tesis tesoreria iv 2013

UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN CRISTOBAL DE HUAMANGA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

MAESTRIA EN AUDITORIA, MENCION AUDITORIA INTEGRAL

PROYECTO DE TESISEXAMEN ESPECIAL COMO INSTRUMENTO DE FISCALIZACION PARA MEJORAR EL AREA DE TESORERIA DE LAS MUNICIPALIDADES DISTRITALES DE LA PROVINCIA DE HUAMANGA PERIODOS 2011-2012.PRESENTADO POR: ROCIO BELLIDO OSCATAASESOR: Dr. JULIO GOMEZ MENDEZAO 2013NDICE

Pg.

Dedicatoria

04

Agradecimiento

05

Abstract

06

I Resumen

07

II Introduccin

08III Justificacin

08

3.1 Terica

08

3.1 Prctica

09

3.1 Metodologa

09

IV Importancia de la Investigacin

09V Planteamiento del Problema

10

5.1 Planteamiento de la Realidad Problemtica

10 5.2 Formulacin del Problema

11

5.2.1 Problema Principal

11

5.2.1 Problema Secundario

11

VI Objetivos

12

6.1 Objetivo General

12

6.2 Objetivo Especfico

12

VII Hiptesis variables planteadas en la Investigacin

12

7.1 Hiptesis Principal

127.2 Hiptesis Secundaria

12

7.3 Variables

13 7.3.1 Independiente

14 7.3.2 Dependiente

14

7.3.3 Indicadores

14

VIII Marco Terico

14

Captulo I

14

1. Marco Normativo y Conceptual del sistema Nacional de Tesorera 141.1 Marco Conceptual

14

1.2 Marco Normativo

171.3 Principios Regulatorios

19

1.4 Normas Generales de Tesorera

26

Captulo II

98

2. Los recursos financieros origen y aplicacin

98

2.1 Concepto de los recursos Financieros o fondos pblicos98

2.2 Determinacin del Ingreso

992.3 Clasificacin de los ingresos

1012.4 Clasificacin por fuentes de financiamiento

109

Captulo III

1393. Ejecucin Financiera del Gasto

1393.1 Concepto de ejecucin Financiera

1393.2 Compromiso

1423.3 Devengado

1493.4 Girado o Pago

159

Captulo IV

1634. Examen Especial al rea de Tesorera

1634.1 Marco Conceptual

1634.2 Fase de planeamiento

1704.3 Fase de ejecucin

1784.4 Fase de informe

185IX Metodologa

167

9.1 Mtodos

167

9.2 Tcnicas

167

9.3 Poblacin

167

9.4 Muestra

167

X Resultados

168

XI Discusin

168

XII Propuesta estratgica para la implementacin

168

XIII Conclusiones

168

XIV Recomendaciones

168

XV Referencia Bibliogrfica

168

Anexos

168

Dedicatoria

Agradecimientos

La elaboracin de este documento no hubiera sido posible sin la colaboracin de muchas personas, a todas ellas muchas gracias.

Un agradecimiento especial al Prof. Julio Gmez Mndez, quien gui la elaboracin de este proyecto.

Agradecemos a los profesionales de las instituciones, quienes gustosos nos abrieron las puertas de la entidad y nos permitieron realizar las encuestas de satisfaccin.

Gracias a todos!

A mis padres y hermana, por su cario y apoyo constante, Muchas gracias por ser mi ejemplo y mi motivacin diaria.

Roco Bellido OscataEl resumen en inglesI RESUMEN

El examen especial se realiza para verificar el cumplimiento del control interno en la institucin del mismo modo verifica si las leyes y normas internas y externas se cumplan en las labores que se realizan todos los funcionarios y servidores de la Institucin. El propsito de este trabajo es proponer el examen especial como medio de fiscalizacin para obtener una gestin de calidad en las labores que se realizan en el rea de tesorera de las municipalidades distritales de la provincia de huamanga. Para tal efecto se propone la realizacin de exmenes especiales a todas las reas de mayor riesgo para que se logre las metas, objetivos, misin y visin. En este trabajo se ha utilizado todos los procedimientos metodolgicos para llegar a los resultados que favorecern a las instituciones publicas y afectara a aquellos interesados que no se cien en las normatividad correspondiente II INTRODUCCION

La funcin de una entidad es la de mantener el orden interno a fin de que las diversas actividades que se realiza en el interior de ella se realicen en forma normal y para lograr dicho propsito se requiere que los miembros que integran la institucin as como las unidades que la conforman cuenten con los recursos materiales y servicios que permitan su logro.

El examen Especial en el Sector Pblico se aplican en todas las entidades comprendidas dentro del mbito de competencia del Sistema Nacional de Control, bajo la supervisin de los titulares de las entidades y de los jefes responsables de la administracin gubernamental o de los funcionarios que hagan sus veces.

Al desarrollar el presente tema influencia del examen especial como fiscalizacin para mejorar el rea de tesorera de las municipalidades distritales de la provincia de Huamanga, a fin de que su aplicacin proporcione a la administracin financiera gubernamental, seguridad razonable sobre el buen manejo de fondos y valores, asegurando la eficiencia en el logro de objetivos institucionales y minimizando los riesgos en la gestin.

El presente estudio permite detectar los problemas latentes de control, para que la investigacin pretenda aplicar cuales son las dificultades que actualmente tiene el rea de tesorera en los gobiernos locales de la provincia de Huamanga.

Finalmente las conclusiones y recomendaciones estn de acuerdo a los objetivos planteados que permiten establecer en forma consiente que el examen especial a nivel de cualquier organizacin que se aplique es importante, sin embargo juega un rol primordial la calidad del factor humano.

En un rengln detallar el captulo detallar un resumen de III JUSTIFICACIONEl presente estudio, pretende analizar la influencia del examen especial, los reglamentos, las normas complementarias y modificatorias; as como otras normas conexas aplicables al sistema de tesorera del sector pblico.

El examen especial proporcionara un excelente control el cual generara mayor confianza y un adecuado clima laboral ya que ayudara a todos los que interactan en ella, identificar los obstculos que estn limitando la adecuada utilizacin de la normatividad y directivas internas en el trabajo y a tomar medidas para mejorar la calidad de servicio prestado a los usuarios de la municipalidad, para influir de manera positiva y significativa en el xito de las metas trazadas.En la biblioteca de la UNSCH no se ha encontrado estudios referentes al tema de estudio partiendo siempre de los intereses, necesidades y de las caractersticas especficas del sistema de tesorera que son la parte medular de y una de las reas crticas de la entidad para el logro de los objetivos y metas institucionales.

los resultados del presente estudio servirn como documentos de consulta a los futuros tesistas; as como a los profesionales interesados en profundizar el referido estudio.

IVIMPORTANCIA DE LA INVESTIGACIN.

La presente investigacin nos permitir:

Identificar los factores restrictivos de un buen clima laboral y su influencia en la inteligencia emocional de los trabajadores y su repercusin en la actividad institucional.

Promover el clima laboral e inteligencia emocional en el accionar diario para aprovechar el mximo potencial de los jefes, subordinados y los recursos en las actividades y decisiones operacionales, aspirando siempre lograr las metas y objetivos predeterminados institucionalmente.

Mejorar las capacidades de interrelacin e interaccin de los trabajadores entre compaeros de trabajo y consigo mismos, que repercuten en un extraordinario clima laboral; fomentando mayor confianza entre los todos los miembros de la organizacin.

Desarrollar estrategias bsicas para comprender y desplegar un clima laboral propicio como constructo de una inteligencia emocional apropiada, tanto para los directivos, funcionarios y trabajadores de las instituciones pblicas de Ayacucho, que repercutir en un desempeo laboral e imagen institucional de caractersticas modernas y competitivas.

Impulsar el desarrollo social de la regin de Ayacucho, en vista que plantearemos procedimientos estratgicos de prctica de clima laboral e inteligencia emocional para las instituciones pblicas operantes en esta zona del Pas.

V PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA5.1 Planteamiento de la realidad problemticaEn toda institucin Pblica contamos con reas crticas y una de ellas es el rea de tesorera porque es la encargada de realizar el movimiento econmico y en todas las Municipalidades se encuentra implementado el Sistema Integrado de Administracin Financiera SIAF, en el cual se realiza el proceso de ejecucin de gasto, el cual aparte de realizar el control presupuestal respectivo nos muestra el presupuesto con que contamos en cada proyecto que se realiza en la entidad. La dinmica en los cambios de los procesos de tesorera y las nuevas tcnicas de control origina que los actuales manuales y directivas necesitan ser actualizados constantemente para un mejor cumplimiento de las funciones y posterior determinacin de responsabilidades por su incumplimiento.

El rea de tesorera es la ltima dependencia en la que recae un expediente de gasto, ya que es la encargada de efectuar la cancelacin de los compromisos que la institucin contrae, muchas veces estos expedientes se derivan con irregularidades como son: pagos sin requerimientos y conformidades respectivas por las reas usuarias, peticin de adelantos en obras por contrata sin cartas fianzas o cartas fianzas por entidades no autorizadas por la Superintendencia de Banca y Seguros, reembolso de viticos con declaracin jurada, reposicin de gastos de caja chica sin el informe de rendicin de gastos, planilla de pagos de obras sin la valorizacin correspondiente en muchos casos sin firmas de los encargados (residente de obra, supervisor) y otros, los cuales en muchos casos pese a que se encuentran sin sustento respectivo las reas encargadas de sus revisin como son la Gerencia y el rea de tesorera proceden a realiza su pago por la presin que ejerce la alta direccin sustentando su posterior regularizacin.El Control Interno en todas las Municipalidades Distritales materia de estudio no se encuentran implementados en todos sus niveles; encontrndose en la actualidad en proceso de acondicionamiento a las nuevas normas dictadas en materia de control con el objeto de promover una sana administracin de los recursos pblicos de la entidad, el encargado de la esta implementacin progresiva de las normas de control interno es el titular de la entidad quien debe aprobar los procedimientos e instrumentos normativos.Es necesario tener en cuenta que un buen y adecuado sistema de control interno no constituye garanta de que no puedan ocurrir irregularidades en la entidad, lo que elimina un buen sistema de sistema de control interno es la "Probabilidad" de que esto suceda, pudiendo darse en el rea de tesorera el incumplimiento de las normas dispuestas por la Ley de Tesorera.5.2 FORMULACION DEL PROBLEMA

5.2.1 Problema PrincipalQue permitir el diagnostico de los procedimientos en el rea de tesorera?5.2.2 Problemas Secundarios

Cules son las irregularidades frecuentes en los procedimientos realizados por el rea de Tesorera?Cules son los efectos de actos irregulares en las operaciones realizados por el rea de Tesorera?

Qu estrategias proponer para un adecuado cumplimiento del control interno en el rea de tesorera?

VIOBJETIVOS

6.1. Objetivo General

Diagnosticar los procedimientos del rea de Tesorera

6.2. Objetivos Especficos

Describir las irregularidades frecuentes en los procedimientos realizados por el rea de Tesorera.Establecer los efectos de actos irregulares realizados en el rea de Tesorera.Proponer examen especial para mejorar los procedimientos en las reas de tesorera. VII HIPTESIS Y VARIABLES PLANTEADAS EN LA INVESTIGACIN

7.1 Hiptesis Principal

El Diagnostico de los procedimientos en el rea de tesorera de las Municipalidades distritales de la provincia de Huamanga permitir conocer el grado de cumplimiento de las normas de tesorera.

7.2. Hiptesis SecundariasLas irregularidades frecuentes en los procedimientos realizados por el rea de Tesorera son: pagos sin requerimientos y conformidades respectivas por las reas usuarias, peticin de adelantos en obras por contrata sin cartas fianzas o cartas fianzas por entidades no autorizadas por la Superintendencia de Banca y Seguros, reembolso de viticos con declaracin jurada y fuera de los plazos establecidos, reposicin de gastos de caja chica sin el informe de rendicin de gastos.

Los principales efectos de actos irregulares en las operaciones del rea usuaria son: incumplimiento de metas y objetivos en las actividades y/o proyectos, incomodidad de los usuarios frente a la atencin brindada, desprestigio de la institucin.

Proponer examen especial, para mejorar los procedimientos en el rea de Tesorera.

7.3 VARIABLES

7.3.1. Independiente

Procedimientos del rea de Tesorera.

7.3.2. Dependiente

Grado de cumplimiento

7.3.3. Indicadores

Directiva de Tesorera

Normas de Tesorera Comprobantes de Pago

Directiva de Viticos

Directiva de Caja Chica.

VIII MARCO TERICO CAPITULO I1. MARCO NORMATIVO Y CONCEPTUAL DEL SISTEMA NACIONAL DE TESORERIA

1.1Marco conceptual

1.2Marco normativo

1.3Principios regulatorios

1.4Normas de tesorera

CAPITULO II

2. LOS RECURSOS FINANCIEROS ORIGEN Y APLICACION

2.1 Concepto de los Recursos Financieros o fondos Pblicos

2.2. Determinacin del Ingreso

2.3. Clasificacin de los ingresos

2.4. Clasificacin por fuentes de financiamiento

CAPITULO III

3. EJECUCION FINANCIERA DEL GASTO

3.1. Concepto de Ejecucin Financiera

3.2. Compromiso

3.3. Devengado

3.4. Girado o Pago

CAPITULO IV

4. EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE TESORERIA

4.1Marco Conceptual

4.2Fase de Planeamiento

4.2Fase de Ejecucin

4.3Fase de Informe

ANEXOS

1.- Cronograma De Actividades

2.- Presupuesto

3.- Matriz De Consistencia

CAPITULO I1. MARCO NORMATIVO Y CONCEPTUAL DEL SISTEMA NACIONAL DE TESORERIA

1.1. Marco Conceptual

Sistema de Tesorera

La administracin de tesorera es la parte de la administracin financiera del capital de trabajo que tiene por objeto coordinar los elementos de una empresa para maximizar su patrimonio y reducir el riesgo de una crisis de liquidez, mediante el manejo ptimo de efectivo en caja, bancos y valores negociables en bolsa para el pago normal de pasivos y desembolsos imprevistos.

Sistema de Tesorera

Podemos definir la tesorera a como el dinero lquido que la empresa posee, bien sea en caja o en bancos.

Relacionando este concepto con el de fondo de maniobra podemos definir la tesorera como la diferencia entre la parte del capital que tiene la empresa que no est dedicada a financiacin del inmovilizado y que, en consecuencia, est disponible para financiar el ciclo productivo (fondo de maniobra existente) y las necesidades reales del ciclo productivo de la empresa (fondo de maniobra que se necesita).

De esta identidad se desprende que la tesorera mejorar bien por una disminucin de los fondos de maniobra que necesitamos o bien por un incremento en el fondo de maniobra que efectivamente posee la empresa.

Debido a todo esto es conveniente intentar llevar un control de la tesorera que permita una gestin eficiente de la financiacin y de la liquidez. De este modo, conseguiremos que los fondos necesarios estn disponibles en el momento adecuado para hacer frente a las contingencias de la actividad sin incurrir, por otra parte, en gastos financieros innecesarios.

Cuando se implanta un sistema de gestin de tesorera hay que tener muy presente que:

Debe reflejar la situacin real y actualizada de la actividad.

Debe partir del conocimiento de la empresa y adaptarse a las necesidades de esta.

Debe recoger tanto los cobros como los pagos de un modo ordenado indicando para cada uno de ellos la informacin ms relevante.

Debe detallar las posibles fuentes de financiacin a las que podemos optar.

Debe servir para anticiparse a los pagos que tenemos pendientes.

Debe estar actualizada con asiduidad, por ejemplo semanalmente, para permitir una correcta toma de decisiones.

Sistema Nacional De Tesorera

El sistema de tesorera, constituye la base de la gestin financiera gubernamental; por ser la que administra y regula directamente el flujo de fondos de la entidad e interviene en su equilibrio econmico.

El sistema de Tesorera tiene a su cargo la responsabilidad de:

a) Determinar la cantidad de los ingresos (programacin financiera);

b) Captar fondos (recaudacin);

c) Pagar a su vencimiento las obligaciones de la entidad (procedimiento de pago);

d) Otorgar fondos o pagar la adquisicin de bienes y servicios de la entidad.

Sistema Nacional de Tesorera

La Ley del Sistema Nacional de Tesorera, al que se define como el conjunto de rganos, normas, procedimientos tcnicas e instrumentos destinados a lograr la adecuada administracin de los fondos pblicos del Gobierno Nacional, gobiernos regionales y gobiernos locales.

La norma precisa que la responsabilidad de la administracin de los fondos pblicos, tanto los tributarios como los no tributarios Principio del formulario

Final del formulario

Sistema de Tesorera

Es el conjunto de rganos, normas, procedimientos tcnicas e instrumentos orientados a la administracin de los fondos pblicos en las entidades del sectorpblico, cualquiera sea la fuente de financiamiento y el uso de los mismos, est integrado por la Direccin Nacional de tesoro Pblico. Dependiente del viciministerio de hacienda, y por las unidades ejecutoras a travs de las oficinas o dependencias de las cuales se conducen los procesos relacionados con el sistema, a nivel de todas las entidades del sector pblico que administran dichos fondos, las mismas que son responsables de velar por el cumplimiento de las normas y procedimientos que emita el rgano rector.

1.2 Marco Normativo

Sistema Nacional de Tesorera

Artculo 3.-Definicin.

El sistema Nacional de Tesorera, en adelante el Sistema, es el conjunto de rganos, normas, procedimientos, tcnicas e instrumentos orientados a la administracin de los fondos pblicos, en las entidades y organismos del sector pblico, cualquier que sea la fuente de financiamiento y uso de los mismos.

Artculo 4.- Conformacin del sistema

El sistema Nacional de Tesorera est conformado de la siguiente

a.- En el nivel central: Por la Direccin Nacional de Tesoro Pblico del Ministerio de Economa y finanzas, que es el rgano rector del Sistema y como tal aprueba la normatividad, implementa y ejecuta los procedimientos y operaciones correspondientes en el marco de sus atribuciones.

b.- En el nivel descentralizado u operativo: Por las unidades ejecutoras y dependencias equivalente en las entidades del sector publico comprendidas en la presente ley y sus correspondientes tesoreras u oficinas que hagan sus veces.

Sistema Nacional de TesoreraEl sistema Nacional de tesorera es la organizacin cuya estructura comprende el conjunto de normas, procedimientos mecanismos tcnicos, personas, recursos, y otros elementos orientados a canalizar directamente los recursos pblicos; administrados y distribuidos racionalmente, cuya vigencia y aplicacin est orientada a regular y equilibrar las operaciones relacionadas con el manejo de los fondos pblicos cualquiera sea su fuente de financiamiento, en el marco de la ejecucin presupuestal y financiera del estado; por lo tanto el sistema de tesorera como sntesis de la gestin financiera del Estado es el sistema administrativo a quien se le ha encargado el manejo de los fondos pblicos y est sealado para regular el flujo de fondos e interviene en su equilibrio monetario y financiero; su accionar y desenvolvimiento est relacionado estrechamente con la ejecucin presupuestal, siendo uno de los elementos para la programacin ejecucin financiera.

Artculo 22.- El Sistema Nacional de TesoreraEl sistema Nacional de tesorera es el conjunto de normas, procedimientos tcnicas e instrumentos orientados a la administracin de fondos pblicos, cualquiera sea la fuente de financiamiento y uso de los mismos. Se rige por los principios de caja y economicidad.

Ley General del Sistema Nacional de Tesorera N 28963

El Sistema Nacional de Tesorera es el conjunto de rganos, normas, procedimientos, tcnicas e instrumentos orientados a la administracin de los fondos pblicos en las entidades y organismos del Sector Pblico, cualquiera que sea la fuente de financiamiento y uso de los mismos.

El sistema de Tesorera tiene a su cargo la responsabilidad de:

Determinar la cantidad de los ingresos (programacin financiera)Captar fondos (recaudacin)

Pagar a su vencimiento las obligaciones de la entidad (procedimiento de pago)

Otorgar fondos o pagar la adquisicin de bienes y servicios de la entidad.

El Sistema Nacional de Tesorera (SNT)

Conjunto de rganos, normas, procedimientos, tcnicas e instrumentos orientados a la administracin de los fondos pblicos, en las entidades y organismos del Sector Pblico, cualquiera que sea la fuente de financiamiento y uso de los mismos

1.3. Principios Regulatorios

Los principios regulatorios son:

Artculo I.- Unidad de Caja

Administracin centralizada de los fondos pblicos en cada entidad u rgano, cualquiera que sea la fuente de financiamiento e independientemente de su finalidad, respetndose la titularidad y registro que corresponda ejercer a la entidad responsable de su percepcin.

Artculo II.- Economicidad

Manejo y disposicin de los fondos pblicos viabilizando su ptima aplicacin y seguimiento permanente, minimizando sus costos.

Artculo III.- Veracidad

Las autorizaciones y el procesamiento de operaciones en el nivel central se realizan presumiendo que la informacin registrada por la entidad se sustenta documentadamente respecto de los actos y hechos administrativos legalmente autorizados y ejecutados.

Artculo IV.- Oportunidad

Percepcin y acreditacin de los fondos pblicos en los plazos sealados, de forma tal que se encuentren disponibles en el momento y lugar en que se requiera proceder a su utilizacin.

Artculo V.- Programacin

Obtencin, organizacin y presentacin del estado y flujos de los ingresos y gastos pblicos identificando con razonable anticipacin sus probables magnitudes, de acuerdo con su origen y naturaleza, a fin de establecer su adecuada disposicin y, de ser el caso, cuantificar y evaluar alternativas de financiamiento estacional.

Artculo VI.- Seguridad

Su texto ha sido actualizado al 31-12-11, segn modificaciones aprobadas por diversas normas legales.

Prevencin de riesgos o contingencias en el manejo y registro de las operaciones con fondos pblicos y conservar los elementos que concurren a su ejecucin y de aquellos que las sustentan.

Principios Regulatorios
















Los principios principales son:

a. Unidad de Caja

Bajo este principio todas las entidades del Estado o las unidades ejecutoras deben centralizar el manejo de los fondos pblicos tanto de ingresos como de egresos a travs de caja o tesorera, cualquiera que sea la fuente de financiamiento. Esto quiere decir que el manejo de los ingresos y gastos debe efectuarse por caja lase bancos cuenta corriente) los mismos que se utilizaran tanto para los depsitos de los ingresos, transferencias y otros as como para los desembolsos que efecta la entidad durante el ejercicio.

Con la finalidad de consolidar los ingresos y distribuirlos de acuerdo a programaciones preestablecidas en forma racional en funcin a las prioridades del gasto o en casos en que no se cuente con mucha liquidez.

b. Economicidad

Manejo y disposicin de los fondos pblicos viabilizando su optima aplicacin y seguimiento permanente, minimizando sus costos.

c. Veracidad

Las autorizaciones y procedimientos de operaciones en el nivel central se realizan presumiendo que la informacin registrada por la entidad se sustenta documentadamente respecto de los actos y hechos administrativos legalmente autorizados y ejecutados.

d. Oportunidad


e. Programacin

Obtencin, organizacin y presentacin del estado de flujos de los ingresos y gastos pblicos identificando con razonable anticipacin sus probables magnitudes, de acuerdo con su origen y naturaleza, a fin de establecer su adecuada disposicin y, de ser el caso, cuantificar y evaluar alternativas de financiamiento estacional.

f. Seguridad

Prevencin de riesgos o contingencias en el manejo y registro de las operaciones con fondos pblicos y conservar los elementos que concurren a su ejecucin y de aquellas que las sustentan.

Artculos I, II, III, IV, V, VI Ley 28693 Ley General del Sistema Nacional de Tesorera

Adems debemos de incluir estos principios que concuerdan con la aplicacin del Sistema Nacional de Tesorera.

. Legalidad

Bajo este principio, todos los hechos econmicos o transacciones financieras se realizan o devienen de operaciones legales y contractuales, previo cumplimiento de requisitos pre establecido as como de dispositivos legales normativos.

. De lo realizado

A travs de este principio, las operaciones de caja o tesorera se deben ejecutar, pagar y/o registrar o computar cuando los hechos o transacciones se han realizado o han quedado perfeccionados a satisfaccin de la entidad por lo tanto, el principio de lo realizado significa que los hechos econmicos han sido cobrados o pagados.

. Universalidad e integridad

A travs de este principio, el sistema canaliza, controla y registra todas las transacciones financieras en un sistema nico tesoro pblico) comn, oportuno y confiable afectando su ejecucin segn la naturaleza de cada operacin e integra mediante un registro nico

.El Uso de la Unidad Monetaria para Valorizar las Operaciones

La moneda de curso legal, es el medio para valorar las transacciones financieras a una expresin homognea que permita identificarlas, agruparlas, compararlas y presentarlas. Por lo tanto, la unidad monetaria es el referente para valorar y registrar las operaciones.

.Priorizacin de los Desembolsos o Gastos

Es el principio a travs del cual se da prioridad o prestacin a los desembolsos o pagos urgentes y necesarios que no dificultan la marcha de la entidad, teniendo en cuenta la escala de prioridades establecidos que hagan realmente posible el cumplimiento de las obligaciones cuando no haya liquidez suficiente para atender todas las obligaciones, postergando su pago para fechas posteriores

.Programacin

Por este principio, el Sistema de Tesorera identifica, estima y prev en un periodo futuro los niveles esperados de ingresos y la demanda global de los gastos, con la finalidad, que su ejecucin sea ordenada y sistemtica en funcin a los planes y programas previstos.

.Periodicidad

A travs de este principio, el sistema canaliza y controla sus etapas de ejecucin en forma temporal y peridica obedeciendo su aplicacin a cronogramas pre-establecidos.

















1- Unidad de caja:

Entendemos por este principio que toda entidad estatal tiene un solo rgano dentro de su organigrama que se encarga de la gestin o manejo de los fondos de financiamiento y gasto de dicha entidad.

2- Economicidad:

Mediante este principio, la administracin y posterior uso de los fondos estatales se debe realizar de manera eficiente, as como tambin debe haber un control o seguimiento permanente para vigilar que dichos fondos hayan sido aplicados correctamente conforme se presupuest, pero sin que estas medidas de control acarreen un mayor desembolso.

3- Veracidad:

Absolutamente todas las autorizaciones y operaciones que se realizan en la unidad de caja sobre el manejo o disponibilidad de los fondos se debern tener necesariamente la documentacin pertinente que certifique la veracidad de la operacin.

4- Oportunidad:

Estn obligadas las entidades del sector pblico a realizar los respectivos depsitos en las cuentas pertinentes, respetando siempre los plazos a fin de contar con saldos reales y disponibles en cualquier momento.

5- Programacin:

Los ingresos y los gastos se deben proyectar con anticipacin para poder prever la disposicin de los excedentes, o de ser el caso la financiacin de los dficits.

6- Seguridad:

Con respecto a la documentacin que sustentan las operaciones, los sujetos que hacen uso o disponen de los fondos deben reunir la suficiente documentacin o pruebas que concurren en la ejecucin del gasto, que demuestran la referencia del mismo y conservarlo. Caja nica del Tesoro Pblico.

1.4. Normas Generales de TesoreraArtculo 1.- Aprobar las siguientes Normas Generales del Sistema de Tesorera:

- NGT-01 Unidad de Caja

- NGT-02 Manejo de Fondos del Tesoro Pblico a travs de subcuentas.

- NGT-03 Facultad para el manejo de cuentas y subcuentas bancarias.

- NGT-04 Apertura de cuentas y subcuentas bancarias

- NGT-05 Uso del Fondo Para Pagos en Efectivo.

- NGT-06 Uso del Fondo Fijo para Caja Chica.

- NGT-07 Reposicin oportuna del Fondo para pagos en Efectivo y del Fondo para Caja Chica.

- NGT-08 Arqueos sorpresivos

- NGT-09 Transferencias de Fondos

- NGT-10 Medidas de seguridad para el giro de cheques y traslado de fondos.

- NGT-11 Cheques a nombre de la entidad.

- NGT-12 Cambio de cheques personales.

- NGT-13 Uso del sello fechador "pagado"

- NGT-14 Conciliaciones de subcuentas del Tesoro Pblico.

- NGT-15 Fianza de servidores.

Artculo 2.- Las Normas anteriores sealadas, con excepcin de NGT-01, NGT-02, NGT-05 y NGT-14, sustituyen a las emitidas por la Contralora General de la Repblica con la siguiente codificacin:

- 101-17 Fianza de servidores

- 102-01 Fondo fijo para desembolsos

- 102-02 Arqueos sorpresivos

- 102-03 Facultad para el manejo de las cuentas bancarias.

- 102-04 Apertura de cuentas bancarias

- 102-05 Traslado de Fondos.

- 102-07 Independencia del encargado del fondo fijo para desembolsos.

- 102-08 Uso del sello fechador "Pagado".

- 102-09 Medidas de seguridad y proteccin en el traslado de fondos

- 102-10 Cheques a nombre de la entidad.

- 102-11 Cambio de cheques personales

- 102-12 Reposicin oportuna del fondo fijo para desembolsos.

Artculo 3.- Disponer la publicacin de las referidas Normas Generales de Tesorera en el Diario Oficial "El Peruano" para su difusin y aplicacin en los Organismos del Gobierno Central, Instituciones Pblicas, Empresas Publicas, Gobiernos Locales, Sociedades de Beneficencia Pblicas y Seguro Social del Per.

NGT-01 unidad de caja

Se deber centralizar en la Tesorera, o quien haga sus veces, el manejo de los recursos financieros de la entidad.

I. Concepto

La Unidad de Caja consiste en centralizar la totalidad de los recursos financieros de la entidad y ponerlos a disposicin de la Tesorera.

II. Objetivos

- Lograr la mayor efectividad en la captacin y aplicacin de los recursos y facilitar el proceso de toma de decisiones financieras.

- Evitar presiones financieras debido a la dispersin de fondos.

- Evitar la existencia de ingresos destinados a fines pre-establecidos.

III. Acciones a Desarrollar

- En las entidades de Gobierno Central e Instituciones Pblicas, el principio de Unidad de Caja para las fuentes de financiamiento diferentes a Tesoro Pblico ser aplicado en las etapas de Programacin y de registro respectivamente, mediante informacin a la Direccin General del Tesoro Pblico de los ingresos y egresos de la entidad.

- En todas las entidades, el tesorero conjuntamente con el Director General de Administracin, o quien haga sus veces, debern centralizar el manejo de los recursos financieros.

IV. Base Legal

- Ley N 14816, Arts. 46 y 93.

- Decreto Supremo N 248-68-HC.

- Decreto Supremo N 182-78-EF.

V. Alcance

Comprende a las Tesoreras de las Entidades del Gobierno Central, Instituciones Pblicas, Empresas Pblicas, Gobiernos Locales, Sociedades de Beneficencia Publicas y Seguro Social del Per.

VI. Mecanismos de Control

Se verificar la no existencia de otra Oficina, distinta a la Tesorera, o quien haga sus veces, encargada del manejo de los recursos financieros de la entidad.

NGT-02 Manejo de Fondos del Tesoro Pblico atravs de Sub-Cuentas.

Los recursos asignados por el Tesoro Pblico se utilizarn exclusivamente a travs de subcuentas de la cuenta nica del Tesoro Pblico.

I. Concepto

Subcuenta del Tesoro Pblico es aquella que se apertura en el Banco de la Nacin como parte de la cuenta nica N 0000-004456 del Tesoro Pblico para el uso de fondos del Tesoro Pblico.

II. Objetivo

Evitar presiones financieras al Tesoro Pblico debido a la dispersin incontrolada de fondos y desconcentrar la funcin de pago hacia las entidades que mantienen relacin directa con el beneficio o acreedor del Estado.


- Las subcuentas se denominarn con el nombre institucional, seguido de un cdigo establecido por la Direccin General del Tesoro Pblico.

- Las subcuentas no podrn recibir abonos, slo cargos.

- No se autorizar la apertura de cuentas corrientes para el manejo de fondos del Tesoro Pblico.

IV. Base Legal

- Decreto Ley N 19350


- Secreto Supremo N 248-68-HC

- Decreto Supremo N 182-78-EF

- Resolucin Ministerial N 1174-72-EF.77.

V. Alcance

Comprende a las Tesoreras de las entidades del Gobierno Central e Instituciones Pblicas que manejan fondos del Tesoro Pblico.


Se constatar la utilizacin de recursos asignados por el Tesoro Pblico a travs de subcuentas autorizadas por la Direccin General del Tesoro Pblico.

NGT-03 Facultad para el Manejo de Cuentas y Sub-Cuentas Bancarias

El movimiento de fondos mediante el manejo de cuentas y subcuentas bancarias debe ser autorizado por el nivel competente de la entidad.

I. Concepto

La facultad para el manejo de cuentas y subcuentas bancarias consiste en autorizar a uno o ms funcionarios a asumir la representacin de la entidad ante el Banco de la Nacin.

II. Objetivo

Lograr la mxima seguridad en el retiro de fondos de la entidad.


- En las Empresas Pblicas, Gobiernos Locales, Sociedades de Beneficencia Pblica y Seguro Social del Per el Director General de Administracin, el Gerente General, o quienes hagan sus veces, acreditarn ante el Banco de la Nacin durante la primera semana de enero a los funcionarios, titulares y/o suplentes, que mediante firma mancomunada son responsables del manejo de fondos.

- La vacancia de funcionarios autorizados ser comunicada al Banco de la Nacin dentro de las veinticuatro horas de producido el caso.

- El cambio de registro de firmas de funcionarios autorizados, a travs de la Direccin General del Tesoro Pblico, ser comunicado a dicha Direccin General, para su autorizacin al Banco de la Nacin.

- Para la apertura de nuevas cuentas y subcuentas ser requisito indispensable acreditar las firmas de los funcionarios autorizados por la entidad. Los Organismos del Gobierno Central e Instituciones Pblicas lo efectuarn a travs de la Direccin General del Tesoro Pblico.

- El Banco de la Nacin no tramitar ninguna transaccin de las entidades que no hayan comunicado su representatividad ante sus oficinas.

IV. Base Legal

- Decreto Supremo N 248-68-HC


V. Alcance

Comprende a las Tesoreras de las entidades del Gobierno Central, Instituciones Pblicas, Empresas Pblicas, Gobiernos Locales, Sociedades de Beneficencia Pblica y Seguro Social del Per. Estn exceptuadas del cumplimiento de la presente norma la Banca Estatal y Asociada.


Se verificar que la representacin de la entidad ante el Banco de la Nacin recae en funcionarios que no ejercen labores de:

- Manejo de ingresos de caja

- Registro de los libros principales y auxiliares de contabilidad

- Proceso de control previo.

NGT-04 Apertura de Cuentas y Sub-Cuentas Bancarias (*)

La apertura de cuentas y subcuentas bancarias se efectuar bajo la denominacin o nombre oficial de la entidad y en el menor nmero posible de acuerdo a las normas vigentes sobre el particular y en funcin estricta a sus necesidades.

I. Concepto

La apertura de cuentas y subcuentas bancarias es la accin que le corresponde efectuar a cada entidad para dar inicio al manejo de fondos a travs de cheques.

II. Objetivo

- Permitir un mejor control del movimiento de fondos.

- Evitar la dispersin incontrolada de fondos.


- La apertura de cuentas y subcuentas bancarias se efectuar exclusivamente en el Banco de la Nacin.

- No se proceder a la apertura de cuentas bancarias a plazo fijo, por ningn concepto, con fondos del Tesoro Pblico.

- Los Gobiernos Locales, Sociedades de Beneficencia Pblica, Empresas Pblicas y Seguro Social del Per, podrn solicitar la apertura de una cuenta corriente bancaria especfica para el manejo de fondos del Tesoro Pblico, de la que no se podr trasladar fondos o otras cuentas corrientes.

- Las entidades del Gobierno Central e Instituciones Pblicas, para la apertura de cuenta y/o subcuentas bancarias, solicitarn la autorizacin correspondiente a la Direccin General del Tesoro Pblico, nicamente por intermedio del Director General de Administracin, o quien haga sus veces en la Oficina Central de la entidad.

- La Direccin General del Tesoro Pblico autorizar la apertura de las cuentas corrientes bancarias, solicitadas por las entidades del Gobierno Central e Instituciones Pblicas, que considere pertinentes en funcin a la naturaleza de las mismas y de la entidad solicitante.

- Las entidades del Gobierno Central e Instituciones Pblicas, podrn solicitar la apertura de una cuenta corriente bancaria por cada fuente de financiamiento diferente a Tesoro Pblico.

- Las entidades del Gobierno Central e Instituciones Pblicas, podrn solicitar la apertura de una cuenta corriente bancaria para encargos que pudieran tener de otras entidades, por fondos diferentes a Tesoro Pblico.

- Las entidades del Gobierno Central e Instituciones Pblicas que recibieran prstamos y/o donaciones, podrn solicitar la apertura de cuentas corrientes bancarias especficas, si los respectivos contratos o convenios as lo establecieran.

- Ninguna oficina del Banco de la Nacin proceder a la apertura de cuentas corrientes de entidades del Gobierno Central e Instituciones Pblicas, si no estn autorizadas por la Direccin General del Tesoro Pblico.

IV. Base Legal

- Ley N 16000






V. Alcance

Comprende a las Tesoreras de las entidades del Gobierno Central, Instituciones Pblicas, empresas Pblicas, Gobiernos Locales, Sociedades de Beneficencia Pblicas y Seguro Social del Per. Estn exceptuadas del cumplimiento de la presente norma la Banca Estatal y Asociada.


Se mantendrn debidamente archivadas las solicitudes de apertura de cuentas y subcuentas bancarias.

(*) Modificada por R.D. N 008-89-EF/77.15.01

NGT-05 Uso Del Fondo Para Pagos En Efectivo

Se utilizar el Fondo para Pagos en Efectivo para atender el pago de gastos menudos y urgentes; y excepcionalmente viticos no programables y jornales.

I. Concepto

El Fondo para Pagos en Efectivo es aquel constituido con carcter nico, por dinero en efectivo con recursos del Tesoro Pblico de monto variable o fijo establecido de acuerdo a las necesidades de la entidad.

II. Objetivo

Racionalizar el uso de dinero en efectivo.

III. Acciones a Desarrollar.

- Su manejo ser centralizado en el encargado nico de cada Oficina Giradora, a nombre de quien exclusivamente debern ser girados los cheques para la constitucin o reposicin del Fondo. Se justifica el giro de cheques a nombre de otros funcionarios slo cuando se trate de oficinas ubicadas en lugar distante de la Oficina Giradora y requieran efectuar pagos en efectivo.

- Las oficinas que requieran el uso de fondos en efectivo, estando ubicadas en el mismo lugar de la Oficina Giradora, lo harn como parte del Fondo para pagos en Efectivo, asignado al encargado nico.

- Su monto ser establecido o modificado, en su caso, mediante Resolucin del Director General de Administracin, o quien haga sus veces, teniendo en cuenta el flujo de operaciones de gastos menudos.

- Los gastos deben ser sustentados mediante los documentos de pago, debidamente autorizados, por los cuales se haya entregado dinero en efectivo.

- Se atendern pagos en efectivo, cuando se trate de gastos menudos y urgentes, tales como refrigerios, portes, movilidad y otros gastos menudos; as como, el pago de jornales de servidores iletrados y viticos urgentes no programables, debidamente autorizados.

- La autorizacin de pago corresponde en todos los niveles a la mxima autoridad, la que podr delegar esta potestad sin desmedro de su responsabilidad. La autorizacin ser conferida por escrito o mediante rbrica de los documentos sustentatorios del gasto.

- Para poder recibir nuevos fondos en efectivo se rendir cuenta documentada de la utilizacin, por lo menos, de la penltima entrega, a la Direccin General de Administracin u Oficina que haga sus veces, en el formato "Rendicin del Fondo para Pagos en Efectivo" (Directiva N 8-74- EF/73.15).

- La Resolucin de la Direccin General de Administracin aprobatoria del Fondo para Pagos en Efectivo, deber contener:

a) Nombre del funcionario encargado nico de su manejo.

b) Nombre de los funcionarios de oficinas distantes de la Oficina Giradora a cuyo nombre se giren cheques para el Fondo.

c) Nombre de los funcionarios a quienes se encomiende el manejo de parte del Fondo asignado al encargado nico.

d) El monto mximo del Fondo, segn sea variable o fijo, en cada nivel de manejo de fondos en efectivo.

e) El monto mximo de cada pago en efectivo

f) El tipo de gastos a efectuar, dentro de las limitaciones establecidas en las Normas para el Procedimiento de Pagos y en la presente norma.

g) La exigencia de rendir cuenta documentada, por lo menos de la penltima entrega, para recibir nuevos fondos en efectivo.

- Se informar peridicamente al Tesoro Pblico del movimiento del Fondo, mediante el envo del Formato de Relacin de Giros (T-7).

IV. Base Legal

- Decreto Ley N 19463.



- Resolucin Ministerial N 1174-72-EF/77.

V. Alcance

Comprende a las Tesoreras de las entidades del Gobierno Central e Instituciones Pblicas que manejen fondos del Tesoro Pblico.

VI. Mecanismos De Control

- Se efectuarn arqueos peridicos y sorpresivos del Fondo.

- El custodio del Fondo ser una persona independiente del Cajero y de aquel personal que maneje dinero o efecte funciones contables.

- Se mantendr debidamente archivadas las Resoluciones Directorales de aprobacin o modificacin del Fondo.

NGT-06 Uso Del Fondo Fijo Para Caja Chica

Se utilizar el Fondo para Caja Chica para atender el pago de gastos menudos y urgentes; y excepcionalmente viticos no programables y jornales.

I. Concepto

El Fondo Fijo para Caja Chica es aquel constituido, con carcter nico, por dinero en efectivo de monto fijo establecido de acuerdo a las necesidades de la entidad.

II. Objetivo

Racionalizar el uso de dinero en efectivo.

III. Acciones A Desarrollar

- Su manejo ser centralizado en el encargo nico de cada Tesorera, a nombre de quien exclusivamente debern ser girados los cheques para la constitucin o reposicin del Fondo. Se justifica el giro de cheques a nombre de otros funcionarios slo cuando se trate de oficinas ubicadas en lugar distante de la Tesorera y requieren efectuar pagos en efectivo.

- Las oficinas que requieran el uso de fondos en efectivo, estando ubicadas en el mismo lugar de la Tesorera, lo harn como parte del Fondo Fijo para Caja Chica, asignado al encargado nico.

- Su monto ser establecido o modificado, en su caso, mediante Resolucin del Director General de Administracin, o quien haga sus veces, teniendo en cuenta el flujo operacional de gastos menudos.

- Los gastos deben ser sustentados mediante los documentos de pago, debidamente autorizados, por los cuales se haya entregado dinero en efectivo.

- Se atendern pagos en efectivo, cuando se trate de gastos menudos y urgentes, tales como refrigerio, portes, movilidad y otros gastos menudos, as como el pago de jornales de servidores iletrados y viticos urgentes no programables, debidamente autorizados.

- La autorizacin de pago corresponde en todos los niveles a la mxima autoridad, la que podr delegar esta potestad sin desmedro de su responsabilidad. La autorizacin ser conferida por escrito o rbrica de los documentos sustentatorios del gasto.

- Para poder recibir nuevos fondos en efectivo se rendir cuenta documentada de la utilizacin, por lo menos, de la penltima entrega a la Direccin General de Administracin u Oficina que haga sus veces, en el formato que para el caso utilice la entidad.

- La Resolucin aprobatoria del Fondo Fijo para Caja Chica, deber contener:

a) Nombre del funcionario encargado nico de su manejo.

b) Nombre de los funcionarios u oficinas distantes de la Tesorera, a cuyo nombre se giran cheques para el Fondo.

c) Nombre de los funcionarios a quienes se encomiende el manejo de parte del Fondo asignado al encargado nico.

d) El monto mximo del Fondo, en cada nivel de manejo de fondos en efectivo.

e) El monto mximo de cada pago en efectivo.

f) El tipo de gastos a ser atendidos con el fondo.

g) La exigencia de rendir cuenta documentada, por lo menos de la penltima entrega, para recibir nuevos fondos en efectivo.

IV. Base Legal



V. ALCANCE

Comprende a las Tesoreras de los Gobiernos Locales, Sociedades de Beneficencia Pblicas, Empresas Pblicas y Seguro Social del Per, y al Gobierno Central e Instituciones Pblicas para fondos que no sean del Tesoro Pblico.


- Se efectuarn arqueos peridicos y sorpresivos del fondo.

- El custodio del Fondo ser una persona independiente del Cajero y de aquel personal que maneje dinero o efecte funciones contables.

- Se mantendr debidamente archivadas las Resoluciones Directorales, o similares, de aprobacin o modificacin del Fondo.

NGT-07 Reposicin Oportuna Del Fondo Para Pagos En Efectivo Y Del Fondo Para Caja Chica

Se repondr oportunamente el Fondo para Pagos en Efectivo o el Fondo Fijo para Caja Chica previa documentacin sustentatoria debidamente autorizada.

I. Concepto

La reposicin oportuna consiste en reintegrar una suma igual a los gastos efectuados, de acuerdo a lo determinado, en su caso, en las Normas Generales de Tesorera NGT-05 y NGT-06, previa verificacin de la documentacin sustentatoria.

II. Objetivo

Cumplir a cabalidad con los fines para los que fueron creados el Fondo para Pagos en Efectivo y el Fondo Fijo para Caja Chica.


- Su oportuna reposicin se har mediante solicitud escrita que formular el custodio del Fondo, tan pronto el dinero en efectivo descienda a niveles que hagan necesarias nuevas habilitaciones.

- En el caso de las entidades comprendidas en el Sistema de Pagos creado por los Decretos Leyes Nos. 19350 y 19463, la solicitud de reposicin estar acompaada del formato "Rendicin del Fondo para Pagos en Efectivo" (Directiva N 8-74-EF/73.15).

- La unidad correspondiente proceder, previa verificacin, a reponer el Fondo dentro de las 48 horas de recibida la solicitud de reposicin.

IV. Base Legal




- Resolucin Ministerial N 1174-72-EF/77.

V. Alcance

Comprende a las Tesoreras de las entidades del Gobierno Central, Instituciones Pblicas, Empresas Pblicas, Gobiernos Locales, Sociedades del Beneficencia Publicas y Seguro Social del Per.


- Se verificar la existencia de solicitudes de reposicin del Fondo.

- Se verificar el cumplimiento del plazo establecido para la reposicin del Fondo.

NGT-08 Arqueos Sorpresivos

Se realizarn arqueos sorpresivos de todos los fondos y valores, adems de los arqueos habituales de operacin.

I. Concepto

Los arqueos sorpresivos consisten en comprobar en cualquier momento si el saldo en libros est de acuerdo con la existencia de fondos y valores.

II. Objetivo

Determinar la correccin y oportunidad de las operaciones y registros.


- Se realizarn arqueos sorpresivos y simultneos de todos los fondos y valores que maneja la entidad, incluyendo los que se encuentren en poder de los cobradores o agentes.

- Se levantarn Actas de los arqueos que se practiquen, consignando su conformidad o disconformidad, las que sern firmadas por los responsables y los funcionarios que intervengan en el arqueo.

- Se comunicar por escrito cualquier anormalidad al Titular de la entidad, con la celeridad necesaria para la accin correctiva correspondiente.

- Los arqueos sorpresivos se efectuarn por lo menos una vez al mes.

- En los manuales y otros documentos administrativos se deber fijar los cargos que tienen responsabilidad para la realizacin de los arqueos.

IV. Base Legal



V. Alcance

Comprende a las Tesoreras de las entidades del Gobierno Central, Instituciones Pblicas, Empresas Pblicas, Gobiernos Locales, Sociedades de Beneficencia Pblica y Seguro Social del Per.


- El rgano Interno de Control de la entidad, efectuar arqueos y adems revisar las actas de arqueo efectuadas por la administracin.

- En el caso de organismos obligados a llevar la Contabilidad Gubernamental Integrada, el saldo deber estar de acuerdo con el que figura en el Parte Diario de Fondos y en el Formato de Relacin de Giros (T-7), para el caso del Fondo para Pagos en Efectivo.

- Se verificar en los Manuales de Organizacin y Funciones y de Procedimientos, los cargos que tienen responsabilidad para efectuar los arqueos sorpresivos.

- Se verificar la existencia de Actas de arqueos.

NGT-09 Transferencia De Fondos

La transferencia de fondos dentro de la misma entidad a nivel de oficina o dependencia ser efectuada sin el giro de cheques.

I. Concepto

La transferencia de fondos consiste en el traslado de recursos financieros de una cuenta a otra mediante Cartas-Ordenes.

II. Objetivo

Lograr un adecuado uso de las cuentas corrientes bancarias.


- Se cursarn Cartas-Ordenes al Banco de la Nacin para transferir fondos de una cuenta a otra.

- Cuando se trate de fondos de Tesoro Pblico podr transferirse fondos a otras cuentas slo cuando se trate del pago de una obligacin directa de la subcuenta hacia una cuenta corriente.

En este caso procede el giro de cheques.

IV. Base Legal



V. Alcance

Comprende a las Tesoreras de las entidades del Gobierno Central, Instituciones Pblicas, Empresas Pblicas, Gobiernos Locales, Sociedades de Beneficencia Publicas y Seguro Social del Per. Estn exceptuadas del cumplimiento de la presente norma la Banca Estatal y Asociada.


Se verificar que se encuentran debidamente archivadas las copias de las cartas-rdenes cursadas al Banco de la Nacin para la transferencia de fondos de una cuenta a otra.

NGT-10 Medidas de Seguridad para el Giro de Cheques y Traslado deFondos

Todo cheque girado, as como el traslado de fondos de un lugar a otro, demandar la toma de medidas de seguridad, cindose a requisitos y condiciones pre-establecidas.

I. Concepto

Medidas de seguridad son el conjunto de procedimientos utilizados por la entidad con la finalidad de proteger sus recursos financieros contra ciertos riesgos previstos.

II. Objetivo

Salvaguardar al mximo el manejo de fondos.


- Los titulares y/o suplentes revisarn cuidadosamente y visarn los documentos sustentatorios de pago con cheque o transferencia de fondos que autoricen, siendo responsables de los actos en que intervengan.

- No se autorizar la firma de cheques en blanco y/o con fecha adelantada.

- Cuando se trate de giro de cheques por montos significativos es conveniente la utilizacin del rotulado protector de cheques.

- Cuando se trate de traslado de fondos de un lugar a otro por motivos significativos, la entidad reforzar sus medidas de seguridad.

IV. Base Legal



V. Alcance

Comprende a las Tesoreras de las entidades del Gobierno Central, Instituciones Pblicas, Empresas Pblicas, Gobiernos Locales, Sociedades de Beneficencia Pblicas y Seguro Social del Per.


- Se verificar que el encargado de los depsitos o retiros de fondos bancarios sea una persona distinta del Cajero y no tenga acceso a los registros contables.

- Se verificar la toma de medidas de seguridad para el giro de cheques y traslado de fondos.

NGT-11 Cheques A Nombre De La Entidad

Slo se aceptar cheques girados a nombre de la entidad por la recepcin de ingresos que no sean en efectivo.

I. Concepto

Cheques a nombre de la entidad son aquellos que identifican nominativamente a la entidad como nica beneficiaria del monto girado.

II. Objetivo

Lograr la mxima seguridad en el tratamiento de fondos recibidos.


- La recepcin y custodia de cheques para la entidad debe efectuar bajo medidas de seguridad pre-establecidas.

- Los cheques aceptados por la entidad sern inmediatamente cruzados a su reverso con el sello restrictivo de depsito: PARA SER DEPOSITADO EN LA CUENTA CORRIENTE N........ DEL BANCO DE LA NACION, indicando tambin el nombre de la entidad.

- Los cheques sern depositados en el Banco de la Nacin al siguiente da til de su recepcin.

- Los cheques de montos significativos, es preferible estn previamente certificados por el Banco contra el cual se giran.

IV. Base Legal



V. Alcance

Comprende a las Tesoreras de las entidades del Gobierno Central, Instituciones Pblicas, Empresas Pblicas, Gobiernos Locales, Sociedades de Beneficencia Pblicas y Seguro Social del Per. Estn exceptuadas del cumplimiento de la presente Norma la Banca Estatal y Asociada.

VI. Mecanismo De Control

- El rgano Interno de Control de la entidad, revisar los cheques recibidos por depositar, a la fecha de los arqueos sorpresivos, haciendo constar en el Acta de Arqueos los hechos que contravengan a la Norma.

NGT-12 Cambio De Cheques Personales

Se evitar el cambio de cheques personales por cualquier concepto y circunstancia.

I. Concepto

Cambiar un cheque personal significa hacer efectivo el importe del mismo utilizando los recursos de la entidad.

II. Objetivo

Lograr la mxima seguridad en el tratamiento de los fondos disponibles.


- La norma incluye a cheques de personas que laboran en la entidad como de terceras personas ajenas a sta.

IV. Base Legal



V. Alcance

Comprende a las Tesoreras de las entidades del Gobierno Central, Instituciones Pblicas, Empresas Pblicas, Gobiernos Locales, Sociedades de Beneficencia Pblicas y Seguro Social del Per. Estn exceptuadas del cumplimiento de la presente Norma la Banca Estatal y Asociada.


- El rgano Interno de Control de la entidad, revisar los cheques recibidos por depositar, a la fecha de los arqueos sorpresivos, haciendo constar en el Acta de Arqueos los hechos que contravengan a la Norma.

NGT-13 Uso Del Sello Fechador "Pagado"

Todo documento original que sustente un desembolso llevar un sello que indique la palabra "PAGADO".

I. concepto

El sello fechador "PAGADO" es el instrumento de control que, estampado en un documento, indica el haberse cancelado una obligacin.

II. Objetivo

Prevenir la duplicidad de presentacin del comprobante para un nuevo pago.


- El sello resaltar la palabra "PAGADO" y tendr espacios para anotar la fecha y el nmero del cheque girado, nmero de subcuenta o cuenta corriente y Banco.

- La entidad aplicar el sello restrictivo al momento de realizar el desembolso o de girar el cheque.

Este acto ser en forma simultnea a la cancelacin por el acreedor.

- No se archivar como documento fuente contable de egreso ningn documento que no tenga dicho sello.

IV. Base Legal



V. Alcance

Comprende a las Tesoreras de las entidades de Gobierno Central, Instituciones Pblicas, Empresas Pblicas, Gobiernos Locales, Sociedades de Beneficencia Pblica y Seguro Social del Per.


Se verificar que todo documento original que sustente el desembolso de dinero en cheque o en efectivo, lleve estampada la palabra "PAGADO" y la fecha de cancelacin del mismo.

NGT-14 Conciliaciones De Sub-Cuentas Bancarias Del Tesoro Pblico

Las entidades que manejan recursos asignados por el Tesoro Pblico a travs de subcuentas de la cuenta nica del Tesoro Pblico, elaborarn conciliaciones bancarias peridicamente.

I. Concepto

Conciliacin bancaria consiste en determinar la concordancia de los saldos, segn libros, de las subcuentas bancarias componentes de la cuenta nica N 000-004456 del Tesoro Pblico a una fecha dada con los que se desprenden del estado bancario, proporcionado por el Banco de la Nacin, a la misma fecha.

II. Objetivo

Salvaguardar al mximo el manejo de fondos.


- Las conciliaciones bancarias sern practicadas por personal de la Tesorera, distinto al Cajero y/o al que gire, registre o firme cheques.

- Las conciliaciones bancarias debern efectuarse mensualmente, presentando a la Direccin General del Tesoro Pblico las correspondientes al antepenltima mes.

- Las conciliaciones cuando mnimo deben contener los siguientes datos:

Monto neto girado, deduciendo las anulaciones de cheques.

Monto pagado, cargado a las sub-cuentas por el Banco de la Nacin.

Diferencia entre lo girado y lo pagado, adjuntando relacin de cheques en trnsito, cheques en cartera y cargos indebidos por regularizar

- Mensualmente, deber presentarse la conciliacin actualizada correspondiente al antepenltimo mes de la subcuenta de presupuestos anteriores, en tanto el Banco de la Nacin contine cargando los cheques en trnsito y termine de regularizar los cargos indebidos correspondientes a dichos ejercicios presupuestales.

- Las conciliaciones sern firmadas por el Tesorero y el Contador General y visados por el Director General de Administracin, o quienes hagan sus veces.

IV. Base Legal



V. Alcance

Comprende a las Tesoreras de las entidades del Gobierno Central e Instituciones Pblicas que manejan Fondos del Tesoro Pblico.


- El rgano Interno de Control de la entidad examinar las conciliaciones bancarias que se practiquen, emitiendo informe al nivel competente a los efectos de aplicar las medidas correctivas que demande el caso.

- Las conciliaciones bancarias sern archivadas siguiendo un orden correlativo y cronolgico.

NFT-15 Fianza De Servidores

El personal encargado de la recepcin, control y custodia de recursos pblicos financieros debe estar respaldado por una fianza solvente y suficiente, como requisito indispensable para efectuar la referida funcin.

I. Concepto

La fianza solvente y suficiente es aquella garanta que permite a la entidad resarcirse de una prdida sin demora y cubrir razonablemente las prdidas mximas estimadas en un perodo.

II. Objetivo

Salvaguardar al mximo el manejo de los recursos pblicos.

III. Acciones a desarrollar.

- La entidad determinar los cargos especficos del personal obligado a tener fianza y los procedimientos que debe observar para el cumplimiento de la presente Norma.

IV. Base Legal



V. Alcance

Comprende a las Tesoreras de las entidades del Gobierno Central, Instituciones Pblicas, Empresas Pblicas, Gobiernos Locales, Sociedades de Beneficencia Pblicas y Seguro Social del Per.


Se verificar la existencia de registros internos indicando la cobertura de la fianza, respecto al personal designado, objeto, monto, modalidad y perodo de la misma.

Normas Del Control Para El rea De Tesorera

Se cuenta con las siguientes normas a continuacin se detalla:

a. Unidad De Caja: Cada entidad debe centralizar la totalidad de sus recursos financieros para su manejo a travs de tesorera, con el objetivo de optimizar la liquidez y racionalizar la utilizacin de los fondos disponibles.

1. Se denomina Unidad de Caja al principio que se aplica en el sistema de tesorera para centralizar la totalidad de los recursos financieros y ponerlos a cargo de la tesorera de la entidad. Este concepto no se opone a la implementacin de mecanismos descentralizados de los procesos de pago.

2. La unidad de caja permite distribuir racionalmente los fondos, en funcin a las prioridades del gasto o cuando no exista liquidez suficiente. Su aplicacin hace posible que los fondos puedan ser colocados donde ms se necesitan y ser retrados, cuando el proceso de gestin muestre insuficiente capacidad de gasto.

3. El concepto de unidad de caja debe aplicarse en mbitos que constituyen un universo determinado, como: el nivel de gobierno central para los recursos provenientes del Tesoro Pblico, y en el nivel regional, cuando constituyan mbitos con autonoma econmica y administrativa y dispongan de una tesorera regional se incluyen tambin el concepto de unidad de caja para los Gobiernos Locales.

b. Utilizacin Del Flujo De Caja En La Programacin Financiera

Cada entidad debe elaborar el flujo de caja con el objeto de optimizar el uso de sus recursos.

1. La programacin financiera comprende un conjunto de acciones relacionadas con la previsin, gestin, control y evaluacin de los flujos de entradas y salidas de fondos. Su finalidad es optimizar el movimiento de efectivo en el corto plazo, permitiendo compatibilizar los requerimientos programticos del presupuesto, con la disponibilidad real de fondos y priorizar su atencin.

2. Un instrumento de la programacin financiera es el Flujo de Caja, que refleja las proyecciones de ingresos y gastos de un periodo e identifica las necesidades de financiamiento en el corto plazo, asi como los posibles excedentes de caja.

3. El flujo de caja de la entidad debe tener un horizonte temporal similar al ejercicio presupuestal; su periodicidad puede ser anual, trimestral, mensual o diaria, de acuerdo con las necesidades.

Limitaciones al alcance

Esta norma no es aplicable para aquellas entidades que financien sus actividades exclusivamente con fondos del Tesoro Pblico, salvo que lo consideren necesario.

Por otro lado, el Art. I de la Ley 28693 Ley General del Sistema Nacional de Tesorera seala que la administracin de los fondos pblicos debe ser centralizada en cada entidad u rgano, cualquiera que sea la fuente de financiamiento e independientemente entre su finalidad respetndose la titularidad y registro que corresponda ejercer a la entidad responsable de su percepcin.

c. Conciliaciones Bancarias

Los saldos contables de la cuenta Bancos deben ser conciliados con los extractos bancarios. En el caso de las subcuentas del Tesoro, los movimientos contables deben conciliarse adems con el rgano rector del Sistema de Tesorera.

1. Se denomina conciliacin bancaria a la contrastacin de los movimientos del libro bancos de la entidad, con los saldos de los extractos bancarios a una fecha determinada, para verificar su conformidad y determinar las operaciones pendientes de registro en uno u otro lado. La conciliacin de saldos contables y bancarios, permite verificar si las operaciones efectuadas por la oficina de tesorera han sido oportuna y adecuadamente registradas en la contabilidad.

2. Los saldos de las cuentas bancarias deben ser objeto de conciliacin con los extractos remitidos por el banco respectivo en forma mensual. Asimismo debe verificarse la conformidad de los saldos bancarios segn tesorera, con los registros contables.

3. En el caso de las subcuentas del Tesoro, la conciliacin con los extractos remitidos por el Banco de la Nacin, debe referirse a los cheques pagados por este, debiendo controlarse los cheques girados an no pagados, identificando cheques en trnsito y cheques en cartera segn arqueo fsico).

4. Debe conciliarse con el rgano rector del sistema Tesoro pblico) la totalidad de cheques girados por la entidad, contra la respectiva autorizacin de giro emitida por aquel y la informacin alcanzada por el Banco de la Nacin.

5. Para garantizar la efectividad del procedimiento de conciliacin, debe ser efectuado por una persona no vinculada con la recepcin de fondos, giro y custodia de cheques depsito de fondos y/o registro de operaciones. Corresponde a la administracin designar el funcionario, responsable de la revisin de las conciliaciones bancarias efectuadas pudiendo ser el contador u otro funcionario.

6. La Oficina de Auditoria Interna de cada entidad debe revisar peridicamente dentro del examen del rea de fondos las conciliaciones bancarias, con el objeto de asegurar su realizacin en forma oportuna y correcta.

d. Garanta de responsables del manejo o custodia de fondos o valores

El personal a cargo del manejo o custodia de fondos o valores debe estar respaldado por una garanta razonable y suficiente y de acuerdo a su grado de responsabilidad.

1. La garanta, tambin denominada fianza, es un mecanismo que permite reducir el riesgo inherente de una entidad, ante situaciones de prdida, incumplimiento, deterioro, mal manejo, etc. De los recursos que se desea proteger.

2. La garanta aplicada al mbito de la tesorera estn orientada a permitir que el personal responsable de la custodia y manejo de fondos y/o valores este respaldado por un instrumento aceptable, que garantice su idoneidad para tomar decisiones sobre el uso de recursos financieros, o para manejar, o custodiar directamente fondos o valores.

3. A falta de garanta econmica de carcter personal, se puede determinar la coveniencia de contratar un seguro de deshonestidad frente a la organizacin a favor de la entidad que la respalde, por los actos ilegales en que podran incurrir los empleados responsables del manejo o custodia de fondos o valores, as como por otros riesgos inherentes a estos activos.

4. Limitaciones al alcance. Esta norma es aplicable para aquellos casos en que la cuanta de los fondos o valores no justifica obtener la cobertura mediante una pliza de seguro.

e. Medidas de Seguridad para Cheques, Efectivo y Valores

Las entidades deben implementar medidas de seguridad adecuadas para el giro de cheques, custodia de fondos, valores, cartas-fianza y otros, as como respecto de la seguridad fsica de fondos y otros valores bajo custodia.

1. El manejo de fondos a travs de cheques bancarios reduce el riesgo, respecto de la utilizacin de efectivo; sin embargo, existen otros riesgos relacionados con el uso de cheques, los cuales pueden ser adulterados, extraviados, sustrados, etc.

2. Los mecanismos de control aplicables para la seguridad y custodia de cheques, incluyen:

Giro de cheques en orden correlativo y cronolgico, evitando reservar cheques en blanco para operaciones futuras.

Uso de sellos protectores que impidan la adulteracin de los montos asignados.

Uso de muebles con cerradura adecuadas para guardar los cheques en cartera y los talonarios de cheques no utilizados.

Uso de registros de cheques en cartera y cheques anulados, que faciliten la prctica de arqueos y la revisin de las conciliaciones.

Mecanismos de comunicacin rpida para el bloqueo de cuentas bancarias en casos de cheques extraviados.

Uso del sello ANULADO en los cheques emitidos que deben anularse.

3. La tesorera tiene responsabilidad sobre la custodia de fondos, cheques, cartas-fianza y valores negociables; por ellos es conveniente que las instalaciones fsicas de las unidades de tesorera tengan ambientes con llave, muebles especiales, cajas fuertes, bveda, etc. Segn necesidad de cada situacin.

4. La alta direccin en cada entidad debe establecer procedimientos que eviten el retiro de montos importantes de efectivo de las cuentas bancarias de la entidad. Asimismo, es conveniente efectuar la recaudacin de ingresos, cobranzas, as como los pagos, a travs de entidades del sistema financiero.

f. Control y custodia de cartas-fianza

Los adelantos u otras operaciones financieras por prestacin de servicios o compra de bienes sujetos a entrega posterior, deben requerir de los proveedores la prestacin de una carta-fianza emitida por una entidad bancaria, no pudiendo efectuar la tesorera ningn pago sin el previo cumplimiento de este requisito.

1. Existen contratos que celebran las entidades pblicas cuyas condiciones generales estipulan la presentacin de una carta-fianza otorgada por contratistas, o proveedores para proseguir con su ejecucin. Algunas de estos son los contratos de obras, contratos por adquisicin de bienes, servicios profesionales, etc. Que prevn el pago de anticipos o adelantos, contra la presentacin de cartas-fianza. Asimismo, algunas transacciones por prestacin de servicios o compra de bienes sujetos a entrega posterior, convienen un adelanto que debe ser salvaguardado.

2. Es importante que la tesorera se constituya en un elemento de control para el adecuado cumplimiento de este requisito formal en los aspectos siguientes:

La carta fianza debe ser emitida por una institucin financiera debidamente reconocida y autorizada por la Superintendencia de Banca y Seguros.

Recepcin del documento, previo al pago de anticipos, en cuyo proceso debe verificarse si la carta-fianza es solidaria, incondicionada, irrevocable y de realizacin automtica.

Custodia organizada de las cartas-fianza.

Control de vencimientos de cartas-fianza.

3. La tesorera debe informar oportunamente al nivel superior sobre los vencimientos de las cartas-fianza, a fin de que se tomen las condiciones adecuadas, en cuanto a requerir su renovacin o ejecucin, segn sea el caso.

g. Uso De Formularios Para el Movimiento De Fondos

Los formularios establecidos para las operaciones de ingresos y egresos de fondos, deben estar membretados y pre numerados por cada entidad para su uso en la Tesorera.

1. En la contabilidad gubernamental se utilizan los formularios, recibos de ingreso y comprobantes de pago, para el ingreso y el egreso de fondos, respectivamente, con el objeto de clasificar y sistematizar la informacin de presupuesto, tesorera y contabilidad, as como reflejar el proceso de autorizaciones; todo ello bajo el formato uniforme.

2. Estos documentos son empleados rutinariamente en el sector pblico para el procesamiento de operaciones por toda la fuente de financiamiento. Sin embargo, es importante que sean membretados y pre numerados por cada entidad antes de su utilizacin.

3. El mecanismo de poner en el documento, el membrete de la entidad est orientado a reducir el riesgo de mal uso, en caso de prdida o sustraccin de formularios en blanco sustitucin, uso indiscriminado, etc.) obligando adems a un mayor cuidado en su custodia.

4. Los documentos pre numerados deben utilizados en orden correlativo y cronolgicamente, lo cual posibilita su adecuado control. Los documentos pre numerados no utilizados, o formulados incorrectamente deben anularse, archivndose el original y las copias respectivas como evidencia de su anulacin.

5. El reglamento de comprobante de pago aprobado por la Superintendencia Nacional de Administracin Tributaria SUNAT es tambin aplicable a las entidades pblicas cuando generan ingresos como cualquier otra empresa o institucin del pas, aun cuando se encuentren exonerados del pago de impuestos.

6. Cuando las entidades reciban fondos por cualquier concepto venta de bienes y servicios, pago de derechos, venta de bases de licitaciones, cobranzas, recuperaciones u otros), que son pagados por usuarios mediante cheques bancarios, debe exigirse que estos se giren a nombre de la entidad, a fin de evitar situaciones de riesgo, en el manejo de fondos.

h. Uso De Sello Restrictivo Para Documentos Pagados Por La Tesorera

Los comprobantes que sustenten gastos deben llevara el sello restrictivo pagado con el objeto de evitar errores o duplicaciones en su utilizacin.

1. Los comprobantes de pago estandarizados del sector pblico, se emiten para cada operacin de gasto o salida o fondos y deben estar soportados por su respectivo documento fuente. Esta documentacin para ser sustentatoria debe cumplir los requisitos establecidos por el sistema de contabilidad y la normatividad vigente.

2. El sello restrictivo permite inutilizar los compromisos y documentos pagados, debiendo consignar adems el nmero de cheque girado, numero de cada cuenta corriente y entidad bancaria y la fecha de pago.

3. Una vez agotado el trmite de pago, los documentos de gasto debidamente soportados deben ser marcados con el sello restrictivo, que indique en forma visible su condicin de documento pagado, procedindose luego a su archivo. Este mecanismo de control interno reduce el riesgo de utilizacin del mismo documento para sustentar cualquier otro egreso de fondos, indebidamente o por error.

i. Transferencia De Fondos Por Medios Electrnicos

Toda transferencia de fondos por medios electrnicos debe estar sustentada en documentos que aseguren su validez y confiabilidad.

1. La utilizacin de medios electrnicos para las transferencias de fondos entre entidades agiliza la gestin financiera gubernamental evitando el giro de cheques por montos significativos. Sin embargo, si bien los mecanismos electrnicos dinamizan la administracin por la velocidad que imprimen a las transacciones, estos no generan documentacin inmediata que sustente la validez, propiedad y correccin de cada operacin; aspecto que limita la aplicacin de controles internos convencionales.

2. Es importantes implementar controles adecuados a esta forma de operar, enfatizando los mecanismos de seguridad en el uso de contraseas passwords), cuyo acceso debe ser restringido y permitido solamente a las personas autorizadas. Nadie debe conocer la serie completa de passwords utilizados en una entidad.

3. Las cartas de confirmacin que requieren las transacciones efectuadas mediante el sistema de transferencia electrnica de fondos debe ser verificadas y validadas por el signatario de password respectivo.

j. Uso Del Fondo Para Pagos En Efectivo Y Fondo Fijo

Las entidades que por razones de necesidad y eficiencia hayan establecido el uso del fondo para pagos en efectivo y fondo fijo, deben implementar procedimientos para su manejo y control.

1. El fondo para pagos en efectivo es de monto variable y est destinado para atender los gastos urgentes, que por su naturaleza no ameritan el giro de cheques especficos. El fondo fijo es un monto permanente y renovable utilizado, generalmente, para gastos menudos, tambin denominado caja chica.

2. El uso de fondos en efectivo solo debe implementarse por razones de agilidad y costo. Cuando la demora en la tramitacin rutinaria de un gasto puede afectar la eficiencia de la operacin y su monto no amerita la emisin de un cheque especifico, se justifica la autorizacin de un fondo para pagos en efectivo destinado a estas operaciones.

3. Para su manejo y control debe elaborarse los procedimientos pertinentes que deben ser aprobados por el titular de la entidad, o por quien designe, teniendo en cuenta los siguientes criterios.

Justificacin y autorizacin correspondiente del nivel superior de la entidad para su apertura.

Indicacin del tipo de gasto a cubrir, el monto mximo de cada pago y los niveles de autorizacin que comprenda como minimo, ala jefe responsable de la administracin financiera o quien haga sus veces para autorizar la entrega de fondos.

Designacin para el manejo del fondo a una persona distinta a los responsables de giro de cheques y del registro en el libro de bancos.

Establecimiento de procedimientos y plazos de rendicin y reposicin del fondo.

Elaboracin de reportes peridicos de rendicin de fondos, indicando los montos, funcin, programa, actividad o proyecto, que corresponda presupuestalmente.

4. Corresponde a la administracin establecer los procedimientos para el manejo y control del fondo para pagos en efectivo y/o fondo fijo.

k. Deposito oportuno en cuentas bancarias

Los ingresos que por todo concepto perciban las entidades pblicas deben ser depositados en cuentas bancarias normativas en forma inmediata e intacta.

1. Los servidores a cargo del manejo de fondos tienen la obligacin de depositarlos ntegros e intactos en la cuenta bancaria establecida por entidad, dentro de las 24 horas siguientes a su recepcin. La gerencia de administracin financiera o quien haga sus veces debe establecer por escrito esa obligacin.

Base legal

Art. 42 R.D. N 002-2007-EF/77.15

2. Debe evitarse en lo posible recibir ingresos directamente en efectivo en las entidades pblicas, con el objeto de evitar los riesgos inherentes a su uso.

3. Corresponde a la administracin fijar los procedimientos de control necesarios para la implementacin de esta norma.

l. Arqueos De Fondos Y Valores

Deben practicarse arqueos sorpresivos y frecuentes sobre la totalidad de fondos y valores bajo custodia para garantizar su integridad y disponibilidad efectiva.

1. Los arqueos de fondos y/o valores deben realizarse por lo menos con una frecuencia mensual, a fin de determinar su existencia fsica, al igual que su concordancia con los saldos contables.

2. Todo el efectivo y valores debe contarse a la vez y en presencia del servidor responsable de su custodia, debiendo obtenerse su firma como prueba que el arqueo se realiz en su presencia y que le fueron devueltos en su totalidad.

3. Un arqueo conlleva la formulacin de un acta que evidencia la situacin objetiva encontrada durante el conteo, asi como las expresiones de conformidad o disconformidad expresada por los responsables de los fondos o valores y, por los funcionarios que intervienen en el arqueo.

4. Si durante el arqueo de fondos o valores se detecte cualquier situacin de carcter irregular, esta debe ser comunicada inmediatamente a la gerencia o a quien haga sus veces y, a la oficina de Auditoria Interna, para la adopcin de medidas correctivas que el caso amerite.

5. Son funcionarios componentes para efectuar arqueos: el jefe de tesorera, el contador, el administrador, el auditor interno y cualquier otro que sea designado por la superioridad. El resultado del arqueo debe ser informado a los niveles superiores correspondientes.

m. Requisitos de los Comprobantes De Pagos Recibidos Por Entidades Publicas

Las Tesoreras antes de tramitar y efectuar el pago de obligaciones contradas con proveedores, deben exigir la presentacin de comprobantes de pago establecidos por Ley.

1. El comprobante de pago es el documento que sustenta la transferencia de un bien o prestacin de un servicio. Debe extenderse obligatoriamente aun cuando dichas operaciones no se encuentren afectas a tributos, de acuerdo con lo dispuesto por el Decreto Ley N25632.

2. Las caractersticas de los citados documentos se encuentran descritas en el reglamento de comprobantes de pago aprobado por la Superintendencia Nacional de Administracin Tributaria SUNAT Resolucin N 007-99/SUNAT, que entre otros requisitos, seala el nmero del Registro nico del Contribuyente RUC, razn social, direccin, fecha de emisin el Impuesto General a las Ventas correspondientes.

3. La verificacin interna de la documentacin sustentatoria de pagos, constituye un mecanismo de control que permite verificar el cumplimiento de la forma establecida por ley para la emisin de comprobantes de pago que entregan proveedores o contratistas a entidades pblicas, como resultado de la transferencia de un bien y/o la prestacin de algn servicio.

4. Corresponde a las tesoreras de las entidades, cautelar el cumplimiento de esta norma, bajo responsabilidad administrativa y legal, segn corresponda.

5. La administracin debe considerar el valor de los activos fijos a los afectos de contratar las plizas de seguros necesarias para protegerlos, contra diferentes riesgos que pudiera ocurrir. Estas se deben verificar peridicamente, a fin de que las coberturas mantengan vigencia.

6. Corresponde a la administracin de cada entidad, implementar los procedimientos relativos a la custodia fsica y seguridad, en cada una de las instalaciones con que cuenta la entidad, con el objeto de salvaguardar los bienes del Estado.

n. Obligacin de utilizar la modalidad de pago a travs de cuentas bancarias individuales

Es obligatorio el uso de la modalidad de pago mediante abonos en cuentas bancarias individuales, sea a travs del Banco de la Nacin o de cualquier otra institucin bancaria del Sistema Financiero Nacional, bajo responsabilidad del Director General de Administracin o funcionarios que hagan sus veces y el tesorero, respecto de las Especificas del Gasto vinculadas a los conceptos Retribuciones y complementos, pensiones y otros Beneficios del Clasificador de los Gastos Pblicos aprobado por la Direccin Nacional del Presupuesto Pblico.

Excepcionalmente, slo para el personal contratado en forma eventual mximo 4 meses ), la Direccin General del Tesoro Pblico autorizara el pago de las Especificas del Gasto vinculadas al Grupo Genrico del Gasto I. personal y obligaciones sociales, mediante el giro de cheques.

Normas Generales Del Sistema Nacional De Tesorera

Resolucin Directoral N 026-80-EF/77.15 (6 de mayo de 1980)

Artculo 1.- Aprobar las siguientes Normas Generales del Sistema de tesorera:

NGT-01 Unidad de Caja

NGT-02 Manejo de Fondos del Tesoro Pblico a travs de Sub-cuentas

NGT-03 Facultad para el manejo de Cuentas y Sub-cuentas Bancarias

NGT-04 Apertura de Cuentas y Sub-cuentas Bancarias

NGT-05 Uso del Fondo para Pagos en Efectivo

NGT-06 Uso del Fondo Fijo para Caja Chica

NGT-07 Reposicin oportuna del Fondo para Pagos en Efectivo y del Fondo para Caja Chica

NGT-08 Arqueos sorpresivos

NGT-09 Transferencia de Fondos

NGT-010 Medidas de seguridad para el giro de cheques y traslado de fondos

NGT-011 Cheques a nombre de la entidad

NGT-012 Cambio de cheques personales

NGT-013 Uso del sello fechador Pagado

NGT-014 Conciliaciones de Sub-cuentas del Tesoro Pblico

NGT-015 Fianza de servidores

Artculo 2.- Las Normas anteriormente sealadas, con excepcin de NGT-01, NGT-02, NGT-05 y NGT-14, sustituyen a las emitidas por la Contralora General de la Repblica, con la siguiente codificacin:

101-17 Fianza de servidores

102-01 Fondo fijo para desembolsos

102-02 Arqueos sorpresivos

102-03 Facultad para el manejo de las cuentas bancarias

102-04 Apertura de cuentas bancarias

102-05 Traslado de fondos

102-07 Independencia del encargado del fondo fijo para desembolso

102-08 Uso del sello fechador pagado

102-09 Medidas de seguridad y proteccin en el traslado de fondos

102-10 Cheques a nombre de la entidad

102-11 Ca

tesis tesoreria iv 2013

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