GESTION DOCUMENTAL IIACTIVIDAD

TRABAJO DE CAMPO

PRESENTADOEDELMIRA MORENO AMADOR

G3DOCENTE

MARIA CLEMENCIA RIVERA

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO SETIEMBRE 14 2014

TRABAJO DE CAMPO

INTRODUCCION

En este trabajo realicé una visita a un Archivo, el lugar escogido fue el Archivo central de PYZ Servicios Ltda, esta visita tuvo la finalidad de llegar a conocer su funcionamiento y organización. En el sitio se realizaron tomas como evidencia de la visita presencial al archivo.

INSTALACIONES

RESEÑA HISTORICA PYZ SERVICIOS LTDA

Esta empresa fue fundada en 1996, fortalecida por diez últimos años de Gestión Documental, ha incursionado en forma reselta en la nueva visión universal del manejo de la información, que se orienta a los soportes digitales en donde se utilizan las ultimas tecnologías de la información y comunicaciones.Como podemos ver la información se ha convertido en los activos mas importante de las empresas de hoy.Somos una empresa del conjunto de estas denominadas sociedades de información no solo llamadas así por la capacidad de datos que almacenan, manejan y procesan, sino por la importancia de la empresa a nivel económico y social.

VISITAEl dia 10 visite las instalaciones del archivo

central de la empresa, donde muy amablemente me brindaron datos muy breves debido a la confiabilidad de la información, antes pase por muchas pero fue imposible porque decían que no podían por seguridad, acá fui atendida por el señor:

Gustavo Palomino con 20 años de experiencia en el campo.

Serie documental: NominaSubseries documentales:Nóminas de sueldo

Nóminas de pensionados.Serie Documental- Historias:Subseries.Historias laboralesHistorias clinicas

La documentación en el archivo de pyz antes de llevar al archivo central se clasifica en series documentales y subseries, de la siguiente manera:

SubseriesInformesInformes de GestiónSerie documental- ProyectosSerie Documental-Proceso

Las Bodegas en Bogotá con estantería de archivo, áreas de procesos técnicos, áreas de administración y atención a usuarios, así como la operación y custodia de los archivos (central e histórico) a nivel nacional; para garantizar la adecuada conservación y confidencialidad de la información.El cubrimiento sobre los documentos físicos y los medios electrónicos derivados de los procesos de negocio.

El servicio de guarda y custodia de los archivos central e histórico, tienen como fin garantizar la adecuada conservación, administración y confidencialidad de la información.Los servicios prestados en el archivo Central son: i) Recolección de transferencias primarias, atención a préstamos y aplicación de Tablas de Retención documental y Tablas de Valoración documental.El archivo Central,administración 1.500.000 unidades archivísticas.

La información se encuentra almacenada y custodiada en edificaciones cuyo terreno no presenta riesgos de humedad subterránea o problemas de inundación.  Se utiliza estantería de 6,50 mts de altura, por lo tanto la resistencia de las placas y pisos están dimensionados para soportar dichas cargas. Los pisos, muros, techos y puertas están construidos con material ignífugos de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión.  

Uno de los aspectos críticos en todo Sistema de Archivo es la implantación de medidas de seguridad que garanticen tanto la integridad y conservación física de la documentación, como el acceso y control de la misma, motivo por el cual el acceso al archivo central es restringido y vigilado.

tanto la integridad y conservación física de la documentación, como el acceso y control de la misma, motivo por el cual el acceso al archivo central es restringido y vigilado.

Control y acceso a la información

Circuito cerrado de televisión

Monitoreo las 24 horas, 7 días a la

semana

Control y acceso a la información

Circuito cerrado de televisión

Monitoreo las 24 horas, 7 días a la

semana

Medidas de seguridad físicas.La adecuación climática del Archivo Central cumple con las normas establecidas para la conservación del material documental en cuanto al manejo de temperatura y humedad relativa, para este control se utilizan equipos como deshumificadores e higrómetros.

Deshumificador 45% - 60%

Higrómetro 15ºC - 20ºC

Medidas de seguridad ambientales.

Otras medidas de seguridad que se utilizan son los sensores de humo, implantados dentro de una red que está conectada con el servicio de bomberos.

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Sensores de humo

Sensores de movimiento

Medidas de seguridad contraincendios y acceso no permitido

Los sensores de movimiento se utilizan como medida de seguridad controlando el acceso a la información y son activados junto con la alarma, una vez se finaliza la jornada laboral.

 El compromiso con HSE también está presente en nuestras

instalaciones, contando así con salidas de emergencia, señalización de seguridad, brigadistas, Kit de primeros auxilios, trabajadores entrenados en altura y gente constantemente capacitada en aspectos de HSE.

 Las transferencias que llegan al archivo central para

custodia y administración tienen como herramientas principales el FUID (Formato Único de inventario documental) y las TRD (Tablas de Retención Documental), la información contenida en estas herramientas permiten identificar y controlar el ingreso de la documentación al Archivo Central.

 Las unidades archivísticas al momento de ingresar al

Archivo Central son verificadas una a una, continuado así con el proceso de trazabilidad sobre la información.

 El servicio de préstamos inicia con la solicitud de consulta

que genera el Funcionario a través de la Mesa de ayuda, quien identifica si la información se encuentra en el Archivo Central y realiza la remisión de la solicitud al administrador respectivo.

 

Aseguramiento de la información.

Se realiza la planilla de préstamo, embalaje de la información, transporte y entrega de la documentación al punto de distribución.Con el fin de controlar y asegurar la trazabilidad de la información que está en consulta, se efectúa seguimiento a los préstamos y se recuperan aquellas unidades archivísticas que cumplieron el fin para el cual fueron solicitadas.Las unidades archivísticas son devueltas al Archivo Central, allí se efectúa la asignación de ubicación y posterior rearchivo. PRESTAMOSEl servicio de consulta se efectúa por demanda, es un servicio prestado a diario cuyas actividades contenidas en el PDT también se efectúan a diario.RECEPCION DE TRANSFERENCIAS PRIMARIASBasada en la ausencia de cronograma de transferencia que proporcione fechas y cantidades específicas para este proceso.

EVIDENCIA FOTOGRAFICA

EVIDENCIA FOTOGRAFICA

EVIDENCIA FOTOGRAFICA

Trazabilidad de la información.

La aplicación de Tablas de retención y valoración documental aportan en la racionalización de recursos y espacios físicos.El proceso de aplicación de Tablas de retención arroja la eliminación de unidades archivísticas que perdieron su valor administrativo, legal, fiscal o contable. 

 

REPROGRAFIAEstos es unos de los medios que nos habla la lectura la importancia es grande porque consiste en la reproducción de los documentos en diversos medios, la digitalización masiva de piezas documentales en tamaños convencionales estos garantiza la integridad, autenticidad, confiabilidad y disponibilidad de los mismos.

APLICACIÓN DE TRD y TVD Revisión de InventariosElaboración inventarios información para

eliminaciónElaboración de actas de eliminación sobre

material aprobado para este fin RECURSOSZonas de almacenamiento, descargue y

verificaciónComputadores, lectoras e impresoras.Plataformas de elevación.Vehículos.Papelería. 

Aseguramiento de la información

EQUIPO DE TRABAJO

Coordinador Auxiliares de ArchivoConductorAREAS DE TRABAJO  Bodegas ubicadas en Villa Alsacia.

GRACIAS