universidad central del ecuador facultad de ciencias … · 2017-03-14 · universidad central del...
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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
“MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA
OPTIMIZAR LA PRODUCTIVIDAD DE LA COMPAÑÍA
(CONSTRUCTORA DORALCO S.A), A TRAVÉS DE LA
APLICACIÓN DE UNA AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD”
AUTOR:
RUTH ELENA VEGA LIMA
INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA, CONTADOR
PUBLICO AUTORIZADO.
DIRECTOR:
MBA. MARCO ERAZO PICON
QUITO, DM. ABRIL DEL 2015
Vega Lima, Ruth Elena (2015). Mejoramiento del sistema de
control interno para optimizar la productividad de la
Compañía (Constructora Doralco S.A) a través de la aplicación
de una auditoría interna de calidad Trabajo de investigación
para optar por el grado de Ingeniero en Contabilidad y
Auditoría, Contador Público Autorizado. Facultad de Ciencias
Administrativas. Quito UCE. 177 p.
ii
DEDICATORIA
Este trabajo investigativo se la dedico a mis
padres quienes me han apoyado para poder
llegar a esta instancia de mis estudios, ya que
ellos han estado presentes para apoyarme
moral y psicológicamente.
También se la dedico a mi hijo, quien ha sido
mi mayor motivación para nunca rendirme en
mis estudios y poder llegar a ser un ejemplo
para él.
A Brayan Martínez por su ayuda y apoyo en
el desarrollo de este trabajo.
Ruth Elena Vega Lima
iii
AGRADECIMIENTO
A Dios, por las bendiciones recibidas.
A mis padres: Hugo Vega e Imelda Lima
gracias por su infinita paciencia y su
inagotable apoyo; a mis hermanos Paola Vega
por ser mi mejor amiga, mi aliada, mi
ejemplo, el pilar de unión de nuestra familia;
Juan Vega gracias por ser un sigiloso
guardián y una buen padre para mi sobrina
Valentina Vega.
A mi hijo Gabriel Morejón por ser mi
motivación del día a día, porque tuvo que
soportar largas horas sin su madre, gracias
por entender a tu corta edad el esfuerzo
entregado Te Amo hijo. A su padre Christian
quien ha sido el apoyo en el cuidado de mi
hijo y enseñarme que la educación es
primordial.
A mi amiga Alejandrina Villacrés quien está
en las malas y en las buenas; tu Siempre estas
Allí.
A CONSTRUCTORA DORALCO S.A., por
permitirme hacer uso de su información. A mi
Tutor Marco Erazo Picón por sus enseñanzas.
iv
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
AUTORIZACIÓN DE AUTORÍA INTELECTUAL
Yo, RUTH ELENA VEGA LIMA en calidad de autor del trabajo de investigación
“MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA OPTIMIZAR LA
PRODUCTIVIDAD DE LA COMPAÑÍA (CONSTRUCTORA DORALCO S.A), A TRAVÉS
DE LA APLICACIÓN DE UNA AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD” por la presente
autorizo a la UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR, hacer uso de todos los contenidos
que me pertenecen o de parte, de los que contienen esta obra, con fines estrictamente académicos o
de investigación.
Los derechos que como autor me corresponden, con excepción de la presente autorización,
seguirán vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los artículos 5, 6, 8; 19 y demás
pertinentes de la Ley de Propiedad Intelectual y su Reglamento.
Quito, 30 de abril del 2015
Ruth Elena Vega Lima
C.C. 171990513-3
v
APROBACIÓN DEL DIRECTOR DE TESIS
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Por la presente, dejo constancia que he leído el Trabajo de Titulación presentado por la señorita
Ruth Elena Vega Lima, para optar el título profesional cuyo tema es: “MEJORAMIENTO DEL
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA OPTIMIZAR LA PRODUCTIVIDAD DE LA
COMPAÑÍA (CONSTRUCTORA DORALCO S.A), A TRAVÉS DE LA APLICACIÓN DE
UNA AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD”. La misma que reúne los requerimientos, y los
méritos suficientes para ser sometida a evaluación por el tribunal calificador.
En la ciudad de Quito, a los 30 días del mes de Abril del 2015.
MBA. Marco Erazo Picón
C.C. 170250601-3
vi
vii
CONTENIDOS
DEDICATORIA ............................................................................................................................... ii
AGRADECIMIENTO ......................................................................................................................iii
AUTORIZACIÓN DE AUTORÍA INTELECTUAL ....................................................................... iv
APROBACIÓN DEL DIRECTOR DE TESIS .................................................................................. v
CONTENIDOS ............................................................................................................................... vii
LISTA DE TABLAS......................................................................................................................... x
LISTA DE FIGURAS ...................................................................................................................... xi
ANEXOS ........................................................................................................................................ xii
RESUMEN EJECUTIVO .............................................................................................................. xiii
ABSTRACT ................................................................................................................................... xiv
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................ 1
CAPITULO I .................................................................................................................................... 1
1. ASPECTOS GENERALES DE LA EMPRESA .................................................................. 1
1.1. ANTECEDENTES ............................................................................................................... 1
1.1.1. RESEÑA HISTÓRICA ........................................................................................................ 1
1.1.2. BASE LEGAL DE LA EMPRESA – CONSTITUCIÓN ..................................................... 1
1.2. LA EMPRESA ..................................................................................................................... 2
1.2.1. MISIÓN Y VISIÓN ............................................................................................................. 2
1.2.2. OBJETIVOS DE LA EMPRESA ......................................................................................... 2
1.2.3. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA EMPRESA ................................................... 5
1.2.4. JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA DE LA EMPRESA.................................................. 6
1.3. ANÁLISIS SITUACIONAL ................................................................................................ 6
1.3.1. ANÁLISIS INTERNO ......................................................................................................... 6
1.3.2. ANÁLISIS EXTERNO ........................................................................................................ 7
1.3.3. ANÁLISIS FODA .............................................................................................................. 10
CAPÍTULO II ................................................................................................................................. 16
2. DIAGNOSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO .......................................... 16
2.1. Definición ........................................................................................................................... 16
2.2. Naturaleza........................................................................................................................... 16
2.3. Elementos del Control Interno ............................................................................................ 17
2.4. Tipos de Control Interno ..................................................................................................... 19
2.5. Componentes del Control Interno ....................................................................................... 20
2.6. Evaluación del Control Interno ........................................................................................... 28
CAPÍTULO III ................................................................................................................................ 41
3. PROPUESTA PUNTUAL DE MEJORAMIENTO DEL CONTROL INTERNO ............. 41
viii
3.1. Generalidades ..................................................................................................................... 41
3.2. Procedimientos Administrativos ......................................................................................... 41
3.2.1. Procedimiento Compras Quito............................................................................................ 41
3.2.2. Procedimiento Pago a Proveedores ..................................................................................... 45
3.2.3. Procedimiento Cartera de Clientes...................................................................................... 46
3.2.4. Procedimientos en la concesión de anticipos y préstamos empleados. ............................... 47
3.3. Procedimientos Operativos ................................................................................................. 49
3.3.1. Procedimiento Compras Campo ......................................................................................... 49
3.3.2. Procedimiento Uso Cajas Chicas ........................................................................................ 51
3.3.3. Procedimiento selección de personal Campo ...................................................................... 54
3.4. Análisis de la Información .................................................................................................. 59
3.5. Programa de Auditoría Interna de Gestión.......................................................................... 59
3.6. Resumen de Hallazgos de Auditoría ................................................................................... 60
3.7. Evaluación de Resultados ................................................................................................... 62
3.8. Informe de Auditoría Interna y Comunicación de Resultados ............................................ 62
3.9. Informe de Propuesta de Mejoramiento de Control Interno ................................................ 64
CAPÍTULO IV ................................................................................................................................ 65
4. CASO PRACTICO ............................................................................................................. 65
Desarrollo de caso práctico para la aplicación de programas de auditoria interna en diferentes
procesos administrativos y operativos de Constructora Doralco S.A. ................................. 65
4.1.1. Naturaleza y funciones ....................................................................................................... 65
4.1.2. Características .................................................................................................................... 65
4.1.3. Control Interno Administrativo .......................................................................................... 66
4.1.4. Debilidades existentes en los Procesos Administrativo ...................................................... 66
4.1.5. Propuesta de un mejorado Sistema de Control Interno Administrativo .............................. 94
4.1.5.1. Ambiente de Control Organizacional ................................................................................. 94
4.1.5.2. Evaluación de Riesgos ........................................................................................................ 95
4.1.5.3. Actividades de Control para la reducción de riesgos .......................................................... 97
4.1.5.4. Comunicación de nuevos procedimientos ......................................................................... 101
4.1.5.5. Supervisión y Monitoreo de los procedimientos implementados ...................................... 107
4.2. Departamento Producción (Operativo) ............................................................................. 107
4.2.1. Naturaleza y funciones ..................................................................................................... 107
4.2.2. Características .................................................................................................................. 108
4.2.3. Control Interno Operativo................................................................................................. 109
4.2.4. Debilidades existentes en los Procesos Operativos ........................................................... 109
4.2.5. Propuesta de un mejorado Sistema de Control Interno Operativo..................................... 131
4.2.5.1. Ambiente de Control Organizacional ............................................................................... 131
ix
4.2.5.2. Evaluación de Riesgos ...................................................................................................... 132
4.2.5.3. Actividades de Control para la reducción de riesgos ........................................................ 134
4.2.5.4. Comunicación de nuevos procedimientos ......................................................................... 138
CAPÍTULO V ............................................................................................................................... 139
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ................................................................ 139
5.1. Conclusiones .................................................................................................................... 139
5.2. Recomendaciones ............................................................................................................. 140
ANEXOS ...................................................................................................................................... 142
x
LISTA DE TABLAS
Tabla 1.1 Objetivo N°1 Constructora Doralco S.A. .......................................................................... 2
Tabla 1.2 Objetivo N°2 Constructora Doralco S.A. .......................................................................... 3
Tabla 1.3. Objetivo N°3 Constructora Doralco S.A. ......................................................................... 4
Tabla 3.1. Cargos Aprobación de solicitudes .................................................................................. 42
Tabla 3.2. Prioridades ..................................................................................................................... 43
Tabla 3.3. Número de Cotizaciones................................................................................................. 44
Tabla 3.4. Montos de Aprobación para solicitud de compras .......................................................... 44
Tabla 3.5. Cargos Aprobación de solicitudes .................................................................................. 50
Tabla 4.1. Marcas de Auditoría ....................................................................................................... 67
Tabla 4.2. Siglas de Auditoría ......................................................................................................... 67
Tabla 4.3. Tabla de riesgos de Auditoría. ........................................................................................ 71
Tabla 4.4. Tabla de riesgos de Auditoría. ........................................................................................ 78
Tabla 4.5. Tabla de riesgos de Auditoría. ........................................................................................ 85
Tabla 4.6. Cobertura de Objetivos. .................................................................................................. 97
Tabla 4.7. Controles Propuestos ...................................................................................................... 98
Tabla 4.8. Marcas de Auditoría. .................................................................................................... 110
Tabla 4.9. Siglas de auditoría ........................................................................................................ 110
Tabla 4.10. Tabla de riesgos de Auditoría. .................................................................................... 114
Tabla 4.11. Tabla de riesgos de Auditoría. .................................................................................... 121
Tabla 4.12. Tabla de riesgos de Auditoría. .................................................................................... 128
Tabla 4.13. Cobertura de Objetivos. .............................................................................................. 134
Tabla 4.14. Controles Propuestos .................................................................................................. 135
xi
LISTA DE FIGURAS
Figura 1.1. Organigrama Estructural de la Empresa .......................................................................... 5
Figura 1.2. Matriz de Aprovechabilidad .......................................................................................... 13
Figura 1.3. Matriz de Vulnerabilidad .............................................................................................. 14
Figura 1.4. Matriz FODA ................................................................................................................ 15
Figura 2.1. Narrativa de Control Interno ......................................................................................... 30
Figura 2.2. Cuestionario de Control Interno .................................................................................... 32
Figura 2.3. Método Gráfico de los proceso de evaluación de control interno .................................. 34
Figura 2.4. Estructura del Modelo COSO ....................................................................................... 35
Figura 2.5. Ambiente de Control (Gaitán, 2006) ............................................................................. 36
Figura 2.6. Evaluación del Riesgo (Gaitán, 2006) ........................................................................... 37
Figura 2.7. Actividades de Control (Gaitán, 2006) .......................................................................... 38
Figura 2.8. Información y Comunicación (Gaitán, 2006) ............................................................... 39
Figura 2.9. Supervisión monitoreo (Gaitán, 2006) .......................................................................... 40
Figura 3.1. Requerimiento de Contratación de Personal (Primera Parte) ........................................ 56
Figura 3.2. Requerimiento de Contratación de Personal (Perfil Profesional) .................................. 56
Figura 3.3. Requerimiento de Contratación de Personal (Características del Profesional) .............. 57
Figura 3.4. Programa de Auditoría .................................................................................................. 60
Figura 3.5. Hallazgo de Auditoría ................................................................................................... 61
Figura 3.5. Informe de Auditoría sobre el Control Interno .............................................................. 63
Figura 4.1. Procedimiento Mejorado de Compras ......................................................................... 102
Figura 4.2. Procedimiento de Calificación a Proveedores. ............................................................ 103
Figura 4.3. Procedimiento Mejorado de Pago a Proveedores. ....................................................... 104
Figura 4.4. Procedimiento Mejorado de Cartera de Clientes ......................................................... 105
Figura 4.5. Procedimiento Mejorado de Anticipo de Sueldo y Préstamos Empleados. ................. 106
xii
ANEXOS
Anexo A. Matriz de Registro de Pago a Proveedores ................................................................... 142
Anexo B. Orden de Compra/Servicio ............................................................................................ 143
Anexo C. Selección y Evaluación de Proveedores ........................................................................ 144
Anexo D. Orden de Compra .......................................................................................................... 145
Anexo E. Matriculación de Proveedores ....................................................................................... 146
Anexo F. Solicitud de Anticipo/Préstamo ..................................................................................... 156
Anexo G. Reporte de entrega / recepción de facturas .................................................................... 157
xiii
RESUMEN EJECUTIVO
“MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA OPTIMIZAR LA
PRODUCTIVIDAD DE LA COMPAÑÍA (CONSTRUCTORA DORALCO S.A), A
TRAVÉS DE LA APLICACIÓN DE UNA AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD”
El presente proyecto de tesis consiste en mejorar los Procedimientos de Control Interno de la
empresa “Constructora Doralco S.A.”, para proporcionar seguridad razonable en el logro de
objetivos de la compañía, la investigación se efectuó mediante observación de campo, de una
manera documental, descriptiva y práctica. Con el fin de Evaluar el Control Interno, se aplicó
programas y cuestionarios, permitiendo observar deficiencias en el Control Interno.
Mediante la evaluación realizada, se presenta una propuesta de mejoramiento el cual está a
disposición de la administración de la empresa, para poner en práctica los procedimientos que
ayuden a la mejora de la gestión de la empresa y a la vez permita una adecuada utilización de sus
recursos humanos, financieros y materiales. Para completar el trabajo investigativo se da a
conocer recomendaciones para reforzar los controles existentes con el propósito de mejorar el
Sistema de Control Interno de la compañía.
PALABRAS CLAVES
PROCEDIMIENTOS
MEJORAMIENTO
CONTROL INTERNO
PROGRAMAS DE AUDITORIA INTERNA
CONSTRUCTORA DORALCO S.A.
xiv
ABSTRACT
INTRODUCCIÓN
El Control Interno contribuye a la seguridad de la organización, debido a la complejidad de las
operaciones y actividades de las empresas van creciendo notablemente originando que cada vez
más se necesite implementar controles efectivos para cada área. Por esta razón la administración o
alta gerencia con la aplicación del control interno puede detectar amenazas y debilidades de
forma que no obstaculicen el cumplimiento de sus objetivos. El departamento de auditoria interna
o quien haga a su vez, la adecuada evaluación o supervisión independiente del sistema con el fin
de garantizar la actualización, eficiencia y existencia a través del tiempo.
No todas las empresas tienen implementado un sistema de control interno, el desconocimiento
sobre el tema, hace que los gerentes o directivos no mantengan interés por identificar las
verdaderas falencias en su estructura interna, debido a que sus preocupaciones son como mantener
o mejorar sus ingresos, si habrá utilidades, no tener atraso en el pago de impuestos, dejando en
plan secundario el mejoramiento del control interno y dar a conocer a todos sus miembros de la
compañía.
El objetivo del presente trabajo es realizar en como primer punto un diagnóstico tanto de la parte
administrativa y operativa y poder emitir una propuesta de mejoramiento al sistema de control
interno de una empresa vigente actualmente en el mercado. Para el caso, se propone la empresa
CONSTRUCTORA DORALCO S.A.
Capítulo I, Se muestra los aspectos generales de la empresa, como su planificación estratégica lo
que nos permite conocer su direccionamiento.
Capítulo II, se establecen los criterios básicos del control interno, su marco conceptual y la manera
teórica correcta de aplicarlo en la compañía.
Se elige la evaluación con base en el informe COSO, tomando en cuenta que los planteamientos del
mismo son producto de una exhaustiva investigación por parte de Organismos profesionales,
quienes proponen Uno de los aportes importantes es el comprometer de forma más profunda a la
administración la implementación, mantenimiento y evaluación del control interno, es decir, el
informe COSO es una visión sino compleja, más integral del control interno.
Capítulo III, se desarrolla una propuesta puntual de mejoramiento del sistema de control interno la
para lograr veracidad en el diagnóstico que se ejecuta, y con la cual se esperan obtener resultados
adecuados para el diseño de la propuesta. Se destaca el uso y el conocimiento de los procesos de
mayor relevancia de CONSTRUCTORA DORALCO S.A. a fin de posteriormente evaluar y
mejorar estos procedimientos.
Capítulo IV, Mediante un caso práctico de la propuesta de mejoramiento de Control Interno de
CONSTRUCTORA DORALCO S.A. con la aplicación de programas de auditoria interna en
diferentes procesos administrativos y operativos.
Capítulo V, el capítulo final se presentara las Conclusiones con sus respectivas Recomendaciones
resultantes del análisis de cada uno de los procedimientos.
1
CAPITULO I
1. ASPECTOS GENERALES DE LA EMPRESA
1.1. ANTECEDENTES
1.1.1. RESEÑA HISTÓRICA
Miguel Roldos Mendizabal, al retornar a Ecuador desde Estados Unidos fue Graduado de Ingeniero
Civil, y fue becado para realizar un curso sobre vivienda de interés social, inició su vida
profesional como persona natural, efectuando estudios y construcción de una diversidad de obras
civiles por 14 años, posteriormente decide formar una compañía dedicada a la construcción,
promoción, compraventa, administración de toda obra arquitectónica y civil, junto con sus socios
los señores: Arq. Tommy Schwarzkof , Dr. Silvio Salomon Heller, Dr. Leon Heller y el Sr,
Guzman Espinosa siendo todos de nacionalidad Ecuatoriana, deciden constituir la compañía
Anónima denominada CONSTRUCTORA DORALCO S.A, el 14 de agosto de 1984.
Fue nombrando mediante decisión de la Junta General de Accionistas, como Gerente General el
Ing. Miguel Roldos. La compañía ha previsto que tenga una duración de treinta años la cual puede
prorrogarse o reducirse e incluso disolverse anticipadamente. La Compañía se constituyó con un
capital de 500.000,00 Sucres divida en quinientas acciones ordinarias nominativas de un mil sucres
cada una.
El 3 de septiembre de 1994 se designan a un nuevo Gerente General llamado Marcelo Roldos
Prosser, Ingeniero en Administración de Empresas, hijo del anterior Gerente, este mostro capacidad
e innovación para gerenciar la compañía y dada la dimensión de la obras a él adjudicadas, obras
que por su accidentada y rocosa topografía constituían verdaderos retos en el área de la
construcción. Constructora Doralco S.A. adquirió equipo pesado, lo que le abrió nuevas
posibilidades de trabajo en vialidad, riego, y vivienda. (Constructora Doralco S.A., 2010)
1.1.2. BASE LEGAL DE LA EMPRESA – CONSTITUCIÓN
En 1984 se constituyó la Compañía Anónima con el nombre de “Constructora Doralco S.A.”,
contando desde entonces con el apoyo importante y directo de familiares y amigos.
El Art. 211 de la Constitución Política del Estado de la República del Ecuador, determina que la
Superintendencia de Compañías es el organismo técnico superior de control; así mismo se debe
2
regir a lo dispuesto en la Ley de Compañías, en la Ley de Régimen Tributario Interno, las Normas
Internacionales de Información Financiera, las Normas Internacionales de Auditoria y
Aseguramiento como las demás leyes que rigen las actividades de la compañía como ente
constituido jurídicamente.
1.2. LA EMPRESA
1.2.1. MISIÓN Y VISIÓN
MISIÓN
Brindamos una experiencia diferente trabajando con pasión, desarrollando servicios de
construcción en obras civiles, gas y petróleo, con calidad y brindando bienestar a la comunidad.
VISIÓN
Mantenerse en el sector de la construcción como una empresa diferente, solida, con crecimiento a
nivel nacional y reconocida por el contrario con el mejor talento humano. (Constructora Doralco
S.A, 2010)
1.2.2. OBJETIVOS DE LA EMPRESA
Constructora Doralco S.A. mantiene y desarrolla sus actividades en base a 3 objetivos de calidad,
que se detallan a continuación:
Tabla 1.1 Objetivo N°1 Constructora Doralco S.A.
Objetivo de Calidad No.1
Realizar la implementación de los procesos en todas las áreas de la organización
hasta finales del año 2013.
Estrategia 1
Desarrollar el Manual de Procedimientos que involucren todas las áreas de la
organización.
Establecer indicadores de gestión y desempeño.
Desarrollar un plan de comunicación para los colaboradores de la organización.
Resultado Final
3
Administración bajo procesos.
Resultados Intermedios
Mayor eficacia, eficiencia y productividad.
Implementación de controles en áreas críticas.
Responsables
Gerencia General
Gerencia Administrativa
Tabla 1.2 Objetivo N°2 Constructora Doralco S.A.
Objetivo de Calidad No.2
Incrementar participación de proyectos enfocándose no solo al sector público sino
también en proyectos con instituciones privadas.
Estrategia 1
Incrementar las relaciones comerciales y participación en ofertas con instituciones
privadas
Incrementar la investigación y desarrollo de nuevas técnicas de ingeniería
Resultado Final
Diversificación de productos.
Resultados Intermedios
Análisis de factibilidad de servicios por implementar.
Ampliar cobertura de mercado.
Responsables
Gerencia General
Gerencia Técnica
4
Tabla 1.3. Objetivo N°3 Constructora Doralco S.A.
Objetivo de Calidad No.3
Realizar el control y seguimiento de los procesos a través de indicadores de gestión,
para evaluar la productividad de la organización.
Estrategia 1
Medir eficacia y eficiencia a través de los indicadores de gestión establecidos
Establecer métodos de seguimiento de procesos
Establecer indicadores de gestión.
Resultado Final
Informe de productividad.
Resultados Intermedios
Mayor control de documentación.
Mayor control de cumplimiento de política.
Mayor agilidad en los procedimientos.
Trazabilidad del producto/ servicio.
Responsables
Gerencia General
Gerencia Administrativa
(Constructora Doralco S.A, 2010)
5
1.2.3. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA EMPRESA
Figura 1.1. Organigrama Estructural de la Empresa
6
1.2.4. JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA DE LA EMPRESA
Somos un equipo de trabajo, cuyas acciones diarias se las ejecuta con una elevada vocación de
servicio a los clientes, para ello se garantiza el impulso de una cultura de calidad basada en el
asentado principio tendiente a cumplir con la visión de ser líder con categoría mundial, para ello la
compañía se basa en los siguientes principios y valores:
POLÍTICA DE CALIDAD - PRINCIPIOS
1. Compromiso con las normas de calidad
2. Mejoramiento continuo.
3. Empleo óptimo de los recursos materiales.
4. Libre de errores y el compromiso leal con la institución
VALORES INSTITUCIONALES
Lealtad
Honestidad
Puntualidad
Trabajo en Equipo
Responsabilidad social
(Constructora Doralco S.A, 2010)
1.3. ANÁLISIS SITUACIONAL
1.3.1. ANÁLISIS INTERNO
CONSIDERACIONES SOBRE EL MICROENTORNO
El micro entorno de la organización se evalúa a través de la distinción de los diferentes factores que
generan influencias sobre la empresa y son:
7
Los Proveedores: Es un factor muy importante para la empresa, ya que en base a las
negociaciones que se obtenga, logrará mayor rentabilidad y apalancamiento financiero, si
conseguimos precios bajos tendremos una mayor rentabilidad en los proyectos, si contamos con
mayores períodos de pago, gozaremos de una mayor brecha respecto a la recuperación de cartera
con nuestros clientes, permitiéndonos conceder mayor plazo para el pago por el servicios otorgado.
La Competencia Directa: Actualmente se cuenta con un gran número de empresas nuevas que han
incursionado en el sector de la construcción, ofreciendo precios bajos en las diferentes licitaciones
en las que participamos, debido a
Los Clientes: Es importante la relación que se establezca entre la entidad contratante y nuestra
organización, dicha relación se fomentará en la calidad del servicio o del producto final, en la
eficiencia con la que se realice el proyecto, cumpliendo con los tiempos establecidos según los
cronogramas presentados y con las especificaciones técnicas, etc.
1.3.2. ANÁLISIS EXTERNO
CONSIDERACIONES SOBRE EL MACROENTORNO
FACTORES ECONÓMICOS
Un mayor financiamiento de China y un incremento de las ventas petroleras, han permitido una
mayor inversión del sector público. Las políticas del actual gobierno, se enfocan especialmente en
la inversión de montos importantes para la construcción y rehabilitación de vías y demás obras
civiles, se ha dado una perspectiva importante para nacionalizar la explotación petrolera, siendo así
que las empresas nacionales tienen mayores oportunidades de participación en las licitaciones del
sector petrolero. Por otro lado, con la regularización de las tasas de interés y costos de servicios
bancarios por parte del Banco Central y la estabilidad financiera con la que se cuenta actualmente,
se logrará una muy buena oportunidad para acceder a créditos bancarios.
El año pasado, el crecimiento de la economía ecuatoriana estuvo marcado por la inversión en el
sector público y la generación de líneas de crédito ofertadas por la banca pública y privada; la
inversión mediante crédito fue la más fuerte en el sector inmobiliario y de infraestructura, para este
año el patrón de modelo económico será el mismo, con la diferencia de que el gasto público se
incrementará, debido a que entramos nuevamente en proceso de campaña electoral con miras a las
elecciones presidenciales futuras.
8
El modelo económico implementado por el Gobierno durante estos cinco años, se ha orientado a
fortalecer la presencia del Estado en los diferentes sectores de la economía, recalcando algunos
ajustes necesarios por la evolución de las variables económicas, como: el precio del petróleo que es
una variable cambiante, el ahorro en nuestra caja fiscal, las relaciones comerciales, inversión
extranjera directa; todo esto nos lleva a ratificar que el Gobierno debe integrarse en un solo frente
con el sector privado e incrementar los fondos destinados para impulsar el crecimiento de las
industrias que se encuentran en desarrollo y que con una acertada dirección podría convertirse en
importantes ejes de producción.
FACTORES POLÍTICOS
El gobierno actual del Economista Rafael Correa, mantiene una estabilidad muy importante en la
situación política del Ecuador, esto representa una gran fortaleza para trazar los proyectos de
construcción en toda la Nación, estabilidad que le permite planificar como principio, para
desarrollar proyectos viales, petroleros y demás relacionados con la construcción de obras civiles.
El nuevo sistema de compras públicas INCOP, garantiza a muchas empresas tanto pequeñas como
nuevas, el acceso y participación en las diferentes licitaciones con el Estado, siendo esta una buena
oportunidad de crecimiento para las mismas.
Se han incrementado políticas de calidad de servicio en las entidades públicas, logrando así mayor
agilidad en el trámite de aprobación de contratos, presupuestos para obras y pago de facturas.
FACTORES SOCIALES
En el ámbito social, los grupos poblacionales atendidos por el Gobierno, continuarán con capacidad
de gastar y comprar, en base al beneficio de bonos, subsidios, asistencia social y demás ayudas
económicas; mientras que la clase media, se verá obligada a aumentar el endeudamiento ya que el
salario mínimo vital, ubicado en este año en $318,00 continua sin llegar a los niveles requeridos
para sustentar el gasto de la canasta básica, la misma que será reestructurada en su contenido, según
lo indico en días pasados el Presidente de la República.
El comportamiento del sector comercial obedecerá a un fin común, ligado a dar atención prioritaria
a la base de la pirámide de consumidores, ofreciéndoles productos en presentaciones con menor
contenido a precios bajos. Las casas comerciales seguirán ampliando el crédito, como la vía más
rápida para dinamizar la rotación de los productos que ubican en el mercado, así mismo el sector
bancario deberá impulsar las líneas de crédito para inyectar capital en los sectores claves de la
9
economía, entre ellos consumo e inmobiliario.
FACTORES LEGALES
Tendencias fiscales: Es necesario que los equipos de contabilidad se actualicen y capaciten
permanentemente sobre las obligaciones fiscales y tributarias, dadas las constantes modificaciones
y reajuste de formatos, que en el campo ocurren de forma periódica. Es importante señalar
adicionalmente que no solo se puede explicar este pasaje de obligaciones desde el ámbito legal,
dado que la mayoría de casos y cambios ocurren en procedimientos administrativos operativos
internos y operativos para los usuarios o administrados.
Laboral: En este ámbito, el problema actual es que las decisiones políticas son absolutamente
contrarias al sector empresarial, existiendo muchas restricciones por parte del Ministerio de
Relaciones Laborales en contra de los empleadores, forzando inclusive a replantear los negocios o
giros de negocios.
Ambiental.- Es importante tomar en cuenta que los procedimientos cambian constantemente y se
actualizan administrativamente, sobre todo en cuanto al trámite de autorizaciones de trabajo y
permisos ambientales, además que estos son lentos y demandan una gran cantidad de requisitos,
inclusive los procedimientos ambientales se están descentralizando del Ministerio del Ambiente
hacia algunos Gobiernos Seccionales y Municipios.
Seguridad y salud.- Las medidas en este aspecto están cobrando importancia sustantiva en dos
direcciones, la una supervisada por el Ministerio de Relaciones Laborales y la otra por el Instituto
Ecuatoriano de Seguridad Social, en el primer caso por aplicación de la ley y en la otra por medio
de auditorías de seguridad y salud, que se aplican y preparan para evitar la morbilidad y
accidentabilidad en el lugar de trabajo. Estos procesos son importantes dado que parten de la
aplicación de la ley y adicionalmente representan esfuerzos administrativos significativos como
son: la creación de procesos o subprocesos administrativos y gastos pecuniarios en la
implementación de medios educativos, preventivos, correctivos y de aplicación de medidas de
seguridad.
Minería: Es importante, dada la direccionalidad actual de la producción minera que el Gobierno
tiene, en primer lugar al cumplir con todas las obligaciones legales que este instruye y luego
buscando la materia prima por nuestro giro, incursionado en la explotación minera para auto
proveerse y comercializar a terceros usuarios.
10
Construcción: En este aspecto es muy importante estar actualizados en los Acuerdos Ministeriales,
en las ordenanzas municipales y de los Consejos Provinciales que trabajan sobre la regulación en
este ámbito.
1.3.3. ANÁLISIS FODA
El análisis FODA es una herramienta esencial que provee de los insumos necesarios al proceso y
planificación estratégica de CONSTRUCTORA DORALCO S.A., proporcionando la
información ineludible para la implantación de acciones y medidas correctivas y la generación de
nuevos y mejores proyectos.
Para el proceso de análisis de las Oportunidades y Amenazas, se consideran los factores
económicos, políticos, sociales y culturales que representan la influencia del ámbito externo de la
organización.
Para el análisis de las Fortalezas y Debilidades, se debe realizar un examen de cómo se encuentra
la organización al momento actual, identificando coeficientes internos que determinen los factores.
AMENAZAS
Demora en Aprobación de las planillas- entidad contratante.
Políticas rígidas del Sistema Bancario para aprobación de créditos
Alto costo de licencias de software, normativa técnica no actualizada o engorrosa que
afectan la gestión de las mismas.
Aspectos climatológicos y del medio ambiente adverso, generan una mayor vulnerabilidad
en los equipos informáticos y maquinaria.
Falta de apertura por parte de los funcionarios de la entidad oferente, no accesibles y muy
legalistas.
Cambios desfavorables de las políticas del gobierno en lo contractual.
Cambio en las necesidades y gustos del Contratante.
Gran cantidad de empresas nuevas en la Construcción.
Especificaciones y métodos complicados de implementar.
Cotización de rubros nuevos en el mercado por el tipo de construcción.
DEBILIDADES
La empresa no cuenta con una diversificación de clientes, la mayoría pertenecen al Estado.
11
La falta del Organigrama Funcional dificulta definir de forma clara las funciones y
responsabilidades de cada colaborador.
Carencia de una adecuada infraestructura física y distribución deficiente de la existente.
El manual de normas y procedimientos, no se encuentra actualizado, tampoco es aplicado
al personal.
No se cuenta con información actualizada ni con procedimientos establecidos en la gestión
de facturación de planillas.
No hay una adecuada verificación en el proceso de registro de facturas y planillas en el
centro de costo.
Existe demora en pago a proveedores.
Demora en el proceso de emisión de cheques por un desempeño ineficiente de los
involucrados.
No se cuenta con una planificación- aprovisionamiento de recursos para nuevos proyectos.
Carencia de un sistema informático que incorpore procedimientos de la empresa.
Carencia de aplicativos informáticos que permitan gestionar el plan de mantenimiento.
Infraestructura de TIC´s es deficiente.
No se cuenta con una Base de Datos que facilite la selección de personal.
Deficiencia en procesos de Recursos Humanos.
OPORTUNIDADES
Buena relación con inversionistas.
Buenas tasas de interés y agilidad en procesos de créditos.
Incorporación de un sistema informático (ERP).
Asesoría permanente en temas tributarios y contables.
Implementación de procesos en la organización.
Diversificación de áreas de negocio, con el sector privado
Inversión Estatal en el sector de la Construcción
Fuentes de reclutamiento y programas de fidelización
Sistema de remuneración variable basado en indicadores de desempeño.
Incrementar cartera de proveedores calificados.
Incrementar negociaciones macro con proveedores.
12
FORTALEZAS
Apoyo gerencial y apertura al cambio, modernización e implementación de procesos.
Solidez y solvencia económica de la empresa.
Respaldo de la gerencia, para manejar con autonomía la gestión de pago a proveedores.
Experiencia y conocimiento del giro del negocio.
Se cuenta con una línea aprobada de crédito, en importantes instituciones financieras.
Ambiente laboral adecuado.
Recurso Humano calificado, potencial, proactivo, dispuesto a trabajar bajo presión,
comprometido y consiente del uso adecuado de recursos.
Planificación financiera actualizada para la empresa en cuanto flujo de egresos e ingresos.
Empleo adecuado de las herramientas suministradas para los departamentos.
Sueldos competitivos a nivel Gerencial y Técnico.
Amplia cartera de proveedores, flexibles y comprometidos con la empresa.
Firma reciente de nuevos proyectos de construcción.
(Constructora Doralco S.A., 2010)
13
Figura 1.2. Matriz de Aprovechabilidad
14
Figura 1.3. Matriz de Vulnerabilidad
15
Figura 1.4. Matriz FODA
16
CAPÍTULO II
2. DIAGNOSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
2.1. Definición
El control interno es un instrumento que se emplea para proporcionar una seguridad razonable de
que se cumplan los objetivos establecidos por la entidad, para esto comprende con un plan de
organización, así como los métodos debidamente clasificados y coordinados, además de las
medidas adoptadas en una entidad que proteja sus recursos, propenda a la exactitud y confiabilidad
de la información contable, apoye y mida la eficiencia de las operaciones y el cumplimiento de los
planes, así como estimule la observancia de las normas, procedimientos y regulaciones
establecidas. La eficacia de la estructura de control interno, revisión y actualización constante es
una responsabilidad de todos los directivos de la entidad. (Ormaechea, 2005)
La Norma Internacional de Auditoría N° 6, Evaluaciones del riesgo y Control interno, párrafo 8,
Sec. 400 establece que: El término “Sistema de control interno” significa todas las políticas y
procedimientos (controles internos) adaptados por la administración de una entidad para ayudar a
lograr el objetivo de la administración de asegurar, tanto como sea factible, la conducción ordenada
y eficiente de su negocio, incluyendo adhesión a las políticas de administración, la salvaguarda de
activos, la prevención y detección de fraude y error, la precisión e integralidad de los registros
contables, y la oportuna preparación de información financiera confiable. (International Federation
of Accountants, 2006)
2.2. Naturaleza
El control interno no puede existir si previamente no existen objetivos, metas e indicadores de
rendimiento. Si no se conocen los resultados que deben lograrse, es imposible definir las medidas
necesarias para alcanzarlos y evaluar su grado de cumplimiento en forma periódica; así como
minimizar la ocurrencia de sorpresas en el curso de las operaciones.
Debido a que CONTROLAR es una acción, en la medida en que sea tangible y, consecuentemente,
el efecto que produce pueda medirse. Al igual que el espíritu es inherente al cuerpo humano, el
control lo es a la entidad como ente concreto y, específicamente a la administración, personificada
en sus órganos de dirección y gerencia, el control interno fomenta:
17
Eficiencia y eficacia.
Reducen el riesgo de pérdida de valor de los activos
Garantizan la fiabilidad de los Estados Financieros.
Cumplimiento de leyes y normas vigentes.
Un control interno está diseñado para conseguir unos objetivos específicos. La definición es amplia
y cubre todos los aspectos de control de un negocio, pero al mismo tiempo permite centrarse en
objetivos específicos. (Illanes, 2002)
2.3. Elementos del Control Interno
El Control Interno es concebido como un sistema, posee unas características particulares como son
sus entradas, proceso de transformación, salidas, entorno, mecanismos de retroalimentación y
recursividad.
ENTRADAS: Son aquellos insumos que requieren el sistema para luego procesarlos o
transformarlos, tales como:
SERVIDORES: Es la entrada de mayor importancia, ya que el funcionario es el recurso
más relevante en una organización, independientemente de la función o el cargo que ocupa.
Es de anotar, que involucra a todas las personas que de una u otra forma trabajan en pos de
los objetivos empresariales, a través de las diferentes clases de vinculación, ya sea personal
de planta, supernumerario o contratista.
USUARIOS EXTERNOS: La comunidad en general, a quien se ofrece los servicios de la
entidad.
POLÍTICAS: Son los lineamientos de Organismos Internacionales, de gobierno y los
establecidos por la propia organización.
NORMATIVIDAD: Constitucional, legal o reglamentaria.
INFORMACIÓN: Toda clase de información tanto Interna como externa.
RECURSOS FÍSICOS Y FINANCIEROS: Conjunto de bienes que posee la entidad para
el desarrollo de sus funciones.
PROCESO DE TRANSFORMACIÓN: Está dado por el desarrollo de las actividades y
procesos técnicos administrativos y operativos de la organización.
SALIDAS: Son los resultados obtenidos del Sistema de Control Interno y se materializan
en los siguientes logros
18
ENTORNO: Para el adecuado funcionamiento del Sistema de Control Interno, se debe considerar
el entorno, ya que los cambios políticos, económicos, sociales y legales pueden afectar los
componentes y por lo tanto, es necesario tomar oportunamente las acciones pertinentes.
MECANISMO DE RETROALIMENTACIÓN: Consiste en comparar con frecuencia razonable,
los resultados obtenidos frente a los resultados esperados, con el fin de determinar posibles ajustes
en el proceso, para obtener lo esperado.
RECURSIVIDAD: Es la capacidad de ver simultáneamente a cada uno de los componentes o
elementos del Sistema de Control Interno como un sistema, que hereda y contiene las mismas
características del sistema del cual hace parte.
ENTORNO DE CONTROL: podrá favorecer a mitigar la efectividad de controles específicos: las
prácticas de personal que conducen a la contratación de personal incompetente o indigno de
confianza podrá hacer que el control específico no sea eficaz. El entorno de control de una
entidad refleja el tono general o actitud de la administración.
Filosofía de la administración y estilo operativo.
Estructura organizativa.
Comité de auditoría
Métodos para asignar autoridad y responsabilidad
Métodos de control administrativo
Políticas del personal
Influencias externas
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL: Podrán ser aplicables a un solo tipo de transacciones, como
ventas, o podrán tener una aplicación más amplia e integrarse a componentes específicos del
entorno del control o del sistema contable, se clasifican en las siguientes categorías:
Procedimientos de autorización.
Separación de funciones.
Documentos y registros.
Controles de acceso.
Verificación interna independiente. (Bolaños, 2009)
19
2.4. Tipos de Control Interno
Tomando en cuenta las áreas de funcionamiento, aunque no existe una separación radical de los
controles internos, porque como se dijo antes, el control interno es un todo integrado, y más bien
desde un punto de vista didáctico, se ha establecido la siguiente clasificación:
Control interno administrativo
En el Control Administrativo se involucran el plan de organización y los procedimientos y registros
relativos a los procedimientos decisorios que orientan la autorización de transacciones por parte de
la gerencia. Implica todas aquellas medidas relacionadas con la eficiencia operacional y la
observación de políticas establecidas en todas las áreas de la organización.
Control interno financiero
Comprende en un sentido amplio, el plan de organización y los métodos, procedimientos y
registros que tienen relación con la custodia de recursos, al igual que con la exactitud, confiabilidad
y oportunidad en la presentación de información financiera, principalmente en los Estados
Financieros de la entidad. Asimismo, incluye controles sobre los sistemas de autorización y
aprobación, segregación de funciones, entre las operaciones de registro e información contable.
Control interno previo
Establecen las condiciones necesarias para que el error no se produzca.
Estos controles garantizan que antes de comenzar una acción se haya hecho el presupuesto
de los recursos humanos, materiales y financieros que se necesitarán. Los presupuestos
financieros son el tipo más común de control preventivo a la acción, porque la adquisición
de empleados, equipos y suministros requieren dinero. La programación es otro tipo
importante de control preventivo, pues estas actividades preliminares también requieren
que se invierta bastante tiempo.
El control preventivo es de responsabilidad exclusiva de cada organización como parte integrante
de sus propios sistemas de control interno. Por tal razón, se dice que el control preventivo siempre
es interno. Ya que los administradores de cada empresa son responsables de asegurar que el control
20
preventivo esté integrado dentro de los sistemas administrativos y financieros, y sea efectuado por
el personal interno responsable de realizar dicha labor.
Control interno concurrente
Son los que se realizan mientras se desarrolla una actividad. La forma más conocida de este tipo de
control es la supervisión directa. Así, un supervisor observa las actividades de los trabajadores, y
puede corregir las situaciones problemáticas a medida que aparezcan. En la actualidad, los sistemas
computarizados pueden ser programados para brindar al operador una respuesta inmediata si
comete un error, o si se ha procesado una información equivocada, los controles concurrentes del
sistema rechazarán la orden y le dirán dónde se encuentra el error.
Controles posteriores
Son los que se llevan a cabo después de la acción. De esta forma, se determinan las causas de
cualquier desviación del plan original, y los resultados se aplican a actividades futuras similares.
(Maldonado, 2010)
2.5. Componentes del Control Interno
Se identifican cinco elementos de control interno que se relacionan entre sí y son inherentes al
estilo de gestión de la empresa. Los mismos son:
1. Ambiente de control.
2. Evaluación de riesgos.
3. Actividades de control.
4. Información y comunicación.
5. Supervisión o monitoreo
1. Ambiente de Control
El ambiente de control define al conjunto de circunstancias que enmarcan el accionar de una
entidad desde la perspectiva del control interno, y que son por lo tanto determinantes del grado en
que los principios de este último imperan sobre las conductas y los procedimientos
organizacionales.
21
El Ambiente de Control fija el tono de la organización al influir en la conciencia del personal. Este
puede considerarse como la base de los demás componentes del control interno.
Los principales factores del ambiente de control son:
La filosofía y estilo de la dirección y la gerencia.
La estructura, el plan organizacional, los reglamentos y los manuales de procedimiento.
La integridad, los valores éticos, la competencia profesional y el compromiso de todos los
componentes de la organización, así como su adhesión a las políticas y objetivos
establecidos.
Las formas de asignación de responsabilidades y de administración y desarrollo del
personal.
El grado de documentación de políticas y decisiones, y de formulación de programas que
contengan metas, objetivos e indicadores de rendimiento.
En las organizaciones que lo justifiquen, la existencia de consejos de administración y
comités de auditoría con suficiente grado de independencia y calificación profesional. .
(Lopez, 2008)
Normas que integran el Ambiente de Control
Integridad y valores éticos.
Competencia profesional.
Atmósfera de Confianza Mutua.
Organigrama.
Asignación de Autoridad y Responsabilidad.
Políticas y prácticas en personal.
Comité de Control.
Integridad y valores éticos
La máxima autoridad del organismo debe procurar suscitar, difundir y vigilar la observancia de
valores éticos y el Reglamento de los Cuadros del Estado y del Gobierno aceptados, que
constituyan un sólido fundamento moral para su conducción y operación.
Competencia
22
Se refiere al conocimiento y habilidad que debe poseer toda persona que pertenezca a la
organización, para desempeñar satisfactoriamente su actividad
Organigrama
Toda entidad debe desarrollar una estructura organizativa que atienda al cumplimiento de la misión
y objetivos, la que deberá ser formalizada en un organigrama.
La estructura organizativa, formalizada en un organigrama, constituye el marco formal de autoridad
y responsabilidad en el cual las actividades que se desarrollan en cumplimiento de los objetivos del
organismo, son planeadas, efectuadas y controladas.
Comité de Control
En cada entidad debe constituirse un comité de control integrado, al menos, por un dirigente del
máximo nivel y el auditor interno titular, siempre que las condiciones lo permitan. Su objetivo
general es la vigilancia del adecuado funcionamiento del Sistema de Control Interno y su
mejoramiento continuo.
La existencia de un Comité con tal objetivo refuerza el Sistema de Control Interno y contribuye
positivamente al Ambiente de Control.
Para su efectivo desempeño debe integrarse adecuadamente con miembros que generen respeto por
su capacidad y trayectoria integral, que exhiban un apropiado grado de conocimientos y
experiencia que les permita apoyar a la dirección de la entidad mediante su guía y supervisión.
Evaluación del Ambiente de Control
Conocimiento y aceptación consciente de las normas escritas, Códigos de Conducta y de Ética
establecidos en la entidad, que deben incluir cuestiones referidas a las prácticas empresariales de
general aceptación, los conflictos de intereses y los niveles esperados de comportamiento ético.
Comprobar que las respuestas sean eficientes y contundentes en los casos de actuaciones no
conformes con las reglas establecidas, sobre la base de lo establecido en la legislación vigente.
Verificar que se comunican las medidas correctivas para que sean conocidas por toda la entidad.
Valorar la utilización de estilos de dirección correctos en cualquiera de los niveles jerárquicos de la
entidad, en lo referente al respeto por los procedimientos de control interno implantados.
23
Verificar que el comité de control funcione adecuadamente y contribuya al mejoramiento continuo
del Sistema de Control Interno implantado. (Mantilla, 2007)
2. Evaluación de Riesgos
El control interno ha sido pensado esencialmente para limitar los riesgos que afectan las actividades
de las organizaciones. A través de la investigación y análisis de los riesgos relevantes y el punto
hasta el cual el control vigente los neutraliza, se evalúa la vulnerabilidad del sistema.
A este respecto cabe recordar que los objetivos de control deben ser específicos, así como
adecuados, completos, razonables e integrados a los globales de la institución.
Una vez identificados, el análisis de los riesgos incluirá:
Una estimación de su importancia/trascendencia.
Una evaluación de la probabilidad/frecuencia.
Una definición del modo en que habrán de manejarse.
Las normas que integran la evaluación de riesgos son:
Identificación del Riesgo.
Estimación del Riesgo.
Determinación de los Objetivos de Control.
Detección del Cambio.
Además de los factores que puedan impedir el cumplimiento de los objetivos del sistema
organizacional, se debe tener en cuenta el riesgo de auditoría, que consiste en que el auditor no
detecte un error de importancia relativa que pueda existir en el sistema examinado. El riesgo de
auditoría puede consistir en riesgo inherente, riesgo de control, y el riesgo de detección.
Riesgo de auditoría
Significa el riesgo de que el auditor de una opinión de auditoría inapropiada cuando los estados
financieros están elaborados en forma errónea de una manera importante. El riesgo de auditoría
tiene tres componentes: riesgo inherente, riesgo de control y riesgo de detección.
24
Riesgo inherente
Es la susceptibilidad del saldo de una cuenta o clase de transacciones a una representación errónea
que pudiera ser de importancia relativa, individualmente o cuando se agrega con representaciones
erróneas en otras cuentas o clases, asumiendo que no hubo controles internos relacionados.
Riesgo de control
Es el riesgo de que una representación errónea que pudiera ocurrir en el saldo de cuenta o clase de
transacciones y que pudiera ser de importancia relativa individualmente, o cuando se agrega con
representaciones erróneas en otros saldos o clases, no sea prevenido o detectado y corregido con
oportunidad por los sistemas de contabilidad y de control interno.
Riesgo de detección
Es el riesgo de que los procedimientos sustantivos de un auditor o detecten una representación
errónea que existe en un saldo de una cuenta o clase de transacciones que podría ser se importancia
relativa, individualmente o cuando se agrega con representaciones erróneas en otros saldos o
clases. (Mantilla, 2007)
3- Actividades de Control
Están constituidas por los procedimientos específicos establecidos como un reaseguro para el
cumplimiento de los objetivos, orientados primordialmente hacia la prevención y neutralización de
los riesgos.
Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la organización y en cada una de las
etapas de la gestión, partiendo de la elaboración de un mapa de riesgos según lo expresado en el
punto anterior: conociendo los riesgos, se disponen los controles destinados a evitarlos o
minimizarlos, los cuales pueden agruparse en tres categorías, según el objetivo de la entidad con el
que estén relacionados:
Las operaciones
La confiabilidad de la información financiera
El cumplimiento de leyes y reglamentos
.
25
En muchos casos, las actividades de control pensadas para un objetivo suelen ayudar también a
otros: los operacionales pueden contribuir a los relacionados con la confiabilidad de la información
financiera, éstas al cumplimiento normativo, y así sucesivamente.
A su vez en cada categoría existen diversos tipos de control:
Preventivo / Correctivos
Manuales / Automatizados o Informáticos
Gerenciales o directivos
En todos los niveles de la organización existen responsabilidades de control, y es preciso que los
agentes conozcan individualmente cuáles son las que les competen, debiéndose para ello explicitar
claramente tales funciones.
La gama que se expone a continuación muestra la amplitud de las actividades de control, pero no
constituye la totalidad de las mismas:
Análisis efectuados por la dirección.
Seguimiento y revisión por parte de los responsables de las diversas funciones o
actividades.
Comprobación de las transacciones en cuanto a su exactitud, totalidad, y autorización
pertinente: aprobaciones, revisiones, cotejos, recálculos, análisis de consistencia,
prenumeraciones.
Controles físicos patrimoniales: arqueos, conciliaciones, recuentos.
Dispositivos de seguridad para restringir el acceso a los activos y registros.
Segregación de funciones.
Aplicación de indicadores de rendimiento
(Mantilla, 2007)
4- Información y Comunicación
Los sistemas de información y comunicación se interrelacionan, ayudan al personal de la entidad a
capturar e intercambiar la información necesaria para conducir, administrar y controlar sus
operaciones.
La información relevante debe ser captada y transmitida de tal modo que llegue oportunamente a
todos los sectores y permita asumir las responsabilidades individuales.
26
La comunicación es inherente a los sistemas de información. Las personas deben conocer en
tiempo, las cuestiones relativas a su responsabilidad de gestión y control. Cada función debe
especificarse con claridad, entendiendo como tal las cuestiones relativas a la responsabilidad de los
individuos dentro del Sistema de Control Interno.
Las Normas que integran la Información y comunicación son:
Información y Responsabilidad.
Contenido y Flujo de la Información.
Calidad de la Información.
Flexibilidad al Cambio.
El Sistema de Información.
Compromiso de la Dirección.
Comunicación, Valores de la Organización y Estrategias.
Canales de Comunicación.
Información y Responsabilidad
La información permite a los funcionarios y empleados cumplirán con sus obligaciones y
responsabilidades. Los datos pertinentes deben ser identificados, captados, registrados,
estructurados en información y comunicados, en tiempo y forma.
Calidad de la Información
La información disponible en la entidad debe cumplir con los atributos de: contenido apropiado,
oportunidad, actualización, exactitud y accesibilidad.
Esta norma plantea las cuestiones a considerar con vistas a formar juicios sobre la calidad de la
información que utiliza una entidad y hace imprescindible su confiabilidad.
Compromiso de la dirección
El interés y el compromiso de la dirección de la entidad con los sistemas de información se deben
explicitar mediante una asignación de recursos suficientes para su funcionamiento eficaz.
27
Evaluación de Información y Comunicación
Existen mecanismos para conseguir la información externa pertinente sobre las condiciones de
mercado, programas de competidores, novedades legislativas o de organismos de control y cambios
económicos.
La información está disponible, en tiempo oportuno, para permitir el control efectivo de los
acontecimientos y actividades, posibilitando la rápida reacción ante factores económicos
comerciales y asuntos de control. (Mantilla, 2007)
5. Supervisión o Monitoreo
Procede la evaluación de las actividades de control de los sistemas a través del tiempo, pues toda
organización tiene áreas donde los mismos están en desarrollo, necesitan ser reforzados o se
impone directamente su reemplazo debido a que perdieron su eficacia o resultaron inaplicables. Las
causas pueden encontrarse en los cambios internos y externos a la gestión que, al variar las
circunstancias, generan nuevos riesgos a afrontar.
El objetivo es asegurar que el control interno funciona adecuadamente, a través de dos modalidades
de supervisión:
Actividades continuas
Evaluaciones puntuales.
Actividades Continuas
Son aquellas incorporadas a las actividades normales y recurrentes que, ejecutándose en tiempo
real y arraigadas a la gestión, generan respuestas dinámicas a las circunstancias sobrevinientes.
Evaluaciones Puntuales
La efectividad de los controles de supervisión sistemáticos también debe incluirse dentro de las
evaluaciones específicas:
Concretar el alcance de la revisión dependiendo de los objetivos y componentes del control
interno a cubrir.
28
Identificar el sistema o partes del sistema a revisar obteniendo una descripción general del
mismo, incluyendo las actividades recurrentes de supervisión del propio sistema.
Analizar las áreas de riesgo más significativas e identificar aquellas que requieren atención
preferente.
Desarrollar un programa de la revisión y un plan de trabajo y discutir los mismos con las
partes implicadas.
Seguimiento del trabajo y obtención de conclusiones provisionales.
Discusión de las conclusiones con las partes implicadas y establecimiento de: informes y
seguimiento posterior de las conclusiones y recomendaciones.
Las Normas que integran la Supervisión o monitoreo son:
Evaluación del Sistema de Control Interno.
Eficacia del Sistema de Control Interno.
Auditorias del Sistema de Control Interno.
Tratamiento de las Deficiencias Detectadas.
(Mantilla, 2007)
2.6. Evaluación del Control Interno
La evaluación del sistema de control interno define las fortalezas y debilidades de la organización
empresarial mediante una cuantificación de todos sus recursos. Mediante el examen y objetivos del
control interno, registros y evaluación de los estados financieros se crea la confianza que la entidad
debe presentar frente a la sociedad. La evaluación del sistema de control interno basado en
principios, reglas, normas, procedimientos y sistemas de reconocido valor técnico
Los métodos mas utilizados para evaluar el control interno son:
a) Método Descriptivo
b) Método Cuestionario
c) Método Gráfico o Diagrama de Flujo
d) Método COSO
(Luna, 2011)
29
MÉTODO DESCRIPTIVO
Consiste en la narración de los procedimientos relacionados con el control interno, los
cuales pueden dividirse por actividades que pueden ser por departamentos, empleados y
cargos o por registros contables. Una descripción adecuada de un sistema de contabilidad
y de los procesos de control relacionados incluye por lo menos cuatro características:
Origen de cada documento y registro en el sistema.
Cómo se efectúa el procesamiento.
Disposición de cada documento y registro en el sistema.
Indicación de los procedimientos de control pertinentes a la evaluación de los
riesgos de control.
Ventajas:
El estudio es detallado de cada operación con lo que se obtiene un mejor conocimiento de
la empresa.
Se obliga al Contador Público a realizar un esfuerzo mental, que acostumbra al análisis y
escrutinio de las situaciones establecidas.
Desventajas:
Se pueden pasar inadvertidas algunas situaciones anormales.
No se tiene un índice de eficiencia. (Rodriguez, 1998)
30
Ejemplo de aplicación del método descriptivo:
Figura 2.1. Narrativa de Control Interno
A3
CONSTRUCTORA DORALCO S.A
CONTROL INTERNO
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
Narrativa de Auditoría
El presente trabajo es realizado en una constructora de la localidad en la cual se
evaluaron ciertos procesos de control interno para los ingresos-egresos, compras, ventas
del año 2006.
La evaluación del control interno se la hace a través del informe COSO el cual nos brinda
un marco de referencia para hacer esta evaluación en base a cinco componentes;
ambiente de control, evaluación de riesgos, actividades de control, información y
comunicación y supervisión y monitoreo. Para hacer esta evaluación se utilizan técnicas
estadísticas como el muestreo en la auditoría en pruebas de cumplimiento para las
actividades de control lo cual se sustenta en Normas de Auditoría existentes, también se
utilizan cuestionarios y por último la observación y constatación directa.
El propósito de este trabajo es calificar el sistema de control interno que posee la empresa
en base a los procesos revisados (actividades de control), también se identifican
debilidades y deficiencias de control y finalmente se realizan recomendaciones
encaminadas a mejorar el control interno. En la última parte tenemos las conclusiones y
recomendaciones encaminadas a mejorar el Sistema de Control Interno de la empresa.
Elaborado por: Ruth Elena Vega Lima 20 marzo de 2014
Revisado por: Marco Erazo 20 marzo de 2014
31
MÉTODO CUESTIONARIO
Básicamente consiste en un listado de preguntas a través de las cuales se pretende evaluar las
debilidades y fortalezas del sistema de control interno. Estos cuestionarios se aplican a cada una de
las áreas en las cuales el auditor dividió los rubros a examinar.
Para elaborar las preguntas, el auditor debe tener el conocimiento pleno de los puntos donde
pueden existir deficiencias para así formular la pregunta clave que permita la evaluación del
sistema en vigencia en la empresa. Generalmente el cuestionario se diseña para que las respuestas
negativas indiquen una deficiencia de control interno.
Algunas de las preguntas pueden ser de tipo general y aplicables a cualquier empresa, pero la
mayoría deben ser específicas para cada organización en particular y se deben relacionar con su
objeto social. (Endara, 2008)
Ejemplo de aplicación del método cuestionario:
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
CONSTRUCTORA DORALCO S.A.
EJERCICIO FISCAL 2013
I. AMBIENTE DE CONTROL
ACTITUD DE LA ADMINISTRACIÓN HACIA LOS CONTROLES INTERNOS
ESTABLECIDOS
No
. P R E G U N T A S
Respuestas Espacio exclusivo para ser llenado
por el auditor
N/A SÍ NO 1 2 3 COMENTARIOS DEL
AUDITOR
1
¿El H. Ayuntamiento cuenta con un
programa de capacitación de
personal sobre mejora continua, de
los procedimientos establecidos en
las Leyes, Reglamentos, Bandos,
Políticas, Lineamientos, Normas o
Códigos?
32
No
. P R E G U N T A S
Respuestas Espacio exclusivo para ser llenado
por el auditor
N/A SÍ NO 1 2 3 COMENTARIOS DEL
AUDITOR
2
¿Existe algún conflicto,
inconformidad o desacuerdo entre
miembros del H. Ayuntamiento o
funcionarios del H. Ayuntamiento?
En caso de ser afirmativa mencionar
el motivo de éstas
3
¿Existen denuncias en contra del H.
Ayuntamiento o de algunos de sus
miembros por las funciones que
realiza o realizó?
En caso de ser afirmativa mencionar
de qué tipo es :
4
¿Existe una persona que sin ser
miembro del H. Ayuntamiento o
empleado de éste, ejerce influencia
en los asuntos significativos o en la
toma de decisiones del H.
Ayuntamiento?
En caso de ser afirmativa mencionar
su nombre y función específica :
5
¿La Tesorería Municipal aplica los
Principios de Contabilidad
Gubernamental?
6
¿Los miembros del H.
Ayuntamiento muestran interés en
las deficiencias que llegan hacer de
su conocimiento acerca del
funcionamiento o ejercicio de los
recursos públicos?
Figura 2.2. Cuestionario de Control Interno
33
MÉTODO GRÁFICO
Consiste en la preparación de diagramas de flujo de los procedimientos ejecutados en cada uno de
los departamentos involucrados en una operación.
Un diagrama de flujo de control interno consiste en una representación simbólica y por medio de
flujo secuencial de los documentos de la entidad auditada. El diagrama de flujo debe representar
todas las operaciones, movimientos, demoras y procedimientos de archivo concernientes al proceso
descrito.
Ventajas
Identifica la ausencia de controles financieros y operativos.
Permite una visión panorámica de las operaciones o de la entidad.
Identifica desviaciones de procedimientos.
Identifica procedimientos que sobran o que faltan.
Facilita el entendimiento de las recomendaciones del auditor a la gerencia sobre asuntos
contables o financieros. (Barquero, 2013)
34
Ejemplo de aplicación del método gráfico:
Figura 2.3. Método Gráfico de los proceso de evaluación de control interno
MÉTODO COSO
DEFINICIÓN
Es una visión de control interno menos general y más específico, que apunta hacia los aspectos más
importantes que involucran desde la filosofía de la administración hasta las actividades normales de
operación. Uno de los aportes importantes es el comprometer de forma más profunda a la
35
administración la implementación, mantenimiento y evaluación del control interno, es decir, el
informe COSO es una visión sino compleja, más integral del control interno.
“Es un proceso que hace parte de los demás sistemas y procesos de la empresa incorporando en la
función de administración y dirección, no adyacente a estos. (Gaitán, 2006)
IMPORTANCIA Y CARACTERÍSTICA
El informe coso tiene importancia debido a que proporciona efectividad y eficiencia en las
operaciones, permitiendo que la información sea confiable en la emisión de resultados cumpliendo
con las debidas políticas, leyes, normas.
ESTRUCTURA INFORME COSO
Figura 2.4. Estructura del Modelo COSO
Componentes del informe COSO.
El informe Coso consta de cinco componentes.
Ambiente de control
Evaluación de riesgos
36
Actividades de control
Información y comunicación
Supervisión y seguimiento del sistema de control
1. Ambiente de control
Figura 2.5. Ambiente de Control (Gaitán, 2006)
37
2. Evaluación de riesgos.
Figura 2.6. Evaluación del Riesgo (Gaitán, 2006)
38
3. Actividades de control.
Figura 2.7. Actividades de Control (Gaitán, 2006)
39
4. Información y comunicación
Figura 2.8. Información y Comunicación (Gaitán, 2006)
40
5. Supervisión.
Figura 2.9. Supervisión monitoreo (Gaitán, 2006)
41
CAPÍTULO III
3. PROPUESTA PUNTUAL DE MEJORAMIENTO DEL CONTROL INTERNO
3.1. Generalidades
La responsabilidad principal en la aplicación de un control interno en la organización debe estar
siempre en cabeza de la Administración o la alta Gerencia, Constructora Doralco S.A, maneja
procesos en todas las áreas de administración y producción, los cuales buscamos un mejoramiento
continuo y de calidad, esta necesidad se fundamenta en el crecimiento de sus operaciones
generando al mismo tiempo el desarrollo en sus procesos internos y con mayor responsabilidad al
medio externo.
Ante esta situación se definirá la propuesta que establecidas en el desarrollo de las actividades
diarias permitan que los cambios sugeridos no afecten la evolución de la organización.
3.2. Procedimientos Administrativos
3.2.1. Procedimiento Compras Quito
Objetivo
Establecer y definir los procesos como los procedimientos para la adquisición de los bienes y
servicios que son requeridos para el funcionamiento de la organización.
Definiciones
Solicitud de compra: Es una petición u orden para la Compra con el fin de obtener
una cantidad determinada de material o un servicio disponible en un momento dado
Proveedor: Es persona natural o una empresa que abastece con sus existencias, los cuales
serán transformados para venderlos posteriormente que se compra para su venta directa.
Orden de compra: Es un documento que el comprador entrega al vendedor para
solicitar ciertas mercaderías. En él se detalla la cantidad a comprar, el tipo de
producto, el precio, las condiciones de pago y otros datos importantes para la
operación.
42
Productos o bienes recurrentes: Son aquellos bienes o servicios que se adquieren para
uso de la organización.
Selección de proveedores: Evaluación inicial y periódica de proveedores de acuerdo a los
requisitos establecidos por la organización para medir eficiencia en la provisión de
productos y prestación de servicios.
Descripción del procedimiento
Solicitud de compra
La solicitud de compras es el primer documento para realizar una adquisición, la cual debe ser
llenada por el responsable y aprobada por las personas autorizadas, como se detalla en el siguiente
cuadro:
Tabla 3.1. Cargos Aprobación de solicitudes
Elabora Solicitud Aprueba Solicitud
Administrador de Proyecto Superintendente
Asistente Administrativo Superintendente
Responsable de Bodega Superintendente
Ayudante de Bodega Superintendente
Ingenieros Superintendente
Supervisores Mecánicos Jefe de Mantenimiento
Todo el personal de las oficinas de Quito Jefe Inmediato del Departamento
En la solicitud de compra debe existir un campo con el nombre OBSERVACIONES con la
siguiente información:
-Certificación de que el producto no se encuentre físicamente en bodegas y en caso de existencia en
stock realizarla mediante transferencia de mercadería.
43
Estructura de la Solicitud de Compra
La fecha del pedido
Nombre del proyecto
Código del proyecto
Las especificaciones, cantidades del producto/servicio)
La prioridad
Nombre y firmas del solicitante
Nombre y firma de quien elabora
Nombre y firma de quien autoriza el pedido.
Prioridades
Las prioridades muestran el grado de importancia de la solicitud, como se detalla en la siguiente
tabla.
Tabla 3.2. Prioridades
Tipo de Prioridad Tiempos Límites
Prioridad 0 48 horas
Prioridad 1 7 días
Prioridad 2 15 días
Prioridad 3 30 días
Prioridad 4 60 días
Prioridad 5 90 días
Prioridad 0: Tiene un plazo máximo de 48 horas, solo si el material a adquirirse puede paralizar
las actividades.
Prioridad 1, 2, 3 4, 5: Las solicitudes son mayores a 48 horas.
44
Cotizaciones de acuerdo a la Prioridad
Tabla 3.3. Número de Cotizaciones
Numero de Cotizaciones
Prioridad 0 Prioridad 1 Prioridad 2 Prioridad 3
Normal 1
1 de 0 a $500 1 de 0 a $500 1 de 0 a $500
1
de 500 hasta
$1000 1
de 500 hasta
$1000 1
de 500
hasta
$1000
3 mayor a $1000 3 mayor a $1000 3
mayor a
$1000
Representante
Exclusivo 1 1 1 1
Lista de Precios 1 1 1 1
Orden de compra
La Orden de compra sirve como constancia de los productos solicitados. Las cotizaciones remitidas
serán seleccionadas las más convenientes para la empresa y se procede a la elaboración de la orden
de compra, serán clasificadas de acuerdo al tipo de producto para su aprobación.
Tabla 3.4. Montos de Aprobación para solicitud de compras
Ordenes Montos $ USD Aprobaciones
(Ordenes de
repuestos -
materiales - insumos
- maquinaria -
vehículos - varios)
>0,00 y <1.000,00 Coordinadora de Compras y Logística
>1.000,00 y <
15.000,00
Jefe de Compras, Contratos y Logística / Gerente
Mantenimiento
> 15.000,00 Gerente General
Condiciones de Compra
Cuando la orden de compra está aprobada, se le entrega al proveedor confirmando el
pedido del producto, y este a su vez debe enviar una confirmación escrita de la recepción.
45
Si la compra se realiza al contado, emitirán un cheque confirmando el despacho.
Transporte y entrega de la mercadería.
El trasportista garantizará la llegada del producto a través de una Guía de Remisión, con
nombre y firma de la persona que recibe.
El transportista entregará las guías de remisión recopiladas los días lunes al Coordinador de
Compras y Logística.
El Bodeguero es el encargado de archivar las guías originales y las copias los transportistas
como sustento para el pago del respectivo servicio.
Cada bodeguero debe enviar un reporte de seguimiento de los pedidos de compra en el que
se hará constar todos los pedidos pendientes.
Verificación y evaluación de los productos comprados
El Bodeguero debe asegurarse de que el producto cumpla con las especificaciones indicadas en las
Solicitud de compra, guía y los productos recibidos, y en el caso de no cumplir con los referidos
requisitos deber ser notificado al Jefe de compras el mismo día y hacer un levante del PRODUCTO
NO CONFORME.
(Constructora Doralco S.A., 2010)
3.2.2. Procedimiento Pago a Proveedores
Objetivo
Efectuar el trámite de pago a proveedores de bienes y servicios, que mantienen períodos de crédito
preestablecidos con la empresa.
Definiciones
Cash managment: Supone la gestión de los recursos financieros (tesorería) disponibles
para la empresa, en la gestión operativa de las funciones normales de cobro o pago.
Consiste en una cuenta maestra (centralizada) y varias cuentas regionales, sectoriales o
nacionales, que se integran periódicamente en ella.
46
Descripción del procedimiento
Programación de pagos
1) El Coordinador Financiero realiza la programación de pagos de acuerdo al vencimiento, según el
listado semanal que debe especificar:
Nombre del proveedor
Valor a pagar
Forma de pago (Cheque o Transferencia electrónica)
2) El Listado se enviará al departamento de Contabilidad máximo hasta el día miércoles 05h00 pm
en forma semanal.
3) El departamento verifica el listado y procede a la emisión del pago correspondiente, con un
tiempo de entrega al departamento financiero de máximo 48 horas.
4) Realizada la revisión, se entrega a Gerencia Financiera los cheques para la firma respectiva y se
notificara las transferencias ingresadas para la aprobación.
5) Los cheques serán entregados al asistente financiero, quien confirmará a los proveedores y
realizará el pago.
Pagos con cheque: Se entrega los viernes de 3h00 a 6h00 pm.
Transferencias: Serán aprobadas los días viernes.
(Constructora Doralco S.A., 2010)
3.2.3. Procedimiento Cartera de Clientes
Objetivo
Manejar los recursos limitados para cumplir con las demandas de los clientes, para el respectivo
cobro de facturas que mantienen períodos de crédito preestablecidos con la empresa.
Definiciones
Cliente: Persona natural o jurídica la cual una transacción comercial denominada compra.
47
Descripción del procedimiento
Programación de cobros
1) El Coordinador Financiero realiza la programación de cobros de acuerdo al vencimiento, según
el listado semanal que debe especificar:
Nombre del cliente
Valor de cobro
Persona con la cual confirma la acreditación
2) El Listado se enviará Asistente Financiero máximo hasta el día Lunes 12h00 pm en forma
semanal.
3) El Asistente Financiero gestionara los cobros que aparecen en el listado, con los siguientes
parámetros:
Que el pago sea el correcto.
Revisar el pago efectuado por cada cliente y por cada factura emitida.
Reportar ciertas amortizaciones por anticipos entregados.
4) Contabilidad recibirá el detalle de cobros realizados, y regularizará las cuentas por cobrar.
(Constructora Doralco S.A., 2010)
3.2.4. Procedimientos en la concesión de anticipos y préstamos empleados.
Objetivo
Establecer un procedimiento que regule el otorgamiento de anticipos y préstamos al personal, asi
como de su recuperación.
Definiciones
Anticipo de Sueldo: Dinero que se adelanta a la remuneración del empleado
correspondiente al mes en curso y representa máximo un 30 % del sueldo del mismo.
48
Descripción del procedimiento
Solicitud de Anticipo
1) El trabajador solicitara a Recursos Humanos la solicitud de anticipo de sueldo, el cual sera el
30% del sueldo reportado al IESS.
2) La solicitud debe ser entregada hasta el miércoles de cada semana para que sean atendidos en la
misma semana, de no cumplir, la solicitud se procederá la semana siguiente.
Datos a llenar:
Lugar y fecha de solicitud
Nombres completos
Cargo actual
Número de cédula
Sueldo Básico
Fecha de Ingreso
Valor del anticipo
Tiempo a descontar que es en un mes
Motivo del anticipo
Firma del solicitante
3) La solicitud es aprobada por el Gerente Financiero.
4) Aprobada la solicitud se entregará al asistente de Nómina, para que sea registrado en la base de
datos y proceda a descontarse en el rol.
5) El original de esta solicitud se entregará al área de contabilidad para que pueda registrar el
anticipo y proceda a la emisión del cheque.
Solicitud de Préstamos
Todos los empleados pueden solicitar préstamos, pero lo harán los que ya han trabajado
previamente un año.
49
Procedimiento
1) Llenar la Solicitud de Anticipo/Préstamo.
2) El empleado puede solicitar hasta máximo 3 veces su sueldo.
3) Según el monto solicitado y el tiempo de trabajo del empleado, será aprobado el crédito por el
Gerente General y/o Gerente Administrativo.
4) Enviará la solicitud al departamento de RRHH
5) La solicitud dará seguimiento el responsable de RRHH tanto para su aprobación como para la
generación del cheque o transferencia. (Constructora Doralco S.A., 2010)
3.3. Procedimientos Operativos
3.3.1. Procedimiento Compras Campo
Objetivo
Realizar el acto de adquisición de bienes y servicios de acuerdo a las normas legales y requisitos
de la institución, basados en la solicitud y evaluación de conformidad de las compras y
adquisiciones.
Descripción del procedimiento
Solicitud de compras
1) Solicitud de compras llenada por en encargado y aprobada por los cargos de aprobación como se
detalla en la siguiente tabla:
50
Tabla 3.5. Cargos Aprobación de solicitudes
Elabora Solicitud Aprueba Solicitud
Administrador de Proyecto Superintendente
Asistente Administrativo Superintendente
Responsable de Bodega Superintendente
Ayudante de Bodega Superintendente
Ingenieros Superintendente
Supervisores Mecánicos Jefe de Mantenimiento
Todo el personal de las oficinas de Quito Jefe Inmediato del Departamento
Las solicitudes de compras emitidas desde los campos, deberán contener lo siguiente:
La fecha del pedido
Nombre del proyecto
Código del proyecto
Las especificaciones, cantidades del producto/servicio
La prioridad
Nombre y firmas del solicitante
Nombre y firma de quien elabora
Nombre y firma de quien autoriza el pedido.
Prioridades
Las solicitudes de compra para realizar adquisiciones directamente en el campo son clasificadas tan
solo con prioridad 0.
Prioridad 0: esta solicitud de compra debe ser atendida hasta un plazo de 48 horas máximo; esta
prioridad debe ser utilizada únicamente cuando el material a adquirirse puede paralizar un proceso
productivo o mantenimiento de un equipo.
En esta solicitud de compra no se deberá omitir la razón por la que se genere una prioridad 0.
51
Número de cotizaciones por prioridad de la solicitud de compra
Cuando las compras sean efectuadas directamente en el campo, tomando en cuenta su prioridad no
son sujeto de cotización, la solicitud de compra es suficiente respaldo para efectuar la compra.
(Constructora Doralco S.A., 2010)
3.3.2. Procedimiento Uso Cajas Chicas
Objetivo
Normar el manejo del fondo de caja chica, asignados a diferentes funcionarios de la empresa, asi
como el pago y reposición de gastos.
Definiciones
Custodio: Colaborador responsable de la recepción, custodia y administración del efectivo
con el que cuenta este fondo.
Caja chica: Cantidad de dinero que se asigna a un empleado, disponible para desembolsos
menores.
Descripción del procedimiento
Programación y Apertura
Mediante solicitud de la Gerencia de cada área y previa evaluación, se autorizara la apertura del
fondo de caja chica.
Se llenara el formulario de recepción de caja chica el cual es firmado por la persona que asume el
cargo, llenando la siguiente información:
Lugar en el cual será manejado el fondo
Monto solicitado
Nombre del custodio
Justificación del requerimiento(desglose)
Firma del solicitante
52
Montos e Incrementos
El fondo de caja chica asignado es:
$ 1.000,00 por custodio administrativo o proyectos
$ 2.000,00 para el custodio de repuestos
Manejo de Fondos
Los fondos de caja chica servirán para solventar obligaciones de valor reducido máximo USD $
150,00.
Responsabilidad del Custodio
Realizar los pagos a clientes internos y externos dando cumplimiento a las políticas
internas.
Mantener el fondo disponible para atender los requerimientos de los proyectos.
Solicitar el reembolso del fondo cuando esté gastado el 50% o cuando el custodio
determine que es necesario realizar una reposición, considerando que los gastos deben ser
contabilizados en el mes contable.
El custodio debe numerar todas las facturas, notas de venta, recibos, etc. en orden
consecutivo.
Mantendra actualizad el cuadro de gastos de caja chica detallando la información siguiente.
Fecha que se realiza el gasto por comprobante
Número asignado al recibo por orden consecutivo
Descripción completa del motivo del gasto
Cuenta, de acuerdo a la naturaleza del gasto
Proyecto al cual se registra el gasto
Fondo al cual se registra el gasto (Usar Fondo con código extendido si estos
han sido asignados)
Localización por el lugar al que corresponde el gasto
Subanálisis (Usar si han sido previamente asignados, en caso contrario
omitirlo)
Valor del recibo, factura, comprobante de venta.
53
Reposición del Fondo de Caja Chica
El encargado de caja chica solicitara reintegro del fondo cuando se haya utilizado el 40%
como mínimo y el 70% como máximo.
Envío del reporte de caja chica
Revisión de documentación
Verificación de razonabilidad de gastos.
Ingreso a programación de pagos (Solo documentos sin observaciones)
Arqueo del Fondo de Caja Chica
Es obligatorio que los arqueos del fondo de Caja Chica se realicen por lo menos una vez al mes.
El arqueo de Caja chica debe ser tomado sin previo aviso una vez al mes, debiendo detallarse en el
Acta de Arqueo de Caja Chica lo siguiente:
Fecha y lugar del Arqueo
Persona involucradas en el arqueo
Detalle del efectivo encontrado
Detalle de los comprobantes de pago indicando
Fecha y número de comprobante
Concepto del gasto
Valor de cada comprobante de pago
Cada comprobante de pago debe tener el sello de PAGADO y de haber sido firmado por el
receptor del efectivo bajo la línea Pago Recibido
Detalle de Recibos provisionales con el mismo desglose señalado anteriormente
Observaciones sobre irregularidades encontradas
Firma del Cajero y de la persona que interviene en el Arqueo de Caja
Las Actas de arqueo del Fondo de Caja Chica deberán ser enviadas en forma mensual con
la reposición del fondo y una copia de la misma mantener en el archivo del Custodio del
fondo.
En cualquier oportunidad que lo estimen conveniente, la Gerencia de Finanzas, Contador/a
General, Administrador/a del Proyecto o delegados de los mismos, verificarán el
cumplimiento de la política y procedimientos establecidos para el fondo de Caja Chica.
54
Así también, es responsabilidad del Custodio proporcionar de esta información al responsable
asignado en el Departamento de Contabilidad sobre cambios que se presenten en el manejo del
mismo. (Constructora Doralco S.A., 2010)
3.3.3. Procedimiento selección de personal Campo
Objetivo
Establecer los lineamientos, requisitos y procedimientos para la búsqueda, reclutamiento, selección
y contratación de personal directamente en la ejecución de un proceso productivo.
Definiciones
Reclutamiento: se define como un conjunto de procedimientos utilizados con el fin de
atraer a un número suficiente de candidatos idóneos para un puesto específico en la
organización.
Pruebas conocimiento: Buscan evaluar el grado de nociones, conocimientos y habilidades
adquiridas a través de estudios, prácticas o ejercicios. Este tipo de pruebas pueden ser
orales, escritas o de ejecución. El candidato debe manejar nociones de cultura general o
conocimientos específicos relacionados directamente con el cargo al que se está postulando
Descripción del procedimiento
Necesidad de personal
El procedimiento de requerimiento de contratación de personal surge de varios factores que pueden
ser.
Cubrir una vacante
Creación de un nuevo cargo
Reemplazo por enfermedad
Reemplazo por Maternidad
El solicitante debe llenar el registro de requerimiento de contratación de personal de la siguiente
manera:
Llenar el nombre de la empresa para la cual se requiere la contratación.
55
Ingresar la fecha del requerimiento de contratación de personal.
Llenar el Cargo requerido
Indicar el tipo de categoría del perfil requerido por ejemplo sénior, semi sénior, junior, etc.
Llenar a detalle las características del cargo a cubrir en el espacio correspondiente a
especificaciones del cargo.
Indicar para qué proyecto se requiere el personal, indicando nombre y código del proyecto.
Llenar el tipo de contratación, si es cargo nuevo, por reemplazo, por enfermedad o por
maternidad.
Llenar el nombre de la persona que solicita y aprueba y las firmas respectivas.
Para el área de operaciones el encargado de solicitar y aprobar el personal operativo tales como
obreros, operadores de maquinaria, choferes y demás personal de campo será el Superintendente,
Gerente de Proyecto, Gerente de Construcciones y/o Gerente General.
Para la contratación de ingenieros, topógrafos, etc. y demás perfil técnico o profesional para
proyectos en campo, deberá tener la autorización de contratación del Gerente del Proyecto o a su
vez del Gerente de Construcciones.
Selección de personal
La selección de personal se la realizará de la siguiente manera:
El personal operativo tales como obreros, operarios, albañiles, etc., también lo podrá
realizar directamente el Administrador de cada proyecto en campo, con la aprobación del
Gerente del Proyecto, Gerente de Construcciones o Superintendente.
Una vez llenado el registro de requerimiento de personal (Figura No. 1 Requerimiento de
Contratación de Personal (Primera Parte), se debe enviar al responsable del departamento de
Recursos Humanos para que inicie el procedimiento de búsqueda de candidatos.
Si es que la selección de personal se lleva a cabo en el campo, para la contratación del mismo, el
administrador será la persona que se encargue de llenar en su totalidad el formato de
Requerimiento de Contratación de Personal.
56
Figura 3.1. Requerimiento de Contratación de Personal (Primera Parte)
El departamento de RRHH procederá a realizar la búsqueda del personal, seleccionará un grupo de
candidatos para la primera entrevista, de esta primera entrevista se seleccionará una terna para que
sean entrevistados por el jefe inmediato y a su vez se les enviará al correo respectivo las pruebas de
competencias.
Requerimiento de Contratación de Personal (Perfil Profesional)
Figura 3.2. Requerimiento de Contratación de Personal (Perfil Profesional)
Adicional el responsable del departamento de RRHH o Administrador en campo, también llenará la
tercera parte del Formato de Requerimiento de Contratación de Personal (Características del
profesional) con el objetivo de identificar las tallas tanto de calzado como ropa de trabajo para el
57
colaborador que ingresa a la empresa y de esta manera el administrador podrá dar seguimiento a la
entrega de dotación, equipo tecnológicos y la coordinación del proceso de ingreso de personal.
Finalmente el responsable de RRHH o Administrador del proyecto en campo, revisará el registro
debidamente llenado y hará firmar la aprobación de la contratación del nuevo colaborador.
Figura 3.3. Requerimiento de Contratación de Personal (Características del Profesional)
Proceso de Contratación de Personal
Solo cuando se haya aprobado la contratación del nuevo colaborador de la empresa por la jefatura
competente se realizarán las siguientes actividades:
El responsable de RRHH informará al colaborador su selección y contratación e indicará al
mismo los requisitos de documentos y exámenes médicos a presentar.
A partir de la contratación se tendrá un período máximo de un mes para que el
colaborador presente toda la documentación solicitada, caso contrario no se procederá al
pago de la remuneración correspondiente al mes en curso.
El responsable de RRHH solicitará al trabajador que llene la solicitud de Empleo y
requerirá la copia de su cedula de identidad y certificado de votación para la elaboración
del contrato de trabajo.
El responsable de la contratación creará un nuevo file con los documentos del colaborador
donde se archivará toda la información e historial durante el período que esté prestando sus
servicios en la empresa.
El responsable de la contratación realizará la firma del contrato con el trabajador y
verificará su respectiva legalización en el Ministerio de Relaciones Laborales.
58
Documentos necesarios para la contratación.
Los documentos mínimos requeridos para la contratación de personal son los siguientes:
Copia de Cédula de Identidad ( copia a color)
Copia de Cédula de Identidad del conyugue. ( copia a color)
Partida de matrimonio o acta notariada de unión de hecho (original)
Copia de Papeleta de Votación ( copia a color)
Copia de Papeleta de Votación del conyugue.
Partida de Nacimiento de los hijos. ( originales)
Certificado de Antecedentes Penales (no se va a pedir, requisito legal)
Certificados de 2 últimos trabajos (copias)
Certificados académicos y de capacitación (copias)
Certificado del SENESCYT (copia a color)
2 Certificados de referencias personales (originales)
Declaración del impuesto a la renta.
Formulario de deducción de gastos personales (empresa anterior)
Certificado de cuenta bancaria (Banco del Pichincha)
Certificado de Salud de un Centro de Salud Pública (original)
Solicitud de empleo R-DRH-003 (Documento otorgado por Recursos Humanos)
1 Fotografía digital y 2 Fotografías impresas tamaño carnet (1 fotografía tamaño carnet)
Exámenes médicos (lo realizará la empresa)
Documentos especiales: En caso de personal que vaya a ingresar al campo.
Pase especial (en caso de ser solicitado por el cliente)
Certificado de vacunas (originales y copias)
Fiebre Amarilla (inoculación 15 días antes al ingreso)
Tifoidea (inoculación 3 días antes al ingreso)
Hepatitis A y B (por lo menos primera dosis)
Tétanos(inoculación tres días antes del ingreso)
Exámenes médicos: Lista de exámenes médicos para todo personal que ingresa a la empresa.
59
RAYOS X: STANDARD DE TORAX Y A-P Y LATERAL DE COLUMNA DORSO-
LUMBAR
HEMATOLOGÍA: Biometría Hemática, Hto-Hb, Contaje Globular, Fórmula Diferencial,
Sedimentación, Índices Hemáticos.
SEROLOGIA: V.D.R.L.
ORINA: Elemental y Microscópico
HECES: Coproparasitario de Rutina
QUÍMICA: Glucosa Ayunas, Glucosa Pospradial, Urea, Creatinina, Ac. Úrico, Colesterol,
Colesterol HDL, Colesterol LDL, Triglicéridos, Tipo de sangre.
Es indispensable que toda la información correspondiente a exámenes médicos también sea
archivada en el file del trabajador (se debe abrir una historia clínica y esta debe estar bajo la
responsabilidad del Doctor) por el responsable perteneciente al departamento de RRHH.
(Constructora Doralco S.A., 2010)
3.4. Análisis de la Información
Constructora Doralco S.A. cuenta con procedimientos establecidos dentro de su política de Gestión
Integrada, los cuales se describieron a detalle, y serán evaluados en el capítulo IV como parte de
este trabajo a través de la aplicación de una Auditoría de Gestión de Calidad para determinar su
cumplimiento, medir la idoneidad de sus controles y estándares, a fin de evidenciar falencias y
tomar acciones preventivas y correctivas necesarias.
En los siguientes puntos se hace una breve descripción de la Auditoría Interna de Calidad como
parte de una metodología para el mejoramiento del Sistema de Control Interno en las empresas.
3.5. Programa de Auditoría Interna de Gestión
Con el fin de evidenciar el proceso a llevar a cabo para la auditoría interna al sistema de control
interno mostraremos el programa general a aplicar dentro de todas las áreas y que son sujeto de una
actividad de control.
60
CONSTRUCTORA DORALCO S.A.
CONTROL INTERNO
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
PA
Programa de Auditoría
Objetivos:
* Verificar que las competencias aplicadas al sistema de control interno de la Compañía, se encuentren
aprovechadas por todas las áreas, para comprobar de esta manera si el control disponible es adecuado y
libre de cualquier riesgo de nivel alto y así establecer las recomendaciones de mejoras.
N° PROCEDIMIENTOS REF.P/T ELABORADO
POR:
OBSERVACIONES
1 Identificar la existencia de manuales
de proceso, por escrito difundidos a
todos los departamentos
CCI1-
1/1
RV
2 Verificar que los procedimientos
establecidos se cumplen en su
totalidad.
CCI1-
1/1
RV
3 Verificar que los procesos
establecidos se encuentran acorde a
las actividades diarias.
CCI1-
1/1
RV
Elaborado por: Ruth Vega 20 marzo de 2015
Revisado por:
Figura 3.4. Programa de Auditoría
3.6. Resumen de Hallazgos de Auditoría
Constructora Doralco S.A. presenta a continuación las observaciones encontradas durante el
proceso de revisión del control interno.
61
CONSTRUCTORA DORALCO S.A.
COMPRAS QUITO (COMPRAS PROGRAMADAS)
AL31 DICIEMBRE DEL 2013
H/H1
HOJA DE HALLAZGO
Análisis general de los controles.
CONDICION Establecer las medidas de control que permitan desarrollar las diferentes actividades
dentro de cada departamento a fin de velar por los intereses y mitigar riesgos.
CRITERIO
Constructora Doralco S.A. ha establecido una serie de procedimientos dentro de su
sistema de control interno, buscando de esta manera manejarse dentro de un marco que
beneficie a sus colaboradores y a sus accionistas.
CAUSA Los procedimientos establecidos nos satisfacen con todas las necesidades desarrolladas
por la Compañía.
EFECTO El efecto de la falta de procedimientos, manuales, políticas desencadena en la pérdida
de recursos y en el nivel de riego alto.
Conclusión
La actualización del sistema de control interno lleva a las organizaciones a alcanzar plenos desarrollos,
tomando como base la filosofía en la cual se maneja.
Recomendación
Estar en constante actualización y mejora de estos procedimientos, llevarlos de la mano con el desarrollo
y crecimiento de la organización.
Elaborado por: Ruth Vega 20 marzo de 2015
Revisado por:
Figura 3.5. Hallazgo de Auditoría
62
3.7. Evaluación de Resultados
La evaluación es fundamental dentro de la investigación que se ha propuesto, ya que genera
“evidencias” e información objetiva que nos permiten tomar decisiones fundamentadas y planear
de forma estratégica las mejoras al sistema de control interno.
La evaluación de resultados se enfocará al análisis de los resultados netos de la investigación, es
decir, corresponde a las alteraciones o debilidades en los procedimientos establecidos (hallazgos de
auditoría) y que han sido estudiados anteriormente; y que son atribuidas únicas y exclusivamente al
sistema de control interno.
3.8. Informe de Auditoría Interna y Comunicación de Resultados
INFORME DE AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD APLICADA A LAS AREAS
OPERATIVA Y ADMINISTRATIVA DE CONSTRUCTORA DORALCO S.A.
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA:
Motivo de la Auditoría:
Poder conocer la eficiencia, eficacia con que se están manejando los recursos disponibles de la
empresa, logrando así un mejor desempeño en los procedimientos y proponer un modelo de
control interno mejorado.
Objetivos de la Auditoría:
Evaluar la aplicación de los procedimientos en las diferentes áreas, y determinar cuan
eficientes, eficaces son estas actividades.
Evaluar el sistema de control interno presente.
Emitir un informe de auditoría para determinar las falencias encontradas y robustecer
las fortalezas determinadas.
Alcance de la Auditoría:
En la revisión y evaluación de los elementos que conforman la gestión del control interno de la
empresa se analizarán los aspectos del sistema, procedimientos y métodos de trabajo,
administración de recursos humanos, administración de recursos materiales, la presencia de
63
control en la empresa y demás aspectos relacionados con la gestión de la empresa.
EVALUACIÓN DE LOS COMPONENTES QUE CONFORMAN LA GESTIÓN DE LA
EMPRESA
Resumen Ejecutivo de conclusiones y recomendaciones:
Una ver efectuado la revisión de los procesos de la compañía podemos determinar que los
mismos son de responsabilidad de la administración de la empresa, este informe tiene por
objetivo emitir un criterio único sobre las observaciones encontradas.
La auditoría está sujeta a las Normas de auditoría generalmente aceptadas aplicadas a la
auditoría de gestión, utilizando todos los procedimientos de auditoría capaz de reflejar
evidencia suficiente que respalde el informe de auditoría interna emitido.
1. PROCEDIMIENTOS Y ACTIVIDADES DE CONTROL
CONCLUSIÓN: Luego de la aplicación de las diferentes técnicas de auditoría podemos
establecer que las políticas no constan por escrito para que sirvan de consulta constante para los
empleados además que no se difunde en su totalidad a toda la empresa formalmente, sino de
una manera informal. La gerencia solamente toma decisiones cuando se han cometido errores,
esto constituye una mala práctica puesto que se debería anticipar a la generación del riesgo.
RECOMENDACIÓN: La empresa debe tener procedimientos bien claros de acuerdo con las
necesidades de la empresa, desarrollando manuales procedimientos y actividades de control
implementadas por escrito, dando a conocer esta información general a todos los empleados,
socializando sus ideas para que tengan claro las políticas y como una fuente de consulta para
realizar sus actividades. La gerencia debe tener pleno conocimiento de las políticas y para su
ejecución siempre deben ser conocidas por gerencia, saber de la importancia de la
implementación de políticas que llevara a procesos manejados con eficiencia y eficacia,
salvaguardando los recursos de la Compañía y reduciendo riesgos de todo tipo.
Figura 3.5. Informe de Auditoría sobre el Control Interno
64
3.9. Informe de Propuesta de Mejoramiento de Control Interno
El Informe presentado a Constructora Doralco S.A. acerca del mejoramiento del control interno es
exponer las propuestas que servirán para ello y en base a su seguimiento afirmar que son una
alternativa de solución para la organización, permitiendo focalizar y priorizar las acciones
convenientes.
El mejoramiento continuo del sistema de control interno es una herramienta fundamental para todas
las empresas porque les permite renovar los procesos administrativos y operativos que actualmente
realizan, lo cual hace que la organización esté en constante actualización; además permite que sea
más eficiente y competitiva, fortalezas que le ayudarán a permanecer en el mercado.
Con las propuestas presentadas en el presente informe y su seguimiento ofrece soluciones a
problemas que son descritos en el informe de auditoría y su posterior evaluación en resultados.
La magnitud que se da a este informe es tomar iniciativa y mejoramiento en los aspectos antes
mencionados para mejorar su producción, buscar competir en los mercados lo cual es de vital
importancia para las subsistencias de las organizaciones.
65
CAPÍTULO IV
4. CASO PRACTICO
Desarrollo de caso práctico para la aplicación de programas de auditoria interna en diferentes
procesos administrativos y operativos de Constructora Doralco S.A.
4.1. Departamento Administrativo
4.1.1. Naturaleza y funciones
El departamento administrativo de Constructora Doralco S.A. abarca en su conjunto una cadena de
procedimientos en los cuales se ven inmersos los procesos con los cuales desarrolla su actividad
diaria y que sirven de apoyo y complemento a lo ejecutado por el departamento de
Producción(Operativo); en virtud de esto a continuación se detallan sus principales funciones:
Ejecutar procesos de administración de recursos financieros y su correcto uso en la
ejecución de compras programadas.
Organizar planes de trabajo que abarquen procedimientos conjuntos entre sus procesos de
compras, pagos, cobros y personal.
Trabajar conjuntamente con el departamento de Recursos Humanos para garantizar el
desarrollo de actividades con suficiente cantidad y calidad de talento humano.
Coordinar sus funciones específicas, con el fin, de solventar problemas administrativos y
de minimizar su impacto en la ejecución de sus procesos operativos.
4.1.2. Características
El departamento administrativo de Constructora Doralco S.A. está compuesto por varios
procedimientos que en un todo forman este departamento; después de analizar sus características,
presentamos a continuación un breve resumen de los procedimientos objeto de estudio y análisis
dentro del presente trabajo de investigación:
Ejecución de compras quito.
Pago a Proveedores
Cartera de Clientes
Anticipos y Préstamos a personal de la compañía
66
4.1.3. Control Interno Administrativo
El objetivo principal de Constructora Doralco S.A. es garantizar que todas las actividades,
operaciones, se realicen de acuerdo con los principios de transparencia, honestidad, calidad,
efectividad y dentro de los procedimientos establecidos.
Verificar a través de la aplicación del sistema de control interno, el cumplimiento de la
planificación estratégica de las diferentes áreas que conforman el departamento administrativo de la
compañía,
Son funciones generales de esta unidad:
Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de
información de la compañía y recomendar los correctivos que sean necesarios.
Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la
compañía, estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren
permanentemente, de acuerdo con la evolución de la entidad.
Establecer lineamientos de control, mismos que serán aplicados a cada una de las unidades.
Mantener informados a los directivos acerca de las debilidades detectadas y de las fallas en
su cumplimiento.
Verificar que el sistema de control interno esté formalmente aplicado dentro de la compañía
4.1.4. Debilidades existentes en los Procesos Administrativo
En la aplicación de la auditoría presente sobre el manejo del control interno aplicado a la Compañía
desarrollaremos programas de auditoría, cuestionarios y hojas de hallazgos de auditoría que
permitan evidenciar esta información.
67
MARCAS Y SIGLAS UTILIZADAS
Marcas de Auditoría
Las marcas empleadas en el proceso de auditoría son:
Tabla 4.1. Marcas de Auditoría
MARCAS SIGNIFICADO
€ No existe información
H/H Hoja de Hallazgos
√ Revisado
@ Analizado
V Verificado sin novedad
§ Verificado con documentos
Siglas de Auditoría
Los siguientes índices y referencias se utilizarán en el desarrollo de la auditoría:
Tabla 4.2. Siglas de Auditoría
SIGLAS SIGNIFICADO
PA Programa de Auditoría
CCI Cuestionario de Control Interno
PCI Ponderación del Control Interno
PP Planificación Preliminar
PE Planificación Especifica
IA Informe de Auditoría
68
Programa de Auditoría Interna al procedimiento de Compras Quito:
CONSTRUCTORA DORALCO S.A.
COMPRAS QUITO (COMPRAS PROGRAMADAS)
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
PA1-1/1
Programa de Auditoría
Objetivos:
* Identificar las actividades realizadas en el proceso.
* Evaluar el control interno utilizado en el proceso.
* Determinar funciones y responsabilidades.
N° PROCEDIMIENTOS REF.P/T ELABORADO
POR:
OBSERVACIONES
Evaluación del Control Interno al
área de compras
1 Elabore y Aplique el cuestionario de
Control Interno
CCI1-1/2 RV Aplicar el
cuestionario al Jefe
de Compras.
Procesos y procedimientos a evaluar
1 Determine las funciones del personal
involucrado en el proceso.
CCI1-1/2 RV
2 Solicite información referente a
proveedores (calificación de
proveedores) para determinar
cumplimiento con las normas
requeridas.
CCI1-1/2 RV
3 Verifique solicitudes de compra
determinando cumplimiento y
aprobaciones correspondientes.
CCI1-2/2 RV Solicitudes de compra
Quito
4 Verifique solicitudes de compra
determinando cumplimiento, niveles
de prioridad de compra y las
respectivas cotizaciones.
CCI1-2/2 RV Solicitudes de compra
Quito
Elaborado por: Ruth Vega 20 marzo de 2015
Revisado por:
69
Cuestionario de Control Interno al procedimiento de Compras Quito:
CONSTRUCTORA DORALCO S.A.
COMPRAS QUITO (COMPRAS PROGRAMADAS)
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
CCI1-1/2
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
N° PREGUNTAS RESPUESTAS PUNTAJE COMENTARIO
S
SI NO N/A OPT. OBT.
1
¿Existen políticas definidas para
la adquisición de insumos y
materiales?
X
10
6
Políticas
anteriores.
2 ¿Existe un control sobre la
evaluación de resultados de la
calificación de proveedores?
X
10
0
3 ¿Se elabora contratos de compra
de materiales y suministros?
X
10
5
4 ¿Se realiza cotizaciones a
proveedores diferentes de los ya
calificados por la empresa?
X
10
8
No existe
calificación de
proveedores
5 ¿Existen criterios o políticas para
la aprobación de compras?
X
10
8
6 ¿Existe el registro de la entrada
de materiales a las bodegas?
X
10
7
En muchos de
los casos no
ingresa a
bodega.
Elaborado por: Ruth Vega 20 marzo de 2015
Revisado por:
70
CONSTRUCTORA DORALCO S.A.
COMPRAS QUITO (COMPRAS PROGRAMADAS)
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
CCI1-2/2
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
N° PREGUNTAS RESPUESTAS PUNTAJE COMENTAR
IOS
SI NO N/A OPT. OBT.
7 ¿Antes de aprobar una solicitud
de compra, se revisa suficiencia
presupuestal y su stock en
inventarios?
X 10 5
8 ¿Existe firmas de responsabilidad
para las diferentes órdenes de
compra?
X 10 8
9 ¿Existe regulación y control
sobre la numeración física de las
solicitudes de compra?
X 10 8 No existe
control en las
compras.
90 55
Elaborado por: Ruth Vega 20 marzo de 2015
Revisado por:
71
NC = nivel de Confianza
CT = Calificación Total 55
PT = Ponderación Total 90
NC = 61%
Tabla 4.3. Tabla de riesgos de Auditoría.
RANGO DEL
NIVEL DE
CONFIANZA
CONFIANZA
RIESGO
15% - 50% Baja Alto
51% - 66% Moderada – Baja Moderado- Alto
67% - 75% Moderada – Alta Moderado – Bajo
76% - 95% Alta Bajo
El resultado obtenido es de 61% de Nivel de Confianza lo cual indica que el riesgo que se
incurre en el cumplimiento de las actividades del área de Compras Programadas, es moderado -
alto, es decir un nivel de Confianza moderada- baja lo cual indica que ciertas actividades no
están cumpliendo en forma adecuada con los procedimientos necesarios para un
funcionamiento óptimo del área.
72
Hoja de Hallazgo al procedimiento de Compras Quito:
CONSTRUCTORA DORALCO S.A.
COMPRAS QUITO (COMPRAS PROGRAMADAS)
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
H/H1
HOJA DE HALLAZGO
Determinar funciones del personal de compras a través de la solicitud de manuales de procesos de
compras de la compañía.
CONDICION Se solicitaron los manuales de procesos de compras aplicados en el área.
CRITERIO Toda empresa debe tener manuales de procesos que normen sus
actividades debidamente actualizados, para que los trabajadores tengan
una guía de consulta, se rijan a las políticas establecidas en los mismos y
se determinen las funciones que deben realizar.
CAUSA El coordinador de compras encargado de este proceso comenta que
realiza sus funciones en base a los años de experiencia ya que nunca ha
existido un manual que se ajuste o que le indique lo que debe realizar en
tiempos actuales dentro de la compañía.
EFECTO Al existir manuales de procesos obsoletos existe preferencia entre
proveedores, no se tienen políticas establecidas que deben cumplir los
encargados de compras lo cual no solo afecta a esa área, sino a toda la
empresa en general, además no se cumple con varios lineamientos
delicados dentro de este proceso.
Conclusión
El no mantener un correcto manual de funciones dentro de la compañía y que este a su vez no sea
comunicado a las personas inmersas dentro del proceso, ha permitido un incorrecto proceder de los
ejecutivos de compras o un proceso inválido al establecido ya, en Constructora Doralco S.A.
Recomendación
Contratar o desarrollar con personal interno de la compañía la debida actualización de estos
manuales de funciones y responsabilidades, además de designar claramente a los encargados de
socializar los manuales con todas las personas inmersas dentro de este proceso o personas que
contribuyen con esta área.
Elaborado por: Ruth Vega 20 marzo de 2015
Revisado por:
73
Hoja de Hallazgo al procedimiento de Compras Quito:
CONSTRUCTORA DORALCO S.A.
COMPRAS QUITO (COMPRAS PROGRAMADAS)
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
H/H2
HOJA DE HALLAZGO
Revise las solicitudes de compra y verifique las correspondientes aprobaciones.
CONDICION Se solicitaron diferentes solicitudes de compras (insumos, materiales,
etc.), encontrando que en la compañía no se cumple con lo que establece
el procedimiento ya que se evidencio que cualquier persona aprueba
estas solicitudes de compra.
CRITERIO La compañía ha designado ciertos funcionarios que son los encargados
de la aprobación en la requisición de compras, sin embargo cualquier
persona solicita una compra sin realizarse la verificación de esas firmas.
CAUSA El coordinador de compras encargado de este proceso comenta que las
solicitudes que llegan a su departamento evidencian una necesidad y por
la urgencia del requerimiento no se procede a validar las aprobaciones de
estas compras.
EFECTO El realizar compras con aprobación de cualquier tipo ha evidenciado un
excesivo gasto por este motivo, además de mostrar el poco control dentro
del área de compras programadas.
Conclusión
Las personas inmersas en la solicitud o requisición de materiales no cumplen con su función de
aprobación y muchas veces designan a suplentes para firmar estos documentos a conocimiento de
que esto conlleva pérdidas para la empresa, además de evidenciar falta de control y verificación en
el área de compras.
Recomendación
Informar y capacitar a todo el personal aprobador de una requisición de compras, que este es un
proceso clave dentro de la compañía, hacer conocer la importancia de su papel para la ejecución de
compras y además el departamento de compras deberá revisar las solicitudes antes de proceder a
realizar estas adquisiciones.
Elaborado por: Ruth Vega 20 marzo de 2015
Revisado por:
74
Hoja de Hallazgo al procedimiento de Compras Quito:
CONSTRUCTORA DORALCO S.A.
COMPRAS QUITO (COMPRAS PROGRAMADAS)
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
H/H3
HOJA DE HALLAZGO
Revise las solicitudes de compra y verifique el correspondiente nivel de prioridad establecido.
CONDICION Se solicitaron diferentes solicitudes de compras (insumos, materiales, etc.), y se
evidenció que el nivel de prioridad que se ha establecido como generalidad es el
nivel 0.
CRITERIO La compañía ha designado ciertos niveles de prioridades para los tiempos
estimados de ejecución de compras, ya que a partir de esto manejarán
cotizaciones y tiempos de entrega de cada solicitud.
CAUSA El coordinador de compras encargado de este proceso comenta que todas las
solicitudes de compra que ellos ejecutan tienen un nivel de prioridad 0.
EFECTO El realizar compras que en su solicitud tienen un nivel de prioridad 0, conlleva a
que esta se ejecute de inmediato, sin el correspondiente proceso de calificación a
proveedores y cumplimiento del número de cotizaciones para realizar la compra.
Conclusión
La generalidad ha marcado que la empresa maneje un nivel de prioridad 0 para todas las compras,
lo cual ha permitido que algunos de los procesos se vean omitidos, evidenciando así la falta de
planificación en compras programadas.
Recomendación
Cada proyecto tiene que planificar sus compras de manera correcta, esto ayudará a que las
solicitudes de compra evidencien varios niveles de prioridad, lo cual significa mayor tiempo en
ejecuciones de compra y mayor número de cotizaciones en ellas.
Elaborado por: Ruth Vega 20 marzo de 2015
Revisado por:
75
Programa de Auditoría Interna al procedimiento de Pago a Proveedores:
CONSTRUCTORA DORALCO S.A.
PAGO A PROVEEDORES
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
PA2-1/1
Programa de Auditoría
Objetivos:
* Conocer específicamente las actividades realizadas en el proceso.
* Evaluar el control interno utilizado en el proceso.
* Determinar funciones y responsabilidades.
N° PROCEDIMIENTOS REF.P/T ELABORADO
POR:
OBSERVACIONES
Evaluación del Control Interno al
procedimiento de pago a proveedores.
1 Elabore y Aplique el cuestionario de
Control Interno
CCI2-1/2 RV
Procesos y procedimientos a evaluar
1 Revise contratos con proveedores y
evidencie fechas de vencimientos.
CCI2-1/2 RV No existen contratos
con proveedores.
2 Solicite registros de la programación de
pagos y proceda a comparar con fechas
de vencimientos de proveedores.
CCI2-1/2 RV
3 Verifique pago a proveedores en base a
los estados de cuenta por proveedor y en
base a los saldos de cuentas por pagar.
CCI2-1/2 RV
4 Confirme con los proveedores la
realización del pago y los documentos
objetos de pago.
CCI2-2/2 RV
Elaborado por: Ruth Vega 20 marzo de 2015
Revisado por:
76
Cuestionario de Control Interno al procedimiento de Pago a Proveedores:
CONSTRUCTORA DORALCO S.A.
PAGO A PROVEEDORES
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
CCI2-1/2
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
N° PREGUNTAS RESPUESTAS PUNTAJE COMENTARIO
S
SI NO N/A OPT
.
OBT
.
1 ¿Cuenta con políticas específicas
para el pago a proveedores?
X 10 6
2 ¿Existe un control en las fechas
de vencimientos establecidas por
los proveedores?
X 10 8
3 ¿La programación de pagos se
elabora en base a lo registrado en
los sistemas de la compañía?
X 10 6 Pagos no
programados.
4 ¿Se realizan pagos a proveedores
no vencidos?
X 10 1 Pagos de
acuerdo a
necesidades.
5 ¿Existen pagos duplicados a
proveedores?
X 10 6
6 ¿Los pagos a proveedores se
manejan en base al flujo de
fondos programado?
X 10 8
Elaborado por: Ruth Vega 20 marzo de 2014
Revisado por:
77
CONSTRUCTORA DORALCO S.A.
PAGO A PROVEEDORES
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
CCI2-2/2
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
N° PREGUNTAS RESPUESTAS PUNTAJE COMENTARIO
S
SI NO N/A OPT
.
OBT
.
7 ¿Se realiza pago a proveedores
fuera de los horarios y tiempos
establecidos?
X 10 5
8 ¿Existe firma de recepción en los
medios de pago a proveedores?
X 10 9
9 ¿Se comunica a los proveedores
su respectivo pago?
X 10 4 Pagos emitidos
reposan en el
departamento
financiero.
10 ¿Los pagos a proveedores se dan
de baja de los registros
contables?
X 10 10 Todo cheque
sale registrando
el pago al
proveedor.
11 ¿Existen semanas en las cuales
no existe programación de pagos?
X 10 6
110 69
Elaborado por: Ruth Vega 20 marzo de 2015
Revisado por:
78
NC = nivel de Confianza
CT = Calificación Total 69
PT = Ponderación Total 100
Tabla 4.4. Tabla de riesgos de Auditoría.
RANGO DEL
NIVEL DE
CONFIANZA
CONFIANZA
RIESGO
15% - 50% Baja Alto
51% - 66% Moderada - Baja Moderado- Alto
67% - 75% Moderada - Alta Moderado – Bajo
76% - 95% Alta Bajo
El resultado obtenido es de 63% de Nivel de Confianza lo cual indica que el riesgo que se
incurre en el cumplimiento de las actividades y procedimiento del Pago a Proveedores, es
moderado - alto, es decir un nivel de Confianza moderada- baja lo cual indica que gran parte
de los procedimientos no se están cumpliendo en forma adecuada; nuestro trabajo se enfocará
en mejorar los procedimientos no cumplidos.
79
Hoja de Hallazgo al procedimiento de Pago a Proveedores:
CONSTRUCTORA DORALCO S.A.
PAGO A PROVEEDORES
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
H/H1
HOJA DE HALLAZGO
Solicite manuales de procedimientos para el pago a proveedores.
CONDICION Se solicitaron los manuales del proceso de pago a proveedores, encontrando
que en la compañía si existen, sin embargo son de vago conocimiento para el
personal del área financiera.
CRITERIO Toda persona inmersa en el proceso de pago a proveedores debe tener un
claro conocimiento de este, ya que de esto dependerá una correcta
programación de pagos y la debida comunicación al proveedor objeto de
pago.
CAUSA El coordinador financiero encargado de este proceso ha mencionado su
reciente incorporación a la empresa, comentando la falta de inducción y
conocimiento del proceso a llevar a cabo.
EFECTO Al existir un desconocimiento del proceso de pago a proveedores por parte
del coordinador financiero, dicha programación evidencia grandes falencias,
incluso la duplicidad de pagos a ciertos proveedores.
Conclusión
El no mantener una correcta inducción a personal clave en el área financiera, llega afectar el flujo de
fondos de la empresa, así como malestar con proveedores que no son objeto de pago.
Recomendación
Trabajar conjuntamente con el área financiera a fin de depurar los listados de pago a proveedores
que se ejecutan de manera semanal, revisando nuestra información y comparando con estados de
cuenta de los proveedores.
Elaborado por: Ruth Vega 20 marzo de 2015
Revisado por:
80
Hoja de Hallazgo al procedimiento de Pago a Proveedores:
CONSTRUCTORA DORALCO S.A.
PAGO A PROVEEDORES
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
H/H2
HOJA DE HALLAZGO
Revisar programaciones de pago a proveedores de las 4 últimas semanas.
CONDICION Se solicitaron los listados de pago a proveedores que cada semana se emiten,
a fin de evidenciar su correcta elaboración y ejecución.
CRITERIO Toda programación de pagos emitida es guardada en la base de datos del área
financiera a fin de que esta pueda ser comparada semanalmente.
CAUSA Después de verificar las diferentes programaciones de pago, observamos que
muchos de estos pagos no se solicitan en base a documentos ya
contabilizados o tomando en cuenta sus periodos de vencimientos.
EFECTO Al existir pago a proveedores de manera arbitraria y no de acuerdo a los
períodos de vencimiento que se manejan para pagos, existen proveedores
molestos debido a que no han sido objeto de pago en mucho tiempo, además
se evidencio programaciones fuera del flujo de fondos estimado.
Conclusión
El área financiera no programa sus pagos de acuerdo a los procedimientos y flujo de fondos
establecidos, lo hace de acuerdo a pedidos expresos del proveedor, derivando esto en problemas
económicos y de imagen de la empresa frente a terceros.
Recomendación
La programación de pagos deberá ser revisada por el departamento de Auditoría Interna antes de ser
procesada, a fin de realizar los pagos correspondientes; además después de su emisión siempre será
cotejada con lo previamente solicitado.
Elaborado por: Ruth Vega 20 marzo de 2015
Revisado por:
81
Hoja de Hallazgo al procedimiento de Pago a Proveedores:
CONSTRUCTORA DORALCO S.A.
PAGO A PROVEEDORES
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
H/H3
HOJA DE HALLAZGO
Comunicarse con los proveedores para la confirmación de pagos.
CONDICION Conversamos con el asistente financiero a fin de evidenciar que cada
proveedor conozca de su correspondiente pago.
CRITERIO Toda programación de pagos emitida debe ser socializada con el proveedor
a fin de mantener coherencia en los pagos realizados y los saldos pendientes
de pago.
CAUSA Después de verificar las y conversar con los proveedores acerca de la
emisión de pagos, se logró conocer que el proveedor no conoce que se le
está pagando o desconoce de su pago generado.
EFECTO Al no existir comunicación con los proveedores de los pagos a ellos
realizados, se ha detectado que los saldos pendientes de pago difieren entre
las partes y en otros casos ha determinado que las cuentas estén cruzadas de
diferente manera.
Conclusión
El área financiera no comunica el pago a proveedores, lo cual ha desembocado en diferencias muy
grandes en los saldos de las cuentas por pagar.
Recomendación
Cada vez que el área financiera entregue un pago está en la obligación de emitir una boleta que
muestre cada una de las cuentas que se están pagando a cada proveedor, además de comunicarse
vía e-mail con el proveedor para que este se acerque a retirar su correspondiente pago.
Elaborado por: Ruth Vega 20 marzo de 2015
Revisado por:
82
Programa de Auditoría Interna al procedimiento de Cartera de Clientes:
CONSTRUCTORA DORALCO S.A.
CARTERA DE CLIENTES
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
PA3-1/1
Programa de Auditoría
Objetivos:
* Conocer específicamente las actividades realizadas en el proceso.
* Evaluar el control interno utilizado en el proceso.
* Determinar funciones y responsabilidades.
N° PROCEDIMIENTOS REF.P/T ELABORADO
POR:
OBSERVACI
ONES
Evaluación del Control Interno al
procedimiento de cartera de clientes.
1 Elabore y Aplique el cuestionario de
Control Interno
CCI2-1/2 RV
Procesos y procedimientos a evaluar
1 Revise base legal, manuales, políticas, etc.,
aplicables a las cuentas por cobrar de
clientes.
CCI2-1/2 RV
2 Solicite registros de la empresa y
documentación de los clientes a fin de
conciliar los saldos pendientes de cobro.
CCI2-1/2 RV Archivo
llevado en el
departamento
financiero.
3 Verifique que los documentos sustentos de
cobro mantengan firmas de recepción.
CCI2-2/2 RV
4 Evidencie la cartera vencida de cobro. CCI2-2/2 RV
5 Determine las causas de saldos pendientes
de cobro.
CCI2-2/2 RV Falta de pago,
trabajo con
sector
público.
Elaborado por: Ruth Vega 20 marzo de 2015
Revisado por:
83
Cuestionario de Control Interno al procedimiento de Cartera de Clientes:
CONSTRUCTORA DORALCO S.A.
CARTERA DE CLIENTES
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
CCI3-1/2
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
N° PREGUNTAS RESPUESTAS PUNTAJE COMENTARI
OS
SI NO N/A OPT
.
OBT
.
1 ¿Cuenta con políticas específicas
para el cobro de clientes?
X 10 6
2 ¿Existe un control en las fechas
de vencimientos establecidas para
el correspondiente cobro?
X 10 5
3 ¿El flujo de fondos estima estos
saldos pendientes de cobro?
X 10 8 Los cobros no
son
verdaderamen
te posibles de
presupuestar.
4 ¿Se realizan cobros a clientes no
vencidos?
X 10 2
5 ¿Existen devoluciones de facturas
de cobro?
X 10 3 Facturas
devueltas
constantement
e y fuera de
plazos.
6 ¿Una vez entregada la factura o
documento para el cobro, existe
seguimiento?
X 10 6 No existe
seguimiento
de
documentació
n.
Elaborado por: Ruth Vega 20 marzo de 2015
Revisado por:
84
CONSTRUCTORA DORALCO S.A.
CARTERA DE CLIENTES
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
CCI3-2/2
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
N° PREGUNTAS RESPUESTAS PUNTAJE COMENTARIO
S
SI NO N/A OPT
.
OBT
.
7 ¿Existe una persona encargada de
gestionar el cobro de clientes?
X 10 7
8 ¿Existen descuentos por pronto
pago o por alguna multa?
X 10 7
9 ¿El cliente comunica a la
compañía el pago a favor
efectuado?
X 10 6
10 ¿La cartera vencida supera los
180 días?
X 10 2 Cartera mayor
a 180 días.
100 52
Elaborado por: Ruth Vega 20 marzo de 2015
Revisado por:
85
NC = nivel de Confianza
CT = Calificación Total 52
PT = Ponderación Total 100
NC = 52%
Tabla 4.5. Tabla de riesgos de Auditoría.
RANGO DEL
NIVEL DE
CONFIANZA
CONFIANZA
RIESGO
15% - 50% Baja Alto
51% - 66% Moderada - Baja Moderado- Alto
67% - 75% Moderada - Alta Moderado – Bajo
76% - 95% Alta Bajo
El resultado obtenido es de 69% de Nivel de Confianza lo cual indica que el riesgo que se incurre
en el cumplimiento de las actividades y procedimiento del Pago a Proveedores, es moderado -
alto, es decir un nivel de Confianza moderada- baja, este tema es preocupante ya que la mitad de
los procesos no son cumplidos, el pago se está realizando sin tomar en cuenta los procedimientos
preestablecidos.
86
Hoja de Hallazgo al procedimiento de Cartera de Clientes:
CONSTRUCTORA DORALCO S.A.
CARTERA DE CLIENTES
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
H/H1
HOJA DE HALLAZGO
Determine la existencia de Reportes de Cuentas por Cobrar y analice si los mismos son usados de
acuerdo a lo establecido por la empresa.
CONDICION Los Reportes de Cuentas por Cobrar no muestran la realidad ya que no
están actualizados, hay reportes de clientes en los que se indican deudas
inexistentes.
CRITERIO Los Reportes de Cuentas por Cobrar deben estar actualizados diariamente
para que estos sean utilizados en la toma de decisiones por parte de La
Gerencia Financiera.
CAUSA El coordinador financiero al no asignar una persona responsable del envío
de la documentación ocasiona que esta no llegue oportunamente generando
demora en el ingreso de la información.
EFECTO Los Reportes de Cuentas por Cobrar no pueden ser observados
confiablemente ya que no están actualizados, por lo que el área financiera
sigue manejando un flujo incorrecto sin un análisis previo, aumentado la
deuda de los principales clientes morosos y poniendo en riesgo la
recuperación de esa cartera.
Conclusión
Los Reportes de Cuentas por Cobrar no muestran la realidad ya que no están actualizados, hay
reportes de clientes en los que se indican deudas inexistentes, consecuentemente no pueden ser
utilizados para una adecuada toma de decisiones respecto de las ventas y de flujos estimados.
Recomendación
Actualizar y depurar los saldos de los clientes que se mantiene en Cuentas por Cobrar de forma
inmediata, para garantizar que la información sea utilizada adecuadamente. Disponer y
responsabilizar a un empleado del Área Financiera él envió y control de la documentación a los
diferentes departamentos para garantizar que la misma llegue de forma inmediata y completa.
Elaborado por: Ruth Vega 20 marzo de 2015
Revisado por:
87
Hoja de Hallazgo al procedimiento de Cartera de Clientes:
CONSTRUCTORA DORALCO S.A.
CARTERA DE CLIENTES
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
H/H2
HOJA DE HALLAZGO
Solicite los documentos que respaldan el envío de documentación, verifique responsables, y
tiempos de entrega.
CONDICIÓN Existen entregas de documentación sin el comprobante de respaldo,
documentos enviados de forma errónea e incompleta, además son enviados
de manera mensual lo cual retrasa el desarrollo del proceso.
CRITERIO La documentación generada en Cobros a clientes será enviada
completamente y diariamente para su registro a los diferentes
Departamentos.
CAUSA El coordinador financiero no asigna una persona responsable del envío y
control en la entrega de la documentación a los diferentes departamentos.
EFECTO Si la documentación llega incompleta y tardíamente, origina que los
departamentos mantengan registros desactualizados, que no permiten que
estos sean utilizados para la toma de decisiones.
Conclusión
La entrega de la documentación se la hace después de varios días de haberlos emitido, hay sobres
que llegan incompletos, documentos erróneamente enviados a otros departamentos y faltan
registros de entrega de documentación, originando demora en el ingreso de la información en los
diferentes departamentos de la empresa.
Recomendación
Establecer un responsable que controle el envío de la documentación de cobros a clientes a los
diferentes departamentos de forma inmediata y completa; disponer la utilización del documento de
registro de entrega-recepción que facilite el manejo de documentación.
Elaborado por: Ruth Vega 20 marzo de 2015
Revisado por:
88
Programa de Auditoría Interna al procedimiento de Anticipo y Préstamos a Empleados:
CONSTRUCTORA DORALCO S.A.
ANTICIPO Y PRESTAMOS A EMPLEADOS
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
PA4-1/1
Programa de Auditoría
Objetivos:
* Conocer específicamente las actividades realizadas en el proceso.
* Evaluar el control interno utilizado en el proceso.
* Determinar funciones y responsabilidades.
N° PROCEDIMIENTOS REF.P/T ELABORAD
O POR:
OBSERVACION
ES
Evaluación del Control Interno al proceso
de concesión de anticipos y préstamos a
empleados.
1 Evalúe el sistema de control interno
relacionado con los anticipos y préstamos a
empleados.
CCI4-1/2 RV
Procesos y procedimientos a evaluar
1 Revise la política de concesión de anticipos
y préstamos a empleados.
CCI4-1/2 RV
2 Solicite el documento de solicitud de este
tipo de proceso.
CCI4-1/2 RV Documentos sin
archivar.
3 Verifique el registro de estos anticipos y
préstamos a empleados.
CCI4-2/2 RV
4 Evidencie que los anticipos y préstamos a
empleados se descuenten en la nómina del
siguiente mes a la fechad e concesión.
CCI4-2/2 RV
Elaborado por: Ruth Vega 20 marzo de 2015
Revisado por:
89
Cuestionario de Control Interno al procedimiento de Anticipos y Préstamos a Empleados:
CONSTRUCTORA DORALCO S.A.
ANTICIPOS Y PRESTAMOS A EMPLEADOS
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
CCI4-1/2
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
N° PREGUNTAS RESPUESTAS PUNTAJE COMENTARIO
S
SI NO N/A OPT
.
OBT
.
1 ¿Cuenta con políticas específicas
para la concesión de anticipos y
préstamos a empleados?
X 10 6
2 ¿Existe un control en los montos
otorgados por concepto de
préstamos a empleados?
X 10 7
3 ¿Existe un monto fijo destinado a
cubrir este tipo de requerimientos?
X 10 5
4 ¿Los anticipos y préstamos a
empleados gozan de
documentación de sustento?
X 10 8 Anticipos y
Préstamos sin
soporte.
5 ¿Se cobra intereses por préstamos
otorgados a empleados?
X 10 8
6 ¿Existen anticipos entregados
desde las cajas chicas?
X 10 1
Elaborado por: Ruth Vega 20 marzo de 2015
Revisado por:
90
CONSTRUCTORA DORALCO S.A.
ANTICIPOS Y PRESTAMOS A EMPLEADOS
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
CCI4-2/2
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
N° PREGUNTAS RESPUESTAS PUNTAJE COMENTARIOS
SI NO N/A OPT
.
OBT
.
7 ¿Se registra contablemente estos
anticipos y préstamos a
empleados?
X 10 8
8 ¿Existe el correspondiente
descuento de anticipos y
préstamos a empleados en la
nómina mensual?
X 10 8
9 ¿Existen anticipos y préstamos a
empleados aún no descontados de
personas que ya no pertenecen a
la compañía?
X 10 5
90 56
Elaborado por: Ruth Vega 20 marzo de 2015
Revisado por:
91
NC = nivel de Confianza
CT = Calificación Total 56
PT = Ponderación Total 90
NC = 62%
Tabla 13. Tabla de riesgos de Auditoría.
RANGO DEL
NIVEL DE
CONFIANZA
CONFIANZA
RIESGO
15% - 50% Baja Alto
51% - 66% Moderada - Baja Moderado- Alto
67% - 75% Moderada - Alta Moderado – Bajo
76% - 95% Alta Bajo
El resultado obtenido es de 62% de Nivel de Confianza lo cual indica que el riesgo que se incurre
en el cumplimiento de las actividades y procedimiento del Pago a Proveedores, es moderado -
alto, es decir un nivel de Confianza moderada- baja, por lo cual es fácil concluir que no existe
control en la concesión de anticipos y préstamos a empleados.
92
Hoja de Hallazgo al procedimiento de Anticipos y Préstamos a Empleados:
CONSTRUCTORA DORALCO S.A.
ANTICIPOS Y PRESTAMOS A EMPLEADOS
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
H/H1
HOJA DE HALLAZGO
Verifique el registro de estos anticipos y préstamos a empleados.
CONDICION Existen anticipos y préstamos a empleados que se otorgan directamente, sin la
respectiva contabilización del anticipo, todos estos anticipos jamás son de
conocimiento para futuros descuentos.
CRITERIO La documentación generada por anticipos y préstamos a empleados debe ser
dirigida al correspondiente departamento para su registro y posterior descuento.
CAUSA La entrega de estos anticipos directamente en los lugares donde se realiza la
operación y con fondos destinados a cubrir otras necesidades.
EFECTO El no registro de estos anticipos y préstamos a empleados, ha derivado en que los
valores no sean descontados en la siguiente nómina pagada.
Conclusión
La entrega de anticipos y préstamos a empleados se lo realiza sin tener el respaldo y el conocimiento de
que estas solicitudes fueron registradas en los sistemas de información de la compañía.
Recomendación
Todo valor entregado a los empleados debe tener una aprobación previa de Recursos Humanos y de un
registro en los sistemas de información, lo cual siempre se dará si el pago es realizado con fondos y
lugares destinados a conceder estos beneficios.
Elaborado por: Ruth Vega 20 marzo de 2015
Revisado por:
93
Hoja de Hallazgo al procedimiento de Anticipos y Préstamos a Empleados:
CONSTRUCTORA DORALCO S.A.
ANTICIPOS Y PRESTAMOS A EMPLEADOS
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
H/H2
HOJA DE HALLAZGO
Evidencie que los anticipos y préstamos a empleados se descuenten en la nómina del siguiente mes a la
fecha de concesión.
CONDICIÓN Existen anticipos y préstamos a empleados que registrados en los sistemas de
información de la compañía no han sido descontados.
CRITERIO Todo anticipo y préstamo a empleado debe ser descontado en las siguientes
nóminas pagadas, si al ser omitido este proceso no se llega a realizar este pendiente
debe realizarse a través de la liquidación de haberes al trabajador.
CAUSA La falta de comunicación entre las áreas de la compañía ha conllevado a que la
nómina de pago se ejecute sin un trabajo coordinado con el área de contabilidad que
registra estos anticipos.
EFECTO Perdidas económicas para la compañía ya que los valores no son descontados y
generan gastos no deducibles para la empresa.
Conclusión
Los descuentos por tema de anticipos y préstamos a empleados no se los realiza debido a la
descoordinación en el momento de conciliar las nóminas pagadas con los registros contables de la
empresa.
Recomendación
Establecer una fecha mensual en el cual las áreas inmersas en el descuento de anticipos y préstamos a
empleados concilien los valores a descontar en las nóminas mensuales.
Elaborado por: Ruth Vega 20 marzo de 2015
Revisado por:
94
4.1.5. Propuesta de un mejorado Sistema de Control Interno Administrativo
Al constituirse en uno de los departamentos más importantes para toda empresa y en especial para
Constructora Doralco S.A., el Área Administrativa es la columna vertebral sobre la cual funciona
una empresa, debido a su influencia en cuanto al manejo financiero y de administración de los
recursos con los que cuenta la empresa para su marcha. Es por ello, la necesidad de contar con un
control interno administrativo mejorado para el desarrollo de sus actividades.
4.1.5.1. Ambiente de Control Organizacional
Un proceso administrativo es base de los cimientos en una estructura organizativa por lo cual
dentro del estudio del ambiente de control en estos procesos se debe tomar en cuenta aspectos
evaluados para el ambiente de control como: integridad y valores éticos, compromiso y
competencia profesional, consejo de administración, filosofía de la dirección, estructura
organizativa y asignación de autoridad.
Siendo el área administrativa quien define los lineamientos sobre los cuales los procesos
ayudarán a generar una productividad es importante manejar un entorno rodeado de
valores, ética profesional, relaciones adecuadas y comunicación interna que permitan
generar compromiso y responsabilidad dentro de la organización.
Comentar que ante estos lineamientos es importante que los mandos medios y superiores
estén comprometidos y abiertos al dialogo; esto siempre hará que las personan desarrollen
sus actividades en entornos o en un medio de confianza.
Un debido proceso administrativo que abarque los procedimientos descritos anteriormente
debe basarse en criterios y compromiso con los valores éticos y de conducta; la integridad
administrativa son producto de una cultura empresarial emprendedora y con cimientos
éticos.
En cuanto a la variable de compromiso con la competencia profesional, por un lado, la
empresa no cuenta con descripciones formales o informales de puestos de trabajo u otras
formas de describir las funciones que comprenden trabajos específicos. Aunque si se suele
realizar una evaluación del perfil requerido para cada cargo en el momento de contratación
de personal. Efectivamente, sobre este tema no se hallan evidencias de manuales de
funciones y responsabilidades que permitan que los empleados tengan pautas para el
desarrollo de su trabajo.
Aunque se cuenta con mecanismo de control interno, según los resultados obtenidos en los
cuestionarios previos, estos no son conocidos por el personal. De igual forma, no se
identifica actualmente un consejo de administración, un comité de auditoría, o auditor
95
interno delegado para examinar periódicamente las actividades de la empresa, presentar
opiniones y alternativas y tomar las medidas necesarias en pro de la mejora o
mantenimiento satisfactorio del control interno.
Estructura Organizacional
La estructura organizacional resulta adecuada para el tamaño y actividades operacionales de la
compañía, según lo estiman el nivel estratégico y el operativo. Lo mismo no sucede con el nivel
táctico, para quien la estructura es insuficiente, pues considera que el volumen de trabajo es alto,
tanto en la producción como en los procesos de facturación, nómina, pagos y recaudo, esto porque
los niveles de ingresos de la empresa aumentan, pero sin embargo la cantidad de personal
administrativo es la misma.
Integridad y Valores éticos
Este factor trata sobre la concientización del personal del departamento administrativo y demás
personal involucrado en estas actividades de su compromiso personal y la calidad del trabajo.
a) El personal involucrado en actividades administrativas deben de contar con un programa
o código de conducta, valores morales y éticos.
b) Debe comunicársele al personal que ingresa a la empresa, el compromiso por la
integridad y valores éticos necesarios en las empresas constructoras.
c) El personal deberá contar con un programa de capacitación anual.
d) Debe proporcionársele a todo el personal de la empresa información o seminarios
sobre valores morales y éticos.
e) Las actividades realizadas por el personal de la empresa deben basarse en honestidad y
rectitud.
f) Debe hacerse conciencia a los empleados sobre honestidad, para admitir las
equivocaciones y corregirlas a la brevedad posible.
g) Se tiene que transmitírsele a los empleados actitudes positivas y proactivas
4.1.5.2. Evaluación de Riesgos
La alta dirección de la organización establecerá de manera clara cuáles son sus objetivos, con miras
a que las personas sean parte de ellos y no se conviertan en futuros agentes de conflictos y riesgos
dentro de la compañía.
96
Dentro de este componente encontramos varios subcomponentes que nos ayudarán a identificar
futuros riesgos:
Objetivos de la Organización
Desarrollar actividades que permitan generar un beneficio, cumpliendo con estándares de
calidad, manejo, honradez, incluyendo a personas que se sientan parte de la organización.
Establecer claramente los objetivos de las áreas financieras, compras y adquisiciones,
recursos humanos; con el fin de consolidarlos en un objetivo común.
Todo objetivo de la organización debe apuntar a un desarrollo compartido, es decir; las
personas involucradas dentro del proceso y la compañía generarán un beneficio ya sea
económico, de realización o de superación.
Un comportamiento similar ocurre con la adopción de mecanismos para anticipar,
identificar y reaccionar a los cambios que pudieran tener un efecto dramático y dominante
en la empresa, la gerencia dice que se adoptan mecanismos para anticiparse a los cambios
dramáticos del ambiente, pero los niveles táctico y operativo mencionan que nunca se
adoptan.
Un último punto con relación a la evaluación del riesgo, tiene que ver con si se establecen
procesos para asegurar que la parte contable, en este caso el Contador de la empresa que
realiza el proceso de manera externa, conozca los cambios en el entorno operativo, para
que luego pueda revisar tales cambios y determinar los efectos, si es que existe alguno. Al
respecto el nivel estratégico y el nivel táctico perciben que por lo general se establecen
dichos procesos, el nivel operativo nunca lo percibe. Aunque el nivel estratégico y táctico
mencionan tales procesos, lo cierto es que no se hallaron evidencias documentadas al
respecto.
97
Tabla 4.6. Cobertura de Objetivos.
Cobertura de Objetivos
En este factor se elaboran los objetivos específicos de las actividades contables compatibles
a la misión y visión de la empresa.
a) Tienen que existir objetivos específicos para cada departamento de la empresa.
b) Los controles internos con que cuenta las empresas constructoras, tienen que dar
cobertura a los objetivos de operación, información financiera y de cumplimiento.
c) Los recursos con que cuentan la empresa deben de estar acorde para lograr los objetivos.
d) Se deben identificar los objetivos por prioridades.
e) Debe existir un compromiso por parte de los empleados a lograr los objetivos de la
empresa.
f) f) Debe evaluarse constantemente los objetivos específicos de cada departamento en
relación con los globales.
4.1.5.3. Actividades de Control para la reducción de riesgos
Dentro de la compañía se revisa sus políticas y procedimientos periódicamente para determinar si
continúan siendo apropiados para las actividades de la compañía, según lo manifestado por el
gerente.
Aunque el nivel estratégico se plantea objetivos claros en términos de presupuesto, utilidades y
otras metas financieras y de operación, y estos son comunicados y monitoreados, ello no resulta
siempre percibido por los niveles administrativo y operativo. Al verificar la existencia de
documentación soporte de los mencionados planes, no se hallan evidencias al respecto. La gerencia
manifiesta que estos planes se proponen de manera verbal en las reuniones con todos los
colaboradores de la empresa.
Controles de Administración:
A continuación detallamos una serie de actividades de control que deben ser aplicados de manera
inmediata en Constructora Doralco S.A.:
98
Tabla 4.7. Controles Propuestos
Autorizaciones La delegación de autoridad y la creación de
responsabilidades, implica una división de trabajo, lo que forma los
medios básicos del proceso y organización de la empresa. Los procesos
del sistema de control interno que se implementen en la entidad
deberán estar debidamente autorizados para su adecuada segregación
de funciones.
Documentación Evidencia comprobatoria suficiente y competente de las
operaciones de la empresa
Formularios y
documentación utilizada
Todo el sistema de control interno debe seguir una metodología.
Establecidos los sistema de control interno deben formularse la
documentación que van a ser fuente para el seguimiento y la detección
de errores para la pronta acción correctiva y preventiva.
Fases del sistema Las fases del sistema de control interno de las operaciones que realizan
las empresas constructoras deben incluir: las características y
naturaleza de las operaciones, la importancia, el grado de confianza
del control interno a implementar.
Archivos Toda documentación que se genere en el proceso del sistema de control interno se deberá archivar para que se tenga un
registro de las operaciones y evaluaciones; de esta manera mediante
la revisión oportuna el sistema de
Informes La evaluación de los distintos procesos del sistema de control
interno se realizará a través de un informe específico por cada una de
las áreas operacionales
Clasificación y
procesamiento de la
información
La clasificación debe estar acorde a las áreas y procedimientos de la
empresa que representen un riesgo, la mala aplicación de las
actividades o provocar robos y fraudes lo que originaría es un
desequilibrio económico. El proceso de clasificación debe ir acorde a
las partes que sean más vulnerables y que puedan surgir de manera
habitual.
99
Verificación y
evaluación
Todos los sistemas de evaluación deben ser evaluados de manera
constante y permanente lo que permitirá a las empresas constructoras
una seguridad de que los controles son los adecuados o en su caso se
adecuan a los cambios y necesidades de la empresa, lo que le
permitirá tomar acciones preventivas y correctivas que
garanticen el adecuado funcionamiento de los controles establecidos
Establecimiento de
acciones
Una vez que se tienen identificadas las operaciones de la empresa así
como sus debilidades, se establece el control interno que permita
garantizar el cumplimiento de las actividades que se realizan en la
empresa.
Actividades de Control aplicadas a los procedimientos administrativos:
Compras:
Actualizar los manuales de procedimientos que permitan manejar y conocer el proceso de
compras de una manera óptima y que este manual posibilite el mejoramiento continuo.
Toda necesidad de insumos o materiales debe estar acompañada de su correspondiente
solicitud de compras.
Toda solicitud de compra debe contar con las firmas de responsabilidad de personas
autorizadas a solicitar estos pedidos.
Las solicitudes de compra deberán manejar de forma clara y con criterio los niveles de
prioridad con el que se requiere la compra, ya que de esto dependerá el tiempo de
ejecución de este proceso y el número de cotizaciones que se adjuntarán a esta solicitud.
Verificar que los insumos o materiales adquiridos cumplan con las características
necesarias para su posterior uso, además de evidenciar que el transporte y destino de estas
mercaderías llegue en perfecto estado a su lugar de destino.
El espacio físico asignado para bodega debe cumplir con las condiciones mínimas
necesarias para que los insumos permanezcan en buen estado y sobre todo tengan un
resguardo para evitar futuras pérdidas o robos.
Pago a proveedores:
Actualizar los manuales de procedimientos que permitan manejar y conocer el proceso de
compras de una manera óptima y que este manual posibilite el mejoramiento continuo.
100
Realizar los pagos a proveedores tomando como base lo registrado en los sistemas de
información y sus correspondientes periodos de vencimiento, dejando a un lado
requerimientos personales o telefónicos.
Comunicar al proveedor su correspondiente pago.
Recepción conforme por parte del proveedor respecto de los valores recibidos.
Cartera de Clientes:
Actualizar los manuales de procedimientos que permitan manejar y conocer el proceso de
compras de una manera óptima y que este manual posibilite el mejoramiento continuo.
Depurar el archivo de cuentas por cobrar en base a deudas reales y existentes.
Emitir y actualizar semanalmente el reporte de cuentas por cobrar.
Evidencie que los pagos sean correctos y estén siempre atados o anexados a una factura de
venta emitida.
Semanalmente una persona se encargará de gestionar el pago de nuestros mayores
deudores, esto evidenciará y reflejará liquidez en las cuentas bancarias de la compañía.
Mantener una cartera de cobro razonable permitirá que las actividades y el giro normal del
negocio continúe desarrollándose de manera continua y mejorada.
Anticipos y Préstamos a Empleados:
Actualizar los manuales de procedimientos que permitan manejar y conocer el proceso de
compras de una manera óptima y que este manual posibilite el mejoramiento continuo.
Los anticipos no descontados en su debido momento deberán ser asumidos por la
compañía.
Por ningún motivo un anticipo se otorgará desde una caja chica.
Todo anticipo o solicitud de préstamo a empleado, deberá ser sustentada con el debido
documento preestablecido por la compañía.
El departamento de contabilidad verificará que estos anticipos y préstamos a empleados
sean descontados mensualmente.
Mantener en la medida de lo posible la prohibición de entregar estos recursos en tiempos
permanentes y prolongados.
101
4.1.5.4. Comunicación de nuevos procedimientos
En cuanto a la información y comunicación de los procedimientos adoptados serán previamente
impartidos a satisfacción de la gerencia y posteriormente comunicados a los colaboradores de la
empresa, con el fin de evidenciar el mejoramiento del control interno en Constructora Doralco S.A.
Para la organización parece resultara suficiente, en la mayoría de casos, la coordinación y flujo de
información entre las áreas administrativa y operativa, ya que constituyen las dos fuerza motoras
de la organización.
En relación con el manejo de información de la organización por parte de externos, la gerencia
menciona que se establecen aplicaciones o comunicaciones importantes que son ejecutadas/
procesadas por personal interno que prestan estos servicios, en este caso, La gerencia menciona que
la empresa cuenta con un proceso para recopilar la información de los clientes, proveedores,
reguladores y otras partes externas, y responde apropiada, oportuna y correctamente a sus
comunicaciones, pero los niveles intermedio y auxiliar no lo reconocen.
102
PROCEDIMIENTO MEJORADO DE COMPRAS:
INICIO
Elaboración de la solicitud de
compra
Envío de solicitud de compra
al Dpto de Compras en Quito
Monto de la compra?
Mayor a 200 Realización de la compra
con el Proveedor Locacal
Hasta 200
Solicitud de cotizaciones
Selección de la cotización con
menor precio e iguales
beneficios
Elaboración de Orden de
Compra
Aprobación de Orden de
Compra
Verificación de Solicitud de
Compra
Despacho de Mercadería
Condiciones de
Mercadería ok?
Facturación
SI
Revisar Inconformidad
con ProveedorNO
Envío de Factura al Dpto de
Contabilidad
Procedimiento de emisión
de pago a crédito.
FIN
DEPARTAMENTOS DEPARTAMENTO DE COMPRAS
HOJA 1 DE 1
PROCESO: PROCEDIMIENTO PARA GESTIÓN DE
COMPRAS
CÓDIGO: PC-DCL-001
ELITCORPORATION
DEPARTAMENTO FINANCIERO
CVA S.A.
Figura 4.1. Procedimiento Mejorado de Compras
103
PROCEDIMIENTO MEJORADO DE PAGO A PROVEEDORES:
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
HOJA 1 DE 1
PROCESO: PROCEDIMIENTO PARA CALIFICACIÓN
A PROVEEDORES
CÓDIGO: PC-DCL-005
ELITCORPORATION
INICIO
Registro de Calificación a
Proveedores
Realización de análisis
cualitativo
Realización de análisis
cuantitativo
Puntuación de calificación a
los proveedores
Es mayor o igual a 70
puntos?
Se rechaza Proveedor y se
elimina de la lista de proveedores
Calificados.
Registro de proveedor en la lista
de Proveedores Calificados
FIN
CVA S.A.
Figura 4.2. Procedimiento de Calificación a Proveedores.
104
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
HOJA 1 DE 1
PROCESO: PROCEDIMIENTO PARA CALIFICACIÓN
A PROVEEDORES
CÓDIGO: PC-DCL-005
ELITCORPORATION
INICIO
Revisión y Reporte de Pagos
Elaboración de cheques
FIN
CVA S.A.PROCEDIMIENTO DE PAGO A
PROVEEDORES
Solicitud de Pago
Ingreso al
Sistema
Comprobante de
Egreso
Firma Autorizada
Comunicación con
el proveedor
Figura 4.3. Procedimiento Mejorado de Pago a Proveedores.
105
PROCEDIMIENTO MEJORADO DE CARTERA DE CLIENTES:
INICIO
Verificación Listado de Cartera
Labor de Gestión de Cobranza
Recepción del CobroVerificación de cobros en
departamento contable
Cruce de Cuentas de Cartera
Emisión nuevo informe
conciliado
DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO CONTABLE
HOJA 1 DE 1 PROCEDIMIENTO DE CARTERA DE CLIENTES
CÓDIGO: PC-DCL-003
ELITCORPORATION
Verificación de
Datos para
Recaudación
FIN
Figura 4.4. Procedimiento Mejorado de Cartera de Clientes
106
PROCEDIMIENTO MEJORADO PARA LA CONCESIÓN DE ANTICIPOS Y
PRÉSTAMOS A EMPLEADOS:
jueves, 12 de junio de 2014
Procedimiento para la Solicitud de Anticipo de Sueldo y Préstamo P-DRH-006
INICIO
Firma de la solicitud de
Anticipo/Préstamo
Aprobación de Gerencia
General / Administrativa
Envío de solicitud
aprobada a RRHH
Solicitud de pago de
Anticipo o préstamo al
Dpto. Financiero
Procedimiento de
emisión de pagos de
contado
Firma de pagaré y
entrega de cheque o
acreditación de
transferencia
Archivo de documentos
de respaldo
FIN
CVA S.A.
Figura 4.5. Procedimiento Mejorado de Anticipo de Sueldo y Préstamos Empleados.
107
4.1.5.5. Supervisión y Monitoreo de los procedimientos implementados
Este componente implica la revisión y evaluación oportuna y prudente de los componentes que
conforman el sistema de control interno dentro de los procedimientos ya mejorados, esto no
significa que tenga que revisarse todos los componentes y elementos, sino que el control será de
acuerdo a condiciones específicas de la administración, también es importante documentar las
evaluaciones con el fin de lograr la mayor utilidad de ellas.
La empresa debe:
Enfocar la identificación de controles débiles insuficientes, con el fin de orientar a la
gerencia a su fortalecimiento e implementación durante la realización de las actividades de
supervisión diarias en los procesos administrativos que la compañía realiza.
Se debe producir información estadística sobre los niveles de satisfacción del cliente
interno y externo, debido a que de esta manera la compañía verificará que los procesos y
procedimientos mejorados estén siendo una herramienta para trabajar y conseguir mejores
y mayores resultados.
Se debe implementar maneras de comunicar esta evaluación a las personas involucradas
en los procesos administrativos mejorados, a fin de que conozcan la mejora de sus
actividades realizadas.
4.2. Departamento Producción (Operativo)
4.2.1. Naturaleza y funciones
El Departamento de Producción (Operativo) es el área medular de toda organización y por ende en
Constructora Doralco S.A., ya que es el área en la que se lleva a cabo la ejecución de los servicios
(ejecución de obra civil), mediante el uso de maquinaria y mano de obra calificada.
En el Área de Producción se efectúa el uso y manejo de materiales y maquinarias encargadas de
transformar los servicios de construcción de ahí la importancia de contar con un adecuado control
administrativo y operativo de los recursos que contribuyan a la obtención de resultados proyectados
para ventas y presupuestos de la empresa, basándose en la planificación de producción y en el
cumplimiento de estos presupuestos.
108
La importancia de la gestión del área operativa se fundamenta en su aporte directo con la
realización o ejecución del servicio, que permite la elaboración y aplicación de la estrategia de la
empresa de acuerdo al sector de la construcción.
La información que se maneja en este departamento, se enfoca al uso de recursos materiales y
humanos, ya que es el área que mayor número de empleados posee, debido a las tareas que efectúa
y a la necesidad de contar con personal con amplia experiencia en la ejecución de proyectos de
obra civil.
Una de las actividades importantes que el Área Operativa debe tener en cuenta es el manejo y
administración del Control de Calidad y la participación del control administrativo dentro de sus
recursos, para entregar un servicio de calidad. Además este departamento tiene un fuerte
compromiso de cumplimiento de normas ambientales y de responsabilidad social.
Otra actividad fundamental es la entrega oportuna de reportes que sirven de apoyo para la gestión
gerencial, a fin de manejar información real y coherente sobre el uso de recursos y tiempos de
determinada producción, además de proporcionar datos sobre la cantidad de costos requeridos y su
posterior pandillaje para la recuperación de estos costos.
4.2.2. Características
El Área Operativa tiene como finalidad principal la prestación del servicio de construcción y
derivados, además que interviene en las actividades de la empresa como la planificación periódica,
además de la administración de los procesos y recursos de cada área que la componen.
Entre las funciones principales que están encaminadas a cumplir con los objetivos de esta área
tenemos:
Planificación estratégica de la gestión departamental.
Establecer planes, directrices, actividades estratégicas y metas del
departamento para alcanzar los objetivos.
Reportar informes mensuales a la Gerencia, para la toma de decisiones.
Planificar las fechas y cantidades de producción de acuerdo a los proyectos asignados.
Administración de los insumos que se emplean para la prestación del servicio.
Control de materiales e insumos.
Coordinación de control de los rubros reportados para su posterior cobro.
Supervisión ambiental.
109
Difusión de planes de contingencia.
Revisión periódica de maquinaria y equipos y empleados en la producción.
Este departamento guarda una relación directa con los otros departamentos por ser quien ejecuta o
realiza la actividad giro del negocio y permite generar un desarrollo productivo a la compañía.
4.2.3. Control Interno Operativo
En Constructora Doralco S.A. el control interno en el área operativa se desarrolla a través de una
serie de etapas que detallamos a continuación:
Autorización: El Área Operativa tiene como objetivo principal la prestación de un servicio, por lo
cual la autorización sea para producir, cambiar, elaborar o desechar una de estas actividades por
parte de este departamento, se lo realiza exclusiva y estrictamente a través de la autorización de la
Gerencia de Construcciones y/o Gerencia General.
Procesamiento de información: La información generada por las actividades que desarrolla el
Área Operativa, se procesa para obtener informes y reportes para el departamento encargado de
establecer costos de los proyectos asignados, considerando cantidades de insumos y demás
recursos empleados, además toda información es manejada directamente por el Gerente de
Proyecto y reportada directamente a la gerencia.
Clasificación. La clasificación de la información que se genera en el Área Operativa se
realiza agrupándola de acuerdo a la relación que esta guarda con cada proyecto.
Verificación y evaluación. Las actividades y procedimientos que se efectúan en el Área Operativa
son verificados y evaluados, por parte de la Alta Gerencia, la cual a través del uso de herramientas
y especialistas, puede determinar errores durante su ejecución y se así efectuar controles y una
adecuada retroalimentación para que la rentabilidad de los proyectos asignados sea favorable.
4.2.4. Debilidades existentes en los Procesos Operativos
A fin de evidenciar las debilidades de control interno existentes en los procesos operativos,
desarrollaremos programas de auditoría, cuestionarios y hojas de hallazgos de auditoría que
permitan evidenciar esta información.
110
MARCAS Y SIGLAS UTILIZADAS
Marcas de Auditoría
Las marcas empleadas en el proceso de auditoría son:
Tabla 4.8. Marcas de Auditoría.
MARCAS SIGNIFICADO
No existe información
H/H Hoja de Hallazgos
√ Revisado
@ Analizado
V Verificado sin novedad
§ Verificado con documentos
Siglas de Auditoría
Los siguientes índices y referencias se utilizarán en el desarrollo de la auditoría:
Tabla 4.9. Siglas de auditoría
SIGLAS SIGNIFICADO
PA Programa de Auditoría
CCI Cuestionario de Control Interno
PCI Ponderación del Control Interno
PP Planificación Preliminar
PE Planificación Especifica
IA Informe de Auditoría
111
Programa de Auditoría Interna al procedimiento de Compras Campo:
CONSTRUCTORA DORALCO S.A.
COMPRAS CAMPO (COMPRAS NO PROGRAMADAS)
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
PA5-1/1
Programa de Auditoría
Objetivos:
* Conocer específicamente las actividades realizadas en el proceso.
* Evaluar el control interno utilizado en el proceso.
* Determinar funciones y responsabilidades.
N° PROCEDIMIENTOS REF.P/T ELABORA
DO POR:
OBSERVACIONES
Evaluación del Control Interno al
procedimiento de compras no
programadas.
1 Elabore y aplique el cuestionario de
Control Interno.
CCI5-1/2 RV
Procesos y procedimientos a evaluar
1 Revise negociaciones realizadas
directamente con los proveedores de
servicios y materiales en la ejecución de
cada proyecto.
CCI5-1/2 RV
2 Solicite registros de órdenes de compra
efectuadas en el campo y verifique que
hayan sido aprobadas por las
correspondientes personas autorizadas.
CCI5-1/2 RV
3 Verifique que las compras realizadas en el
campo específicamente cumplan con un
nivel de prioridad 0.
CCI5-2/2 RV
4
Constate en bodegas la hoja de entrada o
recepción de estos materiales.
CCI5-2/2 RV
Elaborado por: Ruth Vega 20 marzo de 2015
Revisado por:
112
Cuestionario de Control Interno al procedimiento de Compras Campo:
CONSTRUCTORA DORALCO S.A.
COMPRAS CAMPO (COMPRAS NO PROGRAMADAS)
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
CCI5-1/2
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
N° PREGUNTAS RESPUESTAS PUNTAJE COMENTARIO
S
SI NO N/A OPT
.
OBT
.
1 ¿Cuenta con políticas específicas
para la adquisición de insumos y
materiales en el campo?
X 10 6
2 ¿Existe un control en los precios
y negociaciones realizadas con
proveedores en el campo?
X 10 2
3 ¿Se elaboran acuerdos
contractuales de manera verbal?
X 10 8
4 ¿Se realiza cotizaciones a
proveedores en las compras
directas y no programadas?
X 10 2
5 ¿Las compras programadas son
autorizadas por personas
autorizadas?
X 10 8
6 ¿Se registra la entrada de
Materiales en bodega?
X 10 8
Elaborado por: Ruth Vega 20 marzo de 2015
Revisado por:
113
CONSTRUCTORA DORALCO S.A.
COMPRAS CAMPO (COMPRAS NO PROGRAMADAS)
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
CCI5-2/2
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
N° PREGUNTAS RESPUESTAS PUNTAJE COMENTARIO
S
SI NO N/A OPT
.
OBT
.
7 ¿Se registra la salida de
materiales en bodega?
X 10 8
8 ¿Las compras no programas
tienen niveles de prioridad
diferente de 0?
X 10 2
9 ¿Se constata la utilización de
estos materiales en la actividad
de la organización?
X 10 2
90 46
Elaborado por: Ruth Vega 20 marzo de 2015
Revisado por:
114
NC = nivel de Confianza
CT = Calificación Total 46
PT = Ponderación Total 90
NC = 51%
Tabla 4.10. Tabla de riesgos de Auditoría.
RANGO DEL
NIVEL DE
CONFIANZA
CONFIANZA
RIESGO
15% - 50% Baja Alto
51% - 66% Moderada – Baja Moderado- Alto
67% - 75% Moderada – Alta Moderado – Bajo
76% - 95% Alta Bajo
El resultado obtenido es de 62% de Nivel de Confianza lo cual indica que el riesgo que se incurre
en el cumplimiento de las actividades y procedimiento de Compras No Programadas , es
moderado - alto, es decir un nivel de Confianza moderada- baja, debido al poco control en
adquisiciones directas en obra
115
Hoja de Hallazgo al procedimiento de Compras Campo:
CONSTRUCTORA DORALCO S.A.
COMPRAS CAMPO (COMPRAS NO PROGRAMADAS)
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
H/H1
HOJA DE HALLAZGO
Revise negociaciones con proveedores de campo.
CONDICION Se estableció comunicación y charlas con los proveedores de campo y se dejó
constancia de negociaciones verbales sin dejar sentado precedentes de estas.
CRITERIO La organización debe manejarse y cuidarse de intereses ajenos a ella a través de la
aplicación de documentación en las negociaciones que realice a fin de evitar futuros
conflictos.
CAUSA El administrador y proveedor de materiales ubicados en cada proyecto en el campo
desconoce la realización de contratos de compra.
EFECTO En muchos de los casos el no tener un documento físico que permita determinar los
términos de negociaciones conlleva a mantener conflictos de pago, precio y tiempos
en las adquisiciones de materiales.
Conclusión
El no mantener personal capacitado y capaz de socializar acuerdos de compra escritos en el campo ha
determinado optar por negociaciones verbales y con conveniencia no muchas veces favorable a la
organización.
Recomendación
Capacitar al personal administrativo de cada proyecto a fin de ser capaces de realizar negociaciones en
beneficio de la organización, incluso normando estos documentos de manera estándar para su fácil
manejo.
Elaborado por: Ruth Vega 20 marzo de 2015
Revisado por:
116
Hoja de Hallazgo al procedimiento de Compras Campo:
CONSTRUCTORA DORALCO S.A.
COMPRAS CAMPO (COMPRAS NO PROGRAMADAS)
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
H/H2
HOJA DE HALLAZGO
Revise las solicitudes de compras no programadas y verifique las correspondientes aprobaciones.
CONDICIÓN Se solicitaron diferentes solicitudes de compras realizadas directamente en el
campo (insumos, materiales, etc.), encontrando que en la compañía no se cumple
con lo que establece el procedimiento ya que se evidencio que cualquier existen
varias personas que aprueban estas compras sin tener las autorizaciones
correspondientes.
CRITERIO Las compañías designan funcionarios con niveles de autorizaciones para la
adquisición de compras no programadas, con el previo conocimiento de que estas
personas tienen los valores y conocimientos suficientes para hacerlo.
CAUSA Las personas autorizadas para realizar compras en el campo designan funcionarios
suplentes debido a su demasiada carga laboral o por su comodidad.
EFECTO El realizar compras con aprobación de cualquier tipo de persona ha evidenciado un
excesivo gasto de compras no programadas y no presupuestadas; por este motivo, la
utilidad de cada proyecto ha disminuido considerablemente.
Conclusión
Las personas inmersas en la aprobación de solicitud o requisición de materiales en el campo no cumplen
con su función de aprobación y muchas veces designan a suplentes para firmar estos documentos a
conocimiento de que esto conlleva pérdidas para la empresa, además de evidenciar falta de control y
verificación en el administrador del campo.
Recomendación
Evaluar la carga de trabajo de administradores y superintendentes que son las personas encargadas de
autorizar compras no programadas, además de efectuar controles para regular el no cumplimiento de sus
responsabilidades.
Elaborado por: Ruth Vega 20 marzo de 2015
Revisado por:
117
Hoja de Hallazgo al procedimiento de Compras Campo:
CONSTRUCTORA DORALCO S.A.
COMPRAS CAMPO (COMPRAS NO PROGRAMADAS)
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
H/H3
HOJA DE HALLAZGO
Revise las solicitudes de compra y verifique que estas reflejen un nivel de prioridad 0.
CONDICION Se solicitaron diferentes solicitudes de compras (insumos, materiales, etc.),
y se evidenció que el nivel de prioridad que se ha establecido en varias
compras no programadas es diferente de 0.
CRITERIO La compañía ha designado el nivel de prioridad 0 para los tiempos
estimados de ejecución de compras no programadas, ya que a partir de esto
se aprueban estas adquisiciones.
CAUSA La falta de responsabilidad y conocimiento en la planificación de obras ha
permitido que se ejecuten adquisiciones de compras no programadas con
nivel diferente de 0.
EFECTO El realizar compras que en su solicitud tienen un nivel de prioridad 1 dentro
del campo y al ser una compra no programada, conlleva a que esta se ejecute
de inmediato, sin el correspondiente proceso de calificación a proveedores y
cumplimiento del número de cotizaciones para realizar la compra, además
de que debía llevar un proceso diferente.
Conclusión
La facilidad de adquirir materiales en el campo directamente ha marcado que la empresa se dedique a
negociar en beneficio de terceros evidenciando así la falta de planificación en compras y la falta de valores
éticos dentro de las personas autorizadas en el campo.
Recomendación
Solicitar planificación de compras a todos los campos de la organización a fin de que estas sean adquiridas
mediante el proceso de conocimiento – negociación del proveedor y de cumplir con las cotizaciones y
precios autorizadas.
Elaborado por: Ruth Vega 20 marzo de 2014
Revisado por:
118
Programa de Auditoría Interna al procedimiento de Uso de Cajas Chicas:
CONSTRUCTORA DORALCO S.A.
USO Y MANEJO DE CAJAS CHICAS
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
PA6-1/1
Programa de Auditoría
Objetivos:
* Conocer específicamente las actividades realizadas en el proceso.
* Evaluar el control interno utilizado en el proceso.
* Determinar funciones y responsabilidades.
N° PROCEDIMIENTOS REF.P/T ELABORAD
O POR:
OBSERVACION
ES
Evaluación del Control Interno al
procedimiento de uso de fondos de caja
chica.
1 Elabore y Aplique el cuestionario de
Control Interno.
CCI6-1/2 RV
Procesos y procedimientos a evaluar
1 Efectúe arqueo de fondo de caja chica y
liste los comprobantes encontrados.
CCI6-1/2 RV
2 Evalúe la razonabilidad del monto
asignado a este fondo.
CCI6-1/2 RV
3 Verifique que el fondo de caja cica sea
utilizado para gastos menores.
CCI6-1/2 RV
4 Verifique custodios, reposiciones y
contabilización de las cajas chicas.
CCI6-1/2 RV
Elaborado por: Ruth Vega 20 marzo de 2015
Revisado por:
119
Cuestionario de Control Interno al procedimiento de Uso de Cajas Chicas:
CONSTRUCTORA DORALCO S.A.
USO Y MANEJO DE CAJAS CHICAS
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
CCI6-1/2
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
N° PREGUNTAS RESPUESTAS PUNTAJE COMENTARIOS
SI NO N/A OPT
.
OBT
.
1 ¿Cuenta con políticas
específicas para el uso y manejo
de cajas chicas?
X 10 6
2 ¿Se le han realizado arqueos
sorpresivos del fondo de caja
chica?
X 10 2
3 ¿Se archivan los comprobantes
que respaldan los desembolsos
de caja chica de acuerdo a la
ley?
X 10 8
4 ¿La reposición de caja chica se
hace efectiva oportunamente?
X 10 7
5 ¿Recae en una sola persona la
responsabilidad de la Caja
Chica?
X 10 5
Elaborado por: Ruth Vega 20 marzo de 2015
Revisado por:
120
CONSTRUCTORA DORALCO S.A.
USO Y MANEJO DE CAJAS CHICAS
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
CCI6-2/2
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
N° PREGUNTAS RESPUESTAS PUNTAJE COMENTARIOS
SI NO N/A OPT
.
OBT
.
7 ¿Se lleva un control adecuado de
los gastos hechos por Caja
Chica para evitar pagos no
permitidos?
X 10
8
8
¿Existe algún límite para los
gastos hechos con Caja Chica?
X 10 7
9 ¿Se comparan los comprobantes
que soportan las operaciones
con el saldo existente en el
fondo de Caja Chica?
X 10 7
90 50
Elaborado por: Ruth Vega 20 marzo de 2015
Revisado por:
121
NC = nivel de Confianza
CT = Calificación Total 50
PT = Ponderación Total 90
NC = 56%
Tabla 4.11. Tabla de riesgos de Auditoría.
RANGO DEL
NIVEL DE
CONFIANZA
CONFIANZA
RIESGO
15% - 50% Baja Alto
51% - 66% Moderada – Baja Moderado- Alto
67% - 75% Moderada – Alta Moderado – Bajo
76% - 95% Alta Bajo
El resultado obtenido es de 62% de Nivel de Confianza lo cual indica que el riesgo que se incurre
en el cumplimiento de las actividades y procedimiento de Uso de Cajas Chicas, es moderado -
alto, es decir un nivel de Confianza moderada- baja, por lo cual se acuerda o recomienda un arqueo
mensual de las cajas chicas, así como sus correspondientes aprobaciones de compras.
122
Hoja de Hallazgo al procedimiento de Uso de Cajas Chicas:
CONSTRUCTORA DORALCO S.A.
USO Y MANEJO DE CAJAS CHICAS
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
H/H1
HOJA DE HALLAZGO
Verifique que el fondo de caja cica sea utilizado para gastos menores.
CONDICIÓN En base a lo establecido dentro de la compañía se establece que el uso de caja chica
está destinado a efectuar gastos menores y urgentes.
CRITERIO Incumplimiento del reglamento interno, los anticipos a sueldos y salarios deben tener
la debida autorización y deben ser realizados con cheque.
CAUSA Los fondos de caja chica no son controlados de manera mensual, además el custodio
respalda cualquier tipo de operación desde este fondo.
EFECTO Gastos o compras de montos altos sin autorización previa, además de no justificar la
procedencia del gasto.
Conclusión
La facilidad de realizar compras en el campo directamente con dinero de una caja chica ha marcado que la
empresa este mal utilizando las cajas chicas, llegando a representar valores representativos para la
compañía.
Recomendación
La persona encargada o custodio de la caja chica debe cumplir con el reglamento interno de la empresa y
solicitar autorización para efectuar grandes compras con estos fondos.
Elaborado por: Ruth Vega 20 marzo de 2015
Revisado por:
123
Hoja de Hallazgo al procedimiento de Uso de Cajas Chicas:
CONSTRUCTORA DORALCO S.A.
USO Y MANEJO DE CAJAS CHICAS
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
H/H2
HOJA DE HALLAZGO
Evidencie los comprobantes de venta adjuntos en las cajas chicas, así como sus aprobaciones.
CONDICIÓN Todo gasto o compra realizada debe tener como sustento la emisión de un
comprobante de venta autorizado por el SRI, salvo excepciones presentadas
en la ley.
CRITERIO El custodio de la caja chica debe ser responsable de solicitar comprobantes
de venta autorizados por el SRI en cualquier tipo de operación en la cual
exista el uso del dinero de caja chica.
CAUSA El custodio de la caja chica procede a sustentar varias compras desde caja
chica mediante recibos sin validez tributaria.
EFECTO Todos los gastos sin un comprobante de venta autorizado por el SRI,
automáticamente se convierte en gasto no deducible para la compañía;
además de no ser fuente confiable para justificar la compra.
Conclusión
El custodio de la caja chica no actúa de manera correcta y en beneficio de la compañía justificando
su irresponsabilidad asumiendo que los contribuyentes no nos emiten comprobantes de venta.
Recomendación
Solicitar al custodio de caja chica que toda compra debe sustentarse a través de un comprobante de
venta válido por el Sri, además en los casos que los contribuyentes se nieguen a emitir este
comprobante, solicitar documentos a nombre del custodio para justificar los valores gastados desde
caja chica.
Elaborado por: Ruth Vega 20 marzo de 2015
Revisado por:
124
Hoja de Hallazgo al procedimiento de Uso de Cajas Chicas:
CONSTRUCTORA DORALCO S.A.
USO Y MANEJO DE CAJAS CHICAS
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
H/H3
HOJA DE HALLAZGO
Analice fondos de asignación de cajas y su correspondiente reposición.
CONDICION Las cajas chicas deben ser creadas con el objeto y monto necesarias para la
operación de un proyecto, su reposición se la hará presentando los
correspondientes justificativos.
CRITERIO Los montos de asignación de caja chica como su responsable deben ser
claramente identificados en el momento de su creación y entrega.
CAUSA Existen montos de caja chica asignados de manera especial, además los
custodios son removidos constantemente sin cerrar dicho fondo.
EFECTO Existen montos de caja chica muy altos y no cerrados; además los custodios
de estas cajas chicas ya no pertenecen a la compañía.
Conclusión
Es responsabilidad del Administrador Financiero contar con todos los requisitos a la hora de
apertura una caja chica, así como también el de responsabilizar al custodio para su correspondiente
justificación mensual.
Recomendación
Mensualmente cruzar los valores de cajas chicas y hacer responsable al custodio por posibles
faltantes dentro de estos fondos.
Elaborado por: Ruth Vega 20 marzo de 2015
Revisado por:
125
Programa de Auditoría Interna al procedimiento de Selección de Personal Campo:
CONSTRUCTORA DORALCO S.A.
SELECCIÓN DE PERSONAL CAMPO
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
PA7-1/1
Programa de Auditoría
Objetivos:
* Conocer específicamente las actividades realizadas en el proceso.
* Evaluar el control interno utilizado en el proceso.
* Determinar funciones y responsabilidades.
N° PROCEDIMIENTOS REF.P/T ELABORA
DO POR:
OBSERVACIONE
S
Evaluación del Control Interno al
procedimiento de selección de personal
campo
1 Elabore y Aplique el cuestionario de
Control Interno.
CCI7-1/2 RV
Procesos y procedimientos a evaluar
1 Solicite documentación que respalde el
ingreso y reclutamiento de personal a la
empresa.
CCI7-1/2 RV
2 Verifique que el reclutamiento de personal
se lo realice sobre puestos vacantes.
CCI7-1/2 RV
3 Analice que el personal contratado
directamente en el campo, siga las
instrucciones del procedimiento propuesto.
CCI7-2/2 RV
Elaborado por: Ruth Vega 20 marzo de 2015
Revisado por:
126
Cuestionario de Control Interno al procedimiento de Selección de Personal Campo:
CONSTRUCTORA DORALCO S.A.
SELECCIÓN DE PERSONAL CAMPO
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
CCI7-1/2
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
N° PREGUNTAS RESPUESTAS PUNTAJE COMENTARIO
S
SI NO N/A OPT
.
OBT
.
1 ¿Cuenta con políticas
específicas para el uso y manejo
de cajas chicas?
X 6
2 ¿Se comunica debidamente la
vacante de un puesto?
X 10
5
3 ¿Se verifica que al momento de
reclutamiento de personal, se
cumpla con los requisitos
establecidos?
X 10 5
4 ¿Se verifica que la información
proporcionada por el aspirante
cumpla con lo establecido?
X 10 5 No se verifica
los requisitos
en la
recepción de
las carpetas.
5 ¿Se controla que la entrevista
cumpla con los parámetros
establecidos según la vacante
requerida?
X 10 8 Al no existir
parámetros para el
perfil del
aspirante no se
realiza un control
Formal.
6 ¿Se verifica la ejecución del
contrato de trabajo, en la fecha
de contratación?
X 10 7
Elaborado por: Ruth Vega 20 marzo de 2015
Revisado por:
127
CONSTRUCTORA DORALCO S.A.
SELECCIÓN DE PERSONAL CAMPO
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
CCI7-2/2
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
N° PREGUNTAS RESPUESTAS PUNTAJE COMENTARIO
S
SI NO N/A OPT
.
OBT
.
7 ¿Se verifica los datos
proporcionados por el aspirante
escogido?
X 10 4
Se recibe las
carpetas de los
seleccionados
para realizar el
Contrato de
Trabajo, pero no
se verifica que la
Información se
real.
8 ¿Se verifica que la nueva
persona sea ingresada al IESS?
X 10 9
9 ¿Se verifica que la nueva
persona sea ingresada al Rol de
Pagos?
X 10 8
10 ¿La selección de personal es
igual para todos, o existen
preferencias?
X 10 8
11 ¿La persona es capacitada al
momento de ingresar a la
compañía?
X 10 5
110 70
Elaborado por: Ruth Vega 20 marzo de 2015
Revisado por:
128
NC = nivel de Confianza
CT = Calificación Total 70
PT = Ponderación Total 110
NC = 64%
Tabla 4.12. Tabla de riesgos de Auditoría.
RANGO DEL
NIVEL DE
CONFIANZA
CONFIANZA
RIESGO
15% - 50% Baja Alto
51% - 66% Moderada - Baja Moderado- Alto
67% - 75% Moderada - Alta Moderado – Bajo
76% - 95% Alta Bajo
El resultado obtenido es de 61% de Nivel de Confianza lo cual indica que el riesgo que se incurre
en el cumplimiento de las actividades del procedimiento de Selección Personal Campo, es
moderado - alto, es decir un nivel de Confianza moderada- baja lo cual indica que se contrata
personas bajo intereses personales y no los intereses de la compañía.
129
Hoja de Hallazgo al procedimiento de Selección de Personal Campo:
CONSTRUCTORA DORALCO S.A.
SELECCIÓN DE PERSONAL CAMPO
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
H/H1
HOJA DE HALLAZGO
Revise las solicitudes de compra y verifique que estas reflejen un nivel de prioridad 0.
CONDICIÓN Se solicitaron diferentes solicitudes de compras (insumos, materiales, etc.),
y se evidenció que el nivel de prioridad que se ha establecido en varias
compras no programadas es diferente de 0.
CRITERIO La compañía ha designado el nivel de prioridad 0 para los tiempos
estimados de ejecución de compras no programadas, ya que a partir de esto
se aprueban estas adquisiciones.
CAUSA La falta de responsabilidad y conocimiento en la planificación de obras ha
permitido que se ejecuten adquisiciones de compras no programadas con
nivel diferente de 0.
EFECTO El realizar compras que en su solicitud tienen un nivel de prioridad 1
dentro del campo y al ser una compra no programada, conlleva a que esta se
ejecute de inmediato, sin el correspondiente proceso de calificación a
proveedores y cumplimiento del número de cotizaciones para realizar la
compra, además de que debía llevar un proceso diferente.
Conclusión
La facilidad de adquirir materiales en el campo directamente ha marcado que la empresa se
dedique a negociar en beneficio de terceros evidenciando así la falta de planificación en compras y
la falta de valores éticos dentro de las personas autorizadas en el campo.
Recomendación
Solicitar planificación de compras a todos los campos de la organización a fin de que estas sean
adquiridas mediante el proceso de conocimiento – negociación del proveedor y de cumplir con las
cotizaciones y precios autorizadas.
Elaborado por: Ruth Vega 20 marzo de 2015
Revisado por:
130
Hoja de Hallazgo al procedimiento de Selección de Personal Campo:
CONSTRUCTORA DORALCO S.A.
SELECCIÓN DE PERSONAL CAMPO
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013
H/H2
HOJA DE HALLAZGO
Revise las solicitudes de compra y verifique que estas reflejen un nivel de prioridad 0.
CONDICION Se solicitaron diferentes solicitudes de compras (insumos, materiales, etc.),
y se evidenció que el nivel de prioridad que se ha establecido en varias
compras no programadas es diferente de 0.
CRITERIO La compañía ha designado el nivel de prioridad 0 para los tiempos
estimados de ejecución de compras no programadas, ya que a partir de esto
se aprueban estas adquisiciones.
CAUSA La falta de responsabilidad y conocimiento en la planificación de obras ha
permitido que se ejecuten adquisiciones de compras no programadas con
nivel diferente de 0.
EFECTO El realizar compras que en su solicitud tienen un nivel de prioridad 1
dentro del campo y al ser una compra no programada, conlleva a que esta se
ejecute de inmediato, sin el correspondiente proceso de calificación a
proveedores y cumplimiento del número de cotizaciones para realizar la
compra, además de que debía llevar un proceso diferente.
Conclusión
La facilidad de adquirir materiales en el campo directamente ha marcado que la empresa se
dedique a negociar en beneficio de terceros evidenciando así la falta de planificación en compras y
la falta de valores éticos dentro de las personas autorizadas en el campo.
Recomendación
Solicitar planificación de compras a todos los campos de la organización a fin de que estas sean
adquiridas mediante el proceso de conocimiento – negociación del proveedor y de cumplir con las
cotizaciones y precios autorizadas.
Elaborado por: Ruth Vega 20 marzo de 2015
Revisado por:
131
4.2.5. Propuesta de un mejorado Sistema de Control Interno Operativo
Al constituirse en una área medular en Constructora Doralco S.A., el Área Operativa es la
columna vertebral sobre la cual funciona una empresa, debido a su influencia en cuanto a la razón
de ser de la compañía, en sí significa la empresa como negocio en marcha. Es por ello, la necesidad
de contar con un control interno operativo mejorado para el desarrollo de sus actividades.
4.2.5.1. Ambiente de Control Organizacional
El proceso operativo es base de los cimientos en una empresa por lo cual dentro del estudio del
ambiente de control en estos procesos se debe tomar en cuenta aspectos evaluados para el ambiente
de control como: integridad y valores éticos, compromiso y competencia profesional, consejo de
administración, filosofía de la dirección, estructura organizativa y asignación de autoridad.
Siendo el área operativa quien define los lineamientos sobre los cuales los procesos
ayudarán a generar una productividad es importante manejar un entorno rodeado de
valores, ética profesional, relaciones adecuadas y comunicación interna que permitan
generar compromiso y responsabilidad dentro de la organización.
Comentar que ante estos lineamientos es importante que los mandos medios y superiores
estén comprometidos y abiertos al dialogo; esto siempre hará que las personan desarrollen
sus actividades en entornos o en un medio de confianza.
Un debido proceso operativo que abarque los procedimientos descritos anteriormente debe
basarse en criterios y compromiso con los valores éticos y de conducta; la integridad
administrativa son producto de una cultura empresarial emprendedora y con cimientos
éticos.
En cuanto a la variable de compromiso con la competencia profesional, por un lado, la
empresa no cuenta con descripciones formales o informales de puestos de trabajo u otras
formas de describir las funciones que comprenden trabajos específicos. Aunque si se suele
realizar una evaluación del perfil requerido para cada cargo en el momento de contratación
de personal. Efectivamente, sobre este tema no se hallan evidencias de manuales de
funciones y responsabilidades que permitan que los empleados tengan pautas para el
desarrollo de su trabajo.
Aunque se cuenta con mecanismo de control interno, según los resultados obtenidos en los
cuestionarios previos, estos no son conocidos por el personal. De igual forma, no se
identifica actualmente un modelo de operación, que permita mejorar estos procedimientos.
132
Estructura Organizacional (Operativa)
La estructura organizacional resulta adecuada para el tamaño y actividades operacionales de la
compañía, según lo estiman el nivel estratégico y el operativo. Lo mismo no sucede con el nivel
táctico, para quien la estructura es insuficiente, pues considera que el volumen de trabajo es alto,
tanto en la producción como en los procesos de facturación, nómina, pagos y recaudo, esto porque
los niveles de ingresos de la empresa aumentan, pero sin embargo la cantidad de personal
administrativo es la misma.
Integridad y Valores éticos
Este factor trata sobre la concientización del personal del departamento administrativo y demás
personal involucrado en estas actividades de su compromiso personal y la calidad del trabajo.
a) El personal involucrado en actividades administrativas deben de contar con un programa
o código de conducta, valores morales y éticos.
b) Debe comunicársele al personal que ingresa a la empresa, el compromiso por la
integridad y valores éticos necesarios en las empresas constructoras.
c) El personal deberá contar con un programa de capacitación anual.
d) Debe proporcionársele a todo el personal de la empresa información o seminarios
sobre valores morales y éticos.
e) Las actividades realizadas por el personal de la empresa deben basarse en honestidad y
rectitud.
f) Debe hacerse conciencia a los empleados sobre honestidad, para admitir las
equivocaciones y corregirlas a la brevedad posible.
g) Se tiene que transmitírsele a los empleados actitudes positivas y proactivas
4.2.5.2. Evaluación de Riesgos
La alta dirección de la organización establecerá de manera clara cuáles son sus objetivos, con miras
a que las personas sean parte de ellos y no se conviertan en futuros agentes de conflictos y riesgos
dentro de la compañía.
Dentro de este componente encontramos varios subcomponentes que nos ayudarán a identificar
futuros riesgos:
133
Objetivos de la Organización
Desarrollar actividades que permitan generar un beneficio, cumpliendo con estándares de
calidad, manejo, honradez, incluyendo a personas que se sientan parte de la organización.
Establecer claramente los objetivos de las áreas financieras, compras y adquisiciones,
recursos humanos; con el fin de consolidarlos en un objetivo común.
Todo objetivo de la organización debe apuntar a un desarrollo compartido, es decir; las
personas involucradas dentro del proceso y la compañía generarán un beneficio ya sea
económico, de realización o de superación.
Un comportamiento similar ocurre con la adopción de mecanismos para anticipar,
identificar y reaccionar a los cambios que pudieran tener un efecto dramático y dominante
en la empresa, la gerencia dice que se adoptan mecanismos para anticiparse a los cambios
dramáticos del ambiente, pero los niveles táctico y operativo mencionan que nunca se
adoptan.
Un último punto con relación a la evaluación del riesgo, tiene que ver con si se establecen
procesos para asegurar que la parte contable, en este caso el Contador de la empresa que
realiza el proceso de manera externa, conozca los cambios en el entorno operativo, para
que luego pueda revisar tales cambios y determinar los efectos, si es que existe alguno. Al
respecto el nivel estratégico y el nivel táctico perciben que por lo general se establecen
dichos procesos, el nivel operativo nunca lo percibe. Aunque el nivel estratégico y táctico
mencionan tales procesos, lo cierto es que no se hallaron evidencias documentadas al
respecto.
134
Tabla 4.13. Cobertura de Objetivos.
Cobertura de Objetivos
En este factor se elaboran los objetivos específicos de las actividades contables compatibles
a la misión y visión de la empresa.
a) Tienen que existir objetivos específicos para cada departamento de la empresa.
b) Los controles internos con que cuenta las empresas constructoras, tienen que dar cobertura a
los objetivos de operación, información financiera y de cumplimiento.
c) Los recursos con que cuentan la empresa deben de estar acorde para lograr los objetivos.
d) Se deben identificar los objetivos por prioridades.
e) Debe existir un compromiso por parte de los empleados a lograr los objetivos de la empresa.
f) Debe evaluarse constantemente los objetivos específicos de cada departamento en relación con
los globales.
4.2.5.3. Actividades de Control para la reducción de riesgos
Dentro de la compañía se revisa sus políticas y procedimientos periódicamente para determinar si
continúan siendo apropiados para las actividades de la compañía, según lo manifestado por el
gerente.
Aunque el nivel estratégico se plantea objetivos claros en términos de presupuesto, utilidades y
otras metas financieras y de operación, y estos son comunicados y monitoreados, ello no resulta
siempre percibido por los niveles administrativo y operativo. Al verificar la existencia de
documentación soporte de los mencionados planes, no se hallan evidencias al respecto. La gerencia
manifiesta que estos planes se proponen de manera verbal en las reuniones con todos los
colaboradores de la empresa.
Controles de Operación:
A continuación detallamos una serie de actividades de control que deben ser aplicados de manera
inmediata en Constructora Doralco S.A.:
135
Tabla 4.14. Controles Propuestos
Autorizaciones La delegación de autoridad y la creación de
responsabilidades, implica una división de trabajo, lo que forma los
medios básicos del proceso y organización de la empresa. Los procesos
del sistema de control interno que se implementen en la entidad
deberán estar debidamente autorizados para su adecuada segregación
de funciones.
Documentación Evidencia comprobatoria suficiente y competente de las
operaciones de la empresa
Formularios y
documentación utilizada
Todo el sistema de control interno debe seguir una metodología.
Establecidos los sistema de control interno deben formularse la
documentación que van a ser fuente para el seguimiento y la detección
de errores para la pronta acción correctiva y preventiva.
Fases del sistema Las fases del sistema de control interno de las operaciones que realizan
las empresas constructoras deben incluir: las características y
naturaleza de las operaciones, la importancia, el grado de confianza
del control interno a implementar.
Archivos Toda documentación que se genere en el proceso del sistema de control interno se deberá archivar para que se tenga un
registro de las operaciones y evaluaciones; de esta manera mediante
la revisión oportuna el sistema de
Informes La evaluación de los distintos procesos del sistema de control
interno se realizará a través de un informe específico por cada una de
las áreas operacionales
Clasificación y
procesamiento de la
información
La clasificación debe estar acorde a las áreas y procedimientos de la
empresa que representen un riesgo, la mala aplicación de las
actividades o provocar robos y fraudes lo que originaría es un
desequilibrio económico. El proceso de clasificación debe ir acorde a
las partes que sean más vulnerables y que puedan surgir de manera
habitual.
136
Verificación y
evaluación
Todos los sistemas de evaluación deben ser evaluados de manera
constante y permanente lo que permitirá a las empresas constructoras
una seguridad de que los controles son los adecuados o en su caso se
adecuan a los cambios y necesidades de la empresa, lo que le
permitirá tomar acciones preventivas y correctivas que
garanticen el adecuado funcionamiento de los controles establecidos
Establecimiento de
acciones
Una vez que se tienen identificadas las operaciones de la empresa así
como sus debilidades, se establece el control interno que permita
garantizar el cumplimiento de las actividades que se realizan en la
empresa.
Actividades de Control aplicadas a los procedimientos operativos:
Compras Campo:
Actualizar los manuales de procedimientos que permitan manejar y conocer el proceso de
compras de una manera óptima y que este manual posibilite el mejoramiento continuo.
Las compras realizadas directamente en campo serán controladas desde quito a fin de
contrarrestar arreglos con proveedores directos.
Toda solicitud de compra debe contar con las firmas de responsabilidad de personas
autorizadas a solicitar estos pedidos.
Las solicitudes de compra deberán manejar de forma clara y con criterio los niveles de
prioridad con el que se requiere la compra, ya que de esto dependerá el tiempo de
ejecución de este proceso y el número de cotizaciones que se adjuntarán a esta solicitud.
Las compras realizadas en el campo deben ser solo por casos de emergencia o urgencia, ya
que con un trabajo planificado se evitará la adquisición de materiales fuera de
presupuestos.
El espacio físico asignado para bodega debe cumplir con las condiciones mínimas
necesarias para que los insumos permanezcan en buen estado y sobre todo tengan un
resguardo para evitar futuras pérdidas o robos.
Cajas Chicas:
Actualizar los manuales de procedimientos que permitan manejar y conocer el proceso de
compras de una manera óptima y que este manual posibilite el mejoramiento continuo.
137
Los custodios de las cajas chicas firmarán actas de compromiso a fin de evitar gastos muy
grandes que deben ser tramitados a través del departamento de compras.
Los recibos de caja chica deberán ser firmados por la persona que aprueba el pago y por
quien recibe el dinero.
Debe anexarse a los recibos definitivos de caja chica, toda la documentación justificativa
por los pagos efectuados.6) La documentación justificativa de los pagos por caja chica
deberán cancelarse con un sello fechador con la inscripción “pagado” y a la fecha del
desembolso.
Los desembolsos de caja chica no deben exceder de 10% del monto total del fondo.
El cheque de reposición debe hacerse por el total de los comprobantes y a nombre del
custodia.
Los cheques de reposición deben indicar los números de los comprobantes que se reponen.
Está prohibido el cambio de cheques a través del fondo de caja chica.
Está prohibido el pago de sueldos a través del fondo de caja chica.
El fondo de caja chica debe mantenerse separado de cualquier otro fondo que opere la
institución, y el custodia no debe tener acceso al efectivo recibido de los clientes u otro
depósito.
No se permitirá el manejo de dos fondos de caja chica por una sola persona.
Los recibos de caja chica deben ser autorizados por el funcionario del área donde se
solicite el desembolso y por el encargado del área financiera.
Selección de Personal Campo:
Actualizar los manuales de procedimientos que permitan manejar y conocer el proceso de
compras de una manera óptima y que este manual posibilite el mejoramiento continuo.
Depurar el archivo de cuentas por cobrar en base a deudas reales y existentes.
Emitir y actualizar semanalmente el reporte de cuentas por cobrar.
Evidencie que los pagos sean correctos y estén siempre atados o anexados a una factura de
venta emitida.
Semanalmente una persona se encargará de gestionar el pago de nuestros mayores
deudores, esto evidenciará y reflejará liquidez en las cuentas bancarias de la compañía.
Mantener una cartera de cobro razonable permitirá que las actividades y el giro normal del
negocio continúe desarrollándose de manera continua y mejorada.
138
4.2.5.4. Comunicación de nuevos procedimientos
En cuanto a la información y comunicación de los procedimientos adoptados serán previamente
impartidos a satisfacción de la gerencia y posteriormente comunicados a los colaboradores de la
empresa, con el fin de evidenciar el mejoramiento del control interno en Constructora Doralco S.A.
Para la organización parece resultara suficiente, en la mayoría de casos, la coordinación y flujo de
información entre las áreas administrativa y operativa, ya que constituyen las dos fuerza motoras
de la organización.
En relación con el manejo de información de la organización por parte de externos, la gerencia
menciona que se establecen aplicaciones o comunicaciones importantes que son ejecutadas/
procesadas por personal interno que prestan estos servicios, en este caso, La gerencia menciona que
la empresa cuenta con un proceso para recopilar la información de los clientes, proveedores,
reguladores y otras partes externas, y responde apropiada, oportuna y correctamente a sus
comunicaciones, pero los niveles intermedio y auxiliar no lo reconocen.
139
CAPÍTULO V
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1. Conclusiones
La propuesta de mejoramiento del Sistema de Control Interno para Constructora Doralco S.A.,
permitió identificar la necesidad de replantear y documentar el mismo. La Gerencia se compromete
a implementar la propuesta de mejoramiento, evaluando su sistema una vez por año.
Constructora Doralco S.A. posterior a su diagnóstico presenta fallas en su direccionamiento
estratégico y ético. Debido a estas falencias impide difundir una información real en los integrantes
de organización sobre el funcionamiento, siendo interpretado y aplicado de manera personal en el
tema ético.
La eficiencia en Constructora Doralco S.A del sistema de control interno, mediante la herramienta
de aplicación se logra un nivel de bajo cumplimiento, por lo tanto es necesario optimizar el nivel de
control a fin de no dejar brechas que admitan poner en riesgo el patrimonio y los beneficios
económicos de la empresa.
Conclusiones resultantes del análisis de cada uno de los procedimientos.
1. Constructora Doralco S.A., tiene deficiencias en lo que respecta a la Gestión de Compras,
ocasionando que sus operaciones no tengan la eficiencia, eficacia y efectividad, según las metas
establecidas por la empresa para su cumplimiento.
2. La empresa tiene fallas en su comunicación interna, provocando asuntos negativos donde los
niveles tanto ejecutivos como los administrativos y operativos aseguran la existencia de
mecanismos de control interno, y otros no perciben la existencia de los mismos, desarrollando un
problema de control en los involucrados de la organización.
3. Constructora Doralco S.A., no consta con un Manual de Funciones y Responsabilidades, es decir
que no tiene control sobre cada actividad que realiza el empleado, lo cual puede provocar que se
asignen en gran cantidad de trabajo que no le corresponda.
4. No existe un Control en los procesos de pagos y cobros que se realizan a los clientes y
proveedores, y tampoco en los servicios que se ofrecen, debido la falta de formularios y a la
140
inadecuada gestión para llevar a cabo esta verificación, ocasionando desviaciones en los procesos
establecidos.
5. La falta de un proceso administrativo en la empresa ha ocasionado que los procesos operativos
se realicen de manera experimental, lo que ha llevado a Constructora Doralco S.A. a tener un
control ineficiente provocando pérdidas económicas.
6. La no existencia de una herramienta para mantener ordenada una gestión tanto administrativa
como operativa, afecta que Constructora Doralco S.A. reduzca su capacidad de crecimiento.
5.2. Recomendaciones
El sistema de control interno debe ser evaluado y actualizado conforme el crecimiento y desarrollo
de la organización, su mejoramiento continuo permitirá establecer futuros y perfeccionados
lineamientos de control y regulación; además recomendar la periodicidad en efectuar auditorías
internas no solo con el fin de determinar riesgos, errores o fraudes, sino el de recomendar
alternativas de solución y control a estas desviaciones de procedimientos.
1. Se recomienda a la Gerencia General la aplicación de la propuesta de mejoramiento al Sistema
de Control Interno diseñado para las Áreas Administrativa y Operativa de la empresa Constructora
Doralco S.A. a través de las políticas y procedimientos propuestos, a fin de mejorar la eficiencia en
el uso de los recursos y evitar la pérdida de éstos, asegurando así el correcto funcionamiento de los
procesos de la entidad.
2. La Administración debería establecer actividades y mecanismos de comunicación tanto verbales
como escritos que sean de conocimiento por parte de los empleados de la organización, además de
ser necesario su información y dejar evidencia de los mismos.
3. El auditor deberá implementar un manual de funciones y responsabilidad, delimitando
responsabilidades, definir perfiles, siempre actualizar la base de requerimientos de personal y
aplicar un adecuado plan de carrera para los trabajadores.
4. El Gerente Financiero controlara la utilización de los formularios diseñados a fin de facilitar el
control sobre las operaciones ejecutadas con proveedores y clientes mejorando la gestión de los
procedimientos administrativos y operativos.
141
5. El Auditor Interno deberá aplicar y socializar procesos operativos mejorados, en los procesos de
compras no programadas, uso de cajas chicas y selección de personal directamente contratado en el
campo.
6. La Alta Gerencia usará esta tesis como una herramienta guía para el desarrollo de cada una de
las actividades del área administrativa y operativa, ya que los procedimientos y políticas propuestas
muestran el camino correcto que debe seguirse, sin embargo, no deberán ser considerados como
absolutos, puesto que estos deben adaptarse a los cambios de la organización
142
ANEXOS
Anexo A. Matriz de Registro de Pago a Proveedores
COORDINADOR FINANCIERO: AÑO: 2012
ASISTENTE FINANCIERO:
FECHA DE
PAGO
FEHCA DE EMISION ESTADO PAGO NOMBRE PROVEEDOR NO. FACTURA EMISION VENCIMIENTO DEBITO CREDITO SALDO ESTADO CAMPOFORMA DE
PAGOOBSERVACIONES
17-ago-12 ENTREGADO ALIANZA CÍA. DE SEGUROS Y REASEGUROS S.A.00100600000357119/07/2012 19/07/2012 0,4 473,85 473,45 PAGAR QUITO CHEQUE
473,85 473,45
CODIGO: X-DAF-006
VERSIÓN: 01
FECHA: 26/07/2012
SUMA TOTAL
ECO. JUAN FERNANO REINOSO
DIANA PAREDES
MATRIZ DE REGISTRO DE PAGOS A PROVEEDORES
143
Anexo B. Orden de Compra/Servicio
FACTURAR A: CONSTRUCTORA VILLACRECES ANDRADE S.A.
DATOS DE LA EMPRESA: 1791326768001 . Dirección: Av. 12 de Octubre y Cordero Edif. World Trade Center Piso 15 Ofic. 1508 tlfs:2229244-245-246 fax:2229553
DIRECCION DEL PROVEEDOR:
TELEFONO DEL PROVEEDOR:
# DE COTIZACION / OFERTA:
CORREO ELECT. PROVEEDOR:
ITEM# DE
SOLICITUD
FECHA DE
AUTORIZACION DE
LA SOLICITUD
FECHA DE
RECEPCION
DE LA
SOLICITUD
PRIORIDAD
SOLICITUD
# PROYECTO /
MAQUINA# DE PARTE DESCRIPCION DEL PRODUCTO MARCA UNIDAD CANTIDAD
PRECIO
UNITARIO
SUBTOTAL
(A)% DESCUENTO DESCUENTO
SUBTOTAL
(b)IVA FLETE TOTAL FECHA DE ENTREGA
´001 $10,00 $0,00 $ 10,00 $ 1,20 $ 11,20
´002
TOTALES $10,00 $0,00 $0,00 $10,00 $1,20 $0,00 $11,20
NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE:
FECHA: FECHA: FECHA:
CÓDIGO: R-DCL-001
ORDEN DE COMPRA/SERVICIO No.
BODEGA DE DESTINO
FECHA/EMISION ORDEN COMPRA:
ORDEN DE COMPRA / SERVICIO
RAZON SOCIAL PROVEEDOR
RUC DEL PROVEEDOR
CONDICIONES DE COMPRA :
LUGAR DE ENTREGA :NOTA. Las facturas se recibirán dentro de 24 horas de horas máximo de la fecha de emisión. Se recibirán
únicamente con la guía de remisión o nota de entrega firmada por nuestro transportista o bodeguero de lo
contrario no se procesarán para el pago respectivo. Para fines contables, las facturas se recibirán hasta el día 28
de cada mes, posterior a esta fecha, se recibirán con fecha de emisión del siguiente mes.
FECHA DE ENTREGA:
FORMA DE PAGO :
OBSERVACIONES / JUSTIFICACION
DE LA COMPRA
EJECUTIVO DE COMPRAS: AUTORIZADO POR: AUTORIZADO POR:
FIRMA FIRMA FIRMA
144
Anexo C. Selección y Evaluación de Proveedores
Código: R-DCL-002
Versión: 01
Fecha: 05/07/2012
Proveedor: Objeto de aplicación: Marcar con "X"
Fecha de evaluación: Selección:
Producto: Seguimiento
Distribuidor Representante a nivel nacional: SI: □ NO: □Producto único: SI: □ NO: □ Tipo de producto: BIENES: □ SERVICIOS: □
SI NO
1 Calidad del producto
2. Capacidad de suministrar el producto. (Cantidad).
3. Precio
4. Tiempo de entrega
5. Garantía
6. Forma de pago.
7. Transporte.
8 Asesoria Técnica
9 Certificaciones de Calidad
10 Descuentos
SI NO Función:
Firma:
Nota: el criterio para que se efectúe una re-evaluación del proveedor, es de que por lo menos existan TRES levantamientos de producto comprado no conforme.
REGISTRO DE SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
Criterios para la selección, evaluación y re-
evaluación del proveedor:Seleccione con una "X" Observaciones
Calidad del producto a comprar. (Que cumpla con las
especificaciones del producto.)
Si la respuesta es SI, se continua
la evaluación, caso contrario el
proveedor no es seleccionado.
Variables Valoración ( Sobre 10 pts.) Observaciones
OBSERVACIONES:
Calificación
RESULTADO:
PROVEEDOR SELECCIONADO:Responsable de la aprobación:
0Para que el proveedor sea seleccionado la calificación debe ser
mínimo 70/100
145
Anexo D. Orden de Compra
146
Anexo E. Matriculación de Proveedores
INFORMACION DE LA EMPRESA:
EMITIR CHEQUE A NOMBRE DE:
No. RUC O C.I.
Tipo de Contribuyente Especial Jurídico Otro especifique
Natural Sin Fines de Lucro _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
No. Autorizac ión SRI
DIRECCION COMPLETA:
TELEFONO:
FAX
PERSONA DE CONTACTO:
NUMERO CELULAR:
MAIL:
CONDICIONES DE PAGO: 30 DIAS 60 DIAS Otro especifique
45 DIAS Sin Fines de Lucro _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
CIUDAD DE PAGO Banco Cuenta
Quito
Campo Tipo de Cuenta
Otra
REQUISITOS ADICIONALES
- COPIA DEL RUC ACTUALIZADO
- COPIA DEL NOMBRAMIENTO DEL REPRESENTANTE LEGAL ACTUALIZADO
- COPIA DE LA CEDULA DE IDENTIDAD PARA PERSONAS NATURALES
- LISTADO DE PRODUCTOS
NOMBRE:
No. DE CEDULA:
Codigo de Proveedor
Fecha de Matriculación
Revisado por: Aprobado por:
INFORMACION PARA PAGOS O TRANSFERENCIAS
MATRICULACION PROVEEDORES
CODIGO: R-DCL-004
VERSION: 01
FECHA: 2013/04/03
147
REQUISITOS DE INGRESO
Bienvenido(a) a Constructora Doralco S.A a continuación se detalla el listado de documentos y
requerimientos que el nuevo colaborador deberá cumplir a cabalidad para su vinculación y
contratación en la compañía.
A. DOCUMENTACION A ENTREGAR
1 Solicitud de empleo R-RRHH-003 (Documento otorgado por Recursos Humanos)
2 2 Fotografías impresas tamaño carné
3 Cédula de identidad (copia a color)
4 Certificado de antecedentes penales
5 Papeleta de votación vigente, de la última convocatoria (copia a color)
6 2 Certificados de los últimos trabajos (copias)
7 Certificados académicos y de capacitación (copias)
8 Copia de Título Universitario o Certificado del Senecyt
9 2 Certificados de referencias personales (originales)
10 Declaración del impuesto a la renta
11 Formulario de deducción de gastos personales (empresa anterior)
12 Certificado de cuenta bancaria
13 Partida de nacimiento (original)
14 Partida de matrimonio o acta notariada de unión de hecho (original)
15 Cédula de identidad cónyuge (copia)
16 Partidas de nacimiento de los hijos (originales)
17 Certificado de Salud de un Centro de Salud Pública (original)
18 Exámenes médicos (originales, ver literal C)
B. DOCUMENTOS ESPECIALES
Nª Documentos
1 Pase especial (en caso de ser solicitado por el cliente)
2 Certificado de vacunas (originales y copias):
2.1 - Fiebre Amarilla (inoculación 15 días antes al ingreso)
2.2 - Tifoidea (inoculación 3 días antes al ingreso)
148
2.3 - Hepatitis A y B (por lo menos primera dosis)
2.4 - Tétanos(inoculación tres días antes del ingreso)
C. EXÁMENES MÉDICOS
1
RAYOS X: STANDARD DE TORAX Y A-P Y LATERAL DE COLUMNA DORSO-
LUMBAR
2 HEMATOLOGÍA: Biometría Hemática, Hto-Hb, Contaje Globular, Fórmula Diferencial,
Sedimentación, Índices Hemáticos.
3 SEROLOGIA: V.D.R.L.
4 ORINA: Elemental y Microscópico
5 HECES: Coproparasitario de Rutina
6 QUÍMICA: Glucosa Ayunas, Glocosa Pospradial, Urea, Creatinina, Ac. Úrico,
Colesterol, Colesterol HDL, Colesterol LDL, Triglicéridos, Tipo de sangre.
149
Código: R-DRH-002
Versión: 02
Fecha: 30/09/2013
EMPRESA:
CATEGORIA
ESPECIFICACIONES DEL CARGO:
NOMBRE Y CODIGO PROYECTO:
DOTACIÓN Y EPP QUE REQUIERE EL NUEVO COLABORADOR
Por favor especif ique:
Por favor especif ique:
APROBADO POR
FIRMA: FIRMA:
NOMBRES: APELLIDOS:
EDAD:
PROFESION:
CARGO A OCUPAR:
APROBADO POR:REVISADO POR:
SOLICITADO POR
PERFIL PROFESIONAL ( A SER LLENADO POR RRHH O ADMINISTRADOR )
FECHA DE CONTRATACIÓN:
ESPECIALIZACIÓN:
CARACTERISTICAS DEL PROFESIONAL ( INFORMACION DE RRHH)
REQUERIMIENTO DE CONTRATACIÓN DE PERSONAL
FECHA DEL REQUERIMIENTO:
DATOS GENERALES ( INFORMACIÓN A SER LLENADO POR EL SOLICITANTE)
CARGO REQUERIDO
TIPO DE CONTRATACIÓN
Cargo Nuevo Por Reemplazo Por Enfermedad Por Maternidad
CALZADO:____________ PANTALON: __________ CAMISA: _________ CHOMPA: ___________
TALLAS DE ROPA DE TRABAJO
REQUERIMIENTO VUELO
SI ___ NO___ FECHA TENTATIVA ____________________
REQUIERE DOTACIÓN?
NOSI
REQUIERE ROPA ESPECIAL EPP?
SI NO
REQUIERE EQUIPO DE COMPUTO Y/O TELEFONIA?
SI NO
150
SOLICITUD DE EMPLEO
RECURSOS HUMANOS
CÓDIGO: R-
DRH-003
VERSIÓN: 02
FECHA:
26/09/2012
A. DATOS PERSONALES (Por favor llenar a mano)
Nombres y Apellidos:
No de cédula:
Lugar, Fecha
(Nacimiento)
Dirección domicilio:
Ciudad / Calle Principal / N° de Casa / Intersección
Dirección de e-mail: Tipo de sangre:
Vivienda:
Propia:
Arrendada:
Familia:
Maneja vehículo:
Posee licencia: Tipo Caduca día/mes/año
Teléfono:
Celular:
Libreta Militar:
Estado Civil:
Datos familiares:
N° Parentesco Nombre Teléfono Casa Celular Vive
1 Padre si/no
2 Madre si/no
3 Cónyugue si/no
4 Hijo/a si/no
FOTOGRAFIA DE
FRENTE
151
5 Hijo/a si/no
6 Hijo/a si/no
En caso de Emergencia:
N
° Nombre del Contacto Parentesco Teléfono Celular
1
2
3
Datos Cónyugue:
Trabaja: Empresa
Cargo
Teléfono
s:
B. EMPLEO SOLICITADO
Puesto al que
aplica:
C. INFORMACIÓN ACADÉMICA (Escriba el título / grado que ha obtenido en el curso de
su formación académica)
Institución
Ciudad /
País
Fecha:
desde/hasta Especialización / Título
Primaria
Secundari
a
152
Tecnologí
a
Superior
Postgrad
o
Otros
¿Estudia
actualmente? NO SI
Institución:
Días y
horarios:
Modalidad:
Fecha
culminación:
153
D. CONOCIMIENTOS ADICIONALES Y HABILIDADES LABORALES
Cursos y seminarios (los más representativos):
Nombre o Título del seminario Institución
Ciudad o
País Año
Nª
horas
¿Qué vehículos, aparatos y/o herramientas sabe operar?
Idioma: % Habla % Lee % Escribe
E. ANTECEDENTES LABORALES (Empezando por el último empleo, escriba la siguiente
información)
Empresa Teléfonos
Cargo
Ocupado
Período de
Trabajo
Jefe
inmediato
154
F. INFORMACIÓN ADICIONAL
S
I
N
O
Detalle
1. ¿Ha tenido enfermedades graves?
2. ¿Ha tenido accidentes graves?
3. ¿Tiene familiares, conocidos dentro de la
Empresa?
Nombre:
Parentesco/Rela
ción:
H. CROQUIS DE UBICACIÓN DOMICILIARIA
Por favor especificar la calle principal, número de vivienda y la(s) intersección(es). Del mismo
modo, indicar un lugar de referencia cercano (estación de servicio, edificio público, iglesias,
etc.)
155
I. REFERENCIAS PERSONALES (No familiares ni compañeros de trabajo)
N
° Nombre Relación Teléfonos
1
2
3
Con mi firma al pie del presente garantizo que la información proporcionada es verídica y
comprobable. Si la empresa comprueba que los datos que he declarados en éste documentos no
son verídicos, dará derecho a iniciar las acciones legales correspondientes, de las cuales se crea
asistida. Autorizo a la compañía a realizar las averiguaciones necesarias del caso.
Firma
día / mes / año
CI:
Fecha
156
Anexo F. Solicitud de Anticipo/Préstamo
Lugar y Fecha:
Nombre:
Cargo: Cedula:
Sueldo Básico: Fecha de ingreso:
Por medio de la presente solicito un préstamo
de ___________ USD.
anticipo a descontarse en meses
Motivo:
Para respaldar mi solicitud adjunto: Certificado Médico Denuncia Policial:
Acta Defunción: Otros:
Espacio reservado para Recursos Humanos
Autorizado
Negado
Recursos Humanos Fecha: GERENCIA Fecha:
Firma del Solicitante
SOLICITUD DE ANTICIPO / PRESTAMO
CODIGO: R-DRH-007
VERSIÓN: 01
FECHA: 26/05/2009
157
Anexo G. Reporte de entrega / recepción de facturas
Código: R-DCN-001
Versión: 01
Fecha: 16/07/2012
NoNo
FACTURA
FECHA DE
FACTURA
FECHA DE
RECEPCION
FECHA DE
ENTREGA
NOMBRE / RECEPCIÓN /
DEVOLUCIÓNOBSERVACIONESNOMBRE PROVEEDOR
Reporte de Entrega/Recepción de Facturas
158
INICIO
Elaboración de la solicitud de
compra
Envío de solicitud de compra
al Dpto de Compras en Quito
Monto de la compra?
Mayor a 200 Realización de la compra
con el Proveedor Locacal
Hasta 200
Solicitud de cotizaciones
Selección de la cotización con
menor precio e iguales
beneficios
Elaboración de Orden de
Compra
Aprobación de Orden de
Compra
Verificación de Solicitud de
Compra
Despacho de Mercadería
Condiciones de
Mercadería ok?
Facturación
SI
Revisar Inconformidad
con ProveedorNO
Envío de Factura al Dpto de
Contabilidad
Procedimiento de emisión
de pago a crédito.
FIN
DEPARTAMENTOS DEPARTAMENTO DE COMPRAS
HOJA 1 DE 1
PROCESO: PROCEDIMIENTO PARA GESTIÓN DE
COMPRAS
CÓDIGO: PC-DCL-001
DEPARTAMENTO FINANCIERO
CVA S.A.
159
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