5. Administracin de Almacenes.

Contrario a lo que parece, el almacn ocupa un lugar muy importante dentro de laempresa y es un rea no muy sencilla de manejar. El almacn es un lugar en donde existemucho movimiento y debido a esto, puede ser un tanto difcil darse cuenta realmente de loque sucede dentro de l.

Establecer un control de los artculos y registrar los datospertinentes a sus movimientos es de gran importancia, pues as se tiene una mejor idea de cmo funciona, pudiendo realizar anlisis estadsticos concernientes a su desempeo.

Los principales tipos de datos necesarios para mejorar el control de los materialesson los datos relacionados con cada tipo de artculo, los datos relacionados con la entrada ysalida de estos artculos y los datos relacionados con la ubicacin de los artculos dentro delalmacn.

5.1 Funciones del almacn.

El almacn es un espacio del que disponen casi todas las empresas, ya sea de mayor o menor tamao, contenido y complejidad. Es un rea desconocida dentro de la empresa, pero muy importante en el desarrollo de la organizacin.

En el mbito de la gestin empresarial, el almacn se define como el lugar donde se guardan las existencias, materiales y herramientas. Los materiales guardados se refieren tanto a necesidades productivas y comerciales como a elementos que garanticen el funcionamiento de la organizacin (mantenimiento, servicios generales, materiales diversos, etc.). En su aplicacin comercial, el almacn puede ser utilizado como establecimiento al por mayor o como distribuidor para repartir al detallista.

Su funcin bsica es la de almacenamiento, entendiendo como tal la introduccin de datos o productos en un archivo o lugar fsico para ser guardados all hasta el momento de suutilizacin.

Por tanto, el almacn se utiliza, en primer lugar, para guardar y conservar existencias, materiales y herramientas de una forma ordenada, manteniendo siempre una cantidad mnima que asegure la comercializacin de los productos y el consumo y uso de los materiales y herramientas all depositadas.

Los siguientes puntos resumen algunas de las principales caractersticas de los almacenes:

Constituyen los puntos fijos del sistema logstico. Entre ellos se mueven los elementos de transporte. El almacn absorbe un % del costo logstico. Son bsicos para una buena calidad de servicio. Una acertada gestin de almacn permite eliminar las fluctuaciones de

demanda haciendo posible la realizacin de una programacin en lotes econmicamente variables.

De cara al cliente disminuye el plazo de entrega y garantiza su existencia, liberndole de tener sus propios stocks.

Un nivel de almacenamiento acertado permite conseguir mejor precio de compra (mayores lotes) y reducir los costos de transporte.

5.1.1 Manejo fsico de los inventarios.

Los materiales debern tener localizaciones fsicas especficas para lasactividades normales de almacn. Planificar un flujo de materiales en lnea recta (recepcin, almacenamiento, despacho).

Separar las reas de recepcin y despacho de materiales. Considerar reas separadas fsicamente para materiales daados, reparables o no, etc.

Ubicar los materiales que requieren condiciones especiales de almacenamiento en reas especialmente acondicionadas para tal fin.

Tambin se debern disear pasillos de circulacin lo suficientemente anchos para permitir la circulacin.

Todos los pasillos secundarios deben fluir a un pasillo principal.

Establecer reas protegidas para materiales valiosos.

Plataformas de descarga a la altura de los vehculos de transporte tpicos.

Las puertas de acceso y salida fcilmente manipulables.

Disponer de suficiente espacio en el rea de recepcin de materialespara el control de calidad.

5.1.2 Recepcin.

El realizar la recepcin de material en tiempo y forma permitir en un almacn:

Repartir la carga de trabajo de manerams uniforme. No causa tantas interrupciones a las actividadesdel almacn. Permite disponer de informacin ms precisasobre las existencias.

5.1.3 Organizacin.

La codificacin de los materiales se realiza con el fin de dar una descripcin y hacer una identificacin rpida de stos. Al estar usando una clave para cada artculo laidentificacin es ms rpida porque de esta forma se evitan equivocaciones cuando losnombres de los artculos son muy largos o muy parecidos entre s.

La lista de materiales codificados sirve tambin como un medio de comunicacinentre los distintos departamentos de la empresa, pues gracias al cdigo se sabe bien de que material se trata, sin importar que el departamento que haga referencia a l sea el deproduccin o el de compras, y esto mejora la comunicacin entre ellos. Es importante quetodo el personal maneje el mismo catlogo codificado.

La codificacin se puede realizar a conveniencia de cada industria; solo para citar un ejemplo se puede mencionar el mtodo de codificacin alfanumrico, es decir, el cdigova a estar compuesto por letras y nmeros.

Por ejemplo el cdigo puede constar de tres letras y dos nmeros. La primera letra indicara si el artculo es destinado como materia prima a la produccin o es material auxiliar para el buen funcionamiento de cualquier maquinaria. La segunda letra puede provenir de un anlisis ABC, para distinguir a los materiales que requieren de mayor seguimiento y observacin. La tercera letra sirve para indicar el tipo de familia a la que pertenece el artculo y finalmente, los nmeros son para llevar un orden dentro de cada familia.

5.1.4 Despacho.

El despacho en un almacn es dar salida al inventario que se tiene en resguardo de una forma controlada. Se puede auxiliar con los mtodos PEPS y UEPS.

METODO PEPS. Siglas que significan primeras entradas-primeras salidas, nombre con el que se designa el mtodo de valuacin de inventarios que consiste en suponer que los primeros artculos que entran al almacn o a la produccin son los primeros en salir. Por lo tanto al finalizar el ejercicio, las existencias quedan prcticamente registradas a los ltimos precios de adquisicin.

METODO UEPS. Siglas que significan ltimas entradas-primeras salidas, nombre con el que se designa el mtodo de valuacin de inventarios que consiste en suponer que los ltimos artculos en entrar al almacn o a la produccin, son los primeros en salir. Por lo tanto, al finalizar el ejercicio las existencias quedan registradas a los precios de adquisicin o produccin ms antiguos.

5.1.5 Mantenimiento de registros.

Como ya se menciono es muy til poner en prctica los mtodos PEPS y UEPS para crear controles de acceso y salidas de los inventarios. Se sugiere efectuar un conteo articulo por articulo y comparar contra lo que anuncia el kardex, las diferencias son cuidadosamente anotadas y sometidas aun anlisis posterior.

Kardex: es el control de inventarios que se lleva en una empresa. Es el cuadro en donde pones como encabezado nombre de la empresa, kardex de inventario, fecha, en que moneda se expresa y el cuadro como tal, contiene nmero de unidades, mtodo de inventario (PEPS, UEPS,etc.), valor de cada unidad, unidades que compra y vende la empresa y monto en moneda de los ingresos y egresos.

5.2 Localizacin y distribucin de los almacenes.

La localizacin y distribucin que debe obedecerse en un almacn debe de tener los siguientes principios:

Mnimos recorridos (clasificar nuestras existencias segn el mtodo ABC).

Facilidad de acceso al stock: Modulacin ubicaciones. Facilidad de recuento. Minimizar: espacio, trfico, movimientos, riesgos. La estructura e implantacin deben ser flexibles para adaptarse a futuras

necesidades. Aprovechamiento del espacio: Superficie y volumetra. Mnima manipulacin: unidades de almacenaje, unidades de

manipulacin. Flexibilidad en la colocacin: Espacios libres, previsin de espacios. Las cantidades almacenadas se calcularn para que los costos que se

originen sean mnimos,siempre que se mantengan los niveles de servicio

5.3 Seleccin de Mobiliario y Equipo de almacn.

Seleccionar el sistema de almacenamiento apropiado para una aplicacin implica compaginar las necesidades de movimiento y almacn con las caractersticas de equipamiento.

Esto implica compaginar dos objetivos contrapuestos que son: Maximizar el uso del volumen, y permitir un fcil y rpido acceso a los productos almacenados.

En general se puede admitir que un sistema de almacn bien diseado debera:

Usar adecuadamente el volumen construido Facilitar el acceso a los productos, minimizar las distancias recorridas y

favorecer el flujo de bienes. Favorecer el movimiento y el control de stocks. Proteger contra incendios, daos y robos. Prevenir el deterioro y/o la contaminacin del stock.

La seleccin del equipamiento debera tener en cuenta la siguiente informacin:

Caractersticas fsicas de los bienes almacenados. Contaminacin-olores que pueden afectar a los bienes.

Riesgos asociados a los bienes: Incendios, gases... Factores de deterioro, obsolescencia y caducidad. Valor de los bienes. Nmero de lneas en los pedidos. Nmero de referencias. Niveles mnimos, mximos y medios de stock. Disponibilidad de capital. Caractersticas del equipamiento disponible.

5.4 Sistemas informticos de administracin de inventarios.

Los sistemas informticos deben de permitir la alta precisin y velocidad en la captura de datos (por ejemplo a travs de cdigos de barras),facilitar la consignacin de entrada y salida de materiales y la toma fsica de inventarios y; generalmente hacen uso de ERP (Enterprise Resource Planning).

Existen varias empresas desarrolladoras de software en la industria a nivel comercial, se mencionan los siguientes solo por mencionar algunas:

Control de Activos Fijoswww.ConsultoriayAvaluos.com.mx Inventario,Valuacin, Emplacado con cdigo de barras y Conciliacin.

StockWare SA de CV Desarrollo, comercializacin y puesta en operacin de sistemas para el control de inventario de negociosde compra y venta. Categora: Software de gestin | Rubros: control del inventario, tiendas de abarrotes, comercial abarrotera | Estado: Distrito Federal

ERP Objects Software administrativo para el manejo de negocios de comercializacin, distribucin y mayoreo. Control de inventario, cotizaciones, sucursales y puntos de venta. Tijuana. Categora: Software de gestin | Estado: Baja California

XpertMart Software de puntos de venta y control de inventario para cadenas de tienda de moda. Consultora, capacitacin e implementacin del producto. Categora: Sistemas de Facturacin | Rubros: point of sale, office system, last minute | Estado: Distrito Federal

BM Solutions Sistemas de administracin de empresas en lnea: cobranza, ventas e inventario. Acceda a estas herramientas a travs de Internet por medio de cualquier dispositivo como PC, laptop, celular, PDA, sin necesidad de instalacin.

Categora: Software de gestin | Rubros: administracin de inventarios, parque industrial lagunero, sistemas de inventario | Estado: Durango

SCS Centro de desarrollo de sistemas informticos comerciales y organismos de gobierno. Desarrollo en Java de programas de administracin, puntos de venta, control de inventario y recursos humanos.