UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELAFACULTAD DE HUMANIDADES Y EDUCACIÓN

ESCUELA DE BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVOLOGÍA

PROPUESTA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTION DE LA CORPORACION DE ABASTECIMIENTO Y

SERVICIOS AGRICOLAS (LA CASA S.A.).

Autores: Fernando Zerpa Miguelangel MendozaTutor: Prof. Luis José Aguilera

CONTENIDO

PROBLEMA

OBJETIVOS

MARCO TEORICO

MARCO METODOLOGICO

DIAGNÓSTICO

PROPUESTA

CONCLUSIONES

RECOMENDACIONES

PROBLEMA

FALTA DE ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS.

POCO ACCESO A LA INFORMACION.

PROBLEMA

FALTA DE PERSONAL CAPACITADO EN EL AREA ARCHIVOLOGICA.

PROBLEMA

DETERIORO DEL FONDO DOCUMENTAL DE LA CASA S.A.

PROBLEMA

OBJETIVO GENERAL

Proponer lineamientos para la organización de los archivos de gestión de la Corporación de Abastecimiento y Servicios Agrícolas (LA CASA S.A.).

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Efectuar un diagnóstico de la situación actual del subfondo documental de los archivos de gestión para la organización y estandarización de los archivos de la Corporación de Abastecimiento y Servicios Agrícolas (LA CASA S. A).

Evaluar el tratamiento de la documentación de los archivos de gestión de la Corporación de Abastecimiento y Servicios Agrícolas (LA CASA S. A).

Elaborar una propuesta sobre la creación de la guía de lineamientos archivísticos para la organización de los archivos de gestión de la Corporación de Abastecimiento y Servicios Agrícolas (LA CASA S. A).

MARCO TEORICO

MARCO REFERENCIAL Y ANTECEDENTES DE LA CASA, S.A.

Archivo

El archivo de gestión

Funciones de los archivos

Documento

Tipo de documento

Técnicas archivisticas

Sistema de clasificación

Sistema de ordenación

Sistema de descripción

Sistema de selección

Sistema de transferencia

Sistema de eliminación

Sistema de conservación

MARCO METODOLÓGICO

Tipo de Investigación descriptiva

Diseño de campo y documental

Población y muestra

Instrumentos de recolección de información

Identificación del archivo Grado de instrucción del encargado Experiencia Cantidad de empleados Control de préstamos Descripción documental Existencia de tablas de retención Protección física Organización documental

ENCUESTA AL PERSONAL

DIAGNÓSTICO APLICADO A LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN

Identificación del archivo Cronología Iluminación Cantidad de metros lineales Ventilación Contaminación Operaciones archivísticas Mobiliario Tipología documental observaciones

PROPUESTA DE ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTION DE LA CASA, S.A.

Problema Objetivos Misión Visión

Normativas Funciones generales de los archivos de gestión Proceso de organización documental Administración de documentos Recursos humanos Creación de base de datos

CONCLUCIONES

La institución posee unos archivos de gestión con un gran problema de desorganización, esto debido a la falta de lineamientos que regulen la organización de los documentos.

La falta de experiencia en el área de archivo.

Contar con espacios aptos para el resguardo de la documentación.

La capacitación del personal que labora en cada archivo de gestión.

Elaboración de descriptores o inventarios para mantener relacionados todos los documentos que se encuentren en los distintos archivos de gestión.

Acondicionar a los archivos con la iluminación adecuada. Utilizar estantería metálica pintada al horno para evitar la

oxidación. Dedicarle el espacio físico necesario a los archivos. Controlar la temperatura y la humedad relativa de las áreas

y depósitos de archivo.

RECOMENDACIONES

Establecer medidas de seguridad para los archivos de la Corporación, y asi evitar así que la documentación y las personas que laboran, corran peligro de incendios.

No colocar documentos debajo de los escritorios.

Se recomienda que al realizar las desincorporaciones al archivo central o histórico se realicen inventarios y ordenes de salida

RECOMENDACIONES

GRACIAS