tesoreria

CAPACITACIÓN

TESORERÍA DE LOS FONDOS DE SERVICIOS

EDUCATIVOS

Fondos de Servicios Educativos

LUZ MERY ORTIZ SANCHEZ

1. NORMATIVIDAD QUE RIGEN LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS

• Constitución Política. Artículo 354

• Decreto 111 de 1996. Estatuto Orgánico del Presupuesto

• Resolución 354 de 2007. Régimen de Contabilidad Pública

• Resolución 355 de 2007. Plan General de Contabilidad Pública

• Resolución 356 de 2007. Manual de procedimientos

• Ley 715 de 2001. Normas Orgánicas en materia de recursos y competencias

• Ley 734 de 2002. Código Disciplinario Único.

• Ley 80 de 1993. Estatuto General de Contratación y sus decretos reglamentarios

• Decreto 4791 de 2008. Fondos de Servicios de los establecimientos educativos estales.

• Estatuto tributario Colombiano.

• Decreto 0234 de 2003. Administración de los Fondos de Servicios Educativos• Decreto 043 de 2008. Apertura de cuentas bancarias. • Circulares y directrices emitidas por la Secretaria de Educación de Medellín

Fondos de Servicios EducativosLUZ MERY ORTIZ SANCHEZ

2. FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS – FSE

Autoridades del Establecimiento Educativo estatal

Rector o Director Rural

(Ordenador del Gasto)

Consejo Directivo

(Órgano de representación)

Presupuesto de los F.S.E.

(Acto Administrativo)

Consejo Directivo(primera instancia)

Consejo de Medellín(en forma definitiva)

“Los fondos de servicioseducativos son cuentas contablescreadas por la ley como unmecanismo de gestiónpresupuestal y de ejecución de losrecursos de los establecimientoseducativos estatales para laadecuada administración de susingresos y para atender susgastos de funcionamiento einversión distintos a los depersonal” Decreto 4791 de 2008,artículo 2

2.1 Definición

Fondos de Servicios EducativosLUZ M ERY ORTIZ SÁNCHEZ

3. TESORERÍA

3.1 DEFINICIÓN


Es un órgano de la administración

dirigido al manejo de los recursos

financieros de los entes públicos

hacia el cumplimiento de los

objetivos institucionales.

TESORERÍA

En los F.S.E. tiene la

función principal de

administrar los recursos

financieros, de tal forma

que se garantice el

cumplimiento de los

objetivos propuestos en

el PEI


TESORERÍA

Como

PROCESODEPENDENCIA

FUNCIONARIO

Recaudo

Pago

Manejo de

liquidez

Deudores

Órgano (oficina) de

un ente público en

la que se

administran los

recursos financieros

Persona que

ejerce el cargo de

tesorero


TESORERÍA

Como

RECAUDO

INGRESOS

PAGO

EGRESOS

RECIBOS DE

CAJAORDEN DE

PAGO

3.2 PROCESO DE INGRESOS DE LOS RECURSOS DE LOS FSE

Numeración continua previamente impresa

Lugar y fecha de expedición

Nombre y número de identificación de la entidad o persona que paga

Concepto u origen del ingreso

Valor del ingreso en letras y números

Modalidad de ingreso: efectivo o cheque

Firma del funcionario que ejerza la función de tesorería

Fondos de Servicios EducativosLUZ MERY ORTIZ SÁNCHEZ

RECAUDO

INGRESOS

RECIBO DE

CAJA

3.3 PROCESO DE EGRESOS DE LOS FSE


GASTOS DECRETO 4791 DE 2008 ARTÍCULO 11

FUNCIONAMIENTO

Mantenimiento Materiales y suministro Arrendamiento Impresos y publicaciones Servicios públicos Seguros Gastos de viaje Servicios técnicos y profesionales prestados para una gestiónespecífica y temporal en desarrollo de actividades diferentes a laseducativas, cuando no sean atendidas por personal de planta

INVERSIÓN

Dotaciones pedagógicas Obras de infraestructura Adquisición de los bienes Servicios públicos Sostenimiento de semovientes y proyectos pedagógicos productivos Actividades pedagógicas, científicas, deportivas y culturales Inscripción y participación de los educandos en competencias deportivas, culturales, pedagógicas y científicas Acciones de mejoramiento de la gestión escolar y académica

Prohibiciones en la ejecución del gasto: Según artículo 13 del

Decreto 4791 de 2008.

El ordenador del gasto del Fondo de Servicios Educativos no puede:

1. Otorgar donaciones y subsidios con cargo a los recursos del Fondo de

Servicios Educativos.

2. Reconocer o financiar gastos inherentes a la administración de

personal, tales como viáticos, pasajes, gastos de viaje,

desplazamiento y demás, independientemente de la denominación

que se le dé, sin perjuicio de lo dispuesto en el numeral 9° del artículo

11 de presente decreto.

3. Contratar servicios de aseo y vigilancia del establecimiento educativo.


3. Estudio y

aprobación

D. 006 de 1998

Capítulo VII y

IX

3.4 QUIEN ORDENA EL GASTO

ORDENADOR DEL GASTO: …capacidad de ejecución del presupuesto, en los

establecimientos educativos oficiales municipales, el Rector o Director Rural.

Decreto 4791 de 2008, art 4

Decidir la oportunidad de contratar

Comprometer los recursos

Ordenar el gasto.


3.5 COMPROBANTES (ORDENES) DE PAGO

Identificación del establecimientoeducativo

Número consecutivo, lugar y fecha deexpedición del comprobante

Número de disponibilidad ycompromiso presupuestal

Nombre o razón social del beneficiario

Número de identificación (cédula oNIT) del beneficiarlo

Concepto o transacción que origina elpago


PAGO

EGRESOS

ORDEN DE

PAGO

Imputación presupuestal y contable

Número de la orden de entrada aalmacén (si se requiere)

Total a pagar en números y letras

Liquidación de la cantidad a pagar,deducciones legales (Retención en lafuente y retención de IVA) y saldo neto,

Número del cheque girado y el bancocorrespondiente

Firma del ordenador del gasto

Firma del beneficiario, documento deidentidad o NIT

3.6 CICLO DE LOS COMPROBANTES DE PAGO

IDENTIFICACION DE LA NECESIDAD

TRÁMITES DE CONTRATACIÓN

PublicidadInvitación

pública


COTIZACIÓN

CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

DOCUMENTOS Y FIRMA, ORDEN DE COMPRA O

CONTRATO

COMPROMISO PRESUPUESTAL

FACTURA DE VENTA O DUCUMENTO EQUIVALENTE

RECIBO A SATISFACCIÓN

ORDEN O COMPROBANTE DE

PAGO

4. Ejecuciones

D. 006 de 1998

Capítulo X y XI

3.7 HECHOS CUMPLIDOS

Adquiere obligaciones

(sin consultar la existencia de

recursos)

Sin Certificado de Disponibilidad Presupuestal

Los hechos cumplidos son una

irregularidad presupuestal, están

prohibidos


… Continuación Hechos cumplidos

NORMATIVIDAD HECHOS CUMPLIDOS

CONSTITUCIÓN NACIONAL: Principio de legalidad del

gasto: “…no se pueden hacer erogaciones con

cargo al tesoro que no se encuentren previstas en el

presupuesto de gastos y que no hayan sido

probadas previamente por el órgano competente...”

(Jurisprudencia Corte Constitucional; artículos

345 y 346 de la Constitución Nacional.

ESTATUTO ORGÁNICO DE PRESUPUESTO: “Todos los actos

administrativos queafecten las apropiaciones presupuestales deberán

contar con certificados dedisponibilidad previos que garanticen la existencia de

apropiación suficientepara atender estos gastos.

DECRETO 4791 DE 2008parágrafo del artículo 3 del

la existencia de hechos cumplidos en el manejo de los F.S.E., obedecería a un

manejo inadecuado del proceso de administración de los mismos,… y a una

mala planeación del proceso contractual

mediante el cual debe ejecutarse el presupuesto.

DISPOSICIONES GENESALES

“no se podrá tramitar o legalizar actos

administrativos u obligaciones que afecten el ppto de gastos cuando no

reúnan los requisitos legales o se configuren

como hechos cumplidos. Los ordenadores de gastos responderán disciplinaria,

fiscal y penalmente …”.


Todas las ordenes de pago deben ir acompañadas de los siguientes documentos:

Cotización

Certificado de Disponibilidad Presupuestal(CDP)

Contrato, orden de compra o servicio

Certificado de Compromiso Presupuestal(CRP)

Factura (con cumplimiento de requisitos de acuerdo a la Ley 1231 17-07-2008. Por la cual seunifica la factura como título valor como mecanismo de financiación para el micro, pequeño ymediano empresario, y se dictan otras disposiciones y sus decretos reglamentarios)

Rut, registro único tributario (para régimen simplificado, decreto 2788 del 2004 Por el cual se reglamenta el Registro Único Tributario de que trata el artículo 555-2 del Estatuto Tributario. Artículo 20. Exigibilidad de Inscripción en el Registro Único Tributario.)

Recibo a satisfacción

Certificado de antecedentes disciplinarios


3.8 SOPORTES DE LAS ORDENES DE PAGO

4

D. 006 de 1998

Capítulo X y XI


4. CONTABILIDAD

4.1 NORMATIVIDAD CONTABLE

Constitución Política

Resolución 354 de 2007. Régimen de Contabilidad Pública

Resolución 355 de 2007. Plan General de Contabilidad Pública

Resolución 356 de 2007. Manual de procedimientos

Decreto 4791 de 2008. F.S.E. de los establecimientos educativos estales.

Estatuto tributario Colombiano.

Circulares y directrices emitidas por la Secretaria de Educación de Medellín

4.2 PROCESO CONTABLE

RECONOCIMIENTO:Es la etapa de captura de los datos de larealidad económica y jurídica , teniendo encuenta el origen y aplicación de los recursos

REVELACIÓN:Es la etapa que sintetiza y representa la situación, losresultados de la actividad y la capacidad de prestaciónde servicios o generación de flujos de recursos, enestados ,informes y reportes contables confiablesrelevantes y comprensibles.

TRANSACCIONES

HECHOS

OPERACIONES

FINANCIERAS

AMBIENTALES

SOCIALES

ECONÓMICAS

QUE AFECTEN LA SITUACIÓN, LA ACTIVIDAD Y LA CAPACIDAD PARA PRESTAR SERVICIOS O GENERAR FLUJOS DE RECURSOS DE UNA ENTIDAD

CONTABLE PUBLICA EN PARTICULAR


El proceso contable consiste en mantener un registro, relevante, comprensible, confiable yverificable de las operaciones financieras del establecimiento educativo, que permita realizar unadecuado control y seguimiento de la información, así como obtener los estados económicos,financieros y patrimonial, garantizando herramientas para la planeación y toma de decisiones

4

D. 006 de 1998

Capítulo X y XI

DECRETO 4791 DEL 2008

Artículo 16. CONTABILIDAD. Los fondos de servicios educativos estatales

deben llevar contabilidad de acuerdo con las normas vigentes expedidas por el

Contador General de la Nación.

Artículo 19. RENDICIÓN DE CUENTAS Y PUBLICIDAD. Con el fin de

garantizar los principios de moralidad, imparcialidad, publicidad y transparencia

en el manejo de los recursos del Fondo de Servicios Educativos el rector o

director rural debe garantizar el cumplimiento de lo siguiente:

1. Publicar en el sitio web del establecimiento educativo, así como en un lugar

visible y de fácil acceso del mismo, el informe de ejecución de los recursos y

los estados contables del Fondo de Servicios Educativos.

2. Al inicio de cada vigencia fiscal, enviar a la entidad territorial certificada copia

del acuerdo anual del presupuesto del Fondo, numerado, fechado y aprobado

por el consejo directivo.


4

D. 006 de 1998

Capítulo X y XI

3. Publicar mensualmente en lugar visible y de fácil acceso la relación de los

contratos y convenios celebrados durante el periodo transcurrido de la

vigencia, en la que por lo menos se indique el nombre del contratista, objeto,

valor, plazo y estado de ejecución del contrato.

4. A más tardar el último día de febrero de cada año y previa convocatoria a la

comunidad educativa, celebrar audiencia pública para presentar informe de

la gestión realizada con explicación de la información financiera

correspondiente, incluyendo los ingresos obtenidos por convenios con

particulares, premios, donaciones u otros, cuyo principal propósito sea el de

beneficiar a la comunidad educativa.

5. El rector o director rural de aquellos establecimientos educativos con sede en

los municipios no certificados, deberá. presentar al Alcalde respectivo, en la

periodicidad que éste determine, un informe sobre la ejecución de los

recursos que hubiere recibido por parte de esta entidad territorial.


4.3ACTA DE APERTURA DE LIBROS Y LIBROS OFICIALES

Acta de apertura de libros: Es la oficialización de los libros principales de

contabilidad

Según artículo 4, parágrafo 2 del Decreto municipal 234 de 2003.

“Mediante acta que suscribirá cada rector se ordenará la apertura de los

libros principales de contabilidad diario y mayor”.

En el acta de apertura o de autorización de folios se indicará, por lo menos:

El nombre de la entidad contable pública

El nombre del libro

La fecha de oficialización

El número de folios a utilizar con numeración sucesiva y continua

Firma del ordenador del gasto


4. Ejecuciones

D.006 de 1998

Capítulo X y XI

Según el numeral 343 del Plan General de Contabilidad Pública. Los

libros principales son:


Libros oficiales

Lib

ro d

iari

oPresenta en losmovimientos débitoy crédito de lascuentas, el registrocronológico y precisode las operacionesdiarias efectuadas,con base en loscomprobantes decontabilidad

Lib

ro m

ayo

r

Contiene los saldosde las cuentas delmes anterior, lassumas de losmovimientos débitoy crédito de cadauna de las cuentasdel respectivo mes,que han sidotomadas del LibroDiario, y el saldofinal del mismo mes.

4. Ejecuciones

D.006 de 1998

Capítulo X y XI

4.4 SOPORTES, COMPROBANTES Y LIBROS DE CONTABILIDAD

Soportes contables: Según el numeral 337 del Plan General de Contabilidad

Pública

Los documentos soporte comprenden las relaciones, escritos o

mensajes de datos que son indispensables para efectuar los

registros contables de las transacciones, hechos y operaciones

que realicen las entidades contables públicas. Deben adjuntarse a

los comprobantes de contabilidad, archivarse y conservarse en la

forma y el ordenen que hayan sido expedidos, bien sea por

medios físicos, ópticos o electrónicos.


4. Ejecuciones

D.006 de 1998

Capítulo X y XI

Comprobantes de contabilidad:

Son los documentos en los cuales se resumen las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales de la entidad contable pública y sirven de

fuente para registrar los movimientos en el libro correspondiente.


• resume las operaciones relacionadas con elrecaudo de efectivo o documento que lorepresente.

Comprobante de ingresos

• constituye la síntesis de las operacionesrelacionadas con el pago de efectivo o suequivalente.

Comprobante de egreso

• resume las operaciones relacionadas conmovimientos globales o de integración, talescomo estimaciones, ajustes, correcciones y otrasoperaciones en las que no interviene el efectivo osu equivalente.

Comprobante general

4. Ejecuciones

D.006 de 1998

Capítulo X y XI

Libros de contabilidad:

Son estructuras que sistematizan de manera cronológica y nominativa los datos obtenidos de las transacciones, hechos y operaciones que afectan la

situación y la actividad de las entidades contables públicas.


Libros principales

• Libro diario

• Mayor

Libros auxiliares

• Contienen losregistros contablesindispensables parael control detalladode las transaccionesy operaciones de laentidad contablepública

4.5 SOPORTES, COMPROBANTES Y LIBROS DE CONTABILIDAD

4. Ejecuciones

D.006 de 1998

Capítulo X y XI

4.6 TENENCIA, CONSERVACIÓN Y CUSTODIA DE SOPORTES,

LIBROS Y COMPROBANTES

La tenencia, conservación y custodia de los soportes, comprobantes y

libros de contabilidad es de la responsabilidad del representante legal

o quien haga sus veces, el cual podrá designar mediante acto

administrativo, esta responsabilidad.

El término de conservación de los soportes, comprobantes y libros de

contabilidades de diez(10)años, contados a partir del 31 de diciembre

del período contable al cual corresponda el soporte, comprobante y

libro de contabilidad, sin perjuicio de las normas específicas de

conservación documental que señalen las autoridades competentes.

Según el numeral 350 y 353 del Plan General de Contabilidad Pública


4. Ejecuciones

D.006 de 1998

Capítulo X y XI

Presentan la estructura de los activos, pasivos, patrimonio, ingresos,

gastos, costos y cuentas de orden, de una entidad contable pública, a

una fecha determinada o durante un período, según el estado contable

que se trate, con el fin de proporcionar información sobre la situación

financiera, económica, social y ambiental, los resultados del desarrollo

de la actividad y la generación de flujos de recursos

•Balance General,

•Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental,

•Estado de Cambios en el Patrimonio y el Estado de Flujos de Efectivo

•Las notas a los estados contables básicos forman parte integral de los

mismos. Según el numeral 365 y 366 del Plan General de Contabilidad

Pública


4.7 ESTADOS CONTABLES BÁSICOS

4. Ejecuciones

D.006 de 1998

Capítulo X y XI

4.8 Código Disciplinario Único -Ley 734 de 2002

Deberes:

Según Artículo 34 Numeral 5 de la Ley 734 de 2002

•Son deberes de todo servidor público Custodiar y cuidar la documentación e

información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su

cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción,

ocultamiento o utilización indebidos.

•No llevar en debida forma los libros de registro de la ejecución presupuestal

de ingresos y gastos, ni los de contabilidad financiera. Según artículo 48

numeral 26 de la Ley734de2002.

•No dar cumplimiento. Injustificadamente a la exigencia de adoptar el

Sistema Nacional de Contabilidad Pública de acuerdo con las disposiciones

emitidas por la Contaduría General de la Nación y no observar las políticas,

principios y plazos que en materia de contabilidad pública se expidan con el

fin de producir información confiable, oportuna y veraz. Según artículo 48

numeral 26 de la Ley 734 de 2002


4. Ejecuciones

D.006 de 1998

Capítulo X y XI

4.9. PROCESO DE VALIDACION DE LA INFORMACION CONTABLE,

FINANCIERA Y PRESUPUESTAL DE LOS FONDOS DE SERVICIOS

EDUCATIVOS

4.9.1 PLANTILLA CHIP

Es un sistema de información diseñado y desarrollado por el

Ministerio de Hacienda y Crédito Público-Programa FOSIT, para que

con la adecuada reglamentación y estructura procedimental, canalice

la información financiera, económica y social de los entes públicos

hacia los organismos centrales y al público en general bajo la

administración y responsabilidad de la Contaduría General de la

Nación.


4.9.2 INFORMACIÓN QUE CONTIENE EL CHIP

El CHIP contiene información sobre registros detransacciones y resultados financieros, reflejados yregistrados en el presupuesto, la contabilidad, que cubrenmovimientos patrimoniales, de ingresos, de gastos, deendeudamiento y de variación de activos y pasivos engeneral.


4.10. CIRCULAR 29 del 10 de marzo del 2010, INSTRUCCIONES

PARA LA REMISIÓN DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA,

ECONÓMICA Y SOCIAL DEL PRIMER TRIMESTRE DEL 2010

FECHA LÍMITE PARA ENTREGAR INFORMACIÓN EN EL ARCHIVO

DE LA SECRETARIA DE EDUCACION


PERIODO FECHA LÍMITE

Enero-Marzo de 2010Abril 12 de 2010

Abril-Junio de 2010Julio 9 de 2010

Julio-Septiembre de 2010Octubre 12 de 2010

Octubre-diciembre 2010Enero 14 de 2011

5. ASPECTOS TRIBUTARIOS

Las instituciones educativas son entes recaudador de

impuestos por lo tanto deben realizar las diferentes

retenciones de acuerdo a la adquisición de bienes y

servicios y la respectiva retención de IVA.

Y presentarla mensualmente ante las entidades

recaudadoras.


5.1. RETENCIONES EN LA FUENTE APLICABLES A

LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS

VIGENCIA 2010:

5.3. OBLIGACIONES DEL AGENTE RETENEDOR

Garantizar el cumplimiento de las obligaciones tributarias, la

cual establece la obligatoriedad en el estatuto tributario

ARTÍCULO 368. QUIENES SON AGENTES DE RETENCION.

Son agentes de retención o de percepción, las entidades de

derecho público, los fondos de inversión, los fondos de valores,

los fondos de pensiones de jubilación e invalidez, los

consorcios, las comunidades organizadas, las uniones

temporales y las demás personas naturales o jurídicas,

sucesiones ilíquidas y sociedades de hecho, que por sus

funciones intervengan en actos u operaciones en los cuales

deben, por expresa disposición legal, efectuar la retención o

percepción del tributo correspondiente.


Artículo 370. Los agentes que no efectúen la

retención, son responsables con el contribuyente. No

realizada la retención o percepción, el agente

responderá por la suma que está obligado a retener o

percibir, sin perjuicio de su derecho de reembolso

contra el contribuyente, cuando aquél satisfaga la

obligación. Las sanciones o multas impuestas al

agente por el incumplimiento de sus deberes serán de

su exclusiva responsabilidad


ARTICULO 603. OBLIGACIÓN DE DECLARAR Y PAGAR EL

IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS RETENIDO. <Artículo modificado por

el artículo 33 de la Ley 223 de 1995. El nuevo texto es el siguiente:> El

valor del impuesto sobre las ventas retenido, deberá declararse y pagarse

dentro de los plazos que señale el Gobierno Nacional, utilizando para tal

efecto el mismo formulario que prescriba la Dirección de Impuestos y

Aduanas Nacionales para declarar las retenciones en la fuente de los

impuestos de renta y timbre.

ARTICULO 615-1. OBLIGACIONES DEL AGENTE RETENEDOR EN EL

IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS. <Artículo adicionado por el artículo 35

de la Ley 223 de 1995.> Cuando el agente de retención en el Impuesto

sobre las Ventas adquiera bienes o servicios gravados, deberá liquidar y

retener el impuesto aplicando la tarifa de retención correspondiente, que en

ningún caso podrá ser superior al 50% del impuesto liquidado, y

expedir el certificado a que se refiere el parágrafo 2o. del artículo 615 del

Estatuto


Es necesario tener en cuenta que la aplicabilidad de las

normas no está sujeta ni condicionada a debates,

socializaciones, asesorías o conceptos que se emitan

en torno a aquellos. Basta la debida publicación de las

normas para que por tal hecho se establezca su

validez, vigencia y el deber de todos los sujetos de

conocerlas, obedecerlas y acatarlas. Por ello se rige el

principio “Ignorancia iuris neminem excusat”, recogido

expresamente en el artículo 9º del Código Civil, cuando

señala: “La ignorancia de las leyes no sirve de

excusa”.


GRACIAS


tesoreria

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