universidad regional autÓnoma de los...
TRANSCRIPT
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES“U N I A N D E S”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA, CPA.
TESIS DE GRADO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA
EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS CPA.
Tema:
Sistema de Control Interno para el AlmacénTemporal Aduanero de laEmpresa Transcomerinter CÍA. LTDA.
Autor:
Mónica Geovana Morillo Putacuar.
Tutor:
Jenny Rocío Cuaspud Arciniegas
Tulcán – Ecuador
2016
II
CERTIFICACIÓN DEL ASESOR
Yo, Msc. Jenny Cuaspud en calidad de asesora del trabajo de investigación, Certifico que
la señorita estudiante Mónica Morillo Putacuar elaboró su proyecto de tesis con el
tema:Sistema del Control Interno para el almacén temporal aduanero de la empresa
Transcomerinter Cía. Ltda., de la ciudad de Tulcánla presente investigaciónpretende
implementar un sistema de control dirigido al logro de la excelencia, satisfacción y mejoras
continuas de las operaciones del almacén temporal. El control interno comprende los
métodos coordinados y medidas adaptadas dentro de la empresa para salvaguardar sus
activos, promover la eficiencia operacional y verificar la adecuada y fiable información
contable. El mismo que está apegado a las normas y formatos establecidos para las Tesis
de Pregrado determinado por la Universidad Regional Autónoma de los Andes
“UNIANDES”, por lo tanto AUTORIZO su presentación para los fines estudiantiles
pertinentes.
III
DECLARACIÓN DE LA AUTORÍA DE LA TESIS
Yo, Mónica Morillo Putacuar egresada de la carrera de Contabilidad y Auditoría , declaro
que la presente tesis con el temaSistema del Control Interno para el almacén temporal
aduanero de la empresa Transcomerinter Cía. Ltda, el cual está enfocada a fortalecer la
gestión administrativa y financiera en el almacén temporal aduanero Transcomerinter Cía.
Ltda, en la ciudad de Tulcán. Es de mi total autoría y que no ha sido presentado por otros
estudiantes de la universidad, misma que ha sido elaborada como requisito para obtener el
Título de Ingenieraen Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas CPA, del mismo modo
declaro que la presente investigación se basa en la bibliografía existente en este documento
la cual ha sido tomada de textos, internet y revistas; y de igual manera en perfiles e
investigaciones referentes al tema de investigación.
AUTORIZO, a la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES” tenga
plena facultad de hacer uso de los derechos correspondientes a este trabajo de
investigación, según lo establecido por la ley de propiedad intelectual, su reglamento y la
normativa institucional vigente.
IV
DEDICATORÍA
Con la más profunda admiración y respeto me permito dedicar esta tesis: A Dios
Todopoderoso, por haberme dado el don de la vida, por ser mi guía en cada paso que doy,
y por darme fuerzas para seguir adelante y no desfallecer en aquellos momentos que el
camino se ha puesto difícil. A mis queridos padres Luis Morillo y Fanny Putacuar, porque
gracias a ellos aprendí valores como responsabilidad y dedicación lo cual me ha llevado a
ser la persona que ahora soy, gratitud sincera por su invaluable apoyo y por sus consejos
que han sido un pilar fundamental para el logro de esta meta. A mis hermanos porque
estuvieron apoyándome durante toda mi vida estudiantil, a mi esposo e hijo quienes han
sido mi inspiración y apoyo para terminar este gran objetivo, es así que con el mutuo
esfuerzo y apoyo recibido por cada uno de mis familiares y amigos he logrado terminar
esta hermosa meta. ¡MUCHAS GRACIAS Y QUE DIOS LOS BENDIGA!
V
ÍNDICE GENERAL
Portada
Certificación del Asesor……………………………………………………………………... II
Declaración de Autoría………………………………………………………………………. III
Dedicatoria……………………………………………………………………………………. IV
Índice General……………………………………………………………………….............. VI
Índice de Gráficos……………………………………………………………………………. VII
Índice de Tablas………………………………………………………………………………. VII
Resumen Ejecutivo…………………………………………………………………………… IX
ExecutiveSummary………………………………………………………………………….. X
INTRODUCCIÓN……………………………………………………………………………... 1
Antecedentes de la investigación…………………………………………………………… 1
Planteamiento del Problema………………………………………………………………… 1
Formulación del Problema…………………………………………………………………... 2
Delimitación del Problema…………………………………………………………………... 2
Objeto de Investigación y Campo de Acción…………………………………….............. 2
Identificación de la Línea de Investigación………………………………………………... 2
Objetivo General…………………………………………………………………….............. 5
Idea a Defender……………………………………………………………………………… 3
Justificación del tema ……………………………………………………………………….. 3
Variables de la investigación……………………………………………………………….. 4
Breve explicación dela metodología investigativa a implementar…………….............. 4
Resumen dela estructura de la tesis……………………………………………………… 5
Aporte teórico y significación práctica y Novedad……………………………….............. 5
CAPÍTULOI. MARCOTEÓRICO…………………………………………………………. 7
1.1Origen y evolución del control interno …………………………………………………. 7
1.2Análisis de las distintas posiciones teóricas del Control Interno……………………. 8
1.2.1 Definición………………………………………………………………………………. 8
1.2.2. Importancia del Control Interno …………………………………………………….. 9
1.2.3 Objetivos del Control Interno ………………………………………………………… 9
1.2.3Sistema………………………………………………………………………………….. 13
1.2.4. Características de un Control Interno Fiable ……………………………………… 10
1.2.5. Clasificación del Control Interno ……………………………………………………. 11
VI
1.2.5.1 El control Administrativo.................................................................................... 11
1.2.5.1.1 Definición de Administración……………………………………………………... 11
1.2.5.1 .2 Definición de Proceso administrativo…………………………………………... 11
1.2.5.1.3 Importancia del proceso administrativo ……………………………………… 12
1.2.5.1. 4 Principios del proceso administrativo ………………………………………….. 12
1.2.5.1. 5 Fases del proceso administrativo ……………………………………………… 13
1.2.5.1.6 Organigramas……………………………………………………………………... 13
1.2.5.1. 7 Importancia del organigrama…………………………………………............... 14
1. 2.5.1. 8 Estructura Organizacional………………………………………………………. 14
1.2.5.2 Control Contable…………………………………………………………………….. 14
1.2.5.3 Procesos Operativos………………………………………………………………… 15
1.2.6. Tipos de Control…………………………………………………………………......... 16
1.2.7. Métodos de evaluación de control interno …………………………………………. 17
1.2.8. Informe COSO ………………………………………………………………………... 19
1.2.9 Componentes de Control Interno …………………………………………………… 20
Gráfico N° 1 Componentes del COSO ……………………………………………………. 20
1.2.10 Procedimientos de Control…………………………………………………………. 25
1.2.11 Definición…………………………………………………………………………….. 25
1.2.11.1 Requisitos para consignar como Almacén Temporal Aduanero……………... 26
1.3Valoración crítica de los conceptos del Control Interno……………………………... 26
1.4 Conclusiones Parciales del Capítulo I…………………………………………………. 27
CAPÍTULO II. MARCO METODOLÓGICO……………………………………………….. 28
2.1. Caracterización de la empresa Transcomerinter Cía. Ltda de la ciudad de
Tulcán…………………………………………………………………………………………..
28
2.2. Descripción del procedimiento metodológico………………………………………... 29
2.2.1 Modalidad de investigación…………………………………………………………… 29
2.2.1.1 Paradigma Cuantitativo……………………………………………………………... 29
2.2.1.2 Paradigma Cuantitativo……………………………………………………………... 29
2.2.2. Tipos de Investigación……………………………………………………………… 29
2.2.2.1. Investigación Descriptiva………………………………………………………….. 29
2.2.2.2. Investigación correlacionar………………………………………………………… 29
2.2.2.3. Investigación Bibliográfica………………………………………………………… 30
2.2.2.4. Investigación de campo …………………………………………………………… 30
2.2.2.5 Investigación aplicada ……………………………………………………………… 30
2.2.3 Población y Muestra ……………………………………………………………......... 30
2.2.3.1 Población……………………………………………………………………………... 30
VII
2.2.3.1 Muestra……………………………………………………………………………….. 30
2.2.4. Métodos de Investigación……………………………………………………………. 31
2.2.4.1. Métodos empíricos…………………………………………………………………. 31
2.2.4.2 Métodos teóricos del conocimiento……………………………………………….. 31
2.2.5 Técnicas de Investigación…………………………………………………………… 32
2.2.5.1 La entrevista ………………………………………………………………………… 32
2.2.5.2 La encuesta………………………………………………………………………...... 32
2.2.6 Instrumentos de Investigación……………………………………………………….. 32
2.2.6.2 Los cuestionarios……………………………………………………………………. 33
2.2.7 Interpretación de los resultados obtenidos en la entrevista………………………. 33
2.2.8 Interpretación de resultados de la encuesta………………………………………... 33
2.3 Conclusiones Parciales del Capítulo II……………………………………………….. 38
CAPÍTULO III. DESARROLLO DE LA PROPUESTA………………………….............. 393.1 Titulo de la Propuesta…………………………………………………………………… 39
3.1.1 Justificación de la Propuesta ………………………………………………………… 39
3.1.2 Proceso del Desarrollo de la Propuesta …………………………………………… 39
3.1.3 Descripción del proceso seguido para el desarrollo de la propuesta……………. 41
3.1.3.1 Análisis Legal………………………………………………………………………... 42
3.1.3.2 Verificación de procesos – determinación de necesidades…………………… 43
3.1.3.3 Estructuración de procedimientos…………………………………………………. 44
3.1.4 Flujogramas y procesos de control…………………………………………………. 53
3.1.4.1 Procedimiento para la Inspección de vehículos …………………………………. 54
3.1.4.2 Procedimiento 2 Recepción de Mercadería al Almacén Temporal………….. 57
3.1.4.3 Procedimiento 3 Ingreso de mercadería en base de datos……………………. 60
3.1.4.4 Procedimiento 4 Almacenaje de mercaderías………………………………….... 63
3.1.4.5 Procedimiento 5 Inspección de Mercaderías (AFOROS)……………………….. 67
3.1.4.6 Breve explicación de cada uno de los Flujogramas…………………………….. 69
3.1.5 Validación de los Procesos de Control y Aprobación de alta Gerencia…………. 70
3.2. Validación de Expertos………………………………………………………………… 71
3.2.1 Interpretación de resultados de la validación de la propuesta por expertos…… 71
3.3. Conclusiones Parciales del Capítulo III……………………………………………….. 64
3.1.4.8 Información y Comunicación……………………………………………………….. 73
CONCLUSIONES GENERALES……………………………………………………………. 74
RECOMENDACIONES………………………………………………………………………. 75
BIBLIOGRAFÍA……………………………………………………………………................. 76
ANEXOS……………………………………………………………………………………….. 78
VIII
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Gráfico 1 Componentes del Control Interno...................................................................... 20
Gráfico 2 Sistema de Control Interno.............................…………………………………... 34
Gráfico 3 Reglamentos................................................................................................... 34
Gráfico 4 Condiciones Físicas........................................................................................ . 35
Gráfico 5 Normas de Seguridad..................................................................................... .. 35
Gráfico 6 Flujogramas................................................................................................... .. 36
Gráfico 7 Control Interno.............................................................................................. .. 36
Gráfico 8 Gestión del Control Interno ……………………………………………………...... 37
Gráfico 9 Uso de Recursos …………………………………………………………………… 37
Gráfico 10 Organizador Gráfico de la Propuesta ……………………………....................... 40
Gráfico 11 Descripción del Proceso ………………………………………………………….. 41
Gráfico 12 Organigrama General…………………………………………………………...... 46
Gráfico 13 Organigrama Transcomerinter………………………………………………........ 46
Gráfico 14 Resultados Validación …………………………………………………………… 71
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla Nº 1 Administrativos Almacenera........................................................................ 46
Tabla Nº 2 Funciones por puesto administrativo almacenera: Coordinador.................. 46
Tabla Nº 3 Funciones por puesto administrativo almacenera: Asistente 2..................... 48
Tabla Nº 4 Funciones por puesto administrativo almacenera: Asistente 3..................... 49
Tabla Nº 5 Funciones comunes o de apoyo general: Asistentes 1, 2, 3.......................... 49
Tabla Nº 6 Operativos Almacenera................................................................................ 50
Tabla Nº 7 Funciones por puesto operativo almacenera: jefe de operaciones................ 50
Tabla Nº 8 Funciones por puesto operativo almacenera: bodeguero………………...... 51
Tabla Nº 9 Funciones por puesto operativo almacenera: Montacargas……………... 52
Tabla Nº 10 Funciones por puesto operativo almacenera: asistente de operaciones…. 52
Tabla N° 11 Validación Expertos…………………………………………………….. 52
IX
ÍNDICE DE DIAGRAMAS DE FLUJO
Diagrama de Flujo N° 1 Inspección de Vehículos.......................................................... 55
Diagrama de Flujo N° 2 Recepción de Mercadería........................................................ 58
Diagrama de Flujo N° 3 Ingreso de Mercadería a la base de Datos............................... 61
Diagrama de Flujo N° 4 Almacenaje de Mercadería...................................................... 64
Diagrama de Flujo N° 5 Aforo Físico............................................................................. 68
ÍNDICE DE ANEXOS
Anexo 1 Carta de Designación de Tutor de Tesis
Anexo 2 Formato de Entrevista
Anexo 3 Respuestas de la Entrevista
Anexo 4 Formato de Encuesta
Anexo 5 Formato de Validación
Anexo 6 Datos Validador 1
Anexo 7 Datos Validador 2
Anexo 8 Datos Validador 3
Anexo 9 Fotografías de la Empresa
Anexo 10 Artículo Científico
X
RESUMEN EJECUTIVO
El presente trabajo investigativo se basa en la necesidad de contar con Sistema de Control
Interno para el almacén temporal aduanero de la empresa Trascomerinter Cía. Ltda, de la
Ciudad de Tulcán, con la finalidad de contar con la información confiable que facilite a la
administración y gerencia la toma de decisiones en forma oportuna, ya que se identifica
por no tener un adecuado control interno para gestionar técnicamente la empresa, esto
debido a que la administración no posee experiencia en el uso de parámetros para controlar
dichos recursos, por tanto está descuidando un área importante de la misma, lo que
perjudica a los socios por su inadecuada administración.
En todo este proceso de investigación se utilizan métodos de investigación, teóricos,
empíricos y la modalidad cualitativa y cuantitativa, al igual que se utilizó técnicas como
laentrevista, los cuales son necesarios para determinar las falencias del sistema de control
actual.
La línea de investigación en la que se enfoca la presenta investigación es Auditoría.
La falta de control en las mercaderías del almacén, es la causa de la desorganización de la
empresa, razón por la que se propone el presente trabajo de investigación, el que contiene
un análisis del entorno de la misma, un sistema de control que ayude al mejoramiento de
los procesos administrativos y operativos de Trasncomerinter, los métodos de valoración
correctos para cada producto, y un control y manejo estratégico de los inventarios al
momento que ingresa la mercadería, que son las herramientas básicas para la
administración, competitividad y permanencia en el mercado.
Por lo tanto mediante la implementación de un Sistema de Control Interno para el
almacén temporal aduanero de la empresa Trascomerinter Cía. Ltda, de la Ciudad de
Tulcán, se busca mejorar el control, organización y dirigir cada actividad, como también
la utilización de los bienes, así como concienciar al departamento administrativo y
empleados de la obligación que tiene de proteger los bienes a su cargo, mismos que son
parte del patrimonio de la entidad.
XI
EXECUTIVE SUMMARY
This research work is based on the need for Internal Control System for Customs buffer
Trascomerinter Company Cia. Ltda, Tulcán City, in order to have reliable information to
facilitate the administration and management decisions in a timely manner, as is identified
as having no adequate internal controls to technically manage the company, this because
the administration has no experience in the use of parameters to control these resources, is
therefore an important area of neglecting it, which hurts partners for their improper
administration.
Throughout this research process research methods, theoretical, empirical and qualitative
and quantitative method used, as techniques such as interview, which are necessary to
determine the shortcomings of the current control system is used.
The line of research that focuses the research is presented Auditing.
The lack of control over goods store, is the cause of the disruption of the business, why this
research work, which contains an analysis of the environment thereof, a control system that
aims to help improving administrative and operational processes Trasncomerinter, correct
valuation methods for each product, and a control and strategic management of inventories
when entering the goods, which are the basic tools for management, competitiveness and
stay on the market.
So by implementing an Internal Control System for the temporary customs warehouse I
Trascomerinter company CIA. Ltda, City Tulcan, is to improve the control, organization
and conduct each activity, as well as the use of assets as well as educate the administrative
department and employees of the obligation to protect the goods in charge, same which are
part of the patrimony of the entity.
- 1 -
INTRODUCCIÓN
Antecedentes de la investigación
Para el desarrollo del presente trabajo de tesis, se obtuvo información de tesis relacionadas
al tema y se obtuvo como resultado:Reina Perengueza Mayra (2014), Auditoria al
Sistema de Control Interno para el distrito Educativo Intercultural y Bilingüe San Pedro de
Huaca Tulcán, con el objetivo de desarrollar una auditoria al sistema de control interno
para contribuir al mejoramiento de los procesos administrativos financieros del distrito
educativo intercultural y bilingüe San pedro de Huaca Tulcán, con la finalidad de verificar
la situación real de la institución y tomar decisiones en la misma
Por otra parte, (Becerra Abalo & Benítez Pérez, 2011), Evaluación del control interno
implementado en la cuenta inventario de la empresa BodPuyangoCia. Ltda., la carencia de
una guía con instrucciones no permite establecer o identificar cómo se organiza el trabajo
del personal al interior de la Empresa, e incluso logísticamente se distorsionan las
funciones de cada departamento y en muchos de los casos se improvisa, generando un
desgaste de recursos innecesarios. Además la almacenera cuenta con la infraestructura
adecuada para el desarrollo de sus operaciones, sin embargo no posee un modelo de
control de inventarios para el eficaz manejo y reorganización de las mercaderías.
Planteamiento del Problema
En el almacén temporal aduanero de la empresa Transcomerinter Cía. Ltda., de la ciudad
de Tulcán, se identifica que no tiene un adecuadocontrol interno desarrollar técnicamente
los procesos de la empresa, esto debido a que la administración no posee experiencia en el
uso de parámetros para controlar dichos recursos, por tanto está descuidando un área
importante de la empresa como es el de los procesos internos,lo que perjudica a los socios
por su inadecuada administración.
El deficiente control en los procesos conlleva a tener falencias en el registro de sus
recursos de todo tipo, por tanto no se conoce la realidad de la empresa, llevando a la toma
de decisiones inadecuadas, impidiendo el crecimiento y desarrollo de la empresa.
- 2 -
Uno de los principales problemas que se suscitan es el de la poca aplicación de los
procesos internos por parte de los mismos colaboradores de la empresa, lo que deriva
indudablemente en un nivel inadecuado de gestión administrativa y logística y que,
consecuentemente, se traduce en pérdidas por procesos deficientes o reproceso y otros de
naturaleza más logística y operativa.
Para la SENAE el cumplimiento de algunos procesos básicos es un tema de obligación más
que de gusto ya que se requiere de normas básicas de manejo de inventarios en los
almacenes temporales aduaneros, gestión de mercaderías perecibles, de tipo volátil y otras
según el tipo de embalaje en el que se contengan.
La inobservancia de éste tipo de normas no solo deteriora la calidad de la gestión de la
empresa sino que puede determinar sanciones de tipo administrativo e incluso, según el
grado de incumplimiento, ocasionarían el cierre del almacén temporal aduanero.
Formulación del Problema
¿Cómofortalecer los procesos administrativos y operativosen el almacén temporal
aduanero Transcomerinter Cía. Ltda., de la ciudad de Tulcán?
Delimitación del problema
Lugar
La presente investigación se aplica en la empresa Transcomerinter de la ciudad de Tulcán
Tiempo
El tiempo a desarrollarse la presente tesis de grado, es de 2 años
Involucrados
Todos quienes laboran en el almacén aduanero temporal aduanero Transcomerinter de
la ciudad de Tulcán.
Alta dirección, con el desarrollo técnico de los procesos administrativos y operativos.
Universidad UNIANDES atreves del autor del tema de investigación.
Objeto de investigación y campo de acción
Objeto de investigación
Control Interno
- 3 -
Campo de acción
Procesos de Control Interno
Identificación de la línea de investigación
Auditoría.
Objetivos
Objetivo General
Desarrollar un Sistema de Control Interno que fortalezca los procesos administrativos y
operativosen el almacén temporal aduanero Transcomerinter Cía. Ltda., de la ciudad de
Tulcán.
Objetivos Específicos
Fundamentar teóricamente el sistema de control Interno y los procesos administrativos
y operativos.
Diagnosticar la situación actual en la que se encuentra la empresa, para la formación de
parámetros de solución en cuanto al control administrativo y operativo.
Diseñar unsistema de control interno para elalmacén temporal aduanero de la empresa
Transcomerinter Cía. Ltda., en la ciudad de Tulcán.
Validar la propuesta por la vía de expertos.
Idea a defender
Con el desarrollo de un sistema de control interno se fortalece los procesos administrativos
y operativos del almacén temporal aduanero de la empresa Transcomerinter Cía. Ltda., de
la ciudad de Tulcán.
Justificación del tema
El almacén temporal aduanero de la empresa Transcomerinter Cía. Ltda., de la ciudad de
Tulcán, se identifica por no tener un adecuado control interno para gestionar técnicamente
la empresa, esto debido a que la administración no posee experiencia en el uso de
parámetros para controlar dichos recursos, por tanto está descuidando un área importante
- 4 -
de la empresa como es el de los procesos internos, lo que perjudica a los socios por su
inadecuada administración.
El sistema de control interno permite medir la eficiencia, eficacia y la calidad de los
procesos internos que maneja el almacén temporal, permitiendo mejorar los procesos
internos operativos del ingreso de la mercadería, almacenaje, despacho de mercadería.
El no contar con sistema solido de control puede llevar a la empresa a pérdidas
económicas, riesgos operativos, de ahí la preocupación de los administrativos de diseño de
procesos internos que permitan llevar un control eficiente de las operación del almacén
temporal.
Variables de investigación
Variable Independiente
Sistema de Control Interno
Variable Dependiente
Procesos Administrativos y Operativos
Breve explicación de la Metodología investigativa a emplear
Para el progreso de la presente tesis se utiliza métodos de Investigación científica los
cuales son de suma importancia ya que mediante estos se desarrollan y se conocen
conjuntos de ideas, teorías y antecedentes que nos faciliten la obtención de
informaciónencaminada al cumplimiento del propósito que engloba el desarrollo de la
misma, con la finalidad de obtener veracidad al final del proceso de tesis, los métodos a
utilizarse son:
Método empírico, el mismo que permite revelar las características fundamentales del
objeto de estudio específicamente el direccionamiento de los procedimientos prácticos
determinado aspectos de vital importancia para la solución del problema en sí.
En este método se utilizará lo siguiente: la Observación científica este método se utiliza
para realizar la visita previa a la institución, analizar los distintos procesos que se manejan
dentro de la misma, evaluar el control interno
También se hace uso de los métodos teóricos entre ellos se tiene; el métodoanalítico-
sintético, partiendo del análisis y la síntesis permitiendo descomponer un fenómeno o
proceso en sus partes o elementos que lo integran partiremos del diagnóstico de control
interno, y descomponemos en sus fases que lo integran.
- 5 -
Inductivo-Deductivo, se utiliza estos métodos con el fin de obtener conclusiones sobre
aspectos de la empresa tales como los procesos internos realizada por la empresa. Mientras
que el inductivo se aplicará al momento de diseñar la propuesta, la misma que servirá
como base para otras empresas que se dediquen a la misma actividad.
Histórico-Lógico, este método de investigación permitirá recopilar información sobre la
situación económica de la empresa que está siendo objeto de estudio de la presente
investigación, con el fin de analizar su economía, forma de desembolsos de dinero y
control de los mismos, mediante el establecimiento de parámetros de control interno,
mismo que servirá de base para continuar con el proyecto.
Resumen de la estructura de la tesis
La presente tesis de grado consta de tres capítuloslos mismos que se resumen de la
siguiente manera:
En el Capítulo I, la investigación se asienta en el marco teórico que son las bases para
realizar la presente tesis, el mismo que contiene los temas más relevantes a tratar a demás
cada concepto consta del aporte del autor y criterio personal de todo lo referente al sistema
Control Interno.
En el capítulo II, S e especificacaracterísticasgeneralesdelaempresa
talescomosurama,sectoreconómicoenelcualinteractúaysurelaciónconelproblema objetode
investigación.Se explica la metodología que se utiliza para la tesis, tipo de investigación,
métodos, técnicas, herramientas, población y muestra análisis e interpretación de
resultados.
En el capítulo III, se explica la propuesta, que consiste en el desarrollo del Sistema de
Control Interno, donde contribuye con el mejoramiento de los procesos administrativos y
operativos para el almacén temporal aduanero de la empresa Trascomerinter Cía. Ltda, de
la Ciudad de Tulcán, algo muy importante expuestoenestecapítuloesensí la propuesta
productode suconocimiento.La cual será sometida a una validación por profesionales
expertos en el tema planteado, sobre la cual se obtiene un criterio de profesionales en el
área con respecto a la evaluación de la veracidad y actualidad de la propuesta.
- 6 -
Aporte teórico, significación práctica y novedad
Aporte teórico
En el presente trabajo se construye un marco teórico a partir diferentes fuentes de
información tales como libros, revistas, internet, entre otras fuentes sean estas primarias o
secundarias, las cuales sirven de sustento para las variables manejadas en el presente
proyecto, con el fin de fundamentar teóricamente el tema propuesto.
Significación práctica
La significación práctica ayuda a la aplicación de la solución de potenciales problemas en
el almacén temporal aduanero de la empresa Transcomerinter Cía. Ltda., de la ciudad de
Tulcán, mediante la utilización de cada uno de los métodos, técnicas y procedimientos que
se menciona anteriormente y también al conocimiento a fondo de cada uno de ellos.
Novedad
La investigación que se realiza en la presente tesis de gradoes nueva, ya que no existe una
investigación que se aplique específicamente en el almacén temporal aduanero de la
empresa Transcomerinter Cía. Ltda., de la ciudad de Tulcán, lo que permite el crecimiento
y desarrollo de la misma y lo más importante es que en la empresa aún no se ha
desarrollado un sistema de control interno para el fortalecimiento de los procesos
administrativos y operativos que coadyuven al desempeño, control y evaluación de los
mismos.
- 7 -
CAPÍTULO I. MARCO TEÓRICO
1.1 Origen y evolución del control interno
Según(Gonzales, 2002)Se piensa que el origen del Control Interno, surge con la partida doble, una de lasmedidas de control, pero fue hasta fines del siglo XIX que los hombres de negociosse preocupan por formar y establecer sistemas adecuados para la protección de susintereses.Además, se dice que el Control Interno, es una herramienta surgida de la imperiosanecesidad de accionar proactivamente a los efectos de suprimir y/o disminuirsignificativamente la multitud de riesgos a las cuales se hallan afectadas losdistintos tipos de organizaciones, sean estos privados o públicos, con o sin fines delucro. Las numerosísimas normas y reglamentaciones, sean éstas de carácterimpositivas, laborales, ecológicas, de consumidores, contables, bancarias,societarias, bursátiles entre otras, provenientes de organismos nacionales,provinciales y municipales, obligan a las administraciones de las organizaciones amantenerse muy alerta ante los riesgos, que la falta de cumplimiento de las mismassignifican para sus patrimonio.El control interno durante los últimos años ha estado adquiriendo mayorimportancia en los diferentes países, a causa de los numerosos problemasproducidos por su ineficiencia. Una de las causas se encuentra en el no haberseasumido de forma efectiva la responsabilidad sobre el mismo por parte de todos losmiembros de los Consejos de Administración de las diversas actividades económicasque se desarrollan en cualquier país, de lo cual el Salvador no es una excepción, yaque generalmente se ha considerado que el control interno, es un tema reservadosolamente para los contadores.En 1992, tras varios años de trabajo y discusiones se publica en Estados Unidos eldenominado Informe COSO sobre Control Interno, cuya redacción fue encomendadaa Coopers&Lybrand, y difundidos al mundo de habla hispana en asociación con elInstituto de Auditores Internos de España (IAI) en 1997; sin embargo, y conanterioridad a plantear algunas de las principales definiciones alcanzadas por dichocomité, resulta útil resumir los antecedentes que condujeron a este estudio en losEstados Unidos de Norteamérica y que indiscutiblemente influyeron en otrosestudios realizados y que se realizan en diversos países del mundo.
El origen del Control Interno, suele ubicarse en el tiempo con el surgimiento de la partida
doble, que fue una de las medidas de control. Como consecuencia del notable aumento de
la producción, los propietarios de los negocios se vieron imposibilitados de continuar
atendiendo personalmente los problemas productivos, comerciales y administrativos,
viéndose forzados a delegar funciones dentro de la organización conjuntamente con la
creación de sistemas y procedimientos que previeran o disminuyeran fraudes o errores,
debido a esto comenzó a hacerse sentir la necesidad de llevar a cabo un control sobre la
- 8 -
gestión de los negocios, ya que se había prestado más atención a la fase de producción y
comercialización que a la fase administrativa u organizativa, reconociéndose la necesidad
de crear e implementar sistemas de control como consecuencia del importante crecimiento
operado dentro de las entidades.
El control interno en la actualidad es fundamental para que una entidad logre alcanzar, a
través de una evaluación de su misión y visión, el logro de sus objetivos y metas trazadas,
pues de lo contrario sería imposible que se puedan definir las medidas que se deben
adoptar para alcanzarlos, el control interno comienza en las funciones de la administración
pública, hay indicios que desde una época lejana se empleaba en las rendiciones de cuenta
de los factores de los estados feudales y haciendas privadas. Dichos controles los efectuaba
el auditor, persona competente que escuchaba las rendiciones de cuenta de los funcionarios
y agentes, quienes por falta de instrucción no podían presentarlo por escrito.
1.2 Análisis de las distintas posiciones teóricas del Control Interno
1.2.1 Definición
Entre las definiciones más desatacadas se tiene:
Se considera que el control interno se refiere a un conjunto de actividades llevadas a cabodentro de una organización. También existe consenso en cuanto a que la finalidad del controlinterno es ayudar alcanzar los objetivos de una entidad siendo así un medio para conseguir unfin. El control interno constituye un conjunto de acciones positivas realizadas por una entidadpara fomentar un comportamiento apropiado por parte de sus empleados. En conclusióncontrol interno es la influencia deliberada para conseguir objetivos predeterminados.(Cooper& Lybrand e Instituto de Auditores Internos, 2005, pág. 149)
El control interno puede ser definido como el plan de una organización, así como el
conjunto de métodos, procedimientos y otras medidas de una organización con el fin de
que se cumplan objetivos como; promover operaciones metódicas, preservar el patrimonio,
respetar las leyes y reglamentos y obtener información financiera sin fraudes.
Teniendo en cuenta estos aspectos se evaluarán los controles establecidos por la empresa
TranscomerinterCia Ltda., para asegurar que las operaciones se estén realizando con
economía, eficiencia y eficacia; que cumplan las políticas establecidas y que nos brinden
información financiera y administrativa confiable.
- 9 -
El control interno es un proceso efectuado por la plana mayor de una organización y hacia
abajo por los demás servidores de las mismas con el objetivo de proporcionar una
seguridad razonable de las actividades que se desarrollan para alcanzar los objetivos.
1.2.2. Importancia del Control Interno
Según (Cooper & Lybrand e Instituto de Auditores Internos, 2005)
El control interno permite a la dirección reaccionar rápidamente ante cambios en lascondiciones del entorno. Proporciona información respecto a los niveles de producción,ventas, existencias y otras áreas que son importantes para tomar decisioneseficientes.También contempla hechos de carácter general como podrían ser cambios tecnológicos,innovaciones industriales, actuaciones de los competidores, esto permite a la direcciónatenuar efectos negativos y aprovechar oportunidades emergentes. El control internoayuda a la dirección asegurarse del cumplimiento de sus obligaciones, medioambientales,sociales y legales.
El control interno se constituye como una herramienta de evaluación de aspectos internos y
externos de una organización para el logro de objetivos propuestos. Es también un proceso
integrado de las actividades, efectuado por la dirección y el resto de personal de todos los
niveles, quienes se preocupan por disminuir efectos negativos y aprovechar oportunidades.
1.2.3 Objetivos del Control Interno
Efectividad y eficiencia de las operaciones
Es uno de los objetivos principales del control interno y que una organización debe aplicar;
se tiene la siguiente definición:
“Se debe tener la seguridad de que las actividades se cumplan cabalmente, con un mínimo
de esfuerzo y utilización de recursos y un máximo de utilidad de acuerdo con las
autorizaciones generales especificadas por la administración”.(Ladino, 2009, pág. 8)
La efectividad y eficiencia; son indicadores que miden el desempeño de la organización y
por ende coadyuvan en el cumplimiento de metas y objetivos, depende del talento humano
que compone la empresa; quienes deben cumplir las funciones y llevar a cabo las
operaciones, utilizando al máximo los recursos evitando el desperdicio y aprovechando el
tiempo que es irrecuperable.
Suficiencia y confiabilidad de la información financiera
Se aplica para emitir información financiera, se destaca el siguiente concepto:
- 10 -
La contabilidad capta las operaciones, las procesa y produce información financieranecesaria para que los usuarios tomen decisiones.Esta información tendrá utilidad si su contenido es confiable y si es presentada a losusuarios con la debida oportunidad. Será confiable si la organización cuenta con unsistema que permita su estabilidad, objetividad y verificabilidad.Si se cuenta con unapropiado sistema de información financiera se ofrecerá mayor protección a los recursosde la empresa a fin de evitar sustracciones y demás peligros que puedanamenazarlos.(Ladino, 2009, pág. 8)
La información financiera en una empresa es de gran utilidad, sobre la cual se conoce la
situación real de la empresa, importante para la toma de decisiones por esta razón el
encargado del manejo contable debe ser un profesional en el área y con experiencia quien
debe presentar estados oportunos adecuados y con el uso adecuado de normas y leyes que
respalden la legalidad de la información.
Cumplimiento de las Leyes y Regulaciones Aplicables
Importante para la operatividad de la empresa entre los conceptos principales (Ladino, 2009)
Menciona que:
“Este objetivo incluye las políticas que emita la alta administración, las cuales deben ser
suficientemente conocidas por todos los integrantes de la organización para que puedan
adherirse a ellas como propias y así lograr el éxito de la misión que ésta se propone.”
Con ello se verifica el funcionamiento de la empresa, es decir que cumpla las disposiciones
legales para ejercer la actividad, y dentro de la empresa se toma en cuenta el cumplimiento
de políticas, emanadas por la dirección.
1.2.4. Características de un Control Interno Fiable
Entre las características que debe cumplir un control interno fiable(Robertson, 1979) son las
siguientes:
Un plan organizacional que facilite la división adecuada de las responsabilidades yfunciones.
Un sistema de procedimientos de autorización y de registro que sea suficiente paraproporcionar un control contable razonable, sobre el activo, pasivo y sobre losingresos y gastos.
Prácticas coherentes que se han de seguir en la realización de las responsabilidades yfunciones de cada uno de los departamentos de la organización.
Personal de calidad proporcional a las responsabilidades que les corresponde. Un sistema Fiable de control interno funciona en realidad de forma eficaz para
detectar y corregir los errores de procesamiento de datos..
Dentro de la empresa TranscomerinterCia Ltda., la responsabilidad, para el establecimiento
de un adecuado control, recae en la dirección, en función de sus necesidades y objetivos,
- 11 -
este sistema de control interno debe proporcionar una seguridad razonable de que los
bienes, activos y pasivos se llevan adecuadamente, que el personal está capacitado para
desempeñar sus funciones y que sea capaz de correr y detectar errores e irregularidades.
1.2.5. Clasificación del Control Interno
El control interno puede clasificarse de la siguiente manera:
1.2.5.1 El control Administrativo
Con respecto a este tipo de control (Cashin, 2000) menciona que:
Son procedimientos y métodos que se relacionan sobre todo con las operaciones de unaempresa y con las directivas, políticas e informes administrativos. Esta autorización es unafunción de la administración asociada directamente con la responsabilidad de lograrobjetivos de la organización y es el punto de partida para establecer el control contable delas operaciones.
En el control administrativo, se involucran el plan organización, los procedimientos y
registros relativos a los procedimientos decisorios que orientan la autorización de
transacciones por parte de la gerencia. Implica todas aquellas medidas relacionadas con la
eficiencia operacional y la observación de políticas establecidas en todas las áreas de la
organización.
1.2.5.1.1 Definición de Administración
A continuación se presenta una definición clara y sencilla de administración:Según Ponce (2004)
La administración es un proceso en si ya que comprende varias funciones y actividadesque los administradores deben llevar a cabo ya sea por separado o en su conjunto paralograr alcanzar los objetivos y metas propuestos por la organización, de igual manera esuna disciplina ya que la administración incluye principios, técnicas y conceptos.
Es la forma como la empresa organiza los materiales, los recursos, el talento humano con
el fin de lograr objetivos y metas propuesta como también es la disciplina que debe
cumplir el personal indispensable para el desempeño de funciones y actividades.
1.2.5.1 .2 Definición de Proceso administrativo
El proceso administrativo es el conjunto de etapas o fases a través de las cuales se efectúa
la administración.Robbins, (2009) lo define como:
- 12 -
“Conjunto de acciones interrelacionadas e interdependientes que conforman la función de
administración e involucra diferentes actividades tendientes a la consecución de un fin a
través del uso óptimo de recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos.”
El procedimiento administrativo es ese cúmulo de actividades que el gerente de un
proyecto debe realizar para lograr un fin, es decir alcanzar los objetivos planeados en cada
uno de los niveles de la organización y por ende llegar al cumplimiento de los objetivos y
metas empresariales.
1.2.5.1.3 Importancia del proceso administrativo
El proceso administrativo es importante ya que le permite al empresario manejar
eficazmente una organización.
Ayuda y permite a la empresa orientarse hacia el futuro y prevenir escenarios que sepuedan desarrollar en un futuro, así como determinar la cantidad de recursos que laempresa necesitara para desarrollar sus planes y hacerle frente a las situaciones que se lepuedan presentar. (Robbins, 2009, pág. 5)
Dentro de cualquier tipo de empresa es muy importante seguir un proceso administrativo
ya que permitirá alcanzar los objetivos fijados por la gerencia, de manera que si se
desarrollan y se siguen los pasos establecidos en dicho proceso se logra determinar la
cantidad de recursos que la empresa necesita para desarrollar sus proyectos,
consecuentemente alcanzando prevenir situaciones no deseadas en un futuro no muy
lejano.
1.2.5.1. 4 Principios del proceso administrativo
Los principios del proceso administrativo son:
Principio de unidad.- El procedimiento es un único proceso que tiene un comienzo y fin.Todos los procedimientos deben resolverse independientemente de la forma de inicio y,asimismo, deben ser notificados.Principio de contradicción.- La resolución del procedimiento se basa en los hechos y enlos fundamentos de derecho, esto se consigue a través de la comprobación de los hechos, através de las pruebas. En general, pueden acreditarse los hechos por cualquier medioadmisible de derecho.
Principio de imparcialidad.- La administración en su actuación será imparcial, sinsometerse a favoritismo o enemistades.
Principio de oficialidad.- El procedimiento debe ser impulsado de oficio en todos sustrámites. La administración tiene la obligación y responsabilidad de dirigir elprocedimiento, ordenando que se practique todas las diligencias necesarias para dictar laresolución. Es responsabilidad de tramitar el procedimiento a los titulares del órgano y elpersonal que esté a su cargo. (Romero, 2009, pág. 1)
- 13 -
La administración de una empresa debe aplicar cada uno de los procedimientos antes
mencionados para tener una adecuada gestión administrativa; ya que estos son las bases y
criterios fundamentales para la correcta realización de un procedimiento.
1.2.5.1. 5 Fases del proceso administrativo
El proceso administrativo tiene cuatro fases que son:
Planificación.- Implica que los administradores piensen, a través de sus objetivosy acciones, y con anticipación, que sus acciones se basan en algún método, plan o lógica,más que una mera suposición.Organización.- Es el proceso de disponer y destinar el trabajo, la autoridad ylos recursos entre los miembros de una organización en una forma tal que pueda logra losobjetivos de la organización de manera eficiente.
Dirección.- Es impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada miembro y grupo de unorganismo social, con el fin de que el conjunto de todas ellas realice del modo más eficazlos planes señalados.
Control.- Consiste en el establecimiento de sistemas que permitan medir los resultadosactuales y pasados, en relación con los esperados con el fin de saber si se ha obtenido loque se esperaba, a fin de corregir y mejorar y además para formular nuevos planes. (Snell,2009, págs. 19-20)
Al momento de proponerse; algo que se desea alcanzar deben establecer los
procedimientos que lo van a permitir por lo tanto se debe seguir paso a paso cada una de
sus fases ya que de esta manera se logrará lo que se espera obtener en un lapso de tiempo
determinado, esto permitirá una adecuada toma de decisiones basados en los resultados y
por ende la mejora continua de la empresa.
1.2.5.1.6 Organigramas
Los organigramas permiten conocer como está estructurada una empresa.
Según Ponce A. R.( 2005)
“Es la representación gráfica de la estructura organizativa. El Organigrama es
un modelo abstracto y sistemático, que permite obtener una idea uniforme acerca de
una organización.”
Los organigramas permiten conocer de manera general cada uno de los niveles con los que
cuenta una organización en este caso un organización pública, de igual manera las
- 14 -
funciones y actividades que realiza cada uno de los servidores permitiendo así una mejor
administración y organización para el respectivo control, supervisión y evaluación de las
operaciones que se desarrollan dentro de la organización.
1.2.5.1. 7 Importancia del organigrama
Los organigramas permiten determinar las áreas que poseen una organizacióny los
profesionales que se desenvuelven en ellas.Ponce A. R. (2005) indica que:
“A través de análisis periódicos de los organigramas actualizados se pueden detectar
cuando el espacio de control de una unidad excede a su capacidad o nivel y en cualquier de
estos casos recomendar la modificación de la estructura.”
Los organigramas ayudan a verificar si cada servidor se encuentra en el área que se
encuentre acorde sus habilidades y conocimientos, de no ser si poder tomar las respectivas
acciones correctivas para un buen desempeño del mismo y lograr los resultados esperados.
1. 2.5.1. 8 Estructura Organizacional
Los organigramas son la representación gráfica de la estructura de la empresa, con sus
servicios, unidades administrativas, puestos de trabajo y sus relaciones de autoridad y
responsabilidad.
Transcomerinter en su almacén temporal aduanero no tiene definida su estructura
organizacional de manera técnica, por lo que abordaremos los organigramas para el
almacén temporal aduanero de la empresa en la ciudad de Tulcán, con la finalidad de
interrelacionar las unidades organizativas, para la dirección y mandos medios, a
continuación propondremos el organigrama estructural y funcional adecuado.
1.2.5.2 Control Contable
Con respecto al control contable (Cashin, 2000) afirma lo siguiente:
Se refiere sobre todo a la protección de activos y asegurar que las cuentas y los informesfinancieros sean confiables. El control contable comprende el plan de organización y delos procedimientos, registros financieros y por consiguiente se diseñan para presentarseguridad razonable de:
- 15 -
Las operaciones se ejecuten de acuerdo a la autorización general o específica de laadministración.
Se registren las operaciones como sea necesarias para permitir la preparación de losestados financieros de conformidad con los principios de contabilidad generalmenteaceptados o con cualquier otro criterio aplicable a dichos estados y mantener lacontabilidad de los activos.
El acceso de los activos se permite solo de acuerdo a la autorización de laadministración.
Los activos registrados en la contabilidad se comparan a intervalos razonables de losactivos existentes y se toma la acción adecuada respecto a cualquier diferencia.
El control contable involucra los registros, confiabilidad en la información financiera, en
registros contables, necesarios para toma de decisiones de la administración, la parte
contable necesita controles que ayuden a determinar la veracidad, legalidad y correcta
valuación de la información económica y financiera de cualquier institución. Adicional a
ello son las medidas que se relacionan directamente con la protección de los recursos, tanto
materiales como financieros, autorizan las operaciones y aseguran la exactitud de los
registros y la confiabilidad de la información contable.
1.2.5.3 Procesos Operativos
Según (Levy, 2004) los procesos operativos
Se refieren a todas aquellas operaciones individuales y de conjunto, tanto en produccióncomo en todas las demás áreas de la empresa, que son ejecutadas por el personal de laorganización. Es necesario revisar cada proceso con el objetivo de identificar lasposibilidades de mejora, mayor eficiencia, menor costoy mayor servicio tanto para elcliente interno y externo.
De acuerdo a lo anterior; los procesos operativos, se refieren al conjunto de actividades que lleva a
cabo la empresa para prestar el servicio, las cuales deben ser evaluadas continuamente para
garantizar eficiencia y satisfacción de necesidades tanto del cliente interno como externo.
Proceso Seis Sigma en los Procesos Operativos
Según (Levy, 2004) se debe definir los problemas de los procesos operativos conforme a
cuatro indicadores.
Medir:Parametrizar e identificar el tamaño del problema y los efectos que generahacia la organización.Analizar: Las causas u orígenes del problema, qué lo provoca, haciendo undesglose del proceso en cada una de sus rutinas. Se plantean distintasposibilidades de solución hasta encontrar la adecuada.Mejorar: Hecho lo anterior, busca los caminos disponibles para mejorar o paraeliminar el problema, estableciendo un proceso de mejora continua.
- 16 -
Controlar: Resuelto el problema, controlar que las nuevas acciones y rutinas sesigan dando y controlar que los beneficios resultantes de la mejora establecida semantengan en el tiempo.
Todos los procesos que se desarrollan en la empresa deben ser medidos identificando los
problemas existentes, analizado identificando causas y efectos que ocasionan el problema
mejorado, llevando a cabo acciones correctivas y controlado para evitar desviaciones.
1.2.6. Tipos de Control
Según(Luna, 2009) establece los tipos de control que se debe tener en una organización los
cuales pueden ser previos, concurrente y posterior.
Control preliminar
Respecto a este tipo de control afirma que:
Este tipo de control tiene lugar antes de que principien las operaciones e incluye lacreación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividadesplaneadas serán ejecutadas con propiedad.En vez de esperar los resultados y compararlos con los objetivos es posible ejercer unainfluencia controladora limitando las actividades por adelantado.Son deseables debido a que permiten a la administración evitar problemas en lugar detener que corregirlos después, pero desafortunadamente este tipo de control requieretiempo e información oportuna y precisa que suele ser difícil de desarrollar.
El control previo se lo cataloga como la revisión de operaciones y transacciones propuestas
antes de su autorización formal o de que éstas surtan sus efectos. Aseguran la autorización
legal, propiedad y ausencia de errores.
Este tipo de control, lo ejecutan los funcionarios y supervisores de la entidad, cada uno
dentro del área de su actividad y competencia normal, quienes asumen la responsabilidad
en el grado que les corresponda, a la observancia o inobservancia si los aspectos que
controlan.
Seguidamente se tiene el:
Control concurrente
(Luna, 2009) Establece lo siguiente con respecto a este tipo de control
Tiene lugar durante la fase de la acción de ejecutar los planes e incluye la dirección,vigilancia y sincronización de las actividades según ocurran, en otras palabras, pueden
- 17 -
ayudar a garantizar que el plan será llevado a cabo en el tiempo específico y bajo lascondiciones requeridas.
El control concurrente se lo efectúa en forma simultánea con la ejecución de las
operaciones financieras y administrativas y es efectuado por los servidores responsables
del trámite ordinario de las operaciones, sin que deban crearse unidades específicas para
este fin.
Control posterior
En cuanto al control posterior (Luna, 2009) menciona lo siguiente:
Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriorespara corregir posibles desviaciones futuras de estándar aceptable.El control de retroalimentación implica que se han reunido algunos datos, se hananalizado y se han regresado los resultados a alguien o a algo en el proceso que se estácontrolando de manera que puedan hacerse correcciones. El principal inconveniente deeste tipo de control es que en el momento en que el administrador tiene la información eldaño ya está hecho.
Este tipo de control comprende las operaciones y transacciones, luego de que éstas se han
ejecutado por la entidad. El control posterior es ejecutado por las unidades de auditoría
interna, externa y los funcionarios asignados para ello.
1.2.7. Métodos de evaluación de control interno
(Velasquez Navas & Cobeña, 2011)Dan a conocer las formas de evaluación del control
interno, entre ellos se tiene:
Cuestionario de control interno
Respecto a este método mencionan lo siguiente
El cuestionario de control interno, es un instrumento de aproximación a los sistemas decontrol de la empresa, que permite conocer si la gerencia ha implantado medidas deresguardo de sus recursos y medir la fiabilidad del control interno a nivel global y a nivelde componentes.Los cuestionarios contienen en modelo de pregunta cerrada un texto con elementos decontrol relacionados por una parte, con el conocimiento de negocio, la organización, lossistemas de información y tecnología, la actitud de la gerencia, etc.; y por otro, con losfactores de riesgo que pueden afectar la validez de las afirmaciones a nivel de componenteo cuenta de los estados financieros.Existen modelos de cuestionarios desarrollados por las firmas de auditoría, que son laaplicación general, y contienen preguntas aplicables o no aplicables; no obstante,dependiendo del tipo de negocio, las preguntas deberán ser el resultado de un proceso
- 18 -
sistemático de elaboración, basado en las células narrativas y los diagramas de flujo. Setrata de que sea ciento por ciento aplicables.Los cuestionarios se aplican dentro de las unidades generadoras y o proveedoras deinformación y documentación, a los clientes internos de los `procesos y a los responsablesde dichas unidades o procesos.
El cuestionario de control interno se basa en preguntas cerradas aplicadas a cada área con
el fin de detectar errores o irregularidades existentes, los responsables están en la
obligación de obtener evidencias si existen o no procesos o procedimientos mediante
documentación. Su aplicación es importante en las auditorías de control interno en el
sentido que, ayudan a la detección de errores en los procesos, actividades y operaciones
realizadas por la empresa.
Cédula narrativa
Sobre la cédula narrativa (Velasquez Navas & Cobeña, 2011) indican que:
Son instrumentos de levantamiento de información que utiliza el auditor para describir pormedio de entrevistas y seguimientos, las secuencia de actividades que integran un procesoo un ciclo de transacciones, identificando entradas o insumos, responsables, actividades detransformación, resultados obtenidos y los respaldos documentales que deja el proceso.En caso de ausencia de diagramas elaborados por la administración, los procesos puedenser levantados por parte del auditor a través de células narrativas y o revisión de lanormatividad respectiva, con la finalidad de orientar las pruebas de cumplimiento de loscontroles instituidos.
Explicación Narrativaconsiste en la descripción detallada de los procedimientos más
importantes y las características del sistema de control interno para las distintas áreas, en
este tipo de método se redactan y se adapta fácilmente a cualquier entidad, se describe
proceso de un área o puesto específico y se determina debilidades.
Diagramas de flujo
Los autores (Velasquez Navas & Cobeña, 2011) dan a conocer lo siguiente:
Los procesos o flujos de transacciones se pueden encontrar resumidos en diagramas deflujo elaborados en la organización, que son una representación gráfica que muestra lospasos secuenciales de un proceso y la relación existente entre ellos con el fin de.Descubrir vacíos y simplificar el trabajo.Se trata de la representación gráfica del flujo de documentos, de las operaciones que serealicen con ellos y de las personas que intervienen en dichas operaciones, considerandola ejecución completa de un ciclo de transacciones.
El flujograma es una representación gráfica de los procesos son entendibles al momento de
llevar a cabo su aplicación, se constituyen en una herramienta muy útil para el desempeño
control y evaluación de procesos en una organización. Se utiliza específicamente en la
- 19 -
empresa transcomerinter el cual consiste en la representación gráfica de un sistema o serie
de procedimientos operativos aplicados en el almacén temporal, lo que busca los
flujogramas es proporciona una imagen clara del sistema, mostrando la naturaleza y
secuencia de los procedimientos, división de responsabilidades.
1.2.8. Informe COSO
Debido al mundo económico integrado que existen hoy en día, se ha creado las
necesidades de integrar metodologías y conceptos en todos los niveles de las diversas áreas
administrativas y operativas con el fin de ser competitivos y responder a las nuevas
exigencias empresariales, surge así un nuevo concepto de control interno donde se brinda
una estructura común, el cual es documentado en el denominado informe COSO I
El denominado informe COSO I sobre control interno, publicado en EEUU en 1992,
surgió como una respuesta a las inquietudes que planteaban en torno a la temática referida.
Se trataba entonces de materializar un objetivofundamental: definir un nuevo marco
conceptual del control interno, capaz de integrar las diversas definiciones y conceptos que
venían siendo utilizados sobre este tema, logrando así que, a nivel de las organizaciones
públicas o privadas, de la auditoría interna o externa, o de los niveles académicos o
legislativos, se cuente con un marco conceptual común, una visión integradora que
satisfaga las demandas generalizadas de todos los sectores involucrados.
- 20 -
1.2.9Componentes de Control Interno
Los componentes de control interno, según el COSO son los siguientes:
Gráfico N° 1 Componentes del COSO
Ambiente deControl
Integridad y valores éticos –estructura orgánica – asignación deautoridad y responsabilidad –competencia de los empleados –filosofía y estilo de las operaciones –política de recursos humanos yprocedimientos – junta de directores –comité de auditoría.
Evaluación delRiesgo
Objetivos globales – objetivos poractividad – identificación y análisis deriesgo – gestión del cambio – riesgode fraude.
Actividades deControl
Políticas y procedimientos –indicadores de desempeño – controlesfísicos – segregación de funciones –procedimientos de información TI
Información yComunicación
Calidad de la información –efectividad de las comunicacionesinternas y externas
Monitoreo
Monitoreo continuo – evaluacionespuntuales o autoevaluaciones –comunicación de deficiencias decontrol
- 21 -
Elaborado por: Mónica MorilloFuente: (Luna, 2009)
El control interno está integrado en los procesos de la organización y forma parte de las
actividades de planteamiento, ejecución y monitoreo; a la vez representa una herramienta
útil para la gerencia. Los componentes de control interno hacen las veces de criterios
generales que aseguran la preparación de estados financieros libres de errores materiales o
fraude.
Cada componente del COSO dispone de un grupo de elementos que describe el significado
y rol de cada uno. Existe una fuerte interrelación entre los cinco componentes dado que no
operan en forma aislada; sino que interactúan entre si dentro de un procesos para el logro
de un fin específico.
Para mejor entendimiento se presenta una definición de cada componente. Respecto al:
Ambiente de Control
(Mantilla, 2012)Expresa lo siguiente:
El ambiente de control establece el tono de una organización, para influenciar laconciencia de control de su gente. Es el funcionamiento de todos los demás componentesdel control interno, proporcionando disciplina y estructura. Los factores del ambiente decontrol incluyen la integridad, los valores éticos y la competencia de la gente de laentidad; la filosofía de los administradores y el estilo de operación; la manera como laadministración asigna autoridad y responsabilidad, y como organiza y desarrolla a sugente y la atención y dirección que le presta el consejo de directores.El ambiente de control tiene una influencia profunda en la manera como se estructuran lasactividades del negocio, se establece los objetivos y se valoran los riesgos. Esto es ciertono solamente en su diseño, sino también en la manera cómo opera en la práctica. Elambiente de control está influenciado por la historia y por la cultura de la entidad. Influyeen la conciencia de control de su gente. Las entidades efectivamente controladas seesfuerzan por tener gente competente, inculcan actitudes de integridad y consecuencia decontrol a todo lo ancho de la empresa, y establecen un tono por lo alto positivo. Establecenlas políticas y los procedimientos apropiados, que incluyen a menudo un código deconducta escrito, el cual fomenta la participación de los valores y el trabajo en equipo, enaras de conseguir los objetivos de la entidad.
Define al conjunto de circunstancias que enmarcan el accionar de una entidad, desde la
perspectiva del control interno y que son por lo tanto; determinantes del grado en que los
- 22 -
principios de este último, imperan sobre las conductas y los procedimientos
organizacionales.Es, fundamentalmente, consecuencia de la actitud asumida por la alta
dirección, la gerencia, y por carácter reflejo, los demás agentes con relación a la
importancia del control interno y su incidencia sobre las actividades y resultados.
Fija el tono de la organización y, sobre todo, provee disciplina a través de la influencia
que ejerce sobre el comportamiento del personal en su conjunto. Importante para el
desarrollo de las acciones y de allí su trascendencia, pues como conjunción de medios,
operadores y reglas previamente definidas, traduce la influencia colectiva de varios
factores en el establecimiento, fortalecimiento o debilitamiento de políticas y
procedimientos efectivos en una organización.
Valoración de riesgos
Respecto a este componente de control interno (Mantilla, 2012) manifiesta lo siguiente:
Cada entidad enfrenta una variedad de riesgos derivados de fuentes internas y externas, loscuales deben valorarse. Una condición previa para la valoración de riesgos es elestablecimiento de objetivos, enlazados en niveles diferentes y consistentes internamente. Lavaloración de riesgos es la identificación y análisis de los riesgos relevantes para laconsecución de los objetivos, formando una base para la determinación de cómo debenadministrase los riesgos. Dado que las condiciones económicas, industriales, reguladoras y deoperación continuaran cambiando, se necesitan mecanismos para identificar y tratar losriesgos especiales asociados con el cambio.
El control interno ha sido pensado esencialmente para limitar los riesgos que afectan las
actividades de las organizaciones. A través de la investigación y análisis de los riesgos
relevantes y el punto hasta el cual el control vigente los neutraliza, se evalúa la
vulnerabilidad del sistema. Para ello debe adquirirse un conocimiento práctico de la
entidad y sus componentes de manera de identificar los puntos débiles, enfocando los
riesgos tanto al nivel de la organización (interno y externo) como de la actividad.
Actividades de Control
Respecto a este punto (Mantilla, 2012) señala lo siguiente:
Las actividades de control son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que seestán llevando a cabo las directivas administrativas. Tales actividades ayudan a asegurar quese están tomando las acciones necesarias para manejar los riesgos hacia la consecución de losobjetivos de la entidad. Las actividades de control se dan a todo lo largo y ancho de laorganización, en todos los niveles y en todas las funciones. Incluyen un rango de actividadestan diversas como aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, reconciliaciones, revisión deldesempeño de operaciones, seguridad de activos y segregación de responsabilidades.Las actividades de control son políticas y procedimientos, son acciones de las personas paraimplementar las políticas, para ayudar a asegurar que se están llevando a cabo las directivas
- 23 -
administrativas identificadas como necesarias para manejar los riesgos. Las actividades decontrol se pueden dividir en tres categorías, basadas en la naturaleza de los objetivos de laentidad en los cuales se relaciona: operaciones, información financiera, o cumplimiento.Si bien algunos controles se relacionan únicamente con un área, a menudo se sobreponen.Dependiendo de las circunstancias, una actividad particular de control puede ayudar asatisfacer los objetivos de la entidad en más de una de las tres categorías. Así, los controles deoperación también pueden ayudar a asegurar información financiera confiable, los controlesde información financiera pueden servir para efectuar cumplimiento, y así todos los demás.
Abarcan una gran variedad de políticas y los procedimientos correspondientes de
implantación, que ayudan a asegurar que se siguen las directrices de la dirección. Ayudan a
asegurar que se llevan a cabo aquellas acciones identificadas como necesarias para afrontar
los riesgos y conseguir los objetivos de la entidad.Las actividades se ejecutan en todos los
niveles de la organización y en cada una de las etapas de la gestión, partiendo de la
elaboración de un mapa de riesgo, conociendo los riesgos, se disponen los controles
destinados a evitarlos o minimizarlos, los cuales pueden agruparse en tres categorías.
Tipos de Actividades de Control
Según(Luna, 2009)
Las actividades de control se utilizan para la ejecución de las operaciones y desarrollo detareas. Las actividades de control comprenden: Revisiones efectuadas por el director ejecutivo Gestión directa de funciones por actividades Proceso de Información Indicadores de Rendimiento Controles Físicos Segregación de Funciones
Algunas actividades de control se encuentran enfocadas en prevenir errores, otras paraidentificar errores.
Indispensables en una organización para medir el desempeño, detectar y prevenir errores y
lo más importante para lograr objetivos.
Información y Comunicación
Según(Mantilla, 2012)
Debe identificarse, capturarse y comunicarse información pertinente en una forma yoportunidad que facilite a la gente cumplir sus responsabilidades. El sistema deinformación produce documentos que contienen información operacional, financiera yrelacionada con el cumplimiento, la cual hace posible operar y contra el negocio. Ella serelaciona no solamente con los datos generados internamente, sino también con lainformación sobre sucesos, actividades y condiciones externas necesarias para la toma dedecisiones y la información externa de negocios. También debe darse una comunicaciónefectiva en un sentido amplio, que fluya hacia abajo, a los largo y hacia arriba de laorganización. Todo el personal debe recibir un mensaje claro por parte de la altaadministración respecto a que las responsabilidades de control deben asumirse
- 24 -
seriamente. Ellos deben entender su propio papel en el sistema de control interno, lomismo que como sus actividades individuales se relacionan con el trabajo de los demás.Ellos deben tener un medio de comunicación de la información significativa en sentidocontrario. Ellos también necesitan efectiva con las partes externas, tales como clientes,proveedores, reguladores y accionistas.
La información operacional, financiera y de cumplimiento conforma un sistema para
posibilitar la dirección, ejecución y control de las operaciones. Está conformada no sólo
por datos generados internamente sino por aquellos provenientes de actividades y
condiciones externas, necesarios para la toma de decisiones.
Los sistemas de información permiten identificar, recoger, procesar y divulgar datos
relativos a los hechos o actividades internas y externas, y funcionan muchas veces como
herramientas de supervisión a través de rutinas previstas a tal efecto. No obstante; resulta
importante mantener un esquema de información acorde con las necesidades
institucionales que, en un contexto de cambios constantes, evolucionan rápidamente. Por lo
tanto deben adaptarse, distinguiendo entre indicadores de alerta y reportes cotidianos en
apoyo de las iniciativas y actividades estratégicas, a través de la evolución desde sistemas
exclusivamente financieros a otros integrados con las operaciones para un mejor
seguimiento y control de las mismas.
Ya que el sistema de información influye sobre la capacidad de la dirección para tomar
decisiones de gestión y control, la calidad de aquél resulta de gran trascendencia y se
refiere entre otros a los aspectos de contenido, oportunidad, actualidad, exactitud y
accesibilidad.
Monitoreo
Según lo manifestado por (Mantilla, 2012)
Los sistemas de control interno requieren que sean monitoreados, un proceso que valora lacalidad del desempeño del sistema en el tiempo. Ello es realizado mediante acciones demonitoreo engoan, evaluaciones separadas o una combinación de las dos. El monitoreo engoanocurre en el curso de las operaciones. Incluye las actividades regulares de la administración ysupervisión, así como otras acciones personales tomadas en el desempeño de sus obligaciones.El alcance y la frecuencia de las evaluaciones separadas dependerá primariamente de lavaloración de riesgos y de la efectividad de los procedimientos de monitoreo engoan. Lasdeficiencias del control interno deben reportarse hacia arriba, informando los asuntosdelicados a la gerencia, a la junta directiva.Los sistemas de control interno cambian con el tiempo. La manera como se aplican loscontroles tiene que evolucionar. Debido a que los procedimientos pueden tornarse menosefectivos, o quizás no se desempeñen ampliamente. Ello puede ocurrir a causa de la llegada depersonal nuevo, la variación de la efectividad del entrenamiento y la supervisión, la reducciónde tiempo y recursos u otras presiones adicionales. Además, las circunstancias para las cuales
- 25 -
se diseñó el sistema de control interno pueden también cambiar, originando que se llegue a sermenos capaces de anticiparse a los riesgos originados por las nuevas condiciones. Porconsiguiente, la administración necesita determinar si el sistema de control interno continúasiendo relevante y capaz de manejar los nuevos riesgos.
La supervisión se produce en el transcurso normal de las operaciones e incluye las
actividades habituales de gestión y supervisión, así como otras acciones que efectúa el
personal a realizar sus tareas encaminadas a evaluar los resultados del sistema de control
interno. La existencia de una estructura de control interno idónea y eficiente, así como su
revisión y actualización periódica para mantenerla en un nivel adecuado. Procede la
evaluación de las actividades de control de los sistemas a través del tiempo, pues toda
organización tiene áreas donde los mismos están en desarrollo, necesitan ser reforzados o
se impone directamente su reemplazo debido a que perdieron su eficacia o resultaron
inaplicables. Las causas pueden encontrarse en los cambios internos y externos a la gestión
que, al variar las circunstancias, generan nuevos riesgos a afrontar.
El objetivo es asegurar que el control interno funciona adecuadamente, a través de dos
modalidades de supervisión: actividades continuas o evaluaciones puntuales.Las primeras
son aquellas incorporadas a las actividades normales y recurrentes que, ejecutándose en
tiempo real y arraigadas a la gestión, generan respuestas dinámicas a las circunstancias
sobrevinientes.
1.2.10 Procedimientos de Control
Son aquellos procedimientos y políticas adicionales al ambiente de control y al sistema
contable, establecidos por la gerencia para proporcionar seguridad razonable de poder
lograr objetivos específicos de la entidad.
Los procedimientos de control interno constituyen los fundamentos específicos; que
basados en la eficiencia demostrada y su aplicación práctica en las actividades financieras
y administrativas son reconocidas en la actualidad como esenciales para el control de
recursos en entidades públicas y privadas.
Almacén Temporal Aduanero
1.2.11 Definición
Según lo establecido literalmente por el reglamento del Código Orgánico de la Producción,
Comercio e Inversión COPCI, se especifica: Art. 53.- Depósito Temporal.
- 26 -
Es el servicio aduanero prestado directamente por la Autoridad Aduanera o por tercerosautorizados de dicho servicio, destinado para aquellas mercancías que no puedan sercargadas o descargadas directamente hacia o desde el medio de transporte que las llevaráa su destino final, o cuyo retiro o levante, de acuerdo con la modalidad de despacho,requieran otras operaciones aduaneras. El importador o exportador podrá señalar a quédepósito temporal ingresarán sus cargas, conforme a las normas que para el efecto dicte elServicio Nacional de Aduana del Ecuador. El Servicio Nacional de Aduana del Ecuadorpodrá regular los procedimientos para el otorgamiento de la autorización, las tarifas yregalías.
Se entiende por almacén temporal a las bodegas destinadas a la colocación temporal de las
mercancías, en espera de la nacionalización o declaración respectiva y su despacho. Ésta
gestión puede está a cargo de la aduana, de otras dependencias públicas o de personas
privadas.
1.2.11.1 Requisitos para consignar como Almacén Temporal Aduanero
En términos generales, se deberá observar lo dispuesto en la resolución 0542 de 11 de
septiembre de 2011 emitido por el Servicio Nacional de Aduana del Ecuador, SENAE, que
en su parte constitutiva obliga a proceder según dicho ordenamiento legal.
1.3 Valoración crítica de los conceptos principales de las distintas posiciones teóricas
del Control Interno
Dentro de la empresa Transcomerinter Cía. Ltda., la responsabilidad, para el
establecimiento de un adecuado control, recae en la dirección, en función de sus
necesidades y objetivos, este sistema de control interno debe proporcionar una seguridad
razonable de que los bienes, activos y pasivos se llevan adecuadamente, que el personal
está capacitado para desempeñar sus funciones y que sea capaz de correr y detectar errores
e irregularidades.
El Sistema de Control Interno no garantiza ampliamente el cumplimiento de sus objetivos,
la prevención y detección absoluta de los errores, hay que recordar que el riesgo se
encuentra inmerso en las actividades de la empresa
Los controles administrativos comprenden el plan organizacional, todos los métodos y
procedimientos relacionados principalmente con la eficiencia de las operaciones.El control
contable comprende el plan organizacional, los procedimientos y registros que se
relacionan con la protección de los activos, la confiabilidad de los registros financieros y
por consiguiente se diseñan para prestar seguridad razonable.
- 27 -
Los métodos utilizados en la evaluación del control interno tenemos la explicación
narrativa, que la descripción de un proceso, es utiliza en empresas pequeñas. Cuestionario
el cual es aplicado a los jefes de cada departamento con el fin de evaluar los procesos
interno, las preguntas son cerradas.
Muestreo estadístico se debe revisar altos volúmenes de documentos, es por esto que se ve
obligado a programar pruebas de carácter selectivo, para hacer inferencias sobre la
confiabilidad de sus operaciones.
Diagrama de Flujo es una representación gráfica simbólica de un sistema o serie de
procedimientos, mostrado cada uno de ellos de forma secuencial. El diagrama de flujo
proporciona al lector una imagen clara del sistema, mostrando la naturaleza y secuencia de
los procedimientos, división de responsabilidades, fuentes y distribución de documentos,
tipos y situaciones de los registros de contabilidad
1.4 Conclusiones parciales del capítulo I
Es importante conocer el origen y evolución del control interno que nace con el
surgimiento de la partida doble, desde sus inicios fue creado para detectar fraudes y
errores a los estados financieros El control interno en la actualidad es fundamental para
que una entidad logre alcanzar, a través de una evaluación de su misión y visión, el
logro de sus objetivos y metas trazadas,
Las distintas posiciones teóricas de la investigación, ayudan a tener un mejor
conocimiento de los conceptos considerados en las variables de este trabajo con el fin
de aplicarlos en su desarrollo.
El control interno; es la base donde destacan las actividades y procesos de una
empresa; por ello es considerado como un instrumento de evaluación, de su
efectividad; depende que la administración obtenga información necesaria para
seleccionar alternativas, que mejor convengan a los intereses de la empresa.
- 28 -
CAPÍTULO II.MARCO METODOLÓGICO
2.1. Caracterización de la empresa Transcomerinter Cía. Ltda de la Ciudad de
Tulcán.
Transcomerinter Cía.Ltda., es una empresa con experiencia de más de 20 años en el
transporte de carga terrestre nacional e internacional, cubre las rutas de los países
miembros del pacto andino, como son Ecuador, Colombia, Perú, próximamente Venezuela
y Bolivia. Actualmente en estos países se invierte en infraestructura, maquinaria, vehículos
modernos, tecnología y cuenta con el recurso humano calificado, que nos permite
satisfacer y superar las necesidades y expectativas de sus clientes.
El nacimiento de TranscomerinterCia. Ltda., como persona jurídica fue el 25 de Abril de
1991, sin embargo diez años antes, su fundador, el señor Sigifredo Ibarra Enríquez, inició
operaciones comerciales con varias empresas multinacionales, brindando servicios de
transporte internacional de mercancías y asesoramiento para trámites aduaneros, tanto en
Ecuador como en Colombia. En 1992, T. C. I., fue la primera compañía ecuatoriana de
tránsito internacional terrestre que ingresó legalmente a Colombia y desde entonces
colabora directamente con el crecimiento de muchas empresas de ambos países, mediante
la entrega de equipos, maquinaria y vehículos modernos; así como la edificación de
infraestructura adecuada e innovando servicios para facilitar las operaciones mercantiles,
acorde a los requerimientos de sus clientes, para lo cual mantiene varias oficinas en
Ecuador, Colombia y Perú, bodegas en las principales ciudades comerciales.
El 3 de abril de 1998, el director nacional de servicios de aduanas, otorga a las bodegas de
la empresa Transcomerinter Cía. Ltda., ubicadas en la avenida Rubén Darío de la
Parroquia González Suárez; y, la avenida Brasil de la ciudad de Tulcán, la facultad para el
almacenamiento temporal de mercaderías de importación y exportación, de conformidad
con las disposiciones contempladas en la Ley Orgánica de Aduanas y su reglamento
general; en consecuencia, estas bodegas calificadas por la SENAE, como zona primaria, se
- 29 -
encarga del almacenamiento temporal; recepción, bodegaje temporal, embalaje y
despacho de toda clase de mercadería; sin embargo, sin establecer un control que optimice
el trámite operativo y sistema de inventarios que la citada empresa maneja.
Para el funcionamiento como almacén temporal aduanero, Transcomerinter firma un
contrato de concesión con el Servicio Nacional de Aduana del Ecuador.
2.2. Descripción del procedimiento metodológico para el desarrollo de la
investigación.
2.2.1 Modalidad de investigación
La presente investigación se basa en una modalidad mixta, ya que se aplica el paradigma
cuantitativo y cualitativo
2.2.1.1 Paradigma Cuantitativo
Se hace uso de este paradigma en el análisis de los resultados de la encuesta a una
población claramente definida, de la que se obtienen datos numéricos sujetos a
interpretación
2.2.1.2 Paradigma Cuantitativo
Se hace uso de este paradigma a lo largo de toda la investigación; partiendo de una
orientación interpretativa de la realidad o del problema, luego en el marco teórico donde se
analizan conceptos básicos y posteriormente en el planteamiento de la propuesta para dar
solución al problema planteado.
2.2.2. Tipos de Investigación
2.2.2.1. Investigación Descriptiva
Porque permite reflejar la realidad investigada, las relaciones entre variables y la claridad
del diagnóstico para proponer soluciones. Además se va a describir los procesos operativos
del almacén temporal aduanero Transcomerinter Cía. Ltda., de la ciudad de Tulcán.
2.2.2.2. Investigación correlacional
En la elaboración del trabajo de tesis, se realiza bajo dos variables, la variable
independiente que es elSistema de Control Internoy la dependiente que es el Control
- 30 -
Administrativo y financiero, la variable dependiente siempre estará en relación directa de
la variable independiente.
2.2.2.3. Investigación Bibliográfica
Permite recurrir a realizar investigaciones utilizando: libros, revistas, y páginas de internet
para conocer las teorías y avances que el control interno ha tenido desde su origen hasta
nuestros días, analizarlos, poder desarrollar el marco teórico y así mismo plantear la
propuestatomando en cuenta las variables de investigación.
2.2.2.4. Investigación de campo
Permite identificar los elementos más importantes del objeto de la investigación en el
propio sitio donde se desarrollan los acontecimientos; es decir en el almacén temporal
aduanero Transcomerinter Cía. Ltda., de la ciudad de Tulcán; para ello se aplica una
encuesta a todo el personal que labora en la misma; de esta manera se determinará el
problema económico y financiero, sus características, debilidades y amenazas para
convertirlas luego en fortalezas.
2.2.2.5 Investigación aplicada
El desarrollo del presente trabajo de tesis se enfoca en mejorar el control administrativo y
operativo en el almacén temporal aduanero Transcomerinter Cía. Ltda., de la ciudad de
Tulcán mediante un sistema de control interno. Entonces este tipo de investigación se
aplica porque nos permite resolver problemas prácticos, concretos del manejo de la
situación económica y financiera de la empresa.
2.2.3 Población y Muestra
2.2.3.1 Población
Tomando en cuenta que es el universo o totalidad de los individuos a ser investigados. La
población a ser analizada es de 13 personas las cuales se desglosan de la siguiente manera:
Administrativos Almacenera: 4
Operativos Almacenera: 8
Director de Agencia: 1
- 31 -
2.2.3.1 Muestra
Al tratarse de una población finita y reducida; se aplicará la encuesta al total de la
población que en este caso lo constituyen las 13 personas que laboran en la empresa.
2.2.4.Métodos de Investigación.
Entre los métodos utilizados se tienen; métodos empíricos y métodos teóricos del
conocimiento. A continuación se detallan cada uno de estos métodos.
2.2.4.1. Métodos empíricos.
Método Observación Científica
Este método se utiliza para realizar la visita previa a la institución, analizar los distintos
procesos que se manejan dentro de la misma, evaluar el control interno.
Análisis Documental
Se usa este método para recolectar datos; tanto de fuentes primarias, como secundarias;
que permite constatar el problema y la solución del mismo; así como en la recopilación de
documentos, que sirven de base para el manejo de los procesos de gestión que han tenido
durante el transcurso de la investigación.
Validación de Expertos
Se utiliza este método para validar la propuesta con profesionales expertos en la materia
para obtener un criterio sobre la actualidad, veracidad y beneficios de la propuesta para la
empresa.
2.2.4.2 Métodos teóricos del conocimiento
Método Analítico Sintético
En este método se integra el análisis y la síntesis permitiendo descomponer un fenómeno o
proceso en sus partes o elementos que lo integran partiremos del diagnóstico de control
interno, y descomponemos en sus fases que lo integran.
Inductivo-Deductivo
- 32 -
Parte de lo general a lo particular, por ello se utiliza este método al momento de diseñar la
propuesta, la misma que servirá como base para otras empresas que se dediquen a la misma
actividad.
Histórico-Lógico
Se utiliza este método en el marco teórico; en donde se parte del origen y evolución del
control interno, que en la presente investigación se constituye en el objeto de investigación.
Posteriormente en el marco metodológico, donde se presenta una breve reseña histórica del
almacén temporal aduanero Transcomerinter Cía. Ltda.
Método Sistémico
Comprende un conjunto de pasos organizados que componen un todo, en la presente tesis
se hace uso de este método ya que la tesis está dividida en capítulos los mismos con los
que se da cumplimiento al objetivo general; desarrollar un Sistema de Control Interno que
fortalezca los procesos administrativos y financierosen el almacén temporal aduanero
Transcomerinter Cía. Ltda., de la ciudad de Tulcán.
2.2.5 Técnicas de Investigación
2.2.5.1 La entrevista
La entrevista, es un acto de comunicación oral que se establece entre el entrevistador y el
entrevistado; con el fin de obtener información, se usa esta técnica, al diagnosticar la
situación en la que se encuentra la empresa, para lo cual interviene la máxima autoridad de
la empresa.
2.2.5.2 La encuesta
Es una técnica para la recolección de datos, donde se aplica una serie de preguntas sobre
varios temas de interés dirigida a una población;que en este caso se aplica a todos quienes
laboran en la empresa es decir las trece personas que constituyen la población o universo.
2.2.6 Instrumentos de Investigación
Guía de entrevista
- 33 -
Con el desarrollo de un cuestionario claro y sencillo, tomando como referencia aspectos
relevantes del control interno para determinar la situación actual de los procedimientos e
identificar problemas, y plantear alternativas de solución que conlleven al cumplimiento
de objetivos.
2.2.6.2 Los cuestionarios
En la redacción de preguntas cerradas encaminadas a la recopilación e información de la
realidad actual de la empresa para realizar un análisis de los resultadosobtenidos.
2.2.7 Interpretación de los resultados obtenidos en la entrevista
Con la aplicación de este instrumento se conoce los productos que el almacén temporal
aduanero Transcomerinter Cía.Ltda.Almacena en bodega como son rollos de papel, hojas
de papel bond, llantas (neumáticos), productos de aseo personal y de hogar, medicamentos,
harinas y alimentos no perecibles en general ya que los perecibles se aforan en la zona
especial de la aduana en su gran mayoría y su traslado es casi inmediato en zona de
frontera. En lo que respecta seguridad; la empresa cuenta con seguridad física a través de
equipos de monitoreo como cámaras de seguridad y algunos sensores de movimiento en
áreas especiales esto garantiza confiabilidad a los clientes mientras la mercadería se
encuentra almacenada.
El descargue y recepción de mercadería es uno de los procesos de mayor preocupación
para la empresa; puesto que hay ocasiones que la mercadería llega en mal estado, debido al
traslado o por mala manipulación, razón por la cual la empresa incurre en gastos que por
ende repercuten en la utilidad.
Dentro de la empresa no se ha realizado planes de capacitación sobre la manipulación de
mercadería, que permita a los operarios el manejo adecuado para contrarrestar daños
causados.
En cuanto a los procesos operativos; dentro de la empresa cabe resaltar que se están
desarrollando de manera empírica o por experiencia ya que aún no se ha realizado un
manual adecuado que permita mejorar el desempeño y control adecuado de los mismos.
- 34 -
2.2.8Interpretación de resultados de la encuesta realizada a los empleados del
almacén temporal aduanero TRANSCOMERINTER Cía.Ltda.
1. ¿Se ha desarrollado anteriormente un sistema de control interno en la empresa?
Gráfico N° 2
Fuente: Empleados Transcomerinter Cía. Ltda.Elaboradopor: Mónica Morillo
Análisis
La totalidad de encuestados manifiestan que en la empresa aún no se ha desarrollado un
sistema de control interno; es evidente la falta de conocimiento y de personal idóneo para
su diagnóstico y desarrollo de los diferentes procesos operativos que se realizan en la
misma.
2. ¿Existe en la empresa reglamentos internos para el personal, como para las
actividades que se efectúan?
Gráfico N° 3
62%38%Reglamentos
SINO
100%0%Sistema de Control Interno
SINO
- 35 -
Fuente: Empleados Transcomerinter Cía. Ltda.Elaboradopor: Mónica Morillo
Análisis
Un porcentaje significativo de los empleados manifiestan que existen reglamentos internos
para el personal como para las actividades que se efectúan en la empresa; sin embargo
algunos de ellos desconocen de su existencia esto se da debido a la falta de capacitación es
evidente que aunque se encuentran establecidos no se aplican en su totalidad dentro de la
organización.
3. ¿Cómo califica las condiciones físicas del establecimiento?
Gráfico N° 4
Fuente: Empleados Transcomerinter Cía. Ltda.Elaboradopor: Mónica Morillo
Análisis
Para la mayoría de los encuestados las condiciones físicas del almacén temporal aduanero
Transcomerinter Cía. Ltda., son buenas, para algunos de ellos son muy buenas, lo que
significa que aúnexisten aspectos por mejorar, para dar garantía y confiabilidad del
servicio prestado.
4. ¿Existen normas de seguridad que protejan los insumos y la infraestructura?
Gráfico N° 5
15%85%
0% 0%Condiciones Físicas
Muy BuenoBuenoRegularMalo
- 36 -
Fuente: Empleados Transcomerinter Cía. Ltda.Elaboradopor: Mónica Morillo
Análisis
En este interrogante, todos los encuestados afirman que en la empresa existen normas de
seguridad que protegen los insumos y la infraestructura, este aspecto es una fortaleza para
la empresa puesto que es uno de los aspectos más importantes para garantizar confiabilidad
a los clientes mientras la mercadería permanece almacenada y bajo custodia de la
organización.
5. ¿Existen manuales que detallen mediante flujogramas los diferentes procesos
realizados en la empresa?
Gráfico N° 6
Fuente: Empleados Transcomerinter Cía. Ltda.Elaboradopor: Mónica Morillo
Análisis
De acuerdo a los resultados obtenidos en la encuesta la totalidad de encuestados,
manifiestan que en el almacén temporal aduanero Transcomerinter Cía. Ltda. aún no se ha
diseñado un manual de flujogramas de los procesos administrativos, operativos y
financieros debido a la falta de conocimiento para la estructura y diseño adecuado de los
mismos.
6. ¿Conoce usted sobre la aplicación del control interno?
100%
0% Normas de Seguridad
SINO
0%100%Flujogramas
SINO
- 37 -
Gráfico N° 7
Fuente: Empleados Transcomerinter Cía.Ltda.Elaboradopor: Mónica Morillo
Análisis
De acuerdo a los resultados obtenidos los encuestados en su mayoría; conocen que tan
importante es la aplicación del control interno para el mejoramiento de los procesos de una
organización. Dentro de la empresa, es importante tener en cuenta los procesos operativos
en los cuales se desenvuelve la empresa como son: inspección de vehículos, recepción de
mercadería, ingreso de mercadería a la base de datos, almacenaje de mercadería, aforos, en
los cuales continuamente se presentan dificultades.
7. ¿Cómo considera usted la gestión del control interno dentro del almacén temporal
aduanero Transcomerinter?
Gráfico N° 8
Fuente: Empleados TranscomerinterCíaLtdaElaboradopor: Mónica Morillo
Análisis
Para la totalidad de los encuestados la gestión del control interno dentro de la empresa es
buena, puestoque es de imperiosa necesidad una herramienta que coadyuve con el
desarrollo, control,supervisión y evaluación de los mismos, para determinar si los procesos
se están desarrollando adecuadamente o lo que se conoce como diagnóstico y mejora de
procesos.
69%31%Control Interno
SINO
100%
0%0% Gestión del Control Interno
BuenaRegularMala
- 38 -
8. ¿Cómo considera el uso de recursos en el almacén temporal aduanero?
Gráfico N° 9
Fuente: Empleados Transcomerinter Cía.Ltda.Elaboradopor: Mónica MorilloAnálisis
Los encuestados en su mayoría afirman que el uso de recursos dentro de la empresa es
poco apropiado puesto que el control de gastos mensuales es ascendente, además no se ha
realizado una evaluación que permita determinar en qué es lo que se está gastando más
para fijar un límite de gastos y con ello minimizar el uso de recursos.
2.3 Conclusiones parciales del Capítulo II
Transcomerinter como empresa representa un importante conglomerado de personas en
el Ecuador y a nivel del sector de transporte de carga pesada es uno de los más grandes
en el país y la región, lo que sin duda alguna obliga a sus directivos a replantear el
esquema administrativo bajo el cual se desenvuelve, la que actualmente basa su
metodología en el empirismo, pasando de lado a uno basado en la estructuración y la
operación técnicamente diseñada.
El marco metodológico realiza un análisis de la situación actual en la aplicación de
métodos, técnica e instrumentos que ayudan al desarrollo del diseño, tipo de estudio,
población y muestra, las técnicas de recolección de datos, validación y confiabilidad,
como también las técnicas de análisis.
Aplicado la encuesta y la entrevista se diagnostica claramente el problema que radica
en el desarrollo empírico de procesos, así como falta de manuales de procesos que
indiquen claramente el desarrollo logístico de los mismos para mejorar la eficiencia.
0%69%31%Uso de Recursos
Muy ApropiadoPoco ApropiadoInapropiado
- 39 -
Transcomerinter en su unidad o departamento de almacenera no cuenta con un sistema
de control interno que permita llevar a cabo una adecuada gestión administrativa y
operativa.
CAPÍTULO III: DESARROLLO DE LA PROPUESTA
3.1Titulo de la Propuesta
Sistema de Control Interno como herramienta para la mejora de los procesos
administrativos y financieros en el almacén temporal aduanero Transcomerinter Cía. Ltda,
de la ciudad de Tulcán.
3.1.1 Justificación de la Propuesta
El sistema de control interno juega un papel importante en el desarrollo de las actividades
dentro de la organización ya sea en el ámbito financiero, operativo y administrativo.El
sistema de control interno debe ir a la par con los procedimientos y políticas establecidos
en el plan estratégico para el mejoramiento continuo de la empresa.
Al no existir un procedimiento de control interno en la empresa, los objetivos
organizacionales difícilmente se llegarán a cumplir en su totalidad, la gene trabaja sin un
objetivo claro de donde pretende llegar la organización y bajo que parámetros de calidad
puede destacarse.
En la actualidad existe un mercado amplio y competitivo, por lo que se requiere que la
empresa implante nuevos procesos administrativos y operativos que contribuyan a mejorar
los niveles de calidad para satisfacer las necesidades de los clientes. Para lo cual se
requiere; definición de responsabilidades y deberes de cada departamento enfocados a una
- 40 -
distribución efectiva de tareas entre cada empleado a fin de maximizar los recursos
humanos y materiales de la compañía, definición de líneas de comunicación y
coordinación entre los departamentos enfocados a un adecuado y oportuno flujo de
documentos e información entre los mismos así como la elaboración de manuales
complementarios que faciliten la aplicación de la presente tesis.
3.1.2 Proceso del Desarrollo de la Propuesta
El proceso seguido para cumplir con el objetivo planteado en la presente investigación se
presenta a través del siguiente organizador gráfico:
Grafico N°10: Organizador Gráfico para el desarrollo de la propuesta
- 41 -
Fuente: Investigación de campo
Autora: Mónica Morillo
El proceso para el desarrollo de la propuesta se compone de seis pasos organizados; los
cuales permiten fortalecer los procesos administrativos y operativos en el almacén
temporal aduanero Cía. Ltda.Los mismos que se describen de manera breve a
continuación:
- 42 -
3.1.3 Descripción del proceso seguido para el desarrollo de la propuesta
Gráfico N°11Descripción del proceso
Fuente: Investigación de campoAutora: Mónica Morillo
Análisis Legal
Obedece a la verificación de lo que se planearealizar no se contrapone en lo que el COPCI(Código Orgánico de la Producción, Comercio einversión) y su reglamento determinen así comootro ordenamiento legal que sea aplicable para elfuncionamiento de almacenes temporalesaduaneros.
Verificación de procesos
Se determinan las necesidades vía diagnóstico yobservación directa de los procesos que seejecutan efectivamente por parte de losfuncionarios de la almacenera para poder tenerun panorama claro sobre lo que realmente senecesita en términos de procedimientos decontrol interno a proponerse.
Estructuración deprocedimientos
Una vez determinada la necesidad dereestructuración o diseño de procesos, seprocede con la descripción detallada de lo quese plantea.
Planteamiento deflujogramas
Definidos los procesos se establece la formagráfica del flujo de procesos o flujogramas queserá utilizado para el efecto. No obstante de queeste paso se da posterior al diseño escrito delmismo, en la presentación se actúa a la inversa,es decir, primero el flujograma y posteriormentela descripción del mismo
Validación de procesosde control
Consecuentemente a la propuesta deflujogramas se procede a la validación de losmismos por parte de los directivos de laalmacenera y de la sucursal.
Aprobación de altagerencia
Con la validación de los directivos locales elproceso de aprobación final se cierra con laaprobación y ejecútese de la alta gerencia.
- 43 -
3.1.3.1 Análisis Legal
Almacén Temporal Aduanero
Se entiende por almacén temporal a las bodegas destinadas a la colocación temporal de las
mercancías, en espera de la nacionalización o declaración respectiva y su despacho. Ésta
gestión puede está a cargo de la aduana, de otras dependencias públicas o de personas
privadas.
Requisitos para consignar como Almacén Temporal Aduanero
En términos generales, se deberá observar lo dispuesto en la resolución 0542 de 11 de
septiembre de 2011 emitido por el Servicio Nacional de Aduana del Ecuador, SENAE, que
en su parte constitutiva obliga a proceder según dicho ordenamiento legal. (Ver anexos
Resolución 0542).
Contrato de Concesión
Transporte y Comercio Internacional TranscomerinterCia. Ltda., debidamente representada
por el Ing. Sandro Ibarra y el Servicio Nacional de Aduana del Ecuador, representado por
el señor Eco. Xavier Cárdenas Moncayo, suscriben el “Contrato de autorización de
funcionamiento de las bodegas para el servicio aduanero de depósito temporal de
mercancías de la compañía Transporte y Comercio Internacional TranscomerinterCia.
Ltda”, signado con el número DGN-DAE-CC-0148, y su posterior adéndum, en los que se
señalan las formalidades a cumplirse por parte de las dos instituciones.
El contrato de concesión; es un instrumento legal que formaliza la actividad del almacén
temporal aduanero de TranscomerinterCia. Ltda., en la ciudad de Tulcán. Dicho cuerpo
legal se compone dela siguiente manera.
Partes del Contrato de Concesión
Comparecientes
Antecedentes
Base legal
Objeto
Plazo de autorización
Plazo para solicitar la renovación
Naturaleza o clase de mercancías
Plazos de permanencia de las mercancías dentro del depósito temporal
- 44 -
Responsabilidades
Obligaciones del depósito temporal
Sanciones administrativas
Procedimiento administrativo
Sanciones por incumplimiento de obligaciones del depósito temporal
Suspensión de la autorización
Cancelación
Garantías
Mercancías en abandono definitivo
Determinación de las regalías
Evaluación de períodos de gestión
Jurisdicción y competencias
La convención y demás normas aplicables.
Todas éstas partes componentes del contrato de concesión abarcan en sí una serie de
procesos y procedimientos sujetos a verificación y por lo tanto susceptibles a considerarse
dentro de un sistema de control interno, tal como se verá en párrafos subsiguientes.
Los demás requerimientos del SENAE se establecen en la cláusula séptima, octava, novena
y décima en lo que corresponde a la parte más operativa, las cuales deberán ser observadas
de manera irrestricta.
3.1.3.2 Verificación de procesos – determinación de necesidades
Según documento de trabajo Nº001, se procede a realizar una reunión a fin de establecer
los procedimientos a implementarse considerando los argumentos legales que el SENAE
solicita dentro del contrato de concesión y dentro de la Resolución 0542.
Una vez determinados los principales requerimientos se procede a establecer un análisis de
las principales causas de la no implementación de procedimientos y se realiza un primer
checklisto de lo que se propone en un inicio y que posteriormente es sujeto de una primera
revisión y depuración previo a la estructuración final.
El equipo de trabajo se sirve del resumen de la entrevista realizada a los directivos de la
almacenera y de la agencia para poder establecer un primer orden de necesidades y
prioridades que serán absueltas por el proponente de ésta tesis de grado.
- 45 -
Una de las primeras necesidades determinadas se relaciona con la reestructuración del
organigrama de la almacenera y la implementación y/o delimitación de las funciones,
ajustando las mismas a la nueva estructura organizacional que se requiere.
3.1.3.3 Estructuración de procedimientos
Se requiere iniciar el sistema de control interno con una reestructuración de la
planificación estratégica de la empresa y desglosar esa nueva misión y visión a cada área y
departamento de la misma en cada agencia.
Planificación estratégica
Misión: (actual)
Somos aliados estratégicos de los generadores de carga en los diferentes sectores de la
economía, enfocada en el mercado Nacional e Internacional, gestionando soluciones a las
necesidades de transporte terrestre, nuestro recurso humano es personal altamente
calificado y seleccionado, el cual es capacitado continuamente, ofreciendo así la mejor
solución logística, garantizando la satisfacción de nuestros clientes, promoviendo el
desarrollo y crecimiento de los clientes, empleados, accionistas y proveedores.
Misión: (sensibilización semántica enfocada a la calidad del servicio).
Somos aliados estratégicos de los generadores de carga en los diferentes sectores de la
economía, enfocada en el mercado Nacional e Internacional, gestionando soluciones a las
necesidades de transporte terrestre, con una talento humano altamente calificado,
capacitado continuamente, ofreciendo así la mejor solución logística y garantizando la
satisfacción de nuestros clientes más allá de sus expectativas y con altos niveles de calidad
en cada etapa de nuestro servicio corporativo.
Visión: (actual)
Ser la empresa líder de transporte terrestre de carga masiva, reconocida en los países de
Venezuela y la Comunidad Andina, convirtiéndose en una importante opción de mercado,
por su calidad en el servicio, flexibilidad e innovación, cumpliendo de esta manera con los
objetivos de la organización.
Visión: (sensibilización semántica enfocada a la Misión propuesta)
Ser la empresa líder de transporte terrestre de carga masiva en el año 2019, reconocida en
el Ecuador y en los países de la región, como la mejor alternativa en elmercado de la
- 46 -
transportación terrestre, almacenamiento de mercancías y agencia de aduanas, generado
por la calidad de los procesos y laflexibilidad e innovaciónen el servicio prestado.
Valores Corporativos Propuestos.
Calidad
Mantener clientes satisfechos y posicionarnos a la vanguardia del desarrollo nacional y
regional con la prestación del servicio y administración de transporte de carga pesada,
almacenamiento y trámites aduaneros con alta calidad, buscando siempre el logro de
parámetros de excelencia reconocidos.
Confiabilidad
Brindar a nuestros clientes, colaboradores y vinculados al sector, la tranquilidad suficiente
y necesaria con relación al transporte y manejo de sus productos, ofreciéndoles un servicio
integralde primer nivel.
Seguridad
Transcomerinter Cía. Ltda., brinda un servicio seguro en todas sus etapas: transportación,
almacenamiento de mercancías y trámites aduaneros al momento de concretar sus
negocios, requerimiento necesario para una plena satisfacción. Control y dirección de
carga con comunicación celular y radial. Localización satelital de carga (Vehículos con
monitoreo), almacén temporal debidamente resguardado y monitoreado y respaldado con
seguros contra robo, incendio y de responsabilidad civil.
Organigrama General de Transcomerinter
A continuación se presentan los organigramas de la empresa los cuales indican cómo está
estructurada la empresa y quienes intervienen en los departamentos, los mismos que deben
cumplir funciones que posteriormente se indican claramente en el desarrollo de la
propuesta.
- 47 -
Gráfico N° 12 Organigrama General
Fuente: Transcomerinter Cía. Ltda.Autora: Mónica Morillo
Organigrama de Almacén Temporal Aduanero
Grafico N°13 Organigrama Transcomerinter Cía. Ltda.
Fuente: TranscomerinterCia. Ltda.Autora: Mónica Morillo.
- 48 -
Descripción de funciones:
Tabla Nº 1 Administrativos Almacenera
n° Nombres Función
1 Lorena Pozo Coordinación2 Carolina Cuichan Asistente almacenera3 Henry Mejía Asistente almacenera4 Persona a Contratar Asistente almacenera
Fuente: TranscomerinterCia. Ltda.Autora: Mónica Morillo.
Tabla Nº 2 Funciones por puesto administrativo almacenera: Coordinador
N° FUNCIÓN RESPONSABLE
1 Elaborar informes Aduana diarios (Existencias / Abandonos)INSOFT
CoordinaciónAlmacenera
2 Elabora reportes sistema Ecuapass, mismos que son solicitadospor la Gerencia Distrital
3 Realizar el control diario de la mercadería en abandono4 Receptar documentos de trasporte (CPI / MIC ) generar bodega5 Atención a clientes internos (TCI) y externos (SENAE /
CLIENTES) atención solicitudes quejas y reclamos, servicio noconformes
6 Realizar Facturación de Servicio de Almacenaje: Importación yExportación
7 Confirmación y solicitudes de valores por facturar a los clientes8 Emitir facturas de bascula para todos los vehículos que ingresan
(descargue) y salen de Bodega (cargue) de Importación yExportación
9 Elaborar reportes Diarios de Facturación : Almacenaje / Bascula10 Reporte de ingresos generales de Almacenera11 Gestionar archivo de documentos de respaldo (Comercio exterior,
Contables)12 Elabora informe de Regalías para revisión y aprobación en la
matriz; Informe aprobado se entrega al SENAE13 Actualizar procesos con las nuevas resoluciones que realiza el
SENAE (Boletines)14 Realizar reuniones diarias para coordinar trabajos con los
colaboradores de Almacenara15 Verificar el cumplimiento de la normativa legal vigente (COPCI y
su reglamento / Resolución 542 / Contrato de concesión / Ley deRégimen Tributario / otras disposiciones)
16 Coordinar inspecciones diarias Funcionario del SENAE17 Gestión talento humano personal almacenera
- 49 -
Fuente: Investigación de campoAutora: Mónica Morillo.
Tabla Nº 3 Funciones por puesto administrativo almacenera: Asistente 1
N° FUNCIÓN RESPONSABLE1 Verificación de documentos previo al ingreso de datos en el
sistema Ecuapass
Funciones AsistenteAlmacenera 1
2 Registro de pesos de mercaderías de Importación queingresan al Deposito Temporal, y a su vez en la salidas odespachos de mercadería nacionalizada en el sistemaEcuapass
3 Registro del ingreso, Nacionalización y salida de mercaderíacon declaraciones Anticipadas en el sistema Insoft
4 Verificación de documentos de ingreso y salidas para laelaboración de reportes diarios de mercadería registradas enel sistema Ecuapass
5 verificación de documentos de ingreso y salidas demercaderías para la elaboración de reportes diarios sistemasINSOFT
6 Conciliación de inventarios del sistema INSOFT y sistemaEcuapass
7 Registro de declaraciones aduaneras de Importación en elsistema Insoft (nacionalización) paso previo para realizar lassalidas de mercaderías nacionalizadas
8 Seguimiento diario del proceso de nacionalización de lasmercaderías que ingresan al Depósito Temporal
Fuente: Investigación de campoAutora: Mónica Morillo.
18 Coordinación con el Departamento de Despachos sobre existencias19 Realizar informes para cancelaciones / liquidación de servicios
que prestan la Cuadrilla Externa20 emitir informe de novedades que se presentan en Almacenera a
dirección de Agencia21 Emitir informe de novedades con sistema Ecuapass22 Estar presente en reuniones y eventos en calidad de representante
del Depósito Aduanero de la empresa ante organismos de control
- 50 -
Tabla Nº 4 Funciones por puesto administrativo almacenera: Asistente 2
N° FUNCIÓN RESPONSABLE1 Verificación de documentación (documentos de transporte)
para su posterior revisión en el sistema Ecuapass en laobtención del DRM y notificación de Ingreso al DepósitoTemporal previo al ingreso del vehículo con mercadería deImportación sin nacionalizar
Funciones AsistenteAlmacenera 2
2 En los casos de que los vehículos van a ingresar al depósitocon mercadería sin nacionalizar no tengan DRM ninotificación de Ingreso en el sistema Ecuapass acude alpuente para que el funcionario de Aduana realice el respectivoproceso
3 Verificación de documentación (orden de cargue /DAI/liquidación) para su posterior revisión en el sistema Ecuapassen la notificación de salida autorizada de mercaderías deldepósito temporal previo al ingreso del vehículo que vanhacer despachados con mercadería nacionalizada
4 Verificación y desglose de documentos de descargue o carguepara la entrega al Bodeguero
5 Registro en hoja de control de los pesos que arroja el visor debáscula una vez que se han pesado los vehículos en lossiguientes casos: Ingreso de mercaderías sin nacionalizar(vehículo cargado y vacío), salida de mercaderíanacionalizada( Vehículo vacío – cargado)
6 Cobro de valores por servicio de bascula y montacargas a losvehículos que ingresan con mercadería sin nacionalizar alDepósito temporal y a su vez a los vehículos que salen conmercaderías ya nacionalizadas
7 Registro en el sistema insoft de los pesos, cantidades (cargasuelta) número de contenedor, precinto (carga contenerizada)de mercaderías de Importación que ingresan al DepósitoTemporal
8 deshije de documentos de transporte( CPI / MIC para elposterior envío de cumplidos hacia las oficinas de TCI Ipiales
9 Entregar a la Dirección Distrital los informes físicossemanales y diarios de los movimientos de existencias yabandonos elaborados por coordinación Almacenera
10 Apoyo en Servicios Generales en los casos que se necesitepara realizar alguna actividad dentro del Depósito Temporal
Fuente: Investigación de campoAutora: Mónica Morillo.
- 51 -
Tabla Nº 5 Funciones por puesto administrativo almacenera: Asistente 3
N° FUNCIÓN RESPONSABLE1 Registro en el sistema Insoft el documento de trasporte (CPI)
para la asignación del Numero de bodega, paso previo alcruce e ingreso de mercadería al Depósito TemporalImportación – Exportación
Funciones AsistenteAlmacenera 3
2 Recepción de documentos CPI- MIC – DAE para revisión enel sistema ecuapass (La DAE está asignada a Bodega /revisión del registro de documentos de transporte)
3 Ingreso de vehículos de Carga de Exportación a bodega parael pesaje y revisión de habilitaciones, tipo de carga suelta,contenerizada, furgón
4 registro en el sistema ecuapass de ingreso de mercaderías deexportación a depósito temporal por cada vehículo (IIE)
5 Despacho de los vehículos de exportación entregandodocumentos, habilitaciones, documentos sellados para laAduana Ecuatoriana, documento recibí conforme.
6 Registro de ingreso de mercadería de Exportación en elsistema insoft por cada vehículo
7 Registro de nacionalización de mercaderías de exportaciónen el sistema Insoft con la DAE
8 Registro de salida de mercadería de Exportación en elsistema Insotf
9 Realizar el seguimiento en el sistema ecuapass de lasexportaciones ya despachadas de bodega hasta que le densalida en el puente
Fuente: Investigación de campoAutora: Mónica Morillo.
Tabla Nº 6 Funciones comunes o de apoyo general: Asistentes 1, 2, 3.
FUNCIONES OCASIONALES
1 Apoyo en el registro de ingresos y salidas de mercaderías en elsistema insoft
Asistente 1 Asistente 2Asistente 3
2 Registro depesos de Bascula en la hoja de Control
3 Cobro de valores por servicio de Bascula y Montacargas.
4 Apoyo en Facturación Almacenaje / Bascula
5 Apoyo en la elaboración de Bodegas en el sistema Insoft paracarga de Importación y Exportación
6 Gestión archivo de documentos
Fuente: Investigación de campoAutora: Mónica Morillo.
- 52 -
Tabla Nº 7 Operativos Almacenera
N° Nombres Función
1 Oswaldo Cuichan Jefe operaciones2 José López Bodeguero3 Jaime Chamorro Operador porta- contenedores
4 Ulises Huertas Montacargas5 Ángel Chamorro Montacargas6 Jaime Cerón Asistente operaciones7 HugoCarrión Asistente operaciones8 Ángel Paucar Asistente operaciones
Fuente: Investigación de campoAutora: Mónica Morillo.
Tabla Nº 8 Funciones por puesto operativo almacenera: jefe de operaciones
N° FUNCIÓN RESPONSABLE1 Responsable de Equipos y Maquinaria en operaciones de Cargue
y Descargue
JefeOperaciones
*Montacargas*Clan*Porta- Contenedores*Gato Hidráulico*Banda
2 Coordinación con el personal para la operación de cargue ydescargue de acuerdo al tipo de mercaderías
3 Control de cumplimiento de las actividades asignadas al personaloperativo
4 Informe de Novedades al descargue o cargue de la mercadería5 Archivo de procesos completo de mercaderías con sus respaldos
documentales y fotográficos*Ingreso mercaderías*Control de inventario y novedades* Salida de mercaderías
6 Informe de actividades generales operativas y novedades a lacoordinación del Depósito Temporal de manera diaria
7 Coordinación de ubicación de mercadería según tipo y espacioasignado dentro del Depósito Temporal Aduanero
8 Control de inventarios: Kardex físico y en archivo digital9 Determinación de métodos de manipulación de mercaderías
* Carga suelta* Carga contenerizada* carga en Furgón – Refrigerados* Carga en tanqueros
10 Recepción de documentos previo proceso de cargue y descargue.
- 53 -
11 Aprobación y Validación de documentos de ingreso y salida de lamercadería
12 Coordinación de Actividades operativas en exteriores delDepósito Temporal
Fuente: Investigación de campoAutora: Mónica Morillo.
Tabla Nº 9 Funciones por puesto operativo almacenera: bodeguero
N° FUNCIÓN RESPONSABLE1 Control de inventarios y manejo de kardex
Bodeguero
2 Verificación de la mercadería que ingresa a descargue3 Ubicación de movimientos de ingreso a cada mercadería por MIC
4 Registro Fotográfico* Ingreso de mercadería* Proceso de cargue y descargue* Salida de mercaderías
5 Asiste en las inspecciones de mercaderías ( aforos Físicos/reconocimiento de mercadería)
6 Recibe y entrega mercaderías de Incautación ingresadas por elSENAE
7 Verificación, control y colocación de precintos
Fuente: Investigación de campoAutora: Mónica Morillo.
Tabla Nº 10 Funciones por puesto operativo almacenera: operador
portacontenedores
N° Función Responsable1 Lleva el inventario de contenedores (ingreso- salida)
Operador porta-contenedores
2 Ubicación de contenedores en área asignada
3 Manejo del equipo porta contenedores para el cargue ydescargue de unidades de carga
4 Informa cualquier complicación o falla mecánica del equipoa coordinación almacenera y a la unidad operativa
5 Apoya a sus compañeros en diversas actividades generalesde la bodega
Fuente: Investigación de campoAutora: Mónica Morillo.
- 54 -
Tabla Nº 11 Funciones por puesto operativo almacenera: Montacargas.
N° FUNCIÓN RESPONSABLE1 Informar novedades que se presenten con el Equipo a
Coordinación Almacenera y a la Unidad OperativaMontacarguista
(2)2 Realizar las operaciones de Cargue y descargue de mercaderías
tanto de importación como exportación3 Llevar el inventarios de carga suelta ( Rollos, plataformas,
pallets)4 Trabajar en equipo para apoyar cuando se requiera el descargue
de contenedores vacíosFuente: Investigación de campoAutora: Mónica Morillo.
Tabla Nº 12 Funciones por puesto operativo almacenera: asistente de operaciones.
N° FUNCIÓN RESPONSABLE1 Apoyar en la limpieza de la bodega (áreas almacenaje)
AsistenteOperaciones(3)
2 Realizar las operaciones de cargue y descargue demercaderías de bajo volumen (cajas, sacos, bidones )
3 Encaravanar y desencaravanar plataformas – remolques4 Actividades logísticas determinadas por el responsable de la
Unidad operativaFuente: Investigación de campoAutora: Mónica Morillo.
3.1.4Flujogramas y procesos de control
Para que Transcomerinter se convierta en líder del comercio exterior es necesario
establecer un sistema de control dirigido al logro de la excelencia, satisfacción y mejoras
continuas de las operaciones del almacén temporal. El control interno comprende los
métodos coordinados y medidas adaptadas dentro de la empresa para salvaguardar sus
activos, promover la eficiencia operacional y verificar la adecuada y fiable información
contable.
La insuficiencia presente en el sistema de control interno constituye una de la
problemáticas que llamada la atención de directivos y funcionarios, los cuales proyectan su
visión hacia la implementación de una filosofía de trabajo, que oriente el desarrollo de la
actividad empresarial hacia niveles organizacionales superiores. En tal sentido, éste
problema dio origen a la presente investigación, la cual tiene como objeto la propuesta de
un diseño de Sistema de Control Interno capaz de mejorar el trámite operativo y resguardo
de mercadería de internación en el almacén temporal aduanero de Transcomerinter.
- 55 -
A continuación señalamos procedimientos a implementarse.
3.1.4.1 Procedimiento para la Inspección de vehículos
1. El trasportista se reporta con la mercadería en el Depósito Temporal Aduanero,
ante el Guardia de Seguridad.
2. El Guardia de Seguridad procede a revisar el vehículo y recibir la documentación
( CPI / MIC / PLANILLAS / REMESA / LISTAS DE EMPAQUE )
3. En el caso de ser tipo de carga:
i) Carga contenerizada, un chequeo rápido del contenedor (N° contenedor /
precintos).
ii) Carga suelta, una revisión rápida de la caravana.
iii) Carga en Furgón, un chequeo del N° Furgón, Precintos.
4. El Guardia de seguridad revisa los documentos de trasporte en el que la mercadería
esté designada al Depósito Aduanero, que el Manifiesto Internacional de Carga se
encuentre sellado y firmado por un Funcionario del SENAE.
5. Por control Interno por parte de seguridad y dando cumplimiento a la norma BASC,
se dejan un MIC para registro.
6. El Guardia de seguridad procede a entregar al Funcionario de Almacenera los
documentos recibidos.
7. Espera a la confirmación de almacenera para proceder a ingresar al conductor al
sistema biométricode registro y control de ingresos y salidas del personal al
depósito mediante el Biométrico.
- 56 -
Diagrama de flujo Nº1
Fuente: Investigación de campoAutora: Mónica Morillo.
SEGURIDAD ALMACENERA
Transportista sereporta en Almacenera
Primera revisión documental: CPI/ MIC / PLANILLAS / REMESA /
LISTAS DE EMPAQUE
Verificar tipo de carga ymedio de transporte
Control Basc: MICpara registro
Segunda revisión documental:CPI / MIC / PLANILLAS /
REMESA / LISTAS DEEMPAQUE
Ingreso de datosconductor
Transportista espera orden deingreso en Almacenera
- 57 -
Procesos de control – check point.
1. Cuando Seguridad procede a revisar el vehículo que se reporta para ingreso a
almacenera, se procurará siempre realizar una inspección interna de camarote y
cabina a fin de evitar que se ingrese mercadería ajena a la reportada en los
documentos o de naturaleza ilegal.
2. Si el conductor se niega a que se realice el proceso de control inmediatamente
anterior se notificará la novedad de forma escrita a la Coordinación de Almacenera
dando a conocer si el conductor labora para la empresa, ya que, si el conductor y su
vehículo son particulares, no se permitirá ningún avance de la unidad hasta no
cumplir con ésta medida de control.
3. En la revisión documental se observará el listado de documentos que se pueden
exigir y que será emitido por la Coordinación de Almacenera, en la que se enlistará
qué tipo de documentos se debe verificar antes de su presentación en ventanilla de
almacenera.
4. Cumplir con el protocolo de ingreso de los conductores al sistema de control
biométrico sin exclusión alguna cuando se trate de personal sin registro. Se
impedirá el ingreso de personal que no haya cumplido con éste protocolo.
5. Cuando el conductor que se encuentra en espera de ingreso ya está registrado y/o
pertenece a la flota de la empresa, se obligará a marcar su movimiento de ingreso y
salida de las instalaciones de almacenera sin excusa alguna.
6. Se prohibirá bajo todo término el ingreso de acompañantes al interior del almacén
temporal aduanero. El intento de camuflaje de personal no autorizado detendrá
inmediatamente la operación hasta que se cumpla con ésta norma.
7. Todo conductor que esté ya en espera de autorización de ingreso y que haya
cumplido los protocolos de seguridad previos deberá preparar su equipo de
seguridad: Casco, gafas protectoras, chaleco reflectivo, botas punta de acero, entre
otros exigidos para el ingreso por cuestiones de seguridad industrial de manera
obligatoria.
- 58 -
3.1.4.2 Procedimiento 2Recepción de Mercadería al Almacén Temporal
1. El funcionario de almacenera procede a revisar en el sistema Informático Aduanero
Ecuapass en la opción de “Consulta General de llegada del medio de Transporte” si en
el puesto de control de Rumichaca se generó DRM. Revisa la fecha y hora, el N° de
CPI, N° MIC, la descripción de la mercadería, la Placa, el Nombre del conductor.
2. Revisa en la Opción del sistema Ecuapass la “Notificación de Ingreso”, que la
mercadería este notificada al depósito, el tipo de mercadería (carga suelta, Carga
contenerizada, carga general, carga a granel).
3. Una vez revisadas las opciones del sistema Ecuapass, paso previo al ingreso de la
mercadería al depósito, se confirma que la documentación está en regla y notifica a
seguridad para que se permita el ingreso a báscula.
4. El vehículo se encuentra en proceso de ingreso y ubicación en la Báscula para pesaje.
El Funcionario de Almacenera registra el peso cargado (vehículo más mercadería) en el
formato de Registro Báscula, y procede a cobrar el servicio de pesaje.
5. El funcionario de la Almacenera hace dos juegos de documentos, uno para el registro
en bodega y el segundo para el descargue que es entregado al Bodeguero (Sellado y
firmado, en donde se confirma el tipo de carga)
Para el bodeguero, en los siguientes casos:
a) Carga contenerizada (MIC / comodato / Control de cargue y descargue).
b) Carga suelta ( MIC / listas de empaque / Control de cargue y descargue)
6. Para el registro interno se dejan copias de CPI / MIC/ Planillas de Ingreso por la DIAN,
Remesas, otros de respaldo.
7. Se le indica al Conductor que se ubique el área de descargue que le corresponde: si es
el caso de contenedores, carga suelta y en turnarse hasta que sea llamado para la
operación de descargue.
- 59 -
Diagrama de flujo Nº2
Fuente: Investigación de campoAutora: Mónica Morillo.
SEGURIDAD ALMACENERA
Transportista espera ordende ingreso en Almacenera
Autorización deIngreso a báscula
Revisión documental:CPI / MIC / PLANILLAS /
REMESA / LISTAS DEEMPAQUE
Revisión ensistema Ecuapass
DRM
Lista de documentos parabodeguero y archivo
CPI/MIC/PLANILLAS/REMESA/LISTAS DE
EMPAQUE/COMODATO/
Inicio de operaciónlogística
- 60 -
Procesos de control – check point.
1. Cuando el funcionario de Almacenera verifica que en el sistema Ecuapass no está
generado el DRM se impide inmediatamente el ingreso de la unidad de transporte
hasta que no se cuente con este dato en el sistema.
2. Seguridad única y exclusivamente es responsable de la verificación y chequeo
previo de la unidad de transporte, ya que de la revisión documental técnica y de la
verificación en base de datos del sistema Ecuapass, la responsabilidad es única del
funcionario administrativo de la almacenera, quien con su autorización de ingreso
de la unidad da por hecho el cumplimiento de las formalidades exigidas por el
SENAE. El incumplimiento de la verificación previa y las consecuencias generadas
de ello se endosarán directamente a quien cometiere dicha inobservancia, sin dejar
de lado la responsabilidad solidaria de parte de la dirección o coordinación de la
almacenera.
3. El funcionario de la almacenera verificará el peso de la unidad de carga para
posterior pesaje de salida. Se observará el peso declarado en documentos y el peso
real en báscula, notificando ante la mínima inconsistencia a la Coordinación del
almacén temporal para que se analice el caso.
4. Si la inconsistencia en pesos reales y declarados es comprobada se impedirá el
ingreso de la unidad y se notificará a las autoridades (de la empresa y/o del Estado
si es el caso), para que se tomen las medidas que correspondan, procurando en todo
momento salvar la responsabilidad de la almacenera, de la empresa y de sus
funcionarios.
5. La notificación al jefe de operaciones y bodeguero sobre la carga a ser manipulada
y los documentos de respaldo es de responsabilidad del funcionario administrativo
encargado de ese proceso, sin embargo la operación y la coordinación de personal y
equipos a ser utilizados son de exclusiva responsabilidad del jefe de operaciones de
la almacenera.
6. El control y verificación de novedades previo al descargue de la mercancía es
atribución de todos los funcionarios de la almacenera, quienes con el fundamento y
sustento necesario pueden solicitar la suspensión de las operaciones de manera
inmediata, observando siempre el mejor criterio de los directivos del almacén
temporal.
- 61 -
3.1.4.3 Procedimiento 3Ingreso de mercadería en base de datos
1. Una vez cumplida la operación de descargue, el conductor tendrá que pesar el vehículo
vacío y entregar los documentos que el bodeguero califique y coloque novedades si
hubiese existido.
2. El funcionario de Almacenera recibe los documentos y revisa que se encuentren
calificados y firmados por el bodeguero, y posteriormente, procede a registrar el peso
vacío del vehículo en el formato de báscula.
3. El funcionario realiza el registro de ingreso en el sistema Insoft en donde registra ( N°
MIC, fecha de ingreso, N° de carga, Tipo de vehículo, placa del conductor, nombre del
conductor, tipo de carga, peso cargado, peso vació, la cantidad, el área de bodega
donde se descargó la mercadería, si es carga contenerizada registrara el N° de
contenedor y precintos)
4. Se imprime tres copias del movimiento de ingreso, una para el conductor, una para el
archivo, una para el bodeguero que es colocada en la carga física.
5. Se procede con el desglose de documentos para el conductor y para archivo, se entrega
al conductor (movimiento de ingreso, MIC, Comodato o listas de empaque) son
sellados y firmados.
6. Con los documentos para archivo se registra el ingreso en el sistema Ecuapass IMDT,
en donde se registra: N° de carga, clasificación de ingreso (parcial / final / total) tipo
de carga Contenerizada o carga suelta.
7. El sistema Ecuapass procesa la información y arroja el estado de la transmisión de
datos aprobada o error mediante un número de entrega.
8. El número de entrega es colocado manualmente en el movimiento de ingreso.
- 62 -
Diagrama de flujo Nº3
Fuente: Investigación de campoAutora: Mónica Morillo.
Almacenera Bodega/operativo
Lista de documentos parabodeguero y archivo
CPI/MIC, planillas, remesa,listas de empaque, comodato
Operación de descargue deunidad de transporte
Lista de documentosdiligenciados y
firmados
Peso de unidadvehicular vacío
Ingreso de mercancíaen Insoft -base de
datos
Copias paraalmacenera,
conductor y archivo.
Ingreso de mercancía enEcuapass -base de datos
DatosaprobadosEcuapass
- 63 -
Procesos de control – check point.
1. Observar las posibles novedades suscitadas durante la operación de descargue de la
mercancía, guardando evidencia de todo lo encontrado a fin de mantener claras las
fases y determinar responsabilidades con mayor facilidad cuando sea necesario.
2. Los documentos completamente diligenciados por parte del bodeguero y/o del jefe de
operaciones da validez a la operación logística mas todos los documentos que sustenten
lo actuado como respaldo para el funcionario de almacenera ya que, una vez recibido el
juego de documentos, cualquier anomalía establecida en ellos y no reportada por el
funcionario será de estricta responsabilidad de quien no comunica.
3. El ingreso de datos deberá procurar revisión exhaustiva de los documentos a fin de que
la información sea consistente entre lo físico y el archivo de documentos en sistema
interno.
4. Mayor cuidado se guardará a la hora de verificar e ingresar datos en el sistema
Ecuapass, teniendo en cuanta que el sistema pertenece al uso y control de una entidad
estatal de control como es el SENAE, razón por la que el funcionario de almacenera
que esté a cargo de esta etapa del proceso sea extremadamente cuidadoso.
5. Con la notificación de datos del Ecuapass con carácter de “Aprobado”, se sumillará
manualmente los documentos a ser entregados a archivo, almacenera y cuando se
requiera, al conductor.
6. Al tratarse un proceso que utiliza bases de datos y sistemas informáticos, el protocolo
de control se vuelve mucho más sensible y exhorta a quien lo realiza a guardar el
mayor cuidado posible a fin de que el nivel de error por digitación incorrecta sea
mínimo o tendiente a cero.
- 64 -
3.1.4.4 Procedimiento 4 Almacenaje de mercaderías
1. Revisión de documentación, MIC (Manifiesto Internacional de Carga) y la lista de
empaque.
2. Verificación de la cantidad, clase, peso y volumen de mercadería de los vehículos que
se reportan en el almacén temporal.
3. Determinar la bodega en la cual se descargará la mercadería.
4. Ubicación de la mercadería dentro de la bodega
5. La mercancía contenerizada se ubicará en el patio y se la descargará con el porta
contenedor.
6. La carga suelta se direcciona al área correspondiente en la que se descargará la
mercadería, así como los equipos de manipulación y/o cuadrillas de descarga
7. Provisto lo anterior, se procederá a descargar de mercadería.
8. Reportar novedades cuando éstas se presenten, a las siguientes dependencias:
Importaciones, Despachos, Contabilidad, Despachos Ipiales. En caso de que no existan
novedades, se legaliza y entrega la documentación respectiva.
9. Se procede a pesar el vehículo vacío y se entrega al conductor los documentos
respectivos para el cobro del flete en Ipiales- Colombia, que son:
Copia del manifiesto.
Copia de la Remesa
Original de Movimiento de Carga.
10. Estos documentos deben tener el sello y firma del almacén temporal aduanero.
11. Se elaboran los tickets de báscula, del cual se desprenden cuatro copias y un original,
así:
Original = Agente de Aduana; Verde = SVA (Servicio de Vigilancia Aduanera);
Amarilla = Archivo Almacenera; Rosado = Contabilidad. Azul = Conductor.
Este documento sirve para el trámite de nacionalización de mercadería.
12. Se procede a la nacionalización de la mercadería.
- 65 -
Diagrama de Flujo Nº 4
Almacenaje de Mercadería 4.1
Fuente: Investigación de campoAutora: Mónica Morillo.
NO
SI
Registro Pag delWorflo CAE
Asigna # deRegistro y guía
Entrega # deRegistro y guía
Mercaderíacompleta
Verifica DRM yalmacena en sistema
E-COMEX
2
Ubicación de carga en Bodega
Inicio
Revisa manifiesto de cargainternacional y lista de
empaque.
Verifica datos demercadería, clase,
cantidad, volumen, peso.
Ubicamos Patio(Contenedor)
Porta contenedor
Áreas de bodega
Carga suelta
Jefe de Operativo Encargado de Bodega
B
Equipos y cuadrillasmanipulación carga
NovedadesDescargue
Fin
Informa a:ImportacionesExportaciones.ContabilidadDespachos
Designación de bodega
Descarga el Vehículo
Ubicación de carga en Bodega
- 66 -
Almacenaje de Mercadería 4.2
Fuente: Investigación de campoAutora: Mónica Morillo.
F I N1
Envía ingreso de carga aalmacén hacia la CAE (vía
electrónica), en base a # deregistro asignadoInicio
Legalización y entrega dedocumentación sin novedad
Pesar el vehículo vacío y se entrega alconductor para cobro de flete:
Copia manifiestoCopia remesa
Original. CargaSellados y firmados
Realiza tickets de báscula (tramitede nacionalización)
Se procede a la nacionalizaciónde mercadería.
Fin
Rosado. Contabilidad
Verde: S.V.A
Amarillo: ArchivoAlmacenera
Azul: Conductor
Original: AgenteAduana
- 67 -
Procesos de control – check point.
1. Elegir una persona con experiencia en los procesos operativos, para que inicie el
levantamiento de los pasos a implantar con total compromiso.
2. Rotulación de los lugares de almacenamiento de mercadería de acuerdo a
características comunes o especiales, utilizando para ello una codificación de áreas
tal como se señala en el contrato de concesión.
3. Las zonas de almacenaje de mercadería deben estar separadas por áreas y deben
destinarse de manera específica para un tipo de mercadería.
4. En el diseño de almacenaje se debe combinar la capacidad de almacenamiento y
operatividad: maximizar la capacidad de almacenamiento por unidades de espacio y
facilidades de acceso a la mercancía, evitando manipulaciones inútiles.
5. Señalización del área para ubicación de contenedores en el patio, clasificándolos por
capacidad: 40 Pies y 20 pies; tipo Estándar y High Cube.
6. Diseño de muelles de descarga: Aquí se debe prever los métodos de estiba/desestiba
de mercancía; carga lateral, carga por zona trasera, con o sin plataformas ajustables.
7. Determinar flujos de ingreso y salida de mercaderías para conocer el movimiento de
carga que se maneja diariamente.
8. Evitar demora en el descargue de vehículos, ya que en la práctica, ingresa un mayor
volumen de mercadería de lo que el flujo ordinario admite.
9. Buscar productividad y optimización de la gestión de los equipos utilizados en las
operaciones propias de almacenamiento de la mercadería, para evitar costos de
tiempo ocioso y por letargos operativos.
10. Establecer programas de mantenimiento constates o periódicos de tal manera que la
maquinaria con la que cuenta la bodega y otros equipos se mantengan al 100% de su
capacidad operativa, además de revisar si se cuenta con las herramientas necesarias
para cumplir con éste plan.
11. Elaborar informe de novedades con fotografías y formularios adjuntos en los que se
detallen los daños o averías que presenta la mercadería. Éstos documentos contarán
con las respectivas firmas del conductor y/o responsable para quede constancia del
estado en que se recibe la mercadería.
- 68 -
3.1.4.5 Procedimiento 5 Inspección de Mercaderías (AFOROS)
Verificación Física.
1. Éste tipo de verificación lo determina El Servicio Nacional de Aduana del Ecuador,
y en éste caso, lo realiza la almacenera, la misma SENAE, y el agente de aduana.
2. Almacenera recibe la notificación por parte del agente de aduanas para el aforo
físico.
3. Prepara y se ubicar la mercadería en la almacenera.
4. Autoriza el ingreso del agente de aduana, aforador y/o importador.
5. Notificar al bodeguero de la acción de aforo.
6. Enpresencia del agente de aduanas y/o del importador y por otra parte, del
encargado de bodega, el aforador efectúa el reconocimiento físico de la mercancía,
para establecer su naturaleza, cantidad, valor y clasificación arancelaria.
7. Se procede a completar el formulario de informe de aforo.
8. Se sellan las muestras tomadas para el aforo con cinta de embalaje de El Servicio
Nacional de Aduana del Ecuador.
9. Espera la cancelación de tributos para el despacho de mercadería del almacén
temporal.
- 69 -
Diagrama de Flujo Nº 5
Aforo Físico.
Fuente: Investigación de campoAutora: Mónica Morillo.
Inicio
CAE confirmaAforo físico
Espera la cancelaciónde tributos para
despacho demercadería.
Almacenera RecibeNotificación de Agente
Aduana.
Almacenera prepara yubica la mercadería
para inspección.
Autoriza el ingreso alpersonal encargado
del aforo.
Fin
Cierre del Aforo
Notifica al bodeguero
Formulario delaforo
Reconocimientofísico mercadería.
AlmacénTemporal
Aforo CAEAgente deAduana
- 70 -
Procesos de control – check point.
1. Designar a una persona encargada para el proceso de aforo, para que conjuntamente
con el aforador de El Servicio Nacional de Aduana del Ecuador, se efectúe el
reconocimiento físico de la mercadería.
2. Cuando se trate carga suelta, la mercadería se debe disponer de tal manera que facilite
el proceso de aforo de la misma, es decir que debe estar en su respectiva área y con su
Manifiesto de Carga Internacional que la identifique.
3. Cuando se trate de contenedores, deberán estar en el piso previo a la apertura y
rompimiento de sellos de seguridad y precintos, ya que de ésta manera facilitaremos la
inspección de la mercadería contenida.
4. Llevar un registro de aforos en el que se detalle: el responsable de almacenera,
delegado de El Servicio Nacional de Aduana del Ecuador, de las muestras tomadas en
la inspección, a más de la fecha en que se realizó el procedimiento. Todo esto como
respaldo documental para Transcomerinter.
3.1.4.6 Breve explicación de cada uno de los Flujogramas
1. Inspección de Vehículos
El objetivo de una inspección es hallar características físicas significativas para determinar
cuáles son normales y distinguirlas de aquellas anormales. En el flujograma N° 1 se detalla
claramente el proceso lógico a seguir, que tiene por objetivo revisar el vehículo y recibir la
documentación respectiva para proceder a ingresar el nombre del conductor al sistema
biométrico de registro y control de ingreso y salidas del personal. Seguidamente indica los
procesos de control que debe realizar la empresa para llevar a cabo el proceso.
2. Recepción de Mercadería al almacén temporal
Es el proceso de validación de cantidades, referencias y estado físico de las mercaderías de
acuerdo a ello ingresa al almacén con su respectiva descripción y tipo de mercadería, placa,
nombre del conductor, peso cargado, hasta indicar al conductor el área de descargue.
- 71 -
3. Ingreso de Mercadería en base de datos
El flujograma N° 3 indica claramente el proceso que se debe seguir para llevar a cabo el
respectivo registro e ingreso de la mercadería, para ello el almacén temporal aduanero
Transcomerinter Cía. Ltda. cuenta con el sistema Insofen donde se ingresan los datos
respectivos la misma que debe encontrarse sistematizada y en archivo que sirve de
respaldo en caso de presentarse errores.
4. Almacenaje de Mercadería
El sistema de almacenamiento tiene dos funciones primordiales: el mantenimiento de
inventarios y el manejo de mercaderías. El manejo de mercaderías comprende todas las
actividades de carga y descarga y traslado de productos a las diferentes zonas del almacén
por ello se considera como la acumulación de mercancías durante un periodo determinado.
El flujograma N° 4 indica paso a paso las actividades a seguir para el desarrollo del
proceso, no debe pasar por alto la verificación de la cantidad, clase, peso, y volumen de la
mercadería de los vehículos, determinar la bodega en la cual se descarga y el reporte de
novedades en caso de existir.
5. Aforo Físico
Llevado a cabo por el Servicio Nacional de Aduana del Ecuador, quien designa un agente
de aduana, para efectuar el reconocimiento físico de la mercadería, para establecer su
naturaleza, cantidad, valor y clasificación arancelaria el mismo que se registra en el
formulario de aforo.
3.1.5 Validación de los Procesos de Control y Aprobación de alta Gerencia
Realizado el planteamiento de flujogramas alta gerencia valida y aprueba los procesos de
acuerdo al criterio de los profesionales que validan la propuesta, es de gran utilidad para la
empresa la puesta en marcha o ejecución de los mismos, para fortalecer los procesos que se
desarrollan actualmente y para facilitar el desempeño, evaluación, control y mejora.
- 72 -
3.2.Validación de Expertos
Una vez realizado el estudio sobre el diseño de sistema de control interno, se procede a
realizar la validación por expertos quienes que por su experiencia nos darán a conocer si la
investigación se encuentra bien estructura y dentro de los parámetros de evaluación.
La propuesta actual fue presentada para su validación a tres profesionales, expertos en el
tema, con la finalidad de obtener información sobre la viabilidad para su desarrollo, a
continuación interpreta los resultados obtenidos
3.2.1 Interpretación de resultados de la validación de la propuesta por expertos
Tabla N° 13
OpciónMuy
Satisfactorio Satisfactorio
Rigor científico de la propuesta. 1 2Estructura Metodológica 1 2
Organización de la Temática 3Viabilidad para Aplicación 2 1
Actualidad de la Propuesta 1 2
Elaborado por: Mónica Morillo
Grafico N° 14 Resultados Validación
Elaborado por: Mónica Morillo
00.511.522.533.5
Muy SatisfactorioSatisfactorio
- 73 -
Rigor científico de la propuesta
Se determina que la investigación cuenta con la aportación teórica necesaria para la
formulación de la propuesta, esta tesis considera sus dos variables para la elaboración del
marco teórico como son el control interno y procesos administrativos y su respectiva
valoración crítica.
La propuesta en satisfactoria ya que nos da conocer los procesos de control internos para el
almacén temporaladuanero, los cuales permiten medir la eficiencia y eficacia de las
operaciones.
Estructura Metodológica
La estructura metodológica que plantea el investigador es satisfactoria ya que describe la
modalidad de investigación, el tipo de investigación, los métodos, técnicas y herramientas
utilizados, esto nos sirve para realizar un diagnóstico sobre la situación actual que vive la
empresa y determinar la pertinencia de la propuesta.
Organización de la temática
La organización de la temática es muy satisfactoria, la tesis se encuentra dividida en
capítulos, temas y subtemas que permiten a los lectores entender, además pueden
considerar como fuente de consulta.
Viabilidad para la aplicación Práctica
La presente investigación es viable, la empresa no cuenta con sistema de control que
permite trabajar con proceso de control interno para el almacén temporal aduanero
Transcomerinter, lo cual es imprescindible para la administración el poder controlar baja
parámetros sólidos.
Actualidad de la propuesta
Para la empresa es un tema actual por cuanto no existen proceso o procedimientos que
ayuden a controlar los proceso operativos de almacenaje, cargue, descargue de mercadería
y que permita controlar las actividades que se ejecutan en el almacén.
- 74 -
3.3. Conclusiones Parciales del Capítulo
El Sistema del Control Interno para el almacén temporal aduanero de la empresa
Transcomerinter Cía. Ltda., de la ciudad de Tulcánengloba un conjunto de pasos
organizados, centrándose en el diseño de flujogramas para que los procesos se
desarrollen de manera coherente; los mismos que se desarrollaron acorde a las
necesidades de la empresa para que la empresa logre eficiencia y efectividad en las
operaciones facilitando el control y la toma de decisiones acertadas.
Un sistema de control interno es necesario para la empresa ya que mediante este
instrumento se fortalecen los procesos mejorando la operatividad y contribuyendo al
mismo tiempo con el logro de objetivos.
Dentro de este capítulo se presenta el esquema propuesto para desarrollar el control
interno a los procesos administrativos y financieros, encaminados al mejoramiento de
los procedimientos de la empresa, facilitando la organización, control y toma de
decisiones.
- 75 -
CONCLUSIONES GENERALES
El marco teórico es la base sobre la cual el investigador se nutre de conocimientos y
se sustentan bases teóricas y técnicas, para locual se hace uso de bibliografía
relacionada con el control interno lo cual permite el desarrollo la investigación para
dar solución al problema.
Los métodos y técnicas utilizados en la empresa permiten tener un diagnóstico de la
situación actual, de esta manera se tiene un enfoque claro para el desarrollo de la
propuesta y planteamiento de flujogramas mediante los cuales se da solución al
problema y se mejora considerablemente la operatividad de los procesos.
A través del desarrollo del control interno administrativo y financiero acorde a las
necesidades del almacén temporal aduanero Cía. Ltda. se logra establecer la
conducción ordenada y eficiente de los procesos del negocio.
Con la validación realizada por profesionales, expertos en el tema se concluye la
veracidad de los procedimientos realizados para la culminación de la propuesta
obteniendo una valoración de los indicadores de evaluación, calificada como
satisfactoria ya que está encaminada a un mejor desempeño empresarial.
- 76 -
RECOMENDACIÓNES.
Se recomienda a los estudiantes que se encuentren desarrollando el trabajo de grado
estructurar adecuadamente el marco teórico tomando en cuenta el objeto de
investigación y campo de acción, ya que es la base sobre la cual se analizan conceptos
fundamentales que se aplican en la propuesta.
En todo trabajo de grado se recomienda hacer uso adecuado de los tipos, métodos,
técnicas e instrumentos de investigación ya que son de gran ayuda cuando se realiza el
diagnóstico del problema para determinar cuál es la solución más viable.
Se recomienda a los directivos del al almacén temporal aduanero ejecutar la propuesta
planteada en la presente tesis, ya que presenta la manera lógica para el desarrollo de
procesos representados en flujogramas, los mismos que facilitan el desempeño, control
evaluación y mejora.
En las investigaciones en las cuales se desarrolla la propuesta pero no se obtienen
resultados es importante la validación vía expertos o profesionales en la materia,
quienes califican la investigación considerando indicadores como rigor científico,
organización temática, actualidad y viabilidad de la propuesta importante para llevar a
cabo la ejecución.
BIBLIOGRAFÍA
Arter, D. R. (2004). Auditorías de la Calidad para mejorar su comportamiento.
España: Díaz de Santos.
Becerra Abalo, M., & Benítez Pérez, L. (2011). Evaluación del control interno
implementado en la cuenta inventario de la empresa bodpuyango cia. ltda. del cantón
huaquillas, periodo 01 de enero al 30 de junio del 2011, y propuesta de mejoramiento.
loja: universidad nacional de loja.
Billene, R. A. (2000). Análisis de Costos II. Argentina: Ediciones Jurídicas.
BRAVO, M. (2009). Contabilidad General. Ecuador: Nuevodia.
CARDENAS, A. (1998). Principios de Contabilidad. Colombia.
CASALS, M. (2009). Gestion de Empresas de Comunicacion. Sevilla: Comunicacion
social.
Cashin, J. A. (2000). Enciclopedia de la Auditoría. Barcelona - España: Oceano S.A.
CHAVEZ, L. (1989). La Contaduria Publica. Mexico: Universidad Nacional
Autonoma de Mexico.
Cooper & Lybrand e Instituto de Auditores Internos. (2005). Nuevos Conceptos del
Control Interno. España: Díaz de Santos.
Couto Lorenzo, L. (2011). Auditoría del Sitema APPCC. Madrid - Buenos Aires: Diaz
de Santos.
Cultural, G. (2009). Auditoria y control interno. Madrid-España : Cultural S.A.
De La Mora, M. (2006). Metodología de la investigación: desarrollo de la inteligencia.
Mexico: Thomson.
DR. Marcelo Velàsquez Navas, Dr Josè Marìa Cobeña. (2011). Auditoria financiera ii.
evaluacion de control interno. loja - ecuador: de la universidad tècnica particular de
loja.
Espinosa. (2009). Argentina: El Cid.
Fernandez, E. d. (2001). Las Cuentas Anuales, Definicion, Lectura e Interpretacion.
Sevilla: Universidad Politecnica de Valencia.
Ferrando Sánchez, M., & Granero Castro, J. (2002). Calidad Total. España: FC.
Fuentelsaz, C. (2006). Elaboración y presentación de un proyecto de investigación y
una tesina. Barcelona: Salut publica.
García Gonzales, A. (2006). Los nuevos emprendedores: Creación de empresas en el
siglo XXI. España: Ediciones de la Universidad de Barcelona.
Gonzales, M. E. (01 de 05 de 2002). Gestiopolis.com. Recuperado el 25 de 06 de 2013,
de Auditoría y Control Interno: http://www.gestiopolis.com,Contabilidad y Finanzas,
Control Interno
Goxens, M. d. (2007). Enciclopedia Practica de la Contabilidad. España.
Granados, I. (2009). Contabilidad Gerencial, Fundamentos, Principios e introduccion.
Colombia: Universidad Nacional de Colombia.
Gutiérrez, H. (2010). Calidad Total y Productividad. Mexico: Mc Graw - Hill
Interamericana.
Guzman, A. (2005). Contabilidad Financiera. Bogota: Universidad del Rosario.
Huicochea, A. E. (2010). Contabilidad de Costos. México: Trillas.
ISO 9000:2005. Sistema de Gestión de la Calidad - Fundamentos y Vocabulario.
Jany, J. N. (1994). Investigacion Integral de Mercados.Bogota: McGraw-Hill.
Jiménez, Y. (2009). Auditoría. Argentina: EL Cid.
Ladino, E. (2009). Informe COSO. Argentina: El Cid.
Lester, R. H. (2008). Control de Calidad y Beneficio Empresarial. España: Díaz de
Santos.
Luna, O. F. (2009). Sistema de control interno para organizaciones. Lima- Perú:
Publicidad & Matiz.
Lyonnet, P. (1989). Los Metodos de la Calidad Total.
Mantilla, S. A. (2012). CONTROL INTERNO INFORME COSO. BOGOTA: ECOE
EDICIONES.
MORENO, M. (2000). Introduccion a la Metodologia de la Investigacion Educativa.
Progreso.
Nava Carbellido, V. M. (2005). ¿Que es calidad? Conceptos y Modelos fundamentales.
México: Limusa S.A.
Pedro, Z. (2008). Coontabilidad General. Mexico: Benalcazar.
Pérez Fernandez, J. A. (2010). Gestión por Procesos. España: El Cid.
Quijano Ponce, A. (2014). Sistemas de Producción. Argentina: El Cid Editor.
RINCON, C. (2009). Contabilidad Siglo XXI. Colombia.
Rios Giraldo, R. M. (2008). Seguimiento, Medición, Análisis y Mejora en los Sistemas
de Gestión. Bogotá - Colombia.
Robertson, A. (1979). Diccionario de Auditoría.Bussines Publications, Inc., Dallas:
Ecoeediciones.
Roger, C. (2005). Investigacion de Mercados. Mexico: Thomson.
Romero Rodríguez, R. e.-a. (2007). Auditorías Internas de Calidad. España: Díaz de
Santos.
San Miguel, P. A. (2009). Calidad. España: Paraninfo S.A.
Sarmiento, R. (2002). Contabilidad General. Ecuador.
Schlosser, R. Enciclopedia de la Auditoría.
SENAE. (2013). Contrato de Concesión Almacén Temporal Aduanero.
Transcomerinter Cia. Ltda., Almacenera, Tulcán.
Serra Belenger, J. A., & Bugueño, G. (2004). Gestión de Calidad en la PYMES
Agroalimentarias. Valencia: Universidad Politecnica de Valecia.
Servicios Académicos Internacionales. (2014). Enciclopedia Virtual. Obtenido de
EUMED: eumed.net
Société Génerale de Surveillance SGS.
Standards Australia Internacional. (2009). Manual para las Pequeñas Empresas.
Bogotá - Colombia.
Standars Australia International. (2009). Manual para las Pequeñas Empresas Guia
sobre la NORMA ISO 9001 - 2008. Australia: ICONTEC.
Universidad de la Sabana. (2010). Administración por Calidad. Colombia: Alfaomega.
Velasquez Navas, M., & Cobeña, J. M. (2011). Auditoría Financiera II. Evaluación del
Control Interno. Loja - Ecuador: Universidad Técnica Particular de Loja.
Vila Espeso, M. A., Escuder Vallés, R., & Romero Rodríguez, R. (2007). Auditorías
Internas de la Calidad. España: Ediciones Diaz de Santos.
Zamarrón, B. (2009). Auditoría. Argentina: El Cid.
Zapata, P. (2009). Introduccion a la Contabilidad y documentos Mercantiles. Ecuador:
Maya.
Anexo 1: Carta de Designación del Tutor
Anexo 2: Formato de la Entrevista
CUESTIONARIO PARA JEFES Y COORDINADORES DE
BODEGA
1.- Cuales son los principales productos que s almacenan en la bodega o almacén temporal.
2.- Cual es la seguridad que brinda la bodega para el almacenamiento de los productos al
interior y exterior de la misma.
3.- En qué consiste la garantía de la bodega sobre el almacenamiento de las mercancías
importadas.
4.- Cuales son los tipos de daños que se presentan con mayor frecuencia en la recepción o
descargue de mercancías en bodega.
5.- Cual es el procedimiento que se realiza cuando se presentan daños en la recepción del
producto y quien asume tal responsabilidad.
6.- Existen averías de la mercancía sensible en el almacenaje de las mismas bodegas.
7.- Existen manuales de la manipulación de mercancías en bodegas.
8.-Existe algún tipo de capacitación para el personal encargado de la manipulación de
mercancía en bodega.
9.-Cual es procedimiento que se realiza en la almacenera desde la recepción del producto
importado hasta el despacho del mismo a destino.
10.- Cuál es el sistema de control documentos que se aplica en la recepción, almacenaje y
despacho de los productos importaos que llegan a nuestro país para ser distribuidos al
interior del mismo.
11.- Cuales son los equipos con los que opera la almacenera en la recepción de productos.
Anexo 3 Respuestas de la Entrevista
1.- ¿Cuáles son los principales productos que se almacenan en la bodega o almacén
temporal?
Los principales productos que se almacenan en bodega son los siguientes: rollos de papel,
hojas de papel bond, llantas (neumáticos), productos de aseo personal y de hogar,
medicamentos, harinas y alimentos no perecibles en general ya que los perecibles se aforan
en la zona especial de la aduana en su gran mayoría y su traslado es casi inmediato en zona
de frontera.
2.- ¿Cuál es la seguridad que brinda la bodega para el almacenamiento de los
productos al interior y exterior de la misma?
La empresa cuenta con seguridad física a través de equipos de monitoreo como cámaras de
seguridad y algunos sensores de movimiento en áreas especiales. Además de los equipos se
cuenta con un equipo de guardianía personal en las instalaciones quienes vigilan que no
solo la mercadería esté bajo buen resguardo sino los equipos de trabajo de la almacenera.
Adicionalmente se previene cualquier eventualidad con una póliza de seguro contra robo e
incendió.
3.- En qué consiste la garantía de la bodega sobre el almacenamiento de las
mercancías importadas.
El valor de la garantía cubre con el total de mercadería que puede asegurarse dentro del
almacén temporal aduanero, es decir es ese monto que limita al almacén temporal a
ingresar productos a sus instalaciones con un respaldo económico por eventualidades.
4.- Cuales son los tipos de daños que se presentan con mayor frecuencia en la
recepción o descargue de mercancías en bodega.
Los principales daños que se representan obedecen a novedades en el transporte de
mercaderías, es decir, obedecen a daños durante el trayecto hacia el almacén temporal
aduanero. Algunos se dan dentro de las instalaciones y obedecen a manipulación
inadecuada de equipos, los cuales ocasionan cortes, averías o rompimiento de productos.
El tercer tipo de daños se produce cuando se manipula el producto por las cuadrillas
internas y/o externas las cuales por la naturaleza de sus operaciones producen daños.
5.- ¿Cuál es el procedimiento que se realiza cuando se presentan daños en la
recepción del producto y quien asume tal responsabilidad?
Cuando se produce algún de los inconvenientes que se señalaron anteriormente, se debe
diligenciar un documento llamado “Informe de Novedades” el cual se presenta a la
coordinación de la almacenera para que se determinen responsabilidades y se proceda con
el respectivo descuento si es necesario. En este punto es necesario señalar que muchas
novedades no se reportan a tiempo y no se pueden señalar o ubicar al responsable de esa
anomalía y consecuentemente a la empresa le toca asumir los costos de esos productos sin
que en muchos de los casos sea culpa nuestra.
6.- Existen manuales de la manipulación de mercancías en bodegas.
Existen procedimientos que se realizan por costumbre o porque esa es la manera de actuar
por parte del personal operativo de acuerdo a la experiencia pero no están escritos en un
documento o en un manual.
7.-Existe algún tipo de capacitación para el personal encargado de la manipulación de
mercancía en bodega.
No existe un plan de capacitación específico para la parte operativa de la empresa o de
manera especial para operativos de la almacenera ya que no se ha contemplado tampoco un
plan de capacitación por escrito.
8.- Se ha determinado un manual de procedimientos o un sistema que permita
mantener un control adecuado en varias áreas de la Almacenera?.
Salvo los procedimientos que la SENAE exige lo demás se opera en su gran mayoría por
experiencia previa y mas no por un diseño técnico de los procesos y/o procedimientos de
control. La almacenera necesita para su funcionamiento la implementación de un sistema
integral de control que abarque o solo la operación sino la parte administrativa y financiera
de la misma.
Anexo 4. Formato de Encuesta
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
FACULTAD SISTEMAS MERCANTILESINSTRUCCIONES: Sírvase contestar las preguntas con una X, dando una respuesta veraz
OBJETIVO: Recolectar información para el desarrollo de un Sistema de Control Interno
que fortalezca los procesos administrativos y operativosen el almacén temporal aduanero
Transcomerinter Cía. Ltda., de la ciudad de Tulcán.
CUESTIONARIO
9. ¿Se ha desarrollado anteriormente un sistema de control interno en la empresa?
Si
No
10. ¿Existe en la empresa reglamentos internos para el personal, como para las actividades
que se efectúan?
Si
No
11. ¿Cómo califica las condiciones físicas del establecimiento?
Muy Bueno
Bueno
Regular
Malo
12. ¿Existen normas de seguridad que protejan los insumos y la infraestructura?
Si
No
13. ¿Existen manuales que detallen mediante flujogramas los diferentes procesos
realizados en la empresa?
Si
No
14. ¿Conoce usted la aplicación del control interno?
Si
No
15. ¿Cómo considera usted la gestión del control interno dentro del almacén temporal
aduanero Transcomerinter?
Buena
Regular
Mala
16. ¿Cómo considera el uso de recursos en el almacén temporal aduanero?
Muy apropiado
Poco Apropiado
Inapropiado
¡Gracias por su Colaboración!
Anexo 5 Formato de validación vía de expertos
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
UNIANDES
Tulcán 20 de Agosto del 2015
Ingeniero(a)
Presente.
De mis consideraciones
Reciba un atento y cordial saludo. El motivo del presente, es para solicitarle de la manera
más gentil su valiosa opinión sobre la propuesta, Sistema del Control Interno para el
almacén temporal aduanero de la empresa Transcomerinter Cía. Ltda., de la ciudad de
Tulcán, para fortalecimiento de los procesos administrativos y operativos de la empresa.
Agradezco la atención prestada.
Atentamente
………………………..
Mónica Morillo
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES¨UNIANDES¨
FACULTAD DE SITEMAS MERCANTILESCARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
Ficha de Validación sobre la propuesta; Sistema del Control Interno para el almacéntemporal aduanero de la empresa Transcomerinter Cía. Ltda., de la ciudad de TulcánDatos Informativos
Nombres y apellidosN° de cédulaTítulo de mayor jerarquíaInstitución en la que laboraCargo ActualAños de servicioExperiencia Laboral
I. ObjetivoDesarrollar un Sistema de Control Interno que fortalezca los procesos administrativos yoperativos en el almacén temporal aduanero Transcomerinter Cía. Ltda., de la ciudadde Tulcán.
II. OrientacionesMarque con una X en la tabla en el casillero que usted estime conveniente tomando encuenta la siguiente escala valorativa.4. Muy satisfactorio3. Satisfactorio2. Poco Satisfactorio1. Nada Satisfactorio
III. Tabla para registrar los valores de la validación de la Propuesta
N° Indicador de Calidad 4 3 2 11 Rigor Científico de la Propuesta2 Estructura Metodológica3 Organización de la Temática4 Viabilidad para la Aplicación Práctica5 Actualidad de la Propuesta
Por favor de ser necesario indique otro aspecto que usted considere interesante de lapropuesta
…………………………………………….
Anexo 6 Datos Validador 1
Anexo 7 Datos Validador 2
Anexo 8 Datos Validador 3
Anexo 9 Fotografías de la Empresa
Fuente: Transcomerinter Cía. Ltda.
Fuente: Transcomerinter Cía. Ltda.
Anexo 10 Artículo Científico
DECLARACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL
MÓNICA MORILLO PUTACUAR
Egresada de la facultad de Sistemas Mercantiles, Carrera Contabilidad y Auditoría, en la
Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES”, extensión Tulcán.
DIRECCIÓN: Barrio Santa Rosa de Taques – Carchi - Ecuador
RESUMEN EJECUTIVO
El sistema de control interno aparte de ser una política de gerencia y siendo una exigencia
constitucional y legal, se constituye en las directrices principales de cualquier empresa para
modernizarse, cambiar y producir los mejores resultados con calidad y eficiencia. En razón
de esta importancia que adquiere en control interno para cualquier entidad es necesario la
verificación de los procesos actuales, los cuales son el punto de partida y el principal
soporte para llevar a cabo los cambios requeridos para alcanzar y ratificar la eficiencia,
efectividad, eficacia y economía en todos los procesos.
Por ello se vio la necesidad de diseñar un sistema de control interno en la empresa
TranscomerinterCíaLtda, ya que no se han evaluado los procesos internos, además no han
sido reestructurados de acuerdo a sus necesidades y a la normativa exigida. El problema es
el punto de partida en la investigación, posteriormente la fuente bibliográfica para el
manejo de conceptos, seguidamente la metodología e investigación de campo son
imprescindibles para confirmar la realidad y significancia del problema planteado.
De esta manera en el trabajo de grado se presenta la propuesta estableciendo
procedimientos respecto al almacenaje de mercaderías los cuales se diseñan mediante
flujogramas, que le permita a la empresa mejorar el desempeño, la evaluación y control.
Palabras Clave
Control Interno
Procesos
Flujogramas
EXECUTIVE SUMMARY
The internal control system apart from being a management policy and being a
constitutional and legal requirement constitutes the main guidelines of any company to
modernize, change and produce the best results with quality and efficiency. Because of this
importance, within internal control for any entity verification of current processes it is
necessary, which are the starting point and the main support to carry out the changes
required to reach and ratify the efficiency, effectiveness, efficiency and economy in all
processes.
Therefore it became necessary to design a system of internal control in the company
Transcomerinter Co. Ltd., as there have been evaluated internal processes as well not have
been restructured according to your needs and required standards. The problem is the
starting point in the research, and then the source for handling concepts, then the
methodology and field research is essential to confirm the reality and significance of the
problem.
Thus the proposal is presented by establishing procedures regarding storage of goods
which are designed by flowcharts, which will allow the company to improve performance,
evaluation and control.
Título:Sistema del Control Interno para el almacén temporal aduanero de la empresa
Transcomerinter Cía. Ltda., de la ciudad de Tulcán.
Nombre y Dirección de los autores
Mónica Morillo Putacuar de nacionalidad ecuatoriana, egresada de la facultad de Sistemas
Mercantiles, Carrera Contabilidad y Auditoría, en la Universidad Regional Autónoma de
los Andes “UNIANDES”, extensión Tulcán, domiciliada en la misma ciudad, autora de la
presente propuesta y artículo científicopropone el diseño de un sistema de control interno,
en el cual sepretende mejorar los procedimientos en lo referente al trámite operativo y
sistema de inventarios que maneja el almacén temporal aduanero.Este sistema de control,
se constituye en una herramienta de apoyo para los directivos de la empresa no solo a nivel
de agencia Tulcán, sino en aplicación de la empresa a nivel nacional para modernizar,
cambiar y producir mejores resultados con calidad y eficiencia en cada una de sus
operaciones. Que permita gestionar técnicamente las actividades de la empresa, de manera
logística y operativa.
Para mejor entendimiento del tema planteado se presenta una breve definición del control
interno.
Según(Schlosser, pág. 191)
“El control interno abarca el plan de organización y lo métodos coordinados y medidas
adoptadas dentro de la empresa para salvaguardar sus activos, verificar la adecuación y
fiabilidad de la información contable, promover la eficacia operacional y fomentar la
adherencia a la políticas establecidas de dirección”.
Es importante destacar que la definición de control interno no sólo abarca el entorno
financiero y contable sino también los controles cuya meta es la eficiencia administrativa y
operativa dentro de la organización empresarial.
1. Introducción
Tomando en cuenta que los antecedentes de investigación, son evidencias de trabajo
desarrollado anteriormente; se acudió a la biblioteca de la Uniandes donde se recopilaron
algunas investigaciones relacionadas con el tema de tesis. Cabe indicar que en la empresa
objeto de estudio aún no se ha desarrollado un sistema de Control Interno.
En el almacén temporal aduanero de la empresa Transcomerinter Cía. Ltda., de la ciudad
de Tulcán, se identifica que no tiene un adecuado control interno para gestionar
técnicamente la empresa, así como también existen falencias con el respecto al control de
procesos esto debido a que la administración no posee experiencia en el uso de parámetros
para controlar las actividades y por ende los recursos, por tanto está descuidando un área
importante de la empresa como es el de los procesos internos, lo que perjudica a los socios
por su inadecuada administración.
Como objetivo general se tiene:
Diseñar un Sistema de Control Interno que fortalezca la gestión administrativay financiera
en el almacén temporal aduanero Transcomerinter Cía. Ltda., en la ciudad de Tulcán. Los
objetivos específicos se enmarcan a la realización de cada uno de los capítulos es decir a la
respectiva fundamentación teórica, al diagnóstico del problema así como también al
desarrollo y validación de la propuesta.
Cabe resaltar que la metodología en la cual se desarrollan tipos, métodos, técnicas y
herramientas de investigación es imprescindible para diagnosticar claramente el problema
y dar solución inmediata al mismo estableciendo un proceso claro del control interno del
control interno a llevar a cabo en la empresa TranscomerinterCía Ltda.
El mismo que de ser aplicado es de gran utilidad para una adecuada organización,
administración, control y mejora de procesos logísticos acorde a las necesidades de la
empresa y toma de decisiones acertadas.
2. Materiales y Métodos
Partiendo de los tipos de investigación que se utilizan en la presente tesis de grado se tiene,
investigación aplicada puesto que la teoría es llevada a la práctica, investigación
bibliográfica para fundamentar el marco teórico, correlacional ya que existe una relación
entre variables y la de campo para diagnosticar el problema, centrándose en este punto Los
materiales y métodos en la presente investigación juegan un papel muy importante Se
utiliza métodos de Investigación científica los cuales son de suma importancia ya que se
hace uso de los mismos a lo largo de todo el trabajo comprendido desde el diagnóstico del
problema hasta el desarrollo de la propuesta. Se hace uso de los Métodos Empíricos que
comprende el método de observación científica el cual permite analizar la realidad del
problema respecto al desarrollo de procesos en la empresa aduanera
TranscomerinterCíaLtda, así como la recolección de información, mediante la cual
fuentes primarias y secundarias permiten obtener suficientes conocimientos, para dar
solución al problema planteado, validación por obtención de resultados para verificar la
veracidad de la tesis.
Como también se hace uso de los métodos teóricos; partiendo del método histórico –
lógico al describir el origen y evolución del control interno y en la particularidad de la
empresa se describe una pequeña historia y como se han venido desarrollando los procesos
en la trayectoria de funcionamiento, seguidamente, el método analítico – sintético permite
analizar conceptos respecto al control interno los mismos que se sintetizan de manera
corta y entendible destacando la manera de ser aplicados para el diseño del control
interno,de la misma manera el método inductivo- deductivo sobre el cual se adaptan los
conceptos en el desarrollo de la propuesta de tal forma que den solución al problema
planteado y el método sistémico ya que para el desarrollo de la propuesta se sigue un
proceso organizado, de igual forma la tesis como tal está dividida en capítulos pero que de
esta forma componen un todo.
3. Resultados
Aplicado la investigación de campo y analizado los resultados, se determinan puntos
críticos para la evaluación, se presenta los resultados de las preguntas más significativas de
la investigación.
¿Se ha determinado un manual de procedimientos o un sistema que permita
mantener un control adecuado en varias áreas de la Almacenera?
Salvo los procedimientos que la SENAE exige lo demás se opera en su gran mayoría por
experiencia previa y mas no por un diseño técnico de los procesos y/o procedimientos de
control. La almacenera necesita para su funcionamiento la implementación de un sistema
integral de control que abarque o solo la operación sino la parte administrativa y financiera
de la misma.
3.1 Proceso del Diseño del Control Interno en la empresa TranscomerinterCía Ltda.
Elaborado Por: Mónica Morillo
El proceso para el desarrollo de la propuesta se compone de seis pasos organizados; los
cuales permiten fortalecer los procesos administrativos y operativos en el almacén
temporal aduanero Cía. Ltda
4. Discusión
Para que Transcomerinter se convierta en líder del comercio exterior es necesario
establecer un sistema de control dirigido al logro de la excelencia, satisfacción y mejoras
continuas de las operaciones del almacén temporal. El control interno comprende los
métodos coordinados y medidas adaptadas dentro de la empresa para salvaguardar sus
activos, promover la eficiencia operacional y verificar la adecuada y fiable información
contable.
La insuficiencia presente en el sistema de control interno constituye una de la
problemáticas que llamada la atención de directivos y funcionarios, los cuales proyectan su
visión hacia la implementación de una filosofía de trabajo, que oriente el desarrollo de la
actividad empresarial hacia niveles organizacionales superiores. En tal sentido, éste
problema dio origen a la presente investigación, la cual tiene como objeto la propuesta de
un diseño de Sistema de Control Interno capaz de mejorar el trámite operativo y resguardo
de mercadería de internación en el almacén temporal aduanero de Transcomerinter.
Con el diseño del control interno se implementan los siguientes procesos
Proceso Descripción del Proceso
1. Inspección de
Vehículos
Para el ingreso de vehículos a la almacenara es importante la
previa revisión de mercadería y documentación.
2. Recepción de
Mercadería al
Almacén
Se diseña un flujograma en el que se detalla claramente el
ingreso de mercaderías empezando por la revisión en el
sistema informático aduanero Ecuapass donde se consulta la
llegada del medio de transporte hasta el descargue en el área
que le corresponde.
3. Ingreso de
Mercaderías en la base
de datos
Se detalla claramente el proceso a seguir para el registro de
ingreso en el sistema Insoft en donde registra ( N° MIC, fecha de
ingreso, N° de carga, Tipo de vehículo, placa del conductor,
nombre del conductor, tipo de carga, peso cargado, peso vació, la
cantidad, el área de bodega donde se descargó la mercadería, si es
carga contener izada registrara el N° de contenedor y precintos)
En este punto es importante el respaldo en documentos físicos
los mismos que permanecen en archivo y bodega para
asegurarse de que la información es verídica.
4. Almacenaje de
MercaderíasEs el proceso por medio del cual la mercadería es almacenada
en áreas de acuerdo a las características donde se determina
flujos de ingreso y salida de mercaderías para conocer el
movimiento de carga que se maneja diariamente. Así mismo es
importante la elaboración de formularios donde se detalle
claramente las cantidades que ingresan a bodega y las novedades o
deficiencias encontradas en la mercadería.
5. Aforo Físico En este proceso es importante llevar un registro de aforos en el que
se detalle: el responsable de almacenera, delegado de El Servicio
Nacional de Aduana del Ecuador, de las muestras tomadas en la
inspección, a más de la fecha en que se realizó el procedimiento.
Todo esto como respaldo documental para Transcomerinter de
igual para llevar a cabo la inspección la mercadería debe contener
sellos de seguridad y su respectivo manifiesto de carga
internacional.
5. Conclusiones
El control interno es un proceso efectuado por la plana mayor de una organización y
hacia abajo por los demás servidores de las mismas con el objetivo de proporcionar una
seguridad razonable de las actividades que se desarrollan para alcanzar los objetivos.
Es importante diseñar un sistema de control interno acorde a las necesidades de la
empresa ya es importante para llevar a cabo una adecuada organización,
administración y control de los procesos de la empresa. Previo a su diseño se debe
desarrollar una investigación de campo para el diagnóstico claro del problema y
debilidades existentes en la empresa.
El trabajo de investigación se desarrolla a través de un proceso sistemático y con la
elaboración de flujogramas los mismos que indican los procedimientos a seguir para
que la empresa opere de manera logística.
6. Recomendaciones
Toda empresa debe aplicar el control interno como herramienta de evaluación ya que
permite detectar fallas significativas en los procesos y tomar decisiones a tiempo
encaminadas a la mejora continua.
Se debe diseñar un sistema de control interno acorde a las necesidades de la empresa
previa investigación de campo de tal forma que la propuesta contribuya a la solución
total o en gran parte del problema.
Se recomienda a la empresa TranscomerinteCíaLtda, aplicar el sistema de control
interno como herramienta de evaluación organización y control de los diferentes
procesos.
Bibliografía
Alberto, M. S. (2005). Control Interno. Bogotá: Ecoe Ediciones
Becerra Abalo, M., & Benítez Pérez, L. (2011). Evaluación del control interno
implementado en la cuenta inventario de la empresa bodpuyango cia. ltda. del cantón
huaquillas, periodo 01 de enero al 30 de junio del 2011, y propuesta de mejoramiento.
loja: universidad nacional de loja.
Bronw, Roberth. (2005). Administración financiera. México
Dessler, Gary. (2004). Administración de recursos Humanos. México: Pearson.
Daft, Richard. (2004). Administración. México: McGraw-Hill .
Estupiñan Gaitan, R. (2006). Control Interno y Fraudes (Segunda Edición ed.).
Bogotá, Cundinamarca, Colombia: Ecoe Ediciones.
Franklin, F. Enrique (2007). Auditoria administrativa. México: Pearson.
Horngren, C. T. (2006). Contabilidad Administrativa. México: Pearson Educación.
Luna, Y. B. (2012). Auditoría Integral Normas y Procedimientos. Bogotá: Ecoe
Ediciones.