GESTIN DOCUMENTAL II

JENNYFER NATALIA DIAZ CHICANGANA FABIOLA ALCALA LOURIDO

JHON FREDY NOREA PEREZ

UIVERSIDAD DEL QUINDIO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN, BIBLIOTECOLOGIA

Y ARCHIVISTICA 2015

GESTIN DOCUMENTAL II

ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

JENNYFER NATALIA DIAZ CHICANGANA FABIOLA ALCALA LOURIDO

JHON FREDY NOREA PEREZ

Instructor: JAIRO HERNN DAZ ARIAS

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA

2015

TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIN.1

2. OBJETIVOS

2.1 Objetivo General..2

2.2 Objetivos Especficos.2

3. AGRUPACIONES DOCUMENTALES.3

4. CLASIFICACIN, ORDENACIN Y DESCRIPCIN DE ARCHIVOS..3

5. DIFERENCIA ENTRE ORDENACIN Y ORGANIZACIN.3

6. CLASIFICACIN DOCUMENTAL4

7. PRINCIPIOS CLASIFICACIN DOCUMENTAL4

8. ORGANIZACIN EN LA CLASIFICACIN4

9. PASOS METODOLOGICOS CLASIFICACIN DOCUMENTAL5

10. UNIDADES DOCUMENTALES.6

11. TIPOS DOCUMENTALES..7

12. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO...7

13. FASES CICLO VITAL DOCUMENTO..7

14. PROCESOS DE GESTIN DOCUMENTAL

14.1 Planeacin.....8

14.2 Produccin9

14.3 Gestin y trmite.....9

14.4 Organizacin.9

14.5 Transferencia..10

14.6 Disposicin de documentos..11

14.7 Preservacin largo plazo.11

14.8 Valorar los documentos..12

15. CLASIFICACIN ARCHIVO13

16. EJEMPLOS ETAPAS PRODUCCIN DOCUMENTA..14, 15, 16, 17, 18, 19

17. VALORES DOCUMENTALES....20

18. ASPECTOS IMPORTANTES ACUERDO AGN 003......21

19. ASPECTOS IMPORTANTES ACUERDO AGN 004......22

20. ASPECTOS IMPORTANTES ACUERDO AGN 005....23, 24

21. CONCLUSIN..25

22. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS.26

INTRODUCCIIN

El presente taller tiene como finalidad, conocer las bases legales que rigen la funcin Archivistica. Partiendo desde el punto de vista que es de importancia tener conocimiento en el tema para la implementacin de los procesos de Gestin Documental en las entidades pblicas y/o privadas con funciones pblicas. Con la investigacin de los temas propuestos, los ejemplos y dems actividades complementarias; se crearon bases que con ayudas tecnolgicas y documentos de apoyo (acuerdos, leyes, decretos, entre otros) nos encontramos en capacidad de darle tramite a la documentacin.

1

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Con la normatividad vigente, buscamos que todos los procesos archivsticos se

lleven a cabo en las empresas. Es por ello que con el presente trabajo buscamos

la mejora continua en pro de una mejor prestacin de servicios. Con los

conocimientos adquiridos en la presente unidad, estamos en la capacidad de

diferenciar el ciclo vital de los documentos y dems funciones que cumplen en

cada una de ellas.

OBJETIVOS ESPECFICOS

Definir el ciclo vitar de los documentos, fases y etapas.

Destacar la importancia que tiene la unidad de correspondencia en las

empresas.

Conocer a fondo las funciones archivsticas y el marco que lo rige.

Diferenciar de qu manera se clasifican los archivos.

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1. Qu son las AGRUPACIONES DOCUMENTALES? Son el conjunto de documentos generados por una entidad administrativa, en el ejercicio de sus funciones, las cuales, segn su jerarqua ilustrada en el organigrama, originan fondos, las secciones, las subsecciones, las series y las subseries documentales. 2. Defina clasificacin, ordenacin Archivstica y Descripcin. Clasificacin: Es la labor intelectual y fsica que consiste en separar la documentacin de acuerdo con unos criterios predeterminados, sta puede ser: Clasificacin de Fondos, Clasificacin de Secciones y Subsecciones, Clasificacin de Series y Subseries. Se hace en grupos jerrquicos, llamados fondos, secciones y series documentales. Sigue el modelo orgnico de la Institucin, ya que el archivo es la imagen de la misma, la estructura orgnica de esa queda cristalizada en dicha clasificacin. Cabe anotar que todo ello se debe realizar bajo los principios de procedencia y el principio de orden original. Ordenacin: La ordenacin es el proceso mediante el cual se da disposicin fsica a los documentos. Dicho de otra manera, la ordenacin determina qu documento va primero y cules van despus, es decir, es el proceso mediante el cual se unen y relacionan las unidades documentales de una serie, as como los tipos documentales al interior de los expedientes segn un criterio predeterminado. Descripcin: Es la representacin precisa de una unidad de descripcin y en su caso de las partes que la componen, obtenida mediante recopilacin, anlisis y organizacin de toda aquella informacin que sirva para identificar, gestionar y localizar la documentacin y explicar su contenido y el contexto de su produccin. 3. Establezca la diferencia entre ordenacin y organizacin de archivos.

Organizacin de archivos Ordenacin de archivos

La organizacin de archivos es la accin o el proceso de clasificacin, ordenacin y descripcin de los documentos de una entidad.

Esta operacin, en tanto complemento de la clasificacin, consiste en poner en orden (cronolgico, alfabtico, numrico) las unidades documentales (documentos o expedientes) dentro de las series constituidas.

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4. Qu se refleja con la Clasificacin? La clasificacin debe reflejar la estructura da cada entidad de tal manera que las agrupaciones documentales resultantes correspondan a las subdivisiones que conforman la entidad. 5. Qu implica la clasificacin? La clasificacin implica, identificar la procedencia de los documentos teniendo en cuenta la estructura orgnica y las funciones desarrolladas por una entidad a lo largo de su gestin. 6. En qu principios debe basarse la clasificacin y en qu consiste cada uno de ellos? PRINCIPIO DE PROCENDENCIA: El principio de procedencia se define como aquel segn el cual cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad e independencia de cada fondo y en este la integridad y carcter seriado de los documentos.

Este principio es vlido tanto para los archivos histricos como para lo administrativos, pues en todos los casos debe reconstruirse la historia de la institucin que produce los documentos identificando en ella las dependencias y funciones, integrando en torno a estas los documentos agrupados en series. El principio de procedencia debe tenerse en cuenta tanto en la organizacin de los documentos del archivo como en la ordenacin, clasificacin y descripcin de los mismos. PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Es el que hace relacin al orden que conservan los documentos dentro de cada serie, de acuerdo a la secuencia que origino el expediente y en el orden en que se dieron los documentos que materializan las actuaciones y diligencias encaminadas a la resolucin administrativa de un asunto determinado, iniciado y resuelto en la oficina que tiene la competencia especifica. En consecuencia, debe respetase el orden natural de los documentos ya que son producidos en una relacin causa efecto. 7. Qu determinan las funciones comunes y especficas de una organizacin en la Clasificacin? Las funciones en el proceso de la clasificacin determinan las series que corresponden a cada agrupacin documental, ya que estas son el resultado de actuaciones reguladas por normas de procedimiento, en concordancia con las tareas encomendadas a cada dependencia, encontramos que en todas las organizaciones existen funciones comunes y especficas.

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Teniendo claro que las comunes son todas aquellas funciones administrativas genricas que sirven de apoyo para el ejercicio de las competencias de cualquier entidad y las especificas desarrollan la misin de la entidad y constituye su razn de ser hacindola diferente de cualquier otra.

8. Cules son los pasos metodolgicos de la clasificacin?

Acciones (Identificacin de funciones y productores):

Es importante tener en cuenta las funciones, ya que son las atribuciones

encomendadas a una institucin para que realice y cumpla los fines para los que

sta fue creada, en las cuales se refleja el departamento productos de los

documentos.

En esta etapa se debe identificar la procedencia de los documentos teniendo en

cuenta la estructura organiza y las funciones desarrolladas por una institucin a lo

largo de su gestin.

La clasificacin documental se fundamenta en:

- La aplicacin de los principios de procedencia y de orden origianal para identificar

las categorias y grupos que reflejan la estructura jerarquica del fondo.

- La identificacion de las funciones asignadas a las dependencias.

- Los asuntos que tramita cada divisin administrativa.

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Estructura orgnica:

En esta etapa se debe recopilar informacin referente a la estructura organizativa,

la evolucin orgnica del sujeto productor, las competencias de cada uno de los

niveles que integran la unidad.

Aqu se debe incluir unidades desaparecidas en reestructuraciones anteriores, pero

cuyas funciones han generado tipologas documentales asimilables con otras

actuales.

De tal manera que permita reconstruir el camino seguido por algunas series

documentales y establecer su secuencia correcta.

- Series documentales y asuntos:

En esta etapa se debe realizar entrevistas a los responsables de unidades de

gestin, es decir a los productores de documentos. De la cual se pueden obtener

informacin de las series que generan, documentos que componen sus

expedientes, el volumen y los plazos que se suelen seguir para su permanencia en

el archivo de gestin.

9. Qu son unidades documentales? UNIDADES DOCUMENTALES: Es entendida como una unin de documentos en pro de generar una accin administrativa para que en su posterior trmite realice la funcin con motivo de su creacin. Una unidad documental puede ser simple o compuesta dependiendo de los documentos que hagan parte de esta unin. 10. Defina Unidad Documental Simple y unidad documental Compleja y de dos ejemplos de cada una. UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE: Es la que est conformada por una sola tipologa, ya que su funcin es la misma y un tanto repetitiva. Ejemplo 1: Actas Ejemplo 2: Informes

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UNIDAD DOCUMENTAL COMPUESTA: Es la que posee variedad de tipologas documentales que van relacionadas con algo en comn. Ejemplo 1: Historias Laborales Conformado por: Fotocopia documento de identificacin, formato nico de hoja de vida, certificados de afiliacin a fondos, soportes de estudios, contratos laborales, etc. Ejemplo 2: Historias acadmicas Conformado por: Fotocopia documento de identificacin, fotocopia registro civil, formato de inscripcin, certificado ICFES, fotocopia acta y diploma de bachiller, actas de validacin, actas de habilitacin, etc. 11. Defina Tipos documentales y de 3 ejemplos TIPO DOCUMENTAL: Es la unidad archivstica mnima que se conforma por un solo documento completo. Ejemplo 1: Fotocopia de documento de identidad Ejemplo 2: Contrato laboral Ejemplo 3: Certificado afiliacin a EPS 12. Qu es el ciclo vital de los documentos y cules son sus fases o etapas? CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su produccin o recepcin en la oficina y su conservacin temporal, hasta su eliminacin o integracin a un archivo permanente. Son fases o etapas del ciclo vital del documento las siguientes: Transferencia Secundaria ARCHIVODE GESTIN ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTORICO

Fase Activa Fase Semiactiva Fase Inactiva

Transferencia Primaria 7

13. Segn el Artculo 9 del Decreto 2609 de 2012 (VINCULADO EN EL DECRETO 1080) Los Procesos de la gestin documental son: Planeacin, Produccin, Gestin y trmite, Organizacin, Transferencia, Disposicin de documentos, Preservacin a largo plazo, y Valoracin. Teniendo en cuenta estos procesos, visite una entidad pblica e indague paso a paso cules son las actividades que se realizan en cada uno de ellos e ilstrelos con fotografas.

Tomado de pgina Universidad Cooperativa de Colombia

a) Planeacin:

Objetivo: Asegurar que la documentacin que se genera en los procesos y reas cumpla con los lineamientos establecidos y la poltica de gestin de informacin y documentacin vigente.

i. Presentar la solicitud de modificacin de documentos: diligenciar el formato y notificar a la Direccin de Planeacin y Efectividad mediante Memorando.

ii. Evaluar solicitud: verificar el proceso al que se vincula y analizar la solitud frente al procedimiento actualmente establecido.

iii. Notificar la modificacin de la documentacin del SGI: notificar a la Direccin de Gestin Documental mediante memorando.

iv. Revisar el Cuadro de Clasificacin Documental, CCD: verificar en el CDD si la tipologa documental solicitada se encuentra asociada.

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v. Crear nueva Seria/Sub serie documental: establecer las dependencias que custodian la documentacin nueva. Definir el cdigo para la nueva Serie/sub serie. Y por ltimo registrar la nueva serie en el CCD y TRD.

vi. Ajustar los instrumentos archivsticos. vii. Revisar los instrumentos archivsticos.

b) Produccin:

Objetivos: Elaborar documentos oficiales, teniendo en cuenta los lineamientos de autorizacin para firmar comunicados en la institucin, utilizando el Gestor de Contenidos.

i. Identificar el tipo y asunto de formato que se requiere elaborar: determinar segn destinatario, que tipo de documento se requiere gestionar.

ii. Seleccionar el formato a diligenciar. iii. Diligenciar el formato. iv. Crear nueva proteccin. v. Revisar comunicacin. vi. Firmar y Radicar documento. vii. Publicar y enviar documentos.

c) Gestin y trmite:

Objetivos: Ejecutar el trmite de los objetos postales, utilizando el Gestor de contenidos.

i. Identificar el tipo de objeto: determinar si el envo corresponde a un objeto

postal interno o externo.

ii. Iniciar la distribucin de un objeto postal (Gestor de Contenido).

iii. Notificar la recogida del objeto postal.

iv. Aprobar la recoleccin.

v. Transferir custodia del objeto postal.

vi. Aprobar envi en sistema.

vii. Transportar objeto postal al destinatario.

viii. Decepcionar objeto postal.

d) Organizacin:

Objetivos: Crear los registros de documentos en el sistema que corresponda, clasificarlos, ordenarlos y describirlos adecuadamente en los archivos de gestin.

i. Clasificar la informacin:

Identificar

Verificar

Separar

Agrupar 9

ii. Transferir a la unidad de archivo Sede/Nacional

iii. Ordenar los documentos

iv. Describir la documentacin

v. Gestionar acciones correctivas.

e) Transferencia:

Objetivo: Establecer las actividades, responsabilidades y controles que aseguren el proceso de Transferencia Documental (internas, primarias y secundarias) y la debida custodia de la informacin y documentacin.

Es importante destacar que este procedimiento cumple con dos tiempos que son:

PLANIFICACIN DE LAS TRANSFERENCIAS

i. Elaborar Calendario de Transferencias: se elaborara uno para todo el ao y se deber concertar con cada oficina productora.

ii. Gestionar aprobacin de Calendario de Transferencias: presentar al Consejo de Archivo el Calendario concertado con las dependencias, y esperar la aprobacin del Consejo de Archivo.

iii. Socializar Calendario de Transferencias: proyectar Circular Interna oficializando el calendario con firma del Subdirector/Jefe de Desarrollo Institucional, dirigido a los responsables de las dependencias y soportado con el Calendario anexo.

iv. Realizar control al calendario de transferencia: notificar con 15 das hbiles de anticipacin y mediante Memorando dirigido al Responsable de la dependencia, la preparacin de la informacin para traslado.

EJECUTAR LAS TRANSFERENCIAS

i. Alistar transferencia documental: consta de procesos como verificar el Calendario de Transferencias, separar expedientes que ya han cumplido el tiempo de retencin. Foliar la documentacin de los expedientes separados para transferencia. Diligenciar formato de Transferencia Documental, proteger el formato diligenciado anexo en el sistema ECM.

ii. Remitir la Transferencia documental: se notifica mediante Memorando al Analista CAD con soportes.

iii. Recibir y Verificar la transferencia documental: se cotejan los documentos fsicos recibidos con el Anexo que soporta el Memorando de notificacin. Desproteger el Anexo: Transferencia documental y actualizar el archivo nativo con el nombre y fecha del encargado de cotejar transferencia. Luego, proteger en el mismo identificador del Anexo, la Transferencia actualizada con los datos actualizados.

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Nota: si existen novedades al momento de la verificacin se prosigue a la actividad No.4.

v. Gestionar acciones correctivas: Notificar la novedad mediante Memorando y firma del Subdirector/Jefe de Desarrollo Institucional, al responsable de la dependencia soportndolo con el anexo actualizado. Luego de esto, subsanar las novedades encontradas validando los pasos desde la actividad No.1.

f) Disposicin de documentos:

Objetivo: Asegurar la valoracin y disposicin de los documentos que ameritan su conservacin permanente o su eliminacin segn lo establecido en las tablas de retencin documental.

i. Identificar y clasificar los documentos.

ii. Elaborar inventario.

iii. Elaborar propuesta de eliminacin documental.

iv. Diligenciar el formato de acta de eliminacin.

v. Presentar propuesta de eliminacin documental al Consejo de Archivo.

vi. Remitir propuesta de eliminacin.

vii. Presentar propuesta de eliminacin documental al Comit de Archivo.

viii. Eliminar documentos.

g) Preservacin a largo plazo

Objetivo: Establecer las actividades para la preservacin a largo plazo de la documentacin.

i. Codificar las unidades de informacin: rotular las carpetas y cajas donde se

van a ubicar los documentos de acuerdo al instructivo.

ii. Disponer fsicamente los archivos en el mobiliario: ubicar en el mobiliario la

informacin por sala, modulo, fila, entrepao, caja, carpeta y documento de

acuerdo a las respectivas series documentales producidas por cada unidad

productora.

iii. Ingresar la documentacin en el URM: registrar las unidades de conservacin

del rea productora al sistema URM de acuerdo a la organizacin fsica que

se haya realizado segn punto N2.

iv. Conservar adecuadamente los documentos de archivos fsicos: archivar los

documentos en un rea restringida, con acceso limitado al personal

autorizado, conservndolas en condiciones que garanticen la integridad

fsica y funcional de la documentacin desde el momento de la emisin, su

periodo de vigencia hasta su disposicin final. (Acuerdo 04 de 1994 captulo

III art. 60).

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v. Solicitar prstamo de documentos en URM por parte de las unidades

productoras: ingresar al URM, crear solicitud de prstamo, registrar campos

obligatorios, una vez registrada la informacin aparecer la confirmacin de

la solicitud.

vi. Recuperar las unidades de conservacin: segn las consultas realizadas por

los diferentes usuarios.

vii. Realizar comunicacin informando inconsistencia: en el Gestor de

Contenidos descargar la plantilla memorando.

viii. Realizar seguimiento: realizar por parte de la Unidad de Archivo el debido

seguimiento hasta recuperar la documentacin.

ix. Custodiar los documentos: Ubicar el documento devuelto de acuerdo a la

informacin registrada en el URM, por sala, fila, modulo, entrepao, caja,

carpeta y documento.

h) Valorar los documentos

Objetivo: Establecer las actividades que garanticen la preservacin a largo plazo de los documentos.

i. Establecer el valor de los documentos

Revisar si los documentos propuestos tienen valor:

Administrativo

Contable o Fiscal

Legal

Tcnico

Asignar valor primario a los documentos identificados.

Nota: Los documentos identificados con valor Histrico, Cientfico y/o Cultural, se

les asignar valor secundario y por tanto tendr conservacin permanente

ii. Determinar los tiempos de retencin

Verificar las Leyes, Decretos, Ordenanzas, Acuerdos o Resoluciones del estado que

obligan la conservacin de la documentacin.

Estimar el tiempo de retencin que se le deben asignar a la Serie Documental en

cada fase del ciclo vital as:

Tiempo (aos) que permanecer el documento en el Archivo de Oficina.

Tiempo (aos) que permanecer el documento en el Archivo Satlite.

Tiempo (aos) que permanecer el documento en el Archivo Central.

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Codificar el documento

iii. Registrar en el SGD las series, subseries y documentos identificados. Esto

es, Crear, Modificar o Retirar informacin de:

El Cuadro de Clasificacin Documental

El Cuadro de Descripcin de Serie/Subserie

La Tabla de Retencin Documental

Publicar documentos

iv. Proyectar Memorando de notificacin del cambio y obtener aprobacin del

Director de Gestin Documental sobre los cambios realizados.

Socializar los documentos

v. Capacitar al equipo de trabajo sobre los cambios realizados de tal manera

que se garanticen los nuevos registros en las oficinas productoras.

vi. Garantizar el uso de los documentos en su versin vigente

Divulgar la TRD ajustada

vii. Proyectar Circular Interna informando los cambios realizados en SGD a los

usuarios finales con revisin del Director de Gestin Documental.

Publicar en el micro sitio de Gestin Documental la TRD ajustada. (En la actualidad

se est trabajando en la elaboracin de las TRD).

14. Identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos y cules son los procesos de la Gestin Documental que se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestin, Archivo Central e Histrico).

ARCHIVO DE GESTIN

Comprende toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin y consulta administrada por las oficinas productoras.

Produccin

Recepcin

Distribucin

Trmite

Organizacin

Consulta

Conservacin

Disposicin final 13

ARCHIVO CENTRAL

Se agrupan documentos transferidos por las distintas oficinas productoras, en esta fase la consulta no es muy frecuente, sin embargo sigue teniendo vigencia.

Organizacin

Consulta

Conservacin

Disposicin final

ARCHIVO HISTORICO

Se transfieren los documentos desde el archivo central, los documentos en este archivo se conservan permanentemente, la consulta es baja.

Organizacin

Consulta

Conservacin

Disposicin final

15. Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento y explicar el paso a paso detallado de ste por sus diferentes etapas desde su produccin.

Ejemplo 1

Actas Comit de Archivo (Sede)

1. Planeacin

Descargar la plantilla establecida en el sistema de gestin de contenidos.

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2. Produccin

En el sistema de gestin de contenidos el usuario proyecta el acta en este caso en secretario de comit que es el analista de gestin documental.

3. Gestin y trmite

Se agregan los metadatos del acta como por ejemplo personas asistentes al comit, ausentes y el presidente del comit, adems fecha en que se llev a cabo dicha reunin y nmero de folios.

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4. Organizacin

La descripcin, ordenacin y clasificacin lo hace el sistema automticamente

5. Transferencia

El sistema despus de determinado tiempo la transfiere a otro tipo de archivo donde su consulta es media.

6. Disposicin de documentos

Estos tiempos de conservacin el sistema los adecua automticamente de acuerdo al tipo documental que se est tramitando.

7. Preservacin a largo plazo

Se realiza back up con informacin registrada en el sistema de gestin de contenidos

8. Valoracin

El sistema determina dicho valor previo a un estudio realizado antes de la elaboracin de las TRD.

Ejemplo 2: Creacin de una Carta por el sistema URM (gestin de documentos electrnicos)

1. Ingresamos al Sistema URM. 2. Proyectar contribuidor: luego de escoger la plantilla y buscar el archivo nativo, se diligencia el formato, se guarda y se protege. 3. Revisor: aprueba o rechaza el documento: ingresa al sistema, mira las asignaciones de flujo de trabajo (aprueba o rechaza). 4. Remitente: revisa y firma. Revisa el flujo de trabajo, desprotege el documento, descarga el archivo nativo, se introduce la firma digital. Nuevamente protege con metadatos. 5. Por ultimo regresa al Sistema de Gestin de contenidos, y revisa la asignacin de flujo de trabajo, y aprueba el documento.

El programa de gestin de documentos electrnicos, se aplica bajo la poltica de Cero Papel. Dicho sistema, asigna y gestiona el ciclo de vida de los documentos electrnicos de archivo.

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Ejemplo 3

ACTA: Documento interno que constituye la memoria de reuniones, cuyo objetivo es

relacionar lo que sucede, se debate, o se acuerda en este.

Los componentes mnimos del acta son:

Membrete

Lugar y fecha

Numero de acta

Agenda

Desarrollo de la agenda

Posteriormente despus que tengamos el documento debidamente estructurado y

organizado, se le coloca un nmero interno de radicacin, donde indica la cantidad de

documentos originados en trascurso de ao.

Despus que el documento est debidamente diligenciado y firmado por todos los

asistentes, se organiza en la carpeta de acta de instruccin aos 2015, al trmino de ao

se le aplica el proceso de organizndolo cronolgicamente desde la fecha ms antigua a

ms reciente. Despus empezamos la respectiva foliacin, y procedemos a realizar la hoja

de control donde indica la descripcin de documento desde su nmero de folios hasta

nombre de documento despus rotulamos la carpeta donde indica la serie y Subserie y la

unida productora de documento que es la PGD la encargada de organizar el documento

segn su ubicacin si es activa (primera etapa) semiactiva (segunda etapa) o histrica

(ciclo vital),

Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una

muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean trascendentales

para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

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FORMATO DE ACTA

18

FORMATO DE TABLA RETENCIN DOCUMENTAL

POLICIA NACIONAL

19

16. Identifique los valores que tienen los documentos en cada una de estas fases o etapas.

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ARCHIVO DE

GESTIN

ARCHIVO

HISTRICO

ARCHIVO

CENTRAL

Valores

primarios

Valores

secundarios

Administrativo

Contable

Fiscal

Legal

Histrico

Cientfico

Cultural

17. Destaque los aspectos ms importantes a tener en cuenta en la los Acuerdos 03, 04, 05 de marzo 15 de 2013.

Acuerdo AGN 003 de marzo 15 de 2013 Por el cual se reglamenta parcialmente el Decreto 2578 de 2012, se adopta y reglamenta el comit evaluador de Documentos del Archivo General de la Nacin y se dictan otras disposiciones

Se define al comit evaluador de documentos como el responsable de describir sobre la valoracin y disposicin final de los documentos de archivo con el fin de salvaguardar el patrimonio documental del pas. Este comit est conformado de la siguiente manera:

Director general del Archivo General de la Nacin

Subdirector de gestin del patrimonio documental

Subdirector del sistema nacional de archivos

Jefe de la oficina asesora jurdica

Coordinador grupo de valoracin documental y transferencias secundarias

Director de patrimonio del ministerio de cultura

Un representante de los investigadores registrados en el Archivo General de la Nacin

Un historiados designado por la academia Colombiana de historia

Un archivista designado por el Colegio Colombiano de Archivistas

Este equipo tiene que llevar a cabo algunas funciones como:

Asesora al Archivo General de la Nacin en el estudio de los asuntos relativos al valor secundario de los documentos, as como la eliminacin de estos.

Emitir conceptos sobre las consultas relacionadas con los tiempos de conservacin de los documentos.

Emitir concepto sobre los valores testimoniales, informativos, culturales, cientficos e histricos de los documentos.

Asesorar al Director del Archivo General de la Nacin en los asuntos relativos a la evaluacin de las TRD y TVD aprobada por las entidades.

Recomendar al Director del Archivo General de la Nacin la inclusin en la lista representativa de los bienes de inters cultural de archivos y documentos.

Conceptuar sobre los planes especiales de manejo y proteccin de los bienes archivsticos del mbito nacional que conforman el patrimonio documental del pas.

Proponer las acciones necesarias para proteger el patrimonio documental.

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Acuerdo AGN 004 de marzo 15 de 2013: Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboracin, presentacin, evaluacin, aprobacin e implementacin de las TRD y TVD.

Este acuerdo aplica a las entidades del estado de orden nacional, departamental, distrital y municipal, y las entidades privadas que cumplen funciones pblicas, las cuales debern elaborar, evaluar, aprobar, implementar y actualizar sus TRD y TVD, y adems debern tener en cuenta que las TRD se deben elaborar y aplicar tanto para la organizacin y disposicin de documentos fsicos como electrnicos. Y las TVD se deben elaborar y aplicar para la organizacin de fondos acumulados.

Para elaborar dichos instrumentos deber llevarse a cabo a partir de los CCD siguiendo la estructura orgnico-funcional de la entidad, adems contar con los siguientes criterios:

Idoneidad: Deben ser elaboradas por un equipo altamente calificado Anlisis contextual: Evaluar los documentos de acuerdo al contexto legal Trazabilidad y control: Las entidades deben conservar la informacin que

sirvi como soporte para la elaboracin de las TRD y TVD

APROBACIN: Estos instrumentos deben ser aprobados mediante acto administrativo expedido por el representante legal de la entidad.

PUBLICACIN: Las TRD y TVD deben publicarse en las respectivas pginas web de la entidad y deben mantenerse all permanentemente.

EVALUACIN Y CONVALIDACIN: El comit evaluador de documentos del AGN tendr 90 das para evaluar las TRD y TVD para convalidar que hayan sido elaboradas y aprobadas conforme a la norma, cabe anotar que en caso de ser sugeridos ajustes por parte del comit evaluador a las TRD o TVD la entidad deber hacerlo en los plazos establecidos para no incurrir en alguna sancin.

Las TRD debern actualizarse cuando se presenten alguno de los siguientes casos:

o Cuando hayan cambios en la estructura orgnica de la entidad o Cuando hayan cambios en las funciones o Cuando la entidad sufra proceso de liquidacin o Cuando se generen nuevas series y tipos documentales

Las entidades debern implementar mecanismos tecnolgicos que permitan la automatizacin de la elaboracin, consulta y actualizacin de las TRD de forma que facilite su interoperabilidad con el registro nico de series documentales.

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Acuerdo 005 del 15 de marzo de 2013 : Por el cual se establecen los criterios bsicos para la clasificacin, ordenacin y descripcin de los archivos en la entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas y se dictan otras disposiciones

Se habla de la organizacin de documentos de archivo, lo cual quiere decir que las entidades del estado estn en la obligacin de organizar los documentos de archivo para lo cual deben desarrollar de manera integral los procesos de clasificacin, ordenacin y descripcin de modo que el proceso de organizacin apoye la gestin administrativa de la entidad, adems este proceso de organizacin debe efectuarse bajo los principios de procedencia y orden original.

CLASIFICACIN DOCUMENTAL

CLASIFICACIN EN ARCHIVO DE GESTIN: Las dependencias de la entidad con fundamento en el CCD y TRD deben velar por la clasificacin de los documentos que conforman los archivos de gestin.

CLASIFICACIN EN ARCHIVO CENTRAL: Lugar responsable de recibir, organizar, custodiar, describir, controlar y prestar el servicio de consulta de los documentos recibidos en transferencia primaria, la clasificacin en este archivo debe responder al CCD.

CLASIFICACIN EN ARCHIVO HISTORICO: En este lugar se conservan los acervos histricos de la entidad, la clasificacin en este archivo debe responder a la estructura en fondos documentales compuestos de manera jerrquica.

ORDENACIN DOCUMENTAL

Las reas responsables de gestin documental deben velar por la adecuada ordenacin de sus documentos teniendo en cuenta los principios de ordenacin: Principio de procedencia y principio de orden original.

DESCRIPCIN DOCUMENTAL:

Las entidades deben desarrollar un programa de descripcin documental y elaborar instrumentos de descripcin que permitan controlar las unidades documentales que conforman el archivo, y para esto se debe tener en cuenta las siguientes pautas:

a. Instrumentos de descripcin archivsticos: Son documentos en los que se relacionan documentos con el fin de establecer control de los mismos y permita su recuperacin.

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- Censo: En el que se describen de manera general los archivos pertenecientes a un mbito nacional y territorial.

- Gua: Describe de manera general un archivo territorial o institucional. - Inventario: Instrumento de control en el que se describe de manera exacta

los datos de una unidad de conservacin. - Catalogo: Instrumento de consulta que describe de manera exhaustiva los

documentos seleccionados de una serie. - ndices: Lista alfabtica o numrica de trminos onomsticos, toponmicos,

cronolgicos y temticos.

b. Niveles de descripcin: Programa de descripcin documental se puede llevar a cabo de forma secuencial a partir de los siguientes niveles:

Fondo Seccin y subseccin Serie y subserie Expedientes Unidad documental

c. reas de descripcin: Permite su identificacin con la estructura documental:

rea de identificacin rea de contexto rea de contenido y estructura rea de condiciones de acceso y utilizacin rea de documentacin asociada rea de notas Descriptores con funciones y relaciones rea de control de la descripcin

Las entidades deben desarrollar procesos de descripcin mediante la implementacin de medios tecnolgicos que permitan la visualizacin de los instrumentos de descripcin.

Todo lo dicho en este Decreto aplica a las entidades para los diferentes niveles, as como a las entidades privadas que cumplen funciones pblicas.

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CONCLUSIN

Hemos visto la importancia que tiene el documento desde que se crea, has su

disposicin final. Por tanto se ha partido desde la conclusin que la gestin

documental es importante implementarla en todas las entidades. Ya que por medio

de estos procesos podemos suplir las necesidades de informacin de los usuarios.

Fue de gran importancia retomar los trminos archivsticos, reconocer sus

diferencias y sobretodo conocer su significado. Con ayuda de los equipos

tecnolgicos, el talento humano y los conocimientos vistos, podemos dar buen

manejo a los Centro de Administracin documental de la entidad.

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REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

LEY 594. Ley General de Archivos. Por medio de la cual se dicta la Ley

General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Publicada en el Diario

Oficial No. 44084 de 14 de Julio de 2000. Colombia.

DECRETO 2578. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos,

se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto nmero 4124

de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administracin de los

archivos del Estado. Publicado en el Diario Oficial No. 48643 de 13 de

Diciembre de 1012. Colombia.

DECRETO 2609. Por el cual se reglamenta el Ttulo V de la Ley 594 de 2000,

parcialmente los artculos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras

disposiciones en materia de Gestin Documental para todas las Entidades

del Estado. Publicado en el Diario Oficial 48647 de 17 de Diciembre de 2012.

Colombia.

DECRETO 1080. Por medio del cual se expide el Decreto nico

reglamentario del sector cultura. Ministerio de Cultura de 26 de Mayo de

2015. Colombia.

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