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DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONALDEPARTAMENTO SERVICIOS ARCHIVISTICOS EXTERNOS

INFORME EJECUTIVO SOBRE EL DESARROLLO ARCHIVÍSTICO A NIVEL NACIONAL

PERÍODO: 2011-2012

Basado en los informes de desarrollo archivístico rendidos por los archivos centrales del Sistema Nacional de Archivos

ELABORADO POR:

Estrellita Cabrera RamírezNatalia Cantillano Mora

OCTUBRE 2012

ÍNDICE

Informe Ejecutivo sobre el Desarrollo Archivístico a Nivel Nacional 2011-2012

I. Introducción:___________________________________________________________________3

II. Objetivos:______________________________________________________________________3

III. Metodología:__________________________________________________________________3

IV. Antecedentes:________________________________________________________________5

V. Aspectos Generales:__________________________________________________________6

VI. Análisis cuantitativo y cualitativo de las variables contenidas en los informes de desarrollo archivístico presentados en el período 2011-2012:_6

1. Recurso Humano:__________________________________________________________6

2. Organización del fondo documental:_____________________________________82.1 Proyección de los Archivos Centrales a nivel institucional___________________82.2 Clasificación y ordenación documental______________________________________92.3 Descripción documental___________________________________________________11

3. Valoración y selección documental_______________________________________12

4. Servicios brindados por los Archivos Centrales:_________________________15

5. Infraestructura del Archivo Central y conservación documental:______16

6. Normativa relacionada con nuevos soportes documentales___________17

VII. Conclusiones________________________________________________________________19

VIII. Recomendaciones_________________________________________________________21

IX. Anexos_____________________________________________________________________22

2


I. Introducción:

Este informe toma como insumo los datos proporcionados por las instituciones del Sistema Nacional de Archivos que presentaron el informe de desarrollo archivístico el año 2012, en cumplimiento del artículo 42, inciso j de la Ley Nº 7202 del Sistema Nacional de Archivos, el cual establece:

“Rendir un informe anual a la Dirección General del Archivo Nacional sobre el desarrollo archivístico de la institución. Esta Dirección dará a conocer los resultados a la Junta Administrativa del Archivo Nacional.”

De acuerdo con lo solicitado por la Junta Administrativa del Archivo Nacional en el 2010, este año 2012 se optó por realizar un informe ejecutivo que permitiera determinar el avance archivístico del período 2011-2012 a nivel nacional. Los ejes temáticos que se evalúan en este informe son las siguientes:

Recurso Humano Organización del fondo documental Valoración y selección documental Servicios brindados por los Archivos Centrales Infraestructura y conservación documental Normativa relacionada con nuevos soportes documentales

II. Objetivos:

1. Analizar los resultados de los informes de desarrollo archivístico que remiten las instituciones del Sistema Nacional de Archivos, con la finalidad de conocer el avance en materia archivística a nivel nacional.

2. Brindar un insumo que facilite la planificación y la toma de decisiones de la Junta Administrativa y la Dirección General del Archivo Nacional en el ejercicio de la Rectoría del Sistema Nacional de Archivos.

III. Metodología:

1. A partir del año 2011, el formulario establecido, por la Dirección General del Archivo Nacional, para la presentación del informe de desarrollo archivístico se modificó completamente, con el fin de facilitar la tabulación de las respuestas e incluirlas en un sistema estadístico que permitiera obtener los resultados necesarios para el análisis y elaboración del informe de desarrollo archivístico a nivel nacional.

2. Se confeccionó un manual de codificación para las posibles respuestas a cada una de las 92 preguntas que componen el formulario establecido para la presentación del Informe de Desarrollo Archivístico 2011-2012.

3. Se elaboraron dos circulares, una dirigida a los jerarcas de las instituciones que conforman el Sistema Nacional de Archivos y otra a los Encargados de los Archivos Centrales de estas entidades, las cuales se remitieron mediante correo electrónico en el mes de enero de 2012.

3


4. Ambas circulares se enviaron con el fin de recordar a los jerarcas de las instituciones que conforman el Sistema Nacional de Archivos y los Encargados de los Archivos Centrales, la obligación legal que tienen de presentar el informe de desarrollo archivístico anualmente, esto de acuerdo con lo establecido en el artículo 42 de la Ley 7202.

5. Además, se les adjuntó el formulario establecido para la presentación del informe, así como las instrucciones necesarias para cumplimentarlo.

6. Se solicitó a las entidades la devolución del formulario debidamente cumplimentado en soporte papel y electrónico (este último remitido vía correo electrónico). Algunas entidades lo devolvieron en ambos formatos y otras solo en uno.

7. Una vez recibidos los formularios, se identificaron con un número unívoco y se tabularon los datos de acuerdo con el manual de codificación previamente diseñado para este efecto.

8. Se utilizó el programa estadístico de software libre PSPP, en el cual se elaboró una plantilla con las 92 preguntas del formulario de desarrollo archivístico: DSAE-IADA 2012.

9. Se incluyeron los datos de cada formulario en la plantilla del programa estadístico, con la colaboración de la señora Mellany Otárola Sáenz, funcionaria del Departamento Servicios Archivísticos Externos.

10. Se definieron las variables más importantes para realizar un análisis general de cada una de las temáticas, contempladas en el formulario establecido para que las instituciones presente su informe de desarrollo archivístico, tales como: recurso humano, organización del fondo documental, valoración y selección documental, infraestructura y conservación, entre otros.

11. Se realizó un análisis estadístico descriptivo por frecuencias de cada una de las variables elegidas para el análisis y elaboración del informe ejecutivo que se presenta a la Junta Administrativa del Archivo Nacional.

12. Se elaboró el estudio con un enfoque cuantitativo y cualitativo de los datos obtenidos de cada informe.

13. Se redactaron las conclusiones del análisis.

4


IV. Antecedentes:

A continuación se presenta el historial de las instituciones que han presentado informes de desarrollo archivístico durante los años 2008 a 20121:

Gráfico No.1

Total de Informes Archivísticos presentados entre los años 2008-2012

2007-2008 2008-2009 2009-2010 2010-2011 2011-20120

20

40

60

80

100

120

Cuadro No. 1

Total de Informes Archivísticos presentados entre los años 2008-2012

Año 2007-2008

2008-2009

2009-2010

2010-2011

2011-2012

Número de informes recibidos en el Archivo Nacional

81 82 78 113 114

V. Aspectos Generales:

1 El detalle de las instituciones del Sector Público Costarricense que han presentado el informe de desarrollo archivístico durante el período 2007-2012 se encuentra en el ANEXO 1 de este informe.

5


1. Este informe toma como universo de estudio 318 entidades según, la clasificación del organigrama del Sector Público Costarricense del año 2007.

Para el período en estudio se hizo un análisis cuantitativo y cualitativo de las instituciones que presentaron el informe de desarrollo archivístico en el año 2012, con el fin de evaluar el estado archivístico de éstas.

2. De 318 entidades de la Administración Pública, sólo 114 presentaron el Informe de Desarrollo Archivístico, es decir, 204 instituciones incumplieron con lo establecido en el artículo 42, inciso j de la Ley Nº 7202.

A continuación, se presenta un gráfico con los porcentajes de cumplimiento.

Gráfico Nº 2Porcentaje de entidades que presentaron el Informe de Desarrollo

Archivístico 2011-2012

36%

64%

Entidades que presen-taron informe

Entidades que no presen-taron informe

3. Es importante destacar que 7 de las 114 instituciones que presentaron el informe, no lo remitieron en el formato establecido por la Dirección General del Archivo Nacional, por lo que no se pueden evaluar en este informe, ya que no permiten la comparación entre variables. Por lo tanto, el presente estudio parte de un total de 107 instituciones. VI. Análisis cuantitativo y cualitativo de las variables contenidas en los informes de desarrollo archivístico presentados en el período 2011-2012:

1. Recurso Humano:

Este apartado corresponde a la evaluación de la formación que poseen los Encargados de los Archivos Centrales del Sistema Nacional de Archivos, así como su posicionamiento a nivel institucional, para lo cual se tomaron en cuenta cuatro variables:

a. Inclusión de las Unidades de Archivo Central en el organigrama institucional

b. Existencia de una plaza formalizada para la Unidad de Archivo Central en la institución

c. Formación académica del Encargado de Archivo Central

6


d. Apoyo institucional

Según los datos estadísticos obtenidos de las variables antes mencionadas se desprende lo siguiente:

De las 107 instituciones evaluadas en este informe, 104 mencionaron tener apoyo institucional, ya sea de manera total o parcial; además, 99 indicaron tener una plaza formalizada para el archivo central. Es decir, en estas dos variables se denota que más del 90% de las entidades evaluadas cuentan con apoyo institucional en materia archivística. Sin embargo, es importante destacar que solamente 71 instituciones reflejan el archivo central dentro de su organigrama institucional y 36 no.

En el párrafo anterior se concluye que aunque los encargados de archivo central informan que tienen apoyo institucional, 36 de estas unidades todavía no se ven reflejadas en el organigrama institucional, por lo que los trámites que la entidad debe llevar a cabo para formalizar la Unidad de Archivo Central no se están ejecutando.

Por otra parte, se observó que 101 instituciones afirmaron contar con un encargado de Archivo Central; 64 de ellos tienen formación en Archivística y en las restantes 37 entidades hay encargados de archivos centrales no profesionales en archivística con formación académica en otros campos. Cabe señalar que en 6 casos las respuestas obtenidas correspondieron a las categorías No sabe/ No responde o No aplica.

Gráfico N° 3

Porcentaje de instituciones que tienen profesionales en materia archivística como Encargados de sus Archivos Centrales

2011-2012

60%

35%5% Profesionales en

archivística

No profesionales en archivística

No sabe/No aplica

A continuación se presenta un cuadro que detalla la formación académica de los encargados de archivos centrales que presentaron el informe 2011-2012.

Cuadro Nº 2Formación académica de encargados de archivos centrales

Período 2011-2012

Formación académica Cantidad PorcentajeArchivista 37 34.58%Bibliotecólogo 12 11.21%

7


Administrador 6 5.61%Informático 1 0.93%Historiador 2 1.87%Archivista y Administrador 18 16.82%Archivista – Administrador - Historiador 1 0.93%Archivista-Historiador 6 5.61%Archivista-Bibliotecólogo 1 0.93%Administrador - Bibliotecólogo 1 0.93%Historiador – Administrador 1 0.93%Administrador y otros 1 0.93%Archivista – Administrador - Bibliotecólogo 1 0.93%Otros2 13 12.15%No sabe/ No aplica 6 5.61%Totales 107 100%

2. Organización del fondo documental:

2.1 Proyección de los Archivos Centrales a nivel institucional

El artículo 42, incisos d y e de la Ley del Sistema Nacional de Archivos N° 7202, establecen que los Archivos Centrales tienen dentro de sus funciones: velar por la aplicación de políticas archivísticas y asesorar técnicamente al personal que labora en los archivos de gestión, así como, colaborar en la búsqueda de soluciones para el buen funcionamiento de los diferentes archivos de la entidad.

Ante esta circunstancia, 95 de las instituciones evaluadas indicaron que han emitido disposiciones administrativas como lineamientos, directrices o procedimientos que regulen el quehacer archivístico de la entidad, 11 señalaron no contar con este tipo de normativa y 1 no respondió a la pregunta.

Asimismo, 94 de las 95 instituciones que indicaron contar con normativa archivística a nivel institucional, afirmaron controlar total o parcialmente su cumplimiento en los archivos de gestión.

Cabe destacar, que 100 de las instituciones que presentaron el informe indicaron conocer la directriz para la producción de documentos en soporte papel de conservación permanente, emitida por la Junta Administrativa del Archivo Nacional y tan sólo 6 entidades señalaron no conocerla y 1 institución no respondió.

No obstante, en cuanto al control de la aplicación de esta directriz en la institución, sólo 29 personas argumentaron controlarla, 49 afirmaron hacerlo de manera parcial, 24 no controlarla y finalmente, 5 instituciones no respondieron a esta pregunta.

Según estos resultados, llama la atención que los Encargados de Archivos Centrales priorizan el control sobre la aplicación de normativa archivística interna y no vigilan de igual manera la normativa de cumplimiento obligatorio que ha emitido el Ente Rector del Sistema Nacional de Archivos. 2 En la categoría otros se encuentran formaciones académicas tales como: docentes, secretarias, profesionales en registros y sistemas de información en salud, finanzas, mercadeo y gerencia de proyectos.

8


A continuación un gráfico que representa los grados de control ejercido por los Encargados de Archivos Centrales en ambos tipos de normativa:

Gráfico Nº 4Grados de control ejercido por los Encargados de Archivos Centrales en la

aplicación de normativaPeríodo 2011-2012

Normativa interna

Normativa JAAN

0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%

100%

No respondenNo se controlaControl parcialControl total

2.2 Clasificación y ordenación documental

De las 107 instituciones analizadas, 92 manifestaron contar con un sistema de clasificación normalizado de documentos, mientras que 13 no lo tienen y 2 no respondieron a la pregunta.

Sin embargo, cuando se consultó sobre la implementación del cuadro de clasificación en los archivos de gestión, solamente 81 instituciones implementan total o parcialmente esta herramienta; 22 no la implementan del todo y 4 no respondieron la pregunta.

Finalmente, otro de los ítems relacionados con esta temática era señalar el sistema de clasificación utilizado a nivel institucional, ante lo cual 6 instituciones no respondieron a la pregunta; mientras que 101 indicaron utilizar uno de los sistemas de clasificación establecidos: orgánico, funcional, orgánico-funcional, orgánico-funcional-asuntos.

Gráfico Nº 5Tipos de sistemas de clasificación utilizados en las instituciones del Sistema

Nacional de ArchivosPeríodo 2011-2012

9


0

10

20

30

40

50

60

70

Orgánico-funcional-asuntos

Orgánico

Orgánico-funcional

No sabe / No responde

Funcional

Orgánico-asuntos

Se debe tomar en cuenta que hay inconsistencias entre los datos anteriores, ya que 92 instituciones indican contar con un sistema de clasificación normalizado, pero sólo 81 manifestaron implementarlos en los archivos de gestión; sin embargo, hay 101 instituciones que señalaron alguno de los sistemas de clasificación antes esbozados.

En cuanto a la ordenación documental, 89 instituciones mencionaron utilizar métodos de ordenación normalizados a nivel institucional, 16 señalaron no utilizar ninguno y 2 no suministraron información al respecto.

Al igual que en el proceso archivístico antes analizado, los datos aportados por los informantes, presentan contradicciones, pues a pesar de que solamente 89 instituciones afirmaron utilizar métodos de ordenación, 103 indicaron utilizar alguno de los siguientes métodos de ordenación: numérico, alfabético, cronológico, geográfico o codificado.

Cuadro Nº 3Métodos de ordenación utilizados en las instituciones del Sistema Nacional de

ArchivosPeríodo 2011-2012

Sistema de clasificación Cantidad Porcentaje

Numérico 3 2.80%Alfabético 2 1.87%Cronológico 7 6.54%

10


Numérico-alfabético-cronológico

32 29.91%

Numérico-alfabético 2 1.87%Numérico-alfabético-cronológico y geográfico

15 14.02%

Numérico-Cronológico 10 9.35%Alfabético-Cronológico 7 6.54%Numérico-alfabético-cronológico-codificado

8 7.48%

Cronológico-codificado 1 0.93%Numérico-alfabético-codificado

1 0.93%

Todos los métodos 15 14.02%No responde 4 3.74%

Total 107 100%

A partir de los datos brindados en este apartado, se puede inferir que existe desconocimiento y confusión por parte de los Encargados de los Archivos Centrales para poder informar el avance en estas etapas del proceso archivístico.

2.3 Descripción documental

Del total de instituciones analizadas, 103 informaron elaborar instrumentos de descripción, tales como: listas de remisión, inventarios, fichas, índices y catálogos. Es importante resaltar que los instrumentos más utilizados son las listas de remisión y/o inventarios (84 instituciones).

Asimismo, 70 entidades manifestaron contar con más del 50% del acervo documental descrito. Sin embargo, se debe destacar que 22 instituciones respondieron a esta consulta con las opciones “No sabe/ No responde” o “No aplica.

Gráfico Nº 6Porcentaje de instituciones del Sistema Nacional de archivos que presentan sus

fondos documentales descritos.Período 2011-2012

65%14%

21%Fondo documental con más del 50 % descrito

Fondo documental con menos del 50% de-scrito

No sabe /No responde

11


No obstante, al consultar si se utilizaba alguna norma para la descripción, sólo 37 instituciones indicaron utilizar la norma ISAD-G y 3 manifestaron utilizar tanto la ISAD-G como la ISAAR-cpf para el proceso descriptivo. Las restantes 66 instituciones no respondieron o indicaron desconocer esta normativa.

De los datos anteriores se desprende que si bien más del 65% de las instituciones entrevistadas tiene algún tipo de instrumento descriptivo, éstos no son normalizados.

Igualmente, es evidente que el impacto e implementación de las normas de descripción archivística es bastante bajo, si se toma en cuenta que desde hace doce años se publicó, por parte del Consejo Internacional de Archivos (CIA), la Norma General de Descripción Archivística, ISAD-G. Además, es claro que la mayoría de las instituciones entrevistadas desconocen las demás normas emitidas por el CIA en materia de descripción, es decir: ISAAR-cpf (Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias), ISAF (Norma Internacional para Actividades/ Funciones de Entidades Colectivas) e ISDIAH (Norma internacional para describir instituciones que custodian fondos de archivo).

Lo anterior, es motivo de preocupación, ya que al no tener descripciones normalizadas, es poco probable que a un mediano plazo se facilite la recuperación y el intercambio de información sobre los documentos de archivo, y tampoco se posibilite la integración de las descripciones procedentes de distintos lugares en un sistema unificado de información.

3. Valoración y selección documental

De acuerdo con el marco normativo vigente, uno de los elementos fundamentales para una adecuada valoración documental es que cada una de las instituciones cuenten con un Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED). Específicamente, el artículo 33 de la Ley Nº 7202 del Sistema Nacional de Archivos, establece que:

“Cada una de las entidades mencionadas en el artículo 2º de la presente ley integrará un comité institucional de selección y eliminación de documentos, formado por el encargado del archivo, el asesor legal y el superior administrativo de la entidad productora de la documentación.”

En cuanto a los resultados de esta variable (existencia de los CISED) de las 107 instituciones estudiadas, 92 (85,98% ) han conformado dicho Comité, en tanto que 14 (13,08%) no lo tienen y 1 institución (0.93 %) No sabe o No responde. Llama la atención que siendo el Encargado del Archivo Central quién responde este documento, desconozca la existencia de un CISED conformado en la institución.

Con respecto a la debida integración de los CISED, 55 instituciones lo han conformado de la manera que establece el artículo 33 de la Ley 7202. En tanto que 32 lo han hecho al margen de la ley, ya sea por la cantidad de miembros que lo

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conforman, por lo cargos institucionales que ocupan los integrantes o porque los puestos de presidente y secretario del CISED los ocupan funcionarios que no son los indicados en la legislación vigente.

Cabe resaltar que 16 instituciones, brindaron una respuesta inadecuada, lo cual no permitió determinar la conformación de estos CISED o bien no respondieron a la pregunta. Las restantes 4 instituciones corresponden a aquellas que carecen de un CISED. A continuación un gráfico que muestra las proporciones porcentuales antes esbozadas.

Gráfico Nº 7Porcentajes de la conformación de los CISED en las instituciones del Sistema

Nacional de ArchivosPeríodo 2011-2012

51%

30%

15%4% Bien conformado

Mal conformado

No sabe/No responde/No aplica

No tienen un CISED conformado

Se debe reiterar que la Asesoría Legal del Archivo Nacional ha emitido criterios con respecto a la conformación de los Comités Institucionales de Selección y Eliminación de Documentos, en los que se refiere a temas como:

Delegación de los representantes de los CISED

Contrataciones externas de personal para la conformación de los CISED

CISED en los órganos desconcentrados

Asimismo es primordial analizar si estos comités se encuentran activos, por lo que resulta necesario considerar si las instituciones cuentan con tablas de plazos de conservación de documentos o valoraciones parciales de documentos aprobadas por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED) y su aplicación en las instituciones.

De las 107 instituciones analizadas, 69 indicaron contar con tablas de plazos de conservación de documentos o valoraciones parciales aprobadas por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED), de manera total o parcial; 32 manifestaron no contar con este instrumento y 6 no respondieron a la pregunta o contestaron de forma incoherente. No obstante, sólo 58 tienen estos instrumentos vigentes, 34 indican que están vencidas y 15 no respondieron a la pregunta.

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Gráfico Nº 8Porcentajes sobre la existencia y vigencia de tablas de plazos de conservación de

documentos y valoraciones parcialesPeríodo 2011-2012

0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%

100%

En cuanto a la eliminación de documentos de acuerdo con el procedimiento legal vigente, 62 (57,94 %) entidades lo han efectuado, 40 (37,38%) no han eliminado y 5 (4,67%) no respondieron a la consulta. 4. Servicios brindados por los Archivos Centrales:

Entre los servicios que se evaluaron en el presente estudio destacan: el préstamo y facilitación de documentos, transferencias documentales y capacitación a los encargados de los archivos de gestión.

En cuanto al primer rubro, cabe destacar que 100 entidades manifestaron controlar la facilitación de los documentos y tan solo 3 señalaron no controlar esta actividad. Asimismo, 4 no respondieron a esta interrogante.

Además, cuando se les consultó sobre la existencia de un procedimiento normalizado para llevar a cabo esta función, solamente 13 indicaron no tenerlo, 92 si realizan esta tarea de manera estandarizada y 2 no respondieron.

Por otra parte, 90 instituciones reportaron realizar transferencias de los archivos de gestión al archivo central a través de un procedimiento normalizado, 16 indicarlo no contar con dicho procedimiento y 1 entidad no respondió la pregunta. De igual manera, 95 encargados de archivos centrales afirmaron recibir los documentos acompañados de listas de remisión, sólo 7 no utilizan este mecanismo de control y 5 no contestaron.

No obstante, cuando se consultó sobre el uso de calendarios establecidos para recibir las transferencias documentales en el Archivo Central, más de la mitad de las instituciones (58) informaron no programarlas, 47 indicaron planificar y programar esta actividad y 2 no proporcionaron información al respecto.

Existencia deTP y VP

TP y VP Vigentes

No TP ni VP

No sabe/No responde

TP y VP aprobadas

No respondieron si están vigentes o no

TP y VP vencidas

TP y VP vigentes

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En relación con la capacitación a los encargados de archivos de gestión, 88 archivos centrales señalaron brindar este servicio, 16 no lo hacen y 3 no respondieron.

Gráfico Nº 9Porcentajes de normalización en los servicios brindados por archivos centrales

Período 2011-2012

Capacitación

Facilitación Normalizada

Transferencia Normalizada

Si

No

No sabe/No responde

A continuación un gráfico que refleja la relación entre las transferencias normalizadas y su calendarización.

Gráfico Nº 10Relación entre las transferencias normalizadas y su calendarización

Período 2011-2012

Transferencias normal-izadas

Utilización de calendar-ios de transferencia

0

20

40

60

80

100

Si No

No sabe/ No responde

5. Infraestructura del Archivo Central y conservación documental:

Se debe resaltar que de las entidades analizadas 99 indicaron tener un local establecido para el archivo central, 7 no lo tienen y 1 no respondió. En cuanto a la antigüedad de las construcciones que albergan los locales de los archivos centrales, 83 instituciones mencionaron que oscila entre los 0 y los 50 años, 15 se encuentran ubicados en estructuras con más de 50 años de edificadas y 9 no respondieron.

15


Cuadro Nº 4Antigüedad de las edificaciones de locales de archivos centrales

Período 2011-2012

Antigüedad de la construcción en años

Frecuencia Porcentaje

0-15 37 34.58%16-50 46 42.99%

Más de 50 15 14.02%No sabe/ No responde 9 8.41%

Total 107 100%

En cuanto a los materiales que componen la estructura de los locales de los archivos centrales, predominan el concreto y el tubo estructural, ya que el 83,17% (89 instituciones) así lo informaron. Asimismo, los pisos, suelos y cielorrasos de 69 locales (64,49%) están construidos con materiales no flamables.

Sin embargo, al consultar si en los archivos centrales contaban con suficiente estantería para custodiar los documentos y evitar su colocación de documentos en el suelo, solo 56 instituciones respondieron afirmativamente, 47 adujeron no contar con estantería suficiente y 4 no respondieron a la pregunta.

Gráfico Nº 11Porcentaje de archivos centrales que cuentan con la estantería suficiente para no

colocar documentos en el suelo2011-2012

52%44%

4% Archivos centrales con suficiente es-tantería

Archivos centrales con insufiente es-tantería

No saben/No responden

En cuanto a la limpieza y mantenimiento de los locales, 64 instituciones manifestaron tener un programa para realizar esta actividad, 38 no cuentan con dicho programa y 2 no respondieron. Cabe destacar que en relación con la seguridad de los locales de archivo central, 94 instituciones mencionaron restringir el acceso a los depósitos documentales, 7 afirmaron no controlarlo y 3 no respondieron a la pregunta.

6. Normativa relacionada con nuevos soportes documentales

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En este apartado se analizó el nivel de cumplimiento, en las instituciones, de la normativa emitida por la Contraloría General de la República y la Junta Administrativa del Archivo Nacional, relacionada con el control de tecnologías de la información.

El marco jurídico evaluado fue el siguiente:

Ley General de Control Interno N° 8292, artículos 15 y 16. Normas Técnicas para la Gestión y el Control de las Tecnologías de Información

(N-2-2007-CO-CFOE) Directriz sobre la Administración de los documentos producidos por medios

automatizados de la Junta Administrativa del Archivo Nacional.

Entre los resultados sobresale que más del 75% de las instituciones señalaron cumplirlas de manera parcial o total y el 25% afirmaron incumplirlas o no respondieron a la pregunta. A continuación un cuadro que refleja el nivel de cumplimiento de cada una de las normas evaluadas:

Cuadro Nº 5Porcentajes de cumplimiento de la normativa relacionada con nuevos soportes

documentalesPeríodo 2011-2012

Respuestas facilitadas por los

encargados de Archivos Centrales

Normas Técnicas Ley General de Control Interno

Directriz sobre la Administración de los

documentos producidos por medios automatizados

Frecuencia

Porcentaje Frecuencia

Porcentaje Frecuencia Porcentaje

Si 34 37,78% 51 47,66% 60 56,07%No 17 15,89% 11 10,28% 12 11,21%

Parcialmente 52 45,79% 40 37,38% 31 28,97%No responde 7 6,54% 5 4,67% 4 3,73%

Total 107 100% 107 100% 107 100%

Este resultado coincide con el porcentaje de entidades que indicaron producir documentos electrónicos, entre los cuales destacan las clases documentales textual y gráfica. Seguidamente, se presenta un gráfico en el que se muestran los porcentajes de las instituciones que custodian documentos electrónicos o digitalizados.

Gráfico Nº 12Porcentaje de Entidades que custodian documentos electrónicos o digitalizados en

su acervo documental. Período 2011-2012

17


78%

19%4%

Si

No

No sabe / No responde

18


VII. Conclusiones

Después de realizado el análisis anterior, es importante destacar los siguientes resultados:

1. De 155 instituciones que en los últimos 5 años han presentado el informe de desarrollo archivístico, solamente 35 lo han hecho de forma continua y las 119 instituciones restantes lo han presentado entre 1 y 3 veces.

2. Solamente 114 instituciones presentaron el informe de desarrollo archivístico (período 2011-2012), lo cual representa que el 35,84% de las entidades del Sistema Nacional de Archivos está cumpliendo con el artículo 42, inciso j de la Ley Nº 7202 del Sistema Nacional de Archivos, lo que demuestra que el cumplimiento de la Ley en este aspecto es deficitario.

3. El 90% de los encargados de archivos centrales informan que tienen apoyo institucional, sin embargo, algunas de estas unidades no se ven reflejadas en el organigrama institucional, por lo que se denota que los trámites que las entidades deben llevar a cabo para formalizar la Unidad de Archivo Central no se están ejecutando.

4. Del 100% de los Archivos Centrales analizados, un 60% están siendo dirigidos por un profesional en archivística, por lo tanto, la menor parte de entidades incumplen con lo dispuesto en el artículo 43 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos.

5. Con respecto a la aplicación y control de la normativa archivística institucional y las directrices de acatamiento obligatorio emitidas por la Junta Administrativa del Archivo Nacional, llama la atención que los Encargados de Archivos Centrales priorizan el control sobre la aplicación de la normativa interna y no vigilan de igual manera el cumplimiento de las regulaciones producidas por el Ente Rector del Sistema Nacional de Archivos.

6. Los datos poco coherentes suministrados en el apartado “Clasificación y ordenación documental”, evidencian que existe desconocimiento y confusión por parte de los Encargados de los Archivos Centrales para poder informar el avance en estas etapas del proceso archivístico.

7. En cuanto a la descripción documental, solamente el 35,09% de las entidades utilizan alguna de las normas de descripción archivística aprobadas por el Consejo Internacional de Archivos (CIA). Por lo tanto, es evidente que el impacto e implementación de las normas de descripción archivística es bastante bajo, si se toma en cuenta que desde hace doce años se inició la publicación y difusión de estas normas.

Lo anterior, es motivo de preocupación, ya que al no tener descripciones normalizadas, es poco probable que a un mediano plazo se facilite la recuperación y el intercambio de información sobre los documentos de archivo, y tampoco se posibilite la integración de las descripciones procedentes de distintos lugares en un sistema unificado de información.

19


8. A pesar de que en el artículo 33 de la Ley 7202 y los artículos 138 y 139 de su reglamento, establecen claramente cómo deben conformarse los CISED, tan sólo la mitad de las instituciones lo han integrado correctamente.

Además, la Asesoría Legal del Archivo Nacional ha resuelto consultas específicas sobre este tema a varias instituciones del Sistema Nacional de Archivos (SNA), sin embargo, estos criterios no son del conocimiento de las otras entidades del SNA.

9. Un poco más de la mitad de las instituciones del Sistema que presentaron el informe de desarrollo archivístico señalaron tener tablas de plazos de conservación de documentos o valoraciones parciales aprobadas por la CNSED; sin embargo, sólo el 35% de estos instrumentos se encuentran vigentes.

10. De acuerdo con los datos obtenidos, se observa que casi el 60% de las 107 entidades evaluadas en este informe, indicaron haber realizado eliminaciones de documentos. No obstante, la cantidad de instituciones que informaron contar con tablas de plazos de conservación de documentos o valoraciones parciales es menor (52,32%) y aún menor aquellas instituciones que indicaron tener estos instrumentos vigentes (35,51 %). Por lo tanto, es posible que algunas instituciones realicen eliminaciones al margen de la Ley.

11. Más del 90% de las entidades entrevistadas controlan el préstamo y la facilitación pero no siempre se hace siguiendo un procedimiento establecido.

12. Más del 80% de los archivos centrales de las entidades evaluadas, reciben los documentos de los archivos de gestión a través de un procedimiento normalizado y con listas de remisión; sin embargo, la mayoría no calendariza estas transferencias.

13. Más de las tres cuartas partes de los encargados de los archivos centrales de las instituciones analizadas, afirman realizar actividades de asesoramiento y capacitación para los encargados de los archivos de gestión.

14. Llama la atención que entre las 7 instituciones que reportaron no contar con un local para el archivo central, solamente 2 contratan servicios externos para la custodia de sus documentos. Pero las 5 restantes no tienen ni local ni servicios contratados, por lo que se incumple con tres de las funciones principales de un archivo central como lo son el reunir, administrar y facilitar el fondo documental de la entidad que ha disminuido su consulta en los archivos de gestión.

15. Otro aspecto importante de mencionar es que solamente el 52,34% de las instituciones, cuentan con la estantería suficiente para albergar el acervo documental que custodia, de manera que casi la mitad de las entidades evaluadas podrían presentar problemas para preservar adecuadamente los documentos.

20


16. Con respecto al cumplimiento de la normativa relacionada con nuevos soportes documentales, el porcentaje de entidades que indicaron producir documentos electrónicos, coincide con aquellas entidades que indicaron cumplir total o parcialmente esta normativa. Sin embargo, estos resultados no concuerdan con la experiencia de los profesionales del Departamento Servicios Archivísticos Externos, cuando reciben transferencias documentales, se analizan tablas de plazos o se realizan inspecciones, actividades en las que se evidencia un desconocimiento de esta materia en los archivos centrales y de gestión.

17. Finalmente, es importante tener en cuenta que los datos aportados por los encargados de los Archivos Centrales en temas como clasificación, ordenación, descripción y valoración documental, en gran parte de los casos son confusos o incoherentes. Lo anterior, es preocupante, si se toma en cuenta que aproximadamente el 95% de los Archivos Centrales de las entidades analizadas estan liderados por profesionales, ya sea en archivística (60%) o en otros campos académicos (35%), esto evidencia un vacío en el manejo de los conocimientos técnicos y básicos para el ejercicio de la archivística.

VIII. Recomendaciones

1. Enviar copia de los resultados de este informe a los jerarcas y encargados de los archivos centrales de las instituciones que este año presentaron el informe de desarrollo archivístico.

2. Debido a que el informe de desarrollo archivístico institucional evalúa todos los elementos establecidos en la Ley 7202 y su reglamento para el desempeño de las buenas prácticas archivísticas, es indispensable que éste se remita al Archivo Nacional. Por lo tanto, se recomienda enviar una circular a los jerarcas de las 318 instituciones del Sector Público Costarricense, recordándoles la obligación legal de presentar el informe de desarrollo archivístico en el mes de marzo de cada año.

DEPARTAMENTO SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS EXTERNOS

Estrellita Cabrera Ramírez Natalia Cantillano MoraOctubre 2012 Octubre 2012

IX. Anexos

Anexo No. 1Lista de instituciones que han presentado Informe Anual de Desarrollo

Archivístico (IADA) entre 2008-2012

21


N° de orden

Lista de instituciones que presentaron el IADA

2007-2008 2008-2009 2009-2010

2010-2011

2011-2012

1 Asamblea Legislativa 1 1 1 1 12 Autoridad Reguladora de

Servicios Públicos (ARESEP)1 1 1 1 1

3 Banco Central de Costa Rica (BCCR)

1 1 1 0 1

4 Banco Crédito Agrícola de Cartago (BANCREDITO)

1 1 1 1 1

5 Banco de Costa Rica (BCR) 1 1 0 0 06 Banco Hipotecario de la Vivienda

(BANHVI)0 0 0 1 0

7 Banco Nacional de Costa Rica (BNCR)

1 1 1 1 0

8 Banco Popular y de Desarrollo Comunal

1 1 1 1 1

9 Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS)

0 0 0 0 1

10 Centro Cultural e Histórico José Figueres Ferrer

1 0 0 1 1

11 Centro Nacional de Recursos Para La Educación Inclusiva

0 0 0 1 0

12 Colegio de Contadores Privados de Costa Rica

0 0 1 0 0

13 Colegio de Periodistas de Costa Rica (COLPER)

0 0 0 1 0

14 Colegio Universitario de Cartago (CUC)

0 0 0 1 1

15 Colegio Universitario de Limón (CUNLIMÓN)

0 0 1 1 0

16 Comisión Nacional de Prestamos Para La Educación (CONAPE)

1 1 1 1 1

17 Comisión Nacional de Prevención de Riesgos Y Atención de

Emergencias (CNE)

0 0 1 1 1

22


N° de orden


2007-2008 2008-2009 2009-2010 2010-2011

2011-2012

18 Compañía Nacional de Fuerza Y Luz S.A (CNFL)

1 1 1 1 1

19 Concejo Municipal del Distrito de Lepanto

0 1 0 0 0

20 Consejo Nacional de Concesiones (CNC)

1 1 1 1 1

21 Consejo Nacional de Rectores (CONARE)

1 1 0 1 0

22 Consejo de Transporte Público 0 0 0 0 123 Consejo Nacional de La Persona

Adulta Mayor (CONAPAM)0 0 0 1 0

24 Consejo Nacional de Vialidad (CONAVI)

1 0 0 0 1

25 Contraloría General de La Republica (CGR)

1 1 0 1 0

26 Corporación Bananera Nacional (CORBANA)

1 1 1 1 1

27 Correos de Costa Rica 1 0 0 0 128 Dirección de Inteligencia Y

Seguridad Nacional (DIS)0 0 1 1 1

29 Dirección General de Aviación Civil

1 1 0 0 1

30 Dirección General del Archivo Nacional

1 1 1 1 0

31 Dirección General de Migración y Extranjería

0 0 0 1 1

32 Dirección General del Servicio Civil

0 0 0 0 0

33 Empresa de Servicios Públicos De Heredia S.A.

0 0 0 1 0

34 Fabrica Nacional de Licores (FANAL)

0 1 1 1 1

35 Dirección Nacional de Desarrollo de La Comunidad (DINADECO)

0 0 0 1 1

36 Dirección Nacional de Notariado (DNN)

0 0 0 0 1

37 Federación Municipal Regional de Este

(FEDEMUR)

1 0 0 0 0

38 Fondo Nacional de Becas (FONABE)

0 1 1 1 1

23


N° de orden


2007-2008

2008-2009 2009-2010

2010-2011

2011-2012

39 Fondo Nacional de Financiamiento Forestal

(FONAFIFO)

0 0 1 1 1

40 Grupo Mutual Alajuela 0 0 0 1 041 Hospital Monseñor Sanabria 1 0 0 1 142 Hospital Nacional de Geriatría y

Gerontología Dr. Raúl Blanco Cervantes

0 0 1 1 1

43 Imprenta Nacional 0 0 0 1 144 Instituto Costarricense de

Acueductos y Alcantarillados (AYA)1 1 1 1 1

45 Instituto Costarricense de Electricidad (ICE)

1 1 1 1 1

46 Instituto Costarricense de Pesca y Acuacultura (INCOPESCA)

0 1 1 1 1

47 Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico (INCOP)

1 0 1 1 1

48 Instituto Costarricense de Turismo (ICT)

1 1 1 1 1

49 Instituto Costarricense del Café (ICAFE)

0 0 0 1 1

50 Instituto Costarricense del Deporte y la Recreación (ICODER)

0 1 1 1 1

51 Instituto Costarricense de Ferrocarriles (INCOFER)

0 0 0 1 1

52 Instituto Costarricense Sobre Drogas (ICD)

0 0 1 1 1

53 Instituto de Desarrollo Agrario (IDA)

0 0 1 0 1

54 Instituto de Fomento y Asesoría Municipal (IFAM)

0 0 1 1 1

55 Instituto Mixto de Ayuda Social (IMAS)

1 1 1 1 1

56 Instituto Nacional de Aprendizaje (INA)

1 1 1 1 1

57 Instituto Nacional de Estadística y Censos (INEC)

1 1 1 1 1

58 Instituto Nacional de Fomento Cooperativo (INFOCOOP)

1 1 1 1 1

59 Instituto Nacional de la Mujer (INAMU)

1 1 0 1 1

24


N° de orden


2007-2008

2008-2009 2009-2010 2010-2011

2011- 2012

60 Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo (INVU)

1 0 1 0 1

61 Instituto sobre Alcoholismo y Farmacodependencia (IAFA)

1 1 1 1 1

62 Instituto tecnológico de Cartago (TEC)

0 0 1 0 1

63 Junta Administrativa Portuaria (JAPDEVA)

0 0 0 1 0

64 Junta de Desarrollo Regional de la Zona Sur (JUDESUR)

1 1 1 1 1

65 Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio

Nacional

0 0 0 0 1

66 Junta de Protección Social de San José (JPSS)

0 0 0 1 1

67 Junta Administrativa del Servicio Eléctrico de Cartago (JASEC)

0 0 0 1 1

68 Liga Agrícola de la Caña (LAICA) 1 0 0 0 069 Popular pensiones S.A. 0 0 0 0 1

70 Poder Judicial 0 0 0 1

71 Ministerio de Agricultura (MAG) 0 1 1 1 1

72 Ministerio de Ambiente Y Energía (MINAE)

0 0 0 0 1

73 Ministerio de Ciencia y Tecnología (MICIT)

0 0 0 1 0

74 Ministerio de Comercio Exterior (COMEX)

0 0 1 1 1

75 Ministerio de Cultura, Juventud (MCJ)

1 1 1 1 1

76 Ministerio de Economía, Industria y Comercio (MEIC)

1 1 1 1 1

77 Ministerio de Educación Pública (MEP)

1 1 1 1 1

78 Ministerio de Justicia y Paz 1 0 1 1 179 Ministerio de Obras Públicas y

Transportes (MOPT)0 0 0 0 1

N° de orden


2007-2008 2008-2009

2009-2010

2010-2011

2011-2012

80 Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica (MIDEPLAN)

0 0 1 1 1

81 Ministerio de Relaciones Exteriores 1 1 1 1 1

Mediante oficio Arch-C-019 de 31 de marzo de 2008, la señora Eugenia Hernández Alfaro, Encargada del Archivo Central de la JPS justificó la no entrega del informe archivístico del periodo por motivos de salud.

25


yCulto (MRREE)

82 Ministerio de Salud 1 1 0 1 183 Ministerio de Trabajo Y Seguridad

Social (MTSS)1 1 0 1 0

84 Ministerio De Vivienda Y Asentamientos

1 1 1 1 1

85 Municipalidad de Alajuela 1 1 0 1 086 Municipalidad de Aserrí 0 0 0 0 187 Municipalidad de Atenas 1 1 0 1 188 Municipalidad de Barva 0 0 0 1 189 Municipalidad de Belén 1 1 1 1 190 Municipalidad de Buenos Aires de

Puntarenas0 0 0 0 1

91 Municipalidad de Carrillo 0 1 1 1 092 Municipalidad de Cartago 1 1 0 1 193 Municipalidad de Corredores 0 0 0 0 194 Municipalidad de Coto Brus 0 1 1 1 195 Municipalidad de Curridabat 0 0 1 1 196 Municipalidad de Escazú 1 1 1 1 197 Municipalidad de Esparza 0 0 0 1 198 Municipalidad de Garabito 0 0 1 1 199 Municipalidad de Goicoechea 0 0 0 1 1

100 Municipalidad de Grecia 0 0 0 0 1101 Municipalidad de Guácimo 1 1 0 1 0102 Municipalidad de Heredia 0 0 0 1 0103 Municipalidad de Hojancha 0 1 0 0 0104 Municipalidad de Liberia 1 0 0 0 1105 Municipalidad de Limón 1 1 1 1 1106 Municipalidad de Montes De Oca 1 1 1 1 1107 Municipalidad de Mora 0 0 1 1 1108 Municipalidad de Moravia 1 1 0 1 1109 Municipalidad de Nandayure 0 0 1 1 1110 Municipalidad de Oreamuno 0 0 1 1 0111 Municipalidad de Orotina 1 1 1 1 1112 Municipalidad de Osa 0 0 1 0 1

26


N° de orden


2007-2008 2008-2009 2009-2010 2010-2011

2011-2012

113 Municipalidad de Paraíso De Cartago

0 0 0 1 1

114 Municipalidad de Parrita 0 1 0 0 0115 Municipalidad de Pérez Zeledón 1 1 1 1 1116 Municipalidad de Poás 1 1 1 1 1117 Municipalidad de Pococí 0 0 0 1 1118 Municipalidad de Puntarenas 1 0 0 0 0119 Municipalidad de San Isidro De

Heredia0 1 0 0 0

120 Municipalidad de San Carlos 1 1 0 0 0121 Municipalidad de San José 1 1 1 1 1122 Municipalidad de San Rafael De

Heredia0 0 1 1 1

123 Municipalidad de San Ramón 1 1 1 0 0124 Municipalidad de Santa Ana 0 1 0 1 1125 Municipalidad de Santa Bárbara 0 0 0 0 1126 Municipalidad de Santa Cruz 1 1 1 1 1127 Municipalidad de Santo Domingo

de Heredia1 1 1 0 1

128 Municipalidad de Sarapiquí 1 1 0 0 0129 Municipalidad de Siquirres 0 0 0 0 1130 Municipalidad de Talamanca 0 0 0 1 0131 Municipalidad de Tarrazú 0 0 0 0 1132 Municipalidad de Tibás 0 0 1 1 1133 Municipalidad de Turrialba 0 1 0 0 0134 Municipalidad de Vásquez De

Coronado0 0 1 1 1

135 Museo de Arte Costarricense 0 0 1 1 1136 Museo Nacional 1 0 0 1 0137 Patronato Nacional de La

Infancia (PANI)1 1 1 1 1

138 Poder Judicial 1 1 1 1 1139 Presidencia de La Republica 1 1 0 1 1140 Procuraduría General de La

República (PGR)1 1 1 1 0

141 Programa Integral de Mercadeo Agropecuario (PIMA)

0 0 0 1 0

142 Promotora de Comercio Exterior (PROCOMER)

1 1 1 1 1

27


N° de orden


2007-2008 2008-2009 2009-2010

2010-2011 2011-2012

143 Radiográfica de Costa Rica (RACSA)

1 1 0 1 0

144 Refinadora Costarricense de Petróleo (RECOPE)

1 1 0 1 1

145 Registro Nacional 0 1 1 1 1146 Servicio Fitosanitario del Estado 0 0 0 0 1147 Sistema Nacional de Radio y

Televisión S.A. (SINART S.A.)0 0 1 1 1

148 Sistema Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y

Avenamiento (SENARA)

0 0 0 0 1

149 Sistema Nacional de Áreas de Conservación (SINAC)

0 0 0 1 1

150 Teatro Nacional 1 1 1 1 1151 Tribunal Supremo de Elecciones

(TSE)0 1 1 1 1

152 Universidad Estatal a Distancia (UNED)

0 0 0 1 0

153 Universidad de Costa Rica (UCR) 1 0 0 0 0154 Universidad Nacional 1 1 1 1 1155 Universidad Técnica Nacional

(Sede del pacífico)1 1 0 1 1

Total de informes presentados entre 2007 y 2012

81 82 78 113 114

Porcentaje de las 318 Entidades del Sector Público Costarricense que

presentaron el informe de desarrollo archivístico durante el período 2007-

2012

25, 47% 25,78% 24,52% 35,53 % 35,84 %

28

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