizar los

requerimientos de las áreas usuarias y hacer más factible su consolidado.

INEFICIENTE CONTROL DE SERVICIOS PRESTADOS POR

TERCEROS

El área de servicios de la Sub Gerencia de Logística y Servicios Auxiliares,

no realiza un control de los servicios prestados por terceros, toda vez que

no se ha evidenciado ningún informe que constate el servicio prestado a

fin de proceder a su cancelación; simplemente se paga el servicio

prestado con la presentación del recibo por honorarios respectivo.

Recomendación: Que, el Sub Gerente de Logística y Servicios Auxiliares,

en coordinación con el responsable de servicios del área, realicen un

control eficaz de los servicios prestados por terceros, a fin de asegurar el

cumplimiento, de los términos del contrato.



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