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Como realizar un Análisis de Impacto en el Negocio de un
Hospital
Angela Devlen
Gerente, Wakefield Brunswick
Aplicar una metodología de Análisis de Impacto en
el Negocio (BIA) utilizada con éxito en varios
hospitales
Implicar a los Directores de los Departamentos y a
los Líderes del Hospital
Asegurar la integridad de la información durante la
recogida de datos y el análisis
Gestión de Emergencias y Plan de Continuidad del Negocio
Continuidad del Negocio
Unidades de Gestión
Unidades Clínicas Investigación
Plan de Telecomunica
ciones en Emergencias
Operaciones de Emergencias
Triage y Aumento de
Efectivos
Emergencias e de Salud
Pública Evacuación
Respuesta a Eventos
Específicos
Gestión de Emergencias y Plan de Continuidad del Negocio
Continuidad del Negocio
Unidades de Gestión
Unidades Clínicas Investigación
Plan de Telecomunica
ciones en Emergencias
Emergency Response
Triage & Surge
Public Health
Emergencies Evacuation
Event Specific Response
El Análisis de Impacto en el Negocio apoya el
desarrollo de sus Planes de
Continuidad en el Negocio
Objetivo • Definir las funciones y los sistemas esenciales
• Determinar el impacto real de eventos imprevistos
• Identificar las interdependencias organizativas y entre sistemas
• Recomendar controles y sistemas de protección apropiados
• Recomendar requisitos de recuperación apropiados
• Identificar sistemas y aplicaciones desconocidos previamente
• Cuantificar el incremento de dependencia de los sistemas de información
necesarios para los servicios de distribución
• Suministrar datos para la optimización de procesos, aportar escalabilidad y
administración de recursos
• Identificar interdependencias en las operaciones y redundancias innecesarias que puedan promover mejoras en las operaciones
• Identificar brechas en los procesos que supongan riesgos para la calidad y para
la seguridad del paciente
Diseño Realización Análisis Informe
Governanza
Governanza
• Defininición del Ámbito
• Coherencia con las Prioridades Organizativas
y Ejecutivas
• Planificación de Projectos
Caso Ejemplo: Centro Oncológico
• 160,000 pacientes/año
• Ingresos:500 Millones $/año
• Integración de la Seguridad
del Paciente y de la Gestión
del Riesgo Empresarial
“Los líderes deben preocuparse por el PCN. Primero, tan ampliamente como sea posible para después centrarse en las áreas clave, y a continuación deben tejerlo a los otras labores de la institución… particularmente aquellos que tratan con la seguridad, la protección y las operaciones. Integrar el PCN con el negocio de la institución en vez de considerarlo algo ajeno no solo aporta una estrategia de reeducción del riesgo, también crea una estrategia comercial efectiva” James Conway, Instituto Oncológico Dana-Farber
Diseño Realización Análisis Informe
1. Diseñar de Tablas de Datos 2. Desarrollar Matrices RTO/
RPO 3. Establecer Categorías de
Imoacto 4. Diseñar y Validar los
Cuestionarios 5. Establecer el Calendario de
Comunicaciones
Diseño Diseño de Tablas de Datos
• Minimiza la Entrada de
Datos
• Normaliza los Datos
• Títulos / Cargos
• Departamentos
• Localización/Edificio
• Aplicaciones
RTO y RPO
Tiempo Objetivo de Recuperación (RTO) define la duración máxima de
la interrupción de un servicio o aplicación antes de que se experimente
algún impacto en las operaciones, el cuidado de los pacientes o la
percepción de los familiares.
Punto Objetivo de Recuperación (RPO) es el punto en el tiempo de la
última copia de seguridad efectiva previa al desastre e identifical la
cabtidad aceptable de datos perdidos.
Diseño
Diseño Matriz RTO/RPO
RTO / RPO ! < 2 horas! < 8 horas! <48 horas! >48 horas!
RPO <1 hora: No es Tolerable Ninguna Pérdida de Datos/ Solo se tolera una Perdida de datos mínima - Incapaz de recrear datos!
Nivel1: Alta disponibilidad / Transferencia
de Datos Inmediata
Nivel 2: Alta disponibilidad/ Transferencia de Datos con
Retraso Mínimo
RPO 24: Es permisible una pérdida de datos de un día o estos pueden ser recuperados de las copias de seguridad !
Nivel 3:Sitio Caliente!
Nivel 4: Entrega Directa/Sitio
Frio!
EJEMPLO DE ASIGNACIÓN DE VALORES: ESCALAS DE IMPACTO Descripción Valor Impacto en las Operaciones N/A o en blanco 0
>72 horas 1 <72 horas 3 <24 horas 5 < 8 horas 7 <4 horas 9 0 horas 11
Impacto en la Seguriad del Paciente
9 - Nulo (o en blanco) 0 1 – Ninguno 1 2 – Riesgo Mínimo 3 3 – Riesgo Moderado 5 4 – Riesgo Grave 7 5 – Riesgo Inminente de Muerte 14
Impacto en la Familia 9 – Nulo (or en blanco) 0 1 – Ninguno 1 2 - Mínimo 3 3 – Moderado 5 4 - Grave 7
Categorías de Impacto Diseño
Diseño Cuestionario
Imagen del interior de un hospital después de sufrir un tornado
Cuestionario
• Preguntas que produzcan datos medibles
• Evitar preguntas extremadamente subjetivas
• Aportar a los entrevistados ejemplos
específicos
Diseño
Lecciones Aprendidas
• Recopilar los centros de coste asociados con cada entrevista
• Cerciorarnos que el nº de empleados es el número total o se refiere al número de
Horas Equivalentes a Tiempo completo (FTE’s)
• Manejar la información de las entrevistas con una única Hoja de Cálculo, ocultando
las columnas innecesarias en cada sesión
• Registrar las horas de operación
• ¿Están los ingresos diarios basados en 365 días o en días hábiles? ¿Varía este con
el departamento al que están asignados? (Comercial Vs Clínico)
• Organizar todos los datos con la misma nomenclatura:
– BIA: Nombre del Departamento_(Entrevistado, Datos Financieros, etc)
– Normalizar los datos con menus desplegables para funciones esenciales, impactos,…
Diseño
Diseño Comunicaciones
Comunicación Inicial
Nota Semanal a los Directivos
Oct Sep Ago Jul Jun Mar Feb Ene Dic Abr Nov May
Anuncio Inicial – Todos los Participantes
E-mail: Calendario del Próximo BIA y de lo Talleres
Distribución del Cuestionario y E-mail con “Lo que vais a necesitar”
Presentación Final a los Interesados
E-mail y Presentación a la Directiva
Diseño Realización Análisis Informe
1. Enviar Invitaciones 2. Organizar el Encuentro 3. Realizar las Entrevistas 4. Validar Respuestas
Realización Envío de Invitaciones
Una vez completado el programa, envíe
invitaciones a cada entrevistado y a sus
vicepresidentes. Cada entrevistado debe recibir
las preguntas con antelación.
Realización Desarrollo del Taller
• Equipo BIA
• Taller Informativo
Realización Caso Ejemplo
• 6 meses de projecto • 53 Ejecutivos y Directores representando121 departamentos clínicos, administrativos y de investigación • 100% respuesta - comparado con la proporción habitual de la industria 45 – 85% • Se validaron aplicaciones conocidas y se identificaron aplicaciones desconocidas esenciales
Diseño Realización Análisis Informe
1. Conjunto de Datos 2. Datos del Análisis de
Calidad 3. Realización del Análisis
Análisis Datos Agregados
Datos del BIA
Análisis Informe
Datos del Análisis de Calidad
Análisis
Funciones y Servicios Esenciales
Evaluación del Riesgo
Impactos
Desarrollo del Anásisis de Vulnerabilidad: Probabilidad, Impacto, Riesgo
Impacto $/Día Impacto $/Hora por Departamento
Aplicaciones Críticas
Tiempo, $’s por Impacto Severo en cada Dependencia
Cuadro de Mandos
Impacto Negativo en el Cuidado, la Seguridad y la Experiencia del Paciente
Evaluar Procesos
Analíticas Análisis
Criticidad
impa
cto
Nivel 1 Aplicaciones • Fuerte Impacto Negativo en Operaciones • Fuerte Impacto Negativo Financiero • Fuerte Impacto Negativo en la Seguridad del Paciente • Fuerte Impacto Negativo en la Experiencia de las Familias
Análisis
Funciones y Servicios Esenciales
Evaluación del Riesgo
Impactos
Desarrollo HVA: Probabilidad, Impacto, Riesgo
Impacto $/Día Impacto $/Hora por Departamento
Aplicaciones Críticas
Tiempo, $’s por Impacto Severo en cada Dependencia
Cuadro de Mandos
Impacto Negativo en el Cuidado, la Seguridad y la Experiencia del Paciente
Evaluar Procesos
Analíticas Análisis
4.3
2.5
3.5
4.5
2.4
4.4
1.8
2.8
2.0
2.0
3.0
4.1
Operaciones
Financiero
Seguridad del Paciente
Experiencia del Paciente
2009 2010 2011 Instalaciones
Campus Principal
Investigación
Clínica Ambulatoria
% completado
Valor Actual: % Completado
100% 75% 50% 25% 10 %
0
5
10
15
8 24 72 96
Alto
Medio
Bajo
Impacto en Operaciones
Impacto Operacional de Inactividad Sistema de información Clínica (CIS) Impacto Diario Operacional: Impacto en los departamentos cuando una función o aplicación esencial no está disponible
Función Departamento Pérdida de Productividad
Planificación de Pacientes Planificación 50% Laboratorios Administración del Laboratorio 40% Servicio de Emergencias Sala de Emergencias 50% Cuidado de Pacientes Servicios Ambulatorios 50% Diagnóstico Radiología Administración de Radiología
Administration 75%
Cuidados Médicos Hematología y Oncología Clínica 50% Cuidados del Paciente Unidad Médica 50% Cuidados del Paciente Unidad de Cuidados Intensivos 75%
Análisis
Seguridad del Paciente
Aplicaciones por Riesgo en la Seguridad del Paciente
Riesgo Vital Severo Moderado Bajo
12%
Seguridad Vital Previa/ Aplicaciones de Nivel 1
Aplicaciones de importancia previa
desconocida para la seguridad de los
pacientes
Análisis
Diseño Realización Análisis Informe
1. Informe Final
2. Presentación Ejecutiva
Informe
Diseñar y Exponer una Presentación a los Directivos • Preparar un borrador del BIA usando los conceptos y hallazgos iniciales
• Ofrecer un informe de los objetivos y metas de la organización
• Hacer un resumen de los impactos en esos objetivos en caso de disrupción
• Redactar un inventario con los recursos necesarios en el tiempo para recuperarse y reanudar las operacioness
• Las prioridades relativas de funciones y aplicaciones
• Las escalas de tiempos de los RTOs y sus implicaciones
• La brecha entre las capacidades actuales y las necesidades definidas por el BIA
Pregunta
En los trabajos de redacción de un plan de continuidad del
negocio para un sistena hospitalario de gran capacidad,
¿En qué áreas tendeis a centraros inicialmente? ¿Teneis
una especie de “Buenas Prácticas” para usar al asignar
prioridades en el BIA? Reconozco que cada sistema
hospitalario es completamente diferente, pero creo
podríamos ver como se crea una patrón
Caso Ejemplo: Sistema Urbano Multi – Hospitalario
• Perfil
• Objetivo del BIA
• Metodología
• Hallazgos
