04 el mof y el mapro

8/17/2019 04 El Mof y EL Mapro

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MBA. JARDIEL PAREDES DEL AGUILA

MANUALES O

INSTRUMENTOS DE

GESTIÓN

ADMINISTRACION VI

Facultad de Ciencias Empresariales

Escuela Profesional de Administración y Negocios

Internacionales


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•

Estatuto

• Reglamento de Organización y Funciones(ROF).

•

Manual de Organización y Funciones(MOF).

•Manual de Procedimientos (MAPRO)

LOS MANUALES O INSTRUMENTOS DE GESTIÓN


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CONCEPTO DE MANUAL

Los manuales administrativos son documentosque sirven como medios de comunicación ycoordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática, información deuna organización (antecedentes, legislación,estructura, objetivos, políticas, sistemas,procedimientos, etc.) así como las instrucciones ylineamientos que se consideren necesarios para

el mejor desempeño de las tareas.


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CLASIFICACIÓN

1. POR SU NATURALEZA O AREA DE APLICACIÓN

a) MACROADMINISTRATIVOS: contienen lainformación de más de una organización(Corporación).

b) MICROADMINISTRATIVOS: corresponden a unasola organización o a una de sus áreas en

forma específica.


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CLASIFICACIÓN

2. POR SU CONTENIDOa) De organización y funcionesb) De procedimientos

3. POR AREAS FUNCIONALES (Dptos.)a) Gerenciab) Ventas

c) Producciónd) Administración


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RECOMENDACIONES PARA LA ELABORACION DEMANUALES

a) Deben hacerse en papel tamaño A4 y a 1.5de espacio.

b) Debe ponerse el nombre de la empresa enel margen superior izquierdo.

c) Todas las hojas deben ser numeradas almargen inferior derecho.

d) Se debe contar con suficientes ejemplarese) Para la impresión se usará el sistema de hojas

sueltas.


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f) El estilo de redacción debe ser sencillo, claroy conciso, que no tenga que recurrirse aldiccionario para aclarar conceptos.

g) Deben evitarse abreviaturas en los títulos delos temas

RECOMENDACIONES PARA LA ELABORACION DEMANUALES


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MANUALDE

ORGANIZACIÓNYFUNCIONES

(MOF)


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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

Este tipo de manual contiene informacióndetallada referente a los antecedentes,legislación, atribuciones, estructura orgánica,

funciones, organigramas, niveles jerárquicos,grados de autoridad y responsabilidad, así como canales de comunicación ycoordinación de una organización.


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CONCEPTO

El manual de organización y funciones (MOF),es un conjunto de referencias de organización

usados frecuentemente por los directivos,tienen mucha utilidad como instrumentoadministrativo de gestión para ayudar arealizar el trabajo con mayor eficacia.


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OBJETIVOS

• Permite conocer los medios personales einstrumentales de que dispone la organización.

• Facilita el conocimiento de la estructura y haceposible la valoración de los puestos que la

integran.• Posibilita la acción directiva al establecer los

canales de comunicación.• Fomenta la motivación al proporcionar a cada

funcionario una visión global de la unidad, unconocimiento completo de su papel dentro deella.


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OBSERVACIONES COMPLEMENTARIAS PARA LA ELABORACIÓNDEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

1. Descripción de los elementos de la UnidadAdministrativa: debe principiarse por launidad de más alto nivel jerárquico.

2. Descripción de puestos: debe principiarse por el puesto de trabajo de la autoridad máximade la empresa.

3. Vigencia: fecha a partir de la cual debe ser formalmente aplicado el contenido delmanual.


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4. Sanción de la autoridad superior:aprobación, V°. B°. o autorización deaplicación y uso del manual

5. Identificación y presentación: el manual debellevar su carátula e índice de contenido

6. Aspectos de redacción, Orden y archivador

plastificado. Se aconseja utilizar hojas A4 quepermitan las modificaciones, cambios ymejoras.

OBSERVACIONES COMPLEMENTARIAS PARA LA ELABORACIÓNDEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES


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DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

I. IDENTIFICACIÓN:− Código del puesto

− Título del puesto− Ubicación administrativa

− Inmediato superior

− Subordinados


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I. IDENTIFICACIÓN:

• Código del puesto: Este es un número clave que en algunas empresasse utiliza para efectos de ordenamiento y fácil localización de losmismos. En algunos casos, se otorga el número que presupuestalmentele corresponde.

• Titulo del puesto: Anotar el nombre con que formalmente (vía CPE,presupuesto, Planilla de pago, contrato de trabajo, etc) se hadenominado el puesto.

• Ubicación administrativa: En este punto se debe anotar el órganoadministrativo en donde se encuentra el puesto indicado o en dondese le puede localizar.

• Inmediato Superior: Señalar el nombre del puesto de la persona dequien recibe órdenes y/o instrucciones directamente en su trabajo.

• Subordinados: Indicar el nombre de los puestos a los cuales dirige,supervisa o controla directamente en el desarrollo del trabajo.


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II. DESCRIPCIÓN− Naturaleza: (descripción genérica del

puesto)− Atribuciones: (descripción específica del

puesto)

− Relaciones de trabajo:

−

Autoridad:− Responsabilidades:



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II DESCRIPCIÓN DEL PUESTO:

•

Naturaleza: Esta es una descripción sucinta de aspectos esenciales y específicosde las tareas o labores asignadas al puesto, lo que hace que se distinga del restode puestos existentes en la empresa. En este punto se define si el trabajo es denaturaleza Directivo, operativo, apoyo, asesoría, profesional o administrativo; sucomplejidad, responsabilidad y autoridad, las instrucciones que recibe, lasupervisión recibida y/o ejercida, así como el grado de independencia y criteriosnecesarios para el desarrollo del trabajo y cómo son revisadas y evaluadas las

labores o tareas realizadas.

• Atribuciones: Es la descripción breve, en términos generales y con algún grado deimportancia de las tareas o labores que son características del puesto. En estepunto no se debe pretender incluir todas las tareas o labores que se realizan encada uno de los puestos, ni todas las que se describen serán limitativas de lo quedebe desempeñar la persona que ocupa ese puesto de trabajo, por lo tanto, estees un apartado representativo de un puesto en particular y existen varias formas deenmarcar su descripción.

Atribuciones generales y específicas.

Atribuciones diarias, semanales, mensuales, trimestrales, semestrales y anuales.

Atribuciones en orden de la más a la menos importante.


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II DESCRIPCIÓN DEL PUESTO:

• Relaciones de trabajo: Describe los contactos personales y derelaciones públicas que los empleados deben mantener en eldesempeño de sus atribuciones tanto en forma intra comointerinstitucional.

• Autoridad: Es la descripción del grado de decisión que el titular delpuesto tiene para actuar en las diferentes actividades, tareas o laboresen que participa, sobre que puestos tiene mando y responsabilidad yen qué grado se afectan sus relaciones de trabajo.

• Responsabilidades: Se refiere a la descripción de los elementos queinciden en la participación del servidor en la custodia, despacho, usode equipo y mobiliario, valores; así como por la eficiencia en el trabajo.Deben indicarse en orden de prioridades y conforme su cuantía deutilización.


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III. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO(requisitos mínimos exigidos)

a) Nivel Académico:b) Experiencia Laboral:

c) Competencias:

d) Otros requisitos:



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III ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO: (Requisitos mínimos exigidos)

• Otros requisitos: Aunque no es determinante para algunos casos estasección, puede servir como complemento a la información otorgada alaspirante del puesto o a las autoridades para contratarlocorrectamente. Puede indicar: El esfuerzo con el grado deconcentración y atención necesaria para ejecutar las labores, el

esfuerzo visual, auditivo o muscular requerido para el desarrollo de lastareas asignadas.

Las condiciones de trabajo tanto ambientales agradables odesagradables bajo las cuales debe actuarse y bajo la cuales elempleado no puede ejercer control alguno y que pueden afectar suestado físico o mental y exponerlo a accidentes o enfermedades que loincapaciten parcial o totalmente en sus labores. Las experiencias enotros puestos de trabajo, conocimiento y/o dominio de idiomas, edadlimite requerida, sexo, antecedente laborales, penales y/o policiacos,etc forman este apartado.


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EJEMPLO DE DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

I. IDENTIFICACIÓN

Código

Título del puesto

Ubicación administrativa

Jefe Inmediato superior

Subalternos

II. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

1. Naturaleza:

2. Atribuciones:

3. Relaciones de trabajo

4. Autoridad:

5. Responsabilidades:

III. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO

1. Académicos

2. Experiencia

3. Habilidades y destrezas

4. Otros requisitos


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ESTRUCTURA DEL M.O.F

1. Índice o contenido2. Introducción3. Antecedentes de la empresa, unidad

administrativa y manual.4. Marco jurídico institucional, bases legales

que sustentan el origen de la institución oempresa: (acuerdos, estatutos,reglamentos)

5. Objetivos del manual6. Organigramas: Estructural, general, y

específicos.7. Descripción de puestos

8. Glosario de términos

9. Anexos


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MANUAL

DE PROCEDIMIENTOS(MAPRO)


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CONCEPTO

Instrumento administrativo de carácter informativo en el que se presenta lasecuencia procedimental para la ejecución

de las actividades propias de las funcionesde una unidad administrativa o de unaempresa en su conjunto, normatizando lasobligaciones para cada puesto de trabajo y

limitando su área de aplicación y la toma dedecisiones en el desarrollo de las actividades.


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CAMPO DE APLICACIÓN

Es el conjunto de unidades administrativas,puestos, niveles jerárquicos que tienenrelación con los procedimientos, así como elárea física en la que se desarrollan lasactividades.


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OBJETIVOS GENERALES

Es la descripción clara y concreta del finúltimo que pretende alcanzar el manual,especialmente para uso en la orientación deltrabajo que debe llevar a cabo el empleado.


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NORMAS GENERALES

Es la descripción de los lineamientos querigen o guían la conducta del ejecutor (unidad administrativa, puesto de trabajo)para su actuación externa e interna en la

realización de las actividades que integran elprocedimiento.

Autoriza algo basado en leyes, reglamentos,

estatutos y otros instrumentos legales,también prohíbe cualquier acción quecontradiga la normalización del quehacer enlas operaciones necesarias.


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SIMBOLOGIA

Los símbolos son una especie de lenguajeconvencional con los que se designan orepresentan ideas, conceptos, acciones, etc.,

La más común para la elaboración de losdiagramas es de la forma ANSI (AmericanNational Standard Institute) Ha preparado unasimbología para representar flujos deinformación del procesamiento electrónico dedatos, de la cual se han adoptado algunossímbolos para diagramas de flujoadministrativos.


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SIMBOLOGIA DE LOS PROCEDIMIENTOS

INICIO O FIN OPERACIÓN,ACTIVIDAD O

PROCESO

INSPECCIÓN,REVISIÓN O

VERIFICACIÓN

CONECTORFUERA DE PAGINA

DECISIÓN

ARCHIVO FINAL ARCHIVOTEMPORAL

DOCUMENTO TRANSFERENCIA

ARCHIVO DEDOCUMENTOS

CONECTORDENTRO DE

PAGINA

MULTIDOCUMENTO


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INICIO O FIN Iniciación o terminación delprocedimiento al interior del símbolo.

EMPLEADO RESPONSABLE -DEPENDENCIA

En la parte Superior nombre del cargodel responsable de la ejecución de laactividad, en la parte inferior el nombrede la dependencia a que pertenece.

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Se describe en forma literal la operacióna ejecutar.

DECISIÓN Pregunta breve sobre la cuál se tomaalguna decisión.

ARCHIVO Archivo del documento.

CONECTOR DE ACTIVIDADES

Indicando dentro del procedimiento elpaso siguiente a una operación. (llevaen el interior la letra de la actividad).

CONECTOR DE FIN DEPÁGINA

Utilizado para indicar que elprocedimiento continúa en la páginasiguiente.

FLECHA INDICADORADE FRECUENCIA

Flecha utilizada para indicar lacontinuidad de las actividades dentro delprocedimiento.

DOCUMENTO Para indicar por ejemplo un pedido,requerimiento, factura, recibo,comprobante, correspondencia, etc.

BLOQUE DOCUMENTOS Para indicar copias múltiples.

REMISION A OTROPROCEDIMIENTO

Lleva el código del procedimiento aseguir.

CINTA MAGNÉTICA Utilizado cuando se genera undocumento en disco blando (diskette).

TIRA DE SUMADORA Información que genera una sumadora

como parte de un proceso.


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Inventario deProcedimientos.

Priorización de losProcedimientos a

rediseñar.

Descripción de laSituación Actual delos Procedimientos

Inventariados.

Análisis de losProcedimientos.

Propuesta de losProcedimientos

Mejorados.

Aprobación yFormalización.

Seguimiento yControl.

PASOS PARA DISEÑAR Y/O SIMPLIFICARPROCEDIMIENTOS


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ELEMENTOS DEL PROCEDIMIENTO

1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: es el titulo queidentifica lo que se va a realizar.

2. CODIGO : es la identificación del procedimientode acuerdo a la estructura orgánica.

3. FINALIDAD : es el fin que busca cumplir elprocedimiento.

4. BASE LEGAL: son las normas, leyes o directivas querigen la aplicación del procedimiento.

5. NORMAS Y POLÍTICAS DE OPERACIONES: puedeseñalarse como norma , lo relativo al proceso dedistribución de las formas o formularios y sus copias,que participan en el procedimiento.


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4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

narración descriptiva, ordenada cronológica ysecuencialmente, de las actividades que lecorresponde realizar a cada puesto o unidadadministrativa. (3 columnas)

Unidades Administrativas Paso No. Descripción

5. DESCRIPCION GRAFICA DEL PROCEDIMIENTO(FLUJOGRAMA): representa gráficamente la

participación directa de cada puesto de trabajo enel proceso operativo de un procedimientodeterminado


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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Trámite Documentario AdministrativoCODIGO

MP-1-GG-2014Versión N° 01

Fecha: 27-12-2014

FINALIDADEstablecer los criterios de Trámite Documentario, desde la Gerencia General, hacia las demás

unidades orgánicas de la Empresa.

BASE LEGAL•Estatuto de INDUPALSA.

•Reglamento de Organización y Funciones (ROF)

•Manual de Organización y Funciones (MOF)

•Reglamento Interno de Trabajo(RIT)

•Reglamento Interno de Seguridad y Salud en el Trabajo.

NORMAS Y POLITICAS DE OPERACIONES•El Departamento de Administración, recibe diariamente, documentación que el Gerente General,

deriva a su Departamento y otros.

•El Departamento de Administración, revisa y remite la documentación recibida a las unidades

orgánicas que corresponden.

•Las unidades orgánicas proceden a realizar y cumplir lo indicado por la Gerencia General.

•Si es para dar respuesta, elaboran la documentación y vuelve al Departamento de Administración.

Si es para cumplimiento el Jefe del Departamento de Administración hace seguimiento.

•El Departamento de Administración hace los trámites correspondientes ante la Gerencia General

para su firma.

•La documentación es devuelta a las unidades involucradas para que se tramiten de ser necesario.

•Las Unidades Orgánicas dan cuenta al Gerente General, de su respectivo cumplimiento.

DESCRIPCION GRAFICA DEL PROCEDIMIENTO(Flujograma)


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GerenciaGeneral

Dpto. Administración

UnidadesOrgánicas

DESCRIPCIÓN

1. El Dpto. Administración, recibe diariamente,documentación que el Gerente General, deriva asu Dpto. y otros Dptos.

2. El Jefe Dpto. Administración, revisa y remite ladocumentación recibida a las unidades orgánicasque correspondan.

3. Las unidades orgánicas proceden a realizar ycumplir lo indicado por la Gerencia General.

4. Si es para dar respuesta, elaboran ladocumentación y vuelve al Departamento de

Administración. Si es para cumplimiento el Jefedel Departamento de Administración haceseguimiento.

5. El Departamento de Administración hace lostrámites correspondientes ante la GerenciaGeneral para su firma.

6. La documentación es devuelta a las unidadesinvolucradas para que se tramiten de sernecesario.

7. Las Unidades Orgánicas dan cuenta al GerenteGeneral, de su respectivo cumplimiento.

1 2

INICIO

2

3

4

5

6

7

Si No

FIN

FIRMA


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CONTENIDO1. Índice

2. Introducción

3. Objetivos Generales del manual

4. Alcance de aplicación

5. Base Legal del manual

6. Simbología

7. Descripción de los procedimientos- Nombre

- Código

- Finalidad

- Base Legal

- Normas y Políticas de Operaciones.- Descripción del procedimiento (pasos)

- Flujograma o diagrama de flujo

8. Glosario

9. Anexos


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EJEMPLO: PROCESOS DE ALMACENAMIENTOProcedimiento 1: DE LA RECEPCIÓN, INGRESO Y SALIDA DE

MATERIALES

1. Para proceder a la recepción se debe tener el documento que acredita lacompra (Orden de Compra o Guía de Internamiento, contrato si hubiera lugar)que es emitida por la Oficina de Logística previa coordinación e información.

2. Se procede verificar lo descrito en la Orden de compra, en caso de serartículo con características técnicas especiales, se procederá a coordinar con el

elemento técnico respectivo para su verificación, quien dará su visto bueno.3. Para materiales que no se puede almacenar, se procederá a ubicar el artículo

directamente al lugar de destino, procediendo la Unidad de Almacén agestionar los documentos correspondientes.(Guía de remisión, pedido desalida de almacén, documentos que deben estar debidamente firmados).

4. Una vez verificado se procede a firmar la Guía de Remisión emitida por laempresa proveedora.


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5. Así mismo se procederá a la firma de la Orden de Compra indicando la fecha de ingreso delmaterial.

6. Luego se procederá ingresar en el Kardex de órdenes de compra para su control de salida.

7. Se ingresará la relación de artículos en el Kardex en base a una tabla de Excel ítem por ítem,para efectos de distribución en caso de que la orden de compra sea para diferentesdependencias.

8. Se utilizará Notas de Entrada de Almacén, solo si existieran donaciones y/o otros similares.9. Para proceder a la salida de un artículo o bien, la dependencia solicitante presentará el

Pedido de Compra y/o salida de almacén, a fin de poder confeccionar la PECOSA documentoque avala la salida del artículo.

10.La PECOSA será confeccionada y deberá indicar Ítem por Ítem a que Orden de Comprapertenece el artículo para efectos de contabilidad, el cual a la salida de los productos de todala Orden de compra se remitirá a la Oficina de Economía del IGN una copia para suverificación y es conforme, procediendo al asentamiento correspondiente.

11.En el Kardex se anotaran toda la salida de los productos del Almacén de acuerdo a lasPECOSAS emitidas.

12.Se mantendrá informado de todos los movimientos de Ingreso y Salida de artículos a laOficina de Logística, mediante un memorándum diario, para tener una información real en la

toma de decisiones debiendo en todo momento verificar que no exista desabastecimiento enproductos que se requiere para el funcionamiento de la MDBB.

13.Durante la Clasificación de artículos se procederá de a acuerdo a su descripción: ArticuloPrincipal, Articulo Secundario Mayor, Art. Secundario Menor, Artículos de consumo y de usono duradero, debiendo proceder a gestionar su alta a la Oficina de Bienes Patrimonialessegún sea el caso.

14.Se remitirá copia de la Orden de compra y PECOSA para su gestión de Alta a la Oficina de

Bienes Patrimoniales.

UNIDAD DEALMACÉN

PROVEEDOR UNIDADESSOLICITANTES

UnidadLogística

Admón. ACTIVIDAD


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ALMACÉN SOLICITANTES Logística1. Recepción de la Orden de Compra o Guía de

Internamiento, verificando (en caso de serartículo con características técnicas especiales,se procederá a coordinar con el elementotécnico respectivo para su verificación, quiendará su visto bueno).

2. Se procede verificar lo descrito en la Orden decompra, en caso de ser artículo concaracterísticas técnicas especiales, seprocederá a coordinar con el elemento técnicorespectivo para su verificación, quien dará suvisto bueno.

3. Una vez verificado se procede a firmar la Guíade Remisión emitida por la empresaproveedora.

4. Asimismo se procederá a la firma de la Ordende Compra indicando la fecha de ingreso delmaterial

5. Luego se procederá ingresar en el Kardex deórdenes de compra para su control de salida.Se utilizará Notas de Entrada de Almacén,solo si existieran donaciones y/o otrossimilares.

6. Para proceder a la salida de un artículo o bien,la dependencia solicitante presentará el Pedidode Compra y/o salida de almacén, a fin depoder confeccionar la PECOSA documento queavala la salida del artículo.

7. Se hace entrega del pedido a los solicitantes.8. La pecosa es remitida a la Oficina de

Administración de la MDBB una copia para suverificación y es conforme, procediendo alasentamiento correspondiente.

9. Durante la Clasificación de artículos seprocederá de acuerdo a su descripción,debiendo proceder a gestionar su alta a laOficina de Bienes Patrimoniales según sea elcaso.

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