ELEMENTOS DE ARCHIVO

PAOLA SANTAMARIA

TECNICO ASISTENTE ADMINISTRATIVOPRIMER SEMESTRE

BARRANCABERMEJA2014

ELEMENTOS DE ARCHIVO

PAOLA SANTAMARIA

VICTOR HUGO ALEMANDOCENTE

TECNICO ASISTENTE ADMINISTRATIVOPRIMER SEMESTRE

BARRANCABERMEJA2014

CONTENIDO

1. ELEMENTOS DE ARCHIVO...............................................................................................4

1.1. LOS SOBRES............................................................................................................4

1.1.1. DEFINICIÓN...........................................................................................................4

1.2. SELLOS DE RADICADO.........................................................................................9

1.3.2. TIPOS DE CARPETAS..........................................................................................11

1.3.2.1 Carpetas con gomas...............................................................................................11

1.3.2.2. Carpetas de congreso............................................................................................11

1.3.2.3. Carpetas con clip....................................................................................................11

1.3.2.4. Carpetas con abrazadera......................................................................................12

1.3.2.5. Carpetas porta-menús...........................................................................................12

1.3.2.6. Carpetas porta-documentos.................................................................................12

1.3.3. EJEMPLOS..............................................................................................................12

1. ELEMENTOS DE ARCHIVO

1.1. LOS SOBRES

1.1.1. DEFINICIÓN

La norma UNE (Una Norma Española) define el sobre como "envoltura plana, de forma rectangular, obtenida generalmente a partir de una hoja de papel plegada de tal forma que se obtiene un anverso único y un reverso formado por cuatro solapas que montan entre sí. El anverso puede llevar una ventana transparente". (Tompla Industria Internacional del Sobre)

1.1.2. PARTES

Para su distribución, el sobre se visualiza en tercios y distribuye así: (Wikipedia)

En el tercio izquierdo se escribe información como: CONFIDENCIAL, PERSONAL, CONTIENE DISQUETE, VIDEOCINTA, CD-ROM, entre otros, en mayúscula sostenidas.

En el tercio central se escriben los datos del destinatario. Se ubican centrados en el segundo tercio sin sobrepasarlo, de acuerdo con el tamaño del sobre; su distribución debe ser armónica. Estos datos se escriben a interlineación sencilla.

El tercio derecho es para uso exclusivo de la oficina de correos.

1.1.3. TIPOS:

Entre otras características, la forma y tamaño de las solapas diferencian a los distintos sobres: Solapa de cierre recta o de pico, prolongación de solapas de cierre o fondo para ciertos fines o configuraciones especiales de solapas para apertura fácil, para ensobrado mecanizado, etc. (Tompla Industria Internacional del Sobre)

1.1.3.1. Sobres con solapa de cierre recta

Sobre "Konstancia" o sobre-bolsa: Tiene la solapa de cierre recta y más larga que las laterales.

Sobre "Retorno alemán": Así llamado porque su solapa de cierre prolongada lleva un perforado en el límite de la zona engomada para utilizar como cupón o bono de respuesta la parte de solapa desprendible.

Sobre "Bangtail" ("desprendible"): De solapa de fondo prolongada y plegada en el sentido de la solapa de cierre para utilizar como cupón o bono de pedido en una oferta publicitaria.

Sobre de solapas rectas especiales para máquina Ensobradora.

1.1.3.2. Sobres con solapa de cierre de pico

Sobre "Americano" :Además de la solapa de cierre en forma de pico o angular, solapa de fondo de un ángulo de 90 %

Sobre "Ministro": Solapa de cierre en pico y mayor que la solapa de fondo (generalmente usado en correspondencia de ceremonia y medidas 120 x 176 mm, con la actual normalización).

Sobre rombo: Denominación corriente del sobre con solapa de cierre en pico que resulta de un formato en rombo.

1.1.3.3. Sobres con soluciones innovadoras para apertura y ensobrado

Sobres de apertura fácil: el "OPEN PLUS": El Open Plus incorpora una línea de trepado en la solapa de fondo que, por simple tracción, se abre limpiamente sin necesidad de abrecartas.

Sobres especiales para ensobradora.: Sólo ciertos tipos de sobre funcionan bien en las máquinas ensobradoras porque exigen formas, papeles y pegantes especiales. Los más usuales: El sobre TEIDE, el

sobre TEIDE 2000, el sobre de SOLAPA CIRCULAR, el sobre UVE, el sobre TRAPEZOIDAL, el sobre bolsa de SOLAPA RECTA

El sobre de solapa TEIDE y solapas laterales interiores y exteriores

El sobre de solapa TEIDE 2000 cerrado y abierto

El sobre de solapa CIRCULAR, UVE, TRAPEZOIDAL

El sobre bolsa de SOLAPA RECTA

1.1.4. EJEMPLOS:

Sobre con solapa UVE y de Ventana

Sobre bolsa de solapa RECTA

Sobre bolsa de solapa RECTA y de Ventana

Sobre bolsa largos o de manila con solapa RECTA

Sobre “Ministro” con solapa cierre en pico

1.2. SELLOS DE RADICADO

1.2.1. DEFINICIÓN

El término sello (del latín sigillum) (en algunos países también llamado timbre) se aplica, por un lado, para nombrar el instrumento con imágenes grabadas que, a través de la impresión de tinta sobre el papel, se utiliza para autorizar documentos. También se llama sello a la impresión que resulta del uso de ese instrumento, generalmente al lado de una o más firmas. (wikipedia)

El sello de radicado es un tipo o clase de sello que existe y es utilizado para el recibo de documentación. Al estampar el sello de radicado se dice que el documento es de propiedad de la empresa. Éste debe contener una información específica: (Archivonorma)

El número de orden, corresponde al consecutivo que le asignes al documento al momento de llegada.

Pase A: Es el recorrido que hace el documento durante la fase de su gestión. Registra el nombre o código de la dependencia que debe tramitar el asunto de que trata el documento. La codificación de las dependencias está supeditada a las normas y procedimientos establecidos en el Manual de Archivo de tu empresa. Este registro lo haces manualmente y con tinta. En algunos casos, un documento puede tener varios pases, es decir, que su asunto debe ser conocido por diferentes personas.

Código: Es cuando la empresa tiene definidas y codificadas las Series Documentales, la puedes agregar al sello de radicado.

Además debe incluir la fecha de recibido, la cual es muy importante para oficializar el tramite.

1.2.2. TIPOS DE SELLOS RADICADORES Los sellos pueden ser : Automáticos y Manuales

1.2.2.1. Sellos Automáticos

Los sellos a entintado automático se equipan de un casete de entintado integrado, no requieren de tampón, ni de puerta tampón. La impresión, al descanso, está en contacto permanente con el casete. La presión ejercida sobre el tampón de cumbre en parte baja causa la revocación de la impresión y su impresión sobre el documento. El mecanismo puede ser de plástico o metálico.

1.2.2.2. Sellos Manuales

Estos sellos requieren la utilización de un tampón, y eventualmente el lleva sellos para suspenderlos con el fin de evitar las manchas inesperadas. Se utiliza una almohadilla impregnada de tinta para estampar el contenido del sello en el documento. Generalmente vienen montados sobre madera.

1.2.3. EJEMPLOS

Sello Manual

Sello Automático

1.3. CARPETAS DE ARCHIVO

1.3.1. DEFINICION

Carpeta de archivo es un contenedor en donde se almacenan y organizan archivos y otros directorios. Un directorio que está dentro de otro, se denomina "subdirectorio" (o subcarpeta). El sistema de archivos como un todo crea una gran estructura o jerarquía. (tuspreguntas.misrespuestas.com)

El hecho que le llamemos carpeta a los directorios se lo debemos originalmente a la Apple; el modelo ochentero de este fabricante llamado "Lisa", fue el primero en presentar visualmente los directorios en forma de "carpeta" de oficina, y de allí en adelante todos los sistemas operativos modernos utilizan variaciones del mismo ícono. (tuspreguntas.misrespuestas.com)

Utensilio para guardar o transportar papeles que consiste en una lámina de cartón o plástico doblada por la mitad y generalmente con gomas para mantenerla plegada. (wikipedia)

1.3.2. TIPOS DE CARPETAS

1.3.2.1 Carpetas con gomas

Consisten en una plancha de cartón doblada por la mitad dentro de la cual se guardan documentos. En una de sus caras presenta cuatro orificios, dos reunidos en el centro en su parte superior, dos en los extremos en el centro del plano, por los cuales se introducen unas gomas elásticas. Las gomas se pasan por encima del pliego opuesto manteniendo la carpeta cerrada e impidiendo que caigan los documentos por sus laterales.

1.3.2.2. Carpetas de congreso

Son estructuras que contienen el material necesario para asistir a una reunión o conferencia. Consisten en dos piezas de cartón enfundadas o acolchadas que se abren como una carpeta. En su interior, constan de una funda para introducir un bloc de notas así como otros recipientes como portabolígrafos, bolsas para documentos o bolsas para tarjetas de visita.

1.3.2.3. Carpetas con clip

Son carpetas destinadas a tomar notas. En lado derecho se sujetan los documentos mediante un clip o mordaza. El mecanismo se sitúa en el extremo superior o lateral de la misma y sujeta las hojas por un sistema de presión. Cuando se quiere extraer una, se libera el mecanismo y se vuelve a cerrar mediante una palanca.

1.3.2.4. Carpetas con abrazadera

Son carpetas destinadas a guardar documentos con perforaciones laterales. Suelen ser de plástico y cuentan con fijadores de plástico o metal que se introducen por los orificios y por una abrazadera del mismo material. La abrazadera se presiona contra los documentos y los fijadores se doblan sobre ella para mantenerla en una posición fija.

1.3.2.5. Carpetas porta-menús

Son carpetas destinadas a introducir las cartas de los establecimientos de hostelería. Se caracterizan por su excelente presentación exterior con fundas de materiales de alta calidad que pueden llegar a ser de piel y acabados llamativos como dorados o relieves. Cuentan con fundas interiores para introducir las cartas que se fijan con tornillos a una estructura central de tal modo que pueden añadirse o retirarse a voluntad.

1.3.2.6. Carpetas porta-documentos

Son carpetas adaptadas al tamaño de determinados papeles como la documentación obligatoria del automóvil.

1.3.3. EJEMPLOS

Carpeta con pinza o clip

Carpeta colgante

Carpetas Corporativas o de Congreso

Carpetas Folder

1.3. CAJAS DE ARCHIVO

1.3.1. DEFINICION

Las cajas de archivo están diseñadas para el empaque, el transporte y el almacenamiento de documentos, registros y archivos de oficina.

1.3.2. TIPOS DE CAJAS Y EJEMPOS

BIBLIOGRAFIA

Archivonorma. (s.f.). archivoaldianorma.com. Recuperado el 14 de 05 de 2014, de http://www.archivonorma.com/

COTUA, H. S. (s.f.). Monografias.com. Obtenido de http://www.monografias.com/trabajos32/importancia-correspondencia

Portal Educativo. (s.f.). Tiposde.org. Recuperado el 14 de 05 de 2014, de http://www.tiposde.org/cotidianos/413-tipos-de-sobres

SENA. (s.f.). gestionadminjhenny.files.wordpress.com. Recuperado el 14 de 05 de 2014, de http://gestionadminjhenny.files.wordpress.com/2010/07/recivo-y-despacho-de-documentos.pdf

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WIKIPEDIA. (s.f.). es.wikipedia.org. Recuperado el 14 de 05 de 2014, de http://es.wikipedia.org/wiki/Carpeta_(objeto)

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Wikipedia. (s.f.). http://es.wikipedia.org/wiki/Sobre. Recuperado el 14 de 05 de 2014, de http://es.wikipedia.org/wiki/Sobre