unidad 5 estructuracion

TECNICATURA EN ADMINISTRACION DE PYMESPRINCIPIOS DE ADMINISTRACION

Prof. Alippi, María Victoria

INSTITUTO 194 MIRAMAR

ORGANIZACIÓN FORMAL E INFORMAL

ORGANIZACIÓN FORMAL: significa casi siempre la estructura

intencional de papeles en una empresa formalmente organizada.

ORGANIZACIÓN INFORMAL: es una red de relaciones personales y

sociales no establecidas ni requeridas por la organización formal pero

que se producen espontáneamente a medida que las personas se

asocian entre si.

Presidente

Gerencia Gerencia Gerencia

Jefe Jefe Jefe

Administrativo

Administrativo

Jefe Jefe Jefe

Administrativo

Administrativo

Gerencia

Asesoría

DIVISION ORGANIZACIONAL: EL DEPARTAMENTO

La palabra departamento indica un área, división o sucursal definida

de una organización sobre la que un administrador tiene autoridad

para el desempeño de actividades específicas.

NIVELES ORGANIZACIONALES Y TRAMO DE ADMINISTRACION

Los niveles organizacionales existen porque hay un límite al número

de personas que un administrador puede supervisar con eficacia,

aunque este límite varía según las diversas situaciones.

Un tramo AMPLIO de administración se asocia con pocos niveles

organizacionales, uno ESTRECHO, con muchos niveles.

ORGANIZACIÓN CON TRAMOS AMPLIOS

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Ventajas:

1. Los superiores están obligados a delegar

2. Se deben establecer políticas claras

3. Se debe seleccionar con cuidado a los subordinados

Desventajas:

1. Tendencia de que los superiores con exceso de trabajo se

conviertan en cuellos de botella para la toma de decisiones

2. Peligro de que los superiores pierdan el control

3. Se requieren administradores de una calidad excepcional

ORGANIZACIÓN CON TRAMOS AMPLIOS

ORGANIZACIÓN CON TRAMOS ESTRECHOS

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Ventajas:

1. Supervisión estricta

2. Control estricto

3. Comunicación rápida entre subordinados y superiores

Desventajas:

1. Los superiores tienden a intervenir demasiado en el trabajo de los

subordinados

2. Muchos niveles de administración

3. Altos costos debido a numerosos niveles

4. Distancia excesiva entre el nivel inferior y el superior

ORGANIZACIÓN CON TRAMOS ESTRECHOS

FACTORES QUE INFLUYEN EN EL TRAMO DE ADMINISTRACION

Tramos estrechos (se dedica mucho tiempo a los subordinados) relacionados con:

Tramos amplios (se dedica muy poco tiempo a los subordinados) relacionados con:

Poca o ninguna capacitación Capacitación completa de los subordinados

Delegación de autoridad inadecuada o confusa Delegación clara para realizar tareas bien definidas

Planes confusos para operaciones no repetitivas Planes bien definidos para operaciones repetitivas

Objetivos y estándares no verificables Objetivos verificables usados como estándares

Cambios rápidos en los ambientes externo e interno Cambios lentos en los ambientes externo e interno

Uso de técnicas de comunicación deficientes o inadecuadas, incluyendo instrucciones vagas

Uso de técnicas apropiadas, tales como la estructura de organización apropiada, comunicación escrita y oral

Interacción ineficaz entre el superior y el subordinado Interacción eficaz entre el superior y el subordinado

Reuniones ineficaces Reuniones eficaces

Mayor numero de especialidades en los niveles inferiores y medios

Numero de especialidades en los niveles superiores

Administrador incompetente y no capacitado Administrador competente y capacitado

Tarea compleja Tarea sencilla

Renuencia de los subordinados a asumir responsabilidades y riesgos razonables

Buena disposición de los subordinados a asumir responsabilidades y correr riesgos razonables

Subordinados inmaduros Subordinados maduros

La estructura tiene que reflejar objetivos y planes, porque de ellos

se derivan actividades.

Debe reflejar la autoridad de que dispone la administración de una

empresa.

La estructura de la organización debe reflejar su ambiente.

No existe una estructura de organización única que funcione mejor

en toda clase de situaciones. La estructura organizacional eficaz

depende de la situación.

Los agrupamientos de actividades y las relaciones de autoridad de

una estructura organizacional deben considerar las limitaciones y

las costumbres de las personas.

LA ESTRUCTURA Y EL PROCESO ORGANIZACIONAL

1) Establecer los objetivos de la empresa

2) Formular objetivos, políticas y planes de apoyo

3) Identificar y clasificar las actividades necesarias para lograrlos

4) Agrupar estas actividades de acuerdo con los recursos humanos y

materiales disponibles, y la mejor forma de usarlos, según las

circunstancias

5) Delegar en el jefe de cada grupo la autoridad necesaria para

desempeñar las actividades

6) Vincular los grupos en forma horizontal y vertical, mediante

relaciones de autoridad y flujos de información

LA LOGICA DE ORGANIZAR

2. Objetivos, políticas y

planes de apoyo

3. Identificación y clasificación de las actividades

requeridas

4. Agrupamiento de las

actividades de acuerdo con los recursos y las

situaciones

5. Delegación de autoridad

Estudios de factibilidad y retroalimentación

6. Coordinación horizontal y

vertical de las relaciones de autoridad e información

1. Objetivos de la empresa

7. Integración de personal

8. Dirección

9. Control

LA LOGICA DE ORGANIZAR

Consiste en reunir a las personas que van a desarrollar los mismos

deberes y colocarlas bajo la supervisión de un gerente.

DEPARTAMENTALIZACION POR NUMEROS SIMPLES

DEPARTAMENTALIZACION

Una de las formas más antiguas de departamentalización, utilizada

generalmente en los niveles inferiores de la organización, consiste en

agrupar las actividades con base en el tiempo.

Ventajas:

1. Se pueden prestar servicios más allá del horario cotidiano de trabajo

2. Es posible usar procesos ininterrumpidos.

3. El equipo de capital caro se puede usar más de 8 horas al día

cuando los trabajadores usan las mismas máquinas en varios turnos.

4. Para algunas personas resulta conveniente trabajar de noche

DEPARTAMENTALIZACION POR TIEMPO


Desventajas:

1. Puede faltar supervisión en el turno de la noche

2. Existe el factor fatiga, para la mayoría de las personas es difícil

cambiar

3. El hecho de tener varios turnos puede ocasionar diversos problemas

de coordinación y comunicación.

4. El pago de horas extras puede aumentar el costo del producto o del

servicio.

DEPARTAMENTALIZACION POR TIEMPO


La departamentalización funcional es el criterio más ampliamente

utilizado para organizar las actividades y existe en casi toda empresa

en algún nivel de su estructura organizacional.

Ventajas:

1. Es el reflejo lógico de las funciones.

2. Mantiene el poder y el prestigio de las funciones principales.

3. Sigue el principio de la especialización ocupacional.

4. Simplifica la capacitación.

5. Proporciona los medios de control estricto en la alta dirección.

DEPARTAMENTALIZACION POR FUNCIONES DE LA EMPRESA


Desventajas:

1. Resta importancia a los objetivos globales de la compañía.

2. Exagera la especialización y reduce los puntos de vista del personal

clave.

3. Reduce la coordinación entre las funciones.

4. La responsabilidad de las utilidades se encuentra sólo en la alta

dirección.

5. Adaptación lenta a los cambios del ambiente.

6. Limita el desarrollo de gerentes generales.

DEPARTAMENTALIZACION POR FUNCIONES DE LA EMPRESA


Presidente

Mercadotecnia Ingenieria Produccion

Investigacion de mercados

Planeacion de mercadotecnia

Administracion de ingenieria

Diseño preliminar

Planeacion de produccion

Ingenieria industrial

Asistente del Presidente Personal

Finanzas

Publicidad y promocion

Administracionn de ventas

Ventas

Ingenieria electrica

Ingenieria mecanica

Ingenieria hidraulica

Empaque

Control de calidad

Ingenieria de produccion

Compras

Montaje

Produccion general

Planeacion financiera

Presupuestos

Contabilidad general

Contabilidad de costos

Estadisticas y procesamientos de datos

Es bastante común en empresas que operan en áreas geográficas

amplias. En este caso puede ser importante que las actividades de

una determinada área o territorio se agrupen y asignen a un

administrador.

Ventajas:

1. Coloca la responsabilidad en un nivel inferior.

2. Insiste en los mercados y problemas locales.

3. Mejora la coordinación en una región.

4. Aprovecha las economías de las operaciones locales.

5. Mejor comunicación personal con los intereses locales.

6. Proporciona un campo de capacitación mensurable para los gerentes

generales.

DEPARTAMENTALIZACION TERRITORIAL O GEOGRAFICA


Desventajas:

Requiere más personas con capacidades de gerente general.

Tiende a dificultar el mantenimiento de servicios centrales económicos y

puede requerir de servicios como personal o compras a nivel regional.

Aumenta el problema del control de la alta dirección.

DEPARTAMENTALIZACION TERRITORIAL O GEOGRAFICA


Presidente

Region Oeste Region Suroeste Region Central

Ingenieria Produccion

ComprasMercadotecnia

Region Sureste

Contabilidad Ventas

Personal Finanzas

Region Este

Personal

En diversas empresas es común el agrupamiento de actividades que

reflejan un interés principal en los clientes. Estos son la clave de la

forma en que se agrupan las actividades cuando cada uno de los

diferentes bienes o servicios, que produce para ellos la empresa, es

administrado por un jefe de departamento.

Ventajas:

1. Estimula la concentración sobre las necesidades del cliente.

2. Le da a los clientes la impresión de que tienen un proveedor

comprensivo.

3. Desarrolla destreza en el área de la clientela.

DEPARTAMENTALIZACION POR CLIENTES


Desventajas:

1. Quizás sea difícil coordinar las operaciones entre demandas

opuestas del consumidor.

2. Requiere gerentes y staff expertos en los problemas de los clientes.

3. Quizás no siempre estén definidos con claridad los grupos de

clientes.

DEPARTAMENTALIZACION POR CLIENTES


Presidente

Banca de la comunidad / ciudad

Banca cooperativa Banca institucional Banca AgrariaBienes raices y

prestamos hipotecarios

Con frecuencia las empresas industriales agrupan las actividades

alrededor de un proceso o de un tipo de equipo. En esta clase de

departamentalización, se reúne a los empleados y a los materiales

con el fin de llevar a cabo una operación en particular.

Ventajas:

1. Logra ventajas económicas.

2. Usa tecnología especializada.

3. Utiliza habilidades especializadas.

4. Simplifica la capacitación.

DEPARTAMENTALIZACION POR PROCESO O POR EQUIPOS


Desventajas:

1. Es difícil la coordinación de los departamentos.

2. La responsabilidad por las utilidades está en la alta dirección.

3. Es inadecuado para desarrollar gerentes generales.

DEPARTAMENTALIZACION POR PROCESO O POR EQUIPOS


Presidente

Ingenieria Produccion Mercadotecnia Finanzas Personal

Troqueladoras Soldadura Galvanoplastia

El agrupamiento de las actividades con base en el producto o las líneas de producto ha cobrado mayor importancia en las grandes empresas con múltiples líneas. Se puede observar como un proceso evolutivo. En general, las compañías y otras empresas que adoptaban esta forma de departamentalización estaban organizadas funcionalmente.

Ventajas:1. Coloca la atención y el esfuerzo sobre la línea de productos.2. Facilita el uso de capital, instalaciones, habilidades y conocimientos

especializados.3. Permite el crecimiento y la diversidad de productos y servicios.4. Mejora la coordinación de las actividades funcionales.5. Coloca la responsabilidad de las utilidades en el nivel de la división.6. Proporciona un campo de capacitación mensurable para los gerentes

generales.

DEPARTAMENTALIZACION POR PRODUCTO



Desventajas:

1. Requiere más personas con habilidades de gerente general.

2. Tiende a dificultar el mantenimiento de servicios centrales

económicos.

3. Presenta un mayor problema de control para la alta gerencia.

DEPARTAMENTALIZACION POR PRODUCTO

Presidente

Division de instrumentos

Division de luces indicadoras

Division de herramientas industriales

ComprasMercadotecnia

Division de medidores electrónicos

Personal Finanzas

Ingenieria Contabilidad

Produccion Ventas

Ingenieria Contabilidad

Produccion Ventas

El Poder, concepto mucho mas amplio que autoridad, es la capacidad

que tienen las personas o grupos de inducir o influir sobre las creencias o

acciones de otras personas o grupos.

La Autoridad en una organización es el derecho en un puesto para

ejercer discrecionalidad al tomar decisiones que afecten a otros. Se trata

de un tipo de poder, pero dentro del ambiente de una organización.

AUTORIDAD Y PODER

Las funciones de Línea son aquellas que repercuten directamente sobre

el logro de los objetivos de la empresa.

Naturaleza: la autoridad de Línea es aquella relación en la que un

superior ejerce supervisión directa sobre un subordinado, una relación de

autoridad en línea directa o en pasos.

Las funciones de Staff son aquellas que ayudan al personal de línea a

trabajar del modo más eficaz para el logro de los objetivos.

Naturaleza: de la relación de Staff es de asesoramiento. La función de

las personas en una capacidad staff pura es investigar, experimentar y

ofrecer asesoría a los gerentes de línea.

LINEA Y STAFF

Es muy importante la necesidad de contar con la asesoría de

especialistas altamente calificados en diversas áreas de las operaciones

de una organización.

En la actualidad, la asesoría Staff es mucho mas critica para los

negocios, el gobierno y otras empresas que en el pasado.

A estos especialistas se les puede dar tiempo para pensar, recopilar

información y analizarla, mientras que sus superiores, ocupados en

administrar las operaciones, no pueden hacerlo.

El Staff no solo ayuda a los gerentes de línea a ser eficaces sino que,

cuando los problemas son de elevada complejidad, el análisis y la

asesoría staff se convierten en una necesidad urgente.

VENTAJAS DEL STAFF

Peligro de reducir la autoridad de línea: con frecuencia, un presidente

trae ejecutivos de Staff, les confiere autoridad y les pide a todos los

demás administradores que cooperen. Lo que en realidad ocurre es que

se reduce la autoridad de los gerentes de departamento.

Falta de responsabilidad del Staff: los departamentos de asesoría solo

proponen un plan. Otros deben tomar la decisión de adoptarlos y

ponerlos en operación. Esto crea una situación ideal para culpar a otros

por los errores cometidos. El staff afirmará que era un buen plan y que

fracasó porque el gerente de operaciones no estaba calificado, no tuvo

interés, o trato de sabotearlo.

LIMITACIONES DEL STAFF

La descentralización es la tendencia a dispersar la autoridad de toma de

decisiones en una estructura organizada. Es un aspecto fundamental de

la delegación; en la medida en que la autoridad no este delegada, será

centralizada.Tipos de Centralización:La central ización del desempeño se refiere a la concentración geográfica; es característica, por ejemplo, de una compañía que opera en una solo localidad.La centralización departamental se refiere a la concentración de actividades especializadas, por lo general en un departamento.La centralización como un aspecto de la administración es la tendencia a restringir la delegación de la toma de decisiones.

DESCENTRALIZACION DE LA AUTORIDAD

La autoridad se delega cuando un superior le da libertad a un

subordinado para tomar decisiones.El Proceso de Delegación implica:1) Determinar los resultados esperados de un puesto,2) Asignar tareas al puesto,3) Delegar autoridad para cumplir estas tareas,4) Responsabilizar a la persona que ocupa ese puesto por el

cumplimiento de las tareas.En la práctica es imposible dividir este proceso, puesto que es injusto

esperar que una persona cumpla las metas sin darle autoridad, sin saber los resultados finales para la que se usará. Además como la responsabilidad del superior no se puede delegar, un jefe tiene que responsabilizare a sus subordinados por el cumplimiento de sus tareas.

DELEGACION DE AUTORIDAD

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