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I
I
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
TESIS PRESENTADA COMO REQUISITO PARA OPTAR POR EL TITULO DE
CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
PORTADA
TEMA:
“DISEÑO DE SISTEMA PARA AUTOMATIZAR LA GESTIÓN DE COBRANZAS
EN LA EMPRESA GAMACRIS S.A.”
AUTORES:
Quimi Cedeño Cristhian Eduardo
Clavijo Villegas Gabriela Matilde
TUTOR DE TESIS:
ING. Rodrigo Alarcón Alarcón, MAE
2016
GUAYAQUIL – ECUADOR
II
REPOSITORIO NACIONAL DE CIENCIA Y TECNOLOGÍA
FICHA DE REGISTRO DE TESIS
TÍTULO:
DISEÑO DE UN SISTEMA PARA AUTOMATIZAR LA GESTIÓN DE COBRANZAS
EN LA EMPRESA GAMACRIS S.A.
AUTOR/ES: Quimi Cedeño Cristhian Eduardo Clavijo Villegas Gabriela Matilde
REVISORES: Ing. Apolinario Zatizabal Omar, MAE Ing. Chancay Quimis Geovanny, MGS
INSTITUCIÓN: UNIVERSIDAD ESTATAL DE GUAYAQUIL
FACULTAD: CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA: CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
FECHA DE PUBLICACIÓN: SEPTIEMBRE 2016 2016
No. DE PAGS: 122
ÁREA DE TEMÁTICA:
CONTABILIDAD – CUENTAS POR COBRAR PALABRAS CLAVES: Cuentas por Contable
RESUMEN: El diseño de sistema para automatizar la gestión de cobranzas en la empresa Gamacris S.A., se
desarrolló en base al estudio cuantitativo de la problemática, en donde se pudo constatar que la empresa no mantiene un sistema actualizado para que sus gestiones de cobranzas sean las más optimas, generando inconvenientes en el
área financiera, ya que la cobranzas no reflejan los resultados esperados, para ello, se estipulo el objetivo general que el de disponer de una herramienta técnica y administrativa para gestionar los procesos operativos contables y
financieros tendentes a mejorar la rentabilidad de la compañía, esto se logró a través del estudio investigativo en el
marco referencial, compuesto por el marco teórico, marco conceptual, marco contextual y marco legal, con cada uno de los argumentos que fueron válidos para la indagación. Luego se estipularon los métodos de investigación así como
la población y la muestra en donde se especificaron el grupo objetivo, se desarrollaron encuesta, donde se pudo
confirmar la necesidad de este sistema de gestión de cobranzas, el cual se lo diseño en la propuesta con su respectivo análisis financiero.
No. DE REGISTRO(EN BASE DE DATOS)
No. DE CLASIFICACIÓN
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(x)SI
( )NO
CONTACTO CON AUTOR/ES: Quimi Cedeño Cristhian Eduardo Clavijo Villegas Gabriela Matilde
TELÉFONO
0929536019
0927642611
E-MAIL:
[email protected] CONTACTO EN LA INSTITUCIÓN: (03) 2848487 Ext. 123
NOMBRE: Secretaria de la Facultad
III
REPOSITORIO NACIONAL DE CIENCIA Y TECNOLOGÍA
Certificación del Tutor
Habiendo sido nombrado, el Ing. Rodrigo Alarcón Alarcón, como tutor de tesis de grado
como requisito para optar por el título de Contador Público Autorizado, presentado por los
egresados:
Quimi Cedeño Cristhian Eduardo, con C.I. 0929536019
Clavijo Villegas Gabriela Matilde, con C.I. 0927642611
Tema: DISEÑO DE SISTEMA PARA AUTOMATIZAR LA GESTIÓN DE COBRANZAS
EN LA EMPRESA GAMACRIS S.A.
Certifico que: He revisado y aprobado en todas sus partes su tesis, encontrándose apto para su
sustentación.
______________________________________
ING. Rodrigo Alarcón Alarcón, MAE
TUTOR DE TESIS
IV
Renuncia de Derechos de Autor
Por medio de la presente certificamos que los contenidos desarrollados en esta tesis son de
absoluta propiedad y responsabilidad de los autores de tesis:
Quimi Cedeño Cristhian Eduardo, con C.I. 0929536019
Clavijo Villegas Gabriela Matilde, con C.I. 0927642611
Cuyo tema es:
DISEÑO DE SISTEMA PARA AUTOMATIZAR LA GESTIÓN DE COBRANZAS EN LA
EMPRESA GAMACRIS S.A.
Derechos que renunciamos a favor de la Universidad de Guayaquil, para que haga uso como a
bien tenga.
______________________
Quimi Cedeño Cristhian Eduardo
C.I.: 0929536019
______________________
Clavijo Villegas Gabriela Matilde
C.I.: 0927642611
V
Certificado Sistema Antiplagio
Certifico que la tesis “DISEÑO DE SISTEMA PARA AUTOMATIZAR LA GESTIÓN
DE COBRANZAS EN LA EMPRESA GAMACRIS S.A.” de los egresados Quimi Cedeño
Cristhian Eduardo y Clavijo Villegas Gabriela Matilde fue revisada por el programa Urkund
teniendo un nivel de coincidencias y referencias del 4%.
ING. Rodrigo Alarcón Alarcón, MAE
TUTOR DE TESIS
VI
Agradecimiento
En primer lugar agradezco a Dios por permitirme estar con salud, por cubrirme con su
manto protector en cada paso que doy y darme la oportunidad de vivir este momento tan
importante para mí y mis seres queridos.
A mis padres porque han sido el pilar fundamental en mi vida y mis estudios, por el
tiempo, dedicación y compañía que me brindan día a día.
A mis hermanos, amigas de infancia, adolescencia y madurez que han sido mi ejemplo a
seguir y que siempre están a mi lado en cada momento.
A mi novio y compañero de tesis por estar a mi lado brindándome su apoyo incondicional,
por ayudarme a crecer como persona y la confianza que deposita en mí.
Al Ing. Rodrigo Alarcón Alarcón, por su labor de guiarnos en el desarrollo y culminación
de nuestro proyecto de Tesis.
Gabriela Matilde Clavijo Villegas
VII
Agradecimiento
Agradezco a Dios ya que por la voluntad de Él sigo disfrutando de la vida y logré culminar
una etapa más, junto con su ayuda y bendiciones seguir cumpliendo mis metas.
A mis familias en general y en especial a mi madre Ana del Roció Cedeño Gilces, mi
padre Eduardo Rigoberto Quimi Avelino quienes junto a Dios seguirán siendo mi fortaleza.
A mi novia y también compañera de tesis ya que siempre estuvo a mi lado y me brindó su
apoyo desde que comencé hasta que culminé mis estudios para la obtención del título.
Cristhian Eduardo Quimi Cedeño
VIII
Dedicatoria
Este proyecto de tesis se lo dedico en primer lugar a Dios porque gracias a Él podido
superar todos los obstáculos que se me han presentado a lo largo de mi vida estudiantil y
personal, por encaminar mi vida en un sendero digno de humildad y sobretodo sencillez, por
darme fuerza en los momentos cuando más lo necesito .
A mi familia y amigas que siempre estuvieron hay apoyándome en todo. En especial de
mis padres por su esfuerzo del día a día, este es un objetivo cumplido para mí como lo es
para ellos.
A mi novio que también es mi compañero de tesis sus padres, por tener su apoyo
incondicional en todo momento de mi vida.
A las personas que me abrieron las puertas de su hogar, por estar siempre dándome ese
apoyo que lo necesito muchas veces.
Gabriela Matilde Clavijo Villegas
IX
Dedicatoria
Este proyecto quiero dedicárselo en primer lugar a Dios quien es mi fortaleza para seguir
por el camino del bien y poder afrontar todas las situaciones adversas que se presentan en la
vida y ssobre todo porque me ha permitido culminar una de las etapas más importante en mi
vida.
A mis padres porque sin duda alguna gracias sus enseñanzas y excelentes valores que me
han inculcado, me he convertido en la persona de bien que soy ahora, pporque desde que
llegue a sus vidas se han esforzado cada día para poder alcanzar mis metas.
A mi compañera de tesis porque siempre estuvo predispuesta en todo momento, con su
ddedicación y esfuerzo que brindó para poder elaborar eeste proyecto.
Cristhian Eduardo Quimi Cedeño
X
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
DISEÑO DE SISTEMA PARA AUTOMATIZAR LA GESTIÓN DE COBRANZAS
EN LA EMPRESA GAMACRIS S.A.
Autores: Quimi Cedeño Cristhian Eduardo
Clavijo Villegas Gabriela Matilde
Tutora: Ing. Rodrigo Alarcón Alarcón
Resumen
El diseño de sistema para automatizar la gestión de cobranzas en la empresa GAMACRIS
S.A., se desarrolló en base al estudio cuantitativo de la problemática, en donde se pudo
constatar que la empresa no mantiene un sistema actualizado para que sus gestiones de
cobranzas sean las más optimas, generando inconvenientes en el área financiera, ya que la
cobranzas no reflejan los resultados esperados, para ello, se estipulo el objetivo general que el
de disponer de una herramienta técnica y administrativa para gestionar los procesos
operativos contables y financieros tendentes a mejorar la rentabilidad de la compañía, esto se
logró a través del estudio investigativo en el marco referencial, compuesto por el marco
teórico, marco conceptual, marco contextual y marco legal, con cada uno de los argumentos
que fueron válidos para la indagación. Luego se estipularon los métodos de investigación así
como la población y la muestra en donde se especificaron el grupo objetivo, se desarrollaron
encuesta, donde se pudo confirmar la necesidad de este sistema de gestión de cobranzas, el
cual se lo diseño en la propuesta con su respectivo análisis financiero.
Palabras Claves: Gestión de cobranzas, rentabilidad, contabilidad
XI
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
DISEÑO DE SISTEMA PARA AUTOMATIZAR LA GESTIÓN DE COBRANZAS
EN LA EMPRESA GAMACRIS S.A.
Autores: Quimi Cedeño Cristhian Eduardo
Clavijo Villegas Gabriela Matilde
Tutora: Ing. Rodrigo Alarcón Alarcón
Abstract
Designing a system to automate operational collection management in the company
GAMACRIS SA, was developed based on the quantitative study of the problem, where it was
found that the company does not maintain an updated driver for your efforts collections are
system the more optimal, generating inconveniences in the financial area, since collections do
not reflect the expected results, for this, the overall objective that the availability of technical
and administrative tool to manage aimed accounting and financial business processes to
improve was stipulated the profitability of the company, this was achieved through the
research study on the reference framework, consisting of the theoretical framework,
conceptual framework, contextual framework and legal framework, with each of the
arguments that were valid for the inquiry. Research methods as well as the population and the
sample where the target group is specified then bargained, survey was developed, which
could confirm the need for this system of collection management, which designed it in the
proposal with respective financial analysis.
Keywords: collection management, profitability, accounting
XII
ÍNDICE GENERAL
PORTADA .................................................................................................................. I
REPOSITORIO NACIONAL DE CIENCIA Y TECNOLOGÍA ................... III
Certificación del Tutor ............................................................................................. III
Renuncia de Derechos de Autor .............................................................................. IV
Certificado Sistema Antiplagio ................................................................................. V
Agradecimiento ........................................................................................................ VI
Agradecimiento ....................................................................................................... VII
Dedicatoria ............................................................................................................ VIII
Dedicatoria ............................................................................................................... IX
ÍNDICE GENERAL ............................................................................................... XII
ÍNDICE DE TABLAS .......................................................................................... XVI
ÍNDICE DE FIGURAS...................................................................................... XVIII
Resumen .................................................................................................................... X
Abstract .................................................................................................................... XI
Introducción ............................................................................................................... 1
Capítulo 1 ................................................................................................................... 2
1. El Problema......................................................................................................... 2
1.1. Planteamiento del Problema .............................................................................. 2
1.2. Formulación del problema ................................................................................ 3
XIII
1.3. Sistematización del problema ............................................................................ 3
1.4. Objetivos de la Investigación ............................................................................. 3
a) Objetivo General ................................................................................................. 4
b) Objetivos Específicos ......................................................................................... 4
1.5. Delimitacion de la organización ........................................................................ 4
1.6. Justificación del Proyecto ................................................................................... 4
Justificación Teórica ................................................................................................... 5
Justificación Metodológica ........................................................................................ 5
Justificación Práctica .................................................................................................. 5
1.7. Hipótesis General: ............................................................................................... 6
1.7.1.Variable independiente ..................................................................................... 6
1.7.2.Variable dependiente ......................................................................................... 6
Capítulo 2 .............................................................................................................. 8
2. Marco Referencial............................................................................................... 8
2.1. Antecedentes Investigativos ............................................................................... 8
2.2. Marco Teòrico...................................................................................................... 8
2.2.1.El Diseño de una organización ........................................................................ 9
2.2.2.¿Qué es un modelo? .......................................................................................... 9
2.2.3.Sistema contable ................................................................................................ 9
2.2.4.El mejoramiento continuo en la empresa ..................................................... 23
2.2.5.La gestión como un proceso empresarial ..................................................... 24
XIV
2.2.6.Procesos Administrativos ............................................................................... 26
2.2.7.El proceso de cobranza ................................................................................ ..28
2.2.8.Crédito ........................................................................................................... …30
2.3. Marco
conceptual……………………………………………………………………………..35
2.4. Marco Contextual .............................................................................................. 36
2.5. Marco Legal ....................................................................................................... 37
Capítulo 3 ................................................................................................................. 39
3. Metodología de Investigación ........................................................................... 39
3.1. Diseño de la investigación ............................................................................... 39
3.2. Tipo de Investigación ...................................................................................... 39
3.3. Población y Muestra ......................................................................................... 40
3.3.1.Población .......................................................................................................... 40
3.3.2.Muestra ............................................................................................................. 40
3.4. Técnicas e instrumentos de recopilación de datos ........................................ 40
3.5. Procesamiento de los datos y análisis ............................................................. 41
3.6. Análisis de resultados ....................................................................................... 41
Capítulo 4 ................................................................................................................ 51
4. Propuesta ........................................................................................................... 51
4.1. Tema .................................................................................................................... 51
4.2. Introducción ....................................................................................................... 51
4.3. Antecedentes ...................................................................................................... 52
XV
4.4. Justificación de la propuesta ............................................................................ 52
4.5. Misión ................................................................................................................. 53
4.6. Visión .................................................................................................................. 53
4.7. Objetivos ............................................................................................................. 53
c) Objetivo General ............................................................................................... 53
d) Objetivos Específicos ....................................................................................... 53
4.8. FODA .................................................................................................................. 54
4.9. Implementación del sistema de cobranzas ..................................................... 55
4.9.1.Modelos de pantalla del sistema .................................................................... 62
4.9.2.Proceso interno para el área de Cobranza de la empresa Gamacris .......... 70
4.9.3.Método de la gestión de Cobranzas .............................................................. 73
4.10. Análisis Financiero ............................................................................................ 89
Conclusiones ............................................................................................................... 99
Recomendaciones ..................................................................................................... 100
Bibliografía ............................................................................................................ 101
XVI
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1 Operacionalización de las variables 7
Tabla 2 Tiempo del cliente en la empresa 41
Tabla 3 Actividad de la empresa 42
Tabla 4 Frecuencia de crédito 43
Tabla 5 Monto del crédito 44
Tabla 6 Políticas exigentes 45
Tabla 7 Formas de pago del crédito 46
Tabla 8 Tiempo estimado del crédito 47
Tabla 9 Inconvenientes al realizar un crédito 48
Tabla 10 Tiempo de demora en desembolso 49
Tabla 11 Tiempo en que se efectúa la cancelación de la deuda 50
Tabla 12 Características de las computadoras 56
Tabla 13 Licencias 60
Tabla 14 Función del Gerente General 80
Tabla 15 Función de Asistente de Gerencia 81
Tabla 16 Asistente Mensajero 82
Tabla 17 Función de Auditor Interno 83
Tabla 18 Función de Analista Contable 84
Tabla 19 Función de Analista de Compras e Importaciones 85
Tabla 20 Función de Analista de Cobranzas 86
Tabla 21 Función de Analista Informático 87
Tabla 22 Función de Analista Comercial 88
Tabla 23 Salario de Recurso humano 89
Tabla 24 Presupuesto de personal operativo 90
XVII
Tabla 25 Tecnología y equipos 90
Tabla 26 Repuestos y herramientas 91
Tabla 27 Gastos pre – operativos 91
Tabla 28 Gastos Operativos 91
Tabla 29 Depreciación de activos fijos 92
Tabla 30 Costos de operación 92
Tabla 31 Total de Gastos 92
Tabla 32 Gastos fijos 92
Tabla 33 Proyección de ingresos (dólares) 94
Tabla 34 Fuentes de financiamiento 94
Tabla 35 Amortización del préstamo 95
Tabla 36 Anualidad 95
Tabla 37 Estado de resultado ¡Error! Marcador no definido.
Tabla 38 Flujo de Caja 96
Tabla 39 Flujo de Caja proyectado 98
XVIII
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1 Destinatarios de la información contable .................................................................. 18
Figura 2 Gestión del Sistema ................................................................................................... 22
Figura 3 Proceso Administrativo ............................................................................................. 27
Figura 4 Tiempo del cliente en la empresa .............................................................................. 41
Figura 5 Actividad de la empresa ............................................................................................ 42
Figura 6 Frecuencia de crédito ................................................................................................ 43
Figura 7 Monto del crédito ...................................................................................................... 44
Figura 8 Políticas exigentes ..................................................................................................... 45
Figura 9 Formas de pago del crédito........................................................................................ 46
Figura 10 Tiempo estimado del crédito ................................................................................... 47
Figura 11 Inconvenientes al realizar un crédito ...................................................................... 48
Figura 12 Tiempo de demora en desembolso .......................... ¡Error! Marcador no definido.
Figura 13 Tiempo en que se efectúa la cancelación de la deuda ............................................ 50
Figura 14 Topología Bus ......................................................................................................... 58
Figura 15 Ingreso al sistema .................................................................................................... 62
Figura 16 Pantalla de inicio ..................................................... ¡Error! Marcador no definido.
Figura 17 Ingreso de información de nuevo cliente............................................................... 64
Figura 18 Cuando el cliente es recurrente se procede a buscar ............................................. 65
Figura 19 Generar la factura .................................................................................................... 66
Figura 20 Pasos para registra en comprobante de ingreso ....................................................... 67
Figura 21 Ingreso al módulo de cuentas por cobrar ................................................................. 67
Figura 22 Pantalla de reportes .................................................................................................. 68
Figura 23 Estado de cuenta del cliente .................................................................................... 69
Figura 24 Como enviar a imprimir reportes de clientes .......................................................... 69
XIX
Figura 25 Flujo de diagrama de la gestión de Cobranzas ....................................................... 72
Figura 26 Método de Gestión de Cobranzas ........................................................................... 73
Figura 27 Organigrama Estructural ......................................................................................... 77
Figura 28 Organigrama funcional ............................................................................................ 78
Figura 29 Organigrama personal ............................................................................................. 79
1
Introducción
El diseño de un sistema para automatizar la gestión de cobranzas en la empresa GAMACRIS
S.A se desarrolla cada uno de los siguientes puntos:
En el capítulo I se muestra el planteamiento del problema encontrado en el presente trabajo,
junto con sus objetivos que facilitan el desarrollo de la investigación, así como la
justificación e hipótesis, además cierta metodológica que facilita la interpretación de la
indagación a aplicar.
En el capítulo II se desarrollará el marco teórico, ejerciendo cada una de las definiciones que
se necesitan conocer en base al tema a desarrollar, exponiendo todas las bases teóricas
conceptuales para obtener un mejor entendimiento y conocimiento del tema impuesto.
El capítulo III se basará en el análisis e interpretación de los resultados llevando a cabo la
metodología correspondiente conociendo la población y la muestra a la que está dirigida
dicha investigación conociendo las expectativas del mercado, siendo el grupo objetivo a
encuestar los clientes que posee la industria Hinojosa y los colaboradores que trabajan en
ella.
El capítulo IV está enfocado al desarrollo de la propuesta.
Al final se encuentran las conclusiones y recomendaciones que sirven de sustento final como
desarrollo de la investigación.
2
Capítulo 1
1. El Problema
1.1. Planteamiento del Problema
La mayoría de las empresas se ven presionadas a equiparase debido al proceso de
globalización en el cual se encuentran inmersas para poder seguir subsistiendo, generalmente
las micro empresas que son de carácter familiar y funcionan sin políticas, normas y
reglamentación alguna, ese es un manejo empírico donde el control de las actividades es
irregular y no admiten sugerencias ni recomendación de ningún tipo técnico para aplicar los
principios contables.
En el Ecuador, la estructura organizacional de las empresa de este tipo son anti técnica y
no guarda ninguna relación jerárquica, ósea cualquiera puede dar órdenes, situación que crea
confusión en la delegación de funciones y asignación de responsabilidades es decir que los
principios de la organización no son los adecuados. Como consecuencia de esa situaciones
anómalas no se aplica ningún sistema de archivo organizados y los datos que se procesan a
un tratamiento adecuado en el que se debería hacer la clasificación, depuración organización
validación y codificación para luego gestionar los procesos contables.
Resultado de estas acciones se obtiene información no confiable ni actualizada, y para
conciliar los resultados se requieren los recursos humanos y técnicos, dependiendo de la
duración del proyecto, con estos antecedente no se pueden dar cumplimiento a las
3
obligaciones fiscales y tributarias como lo amerita las leyes, estas acciones deficientes genera
sanciones y multas por parte del ente regulador de la administración fiscal.
Por tal razón la operaciones de cobranza que se gestionan en la empresa no siguen
parámetros alineados a un procedimiento pre establecido y por lo contrario se la maneja de
manera empírica esto determina que el problema de fondo se origina en la deficiencia de
manejo del control interno de las transacciones contables, las mismas que se originan en la
gestión deficiente de los recursos técnicos, tecnológicos, humanos y financieros.
1.2. Formulación del problema
¿De qué manera el diseño y desarrollo del modelo de sistema de información al ser
automatizado contribuirá acertadamente en la gestión de cobranzas de la empresa Gamacris
S.A.?
1.3. Sistematización del problema
¿Qué es un sistema de información contable automatizado?
¿Cómo se desarrolla el manejo del control interno administrativo y financiero en
la empresa Gamacris S.A.?
¿Cuáles sería los componentes de un sistema de información automatizado para la
gestión de cobranza de la empresa Gamacris S.A.?
1.4. Objetivos de la Investigación
4
a) Objetivo General
Disponer de una herramienta técnica y administrativa para gestionar los procesos
operativos contables y financieros tendentes a mejorar la rentabilidad satisfactoria
a la empresa Gamacris S.A.
b) Objetivos Específicos
Realizar un diagnóstico en el área de crédito y cobranza de la empresa Gamacris
S.A.
Demostrar científicamente el funcionamiento del área de crédito de la empresa
Gamacris S.A.
Conocer la definición y usos de un sistema de información automatizado.
Diseñar y desarrollar el sistema de información automatizado para la empresa
Gamacris S.A.
Evaluar el manejo del control interno administrativo y financiero de la empresa
Gamacris S.A.
1.5. Delimitación de la organización
Este trabajo está orientado hacer una verificación de los procesos operativos de cobranza
en la empresa Gamacris S.A. que se encuentra ubicada en el centro de la ciudad de Guayaquil
1.6. Justificación del Proyecto
5
Justificación Teórica
Las empresas precisan de mantener un control interno en cada una de sus áreas, donde se
estipule el manejo exacto de los procesos administrativos, legales, comerciales y contables, es
por ello que, para la indagación sobre el tema principal y su comprensión, es indispensable el
estudio de ciertos argumentos de autores expertos en el área, que faciliten información en la
cual, la teoría permite entender el significado del diseño de un sistema automatizado de
control.
Es fundamental la ayuda bibliográfica de diversos libros, artículos científicos,
investigaciones, en donde la información pueda subsanar cada uno de los subtemas que
puedan surgir en la indagación, solo así se podrá corroborar como la teoría es una parte
esencial en el presente proyecto.
Justificación Metodológica
El presente trabajo mantiene una justificación metodológica demostrando cada uno de los
procesos a aplicarse en el desarrollo, recolección y proceso de la información. Se estima que
la indagación mantiene una investigación exploratoria, descriptiva y de campo, cada uno
permite conocer las circunstancias en la que se desarrollan las problemáticas. Estos procesos,
facilitan la recolección de información, así como el proceso de los mismos, lógicamente su
resultado será, determinar la viabilidad y la necesidad de la diseñar un sistema autorizado
para el control operativo y contable de la empresa.
Justificación Práctica
6
Mediante el diseño de un sistema automatizado de información, las empresas podrán
determinar lo beneficioso que resulta aplicar dicho programa, tomando como referencia lo
fundamental que es el control interno en cualquier empresa.
1.7. Hipótesis General:
Al diseñar y desarrollar un modelo de sistema de información automatizado, se mejoraría
notablemente la gestión de cobranzas en la empresa Gamacris S.A. ubicada en la ciudad de
Guayaquil
1.7.1. Variable independiente
Diseñar y desarrollar un modelo de sistema de información automatizado.
1.7.2. Variable dependiente
Mejorar notablemente la gestión de cobranzas en la empresa Gamacris S.A. ubicada en la
ciudad de Guayaquil
7
Tabla 1 Operacionalización de las variables
VIARIABLE
DEFICION
CONCEPTUAL
DEFINICIÓ
N
OPERATIV
A
DIMENSIÓNES
INDICADORES
ÍTEM O
PREGUNT
AS
INSTRUMENTOS
TECNICA
Diseñar y desarrollar un
modelo de sistema de
información automatizado.
Investigación
Teórica y
bibliográfica
creación de
un sistema
para el área
de cobranzas
Modelo de sistema
contable
automatizado
Conocimiento
sobre la
utilización de
un modelo de
sistema
contable.
Encuestas
Encuestas
Entrevistas
Cuestionar
io
Mejorar notablemente la
gestión de cobranzas en la
empresa Gamacris S.A.
ubicada en la ciudad de
Guayaquil
Investigación
descriptiva
Diseño de
sistema de
cobranzas
Gestión de
cobranzas en la
empresa Gamacris
S.A.
Importancia de
la gestión de
cobranzas de la
empresa.
Encuestas
Encuestas
Entrevistas
Cuestionario
8
Capítulo 2
2. Marco Referencial
2.1. Antecedentes Investigativos
Para elaborar este trabajo se procedió a investigar en las bibliotecas tanto de la facultad
como la Universidad de Guayaquil y no se ha encontrado tesis o trabajo de titulación de
pregrado con el tema “Diseño de sistema para automatizar la gestión de cobranzas en la
empresa Gamacris S.A.” por lo cual este trabajo es de responsabilidad propia de los autores.
2.2. Marco Teórico
El tema “DISEÑO DE SISTEMA PARA AUTOMATIZAR LA GESTIÓN DE
COBRANZAS EN LA EMPRESA GAMACRIS S.A.”, ubicada en la ciudad de Guayaquil”
es de gran importancia en la situación actual, especialmente para la empresa Gamacris S.A.,
porque el avance de los sistemas de comercialización obliga aplicar herramientas
tecnológicas y normas estandarizadas a nivel mundial, y a veces necesarias para que las
empresas seas competitivas.
Para efecto de análisis con mayor profundidad el tema objeto de estudio se ha compuesto
en dos variables;
Diseñar un modelo de sistema de información automatizado, se considera la variable
independiente, y mejora notable de la gestión de cobranza, se considera la variable
9
dependiente, los mismos que serán analizando a continuación como temas y subtemas para
mayor comprensión.
2.2.1. El Diseño de una organización
Se debe aclarar que hay dos tipos de diseño; el primero se refiere a la creación de un
elemento grafico como símbolo, imágenes propias de un slogan, estos aspectos corresponden
al área de diseño gráfico y publicitario, el segundo se trata de un diseño de información que
requiere el desarrollo de la creatividad para generar estructura mentales que permitan crear un
modelo de soluciones a problemas empresariales, lo que se fundamentan en el requerimiento
de los clientes o usuarios de un servicio o un producto.
2.2.2. ¿Qué es un modelo?
En toda empresa adopta los modelos para mejorar su estructura empresarial, generar
conocimientos que sean de factor importante en la tecnología. Hoy en día las adecuaciones
son cada vez más complejas en su entorno ya sea interno o externo porque la competencia
obliga actualizarse creando nuevos modelos, con aplicaciones avanzadas que ayudan a que la
información sea oportuna y eficiente
2.2.3. Sistema contable
Según lo expuesto por Molina (2012) sobre el software contable en términos informáticos,
determina que, “se llama Software contable a los programas de contabilidad o paquetes
10
contables, que se encuentran predestinados a sistematizar y simplificar las tareas de
contabilidad” (pág.19)
Los sistemas contables mejoran el desarrollo de las actividades dentro de la empresa
brindando beneficios notorios a las entidades comerciales que se encuentran con una gran
demanda financiera, substituyendo a los administradores de la organización a todos los
niveles, accionistas e inversionistas potenciales, analistas financieros, proveedores y clientes,
quienes son los que intervienen al realizar un sistema contable.
Un sistema de información contable es generalmente un método basado en computadora
para el seguimiento de la actividad contable en relación con los recursos de tecnología de
información. Los informes estadísticos resultantes pueden ser utilizados internamente por la
gestión o externamente por otras partes interesadas, incluidos los inversores, acreedores y las
autoridades fiscales.
Por otro lado hay que saber que los software contables comprenden dentro de sus
algoritmos de programación un sistema contable, para ello hay que enfocarse con amplitud en
la definición de lo que trata el sistema contable.
Según Pereda (2012), “un sistema contable es un conjunto de reglas orientadas a una
finalidad concreta. Sistemas, subsistemas e incluso subjetivaciones de estos últimos
constituyen la manera en que se manifiesta y aplica la disciplina” (pág.19)
Los sistemas contables están compuestos por registros de las transacciones financieras que
requieren de ser clasificados, analizados, y ser sometidas a una cadena de procesos o cálculos
11
(Libros: diario, mayor, auxiliares, entre otros) con lo cual se obtienen los estados financieros
que luego de ser analizados permitirán tomar decisiones oportuna para direccionar el
funcionamiento de la empresa
El propósito de un sistema de información contable es recoger, almacenar y procesar los
datos financieros y contables y a su vez suministrar la información a los administradores u
otras partes interesadas para que puedan usarla en la toma decisiones empresariales. Es muy
importante determinar que un sistema contable debe de estar diseñado de forma entendible en
la cual incluye costeo y se fundamente en actividades.
Para que un programa se lo considere un software o sistema contable como una solución
debe tener entre sus características las mencionadas a continuación:
Tener una interfaz gráfica que se acople a las expectativas del usuario, siendo entendible al
navegar en sus diferentes módulos y funciones a realizar.
Bases logarítmicas basadas a un sistema contable integrado entre los módulos de gestión y
administración con la contabilidad, cumpliendo con la legislación del país básicamente a la
sección tributaria.
Facilidad de imprimir todos los documentos que la entidad comercial genere.
2.2.3.1. Ventajas de un sistema contable
La introducción de sistemas contables computarizados proporcionan importantes ventajas,
tales como la velocidad y la precisión de la operación, y, quizás lo más importante, la
12
capacidad de ver el estado en tiempo real de la posición financiera de la empresa. De tal
manera cabe mencionar que la gran mayoría de la empresa ha actualizado un sistema de
contabilidad computarizado. Éstas incluyen:
Entrada en pantalla e impresión de facturas de venta
Actualización automática de cuentas de clientes en el libro mayor de ventas
Registro de facturas de proveedores
Actualización automática de las cuentas de los proveedores en las compras del
libro mayor de grabación de los recibos bancarios
Pagos a proveedores y Fabricadores de gastos
Actualización automática de la contabilidad general
Ajuste automático de los registros de existencias
La integración de una base de datos de negocios con el programa de contabilidad
Cálculo automático de entradas de nómina y asociados
2.2.3.2. La información como recurso de la organización
Desde hace mucho tiempo atrás la mayoría de organizaciones están aceptando la
importancia de administrar correctamente sus recursos básicos tales como son la materia
prima y la mano de obra. La información como tal se está considerando de la manera correcta
como el recurso
Principal de las organizaciones, los que están tomando las decisiones empiezan a entender
que la información no es solo un subproducto para la conducción de la empresa sino que esta
13
incide como una alimentación para los negocios de dichas empresas y claramente será el
factor crítico para el éxito o el fracaso de las mismas.
Para obtener un punto máximo de la información, las organizaciones deben de tener una
adecuada administración de esta de la misma manera como maneja sus demás recursos.
Aunque la información es medianamente fácil de obtenerla, esta no es gratis, y el uso debe de
ser de una manera totalmente estratégica a fin de aumentar la competitividad de la empresa.
2.2.3.3. Sistema de información contable
Este conjunto de componentes interrelacionados entre sí, se denomina como un sistema de
información, ya que al procesar, almacenar y distribuir información ayuda en la toma de las
decisiones y el adecuado control de una empresa.
Cada uno de los sistemas de información son creados con propósitos distintos, esta pauta
la da las distintas necesidades del tipo de negocio que tenga la empresa.
2.2.3.4. Funciones de un sistema contable
Lo estipulado por Horngre (2012) Los sistemas de información contables presentan tres
funciones importantes, como son las siguientes:
Se encarga de la recolección y almacenamiento de datos relativos a las actividades
financieras de la organización, en las cuales se incluye la obtención de datos de la transacción
de documentos.
14
Se encarga de suministrar información para la toma de decisiones, y por ende se incluye la
elaboración de los informes de gestión y los estados financieros.
Se deben de realizar controles para poder registrar y procesar datos.
Por otro lado El nacional (2012), “el propósito del sistema contable es producir información
cuantitativa de las transacciones y eventos económicos que afectan a la organización”
(pág.33)
Lo indicado por se estipula que el sistema contable realiza un papel importante en la
organización, es importante recalcar que la información contable debe de cumplir una
variedad de características que garantice su efectividad en la organización, son las siguientes:
Imparcialidad
Veracidad
Adaptación
El nacional (2012) establece que los objetivos del sistema contable se encuentra conformado
por:
Registro sistemático de las transacciones y eventos económicos que afectan a la
organización
Preparación de informes correspondientes, estados financieros, notas
complementarias e informes de control interno.
2.2.3.4.1. Partes de un sistema de información contable automatizado
Un sistema de información contable normalmente tiene seis puntos elementos:
15
Seguridad
Acceso al sistema y sus datos se controla y limita sólo a las personas autorizadas.
Confidencialidad
La protección de la información confidencial de la divulgación no autorizada.
Privacidad
La recopilación, uso y revelación de información personal de los clientes se realiza de una
manera apropiada.
Integridad de procesamiento
El procesado precisa, completa y oportuna de los datos realizados con la debida autorización.
Disponibilidad
El sistema está disponible para cumplir las obligaciones operacionales y contractuales.
2.2.3.5. Procedimiento de los datos contables
Según Horngre (2012), “totalidad de los procedimientos mediante los cuales se registra, se
analizan, se almacenan y se presenta las actividades seleccionadas” (pág.102)
El procesamiento de los datos contables comprende diferentes aspectos, tales como:
Clasificación, Registro, Cálculo y Almacenamiento.
16
Clasificación
Se toma como referencia a los comprobantes, es importante ordenarlos para que se cumpla el
respectivo procesamiento.
Registro
Se fundamenta en registrar los datos que suministran los comprobantes en los libros
contables.
Cálculo
Las sistematizaciones son aquellos que originan cambios en el patrimonio, por ende se
necesitan una serie de cálculos.
Almacenamiento
Es muy importante que en un
a empresa se lleve el control de los libros contables ya que sirve de almacenamiento de la
información originada por la compañía.
2.2.3.6. Instrumentos que se usan en el proceso contable
Los instrumentos que se usan en el proceso contable, pueden ser los siguientes:
Las cuentas
Son instrumentos que permiten personificar la composición del patrimonio.
Denominaciones que permiten reunir componentes del patrimonio.
Los principales elementos de una cuenta:
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Nombre: Debe ser una clara expresión de los elementos que están agrupados en la unidad de
información.
Debe: Estos toman el nombre de débitos.
Haber: Se llaman crédito.
Saldo: Es la suma de los importes anotados en él debe y haber.
2.2.3.7. Tipos de Sistemas Contables
Sistemas Automatizados
El sistema contable que abarca cualquier institución comercial independientemente del
sistema contable que se lleve a cabo, debe de tener presente tres aspectos fundamentales en la
que los datos se deben de registrar, clasificar y resumir, pero a su vez se necesita de la
comunicación de los que están encargados para llegar a la toma de decisiones comerciales:
Registro de Actividad Financiera
Clasificación de la información
Resumen de la Información
Contabilidad automatizada es un enfoque para el mantenimiento de registros contables
hasta al día con la ayuda de software de contabilidad. Software de negocios de este tipo a
menudo se ha configurado para permitir la publicación sencilla cruz de cobrar y cuentas por
pagar, lo que elimina la necesidad de introducir varias publicaciones con el fin de mantener
los registros de contabilidad de conformidad con los principios de contabilidad generalmente
aceptados.
Muchos de los sistemas automatizados de contabilidad más populares se pueden adaptar para
satisfacer las necesidades de la empresa que compra el software, por lo que es posible crear
18
informes personalizados, así como hacer uso del informe estándar formatos disponibles en el
paquete de software.
El proceso de la contabilidad automatizada puede ahorrar una gran cantidad de tiempo en
que la publicación de los créditos y débitos. En lugar de tener que hacer entradas en
diferentes libros, como es común con los métodos más tradicionales, la mayoría de los
paquetes de software de contabilidad están estructurados para permitir la entrada manual de
la transacción en un campo en una sola página.
A partir de ahí, el software se relaciona automáticamente la transacción a todos los otros
registros pertinentes dentro del paquete de software. Una vez introducida la transacción, los
datos se incluirán en cualquier informe generado que está estructurado para cubrir la fecha de
esta inscripción. Para esto existen personas en que se encuentran interesados en el sistema
contable y estas son:
Figura 1 Destinatarios de la información contable
Elaborado por: Los Autores
Los directivos de la empresa
Los socios de las sociedades
El estado, que necesita información contable
Proveedores, acreedores y prestamistas
Los trabajadores de la empresa
19
2.2.3.8. 10 características que deben tener un sistema contable
Debe ser multi-empresa: Esto ayudaría a gestionar 2 ó más empresas a la vez.
Debe ser multi-usuario: Esto con el motivo de permitir el trabajo de 2 o más usuarios para
agilizar la gestión contable.
Debe ser económico: El costo del software es muy importante, los sistemas gratuitos
normalmente cuentan con varias limitaciones en la configuración.
Deber permitir copias de seguridad: Es importante tener el respaldo de varias copias de
todas las actividades que vas realizando y los datos que vas generando.
Debe ser multimonerna: Esto facilitará trabajar con una o varias monedas a la vez
permitiendo trabajar con moneda local o extranjera.
Debe tener su propio manual de usuario: Todo sistema tiene sus propias configuraciones,
para comprenderlas es recomendable tener material de apoyo.
Debe permitir la creación de perfiles de usuarios: Ayudará a la seguridad de los datos,
mantenimiento de Contraseñas y Permisos para cada Usuario.
Debe tener soporte y garantía: Un sistema contable de pago permite tener soporte ya sea
online o presencial además de la garantía del software.
Impresión de informes: Claro, los informes deben ser impresos ya sean balance general,
mensual, balance de comprobación, estado de resultado, etc.
Exportar reportes: Además de la impresión de los trabajos, debe ser compatibles con otros
tipos de presentación ya sea en Excel, Word o Power Point.
2.2.3.9. Componentes de un sistema de información
Los componentes o partes de un sistema de información hacen que los procesos se
desarrollen de una manera eficiente y están conformados por los siguientes elementos:
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Hardware
Software
Datos
Usuarios (Personal Informático)
Normas y Procedimientos
2.2.3.9.1. Hardware
Son dispositivos de almacenamiento físicos o tangible utilizados en el procesamiento de
información tales como
Procesadores centrales, microprocesadores (cerebro de la computadora)
Memoria principal donde se almacena datos, programas que luego serán procesados por el
CPU (entradas, Procesos y salidas)
Memoria RAM donde están los y datos antes de ser procesados
Memoria ROM información guardada de los programas ejecutados y cuyo contenido no varia
Así mismo, contará con estos elementos también:
Sistemas de redes
Las redes para el área –ejemplo tipo LAN son 5 tipos
Sistema administrativo- la base de datos
Sistema operativo de redes- pueden ser:
wind NT
Para domicilio
Sistema multiusuarios
Paquete de software de aplicación que puede ser Office Ejemplo licencias, usuarios
21
2.2.3.9.2. Software
Se fundamenta en programas encargados del procesamiento de datos (sistemas operativo
que es el intermediario entre el usuarios y el hardware su objetivo es que se use de marera
correcta los programas computaciones y computador)
Software de sistema: Conformado por tablas, atributos, control de comunicaciones
tratamiento específico
Software de aplicación: Actúa como intermediario entre el usuario el
Básico:
Aplicación:
Utilidades Contables:
2.2.3.9.3. Personal Informático
Es el recurso humano o personas que interactúan con un sistema de información, estos
pueden ser: Operadores de computadoras: Son los encargados de recopilar la información y
suministrarla en el sistema
Especialistas en sistemas: Son los analistas y programadores que desarrollan y operan los
sistemas de información
2.2.3.9.4. Datos
Son aquellos datos almacenados y utilizados por los sistemas de una organización en
particular. Son símbolos que representan hechos, situaciones, condiciones o valores. Son la
materia prima que procesamos para producir la información.
22
Una base de datos proporciona a los usuarios el acceso a datos, que pueden visualizar,
ingresar o actualizar en concordancia con los derechos de acceso que se les haya otorgado.
Una base de datos puede ser local, quiere decir que la puede utilizar un usuario en un solo
equipo, o distribuida, quiere decir que la información se almacena en equipos remotos y se
puede acceder a ella a través de una red.
Figura 2 Gestión del Sistema
Elaborado por: Los Autores
2.2.3.9.5. Normas y Procedimientos
Normas
Todos los Procesos de un sistema deben de estar parametrizados para dar un cumplimiento a
las normas de seguridad
Procedimientos
Son instrucciones o formas en que se recogen datos, almacenados, recuperados y procesados
Usuarios: grupos o personas que ingresaran a la base de datos y estos pueden ser:
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Informáticos: son aquellos usuarios con conocimientos informáticos
No Informático: son aquellos que no tienen conocimiento informático, siendo la gente común
que accede a diferentes módulos de un sistema
Desarrolladores de Software: Es un profesional encargado de crear y aplicar tecnologías
informáticas para el beneficio de las personas, de las empresas, de las organizaciones y del
país.
Trabaja en proyectos innovadores y colabora con profesionales de las más diversas áreas.
Hasta podría tener su propia empresa.
Puede dedicarse al desarrollo de software, diseño y administración de sistemas.
Existen tres clases de usuarios de una base de datos:
• Administrador de la base de datos.- quien se encarga del control general del sistema
de base de datos.
• Programador de aplicaciones.- es el que crea programas de aplicaciones que
utilizaran la base de datos.
• Usuario final.- es quien acceda a la base de datos por medio de un lenguaje de
consulta o de programas de aplicación.
2.2.4. El mejoramiento continuo en la empresa
Este concepto embarca muchos aspectos en todos los niveles organizacionales, es claro
que hoy en día buscar el mejoramiento continuo de una empresa es una problemática de todos
los días.
24
Se entiende como mejorar, al proceso de cambios radicales en las cosas que no estas
funcionando como se debe o que influyen en el rendimiento de algo o alguien, si esto lo
enfocamos a nivel empresarial encontraríamos muchos puntos para mejorar en las empresas
tales como:
Sus instalaciones.
La logística de su seguridad.
El buen trato en todo sentido con su mano de obra.
La forma en que manejan todos los datos alfanuméricos en la empresa.
Tratar de darle una mejora a cada uno de estos puntos de manera en como todos sus niveles
estarán interconectados y esto sería muy importante para el funcionamiento adecuado y los
resultados esperados de las empresas.
2.2.5. La gestión como un proceso empresarial
La gestión se basa en la administración de los recursos y actividades que inciden de
manera significativa en el logro de los objetivos y estrategias para el éxito de la empresa
Según lo expresado por Ponce (2011), indica que “la administración de empresas es el
proceso de gestión de una organización empresarial o sin fines de lucro, por lo que se
mantiene estable y continúa creciendo”. (Pág. 104)
La administración de un negocio incluye el rendimiento o la gestión de las operaciones de
negocio y la toma de decisiones, así como la organización eficiente de personas y otros
recursos a las actividades directas hacia metas y objetivos comunes. En general, la
administración se refiere a la función de gestión más amplia, incluyendo la asociación de
finanzas, personal e inclusive los servicios.
25
En algunos análisis, la gestión es vista como un subconjunto de administración,
específicamente asociado a los aspectos técnicos y operativos de una organización, distintos
de funciones ejecutivas o estratégicas. Alternativamente, la administración puede referirse a
la burocrática u operativa del desempeño de las tareas de rutina, generalmente orientada
internamente y más reactiva que proactiva.
La administración de empresas es un campo amplio que incorpora muchos tipos de
puestos de dirección. Desde las corporaciones a empresas independientes, cada operación
necesita administradores cualificados con el fin de tener éxito. Motivados, personas
organizadas que desean prosperar en los negocios, donde los ambientes son a menudo la alta
potencia.
La administración de empresas es simplemente la gestión a las operaciones de una
empresa, grande o pequeña. La tarea es la gestión de las personas y las operaciones del día a
día para asegurar la empresa u organización puesto que reúne un conjunto o serie de metas
específicas.
El administrador de empresas gestiona recursos financieros, materiales o humanos en una
empresa. Se lleva a cabo, prácticamente todos los departamentos de un público, privado o sin
fines de lucro. En recursos humanos, son responsables de la relación de la empresa con los
empleados y sindicatos, gestiona admisiones y despidos, también planes de carrera y
beneficios.
El departamento de compras, ofrece la compra de materias primas e insumos, negociación
con proveedores y gestionar el inventario. En cuanto a las ventas, el administrador de
26
empresas está a cargo las negociaciones con los clientes, o las actividades de publicidad y
marketing.
En las industrias, administran el control de calidad y los inventarios de productos
terminados. También puede establecer políticas corporativas, por ejemplo, acciones de
sostenibilidad y responsabilidad social. Cualquiera que sea el sector de actividad, este agente
trabaja principalmente con los números y las hojas de cálculo e inclusive la necesidad de
seguir el ritmo de la economía mundial y nacional, las tendencias de consumo y de la
legislación en el área de operación de la compañía.
2.2.6. Procesos Administrativos
Según lo determinado por Ponce (2011), indica que el proceso administrativo se refiere a
la actuación de la vida social, es de suyo único, forma un continuo inseparable en el que cada
parte, cada acto, cada etapa, tienen que estar indisolublemente unidos con los demás, y que,
además se dan de suyo simultáneamente. (Pág.137)
El proceso administrativo comprende del flujo continuo correspondiente de las acciones de
procesos de administración tales como la planificación, la organización, la dirección y por
último el control, mediante el cual se efectúa para alcanzar el objetivo básico, esto tiene que
ver con la explotación de los recursos tanto técnico, humano e inclusive materiales con lo que
posee la organización para hacerlo factible.
El proceso es la agrupación de las fases consecutivas de un fenómeno natural o de una
gestión artificial, y la administración comprende de la ciencia social que conduce al interés de
objetivos empresariales mediante un organigrama y también por medio del rendimiento
27
humano organizado. De tal forma, el proceso administrativo es el instrumento que pone en
práctica en el organismo para el triunfo de los objetivos y así mismo satisface sus
necesidades sociales.
Si los ejecutivos o directivos de una entidad ejecutan debidamente su labor por medio de
una eficacia y buena gestión, tiene más posibilidad de que el organismo llegue a sus metas,
por ende, se refiere a la productividad de los directivos y ejecutivos que logran calcular
acorde el nivel en el cual se cumpla los procesos administrativos.
A continuación se detallará de forma gráfica el proceso administrativo y así mismo, la
comprensión de cada uno de los factores que envuelve el proceso administrativo.
Figura 3 Proceso Administrativo
Elaborado por: Los Autores
La planeación consiste en diseñar el futuro anhelado diciendo con posterioridad estos
términos para realizar las interrogante, tales como; Qué, cómo, cuándo, dónde, quién y por
Planeacion
Organización
Dirección
Control
28
último con qué se va realizar. Luego interviene la organización, ya que mezcla el trabajo de
las personas o grupos que deben realizar con los recursos requeridos para efectuarlo. La
dirección conduce el trabajo del personal interno hacia el triunfo de los objetivos del
organismo mediante la comunicación, la motivación e inclusive el liderazgo. El control
verifica que se esté empleando las actividades y gestiones planificadas y si se está
cumpliendo o no los objetivos planteados y establece los análisis de corrección y de
mejoramiento.
2.2.7. El proceso de cobranza
• Los procedimiento de cobranzas consisten en desarrollar las y se regulan de manera
ordenada, su propósito es maximizar sus cobros, reducir los riesgos en perdida por
cuentas incobrables
• En este caso el proceso de cobranza comiences desde que se emite la factura
comercial, para esto se hace un análisis al cliente, de acuerdo a su capacidad de pago
se procede a otorgar crédito.
• En la factura viene detallado la fecha de vencimiento
• Verificar los conceptos
• Luego se hace un seguimiento si la mercadería llego en buen estado, si el cliente está
satisfecho con la atención y producto enviado
• Aviso previo al cliente por facturas pendientes de pago
• Notificar el cliente su vencimiento
29
2.2.7.1. La importancia de las cobranzas en la empresa
La principal función de un proceso de cobranzas es que lleve a cabo los parámetros
establecidos en la empresa al momento de cobrar, aparte de tratar de conservar la buena
voluntad del deudor y así aumentar las ventas en la empresa al aplicar esta doble función se
puede manejar una correcta cobranza desde el inicio.
Es muy importante esta doble función ya que las cuentas por cobrar es uno de los
resultados final, mediante las ventas en forma de crédito. La disponibilidad de la liquidez
que tenga la empresa dependerá de una correcta y eficaz gestión de la cobranza con el fin del
manejo adecuado de los ingresos. Se debe dar una mayor rotación al capital de la empresa ya
que dicha puede verse afectada por la dificultad de pago que puedan tener los cliente con la
empresa una de las propuestas de cobro es efectivo es lo más importante en una gestión
empresarial, por eso el cobro de manera periódica es importante para la buena situación
financiera de la empresa.
2.2.7.2. Como es la gestión operativa de las cobranzas
La gestión operativa se debe de seguir médiate procesos sistemáticos, que al analizarlos
permites minimizar los riesgos y el impacto de la materialidad, el buen manejo de
herramientas, documentos, información personal del cliente permiten llegar al éxito en su
gestoría de cobranzas
• Ingreso de clientes
• Ingreso número de factura
• Reporte de clientes
• Reporte de facturas por cobrar
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• Reporte de llamada de confirmación
• Reporte de facturas vencidas
• Reporte de cobro por recaudar
• Reporte de facturas cobradas
2.2.8. Crédito
El crédito es una transacción entre dos partes en la que una de ellas el acreedor entrega el
dinero, bien o servicios a cambio de una promesa de pago futuro por la otra parte que es el
deudor.
El crédito a una cuenta corriente que va a ser pagada a 30, 60 y 90 días según las políticas
de la empresa, las ventas a créditos están respaldadas con un documento que es la factura.
En todas las transacciones crediticias, tenemos dos elementos importantes:
El elemento de pago futuro donde el dinero, bienes y servicios son dados con el
compromiso de un pago futuro.
El segundo elemento es el de la confianza en que la política de crédito del banco es
conscientemente estudiada y a través de los datos que se tiene es que existe la oportunidad de
solicitar el crédito de dicho cliente. Según (Acedo)
2.2.8.1. Antecedentes del crédito
Como es de conocimiento, las instituciones que por excelencia se dedican a otorgar
créditos de distintas naturalezas, que son los bancos e instituciones financieras.
31
Todos los procesos de créditos son amplios y complejos los análisis, para ellos se necesita
involucrar en sus líneas aspectos generales tales como:
• Determinación de un mercado objetivo
• Evaluación del crédito
• Evaluación de condiciones en que se otorgan
• Aprobación del mismo
• Documentación y desembolso
• Administración de crédito
2.2.8.2. Importancia del crédito
De acuerdo a los niveles de inversión que se requiere en el desarrollo de un país o una
empresa, es de vital importancia el crédito, ya que su utilización permite entre otras cosas,
según (Ratmon R)
El incremento de la producción de bienes y servicios, y como consecuencia una
disminución de los costos unitarios
La garantía que es el respaldo que asegura el cumplimiento de la obligación o
recuperación del crédito
El plazo o tiempo en que se deberá ocupar el crédito o efectuarse el reembolso
El instrumento es el que formaliza la obligación que puede la factura que un documento
tributario
32
La tasa de interés, que es el costo que debe pagar el deudor al acreedor por el uso del
capital
Fuentes de financiamiento, que es la procedencia de los fondos los cuales pueden ser
apropiados de personas naturales o jurídicas en plazo para pagarlos.
Es indudable que dada la importancia que reviste el crédito en el desarrollo de le empresa,
se debe profundizar en su análisis antes de ser aprobada y otorgada (Ratmon R, págs. 26, 27)
2.2.8.3. Cuentas por cobrar
Las cuentas por cobrar surge cuando la mercadería o los servicios de venden por su
importe o su inmediato (Colmes, 1999, pág. 23)
Por otra parte también se refiere a las cifras que los clientes deben como resultado de la
entrega de artículos o servicios y del otorgamiento de crédito en el curso ordinario del
negocio, esta debe diferenciar de los depósitos, anulaciones, documentos y otros activos que
no surgen de las ventas diarias, más aun de las cantidades incluidas en el rubro de cuentas
por cobrar pueden cobrar de acuerdo al plazo usuales de ventas de la compañía.
Las cuentas por cobrar están controlada por una cuenta mayor de activo corriente, que se
encarga del importe de las cuentas expedidas, se abona del valor de las cuentas cobradas, y su
saldo representa el monto de sus cuentas pendientes de cobro, el registro de cuentas por
cobrar es un diario que sirve para anotar las expedidadas y de lo que se toman datos para
cargar las cuentas de libro mayor (Risonne, 2003, pág. 2)
33
2.2.8.3.1. Clasificación de cuentas por cobrar
(Brito, 1992) Señala que las cuentas por cobrar de acuerdo a su origen pueden clasificarse
en dos grupos
Cuentas por cobrar proveniente de ventas de bienes y servicios
Este grupo de cuentas por cobrar se originan de las ventas a créditos de bienes y servicios
que generalmente está respaldado por la aceptación de una factura por parte del cliente
Estas cuentas son comúnmente conocidas como cuentas por cobrar comerciales o cuentas por
cobrar a clientes y deben ser presentadas en el balance general en el grupo de activos
corrientes, exceptos aquellos cuyos vencimientos sean mayor que el ciclo normal de
operaciones de la empresa, en aquellas empresas donde el ciclo normal de operaciones sea
superior a un año, pueden incluirse dentro del activo corrientes, aun cuando su vencimiento
sea mayor a doce meses, siempre y cuando no sobrepase ese ciclo normal de operaciones en
cuyo caso deben ser clasificadas fuera del activo corriente, en el grupo de activos no
corriente y pasan a ser cuentas incobrables
Cuentas por cobrar no proveniente de Ventas a créditos
Se refiere a derechos por cobrar que la empresa posee originado por transacciones
diferentes a ventas de bienes y servicios a créditos.
Este tipo de cuentas por cobrar deberán aparecer clasificadas en el balance general en el
grupo de activos corriente , siempre que se espere que van a ser cobradas dentro del ciclo
normal de operaciones de la empresa, el cual, como se ha comentado, es de un año (Brito,
1992, págs. 333, 338)
34
2.2.8.3.2. Políticas de cuentas por cobrar
(Bittel, 1992) En relación a las políticas de cuentas por cobrar establece que:
Es necesario realizar cierto esfuerzo para lograr el cobro de una cuenta que permanezca
impagada con posterioridad a la fecha de vencimiento de la misma. La persona que debe
entrar en contacto con el cliente dependerá de la política de la organización. Tal vez sea
deseable que el contacto se establezca entre los agentes de ventas y compras de las
respectivas empresas, aunque quizás resulte más eficaz que el departamento de gestión de
créditos efectué el seguimiento. Conjuntamente con el departamento de cuentas a pagar del
cliente.
El cobro por teléfono puede ser eficaz y también mediante correos electrónicos. El
cobrador debería estar bien preparado por adelantado y el enfoque debería ser enérgicamente
diplomático. El objetivo es alcanzar un acuerdo sobre la fecha de pago. Si el pago no se
recibe cuando se ha promedio, debe efectuarse un seguimiento inmediato.
El cobro por parte debe incluir una secuencia de seguimiento. Las cartas de tipo formulario
pueden resultar eficaces, son fundamentales cuando las cantidades en cuestión son pequeñas,
como en el caso de las cuentas adeudadas por minoristas. En cualquier caso, la carta debería
especificar la cantidad debida, la fecha de vencimiento y exigir su pago. Puede hacerse
arreglos extra judiciales en el caso de que un deudor esté en una situación temporal de
suspensión de pagos. Puede aceptarse un depósito de cliente pagando el total del su valor
vencido, par de esta manera desbloquearle y seguir otorgando crédito (Bittel, 1992, pág. 102)
35
2.3. Marco conceptual
Negocio: Ocupación, actividad o trabajo que se realiza para obtener un beneficio,
especialmente el que consiste en realizar operaciones comerciales, comprando y vendiendo
mercancías o servicios. Establecimiento en el que se venden mercancías o se realizan
actividades comerciales. (Griffin, 2010)
Análisis. Examen detallado de una cosa para conocer sus características o cualidades, o su
estado, y extraer conclusiones, que se realizan separando o considerando por separado las
partes que la constituyen. Documento escrito en que se detalla ese examen, especialmente el
clínico. (Abascal, 2010)
Presupuesto: Conjunto de los gastos e ingresos previstos para un determinado período de
tiempo. Cantidad de dinero que se calcula necesaria o que se destina para hacer frente a unos
gastos determinados. (Trujillo, 2012)
Financiero: Que se dedica a la financiación o concesión de préstamos para realizar
operaciones de compra. Persona que se dedica a las finanzas o es especialista en las
cuestiones relacionadas con ellas. (Menendez, 2010)
Pymes: La pequeña y mediana empresa es una empresa con características distintivas, y tiene
dimensiones con ciertos límites ocupacionales y financieros prefijados por los Estados o
regiones. Las pymes son agentes con lógicas, culturas, intereses y un espíritu emprendedor
específicos. (Andriani, 2012)
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionas o que interactúan, las cuales
transforman elementos de entrada en resultado.
Sistema: Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan.
36
Sistematización: Acción y efecto de preestablecer un orden a través de la descripción de
funciones, normas, políticas, procedimientos, entre otros, para que el desarrollo de las
actividades de una organización se realice con fundamento en métodos racionales de trabajo.
Objetivos: Propósito o fin que se pretende alcanzar, ya sea con la realización de una sola
operación, de una actividad concreta, de un procedimiento, de una función completa o de
todo el funcionamiento de una organización.
Algoritmo: Conjunto ordenado de operaciones sistemáticas que permite hacer un cálculo y
hallar la solución de un tipo de problemas
Gestión: Operación que se va a realizar para administrar los recursos de la empresa
Cobranzas:
Cartera de clientes: Es un listado o reporte de clientes que los vendedores tienes en sus
contactos a quienes les dan seguimiento, estos pueden ser clientes activos que son a quien les
han vendido o pasivos que aún están en proceso para realizarse una venta
Sistema: procesos que se deben de seguir para registrar una operación contable en la empresa
Información: Recopilación de datos que mediantes ellos permiten identificar, medir,
clasificar, registrar, analizar todas las actividades de la empresa
Proceso: Son los procedimientos diseñados a seguir dentro de la organización las cuales
llevan a tomar decisiones favorables para lograr los objetivos de la empresa.
2.4. Marco Contextual
La empresa Gamacris S.A. se fundó el 1 de octubre de 2000, ha llegado a ser una empresa
sólida en el mercado y con una amplia gama de clientes, se encuentra ubicada en el centro de
la ciudad de Guayaquil su actividad principal es la ventas de equipos de comunicación a
mayoristas autorizados
37
Con este trabajo se busca hacer una verificación de los procesos operativos de cobranza,
para seguir parámetros que estén alineados a procedimientos establecidos,
Las mismas que se busca de manera eficiente utilizar recursos técnicos, tecnológicos,
humanos y financieros de la empresa
2.5. Marco Legal
La compañía fue creada el 5 de noviembre del 2001
Ley de compañías
Art. 6.- Toda compañía nacional o extranjera que negociare o contrajera obligaciones en el
Ecuador deberá tener en la República un apoderado o representante que pueda contestar las
demandas y cumplir las obligaciones respectivas. Sin perjuicio de lo que se dispone en el Art.
415, si las actividades que una compañía extranjera va a ejercer en el Ecuador implicaren la
ejecución de obras públicas, la prestación de servicios públicos o la explotación de recursos
naturales del país, estará obligada a establecerse en él con arreglo a lo dispuesto en la Sección
XIII de la presente Ley. En los casos mencionados en el inciso anterior, las compañías u otras
empresas extranjeras organizadas como personas jurídicas, deberán domiciliarse en el
Ecuador antes de la celebración del contrato correspondiente. El incumplimiento de esta
obligación, determinará la nulidad del contrato respectivo.
Para la fundamentación legal, se tomará en cuenta los siguientes artículos de la
Constitución Política del Ecuador (Asamblea Nacional, 2012):
¨Art. 26.- La educación es un derecho de las personas a lo largo de su vida y un deber
ineludible e inexcusable del Estado. Constituye un área prioritaria de la política pública y de
38
la inversión estatal, garantía de la igualdad e inclusión social y condición indispensable para
el buen vivir. Las personas, las familias y la sociedad tienen el derecho y la responsabilidad
de participar en el proceso educativo.¨
Según este articulado, de la constitución del Ecuador, la educación es un derecho de todas las
personas, que permitirá la igualdad e inclusión social para que estas personas puedan
incluirse al Plan del Buen Vivir.
¨Art. 27.- La educación se centrará en el ser humano y garantizará su desarrollo holístico, en
el marco del respeto a los derechos humanos, al medio ambiente sustentable y a la
democracia; será participativa, obligatoria, intercultural, democrática, incluyente y diversa, de
calidad y calidez; impulsará la equidad de género, la justicia, la solidaridad y la paz;
estimulará el sentido crítico, el arte y la cultura física, la iniciativa individual y comunitaria, y
el desarrollo de competencias y capacidades para crear y trabajar.
Este articulado hace mención que la educación permitirá que el ser humano, pueda
desenvolverse en el medio social donde participa, debido a que ayudará al individuo a
generar en él capacidades de trabajar en diversas índoles, así como ser una persona valiosa en
competencias ante cualquier adversidad.
¨Art. 343.- El sistema nacional de educación tendrá como finalidad el desarrollo de
capacidades y potencialidades individuales y colectivas de la población, que posibiliten el
aprendizaje, y la generación y utilización de conocimientos, técnicas, saberes, artes y
cultura.”
Art. 347.- Será responsabilidad del Estado: Fortalecer la educación pública y la coeducación.
Garantizar el respeto del desarrollo psicoevolutivo de los adolescentes en todo el proceso
educativo.”
39
Capítulo 3
3. Metodología de Investigación
3.1. Diseño de la investigación
Según lo determina Francisco Mas (2010), “La investigación cuantitativa es más
estructurada que la cualitativa; utiliza datos de naturaleza cuantitativa y con mayores
muestras persiguiendo con un análisis estadístico”. (pág. 191)
Para la presente investigación se establece un diseño de tipo cuantitativo, ya que una
investigación cuantitativa permite realizar una evaluación estadística sobre los cobros que
realiza la empresa a los clientes.
3.2. Tipo de Investigación
De acuerdo a LeonSchiffman y Leslie Lazar (2012), “La investigación cuantitativa es de
índole descriptiva y la usan los investigadores para comprender los efectos de diversos
insumos promocionales en el consumidor, dándoles así a los mercadologías la oportunidad de
predecir el comportamiento del consumidor”. (pág. 27)
La investigación cuantitativa es de tipo descriptiva, por lo tanto se considera aplicar este
tipo de investigación, ya que se busca conocer la necesidad de diseñar un modelo de
información para mejorar las cobranzas de la empresa.
40
3.3. Población y Muestra
3.3.1. Población
Según, Benjamín Hernández (2011), la Población o universo se puede definir como un
conjunto de unidades o ítems que comparten algunas notas o peculiaridades que se desean.
Esta información puede darse en medias o datos porcentuales. La población es una
investigación estadística se define arbitrariamente en función de sus propiedades particulares.
(pág. 127)
La población es el conjunto de individuos que comparten características similares que se
desean estudiar, en este caso se considerarán a 25 clientes de la empresa.
3.3.2. Muestra
Como la población es menor a 100, se considera la misma cantidad como la muestra para
aplicar la técnica de investigación.
3.4. Técnicas e instrumentos de recopilación de datos
Como técnica de investigación se considera la aplicación de las encuestas, por lo tanto se
establece el cuestionario como instrumento de investigación. El cuestionario estará
estructurado con preguntas cerradas las cuales serán direccionadas a conocer la necesidad de
diseñar un modelo de información para mejorar la gestión de cobranzas.
41
3.5. Procesamiento de los datos y análisis
Para la recolección de los datos se aplica una modalidad semi-presencial, unas encuestas
serán realizadas a través de correo electrónico. El procesamiento de los datos se realizará a
través de la herramienta de Excel y posteriormente serán analizados.
3.6. Análisis de resultados
1.- ¿Qué tiempo lleva usted siendo cliente de la empresa?
Tabla 2
Tiempo del cliente en la empresa
Características Frecuencia Absoluta Frecuencia Relativa
0-1 año 4 16%
2-4 años 16 64%
5 años en adelante 5 20%
Total 25 100%
Figura 4 Tiempo del cliente en la empresa
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Los Autores
42
Análisis descriptivo:
Conforme a los resultados se puede observar claramente como el 64% de los encuestados
mantiene un tiempo prudencial siendo cliente de la empresa, ya que su promedio es de 2 – 4
años.
2.- ¿Qué actividad comercial mantiene su empresa?
Tabla 3
Actividad de la empresa
Características Frecuencia Absoluta Frecuencia Relativa
Comercial 20 80%
Industrial 5 20%
Total 25 100%
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Los Autores
Análisis descriptivo:
Conforme a los datos observados en el presente gráfico se puede notar que el 80% de los
encuestados son directivos de empresas pertenecientes al área comercial, mientras 20% son
de actividad industrial.
Figura 5 Actividad de la empresa
43
3.- ¿Cuándo fue la última vez que solicitó un crédito a la empresa?
Tabla 4
Frecuencia de crédito
Características Frecuencia Absoluta Frecuencia Relativa
de 15-30 Días 13 51%
Semanas 9 34%
Meses 3 15%
Total 25 100%
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Los Autores
Análisis descriptivo:
El 51% de los clientes encuestados ha realizado un crédito a la empresa entre los 15 y 30
últimos días, por lo que se puede deducir que la cartera de préstamos ha mantenido
movimientos actualmente.
Figura 6 Frecuencia de crédito
44
4.- ¿Qué monto de crédito mantiene usted en la empresa?
Tabla 5
Monto del crédito
Características Frecuencia Absoluta Frecuencia Relativa
0-$500 2 8%
$501-$1000 5 20%
$1001-$1500 15 60%
$1501 en adelante 3 12%
Total 25 100%
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Los Autores
Análisis descriptivo:
Conforme a los resultados encontrados se puede observar que el 60% de los encuestados
mantiene un crédito con la empresa por alrededor de $1001 - $1500. Por lo que se puede
deducir claramente que el atraso del pago de estos créditos puede afectar directamente al
financiamiento de la compañía.
Figura 7 Monto del crédito
45
5.- ¿Considera usted que la empresa Gramacis S.A. mantiene políticas exigentes para el
otorgamiento de créditos?
Tabla 6
Políticas exigentes
Características Frecuencia Absoluta Frecuencia Relativa
Si 7 28%
No 18 72%
Total 25 100%
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Los Autores
Análisis descriptivo:
Conforme al gráfico presente se puede notar como el 74% de los encuestados consideran que
la empresa no mantiene políticas exigentes para el otorgamiento de créditos, y de allí se
puede deducir la razón de los problemas de cobro de la compañía.
6.- ¿Cuál es la forma de pago que usted mantiene con la empresa?
Figura 8 Políticas exigentes
46
Tabla 7
Formas de pago del crédito
Características Frecuencia Absoluta Frecuencia Relativa
Efectivo 20 80%
Tarjeta de Credito 5 20%
Total 25 100%
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Los Autores
Análisis descriptivo:
Es importante comprender la forma de pago que mantienen los clientes sobre los créditos
establecidos, así el 60% de los encuestados cancelan su deuda en efectivo, por lo que se
puede entender que existen retrasos en los pagos, ya que la forma establecida es de dinero al
instante.
Figura 9 Formas de pago del crédito
47
7.- ¿Por qué tiempo solicita usted crédito a la empresa?
Tabla 8
Tiempo estimado del crédito
Características Frecuencia Absoluta Frecuencia Relativa
Días 1 4%
Meses 2 88%
Años 22 8%
Total 25 100%
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Los Autores
Análisis descriptivo:
Se puede notar claramente como el 88% de los encuestados mantiene un crédito con la empresa
de años, lo que denota que el tiempo a pagar es de consideración ya que la proyecciones de la
empresa deben realizarse tomando como referencia el tiempo de la deuda contraída por parte
de los clientes
.
Figura 10 Tiempo estimado del crédito
48
8.- ¿Ha tenido algún tipo de inconveniente con los directores de la empresa a la hora de
solicitar un crédito?
Tabla 9
Inconvenientes al realizar un crédito
Características Frecuencia Absoluta Frecuencia Relativa
Si 1 4%
No 24 96%
Total 25 100%
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Los Autores
Análisis descriptivo:
Se puede observar según el gráfico que el 96% de los encuestados no han mantenido
inconvenientes al momento de obtener un crédito, lo que denota que la empresa no ha
establecido políticas de seria consideración para establecer las personas idóneas de crédito.
Figura 11 Inconvenientes al realizar un crédito
49
9.- ¿Qué tiempo tarda la empresa en aprobar el crédito?
Tabla 10
Tiempo de demora en desembolso
Características Frecuencia Absoluta Frecuencia Relativa
Horas 2 8%
Días 21 84%
Meses 2 8%
Total 25 100%
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Los Autores
Análisis descriptivo:
Para que los clientes decidan en que empresa solicitar un crédito, influye mucho el tiempo de
aprobación del mismo, así el 84% de los encuestados consideran que Gramacis S.A. aprueban
el crédito en tan solo días.
Figura 12 Tiempo de demora en desembolso
50
10.- ¿Se ha atrasado usted en cancelar la deuda?
Tabla 11
Tiempo en que se efectúa la cancelación de la deuda
Características Frecuencia Absoluta Frecuencia Relativa
Horas 3 12%
Días 22 88%
Semanas 0 0%
Total 25 100%
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Los Autores
Análisis descriptivo:
Se puede verificar a través del gráfico que los proveedores tardan en cancelar la deuda generada
en un marco de tiempo de días según lo establece el 88%, por otra parte el 12% restante tan
solo tardan en efectuar la cancelación de las deudas en tan solo horas.
Figura 13 Tiempo en que se efectúa la cancelación de la deuda
51
Capítulo 4
4. Propuesta
4.1. Tema
“DISEÑO DE SISTEMA PARA AUTOMATIZAR LA GESTIÓN DE COBRANZAS
EN LA EMPRESA GAMACRIS S.A.”
4.2. Introducción
La Gestión de la Cobranza es una parte fundamental en las operaciones diarias de una
Empresa, porque les permite controlar gran parte del Flujo de efectivo que ingresa a la
entidad. En la actualidad la tecnología ha permitido desarrollar nuevas formas de administrar
la cartera, pero al mismo tiempo al contar con un sistema incompleto para el control de ésta,
llevaría a cualquier entidad a tener grandes pérdidas
Mediante esta propuesta se logrará optimizar un sistema incompleto y así mejorar la
gestión de cobranzas en la empresa GAMACRIS S.A., analizando su impacto económico -
financiero y salvaguardándola de problemas económicos futuros por la mala gestión de las
Cobranzas.
En la presente propuesta se desarrolla un modelo de sistema de información que
favorecerá a las gestiones realizadas por el área de cobranza en la empresa Gamacris S.A.,
cada parte de este diseño comprende los procedimientos que deben seguir las áreas que se
encontraran relacionadas con el principal.
52
Para que el diseño tenga éxito en la empresa, es menester la colaboración de cada uno de
los jefes de las áreas así como de los colaboradores de la empresa, por ende es necesarios que
se siga estrictamente cada uno de los procedimientos allí planteados.
4.3. Antecedentes
Habiendo analizado los resultados obtenido en la investigación se pudo establecer que la
mayor parte de los Clientes de la Empresa GAMACRIS S.A., son de naturaleza comercial;
además, los clientes deben esperar por varios días la aprobación de un crédito, reflejando así
que la entidad no tiene oportunamente la información de cobranza, debido a la
desorganización interna que existe para la pronta atención de la solicitud del cliente; cabe
mencionar que para los Clientes, la Empresa GAMACRIS S.A, no mantiene políticas
exigentes para la otorgamiento de crédito y que casi el 10% de su créditos son a plazo de años
además que solo el 20% de su cartera paga en el plazo fijado del crédito habiendo así atrasos
en pagos de más de 3 meses todo esto ha dado apertura a créditos incobrables para la
empresa. Siendo de Inmensa necesidad la Implementación a su sistema de un módulo para la
gestión de la Cobranza en la Entidad.
4.4. Justificación de la propuesta
La rentabilidad de una empresa depende de las actividades operacionales de cada una de
las áreas que involucra a la organización, en la presente propuesta se desarrolla un modelo de
sistema de información que favorecerá a las gestiones realizadas por el área de cobranza en la
empresa Gamacris S.A., cada parte de este diseño comprende los procedimientos que deben
seguir las áreas que se encontrarán relacionadas con el principal.
53
Para que el diseño tenga éxito en la empresa, es menester la colaboración de cada uno de
los jefes de las áreas, así como de los colaboradores de la empresa, por ende es necesario que
se siga estrictamente cada uno de los procedimientos allí planteados.
4.5. Misión
Optimizar en la empresa cada uno de los procesos aplicados para la gestión de cobranzas,
logrando que el cliente cancele los valores justos de su compra
4.6. Visión
Lograr que Gamacris S.A. sea la empresa número uno en mantener un gestor de cobranzas
de primer nivel, teniendo la probabilidad mínima de error en el cobro de los cliente del 1%.
4.7. Objetivos
a) Objetivo General
• Disponer de un Sistema de información automatizado para optimizar la gestión de
las cobranzas de la empresa Gamacris S.A., en la ciudad de Guayaquil.
b) Objetivos Específicos
• Diseñar un cronograma de capacitación de los trabajadores del área de cobranzas.
54
• Obtener un alto desempeño de las actividades que se desarrollan en esta área de
trabajo.
• Evaluar la aplicación del sistema de información sobre las cobranzas de la
empresa.
4.8. FODA
Factores Internos:
• Fortalezas
Posicionamiento en el mercado.
Experiencia de los trabajadores en el área de cobranzas.
Ejemplos de aplicación de otros manuales.
Manual totalmente practico.
• Debilidades
Cartera de clientes no muy amplia.
Regularidad en los malos procesos de cobro.
Trabajadores nuevos.
Adaptabilidad al manual.
Factores Externos:
• Oportunidades
Crecimiento empresarial.
Minimizar errores de cobro.
Aporte al resto de empresas que manejen gestores de cobranzas.
• Amenazas
55
Poca fidelización de los clientes.
Entrada de nuevos competidores
4.9. Implementación del sistema de cobranzas
Para la determinación del sistema, se debe indicar que estará dividido por áreas, lo que
permitirá facilidad para la recuperación de carteras. Es por tanto que este tipo de sistema
otorgará a la empresa mayor ventaja y beneficio para el bienestar de la empresa.
Las áreas se encontrarán de las siguientes maneras, dando a lugar a la optimización del
sistema al momento de realizar la gestión de cobro:
Área de Banco
Área de cargo
Área de Ciudad
Área de Cliente
Área de cobros efectuados
Área de forma de pago
Área de llamadas al cliente
Área de Notificaciones
Área de refinanciamiento
Área de visita
Seguridad
56
Tener el correcto acceso al personal autorizado, para que realice el ingreso respectivo de
usuario y contraseña, las mismas que serán concedidas por parte del administrador a los
distintos usuarios con sus permisos e incluso con las restricciones pertinentes.
Auditoría
Se va proceder a realizar la auditoria en el departamento de cobranzas de la empresa
Gamacris, con la finalidad de verificar si el sistema de cobranzas está gestionando de buena
forma, y así mismo ayudando a recuperar la cartera vencida que tiene la compañía, para que,
de esta forma, el negocio comience tener nuevos cambios en el área de cobranzas.
Elementos Físicos
Computadores
Los PC están constituidos por los siguientes dispositivos:
• Unidad Central de Proceso (UCP)
• Unidad de Memoria
• Unidad de Entrada/Salida
• Monitor de 15”
• Teclado y mouse
Todos ellos se comunican entre sí por medio de buses y ejecutan sus funciones específicas
sincronizadas por un reloj.
Los computadores con los cuales contaremos para nuestra implementación contaran con las
siguientes características
Tabla 12 Características de las computadoras
57
Procesador: Core I3 3345
Memoria RAM: 4 Gb
DVD-RW Si
Disco Duro: 500 GB
Equipo de impresión
Los equipos de impresión representan a los periféricos de salida más utilizados, después
de los monitores, en los actuales sistemas informáticos. Estos dispositivos son utilizados para
múltiples funcionalidades, desde la obtención de listados de datos u otro tipo de información
procesada, escritos e informes de todo tipo, hasta la generación de gráficos y presentaciones
(incluso en soportes especiales, como los acetatos para transparencias, etc.).
Entre los equipos a disposición que tendremos para impresión de reportes e informes en
nuestra implementación contamos con impresoras Epson L355.
La L355 es la versátil multifuncional que redefine la economía en las familias activas de
hoy. Única con el sistema original de Tanque de Tinta para imprimir cientos de proyectos
escolares, páginas Web, fotos y todo lo que quieras sin la molestia de tener que cambiar o
recargar un cartucho. Con Wi-Fi integrado para compartir el ahorro entre familia.
Características
•Multifuncional con sistema original de Tanque de Tinta con Impresora,
Copiadora, Escáner y Wi-Fi
•Con red Wi-Fi, comparte tu L355 en casa e imprime y escanea de manera
inalámbrica
58
•Imprime directo desde tu teléfono inteligente, iPod, tableta u otros dispositivos
móviles, con Epson iPrint
•Costo de impresión ultra bajo
•Calidad y garantía original Epson.
•Fácil uso y recarga de tinta
Elementos Lógicos
Así mismo, para el desarrollo de la aplicación debemos constar con la instalación de nuestro
sitio de trabajo (PC) de los siguientes programas en sus versiones indicadas o superiores para
la correcta funcionalidad.
Sistema de redes
Entre los sistemas de redes que tomamos en cuenta para la implementación de nuestro
sistema tenemos un módulo dedicado solo para una red LAN con topología en bus, ya que
mediante este sistema de red podremos acceder a toda la información disponible en los
terminales que ya estén implantados y podremos incorporar más equipos como surjan nuevos
requerimientos.
Elaborado por: Los Autores
Figura 14 Topología Bus
59
Mediante la sencillez de nuestro sistema para la recolección de información e ingreso de
datos, nos permite optar por un sistema de red que se caracteriza por comunicarse por un
único canal de información en los cuales se conectan los diferentes equipos de nuestra red.
Entre las ventajas de esta red podemos contar con la facilidad de implementación y
crecimiento en cuanto a recursos, contamos también la simplificada de la arquitectura
utilizada y por su sencillez también tomamos en cuenta el poco espacio requerido para su
utilización.
Base de datos
Tomando en cuenta la cantidad de información que contienen datos relativos de forma
categorizada que comparten entre si los ordenadores incorporados en nuestra red para
implementar en nuestro sistema. Basamos nuestro motor de base de datos en VISUAL .NET,
ya que maneja un ambiente orientado a objeto y nos da un fluido de información de forma
transparente y seguro para trabajar en ambientes de Microsoft en varias versiones de sus
sistemas operativos
La arquitectura para nuestro sistema será flexible tanto para sistemas de 32 o 64 bits
dependiendo de los recursos de los equipos q se puedan implementar de forma posterior.
Sistema operativo
Tomando en cuenta los requerimientos a implementarse, contaremos con sistemas
operativos monousuarios, sin características específicas aparte de que cuente con soporte
60
Framework .Net, versiones desde W7 en adelante estas características ya vienen incorporadas
en el sistema de forma nativa.
Utilitarios
Tomando en cuenta que el modulo a implementar de forma implícita es limitado para
requerimientos sumamente específicos, tomaremos en cuenta programas utilitarios para
complementar actividades diarias, como paquete de Office, antivirus, etc.
Licencias:
Tabla 13 Licencias
Windows 8.1 $ 35.00
Office 2010 $ 50.00
Nod 32 $ 38.99
Ingreso de datos
Datos de empresas como nombres, direcciones, naturaleza de las empresas, fecha de
creación, etc., datos de clientes y documentos operativos serán ingresados de forma manual
para la validación de información en tiempo real.
Modelo de base de datos
La base de datos contendrá datos generalizados y administrados de tal forma que
asignaremos una secuencia de código numérico a los datos de las transacciones a realizar,
61
continuando con apellidos, nombres, números de facturas, notas de créditos, notas de ventas,
comprobante de retención, guías de remisión.
Recursos humanos
Constituidos por personas que interactúan con el Sistema de Información. Éstos pueden
ser a su vez:
• Operadores de computadoras: personas encargadas de conseguir la información y
llenarla al sistema.
• Especialistas en Sistemas de Información: analistas y programadores de sistemas
que desarrollan y operan los Sistemas de información.
• Usuarios finales: llamados también clientes, que usan un sistema de información
ya generado. Pueden ser: trabajadores de oficina, clientes o gerentes.
Infraestructura
Aquí nos vamos a referir al ámbito físico necesario para la elaboración del sistema, ya que
es uno de los factores fundamentales para el desarrollo del mismo para poner en producción
la aplicación como son:
El área de trabajo acondicionada con todas las comodidades como es el
computador, aire acondicionado mueble etc.
La incorporación de red Wi-Fi integrado para compartir el ahorro y eficiencia del
personal que labora
62
Capacitación de los usuarios
Cursos, capacitaciones y taller contante para utilización de las herramientas de los
sistemas
Se proveerá un manual de usuarias el mismo que será diseñado de manera que se pueda tener
una mayor comprensión del mismo, utilizando un lenguaje técnico
Al mismo tiempo se pondrá a disposición de los programadores especialistas, personal con
conocimiento en la materia o al público en general que desea saber que desea saber todo
sobre la estructura funcional, la lógica del negocio, la base y cada uno de sus procesos.
4.9.1. Modelos de pantalla del sistema
Elaborado por: Los Autores
Figura 15 Ingreso al sistema
63
Elaborado por: Los Autores
Figura 16 Pantalla de inicio
64
Elaborado por: Los Autores
Figura 17 Ingreso de información de nuevo cliente
65
Elaborado por: Los Autores
Figura 18 Cuando el cliente es recurrente se procede a buscar
66
Elaborado por: Los Autores
Figura 19 Generar la factura
67
Elaborado por: Los Autores
Figura 20 Pasos para registra en comprobante de ingreso
68
Elaborado por: Los Autores
Elaborado por: Los Autores
Figura 21 Ingreso al módulo de cuentas por cobrar
Figura 22 Pantalla de reportes
69
Elaborado por: Los Autores
Elaborado por: Los Autores
Figura 23 Estado de cuenta del cliente
Figura 24 Como enviar a imprimir reportes de clientes
70
4.9.2. Proceso interno para el área de Cobranza de la empresa Gamacris
Con relación al departamento de Cobranzas de la empresa trabaja de manera progresiva
con el departamento Comercial, esta área cumple la unción de negociar con los clientes en un
plazo determinado.
El área de cobranzas debe realizar estas siguientes instrucciones:
• Proteger las garantías otorgadas por los clientes tales como cheques, que
mediante aquello debe estipular el monto previsto de ventas que
realizaron.
• Regirse al cumplimiento con de los plazos determinados por la
compañía, tienen que ser días laborables.
• Adquirir la información relevante acerca del cliente tales como datos
actualizados, números de teléfonos, e incluso un contacto que será de
ayuda para el cobro efectivo.
• El proceso interno a seguir para el área de Cobranzas son las siguientes:
• Obtener la factura física del área de Contabilidad y luego poder recobrar
el Cuadro de Gestión de Cobro.
• Operar y corroborar con los clientes la fecha y hora de pago previsto para
evitar errores algunos.
• Organizar al personal de cobranzas para que efectúe la gestión de cobros
acorde a las zonas determinadas como por ejemplo sector norte, zona
centro, sector sur dentro de la ciudad de Guayaquil.
• Desarrollar el cuadre pertinente de las facturas canceladas por cada
cliente de manera diaria.
71
• Dar en depósitos los valores recaudados para el siguiente día del cobro.
• Por cualquier motivo de que los clientes incumplan con los plazos
previstos por el área de Cobranzas, tendrá la facilidad de realizar el
bloqueo de la cuenta del cliente impidiendo a que efectúe cualquier
venta.
• Si el cliente incumple luego de la operación de cobranzas realizada se
procede al envío al cobro el cheque de garantía con anticipación y previo
aviso al cliente.
• Si existe tiempo de mora o incluso incumplimiento de pagos luego de
haber ejecutado todas las medidas necesarias para el cobro, se envía
entonces el cobro a través de la vía legal.
72
Figura 25 Flujo de diagrama de la gestión de Cobranzas
No Si
Elaborado por: Los Autores
Inicio
Revisar crédito
Procesar factura
Gestionar cobranzas
Procede
Distribuir personal de
crédito
Realizar cobros
Cuadrar facturas
Elaborar
comprobantes de
ingresos
Archivar documentos
Enviar a contabilidad
el cobro
Realizar depósito
73
4.9.3. Método de la gestión de Cobranzas
Ahora bien, se va detallar el método que conllevará la gestión de recuperación de cartera,
como la empresa Gamacris, cuenta con esta deficiencia, por medio de este método podría
generar una eficiencia en el cumplimiento de los plazos establecidos.
A continuación, se puede apreciar los siguientes métodos:
Elaborado por: Los Autores
Estado de cuenta
La difusión y el control de los estados de cuenta ayudan tener claro el historial de
comportamiento en cuanto a los pagos del mismo, es esencial para tomar decisiones certeras
para el continuo de una relación de negocios con un cliente.
Es una forma de hacer que recuerde el cliente sobre plazo de vencimiento de los créditos,
dado que consiste en el envío de un estado de cuenta a través de correo electrónico, de esta
forma el cliente podrá coordinar sus cuentas y desde luego ponerse al día con sus respectivos
créditos.
Figura 26 Método de Gestión de Cobranzas
74
Llamadas telefónicas
El personal que se encuentra en el Departamento de Cobranzas deberá hacer la llamada al
cliente e indicarle que realice el pago inmediato de su deuda. Si el cliente de alguna forma
pone una excusa razonable, se puede realizar un arreglo con el fin de aplazar el periodo de
pago.
Uso de agencias de cobranzas
Este tipo de agencias se tendría pensado utilizar si fuera el caso de que la empresa Gamacris
S.A., no podría abastecerse con la amplia cartera de clientes que tiene para cobrar, de esta
forma, se estaría contratando los servicios de esta empresa para que de apoyo a la gestión de
cobranzas que requiere el negocio.
Proceso Legal
Este es el punto más veraz en cuanto al procedimiento de cobranzas. Es una opción valedera
que se da uso cuando existen algunos acontecimientos que lo amerita.
Si la empresa no cuenta con una respuesta favorable, se deberá entonces determinar un plazo
donde se procederá con la recuperación legal de la deuda que tenga el cliente. En caso de que
no poseer la compañía Gamacris con un departamento legal interno, es preferible que buscar
la contratación de un despacho de abogados con el propósito de apresurar la recuperación del
monto apropiado o del bien que ha sido financiado a través de la vía legal, así mismo hay que
recalcar que también al cliente se tendría que cobrarles los gastos vinculados con la cobranza.
El procedimiento legal es no solamente oneroso, sino que puede obligar al deudor a
declararse en bancarrota, reduciéndose así la posibilidad de futuros negocios con el cliente y
sin que garantice el recibo final de los traslados.
75
Control Estratégico del sistema de control contable de cobranzas
Área de enfoque
El área o departamento que se va aplicar el sistema de gestión de cobranzas será
específicamente en Cobranzas por motivo de que son ellos los que se encargan de hacer que
los clientes realicen sus pagos como es debido y no tengan ninguna deuda con la empresa
Gamacris S.A. La finalidad de este sistema es poder brindar una mejora en cuanto a la
recuperación de cartera vencida y desde luego poder erradicar los riesgos sobre cuentas
incobrables.
Alcance
Lo que se busca alcanzar es básicamente un exhaustivo control donde radique la eficiencia
sobre la gestión de cobranzas que debe tener la empresa Gamacris S.A. El objetivo de este
plan de procedimiento es poder dar a conocer al negocio una alternativa positiva para que de
esta forma pueda resolver las inquietudes que tiene con respecto a la recuperación de cartera
vencida.
Planteamiento de estrategias
Que todos los clientes estén totalmente comprometidos en realizar sus pagos en los plazos
definidos que impone la empresa Gamacris S.A.
Todo cliente nuevo deberá regirse al cumplimiento de ciertas políticas de crédito pagos, para
que al momento de hacer la cobranza no existe ningún inconveniente en aquello.
Que el sistema de facturación sea de forma garantizada, para que logre brindar mayor ventaja
como por ejemplo la obtención de informes sobre la facturación diaria, así mismo los estados
76
cuentan de los clientes, con el propósito de eludir la proporción del cuadro de gestión de
cobranzas de forma manual y de alguna forma poder ahorrar tiempo.
Las ventajas que presenta la implementación de estrategias sobre la gestión de cobranzas son
las siguientes:
• Rentabilidad para el beneficio de la empresa Gamacris S.A.
• Salvaguardia de los recursos económicos que presenta la compañía.
• Disminución de riesgo con relación al cobro de las cuentas de los clientes.
Marco Institucional de la empresa Gamacris S.A.
Para que el modelo de gestión de cobranza tenga un buen desenvolvimiento y se logre
cumplir con lo esperado, el personal que forma parte de la empresa Gamacris S.A., deberá
participar de dicho modelo, para que de esta forma puedan cumplir a cabalidad la cobranza de
ciertos clientes que están en mora, reduciendo el índice de cartera por cobrar, dando a
conocer que este tipo de gestión que busca implementar la compañía estaría otorgando
buenos resultados.
La estructura organizacional se muestra a continuación, a través de los siguientes
organigramas:
77
GAMACRIS S.A.
Organigrama Estructural
Elaborado por: Los Autores
Figura 27 Organigrama Estructural
GERENCIA GENERAL
Departamento Administrativo-Financiero
Analista Contable
Analista de Compra
Analista de Creditos y Cobranzas
Analista Informático
Departamento Comercial
Analista Comercial
Aistente de Gerencia Asesor Juridico
Auditoria Interna
78
GAMACRIS S.A.
Organigrama funcional
Elaborado por: Los Autores
Figura 28 Organigrama funcional
79
GAMACRIS S.A.
Organigrama Personal
Elaborado por: Los Autores
Figura 29 Organigrama personal
80
Manual de funciones de la empresa Gamacris S.A.
A continuación, se detalla las funciones de cada cargo asignado en la estructura
organizacional de Gamacris S.A.:
Tabla 14 Función del Gerente General
Elaborado por: Los Autores
81
Tabla 15 Función de Asistente de Gerencia
Elaborado por: Los Autores
82
Tabla 16 Asistente Mensajero
Elaborado por: Los Autores
83
Tabla 17 Función de Auditor Interno
Elaborado por: Los Autores
84
Tabla 18 Función de Analista Contable
Elaborado por: Los Autores
85
Tabla 19 Función de Analista de Compras e Importaciones
Elaborado por: Los Autores
86
Tabla 20 Función de Analista de Cobranzas
Elaborado por: Los Autores
87
Tabla 21 Función de Analista Informático
Elaborado por: Los Autores
88
Tabla 22 Función de Analista Comercial
Elaborado por: Los Autores
89
4.10. Análisis Financiero
Presupuesto
Recurso humano requerido
Para la encargada de manejar el puesto de cuentas por cobrar en el sistema solo requerimos
de una persona, ya que solo tendría que analizar e ingresar correctamente lo que necesitamos
en nuestra contabilidad, de una manera organizada.
Tabla 23 Salario de Recurso humano
NÓMINA SALARIO MENSUAL
Asistente Contable $ 400,00
90
Tabla 24 Presupuesto de personal operativo
Terrenos y preparación de localidades
El terreno ya lo tenemos como compañía, es decir no tendríamos que adquirirlo, y no
estaría contabilizado dentro de nuestros activos.
Tecnología y equipos
Para manejar de manera ordenada las cuentas por cobrar, la inversión que obtendremos es
el sistema de cuentas por cobrar.
Tabla 25 Tecnología y equipos
INVERSIONES FIJAS UNID. CANT. PRECIO TOTAL
Sistema de cuentas por cobrar 1 1 $ 1.000,00 $ 1.000,00
AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3 AÑO 4 AÑO 5
Sueldo $ 4.800,00 $ 5.760,00 $6.912,00 $ 8.294,40 $ 9.953,28
Componente salarial $ 300,00 $ 300,00 $ 300,00 $ 300,00 $ 300,00
Ingreso bruto total $ 5.100,00 $ 6.060,00 $7.212,00 $ 8.594,40 $10.253,28
Aporte personal
9,45%
$ 453,60 $ 544,32 $ 653,18 $ 783,82 $ 940,58
Ingreso neto
disponible
$ 4.646,40 $ 5.515,68 $6.558,82 $ 7.810,58 $ 9.312,70
Beneficios sociales
Décimo tercer
sueldo
$ 400,00 $ 480,00 $ 576,00 $ 691,20 $ 829,44
Décimo cuarto
sueldo
$ 366,00 $ 366,00 $ 366,00 $ 366,00 $ 366,00
Fondos de reserva $ 39,98 $ 47,98 $ 57,58 $ 69,09
Total beneficios
sociales
$ 766,00 $ 885,98 $ 989,98 $ 1.114,78 $ 1.264,53
Total costo de mano
de obra
$ 5.412,40 $ 6.401,66 $7.548,80 $ 8.925,36 $10.577,23
91
Repuestos y herramientas
Tabla 26 Repuestos y herramientas
INVERSIONES FIJAS UNID. CANT. PRECIO TOTAL
Herramientas de trabajo 1 1 $ 1000 $ 1000
Gastos pre – operativos
Tabla 27 Gastos pre – operativos
GASTOS PREOPERATIVOS CANT. PRECIO TOTAL
Estudio de reinversión 1 $ 1.200,00 $ 1.200,00
Montaje y equipamento 1 $ 1.000,00 $ 1.000,00
Gastos de trámites legales 1 $ 800,00 $ 800,00
Capacitación al personal 1 $ 50,00 $ 50,00
Imprevistos 1 $ 500,00 $ 500,00
TOTAL $ 3.550,00 $ 3.550,00
Estos bienes intangibles y servicios son necesarios para la instalación del sistema y son
susceptibles de amortización a cinco años, y así lo tenemos la siguiente tabla:
Tabla 28 Gastos Operativos
GASTOS PREOPERATIVOS CANT. VALOR TOTAL VIDA ÚTIL TOTAL
Estudio de pre inversión 1 $ 1.200,00 5 $ 240,00
Montaje y equipamento 1 $ 1.000,00 5 $ 200,00
Gastos de trámites legales 1 $ 800,00 5 $ 160,00
Capacitación al personal 1 $ 50,00 5 $ 10,00
Imprevistos 1 $ 500,00 5 $ 100,00
Total $ 3.550,00 $ 710,00
92
Depreciación de activos fijos
Tabla 29 Depreciación de activos fijos
ACTIVO FIJO CANT. VALOR
TOTAL
%
DEPRECIACIÓN
DEPREACIÓN
ANUAL
Sistema de cuentas por cobrar 1 $ 1.000,00 33% $ 330,00
Total $ 1.000,00 $ 330,00
Tabla 30 Costos de operación
Tabla 31 Total de Gastos
COSTO DE PRODUCCIÓN AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3 AÑO 4 AÑO 5
Remuneración(Diseñador del
Programa)
$ 100,00 $ 100,00 $ 100,00 $ 100,00 $ 100,00
Instalación de Programa en CD $ 20,00 $ 20,00 $ 20,00 $ 20,00 $ 20,00
Capacitaciones para
programador
$ 80,00 $ 80,00 $ 80,00 $ 80,00 $ 80,00
Total Costo de Producción $ 200,00 $ 200,00 $ 200,00 $ 200,00 $ 200,00
GASTOS ADMINISTRATIVOS
Remuneración(personal
administrativo)
$ 4.800,00 $ 5.760,00 $ 6.912,00 $ 8.294,40 $ 9.953,28
Servicios Básicos
Agua Potable $ 246,00 $ 258,30 $ 271,83 $ 286,77 $ 303,35
Energía Eléctrica $ 900,00 $ 945,00 $ 994,50 $ 1.049,18 $ 1.109,84
Teléfono $ 144,00 $ 151,20 $ 159,12 $ 167,87 $ 177,57
Suministros de Oficina $ 180,00 $ 180,05 $ 180,10 $ 180,15 $ 180,20
Total de Gastos Administrativos $ 1.470,00 $ 1.534,55 $ 1.605,55 $ 1.683,97 $ 1.770,96
GASTOS FINANCIEROS
Intereses de préstamo (14%) $ 280,00 $ 237,64 $ 189,35 $ 134,30 $ 71,54
Total de Gastos Financieros $ 280,00 $ 237,64 $ 189,35 $ 134,30 $ 71,54
TOTAL DE GASTOS $ 1.950,00 $ 1.972,19 $ 1.994,90 $ 2.018,27 $ 2.042,51
AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3 AÑO 4 AÑO 5
Costo de Producción $ 200,00 $ 200,00 $ 200,00 $ 200,00 $ 200,00
Gastos Administrativos $ 1.470,00 $ 1.534,55 $ 1.605,55 $ 1.683,97 $ 1.770,96
Gastos Financieros $ 280,00 $ 237,64 $ 189,35 $ 134,30 $ 71,54
TOTAL DE GASTOS $ 1.950,00 $ 1.972,19 $ 1.994,90 $ 2.018,27 $ 2.042,51
93
Tabla 32 Gastos fijos
OTROS COSTOS
FIJOS
AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3 AÑO 4 AÑO 5
SERVICIOS BÁSICOS
Energía eléctrica $ 240,00 $ 240,00 $ 240,00 $ 240,00 $ 240,00
Agua Potable $ 900,00 $ 900,00 $ 900,00 $ 900,00 $ 900,00
Teléfono $ 150,00 $ 150,00 $ 150,00 $ 150,00 $ 150,00
COSTOS MENSUALES $107,50 $ 107,50 $ 107,50 $ 107,50 $ 107,50
COSTO FIJO UNITARIO
$107,50
COSTOS VARIABLES AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3 AÑO 4 AÑO 5
Remuneración(Diseñador del
Programa)
$ 60,00 $ 80,00 $ 100,00 $ 120,00 $ 140,00
Instalación de Programa en CD $ 5,00 $ 10,00 $ 15,00 $ 20,00 $ 25,00
Capacitaciones para
programador
$ 50,00 $ 70,00 $ 90,00 $ 100,00 $ 115,00
COSTOS MENSUALES $ 9,58 $ 13,33 $ 17,08 $ 20,00 $ 23,33
COSTO VARIABLE
UNITARIO
$
16,67
Proyección de ingresos (dólares)
Para la proyección de ventas consideramos que nuestra ganancia es la disminución de
gastos administrativos por parte del recurso humano, es decir para la utilización del sistema
solo necesitaremos una persona que elabore en la misma, anteriormente teníamos 3 personas
en ese departamento, ahora solo tenemos una. Eso quiere decir que mis ventas proyectadas es
lo que ahorraría anualmente al tener el sistema de cuentas por cobrar. Y para la compañía es
un ingreso.
94
Tabla 33 Proyección de ingresos (dólares)
Fuentes de financiamiento
La inversión del sistema de cuentas por cobrar y las herramientas de trabajo para la
utilización del mismo se realizara con un préstamo bancario el cual nos da una tasa de interés
del 14%. Los gastos pre operativo y el capital del trabajo se financiaran con el capital de los
inversionistas.
Tabla 34 Fuentes de financiamiento
INVERSIONES FIJAS $ 2.000,00
Gastos pre operativos $ 4.260,00
Capital de trabajo $ 8.065,03
TOTAL $ 14.325,03
FUENTE DE FINANCIAMIENTO
Préstamo bancario $ 2.000,00
Capital inversionista $ 12.325,03
TOTAL $ 14.325,03
VENTAS AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3 AÑO 4 AÑO 5
Ventas
Brutas
$ 10.824,80 $12.803,33 15.097,59 17.850,71 $ 21.154,45
95
Tabla 35 Amortización del préstamo
IO = 100% $
2.000
$
2.000
INTERES= 14%
AÑOS 5
Periodos Interés Capital Cuota Saldo
0 $ 2.000,00
1 $ 280,00 $ 302,57 $ 582,57 $ 1.697,43
2 $ 237,64 $ 344,93 $ 582,57 $ 1.352,51
3 $ 189,35 $ 393,22 $ 582,57 $ 959,29
4 $ 134,30 $ 448,27 $ 582,57 $ 511,02
5 $ 71,54 $ 511,02 $ 582,57 $ 0,00
Tabla 36 Anualidad
Anualidad (a) = P
Anualidad (a) = $ 2.000 0,269558042
0,925414582
Anualidad (a) = $ 582,57
𝑖(1 + 𝑖)𝑛
(1 + 𝑖)𝑛 − 1
96
ESTADO DE RESULTADOS Tabla 37 Estado de resultado
CUENTAS AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3 AÑO 4 AÑO 5
Ventas Estimadas $ 10.824,80 $12.803,33 $15.097,59 $17.850,71 $ 21.154,45
Costo de Ventas $ 200,00 $ 200,00 $ 200,00 $ 200,00 $ 200,00
Utilidad Bruta en
Ventas
$ 10.624,80 $ 12.603,33 $14.897,59 $ 17.650,71 $ 20.954,45
Gastos de Operación:
Gastos de
Administración
$ 1.470,00 $ 1.534,55 $ 1.605,55 $ 1.683,97 $ 1.770,96
Gastos Financieros $ 280,00 $ 237,64 $ 189,35 $ 134,30 $ 71,54
Total de Gastos $ 1.750,00 $ 1.772,19 $ 1.794,90 $ 1.818,27 $ 1.842,51
Utilidad antes de
R.U.T. (15%
Trabajadores)
$ 8.874,80 $ 10.831,14 $13.102,69 $ 15.832,44 $ 19.111,95
15% Reparto de
Utilidades a
Trabajadores
$ 1.331,22 $ 1.624,67 $ 1.965,40 $ 2.374,87 $ 2.866,79
Utilidad antes del
22% I.R.
$ 7.543,58 $ 9.206,47 $11.137,29 $ 13.457,58 $ 16.245,16
Impuesto a la Renta $ 1.659,59 $ 2.025,42 $ 2.450,20 $ 2.960,67 $ 3.573,93
UTILIDAD NETA $ 5.883,99 $ 7.181,04 $ 8.687,09 $ 10.496,91 $ 12.671,22
97
Tabla 38 Flujo de Caja
FLUJO DE CAJA
AÑO 0 AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3 AÑO 4 AÑO 5
INGRESO
Ventas $
10.824,80
$12.803,33
$15.097,59
$17.850,71
$ 21.154,45
Ventas de Activos $
-
Total de Ingreso $
10.824,80
$12.803,33
$15.097,59
$17.850,71
$ 21.154,45
EGRESO
Costo Variable Unitario $ 16,67 $ 16,67 $ 16,67 $ 16,67 $ 16,67
Costo Fijo Anual $ 107,50 $ 107,50 $ 107,50 $ 107,50 $ 107,50
Depreciación $ 330,00 $ 330,00 $ 330,00 $ 330,00 $ 330,00
Gastos Financieros $ 280,00 $ 237,64 $ 189,35 $ 134,30 $ 71,54
Gastos Pre operativos $ 3.692,00 $ 3.692,00 $ 3.692,00 $ 3.692,00 $ 3.692,00
Costos de Producción $ 200,00 $ 200,00 $ 200,00 $ 200,00 $ 200,00
Gastos de Administración $ 1.470,00 $ 1.534,55 $ 1.605,55 $ 1.683,97 $ 1.770,96
Total de Egreso $ 6.096,17 $ 6.118,36 $ 6.141,07 $ 6.164,43 $ 6.188,67
Utilidad Bruta $ 4.728,63 $ 6.684,97 $ 8.956,53
$11.686,28
$ 14.965,78
(-) Part.
Trabajadores
15% $ 709,30 $ 1.002,75 $ 1.343,48 $ 1.752,94 $ 2.244,87
UAI $ 4.019,34 $ 5.682,23 $ 7.613,05 $ 9.933,34 $ 12.720,91
(-) I.R. 22% $ 884,25 $ 1.250,09 $ 1.674,87 $ 2.185,33 $ 2.798,60
U NETA $ 3.135,08 $ 4.432,14 $
5.938,18
$
7.748,00
$
9.922,31
Depreciación $ 330,000 $ 330,000 $ 330,000 $ 330,000 $ 330,000
Equipos de Computación $ (2.000,00)
Construcciones $ -
Prestamos $
-
Capital de Trabajo $ (8.065,03) $ 8.065,03
Amortización $ 280,00 $ 237,64 $ 189,35 $ -
134,30
$ 71,54
Valor de salvamento-Desecho $ 1.000,000
FNE
$(10.065,031)
$3.185,084
$4.524,495
$6.078,826
$7.943,701
$19.245,801
98
Tabla 39 Flujo de Caja proyectado
Elaborado por: Los Autores
El VAN es positivo se acepta el proyecto.
El TIR es positivo se acepta el proyecto.
FLUJO DE CAJA PROYECTADO
FNE AÑO 0 AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3 AÑO 4 AÑO 5
$ (10.065,031) $ 3.185,084 $ 4.524,495 $ 6.078,826 $ 7.943,701 $ 19.245,801
TMAR
=
14,00%
VANProy = $
15.012,36
FLUJO DE CAJA PROYECTADO
FNE AÑO 0 AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3 AÑO 4 AÑO 5
$(10.065,031)
$ 3.185,084
$ 4.524,495
$6.078,826
$7.943,701
$19.245,801
TMAR
=
14,00%
TIRProy = $
0,50
99
Conclusiones
Para conocer la situación que presenta la empresa Gamacris S.A., en cuanto al área de
crédito y cobranzas se pudo realizar un diagnóstico donde determinaba la inconsistencia en
saldos que por tal razón ha disminuido el crecimiento del negocio.
A través de diversas fuentes de investigación se pudo obtener información acerca del
sistema de información automatizado, donde se pudo contestar que este tipo de modelo de
gestión permite garantizar la operación de cobranza más ágil y segura, logrando tener buenos
resultados al implementar este tipo de mecanismo.
La empresa Gamacris S.A., ha comenzado tener falencias en su gestiones de cobranzas,
ocasionando tener cartera pendientes de cobro, por lo que es menester diseñar un modelo de
gestión de cobranza automatizada donde ayude gestionar de forma eficiente el cobro y así dar
lugar a que el negocio se reestablezca nuevamente.
Se ha podido percatar que a través del manejo del control interno en la empresa Gamacris
S.A., en el área administrativo y financiero poseen una desorganización en sus gestiones, lo
que ha dificultado el buen desenvolvimiento del negocio, dejándose decrecer por no recurrir
en métodos más exhaustivo para hacer que la empresa tome nuevamente un giro
trascendental.
100
Recomendaciones
El área financiero de la empresa Gamacris S.A., debe realizar un exhaustivo análisis
mensualmente para saber cómo se encuentra la empresa, que en base aquello poder tomar
acciones respectiva para las respectivas correcciones que amerite si llegase a decrecer
nuevamente la compañía.
El talento humano debe formar parte del cambio que se pretende realizar para la formación
de la empresa, ya que la empresa actualmente está pasando por momentos críticos y es por
esta razón que el personal debe ejercer bien su función para que el desarrollo del negocio sea
eficiente dentro del mercado guayaquileño.
Poner en marcha la implementación del diseño del sistema de gestión de cobranza, para
que la empresa Gamacris S.A., pueda realizar el cobro de la cuenta que aún mantiene, dando
la facilidad, agilidad y seguridad de poder recuperar aquella cuenta que mantiene la
compañía.
101
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