V Jornadas de Gestión de la Información, SEDICV Jornadas de Gestión de la Información, SEDIC

27-Noviembre-200327-Noviembre-2003

Gestión de ContenidosGestión de Contenidosen la Intranet BBVAen la Intranet BBVA

Índice

1. Intranet BBVA: Objetivos y Principios

2. Estructura de Gobierno

3. Evolución en Contenidos

4. Aplicaciones

5. Valoración y Selección de Proyectos

6. Información y Conocimiento

7. Contenidos de Información

8. Solución adoptada para la gestión de contenidos

9. Lecciones Aprendidas

10. Próximos Pasos

Utilizar la tecnología intranet como palanca para : Mejorar los resultados (reduciendo costes y aumentando la capacidad

comercial)

Incrementar la calidad de servicio

Impulsar la Cultura Corporativa

Facilitar el acceso a la información y a la formación.

Dinamizar la Organización y facilitar el cambio.

Conseguir la transform@ción interna de BBVA

Intranet BBVAOBJETIVOS

AutoservicioAutoservicio

• Órganos editoriales en las Unidades• Administración y mantenimiento autónomos por editores• Minimizar procesos de aprobación

PersonalizaciónPersonalización

• Home individualizada por Áreas - Unidades• Área de Favoritos por usuario

Mínimo GobiernoMínimo Gobierno

• Sin funciones redundantes• Aprovechamiento infraestructuras corporativas

Ámbito internacionalÁmbito internacional

Intranet BBVAPRINCIPIOS

Intranet BBVAESTRUCTURA DE GOBIERNO

InfomastersInfomasters

EditoresEditores

Coordinacióne-spacio

Coordinacióne-spacio

ComitéDirectivoComité

Directivo

Recursos HumanosRecursos Humanos

OrganizaciónOrganización

OperacionesOperaciones

DesarrolloDesarrollo

Intranet BBVA EVOLUCIÓN EN CONTENIDOS

Evolución previstaEvolución prevista

Evolución Evolución experimentadaexperimentada

Intranet BBVAAPLICACIONES

Tipo Aplicaciones espacioInfraestructura Correo, Directorio, Tareas, Sugerencias, Encuestas,

Recomendaciones, Reserva de Salas

Comunicación Carruseles (noticias, banners, valores), canales, subscripciones, ...

Servicios al Empleado

Certificados, evaluación Actuación, gestión de Competencias, liquidación de Gastos, solicitud de Tarjetas, gestión de Vacaciones, Préstamos, C@mpus (e-learning)...

Procesos Operativos

Workflows: sanciones precios y condiciones, peticiones a A.Legales, recibís, solicitudes, ajustes tarjetas, avales y créditos, regularización autoservicios, ...

Apoyo al Negocio Sistema de Información de Gestión, Planes de Gestión, Alertas de Mercado, Análisis de Compañías, Evaluador de Fondos, Simuladores, Indicadores de Calidad,...

... más de 100 aplicaciones y workflows !!!... más de 100 aplicaciones y workflows !!!

Intranet BBVA VALORACION Y SELECCIÓN DE PROYECTOS

Iniciativas

FichaValor

ModeloConceptual

Prioridades

Análisis,Viabilidad,Usabilidad

Diseño,Desarrollo

Piloto

Intranet BBVA INFORMACIÓN Y CONOCIMIENTO

InformaciónInformación ConocimientoConocimiento

Carácter EXPLÍCITO TÁCITO

Ámbito deanálisis-actuación

Individual y selectivo(sólo SI se conoce su

existencia)

Colectivo(Equipos-

Comunidades)

UsoReferencia

Problemas OperativosRazonamiento

Problemas Complejos

Finalidad EficienciaCompetencias, Proactividad, Innovación

Herramientas

Bases de DatosGestor de ContenidosGestor Documental

Basadas en Colaboración

Intranet BBVA CONTENIDOS DE INFORMACIÓN

Reutilización

Estructura

Normativa

Actas

Colaboración

Fichas Productos

Noticias

Experiencias Info Empleado

- Nº Docs. +

Info Mercados

Gestión Comercial

InformaciónComercial

Manuales

Intranet BBVA CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DE SOLUCIONES

Criterio Importancia

Fácil publicación por usuarios no técnicos 10

Herramienta de Búsqueda integrada 10

Autoservicio de la estructura de navegación 9

Flexibilidad en la gestión de accesos y confidencialidad 8

Herramientas de Colaboración (foros, workflows, ...) integradas

7

Metadata 6

Versionado y concurrencia 6

Gestión de procesos de aprobación para publicación 5

Separación de contenido y diseño; presentación automática 4

Integración plataformas comerciales de gestión empresarial 2

Actualización simultanea de múltiples sitios 1

Intranet BBVA ANÁLISIS REALIZADO

Criterio Peso Gestor Documental CMS

Fácil publicación 10

Búsqueda integrada 10

Autoservicio estructura 9

Accesos y confidencialidad 9

Otras Colaboración 8

Metadata 7

Versionado y concurrencia 6

Procesos de aprobación 5

Separación contenido y diseño

4

Integración plataformas 2

Actualización simultanea 2

Intranet BBVA SOLUCIONES ADOPTADAS

• Arrancar con un Gestor DocumentalArrancar con un Gestor Documental

• Crear guías para Editores e Infomaster. Formar.Crear guías para Editores e Infomaster. Formar.

• Crear una Infraestructura de Servicios tipo PortalCrear una Infraestructura de Servicios tipo Portal Integra las aplicaciones con la gestión documentalIntegra las aplicaciones con la gestión documental PersonalizaciónPersonalización Integración con Sistemas de Gestión BBVAIntegración con Sistemas de Gestión BBVA

• Zona Corporativa, pública, anónima y optimizada.Zona Corporativa, pública, anónima y optimizada.

• Home Pages por Unidades, estructura en autoservicioHome Pages por Unidades, estructura en autoservicio

• Medir, Observar y RevisarMedir, Observar y Revisar

Intranet BBVA VALORACIÓN SOLUCIONES

Gestor DocumentalGestor Documental

Infraestructura de Servicios a-medidaInfraestructura de Servicios a-medida

Home Pages por UnidadesHome Pages por Unidades

Documentos existentes se publican sin adaptación Ciclo de publicación rápido y flexible Gestión de permisos muy dinámica Gran crecimiento en contenidos disponibles

Coste de mantenimiento HTMLs No gestiona caducidad (cierta obsolescencia)

Disciplina en el mantenimiento

Adaptación a estándares tecnológicos BBVA Más difícil integrar aplicaciones comerciales

Personalización orientada al Negocio Estructura de contenidos muy transparente y

fácil de mantener

Preferencias personales limitadas por dichaorientación – difícil implantación ‘escritorio’

Sincronismo ante cambios Organizativos

Intranet BBVA VISIONADO

Intranet BBVA VISIONADO

Intranet BBVA VISIONADO

Intranet BBVA VISIONADO

Intranet BBVA VISIONADO

Intranet BBVA VISIONADO

Intranet BBVA LECCIONES APRENDIDAS

El esfuerzo pagaEl esfuerzo paga

Lo +Determinante: Lo +Determinante: EsponsorizaciónEsponsorización y y LiderazgoLiderazgo

Cuanto más sencillo, mejorCuanto más sencillo, mejor

B2E es claveB2E es clave

Medir tiene prioridad máximaMedir tiene prioridad máxima

Anticipar cargas de trabajoAnticipar cargas de trabajo

Intranet BBVA PRÓXIMOS PASOS

• ReestructurarReestructurar Integrar necesidades individuales con requisitos personalización Integrar necesidades individuales con requisitos personalización

por Unidadpor Unidad Gestión del Conocimiento más trasparenteGestión del Conocimiento más trasparente

• AgilizarAgilizar Eliminar atolladerosEliminar atolladeros Infraestructura “JIT”Infraestructura “JIT”

• Aprovechar experiencia adquirida en CMSAprovechar experiencia adquirida en CMS Identificando contenidos adecuados, donde sea efectivo el Identificando contenidos adecuados, donde sea efectivo el

costecoste