tesis marketing empresa

7/29/2019 Tesis Marketing Empresa

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AO DE LA INVENCIN PARA EL DESARROLLO RURAL Y LA SEGURIDAD

ALIMENTARIA

INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIOR TECNOLOGICO PRIVADOJOSE SANTOS CHOCANO

PROYECTO PARA OPTAR EL TITULO DEPROFESIONAL TECNICO ENSECRETARIADO EJECUTIVO

IMPORTANCIA DEL NUEVO ROL QUEASUME LA SECRETARIA MODERNA

PRESENTADO POR:

Alejandro G. Gonzales Castillo

HUARAL PERU

2013


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Resumen

Para la Secretaria Ejecutiva el marketing profesional, es una actividad

secretarial que incluye, desde la planificacin, organizacin, direccin y

control de la toma de decisiones sobre la promocin y servicios que

oferta, es decir, son las atribuciones cotidianas en la ampliacin de sus

funciones como ejecutiva moderna, cuyo propsito es aplicar simples y

prcticas funciones de marketing que le dan la valorizacin de su trabajo.

Ello implica que la profesional en secretariado ejecutivo, debe reunir una

serie de condiciones tanto profesionales como actitudinales, porque ella

debe estar siempre anticipada a los acontecimientos, la proactividad es su

herramienta base, la posesin de las habilidades y destrezas en el

desempeo laboral, la inmejorable imagen ante el pblico y las excelentes

relaciones interpersonales que maneje, har que la Institucin tenga una

presentacin excelente ante la mirada de los dems, constituyndose

como la imagen de primera lnea de las empresas e instituciones y

protagonista principal en las mismas.

E l motivo que indujo a realizar este trabajo se bas especficamente en el

Marketing profesional de la Secretaria Ejecutiva y su influencia en el

prestigio institucional del Hospital San Juan Bautista de Huaral, lo que

permiti conocer la influencia positiva que proyecta no slo la imagen de

la Secretaria, sino la labor que se realizan con eficiencia y agilidad, siendo

la carta de presentacin como imagen de la institucin.

Basada en esto se plante un objetivo general que consisti en Investigar

cmo influye el Marketing profesional de la Secretaria Ejecutiva en el


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prestigio institucional del Hospital San Juan Bautista de Huaral, objetivo

que se pudo cumplir tomando una muestra de 50 personas, distribuidas

de la siguiente manera: 25 Secretarias Ejecutivas, 10 Autoridades y 15

usuarios del Hospital.

Asimismo, fueron planteadas hiptesis que permitieron comprobar y

verificar la y su influencia en el prestigio Institucional, a travs de un

exhaustivo estudio y profundo anlisis.

Para lograr el xito del trabajo fue preciso e importante utilizar un sistema

que permiti esclarecer y establecer la veracidad de la misma, por lo que

se emple el mtodo investigativo, analtico y participativo, que permiti

sacar la conclusin que el Marketing profesional de la Secretaria es una

estrategia de trabajo que le permite la difusin y promocin de la

institucin a travs del buen desempeo laboral y de la imagen que sta

proyecta al usuario, conclusin que llevaron a hacer recomendaciones

encaminadas a fortalecer la imagen y el prestigio institucional.


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Dedicatoria

Le dedico primeramente mi trabajo a Dios fue el creador de todas las

cosas, el que me ha dado fortaleza para continuar cuando a punto de

caer he estado; por ello, con toda la humildad que de mi corazn puede

emanar.

De igual forma, a mis Padres, a quien le debo toda mi vida, les agradezco

el cario y su comprensin, a ustedes quienes han sabido formarme con

buenos sentimientos, hbitos y valores, lo cual me ha ayudado a salir

adelante buscando siempre el mejor camino.

A mis maestros, gracias por su tiempo, por su apoyo as como por la

sabidura que me transmitieron en el desarrollo de mi formacin

profesional, en especial a la Profesora Carolina Crdova Reyes, por

haber guiado el desarrollo de este trabajo y llegar a la culminacin del

mismo.


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AGRADECIMIENTO:

Primero y antes que nada, dar gracias a Dios, por estar conmigo en cada

paso que doy, por fortalecer mi corazn e iluminar mi mente y por haber

puesto en mi camino a aquellas personas que han sido mi soporte y

compaa durante todo el periodo de estudio.

Agradecer hoy y siempre a mi familia por el esfuerzo realizado por ellos.

El apoyo en mis estudios, de ser as no hubiese sido posible. A mis

padres y dems familiares ya que me brindan el apoyo, la alegra y me

dan la fortaleza necesaria para seguir adelante.

Un agradecimiento especial a la Profesora Elizabeth Gernimo Santiagoy Carolina Crdova Reyes, por la colaboracin, paciencia, apoyo y sobre

todo por esa gran amistad que me brind y me brinda, por escucharme y

aconsejarme siempre.


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ndice


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INTRODUCCION

La Secretaria Ejecutiva del presente requiere ser una profesional con

visin, dinmica, preparada para ejercer su cargo con el apoyo de todos

los conocimientos necesarios que le facilite su ejercicio profesional,

manejar adecuadamente los trminos, alcance de los tpicos gerenciales

modernos, Marketing, interrelaciones humanas, conocimiento de s

mismo, optimista, agradable, con personalidad, presentable, buena

conducta, valores, tica, comportamiento que genere un clima

organizacional positivo en su ejercicio, dominio de idiomas, como: ingls,

francs, mandarn y otros, conocimientos de tecnologa informtica,

aplicacin de las herramientas bsicas de crecimiento personal que

garantice el manejo de conflictos, de paso a un clima organizacional en

donde su rol sea muy positivo para el desempeo de las funciones en la

gerencia.

Dentro de este contexto, el Marketing profesional de la Secretaria

Ejecutiva se caracteriza por el profesionalismo con que sta desempea

sus funciones, su adaptacin a las necesidades y exigencias del mundo

competitivo, su espritu de pertenencia, tolerancia, asertividad,

proactividad, capacidad de crear, innovar e implementar ideas, planificar

su tiempo y el de su jefe, preparar y tratar la informacin adecuadamente,

concertar, acoger y atender las visitas, organizar los viajes de negocios,


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entre otras funciones que desempea con eficacia y eficiencia, le permite

vender y presentar la imagen personal e institucional de forma positiva.

El propsito del presente trabajo, fue el realizar un estudio sobre el

Marketing de la Secretaria Ejecutiva y conocer su influencia en el prestigio

institucional, para lo cual fue preciso utilizar la metodologa: investigacin

diagnstica propositiva, aplicando los mtodos investigativo, analtico,

bibliogrfico, histrico y estadstico. Asimismo, se utilizaron las tcnicas

de la observacin, encuesta y entrevista.


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CAPTULO I

EL PROBLEMA

1.1 Justificacin

En el mundo empresarial, la secretaria se ha convertido en el pilar

fundamental; siendo ella, la imagen y apoyo tanto de su jefe como de la

empresa, asumiendo mltiples responsabilidades en su labor. Al

conocer las falencias que tienen algunas empresas privadas de salud,

en lo referente al trato hacia las personas que por motivos emergentes

solicitan de un determinado servicio, se requiere poseer amplios

conocimientos tcnicos, destrezas y habilidades para el excelente

desenvolvimiento de las tareas.

Estos problemas existentes debido al desempeo negligente por parte

del recurso humano, causado por la falta de capacitacin en diferentes

reas, desata un problema social, pues existe disconformidad en

muchas personas, para lo cual se debe flexibilizar las polticas de

estas empresas sea en lo administrativo, econmico, financiero y

sobre todo en atencin ptima al cliente; de ah que la secretaria es el

eje transversal en toda empresa, surge el tema ROL QUE ASUME

LA SECRETARIA EJECUTIVA PARA LA TOMA DE DESICIONES Y

RESOLUCIN DE PROBLEMAS EN LA DIRECCIN GENERAL DE

LAS EMPRESAS PRIVADAS O PUBLICAS, con el propsito de

aportar en la solucin de conflictos y lograr un servicio de calidad, con

eficacia, eficiencia y bienestar para la institucin y la comunidad.


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Adems, hasta la presente fecha no se conoce una investigacin similar; por

esta razn, los resultados obtenidos ayudarn enormemente al desarrollo yprogreso de los habitantes; beneficiando a los estudiantes de esta carrera,

como tambin ser de inters para las autoridades de empresas pblicas o

privadas.

De la misma manera, el resultado de este estudio servir para mejorar la

calidad en la atencin al cliente, el manejo adecuado de las relaciones

interpersonales, trabajo en equipo y el buen desempeo de sus funciones.

Cabe destacar, que con el estudio del tema propuesto; adems, de aportar

con los conocimientos que he adquirido, solicito me permitan obtener el Ttulo

de LICENCIATURA EN SECRETARIADO EJECUTIVO COMPUTARIZADO,

requisito acadmico valioso para el desarrollo laboral como secretaria.

1.2 Planteamiento del problema

1.2.1 Contextualizacin

En el mundo de hoy, los problemas han aumentado ms y ms, es aqu

donde las secretarios o secretarios estamos para realizarlo de manera

ms fcil. Hoy en da las secretarias o secretarios de muchas empresasdisponen hoy de mltiples recursos tecnolgicos que buscan facilitar sus

tareas cotidianas y hacerlas ms eficientes.

Se considera una facilidad estado de bienestar social, mental y fsico, ms

que la simple ausencia de enfermedades o dolencias. Existen barreras en

el mbito laboral, que limitan el acceso a los servicios de salud y que

afectan especialmente a la poblacin pobre en su mayora.


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Sin embargo, la salud se basa en los principios de equidad, efectividad y

calidad, eficiencia, sostenibilidad y participacin social, para lograr la

satisfaccin de necesidades de salud a favor de la poblacin. A pesar de

que la Ley General de Salud establece que todos los centros de salud

pblicos y privados, estn obligados a atender sin excepcin a los

ciudadanos en casos de emergencia, esto no siempre se cumple.

El rol de la secretaria en tomar decisiones y solucin de problemas en las

empresas privadas de salud influye grandemente en la Direccin General

de las mismas, los empresarios requieren tener confianza en su secretaria,

que le garantice un trabajo eficaz y eficiente para la obtencin de

resultados favorables. Es importante que una secretaria sea una

colaboradora inmediata, con un conocimiento absoluto de las labores y

funciones que desempea su jefe; adems, debe estar capacitada en

ciertas reas o trabajos para representar a sus jefes en su ausencia

cuando el caso sea necesario.

1.2.2 Anlisis

Hoy en da en el mundo laboral, la secretaria cumple un rol muy importante,

en este ambiente competitivo y desafiante, las exigencias son cada vez

mayores, las mismas que se obliga estar en constante preparacin en

diferentes reas segn lo amerite.

Sin embargo, la secretaria actual debe tener vocacin de servicio para que

pueda desarrollar de forma eficaz y efectiva la funcin que desempea, sin

olvidar que es aquella que trabaja en un puesto de gran responsabilidad e

importancia; adems, de ser la imagen de su jefe y de la empresa sus

cualidades personales tambin juegan un papel preponderante, la

manifestacin de un buen carcter, personalidad, con alta autoestima,


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compromiso con la empresa, manejo de nuevas tcticas para una excelente

atencin al cliente es indispensable.

1.2.3 Formulacin del problema central

De qu manera influye el Marketing profesional de la Secretaria

Ejecutiva en el prestigio institucional del Hospital de Huaral?.

1.2.4 Problemas secundarios

Cul es el nivel de capacitacin que poseen el personal secretarial delas empresas privadas de la Ciudad de Huaral?

Cul es la funcin de la secretaria en la empresa?

Qu tcnicas debe poner en prctica la secretaria ejecutiva para

brindar un servicio de calidad al cliente?

Qu estrategias debe poseer la secretaria ejecutiva frente a una

situacin conflictiva?

Cmo maneja la secretaria las relaciones interpersonales en la

empresa?

1.3 Objetivo General

Investigar cmo influye el Marketing profesional de la Secretaria Ejecutiva

en el prestigio institucional del Hospital de Huaral.

1.4 Objetivos Especficos

Establecer la influencia del Marketing profesional de la Secretaria

Ejecutiva en el prestigio institucional del Hospital de Huaral

Conocer cmo el desempeo laboral de la Secretaria Ejecutiva aporta

al prestigio de la institucin.

Determinar un mtodo de capacitacin al personal para acrecentar la

eficacia y buen desempeo en la funcin secretarial.


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Analizar la funcin que realiza la secretaria en la empresa.

Investigar diversas tcnicas para brindar un servicio de calidad al cliente

Identificar las estrategias que ayudarn para la prevencin y resolucin

de los problemas. Establecer relaciones interpersonales tanto con los clientes internos

como externos.


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CAPITULO II

2.1. MARKETING PROFESIONAL DE LA SECRETARIA EJECUTIVA

Definiciones de Marketing

Diferentes son las definiciones que se le da al trmino de marketing, por

ejemplo, segn el Diccionario Ocano Uno(1998), el Marketing es el conjunto

de tcnicas y mtodos para promover la mejor venta posible de uno o varios

productos; mientras que Rafael Muiz, en su libro Marketing en el siglo XXI,

3era. Edicin, sostiene que marketing es estudio de las tcnicas y mtodos que

mejorarn la venta o comercializacin de diferentes productos. Por otro lado,

en el libro Principios del mercadeo, del autor Alberto Cspedes Senz, sustenta

que marketing es conjunto de tcnicas tendientes a mejorar la comercializacin

de un producto, en definitiva se concluye que el Marketing, es el estudio y

aplicacin de un conjunto de tcnicas y mtodos para promover y mejorar la

comercializacin de uno o varios y distintos productos en sus respectivos

mercados. Todas estas definiciones apuntan a un solo concepto.

El Marketing tambin llamado mercadotecnia se concentra sobre todo en

analizar los gustos de los consumidores, pretendiendo establecer sus

necesidades y sus deseos e influir en su comportamiento para que deseen

adquirir los bienes ya existentes, de forma que se desarrollan distintas tcnicas

encaminadas a persuadir a los consumidores para que adquieran un

determinado producto

S in embargo, relacionando el Marketing a la Secretaria Ejecutiva, se convierte

en una actividad que incluye la planificacin, organizacin, direccin y control

de la toma de decisiones sobre las lneas de productos, los precios, la


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promocin y los servicios postventa. En estas reas el Marketing resulta

imprescindible; en otras, como en el desarrollo de las nuevas lneas de

productos, desempea una funcin de asesoramiento. Adems, es responsable

de la distribucin fsica de los productos, establece los canales de distribucin a

utilizar y supervisa el transporte de bienes desde la fbrica hasta el almacn, y

ah, al punto de venta final.

En sntesis el concepto de Marketing, es un proceso social y administrativo

mediante el grupo, los individuos obtienen lo que necesitan y desean a travs

de la creacin, ofrecimiento e intercambio de productos de valores con otros,

es decir, es el arte o la ciencia de satisfacer las necesidades de los clientes y

obtener ganancias al mismo tiempo.

El Marketing es un tema que no es rutinariamente incluido en las atribuciones

cotidianas de la Secretaria, pero que a nuestro entender cabe perfectamente

como una ampliacin de las funciones de la Secretaria moderna y porque no,

como una valorizacin de su trabajo Son aplicaciones simples y prcticas de

funciones de Marketing como manera de bsqueda el encantamiento del

cliente que en el ltimo anlisis es lo deseado.

Marketing profesional

E l Marketing profesional se basa en herramientas conceptuales y prcticas

aplicables 100% para resolver situaciones de anlisis y de revisin

ocupacionallaboral-profesional. La bsqueda de un nuevo y mejor empleo

suele ser una de las experiencias ms desgastantes en la vida de un

profesional. La mayora de las personas procuran cambiar de empleo pocas

veces, y, en general, cuando ocurre, no es por decisin propia. Esto implica no

estar debidamente preparados para enfrentar una bsqueda laboral que es


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cada vez ms exigente y competitiva, ayudando a comprender e internalizar las

claves del Marketing personal, a practicar tcnicas de negociacin laboral y a la

realizacin de un Curriculum Vitae atractivamente vendedor.

El Marketing profesional, significa vender el servicio, efectivamente al tratarse

de una profesin libre, el Marketing es una herramienta que debe tomarse en

cuenta de la misma manera que al resto de las herramientas de trabajo, nadie

le garantiza un fluido constante de clientes, los clientes deben ser captados,

atendidos, mantenidos, y fidelizados, se debe convertir a cada cliente en un

publicista nuestro.

2.2. LA SECRETARIA EJECUTIVA MODERNA

Los actuales escenarios econmicos donde participan empresas

pblicas y privadas se caracterizan por ser proactivos, cambiantes, retadores,

con grandes aspiraciones y oportunidades de superacin, en donde triunfan

aquellas que se han preparado, dando un giro a la evolucin de la Empresa, es

indispensable poseer un buen recurso humano, ejecutivos capacitados,

eficientes, habilidad para comunicar, poder de liderazgo y capaces de actuar en

diferentes aspectos laborales.

Es as, que la secretaria ejecutiva ocupa un lugar de gran importancia y

responsabilidad, adems de ser la imagen de la empresa, es el brazo derecho

del jefe, pudiendo sustituir en ciertos casos; incluso, cuando este viaja y lleva a

cabo las funciones que le han sido delegadas, aplicando su propia iniciativa y

criterio, a fin de reducir al mnimo el vaco ocasionado por la ausencia del jefe.


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El crecimiento personal, empata, manejo adecuado de las relaciones

interpersonales tanto con el jefe, sus compaeros de trabajo y servicio al

cliente acompaado de la amabilidad, respeto, responsabilidad, tica,

aspiraciones de superacin y sobre todo con los conocimientos bsicos de

gestin administrativa servirn de apoyo en aquellas funciones que les sean

asignadas a fin de colaborar con la administracin en pro del logro de los

objetivos establecidos. Una secretaria ejecutiva es una colaboradora inmediata,

con un conocimiento cabal de las actividades de su jefe y del sector en que

trabaja; tambin, est capacitada para la delegacin de ciertas reas o tareas

que desarrolla su jefe.

En este contexto, es importante trabajar en sinergia, tener habilidad para

comunicar, establecer relaciones personales efectivas con el entorno interno y

externo de la empresa, asumiendo nuevas responsabilidades y abandonando

otras; para esto, es necesario adquirir diversos conocimientos y asegurar el

xito cambiando uno mismo.

2.1.2. EL NUEVO PERFIL DE LA SECRETARIA

En un ambiente tecnolgico, econmico, globalizado y cambiante las empresas

requieren recurso humano capacitado y calificado, es as que la secretaria

siendo un aporte importante en la empresa a ms de poseer aptitudes y

actitudes, trabajar en sinergia, de forma eficiente, con responsabilidad,

estableciendo buenas relaciones personales internas como externas, saber


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comunicarse, tener paciencia, tambin debe estar dotada de conocimientos

fundamentales y tcnicos como informtica, dominio de programas, marketing,

idiomas, capacidad de organizacin, cultura, tica y un alto nivel de cualidades

humanas, los mismos que le ayudarn a desempear eficazmente su trabajo.

Debe ser una persona en la que se tenga plena confianza, y que cumpla con

las siguientes caractersticas:

Buena presencia.

Persona de buen trato, amable, corts y seria.

Excelente redaccin y ortografa.

Facilidad de expresin verbal y escrita.

Persona proactiva y organizada.

Facilidad para interactuar en grupos.

Dominio de Windows, Microsoft Office, Internet

Brindar apoyo a todos los departamentos.

Desempearse eficientemente en su rea.

Aptitudes para la Organizacin.

Buenas relaciones interpersonales.

Dinmica entusiasta.

Habilidades para el planeamiento, motivacin, liderazgo y

toma de decisiones.

Capacidad para trabajar en equipo y bajo presin.1

2.1.3 MISIN DE LA SECRETARIA


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La misin de la secretaria es administrar la informacin, prestar servicio

al cliente de manera eficiente y eficaz, adems de cumplir con las funciones

establecidas.

2.1.4. VISION DE LA SECRETARIA

La visin de la secretaria es brindar EXCELENCIA a travs de la eficiencia y

eficacia en todas las tareas que se realizan.

2.1.5. IMAGEN DE XITO

La imagen profesional es uno de los elementos ms importantes en el logro de

las metas deseadas. Es la combinacin equilibrada de la salud fsica,

emocional y espiritual de los siguientes elementos, lo que garantiza su

participacin laboral, intelectual y de relaciones para alcanzar un bienestar y

calidad de vida:

Conocimientos.

Valores.

Modales.

Personalidad.

Tacto.

Tolerancia

Humildad y

Sencillez.


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Una de las frases que le del Autor Hindu Deepak Chopra..fue CUANDO LA

INTENCION SE REPITE CREA UN HABITO.

O de Jim RohnEl xito es una serie de sencillos pasos practicados

diariamente. El fracaso no es un solo evento cataclismico aislado. No fracasas

de un da para otro; el fracaso son pequeos errores de juicio que se repiten

logrando un efecto acumulativo., sin embargo la mayora de las veces no

seguimos estas sencillas recomendaciones, sin sobrestimar el poder de la

sencillez todos podemos triunfar con nuestros objetivos planteados.

2.1.6. QUE PERSPECTIVAS LABORALES TIENES LAS SECRETARIAS?

La demanda se mantiene, ya que la figura de la secretaria ejecutiva resulta

imprescindible para casi todas las empresas. Pero convertirse en la asistente

de los jefes tambin tiene inconvenientes, como la flexibilidad horaria: hay que

estar disponible cuando el jefe lo necesite, aunque su jornada laboral haya

concluido.

2.1.7. FUNCIONES DE LA SECRETARIA DE DIRECCIN GENERAL.


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Una secretaria de direccin es la mano derecha del jefe y debe convertirse en

su enlace con el resto del mundo; por lo tanto, una secretaria de Direccin

General:

Colabora con la Direccin General contribuyendo a potenciar su

capacidad y rendimiento.

Asegura que su superior disponga de todos los medios materiales y

ambientales necesarios para el desarrollo eficaz de su trabajo.

Redacta correspondencias y documentos complejos.

Mecanografa, procesa documentacin confidencial y la archiva con

absoluta reserva.

Busca y recopila informaciones dentro y fuera de la empresa en funcin

de sus requerimientos.

Organiza el archivo acorde con sus necesidades y de la empresa.

Organiza la agenda de trabajo de la Direccin General.

Redacta informes y actas sobre lo tratado en reuniones y despachos

con la Direccin; adems, de seguir la evolucin de los mismos.

Promueve la cooperacin y la importancia de las relaciones

interpersonales en su entorno profesional.

Tiene acceso a la informacin producida y elaborada en la empresa en

el mbito de su competencia.

2.1.8. FUNCIONES ADMINISTRATIVAS DE LA SECRETARIA


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Entre las tareas administrativas que la secretaria debe realizar estn las

siguientes.

Elaborar y ordenar la agenda a realizar a lo largo del da.

Planificar su tiempo y el de su jefe.

Redactar y presentar correctamente informes, comunicados, etc.

Preparar llamadas de su jefe puntualmente.

Busca informaciones pertinentes en la empresa

Coordinar y organizar juntas, reuniones, seminarios y convenciones.

Desarrollar las actas de reuniones. Cuidar los documentos de la oficina.

Llevar con agilidad y exactitud la clasificacin, registro y los archivos.

Planificar viajes de negocios

Organizar, y en ciertos casos, asistir a reuniones.

Recibir e informar asuntos que tenga que ver con el departamento

correspondiente, para que todos estemos informados y desarrollar bien

el trabajo asignado.

2.1.9 Funcin de la secretaria ejecutiva de departamento

Recibe, lee y distribuye el correo de entrada de su departamento.

Redacta correspondencia de trmite o ms compleja, en base a las

indicaciones recibidas, preparndola para su firma y salida.

Mecanografa/procesa la documentacin que se le encomiende.


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Realiza tareas administrativas elaboradas, aplicando instrucciones

recibidas al efecto (Estadsticas, cuadro de mando del departamento,

entre otros).

Mantiene al da e introduce eventualmente adaptaciones en el sistema

de archivo de su departamento.

Participa en la confeccin y gestin de la agenda de trabajo de su

superior.

Prepara los desplazamientos del personal del departamento.

Eventualmente, participa en las reuniones del departamento y redacta

los informes y actas correspondientes.

En ausencia de su superior, puede sustituirle momentneamente en

actividades rutinarias y de trmite.

Atiende y filtra visitas y llamadas telefnicas. Concierta las procedentes

entrevistas.

Consigue informaciones pertinentes de sus interlocutores.

Prepara las condiciones materiales necesarias para la celebracin de

reuniones, conferencias, entre otros.

Utiliza adecuadamente la informacin confidencial (personal, tcnica,

comercial, entre otros) que conoces

2.1.10. ARCHIVOLOGIA

a. Concepto e importancia

Es una disciplina relativamente moderna, en pleno desarrollo y

formacin de conceptos generales verdaderos. Se puede denominar


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como una ciencia que estudia la organizacin y conservacin de

documentos de manera ordenada y por diferentes mtodos.

b) Archivo

El archivo se considera como la dependencia que rene, conserva, ordena,

describe, administra y permite la utilizacin de los documentos generados en

la entidad.

c) Qu es el archivo?

Es un conjunto de documentos pblicos y privados que se administran y

conservan para tener a nuestro alcance la informacin en forma oportuna. Es

la agrupacin sistemtica de documentos con caractersticas comunes que

permitan un conocimiento detallado de cada documento.

d) Qu es archivar?

Es la accin de administrar, organizar, clasificar, arreglar y conservar en forma

tcnica los documentos que son de importancia para la empresa.

e) Importancia del archivo


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A medida que crecen las empresas tambin se incrementan la cantidad de

documentos que reciben y emiten. Este crecimiento es tan significativo que no

se puede ignorar la importancia de conservar papeles que le permitan

desenvolverse en forma ms dinmica, til y eficaz. Para comprender mejor lo

que es un archivo y su importancia, es necesario conocer el rol que les

corresponde en el organismo social, relacionado con los mbitos vitales a los

que pertenece.

Como principio, los archivos son tan antiguos como la historia misma, desde la

aparicin de la escritura ya se comenz a conservarlos en sitios especiales y

de diferente clase, tal es as que se conoce de la sagrada costumbre de

guardar archivos en iglesias, comunidades, inclusive en lugares familiares.

Los reyes europeos depositaban sus documentos en los archivos destinados

para el efecto en los castillos y los llevaban de un lugar a otro; y las rdenes

que impartan constaban en documentos o registros. En el imperio romano se

tena una verdadera fortaleza con grandes seguridades para proteger los

documentos que en su interior se acumulaban.

De all que el papel de los archivos se identifica con la importancia de las

fuentes, constituyendo el primer eslabn del conocimiento histrico denuestros antepasados, todo lo que ha quedado del pasado, pero entre las

fuentes, las ms elocuentes son las escrituras, siendo stas las nicas que

nos transmiten nombres de personas, de pueblos, sus hechos son datos

cronolgicos que nos permiten fijar el lugar y el tiempo preciso en que

ocurrieron los acontecimientos y cmo se desenvolvan en sus actuaciones.


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Con el invento de la escritura empieza la verdadera histografa, los archivos

contienen los ms valiosos documentos escritos del pasado y constituyen

fuentes histricas por excelencia.

La organizacin de los hombres nos conduce al surgimiento del estado, y

crean las llamadas instituciones, que hacen posible cumplir con sus fines

especficos, ya sea de tipo social, jurdico, econmico, mediante la produccin

de papeles en los cuales se van dejando constancia del funcionamiento y

actividades desarrolladas por la institucin.

Los archivos deben organizarse con el criterio que de ellos se espera obtener

bsicamente informacin y servicio que facilite la toma de decisiones,

controles y requerimiento de los usuarios.

f) Clase de archivos

Los archivos se clasifican en

Archivos pblicos Existen dos clases de archivos pblicos.

De carcter nacional (legislacin, ejecutivo, judicial) y

De carcter provincial (gobernaciones, municipios y concejos

provinciales).

Archivos privados.- Estos son:

Eclesisticos (bautizos, matrimonios, entre otros)

Econmicos (bancarios, profesionales, comerciales, entre otros)

Sociales (culturales, deportivos, entre otros)


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Archivos particulares.- Estos archivos pueden ser:

Particulares

Familiares.

Segn la organizacin los archivos se clasifican en:

Activos.- Son todos los documentos que se utilizan diariamente en la

institucin.

Semi-activos.- Son los documentos utilizados de forma temporal por ser

operaciones que se han concluido. (Su consulta es de una o dos veces al

ao).

Pasivos.- Estos documentos llamados tambin inactivos o ser importantes;

por lo tanto, es recomendable que deben estar bien clasificados, por lo que

stos pueden ser solicitados por cualquier departamento de la institucin.

2.1.11 PRINCIPIOS TICOS DE UNA SECRETARIA

Una secretaria debe poseer como principios ticos la lealtad y fidelidad.

Lealtad hacia la empresa, hacia su jefe hacia los compaeros e incluso hacia

ella misma6. En su lugar de trabajo la secretaria tiene acceder a valiosa

informacin la misma que en algunos casos es de carcter reservado por lo

tanto no se debe divulgar ningn tipo de informacin de la empresa.


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Los principios ticos hacen que la secretaria debe caracterizarse por su

imparcialidad, en cualquier circunstancia debe comportarse con modestia,

ofrecer una imagen agradable a las personas, ser tolerante , respetar las

opiniones y criterios de los dems. Es primordial trabajar en equipo, hacer

prevalecer la honestidad ante cualquier circunstancia y mantener un buen

ambiente en el trabajo tanto interno como externo.

2.1.12 UALIDADES HUMANAS Y TICAS

Adems de poseer habilidades y conocimientos tcnicos, las cualidades

humanas y ticas hacen de una secretaria una buena profesional, las mismas

que unas se desarrollan mediante aprendizaje y otras son innatas; las cuales

se encuentran las siguientes:

- Adaptabilidad

- Buena educacin

- Capacidad de atencin

- Dinamismo

- Dotes de organizacin

- Eficacia

- Estabilidad emocional

- Honestidad

- Iniciativa

- Inteligencia y memoria

- Inters y responsabilidad

- Imparcialidad

- Lealtad


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- Modestia

- Orden y pulcritud

- Paciencia

- Puntualidad

- Previsin

- Seguridad

- Sinceridad

- Tenacidad

- Tolerancia

2.1.13. LAS RELACIONES SOCIALES

En el mundo empresarial las relaciones sociales son esenciales para su

desarrollo de modo que uno de los principios es tener buena comunicacin

con los miembros de la empresa, clientes o visitantes en un ambiente de

cordialidad y profesionalismo.

Las normas de la buena educacin, la discrecin el respeto, as como el saber

escuchar atentamente, con excelente memoria, paciencia, cortesa; ayudan al

mejor desenvolvimiento de las tareas en la secretaria actual, de manera que

no sucedan inconvenientes, improvistos ni conceptos negativos acerca de supersona; por ello, la secretaria de hoy es el eje sobre el cual gira la vida de la

oficina, y por qu no decirlo de la empresa.

2.1.14 RELACIONES PBLICAS.


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Una de las grandes responsabilidades de la secretaria moderna es la

comunicacin con el pblico. A travs de esta comunicacin la secretaria se

convierte en una carta de presentacin, ms impactante, para bien o para mal,

que el logotipo, los uniformes y las oficinas. Y vienen a ser un factor de

primera importancia de la imagen de la empresa, que a su vez, es tan

importante en el mundo moderno.

Tipos de Publico

El exigente.

El presumido o "echador.

El dspota.

El agresivo.

El impaciente

El desorientado despistado.

El tmido.

El torpe.

El "locuaz" que quiere matar el tiempo platicando.

El flirteado superficial.

El tortuoso 7.

2.1.15 QUE ES UN CONFLICTO SOCIAL

Desde un enfoque interaccionista, los conflictos no son solamente resultado

de las relaciones entre actores, sino que tambin stos pueden ser utilizados


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como una oportunidad de revertir lo negativo en positivo; conllevando al

desarrollo y crecimiento.

Conflicto es entendido como una parte natural e inevitable de todas las

relaciones humanas sociales. Ocurre en todos los niveles de la sociedad:

intrapsquico, interpersonal, intergrupal, internacional, entre otros. Est

en todos los niveles de los sistemas sociales humanos (James Laue en

1987).

El conflicto surge cuando las partes no estn de acuerdo sobre la distribucin

de recursos materiales o simblicos y actan basndose en estas

incompatibilidades percibidas

El dialogo como estrategia

Para la prevencin de conflictos la estrategia del dilogo es una herramienta

que se deriva de los principios rectores de la democracia y tiene como objetivo

el mejoramiento del bienestar social. La estrategia del dilogo busca definir las

metas, las cualidades y los comportamientos a seguir para el logro de un

proceso de dilogo exitoso. La estrategia del dilogo intenta definir las fases

que se deben seguir a fin de lograr que el proceso de dilogo se afirme y logre

sus metas. No es una receta, porque sta no existe, es ms bien un insumo

para el diseo de la estrategia que cada profesional del dilogo debe construir

basado en su experiencia, sus objetivos y su contexto institucional. Antes que

nada se recomienda al facilitador del proceso de dilogo realice una

autoevaluacin de sus fortalezas y limitaciones para el dilogo.


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En esta fase, la autoevaluacin implica el anlisis del entorno institucional en

que se desarrolla sus funciones. Pero sobre todo el facilitador tiene que ser

consciente de su sensibilidad humana, de su capacidad de solidaridad social.

Asimismo, se recomienda analizar si existen determinadas capacidades que

deben estar presentes, para el diseo e implementacin del dilogo, en el

equipo encargado de llevar adelante el proceso de dilogo que va ms all de

los negociadores de campo. Entre esas capacidades tenemos a:

Capacidades Tcnicas: Conocimiento de mtodos, enfoques,

herramientas y tcnicas facilitadoras del dilogo.

Capacidades Polticas: Aqu hablamos de las cualidades que el equipo

debe poseer para interpretar y entender dinmicas y contextos sociales;

conocimientos para proyectar posibles escenarios.

Cultural: Donde la persona y el equipo deben ser sensibles a otras

identidades culturales, a lo distinto, a lo diferente. Comprender la

diversidad cultural de nuestro pas y lo beneficioso que es para el

dilogo, es otra de las capacidades que se deben de fortalecer.

2.1.16 EL CUIDADO DEL ASPECTO PERSONAL DE LA SECRETARIA

La secretaria es la imagen de la empresa por esta razn es esencial mantener

una buena presencia, pero esto no quiere decir que debe ser ms o menos

atractiva fsicamente sino que debe saber adaptar su personalidad a las tareas

y responsabilidades que deber desempear en el lugar donde labora.


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El puesto que ella ocupa en la empresa hace que tenga siempre un aspecto

agradable e impecable por cuanto est en permanente contacto con personas

de diversos estatus sociales, conservando siempre la cortesa y cordialidad,

sin olvidar las reglas de higiene personal como el bao o la ducha diario, las

uas debidamente cuidadas, limpias y arregladas, entre otros.

2.1.16.1 LA PRESENCIA FISICA

Una buena salud est ligada con un buen aspecto fsico, adems su atuendo

personal debe ser discreto, el maquillaje que utilice estar acorde para la

ocasin evitando todo exceso; mientras que el peinado debe favorecer su

fisonoma siendo discreto y natural.

2.1.16.2. EL VESTUARIO

Vestirse con naturalidad y elegancia pero sin exageracin, de modo que el

vestuario coordine y encaje con todo el conjunto; su atuendo debe estar en

orden, limpia y planchada. Evitar faldas cortas, escotes provocativos, ni

colores demasiados llamativos.

Adems, es recomendable llevar los brazos cubiertos, no recargarse de

anillos, pulseras, o collares. Es conveniente llevar pocas cosas y de buen

gusto, en esto consiste la elegancia.


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Es importante tambin tener en cuenta los accesorios de trabajo como,

cartera, agenda, entre otros. Los zapatos estarn siempre limpios libre de

barro o polvo y se combinar estticamente con el vestuario.

Las medias son imprescindibles para mantener la pulcritud en su vestuario,

para solucionar cualquier dao imprevisto que ocurra con stas, debe haber

algn repuesto en el cajn de la secretaria para sustituir el percance.

2.1.16.3 MODALES

Se dar especial cuidado en la forma de sentarse, cruzar la piernas, caminar,

de dirigirse a los dems, hacer gestos o contestar el telfono, estos detalles o

movimientos son los que crearn un concepto positivo o negativo en su

persona, por ello es indispensable no dejarse llevar por el malhumor y tener

presente las normas de la buena educacin.

El mantenerse erguida al hablar, con palabras claras, voz agradable y relajada

sin elevar su tono, demostrando inters en su comunicacin, sin curiosidad y

evitando exageraciones a ms de utilizar las palabras con propiedad hacen

notar el buen desempeo y profesionalismo en sus funciones.

2.1.17 TIPS PARA LA SECRETARIA

Lo que no se debe hacer:

"Maquillarte en pblico. Mejor hazlo en el bao.

Comer en el escritorio.

Masticar chicle.

Fumar.


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Aceptar regalos de admiradores en la oficina.

Regalar a tu jefe algo que lo prometa. Es mejor darle una tarjeta.

Usar el telfono de forma excesiva.

2.1.18 LA SECRETARIA Y SUS COMPAEROS

Las relaciones siempre deben ser buenas y fluida, condicin esencial para que

el trabajo se realice eficazmente. Nunca se sabe de quien se puede depender

en un momento dado.

Ser la secretaria de un jefe no da derechos ni otorga ningn privilegio especial

que justifique tratar con altivez o desconsideracin al resto de los compaeros

de trabajo.

2.1.19 DIRECCION DE RECURSOS

La secretaria forma parte importante en toda empresa; la misma que, debe

tener claras las metas de la empresa conocer el trabajo que se va a realizar,

preparar un plan diario de actividades a efectuar durante el da para

aprovechar de una mejor manera el tiempo, creando un ambiente de trabajo

agradable.

La planificacin, organizacin, coordinacin de las actividades, reuniones y

tareas se ejecutarn con efectividad, eficiencia y sobre todo con absoluta

responsabilidad, discrecin y lealtad en sus funciones. Adems, la secretaria

debe estar preparada para tomar decisiones inesperadas, tratar de resolver


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los problemas de poca importancia sin tener que acudir al jefe repetidas

veces.

Asimismo, debe responderle a la confianza que su superior deposita en ella al

compartir informacin confidencial. La secretaria debe estar en constante

capacitacin y actualizacin de sus conocimientos demostrando siempre el

deseo de superacin tanto en lo personal como en lo profesional.

En cada organizacin debe primar el respeto hacia todas las personas,

recordando que existen diferentes tipos de personalidad los cuales debemos

saber manejar con mucha paciencia y cautela, esto nos ayudar a obtener

mejores conocimientos y experiencia que nos servirn para el futuro.

2.1.20 RECURSOS TECNOLOGICOS

"El mundo de las computadoras, de la informacin, es complejo por definicin.

Sin embargo, no podemos darle la espalda ni prescindir de sus extraordinarias

posibilidades de uso. La revolucin de las tecnologas de la informacin y de

las comunicaciones es de tal dimensin que ya est cambiando nuestra vida

personal y sobre todo, profesional.

Por lo tanto, los recursos tecnolgicos producen como efecto aadido que la

secretaria vaya asumiendo ms funciones de forma paulatina, lo que la

convierte en una profesional multidisciplinaria, tcnica especialista, ayudante

ejecutiva que con frecuencia maneja ms informacin que el propio equipo

directivo para el que trabaja.


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2.1.21 TOMA DE DECISIONES

Para tomar una decisin, cualquiera que sea su naturaleza, es necesario

conocer, comprender, analizar un problema, para as poder darle solucin. En

algunos casos, por ser tan simples y cotidianos, este proceso se realiza de

forma implcita y se soluciona muy rpidamente, pero existen otros casos en

los cuales las consecuencias de una mala o buena eleccin pueden tener

repercusiones en la vida y si es en un contexto laboral en el xito o fracaso de

la organizacin, para los cuales es necesario realizar un proceso ms

estructurado que puede dar ms seguridad e informacin para resolver el

problema. Las decisiones nos ataen a todos ya que gracias a ellas podemos

tener una opinin crtica.12

Es decir, para tomar de decisiones y resolver problemas la secretaria debe

tener la capacidad de diferenciar entre las decisiones directas, regulares,

inclusive urgentes y las decisiones ms complejas que justifican el anlisis

requerido para llegar a un buen resultado, demostrando actitud, seguridad y

no la arrogancia.

2.1.22 MANDAMIENTOS DE UNA SECRETARIA

I S siempre sincera pero sin ofender. El deseo de servir y no el de herir debe

ser faro orientador de tu sinceridad.


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II Esfurzate en despertar en t y en todos los que te rodean el sentido tico

latente en todo ser humano.

III Crea un ambiente de cordialidad en la oficina siendo corts, comprensiva y

cooperadora.

IV Regocjate, si eres responsable, reedcate para perfeccionar tus

conocimientos.

V Entusismate. Tu entusiasmo aumentar tu eficiencia y te permitir

cosechar grandes satisfacciones.

VI S discreta y utiliza el tacto con tu jefe, con tus compaeros de trabajo y el

pblico.

VII Ama tu trabajo: amando tu trabajo amas al prjimo.

VIII Resptate a ti misma y respeta a los dems.

IX Intersate sinceramente a todos los que te rodean.

X Acta con lealtad, pero que la mxima expresin de tu lealtad no sea tu

adhesin incondicional a una persona sino a lo bueno, a lo correcto, a lo justo.


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ENCUESTA

Ao de la Invencin para el Desarrollo Rural y la Seguridad Alimentaria

INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIOR TECNOLOGICO PRIVADOJOSE SANTOS CHOCANOSECRETARIADO EJECUTIVO

TEMA:ROL QUE ASUME LA SECRETARIA EJECUTIVA PARALA TOMA DE DECISIONES Y RESOLUCIN DE PROBLEMASEN LA DIRECCIN GENERAL DE LAS EMPRESAS PRIVADAS


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OBJETIVO:

Cree que en las empresas privadas de servicios la imagen de la secretariaes importante?

Piensa usted que la secretaria est preparada para representar al jefe enperiodos de ausencia?

Piensa usted que la secretaria est preparada para representar al jefe enperiodos de ausencia?La funcin que ustedes realizan en las empresas es consideradas para elanlisis de puestos y asumir otro rango?

Cree usted que la secretaria debe estar capacitada para tomar decisiones yresolver problemas de gran importancia para la empresa cuando lo amerite?

Considera usted que los recursos tecnolgicos forman parteestratgica para el buen funcionamiento de las actividadessecretariales?

Cmo valora usted en la atencin al cliente en la empresa?

Cree usted que la secretaria estar preparada para reemplazar a sujefe en su ausencia?



Piensa usted que la secretaria est preparada para representar al jefe enperiodos de ausencia?La funcin que ustedes realizan en las empresas es consideradas para elanlisis de puestos y asumir otro rango?

Cree usted que la secretaria debe estar capacitada para tomar decisiones yresolver problemas de gran importancia para la empresa cuando lo amerite?

Considera usted que los recursos tecnolgicos forman parteestratgica para el buen funcionamiento de las actividadessecretariales?

Cmo valora usted en la atencin al cliente en la empresa?

Conocer el rendimiento de las funciones secretariales.


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Cree usted que la secretaria estar preparada para reemplazar a sujefe en su ausencia?





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Ao de la Invencin para el Desarrollo Rural y la Seguridad Alimentaria

INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIOR TECNOLOGICO PRIVADO JOSESANTOS CHOCANO

SECRETARIADO EJECUTIVO

TEMA: ROL QUE ASUME LA SECRETARIA EJECUTIVA PARA LA TOMA DEDECISIONES Y RESOLUCIN DE PROBLEMAS EN LA DIRECCIN GENERAL

DE LAS EMPRESAS PRIVADAS

OBJETIVO:

Conocer los criterios del personal administrativo de las empresas privadas deservicios de salud acerca de la ejecucin de las funciones secretariales


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Considera usted que la empresa cuenta con recursos tecnolgicossuficientes para entregar un servicio de calidad al cliente?

Se deben realizar constantes capacitaciones en diferentes reas paramejor el desenvolvimiento laboral en la empresa?

Cmo son las relaciones interpersonales en la empresa? Cree el personal secretarial cumple eficazmente su trabajo? Crees que en las empresas privadas de servicios de salud del cantn

Machala la imagen de la secretaria es importante?

Piensa usted que la secretaria est preparada para representar al jefe en

periodos de ausencia

Considera que el entorno de trabajo afecta el desenvolvimiento laboral y

social de la secretaria en las empresas

Se realizan capacitaciones permanentes al personal secretarial que labora

en su entidad?

Est satisfecho con la labor que realiza la secretaria en esta empresa

dando as una buena imagen de la misma?

tesis marketing empresa

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