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1. Objetivo

Brindar las orientaciones necesarias para realizar la formulación del plan de acción institucional anual, a partir de la identificación de las tareas y productos a elaborar, con el fin que los equipos de los proyectos de inversión realicen un ejercicio coherente con el plan de desarrollo, la metas del proyecto y el plan estratégico de la entidad que repercuta de manera positiva en la gestión del proyecto.

2. Glosario

Actividades1: conjunto de tareas que técnica y metodológicamente, son necesarias para alcanzar las metas propuestas y se programan para el término de un año (vigencia en curso). La definición de las actividades debe estar relacionada con aquellas acciones que es necesario realizar para el cumplimiento de las metas y el logro de los objetivos de la entidad, y deben programarse con una secuencia lógica de acuerdo al orden de ejecución.

Coherencia institucional2: se concibe como la alineación de todos los elementos estratégicos de las entidades y organismos distritales con el propósito de lograr una administración armónica.

Medios de verificación: soportes que se revisan bajo parámetros, referenciales, requisito-como base documental, definidos en un plan a los cuales se realiza la evaluación.

Metas del proyecto3: conjunto de resultados concretos, medibles, realizables y verificables que se esperan obtener con la ejecución del proyecto, representados en productos (bienes y servicios) finales o intermedios. La construcción de las mismas se hace en términos de proceso, magnitud, unidad de medida y descripción.

Plan de acción4: en el marco de la planeación estratégica, es un instrumento de planeación en el que se concreta el qué, cómo, cuándo y quién realizará las acciones que permiten el cumplimiento de los objetivos estratégicos.

Producto entregable5: es la evidencia material, tangible y física en la que se plasma el cumplimiento de la meta propuesta. Una meta se puede materializar en uno o más productos entregables, los cuales pueden corresponder a distintos momentos del proceso de cumplimiento de la meta.

Tarea6: conjunto de acciones que se realizan para alcanzar el cumplimiento de una actividad.

1 Proceso Direccionamiento Estratégico - Procedimiento Formulación y seguimiento del plan estratégico y plan de acción institucional (PCD-DE-003)2 Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales NTD-SIG 001:2011, numeral 3.1 DEFINICIONES3 Proceso Direccionamiento Estratégico - Procedimiento Formulación y seguimiento del plan estratégico y plan de acción institucional (PCD-DE-003)4 Ídem5 Ídem6 Ídem

PROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

INSTRUCTIVO CONSTRUCCIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN INSTITUCIONAL ANUAL PARA

LOS PROYECTOS DE INVERSIÓN

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3. Desarrollo

Para la construcción del plan de acción institucional anual del proyecto de inversión, se debe tener en cuenta lo siguiente:

a. Disponer de los siguientes insumos (Documentos de trabajo): Anteproyecto de presupuesto (justificación) Plan de Adquisiciones de la vigencia (duración) Entregables de la vigencia anterior (anterior a la vigencia sobre la cual va a formular) Plan de Acción vigencia anterior Perfil del proyecto (Alcance)

b. Desarrollar las siguientes actividades Elaborar el diagrama jerárquico de trabajo para la vigencia sobre la cual se formulará el

plan en el Formato Instrumento para la construcción del Plan de acción institucional anual para los proyectos de inversión - Sección: Instrumento de desgloce de trabajo (FOR-DE-018).

De acuerdo con las actividades de cada proyecto, definir las tareas y compromisos presupuestales diligenciando el Formato Instrumento para la construcción del Plan de acción institucional anual para los proyectos de inversión- Sección: Cronograma anual de actividades, tareas compromisos presupuestales (FOR-DE-018).

Establecer y definir productos, entregables y evidencias del proyecto diligenciando el Formato Instrumento para la construcción del Plan de acción institucional anual para los proyectos de inversión- Sección: Resumen de productos, entregables y evidencias (FOR-DE-018)

Con los insumos anteriores, diligenciar el Formato Formulación del plan de acción institucional (FOR-DE-014).

Una vez finalizadas las actividades, El Gerente del Proyecto debe enviar memorando (FOR-BS-046) a la Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización, anexando los documentos aprobados (Formato Instrumento para la construcción del Plan de acción institucional anual para los proyectos de inversión (FOR-DE-018) en sus secciones: Instrumento de desgloce de trabajo, Cronograma anual de actividades, tareas compromisos presupuestales y Resumen de productos, entregables y evidencias, y el Formato formulación del plan de acción institucional (FOR-DE-014)), en medio magnético.

A continuación se describen el paso a paso para la construcción del plan de acción institucional anual para los proyectos de inversión:

3.1. Elaboración del diagrama jerárquico de trabajo para la vigencia

La construcción del diagrama jerárquico de trabajo nos permitirá descomponer las acciones a realizar durante la vigencia, con el fin de cumplir los objetivos y metas bajo una estructura coherente. Esta estructura está basada en la formulación de los proyectos de inversión para dar paso a la definición de cronogramas.




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El diagrama inicia con un nivel general donde se establece el objetivo específico del proyecto hasta llegar al nivel más detallado, compuesto por las actividades, como se muestra a continuación:

Objetivo específico del proyecto: el impacto esperado de las metas (componentes) del proyecto.

Metas (componentes): el conjunto de productos agrupados según su finalidad. Productos: el resultado agregado de los entregables del proyecto. Entregables: los servicios y bienes que produce el proyecto mediante la ejecución de los

paquetes de trabajo. Actividades: es el grupo de tareas que se realizan para lograr los entregables del

proyecto. Es de aclarar que las actividades ya están definidas y contienen el presupuesto del proyecto de inversión, por lo que no son modificables. Lo que se formula para la vigencia respectiva corresponde al grupo de tareas.

Ejemplo de un diagrama jerárquico

Fuente: Elaboración propia Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización

OBJETIVO:Fortalecer el desarrollo de capacidades y la

generación de oportunidades para la juventud en Bogotá

META 1:Ruta de prevencion

PRODUCTO 1: informe de implementación de la ruta

de prevención

ENTREGABLE 1: diagrama de la ruta de prevención

ACTIVIDAD 6: Identificar, diagnosticar las necesidades

juveniles y los factores de riesgo para formular y diseñar la ruta

de prevención con los grupos de interés con enfoque diferencial

ENTREGABLE 2: informe de acciones de prevención en casas de la

juventud y en planes de acción distritales

ACTIVIDAD 7Implementar el plan de acción SPA para la

prevención de consumo de sustancias psicoactivas.

ACTIVIDAD 8Implementar el plan de acción de la

prevención de la maternidad y paternidad temprana

ENTEGRABLE 2:informe de evaluación de

atenciones de la ruta.

ACTIVIAD 9Evaluar el modelo de prevención implementado a través de la RPJ

META 2: Ruta de Oportunidades

META 3: Politica pública




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3.2. Definición del cronograma anual de actividades, tareas y compromisos presupuestales

Luego de encontrar la relación del objetivo general de cada proyecto de inversión con sus metas, productos, entregables y actividades, se debe:

- Establecer tareas por actividad.- Determinar la secuencia lógica de las tareas y su interdependencia.- Estimar el tiempo a utilizar en cada tarea. - Determinar duración total de la Actividad.- Identificar compromisos presupuestales.

3.2.1. Establecer tareas por actividad

Con el fin de realizar una adecuada identificación de las tareas, tenga en cuenta las siguientes preguntas orientadoras, antes de la formulación:

- ¿A qué nos comprometimos en el perfil del proyecto?- ¿A qué nos comprometimos en la justificación de anteproyecto? - ¿Cuáles son las principales apuestas para la vigencia sobre la cual formulará el plan? - ¿Qué no se cumplió en la vigencia anterior a la que se formulará?- ¿Qué interdependencia existe entre actividades de una meta y entre metas?

La formulación de tareas deben cumplir con la siguiente estructura:

Figura. Estructura para la formulación de tareas


Al formular las tareas, tenga en cuenta las siguientes preguntas orientadoras

- ¿Cuánto tiempo implica realizar este trabajo?- ¿Existe interdependencia entre tareas?- ¿En qué momento requiere asignación presupuestal durante la implementación?

TareaVerbo / Acción

*InfinitivosCifra Unidad de

medidaComplemento

Ejemplo de tarea Realizar 10 TalleresPara la

formación en prevención




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Determine la secuencia lógica de las tareas y su interdependencia:

- ¿Puedo iniciar las tareas en simultáneo?- ¿Una tarea depende de la otra? - ¿Debo esperar que una tarea finalice para empezar la otra?

Estime el tiempo que va a utilizar en cada tarea. Para esto debe:

- Ubicar las necesidades y restricciones de tiempo que tiene la vigencia sobre la cual formulará el plan (ejemplo: ley de garantías, resultados esperados para un corte determinado, informes para agentes externos que obligan a un cumplimiento en un tiempo específico, etc.)

- Identificar procesos similares que se hayan realizado en la vigencia anterior y retomar el tiempo total que duro el proceso (tiempo de alistamiento, tiempo de adjudicación, tiempo de firmas, inicio de acciones, etc.)

- Calcular la duración esperada de una tarea, utilizando la fórmula “estimación por tres valores”, teniendo en cuenta que:

De = (O + (4*M) + P) / 6Donde:

De = duración esperadaO = duración optimistaM = duración más probable (realista)P = duración pesimista

Determine la duración total de la actividad, que corresponde a la diferencia de la fecha final de la última tarea menos la fecha de inicio de la primera tarea.

Figura. Duración final de la actividad




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Identifique los compromisos presupuestales, una vez tenga definido la duración de la actividad y los meses del año en los cuales se va a realizar, ubique los meses de adjudicación o compromisos presupuestales a lo largo de la implementación de la misma.

Figura. Resumen paso a paso- Definición de cronograma


3.2.1.1. Ejemplos para la identificación de tareas

Definir tareas y relación entre las mismas.

ACTIVIDADES NUMERO DE TAREA TAREAS RELACIÓN ENTRE

TAREAS

ACTIVIDAD 6: Identificar, diagnosticar las necesidades juveniles y los factores de riesgo para formular y diseñar la ruta de prevención con los grupos de interés con enfoque diferencial

1 Contratar de un proceso de fortalecimiento de habilidades y capacidades juveniles de protección. INICIA PRIMERO

2 Realizar 20 talleres de formación en prevención. (Cada uno de 4 horas)

INICIA Y DEPENDE DE LA TAREA 1

3 Contratar de un proceso para la implementación de la ruta

INICIA DESPUES EN CUALQUIER MOMENTO

4 Realizar de 15 eventos distritales de prevención INICIA Y DEPENDE DE LA TAREA 2

Calcular y establecer el tiempo de cada tarea:

TAREA MAGNITUDDURACIÓN OPTIMISTA:

O

DURACIÓN MAS PROBLABLE

(REALISTA): MDURACIÓN

PESIMISTA: P

TIEMPO ESTIMADO EN

DÍAS(O + (4*M) + P) / 6

CONTRATACIÓN DE PROCESO (CONVENIO INTERADMINISTRATIVO)

DIAS 60 90 180 100

MESES 2 3 6 3CONTRATACION DE PROCESO (CONCURSO DE MERITOS)

DIAS 120 150 210 155

Actividad

Definición de tareas por

cada actividad y su relación

entre sí

Detemerinar la secuencia lógica de las tareas y su interdependencia

Definición de tiempo de

duración de cada tarea

Estimación del tiempo total de la actividad

Identificar meses de

compromisos presupuestales




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MESES 4 5 7 5

ACTIVIDADES NUMERO DE TAREA TAREAS

RELACIONES Y DEPENDENCIAS DE LAS TAREAS

ESTIMACIÓN DEL TIEMPO OBSREVACION


1

Contratar de un proceso

de fortalecimien

to de habilidades

y capacidades juveniles de protección

INCIA PRIMERO 3 MESES

2

Realizar 20 talleres de

formación en prevención. (Cada uno de 4 horas)

INCIA Y DEPENDE DE LA

TAREA 14 MESES Plazo del contrato según

PAA

3

Contratar de un proceso

para la implementación de la ruta

INCIA DESPUES EN CUALQUIER

MOMENTO5 MESES

ALERTA: SI EL PROCESO DE CONTRATACIÓN SE ESTIMA DURA 5 MESES Y ESTA PENSADO PARA 9 MESES DE EJCUCIÓN SOBREPASA LA VIGENCIA.

4

Realizar de 15 eventos

distritales de prevención

INCIA Y DEPENDE DE LA

TAREA 29 MESES Plazo del contrato según

PAA

Distribuir las tareas en el año e identificar los meses de compromiso presupuestal.

ACTI

VIDA

DES

TIEM

PO T

OTAL

DE

LA

ACTI

VIDA

D

TARE

A

TIEM

PO

ESTI

MAD

OEN

E

FEB

MAR AB

R

MAY JU

NJU

L

AGO

SEP

OCT

NOV

DIC

ACTIVIDAD 6:

Identificar,

diagnosticar las

necesidades

juveniles y los

factores de

riesgo

11 MESES CON

COMPROMISOS

PRESUPUESTALES EN LOS MESES

DE ABRIL Y

AGOSTO

Contratación de un proceso

de fortalecimi

ento de habilidade

s y capacidad

es juveniles

de protección

3 MESES

X X X COMPROME

TO RECURSOS




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para formular

y diseñar la ruta

de prevención con

los grupos

de interés

con enfoque diferenci

al

.Realizació

n de 20 talleres de formación

en prevención. (Cada uno de 4 horas)

4 MESES

X X X X

contratación de un proceso para la

implementación de la ruta

5 MESES

X X X X

X COMPROMISO

DE RECURSOS

realización de 15 eventos

distritales de

prevención

9 MESES

X X X X

3.3. Establecer productos, entregables y evidencias

Teniendo en cuenta el diagrama jerárquico de trabajo, se debe ubicar en el cronograma, cuándo se presentará el producto y los entregables establecidos con las evidencias que se definan para el desarrollo de las tareas.

3.3.1. Producto: (Está asociado a la Meta)

Es entendido como el bien o servicio que se genera en un proceso productivo. Los productos materializan los objetivos específicos de los proyectos de inversión. De esta forma, los productos de un proyecto deben agotar los objetivos específicos del mismo y deben cumplir a cabalidad con el objetivo general del proyecto.

El producto es el resultado de un proceso productivo, es decir, el resultado de un conjunto de actividades secuenciales bajo el control del responsable del proyecto, las cuales, al transformar unos insumos, generan valor.

Estructura adecuada de un

productoBien o servicio Complemento

Ejemplo de un bien Sistema

De gestión de calidad




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Figura: Ejemplo de un producto


Ejemplos de producto: Documento técnico, Plan de acción, Informe de seguimiento/monitoreo/impacto, Sistema, Módulos, Diagnóstico.

Finalidad del producto: Materializar y/o demostrar el resultado de una meta.

3.3.2. Entregable : (Está asociado a la actividad)

El entregable debe evidenciar los resultados de la actividad.

Tener en cuenta como punto de partida para la planeación de la vigencia, los entregables terminados en la vigencia inmediatamente anterior para este caso.

Una actividad puede tener más de un entregable (mínimo 1, máximo 4)

Verificar que los entregables formulados, estén bajo el control y la competencia del proyecto y de la Subdirección o dependencia.

Definir el tipo y la finalidad de los entregables (¿Para qué elabora el documento, ¿qué voy a hacer con este documento? ¿Cómo le aporta a la actividad y al producto?)

Ejemplos Tipo Entregable: Documento técnico, Plan de acción, Informe de seguimiento/monitoreo/impacto, Acuerdo/alianza/articulación, Sistema, Módulos, Diagnóstico.

Finalidad entregable: Reflejar para qué se realizó el entregable, ya sea para socializar el avance o cumplimiento de la actividad, dar a conocer lineamientos de implementación, mostrar el avance de alguna fase o el ajuste de un proceso.

3.3.3. Evidencias : (Están asociadas a las tareas.)

Ejemplo de un servicio

Servicios de asistencia

técnica

A las instituciones

educativas en la mejora de las

condiciones de aprendizaje




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Las evidencias son soportes que permiten comprobar el avance cuantitativo o cualitativo de las tareas programadas en cada uno de los meses.

Estas evidencias pueden ser instrumentos, actas con listados de asistencias, informes parciales, entre otros y deben ser parte estructural del Entregable trimestral. Cabe resaltar que estas evidencias deben quedar establecidas y consignadas en el Plan de Acción.

Ejemplo definición de producto, entregable y evidencia

A continuación se presenta un ejemplo de producto, entregable y evidencia, teniendo en cuenta su relación con la meta, actividad y tarea respectivamente.

PRODUCTO ACTIVIDADES NUMERO DE TAREA TAREASRELACIONES Y DEPENDENCIAS DE LAS TAREAS

EVIDENCIAS

(Mensual)ENTREGABLES

(Trimestral)

INFORME DE IMPLEMENTACIÓN E LA RUTA DE PREVENCIÓN


1

Contratación de un proceso de fortalecimiento de habilidades y capacidades juveniles de protección.

INCIA PRIMERO

ENTEGRABLE 2:INFORME DE EVALUACIÓN DE PROCESO FORMACIÓN EN EL MARCO DE LA RUTA.

2

Realización de 20 talleres de formación en prevención. (Cada uno de 4 horas)

INCIA Y DEPENDE DE LA TAREA 1

3

contratación de un proceso para la implementación de la ruta

INCIA DESPUES EN CUALQUIER MOMENTO

4realización de 15 eventos distritales de prevención

INCIA Y DEPENDE DE LA TAREA 2

3.4. Registrar la información en el formato de plan de acción

Este último paso corresponde a la verificación de los tres pasos anteriores, es decir, que la información sea consignada de forma adecuada en el formato. Por esta razón, debe considerar los siguientes aspectos:

a. Orientaciones y recomendaciones a tener en cuenta en la programación:

Las actividades deben coincidir con las establecidas en la cadena de Valor y el Perfil del proyecto.

Estructura formulación:

Producto

Meta

Entregable

Actividad

Evidencia

Tarea




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b. Ponderaciones.

La siguiente estructura, se trabaja para establecer la ponderación de cada meta, actividad y tarea, hasta alcanzar el nivel superior:

c. Cabezote pestaña actividades y tareas:




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En esta nueva programación, se debe tener en cuenta la inclusión de 3 nuevas columnas:- Producto General: asociado a la meta, establecido en el Paso 3. - Presupuesto inicial de la actividad: establecido en el Paso 2.- Duración de la actividad: establecido en el Paso 2.

OBJETIVO

ESTRATÉGICO DE

LA ENTID

AD

OBJETIVO ESPECÍFIC

O

METAS ACTIVIDADES TAREAS

No.

META

DESCRIPCI

ÓN META

% ESPER

ADO DE

CUMPLIMIENTO 2017

PONDERACIÓN DE LA

META

PRODUCT

O GEN

ERAL

PI ( Si / No)

No. ACTIVIDA

D

DESCRIPCI

ÓN ACTIVIDAD

ENTREGAB

LE

RESPONSABL

E ACTIVI

DAD

% PONDERACIÓ

N ACTIVIDAD

PRESUPUEST

O INCIAL D ELA ACTIVI

DAD

DURACIÓN DE LA

ACTIVIDA

D

FECHA

INICIO

FECHA

TERMINACIO

N

DESCRIPCI

ÓN TARE

AS

% PONDERACIÓ

N TAREA

Dentro de la programación mensual se incluirá la casilla de programación de compromisos presupuestales y se cambiará la posición de las evidencias para que guarden relación con las tareas.

% PROGRAMADO TAREA

PROGRAMACIÓN EVIDENC I

AS

% PROGRA

MADO ACTIVIDA

D

PROGRAMACIÓN DE

COMP ROMISOS PRESUPUESTAL

ES POR ACTIVIDAD

PROGRAMADO META %

PROGRAMADO TAREA

PROGRAMACIÓN

EVIDENC IAS

% PROGRAMADO AC TIVIDAD

PROGRAMACIÓN DE

COMP ROMISOS

PRESUPUESTALES POR ACTIVIDAD

PROGRAMADO META

%P ROGRAMADO TAREA

PROGRAMACIÓN

EVICENC IAS DEL MES

%P ROGRAMADO

ACTIVIDAD

PROGRAMACIÓN DE

COMPROMISOS

PRESUP UESTALES P OR AC TIVIDAD

PROGRAMACIÓN DE

ENTREGABLE

PROGRAMADO META

ENERO FEBRERO MARZO

4. Observaciones

A continuación se relacionan los mínimos a tener en cuenta para la entrega de los productos, entregables y evidencias:

DOCUMENTOS DEFINICIÓN MÍNIMOS OBSERVACIONESINFORMES PARCIALES O DE ACTIVIDADES PUNTUALES QUE REALIZAN

Documento escrito que tiene como fin exponer información objetiva, de manera clara y ordenada. La finalidad es dar a conocer al lector la acción que realizo y su incidencia en el marco de cumplimiento de las metas.

a. Portada (señalando: proyecto de inversión, titulo referenciando el contenido del texto; tiempo del informe y el nombre de quien elaboro y aprobó) b. Introducciónc. Desarrollod. Conclusión

Utilizar la imagen institucional (colores, logos, etc.) y plan de desarrollo vigente. Dependiendo el documento y su secuencia para llegar a ser final, se le debe colocar marca de agua, estableciendo la numeración de




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DOCUMENTOS DEFINICIÓN MÍNIMOS OBSERVACIONESinforme. Ejemplo: Informe parcial 1.

INFORME FINAL

Documento en el que se expone de forma clara, coherente y detallada, el desarrollo y resultados de una acción macro del proyecto. S finalidad es mostrar al lector el proceso y los resultados obtenidos en el marco de las metas.

a. Portada (señalando: proyecto de inversión, titulo referenciando el contenido del texto; tiempo del informe y e nombre de quien elaboro y aprobó) índice que referencie el contenido del texto. c. Introducciónd. objetivose. Glosario términos f. Desarrollo g. Conclusionesh. Anexos con su respectiva tabla.

Utilizar la imagen institucional (colores, logos, etc.) y plan de desarrollo vigente.

DOCUMENTO TÉCNICO

Documento en el que se expone de forma clara, coherente y detallada, las apuestas metodológicas, o líneas de direccionamiento de un proyecto, o documentos que por su lenguaje corresponden al área técnica del proyecto de inversión.

a. Portada (señalando: proyecto de inversión, titulo referenciando el contenido del texto; periodo del informe y el nombre de quien elaboro y aprobó) b. Índice que referencie el contenido del texto. d. Introduccióne. Objetivosf. Glosario de símbolos o términos técnicosg. Metodologíah. Resultadosi. Análisis de los resultadosj. Conclusionesk. Anexos i. Bibliografía

Utilizar la imagen institucional (colores, logos, etc.) y plan de desarrollo vigente. Según el documento y su secuencia para llegar a ser final, se le debe colocar marca de agua, estableciendo la numeración del borrado o del tipo de documentación que corresponda: Ejemplo: Borrador de estrategia 1.

INVESTIGACIONES

Documento que refleja el conjunto de actividades de índole intelectual y experimental, con la intención de incrementar los conocimientos sobre un determinado asunto, mediante un proceso sistemático, organizado y objetivo.

a. Portadab. Índicec. Título de la Investigaciónd. Resumene. Introducciónf. Planteamiento del problemag. Justificaciónh. Hipótesisi. Matriz de riesgosj. Objetivosk. Método, metodología e instrumentosl. Plan de análisis de los resultadosm. Matriz de investigación o consistencia.n. Cronogramao. Referencias bibliográficasp. Anexos con su respectiva tabla.

Estas indicaciones hacen parte de la construcción del equipo de Investigaciones de la SDIS, por cual se establecen como los mínimos requeridos. En caso de presentar como entregables documentales parciales de la Investigación deben tener la marca de agua, ejemplo: Borrador 1: y a la entrega final se le debe nombrar de la




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DOCUMENTOS DEFINICIÓN MÍNIMOS OBSERVACIONESmisma manera: ejemplo: Documento Final.

DIAGNÓSTICO

Documento que permite producir conocimientos para la acción y toma de decisiones adecuadas a la realidad y el contexto de las diversas problemáticas de una población o lugar, a partir de la identificación e interpretación de los factores y actores que determinan su situación, un análisis de sus perspectivas y una evaluación de la misma.

a. Portadab. Índiced. Introduccióne. Marco teóricof. Objetivosg. Glosario de símbolos o términos técnicosh. Resultadosi. Bibliografíasj. Anexos con su respectiva tabla.

Utilizar la imagen institucional (colores, logos, etc.) y plan de desarrollo vigente. E n caso de presentar como entregables documentales parciales de la Investigación deben tener la marca de agua, ejemplo: Borrador 1: y a la entrega final se le debe nombrar de la misma manera: ejemplo: Documento Final.

DOCUMENTOS QUE ESTAN ESTABLECIDOS EN EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIG

Corresponden a los siguientes tipos documentales:-Manual- Procedimiento - Protocolo - Instructivo - Guía - Lineamiento - Reglamento - Plan- Programa - Formato

a. Deben seguir los parámetros establecidos en el procedimiento de Control de documentos, que se encuentran en el mapa de procesoshttp://intranetsdis.integracionsocial.gov.co/modulos/contenido/default.asp?idmodulo=1293b. Los documentos antes de la oficialización en el SIG, deben llevar marca de agua "BORRADOR"

DOCUMENTOS NO CONTROLADOS

Cualquiera de los tipos documentales referidos en la fila anterior que no han sido oficializados en el marco del SIG y que se requieren en determinado momento como entregable o evidencia de una actividad o tarea.

a. Debe mantener la marca de agua “NO CONTROLADO” ubicado en la parte inferior del título del documento.




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DOCUMENTOS DEFINICIÓN MÍNIMOS OBSERVACIONES

ACTA Y PLANILLA DE ASISTENCIA N/A

a. Digitalizadas o en letra comprensible. b. En bolígrafo color negro c. En lo posible evitar tachones y enmendadurasd. Utilizar los formatos aprobados y vigentes que se encuentran en el mapa de procesos de la entidad http://intranetsdis.integracionsocial.gov.co/modulos/contenido/default.asp?idmodulo=1233

METODOLOGIAS

Documentos que reflejan el proceso a seguir para el desarrollo de una apuesta en el proyecto.

a. Portadab. Índiced. Introduccióne. Marco de referenciaf. Objetivosg. Glosario h. Desarrollo de la metodología (paso a paso) j. Anexos con su respectiva tabla.

RECOMENDACIONES GENERALES

DOCUMENTO MÍNIMOS FUENTES

TABLAS, GRAFICAS, MAPAS

Tabla: Conjunto de nombres, cifras u otros datos presentados gráficamente, de manera que se advierta la relación existente entre ellos.Gráfica: Representación de datos numéricos por medio de una o varias líneas que hacen visible la relación que esos datos guardan entre sí.Mapa: Representación geográfica en una superficie plana.

Título de tablaFuente: SIRBE (Los datos son entregados por la DADE)Fecha de corte de los datos Breve descripción cualitativa

PRESENTACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Es una combinación predefinida de un tipo de fuente, un color y un tamaño de letra que se puede aplicar en cualquier texto del documento. Aplicar un estilo puede ayudar a mejorar el diseño y la presentación de los documentos.

Deben estar alineados con el Sistema Integrado de Gestión - SIG de acuerdo con las condiciones generales del procedimiento de control de documentos. http://intranetsdis.integracionsocial.gov.co/modulos/contenido/default.asp?idmodulo=1293

PIEZAS GRAFICAS Y VIDEOS

Cualquier composición visual que puede reflejarse en un soporte físico o virtual.Sistema que permite la grabación de imágenes y sonidos que después puede reproducirse y verse en la pantalla.

Avalados por la oficina Asesora de comunicaciones




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Consideración general:

Se aclara que la descripción de las actividades programadas en la formulación del proyecto o plan de acción no debe modificarse.

5. Administración del instructivo

Dirección de Análisis y Diseño Estratégico, Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización.

6. Aprobación del documento

Elaboró Revisó Aprobó

Nombre Equipo seguimiento a proyectos de inversión Alexandra Rivera Pardo Liliana Pulido Villamil

Cargo/Rol Contratistas Subdirección de Diseño, Evaluación

Subdirectora de Diseño, Evaluación y Sistematización

Directora de Análisis y Diseño Estratégico




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