TRABAJO PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PRESENTADO POR

YARLENIS CISNEROS DE LA ROSA NIDYA ELIZABETH RIVERA ALVAREZ

YINETH BALANTA MINNA

PRESENTADO ALUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

PROFESIONAL EN CIENCIA DE LA INFORMACIÓN

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTESPROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

GESTIÓN DOCUMENTAL 2013

VISITA AL ARCHIVO PÚBLICO:

1. ARCHIVO CENTRAL DE LA ALCALDIA MUNICIPAL DE MACARAVITA (SANTANDER)

UBICADO: carrera 3 # 3 -38

LA DOCTORA MARGGY ZULAY PEREZ

LIZARAZO

(SECRETARIA DE GOBIERNO)

TELEFONO: 318040599

ELABORE UN COMENTARIO COMO SE ENCUENTRA ORGANIZADA SU DOCUMENTACIÓN

EL archivo central se encuentra ubicado en el segundo piso de la Alcaldía Municipal de Macaravita (Santander), sus archivos se encuentran en cajas y carpetas de archivo, que ubicados en estanterías, separadas por oficinas productoras, organizadas por asuntos y fechas de las más antiguas a las más recientes, según las Tablas de Valoración Documental, aprobadas en el año del 2005.

1. ¿cuál es la función del archivo?Cumplir y hacer cumplir en la jurisdicción, las pautas y normas existentes en materia archivística y en los lineamientos que expida el Archivo General de la Nación

REALICE COMO MÍNIMO 10 PREGUNTAS EN CADA UNO DE LOS ARCHIVOS, LAS CUALES LE PERMITAN ACLARAR LAS DUDAS QUE TENGA RESPECTO A LA GESTIÓN DOCUMENTAL

b.) Seleccionar, organizar conservar y divulgar el acervo documental que integra el Archivo del ente territorial. c.) Recibir las transferencias documentales que se efectúen bajo la responsabilidad de los Secretarios Generales o los Funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía a cuyo cargo estén los archivos, de conformidad con el plan de transferencias documentales que se elabore conjuntamente con los organismos de la Administración del nivel territorial respectivo y de acuerdo con los procedimientos y regulaciones establecidos por el Archivo General de la Nación. d.) Apoyar la organización de los Archivos especializados en las distintas disciplinas, tanto públicos como privados en el respectivo ente territorial

2. ¿A qué le llaman fondo documental?Es la acumulación de todos los documentos que ha generado la entidad durante mucho tiempo y que nunca habían sido intervenidos es decir no se habían organizado

3. ¿Cómo organizan la información de la entidad en el archivo?

Por fechas cronológicas, años, dentro del archivo se organizan por oficina de procedencia identificando la Serie y Subserie como por ejemplo Resoluciones, Los libros Contables, Actas y otros

4. ¿A qué le llaman series documentales? ¿Qué series identifican?

Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, Resoluciones, Acuerdos

5. ¿Cómo se almacena la información en el archivo?

La información esta almacenadas por oficina productora en cada carpeta y las carpetas dentro de una caja y las cajas están ubicadas en estantes y dentro de nuestro archivo central encontramos 6 estante marcado por el número de estante y cada uno de a 6 bandejas marcado por número de cada bandeja de arriba abajo.

6. ¿Qué medidas de control se tienen en cuenta para garantizar la seguridad e integridad de la información?

El archivo central es manejado por una persona, la secretaria de gobierno, la solicitud de la información, sin importar si es para empleados o particulares, es a través de un formato donde especifica la series o subserie, fechas, motivo de consulta y fechas de entrega del documento

7. ¿Cuáles son sus funciones de la persona que maneja el archivo?

Custodiar el Patrimonio Documental del Municipio Buscar la ubicación del documento. Registrar en listado de carpetas en préstamo, para revisión del funcionario

y fotocopiado del mismo dentro de la entidad. Relaciona en formato el préstamo de documentos. Guarda el documento en forma cronológica dentro de la unidad

archivística

8. ¿Con qué software y hardware cuenta el archivo?

En estos momentos contamos con el software de digitalización y hardware es un escáner

9. ¿Con qué mobiliario cuenta el archivo? Describa

Cuenta con 6 estantes y cada uno tiene de a 6 bandejas

10. ¿Cuántas veces han realizado trasferencias al archivo histórico?

En el tiempo que llevo manejando el archivo, que es solo un año no se han hecho ninguna transferencia, pero si existe un archivo histórico que se realizó en el 2005 cuando se organizó el fondo acumulado de la entidad

IDENTIFIQUE EN DICHOS ARCHIVOS LAS ETAPAS O FASES DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS.

SECUNDARIA: 

HISTORICOCIENTIFICOCULTURAL

CONSERVACIONSELECCIÓN

TRANSFERENCIAELIMINCION

DIGITALIZACION

INACTIVO

CONSERVACION TOTALDIGITALIZACION

SEMIACTIVO

ARCHIVOHISTORICO

PROCEDIMIENTO ASOCIADOESTADOVALORACIONUBICACION

CONSERVACION TEMPORAL

TRANSFERENCIAELIMINACION

DIGITALIZACION

ARCHIVOCENTRAL

ACTIVO

PRIMARIA: 

ADMINISTRATIVOLEGAL

CONTABLEFISCAL

TECNICOJURIDICO

ARCHIVO DE GESTION

2) IDENTIFIQUE EN EL ARCHIVO VISITADO LOS SIGUIENTES CONCEPTOS Y LUEGO EXPLIQUE CON SUS PROPIAS PALABRAS QUE ENTIENDE POR:

ARCHIVO TOTAL: los documentos que han completado todo el proceso desde la creación hasta la conservación total o digitalizaciónCICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: es como la vida del documento que está en etapas desde su producción hasta el proceso final, pasando por el archivo de gestión, archivo central y si finalmente llega al archivo histórico o eliminación.PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: se ordenan los documentos de acuerdo de donde provienen y se tiene en cuenta el orden cronológico de creaciónPRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: es la secuencia del cual fueron creados los documentos que se llevan en un orden secuencial, lógico y natural

FOLIO: son cada hoja que se encuentran en una serie o subserie documental.

LEGAJO: son la unión de varios documentos que tratan el mismo asunto.

FONDO: es la agrupación de diversos documentos producidos por personas naturales o jurídicas en el desarrollo de sus actividades.

SUBFONDO: es el conjunto de documentos dentro de un fondo, producido por una unidad administrativa subordinada que posee cierto grado de autonomía.SERIE: son los documentos que se adquieren en el proceso administrativo de las oficinas que forman las unidades documentales que corresponden a los asuntos que son el resultado de una información seriadaSUBSERIE: forman parte de una serie y son jerarquizados y se identifican en forma separada de la serie por los tipos documentales dependiendo del trámite de cada uno

TIPO DOCUMENTAL: se dividen en:• Documentos simples: Es la que conformada por una sola tipología ya que su

función es la misma• Documentos compuestos: posee variedad de tipologías documentales que

van relacionadas con algo en común, formando un expediente

TABLAS DE VALORACIÓN: un listado de series o asuntos a los cuales se asigna tanto el tiempo de permanencia en el Archivo Central, como su disposición final.TABLAS DE RETENCIÓN: un listado de series y subseries que están de forma jerárquica y se identifican en forma separada en conjunto con los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asuntoVALOR PRIMARIO: son los documentos que encontramos en el archivo de las oficinas, es decir, en la etapa de gestión y central.VALOR SECUNDARIO: son los documentos que se registran en el archivo histórico y están ligados a la importancia de los documentos, tales como: actas, resoluciones, acuerdos

DE EJEMPLOS DE DOCUMENTOS QUE SE CONSERVAN EN DICHOS ARCHIVOS POR SUS VALORES PRIMARIOS Y SECUNDARIOS ( MÍNIMO 4

DOCUMENTOS)

VALOR PRIMARIO: OFICINA DE GESTIONCONTRATOS DE OBRA 2010-1013ORDENES DE TRABAJO, 2010-2013RESOLUCIONES, 2010-2013PLAN DE DESARROLLO MUNICIPAL 2012-2015

VALOR SECUNDARIO: ARCHIVO HISTORICO:DECRETOSRESOLUCIONESCONTRATOSACTAS DE REUNION DE TRABAJO

4) REALICE 3 EJEMPLOS DONDE SE EVIDENCIA LA SERIE, SUBSERIE Y TIPO DOCUMENTAL

SECRETARIA DE HACIENDA:

SECRETARIA DE SALUD Y DESARROLLO SOCIAL

SECRETARIA DE GOBIERNO:SERIE CERTIFICACIONESSUBSERIE Certificaciones de registro de marcaTIPOS DOCUMENTAL Solicitudes

Registros

SERIE PLANESSUBSERIE Plan de Atención Básica PABTIPOS DOCUMENTAL Programa

Cronograma de Trabajo Acta Evaluación, Seguimiento y Control de Recursos Plan Obligatoria de Salud Banco de Datos de los Afiliados Acta de Reunión Convenio Correspondencia CDP Proyectos Plan Operativo Actas de cumplimiento

SERIE COMPROBANTES CONTABLESSUBSERIE Comprobantes de EgresoTIPOS DOCUMENTAL Facturas

Soportes

5) INDAGUE CUÁLES DOCUMENTOS SE DEBEN ELIMINAR EN LAS OFICINAS, ES DECIR, NO SON ARCHIVADOS

Los siguientes documentos se eliminan del archivo de gestión porque según las TABLAS DE RETENCION han cumplido con el tiempo de retención

• Registro de radicación de correspondencia sea enviada o recibida• Permisos• Certificaciones• Circulares informativas• Inventarios documentales• Autorizaciones de eventos• Autorizaciones de trasteos

6) OBSERVE Y EXPLIQUE EN FORMA RESUMIDA COMO SE LLEVA A CABO LA FOLIACIÓN DE LOS DOCUMENTOS.

1 La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente clasificada. La de las oficinas se encontrará relacionada en la Tabla de Retención Documental (TRD). Y en el archivo central se folio según la relación con las Tabla de Valoración Documental (TVD).2. La documentación que va a ser foliada debe estar previamente ordenada, es decir, que esté de acuerdo con los trámites que dieron lugar a su producción. El orden original más común es el orden cronológico. El número uno (1) corresponde al primer folio del documento que dio inicio al trámite en consecuencia corresponde a la fecha más antigua.3. La documentación que va a ser objeto de foliación esta depurada. La depuración consiste en el retiro de duplicados idénticos, folios en blanco y documentos de apoyo en los archivos de gestión o de oficina. En fondos acumulados, se hará igualmente depuración.4. Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie. En el caso de series documentales simples (acuerdos, decretos, circulares, resoluciones) la foliación se ejecuta de manera independiente por carpeta, tomo o legajo. En el caso de series documentales complejas (contratos, historias laborales, investigaciones disciplinarias, procesos jurídicos), cada uno de sus expedientes tiene una sola foliación de manera continua y si tal expediente se encuentra repartido en más de una unidad de conservación (carpeta), la foliación se ejecutará de forma tal que la segunda será la continuación de la primera.

5. Se escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo sentido del texto del documento.6. La foliación se efectúa con lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B

FOLIADO

7) INDIQUE COMO SE ORGANIZAN LOS DOCUMENTOS DENTRO DE LAS CARPETAS

Después de depurar y limpiar la documentación se llevan a las carpetas donde el primer folio queda de frente o inicialmente y el último folio queda de último

.

8) MENCIONE LOS DATOS QUE DEBEN TENER LAS ETIQUETAS DE LAS CARPETAS

CAJAS

Cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en el Archivo de Gestión en la entidad visitada y en qué consiste cada uno de ellos

PRODUCCIÓN: Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones y se utilizan los formatos facilitados por el AGN. (Estos formatos fueron diseñados teniendo en cuenta la norma NTC 3393, vigente a 29 de junio de 2005)

Ejemplo.

RECEPCIÓN:Radicación: Procedimiento por el cual, se asigna un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

Registro : Procedimiento por el cual, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

DISTRIBUCIÓN

Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.Identificación de dependencias y determinación de competencia Enrutamiento de documentos a dependencia competente Registro de control de entrega de documentos recibidos Correspondencia personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros Control y firma de guías y planillas de entrega Organización mensajería externa

TRÁMITE

Trayectoria del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa y se tiene en cuenta lo siguiente:• Respuesta a una solicitud o requerimiento• Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite• Determinación de competencia Preparación y proyección de respuesta

ORGANIZACIÓN

Es la forma como clasificamos, ordenamos y describimos los documentos.

CONSULTA

Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen

CONSERVACIÓN Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido

DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS

Decisión resultante de la valoración en cualquier etapa del ciclo vital del documento proceso de disposición final de documentos eliminación de documentos conservación total dependiendo del tiempo que estén asignado en las Tablas de Retención Documental

b) Cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en la entidad visitada en el Archivo Central y en qué consiste cada uno de ellosORGANIZACIÓN: 1. Las oficinas productoras deben tener en cuenta las fechas del calendario de

transferencia.2. Se verificara que las cajas vengan marcadas y las carpetas con depuración,

limpieza y foliados los documentos.3. Ordenación documental: Ubicación física de las cajas en estanterías dentro de las respectivas oficina productora llevando la secuencia del numero de cajas.

CONSULTA: La consulta de documentos en los archivos central, por parte de funcionarios de otras dependencias o de los ciudadanos, se debe facilitar con los controles correspondientes.Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, éstas deberán ser autorizadas por el jefe del archivo y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado conforme a la Constitución y a las leyes.La consulta se puede hacer mediante solicitud verbal o escrita dirigida al jefe del área, o al funcionario responsable del Archivo de Gestión, Archivo Central o Histórico

CONSERVACIÓN: En este proceso se deben garantizar las condiciones mínimas encaminadas a la protección de los documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados para el archivo, sistemas de almacenamiento de información en sus distintos soportes. Como las cajas, carpetas y los estantes

DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS:La disposición final de los documentos del archivo central depende de las Tablas de Valoración donde habiendo cumplido su tiempo de retención se analizara si se elimina el documento, y se conserva totalmente y se digitaliza

c) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en esa entidad en el Archivo Histórico (Si lo tiene la entidad) y en qué consiste cada uno de ellos (Organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de documentos)

Pues realmente hasta ahora no tenemos un programa de gestión documental del archivo histórico.

10) Cada integrante del equipo debe tomar un documento que se produzca en alguna dependencia de una entidad visitada y explicar el proceso que se lleva a cabo con ese documento desde que se origina hasta su etapa final de conservación o eliminación

SECRETARIA DE PLANEACIONSERIE: LICENCIASSubseries: Licencias de Construcción

Para generar la licencia se deben tener en cuenta los siguientesTipos documentales: Planos Memorias de diseño Certificado de tradición y libertad recibo de pago Norma urbanística Licencia de aprobación

Esta subserie documental se conserva 2 años en el archivo de gestión y después se transfiere al archivo central para conservar un periodo de 10 años y finalmente se selecciona un 10% para conservación total y digitalización

Visita a un archivo privado

Nombre de la entidad SERVIENTREGA

Dirección CALLE 119 No 2-545

Nombre de la persona que les ofrece la información Luis E Jiménez

Teléfono 3711900

ELABORE UN COMENTARIO COMO SE ENCUENTRA ORGANIZADA SU DOCUMENTACIÓN

El archivo visitado es un archivo de gestión que se conoce con el nombre de CMI Centro de memoria institucional, al cual llega la documentación de varias sucursales , luego de transcurrido un tiempo esta documentación es trasladada al archivo centralizado que se encuentra ubicado en la ciudad de Bogotá.

PREGUNTAS RESPECTO A LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA ENTIDAD PRIVADA.

¿De dónde viene la documentación que llega a este archivo?Proviene de todos los procesos de la institución algunos de ellos son:Servicio al cliente.Logística.Comercial. ¿En la actualidad la institución cuenta con un manual de procedimiento?.Sí, el manual de procedimiento es redactado y modificado por el archivo centralizado, luego es distribuido a los diferentes CMI con el fin que tengan conocimiento y se pueda aplicar.

¿Actualmente la empresa cuenta con proceso de digitalización?Sí, se está tratando de incorporar la digitalización en todos los procesos de la empresa, actualmente lo estamos haciendo con los comprobantes, facturas etc, pero la idea es que todos los procesos cuenten con este apoyo digital. ¿ La empresa tiene estipulado las tablas de retención documental?En la actualidad se está contemplando la posibilidad de una asesoría profesional con el fin que estudien toda la documentación de la empresa con el fin de realizar las tablas de retención.

¿Dónde guardan la documentación en el archivo de gestión?.La información es dispuesta físicamente en un archivo rodante, donde se encuentra cada carpeta debidamente señalizada.

¿Cómo se realiza el proceso de transferencia al archivo centralizado?La documentación es debidamente empacada en cajas, mediante un adecuado proceso de embalaje, se le realiza su respectiva marcación a caja con el propósito de identificar de que CMI proviene.

2. IDENTIFIQUE EN DICHOS ARCHIVOS LAS ETAPAS O FASES DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS.

En este archivo visitado el tiempo de conservación de la documentación inicialmente estaba siendo de 4 a 5 meses, pero debido al flujo documental que se encuentra en el archivo centralizado este se extendió a anual, es decir, una vez se termine este período en el archivo de gestión, la documentación es trasladada a al archivo centralizado en Bogotá (Bodega Castilla), allí los documentos tienen un tiempo de conservación de 5 a 6 años.

Archivo de gestión

Archivo centralizado

Archivo histórico

3. IDENTIFIQUE EN EL ARCHIVO VISITADO LOS SIGUIENTES CONCEPTOS Y LUEGO EXPLIQUE CON SUS PROPIAS PALABRAS

QUE ENTIENDE POR:

ARCHIVO TOTAL. Es la integración de los documentos en su ciclo vital.

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS. Son las diferentes etapas por las que pasan los documentos desde que permanece en el archivo de gestión y es conservado temporalmente hasta su disposición final es decir eliminación o conservación permanente.

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL. Es respetar la organización que se le dio a los documentos en su primera fase de formación.

FOLIO. Es la numeración individual de cada documento, es el número consecutivo que se le asigna a un documento.

LEGAJO. Conjunto de documentos reunidos y que tratan de un mismo tema

FONDO. Es el total de la documentación producida y recibida por una institución o persona en ejercicio de sus actividades.

SUBFONDO. Subdivisión de un fondo.

SERIE. Es el testimonio documental de una actividad ejercida por un organismo a lo largo de un período de tiempo.

SUBSERIE. Es la subdivisión de una serie documental.

TIPO DOCUMENTAL. Es la unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta.

TABLAS DE VALORACIÓN. Son los documentos que determinan de cada serie documental, su código, denominación, órgano productor, función administrativa que ha dado lugar a su existencia previstos para su transferencia, conservación , eliminación. TABLAS DE RETENCIÓN. Es el listado de series con sus correspondientes tipos documentales, en los que se le dispone el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

VALOR PRIMARIO. Es aquel para el cual nace o para el cual fue producido, son pruebas de las actividades desarrolladas.

VALOR SECUNDARIO. Es la que adquiere el documento cuando ha desaparecido la validez con la cual se creó, cuando ya no tiene vigencia administrativa y legal, se convierte en testimonio para la reconstrucción de los hechos.

3. DE EJEMPLOS DE DOCUMENTOS QUE SE CONSERVAN EN DICHOS ARCHIVOS POR SUS VALORES PRIMARIOS Y SECUNDARIOS ( MÍNIMO 4 DOCUMENTOS)

Valor primario.FacturasContratos

Valor secundario.Diplomas Conmemoraciones a la empresaLa primera sucursal de servientregaHistoria de servientrega.

4) REALICE 3 EJEMPLOS DONDE SE EVIDENCIA LA SERIE, SUBSERIE Y TIPO DOCUMENTAL

Serie. ComprobantesSubserie. Comprobantes de nómina.

Serie. Factura.Subserie. Factura de compra

Serie. Pago de nómina.Subserie. Pago de nómina funcionarios.

Tipología documental. Hojas de vida

5) INDAGUE CUÁLES DOCUMENTOS SE DEBEN ELIMINAR EN LAS OFICINAS, ES DECIR, NO SON ARCHIVADOS

• Las copias y los duplicados• Correspondencia que no forme parte de un expediente• Copias y los duplicados de la documentación contable• Notas interiores• Propaganda y los documentos informativos o impresos diversos,

cuya utilidad sea meramente informativa y de referencia.• Catálogos y las publicaciones comerciales.• Dossieres de prensa • Memorias, vídeos, reportajes fotográficos, etc• Los faxes• Recortes de prensa y publicidad. • Borradores.

6) OBSERVE Y EXPLIQUE EN FORMA RESUMIDA COMO SE LLEVA A CABO LA FOLIACIÓN DE LOS DOCUMENTOS.

• La documentación primero es clasificada de tal forma que se sepa en donde vá cada documentación.

• Después es debidamente ordenada con el fin que pueda ser guardada de manera adecuada en la carpeta.

• Se limpia para que la documentación no contenga duplicados, folios en blanco etc.

• Posteriormente se enumera consecutivamente, del número 1 en adelante, sin saltar ningún número, sin tachones ni enmendaduras.

• La marcación se debe realizar con lápiz mina negra y blanda, tipo HB ó B.

7) INDIQUE COMO SE ORGANIZAN LOS DOCUMENTOS DENTRO DE LAS CARPETAS

Los documentos son clasificados por asunto, luego al momento de ordenarlos dentro de la carpeta se realiza en forma cronológica colocando el documento más antiguo debajo y el más reciente arriba, posteriormente cuando la carpeta ya llegue al tope de los folios (300) se procede a la marcación de la carpeta colocando la fecha del primer y último documento y el número de total de folios.

8. MENCIONE LOS DATOS QUE DEBEN TENER:

ETIQUETAS DE LAS CARPETAS

ETIQUETAS DE LAS CAJAS

Nombre de la unidad documental.____________________________________Regional._________________________________________________________Serie.____________________________________________________________Subserie._________________________________________________________Tipología documental.______________________________________________Fecha de inicio. ___________________________________________________Fecha de finalización._______________________________________________No folios. ________________________________________________________

Nombre de la dependencia __________________________________________Código de la dependencia ___________________________________________ Serie.____________________________________________________________Subserie._________________________________________________________Carpeta . _________________________________________________________No folios._________________________________________________________No carpeta _______________________________________________________No caja. __________________________________________________________

9. Investiguen qué son y para qué sirven los manuales de procedimientos.

Es un instrumento administrativo que apoya el quehacer cotidiano de las diferentes áreas de la empresa, allí se consignan metódicamente las acciones y operaciones que deben seguirse para llevar a cabo las funciones generales de la empresa.Sirve para estandarizar los procedimientos dentro de una empresa, de tal forma que a través de esta herramienta se permite que todos los funcionarios realicen sus funciones de acuerdo a como está descrito en el manual.

Procesos del programa de gestión documentalProceso Descripción Archivo Gestión Archivo

centralArchivo Histórico

Producción. Generación de los documentos por institución en cumplimiento de sus funciones

La producción de los documentos en son generados por las diferentes sucursales de la empresa entre ellas logística, comercial etc

Recepción. Conjunto de operaciones de verificación y control que una empresa realiza para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica

EL CMI realiza la recepción de los documentos contenidos en tulas con acceso a ellas mediante unas llaves que solo son manejadas por personas autorizadas.

Distribución. Es la correspondiente entrega de los documentos a los a quien corresponda

Esta distribución es realizada por el CMI de acuerdo a lo contemplado en el manual de procedimiento.

Trámite Curso que se le da a un documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de sus función administrativa. SI

Organización. Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución. SI SI SI

Procesos del programa de gestión documentalen archivo gestión, central e histórico. Proceso Descripción Archivo Gestión Archivo centralizado Archivo Histórico

Consulta Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen

. Para la consulta solo los jefes de áreas pueden tener acceso al documento original y deben llenar previamente una planilla donde solicitan el documento.

Para la consulta solo los jefes de áreas pueden tener acceso

al documento original y deben llenar previamente

una planilla donde solicitan el documento

SI

Conservación. Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido

La conservación de los documentos en el CMI es

de 1 año, luego son pasados al archivo

centralizado en la ciudad de Bogotá

La conservación de los documentos en el archivo central es de 4 a 5 años.

. SI

Disposición final de documentos

Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las tablas de retención documental o tablas de valoración documental

El criterio del comité de archivo quien realiza una

valoración de los documentos determina el

destino de cada documento.

El criterio del comité de archivo quien realiza una

valoración de los documentos determina el destino de cada

documento. SI

11) Lea el Decreto 2609 de 2012 y los Acuerdos 003, 004, 005 del 15 de marzo de 2013 e indague en una ENTIDAD PÚBLICA lo siguiente:

- ¿Qué importancia tiene esta norma (Decreto 2609 de 2012) para el país?En el Titulo V en su el artículo 21 de la Ley 594 de 2000, establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. Basándonos en la norma vemos que tecnología vs archivística, es un proceso integra. Este mismo titulo que hoy reglamentado a través del Decreto 2609 de 2012 nos muestra claramente la aplicación de la norma a cualquier tipo de información analógica o digital recibida o generado por las organizaciones gubernamentales en nuestro país, me parece de suma importancia esta modificación que se le esta haciendo a la Ley, porque siempre veíamos ese vacío en cuanto al tratamiento que se le tenían que dar a los documentos electrónicos, ya hoy la tenemos mas definido.

Generalmente, la norma iba dirigida a la administración pública, pero no debemos olvidar que el sector privado que cumple funciones públicas como las instituciones privadas y particulares, ya que estos cumplen una función importante en el manejo de la documentación, optimizando los servicios a los ciudadanos y a la consolidación de un estado eficiente y transparente, pero vemos que en capitulo V de este mismo Decreto, ya delegan responsabilidades a los Ministerios y a la superintendencias, para que formulen, establezcan normas, para la implementación y evaluación de los programas de Gestión Documental de las entidades privadas que estén bajo su inspección y vigilancia.Podemos concluir que en este Decreto observamos, el verdadero valor y uso que tiene el uso de las TIC en la disciplina de la archivística, como es la modernización del estado, la optimización de los servicios al ciudadano, la protección del patrimonio documental y disponer de unos archivos bien organizados, actualizados que brinden información de calidad y así evitar la corrupción administrativa

¿Cuáles son los aspectos más importantes a tener en cuenta según el contenido del mencionado Decreto?

Los archivos electrónicos, incluyendo los sistemas electrónicos de información y/o bases de datos, así como su documentación, (cualquiera que sea su soporte), se deben preservar por el periodo de tiempo necesario para las operaciones, por su valor administrativo, fiscal, o legal de acuerdo a los procesos, principios, la valoración y el ciclo vital de los documentos, garantizando el mantenimiento y la conservación de la autenticidad, fiabilidad y accesibilidad y estén disponible para su utilización.

Indague y realice un resumen de los Acuerdos 003, 004 y 005 de marzo 15 de 2013ACUERDOS 03 DE MARZO 15 DE 2013

- Que es función del archivo general de la nación Jorge palacios preciado reglamentar el procedimiento para la elaboración, evaluación, apropiación e implementación de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental.Que la evaluación de documentos es un proceso de carácter intelectual que se basa en conocimientos especializados y criterios técnicos que permitan determinar los valores de los documentos y fijar los plazos de conservación documental en las diferentes fases del archivo y en especial la conservación permanente con fines históricos, científicos, técnicos y culturales.El representante de los investigadores deberá esta acreditado como tal, en la base de datos que para tal fin establezca la subdirección de gestión del patrimonio cultural.

ACUERDOS 05 DE MARZO 15 DE 2013

CLASIFICACION DOCUMENTAL. Las entidades del estado deben desarrollar procesos de clasificación documental, cuyo resultado es el cuadro de clasificación de documentos, representado en los siguientes niveles y subniveles: fondo, subfondo, sección, subsección, serie, subserie, unidad documental compuesta, unidad documental simple.Las diferentes dependencias de la entidad, con fundamento en el cuadro de clasificación documental y la tabla de retención documental (TRD), deben velar por la clasificación de los documentos que conforman los archivos de gestión, mediante la identificación de los tipos documentales producidos en desarrollo de la gestión administrativa, la agrupación de los mismos en expedientes , subseries y series, atendiendo a los principios de procedencia, orden original y demás requisitos exigidos en la normatividad que sobre esta materia expida el archivo general de la nación.

CONCLUSIÓN

Los Archivos de titularidad estatal se constituyen como servicio público cuya principal finalidad es la conservación de los documentos, en aras a determinar los derechos y obligaciones que vinculan a la Administración con el ciudadano. Y no cabe otra posibilidad que su gestión directa por la Administración Pública, estando encomendados a un cuerpo especial de funcionarios: los archiveros del Estado.

Los documentos de los archivos públicos son calificados como bienes de dominio público, lo que significa que el Estado no puede disponer libremente de ellos y, en consecuencia, no puede delegar la responsabilidad de la custodia de esa documentación. La organización y la custodia de dicha documentación son las manifestaciones del ejercicio de autoridad de un servicio de archivo y, por lo tanto no pueden ser traspasadas a una empresa privada.