Unidad 3.Análisis y elaboración de procedimientos

Actividad: Caracterización y procedimientos de calidad

Como coordinador de calidad de la empresa Frutos Veleños S.A. sabe que para el desarrollo de procedimientos es necesario identificar la interrelación de los procesos de la empresa, así como también los aspectos claves para caracterizarlo. Por esta razón su siguiente labor es generar la caracterización de procesos en la empresa, información que será muy útil para el desarrollo de procedimientos.

Para el desarrollo de esta actividad usted debe:

1. Después de haber establecido el mapa de procesos de la empresa Frutos Veleños S.A. en la actividad de la unidad 2, realice la caracterización de un proceso de apoyo y de un proceso de mejora continua de la empresa. La caracterización debe ser realizada de acuerdo al formato dispuesto en la página 13 del documento “Caracterización de proceso SENA”, disponible en el botón Documentos de apoyo / Documentos complementarios / Documentos complementarios unidad 3, del menú del programa de formación.

R/.MAPA DE PROCESOS FRUTOS VELEÑOS S.A.

CARACTERIZACION DE PROCESO

NOMBRE DEL PROCESO Mejoramiento Continuo LIDER DEL PROCESO Director de calidad

OBJETIVO DEL PROCESO Establece los parámetros a seguir para la realización de revisiones por parte de la dirección a los requisitos técnicos y de gestión del Sistema de Calidad

RESPONSABLE DEL PROCESO Gerencia y Dirección de Calidad

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES

Proceso de planeación estratégica Política y Objetivos de Calidad PPlanear el mantenimiento y mejora del sistema

Integrado de mejora continuaDefinición de la política y objetivos de calidad

Todos los procesos

Proceso de planeación estratégica Resultados de auditorias internas y externas HConsolidar y monitorear las acciones preventivas y

correctivasInforme del estado de las acciones preventivas y correctivas

Todos los procesos

Todos los procesos Informes de supervisión de personal H

Consolidar y elaborar el informe de la revisión por la dirección

Informe para la revisión por la dirección Proceso de planeación estratégica

Todos los procesos Retroalimentación de clientes H

Proceso de mejoramiento continuo

Seguimiento a las acciones generadas en la Revisión Gerencial Previa. V/A

Realizar seguimiento e implementar las acciones de mejora

Acciones de mejora realizadas Proceso de mejoramiento continuo

 

RIESGOS Ver mapa de riesgos de la vigencia INDICADORES Indicadores de gestión del proceso

REQUISITOS Normograma, matriz de relación NTC-GP1000, documentos asociados al proceso

 

  Nombre Cargo Fecha

Elaboro xxx Director de Calidad Xxx

Reviso xxx Lider de Procesos Xxx

Aprobó xxx Gerencia Xxx

Control de Cambios

Versión Fecha de Aprobación Descripción del cambio Aprobó

1 24/05/2014 Versión inicial Director de Calidad

CARACTERIZACION DE PROCESO

NOMBRE DEL PROCESO Recursos Humanos LIDER DEL PROCESO Director de RR.HH

OBJETIVO DEL PROCESOEstablece las pautas para la selección del personal que será empleado, así como la política y procedimientos para asegurar la inducción, capacitación, entrenamiento, actualización y evaluación, que permita demostrar la competencia del personal de Frutos Veleños S.A.

RESPONSABLE DEL PROCESO Gerencia y Dirección de RR.HH

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES

Gerencia GeneralPolíticas y marco de referencia para la administración de la gestión humana, Herramientas de valoración de cargos

P Planear la administración del personalEstructura organizacional con valoración de cargo

Todos los procesos

Ministerio del trabajo, jefe inmediato y gerencia general

Código sustantivo del trabajo y Reglamento Interno

H Administración del personalInforme de aplicación del régimen disciplinario

Todos los procesos

Entidades del sistema de Seguridad Social (AFP, ARL, EPS y CAJA)

Novedades H

Administración del Personal

Reporte de novedades, incapacidades, vacaciones, retiro de cesantías

Todos los procesos

Gerencia Financiera Servicio de Nomina HPago de nomina, prestaciones y bonificaciones

Todos los procesos

Apoyo operativo en el proceso de selección (visita domiciliaria, informe de verificación de datos, etc) V/A Vinculación de colaboradores

Informe de seguimiento a procesos de selección y contratación

Todos los procesos

 

RIESGOS Ver mapa de riesgos de la vigencia INDICADORES Indicadores de gestion del proceso

REQUISITOS Normatividad Legal que rige las relaciones laborales, código sustantivo del trabajo, documentos asociados al proceso

 

  Nombre Cargo Fecha

Elaboro Xxx Director de Calidad xxx

Reviso Xxx Director de RR.HH xxx

Aprobó xxx Gerencia xxx

Control de Cambios

Versión Fecha de Aprobación Descripción del cambio Aprobó

1 24/05/2014 Versión inicial Director de Calidad

2. Realice los procedimientos de mínimo una de las actividades establecidas en el proceso de apoyo seleccionado en el punto anterior, por ejemplo:

Actividad del proceso de apoyo de compras: Adquirir los insumos y suministros necesarios para la realización del producto.

Procedimiento: Compra de insumos y suministros.

R/. PROCEDIMIENTO GENERAL DE RECURSO HUMANO

1. OBJETO

Este documento establece las pautas para la selección del personal que será empleado, así como la política y procedimientos para asegurar la inducción, capacitación, entrenamiento, actualización y evaluación, que permita demostrar la competencia del personal de Frutos Veleños S.A.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a todo el personal que haga parte de Frutos Veleños S.A.

3. RESPONSABILIDAD

Este procedimiento, su aplicación y todo lo que derive de él es responsabilidad directa del Director de RR.HH y Gerencia.

4. DEFINICIONES

No aplica

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Frutos Veleños S.A. tiene como política identificar y asegurar las necesidades de formación del personal mediante el plan de inducción y entrenamiento y el plan de capacitación, evidenciando la eficacia mediante evaluaciones y ejercicios de aplicación.

5.1. Organigrama

Ver organigrama de Frutos Veleños S.A. (Anexo A)

5.2. Selección del personal

El Director de RR.HH es el responsable de informar a Gerencia la necesidad de contratar uno o más empleados, ésta a su vez después de verificar dicha solicitud, autoriza al Director de RR.HH para seleccionar candidatos de acuerdo con un perfil previamente establecido.

A estos candidatos se les realizará una entrevista por parte del Director de RR.HH y/o Colaboradores de Apoyo Operativo para evaluar sus aptitudes y conocimientos registrando la información en el formato general FG-06 “Selección del personal; en este mismo, se diligencia el resultado de las pruebas psicotécnicas y/o de conocimiento además del cumplimiento del perfil según el cargo al que aplica (ver Anexo B).El director de RR.HH realiza el análisis de la información del registro y posteriormente emite un concepto que determina la posible contratación del candidato.

Una vez seleccionado, el candidato firma el respectivo contrato de trabajo, el Acta de Confidencialidad, Compromiso y Responsabilidad FG – 07 la cual permanecerá adjunta a la Hoja de Vida del personal. Posteriormente el nuevo colaborador entra a un periodo de prueba de dos (02) meses, tiempo en el cual debe demostrar su capacidad, habilidades y eficiencia para continuar con el cargo, de lo contrario se procederá a una nueva selección. Cumplidos los dos meses, se realiza la evaluación de desempeño al colaborador según el FG – 10.

5.3. Perfil del Personal

El Director de RR.HH ha sido nominado por la Gerencia con base a su competencia técnica y experiencia siguiendo el perfil descrito en el anexo C del documento.

Los colaboradores de apoyo operativo han sido nombrados bajo los parámetros descritos en el anexo C (Perfiles, Funciones y Responsabilidades del Personal), asegurando una formación adecuada y que muestran esmero, responsabilidad y seguridad en la ejecución de su trabajo.

5.3.1. Hojas de Vida

En los archivos de Frutos Veleños S.A., será recopilada la información de cada una de las personas que en él labora, en una carpeta que debe contener lo siguiente:

• Hoja de vida del funcionario.• Fotocopia del diploma que acredita sus estudios.• Fotocopias de los certificados de formación.• Contrato de trabajo • Acta de confidencialidad, compromiso y responsabilidad.• Información adicional referente a dicho funcionario.

Las hojas de vida del personal serán revisadas dos veces por año para corroborar que la información requerida se encuentre completa. Esta actividad será realizada por el Director de RR.HH o una persona delegada por el anexando una lista de verificación en cada hoja de vida para facilitar la revisión.

5.4. Calificación del Personal

Los empleados de la compañía son instruidos en los aspectos técnicos y organizativos que son supervisados por la dirección de la empresa a los cuales se les evalúa una vez por año a fin de concretar metas a realizar en el siguiente periodo (ver Evaluación de Desempeño FG - 10), Los colaboradores son formados en conformidad con un plan de capacitación (Plan de Capacitación FG – 08). 5.4.1. Inducción y Entrenamiento

La inducción y entrenamiento del personal nuevo esta a cargo de la Dirección Técnica y de Calidad, donde se dan a conocer las actividades y servicios, el manual de calidad y el manual de procedimientos y aspectos generales de la compañía.

Durante el entrenamiento, el personal técnico nuevo realiza las actividades bajo la supervisión del personal asignado. Una vez finaliza la inducción y entrenamiento, el personal nuevo es evaluado por el Director Técnico para establecer a que actividades es autorizado.

La inducción y entrenamiento se realiza con base en el formato FG-21 Plan de inducción y entrenamiento el cual indicara si el personal se encuentra autorizado para las actividades, o si por el contrario necesita profundización en algún tema. De allí se determinan planes de acción y se identifican las necesidades de formación del personal.

5.4.2. Capacitación y Actualización

El Director de RR.HH y/o el Director de Calidad programarán por lo menos

una capacitación por año para el personal. Las metas establecidas para la formación, educación y habilidades del personal se formulan de acuerdo a las necesidades del personal. Estas se determinan de acuerdo a los resultados de las evaluaciones de desempeño, a los ejercicios de intercomparación, a las reuniones o comités de calidad y a los compromisos adquiridos en las revisiones gerenciales

La capacitación se brindará por medio de cursos internos o externos dictados por entidades reconocidas en el ámbito nacional o internacional o por personal con trayectoria en el medio.

Todo curso de capacitación, inducción o reinducción de carácter interno se documenta mediante el registro de asistencia a la actividad (Registro de Asistencia FG - 09) y se realizan evaluaciones para medir su eficacia.

Las hojas de vida de todos los funcionarios deben ser revisadas mínimo dos veces al año actualizando el “acta confidencialidad, compromiso y responsabilidad” (FG – 07) y ultimas capacitaciones recibidas.

6. REFERENCIAS Y BIBLIOGRAFÍA

• Manual de Calidad • NTC ISO 9001:2008

7. REGISTROS DE CALIDAD

• Tabla Maestra de Documentos Externos FG – 01.• Tabla Maestra de Documentos Internos FG – 02.• Formato de control y descripción de cambios a documentos FG – 03.• Tabla Maestra de Control de Registros FG -05.• Selección de Personal FG -06.• Acta de Confidencialidad, Compromiso y Responsabilidad FG – 07.• Plan de Capacitación FG – 08. • Registro de Asistencia FG – 09.• Evaluación de Desempeño FG – 10.• Plan de inducción y entrenamiento FG-21• Matriz de Autorizaciones FG-38

Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta actividad.

CONCLUSIONES

Con este trabajo se practico la elaboración de caracterización de procesos según el formato del Sena, algo que es muy productivo para nuestra formación porque nos da herramientas para realizar diversas actividades relacionadas con el sistema de gestión de la calidad.

También se puso en práctica la elaboración de un procedimiento, lo cual es algo que debemos de hacer muy frecuentemente en nuestra labor diaria al implementar un SGC.

Envíe un archivo de texto con la actividad resuelta al instructor a través de la plataforma, en el enlace Actividades / Actividades unidad 3 / Actividad “Caracterización y procedimientos de calidad”.

No olvide realizar la actividad interactiva, el aporte al foro temático y la evaluación de la unidad en los enlaces disponibles en el botón Actividades / Actividades unidad 3.

Nota: recuerde revisar la guía de aprendizaje de esta unidad con el fin de verificar que ha realizado todas las actividades propuestas, saber cómo desarrollarlas y entregarlas correctamente.

Criterios de evaluación

Caracteriza un proceso de apoyo y un proceso de mejora continua de la empresa de acuerdo al formato dispuesto.Documenta el procedimiento de al menos una de las actividades establecidas en el proceso de apoyo de la empresa.Reflexiona sobre la actividad realizada exponiendo su punto de vista conrespecto al aprendizaje adquirido.

Entrega a tiempo: envía la actividad en la fecha indicada por el instructor.