TRABAJO DE INVESTIGACIÓN

UNIDAD N° 4

INGRY YOHANA QUIÑONEZ DAZA

DocenteLUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOCIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA

DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍAY ARCHIVÍSTICA

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

GESTIÓN DOCUMENTAL2015

Introducción

Uno de los procesos por los que se debe empezar si quiere tener

una organización dentro de las entidades, es la implementación de

un SGD (Sistema de Gestión Documental; dentro de este trabajo

encontraremos que es un SGD, para que sirve y que criterios

debemos tener en cuenta para la elaboración del mismo.

Es importante tener en cuenta los beneficios que nos aportaría a

nuestra empresa la implementación de un SGD.

Objetivos

Objetivo general

Conocer la importancia de implementar un SGD (Sistema de gestión Documental)y

lo beneficios que este nos aporta.

Objetivos específicos

Conocer los parámetros establecidos para la elaboración de SGD

conoce los sistema de Gestión implementados en algunas entidades

1. Investigue y defina que es un SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL y que requisitos se deben de tener en cuenta para su implementación.

Un sistema de Gestión Documental es un programa que nos permite optimizar de una

manera eficaz los procesos documentales que se llevan a cabo en una entidad, lo cual

beneficia de esta manera los costos, y que también nos ayuda a mejorar los procesos de

la gestión e de los documentos.

Además la entidad debe tener encuentra los requisitos legales , las normas técnicas y

todos los requisitos que se encuentran definidos en la empresa, dentro de estos están: La

Gestión de calidad, Gestión ambiental, Gestión de seguridad y salud ocupacional,

Gestión de seguridad de información etc

2. Indague y explique cada una de las generalidades del sistema de Gestión Documental de acuerdo con el Decreto 2609 de 2012.

• Dentro del Decreto 2609 del 2012 nos da laspautas que se deben seguir para laimplementación de un sistema de GestiónDocumental para esto se hace necesario teneren cuenta los siguientes aspectos queveremos a continuación.

ORGANIZAR: Los documentos debes estar ser organizados de acuerdo a un CCD “cuadro de Clasificación Documental

ESTABLECER: Aquí se debe tener en cuenta los tiempos que se establezcan el TRD (Tabla de Retención Documental) o TVD ( Tabla de Valoración Documental)

EJECUTAR: Cumplir con los plazos establecidos en la TRD o TVD

GARANTIZAR: Debemos garantizar la fidelidad de los documentos a lo largo del ciclo de vida del documento.

MANTENER: Debemos tener en cuenta la integridad de los documentos , en series y subseries.

PERMITIR: Facilitar los documentos cuando estos sean requeridos

PRESERVAR: Se debe garantizar la preservación de las series y subseries , sin importar lo sistemas tecnológicos que se utilicen

Dentro del Decreto 2609 del 2012 nos da las características que debe tener un sistema

de Gestión Documental para que este sea implementado de forma correcta y nos

proporcione eficacia , rapidez, confiabilidad dentro de los procesos que maneja la entidad,

para esto se hace necesario conocer los procesos que se llevan a cabo dentro de un

entidad, esto quiere decir que se tendrá en cuenta los mapas de procesos, los manuales

implementados en cada una de las funciones dentro de las dependencias si hay lugar.

3. Usted está en una entidad en la cual se va a implementar un Sistema de Gestión Documental, y es llamado(a) a dar su opinión sobre cuáles son las características que debe reunir dicho Sistema. Indague y elabore una tabla en la cual incluya las características mínimas que debe reunir el sistema y explique en qué consiste cada una de ellas.

CARACTERISITICAS DE LOS SGD

SGD

1.Conformidad

2.Interoperabilidad

3. Seguridad

4. Metadescripción

5. Adicción Contenidos

6. Diseño y Funcionamiento

7. Gestión Distribuida

8. Disponibilidad y Acceso

9. Neutralidad tecnológica

CONFORMIDAD: Estos deben respaldar la información que produce la entidad.

INTEROPERABILIDAD: Este sistema debe permitir realizar una interacción con otros sistemas de

Gestión.

SEGURIDAD: Se debe garantizar la custodia de la información en un lugar seguro

METADESCRIPCIÓN: los metadatos deben ser manuales o automatizados, desde el mismo

aplicativo.

ADICIÓN DE CONTENIDOS: el sistema debe permitir ajustes dentro del sistema , sin que se altere

la autenticidad.

DISEÑO Y FUNCIONAMIENTO: con la creación se debe garantizar el fácil acceso de los usuarios.

GESTIÓN DISTRIBUIDAD: Dentro del Sistema de Gestión Documental se debe garantizar la

capacidad de exportar e importar la información.

DISPONIBILIDAD Y ACCESO: El sistema de Gestión Documental debe garantizar la autenticidad,

integridad, accebilidad etc con el fin de que puedan ser reutilizados en cualquier momento.

NEUTRALIDAD TECNOLOGICA: Aquí se debe garantizar libre competencia de acuerdo a los

sistemas establecidos .

4. Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestión Documental e

investigue todo lo relacionado con dicho sistema, si es posible algunos aspectos

importantes desde su proyecto hasta la fase final de implantación del mismo.

ENTIDAD: SenaSISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (SGD): OnBase

Las anteriores fotos nos enseña el SGD que tiene el implementado el SENA, sobre

este sistema no me pudo dar mucha información la persona encargada de la

Ventanilla Única, ya que ella argumenta que cuando llego ya estaba implementado.

Lo que pude evidenciar dentro de los procesos que se llevan a cabo con el SGD

implementado, es que este sistema es a niel nacional, como logramos darnos

cuenta en la fotos, el sistema se encuentra en el computador que esta en la unida

de correspondencia, una vez llega un documento a la ventanilla, digitalizaran y

registraran el sistema de gestión OnBase que permite clasificar las comunicaciones

recibidas en la entidad.

Una vez registradas en el aplicativo generara una inmediatamente una

notificación por correo electrónico outlok del usuario de la dependencia

asignataria informándole sobre la comunicación que acaba de recibir

adjuntando la imagen de la misma , todas las comunicaciones oficiales que

se reciban se direccionaran siempre al funcionario encargado de la

dependencia, en desarrollo de la política Cero Papel, la entrega de las

comunicaciones en soporte físico, solo cuando la dependencia por función

deba organizar los expedientes de la Serie Documental como son los Autos,

Tutelas, relación de tipo laboral de los funcionarios etc

El SGD implementado ha tenido mejoras o versiones, siempre mejorando el

sistema.

¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la selección del sistema de Gestión de documentos?

El Sena tuvo en cuenta la Normatividad establecida en el AGN, el Organigrama, los costos que

tienen, los sistemas que va a ser utilizados

¿De qué manera logran garantizar la

integridad de la información en el

sistema?

Se logra garantizar la integridad del sistema ya que constantemente se

actualizando, conservando los criterios y parámetros establecidos para la

digitalización de los documentos, aquí podemos decir que los documentos

son digitalizados de una forma correcta lo que permite la agilidad en los

procesos reflejando de esta forma la transparencia de los actos que se

llevan a cabo.

CONCLUSIONES

Con este trabajo se pudo concluir, que uno de los procesos mas

importantes, el Sistema de Gestión Documental (SGD) dentro de

una entidad, ya que nos permite tener agilidad, confiablidad,

eficacia, integridad de las comunicaciones que son recepcionadas

en la Unidad Documental a largo plazo.

WEBGRAFÍA

http://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-3528_documento.pdf

http://es.slideshare.net/josealbalat/gestion-documental-14736045?related=1

http://www.cienciadelainformacion.edu.co/course/view.php?id=60

https://www.youtube.com/watch?v=RlecxS97i5w