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SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL SDIS

MANUAL DE USUARIO FUNCIONAL

SEGUIMIENTO A INSTANCIAS INTERNAS Y EXTERNAS

Bogotá D.C., noviembre de 2018

Subdirección de Investigación e Información

Elaboró: Edwin Molano Suarez / Carlos Fernando Barrera

PROCESO DE MANTENIMIENTO Y SOPORTE TIC

MANUAL DE USUARIOAPLICATIVO SEGUIMIENTO A INSTANCIAS

INTERNAS Y EXTERNAS

Código: MNL-MS-00

Versión: 1

Fecha: Memo Int. 64318 – 13/11/2018

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Contenido1. Objetivo..............................................................................................................................................3

2. Glosario.............................................................................................................................................3

3. Descripción del Software..............................................................................................................3

4. Iconos de Navegación....................................................................................................................4

5- Desarrollo.............................................................................................................................................5

Ventana de inicio de sesión..................................................................................................................5

Ventana del módulo de inicio...............................................................................................................6

Ventana del módulo de vistazo............................................................................................................6

Ventana del módulo Mi página.............................................................................................................7

Detalle de peticiones por instancia.....................................................................................................7

Ventana del módulo peticiones...........................................................................................................8

Ventana de modificación de compromisos......................................................................................8

Ventana del módulo de instancias....................................................................................................10

Ventana del módulo usuario...............................................................................................................11

Ventana del módulo Mi cuenta...........................................................................................................11

Detalle de instancia especifica...........................................................................................................12

6 Administración del manual.........................................................................................................18

7 Documentos de Referencia.........................................................................................................18

8 Aprobación del documento.........................................................................................................18



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1. Objetivo

Presentar una guía práctica que brinde de manera explícita la interacción entre los diferentes usuarios de las instituciones para el manejo de la herramienta que lleva un control y seguimiento a instancias Internas y Externas de la entidad.

2. Glosario

Ayuda: menú que nos ofrece información para el manejo de la aplicación.

Comité: organización de personas naturales o jurídicas, o de ambas, dedicadas la recaudación pública de aportes destinados a una finalidad.

Diagrama de Gantt: herramienta gráfica cuyo objetivo es exponer el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado.

Inicio: bienvenida al aplicativo en donde se muestra noticias e instancias.

Instancias: se entiende por cada una los grados que se dan a conocer para resolver los diversos asuntos sometidos a los seguimientos emitidos por la entidad.

Instancia interna: solicitud cursada por escrito según unas fórmulas determinadas, especialmente la dirigida por la Secretaria de Integración Social.

Instancia Externa: solicitud cursada por escrito según unas fórmulas determinadas, especialmente la dirigida por una autoridad o institución ajena a la SDIS.

Mi cuenta: perfil de la persona o integrante con opciones de configuración.

Mi página: allí se muestra las peticiones generadas para seguimiento correspondiente.

Proyecto: planificación que consiste en un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas.

Terminar sesión: salida segura del aplicativo.

Usuario: persona o Integrante que realiza la acción o el seguimiento correspondiente.

3. Descripción del Software

Esta herramienta permite la gestión de actividades, eventos y demás que se generen desde el manejo de una mesa técnica o un comité. Dichas acciones están enfocadas a contribuir con el bienestar de la población de la ciudad de Bogotá, esta herramienta tiene también un alcance intersectorial ya que es posible articular redes de trabajo con diferentes entidades.



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Al ser un planificador de actividades se tiene un inicio y un fin de estas, y se les realiza seguimiento mediante la persona o personas asignadas.

4. Iconos de Navegación

Los símbolos que presenta el aplicativo al usuario para el correcto manejo son:

ICONOS DESCRIPCION

Comienzo físico y concreto, en donde se visualizan las ultimas noticias e instancias.

En esta opción se podrá visualizar las peticiones asignadas.

Esta permite la visualización de los contenidos de las instancias internas y externas.

En esta opción permite realizar las configuraciones y los ajustes pertinentes al aplicativo (únicamente se observa en el perfil del administrado).

En esta opción solo se podrá visualizar datos básicos del usuario e instancias asociadas.

Esta permite la visualización de datos de usuario (nombre completo, correo y datos generales), desde aquí se podrá realizar cambio de contraseña.

Esta opción permite salir de manera correcta del usuario ingresado.



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5- DesarrolloPara tener acceso al aplicativo es necesario acceder a la url: http://aplicativos1.integracionsocial.gov.co/ , una vez ahí, se observa un formulario de inicio de sesión (imagen 2), donde se deben ingresar los datos:

Identificador: el identificador será el asignado por el administrador del sistema el cual será suministrado personalmente o por correo electrónico desde el correo del administrador

Contraseña: la contraseña al igual que el identificador será asignada por el administrador y será suministrada personalmente o por correo electrónico desde el correo del administrador.

Ventana de inicio de sesión

5.1 Módulo de Inicio: al acceder al aplicativo se podrá observar las instancias a las cuales se

tiene permiso para realizar las diferentes consultas y modificaciones según lo requerido por las entidades y la administración de la herramienta.



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Ventana del módulo de inicio

5.2 Contenidos detallados: ingresando a esta opción se observa una breve descripción del aplicativo, y las peticiones generadas, en la parte central se encontrará el listado de los miembros, administración, profesionales de apoyo y responsables de la misma.

Ventana del módulo de vistazo



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5.3 Módulo mi página: en el menú superior encontramos la opción de mi página, en donde podemos observar las peticiones y compromisos asignados por la administración del aplicativo, para el correspondiente seguimiento y direccionamiento de estos.

Ventana del módulo Mi página

Detalle de peticiones por instancia

5.4 Pestaña de peticiones: ingresando a esta opción se podrá acceder a los compromisos de cada instancia para el seguimiento correspondiente a lo solicitado, teniendo en cuenta la prioridad, estado, asuntos, actualizaciones, y porcentajes de realización de la misma.



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Ventana del módulo peticiones

Ventana de modificación de compromisos



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5.5 Cuadro de modificar: luego de ingresar a esta opción, se podrá editar la instancia y dejar constancia del seguimiento realizado.

Ventana de modificación de compromisos (edición)

5.6 Módulo de instancias: en el menú de instancias se podrá visualizar una breve descripción de las mismas y los responsables.



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Ventana del módulo de instancias

Ventana del módulo vistazo de la instancia



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5.7 Contenido de usuario: en el menú de usuario se podrá observar la instancia asignada y el perfil de esta.

Ventana del módulo usuario

Ventana del módulo Mi cuenta

Como ejemplo al presente documento se indicará el funcionamiento de lo anteriormente mencionado en una instancia que está activa. Como recomendación es de vital importancia validar todo el documento antes de interactuar con la aplicación.

Ingresando a la instancia del Consejo Distrital de Política Social – CDPS



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Detalle de instancia especifica

Esta pantalla será la primera que le aparecerá al usuario al ingresar a la instancia del Consejo Distrital de Politica Social – CDPS. Es una vista general de lo que contiene esta instancia

Area de Peticiones

N° Nombre Imagen de opción

1 compromisoVer MÓDULO MI PÁGINA

2 Mesa de trabajoVer MÓDULO MI PÁGINA

3 Sesión plenariaVer MÓDULO MI PÁGINA

4 Mesa técnica operativaVer MÓDULO MI PÁGINA

5 Reunión de consejoVer MÓDULO MI PÁGINA

6 Ver todas las peticiones

Ver MÓDULO MI PÁGINA

7 CalendarioVer PESTAÑA CALENDARIO

8 Gantt



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Ver MÓDULO GANTT

Area Miembros


1 admin_instancias


2 Profesionales de apoyo


3 Responsable


Area Ultimas noticias


1 integrantesVer MÓDULO MI PÁGINA

2 FuncionesVer MÓDULO MI PÁGINA

3 Ver todas las noticiasVer MÓDULO MI PÁGINA

Sección actividad



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Sección Actividad

En la seccion de actividad se aplicarán filtros para ver:

Peticiones

Noticias

Documentos

Tiempo dedicado

Esta información aparecerá en forma de blog para evidenciar lo que se está adelantando para cada petición en la fecha actual. Al seleccionar algún compromiso este desplegará la ventana de información del mismo como se puede ver en el CUADRO DE MODIFICAR.

Sección Peticiones

Sección peticiones

Para esta sección se pueden visualizar las peticiones en orden cronológico y se pueden validar los elementos que componen una peticion.

# : el identificador # sera el encargado de definir un consecutivo para las peticiones, teniendo en cuenta tambien el orden de todas las peticiones que se crean.

Tipo: este identificador definirá que tipo de peticion es. Pueden ser compromiso, Mesa de trabajo, Sesión plenaria, Mesa técnica operativa y Reunión de consejo.

Estado: este identificador definira el estado en el que esta una peticion. Es de vital importancia si la petición ya esta solucionada crearla como resuelta, para hacer una trazabilidad sobre el tema y tendra como opciones: nueva, en curso, resuelta, comentarios, cerrada y rechazada.

Prioridad: la prioridad estará definida por el tipo de solicitud y los tiempos de respuesta que puede tener una peticion y se podra interpretar como: baja, normal, alta, urgente e inmediata.



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Asunto: contendra el enunciado de la petición, se recomienda que sea un texto corto pero que permita conocer sobre la petici+on al dar click sobre este permitirá previsualizar la petición.

Asignado a: en este campo se puede observar la persona responsable de dar respuesta a la petición y al dar click sobre ella se podran consultar los datos de contacto de la persona a cargo.

Actualizado: este campo pertenece a la fecha y hora de creación de la petición.

% realizado: en este campo se puede visualizar de forma gráfica el avance en una petición.

Seccion Gantt

Sección Gantt

En la sección de Gantt se podra visualizar en diagrama Gantt el avance los compromisos ordenados por creación y por fecha de duración permitiendo de esta forma tener una trrazabilidad de los compromisos.

Sección Calendario



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Sección calendario

Al seleccionar el botón de calendario este mostrará el calendario al mes seleccionado así como las peticiones existentes para cada día en el mes. Tambien se podrán ver las anotaciones para cada petición como son

Tarea que comienza este día

Tarea que termina este día

Tarea que comienza y termina el mismo día.

Al dar click sobre cualquier peticion mostrará la petición y su posibilidad de editarla.

Sección noticias



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Detalle de la sección noticias

En la sección noticias se puede encontrar toda la información sobre la instancia a nivel informativo, esta sección solo puede ser editada por el administrador; por consiguiente solo permite su visualización.



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Sección documentos

Detalle de la sección documentos

Los documentos de interés general estarán disponibles en la sección de Documentos, aquí se subiran los archivos de interés para la instancia, esta página es manejada por el administrador y solo se modifica desde este perfil, se recomienda tener instalado un lector de pdf y un procesador de texto para la visualizacion de archivos.

6 Administración del manual

Dirección de Análisis y Diseño Estratégico - Subdirección de Investigación e Información

7 Documentos de ReferenciaNo aplica.

8 Aprobación del documento

Elaboró Revisó Aprobó

NombreEdwin Molano Suarez

Carlos Fernando BarreraDiana Patricia Sosa

Fernando Ospina MarínKatheryn González CastilloMileni Rodríguez Gómez

Álvaro Rueda Zapata

Liliana Pulido Villamil

Cargo/Rol

Contratistas- Subdirección de Investigación e Información

Contratista – Equipo sistemas de información - Subdirección de

Investigación e información Contratista – Asesora Subdirección de

Investigación e información Contratista - Gestor SIG Proceso

Subdirector - Subdirección de Investigación e Información

Directora de Análisis y Diseño Estratégico



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