acuerdos de gestiÓn gerentes pÚblicos y gestiÓn...

INSTRUCTIVO

ACUERDOS DE GESTIÓN GERENTES PÚBLICOS Y GESTIÓN ASESORES

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Cód. I12000-02/17.V1

Fecha Abril de 2017

COPIA NO CONTROLADA

TABLA DE CONTENIDO

No. de Pág.

1. OBJETIVO Y ALCANCE 1

2. GLOSARIO 1

3. NORMAS DE PROCEDIMIENTO, LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN 3

3.1. LEGALES 3

3.2. GENERALES 3

3.3. DE LA CONCERTACIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL ACUERDO 4

3.4. DEL SEGUIMIENTO Y RETROALIMENTACIÓN DEL ACUERDO 5

3.5. DE LA EVALUACIÓN DEL ACUERDO 5

3.6. DE LOS FORMATOS “SUSCRIPCIÓN Y REPORTE – ACUERDO DE GESTIÓN” 7

3.7. DE LOS FORMATOS EVALUACIÓN DE LOS ACUERDOS DE GESTIÓN SUSCRITOS CON LA DIRECCIÓN GENERAL Y EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DE LOS ASESORES

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3.8. DE LOS FORMATOS REQUERIDOS 9

4. PROCEDIMIENTO - OPERACIÓN 9

5. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS 12

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1. OBJETIVO Y ALCANCE

Establecer las pautas a seguir para la concertación, formalización, seguimiento, retroalimentación y evaluación de los Acuerdos de Gestión, partiendo de los compromisos pactados entre el Director General y el Gerente Público, teniendo en cuenta los indicadores que permiten evaluar los resultados y obtener oportunidades de mejoramiento para la gestión institucional.

El presente instructivo aplica a todos los Gerentes Públicos de la Sede Central y de las Direcciones Territoriales del Instituto Geográfico Agustín Codazzi – IGAC. Los jefes de Oficinas Asesoras de Planeación y Jurídica y Asesores de la Dirección son objeto de suscripción, reporte, seguimiento y evaluación de su gestión como funcionarios de libre nombramiento y remoción, más no como Gerentes Públicos.

La gestión de los Gerentes Públicos se refleja en el desempeño de la dependencia y de los proyectos que dirigen y de manera conjunta se evidencia en toda la entidad, por lo tanto se hace necesario la evaluación de su gestión y de sus competencias directivas o de asesoría, con el fin de lograr mejores resultados, promover el desarrollo institucional y mejorar el funcionamiento y cumplimiento de metas y objetivos del IGAC.

2. GLOSARIO

Acuerdo de Gestión Establecimiento de una relación escrita y firmada entre el Superior Jerárquico y el respectivo Gerente Público, con el fin de establecer los compromisos y resultados frente a la visión, misión y objetivos del organismo; se pacta por un periodo determinado e incluye la definición de indicadores a través de los cuales se evalúa el mismo.

Ámbito competencial Ejercicio de autoridad jurisdiccional que un órgano administrativo practica dentro de un marco de acción, mismo que determina sus límites y alcances. Se refiere al área de responsabilidades o atribuciones que la ley le atribuye.

Asesores y su gestión Se refiere a todos aquellos empleos de planta de personal, de Jefes de Oficina y Asesores (nivel asesor), adscritos al despacho del Director General del Instituto, que cumplen funciones de su competencia, debido a su experticia profesional, conocimiento del entorno, construcción de relaciones e iniciativa que en su gestión se anticipan a los problemas, lo que les facilita proponer acciones e iniciarlas para la superación de los obstáculos, alcanzando así objetivos y metas concretas.

Competencias Laborales Se definen como la capacidad de una persona para desempeñar, en diferentes contextos y con base en los requerimientos de calidad y resultados esperados en el sector público, las funciones inherentes a un empleo; capacidad que está determinada por los conocimientos, destrezas, habilidades, valores, actitudes y aptitudes que debe poseer y demostrar el empleado público.

Compromiso Es una obligación contraída; son las responsabilidades, obligaciones, programas o proyectos que el Gerente Público debe desarrollar, deben ser claros, medibles, demostrables y concretos

Concertación del Acuerdo

Es la fase en la que el gerente público y el superior jerárquico efectúan un intercambio de expectativas personales y organizacionales, y establecen los compromisos a ejecutar de acuerdo con el Plan Nacional de Desarrollo, el Plan Estratégico Sectorial, el Plan Estratégico Institucional y el Plan de Acción Anual (Decreto 1083 de 2015, artículo 2.2.13.1.7).

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Formalización del Acuerdo

El resultado de la fase de concertación; es el Acuerdo suscrito en sí, documento escrito y firmado por cada una de las partes. El Acuerdo de Gestión debe quedar siempre por escrito y se formaliza con la firma del superior jerárquico y el gerente público.

Gerentes Públicos De acuerdo con la Ley 909 de 2004 y el Decreto 1227 de 2005, son quienes desempeñan empleos públicos que conllevan el ejercicio de la responsabilidad directiva (Nivel Directivo). Exceptúa la Ley mencionada, en el orden nacional, a aquellos cuya nominación depende del Presidente de la República (Ley 1474 de 2011 –anticorrupción-); y en el orden territorial, a los secretarios de despacho, de director, gerente, rector de Institución de Educación Superior distinta a los entes universitarios autónomos. Los empleos de naturaleza gerencial son de libre nombramiento y remoción y comportan responsabilidad por la gestión y por un conjunto de funciones cuyo ejercicio y resultados pueden ser medidos y evaluados.

Indicador Es la representación cuantitativa en número –unidad- o porcentaje que debe ser verificable objetivamente y mediante el cual se determina el cumplimiento de los compromisos gerenciales.

Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPYG)

Es el modelo que articula el quehacer de las entidades, mediante los lineamientos de cinco políticas de desarrollo administrativo y el monitoreo y evaluación de los avances en la gestión institucional y sectorial. El talento humano y los recursos administrativos, tecnológicos y financieros se convierten en el soporte para el cumplimiento de las metas institucionales y de Gobierno, para así fortalecer la capacidad del Estado en términos de oferta de bienes y servicios orientados a mejorar el bienestar de los ciudadanos.

Objetivo Estratégico Lo que una organización quiere alcanzar, expresado en términos generales. Sirve como marco referente dentro del cual se fijan las metas. Se deriva del diagnóstico, de las metas del Plan Nacional de Desarrollo y de las políticas estratégicas de la entidad.

Plan Estratégico Institucional (PEI)

Documento en el que se expresan los lineamientos estratégicos necesarios para el sostenimiento y desarrollo del Instituto, en el cual se establecen políticas, objetivos, estrategias, metas, responsables y plazos. Normalmente se entiende a cuatro años.

Plan de Acción Anual (PAA)

Documento que contiene los objetivos, estrategias, metas, responsables y plazos anuales que debe cumplir el Instituto. La base del Plan Anual de Acción es el Plan Estratégico Institucional, el cual incluye las revisiones y ajustes anuales a que haya lugar.

Seguimiento y retroalimentación

En esta etapa se adelantan seguimientos semestrales entre el gerente público y su superior con el fin de verificar el cumplimiento de los compromisos concertados. No obstante, en cualquier momento el superior jerárquico podrá realizar seguimiento y retroalimentación a dichos compromisos. Como producto de esta fase, se registra el avance de la gestión con sus respectivas evidencias, a fin de que sea útil al momento de realizar la evaluación final.

Evaluación

El Acuerdo de Gestión debe ser evaluado por el superior jerárquico en el término máximo de tres (3) meses después de finalizar la vigencia, de acuerdo con el grado de cumplimiento de los resultados alcanzados por el gerente público, con base en los indicadores determinados. Lo anterior de acuerdo con lo establecido en el numeral 3° del artículo 50 de la Ley 909 de 2004.

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Valoración de las competencias

Hace parte integral de la fase de evaluación y en esta etapa el gerente público es valorado de acuerdo con las competencias comunes y directivas requeridas para el desempeño de su rol gerencial, conforme con lo establecido en los artículos 2.2.4.7 y 2.2.4.8 del Decreto 1083 de 2015. Con esto se busca, promover y mejorar las competencias individuales y grupales orientando los esfuerzos de los gerentes públicos hacia los objetivos y metas de la entidad.

3. NORMAS DE PROCEDIMIENTO, LINEAMIENTOS O POLÍTICA DE OPERACIÓN

3.1. LEGALES

Ley 734 de 2002 Código Único Disciplinario, artículo 34. “Deberes de todo servidor público.”

Ley 909 de 2004 Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones. Artículo 50, Acuerdos de gestión.

Decreto 1227 de 2005 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y el Decreto-ley 1567 de 1998. TITULO VIII Gerencia Pública. Artículo 108 del Decreto 1227: La función de evaluar es indelegable.

Decreto 2539 de 2005 Por el cual se establecen las competencias laborales generales para los empleos públicos de los distintos niveles jerárquicos de las entidades a las cuales se aplican los Decretos-ley 770 y 785 de 2005.

Decreto 1474 de 2011, por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.

Decreto 2482 de diciembre 2 de 2012, por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión.

Decreto 1083 de 2015 por el cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública.

3.2. GENERALES

Los Jefes de la Oficina Asesora de Planeación, Oficina Asesora Jurídica y Asesores de la Dirección son objeto de suscripción, reporte, seguimiento y evaluación de su gestión (deber de todo servidor público), como funcionarios de libre nombramiento y remoción, más no como Gerentes Públicos (pertenecen al nivel asesor y no al directivo). Para el precitado proceso se utiliza igual procedimiento, herramienta e instructivo, con excepción de algunas diferencias en los formatos.

El Superior Jerárquico en el IGAC, es el Director General y son Gerentes Públicos los titulares de los cargos de Secretario General, Subdirectores, Jefes de Oficina (nivel directivo), Directores Territoriales y adicionalmente, los que las normas legales vigentes así lo establezcan.

Para iniciar la elaboración de los Acuerdos de Gestión, el Gerente Público debe conocer el proceso de planeación institucional vigente, a través del cual se establecen las orientaciones o directrices del IGAC de largo plazo, constituidas por la misión, visión, políticas, objetivos, planes, programas y proyectos estratégicos bajo la metodología establecida por la Entidad de una parte, y de otra los objetivos propios de la dependencia o proyectos a su cargo y los resultados esperados en desarrollo de los proyectos o programas específicos; los recursos físicos, humanos, tecnológicos y financieros con que cuenta la dependencia o proyectos; y las políticas institucionales sobre el manejo del talento humano y la cultura organizacional.

Cuando se trate de un nuevo Gerente Público, es necesario que el Grupo Interno de Trabajo de Gestión del Talento Humano y la Oficina Asesora de Planeación brinden toda la información necesaria para que identifique y dimensione el contexto en el que va a desarrollar su función, los compromisos que debe atender y con base en ello, estructure su propuesta de gestión que entrará a ser objeto de concertación.

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El Gerente Público debe conocer su equipo de trabajo, detectar las fortalezas y debilidades del mismo, examinar los métodos, procesos y procedimientos habituales y las relaciones de la dependencia con las demás. Así mismo, debe obtener información que le brinde elementos de juicio objetivos para definir su plan de trabajo y, si es del caso, proponer ajustes al Plan de Acción Anual Según el Manual vigente Definición, Formulación, Implementación, Control y Evaluación del Plan Estratégico Institucional.

El Acuerdo de Gestión se debe pactar para una vigencia anual, comprendida entre el 1° de enero y el 31 de diciembre. Habrá períodos inferiores dependiendo de las fechas de vinculación del respectivo Gerente Público. Cuando un compromiso abarque más del tiempo de la vigencia del acuerdo, se debe determinar un indicador que permita evaluarlo con algún resultado en el período anual estipulado.

Puesto que los Acuerdos deben estar íntimamente ligados a los compromisos adquiridos en el Plan Estratégico Institucional (PEI) y en los Planes de Acción Anual (PAA), disponibles en la página web www.igac.gov.co en el link Transparencia o http://igacnet.gov.co en el link de Gestión, los Gerentes Públicos deben leer previamente la totalidad del documento, conocer su estructura y tener en cuenta las metas programadas en cada uno de sus objetivos.

El Acuerdo de Gestión que se pacte debe tener una relación directa con el rol de la dependencia y del gerente público

Los compromisos a suscribirse deben estar orientados al mejoramiento de los servicios, procesos y productos.

Los compromisos deben tener las siguientes características:

- Ser claros, precisos y factibles de lograr.

- Tener relación directa con el indicador propuesto.

- Expresar una acción o medida concreta.

- Ser fácilmente verificables.

Los avances de cumplimiento reportados en el formato vigente “Evaluación a los Evaluación de los acuerdos de gestión suscritos con la Dirección General” y los gerentes públicos, deben estar

soportados con las evidencias y/o registros correspondientes.

3.3. DE LA CONCERTACIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL ACUERDO

El Acuerdo de Gestión es el resultado de un proceso concertado entre el Director General y el Gerente Público. Para el caso del establecimiento de las metas catastrales, debe haber “un previo acuerdo” entre los Directores Territoriales y la Subdirección de Catastro, basándose tanto en su experiencia laboral y profesional como en factores objetivos que permitan la factibilidad del cumplimiento de los compromisos estipulados.

La concertación y formalización del Acuerdo de Gestión debe realizarse a más tardar al finalizar el segundo mes del año. Para el caso de los nuevos Gerentes Públicos, debe llevarse a cabo en un plazo no mayor de (2) dos meses contados a partir de la fecha de posesión, tiempo durante el cual el Gerente Público desarrollará el aprendizaje y acercamiento necesario para llegar a un acuerdo objetivo.

Cuando el funcionario se encuentre en la situación administrativa de encargo en un empleo de gerencia pública, para suscribir un Acuerdo de Gestión se deben cumplir las siguientes situaciones:

- Si se trata de un encargo en situación de vacancia definitiva, el encargado no está obligado a concertar acuerdo de gestión, puesto que en esta situación administrativa no puede superar los tres (3) meses, una vez vencidos el empleo debe ser provisto en forma definitiva (artículo 24/Ley 909 de 2004). No obstante lo anterior, si debe presentar informe de la gestión que realiza.

- Hay lugar o deber a suscribir acuerdo de gestión con su superior jerárquico, siempre y cuando dicha vacancia y situación de encargo supere los cuatro (4) meses. Lo anterior, aplica también

http://www.igac.gov.co/

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para los Gerentes Públicos cuando la situación administrativa es la de desempeñar en comisión empleos de libre nombramiento y remoción (artículo 26 de la Ley 909 de 2004)

Para garantizar que el Acuerdo propuesto se enmarque dentro del esquema de planeación institucional, la Oficina Asesora de Planeación debe prestar el apoyo requerido en el proceso de concertación de los Acuerdos, suministrando la información definida en los respectivos Planes de Acción Anual (PAA) del IGAC y los correspondientes objetivos estratégicos o proyectos de cada proceso, colaborando en la definición de los respectivos indicadores del PAA.

En esta fase deben quedar claras para cada una de las partes, las condiciones en las que se va a desarrollar el Acuerdo, tanto en su contenido como en su ejecución.

En armonía con la guía metodológica del Departamento Administrativo de la Función Pública –DAFP-, Se sugiere que los compromisos acordados en el ejercicio de la concertación deben ser mínimo tres (3) y máximo cinco (5) por cada gerente público. La asignación del peso porcentual por cada compromiso no podrá ser mayor de cuarenta por ciento (40%) ni menor a diez por ciento (10%), obteniendo en la sumatoria del porcentaje de todos los compromisos un máximo de ciento cinco por ciento (105%). El 5% de factor adicional se otorga por el cumplimiento de más de lo esperado, y será acordado previamente entre el gerente público y su superior jerárquico. En cualquier caso, un gerente público debe concertar como mínimo el cumplimiento del 100% de sus compromisos gerenciales.

Para la formalización del Acuerdo, el Director General y el Gerente Público deben firmar los formatos vigentes F12000-35 “Suscripción y Reporte – Acuerdo de Gestión Sede Central”, F12000-37 “Suscripción y Reporte – Acuerdo de Gestión Territoriales”. De Igual manera, firmará con los asesores (Nivel asesor) el formato F12000-34 “Suscripción y Reporte – Gestión Asesores”.

Para que el Acuerdo de Gestión pueda ser firmado, el formato debe estar completamente diligenciado en todos sus campos.

3.4. DEL SEGUIMIENTO Y RETROALIMENTACIÓN DEL ACUERDO

Una vez que el Acuerdo ha sido formalizado y puesto en vigencia, la Oficina Asesora de Planeación en conjunto con la Oficina de Control Interno apoyan la labor de seguimiento del superior inmediato (Director General), de dicho Acuerdo, con el fin de verificar el cumplimiento en el avance de los compromisos pactados.

El seguimiento al cumplimiento de los objetivos concertados mediante los Acuerdos de Gestión, se debe realizar semestralmente (Julio y Enero de cada año), por la Oficina de Control Interno en el formato vigente Evaluación de los Acuerdos de Gestión suscritos entre la Dirección General, los Gerentes Públicos y los Asesores, con base en los resultados reportados en los informes trimestrales del Plan de Acción Anual (PAA), que la Oficina Asesora de Planeación realiza y envía a la Oficina de Control Interno. No obstante, en cualquier momento el superior jerárquico podrá realizar seguimiento y retroalimentación a dichos compromisos. Como producto de esta fase, se debe registrar el avance de los proyectos y las metas con sus respectivas evidencias, a fin de que sea útil al momento de realizar la evaluación final.

Como producto del seguimiento, se debe realizar una retroalimentación teniendo en cuenta: 1. Frente a resultados: cuál ha sido el avance, qué hace falta para llegar a la meta, re-direccionamiento de acciones, hechos y datos concretos. 2. Frente al desarrollo de las competencias: avances, reconocimientos y oportunidades de mejora.

La publicación de la información correspondiente a la suscripción y reportes de seguimiento de los acuerdos de gestión de los Gerentes Públicos, se hará en las direcciones electrónicas: www.igac.gov.co / Gestión Institucional / Transparencia/ Acuerdos de Gestión, y http://igacnet / Gestión/ Plan de Desarrollo / Acuerdos de Gestión.

3.5. DE LA EVALUACIÓN DEL ACUERDO

Al finalizar el período de vigencia del Acuerdo, el Director General con apoyo de la Oficina de Control Interno, debe efectuar la evaluación para determinar y analizar el logro en el cumplimiento de los


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compromisos y resultados alcanzados por el Gerente Público y Asesor, con base en los indicadores establecidos y en los Planes de Acción de la dependencia que dirige.

Además de los compromisos, el Director General debe evaluar aquellas competencias básicas para una gerencia efectiva; debe hacer una evaluación cualitativa del grado de adecuación del Gerente Público frente a estas competencias en el formato vigente de Evaluación del Acuerdos de Gestión suscrito.

Las competencias comportamentales que se evalúan para el nivel directivo, establecidas en el Decreto 1083 de 2015, son: liderazgo, planeación, toma de decisiones, dirección y desarrollo del personal y conocimiento del entorno. Para el nivel asesor son: experticia profesional, conocimiento del entorno, construcción de relaciones e iniciativa. Las competencias comunes de los servidores públicos, para el Nivel Directivo y Nivel Asesor, son: Orientación a resultados, Orientación al usuario y al ciudadano, Transparencia, Compromiso con la Organización.

Los resultados de la valoración de competencias serán insumo para identificar necesidades de capacitación y formación en las competencias comportamentales del nivel directivo,

El Director General puede apoyar sus conclusiones utilizando como referentes los informes regulares que deben presentar la Oficina Asesora de Planeación y la Oficina de Control Interno, así como su conocimiento directo y la información adicional que surge en el proceso de gestión.

El Director General puede realizar en cualquier momento evaluación de la gestión de un gerente público o asesor.

La evaluación de la gestión de cada una de las dependencias, procesos y Plan de Acción del IGAC realizada por la Oficina de Control Interno, sirve como fuente de verificación para la evaluación del Director General en el cumplimiento de los Acuerdos de Gestión de los Gerentes Públicos y Gestión de los Asesores.

La evaluación se debe llevar a cabo en un plazo no mayor a tres meses después de la finalización de la vigencia del Acuerdo de Gestión.

Se deben describir en el informe de avance del Acuerdo de Gestión, los aspectos más relevantes que hayan afectado la ejecución de los compromisos establecidos, tales como limitaciones de recursos, de orden presupuestal y administrativo.

La evaluación del Gerente Público y Asesor es un insumo para el modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPYG), Módulo Control de Evaluación y Seguimiento del MECI, Componente Planes de Mejoramiento –Plan de Mejoramiento-, y el Acuerdo de Gestión como tal, es un insumo del Módulo Control de Planeación y Gestión, Componente Talento Humano –Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos-.

El encargado de evaluar el grado de cumplimiento del acuerdo es el superior jerárquico (Director General), con base en los informes de las Oficinas: Asesora de Planeación y de Control Interno que se produzcan.

La función de evaluar será indelegable y se llevará a cabo dejando constancia escrita, en un plazo no mayor de tres meses contado a partir de la finalización de la vigencia del Acuerdo

El cien por ciento (100%) del total de la evaluación del Acuerdo de Gestión se distribuirá de la siguiente manera: ochenta por ciento (80%) que corresponde a los compromisos gerenciales, el cual tendrá seguimientos semestrales independientes, y al final de la vigencia la sumatoria arrojará el resultado anual para la evaluación. El veinte por ciento (20%) restante corresponde a la valoración de las competencias comunes y directivas, la cual se realizará una vez al final de cada vigencia.

De la sumatoria de los dos resultados (compromisos gerenciales y valoración de las competencias comunes y directivas), se obtendrá una calificación enmarcada dentro de los siguientes rangos:

a. Desempeño sobresaliente: de 101% a 105%

b. Desempeño satisfactorio: de 90% a 100%

c. Desempeño suficiente: del 76% al 89%

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Para los gerentes públicos que pacten el cinco por ciento (5%) adicional en su gestión, el superior jerárquico determinará los incentivos a los que podrá acceder. En cualquier caso, este factor adicional no hará parte del cálculo para el reconocimiento de la prima técnica por evaluación del desempeño.

Se establecerá un plan de mejoramiento cuando el gerente público obtenga una calificación en la evaluación de su gestión igual o inferior al setenta y cinco por ciento (75%). Si el gerente público obtiene una calificación igual o inferior al cincuenta por ciento (50%), será potestad del superior jerárquico su permanencia, sin perjuicio de la discrecionalidad con la que cuenta el superior jerárquico de retirarlo.

Para la elaboración de este plan, el superior jerárquico retomará la evaluación final del gerente público e identificará las áreas susceptibles de mejora en términos de habilidades y comportamientos, lo cual facilitará la consecución de los objetivos. Se definirán los tres comportamientos principales que deben manifestarse a través de las evidencias requeridas, lo cual contribuirá a determinar las acciones de mejora a desarrollar por el evaluado, por un periodo no superior a seis (6) meses, en el cual el superior jerárquico valorará el mejoramiento del gerente público y le dará la retroalimentación correspondiente.

3.6. DE LOS FORMATOS “SUSCRIPCIÓN Y REPORTE – ACUERDO DE GESTIÓN”

La propuesta de Acuerdo de Gestión debe hacerse en el formato vigente establecido para tal fin y no deben anexarse otros documentos para complementar la información allí consignada.

Para el diligenciamiento de los formatos se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

Fecha de suscripción: Debe ser la misma fecha en la que se suscribió el Acuerdo de Gestión.

Vigencia del Acuerdo: Se debe escribir el año de la vigencia, ejemplo: DD/MM/AAA.

Fecha del Informe: Es la fecha de elaboración del informe periódico (trimestral y/o Semestral).

Objetivo Estratégico Nro. del Plan de Acción Anual (PAA):

Se establece de acuerdo con la estructura del Plan de Estratégico Institucional –PEI- y de acuerdo con el modelo de Planeación y Gestión vigente.

Compromisos: Están ligados a los proyectos y se deben definir con base en verbos en infinitivo, tales como: dirigir, coordinar, gestionar, etc.

Puntaje: Se debe asignar un porcentaje a cada compromiso hasta sumar un total de 100%, de acuerdo al impacto esperado por cada uno de los proyectos.

La asignación del peso o puntaje porcentual por cada compromiso no podrá ser mayor de cuarenta por ciento (40%) ni menor a diez por ciento (10%), obteniendo en la sumatoria del porcentaje de todos los compromisos un máximo de ciento cinco por ciento (105%). El 5% de factor adicional se otorgará por el cumplimiento de más de lo esperado, y será pactado entre el gerente público y su superior jerárquico. En cualquier caso, un gerente público debe concertar como mínimo el cumplimiento del 100% de sus compromisos gerenciales.

Resultados esperados: Se debe describir y cuantificar la meta que se espera alcanzar como resultado del cumplimiento del compromiso

Indicadores: Deben ser claros, representativos, cuantificables, que agreguen valor y deben estar relacionados con un periodo de tiempo previamente definido. Deben medir el cumplimiento de los compromisos establecidos.

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Programación y reporte: Se deben definir los porcentajes (%) esperados de cumplimiento (programados) para cada uno de los períodos (trimestres o semestres) del año hasta completar el 100%, y al finalizar el período respectivo se debe consignar el porcentaje de cumplimiento realmente ejecutado, durante el mismo.

% Acumulado (1 a 100% y según peso):

Estas columnas se llenan automáticamente.

Observaciones:

Compromisos de mejora gerencial:

Hoja y espacio físico que contiene todos y cada uno de los resultados esperados de los compromisos del Acuerdo de Gestión o Gestión y facilita las acciones de seguimiento y las oportunidades de mejora de los mismos.

Son los acuerdos que se establecen, orientados a un mejor y mayor esfuerzo, para el logro de un resultado esperado que se establece, para un determinado nivel jerárquico de empleos, establecidas en las normas pertinentes.

3.7. DE LOS FORMATOS EVALUACIÓN DE LOS ACUERDOS DE GESTIÓN SUSCRITOS CON LA DIRECCIÓN GENERAL Y EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DE LOS ASESORES

Compromisos o Compromisos Gerenciales:

Comprenden los resultados a ser medidos, cuantificados y verificados que adelantará el gerente público para el cumplimiento efectivo de los objetivos de su dependencia y por ende de la entidad.

Programado: Se registra el porcentaje programado de cumplimiento de cada compromiso gerencial para este periodo.

Ejecutado: Se registra el porcentaje programado de cumplimiento de cada compromiso gerencial para este periodo.

Cumplimiento: Se registra el cumplimiento verificado por la Oficina de Control Interno de cada compromiso gerencial para este periodo, (no acumulado).

Resultado: Es el resultado de la evaluación del Director General del semestre sobre lo programado

Cumplimiento anual: Es la sumatoria de los resultados de primer semestre y segundo semestre

Evidencias: Comprende los soportes que acompañan la ejecución de los compromisos gerenciales y que pueden encontrarse de forma física y/o virtual. Para ello se deberá consignar una breve descripción del producto o actividad indicada como evidencia, así como la ubicación de la misma ya sea en medios físicos o electrónicos.

Observaciones: Cuál ha sido el avance frente a resultados, cuál ha sido el avance, qué hace falta para llegar a la meta, re direccionamiento der acciones, hechos y acudir a datos y hechos concretos.

Valoración de las competencias:

Hace parte integral de la fase de evaluación y en esta etapa el gerente público es valorado de acuerdo con las competencias comunes y directivas requeridas para el desempeño de su rol gerencial (esto corresponde al 20% de la evaluación).

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Competencias comunes y directivas o del Nivel Asesor:

Son las establecidas en el artículo 2.2.4.2 del Decreto 1083 de 2015.

Valoración anterior: Se registra la información de la última evaluación valoración disponible, resultado de la valoración de competencias de la vigencia anterior. En caso de no contar con información se deja en blanco la casilla en mención. Esta permitirá tener una referencia del desarrollo de las competencias del gerente público.

Valoración actual: Este resultado se obtiene de la valoración de cada una de las conductas asociadas a todas las competencias en una escala de 1 a 5, obteniendo por cada competencia un promedio simple. Este valor debe multiplicarse por el porcentaje previamente asignado a cada evaluador (Ssuperior jerárquico,, 60%; Ppar, 20%; Ssubordinados, 20%). Se entiende como par un gerente público que interactúa de manera directa con la actividad misional del área del gerente evaluado. Este par será identificado y seleccionado por el superior jerárquico con el acompañamiento del Secretario General, o quien haga sus veces y las áreas de talento humano. Por otro lado, se entiende por subalternos aquellos servidores públicos de las plantas permanente y temporal a cargo del gerente público evaluado.

Comentarios para la retroalimentación:

El superior jerárquico visualiza la totalidad de la valoración integral de competencias e identifica y registra las fortalezas y oportunidades de mejora del gerente público que acompañan su gestión.

Valoración anual: Es el resultado final de la valoración realizada por su superior jerárquico, el par y sus subalternos de las competencias comunes y directivas.

Consolidado de la evaluación del Acuerdo de Gestión:

En los formatos F12000-43 “Evaluación de la gestión jefes de oficina asesora y asesores – consolidado jefes de oficina asesora”, F12000-44 “Evaluación de la gestión jefes de oficina asesora y asesores – consolidado asesores” y F12000-47 “Evaluación de los acuerdos de gestión suscritos con la dirección general – consolidado”, los cuales incluyen tanto la calificación del 80% que corresponde a los compromisos gerenciales, como el 20% que corresponde a la valoración de las competencias comunes y gerenciales y del nivel asesor.

3.8. DE LOS FORMATOS REQUERIDOS

F12000-34 Suscripción y Reporte - Gestión Asesores

F12000-35 Suscripción y Reporte - Acuerdos de Gestión Sede Central

F12000-36 Plan de Acción Anual Sede Central

F12000-37 Suscripción y Reporte - Acuerdos de Gestión Territoriales

F12000-38 Plan de Acción Anual Territoriales

F12000-39 Acumulado Actualización Catastral Territorial

F12000-40 Cronograma Actualización Catastral Municipal por Fases: Reconocimiento, Grabación, Digitalización y Zonas

F12000-41 Evaluación de la gestión jefes de oficina asesora y asesores – compromisos

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F12000-42 Evaluación de la gestión jefes de oficina asesora y asesores - competencias comunes y del nivel asesor

F12000-43 Evaluación de la gestión jefes de oficina asesora y asesores - consolidado jefes de oficina asesora

F12000-44 Evaluación de la gestión jefes de oficina asesora y asesores - consolidado asesores

F12000-45 Evaluación de los acuerdos de gestión suscritos con la Dirección General - Compromisos gerenciales

F12000-46 Evaluación de los acuerdos de gestión suscritos con la Dirección General - Competencias comunes y directivas

F12000-47 Evaluación de los acuerdos de gestión suscritos con la dirección general - consolidado

4. PROCEDIMIENTO - OPERACIÓN

Oficina Asesora de Planeación

1. Elabore y envíe al iniciar el año (primeros meses) una circular suscrita por el Director General, solicitando a los Gerentes Públicos de la Sede Central y las Direcciones Territoriales la validación y/o ajustes de la propuesta de Acuerdo de Gestión y Gestión de los Asesores, que se les envíe para el periodo enero - diciembre del año en curso. (Formatos F12000-34 “Suscripción y reporte- gestión asesores”, F12000-35 “Suscripción y reporte- acuerdo de gestión sede central”, F12000-36 “Plan de acción anual sede central”, F12000-37 “Suscripción y reporte- acuerdo de gestión territoriales”, F12000-38 “Plan de acción anual direcciones territoriales”)

Gerentes Públicos: Secretario General, Subdirectores, Jefes de Oficina (nivel directivo), Directores Territoriales.

2. Revise y analice el Plan Nacional de Desarrollo, el Plan Estratégico Sectorial, el Plan Estratégico Institucional y el Plan de Acción Anual y demás proyectos relacionados con la dependencia a su cargo. Para las metas de formación y actualización, conservación catastral y avalúos en general de las Direcciones Territoriales, revise la información de metas establecidas y suministradas por la Subdirección de Catastro, oficializadas mediante circular; y de ser necesario, coordine y concerte exponiendo las debidas justificaciones para las modificaciones a que haya lugar. (Formatos F12000-35 “Suscripción y reporte- acuerdo de gestión sede central”, F12000-36 “Plan de acción anual sede central”, F12000-37 “Suscripción y reporte- acuerdo de gestión territoriales”, F12000-38 “Plan de acción anual direcciones territoriales”)

3. Define su propuesta de gestión y establece los compromisos, su puntaje, los resultados esperados, los indicadores de medición y los porcentajes programados de cumplimiento. Diligencie el formato vigente correspondiente de “Suscripción y Reporte – Acuerdo de Gestión”.

4. Envíe mediante correo electrónico a la Oficina Asesora de Planeación, la propuesta de Acuerdo de Gestión.

5. Para los gerentes públicos que se posesionen durante la vigencia, el plazo de la concertación y de la formalización no debe ser superior a cuatro meses.


6. Verifique para el caso de los Acuerdos de los Gerentes Públicos de las Direcciones Territoriales, que las metas propuestas estén acordes con lo pactado con la Subdirección de Catastro y lo correspondiente con los demás procesos. Si existen desviaciones realice los acercamientos correspondientes, propicie un acuerdo entre las partes y solicite los ajustes a que haya lugar. (Formatos F12000-37 “Suscripción y reporte- acuerdo de gestión territoriales”, F12000-38 “Plan de acción anual direcciones territoriales”, F12000-39 “Acumulado actualización catastral territorial”, F12000-40 “Cronograma Actualización catastral municipal por fases: reconocimiento, grabación, digitalización y zonas”)

INSTRUCTIVO



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Fecha Abril de 2017

COPIA NO CONTROLADA

7. Elabore en firme para cada Gerente Público, la formalización del Acuerdo, una vez recibidos y revisados todos los Acuerdos de Gestión y envíelos para firma del Director General.

Dirección General

8. Revise y analice los compromisos propuestos y una vez aprobados, firme para formalizar el Acuerdo de Gestión. En caso de no aceptar lo establecido, registre las sugerencias y comunique de inmediato al Gerente Público, por intermedio del Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.


9. Envíe a los Gerentes Públicos los documentos firmados previa recepción. En el caso de los Directores Territoriales, escanee los documentos y remita por correo electrónico.

Gerente Público (Secretario General, Subdirectores, Jefes de Oficina (nivel directivo), Directores Territoriales)

10. Recibe y firme el formato vigente F12000-35 “Suscripción y reporte- acuerdo de gestión sede central”, y F12000-37 “Suscripción y reporte- acuerdo de gestión territoriales” y envíe a la Oficina Asesora de Planeación por correo electrónico (escaneado), y por correo físico (debidamente firmado).

11. Inicie la ejecución de los compromisos pactados en dichos Acuerdos.


12. Envíe circular solicitando el informe de avance al finalizar cada período (trimestre y/o semestre), con el fin de apoyar a la Dirección General en el seguimiento a la gestión de cada uno de los Gerentes Públicos.

Gerente Público (Secretario General, Subdirectores, Jefes de Oficina, (nivel Directivo) Directores Territoriales.)

13. Diligencien en el formato respectivo, el porcentaje de ejecución de cada uno de los compromisos definidos y alcanzados durante el trimestre o semestre correspondiente y envíen a la Oficina Asesora de Planeación por correo electrónico debidamente firmado (escaneado). (Formatos F12000-35 “Suscripción y reporte- acuerdo de gestión sede central”, F12000-36 “Plan de acción anual sede central”, F12000-37 “Suscripción y reporte- acuerdo de gestión territoriales”, F12000-38 “Plan de acción anual direcciones territoriales”, F12000-39 “Acumulado actualización catastral territorial”, F12000-40 “Cronograma Actualización catastral municipal por fases: reconocimiento, grabación, digitalización y zonas”)


14. Recibe los Acuerdos de Gestión tanto de la Sede Central como de las Direcciones Territoriales, compruebe el correcto y completo diligenciamiento, escanee y envíe copia digital de ellos a la Oficina de Control Interno y al GIT de Gestión del Talento Humano.

Oficina de Control Interno

15. Brinde apoyo a la Dirección General en el seguimiento trimestral y/o semestral a los Acuerdos de Gestión y Gestión de los Asesores y verifique el cumplimiento de los compromisos pactados. (Formatos F12000-41 “Evaluación de la gestión jefes de oficina asesora y asesores – compromisos”, F12000-45 “Evaluación de los acuerdos de gestión suscritos con la dirección general – compromisos gerenciales”

16. Realice un informe final de los compromisos con las observaciones y oportunidades de mejora que se evidencien al finalizar la vigencia del Acuerdo de Gestión. Deje registros del avance de los proyectos y las metas con sus respectivas evidencias.

17. Envíe al Director General el informe consolidado de cada uno de los Gerentes Públicos y Asesores

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Dirección General

18. Revise el informe de la Oficina de Control Interno, realice la evaluación y analice el logro en el cumplimiento de los compromisos y resultados alcanzados por cada Gerente Público, con base en los indicadores determinados y en los Planes de Acción Anual de la dependencia que dirige y en los proyectos correspondientes.

19. Evalúe las competencias de los Gerentes Públicos y Asesores y realice una retroalimentación de las mismas. Diligencie el campo correspondiente en los formatos F12000-41 “Evaluación de la gestión jefes de oficina asesora y asesores – compromisos”, F12000-45 “Evaluación de los acuerdos de gestión suscritos con la dirección general – compromisos gerenciales”.

20. Comunique a los Gerentes Públicos y a los Asesores (objeto de calificación), el resultado de la evaluación y a través de la Secretaría General dichas evaluaciones al Grupo Interno de Trabajo de Gestión del Talento Humano para el registro a que haya lugar y archivo en las historias laborales de cada uno de ellos.

Grupo Interno de Trabajo de Gestión del Talento Humano

21. Recibe de la Secretaría General, tanto la suscripción (formalización) como el seguimiento y evaluación de los respectivos acuerdos de gestión de los gerentes públicos y Asesores, y semestralmente los publica en las direcciones electrónicas: www.igac.gov.co/ Transparencia/ Acuerdos de Gestión IGAC/ Plan de Estratégico Institucional –PEI- / Acuerdos de Gestión, y http://igacnet / Gestión / Plan de Estratégico Institucional / Acuerdos de Gestión.

5. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS

VERSIÓN NUMERAL DESCRIPCIÓN FECHA

4

Generalidad

Se ajusta de acuerdo con manual de procedimientos “Elaboración, actualización y control de documentos y formatos establecidos en el Sistema de Gestión Integrado „SGI” Se ajusta el código del Instructivo de I12000-02/13.V3 a I12200-02/15.V4, debido a la creación del grupo interno de trabajo de planificación institucional y proyectos

Marzo de 2015

1 Se complementa el objeto y el alcance del instructivo

2 Se incluyeron las definiciones de Asesores y su gestión, Objetivo Estratégico y se excluyó la definición de Plan Administrativo Sectorial.

4

Se Oficializan los siguientes formatos: - F12200-37/15.V1 Suscripción y Reporte – Acuerdo de Gestión Sede Central - F12200-38/15.V1 Plan de Acción Anual Sede Central - F12200-39/15.V1 Suscripción y Reporte – Acuerdo de Gestión Territoriales - F12200-40/15.V1 Plan de Acción Anual Territoriales - F12200-41/15.V1 Acumulado Actualización Catastral Territorial - F12200-42/15.V1 Cronograma Actualización Catastra Municipal por Fases:

Reconocimiento, Grabación, Digitalización y Zonas Se ajustaron de acuerdo con la guía G12100-01 “Presentación de documentos y formatos establecidos en el SGI” Vigente, los formatos: - F12200-20/15.V2 Suscripción y Reporte - Gestión Asesores - F12200-21/15.V2 Evaluación de la Gestión Asesores - F12200-31/15.V4 Evaluación de los Acuerdos de Gestión Suscritos con la Dirección

General

5

Generalidad

Se actualizó el instructivo, teniendo en cuenta el Decreto 1083 de 2015 y la Guía Metodológica para la Gestión del Rendimiento de los Gerentes Públicos del Departamento de la Función Pública expedida el 11 de enero de 2017. Abril de

2017

2. Se agregaron las definiciones Seguimiento y Retroalimentación, Evaluación y Valoración de competencias


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Fecha Abril de 2017

COPIA NO CONTROLADA

VERSIÓN NUMERAL DESCRIPCIÓN FECHA

5

3.3. Se incluyó el número de compromisos y el porcentaje máximo que deben tener el Acuerdo de Gestión.

Abril de 2017

3.5.

Se incluye los porcentajes de la evaluación, que está compuesta por los compromisos gerenciales, valoración de las competencias y porcentaje de concertación adicional, de igual manera se adicionaron los rangos de desempeño.

Se incluyeron las competencias comunes de los servidores públicos (Decreto 1083 de 2015)

3.6.

Se incluyó una hoja adicional en los archivos: F12000-35 Suscripción y Reporte – Acuerdo de Gestión Sede Central, F12000-37 Suscripción y Reporte – Acuerdo de Gestión Direcciones Territoriales y F12000-34 Suscripción y Reporte - Gestión Asesores, denominada “OBSERVACIONES”, en donde se relaciona cada resultado de los compromisos, facilitando su seguimiento al avance y oportunidades de mejora. Adicionalmente permite observar los porcentajes de avances semestrales y anuales.

3.7.

Se adicionó este numeral, en el cual se explican los campos de los formatos evaluación de los acuerdos de gestión suscritos con la dirección general y evaluación de la gestión de los asesores.

3.8.

Se reasignan los códigos de los formatos de F12200 GIT de Planificación Institucional y Proyectos, por eliminación del mismo y pasan a F12000 Oficina Asesora de Planeación.

Se crean los siguientes códigos para los formatos:

- F12000-42 Evaluación de la gestión jefes de oficina asesora y asesores - competencias comunes y del nivel asesor

- F12000-43 Evaluación de la gestión jefes de oficina asesora y asesores - consolidado jefes de oficina asesora

- F12000-44 Evaluación de la gestión jefes de oficina asesora y asesores - consolidado asesores

- F12000-46 Evaluación de los acuerdos de gestión suscritos con la Dirección General - Competencias comunes y directivas

- F12000-47 Evaluación de los acuerdos de gestión suscritos con la dirección general - consolidado

ACTUALIZÓ OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Karen Barriga Bohórquez Rubén Rivas Lara

REVISÓ METODOLÓGICAMENTE OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN - GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Didier Moreno Ariza

VERIFICÓ, VALIDÓ, APROBÓ Y OFICIALIZÓ OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Andrea del Pilar Moreno Hernandez

acuerdos de gestiÓn gerentes pÚblicos y gestiÓn...

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