transforme -programas_de_eficiencia_operacional (1)

© TRANSFORME Consultores 2009 www.transforme.cl +56 2 5709401

Innovación Operacional: Proyectos de Reducción de Costos

basados en Innovación Abierta

http://www.transforme.cl/

Cómo usar herramientas de tipo “social applications”, pero en la empresa…

Los “wikis” y

“knowledgebases” son

herramientas

colaborativas para

capturar y sistematizar

conocimiento

Los “blogs” y “foros”

son herramientas

colaborativas para

capturar y sistematizar

opiniones

Los “webstorms” son

herramientas

colaborativas para

capturar, evaluar y

priorizar IDEAS



PROYECTOS VIABLES

IDEAS

PROYECTOS

Administrar el “pipeline” – transformar muchas ideas en algunos proyectos viables

Captura

Mejoramiento

“Business Case”

El desafío está en capturar y evaluar muchas ideas de un numero grande de personas

Capturar muchas ideas de un número GRANDE de personas

RESULTADOS $$$$

Implementar los proyectos viables



“webstorming”: el poder de las masas, “pensando creativamente”

¿Porqué hacer

“brainstorming”

cuando…. Puedes hacer

“webstorming”?



Esta plataforma es un ACELERADOR del proceso de generación de ideas

i

Ideas innovadoras



¿Para que se puede usar un “webstorm”?

o Obtener feedback de clientes internos y externos: calidad de servicio, procesos, clima organizacional, ideas de mejora.

o Capturar ideas innovadoras de todo el personal: nuevos productos o servicios, eficiencia operacional, responsabilidad social, control de riesgos, reducción de costos.

o Desarrollar “eventos virtuales” paralelos y complementarios a conferencias o reuniones“en vivo”.

o Crear un sistema de apoyo a la gestión de proyectos colaborativos con el personal de la empresa.

o Hacer innovadoras campañas de marketing, realacionamiento y fidelización de clientes, del tipo “escuchamos a nuestros cliente”.



¿Quién lo está haciendo? Abierto en internet



¿Quién lo está haciendo? Con el canal o partners



¿Quién lo está haciendo? En todos los negocios está pasando…



¿Quién lo está haciendo? Con el personal de la empresa



Co-innovarInnovación abierta es hacer participar a personas de dentro o fuera de la empresa en un

proceso para…

o Innovar en el desarrollo de productos

o Innovar en los modelos de negocios

o Innovar en los servicios

o Innovar en la tecnología

o Innovar en el manejo de las comunidades

o Innovar en capacitación

o Innovar en eficiencia operacional

o Innovar para reducir costos

o Innovar en los servicios de soporte técnico

o Innovar…..

o Innovar….. © TRANSFORME Consultores 2009 www.transforme.cl +56 2 5709401


¿Cómo funciona?



Un “webstorm” es un “evento” online que ocurre en un sitio web personalizado



La plataforma trae funcionalidades para ingresar, ver, ordenar, evaluar y priorizar ideas



Los formularios de ingreso son personalizables de acuerdo al tipo de idea



También hay funcionalidades de gestión del portafolio de ideas e innovaciones



Hay funcionalidades de gestión de la participación y colaboración



Se utilizan complementos metodológicos y técnicos para movilizar a los participantes



Se utilizan complementos metodológicos y técnicos para capacitar a los participantes



Los sitios incluyen multimedia y otros recursos “atractivos” (videos, audio)



Los sitios ofrecen funcionalidades para comunicación y networking



WebStorm es una plataforma SaaS (Software as a Service) de clase mundial

Implementación y soporte

autorizado en Chile:

TRANSFORME Consultores



¿Quiénes lo usan?



Programas de Innovación Operacional TRANSFORME

o Nuestros Programas de Innovación Operacional y Reducción de Costos son proyectos de 12 semanas de duración, basados en la participación intensa del personal a través de la plataforma WebStorm, que aplican nuestra metodología para generar un portafolio de ideas de ahorro y reducción de costos. Estos programas tienen las siguientes etapas:

Diseño e Implementación del Programa

•Constitución del Comité de Programa

•Diseño detallado de las actividades del Programa

•Diseño del “workflow” de ideas

•Preparación de materiales de capacitación y comunicación

•Implementación de la plataforma “WebStorm”

•Pruebas y puesta en marcha

•Carga de base de datos de usuarios y creación sistema de registro

Campaña de Recolección y Selección de Ideas – Creación de Proyectos

•Lanzamiento de la campaña, envío de materiales de apoyo

• Realización de eventos y actividades presenciales

•Operación día a dia del “webstorm”

• Servicios de soporte y mesa de ayuda para usuarios

• Reuniones de Comité para evaluación y filtro de ideas

• Interacción permanente con los usuarios

• Envíos de Training CLIPS y comunicados para apoyar proceso de generación de ideas

Evaluación y “Business Case” de Paquetes de Decisión

• Preparación de “Paquetes de Decisión” a partir de las ideas aprobados

• Evaluación preliminar (técnica y economica), análisis de riesgos de cada PD

• Presentación al Comité de Programa

2 semanas Consultores

7 semanas Todos

3 semanas Consultores



Enfoque metodológico para facilitar la generación de ideas (I)

o La participación del personal se apoya con algunas herramientas metodológicas que aseguran que se generen ideas suficientes en todas las areas de la empresa. Estas herramientas se entregan vía email o sesiones de capacitación tipo “webinar” o “communicator” a todos o grupos de personas como parte del lanzamiento de la campaña. Se trata esencialmente de listas de preguntas o “checklists”, que les permiten cuestionar el valor agregado de los procesos, actividades y relaciones en su área y explorar formas alternativas de desarrollarlas a menor costo. Estas metodologías estimulan la generación de ideas de ahorro que pueden representar entre un 3% y 10% del OPEX (Gasto operacional anual) afectado por un Programa.

AVA (Análisis de Valor de Actividades)

• Es un “cuestionario” que los participante pueden aplicar a las distintas actividades o procesos que se realizan en su área de trabajo, para cuestionar el “valor agregado” de la actividad

ARA (Análisis de Relación de Actividades)

• Es un “cuestionario” que los participante pueden aplicar a las distintas actividades o procesos que se realizan en su área de trabajo, para cuestionar la forma en que se dan las relaciones de un proceso con otro, dentro o fuera de su propia área de trabajo

AVT (Análisis de Valor de Terceros)

• Es un “cuestionario” que los participante pueden aplicar a las distintas actividades o procesos que se realizan en su area de trabajo, para cuestionar el valor agregado por todos los terceros (contratistas, proveedores) en que está delegada la realización de partes de los procesos de su área



Enfoque metodológico para facilitar la generación de ideas (II)

o El Programa se apoya en el uso de ciertas herramientas motivacionales, comunicacionales y de capacitación para “movilizar” al personal a participar durante la campaña de recolección de ideas. La planificación detallada del uso de estas herramientas y sus contenidos será definido durante la etapa de implementación del Programa.

TrainingCLIPS

• Utilización de Outlook email para el envio de mensajes interactivos o “cortos educativos” con contenidos asociados al Programa, que generan tráfico hacia el sitio web de la campaña (WebStorm)

• Utilización de WEBINAR para capacitar a la gente en las metodologías de apoyo.

Comunicados y boletines

• Utilización de Outlook email para el envío de comunicados informativos y motivacionales a todos los participantes

Premios e Incentivos

• La campaña de recolección deberá premiar a la idea más votada por los participantes, la idea mejor evaluada por el Comité, y a la persona que más participe en el WebStorm. La aplicación provee toda la funcionalidad para llevar el control de puntajes por votaciones y participación

Eventos presenciales

• Se aprovecharán los eventos presenciales (reuniones de gerencia de todo tipo) ya planificados con el personal en cada local o localidad del cliente para motivar la participación.

• Los gerentes y miembros del Comité de Programa harán actividades presenciales específicas relacionadas con el Programa



Entregables

o El resultado entregable de esta consultoría consta de dos informes finales al cliente:

Un archivo e informe con el detalle de TODAS las ideas capturadas en el “webstorm”, con los datos recibidos directamente de los usuarios

Un archivo e informe con el resumen de todos los Paquetes de Decisión para los cuales se realizó una evaluación y “business case”, más una completa “ficha de implementación” por cada Paquete de Decisión evaluado, listo para su análisis, aprobación e implementación en la empresa.

Paquete de DecisiónN° ideas en

Paquete

Ahorro Anual

Estimado US$

Inversión

Estimada

US$

Valor Presente

NETO al 10% - 5

años

Reducción de

Personal

Estimada

OPERACIONES PLANTA 3 1,845,819 1,810,000 4,715,551 14

SERVICIOS 5 1,001,200 180,400 3,286,305 3

FINANZAS 1 319,000 75,000 1,031,146 1

COMERCIAL 2 231,098 - 796,403 0

OPERACIONES MINA 3 153,000 111,200 423,176 3

MEDIO AMBIENTE 1 140,000 - 482,464 0

RECURSOS HUMANOS 1 107,500 30,000 343,191 2

SERVICIOS TECNICOS 1 105,000 60,000 361,848 1

DESARROLLO SUSTENTABLE 1 100,880 - 347,650 0

LEGAL 2 90,245 - 311,620 0

TI 1 90,000 58,500 256,973 1

CONTRALORIA 1 35,000 5,000 116,070 1

SEGURIDAD Y PREVENCION DE RIESGOS 1 10,000 - 34,462 0

TOTAL 23 4,228,742 2,330,100 12,506,859 26



Nombre de la Idea Eliminación de contratos de guías de convoy

Descripción general de la

Idea o Paquete de Decisión

Esta idea tiene dos posibilidades de implementación:

1. Renegociar contratos con todos los proveedores para sacarles el costo de las

camionetas guías a todos, eliminar el contrato actual con 2 camionetas y dos recursos, y

armar una unidad propia de apoyo de convoyes, que "arma" los convoyes en forma

eficiente, con dispatch centralizado, con seguimiento vehiculos con GPS, monitorear

posición de los camionesetc. Este servicio sólo se usaría en invierno, eliminando además

las camionetas gúias en verano. En este caso el menor costo de los contratos debe

financiar la unidad propia.

2. Eliminar el contrato actual, y obligar a los propios contratistas a asumir los costos de

camioneta guia e incorporarlo al precio. En este caso el ahorro requiere que los

contratistas no sumen el costo al precio, para lo cual se puede incentivar que los

contratistas más pequeños sumen fuerzas y financien un único sistema. Considerar

también solamente operación invierno si es que es viable por temas de seguridad.

hay demaisados guias en el camione

SC: eliminar todo convoy y hacerlo todo via digital GPS, el dispatch esta en el camino...., la

idea es usar TETRAm hay avance en elproyecto

Metas y objetivos

específicos a lograr

Reducir el costo total del contrato actual de camionetas gúia, sin aumentar otros costos

Impacto o ahorro

cuantitativo NETO anual

128,108

Impacto cualitativo

(positivo) esperado

Optimización de recursos y reducción significativa de costos

Inversión aproximada Inversion seria la tecnología. 40k como referencia.Sergio Lobo mandarle la info de MxT

Principales Riesgos

asociados a la

Implementación

Posibilidad de que empresas que utilizaban estos guías deban recurrir a guías propios

aumentando sus costos. Riesgo técnico no existe por cuanto los convoyes van siempre

acompañados en cualquier modalidad. Riesgo de liability debe ser considerado y

analizado por los abogados para tratar el tema de accidentes que puedan suceder, cuando

Barrick presta el servicio. Materiales peligorsos van con su propia guia... cargas vienen

aseguradas, vehiculos asegurados,

Medida de Performance o

KPI asociada al paquete

Reducción Significativa de Costos

Plazo de Ejecución

Estimado (meses)

Proyecto comienza a aplicarse desde Q4 2009

Responsable de Fase 3:

Evaluación

P. Zuloaga

Entregables

o Cada Paquete de Decisión se entrega con la descripción y evaluación de todas todas las ideas que lo componen, además del “business case” completo del Paquete.

Proyecto Contrato de Avalanchas

P. Zuloaga

0 1 2 3 4 5

Inversión Capacitación de brigada propia (4 personas) -10,000

Viaje a conocer mejores prácticas Francia/Canadá -14,000

Ingresos Dejar de pagar el contrato APM / voladuras 128,108 128,108 128,108 128,108 128,108

Costos nuevos

-24,000 128,108 128,108 128,108 128,108 128,108

NPV @ 0% 616,540

5% 505,372

10% 419,664

Años

Flujo neto

Proyecto Mejoramiento Servicios en Caminos

P. Zuloaga

0 1 2 3 4 5

Inversión Capacitación de brigada propia avalanchas (4 personas) -10,000

Viaje a conocer mejores prácticas Francia/Canadá -14,000

Comprar material supresor nuevo para pruebas -5,000

Pruebas en terreno material supresor -10,000

Hardware de la Unidad de Control de Caminos -7,500

Software e implementación Sistema de Control de Flotas -95,000

Ingresos Dejar de pagar el contrato APM / voladuras 128,108 128,108 128,108 128,108 128,108

Ahorro de 10% respecto del costo anual actual de Bischofita 25,900 25,900 25,900 25,900 25,900

Eliminación contrato actual camionetas guía 128,000 128,000 128,000 128,000 128,000

Costos Soporte anual licencias software -5,000 -5,000 -5,000 -5,000 -5,000

-141,500 277,008 277,008 277,008 277,008 277,008

NPV @ 0% 1,243,540

5% 1,007,428

10% 825,980

Años

Flujo neto



¿Cómo funcionan nuestros servicios?

• Workshops, entrevistas y reuniones de trabajo

• Definicione clave: ámbito o cobertura, categorías, premios, duración, incentivos, comunicación complementaria

• Trabajo en plataforma TI • Sesiones de validación • Definición y constitución

del Comité interno del Cliente

• Workshops y reuniones de trabajo

• Trabajo directo en plataformas (servidores, administración de contenidos)

• Reuniones de gestión de Programa, interacción con participantes

• “Animación” y desarrollo del programa • Reporting gerencial permanente • Interacción con el Comité interno del Cliente a cargo del

Programa, filtro y evaluación de ideas

1 semana 1 semana 7 semanas

Estrategia y Diseño del Programa

Implementación Tecnológica WebStorm

Implementación Materiales y

Comunicación Interna

Administración, Operación y Soporte de las Plataformas Tecnológicas

implementadas

Desarrollo y Administración del Programa de Captura de Ideas

Lanzamiento Desarrollo Cierre

TRANSFORME aplica un

enfoque “llave en mano” para un Programa

basado en WebStorm Desarrollo

“Business Case”

3 semanas

• Formalización de Paquetes de Decisión

• Cálculo de “business case”

• Desarrollo Paquetes de Decisión

• Plan de implementación



Organización del Programa

o Nuestros Programas de Innovación Operacional y Reducción de Costos funcionan en base a un equipo profesional con la siguiente estructura:

Director de Proyecto x TRANSFORME y Consultor Senior

Sr. Guillermo Beuchat

Administrador de Programa

Sr. nnn

Consultores Implementación

BrightIdea

Sr. Nicholas Selk Sr. Paul Tran

Consultor Soporte Plataforma BrightIdea

Sr. Nicholas Selk

Consultor Senior Evaluación de Proyectos

Sr. nnn

Director de Proyecto x CLIENTE

TBD

Otros Gerentes del Cliente

Comité de Programa

o Se constituye un Comité de Programa integrado por los Directores de Proyecto de TRANSFORME y el cliente, más representantes de las áreas relevantes del cliente.

o Esta estructura supone una dedicación de 30-50% para el Director de Programa nombrado por el Cliente por las 12 semanas

o La consultoría de implementación es realizada directamente por consultores de Bright Idea (USA)



Algunos clientes de Programas Participativos de Innovación Operacional

CMPC

• OPEX areas de back-office solamente

• 300 participantes

• 400+ ideas levantadas

• 94 proyectos

• 12 paquetes de decisión

• Ahorro anual US$ 10,8 millones/año

• 12% del OPEX afectado

• Reducción labor cost 13%

• La inversión requerida en TI, finiquitos y otros fue de US$ 4 mm, payback fue de 5 meses

Chilesat (ahora TELMEX)

• Toda la compañía, OPEX Completo



• 16 proyectos


• Ahorro anuales US$ 5,4 millones/año

• 36,5% del OPEX afectado

• Reducción labor cost 43%

• La inversión requerida fue de US$ 2,9mm, payback fue de 7 meses

BARRICK Minerals

• Chile y Argentina, OPEX procesos (sin contratos mayores)



• 46 proyectos


• Ahorro anual US$ 10,1/año

• 3,3% del OPEX afectado

• Sin reducción significativa de labor cost

• Inversión requerida es US$ 3,6mm, payback estimado 5 meses

CONAFE (proyecto en curso, 3 meses)

• Toda la compañía, OPEX completo

• 40+ ideas ya levantadas

• 104 participantes ** datos a la fecha

• Monto aproximado de ahorro US$ 1,2/año



Propuesta de valor

o Nuestra firma propone implementar un Programa Participativo de Innovación Operacional y Reducción de Costos, basado en el uso de la plataforma de “webstorming” y las herramientas metodológicas adicionales requeridas.

o Este programa tendría las siguientes características generales:

Participantes

•Nnn personas en todas las tiendas y operaciones en Chile, organizadas en grupos

•Nivel supervisor hacia arriba

•Todos con acceso a internet

Duración

•12 semanas de Programa en total

•7 semanas para la campaña de recolección de ideas (WebStorm activo)

Metodologías y Herramientas

•WebStorm

•AVA, ARA, AVT

•TrainingCLIPS

•Email

•Actividades presenciales

Entregables

• Informe final con todas las ideas recopiladas

• Informe final con detalle de los Paquetes de Decisión y Plan de Implementación



© TRANSFORME Consultores 2010 www.transforme.cl

Contacto

Guillermo Beuchat Shaw Socio TRANSFORME Consultores Tel: +5625709401 Cel: +56998730717 Skype: gbeuchat LINKEDIN: http://cl.linkedin.com/in/transforme SLIDESHARE: http://www.slideshare.net/gbeuchat EMAIL: [email protected] www.transforme.cl

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