Universidad Nacional José Faustino Sánchez CarriónFacultad de Ingeniería

E.AP. INGENIERÍA DE SISTEMAS

TEMA:

“Diseño de un Sistema de Información para la Empresa PROCAMPO S.A.”

CURSO:

TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS

Docente:

ING. CARLOS ALBERTO BRUNO ROMERO

Integrantes:

* Bellón Pacheco Jorge Armando * Chacpi Ostos Omar Nilton * Solís Cárdenas Jhonatan Lorenzo * Espinoza Cueva Abel Ingeniería de Sistemas

Dedicado a cada una de las personas que hicieron posible para que este trabajo tenga el valor necesario de Interés

INDICEPRESENTACIÓN

3INTRODUCCIÓN

4 I. CAPÍTULO I.Generalidades

5 2.1. JUSTIFICACIÓN 2.2. IMPORTANCIA 2.3. OBJETIVOS 2.4.1. OBJETIVO GENERAL 2.4.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS. 2.4. LIMITACIONES II. CAPÍTULO II. Situación Actual de PROCAMPO S.A.

10 3.5. RESEÑA HISTORICA 3.6. UBICACIÓN GEOGRAFICA. 3.7. SUCURSALES A NIVEL NACIONAL 3.8. DESCRIPCIÓN

3.9.3. Descripción del local 3.9. DE LOS PRODUCTOS OFRECIDOS 3.10.4. FERTILIZANTES. 3.10.5. AGROQUÍMICOS. 3.10. LABORATORIOS Y OTRAS EMPRESAS. 3.11. DATOS INFORMATIVOS. 3.12.6. Régimen Jurídico 3.12.7. Datos de la Empresa Sede Central 3.12.8. DATOS DE LA EMPRESA SEDE HUACHO 3.12. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE “PROCAMPO S.A” 3.13. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE “PROCAMPO HUACHO S.A” 3.14. OBJETIVOS. 3.15. MISIÓN Y VISIÓN. 3.16.9. MISIÓN. 3.16.10. VISIÓN 3.16. FILOSOFIA EMPRESARIAL 3.17. SERVICIOS QUE OFRECE 3.18. RECURSOS UTILIZADOS 3.19.11. Recursos Humanos 3.19. RECURSOS TECNOLÓGICOS. 3.20. RECURSOS ECONÓMICOS. 3.21. ROCESO DE ACTIVIDADES. 3.22. VENTA DE PRODUCTOS. 3.23. GESTIÓN ALMACÉN 3.24. COBRO DE DEUDAS Y PROCESOS DE PAGOS. 3.25. ANÁLISIS FODA DE LA EMPRES

III. Capítulo III.Principales problemas y soluciones mediante la MSS 33 4.26. ESTADIO 1: SITUACIÓN NO ESTRUCTURADA 4.27. ESTADIO 2: SITUACIÓN ESTRATÉGICA DE MANERA ESTRUCTURADA. (CUADRO PICTOGRÁFICO) 4.28. ESTADIO III: ELABORACIÓN DE DEFINICIONES BÁSICAS A. PRIMERA DEFINICIÓN BÁSICA (PERSONAL: JEFE DEL SISTEMA DE INFORMACION B. SEGUNDA DEFINICIÓN BÁSICA(PERSONAL:USUARIO) C. TERCERA DEFINICIÓN BÁSICA(PERSONAL:CLIENTE D. CUARTA DEFINICIÓN BÁSICA(EQUIPO DE TRABAJO 4.29. ESTADIO IV: MODELOS CONCEPTUALES. a) Primer Modelo Conceptual. (Sistema de Información) b) Segundo Modelo Conceptual.(Personal: Usuario) c) Tercer Modelo Conceptual. ( Clientes) d) Cuarto Modelo Conceptual. (Equipo de Trabajo). 4.30. COMPARACIÓN ENTRE LA ETAPA 2 VS 4. 4.31. ESTADIO VI Y VII: CAMBIOS FACTIBLES Y DESEABLES. 4.32. ESTADIO VI Y VII: CAMBIOS FACTIBLES Y DESEABLES. IV. Capitulo IV. Rediseño del Sistema de Información. 48 5.33. REDISEÑO DEL SISTEMAS DE INFORMACION “PROCAMPO HUACHO S.A”

5.34. DESCRIPCION Y FUNCION DE LAS ÁREAS DEL NUEVO ORGANIGRAMA.A.- DIRECTORIO.B.- ORGANO DE CONTROL OPERATIVO.C.- ADMINISTRACION.C.- DEPARTAMENTO DE CRÉDITOS.D.- UNIDAD DE ECONOMÍA Y GESTIÓN DE RECURSOS.E.-UNIDAD DE TRANSPORTES Y SERVICIOS.F.- OFICINA DE ORIENTACION AL CLIENTE. 5.35. FUNCIONALIDADES DEL NUEVO SISTEMA DE INFORMACION PARA CADA UNA DE LAS AREAS

* CONCLUSIONES.54

* RECOMENDACIONES55

* APÉNDICE56

* BIBLIOGRAFÍA57

PRESENTACIÓN

El siguiente trabajo es de la asignatura de “Teoría General de Sistemas”, en el que plasmamos los capítulos más relevantes de los conocimientos adquiridos durante clases y de los alcances del docente a cargo del curso, por supuesto desde el punto de vista sistémico.El trabajo de de Investigación aquí presentado fue realizado en la empresa “PROCAMPO HUACHO S.A” cuyo objetivo principal es rediseñar el sistema de información de tal manera que se ajuste a las necesidades del usuario , que además traerá como consecuencia una modificación en la organización.Hemos desarrollado la investigación con la visión de entender la problemática actual de la empresa y diseñar una de las posibles soluciones para lo que estamos en una constante búsqueda de información con las ansias de adquirir conocimientos del desenvolvimiento real de una empresa, pudiendo tener el acceso a información con la que hemos hecho posible que los lectores de este trabajo, se enteren de la situación actual de “PROCAMPO HUACHO S.A” la cual se le considera como una de las grandes empresas agropecuarias dentro de la región.

Tratando de incursionar dentro de la realidad de una empresa privada como es esta, nos vemos en la obligación de que debemos de seguir investigando constantemente para poder definir de manera optima un sistema de información por el cual, los procesos que se desarrollan dentro de estas empresas son complejas y además es la oportunidad para superarnos y ser mejores cada día.

Estamos a la mitad de este camino muy largo y que desde ahora ya tenemos que tener en mente de cómo trabajar o investigar para dar soluciones rápidas y eficientes ante determinadas situaciones problemáticas.

INTRODUCCIÓN

La toma de decisiones en las empresas es la actividad que determina el rumbo de las organizaciones. Las empresas de mayor éxito en el mundo tienen ventaja competitiva en la información que manejan para tomar decisiones acertadas, de manera oportuna y estratégica.El Rediseño del sistema de información para “PROCAMPO HUACHO S.A” se adapta a las necesidades del usuario, y tomando en consideración las propuestas de estos para así poder ver el sistema de información desde el punto de vista del usuario(por que son ellos los que manipulan y /o se benefician del sistema de información). Lo anterior implica también un Rediseño en la estructura organizacional de la organizacional, donde también se requiere la interacción con el usuario para poder migrar de un sistema a otro

Actualmente, la filial PROCAMPO Huacho se encuentra en el Jirón Francisco Rosas Nº 208, cerca al mercado central, por lo que hemos creído conveniente tomarlo como nuestro objeto de Estudio. Debemos resaltar que la empresa cuenta con un sistema de Información que se encuentra relacionada con los demás sistemas de los diferentes puntos de la región y que estos sistemas de información a su vez son dependientes de la Sede de la Organización.

V. CAPÍTULO I.Generalidades

6.36. JUSTIFICACIÓN

En el contexto de la creciente demanda de agroquímicos y fertilizantes quien se ha debido al calentamiento global en estos últimos tiempos, es necesario contar con un adecuado y mejorado sistema de y formación administrativo para “Procampo Huacho S.A” que permita una oportuna toma de decisiones. Para lograr una mejor calidad de servicio y así diferenciarlos de los demás.Optimizar los recursos que actualmente adquiere la empresa, y para eso nuestro sistema de información propone reducir algunos métodos que se están empleando dentro de su sistema actual para convertirlo en un sistema mucho más sencillo pero eficiente, que de alguna y otra manera servirá para que futuros usuarios que aun no operan en la empresa puedan manejarla sin dificultad.El medio para lograrlo es el denominado el rediseño del sistemas de información existente y además también un rediseño en la cultura organizacional de “Procampo huacho S.A”, implementando a través de este la " estrategia: servicio de calidad diferenciado".Es importante concebir al sistema de información varios procesos nuevos y mejorados interrelacionados, varios usuarios que interactúan para reducir la acumulación de trabajo.Los procesos del sistema con respecto a los servicios incluyen procesos comunes que no conllevan a la buena toma de decisiones.Mejoramiento con respecto a la manipulación de datos y su respectivo almacenamiento, que hace que la empresa esté mejor organizada desde un punto de vista Informativo, facilitando la distribución de información entre cada una de sus filiales a nivel nacional.

6.37. IMPORTANCIA

Como ya debe de conocerse, un sistema de información es importante y fundamental en toda empresa para la organización de su información confidencial, para mejorar la administración de sus recursos y que les permita tomar las decisiones más adecuadas ante determinadas situaciones que se presentan.Un sistema de información siempre va a sufrir cambios constantes durante su funcionamiento porque a medida que pase el tiempo en que la empresa siga realizando sus actividades productivas, sus procesos se van volviendo más complejos por los que el sistema de información actual se verá obligado a ser modificado y mejorado, estableciéndose un nuevo sistema de información.Es por eso, que en este trabajo se estudia las problemáticas de la empresa en estudio y que podemos proponer algunas soluciones al momento de crear un sistema de información.

6.38. OBJETIVOS 6.39.12. OBJETIVO GENERAL * Rediseñar el actual sistema de información transaccional presente en “PROCAMPO HUACHO S.A” a un sistema de información administrativo, apoyando en la toma de decisiones correctas y competitivas de manera rápida y eficiente con la finalidad de generar Valor agregado a través de este. 6.39.13. OBJETIVOS ESPECIFICOS.

* Incluir en el sistema de información nuevas opciones que me permitan mejorar la calidad de servicio. * El Sistema de Información debe permitir el acceso a información necesaria para generar reportes y a través de este gestionar en la toma de decisiones de la organización. * El sistema de información debe interactuar con el medio ambiente (dinámico) con la finalidad de orientar a la población agrícola. * Entender la problemática de la empresa y proponer una solución al sistema actual. * Con nuestro nuevo sistema, buscamos que la empresa optimice sus recursos para que pueda realizar futuras inversiones con el presupuesto necesario. * Además de diseñar y crear el sistema software que contenga a nuestro sistema de información y la respectiva capacitación e instrucción de manejo a los usuarios de la empresa PROCAMPO HUACHO S.A. * Mejorar los actuales procesos internos de la empresa. * Orientar a los usuarios al proceso de cambio de la cultura Organizacional. * diferenciar “PROCAMPO HUACHO S.A” en la calidad de servicios como respecto a sus competidores con la finalidad de atraer nuevos clientes y conquistar nuevos mercados. * Rediseñar la cultura organizacional de la empresa “PROCAMPO HUACHO S.A”.

6.39. LIMITACIONES

En todo proyecto e investigación es común encontrarse con limitaciones que obstaculizan y demoran el cumplimiento de los objetivos trazados.

Por esta razón, a continuación enfocamos los principales problemas que surgieron durante la investigación e implementación del proyecto, para que sean considerados y superados oportunamente:

* Existía poca información recopilada con respecto a los datos informativos de la empresa, debido a que ésta en su mayoría no los manejaban estas tiendas y nuestra única fuente para encontrar estos datos era su página web.

* La mayoría de los datos que se han plasmado en este trabajo provienen de las diferentes entrevistas a los encargados de esta empresa, existiendo poca información documentada por parte de esta.

* Otro factor limitante fue también la carga de trabajos de las asignaturas académicas de la universidad que en algunos casos teníamos que atenderlas paralelamente para no retrasar los proyectos, sin descuidar la importancia en cada una de ellas.

VI. CAPÍTULO II.Situación Actual de PROCAMPO S.A.

7.40. RESEÑA HISTORICA

PROCAMPO S.A se forma como una empresa que se dedica a la atención de la agricultura y a la venta de sus productos agroquímicos y fertilizantes.La empresa se fundó el 15 de agosto de 1995 en la ciudad capital de Lima, teniendo como sus principales fundador y actual gerente general al Ing. Bordes Jean Philippe Zacharias, estableciéndose como una empresa privada de tipo Sociedad Anónima que hasta el momento no ha cambiado su sociedad.

Empezó con su primer local ubicado en Calle Chinchón Nº 886 San Isidro, donde empezaron con sus primeras ventas de agroquímicos y fertilizantes y poco a poco tuvieron éxito por toda la ciudad capital. Años más tarde, los socios de la empresa decidieron establecer una de sus tiendas en el norte chico, siendo la primera filial en la ciudad de Huaral el 23 de julio del 2001.

La tienda “PROCAMPO S.A” Huaral fue establecida como un proyecto piloto para evaluar la demanda de servicios agrícolas y posteriormente, si se continúa con los éxitos, establecer una cadena de Tiendas por todo el norte.

El 07 de septiembre del 2004, “PROCAMPO S.A” establece una sucursal en Huacho y a la misma vez se establecieron tiendas en Barranca, Pativilca y todo el norte del país. Fue el momento en que la empresa empezó a ramificarse por todo el país, especialmente en toda la costa peruana y parte de la sierra.

Actualmente es una empresa que está constituida por 25 socios que participan en el desarrollo y ejecución de cada una de los proyectos que se realizan en la actualidad y enfocan su mente en proyectos a largo plazo.

7.41. UBICACIÓN GEOGRAFICA.

En Huacho “PROCAMPO S.A” encuentra ubicado en el Jr. Francisco Rosas Nº 208.

UBICACIÓN GEOGRAFICA EN TIEMPO REAL DE PROCAMPO HUACHO S.A

7.42. SUCURSALES A NIVEL NACIONAL 1. Cal. Calle Pedro Sayán 171 - Lima / Barranca / Barranca 2. Jirón Lima 764 - Lima / Barranca / Barranca 3. Av. Túpac Amaru 3490 - Lima / Lima / Carabayllo 4. Calle Chinchon 886 - Lima / Lima / San Isidro 5. Jirón Aguilar 363 - Huánuco / Huánuco / Huánuco 6. Jirón 28 De Julio 639 - Huánuco / Huánuco / Huánuco 7. Jirón Bolognesi 331 - Huánuco / Pachitea / Panao 8. Carretera Panamericana Norte 797 - La Libertad / Ascope / Paijan 9. Jirón San Pedro 417 - La Libertad / Ascope / Paijan 10. Av. Luis De La Puente Uceda 365 - La Libertad / Julcan / Julcan 11. Av. Cesar Vallejo 304 - La Libertad / Trujillo / Trujillo 12. Av. Cesar Vallejo 244 - La Libertad / Trujillo / Trujillo 13. Av. Víctor Raúl 355 - La Libertad / Viru / Chao 14. Calle Independencia y Panamericana norte Sn - La Libertad / Viru / Viru 15. Calle Iquitos 337 - San Martin / Bellavista / Bellavista 16. Av. Cajamarca Sur 202 - San Martin / Rioja / Nueva Cajamarca 17. Av. Paseo de la Bandera 328 -Tacna / Tacna / Alto De La Alianza

Ubicación de las sucursales en los distintos departamentos del Perú

7.43. DESCRIPCIÓN

PROCAMPO es una empresa que se dedica a la venta agroquímicos y fertilizantes para la agricultura. Es una empresa privada que llego a nuestra localidad desde hace 6 años y que cuenta con varios locales o filiales en todo el país, siendo la oficina Central en Lima Metropolitana.

7.44.14. Descripción del localCada uno de los locales a nivel nacional no tienen una propiedad adquirida o comprada, en otras palabras, sus locales donde se establecen son alquilados con el propósito de que si el mercado no reacciona como se espera, optarían por el traslado a otra ciudad. Por suerte, la demanda de sus productos es buena para el desarrollo de la empresa en la actualidad. * Las dimensiones del local donde se establece “PROCAMPO HUACHO S.A”. son de 10 x 25 metros cuadrados, un espacio regular pero no suficiente que cuenta con un almacén.

* Esta elaborado con material noble y tiene conexiones eléctricas en muy buen estado, aprobados por Defensa Civil.

* Local no es lo suficientemente grande como para poder almacenar los grandes sacos de productos químicos como la urea y que se encuentran expuestos al medio en donde laboran los trabajadores.

7.44. DE LOS PRODUCTOS OFRECIDOS

Como lo mencionamos anteriormente, PROCAMPO Huacho se dedica a la venta de productos químicos para la agricultura. A continuación, le brindamos la descripción de cada una de los productos que comercializan. 7.45.15. FERTILIZANTES.Fertilizantes, sustancias o mezclas químicas naturales o sintéticas utilizadas para enriquecer el suelo y favorecer el crecimiento vegetal. Las plantas no necesitan compuestos complejos, del tipo de las vitaminas o los aminoácidos, esenciales en la nutrición humana, pues sintetizan todos los que precisan. Sólo exigen una docena de elementos químicos, que deben presentarse en una forma que la planta pueda absorber. Dentro de esta limitación, el nitrógeno, por ejemplo, puede administrarse con igual eficacia en forma de urea, nitratos, compuestos de amonio o amoníaco puro.Los fertilizantes son productos químicos naturales o industrializados que se administran a las plantas con la intención de optimizar su crecimiento.Existen dos tipos de fertilizantes que son:

• Fertilizantes naturales (orgánicos). Existe una gran variedad, desde guano de animales, cenizas de maderas y los lombricompuestos. El guano fresco no es aconsejable para las raíces. Estos fertilizantes no sólo aportan nutrientes para las plantas, también mejoran el suelo.

• Fertilizantes químicos (inorgánicos). Son preparados industrialmente, se fabrican mediante procesos químicos o mecánicos. Aplicados en las dosis justas, son asimilados rápidamente por las plantas y los resultados quedan a la vista. No aportan humus al suelo. No reemplazan a los fertilizantes naturales pero ayudan a equilibrar los elementos nutritivos.

En el tema de los fertilizantes esta empresa vende los fertilizantes inorgánicos o químicos, pues los fertilizantes orgánicos o naturales son elaborados por los mismos agricultores orientados por profesionales en su mayoría de la UNJFSC.

7.45.16. AGROQUÍMICOS.

En este grupo se encuentran los siguientes productos:

* INSECTICIDAS.

Un insecticida es un compuesto químico a base de sustancias expulsadas por animales, utilizado para matar insectos, mediante la inhibición de enzimas vitales. El origen etimológico de la palabra insecticida deriva del latín y significa literalmente matar insectos. Es un tipo de biocida.

Los insecticidas tienen importancia para el control de plagas de insectos en la apicultura o para eliminar todos aquellos que afectan la salud humana y animal.

En el lenguaje cotidiano este término se utiliza para referirse a los productos que tienen la propiedad de matar insectos y de una forma restringida a las suspensiones en botes de aerosol, o como una crema para aplicación.

Características de los insecticidas.

Gran especificidad. El producto solo afecta al organismo aplicado, dejando indemnes al resto de seres vivos y al medio ambiente.

* Baja toxicidad en humanos. El producto reviste un riesgo bajo tanto para sufrir intoxicaciones agudas como a exposiciones a bajas dosis. * Baja dosis letal. El insecticida es efectivo con poca cantidad.

* Bajo costo. El producto tiene que ser barato de bajo costo.

* De Característica latente El insecticida permanece en el lugar durante un período de tiempo matando a todo lo que se cruza.

Obviamente estas características raramente están presentes en un mismo producto.

Utilidad.Los insecticidas son usados en diferentes campos, pero en mayoría son usados en: Agricultura, Ganadería, Veterinaria, Medicina, Control de plagas

EFECTOS SECUNDARIOS EN LAS PERSONAS.

Se ha demostrado que el contacto extendido del ser humano con insecticidas puede producir indigestión, dolores de cabeza, vómitos, manchas en la piel y dolor en los ojos. También puede ocasionar reacciones alérgicas.

* FUNGICIDAS.

Los fungicidas son sustancias tóxicas que se emplean para impedir el crecimiento o para matar los hongos y mohos perjudiciales para las plantas, los animales o el hombre. Como todo producto químico, debe ser utilizado con precaución para evitar cualquier daño a la salud humana, de los animales y del medio ambiente. Se aplican mediante rociado, pulverizado, por revestimiento, o por fumigación de locales. Y para tratamientos de otros materiales como madera, papel, cuero, etc., se aplican mediante impregnación o tinción. Otra forma de administrarse, es a modo de medicamentos (ingeridos o aplicados), en tratamiento de enfermedades humanas o animales. La mayoría de los fungicidas de uso agrícola se fumigan o espolvorean sobre las semillas, hojas o frutas para impedir la propagación de la roya, el tizón, los mohos, o el mildiu (enfermedades de las plantas). Tres enfermedades graves causadas por hongos que hoy pueden ser combatidas por medio de fungicidas son la roya del trigo, el tizón del maíz, y la enfermedad de la papa.

EFECTOS SECUNDARIOS EN LAS PERSONASEstas sustancias tóxicas son ampliamente tóxicas y dañinas para el ser humano en una constante exposición con el medio por eso e s necesario que estos productos se encuentren en lugares apropiados como en un almacén

* HERBICIDAS.

Un herbicida es un producto fitosanitario utilizado para matar plantas indeseadas. Los herbicidas selectivos matan ciertos objetivos, mientras preservan la cosecha

relativamente indemne. Algunos actúan interfiriendo con el crecimiento de las malas hierbas y se basan frecuentemente en las hormonas de las plantas. Los herbicidas utilizados para limpiar grandes terrenos no son selectivos y matan toda planta con la que entran en contacto.

1. Clasificación

No existe un solo sistema de clasificación de los herbicidas. Los diferentes sistemas se basan en criterios muy dispares, como su naturaleza química, su mecanismo de acción o su toxicidad. No obstante, podemos dividirlos en:

* Herbicidas residuales: Éstos se aplican al suelo, sobre la tierra desnuda y forman una película tóxica que controla la nacencia de las malas hierbas al atravesarla durante su germinación. Dos aplicaciones al año de Herbicidas residuales pueden ser suficientes para mantener un suelo limpio de malas hierbas anuales que nacen de semilla. Normalmente no son activos sobre especies perennes que rebrotan a partir de rizomas, estolones o bulbillos; sí lo son en cambio si la mala hierba nace de semillas (Ej.: Terbutilazina).

* Herbicidas sistémicos: Se aplican sobre la planta, que absorbe el producto controlándola hasta la raíz, al ser trasladado hasta ésta mediante el floema (Ej.: Glifosato).

* Herbicidas selectivos: Son aquellos herbicidas que respetando el cultivo indicado (por ejemplo, la papa) matan las malas hierbas, o al menos, un tipo de malas hierbas (por ejemplo, la metribuzina). * Herbicidas de Pre-emergencia: Son herbicidas que se aplican antes de la nacencia del cultivo.

* Herbicidas de Post-emergencia: Son herbicidas que se aplican después de la nacencia del cultivo.

* ABONOS FOLIARES.

Los abonos foliares son aquellos abonos que se encargan de dar crecimiento, desarrollo, floración y fructificación a las plantas aplicadas. Es un abono de complemento que ayuda a las plantas a desarrollarse completamente en un corto tiempo, de esta manera cuando se llegue a la etapa de fructificación se consiga las frutas más perfectas y en buen estado del agricultor.

Existen diversos abonos foliares por lo que se puede aplicar a cada una de las etapas de desarrollo de la planta y que evitan el desarrollo de malezas en la planta.

7.45. LABORATORIOS Y OTRAS EMPRESAS.

Todos los productos que posee la empres provienen de distintos laboratorios químicos en el país y también del extranjero que los provee a cada una de las tiendas a nivel nacional. Aquí mencionamos a los principales: * BASF

* BAYERN * FARMAGRO * FARMEX S.A. * NEOAGRUM * FERTITEC * SERFICE

De todos ellos, FARMAGRO y FARMEX S.A. son los únicos laboratorios que son nacionales y principales proveedores de sus productos químicos, mientras que los demás son transnacionales.

7.46. DATOS INFORMATIVOS.

7.47.17. Régimen Jurídico

Las actividades de la empresa están respaldadas por los decretos del ISO- 14001 de INDECOPI, una ley que establece el cuidado de la salud pública y ambiental, aprobados respectivamente.

7.47.18. Datos de la Empresa Sede Central Razón Social | PROCAMPO SA | Nombre Comercial | PROCAMPO SA | Ruc | 20268784625 | Tipo De Empresa | Sociedad Anónima | Gerente General | Bordes Jean Philippe Zacharias | Directores | Rojas Rojas Juan AlbertoAvalo Gutiérrez Jorge Eduardo | Contador General | Rodríguez Pino Francisco Luis | Vigencia De La Empresa | Activo | Actividad Económica | Venta mayorista de otros productos | Inicio De Actividades | 01-07-1995 | Marca De Actividad Comercio Exterior | Importador | Dirección Completa | Cal. Calle Chinchon Nº 886 | Referencia De Vía | Rivera Navarrete Y Juan De Arona | Ubicación Geográfica | Lima / Lima / San Isidro | Fax | - | Teléfonos | 5611595 | | |

7.47.19. DATOS DE LA EMPRESA SEDE HUACHO

Nombre : PROCAMPO Huacho S.A.Dirección : Jirón Francisco Rosas 208 Jefe : CPC. Rafael Vellón Gonzales.Asistente : Sr. Carlos Paredes Vallejo.Teléfono : 2375023Horarios de Atención : Lunes a Viernes 8:30 AM – 01:00 PM

3:30 PM – 07:00 PM

Sábados 8:30 AM – 12:30 PM

3:30 PM – 06:30 PM

Distrito : HuachoProvincia : HuauraDepartamento : Lima

7.47. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE “PROCAMPO S.A”

ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONALOFICINA DE ADMINISTRACIÓNUNIDAD DEPERSONALUNIDAD DEECONOMIAUNIDAD DELOGISTICAUNIDAD DE SERVICIOS GENERALES Y MANTENIMIENTOUNIDAD DEUNIDAD DE SEGUROS

OFICINA DE PLANEAMIENTO ESTRATEGICODE LA CALIDAD DIRECCION EJECUTIVAUNIDAD DE CONTROL EXTERNOESTADISTICA E UNIDAD DE GESTIONUNIDAD DE ASESORIA JURIDICAINFORMATICAA

7.48. Sede Huacho.

7.49. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE “PROCAMPO HUACHO S.A”

7.50. OBJETIVOS.

* Crecer como empresa y apuntar a ser una de las mejores tiendas de distribución de insecticidas a nivel nacional.

* Orientar al agricultor al realizar sus actividades agrícolas, apoyándolos con todos los medios posibles que cuenta la empresa.

* Optimizar la Gestión Comercial en la Facturación, Cobranzas y Atención al Cliente.

* Brindar las facilidades de pagos a aquellas personas que no cuentan con los medios necesarios para contar con sus servicios.

* Mejorar la eficiencia en la Gestión Comercial.

* Capacitar a todos los trabajadores de la empresa para que mejoren la calidad de atención.

* Preservar el medio ambiente en cada una de las localidades en donde se encuentra esta empresa.

* Invertir en ejecuciones u obras que mejoren la calidad del cliente.

7.51. MISIÓN Y VISIÓN.

7.52.20. MISIÓN.

Somos una empresa de prestigio a nivel nacional, Brindamos a nuestros clientes soluciones para la producción agrícola, también se preocupa por sus clientes, brindándoles todas las posibilidades para acceder y formar parte de esta familia que día a día va creciendo gracias a la confianza de cada uno de sus clientes y asociados.

7.52.21. VISIÓN.Ser Líderes en el mercado de producción agrícola, con presencia a nivel nacional que disponga por proporcionar una calidad de atención excelente a sus clientes

7.52. FILOSOFIA EMPRESARIAL

PROCAMPO Huacho es una empresa actualmente estable, lo cual sus ingresos mensuales se realizan con normalidad y las ventas de sus productos es relativamente activa.

La administración de los recursos Humanos está orientada a lograr personal motivado, con auto superación, autoestima, con éxito personal y profesional, auto gerencia y relaciones interpersonales orientadas a lograr objetivos y metas sobre la base de trabajo en Equipo.

El suministro o distribución de sus productos se realiza constantemente, pues entre las filiales que existen en la región existe una comunicación mutua que les permite equilibrar tanto el exceso y como la falta de un determinado producto en cada uno de ellos.

El Buen trabajo que realizan cada uno de sus empleados, se refleja en la buena administración y manejo a la hora de promocionar los productos, pues debemos reconocer que si existe un mal manejo de todo esto, provocaría un gran problema para toda la empresa.

Los trabajadores en conjunto brindan a los clientes un servicio de calidad orientado a satisfacer sus reclamos complementariamente, explotando al máximo nuestras potencialidades, fortalezas y conocimientos estratégicos con ventajas competitivas. Y compartimos plenamente la Misión, Visión y practicamos la presente filosofía empresarial para una mejora continua en nuestro accionar, basados con una filosofía de

productividad con calidad y excelencia. Actuamos con justicia, equidad y ética, responsabilidad y compromiso permanente con nuestros clientes y la empresa.

Aquí, tenemos en mente de que el cliente siempre tiene la razón y todo lo que el cliente exige se le otorga sin ningún defecto para que este satisfecho con el servicio y atención otorgada en este lugar.

7.53. SERVICIOS QUE OFRECEPROCAMPO, además de vender sus productos, ofrece el servicio de básica a los agricultores, en la orientación en cada una de las etapas que se emplean para realizar una cosecha o sembrío, en donde los ingenieros agrónomos con los que cuenta la empresa están dispuestos a colaborar con el fin de que el cliente se siente conforme y satisfecho con la atención recibida en la empresa.También ofrece las facilidades para el alquiler de maquinarias para la agricultura, fumigadores de grandes hectáreas de campo por lo que este servicio es gratis por el tipo de cliente que es con respecto al tiempo de convenio o relación con la empresa. 7.54. RECURSOS UTILIZADOS

7.55.22. Recursos Humanos

La tienda cuenta con un jefe que se encarga de la supervisión general de todos los procesos que se realizan en la tienda, así como la venta y compra de los productos y también de las cuentas a créditos que se dan a los clientes de mucho tiempo en la empresa.

Todas estas actividades están complementadas y apoyadas por el trabajo del asistente, por lo que facilita el trabajo del jefe en la empresa y en muchas ocasiones ocupa este cargo cuando el superior esta fuera de trabajo por vacaciones o por algún motivo personal.

La cantidad de personal que cuenta esta empresa en Huacho es poca, pues en algunas ocasiones hay ingenieros vienen de diferentes lugares, y que también trabajan para la empresa, que supervisan o evalúan a los empleados de las filiales y que se quedan por un periodo corto.

Nombre | Descripción | Responsabilidades | CPC. Rafael Vellón Gonzales | Jefe General | * Controlar cada uno de los procesos que se realizan en la empresa. * Cumple las funciones de cada una de las áreas de la tienda. * Informar constantemente a la oficina central de lo que sucede en la tienda. | Lic. Carlos Paredes Vallejo. | Asistente | * Apoyar en todas las actividades dentro de la empresa. * Buscar la especialización en una de las áreas de la empresa. |

7.55. RECURSOS TECNOLÓGICOS.

* Se cuenta con dos ordenadores repotenciados que trabajan óptimamente para registrar todos los datos.

* Además hay una cámara de vigilancia que es manejada desde la oficina central y a veces también por el mismo jefe de tienda.

* Sus computadores utilizan el software libre, un sistema operativo Windows XP con sus respectivas licencias, trabajando bajo procesadores Core 2 Duo.

* Cuenta con etiqueteras e impresoras.

* Sus ordenadores están conectadas a internet.

* Un Programa que actualmente registra todo lo que la empresa realiza y que fue elaborado por el lenguaje de programación de Borland C++ 6.0, es decir, un software basado en comandos DOS.

7.56. RECURSOS ECONÓMICOS.

* PROCAMPO está actualmente estable en lo que es el capital de trabajo, gracias a la venta de sus productos.

* Para cuidar el capital que tienen, la empresa se cuida de los créditos que se otorga y que a veces suele ser algo en desventaja para la empresa.

* Aquellos clientes que no pagan sus respectivos créditos, significa una gran pérdida a futuro de sus ingresos, para eso se cuidan de estos casos mediante un garantía que debe dejar o estipular el cliente para que la tienda no caiga en el declive económico.

* Además, cada año se hace presupuestos, especialmente en el fin de año para controlar y vigilar el capital financiero.

7.57. ROCESO DE ACTIVIDADES.

Aquí mencionaremos algunos de los procesos que se realizan dentro de la empresa, acompañados respectivamente por un diagrama donde se ilustra los pasos respectivamente.

7.58. VENTA DE PRODUCTOS.

La empresa cuenta con grandes cantidades de productos químicos y semillas para la agricultura. El modo de venta hacia el cliente se puede realizar de 2 maneras: Al contado y a crédito.

* Para realizar una venta al contado se realiza de la siguiente manera: un cliente llega a la tienda por un determinado producto, consulta con el vendedor con respecto al precio y si le convence compra el producto; el cliente paga en efectivo y el vendedor le otorga el determinado recibo de compra, un proceso para un cliente cualquiera y normal. * Para realizar una venta a crédito se efectúa de la siguiente manera: un cliente desea adquirir una cierta cantidad de productos pasando del ciento de unidades, entonces el cliente solicita un pedido de crédito con facilidades de pago. La empresa para otorgar el crédito, primero evalúa al cliente si no tiene antecedentes en la empresa, es decir, si ya es un cliente que anteriormente a efectuado prestamos o es un cliente nuevo, en todo caso si es cliente nuevo, la empresa lo investiga con respecto a sus ingresos para

asegurarse de que pueda pagar lo que demanda. Si es aceptado le otorgan el crédito al cliente con una factura por pagar.

7.59. GESTIÓN ALMACÉN

Toda filial puede comunicarse entre sí para hacer una reserva de producto para dicho local. El proceso es el siguiente: Supongamos que el local que se encuentra en Barranca le falta cierta cantidad de unidades de fertilizantes para poder completar su almacén, y que a la vez un cliente ha venido por dichos productos pero se da con la sorpresa de que la tienda tiene solo algunos, faltándolos para completar el pedido. La tienda de Barranca informa, en este caso a la de Huacho (por estar más cerca), de que necesita cierta cantidad de fertilizantes para completar una venta; la tienda de Huacho hace la reservación correspondiente de ciertos productos y a la vez crea un informe de salida de estos productos describiendo la razón de los mismos.

Los productos son enviados a su destino y en Barranca son recibidos y a la vez registrados mediante un recibo de ingreso de estos productos. De esta manera, la empresa completa la cantidad de unidades que se van a vender y se genera el proceso de venta explicado anteriormente.

De lo contrario, si la tienda de Huacho no cuenta con el producto requerido o solicitado, se efectuaría la venta del producto con lo que se tenga, pero eso ya depende de la decisión del cliente. Se informa a la central mediante un email la situación y se solicita el abastecimiento del producto escaso.

7.60. COBRO DE DEUDAS Y PROCESOS DE PAGOS.

El proceso de Cobros y pagos de facturas se realiza mediante el control e informes de estado de cada uno de los clientes. El cliente bien paga por el banco mediante una cuenta corriente a nombre de la empresa (si es una suma demasiada alta) o sino en el mismo establecimiento de la sucursal (si son sumas pequeñas).

En ambos casos, se efectúa este proceso mayormente cuando el tipo de compra es a crédito, donde la decisión de un pronto pago llevaría a un descuento por parte de la empresa y una creación de cuenta corriente en la misma.

Cuando decimos que se crea una cuenta corriente al cliente en la misma empresa consiste en que el cliente que solicita crédito (después de haber sido investigado y cumplir con algunos requisitos), se le crea una cuenta de un determinado monto para sacar en productos; este monto puede variar de acuerdo a las posibilidades económicas del cliente.

EJEMPLO:

El Sr Juan Pérez llega a la tienda de Huacho para adquirir una cierta cantidad de insecticidas para su chacra, pero desea que la empresa le otorgue un crédito para poder efectuarlas. La empresa le informa al cliente de que tiene que cumplir con ciertos

requisitos para poder otorgarle el crédito, como por ejemplo: un recibo que justifique sus ingresos y la cantidad que recibe mensualmente, además si tiene una pequeña o micro empresa donde realice sus actividades agropecuarias; siendo el primer requisito la más importante.

De hecho que la empresa también investiga por su propia cuenta todo acerca del cliente, como la relación que tiene con otras distribuidoras y si tiene o no antecedentes que perjudiquen su crédito como deudas a otras empresas que aun no han sido canceladas. Después de cumplir con todos los requisitos, el cliente ha sido aprobado para otorgarle su préstamo bajo una cierta cantidad valorizada en soles.

La mayor cantidad limite valorizada es de 20,000 soles y la mínima es de 1,500 soles.

7.61. ANÁLISIS FODA DE LA EMPRESA.

Matriz FODA| Factores Internos(Controlables) | Factores Externos(No Controlables) | Fortalezas. * Convenio con distintos laboratorios químicos. * Prestigio de la empresa a nivel nacional. * Preferencia de los clientes. * Un buen estado Económico. * Variedad de productos (fertilizantes, herbicidas, fungicidas, etc.) para satisfacer las demandas del agricultor. * Disponibilidad de productos a tiempo. * Personal altamente calificado para la atención de sus clientes. | Oportunidad. * Las tierras de la costa no son productivas sin ningún tipo de medicamento. *

Análisis de la zona (clima) para asesorar a los clientes en su producción. * Demanda en el mercado agrícola ya que el producto ofrecido es necesario para

cada tipo de producción. * Implementación de nuevos equipos que van a la vanguardia con la tecnología actual. | Debilidad * Infraestructura inadecuada para el almacenamiento de productos y ajena a la organización. * Dentro de la misma empresa los trabajadores están limitados a cierto tipo de información acerca de la empresa. * La acumulación de trabajo en un solo trabajador, debido a la escasez de los mismos. * La necesidad de contar con un medio de transporte exclusivo de la empresa para el abastecimiento de sus productos. * El rendimiento por parte del software y hardware es ineficiente. | Amenazas. * Cambio Climático, a veces suele ser desfavorable para los agricultores. * Desastres naturales, plagas como factor que disminuye la demanda de Mercado. * La incursión en el mercado de diversas empresas que se dedican al mismo negocio, es decir, la libre competencia. * Inseguridad del ambiente (en especial robos). |

VII. Capítulo III.Principales problemas y soluciones mediante la Metodología de Sistemas Blandos

8.62. ESTADIO 1: SITUACIÓN NO ESTRUCTURADA.

PROCAMPO HUACHO S.A.

Como ya lo hemos mencionado anteriormente, PROCAMPO HUACHO es una tienda que se dedica a la venta de productos químicos para la agricultura como insecticidas,

fungicidas, abonos, etc., y que buscan la satisfacción del agricultor apoyándolo en todo sentido.

Uno de los objetivos o misiones que tiene PROCAMPO es crecer como empresa, pero como en toda organización existen obstáculos que dificultan el cumplimiento o ejecuciones de las mismas. De hecho uno de sus principales problemas es que no cuentan con un sistema de información que ayude en el soporte de toma de decisiones correctas para un buen uso y optimización de los recursos, disminución de gastos e invertir más en su un nuevo sistema de información.

Una empresa que sea capaz de afrontar de manera correcta sus problemas a base de una información adecuadamente organizada, tiene siempre la ventaja sobre los demás empresas que no tienen organizada su información. Por tal motivo, nos vemos obligado a estudiar los casos problemáticos por los que actualmente pasa la empresa y plantear soluciones para controlarlos mediante el método de sistemas suaves.

A continuación, se describirá los problemas por el que la empresa está atravesando hoy en día, para luego fomentar sus soluciones mediante un nuevo sistema de Información.

* Sistema de información simple y poco eficiente, pues no ayuda a la toma de decisiones. Además, la integridad y seguridad de la información no está realmente asegurada, pues su base de datos es relativamente pequeña o minúscula.

* Sistema de información que no puede albergar grandes cantidades de información.

* No hay una adecuada departamentalización de sus áreas.

* El número de trabajadores es poca(2 trabajadores), en donde la acumulación de trabajo en una persona es muy alto.

* Infraestructura inadecuada para el desempeño total de sus trabajadores y sin un buen almacén con requisitos mínimos ambientales para el establecimiento de sus productos.

* La administración de su caja chica no es la adecuada, pues su manejo se da manualmente y existe la posibilidad de fuga de dinero.

* La distribución de información por parte de la central hacia sus trabajadores es mínima, teniendo como consecuencia el desconocimiento de los mismos acerca de su empresa.

* No cuenta con un transporte propio para la distribución de productos a todos las filiales del país.

* No cuenta con un personal de seguridad que permita vigilar la integridad de los trabajadores y prevenir casos de asaltos y otras cosas.

* No cuenta con un servicio de transporte para la atención de los clientes al lugar en donde lo soliciten.

* Necesita de un especialista (Ingeniero Agrónomo) para la orientación al cliente.

* El sistema no tiene un registro de cliente para futuros beneficios.

8.63. ESTADIO 2: SITUACIÓN ESTRATÉGICA DE MANERA ESTRUCTURADA. (CUADRO PICTOGRÁFICO) PASADO | PRESENTE | FUTURO | * Estudio de la posibilidad de establecer un sucursal en Huacho. | * PROCAMPO tiene una sucursal en Huacho | * Ser la tienda mas comercial en la ciudad y conocida por la mayoría de agricultores | * Local alquilado, demasiado pequeño e insuficiente para almacenar productos.

| * Local alquilado relativamente mas grande pero aún con espacio pequeño para almacén | * Contar con locales propios, extensos y apropiados para este tipo de negocio, el desempeño de los trabajadores y almacén de pro ductos. | Aplicación Pequeña para registros básicos. | * Sistema de Información limitado.

| * Implantar un sistema de información integral y seguro, eficiente para la toma d e decisiones. | * Un trabajador se encarga de todas las funciones en la empresa | * Dos trabajadores laboran en la tienda y un supervisor que llega cada dos meses | * Contar con un mínimo de tres o cuatro trabajadores en total para una mejor distribución del trabajo. | * No existe una división por áreas de la empresa | * Se establece un organigrama con áreas determinadas teóricamente mas no realment e. | * Tienda divididas en áreas para un mejor procesamiento de información. | * Los productos están expuestos al medio donde laboran los trabajadores y clientes.

| * Producto regularmente ordenados en un almacén pequeño sin condiciones de salubridad | * Almacenar los productos químicos en lugares apropiados (almacenes) y con la debida medida de salubridad. | * Una sola computadora para registrar las operaciones | * Equipos repotenciados y compra de una computadora adicional | * Contar con equipos eficientes para transacciones, reportes, almacenamiento y todo tipo de documento que brinde información acerca del negocio. | * Trabajadores con conocimientos básicos en ofimática | * Capacitación de trabajadores para operaciones básicas | * Contar con trabajadores altamente capacitados para el desarrollo de sus funciones vinculados al sistema de información

|

8.64. ESTADIO III: ELABORACIÓN DE DEFINICIONES BÁSICAS

E. PRIMERA DEFINICIÓN BÁSICA (PERSONAL: JEFE DEL SISTEMA DE INFORMACION)

Enunciado:Para tener una mejor gestión de la información se debe de añadir nuevas funciones al sistema de información. Para administrar mejor los recursos, tomar buenas decisiones y para permitir el registro de cliente. ANÁLISIS CATWOE

C: Jefe de Ventas, Asistente, Cliente.

A: Jefe de Ventas, Gerente General de la Empresa.

Implementar nuevas funciones al sistema de información. Sistema de información restringido y limitado.Y sin capacitación

Nuevo sistema de información eficiente adecuado a las necesidades de PROCAMPO.

T:

W: Que el gerente general apruebe la implementación del nuevo sistema de información para un mejor desempeño de la funcionalidad.

O: Gerente General, Jefe de Ventas.

E: Recursos Económicos, Jefe de Ventas.

F. SEGUNDA DEFINICIÓN BÁSICA(PERSONAL:USUARIO)

Enunciado:Es necesario que la empresa PROCAMPO contrate mas personal y a la vez dividirlo por áreas para reducir la acumulación de trabajo, con el apoyo de mejores maquinas que sean eficientes como apoyo, para el desarrollo o desempeño de sus funciones.

ANÁLISIS CATWOE

C: Jefe, Asistente.

A: Jefe de Sucursal, Área de Recursos Humanos.

Gestión de contratación de personal.

Sucursal con personal escaso.

Sucursal con más personal dividido por áreas.

T:

W: Que la oficina de recursos humanos de la sede central evalué la contratación del personal para que posteriormente el gerente general apruebe la contratación.

O: Gerente General

E: Recursos Económicos.

G. TERCERA DEFINICIÓN BÁSICA(PERSONAL:CLIENTE)Enunciado:

Que la empresa PROCAMPO contrate mas trabajadores para una mejor atención a sus cliente, como la orientación por parte de un especialista, contar con un servicio de transporte hacia el lugar en donde se solicite y que ofrezca una mejor promoción para aquellos que ya han venido comprando a la empresas.

ANÁLISIS CATWOE

C: Clientes, Empresa.

A: Jefe de Sucursal, Área de Recursos Humanos.

Mejorar el servicio hacia el cliente por parte de los trabajadores.

Regular servicio al cliente.

Brindar mejores servicios al cliente.

T:

W: Que tanto el jefe de la sucursal y los nuevos trabajadores tomen mecanismo para contrarrestar las deficiencias en la atención al cliente.

O: Jefe de Sucursal, Área de Recursos Humanos, Gerente.

E: Recursos Económico, Cultural.

H. CUARTA DEFINICIÓN BÁSICA(EQUIPO DE TRABAJO)

Enunciado:Conseguir un nuevo local que sea apropiado para el desempeño y la organización de las funciones (por oficinas), además de contar con un buen almacén para el depósito correcto y adecuado de los productos.

ANÁLISIS CATWOE

C: Personal, Cliente, Empresa.

A: Logística, Gerente.

Solicitar un local adecuado y otros bienes.

Infraestructura inadecuada para el mejor desempeño del personal.

Sucursal con un local adecuado para la atención al cliente.

T:

W: Que tanto logística como el gerente general den su aprobación para contar una nueva infraestructura.

O: Logística, Gerente General.

E: Recursos Económicos.

8.65. ESTADIO IV: MODELOS CONCEPTUALES. e) Primer Modelo Conceptual. (Sistema de Información)

Sistema de información ineficiente sin funciones agregadas

3. Análisis de Pre-factibilidad y análisis de riesgos1. Solicitar la creación de un sistema de información al departamento de Informática.

4. Poner a prueba el sistema de Información.5. Capacitar al personal que usara el SI, para que pueda trabajar con el.

3. Empezar el desarrollo del SI.2. Identificar los principales problemas para obtener los requerimientos del sistema.6. Implementar el SI en toda la Empresa

Sistema de Información adecuado con nuevas funciones agregadas

f) Segundo Modelo Conceptual.(Personal: Usuario)

Sucursal con más personal dividido por áreas.

Recursos Humanos efectúa la contratación de nuevo personalEl Gerente Aprueba la solicitud.Análisis de los recursos para contar con la contratación.Sucursal con personal escaso

La solicitud es enviada al gerente general

Solicitar Personal a la sede Central

Recursos Humanos Evalúa la solicitud enviada.

g) Tercer Modelo Conceptual. ( Clientes)

Ejecución de las estrategias establecidas al servicio.Establecer nuevas estrategias de servicio a los clientes

Brindar mejores servicios al cliente.Solucionar el problema con la contratación de personal para la atención al cliente.Evaluación por parte del jefe de la sucursal sobre las necesidades del cliente

Informe de la insatisfacción de servicio al jefe de SucursalRegular servicio al cliente

h) Cuarto Modelo Conceptual. (Equipo de Trabajo).

Gerente General aprueba la solicitud

Sucursal con un lugar adecuado para la atención al cliente.Alquiler o compra de un nuevo local y bienes para el servicio

Análisis de las necesidades de la sucursalAnálisis de los recursos para una posible solución del plan.Infraestructura inadecuada para el mejor desempeño del personal.

Logística evalúa la solicitud recibidaEl jefe de sucursal envía una solicitud de nuevo local y bienes a la sede central

8.66. COMPARACIÓN ENTRE LA ETAPA 2 VS 4. Actividad | Existe o no Existe | Como se hace | Medidas de rendimiento

| Cambios Factibles y deseables | Comentarios | Rediseñar Sistema de Información | NoExiste. | No existe procedimiento | Contar con el equipo tecnológico necesario y recursos. | Mejor manipulación de la información para la administración de la tienda. | Es necesario contar con un tipo de sistema de información como la establecida. | Contratación de personal para el trabajo interno | No existe | Actualmente no existe procedimiento | Altamente Capacitados para el manejo de un sistema de información.Tener buenas ideas. | Disminución de la acumulación de trabajo, estableciéndoles por áreas. Mejor distribución de la información. | La tienda necesita más personal para facilitar el trabajo interno. | Mejorar Atención al Cliente | Si existe, pero parcial | Trato directo con el cliente, facilitando la obtención de créditos. | Contar con personal con conocimientos de marketing y preferencias del cliente, además de atender más clientes. | Mejorar el servicio mediante grandes promociones y descuentos. Considerar aun cliente como preferencial o de la empresa. | Mejorar la atención al cliente siempre es necesario para el reconocimiento de la empresa en el mercado. | Contar con una nueva infraestructura. | No existe | No existe procedimiento | Local con un espacio amplio y ventilado para la empresa | Mejor desempeño de los trabajadores y distribución por áreas.Almacén más amplio para los productos con ciertas condiciones de salubridad. | La exigencia y las condiciones de trabajo por los que se encuentran los trabajadores influyen en el desempeño de cada uno de ellos. |

8.67. ESTADIO VI Y VII: CAMBIOS FACTIBLES Y DESEABLES.

CAMBIOS | FACTIBILIDAD CULTURAL | DESEABILIDAD SISTEMÁTICA|

1. Establecer Nuevo Sistema de Información. |

Un nuevo Sistema de información ayudaría a mejorar la administración de la información. | Incrementar sus ingresos y optimizar recursos mediante la toma de buenas decisiones.

| 2. Contratar más personal. | Contar con más personal ayudaría a disminuir la acumulación de trabajo en un solo empleado. | Mejor distribución de la información en cada uno de los trabajadores, estableciéndolos por áreas. | 3. Mejorar la atención al cliente. | Con mas personal, la atención al cliente seria mas rápida y eficiente. Además de establecer promociones como descuentos al cliente. | Clientes satisfechos con el servicio otorgado.Buena imagen de la empresa en cada uno de ellos. | 4. Mejorar la infraestructura. | El local con que se cuenta no es los suficiente o adecuado para el desempeño de sus trabajadores y almacenamiento de sus productos. | Mejorar la organización de la sucursal, buenas condiciones de trabajo y almacenar correctamente los productos. |

VIII. Capitulo IV.Rediseño del Sistema de Información.

9.68. REDISEÑO DEL SISTEMAS DE INFORMACION “PROCAMPO HUACHO S.A”

El Rediseño del sistema de información de PROCAMPO HUACHO S.A, es migrar de un S.I Transaccional a un S.I Administrativo , de acuerdo a las necesidades de los usuarios .El Rediseño del S.I incluirá algunos cambios como: * Establecer Una Nueva organización en la sucursal, lo cual Influirá en agregar , eliminar o fusionar oficinas y departamentos para una mejor administración de la empresa. Por eso que mas adelante, definiremos un nuevo organigrama que estará constituido por nuevas áreas y oficinas, como producto de nuestra implantación del nuevo sistema de información. * Mejorar la distribución de Información en cada una de las áreas de la organización . * Mayor capacitación a los usuarios en el proceso de cambio DIRECTORIOORGANO DE CONTROL OPERATIVOOFICINA DE INFORMÁTICAOFICINA DE ORIENTACION AL CLIENTEUNIDAD DE TRANSPORTES Y SERVICIOSDEPARTAMENTO DE CREDITOUNIDAD DE ECONOMÍA Y GESTION DE RECURSOSADMINISTRACIONORGANIGRAMA PROPUESTO PARA PROCAMPO HUACHO S.A

9.69. DESCRIPCION Y FUNCION DE LAS ÁREAS DEL NUEVO ORGANIGRAMA.

A.- DIRECTORIO.Es el área donde se encuentra el director de la sucursal. Sus funciones son: * Establecer la visión, misión y objetivos estratégicos de “Procampo huacho S.A” en concordancia con la sede central y lograr el compromiso del personal para alcanzarlos. * Lograr la mejora continua de los procesos organizacionales enfocados en los objetivos de los usuarios y conducir las actividades de implementación y/o mejoramiento continuo. * Gestionar los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos para el logro de los objetivos institucionales y el funcionamiento del Hospital. * Actuar como intermediario entre la sucursal y la sede central, con el apoyo del órgano de control operativo.

B.- ORGANO DE CONTROL OPERATIVO.Es aquella oficina que se encarga de la supervisión y control de todos los procesos que se desarrollan dentro de la empresa. Sus funciones son: * Servir de apoyo para la gestión del jefe de sucursal en la toma de decisiones y sus demás responsabilidades. * También actúa como intermediaria entre la sucursal y la sede central. * Mantener la dependencia técnica y funcional de la Sede Central. * Enviar reportes diarios de operaciones a la central para su posterior análisis.

C.- ADMINISTRACION.

Es la unidad encargada de lograr que la empresa cuente con los recursos humanos, materiales y económicos necesarios, así como del mantenimiento y servicios generales, para el cumplimiento de los objetivos estratégicos y funcionales asignados. Depende del Directorio y cumple las siguientes funciones:

* Proponer las políticas, normas y programación de la gestión y asignación de recursos humanos, materiales y financieros en el marco de la normatividad de las diferentes áreas de la empresa.

* Implementar y mantener el sistema de información del proceso administrativo integrado, en coordinación con la Oficina de Informática de la empresa y la Unidad de Estadística e Informática de la sede Central, a través de las instancias pertinentes, según la normatividad vigente.

C.- DEPARTAMENTO DE CRÉDITOS.Se encarga de evaluar al cliente para poder otorgarle una cuenta corriente de la empresa que le permita comprar a crédito los productos que necesita, previos avales a los que tiene. Esta en concordancia con el departamento de Administración y depende de la misma.D.- UNIDAD DE ECONOMÍA Y GESTIÓN DE RECURSOS.Es aquella unidad que se encarga de velar por la situación económica de la Sucursal y posteriormente en el análisis de recursos para futuras inversiones dentro del margen del mercado. Trabaja en coordinación con el departamento de administración y también

depende directamente de ella. Aquí se encuentran las oficinas de almacén, registros y ventas, etc.E.-UNIDAD DE TRANSPORTES Y SERVICIOS.Es la unidad en donde se controla y se administra todas las rutas de los móviles que van hacer servicio al cliente en el mismo lugar donde lo solicitaron y además de la entrega de sus productos hacia la tienda. Contar con una unidad móvil propio para la distribución de sus productos.F.- OFICINA DE ORIENTACION AL CLIENTE.En esta oficina la empres busca mejorar su atención al cliente, donde sus trabajadores y especialistas en el campo de la agricultura dan numerosos consejos a los clientes con respecto a la situación en que se encuentran, como puede ser el análisis del clima y sus derivados, informar al cliente si sus productos ofrecidos van a variar o no con respecto a los precio(suben o bajan) para que puedan tomar sus precauciones, etc.

Tanto las Unidades de Transporte como la oficina de Orientación al usuario dependen directamente del Directorio.

9.70. FUNCIONALIDADES DEL NUEVO SISTEMA DE INFORMACION PARA CADA UNA DE LAS AREAS

Nuestro Nuevo sistema de Información incorpora nuevas funcionalidades de acuerdo a las necesidades de los usuarios que laboran en cada una de las áreas de la empresa. Funcionalidades que se describirán a continuación a) Directorio.

* Mostrar los reportes de las transacciones diarias, semanales, mensuales y por año, de modo que el jefe de sucursal pueda tomar buenas decisiones para el bienestar de su entorno.

* Aprobar el envío de la información necesaria y recopilada de su sucursal hacia la sede central, en donde se junta toda la información de la empresa a nivel nacional.

* Registrar la información que recibe desde la sede central para la gestión y conocimiento de la situación actual.

b) Órgano de Control Operativo.

* Permitir el acceso a las diferentes aplicaciones que se están ejecutando dentro de la empresa.

* Enviar reportes diarios mediante Kardex sobre los productos hacia el Directorio.

c) Oficina de Informática.

* Administrar la base de datos, así como ingresar y actualizar la información.

* Generar Diversos reportes relacionados a los procesos.

* Controlar el rendimiento de los ordenadores dentro de la sucursal.

* Controlar el acceso de usuarios tanto como de la central y de la sucursal.

* Generar Copias de Seguridad (Backups) de la base de datos.

* Administración de Usuarios.

d) Unidad de Economía y Gestión de Recursos.

* Registrar Ventas * Generar Facturas * Informar productos con stock mínimo * Registrar Ingreso y salida de productos. * Actualizar Almacén * Informar pedidos a la unidad de servicio para la entrega final. * Crear reporte de gastos por servicios de terceros. * Ingresar productos por parte de los proveedores.

e) Departamento de Créditos.

* Generar Nueva Cuenta Corriente al cliente. * Actualizar Cuenta Corriente. * Informar Cobranzas. * Aperturar Nuevos Créditos. * Comprobar estado del cliente. * Borrar Cuenta Corriente. * Conceder descuentos por pronto pago.

f) Unidad de Transportes y servicios.

* Registrar rutas de los móviles. * Ingresar datos de los móviles. * Registrar llegadas y salidas de los móviles. * Actualizar rutas del cliente. * Ingresar datos de conductores. * Actualizar Conductores. * Eliminar y Modificar Conductores. * Actualizar disponibilidad de transporte. * Registrar fallas mecánicas. * Ingresar datos de especialistas. * Registrar fecha y hora de servicios. * Generar reportes de servicios ejecutados y pendientes.

g) Oficina de orientación al cliente.

* Mostrar reporte de estudio del mercado. * Mostrar precios de los productos. * Realizar Cálculos básicos. * Mostrar informe o ficha de créditos. * Imprimir documentos de consulta.

CONCLUSIONES.

Con el presente rediseño del SI de PROCAMPO podemos concluir lo siguiente:

* Un sistema de Información puede ser diseñado mediante las necesidades y utilidades de los usuarios dentro de una organización.

* Un sistema siempre es importante para cualquier organización, porque demuestra como gestionan su información para que en el futuro la empresa cumpla con sus objetivos y crecer en grande.

* Los factores internos y externos forman la parte determinante para el desarrollo de un Sistema de Información.

* Con la ayuda de un sistema de información, se puede administrar de una mejor manera los recursos.

* Mediante un SI, la empresa puede tener la ventaja sobre las demás que no tienen establecido en si, su propio sistema.

* Mediante un análisis FODA, podemos evaluar por completo la situación actual de una organización, mediante sus fortalezas, debilidades, oportunidades y Amenazas.

* A nuestro parecer La Metodología de Sistemas Suaves es uno de los métodos más efectivos para la solución de problemas, no solo en el ámbito social, sino también organizacional.

* Es muy Importante automatizar los procesos que se desarrollan en la empresa dentro de un SI.

* Un sistema de Información puede mejorar la calidad en al toma de decisiones.

RECOMENDACIONES

Para un mejor desempeño de la empresa recomendamos lo siguiente.

* Mejorar el servicio al cliente para así tener una mejor imagen sobre la empresa y lograr aun más su satisfacción.

* Contratar más personal para distribuir el trabajo y las funcionalidades que se ejecutan en el interior de la empresa.

* Contar con una unidad de transporte propio de la empresa para la distribución y servicio al cliente.

* Mejorar la infraestructura del local para un mejor desempeño de sus trabajadores y a la vez crear áreas para cada trabajador, como lo hemos planteado anteriormente.

* Adquirir nuevos equipos tecnológicos que ayuden en los procesos de la empresa, como nuevas computadoras, cámaras de vigilancias, etc.

* Dentro de su nueva infraestructura, incorporar un almacén lo suficientemente amplio, con buenas condiciones de salubridad y que estén alejadas del medio en donde trabajan los trabajadores.

* Invertir mas en publicidad en los medios de comunicación y otros medios como propagandas, volantes, etc., y además de incentivar al cliente a comprar sus productos mediante nuevas promociones, como descuentos, regalos, atención preferencial, etc.

APÉNDICEENTREVISTA A LOS USUARIOS DE “PROCAMPO SA” 1. ¿Hay algún cliente que viene por un producto y Ud. Dice que no tiene?Si en caso no tuviéramos un producto que el cliente solicita se recomienda otros productos similares o derivadas del producto solicitado 2. ¿Con que frecuencia recibe quejas de sus clientes?Generalmente los clientes de PROCAMPO, salen satisfechos con nuestra atención y eso hace que la posibilidad de quejas sea mínima. 3. ¿Cómo hace con respecto a la actualización de su almacén?Nosotros tenemos un determinado Stock mínimo para cada producto en caso de que un cliente venga y pida una cantidad superior , nos comunicamos con la tienda mas cercana, en este caso puede ser la de barranca para que nos puedan facilitar con los productos solicitados.Si se tarta de la actualización total del almacén la adquisición de productos se da mensualmente previo informe de productos en stock mínimo. 4. ¿Hace UD. Investigación de mercado para ofrecer servicio diferenciado?No necesariamente una investigación, sino por medio de la demanda de los clientes podemos determinar que productos se venden con mayor frecuencia. 5. Con respecto a su Sistema Software ¿Incluye opciones dinámicas de interacción con el medio (Estación, estado del tiempo) para que pueda recomendar a los agricultores que productos llevar?Nuestro actual sistema software es restringido y además cuenta con esas opciones. 6. ¿Cuáles son los problemas frecuentes que presenta su sistema Software?Cuando se abren muchas ventanas y cada una de ellas están siendo operadas , el sistema comienza a saturarse, y es necesario reiniciar el ordenador para realizar transacciones , haciendo esperar a los clientes.El sistema no cuenta con registros de clientes y además la organización no permite otorgar beneficios a los clientes.No podemos cancelar o anular n facturas, debido a que es sistema software es restringido y solo permite operaciones de transacciones simples ( ventas , facturas, crédito, cobros , intereses y algunos reportes).

7. ¿Cuentan con un planeamiento estratégico?PROCAMPO cuenta con un planeamiento estratégico muy influyente en cada uno de sus trabajadores para motivarlos a que den lo mejor de cada uno de ellos para asi cumplir con nuestros objetivos.

BIBLIOGRAFÍA

* Análisis y Diseño de Sistemas de Información

Ediciones McGraw-Hill- Kendall y Kendall. México * SENN, James A. (1998) Análisis y Diseño de Sistemas de Información. Segunda Edición. Editorial McGraw-Hill. México.

* JEFREY L. WHITTEN (1996) Análisis y diseño de sistemas de Información

* www.SistemasInf.com

* www.fundibeq.org * www.dinamik_sist/El%20diagrama%20causa-efecto.htm * www.procampo.com.pe